AUDITORIA OPERATIVA

CONCEPTOS

INTRODUCCION A LA Auditoria operativa

• La auditoria en sus inicios se encargaba de revisar las anotaciones contables de una empresa, detectando fraudes y malversación de fondos

• La auditoria operativa surge como la necesidad de evaluar las decisiones de políticas, objetivos, presupuestos, en los distintos niveles jerárquicos

• El auditor operativo tiene como objetivo de prestar a la administración una ayuda o apoyo que requiera la entidad para lograr la eficiencia y economía

AUDITORIA OPERATIVA

DEFINICIÓN:

El examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos.

Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo. Políticas y procedimientos aceptables.

La auditoria operativa es:

CRITICA

El A. no debe aceptar lo que se le presenta a la 1 era, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.

SISTEMATICO

Porque se elabora un plan para lograr los objetivos - este plan debe ser coherente.

IMPARCIAL

Nunca debe dejar de ser objetivo e independiente - tanto en lo económico como en lo personal.

Se Necesita determinar:

• ECONÓMICA :

Saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles.

• EFICACIA :

Grado de cumplimiento de la meta, en el logro de los objetivos Pre-establecidos.

• EFICIENCIA :

Busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Examen y evaluación realizados ,para establecer el grado de eficiencia de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, su planificación, organización, dirección y control administrativo interno.

LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL DEL PERU

Es el examen comprensivo y constructivo respecto a sus planes, objetivos, métodos de control, su forma de operación y el uso de sus recursos físicos, humanos.

WILLIAM P. LEONARD EN LA AUDITORIA GERENCIAL

Es un análisis y evaluación informativa, constructiva, y una serie de recomendación con respecto a la amplia imagen de los planes, procesos de personal y problemas en una entidad económica.

CONTRALORIA GENERAL DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERCIA, NORMAS DE AUDITORIA DE ORGANISMOS, PROGRAMAS, ATIVIDADES Y FUNCIONES GUBERNAMENTALES

Una auditoria operacional, evaluación orientada hacia el futuro para la gerencia, de naturaleza independiente y sistemática, que cubre las actividades organizaciones controladas por los niveles gerenciales altos, medios y bajos.

Con los propósitos de mejorar la rentabilidad y aumentar el logro de los otros objetivos de la organización y alcanzar los propósitos de los programas, los objetivos sociales y el desarrollo de los empleados.

Objetivos:

• Formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos de una organización.

• Identifica las áreas de reducción de costos

• Determina si el departamento cumple con las especificaciones dadas por la gerencia

• Verificar si se han efectuado correctamente los gastos de las compras en el ejercicio a auditar

• Detectar si hay deficiencias importantes en lo que corresponde a procedimientos, políticas y practicas contables.

• Evaluar la calidad de la administración de la empresa en conjunto.

• Maximizar resultados en términos de eficiencia (busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen), eficacia, economía, son los indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas

• Apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades.

- Descubrir fraudes y errores- Prevenir fraudes y errores- Analizar el estado patrimonial de una empresa.

• Ejercitar el control posterior al ámbito administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al relanzamiento empresarial.

• Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicación de las normas legales.

Características

• Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.

• Apoya a los encargados de la toma de decisiones en la empresa a tener una visión a largo plazo para que puedan planificar mejor sus operaciones.

• La Auditoria Operativa se puede realizar en forma parcial

• La Auditoría Operativa puede estar conformado por auditores, contadores públicos profesionales, profesional de entrenamiento práctico y formal de la profesión contable, sumándose a este equipo polivalente de auditoría personal, técnicos profesionales de otras disciplinas como son:

• Ingenieros, economistas, matemáticos, abogados, especialistas en sistemas electrónicos, administradores de empresas, etc.

• Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización.

La auditoria y el control de la Empresa

Es la verificación de si todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, órdenes dadas y principios admitidos

• Análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la adopción de medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.

Formas de control:

• Intervención: Participar en un asunto

• Inspección: Exploración física que se efectúa por medio de la vista

• Control Interno: Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

• Auditoria Externa: Es el examen de los estados financieros realizado con ciertas normas con el fin de expresar su opinión sobre ellos.

• Auditoria Interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro tipo, para ayudar a la dirección general.

Se consideran como las formas mas sustantivas de control :

CONTROL DE GESTIÓN:

Función de síntesis realizada en el mas alto nivel de la estructura

AUDITORIA INTERNA:Labor de análisis que completa en extensión y profundidad la labor de control de gestión.

AUDITORIA EXTERNA:

Labor de comprobación posterior, realizada por una persona u organismo externo de gestión.

¿Qué es el Control?

• Es un proceso integrado a los procesos y no un conjunto de pesados mecanismos añadidos a los mismos.

• Los controles son efectuados por el consejo de la administración, dirección y el personal de una entidad efectuados por el consejo de la administración, dirección y el personal de una entidad.

Objetivos del control en la auditoria:

• Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad a auditar.

• Las políticas y disposiciones instauradas por la administración serán la base, soporte y punto de partida para operar.

• Promover eficiencia en la operación.

• Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera que se genera en la entidad.

Otros objetivos de control en la auditoria :

• Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión.

• Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos.

• Asegurar el proceso de auditoria.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA

1. SIGNIFICADO• EMPRESAS BUSCAN MEJORAS• EFICIENCIA Y PERFECCIONAMIENTO CONSTANTE

2. HERRAMIENTA• TOMA DE DESICIONES• OPORTUNIDAD DE CRECIMIENTO• SISTEMATIZACION

3. UTILIDAD• SECTOR PUBLICO O PRIVADO• COBERTURA DE ACCION • AUDITOR OPERACIONAL DEBE POSEER HABILIDADES DE INDUCIR Y OFRECER CONFIANZA

AL PERSONAL DE LA OPERACION

ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA OPERATIVA

DESDE TIEMPOS REMOTOS….• Reyes • Gente poderosa, pudiente• Actividad puramente practica

REVOLUCION INDUSTRIAL• Ley Británica de Sociedades Anónimas• El objeto de estudio comienza a diversificarse• Gran Bretaña y E.E.U.U

SIGLO XX• Objeto de estudio cualitativamente superior • Practica social y desarrollo de la tecnología (dictaminar los Estados Financieros)

DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORIA OPERATIVA Y LA AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA FINANCIERA

• OBJETIVOS:

- Dirigida a la recolección de evidencias que permitan la emisión de un dictamen.- Informa de forma independiente la situación financiera y operaciones.- Descubrir errores- Contador independiente actúe como asesor y representante de propietarios y gerencia.

• FINALIDAD:- Proporcionar al propio auditor elementos de juicio para de una manera objetiva y

profesional fundar la opinión que dará de los E.E.F.F.

• POR SU ALCANSE:- Comprende operaciones contables y financieras en general.- Fija su alcance sobre un año calendario.

• PATRON DE MEDIDA:- Principios Contables Generalmente Aceptados• REQUISITOS DE PERSONA- Un equipo entrenado en contabilidad y auditoria financiera y apoyo especialistas de otras

disciplinas.

• CRITERIOS ESTABLECIDOS :- Norma se extrae de P.C.G.A.- Recopilación de evidencia y el informe se basan en N.A.G.A.S

- Obtención de la evidencia se basa comparación entre la circunstancia y la norma.

AUDITORIA OPERATIVA

• OBJETIVOS

- Dirigida a la evolución del flujo operativo, dando una opinión de la calidad de sus acciones (eficiencia y eficacia operativa.)

- Revela desviaciones administrativas (causa/efecto)- Examinar confiabilidad de la información.- Asistir a la administración en dirección efectiva.

• FINALIDAD:

- Conocer la actuación de la dirección de la administración para:• Ampliar mercados• Apreciar el logro de objetivos• Proyectar nuevas líneas de actividad.

• POR SU ALCANSE:

- Comprende operaciones contables, financiera y todas las operaciones de una empresa, controles administrativos

- Se fija en periodo no menor de un año y un plan de trabajo aprobado por la gerencia.

• PATRON DE MEDIDA

- Principios y normas administrativas y operativas de la empresa.

• REQUISITOS DE PERSONA- Personal con amplio conocimiento evaluación de control interno.- Conocimiento contable deseable e indispensable.

• CRITERIOS ESTABLECIDOS :

- El desarrollo de criterios están directamente vinculados con los controles- La obtención de evidencia, se centra en obtener seguridad de que los controles en el área

se están operando conforme a los criterios que en general se acordaron como aplicables en esas operaciones.

EJEMPLOS

EXAMEN FINANCIERO

EXAMEN OPERACIONAL

PARALELO ENTRE LAS PRINCIALES AUDITORIAS

CASO PRÁCTICO

EMPRESA COMERCIAL EXITOSA S.A.A

La empresa comercial Exitosa SAA constituida el 16 de mayo de 2002 en la ciudad de Chimbote, domiciliada en la calle Joaquín Olmedo Nº 451; dedicada a la comercialización de calzado ha designado mediante el directorio a la empresa auditora Gómez y Asociados S. Civil para que realice el examen especial al área de ventas en diciembre 2011 con la finalidad de establecer la eficiencia, eficacia y economía.

Según propuesta y contrato de locación de servicios, el examen de auditoría se realizara en el mes de junio de 2012 y presentara el informe el 15 de julio de 2012. La empresa sujeta a labor de auditoría presenta la siguiente información:

1.- Área de ventas

Gerente: Licenciado en Administración de empresas, Pedro Cáceres Ruffo

2.- Norma Manual de procedimientos. Para toda venta al crédito, el cliente debe acreditar garantía o aval.

3.-Operaciones de ventas al crédito en diciembre 2011 en nuevos soles

FECHA FACTURA CLIENTE IMPORTE AVAL02/12 001N001867 Comercial Itos SAC 180,000 No15/12 001 N001960 Comercial Tic SAA 220,000 No

Las mercaderías han sido sometidas al control de calidad para la venta respectiva. La morosidad de los clientes ha incrementado en el año el 30% de la facturación.

4.-Archivo en Área de Ventas

Facturas, guías de revisión, órdenes de compra.Correspondencia Interna memorandos e informesCorrespondencia externa Oficios circulares, cotizaciones.Manuales Organizativos manuales de procedimientos, reglamento de compras etc.

5.- Organigrama de la empresa

Se solicita:

Elaborar programa de auditoría por examen al área de ventas de diciembre del 2011.

Ejecutar le examen de auditoría operativa

Elaborar el informe de auditoría operativa considerando en las observaciones dos o tres de sus atributos.

Solución.

1. Programa de Auditoria

Objetivo: Obtener información para su revisión, evaluación y análisis relacionado con las actividades del área de ventas.

Procedimiento.

* Solicitar factura, guías de remisión, órdenes de compra cotizaciones, correspondencia interna y externa, manual de procedimientos y reglamentos.

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

DIRECTORIO

GERENCIA ADMINISTRA

TIVA

DPTO.ADMINISTRATIVO

DPTO. CONTABILIDA

D

DPTO. VENTAS

DPTO COMPRAS

AUDITORIA INTERNA

* Solicitar escritura pública de constitución e informes de auditoría realizada en periodos anteriores

* Solicitar información necesaria del Área contable

* En caso de encontrar errores, observar.

* Elaborar cuestionarios de control interno

* Analizar la documentación que sustenten las ventas.

* Determinar si las ventas se han realizado respetando las normas establecidas. * Solicitar confirmación de saldo de proveedores

* Comparar los saldos por ventas de la contabilidad con los de área de ventas y con las confirmaciones de los clientes.

2.-Examen de Auditoria.

1. Comparación de saldos a diciembre del 2011

1.1 Comparación de saldos con área de ventas y confirmación de saldo de clientes.

FECHA 02/12 y 15/12 |

FACTURA N001N001867001 n001960 |

CLIENTE Comercial Itos SAC Comercial Tic SAA |

SALDO EMPRESA180,000220,000 |

SALDO CONFIRMADO180,000220,000 |

DIFERENCIA Comparación de saldos con el Área de ventas y saldos registrados contablemente.

* Saldo de ventas por área de ventas considerando IGV 400,000 * Saldo de ventas registradas por área de Contabilidad considerando IGV 400,000Diferencia -----0---- Saldo Conforme.

2. Calidad de mercadería vendida

Se ha establecido que los responsables que determinan la calidad de la mercadería vendida en diciembre del 2011, aplicaron los procedimientos reglamentarios que disponen.

3. Garantía o Aval.

Se ha revisado las ventas del año 2011 presentándose el siguiente detalle.

FECHA 02/12 y 15/12 |

FACTURA N001N001867001 y n001960 |

CLIENTE: Comercial Itos SAC Comercial Tic SAA |

IMPORTE180,000220,000 |

GARANTIA O AVAL NO |TOTAL 400,000

* Norma de Control interno * Norma de Manual de Procedimiento….”Para toda venta al crédito, el cliente debe acreditar garantía o aval”

Observaciones.

Área de Ventas.

1. Venta de mercadería al crédito sin garantía o Aval por S/.400,000 en diciembre del 2011.

De la revisión a los garantes o avales por la venta de mercaderías del año 2011, se ha comprobado que la empresa ha vendido mercaderías por S/. 400,000 incluido el impuesto general a las ventas según factura del 02/12/2011 a Comercial Itos SAC por S/. 180,000 y 15/12/2011 a Comercial Tic SAA por S/.220,000, siendo responsable el Gerente del Área de ventas.

2.-Informe de Auditoria.

2.1. Motivo del Examen

El Directorio de la Empresa Comercial Exitosa SAA, designo para realizar auditoría de gestión del año 2005 del área de ventas, a la empresa auditora Gómez & Asociados S. Civil.

Los Plazos de ejecución fueron establecidos en el contrato por locación de servicio.

2.2. Naturaleza y Objetivos

El tipo de examen es una Auditoria Financiera Operativa y estará Orientado a la revisión, examen y evaluación de las operaciones administrativas, contables y financieras ejecutadas por el Comercial Exitosa SAA en el Área de Ventas en el ejercicio 2011.

De acuerdo a los requerimientos públicos de merito y el contrato suscrito los objetivos son los siguientes.

a) Evaluar los sistemas administrativos que operan en comercial Exitosa SAA en el Área de ventas en cuanto a la eficiencia, eficacia y economicidad. b) Emitir opinión sobre el resultado practicado a las operaciones y transacciones ejecutadas en el área de ventas.

2.3. Alcances

El examen se ha realizado de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, al área de ventas por el ejercicio comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2011.

Para cumplir los objetivos el alcance comprende la revisión de las operaciones financieras y administrativas comercial Exitosa SA

A. En la ciudad de Chimbote cubriéndose las diversas aéreas que conforman la estructura orgánica de la caja, hasta encontrar las evidencias necesarias que nos permitan expresar nuestra opinión.

B. Información relativa a la entidad examinada.

1.- Antecedentes y base legal

La Empresa comercial Exitosa SAA se constituyo el 16 de mayo del 2002, domiciliada en calle Joaquín Olmedo Nº 451 y está dedicada a la comercialización de calzados.2.- Responsable de la gestión administrativa periodo 2011

Apellidos y Nombres Cargo VigenciaPedro Cáceres Ruffo Gerente de Ventas si

3.- Conclusiones Venta sin aval o garante en el año 2011 por S/. 400,000Se ha comprobado que las ventas en el año 2011 se han realizado sin aval o garante por la cantidad de S/. 400,000, asistiéndose responsabilidad sobre el gerente de ventas.

2.4. Observación

Venta en el año 2011 por S/. 400,000 sin aval o garante

Del análisis realizado a las ventas del año 2011, la empresa ha vendido mercaderías por S/.400,000 sin aval o garante así mismo ha existido una morosidad en los clientes que incremento el 30% de la facturación en el año, siendo el responsable el Gerente de Ventas de la empresa al no haber aplicado la norma de control que a la letra dice “Para Toda venta al crédito, el cliente debe acreditar garantía o aval”

2.5. Recomendación

Se recomienda al Gerente de ventas que en lo sucesivo cumplan con sus funciones para evitar desorden administrativo y operativo como en la venta identificada que ha sido efectuada sin aval o garante.

CONCLUSIONES

• CONCLUSION PRINCIPAL

La auditoría operativa evalúa de una manera objetiva, constructiva y sistemática las actividades relativas al proceso de gestión de una entidad, lo anterior se realiza con el propósito de informar a la administración si las operaciones se llevan a cabo con eficiencia, eficacia, economía, etc.

• CONCLUSION GENERAL

El informe final de auditoría operacional debe de ser oportuno, completo, exacto, objetivo y convincente, además debe ser comprensible para que se puedan tomar las mejores decisiones en base a las recomendaciones proporcionadas. Dicho informe al igual que la auditoria de estados financieros serán dirigidos a la máxima autoridad de la entidad auditada.

RECOMENDACIONES

• RECOMENDACION PRINCIPAL

Todas las entidades deberían aplicar la auditoria operativa para localizar oportunidades o eliminar derroches e ineficiencia, propiciando así la reducción de costos.

• RECOMENDACIÓN GENERAL

Todas las entidades deberían aplicar la auditoria operativa para localizar oportunidades o eliminar derroches e ineficiencia, propiciando así la reducción de costos.

En todas las entidades es necesario conocer recomendaciones objetivas y prácticas para mejorar la gestión dentro de la misma.