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Conceptos básicos de PrefSuite Formación 29/01/2014

Conceptos básicos de PrefSuite | Formación | 2

www.prefsuite.comPrefSuite

Contenidos 1. Propósito _____________________________________________ 4

2. Aspectos generales de PrefSuite ________________________________ 5 2.1. Uso de PrefDBManager __________________________________________ 5

2.1.1. Realizar copias de seguridad _______________________________________________ 6

3. Aspectos generales PrefGest __________________________________ 8 3.1. Diálogo de Opciones de PrefGest ____________________________________ 8

3.1.1. Acceso y Contenido ____________________________________________________ 8

3.1.2. Subdivisión por Categorías ________________________________________________ 9

4. Uso y gestión de bandejas ___________________________________ 13 4.1. Gestor de Filtros ______________________________________________ 13

4.1.1. Crear un filtro _______________________________________________________ 13

4.1.2. Guardar filtro _______________________________________________________ 16

4.1.3. Seleccionar filtros almacenados ____________________________________________ 17

4.1.4. Filtros más comunes ___________________________________________________ 17

4.2. Selección de campos y ordenación de los mismos __________________________ 20

4.3. Impresión de la bandeja _________________________________________ 22

4.4. Exportación a EXCEL de la bandeja ___________________________________ 23

4.5. Cantidad de líneas a visualizar en bandeja _______________________________ 24

5. Ventas _______________________________________________ 25 5.1. Numeraciones: Añadir y modificar numeraciones ___________________________ 25

5.2. Añadir documentos de venta _______________________________________ 26 5.2.1. Cliente por defecto ___________________________________________________ 26

5.2.2. Creación de nuevos documentos ventas _______________________________________ 27

5.2.3. Restaurar documentos de ventas ___________________________________________ 28

5.3. Configuración de interfaz en un PAF de Ventas ____________________________ 29

5.4. Opciones de los modelos en documentos de venta __________________________ 31

5.5. Cambiar color y vidrio a los modelos __________________________________ 33

5.6. Copiar-Pegar líneas en PAFs _______________________________________ 35

5.7. Ver materiales generados _________________________________________ 36

5.8. Variantes en documentos de Venta ___________________________________ 39



5.8.1. Creación de variantes __________________________________________________ 39

5.8.2. Definición de variantes _________________________________________________ 40

5.8.3. Presentación de variantes en documentos ______________________________________ 43

5.9. Vincular documentos en un PAF _____________________________________ 44

5.10. Cancelar documentos de venta _____________________________________ 46 5.10.1. Documentos que hay que cancelar _________________________________________ 46

5.10.2. Propiedades de la cancelación de un documento de ventas ___________________________ 47

5.10.3. Cómo cancelar un documento de ventas ______________________________________ 47

5.10.4. Activar un documento de ventas cancelado ____________________________________ 48



1. Propósito El propósito de este documento es aclarar conceptos básicos de PrefSuite, como son la creación de copias de seguridad, gestión de filtros y bandejas, creación de variantes en documentos de venta, etc. En definitiva, aspectos de PrefSuite sencillos de aplicar, que ayudarán al usuario a mantener su base de datos, configurar la aplicación para un cómodo manejo y presupuestar de forma rápida y sencilla.



2. Aspectos generales de PrefSuite

2.1. Uso de PrefDBManager PrefDBManager es un sistema de gestión de bases de datos proporcionado por PrefSuite.

Se instala dentro del paquete PrefSuite, con el MSI.

PrefDBManager permite realizar operaciones como crear nuevas bases de datos, borrar bases de datos, ejecutar scripts, compactar bases de datos, o realizar y restaurar backups. Además, permite realizar tareas de mantenimiento sobre las bases de datos, como verificar y actualizar la estructura de las bases de datos, Reindexar la base de datos o ver y modificar las propiedades de las BD que utiliza el programa.

Antes de ejecutar cualquier tarea u operación, deberemos cerciorarnos de que en la parte central está seleccionada el servidor, BD, y el modo de conexión son los correctos. En caso de que no lo sean, pulsaremos el botón cambiar, y con la herramienta “Configure Datasource” indicaremos la información correcta.

Indicaremos también el tipo de conexión a la base de datos (por autenticación de Windows o autenticación de SQL). Cabe destacar que el usuario, para que permita actualizar la base de datos, debe tener asignado el rol “Sysadmin” en el servidor SQL. Una vez seleccionados, pulsamos el botón “OK”.

Figura 1. Tareas y operaciones a realizar con PrefDBManager.

Para el tipo de licencias cerradas de extrusor, la operación que deberá realizar el operario periódicamente con esta herramienta, será la de realizar copias de seguridad. Veamos como llevar a cabo esta acción.



2.1.1. Realizar copias de seguridad Como dijimos, desde el DBManager podemos hacer un backup de la base de datos completa. Esta operación sólo está disponible en el ordenador que funcione como servidor de la base de datos y tenga instalado el motor de SQL.

Para hacer el backup pulsamos el botón “Realizar copia de seguridad” (figura 1).

En la siguiente pantalla, damos nombre al backup y mediante el botón de los 3 puntos seleccionamos la carpeta en que se guardará (es recomendable que esta carpeta esté ubicada directamente en C:). Pulsamos el botón “siguiente”.

Figura 2. Establecer nombre del backup.

En la siguiente pantalla, PrefDBManager consulta si se desea continuar con la operación, como vimos anteriormente. En este caso, pulsamos el botón “Ejecutar”.



Figura 3. Confirmar operación pulsando el botón “Ejecutar”.

Se irá indicando en pantalla el progreso de la operación. Cuando acabe se mostrará un mensaje si la operación se ha realizado satisfactoriamente.

Figura 4. Operación realizada satisfactoriamente.

Pulsamos el botón “Inicio” para volver a la pantalla inicial de PrefDBManager.



3. Aspectos generales PrefGest

3.1. Diálogo de Opciones de PrefGest A través de ellas podremos configurar datos por defecto, podremos personalizar su uso según nuestras necesidades e indicar de qué manera nos va a mostrar el programa los distintos registros con los que trabaja. En este apartado veremos aquellas que podemos utilizar, según el tipo de licencia cerrada de extrusor que disponemos.

3.1.1. Acceso y Contenido Para acceder a esta sección del programa deberemos abrir PrefGest, y acceder a la opción de menú

Archivo >> Opciones

Figura 5. Acceso al panel de opciones.

Una vez dentro observamos el listado de categorías en la ventana de la izquierda donde se agrupan las opciones. Haciendo clic sobre las categorías se nos despliegan las distintas opciones para la misma.



Figura 6. Panel de opciones de PrefGest.

A la derecha del árbol de opciones nos aparecerá toda la serie de opciones con su breve descripción de la que tengamos seleccionada en ese momento.

3.1.2. Subdivisión por Categorías A continuación vamos a describir aquellas que podemos gestionar, según el tipo de licencia cerrada de extrusor que disponemos.

PROGRAMA La primera de las clasificaciones agrupa todas las opciones referentes a PrefGest en general y a la personalización de sus listados, valores por defecto etc.

Aplicación inicial La primera de las opciones como su propio nombre indica abre la aplicación que nosotros seleccionemos dentro de la combo, de manera que cuando iniciemos PrefGest será la primera que nos muestre. Por defecto está marcada “<Ninguna aplicación>”.

Bandejas y editor Esta opción nos dará la posibilidad de escribir el número de registros que queremos mostrar por ejemplo en la bandeja de materiales, de proveedores, etc.

Dentro de esta opción también contamos con la posibilidad de mostrar o bien el editor integrado en el propio PrefGest (si marcamos esta opción) o bien que se pueda tener control desde fuera del programa en la barra de tareas de Windows (si la tenemos desmarcada). Esta última opción no tiene uso en la version de PrefSuite 2008.2. Se ha mantenido por compatibilidad con las versiones anteriores.

Base de Datos Aquí especificaremos el tiempo de espera que queremos que se tome PrefGest para las consultas al



servidor de la base de datos. Si transcurrido este tiempo el programa no recibe contestación alguna, se mostrará el consiguiente mensaje de error.

Divisas En Divisa por defecto seleccionaremos la divisa que queremos utilizar para todos los presupuestos.

En mano de obra, la divisa que se va a tener en cuenta para valorar la mano de obra.

VENTAS Esta segunda subdivisión hace referencia a las opciones referentes a los documentos de ventas.

Generales Escribiremos en tipos de documentos de venta las cadenas que se tomarán como los diferentes tipos de documentos de venta que se puedan crear en nuestra base de datos.

En “Número de Decimales” introducimos la cantidad de decimales que deseamos ver en pantalla para el total de los presupuestos, si indicamos un 0, PrefGest redondeara entonces el importe. En “Decimales tasas” introducimos la cantidad de decimales para las tasas.

Si está marcada la opción “Permitir cambiar el número en el asistente de añadir documentos”, nos permitirá cambiar el número PAF indicado por la numeración seleccionada, al añadir el documento de ventas.

La opción “incluir importe unitario en la descripción del material” se utiliza a la hora de presupuestar materiales sueltos, cuando se muestre automáticamente la descripción de lo que se esta presupuestando, también se muestra el importe unitario del articulo.

Si marcamos la opción “No modificar nunca la descripción de una posición”, al insertar manualmente la descripción de un modelo en el PAF de ventas, la mantendrá con respecto a la descripción del modelo que está almacenada por defecto. En caso de que este check esté desmarcado, siempre se aplicará la descripción por defecto del modelo.

“Mostrar desplegable para la nomenclatura” hace que al momento de seleccionar el campo de la nomenclatura en un presupuesto, aparezca en una lista desplegable con las nomenclaturas ya utilizadas.

“Empezar con el último documento editado” hace que al abrir la aplicación de PAFs se muestre en pantalla el último documento con el que se estuvo trabajando antes de cerrar por última vez la aplicación, si no está marcada, no se abre ningún PAF en particular.

“Establecer valores por defecto con la primera ventana”, hace que al arrastrar el primer modelo a un presupuesto, se establezcan por defecto ciertos valores, que se tomarán en los modelos siguientes, al continuar arrastrando modelos a las siguientes posiciones del presupuesto; estos valores son el color, el vidrio, si lleva o no persiana, si lleva vidrio y cual es y si lleva juntas de vidrio.

“Control automático de las fechas de entrada/salida de taller”, hace que al indicar una fecha de entrada o salida de taller a alguna optimización en la aplicación de producción, automáticamente se actualice esta fecha en el pedido correspondiente.

Propiedades del Dibujo Aquí podremos indicar al programa lo que queremos mostrar u ocultar a la hora de visualizar un



modelo en un presupuesto. En un principio están todas en “por defecto”, tenemos la opción de decirle Ver o bien Ocultar.

Tenemos propiedades de dimensiones (manetas, cajones, desplazamientos de cajón, acotaciones…).

Propiedades de color (para perfiles, vidrios, degradados).

Propiedades para las etiquetas por rol (para mostrar los diferentes perfiles por roles).

Propiedades Etiquetas texto, para mostrar las referencias de los vidrios, perfiles u etiquetas en huecos físicos.

Propiedades de los vidrios, para ver el dibujo de los vidrios, acotarlos, mostrar los junquillos, barrotillos, líneas exteriores del vidrio…

Propiedades de la persiana, ver los ejes, ver los huecos, ver el accionamiento.

Propiedades de las Uniones para ver clases de equivalencia para uniones.

Otras propiedades, aperturas, huecos físicos, juntas, detalles visuales, vista, iconos vista interior y exterior.

Propiedades Cuadros, ver vidrios en cuadros, ver barrotillo externo en cuadros, acotar cuadros, tipos de cotas en cuadros (a ancho, a cuerpo, a eje), acotar barrotillo en cuadros o acotar postes en cuadros.

En propiedades curvas, acotar las curvas.

Propiedades de impresión, podemos seleccionar el tamaño del texto, la escala, el ancho el alto y la calidad de impresión.

Propiedades cotas personalizadas, mostrar o no la cota maestra para los modelos.

Subtotales En esta opción podemos seleccionar o definir si no tenemos creadas plantillas para mostrar los subtotales y seleccionar una por defecto. El uso y la creación de subtotales se puede consultar en nuestra pagina web (www.prefsuite.com), en el documento “WP2006.3.008 – Gestión de Subtotales en Documentos de Venta”. El enlace del mismo, es:

http://www.prefsuite.com/documents/Spanish/PrefSuite%202006.3/WhitePapers/PrefGest/PDF/WP2006.3.008%20-%20Gestión%20de%20Subtotales%20en%20Documentos%20de%20Venta.pdf

Cliente por defecto En esta otra opción podemos seleccionar el cliente que se nos mostrará por defecto al añadir un nuevo presupuesto, albarán o factura.

Autoguardado Podemos seleccionar el modo de autoguardado para los documentos, podemos elegir entre:

No autoguardar documentos.

Guardar después de cada acción del usuario.

Guardar después de cada edición del ítem.

O guardar el documento cada cierto intervalo de tiempo que nosotros definamos.



COMPRAS Desplacémonos ahora a la carpeta de compras y pasemos a ver las opciones que se pueden configurar.

Actualización de Precios de Compra Tenemos tres opciones para indicar si deseamos actualizar los precios de compra de las referencias al confirmar un pedido de compra. Podemos preguntar antes, actualizar directamente sin preguntar o no actualizar, por defecto se recomienda Preguntar.

Líneas de pedido En líneas de pedido especificamos si queremos que se puedan modificar líneas de pedidos de compra que estén relacionados con documentos de venta.



4. Uso y gestión de bandejas Las bandejas las encontramos en todas las aplicaciones de PrefGest y nos van a ayudar a organizarnos y gestionar cada una de las áreas.

4.1. Gestor de Filtros Nos permitirá crear y guardar los filtros más frecuentemente usados.

Desde una bandeja, para crear un filtro, se presiona el icono que hace referencia al filtro . Se visualiza la pantalla donde se crean y se guardan los filtros.

Figura 7. Filtros.

4.1.1. Crear un filtro Se despliega la lista desplegable donde se visualizan todos los campos por los que se puede filtrar en función de la bandeja en la que nos encontramos:



Figura 8. Seleccionar Campo en Filtro.

De esta lista se selecciona el campo deseado. Por ejemplo, vamos a seleccionar “Numero”.

Figura 9. Tipo de condición en Filtro.

Después hay que especificar la condición. Los valores de la lista desplegable variarán en función del tipo de Campo seleccionado.

Figura 10. Asignar valor en Filtro.



El valor se puede seleccionar de la lista desplegable o escribir manualmente.

Tras tener ya nuestro filtro indicado, presionamos el botón “Agregar”. El filtro se agregará en el cuadro blanco de abajo:

Figura 11. Agregar valor en Filtro.

Podemos seguir añadiendo filtros al cuadro blanco y enlazarlos mediante las conjunciones y/o.

Cuando ya hemos definido completamente el filtro, buscamos para ver si nuestro filtro contiene datos. Para ello presionamos el botón “Buscar ahora”. De esta forma si hay existe información para el filtro especificado, se visualizará en la tabla inferior.

Figura 12. Comprobar Filtro.



4.1.2. Guardar filtro Por último, si queremos guardarnos este filtro para poder acceder a el siempre que lo necesitemos, sin la necesidad de tener que crearlo de nuevo, podemos hacerlo, siguiendo los siguientes pasos:

Creamos el filtro.

Presionamos el botón “Administrar Filtros”, y se visualiza la siguiente pantalla:

Figura 13. Gestión de Filtro.

Le indicamos el nombre que queremos que tenga el Filtro.

Figura 14. Guardar Filtro.



Presionamos el Botón guardar, y a continuación Salir.

4.1.3. Seleccionar filtros almacenados Para poder acceder a estos filtros almacenados desde la bandeja de ventas, hay que presionar la flecha desplegable que hay al lado de “Ventas”, y se visualizan todos los filtros que tenemos guardados. Solo hay que seleccionarlo para que se aplique:

Figura 15. Listado de ventas. Presionar sobre la flecha.

Al seleccionar el filtro se aplica, indicándonos que existe un “Filtro aplicado” en la bandeja:

Figura 16. Filtro aplicado en bandeja.

Se puede volver a la bandeja inicial sin aplicar filtro, presionando sobre la flechita de la lista desplegable y seleccionando la opción “No aplicar filtro”:

Figura 17. Opción “No aplicar filtro”.

4.1.4. Filtros más comunes Se pueden crear y almacenar los filtros más comunes que se utilizan para facilitar y optimizar el trabajo.

Documentos de ventas realizados la última semana Creamos el filtro tal y como se especifica a continuación:



Figura 18. Filtro por fecha. Documentos creados la última semana.

Una vez creado el filtro, antes de presionar el botón “Aplicar Filtro”, se presiona el botón “Administrar Filtros” para almacenarlo.

Lo almacenaremos con el nombre: Documentos de ventas realizados la última semana.

Presupuestos aceptados de la última semana Creamos el filtro tal y como se especifica a continuación:

Figura 19. Filtro por fecha. Presupuestos aceptados la última semana.


Lo almacenaremos con el nombre: Presupuestos Aceptados en la última semana.



Pedidos confirmados en la última semana Creamos el filtro tal y como se especifica a continuación:

Figura 20. Filtro por fecha. Pedidos confirmados la última semana.


Lo almacenaremos con el nombre: Pedidos Confirmados la última semana.

Facturas Creamos el filtro tal y como se especifica a continuación:

Figura 21. Filtro por tipo de documento. Facturas.


Lo almacenaremos con el nombre: Facturas.



Albaranes Creamos el filtro tal y como se especifica a continuación:

Figura 22. Filtro por tipo de documento. Albaranes.


Lo almacenaremos con el nombre: Albaranes.

Visualización de los Filtros Tal y como se comenta anteriormente al principio de este apartado, estos filtros una vez almacenados, se visualizan desde la cabecera de la bandeja, presionando en la flecha desplegable.

Figura 23. Ver filtros guardados en bandeja.

Donde se puede seleccionar el filtro a aplicar o no aplicar ningún filtro, seleccionando la opción “No aplicar filtro”.

4.2. Selección de campos y ordenación de los mismos Los campos a visualizar en las bandejas pueden seleccionarse, pudiendo cada usuario personalizar su vista de la bandeja.

La selección de los campos a visualizar en cada bandeja, se realiza desde la opción “Seleccionar columnas”, que se visualiza en el menú que aparece al presionar el botón derecho del ratón sobre la



bandeja en cuestión:

Figura 24. Menú Selección de Campos.

Tras presionar esta opción del menú, se visualiza la siguiente pantalla:

Figura 25. Campos.

Como se indica en la imagen, en el cuadro de la izquierda se visualizan todos los campos que se encuentran disponibles para visualizar en la bandeja.

En el cuadro de la derecha, se muestran los campos que se están visualizando actualmente en la bandeja.

Para añadir un campo disponible para ser visualizado, hay que seleccionarlo y presionar el botón “Agregar”.

Para dejar de visualizar un campo, se selecciona del cuadro de la derecha y se presiona el botón “Quitar”.

Una vez se tienen los campos que se quieren visualizar, se puede establecer un orden utilizando los botones de “Subir” y “Bajar”.

Según se encuentran ordenados de arriba hacia abajo, se visualizan en la bandeja de izquierda a derecha.



4.3. Impresión de la bandeja La información que se visualiza en la bandeja puede imprimirse en papel. Para esta impresión se puede:

Realizar una presentación preliminar La presentación preliminar se realiza desde la bandeja, presionando el icono de presentación preliminar:

Figura 26. Botón “Presentación preliminar”.

Se visualizan los datos que tenemos en bandeja, pudiendo imprimir dicha información:

Figura 27. Impresión Bandeja.

Realizar una presentación a partir de plantillas de List & Label Presionando el icono de “Preparar Documento” desde la bandeja, se pueden presentar una serie de documentos que hacen referencia a la información de los datos que tenemos en la bandeja.

Figura 28. Preparar Documento.

Por ejemplo, desde la bandeja de ventas, se pueden presentar los siguientes documentos:



Figura 29. Pantalla selección de plantilla.

4.4. Exportación a EXCEL de la bandeja La información que se visualiza en una bandeja, puede exportarse a EXCEL.

Para realizarlo, desde la bandeja se presiona el icono que hace referencia al EXCEL

Figura 30. Exportar a Excel.

Presionándolo, si el Office está instalado en el equipo, se abre una hoja EXCEL con todos los campos de la bandeja:



Figura 31. Vista Exportación a Excel.

4.5. Cantidad de líneas a visualizar en bandeja Se puede personalizar el número de líneas que se visualizan por defecto al abrir cada bandeja.

Desde PrefGest, en el menú: Archivo >> Opciones >> Programa >> Bandejas y Editor.

Figura 32. Indicar registros a visualizar en bandeja.

Se personaliza el número de elementos que se visualizarán en cada bandeja.

Al abrir una bandeja, por defecto se visualizarán el número de elementos indicados, pudiendo siempre ampliar la visualización hasta ver todos los elementos.

Para ello, hay que presionar el botón “Mas”.



5. Ventas

5.1. Numeraciones: Añadir y modificar numeraciones Las numeraciones nos sirven para llevar contadores distintos para los presupuestos, pedidos, facturas y albaranes. Incluso es posible llevar numeraciones distintas dentro de cada uno de los grupos anteriores.

Para acceder a ellas, desde la ventana principal de PrefGest, seleccionar del Panel de programas el grupo Ventas y luego la aplicación Numeraciones.

Figura 33. Apartado “Numeraciones”, en el grupo “Ventas” de PrefGest.

Para crear una nueva numeración pulsamos el botón de Añadir de la Barra de Herramientas. En la ventana que aparece damos nombre a la numeración en el campo Nombre, seleccionamos para qué tipo de documento se utilizará desde la lista del campo Tipo, y luego las dos opciones siguientes diferencian si ésta será una numeración para documentos de venta o de compra, seleccionamos la que corresponda según el tipo de operación para la cual vamos a utilizar esta numeración, y pulsamos el botón Añadir.

Figura 34. Añadir numeración.



En la pantalla que aparece, en el campo Siguiente escribimos el número a partir del cual empezará a contar la numeración. En IVA, el porcentaje de IVA aplicado a la misma.

Figura 35. Numeración editada.

Para almacenar lo introducido en la base de datos, pulsamos el botón de guardar de la barra de herramientas.

Si nos desplazamos a la bandeja de numeraciones, pulsando sobre la solapa Numeraciones de la parte superior de la pantalla (ver imagen anterior), podemos ver una lista de todas las numeraciones cargadas en la base de datos, donde podemos editarlas luego a efectos de modificarlas (figura 33).

Hay que tener en cuenta que, según si las numeraciones van destinadas a compras o a ventas, estas se podrán o no solapar con las numeraciones ya existentes.

En concreto, para numeraciones de compras, pueden solaparse. Es decir, por ejemplo, puedo tener un pedido con el numero “1” y una factura con el numero “1”. En cambio, esto no se permite para numeraciones destinadas a documentos de venta.

5.2. Añadir documentos de venta La creación de documentos de venta se realiza desde la aplicación Presupuestos, Albaranes y Facturas del grupo Ventas del Panel de programas de PrefGest.

Para poder crear estos documentos previamente tendremos que haber creado numeraciones, tarifas, clientes, comerciales y formas de pago.

5.2.1. Cliente por defecto Se puede elegir un cliente por defecto, para que al añadir documentos de venta no haga falta seleccionarlo.



Para hacer esto tenemos que ir al menú Archivo >> Opciones >> Seleccionamos la carpeta Ventas >> Cliente por defecto.

En el desplegable de la derecha seleccionamos el cliente por defecto y pulsamos aceptar.

Figura 36. Cliente por defecto.

5.2.2. Creación de nuevos documentos ventas

Para la creación de un presupuesto pulsar el icono Añadir de la barra de herramientas , aparecerá el asistente para la creación de PAFs.

Figura 37. Asistente creación de PAFs.

Existen distintas opciones que se pueden elegir para crear un nuevo documento son las siguientes:



Añadir un nuevo documento: añade un documento nuevo, sin tomar datos de otros documentos creados anteriormente.

Las siguientes opciones sólo estarán habilitadas cuando se acceda al asistente teniendo un documento de venta en pantalla.

Añadir un nuevo documento copiando la cabecera del documento actual: añade un nuevo documento utilizando la cabecera del documento que se tenga en pantalla al iniciar el asistente. La cabecera son los datos que se encuentran en la pestaña Visor, referentes a los datos generales del PAF (cliente, forma de pago, tarifa, etc….).

Garantía y servicio: se selecciona cuando se trata de un presupuesto que se está creando en concepto de garantía de un presupuesto anterior, o por algún servicio. Debe estar en pantalla el documento original en el momento de iniciar el asistente. Antes de continuar se debe seleccionar mediante el botón “Seleccionar contenido” la/las líneas y/o unidades del PAF original que se desean tener en el presupuesto que se está creando.

Figura 38. Asistente de garantía y Servicio.

Cuando creamos un documento como garantía y servicio de otro los dos documentos estarán relacionados, para pasar al documento original tendremos que seleccionar en la barra de herramientas Ver >> Ver Documentos Relacionados, el documento original lo tenemos como “a partir de”. Si estamos en el documento original para pasar al creado como garantía y servicio en los documentos relacionados lo tendremos como “Garantía y Servicio”.

Utilizar el documento actual como plantilla: crea un nuevo presupuesto utilizando los datos del documento que esté en pantalla en ese momento. Mediante el botón “Seleccionar contenido” se puede seleccionar el contenido que se quiere mantener en el nuevo documento, la pantalla que se utiliza es la mostrada anteriormente. El nuevo documento aparecerá como descendiente en los documentos relacionados del documento original.

5.2.3. Restaurar documentos de ventas Los documentos de ventas los podemos guardar como un archivo .PAF. Para ello, teniendo editado el



documento, pulsamos sobre Archivo >> Guardar en archivo.

Este archivo lo podremos recuperar en cualquier momento y desde cualquier base de datos que contenga los mismos datos técnicos (materiales, colores,…). Ya que si hacemos doble “clic” sobre el archivo .PAF se abre el PrefGest (en caso que no estuviera abierto) y nos aparece el asistente de creación de documentos de ventas para que podamos asociar el documento con la numeración que le corresponda.

El resto de pantallas del asistente, selección de cliente, dirección de envío, facturación…ya aparecen rellenadas con los datos que tenía el documento original. No obstante, estos datos los podemos modificar.

5.3. Configuración de interfaz en un PAF de Ventas El usuario puede configurar la vista de la interfaz de documentos de venta a su gusto. Para ello, pinchamos con el botón izquierdo del ratón el elemento que queremos cambiar de sitio, y lo arrastramos hasta la posición deseada. En ese momento se mostrarán en pantalla indicadores de posicionamiento (ver siguiente imagen). Estos nos ayudarán a incluir la ventana en la posición deseada, al posicionar el ratón encima de éste.

Figura 39. Arrastrar ventana a la posición deseada. Aparecen indicadores de posicionamiento.

También hay una manera de ver más de un documento de ventas en la misma pantalla. Para ello, teniendo editado los dos documentos en cuestión, pulsar sobre la pestaña del documento y arrastrar hacia el centro de la pantalla. En ese momento, el cursor se mostrará así:



Figura 40. Pulsar con el botón izquierdo del ratón la pestaña del documento 2, y arrastrar.

Al soltar el botón se mostrará en menú que se presenta en la siguiente imagen. En este, el usuario puede seleccionar la orientación en pantalla de la nueva ficha.

Figura 41. Seleccionar la orientación de las tabs.

Seleccionando la deseada, se mostrará a la vez en pantalla ambos documentos.



Figura 42. Visualización de dos documentos de venta en la misma pantalla.

5.4. Opciones de los modelos en documentos de venta Una vez tenemos asociados los modelos al presupuesto podemos variar el valor de las opciones, para todas las líneas del presupuesto o para algunas de ellas.

Seleccionamos las líneas del presupuesto sobre las que queramos variar las opciones, si queremos seleccionar todas las líneas a la vez pulsamos sobre el icono:

Teniendo las líneas seleccionadas hacemos clic derecho y pulsamos sobre “Copiar opciones comunes a los modelos…”, nos saldrá el siguiente asistente:

Figura 43. Asistente para asignar opciones a modelos.

Si pulsamos sobre “Modificar opciones…” podemos añadir opciones para que tomen el mismo valor



en las líneas seleccionadas.

Figura 44.Seleccionamos las opciones a tener en cuenta.

Una vez marcadas las opciones pulsamos Siguiente para dar el valor a las opciones.

Figura 45. Selección de valores a aplicar, de las opciones seleccionadas en el paso anterior.

Marcamos el valor a las opciones y pulsamos siguiente, nos aparecerá la siguiente pantalla del asistente:



Figura 46. Selección de modelos.

En esta pantalla seleccionamos los modelos sobre los que queremos se apliquen estos valores de las opciones. Una vez hecho esto, pulsamos “Terminar” para que se envíe el cambio al modelo. Cuando se haya finalizado el proceso, mostrará el mensaje de la siguiente imagen en pantalla. Para cerrar el asistente, pulsar el botón “Cerrar”.

Figura 47. Fin de proceso. Pulsar el botón “Cerrar”.

Al volver al documento de ventas, en las líneas marcadas a aplicar el cambio de opciones se mostrarán con el símbolo . Esto significa que es necesario recalcular estas líneas del documento de ventas para que se apliquen realmente los cambios de las opciones en el modelo.

5.5. Cambiar color y vidrio a los modelos Desde un documento de ventas, es posible cambiar el color y/o el vidrio de varios modelos a la vez, mediante el asistente “Cambiar el color y el vidrio de los modelos”.

En el PAF, dentro de la pestaña “Edición”, se seleccionaran los modelos sobre los que queremos aplicar el cambio. Una vez hecho esto, pulsar el botón derecho del ratón, y seleccionar la opción “Cambiar el color y el vidrio de los modelos…” del menú emergente.



Figura 48. Opción “Cambiar el color y el vidrio de los modelos…” del menú emergente.

Esto abrirá una pantalla con dos pestañas (“Color” y “Vidrios”).

Si se espera cambiar el color de los modelos seleccionados, en la pestaña “Color” deberemos elegir el color deseado, y marcar el check “Aplicar cambios de color” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

De la misma forma, si se espera cambiar el vidrio, en la pestaña “Vidrio” deberemos elegir el vidrio deseado, y marcar el check “Aplicar cambios de vidrio” que también se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Una vez establecida esta selección, pulsar el botón “Aceptar”.

Figura 49. Cambiar color y vidrio de los modelos seleccionados.

Con esto, en cada línea de los modelos seleccionados se mostrará el icono . Esto significa que es necesario recalcular esta línea en el PAF para que aplique los cambios de color y de vidrios establecidos anteriormente.



5.6. Copiar-Pegar líneas en PAFs Esta opción esta disponible pinchando botón derecho sobre una línea del PAF.

Figura 50. Diferentes formas de copiar-pegar líneas.

Mediante estas opciones, se copia y pega el contenido de la línea. Es posible editar ambas líneas por separado y cada una será un ítem separado de la otra.

Éste es el comportamiento por defecto cuando se copian y pegan líneas en el mismo documento de ventas.

Cuando las líneas son “libres” y cada una se puede editar por separado, el programa mostrará el siguiente icono para indicar ese estado.

Figura 51. Información de instancias indicando el origen de cada una.

Éste también es el comportamiento por defecto al copiar y pegar líneas de un pedido a una fase de



producción. Se copia el contenido y la relación entre ambas líneas se mantiene sólo para saber que esa instancia en la fase proviene de una instancia del pedido, pero son líneas “libres”.

En la fase de producción, también se puede ver la Información de instancias y comprobar el estado de las líneas.

Figura 52. Información de instancias de la fase de producción.

5.7. Ver materiales generados En un documento de ventas o en PrefCAD, al ver los materiales generados, se presenta la herramienta PrefModelViewer. Esta está distribuida en distintas solapas, y en cada una de éstas podemos ver la información de los materiales, operaciones, mano de obra, curvas y cuadros en el modelo, etc. También es posible visualizar el modelo o un tramo seleccionado en 2D y 3D.

Esta herramienta permite activar o desactivar estas solapas, marcando o desmarcando los iconos que se remarcan en la siguiente imagen, o desde el menú superior “Ver”.



Figura 53. PrefModelViewer. Acceso a solapas con información del modelo. Activar o desactivar vistas.

Al igual que ocurre en el apartado de producción, o en expediciones,… es posible en las solapas “Materiales”, “Curvas”, “Cuadros” y “Secciones” agrupar los registros por columnas a gusto del usuario, para que la visualización de la información sea cómoda. Para ello, pinchar sobre la columna en cuestión, y arrastrar a la parte superior. De esta forma, la información se presentará agrupada por esta columna. Es posible arrastrar varias columnas, de forma que la agrupación se anidará en función de estas.

Por ejemplo, en la siguiente imagen, se han arrastrado primero la columna “Tipo” y en segundo lugar la columna “Color”. Al hacer esto, la información de los materiales se ha agrupado siguiendo el criterio deseado.



Figura 54. Arrastrar en la parte superior las columnas para agrupar la información.

Es posible exportar a Excel la información de las pestañas, seleccionando la opción de menú Archivo >> Exportar a Excel.

Figura 55. Exportar a Excel la información de PrefModelViewer.



5.8. Variantes en documentos de Venta Las variantes permiten que en un mismo presupuesto nos muestre la variación del precio ante un posible cambio en el modelo, como puede ser cambio de color, de vidrio o valor de alguna de las opciones asociadas al modelo.

5.8.1. Creación de variantes Una vez creado un presupuesto y añadido todos los diseños que queramos presupuestar será cuando crearemos las variantes que queramos aplicar.

Para acceder a la pantalla de creación de variantes tenemos que seleccionar de la barra de herramientas, Documento >> Variantes.

Figura 56. Creación de variantes.

Vamos a ver la utilidad de cada uno de los iconos que tenemos en esta pantalla:

Añadir, sirve para añadir una nueva variante a continuación de las que ya tengamos creadas.

Insertar, añade una nueva variante en la línea donde se encuentra el cursor.

Eliminar, nos elimina la línea de la variante que tengamos seleccionada.

Subir, cambia el orden en el que se encuentran las variantes, nos sube la variante una posición.

Bajar, cambia el orden en el que se encuentran las variantes, nos baja la variante una posición.

Propiedades, nos abre una nueva pantalla donde haremos los valores que queremos tengan nuestras variantes.

Insertamos una línea por cada una de las variantes que queramos realizar. En Nombre, pondremos un nombre para cada variante, estos nombres tienen que ser distintos entre si. En Descripción de Impresión escribiremos el texto que nos aparecerá en el documento de venta. En Tipo tenemos la posibilidad de elegir “Por posición” o “Por documento”.



Si elegimos por posición nos presenta la variante por cada uno de los modelos que tengamos en el presupuesto y al final del documento nos aparecerá el global de todos los modelos con la variante.

Si elegimos por documento sólo nos aparece el valor de la variante por el total de todos los modelos que tengamos en el presupuesto.

Si pulsamos sobre el botón “Avanzadas…” se nos abre la siguiente pantalla:

Figura 57. Aplicación de variantes en modelos.

Aquí tenemos una línea por cada uno de los modelos que tenemos en el presupuesto, el campo habilitar lo marcaremos en aquellos modelos en los queremos se tengan en cuentan las variantes.

Los campos nomenclatura, código y descripción son los que hemos puesto en la pantalla edición del presupuesto.

Una vez seleccionados los modelos en los queremos aplicar las variantes pulsamos Salir y volveremos a la pantalla anterior.

5.8.2. Definición de variantes Para realizar la definición de los valores de las variantes nos tenemos que situar sobre cada una de ellas y pulsar el icono propiedades .

Las variantes que se pueden hacer son de cambio del color del modelo, cambio del vidrio o cambio de uno de los valores de las opciones asociadas al modelo. Estas modificaciones se pueden hacer por separado o varias de ellas al mismo tiempo.

Variante de cambio de color Una vez pulsado el icono propiedades nos aparece la siguiente pantalla:



Figura 58. Definición de variante de color.

En la parte izquierda de la pantalla nos aparece una pestaña por cada uno de los tipos de variación que podemos hacer, es este caso seleccionamos la pestaña Colores. En ella vemos el color que tienen asociado los modelos. Pulsamos el botón “Añadir todos” y nos pasará a la parte derecha de la pantalla. En esta parte vemos el tipo de variante, en este caso Colores, en la columna “Cambiar” pone el color original que queremos modificar y en la columna “Por” una vez hecho el cambio pone el color del que queremos mostrar el precio. Si pulsamos el botón “Quitar todos” nos elimina las distintas líneas que hayamos definido con la variante. Si seleccionamos esta línea de la variante y pulsamos el botón “Definir Valor Variante” accederemos a la siguiente pantalla donde elegiremos el color para la variante.

Figura 59. Elección del color de la variante.

Elegimos la familia y el color que queremos aplicar en la variante. En el caso que sea un color compuesto elegiremos cual es el color que queremos en el interior y cual en el exterior. Pulsamos aceptar y volvemos a la pantalla anterior.



Variante de cambio de vidrio

Figura 60. Definición de variante de vidrio.

En este caso en la parte izquierda seleccionaremos la pestaña Vidrios. Pulsamos el botón “Añadir todos” y nos pasará a la parte derecha de la pantalla. En esta parte vemos que el tipo de variante es Vidrios, en la columna “Cambiar” pone el tipo de vidrio que hay en los modelos actuales y en la columna “Por” el vidrio correspondiente a la variante. Seleccionamos esta línea y pulsamos el botón “Definir Valor Variante”.

Figura 61. Elección del vidrio de la variante.

Elegimos el vidrio que queremos poner en la variante. Esta pantalla es igual que la que nos sale en PrefCAD cuando queremos cambiar el vidrio de un modelo. En al parte izquierda tenemos al árbol con todos los vidrios creados en al base de datos, hacemos doble clic sobre el que queremos y pulsamos aceptar.

Variante de cambio de valor en opción También podemos hacer una variante donde cambiemos el valor de una o más opciones de las que



tengamos asociadas a los modelos que tengamos en el presupuesto.

En este caso en al parte izquierda de la pantalla seleccionamos la pestaña de Opciones, nos aparecen todas las opciones que hay asociadas en los modelos que tenemos en el presupuesto. Hacemos doble clic sobre la opción que queramos modificar y nos pasa a la parte de la derecha de la pantalla, donde pone el valor que tiene actualmente. Si pulsamos “Definir Valor Variante” podremos elegir el nuevo valor para esta opción.

Figura 62. Elección del valor de opción en la variante.

En esta pantalla nos sale la opción que hemos elegido para hacer la variante con todos sus posibles valores, donde marcaremos el que queremos tener en cuenta en la variante.

5.8.3. Presentación de variantes en documentos Como ya hemos visto en el punto de creación de variantes hay dos formas distintas de presentar las variantes, por posición y por documento. Vamos a ver a continuación como quedaría cada una de ellas:

Por posición. Se calculan y visualizan para cada línea de PAF.

Por documento. Se calculan y visualizan para todo el documento.



Figura 63. Visualización de Variantes en Plantilla.

5.9. Vincular documentos en un PAF En un documento de ventas, es posible adjuntar ficheros externos, para que así esté centralizada la información del documento (como fotos de la obra a la que hace referencia el documento, información del cliente enviada por fax,….).

Para ello, seleccionando el documento desde la bandeja o con el documento de ventas editado,

deberemos pulsar el icono “Insertar archivo” , de la barra de herramientas.



Figura 64. Seleccionando el PAF, pulsar el botón “Insertar Archivos” de la barra de herramientas.

Para añadir los ficheros, pulsar el icono , y seleccionar el fichero en cuestión. Una vez seleccionado, es posible renombrar el fichero, para aplicar un nombre más orientativo.

Como se puede ver en la siguiente imagen, en la pantalla “Datos del archivo a insertar”, existe el check “Copiar a la base de datos”. Si se selecciona este check, el archivo se guardará en la base de datos internamente. En caso de que no se marque, el archivo se quedará enlazado a la BD, pero no se almacenará en la misma. Es decir, si el archivo se elimina de la ruta donde se ha añadido, o se cambia su ubicación, ya no estará accesible desde este apartado.

Figura 65. Añadir fichero.

Una vez añadido, para visualizarlo, es necesario almacenarlo en local, pulsando el botón

“Guardar” .



Figura 66. Visualizar un fichero.

Para ordenar por los archivos adjuntos en la ventana “Insertar Archivos” según nuestras necesidades,

usaremos los iconos .

En caso de que se desee eliminar el fichero enlazado, el usuario seleccionará el mismo, y pulsará el

botón “Eliminar” . En ese momento, PrefGest lanzará un mensaje para confirmar la acción.

Figura 67. Eliminar fichero.

5.10. Cancelar documentos de venta Al cancelar un documento de venta, se elimina la información redundante. De esta forma, se reduce considerablemente el espacio en la base de datos. Es conveniente que cancele documentos que no vaya a utilizar para un funcionamiento óptimo de la aplicación.

5.10.1. Documentos que hay que cancelar Es conveniente que cancele documentos que no vaya a utilizar para un funcionamiento óptimo de la aplicación. Los documentos que hay cancelar pueden ser los siguientes:

Presupuestos que no son confirmados por el cliente.

Presupuestos rechazados por el cliente

Pedidos que no van a ser producidos



Aunque no lleven información redundante, los albaranes y facturas también deben ser cancelados.

En general, se puede cancelar cualquier documento de ventas que no se vaya a utilizar.

5.10.2. Propiedades de la cancelación de un documento de ventas Cuando se cancela un documento de ventas, quedan registradas las siguientes propiedades en el sistema:

Fecha de cancelación del documento de ventas.

Motivo de la cancelación.

5.10.3. Cómo cancelar un documento de ventas a. Inicie PrefGest.

b. En la barra de aplicaciones haga clic en la solapa Ventas y después en la aplicación Presupuestos Albaranes Facturas.

c. Cree un nuevo documento de ventas y guárdelo.

d. Para cancelar el documento haga clic en el Menú Operaciones y después en Cancelar documento…, aparece entonces la siguiente pantalla:

Figura 68. Cancelar documentos.

Cómo datos de cancelación, tiene la fecha de cancelación del documento y el motivo de cancelación que lo puede seleccionar de la lista desplegable. En caso de que el motivo no exista, lo puede dar de

alta pulsando el botón

También se permite seleccionar las distintas versiones del documento que desea cancelar.



5.10.4. Activar un documento de ventas cancelado Si usted ha cancelado un documento de ventas, en el futuro lo puede volver a activar. Por ejemplo suponga el caso de que elabora un presupuesto a un cliente y que no ha recibido contestación alguna por parte del cliente en tres meses. Entonces usted puede cancelar dicho documento para que no ocupe espacio en la base de datos. Imagínese ahora que usted tiene el presupuesto cancelado y que el cliente llama diciendo que está conforme con el presupuesto. Usted lo puede activar de la siguiente forma:

1. Inicie PrefGest.

2. En la barra de aplicaciones haga clic en la solapa Ventas y después en la aplicación Presupuestos Albaranes Facturas.

3. Cargue en pantalla el documento cancelado.

4. Para activar el documento haga clic en el Menú Operaciones y después en Activar documento…, El documento quedará activado.

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