GESTION DEL ALMACENAMIENTOLas Bodegas deben ser proyectos de inversin orientados a apoyar la gestin de la empresa.

DEFINICIONLa Gestin de Bodega se define como:Proceso integrado a la funcin logstica que trata de la recepcin, almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende adems, la elaboracin y tratamiento de informes, de los datos manipulados.La Gestin indica: Dnde y cmo deben ser almacenados los productos. Qu tcnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los procesos internos.

GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE ALMACENESQU?CUNTO?CUANDO?

DNDE?CMO?

Gestin de ExistenciasGestin de AlmacenesDEBE SER ALMACENADO?

OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENESAprovechamiento adecuado del espacio fsico.Mayor rapidez de operacin en los procesos de entrega.Control eficiente y expedito del manejo de materiales.Reduccin de costos de almacenamiento.

PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENESPlanificacin y Organizacin.Recepcin de materiales.Almacenamiento.Movimientos internos.Despacho de materiales.

PLANIFICACION Y ORGANIZACIONPlanificar: Se refiere a generar un curso de accin anticipado para la ejecucin de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar los recursos anticipadamente. Organizar: Es asignar personas y recursos a las actividades planificadas. Implica tambin definir responsabilidades.En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepcin, almacenamiento y despacho.

HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACINCon el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar, la planificacin cuenta con dos herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert.- Carta Gantt: Grfico de actividades y tiempos que permite programar y controlar la secuencia de acciones programadas.

Hoja1

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Semana 1Semana 2Semana 3Semana 4Semana 5Semana 6

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Hoja2

Hoja3

EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT

Hoja1

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Detalle de Actividades y Tiempos Bodega QuilicuraDas

Semana 1Semana 2Semana 3Semana 4Semana 5Semana 6Verificar las recepciones de proveedores1/2 da

Actividad 1Preparar los pedidos de las obras1 da

Actividad 2Almacenar los materiales2 das

Actividad 3Realizar inventario de materiales3 das

Actividad 4Ordenar zona de despacho1/2 da

Actividad 5Colocar denes de compra por faltantes1/2 da

Actividad 6Despachar pedidos de obras1 da

Actualizar inventario con ingresos y salidas1/2 da

Hoja2

Hoja3

RESPUESTA

Hoja1

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Detalle de Actividades y Tiempos Bodega QuilicuraDas

Semana 1Semana 2Semana 3Semana 4Semana 5Semana 6xVerificar las recepciones de proveedores1/2 da

Actividad 1xPreparar los pedidos de las obras1 da

Actividad 2xAlmacenar los materiales2 das

Actividad 3xRealizar inventario de materiales3 das

Actividad 4xOrdenar zona de despacho1/2 da

Actividad 5xColocar denes de compra por faltantes1/2 da

Actividad 6xDespachar pedidos de obras1 da

xActualizar inventario con ingresos y salidas1/2 da

PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA

Da 1Da 2Da 3Da 4Da 5Da 6

Realizar inventario materiales

Colocar rdenes de compra

Ordenar zona de despacho

Verificar recepciones proveed.

Almacenar los materiales

Preparar pedidos de las obras

Despachar pedidos de obras

Actualizar inventario

Hoja2

Hoja3

PROCESO DE RECEPCION Es el registro de mercancas que ingresan a Bodega procedente de zonas externas (proveedores) como internas (empresa). Es necesario: - Recepcionar y verificar mercancas.- Revisin tcnica con el solicitante de la compra.- Generar los documentos pertinentes (guas internas).- Generar nuevos cdigos cuando sea necesario.- Rechazar inconsistencias.- Informar del proceso.- Ajustarse al calendario de recepciones.

La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepcin.

FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCIONTender hacia un proceso automatizado de recepcin a fin de evitar errores y burocracia.Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias. Las inspecciones no aaden valor al producto.Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique adems tipo de artculos y procedencia.Distinguir entre mercancas internas y externas; las primeras deben contar con un procedimiento ms sencillo.Contar con la documentacin de respaldo que permita verificar tipo de mercanca y cantidad a recepcionar.Proceder al almacenamiento definitivo lo ms rpidamente posible, despus del proceso de recepcin.Registrar e informar del proceso.

QUE HARA UD.?Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que es muy similar casi igual al especificado en la O.C. y que si existe una diferencia inmediatamente lo solucionamos. Ud. sabe que se trata de un proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica 150 kg. El transportista le dice es que Uds siempre solicitan 200 kg lo que es verdad segn sus registros. Para no devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la siguiente orden, total Uds siempre piden 200 kg. Ud. deja constancia en la Gua de Recpcin de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg

QUE HARA UD.(continuacin)Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde hace tiempo y han establecido una relacin de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde unos pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la noche, los guardias estn autorizados a encender fogatas en los tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo ocurrido, solicit hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no exista documento alguno de recepcin y por lo tanto no poda responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba profundamente el hecho.

ALMACENAMIENTODefinicin: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservacin de los materiales con los mnimos riesgos para el producto, las personas y la empresa. OJETIVOS:Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin. Control ms eficiente y expedito en el manejo de materiales

TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados.

Por Zonas: Agrupa productos de caractersticas comunes juntos, en lugares de fcil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso.

Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las caractersticas de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la recogida.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en reas de fcil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulacin.

Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, txicas, sustancias qumicas peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisin.

De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulacin puede ser tambin ms lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR ROTACIONCLASE AFuerte RotacinCLASE B Mediana RotacinCLASE CBaja RotacinMostrador a PblicoZona de DescargaZona de CargaRampa

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO A pesar de ser una funcin importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; stos son:

Depreciacin de equipos, instalaciones y edificios. Supervisin, mano de obra, manejo interno de materiales. Consumo de energa, combustible, calefaccin. Seguros. Deterioros, prdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales almacenados.

FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTOContar con referencias nicas entre productos y ubicaciones.Contar con el Plano de Bodega actualizado.Controlar la regla de salida predefinida (FIFO LIFO).Mantener los registros de existencias actualizados.Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artculo.Vigilar la rotacin de productos.Mantener en ptimas condiciones los implementos de seguridad.