conceptos básicos de gestión de datos curso de formación de formadores en gobierno electrónico...
TRANSCRIPT
Conceptos básicos de Gestión de datos
Curso de formación de formadores en Gobierno Electrónico
Primavera 2005Otoño 2006
Eduardo [email protected]
Temario
Conceptos básicos Datos, información, SI y TIC Cualidades de la información Calidad de datos Seguridad del acceso a datos Confiabilidad de la transferencia de datos
Los datos del SPN Bibliografía y referencias
Datos
Un dato es una representación formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicación, interpretación y procesamiento por medios humanos o automáticos.
El dato es un material de valor escaso o nulo para un individuo en una situación concreta; es una representación simbólica que por sí misma no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien tiene que tomar una decisión.
Información
La información es el significado que una persona asigna a un dato.
La información es un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja, en un momento dado, sobre un problema específico, para alcanzar un objetivo determinado.
La información se genera a partir de un grupo de datos seleccionados para reducir la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien debe adoptar una decisión.
Sistemas de Información
Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema específico, los datos seguirán siendo sólo datos, es decir, símbolos con poco o ningún significado. Es necesario habilitar los medios para convertir los datos en información. Éste es, precisamente, el papel de los Sistemas de Información (SI).
Un Sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos; organizados para brindar a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones.
SI y Tecnología
Un SI no requiere necesariamente del uso de la tecnología de computación. Ha habido sistemas de información mucho antes de que se crearan las computadoras.
Aun en los SI más modernos y con amplio uso de dispositivos de computación, se realizan muchas operaciones y se cumplen muchas funciones en que la tecnología informática no interviene o lo hace sólo como apoyo.
Sin embargo, la computación y las comunicaciones han potenciado de tal manera la capacidad, velocidad y exactitud del tratamiento de los datos, que resulta prácticamente inconcebible el diseño de un sistema de información eficiente sin el empleo de tales tecnologías.
TICs
El auge de las “Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” se debe a la visión moderna (y a la viabilidad) de concebir la administración de las organizaciones por SI integrales, que permiten obtener información a partir de datos.
Para que la información resulte eficiente, debe reunir una serie de requisitos, de modo tal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se hubieran aplicado para producirla.
Por lo tanto, entender las cualidades de los datos y las acciones que pueden realizarse sobre estos es fundamental para comprender “el uso de las TICs en la gestión”.
Requisitos fundamentales de la información
Economía: El costo de producir una información no debe ser superior al beneficio esperable de su utilización. La información es un bien económico que, a igual que cualquier otra mercadería, requiere inversiones de tiempo, recursos e instalaciones.
Oportunidad: La información debe estar disponible en el momento en que se la requiera. Este requisito hace referencia al momento y a la frecuencia con que la información debe ser suministrada.
Utilidad: Toda salida de un sistema de información debe satisfacer una necesidad.
Comparabilidad: La información debe ser comparable en el espacio, en el tiempo y en el alcance.
Flexibilidad: Toda producción de información debe ser adaptable a los cambios del sistema y del entorno para mantener su utilidad.
Claridad: La información debe atender al nivel intelectual y técnico del destinatario. Se deben tenerse en cuenta el lenguaje y las preferencias del destinatario.
Confiabilidad: La información debe ser lo suficientemente confiable como para tomar decisiones basadas en ella. La calidad de un sistema de información está determinada, en buena parte, por la calidad de sus datos primarios.
Funciones de un sistema de información
Recolección: implica la captura y el registro de datos. Clasificación: consiste en identificar los datos,
agruparlos en conjuntos homogéneos. Compresión: consiste en la reducción del volumen de
los datos sin disminuir necesariamente “el contenido de información”.
Almacenamiento: conservación física de los datos. y su adecuada protección.
Recuperación: tiene el propósito de suministrar el acceso a los datos almacenados.
Procesamiento: transformación que persigue el objetivo de convertir datos en información.
Transmisión: comprende la comunicación entre diferentes medio de almacenamiento.
Publicación: esta función proporciona una salida de información preparada de modo tal que resulte legible y útil a su destinatario.
Calidad de datos
Veracidad: conformidad del dato con la realidad que representa.
Validez: aproximación a la veracidad otorgada por alguna convención establecida.
Redundancia: multiplicación física de datos. Consistencia: coherencia semántica entre datos
redundantes. Temporalidad: plazo temporal sobre el cual se asegura
la validez. Homologación: resultado de la comparación de datos
entre distintas fuentes. Estandarización: uniformidad por apego a
convenciones sintácticas y semánticas.
Calidad de datos
DNI Apellido
Nombre FeNac Sexo EstCivil FeAct
12456789
Negrete Mercedes
01/01/1975
F S 03/01/1975
12456789
Negrete Mercedes
01/01/1975
M S 03/03/1981
12456789
Negrete Mercedes
01/01/1975
M C 03/03/1993
CUIT Apellido, Nombre
FeNac Sexo EstCivil
FeAct
20-12456789-1
Negrete, Mercedes
75-ENE-01 1 3 06/06/1996
Organismo A: Registro del nacimiento tomando la Partida
Actualización por ingreso escolar
Actualización por cambio de estado civil
Organismo B: Registro por ingreso laboral
12456789
Negrete Mercedes
01/01/1975
M D 03/03/1997
12456789
Negrete Mercedes
01/01/1975
M H 03/03/1999
Calidad de datos
Existe un fuerte compromiso entre el costo del método adoptado para asignarle validez a un dato y los fines para los cuales será utilizado:
Un método de asignación de validez excesivo para un dato intrascendente no satisface una buena relación costo-beneficio.
Un método débil para un dato crítico lo hace poco confiable, por lo tanto poco útil.
Se pueden capturar correctamente datos erróneos. Se pueden capturar erróneamente datos correctos. Los datos pueden ser alterados en los procesos de
captura, transmisión o almacenamiento. Existen estándares de calidad y seguridad para el
tratamiento de los datos.
Seguridad del acceso a datos
Disponibilidad: datos disponibles según las necesidades o según lo acordado.
Perennidad: disponibilidad durante la vida útil. Confidencialidad: sólo puede ser accedido por quien tenga
autorización para hacerlo. Integridad: sólo lo puede ser modificado por quien tenga
autorización para hacerlo. No repudio: las partes no pueden desconocer la acción realizada. Pertinencia: derecho o aval para realizar una acción sobre los
datos. Identificación: declaración de ser una cierta persona o
componente. Acreditación: presentación de credenciales que avalen la
identificación. Autenticación: prueba de identidad. Autorización: otorgamiento de permiso a realizar determinadas
acciones sobre determinados datos.
Actores de un SI
Intranet
ClienteRed de
comunicaciones
Servidor de
datos
Servidor de aplicacione
s
Usuario
UsuariaServicio de seguridad
Criticidad del acceso a datos
Existen datos que son críticos en si mismos y deben ser garantizadas tanto la confidencialidad y como la integridad.
Pero en general, la criticidad está dada por la acción que se desea realizar sobre los datos. Pueden requerir diferentes niveles de autorización:
El alta o la modificación. La baja lógica. La baja física. La consulta individual pertinente. La consulta masiva o indiscriminada. La distribución.
Confiabilidad de la acciones sobre datos
Garantía de entrega: el emisor confía en que el mensaje enviado llega al destinatario o recibe un aviso de error.
Orden de recepción: los mensajes son procesados en el orden de envío.
Unicidad de proceso: si un mensaje se envía más de una vez, sólo se procesará una sola.
Estado de situación
Estado de situación
La gestión de los datos administrados por el Estado está distribuida entre múltiples organismos.
No hay estándares ni prácticas comunes para la gestión de datos.
No hay práctica generalizada, ni infraestructura, ni marco legal ni organizativo que facilite el intercambio.
La (histórica) carencia de interrelación ha llevado a multiplicar esfuerzos para recapturar y redundar los datos.
La redundancia lleva a realizar grandes esfuerzos para homologar y revalidar.
Problemática
1. La inconsistencia producida por la redundancia atenta contra la validez, por lo tanto, los datos pierden confiabilidad.
2. No podemos comparar fácilmente los datos redundados porque cada uno los valida, los codifica y guarda a su gusto.
3. Se multiplican esfuerzos individuales para recuperar, validar y administrar los mismos datos de manera no coordinada.
4. Se generan esfuerzos específicos para re-recuperar y homologar los datos redundantes.
Ergo: Trabajamos en exceso para agravar nuestros propios problemas.
Algunas cuestiones problemáticas(Recopilado en un evento del FRRII/SGP)
1. La cultura política y administrativa favorece la competencia (no colaboración) y el aislamiento de las áreas.
4. La falta de estandarización de estructuras de datos dificulta la interoperabilidad
6. Los datos no cuentan con calidad, consistencia y disponibilidad8. Existen problemas de seguridad informática que afectan la calidad
de los datos10. Existe desconocimiento respecto de qué datos se producen y
dónde15. Por falta de interoperabilidad el ciudadano se ve obligado a
realizar su trámite en múltiples organismos18. Falta una definición consensuada de interoperabilidad en el Estado
como base para la planificación de una política19. En muchos casos no hay interés en trasparentar la información22. Hoy se dilapidan recursos en la generación y validación de
información
Requerimientos del negocio
Simplificación registral: Un dato que ya fue recuperado, no debe volver a
recuperarse. Ventanilla única:
El Estado en su conjunto debe presentarse ante la sociedad como una unidad.
Ejemplos de demandas de intercambio de datos
Datos personales de ciudadanos Identificación y datos básicos Domicilio Grupo familiar
Datos personales de empleados públicos Validación de domicilios Situación tributaria Factura Electrónica DJ y pago de impuestos Mercadería en tránsito aduanero Seguimiento de transporte de mercaderías Datos sanitarios Información para catástrofes
Referencias y bibliografía
Poggi, Eduardo (2005) “Gestión de datos”, mimeo presentado en el Foro de FRRII/SGP.
Saroka, Raúl (2002) Sistemas de Información en la Era Digital, Fundación OSDE.
