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MANEJO DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: MICROSOFT EXCEL

GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADO

1. CREAR Y MODIFICAR TABLAS DINÁMICAS

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que se usa para resumir y analizar los datos de una tabla o de una lista. Una tabla dinámica puede actualizarse cada vez que cambian los datos fuente originales.

Las tablas dinámicas se crean con el Asistente para tablas dinámicas, el cual consiste en una serie de cuadros de diálogo interactivos que guían al usuario a través de los pasos sucesivos para y ubicar y recuperar los datos que desee analizar.

Este asistente también permite definir cómo organizar la tabla dinámica usando rótulos de filas y columnas y cómo mostrar los datos en los campos.

Una tabla dinámica puede crearse a partir de los datos fuente de:

Una lista o base de datos de Microsoft Excel

Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en una aplicación o en un sistema de administración de bases de datos independiente de Microsoft Excel.

Diversos rangos de consolidación de Microsoft Excel. Otra tabla dinámica en el mismo libro de trabajo.

CREACIÓN DE TABLAS DINÁMICAS

Parado en una celda sobre su base de datos escoja el comando TABLAS DINÁMICAS

Tutor- Paola Andrea Ocampo Ayala

http://sena.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?course_id=_20157_1&content_id=_1480634_1&mode=reset#endNav

http://sena.blackboard.com/bin/common/course.pl?course_id=_20157_1



GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADOdel menú DATOS.Aparece el asistente para TABLAS DINÁMICAS que lo guiará a través de 4 pasos:

Paso 1: Especifique cual es la fuente de datos par ala creación de la tabla dinámica: una lista de Excel, Una fuente de datos externa u otra tabla dinámica.

Paso 2: Una vez especificada la fuente se debe ingresar la dirección del conjunto de datos a utilizar.

Paso 3: Es el más importante del asistente, pues configura el diseño de la tabla dinámica.

Paso 4: aquí se especifica el lugar que ocupará la tabla en su libro de trabajo, así como también la existencia de filas y columnas de resumen.

MOVER LOS CAMPOS EN LA PANTALLA PARA ARMAR LA TABLA

Para el diseño se utiliza el tercer paso del asistente de tablas dinámicas.






GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADOEl lado derecho del cuadro contiene botones que representan los campos en la base de datos, La imagen en el cuadro de dialogo representa el área dinámica, con secciones para los campos de filas campos de columnas y campos de páginas, así como un área de datos para los datos resumidos.

Para agregar un campo, seleccione el botón correspondiente y arrástrelo al área de fila o columna o página según lo deseado. Si desea borrarlo, solo necesita arrastrar el campo fuera del área dinámica.

PERSONALIZACIÓN DE LOS CAMPOS FILA COLUMNA Y PAGINA

Al hacer doble clic sobre cualquiera de estos tres campos, aparece un cuadro de






GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADOdiálogo que inserta un subtotal de un campo de fila o de un campo de columna en la tabla dinámica existente.

También puede ocultar elementos para que no aparezcan en una tabla dinámica, poner otro nombre al campo o cambiar la orientación del mismo. (de una fila a una columna por ejemplo)DAR FORMATO AL INFORMEAl realizar una tabla dinámica aparece un formato estándar, el cual puede ser modificado de la siguiente forma:

Ubíquese sobre la tabla, presione botón derecho / dar formato al informe, seleccione la opción más conveniente, de esta forma presentará sus informes con una calidad insuperable.

2. INTRODUCCIÓN A MACROS

CONCEPTOS GENERALES SOBRE MACROS

Si usted realiza normalmente tareas o actividades bastante similares y repetitivas, le interesará saber que Excel posee una herramienta que si es bien utilizada, le permitirá "automatizar" estas tareas o actividades, aumentando considerablemente su productividad.

Concretamente nos referimos a las denominadas "macros", las cuales no son otra cosa que una serie de comandos, funciones, instrucciones o tareas previamente guardadas y encadenadas, las que son ejecutadas en forma automática cada vez que el usuario así lo disponga.







Ejemplos de posibles usos de macros pueden ser por ejemplo, el automatizar la importación de datos a Excel o viceversa, o el establecimiento de distintas áreas de impresión en un mismo libro de Excel, imprimiendo sin problemas cada una de ellas con solo presionar un botón, o simplemente el dar automáticamente un determinado formato a una celda o grupo de celdas con solo una combinación de teclas.

En esta sección le explicaremos como funcionan y como crear una macro, así como también le enseñaremos las distintas formas que existen de ejecutarlas. Además le entregaremos nociones generales de como optimizar las macros que pueda crear

CREACION DE UNA MACROPara comprender realmente lo que es una macro, lo mejor es hacerlo a través de un ejemplo. Supongamos que usted diariamente en su trabajo debe buscar información sobre como cerraron la bolsas de los distintos mercados, información que para su suerte busca en Internet, por lo que una vez que la encuentra la copia y pega directamente en Excel, produciéndose el siguiente resultado:

Como puede apreciar esta información carece de formato, por lo que, supongamos que usted desea insertarle una fila para colocar los títulos y que además desea darle un formato a los números. Lo que haremos entonces es precisamente crear una macro que le permita automatizar esta labor.

Para hacer esto, vaya al menú "Herramientas" y seleccione la opción macros, verá que se le desplegará el siguiente submenú, donde deberá seleccionar la opción "Grabar nueva macro":







CREACION DE UNA MACRO

Entonces aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, donde deberá darle una nombre a la macro que creará, en este caso le daremos el nombre de " macro_formato", por su puesto es recomendable que cuando usted cree

habitualmente macros, la grave con nombres descriptivos que le permitan saber fácilmente cual es el objetivo o función que cumple dicha macro en cuestión. Además se le solicitará información respecto al "Método abreviado", esto es la combinación de teclas que permitirán en el futuro ejecutar dicha macro y en este caso elegiremos la letra " h ". Debe tener cuidado de no elegir una combinación de letras que corresponda al método abreviado o acceso rápido de otra macro u otro acceso rápido que traiga Excel por defecto. Finalmente nos preguntará el lugar donde queremos que sea guardada nuestra macro, para lo cual seleccionaremos la opción que nos da por defecto, esto es, " Este libro ". Éste libro lo grabaremos posteriormente como macro01.xls.

Una vez que hemos hecho esto, aparecerá el siguiente control, el cual nos ayudará en el proceso. Ahora procederemos a darle el formato deseado como si se tratará de un proceso normal. Podrá notar que en la barra de estado, aparecerá el mensaje "Grabando". Así entonces, lo primero que haremos será insertar una fila, procediendo a continuación a escribir los títulos, en este caso "Índice" para la primera columna y "Cierre" para la segunda.







También aplicaremos "negritas" tanto para los títulos como para la primera columna, luego le daremos formato numérico a los valores, limitando a solo dos posiciones los decimales. Finalmente le daremos colores al texto y a las celdas y luego aplicaremos bordes a las dos columnas y a la primera fila. Una vez terminado el proceso de formato, éste debería ser el aspecto final que se quería lograr.

Como ya hemos concluido el proceso de dar formato al área deseada, en otras palabras, se han realizado todas las tareas que se desea automatizar con la macro, deberemos hacer clic en el botón "detener grabación". Felicidades, con estos sencillos pasos ha creada su primera macro.

FORMAS DE EJECUTAR UNA MACRO Como ya supondrá una de las formas de ejecutar una macro es obviamente a través de la combinación de teclas que usted le indicó al momento de grabar dicha macro, en otras palabras, a través del método abreviado.En esta sección le enseñaremos las distintas formas en que puede ejecutar o activar una macro, a saber:

1. A través del menú Herramientas/Macros...2. Presionando la combinación de teclas del método abreviado;

1. Menú Herramientas/Macros

Esta es quizás una de las formas más fáciles e intuitivas de ejecutar una macro, pero no por ello menos efectiva. Es tan simple como acceder al menú Herramientas/Macro seleccionando la primera opción ( Macros... ), entonces aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro02.htm#menu





GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADOEn él aparecerán una lista con todas las macros que tengamos grabadas ya sea en todos los libros abiertos, en el libro actual o en un libro específico que este abierto. En otras palabras, esto nos permitirá ejecutar en el libro actual de trabajo, una macro que este guardada en otro libro sin mayores problemas. En el siguiente apartado profundizaremos un poco más al respecto, cuando tratemos el tema de las referencias absolutas y relativas . Para ejecutar la macro deseada sólo bastará con seleccionar aquella que estimemos conveniente de acuerdo a

nuestras necesidades y luego hacer clic en el botón Ejecutar.

FORMAS DE EJECUTAR UNA MACRO

2. METODO ABREVIADO.

En relación al método anterior, ésta es una forma de ejecutar una macro mucho más simple y expedita, pero tiene el inconveniente de que es necesario recordar la combinación exacta de teclas o método abreviado para ejecutar la macro deseada y no otra, aspecto que se dificulta cuando se han creado varias macros. Otro punto a considerar es el hecho de que a veces, cuando se construye un libro o archivo de trabajo, normalmente no lo utilizará una única persona, siendo aún más difícil recordar la combinación de teclas que permite activar la ejecución de una macro determinada, aspecto que puede hacer completamente inoperante una planilla a la que le hemos invertido horas en mejorarla.

La utilización del método abreviado también funciona en otro libro distinto de aquel en el cual fue guardada la macro originalmente, siempre que este último este abierto en el momento en que se desea ejecutar dicha macro.

Para probar lo anteriormente expuesto, abramos un libro distinto en blanco y mantengamos abierto el libro


http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm#ref

http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm#ref






que hemos usado hasta el momento, esto es macro01.xls . Posicionemos ahora en cualquier parte de la Hoja2 del nuevo libro y luego presionemos la combinación de teclas de nuestra macro, esto es " CTRL + h ". El resultado que obtendremos será el siguiente:

CODIGO DE UNA MACRO

En este apartado entregaremos los conceptos generales de la codificación o programación de una macro, la que, tal como dijimos anteriormente, se realiza a través de VBA.

Ejemplo de Codificación

Tomemos como ejemplo la macro que utilizamos en los apartados anteriores para ver como esta codificada, claro que este caso esta codificación la realizó automáticamente Excel. Para esto debemos ir al menú Herramientas/Macro/Macros... donde nos aparecerá el mismo cuadro de diálogo utilizado anteriormente para ejecutar una macro, sólo que ahora seleccionaremos la opción Paso a paso .

Una vez hecho esto, automáticamente se nos desplegará la siguiente pantalla, la cual corresponde al módulo de Edición de Visual Basic que incluye el paquete de Office







En este caso como hemos seleccionado la opción Paso a paso , nos aparece un línea destacada en amarillo, esto es por que a través de los botones Continuar , Interrumpir y Restablecer podemos ir monitoreando como se va comportando nuestra macro, es decir las tareas que va desarrollando. Si hubiéramos seleccionado la opción Modificar , podríamos alterar el código generado automáticamente por la aplicación.

Podemos ver como en el encabezado de la macro en cuestión hace referencia al nombre de la macro, a su fecha de grabación y al método abreviado para su ejecución.

QUE GRABA EXCEL?

Para comprender lo que realmente graba Excel, Elaboraremos un ejemplo sencillo, para lo cual grabaremos la siguiente macro:

1. Active la Celda B1 y escriba Lunes 2. Luego muévase a la celda C1 y escriba Martes

3. Continúe con este proceso hasta llegar al día Viernes

4. El rango utilizado seguramente será desde B1 hasta F1, luego de esto active






GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADOnuevamente la celda B1.

5. Una vez hecho esto, detenga la grabación y grabe la macro con el nombre de semana .

Antes de comenzar a grabar esta macro, abriremos el Editor de Visual Basic, para esto presionaremos " ALT + F11 ". Posteriormente a través de los ajustes manuales pare redimensionar la pantalla de tanto Excel como del Editor se vean simultáneamente, y una vez que comencemos da grabar nuestra macro, haremos primero clic donde dice Módulo2 antes de comenzar a introducir los textos. Finalmente, deberíamos obtener el siguiente resultado:

Como podrá apreciar, a medida que se vayan introduciendo los textos, el Editor de Visual Basic irá transformando sus acciones automáticamente en código VBA. Así entonces, intuitivamente puede ir probando esta opción con distintas tareas y empezará a entender como es la lógica de este lenguaje de programación.

La desventaja de utilizar este método de creación de código es que puede resultar bastante menos eficiente que realizar directamente la programación en el Editor, es por esto que lo instamos a que profundice en este aspecto, ya que le podrá ayudará a optimizar aún más su trabajo.







Como ejemplo de lo anteriormente expuesto, el siguiente será el código generado por nuestra nueva macro:

Sub semana() ' ' semana Macro ' Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto ' ' Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes" Range("C1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes" Range("D1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Miércoles" Range("E1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves" Range("F1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes" Range("B1").Select End Sub

Como puede apreciar es bastante lógica la forma en como se va construyendo el código. Así primero hace referencia a la celda activa y luego al contenido de ésta, repitiendo esta acción cela a celda. Pero este proceso puede realizarse de forma mucho más rápida y eficiente, por ejemplo, para realizar esta misma tarea bastaría con la siguiente macro que contiene tan solo dos instrucciones: Sub optimizada() ' ' optimizada Macro ' Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto ' ' Range("B1").Select ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Miércoles","Jueves","Viernes") End Sub

Todas las macros que hemos utilizado hasta el momento, han sido incluidas en el archivo que ejemplo, el cual podrá ser descargado en el siguiente apartado.

3. TRABAJAR CON DATOS INTERACTIVOS EN LA WEB


http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro04.htm





GUIA DE EXCEL BÁSICO - AVANZADOEXCEL EN LA WEB

Si usted quiere puede crear aplicaciones interactivas para publicarlas en la Web, a través de esta guía se creará una pequeña aplicación que permita desde la pagina Web ingresar datos y actúales el resultado automáticamente. Para ello lo realizaremos con un ejemplo.

El ejercicio a realizar es la consecución del valor de un crédito pagadero en cuotas mensuales, donde el usuario deberá digitar la tasa de interés, el valor del crédito y el periodo o numero de cuotas mensuales a pagar. Se utilizará la función PAGO.

Cualquiera que sea el dato a publicar desde Excel se debe desarrollar igual a que se estuviera trabajando para dejarlo en un archivo de Excel .

La única diferencia es al momento de grabarlo. Empezamos por digitar los datos básicos que se necesitan para el crédito

En la celda D12 vamos a hallar el resultado, para eso utilizamos por el menú Insertar, click en Insertar funciones y escogemos funciones financieras, allí escogemos la función PAGO (Función que halla el valor de una cuota fija para un crédito).

Allí se estipula las casillas de tasa (Interés del crédito), Nper( numero de cuotas), vA( Valor del Crédito). Una vez lleno se da enter y de be dar el valor de la cuota. Se debe tener en cuenta que la tasa se da mensual y le periodo solamente se coloca el numero.







El resultado para un crédito de $5.000.000, a una tasa de 1.5% mensual y por un periodo de 24 meses es de $249.621. como se muestra en la figura.

Bien hasta ahora lo que hemos realizado es una hoja de Excel que halla el valor de una cuota. Vamos a pasarlo a una pagina Web.







GUARDAR LA PAGINA WEB

Una vez con el archivo listo , damos clic en guardar como pagina Web , colocamos un nombre de archivo, agregamos interactividad, y le damos clic en Publicar. Escogemos elegir rango de celdas y seleccionamos el área que queremos publicar en la Web y luego clic en Publicar y listo ,. Para verlo debemos abrir el Internet Explorer y buscar el archivo que acabamos de crear.







VERLA DESDE EL INTERNET EXPLORER

Cuando abrimos la pagina de Internet Explorer y escogemos el archivo a abrir nos aparece lo siguiente:

Nótese que sale con el encabezado de las líneas y de las columnas, así mismo con una barra de herramientas. Para ocultar todo damos clic en la opción comando y opciones , me abre la siguiente pantalla.







../../AppData/Local/materialexcel2/Descargar Archivos/CURSO DE EXCEL BASICO AVANZADO BLACKBOARDMATERIAL DEL

CURSOmaterialexcel4imagesimagenes1paginainternet.GIFAquí seleccionamos en la pestaña Hoja ocultar el selector de Hoja y la barra de herramientas . Luego me paso a la pestaña Hoja y oculto los encabezados y las líneas de división.

Listo de esta forma tenemos una aplicación de Excel para utilizar desde una pagina Web





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