COMUNICACION

Johand Palencia

Nancy Arévalo

Marzo, 2003

ANTECEDENTES:

COMUNICACION

Hemos llegado a la edad del shock del futuro

ANTECEDENTES: Hemos llegado a la edad del shock del futuro: Rapidez de las comunicaciones telefónicas. Red de satélites espaciales

Los avances de las comunicaciones tecnológicas no estánrelacionadas positivamente con el éxito de las comunicaciones

interpersonales

COMUNICACION

En 1956, William Whyte catalogó a la mayoría de las personas como

“HOMBRES ORGANIZACIÓN”

COMUNICACION

COMUNICACIONEl verbo comunicar proviene del latin “comunicare”. Significa acción, efecto de hacer a otro partícipe de lo que uno tiene, descubrir, manifestar o hacer saber.Existe tendencia a comunicar en sentido descendente u horizonal y proporcionar instrucciones e información, pero no a escuchar en sentido inverso.

CONTENIDO DE LA COMUNICACION

Los datos, conocimientos, ideas, experiencias, hechos, normas, principios, que permanecen en estado latente se convierten en objeto de la comunicación debido a factores dinámicos.

ASPECTOS QUE CONFIGURAN EL MENSAJE

Código ContenidoTratamiento del mensaje

ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACION

 

El proceso de comunicación no obedece a un desarrollo horizontal con extremos de iniciación y terminación. El factor más importante del proceso es la respuesta o reacción del receptor, más aún que el receptor mismo, respuesta que se revierte en el proceso y retroalimenta el ciclo.

Emisor Transmisión Receptor Procedimiento

Procesos Primarios Procesos Secundarios

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

MENSAJES: La información que es percibida y

a la que los receptores le dan un significado.

Tarea Mantenimiento Humanos

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONALREDES: EJEMPLOLas organizaciones se componen de series de personas que ocupan distintas posiciones o representan distintos roles.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONAL

DescendentesDescendentesDirectrices

órden disciplina

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONAL

Formular preguntas

Recibir retroalimentación

Hacer sugerencias

AscendentesAscendentes

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONAL

HorizontalHorizontalCoordinación

Resolución de conflictos

Rumores

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

INTERDEPENDENCIA: La organización es un sistema

abierto cuyas partes están relacionadas entre sí y con su medio ambiente.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

RELACIONES Las redes por las

que fluyen los mensajes de las organización están conectadas por personas

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONALFEED-BACKLa respuesta que recibe el sujeto sobre sus actuaciones, comunicaciones o personalidad.

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

“Mis padres son pobres y yo no puedo esperar nada de ellos, ya que mi madre ha estado en la cama durante un año con el mismo médico y no quiere cambiar”

“Envíeme una carta por favor e indíqueme si mi marido ha hecho una instancia para una esposa y un niño.”

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

“No puedo conseguir ninguna ayuda económica. Tengo seis hijos, ¿puede decirme por qué’

“Le envío mi certificado de matrimonio y mis dos hijos, uno de ellos es una equivocación, como usted puede comprobar.”

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

“Siguiendo sus instrucciones he dado a luz unos mellizos en el sobre adjunto.”

“hace dos semanas que a mi marido le han cortado su ´proyecto, y desde entonces no he recibido ningún alivio”

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

¿Con qué frecuencia le asignamos un significado a un mensaje y suponemos que, debido a que nosotros conocemos su significado, todo el mundo debe interpretarlo de igual manera?

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

COMUNICACIÓN TRANSACCIONAL

Es un proceso recíproco en el que ambas partes el emisor y el receptor, se afectan mutuamente al enviar y al recibir mensajes.

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

COMUNICACIÓN ES PERSONAL  Jamás dos personas son iguales.

Debido a estas diferencias ambientales y psicológicas, nuestras percepciones también serán distintas.

VARIABLES DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

COMUNICACIÓN ES SERIADA Los mensajes reproducidos en serie,

cambian debido a pérdidas, ganancias, absorciones y combinaciones a lo largo del camino recorrido desde sus fuentes hasta el destino final.

USTED ES LO QUE USTED USTED ES LO QUE USTED DICE (QUIZÁS)DICE (QUIZÁS)

Sócrates dijo una vez, “habla para que habla para que

pueda verte.” pueda verte.” no siempre decimos lo que somos; en muchos casos intentamos deliberadamente encubrir dicha información.

MENSAJES EMOCIONALES Y MENSAJES RACIONALES

los sentimientos del oradorlos sentimientos del orador expresa los pensamientosexpresa los pensamientos

PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES

Semánticas: cuando su origen radica en problemas de sentido, significación, acepciones del lenguaje y de los símbolos que se utilizan y su decodificación.

Físicas: fallas, deficiencias o selección inadecuada de la fuente de los medios utilizados para transportar el mensaje

PATOLOGIA DE LAS COMUNICACIONES

Fisiológicas: malformaciones, disfunciones y otras limitantes funcionales de las personas que intervienen el proceso

Psicológicas: parten de la forma individual que cada persona posee para percibir y comprender el mundo que le rodea

Administrativas: la estructura y funcionamiento de la organización

CLASIFICACION DE LA COMUNICACION

En función de los medios de transmisión:

•La palabra oral y escrita

•Señales (audibles, visuales, perceptibles) y la comunicación mímica

•Símbolos convencionales y comunicación gráfica

•Los medios mecánicos

•Comunicación mixta

En función de su contenido•Comunicación interna y externa

•Comunicaciones formales, informales e implícitas

•Comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales

El Rumor:

Las murmuraciones son medios de comunicación, cuya circulación depende de la fórmula importancia por ambigüedad. Pierden detalles de relato en relato y ganan otros. Su divulgación se facilita por: temor, esperanza, hostilidad, curiosidad, falta de información.

 

¿Y si no hay comunicación?•Falta de comprensión de los objetivos de la empresa

•Incapacidad de desempeñar cargos individuales de acuerdo con las normas más estrictas posibles

•Carencia de percepción de las demandas del consumidor y de los desafíos de la competencia

¿Y si no hay comunicación?

•Malas relaciones con superiores inmediatos

•Crítica y mala comprensión entre departamentos

•Incapacidad para proporcionar información franca a subordinados

•Disminución general del estado de ánimo del personal

Los temas en la lista de información que un empleado promedio necesita saber:

•Planes futuros de la empresa

•Oportunidades de proreso en el cargo

•Información relacionada con el puesto

•Mejoramiento de la productividad

•Prácticas y políticas del personal

•Posición competitiva de la compañía

•Función de mi puesto en la compañía

¿A quiénes y en dónde?

La respuesta a esta pregunta es “todos y en todas partes”, es decir, todo nivel y entre todo el personal. Pero esto no es tan sencillo, ya que cada nivel y cada vínculo requiere un tratamiento especial.

 

Con una estructura flexible, todos los niveles laborales tienen cobertura por individuos cuyos cargos consisten en comunicar, que tienen por función hacer circular información hacia arriba, abajo y lateralmente.

Dos grupos a tener en cuenta en el proceso de comunicación

Sindicatos: No corresponde a su labor ser portadores de mensajes provenientes de la gerencia. Ningún sindicato debe interferir con un programa genuino de comunicación de la empresa, con tal que se le haya informado de él.  

Dos grupos a tener en cuenta en el proceso de comunicación

Asesores: Un asesor experimentado puede contribuir para detectar puntos débiles en el programa de comunicación o para implantar uno que aborde puntos que otras firmas han tomado en cuenta. Es importante recordar que es la empresa la que debe comunicar y no delegar esta función en el asesor.

¿Qué y cuándo?

 

Como regla general, todo ejercicio comunicativo esta formado por un mensaje principal y unos subsidiarios. Es aconsejable en forma periódica preparar una lista para comunicarla: cifras anuales, negociaciones sobre sueldos, desempeño de los competidores, planes a largo plazo. Para cada tema se debe establecer el mensaje principal, los secundarios y el contenido general.

Deseo de Comunicar

Tener un mensaje

Comunicarlo

La información a presentar se puede clasificar en: operativa e informativa. La primera constituye el cúmulo y el flujo de información esencial para el funcionamiento de la empresa (procedimientos operativos, instrucciones de manufactura, asignaciones de turnos, notificaciones de seguridad), mientras que la segunda comprende lo que la gente necesita saber (promociones, gente, otros trabajos, sueldos, alimentación, beneficios)

Lista de Verificación

Progreso Rentabilidad

Planes y políticas

Personal

Venta de productosParticipación en el mercadoPosición comercialCifras de circulaciónCostosProductos de la competenciaInflaciónÍndice de calidadSeguridadProductividadResultados financieros

Ventas y cargos a clientesIngresos de otras fuentesMaterialesSueldos y salariosDepreciaciónInterésDividendosReservasCómo una unidad contribuyó a las ganancias de la empresa

Ley de salud y seguridadPrograma de desarrollo de personalPlanes de expansiónDecisiones Comités de consultaEsquema pensionalPolítica de publicidadEvaluación de desempeñoReducción de personal  

NombramientosRenunciasAscensosVacantesTraslado del personalMinutasAbsentismoPremios por antigüedadRotación de personalTrabajo extraCursos de entrenamientoManual de personal

¿y Cuándo? La respuesta es siempre. Dentro de lo posible hay que dejar que sean los empleados los primeros en saber la información.. Toda persona responsable de la comunicación debe llevar un diario y un planificador o cronograma con las fechas y momentos de entrega de información y ellas deben registrarse tan pronto como se las conozca. Con esto se puede planificar el momento importante de entrega y se necesita disciplina para llevarlo.

Ingredientes Esenciales

•Obtención de la información: Se requiere un sistema de recolección de datos.

•Conversión: La información debe convertirse a términos que la gran mayoría entienda

•Sencillez: Usar palabras cortas, no rimbombantes. Un buen consejo es leer las columnas financieras de los diarios. Toda comunicación debe someterse a una prueba antes de publicarla.

Ingredientes Esenciales

•Pertinencia: ¿Necesitan estar enterados de esto? ¿Desean saberlo? ¿Es ameno?

•Ilustración: Dar ejemplos siempre que sea posible con gráficas, fotos, etc.

•Tarjet: ¿Conoce bien a quienes recibirán su mensaje?

Comunicación Escrita

•Papeles oficiales de la empresa

•Boletines

•Hojas informativas

•Periódicos empresariales

Otras comunicaciones escritas

Comunicación Verbal•Recorriendo las instalaciones

•Reuniones masivas

•Reuniones de representantes

•Reuniones de departamentos

Otros medios•Proyectores

•Diapositivas

•Retroproyectores

•Videos

Llevar Cuentas o Auditar el Proceso•Encuestas

•Entrevistas

•Grupos de trabajo

•Hacer algo con los resultados

Evaluación profunda de los siguientes puntos:

 Con quién debe comunicarse Con quién en realidad se comunica

Qué debería comunicar Qué está comunicando

De qué forma debería comuniarse

Cómo se está comunicando