componente tÉcnico proceso plataforma de idiomas para...
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COMPONENTE TÉCNICO PROCESO
PLATAFORMA DE IDIOMAS PARA EL SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Contenido 1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 5
2 ANTECEDENTES .................................................................................................. 5
3 CONTEXTO ........................................................................................................... 7
3.1 Formación Titulada ......................................................................................... 7
3.2 Formación Complementaria ............................................................................ 7
3.3 Acceso a los cursos de idiomas ...................................................................... 7
3.4 Cobertura ....................................................................................................... 8
4 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD ..................................................................... 9
4.1 Cantidad de Usuarios para servicio ................................................................ 9
4.2 Aspectos Técnicos y Pedagógicos ................................................................. 9
4.2.1 Generalidades ......................................................................................... 9
4.2.2 Software para el reconocimiento de voz ................................................ 10
4.2.3 Prueba de Nivel ..................................................................................... 11
4.2.4 Alcance y Plataforma ............................................................................. 12
4.2.5 Caracterización de los contenidos y actividades .................................... 13
4.2.6 Integración con el LMS .......................................................................... 13
4.2.7 Integridad de la información ................................................................... 14
4.2.8 Alternativas para el trabajo fuera de línea .............................................. 14
4.3 Semillas o Plantillas ...................................................................................... 14
5 ALCANCE DE LA SOLUCIÓN ............................................................................. 15
6 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ......................................................... 15
7 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES .................................................. 15
7.1 Servicio de Application Service Provider ASP ............................................... 15
7.2 Datacenter .................................................................................................... 16
7.2.1 Aspectos Técnicos................................................................................. 16
7.2.2 Software ................................................................................................ 16
7.2.3 Datacenter Alterno ................................................................................. 17
7.2.4 Continuidad del Negocio ........................................................................ 17
7.3 Ambientes .................................................................................................... 17
7.3.1 Ambiente de Producción ........................................................................ 18
7.3.2 Ambiente para Pruebas de Nivel y Pruebas de Salida ........................... 18
7.3.3 Ambiente de Entrenamiento .................................................................. 18
7.4 Sistema para pruebas de carga .................................................................... 19
7.5 Copias de seguridad o backups .................................................................... 19
7.6 Métricas para el conteo de usuarios ............................................................. 20
7.7 Almacenamiento ........................................................................................... 20
7.8 Aplicación Web para Soporte Técnico .......................................................... 21
7.9 Mantenimiento .............................................................................................. 23
7.10 Aplicativo Web para la gestión y ejecución de cursos de Idiomas ................. 23
7.10.1 Requerimientos no funcionales .............................................................. 23
7.10.2 Requerimientos funcionales ................................................................... 25
7.11 Transferencia de conocimiento y material de apoyo ..................................... 31
7.11.1 Descripción de los roles para transferencia de conocimiento y temas
mínimos a tener en cuenta .................................................................................. 32
7.11.2 Lugar de la transferencia de conocimiento ............................................ 33
7.11.3 Características de la transferencia de conocimiento .............................. 33
7.11.4 Criterio de aceptación de la transferencia de conocimiento ................... 35
7.11.5 Curso Virtual de Manejo de Plataforma ................................................. 35
7.11.6 Curso virtual para tutores....................................................................... 35
7.11.7 Curso virtual para aprendices ................................................................ 36
7.11.8 Material de Apoyo .................................................................................. 36
7.11.9 Otras Integraciones ............................................................................... 36
8 DOCUMENTACIÓN ............................................................................................. 37
9 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO ..................................................................... 37
9.1 Funciones y responsabilidades del equipo mínimo requerido ....................... 38
9.1.1 Director de Proyecto .............................................................................. 38
9.1.2 Gerente de Servicio y Tecnología .......................................................... 39
9.1.3 Apoyos Técnicos y de Programación ..................................................... 39
10 ESTRUCTURA BÁSICA DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO ............... 40
10.1 PRODUCTOS ............................................................................................... 40
11 GLOSARIO ...................................................................................................... 41
TABLA DE ANEXOS
ANEXO NOMBRE DEL ARCHIVO
001 RELACIÓN COMPONENTES
002 ESPECIFICACIÓN TÉCNICA INTEGRACIÓN IDIOMAS SOFIA PLUS
COMPONENTE TÉCNICO
Objeto: Contratar el servicio de uso de una solución integrada para los procesos de enseñanza – aprendizaje de Idiomas, dirigida a los aprendices del SENA en todas sus modalidades de formación.
1 INTRODUCCIÓN
El apoyo a los procesos misionales de Formación en Idiomas soportados en Ambientes Virtuales de Aprendizaje, ha sido durante los últimos años, un pilar fundamental en el actuar del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, teniendo como objetivo, la optimización de los procesos, la calidad en la formación y la disposición de herramientas tecnológicas que faciliten, automaticen y sirvan a la vez de soporte a los elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo institucional. Buscando precisamente las mejores soluciones y estrategias apoyadas en el uso de plataformas web de idiomas, el SENA ha liderado acciones que desde el año 2007, han apoyado la labor de instructores, aprendices y personal administrativo, logrando llegar a unos altos grados de madurez en el conocimiento y experiencia en la ejecución de procesos formativos en Idiomas apoyados con herramientas tecnológicas. Es propósito de la entidad, fortalecer totalmente la estrategia mediante la adquisición de los contenidos y servicios tecnológicos para ofrecer la mejor atención a sus aprendices, y las herramientas necesarias para que el personal administrativo, de seguimiento e instructores centren su dedicación en la labor pedagógica..
2 ANTECEDENTES
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), es un establecimiento público que cumple la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral para la incorporación de las personas en actividades productivas que contribuyan al crecimiento social, económico y tecnológico del país. Además de la formación profesional integral, brinda servicios de Formación continua del recurso humano vinculado a las empresas; información; orientación y capacitación para el empleo; apoyo al desarrollo empresarial; servicios tecnológicos para el sector productivo, y apoyo a proyectos de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad. Dentro de los objetivos del SENA para la ejecución de la formación en las modalidades presencial y por mediación virtual se encuentra el apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral, así como actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral. De acuerdo con lo anterior el SENA ha incorporado en los procesos de formación que desarrolla, el uso cada vez más intensivo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, como respuesta a los retos que demanda la sociedad y el entorno empresarial nacional e internacional. En este sentido, se ha estimulado el uso de nuevas tecnologías para fomentar en los aprendices competencias enmarcadas en el
liderazgo, la competitividad y la conciencia crítica, dado que dichas tecnologías son los elementos facilitadores del acceso a las fuentes de información y juegan un papel clave como medio dinamizador de la interacción entre los aprendices SENA, los actores de los procesos de formación y el entorno. El apoyo a los procesos misionales de Formación a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, ha sido durante los últimos años, un pilar fundamental en el actuar del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, teniendo como objetivo, la optimización de los procesos, la calidad en la formación y la disposición de herramientas tecnológicas que faciliten, automaticen y sirvan a la vez de soporte a los elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo institucional. Buscando precisamente las mejores soluciones el SENA ha liderado acciones que incluso desde el año 2001, han apoyado la labor de instructores, aprendices y personal administrativo, logrando llegar a unos altos grados de madurez en el conocimiento y experiencia en la ejecución de procesos formativos apoyados con herramientas tecnológicas. Adicionalmente, el SENA, alineado con la estrategia del Gobierno “Prosperidad para todos”, desarrolla orientaciones estratégicas, a partir de los Objetivos Misionales y los procesos de la Cadena de Valor de la Entidad, que aportan a más productividad para los sectores y regiones (más empleo) y para más inclusión social (menos pobreza). El SENA desarrolla las siguientes estrategias:
o Más Cobertura. o Más Pertinencia o Más Calidad o Internacionalización
De acuerdo con esto y con su objetivo de aportar en el indicador de “Menos pobreza”, ve la necesidad de ofrecer un mayor número de cupos de formación a los que actualmente registra en sus 33 Regionales y 117 Centros de Formación. En la actualidad, el SENA busca mediante la contratación de una solución integral para la enseñanza de idiomas en línea, poner a disposición de la Comunidad Educativa, todas las herramientas tecnológicas y de interacción necesarias para garantizar el éxito del programa de Idiomas, aumentar la cobertura y generar políticas de retención de aprendices bajando los índices de deserción.
3 CONTEXTO
3.1 Formación Titulada
La Formación Titulada, es la oferta regular del SENA, dirigida a cualquier colombiano y que tiene las siguientes características:
a. Nivel de Formación: auxiliar, operario, técnico, tecnólogos, especialización técnica y especialización tecnológica.
b. Duración: Entre 6 y 30 meses de formación.
Esta formación se imparte bajo dos modalidades: La presencial y la virtual, donde la modalidad presencial se apoya en herramientas tecnológicas entre las que se encuentra el LMS Institucional Blackboard y la plataforma de idiomas; y la virtual se implementa apoyada totalmente en las herramientas de LMS y la plataforma de idiomas. Un programa de Formación Titulada se desarrolla basado en un Diseño Curricular con el enfoque por competencias, donde se deben lograr los resultados de aprendizaje establecidos, de los cuales unos de estos están dirigidos a la competencia de idiomas.
3.2 Formación Complementaria
Este tipo de formación constituye la oferta dirigida al público en general que requiere formación para el desarrollo de competencias específicas, y de esta manera poder ampliar o actualizar sus conocimientos. Esta formación se imparte bajo dos modalidades: La presencial y la virtual, donde la modalidad presencial se puede apoyar en herramientas tecnológicas entre las que se encuentra el LMS Institucional Blackboard y plataforma de idiomas; y la virtual se implementa apoyada totalmente en las herramientas de LMS y la plataforma de idiomas. En el marco de éste tipo de formación, se incluyen los cursos de todos los Idiomas con los que cuente la entidad, en sus diferentes niveles. Duración: Cursos entre 40 y 440 horas de formación, de acuerdo con lo definido en el Diseño Curricular del programa de formación.
3.3 Acceso a los cursos de idiomas
Los aprendices que se inscriben en cursos de idiomas, para el desarrollo de su formación, acceden a través de:
a. La infraestructura tecnológica de la entidad.
b. Sitios diferentes a las instalaciones físicas del SENA, desde cualquier lugar del
mundo, con disponibilidad las 24 horas del día, utilizando conexiones de
internet e infraestructura tecnológica propia.
3.4 Cobertura
El SENA, alineado con la estrategia del Gobierno “Prosperidad para todos”, en su objetivo de aportar en el indicador de “Menos pobreza”, detecta la necesidad de ofrecer un mayor número de cupos1 de formación a los que actualmente registra en sus 33 Regionales y 1162 Centros de Formación. Donde además, en respuesta al PND3 se apunte a promulgar y utilizar las TIC en los procesos de formación que permita a un mayor número de colombianos acceder a formación. Centrándose en las cifras de formación ejecutada en el periodo comprendido entre los años 2008 a 2011, se encuentran unos niveles en cupos en formación complementaria virtual así: 407.659 en el año 2008, 981.508 en el 2009, 1.339.318 en el 2010, y 1.191.506 en el 2011. Estas cifras, representan la cantidad de cupos ejecutados en formación complementaria virtual y muestran la aceptación de la estrategia de formación apoyada en ambientes virtuales de aprendizaje, entre los colombianos, incluyendo los residentes en el exterior. De manera gráfica, los datos se pueden visualizar de la siguiente manera:
Figura 1. Número de cupos Formación Complementaria Virtual de Idiomas por año. Fuente:
Años: 2008 a 2010: SIGOB www.sigob.gov.co e Informe de Gestión 2011
Dirección de Formación Profesional Integral SENA. Año 2011: Aplicación Oficina
Virtual. Las cifras de 2011 corresponden a ejecución de siete (7) meses.
1 La definición del término CUPO, se puede observar en el Glosario al final del documento
2 Con proyección a 118 Centros de Formación actualmente
3 Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014” Los cambios demográficos que se vienen presentando en
Colombia, implican atender mayores necesidades en calidad y ampliación de las coberturas en los
diferentes programas de educación técnica, tecnológica y superior (…)”
En vista de la acogida de los sectores social y productivo frente a este proyecto, y el alto nivel de operación que ha alcanzado, se ha hecho necesario tomar acciones que garanticen la vigencia del proyecto. Las principales consisten en desarrollar alianzas estratégicas con empresas líderes en el mercado de tecnología aplicada a los procesos de formación en idiomas, que permitan el acompañamiento institucional en la misión de ofrecer formación de calidad en idiomas para todos los colombianos.
4 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
El SENA busca mediante la contratación de una solución integral para la enseñanza de idiomas en línea, poner a disposición de la Comunidad Educativa, las herramientas tecnológicas y de interacción necesarias para garantizar el éxito de su proyecto de Formación en Idiomas a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, aumentar la cobertura y generar políticas de retención. La solución debe comprender, el apoyo integral a los procesos de enseñanza – aprendizaje en Idiomas, dirigida a los aprendices del SENA, garantizando el suministro completo de los componentes tecnológicos y servicios conexos asociados con la prestación la necesidad de la institución, de acuerdo con los lineamientos técnicos y niveles de servicio descritos en los documentos de este proceso.
4.1 Cantidad de Usuarios para servicio
De acuerdo con las expectativas de la institución se hace necesario contar con un mínimo de 400.000 cupos en la plataforma de idiomas, pruebas de nivel y de autoevaluación de manera continua. Cada cupo una vez que sea liberado, deberá poder ser utilizada por un usuario diferente, a criterio de la institución y durante la vigencia del contrato. Cada cupo debe incluir: La cuenta de acceso a plataforma y las pruebas de nivel y pruebas de autoevaluación . El proveedor debe garantizar que la información manejada con respecto a cuentas de usuarios, avances de ejecución, resultados y consolidados sea almacenada, gestionada y entregada a la institución de manera unificada.
4.2 Aspectos Técnicos y Pedagógicos
Para el SENA el ambiente virtual de aprendizaje para el Programa de Idiomas, se
debe constituir en una herramienta que ofrezca la oportunidad para impulsar la
innovación pedagógica en la enseñanza de idiomas y la calidad de la formación. Las
herramientas de apoyo a los procesos formativos de idiomas, específicamente en sus
componentes tecnológicos, debe ser un lugar interactivo, en la cual los aprendices y
tutores, cuenten con funcionalidades que incluyan como mínimo:
4.2.1 Generalidades
a. Permitir acceder a contenidos mediante el uso de tecnologías web o de
internet.
b. Contar con herramientas tecnológicas eficientes, para el reconocimiento de voz
y su respectivo componente de valoración de la pronunciación.
c. Presentar una oferta básica que contenga dos idiomas, uno de los cuales
obligatoriamente deberá ser el idioma inglés americano. El segundo idioma que
conforme la oferta básica deberá ser uno de los siguientes: francés, portugués,
chino mandarín o alemán.
d. La plataforma adquirida debe permitir al administrador, aprendices y tutores en
cada curso, la visualización vía interfaz web y directamente en la aplicación
ofertada, del avance, los puntajes, actividades realizadas y pendientes por
desarrollar. Esto de acuerdo con los permisos que se tengan configurados para
cada rol.
4.2.2 Software para el reconocimiento de voz
El software para el reconocimiento de voz es un componente clave en una Plataforma
de Idiomas, su compatibilidad, adecuada configuración, usabilidad, eficiencia y
efectividad marcan la diferencia en la experiencia del usuario con la plataforma. Es por
eso, que se hace necesario reservar un apartado en este documento para describir lo
que el SENA necesita en relación con este componente.
El proveedor debe garantizar que:
a. El software de reconocimiento de voz debe ser compatible con los navegadores
solicitados en este documento, durante la vigencia del contrato y aplicando las
actualizaciones necesarias de acuerdo con las últimas versiones de dichos
navegadores y el Road Map del producto, sin que genere costos adicionales
para la entidad.
b. En caso de utilizarse plugins que deban ser instalados en cada cliente, se debe
proveer los archivos ejecutables por sistema operativo, junto con los manuales
necesarios para su instalación. La información debe estar dispuesta totalmente
en la plataforma para los usuarios.
c. Se debe hacer explícita la información de los puertos que se usen a nivel de
red, así como el tipo de tráfico que se utiliza con el fin de que el SENA pueda
establecer las reglas de firewall y proxy necesarias dentro de su red. La
información de ayuda en este punto debe estar dispuesta en la aplicación con
el fin de que los usuarios puedan disponer de ella.
d. En caso de que el software de reconocimiento de voz no use plugins o
instaladores, el proveedor debe suministrar el manual de usuario específico
para que los usuarios lo puedan usar sin dificultades. Así mismo, se debe
garantizar la compatibilidad con los navegadores solicitados en este
documento, y las actualizaciones necesarias de acuerdo con las últimas
versiones de dichos navegadores.
e. El proceso de reconocimiento de voz debe tener una latencia máxima de 2
segundos por frase (sin importar el número de palabras) y la calificación del
resultado obtenido por parte de un aprendiz se debe mostrar en tiempo real en
el momento de hacer la actividad y ser almacenado en el panel de actividades
y calificaciones.
f. El proveedor debe determinar los niveles de dificultad con los cuales se puede
ajustar el reconocimiento de voz y especificar si esta utilidad se encuentra
disponible de manera independiente por cada usuario o si es para el sistema
en general.
4.2.3 Prueba de Nivel
a. La plataforma deber proveer una herramienta de clasificación o de test de nivel en
línea para el idioma inglés americano. Este test de nivel debe ser adaptativo al
nivel de dominio del idioma que tiene el usuario y sus resultados deben estar
alineados con el Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas. Además
la plataforma debe cumplir con la integración con el aplicativo para el registro y la
gestión de la formación del SENA, SOFIA Plus (especificación detallada en el
Anexo 002).
b. El test de nivel debe estar basado en un banco de preguntas, que permita
aleatoriedad y seguridad en la aplicación del mismo. El proveedor debe suministrar
en su oferta la siguiente información:
a. Número de preguntas que hacen parte del Banco de Preguntas que
conforman la prueba de nivel.
b. Número de preguntas que se aplican en la prueba de nivel.
c. Mecanismo metodológico utilizado para determinar el nivel de cada
persona que presente el test.
d. Reportes y estadísticas de ejecución de aplicación de pruebas,
destinados para el SENA.
c. Al finalizar la prueba de nivel, el usuario debe ser informado de inmediato y por la
interfaz web de la herramienta directamente, sobre el puntaje obtenido y el nivel de
clasificación en el que quedó ubicado. El resultado debe ser registrado en SOFIA
Plus (especificación detallada en el Anexo 002).
d. El proveedor debe garantizar los desarrollos necesarios para que la integración
cumpla con las especificaciones técnicas detallada en el ANEXO 002.
e. La plataforma debe contar con un test de autoevaluación para inglés americano,
disponible en cada uno de los niveles ofertados. Este test debe estar alineado con
el Marco Común Europeo de Referencia.
f. Tanto el test de nivel como el test de autoevaluación, deben contener preguntas
de comprensión oral y escrita, estructura del idioma, gramática y vocabulario. El
test no debe permitir correcciones por parte del usuario. El test debe contener
mecanismos de temporización. Debe garantizarse la disponibilidad de reportes de
la ejecución de los test de nivel y de autoevaluación.
4.2.4 Alcance y Plataforma
a. Contar con una solución de software para el programa de idiomas, en ambiente
web, por niveles de complejidad, que incluya los contenidos, actividades de
aprendizaje, recursos didácticos, herramientas complementarias y
evaluaciones cuyo desarrollo completo tenga una duración mínima, para inglés
americano de 450 horas en sus niveles estándar ofrecidos y 150 horas
adicionales en temas específicos/profesionales; para el segundo idioma y otros
idiomas ofrecidos 200 horas de contenido estándar y 100 horas adicionales en
temas específicos/profesionales.
Los temas específicos/profesionales en todos los idiomas ofertados, deben dar
respuesta a las siguientes áreas:
1. Actividad física recreación y deporte
2. Acuícola y de pesca
3. Aeroespacial
4. Agrícola
5. Ambiental
6. Artes gráficas
7. Artesanías y joyería
8. Automotriz
9. Biotecnología
10. Nanotecnología
11. Comercio y ventas
12. Construcción
13. Cuero calzado y marroquinería
14. Cultura
15. Electrónica y automatización
16. Energía eléctrica
17. Gestión administrativa y financiera
18. Hidrocarburos
19. Hotelería y turismo
20. Informática diseño y desarrollo de software
21. Logística y gestión de la producción
22. TIC
23. Máquinas y herramientas
24. Materiales para la industria
25. Mecánica
26. Minería
27. Pecuaria
28. Química aplicada
29. Salud
30. Servicios personales
31. Telecomunicaciones
32. Textil confección diseño y moda
33. Transporte
La propuesta será validada y valorada en su pertinencia por el SENA.
b. Incluir por cada idioma ofertado, la relación desagregada de niveles,
actividades, contenidos, recursos didácticos y evaluaciones, con el fin de
evidenciar tanto los tiempos como los tipos de actividades incluidas en la
herramienta. Adicionalmente, relacionar, para cada uno de los idiomas
suministrados, los temas específicos profesionales y su relación con las áreas
solicitadas. Ver Anexo 001 (formato para la relación de actividades).
c. Entregar los contenidos estándar y específicos/profesionales ofrecidos, en
formato SCORM y HTML para uso ilimitado por parte del SENA en los
programas de Formación Titulada, esto de acuerdo con el nivel de
desagregación registrado en el ANEXO 001, Lección, Módulo o su equivalente.
Adicionalmente las actividades que generen puntuación deberán ser integradas
con la herramienta de Libro de Calificaciones del LMS institucional, esta
integración debe ser en tiempo real.
d. El proveedor debe suministrar para cada uno de los niveles, y cada uno de los
módulos que los compongan, un documento en formato html, con la lista de
actividades y su descripción, para ser utilizado a nivel informativo por tutores y
aprendices en el LMS. Cada documento debe estar elaborado en su versión en
Español Latinoamericano y en el lenguaje correspondiente según el idioma de
cada curso.
4.2.5 Caracterización de los contenidos y actividades
a. La solución integral suministrada debe incluir como mínimo 20 tipos de
actividades diferentes en los idiomas ofertados. Cada uno de los 20 tipos de
actividades debe corresponder con una de las siguientes clasificaciones:
Actividades de vocabulario (Ejemplo: asociación, identificación, fonética,
crucigramas, otros).
Actividades de diálogo (Ejemplo: Comprensión, pronunciación, de escucha,
otros).
Actividades de escritura (Ejemplo: párrafos, organización de frases,
clasificación de palabras, transformación de textos, otros)
Actividades de lectura (Ejemplo: Comprensión, completar textos, otros).
Actividades de fundamentación gramatical (Ejemplo: explicaciones
gramaticales, normas, construcción de frases, otros).
4.2.6 Integración con el LMS
a. El acceso de los usuarios aprendices y tutores a la solución ofrecida, se
realizará a través de la Plataforma LMS Blackboard, por lo cual el proveedor
debe garantizar los desarrollos y disponibilidad de las interfaces necesarias
para la integración con la plataforma Blackboard, mediante mecanismos de
Single Sign On, de manera que los usuarios de la plataforma suministrada
puedan ingresar sin necesidad de realizar doble autenticación. Estos
desarrollos deben ser incluidos en el plan de trabajo como una actividad
prioritaria para la puesta en marcha de la solución ofrecida.
4.2.7 Integridad de la información
a. El proveedor deberá garantizar mecanismos de integridad de información, que
permitan que cada usuario mantenga su avance y los resultados de las
actividades, sin importar los cambios que haya realizado en el tipo y número de
identificación.
b. El proveedor debe garantizar que su oferta acoja y cumpla con las políticas y
estrategias metodológicas institucionales, que aplican a los procesos
formativos de la entidad, que puedan impactar la prestación del servicio a
través de la plataforma.
4.2.8 Alternativas para el trabajo fuera de línea
a. El proveedor debe ofrecer alternativas que permitan el trabajo fuera de línea
que garantice la ejecución de la formación. En su propuesta el proveedor debe
relacionar y detallar estas alternativas así como su modelo de funcionamiento.
Se debe ofrecer al SENA la descarga en línea del software necesario para el
logro de este propósito.
4.3 Semillas o Plantillas
Las semillas de Idiomas, que se deben ubicar en el LMS institucional, constituyen las plantillas a partir de las cuales se crean los cursos. De esta manera cada uno de los niveles tendrá una semilla a partir de la cual se crean todos los cursos que sean de dicho nivel, quienes tendrán una estructura definida en el LMS y un conjunto de contenidos en la plataforma de idiomas. El proveedor debe suministrar un curso semilla por cada uno de los niveles de cada idioma suministrado, el cual debe contener como mínimo la ambientación gráfica de:
a. Banner del curso b. Introducción, objetivos, contenidos a tratar, forma de evaluación, estrategia
metodológica, recomendaciones técnicas. Esto en formato Html y con mínimo una imagen que ambiente dicha introducción.
c. Plantilla en HTML para incluir el perfil del Tutor (Nombres, apellidos, número telefónico, horario de atención, regional, Centro de Formación, Fotografía y currículo con mínimo 4000 caracteres.
d. Plantilla en HTML para incluir foros de discusión, mínimo 4 plantillas con una imagen genérica y posibilidad de incluir texto.
e. Material en HTML adicional al contenido de las unidades: Por ejemplo manual de usuario, manual con orientaciones gramaticales, de vocabulario, etc.
f. Cada semilla debe contener el componente requerido de Single Sign On, descrito en este documento.
5 ALCANCE DE LA SOLUCIÓN
El objetivo es la contratación de una solución integrada que comprenda:
La plataforma tecnológica para la formación en idiomas dirigida a todas las modalidades de formación del SENA, las pruebas de nivel y de salida para todos los aprendices SENA, que se formen en idiomas.
Los contenidos y los recursos didácticos en formato electrónico dirigidos a apoyar los procesos de la Formación Titulada, durante la vigencia del contrato.
La provisión de los componentes tecnológicos necesarios para soportar la operación del SENA, incluyendo: servicios de Centro de Datos principal y alterno, almacenamiento, garantía de continuidad del negocio y atención a desastres, soporte técnico, mantenimiento, plataforma de entrenamiento para tutores, y sistema de pruebas de carga.
Transferencia tecnológica para instructores y personal de apoyo.
Soporte remoto y en sitio.
Manuales de usuario, tutoriales, demo de la aplicación.
Plataforma(s) de pruebas de nivel y test de salida.
Aplicación para el reporte de tickets y soporte técnico.
Disponibilidad de la Infraestructura Tecnológica y el Servicio de acuerdo con los Acuerdos de Nivel de Servicio.
400,000 cupos reutilizables el número de veces que sea necesario durante la vigencia del contrato
Esta solución debe apoyar la calidad de la formación en idiomas, en la formación complementaria y el logro de los resultados de aprendizaje en la Formación Titulada, para ambos casos, en sus modalidades presencial y virtual.
6 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo máximo previsto para la ejecución del contrato es hasta el treinta y uno (31) de julio de 2014, a partir de la aprobación de las pólizas y la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización. Se entiende que para todos los efectos el domicilio contractual es la ciudad de Bogotá D.C.
7 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES
7.1 Servicio de Application Service Provider ASP
El servicio ASP debe contar con características tecnológicas para su
aprovisionamiento y garantía del servicio, así como características funcionales propias
de las aplicaciones provistas y de la interoperabilidad entre ellas. Por esta razón es
importante que se tenga en cuenta que aunque el SENA requiere condiciones de
servicio, para las cuales el proveedor puede usar una infraestructura determinada y es
autónomo en estimar su dimensionamiento, de acuerdo con las características de sus
productos; también es necesario considerar condiciones mínimas que ofrezcan
respaldo y garantía de éxito al proyecto.
7.2 Datacenter
Para ofrecer los servicios y aplicaciones descritas, el proveedor tendrá que disponer
de un DataCenter, ya sea propio, por medio de alianza, o mediante outsourcing, en el
cual se aloje la infraestructura tecnológica necesaria para dar soporte a la Plataforma.
El Datacenter puede estar ubicado en cualquier parte del mundo, no obstante y con el
fin de manejar los principios de Cloud Privado, la infraestructura tecnológica y
aplicaciones deben estar destinadas de manera exclusiva para el SENA.
El Datacenter utilizado por el proveedor para la prestación del servicio debe cumplir
con la Norma ISO 9001 o ISO 14001 o su equivalente. Los documentos que requiera
la interventoría para validar el cumplimiento de la norma deben ser entregados en el
momento en que ella lo solicite.
El alcance de este servicio incluye pero no se limita a:
7.2.1 Aspectos Técnicos
a. La provisión de la totalidad de los equipos, la infraestructura y el software adicional, requeridos para la prestación del servicio garantizando el soporte técnico, garantía mantenimiento y recurso humano.
b. Garantizar el dimensionamiento del ancho de banda requerido para el
cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio establecidos. c. Independientemente del espacio en almacenamiento utilizado tanto
para cursos como para archivos de usuarios, el proveedor debe garantizar la calidad del servicio y sus niveles acordados.
d. Los planes de mantenimiento se diseñarán y ejecutarán de forma concertada por las partes y serán aprobados por el SENA.
7.2.2 Software
a. El proveedor debe garantizar que la totalidad del software utilizado para prestar el servicio debe estar debidamente licenciado y vigente durante el tiempo de ejecución del contrato.
b. Todas las actualizaciones y mejoras en software tanto de aplicación como de apoyo para la operación, deben hacer parte integral del servicio ofrecido y no deben generar costos adicionales.
c. El proveedor debe permitir a la Interventoría, la instalación de las herramientas de seguimiento y control necesarias para monitorear la disponibilidad del servicio, además permitir el acceso a los sistemas objeto de monitoreo.
d. El oferente debe permitir al Sena, contar con los diagramas y esquemas de la base de datos a utilizar, con el fin de garantizar el entendimiento técnico de la arquitectura de datos utilizada, y también facilitar la
generación de consultas sobre la información por parte de los usuarios con rol de administrador.4
e. La plataforma ofrecida por el oferente debe garantizar la integridad, unicidad, seguridad, disponibilidad, confiabilidad de los datos evitando pérdida, duplicidad y dispersión de la información.
7.2.3 Datacenter Alterno
El proveedor debe contar con un Datacenter de Respaldo, de iguales o mejores
características a las ofrecidas en el DataCenter principal, con el fin de poder activar
acciones técnicas y restablecer el servicio en caso de desastre. Este DataCenter
deberá entrar a soportar totalmente la operación en caso de fallas que impidan la
normal operación en el principal. El proveedor debe incluir en el Plan de recuperación
de información y restablecimiento del servicio en caso de desastre o casos de fuerza
mayor, la información necesaria para la verificación por parte de la Interventoría y el
SENA de que dicho Datacenter, existe y se encuentra disponible. El oferente deberá
entregar documentación adicional en caso de ser requerida por el SENA y/o la
Interventoría.
También le deberá permitir a la interventoría la instalación y configuración de las
herramientas de monitoreo necesarias para verificar el cumplimiento de los niveles de
servicio acordados, en caso de entrada a operación del Datacenter alterno.
7.2.4 Continuidad del Negocio
El proveedor deberá garantizar la continuidad del negocio, en especial lo relacionado
con la planeación de recuperación de desastres y el restablecimiento del negocio, de
tal manera que se garantice la restauración de los servicios contratados, en los plazos,
modos y condiciones establecidos en las reglas de participación y este documento.
El proveedor deberá garantizar la recuperación de la totalidad de la información y la completa operación.
7.3 Ambientes
Los ambientes constituyen el conjunto de infraestructura tecnológica de hardware,
software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, dispuestos
y destinados por el proveedor para la atención exclusiva de la operación del SENA.
Para el SENA es necesario que todos los ambientes dispuestos para la atención de
sus requerimientos, contengan la misma versión de la Plataforma dispuesta y de las
aplicaciones que la componen, así como igual configuración desde el punto de vista de
Software operativo y aplicativo.
4 Los usuarios con rol de administrador del SENA, harán consultas sobre el sistema dispuesto, no sobre el
sistema de producción directamente.
De acuerdo con las características del servicio requerido, el proveedor debe configurar
y disponer para servicio tres (3) ambientes, cuyas características y necesidad de
servicio se describen a continuación.
7.3.1 Ambiente de Producción
Se llama ambiente de producción a la infraestructura tecnológica, de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, destinada para apoyar la operación de los usuarios SENA en sus diferentes perfiles y para todas sus modalidades de formación. El proveedor deberá dimensionar los componentes de este ambiente con el fin de atender los usuarios definidos en éste documento. Además, se debe contar con estadísticas de uso totalmente unificadas para los usuarios, es decir si un usuario se encuentra en las dos instancias del ambiente, se debe contar una sola vez y mostrarse de esa forma en los informes estadísticos o de consumo de servicio. Es necesario anotar que siempre que se haga referencia al ambiente de producción,
es necesario tener en cuenta lo definido en este punto.
7.3.2 Ambiente para Pruebas de Nivel y Pruebas de Salida
Se define Ambiente para Placement Test o Pruebas de Nivel, a la infraestructura
tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y
servicios conexos destinada para la aplicación de pruebas de nivel y de salida para los
usuarios inscritos que han escogido de manera voluntaria hacer prueba de nivel y los
que el SENA determine que deben realizar prueba de salida.
7.3.3 Ambiente de Entrenamiento
Se define ambiente de entrenamiento a la infraestructura tecnológica de hardware,
software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos destinados
para apoyar la formación, transferencia tecnológica y de conocimiento para los
instructores/tutores del SENA y demás público que la entidad designe para el
aprendizaje para el uso de la Plataforma adquirida.
Se debe poder disponer de éste ambiente, con la plataforma y aplicaciones en la misma versión del ambiente de producción, para mínimo 5.000 usuarios activos, con el fin de poder hacer entrenamiento a tutores y administradores. Igualmente, para hacer diseño previo de nuevos cursos semillas, probar diseños gráficos y entrenamiento general sobre el uso de la plataforma. Técnicamente este ambiente debe estar instalado de manera independiente al del ambiente de producción, sin que afecte por lo tanto el rendimiento de éste. El proveedor debe garantizar que cualquier acción técnica que se realice sobre el Ambiente de Entrenamiento, no afectará el Ambiente de Producción. El ambiente de entrenamiento debe estar en capacidad de alojar la información resultado de la actividad de los usuarios por lo menos durante seis (6) meses. Cumplido este tiempo, de común acuerdo con la Interventoría y el SENA, se definirá cual información puede ser eliminada.
El acceso al ambiente de entrenamiento debe ofrecerse de manera libre y directamente sobre la plataforma, es decir, a este ambiente no se accede a través el LMS, pero debe contar con las posibilidades de integración mediante single sign n.
7.4 Sistema para pruebas de carga
Previo a la entrada en producción, el proveedor debe realizar pruebas de carga y estrés proporcionando las herramientas y recursos técnicos y humanos requeridos para la misma, que permita realizar la medición del comportamiento del sistema en los ambientes de producción y entrenamiento, teniendo en cuenta los parámetros de número de usuarios, servicio establecido, un modelo de curso típico o estándar, acciones clásicas de los usuarios sobre el sistema y un porcentaje de nivel de concurrencia, así como el histórico de comportamiento de los usuarios. Los siguientes puntos se deben tener en cuenta para administración y acciones que se realicen con el sistema para pruebas de carga:
a. La herramienta de simulación o de pruebas de carga debe ser instalada por el proveedor, en el entorno donde se encuentra instalada la aplicación dispuesta para el SENA.
a. El contratista será responsable de suministrar y administrar los equipos necesarios para realizar las pruebas.
b. Las pruebas de carga se realizarán sobre el sistema de producción del SENA. c. El proveedor debe reportar y explicar al SENA y a la supervisión del contrato,
los resultados de las pruebas realizadas, basados en los siguientes puntos: o Identificación del entorno de pruebas, incluyendo la descripción de los
elementos de hardware, software y configuraciones de red. o Identificación de los criterios de rendimiento: Determinando el tiempo
objetivo de respuesta y la utilización de recursos del sistema. o Planificación y diseño de las pruebas: Identificando los principales
escenarios en los cuales se realizarán. o Configuración del entorno de la prueba, preparar herramientas y
recursos necesarios para ejecutar dichas pruebas y verificar la preparación de la monitorización de los recursos objeto de cada prueba.
o Aplicar y ejecutar el diseño de la prueba: Desarrollar la prueba de acuerdo a los parámetros definidos en los anteriores ítems.
o Analizar los resultados y realizar las predicciones de comportamiento, de acuerdo con los datos obtenidos. El informe debe ser entregado durante los 3 días hábiles siguientes al desarrollo de cada prueba.
d. Las pruebas deben ser realizadas, una vez se tenga el alistamiento inicial del sistema que se utilizará para ofrecer los servicios requeridos por el SENA, y como mínimo una (1) vez al año al iniciar cada vigencia o cuando se hagan cambios de versión. Esto siempre coordinado con la interventoría del contrato.
Las pruebas realizadas se considerarán exitosas, solo si se alcanzan los niveles de servicio mínimos requeridos por el SENA. La Interventoría y el SENA aprobarán el resultado de las pruebas realizadas, las cuales deberán ser satisfactorias como requisito previo para la entrada a producción.
7.5 Copias de seguridad o backups
El proveedor deberá mantener como mínimo copias de seguridad de:
a. Base(s) de Datos de la Plataforma b. Archivos resultantes de la ejecución de los cursos sobre la plataforma, tales
como actividades realizas por los aprendices, avances, niveles alcanzados, históricos.
c. Aplicación, configuración y ajustes realizados en el marco de la operación. El proveedor deberá generar una copia de seguridad de la base de datos “fullbackup” y de Aplicación, configuración y ajustes realizados en el marco de la operación, trimestralmente y entregarla al SENA en medio físico, dentro de los 8 días calendario siguientes al corte del trimestre de ejecución. La copia de seguridad debe ser entregada con un documento descriptivo del contenido, intervalo de tiempo correspondiente al backup, e instrucciones, relación de software e infraestructura necesaria para su restauración. El costo de envío y entrega del material del Backup debe ser asumido por el proveedor.
7.6 Métricas para el conteo de usuarios
El conteo de los usuarios tiene una connotación muy importante para el SENA e igualmente para el oferente, pues es lo que determina la ejecución contractual del proyecto. A continuación se detallan las características que regirán el conteo de los usuarios:
a. La cuenta de la cantidad de usuarios que hacen uso del servicio, debe realizarse por persona únicamente, independiente del número de asociaciones a cursos, idiomas y roles que tenga cada usuario.
b. El usuario debe ser contabilizado en el momento que ingrese a la Plataforma, si el usuario no ingresa por cualquier motivo, éste no debe aparecer como un consumidor de servicio ni ser contabilizado.
c. Cada usuario debe poder estar en varios cursos de idiomas diferentes de manera simultánea, sin que esto implique que sea contabilizado varias veces, sino una única vez.
d. Cuando un usuario es reportado como retirado, desertado, cancelado en un curso, éste debe dejar de ser contado como usuario consumidor de servicio.
e. Cuando un curso es cerrado o terminado, todos los usuarios de dicho curso deben dejar ser contabilizados entre el número de usuarios que están consumiendo servicio.
f. El proveedor deberá sustentar en el momento en que solicite, por el SENA o la interventoría, el número de usuarios que está reportando como consumidores de servicio.
7.7 Almacenamiento
El proveedor debe garantizar el espacio de almacenamiento que sea necesario para que cada usuario cuente con el servicio en los niveles acordados contractualmente. No debe haber cobros adicionales durante la ejecución del contrato por concepto de adiciones o ajustes en los sistemas de almacenamiento. Estos deben ser estimados y calculados por el proveedor en la elaboración de su propuesta.
7.8 Aplicación Web para Soporte Técnico
El proveedor debe ofrecer un servicio de soporte técnico, durante la vigencia del
contrato, dirigido a los usuarios con rol de Administrador del Sistema, Usuarios
Integradores, personal de Call Center y Mesa de Servicio, que se enmarque dentro de
un esquema de Help Desk o sistema de reporte de fallas en la Plataforma, apoyado en
una aplicación que registre vía web los casos de acuerdo con las siguientes
condiciones:
a. Debe proveerse el acceso tanto al SENA como a la Interventoría, para verificar
el estado de los casos reportados y atendidos. Para los casos atendidos debe
suministrarse información suficiente que permita verificar la calidad del servicio.
b. Los costos relacionados con la instalación, mantenimiento y uso de la
herramienta, deben ser asumidos por el proveedor.
c. A cada caso reportado se le debe poder asignar un número único de caso
desde el sistema, y éste número debe ser informado al SENA de manera
inmediata.
d. A cada caso se le debe poder asignar: un título, descripción de la falla (sin
límite de caracteres) y ambiente en el cual ocurre la falla.
e. Cada falla debe poder ser tipificada con un nivel de prioridad de acuerdo con
las condiciones estipuladas en este documento.
f. Cada caso cerrado debe contar con la aprobación de la solución por parte del
SENA.
g. Para cada caso se debe documentar por parte del proveedor, tanto las causas
como el procedimiento usado para llegar a la solución, y esta documentación
quedar publicada en el historial del caso respectivo utilizando la aplicación de
soporte técnico, dentro de los 5 días calendario posterior al cierre del caso.
h. Cada caso debe contar con la siguiente información: fecha y hora de apertura,
fecha y hora de la última actualización, fecha y hora de cierre, nombre
completo de la persona responsable y de aquellas que estén atendiendo el
caso.
i. Para todo efecto, la zona horaria que se use para abrir, reportar, modificar y
cerrar casos será la de Bogotá Colombia.
j. El SENA y la Interventoría, deben poder descargar un informe en línea que
contenga como mínimo los siguientes ítems: Número del Caso, Titulo,
Descripción, Fecha Apertura y Estado Actual.
k. Los casos reportados telefónicamente, deben contar con las mismas
exigencias de registro en el sistema de soporte técnico, que las registradas vía
web.
l. Para cada caso reportado, se debe poder adjuntar como mínimo un archivo de
1 MB. en formato de Word o Imágenes .JPG o .PNG.
NIVEL DE PRIORIDAD
DESCRIPCIÓN DEL ESTADO AMBIENTE TIEMPO
MAXIMO DE RESPUESTA
1
Cuando la Plataforma no está funcionando, o por lo menos una de las aplicaciones que la componen no es accesible, desde la URL principal de login y desde el componente de Single Sign On. Cuando los contenidos, herramientas o funcionalidades de los cursos alojados en la plataforma, no son accesibles, incluso permitiendo el login y Single Sign On. Cuando el proceso de sincronización de la información, no se realiza de manera correcta, ni en los tiempos y frecuencias acordados en este documento.
PRODUCCIÓN
10 Minutos
2
Cuando el Sistema está dando ingreso a sus usuarios, pero por lo menos una de las herramientas de la aplicación, no está funcionando correctamente, no está disponible o presentan errores de desempeño.
PRODUCCIÓN
1 Hora
3
Cuando el Sistema está dando
ingreso a los usuarios, pero por
lo menos una de las
herramientas de un curso en
particular no está funcionando,
no está disponible o presentan
errores de desempeño.
PRODUCCIÓN 2 HORAS
4
Cuando la Plataforma no está funcionando, o no está disponible, desde la URL principal de login. Cuando los contenidos de los cursos alojados en la plataforma, no son accesibles, incluso permitiendo el login.
ENTRENAMIENTO 5 HORAS
6
Consultas de carácter general
sobre Plataforma, uso de
funcionalidades y aclaración de
dudas respecto del alcance de
las herramientas disponibles.
NO APLICA 48 HORAS
Las eventualidades o situaciones técnicas específicas que sucedan durante la
aplicación de pruebas de nivel, deben ser resueltas de acuerdo con la especificación
dada en el Anexo 002 y el punto ESTRUCTURA BÁSICA DE ACUERDOS DE NIVEL
DE SERVICIO, del presente documento.
7.9 Mantenimiento
El proveedor deberá suscribir los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo sobre la infraestructura tecnológica, que requiera para garantizar la debida prestación del servicio, de acuerdo con las exigencias establecidas en el presente documento. Para el caso de Mantenimiento de Software, el proveedor deberá:
a. Habilitar un ambiente emergente con la misma configuración del ambiente de producción, para validar que los cambios a realizar por mantenimiento funcionen correctamente.
b. Comunicar a la interventoría y al SENA, la necesidad de ejecución del mantenimiento con el impacto sobre el servicio, los tiempos que se requieran y la documentación de las pruebas realizadas en el ambiente emergente.
c. Acordar con el SENA y la interventoría los tiempos y fechas para la ejecución de las labores de mantenimiento sobre el ambiente de producción. Bajo ninguna circunstancia el proveedor deberá ejecutar estas labores sin previa autorización del SENA o la Interventoría.
d. Enviar un mensaje de notificación al iniciar y terminar cada una de las actividades de mantenimiento, al buzón de correo electrónico previamente definido con el SENA
e. Garantizar el mantenimiento aplicado, en los tiempos acordados, con base en los planes acordados de forma conjunta.
f. Enviar la documentación al SENA y a la Interventoría las pruebas funcionales en el ambiente de producción, que permitan evidenciar el correcto funcionamiento de los cambios aplicados durante el mantenimiento.
Cada acción de mantenimiento debe ser acordada con el SENA y la Interventoría, por lo cual no deben existir jornadas de mantenimiento sin acuerdo mutuo. Los acuerdos de nivel de servicio, no aplicarán durante la ejecución del mantenimiento en los tiempos acordados.
7.10 Aplicativo Web para la gestión y ejecución de cursos de Idiomas
En esta sección se detallan los requerimientos no funcionales y funcionales con los que debe cumplir la Plataforma de Idiomas durante la vigencia del contrato, la transferencia de conocimiento que debe ofrecer el oferente y la integración que debe realizarse con sistemas del SENA y de terceros.
7.10.1 Requerimientos no funcionales
a. Tener derecho a la instalación, configuración y uso de las actualizaciones de versión de la plataforma que se encuentren disponibles siempre y cuando cumplan con las especificaciones y se haya aprobado por parte de la
Interventoría y el SENA, a quienes se le deberá informar por parte del proveedor del Road Map o plan de actualizaciones previsto en cada año de ejecución del contrato.
b. La plataforma en sus componentes de administración, debe estar habilitada para su uso en Idioma Español.
c. La Plataforma de idiomas se adquiere para el apoyo a todas las modalidades de formación del SENA, y por ende para la formación de los usuarios que estén matriculados en dichas modalidades.
d. La plataforma debe ser compatible con los siguientes navegadores y versiones superiores:
i. Para PC
Internet Explorer 8.0 o superior
Firefox 6.0 o superior
Chrome 10 o superior ii. Para Mac
Safari 5.0 o superior
Chrome 10 o superior
Firefox 6.0 o superior e. El proveedor deberá garantizar el funcionamiento de javascript en todas las
versiones propuestas de navegador. Así como de las herramientas y funcionalidades que sea parte de la Plataforma y se basen en Javascript.
f. El proveedor deberá permitir el uso de artefactos de software como: extensiones, módulos, bloques, webservices, APIs y/o plugins que permitan fortalecer la funcionalidad actual de la plataforma y cumplir con las necesidades del SENA, sin que esto afecte la operación normal de la solución ni se derive en costos adicionales.
g. El proveedor deberá ofrecer un acceso a los administradores de la aplicación, que permita consulta directa a la base de datos: el esquema y la documentación para realizar consultas especializadas sobre los datos almacenados.
h. La interfaz debe ser totalmente gráfica con todos los utilitarios habilitados para tal fin, organizada por tipos de contenidos y funcionalidades, disponibles de acuerdo con los permisos definidos para cada rol.
i. La plataforma debe guardar la trazabilidad de todas las transacciones
ejecutadas sobre ella, incluso sobre la base de datos de manera directa. Se
debe registrar como mínimo: el usuario, la fecha y la dirección IP, operación
realizada, campo o estructuras de información afectadas.
j. La plataforma debe permitir la configuración de la presentación al usuario final, según la imagen institucional del SENA.
k. El proveedor debe tener en cuenta que los usuarios de la plataforma (aprendices, tutores/instructores, integradores, administradores, directivos, coordinadores académicos, supervisores de contrato, personal de seguimiento), deben poder ingresar y trabajar en la plataforma, desde múltiples tecnologías de acceso a internet, incluyendo la red WAN del Sena.
l. Para todo efecto, la zona horaria de todos los sistemas ofertados debe ser la
correspondiente a Bogotá Colombia, para la totalidad de los usuarios del
servicio (Aprendiz, tutor, integrador, coordinador académico, personal de
seguimiento y administrador del sistema) que trabajen sobre la plataforma.
7.10.2 Requerimientos funcionales
Todas las funcionalidades listadas a continuación son requeridas y deben estar habilitadas y/o deshabilitadas, de acuerdo con la estructura de permisos establecidos para el rol5 que esté interactuando con la plataforma, así como contemplar las validaciones a nivel de aplicación que garanticen la integridad de los datos que son: unicidad, dominio, referencial, y de datos.
7.10.2.1 Software para la aplicación de Pruebas de nivel y de Salida
El proveedor debe disponer de un ambiente para la aplicación de pruebas de nivel y
de salida para los usuarios que el SENA determine. Se debe contar como mínimo con
Pruebas de Nivel inglés y francés, para idiomas diferentes el proveedor debe
suministrar la propuesta de prueba de nivel, que deberá ser aprobada de manera
conjunta por el SENA y la Interventoría. En cuanto a las pruebas de salida, se debe
suministrar como para inglés y francés, y en cuanto a otros idiomas las pruebas deben
demostrar la clasificación en los estándares internacionales que rijan al idioma
respectivo.
La prueba de nivel debe ser adaptativa al nivel de usuario y sus resultados deben
estar alineados con el Marco Común Europeo de Referencia de Lenguas-MCER o su
equivalente internacional para otros idiomas adicionales ofrecidos. El test debe estar
basado en un banco de preguntas. Asimismo, la plataforma debe contar con un
Achievement Test, Exit Test, Test de Salida, Test de Evaluación de Resultados, que
permita la evaluación de los usuarios durante o al final del proceso de formación. Este
test debe estar alineado con el Marco Común Europeo de Referencia de Lenguas-
MCER o su equivalente internacional para otros idiomas adicionales ofrecidos y debe
estar basado en un banco de preguntas.
7.10.2.2 Gestión de Cursos
Para la comprensión de este punto y de los subsiguientes, que involucren el concepto de curso, es necesario que el proveedor asuma la definición de curso dada en el glosario, dado que es obligatorio que se asimilen estos conceptos tal y como se entienden en el contexto SENA, y que contractualmente no cabe una definición diferente. Las acciones realizadas para la Gestión de Cursos son una de las labores más importantes en la administración de una Plataforma de Idiomas del SENA, de manera que la herramienta ofertada debe incluir como mínimo las funcionalidades que se describen a continuación necesarias para el desarrollo normal de la gestión educativa y académica. Es propósito de éste documento detallar dichas características, describir su operación y necesidad, de manera que se pueda tener una idea más cercana de la solución que se debe suministrar. A continuación se explica cada una de ellas.
5 Rol identificado en la oficina virtual para Formación Complementaria y en Sofia para Formación
Titulada.
7.10.2.3 Gestión de Información de Cursos
La Plataforma de Idiomas, debe permitir gestionar la información de los cursos, permitiendo crear, ingresar, actualizar, borrar (borrado físico) y consultar. Los datos del curso son: código del curso (llave principal) y nombre del curso. Las operaciones de consulta relacionadas para cursos no deben afectar el desempeño del sistema y deben poderse realizar a partir de: Código del Curso, Nombre del Curso, por usuario instructor/tutor (ingresando el dato de usuario), por fecha de creación en el sistema. Al visualizar el resultado de la búsqueda, y de acuerdo con los permisos del rol que esté realizando la acción, la Plataforma de Idiomas debe permitir acceder al espacio del curso y realizar las acciones que le sean permitidas sobre él. El acceso debe ofrecerse de manera inmediata por medio de interfaz gráfica.
7.10.2.4 Gestión de Usuarios
Las acciones realizadas para la Gestión de Usuarios son igualmente una labor frecuente y constante en la administración de la Plataforma de Idiomas del SENA, de manera que la herramienta ofertada debe incluir como mínimo, las funcionalidades que se describen a continuación necesarias para el desarrollo normal de la gestión educativa y académica de los usuarios de la entidad. Es también propósito de éste documento detallar dichas características, describir su operación y necesidad, de manera que se pueda tener la información concreta de la solución que se debe suministrar. A continuación se explica cada una de ellas.
7.10.2.5 Gestión de información de usuarios
La Plataforma de Idiomas, debe permitir gestionar la información de usuarios, permitiendo crear, ingresar, actualizar, borrar (borrado físico) y consultar. Los datos de un usuario son: Número de Documento de Identificación, nombre, apellidos, correo electrónico, rol y contraseña. Esta gestión debe estar disponible por interfaz gráfica de la Plataforma de Idiomas. La política para el establecimiento de contraseñas debe ser acordada conjuntamente con el SENA y la Interventoría del contrato. Las operaciones de consulta relacionadas con datos de usuarios, no deben afectar el desempeño del sistema y deben poderse realizar a partir de: Número de Identificación, Nombre, Apellidos, correo electrónico y rol. Al visualizar el resultado de la búsqueda, y de acuerdo con los permisos del rol que esté realizando la acción, la Plataforma de Idiomas debe permitir acceder y editar los datos del usuario con posibilidad de actualizarlos. El acceso debe ofrecerse de manera inmediata por medio de interfaz gráfica. Es importante en este punto, tener en cuenta que la contraseña es un dato privado del usuario, de manera que no debe ser visible por medio de interfaz gráfica. El proveedor debe ofrecer la opción de cambiar la contraseña a los roles con permiso para tal acción, sin que éstos deban conocer la anterior. Lo anteriormente descrito en relación con gestión de usuarios aplica para las operaciones de gestión por medio de la interfaz gráfica. La gestión de usuarios por
medio de los sistemas administrativos del SENA, como Sofía Plus, se detallan en el ANEXO 002.
7.10.2.6 Enrolamiento de usuarios
La Plataforma de Idiomas, debe ofrecer la funcionalidad de poder realizar el enrolamiento de usuarios. Permitiendo que dicho proceso se pueda realizar uno a uno en el espacio o curso definido y por lotes (mediante la estructura de un archivo plano) dentro de un curso. El oferente, debe definir la estructura del archivo que debe ser usado para el enrolamiento por lotes, permitiendo que cada usuario sea subido como mínimo con los siguientes datos:
a. Número de Identificación b. Nombre c. Apellidos d. Correo Electrónico e. Rol del Usuario en el Curso (por ejemplo: aprendiz o tutor) f. Contraseña (desde el archivo plano se debe poder establecer sin ningún tipo
de codificación). La Plataforma de Idiomas deberá informar por interfaz gráfica cuáles usuarios fueron enrolados satisfactoriamente y cuáles tuvieron problema, estableciendo la causa. Lo anteriormente descrito en relación con enrolamiento de usuarios, aplica para las operaciones de gestión por medio de la interfaz gráfica. Las operaciones de enrolamiento de usuarios por medio de la integración con los sistemas administrativos del SENA, debe obedecer completamente a lo detallado en el ANEXO 002.
7.10.2.7 Gestión de roles y privilegios sobre las funcionalidades
La definición de roles es un punto muy importante en la implementación de una plataforma de idiomas y para el SENA, siendo necesario que su estructuración se realice acorde con las características de la entidad. La Plataforma de Idiomas debe permitir adicionar, modificar y eliminar roles de usuario. Se deben poder crear nuevos roles en la plataforma, asignarles un nombre y los permisos sobre cada una de las funcionalidades del sistema. Para la creación de un rol en el sistema, es necesario tener como mínimo los siguientes datos:
a. Nombre del rol b. Descripción del rol c. Identificación del rol o código
Posteriormente se debe establecer para cada uno de los roles creados, la estructuración de permisos que puede tener sobre las herramientas de la Plataforma. Esto debe ser posible por medio de interfaz gráfica. El proveedor se debe comprometer a entregar durante los dos (2) primeros meses de ejecución del contrato, a crear y configurar como mínimo los siguientes roles:
a. Administrador del sistema b. Subdirector de Centro de Formación c. Tutor/Instructor Principal d. Aprendiz o Estudiante e. Coordinador académico f. Seguimiento
Este producto debe ser entregado, mostrando un archivo por cada rol, en el cual se encuentre la descripción del rol, y por cada una de las herramientas el nivel de permiso establecido.
7.10.2.8 Estadísticas de la Plataforma de Idiomas
El proveedor debe suministrar informes por interfaz gráfica, de acuerdo con los siguientes requisitos:
a. Accesibles en línea de manera permanente 24 horas. b. Detallados por usuario único (por persona). c. La información de dichos informes debe haber sido generado de manera
consolidada, como mínimo el día calendario anterior a la fecha de generación del reporte.
d. Con acceso para el SENA y la Interventoría. e. Los informes deben poder ser visibles directamente en web y descargables en
como mínimo en formato de Excel o .CSV (archivo separado por comas).
A continuación se relacionan los requerimientos mínimos de informes estadísticos que el proveedor debe tener en cuenta:
a. Total de usuarios únicos activos. b. Total de usuarios almacenados en la Base de Datos (activos e inactivos o
deshabilitados por aplicación o por sincronización con Sofia Plus c. Total de cursos activos en el sistema. d. Total de cursos inactivos en el sistema. e. Total de “enrolamientos” o asociaciones de aprendices a cursos. f. Total de Logins diarios (estos logins corresponden a usuarios únicos por día
que ingresan a la aplicación). g. Total de exámenes, pruebas o sondeos, tomados.
Las estadísticas deben contener y ser generadas como mínimo con los datos del día
calendario anterior al día de generación del informe. El proveedor debe garantizar que
la generación de estos informes no afectará el rendimiento de la Plataforma.
Para todos los efectos relacionados con estadísticas la hora que debe tomarse para
los cálculos y calendario es la de Bogotá Colombia.
7.10.2.9 Reporte de Seguimiento
A continuación se relacionan los requerimientos mínimos de reportes exigidos, así como otros informes útiles y en línea, visibles para los roles que el SENA defina, según los siguientes parámetros:
a. Reporte de tutores sin ingreso a la plataforma durante tres días a todos o alguno de los cursos que tenga activos.
b. Reporte de aprendices que cumplen 8 días continuos sin ingreso al curso. c. Reporte de tiempo (horas y minutos) empleadas por un usuario sobre la
Plataforma de Idiomas. Este tema es muy importante en el caso de los tutores y se debe disponer de un webservice que facilite la información basados en parámetros de fecha.
7.10.2.10 Integración con Sofia Plus o Sistemas Administrativos del SENA
La gestión administrativa de programación de cursos, asociación de tutores a cursos,
enrolamiento y retiro de aprendices, gestión y programación de pruebas de nivel, y
todo lo relacionado con datos de producción que se manejan en la ejecución de la
formación en idiomas, es realizada por medio de la aplicación SOFIA PLUS, la cual se
enmarca en un conjunto de reglas técnicas o especificación que el proveedor debe
tener en cuenta para la oferta de su plataforma.
Dado que lo anterior implica actividades de entendimiento de los procesos y
programación de software, la valoración económica debe estar contenida en los costos
del contrato y asumida por el proveedor en su totalidad.
La integración con la aplicación de Sofia Plus y el LMS Institucional, debe ser
entregada en su totalidad antes de terminar el segundo mes de operación del contrato.
La especificación técnica se define detalladamente en el ANEXO 002, Especificación
Integración Idiomas. Antes de la entrega de la integración y la aceptación por medio de
las pruebas técnicas, el proveedor se debe comprometer asumiendo la operación
correcta y completa de la operación, utilizando los mecanismos técnicos que le
garanticen al SENA la ejecución de la formación en idiomas sin interrupción.
7.10.2.11 Funcionalidades al Interior del Curso
7.10.2.11.1 Acceso al curso
a. Por parte del Aprendiz: El acceso a cada curso por parte del aprendiz se
realiza a través de la Plataforma LMS, para lo cual se debe contar con un
modelo de autenticación del tipo Single Sign On, que le permita al usuario
ingresar al curso sin tener que autenticarse dos veces. El aprendiz debe poder
contar con las herramientas propias del LMS y también las que provee la
Plataforma de Idiomas en su totalidad, incluyendo pero no limitando a la
visualización de contenidos, poder realizar actividades, visualizar notas o
resultados de las actividades y ver el progreso realizado tanto en cada
actividad como de manera global en el curso.
b. Por parte del Tutor: El acceso a cada curso por parte del tutor también se
realiza a través del LMS, para lo cual se debe contar con un modelo de
autenticación del tipo Single Sign On, que le permita al tutor ingresar a cada
uno de los cursos que tiene asignados, sin necesidad de realizar doble
autenticación sobre el sistema. El tutor debe poder contar con las herramientas
propias del LMS y también las que provee la plataforma de idiomas en su
totalidad para dicho rol, incluyendo pero no limitando a la visualización de un
panel de notas, en donde se vea la lista de los aprendices que conforman el
curso, junto con una serie de columnas que constituyen las actividades del
curso y en las cuales se detallen: El nombre de la actividad, el porcentaje de
avance, la nota final (de cada actividad), y la fecha del último acceso por cada
aprendiz. El tutor también debe contar con un acceso para visualización de los
contenidos del curso en toda su magnitud y sin excluir ninguna actividad.
c. Por parte de los roles de Administrador de la Plataforma: El administrador
de la Plataforma definido por parte del SENA debe poder ingresar a la
plataforma de idiomas tanto por medio de Single Sign On, como de manera
independiente por medio web, con una url suministrada por el proveedor y
donde, a partir de un usuario y contraseña, se tenga acceso total y sin
restricciones a las funcionalidades administrativas de la plataforma.
Para proveer el acceso Single Sign On, el proveedor de la plataforma de Idiomas es
responsable del diseño, programación y publicación del Building Block que permita a
los aprendices, tutores y usuarios de idiomas ingresar a la plataforma de idiomas a
través del LMS Blackboard sin hacer doble autenticación.
7.10.2.11.2 Panel de Actividades y Calificaciones
El Panel de Actividades y calificaciones es la herramienta que una plataforma de Idiomas debe disponer para la organización de la valoración de las actividades que realizan los aprendices. Esta herramienta debe estar constituida de una serie de filas en la cuales se encuentra la información de los participantes del curso, y columnas en las cuales está cada una de las actividades, objeto de evaluación del curso. En la intersección de una fila con una columna, se encuentra por lo tanto, la nota de un aprendiz con respecto a una actividad de aprendizaje. El libro de calificaciones debe ser flexible en el sentido de permitir tantas columnas como actividades de aprendizaje haya, así como tantas filas como aprendices haya en el curso. El número de aprendices por curso no debe tener limitaciones por parte de la plataforma de Idiomas, y el concepto de curso debe supeditarse a lo estipulado en el glosario de éste documento. El panel de actividades y calificaciones debe permitir a los usuarios con rol tutor, hacer filtros de información, por criterios de nota, columna, y usuarios como mínimo. el panel de calificaciones debe ser descargable, en formato de texto o archivo .CSV, trayendo la información completa de filas y columnas e información de notas. El panel de actividades y calificaciones debe permitir al tutor identificar qué actividades de aprendizaje se encuentran pendientes por ser evaluadas ( y por ende cursadas por el aprendiz). El panel de actividades y calificaciones debe mostrar los resultados o notas de todas las actividades a cada tutor y aprendiz en tiempo real, ya sea que tengan nota o no hayan recibido calificación. Todas las notas registradas en el panel de actividades y calificaciones, basadas en pruebas o exámenes que contengan preguntas cerradas en su totalidad, deben ser de calificaciones automáticas, registradas y mostradas en el libro de calificaciones en tiempo real.
La estructura de notas entregada a los sistemas administrativos del SENA, debe obedecer y corresponder con la estructura del Diseño Curricular (de Sofia Plus), disponible para cada nivel de cada idioma. Específicamente, los resultados se deben ofrecer en términos de los resultados de aprendizaje de cada Programa de Formación en Idiomas de Sofia Plus.
7.10.2.11.3
7.10.2.11.4 Estadísticas del curso
Las estadísticas del curso constituyen un componente importante para tutores,
integradores, coordinadores académicos y directivos de la entidad. Deben estar
disponibles de manera permanente y ofrecer la información con oportunidad, calidad y
fiabilidad. Las estadísticas deben cumplir con los siguientes requisitos:
a. Deben ser visibles por web y descargables en formato de Excel o PDF.
b. Deben aceptar como parámetro:
i. La fecha desde la cual se deben realizar los conteos o cálculos
estadísticos
ii. Fecha hasta la cual se requiere el informe.
c. Se debe seleccionar si se requiere el informe por uno o todos los usuarios del
curso.
d. Se deben generar en el momento en que el usuario realice la petición por la
interfaz gráfica.
Además deben contener como mínimo la siguiente información, en reportes
separados:
a. Informe de actividad de usuarios por actividad en el curso: Este informe se
debe ofrecer teniendo en cuenta como parámetros: La fecha desde la cual se
quiere obtener el reporte estadístico, la fecha hasta la cual se requiere el
reporte y el usuario o los usuarios de los cuales se requiere el reporte.
b. Informe general de uso de la Plataforma de Idiomas, para usuarios de un curso,
incluyendo reporte por Actividad.
Las estadísticas deben contener y ser generadas como mínimo con los datos del día
calendario anterior al día de generación del informe. El proveedor debe garantizar que
la generación de estos informes no afectará el rendimiento de la Plataforma en
general.
7.11 Transferencia de conocimiento y material de apoyo
El objetivo de la transferencia de conocimiento consiste en ofrecer a los usuarios de la aplicación, los conocimientos necesarios para manejar las herramientas tecnológicas que de acuerdo con su rol, tenga que utilizar para el debido desenvolvimiento en el entorno de la Plataforma ofertada.
La transferencia de conocimiento a la cual se hace referencia en este documento, será impartida por el proveedor y se realizará (según el caso) de forma presencial y de forma virtual. Presencial se refiere a todas aquellas transferencias en las que se requiere reunir a las personas a entrenar, en aulas debidamente dotadas con computadores, conexión a Internet y demás materiales y/o ayudas audiovisuales, que permitan con ayuda de tutores y/o facilitadores el desarrollo de las habilidades y conocimientos específicos. El proveedor deberá suministrar para el inicio el contrato, el plan de transferencia de conocimiento el cual será revisado y aprobado por el SENA. Se debe tener en cuenta que para el primer año, las transferencias de conocimiento deben ser iniciadas una vez el SENA revise y apruebe el plan de transferencia de conocimiento. Todo el material incluido debe corresponder a la última versión de configuración del sistema y estar en idioma español – Latinoamericano e Inglés.
7.11.1 Descripción de los roles para transferencia de conocimiento y
temas mínimos a tener en cuenta
Los roles dentro del SENA, a los que se les debe realizar transferencia de conocimiento, son los siguientes:
7.11.1.1 Administrador
Es la persona encargada de la supervisión y control general de la plataforma. Los
temas que debe incluir como mínimo la transferencia son:
a. Los relacionados con Herramientas generales y conocimiento de las características relacionadas con la administración general, gestión de recursos, estadísticas y reportes de seguimiento de la Plataforma.
b. Configuración y administración de roles y permisos sobre la Plataforma. c. Herramientas para la Administración de Contenidos. d. Configuración y administración del “look and feel” de la Plataforma. e. Configuración de herramientas de carácter técnico de configuración del
sistema. f. Configuración y entendimiento de la herramienta de Panel de
Actividades y Calificaciones. g. Administración de la sincronización entre la plataforma y los sistemas
administrativos del SENA. h. Se deben incluir los contenidos correspondientes a la transferencia de
conocimiento definidos en el curso virtual para tutores, detallado en el presente documento.
i. Cualquier otro tema relacionado con las funciones propias de este rol.
Para este rol, la transferencia de conocimiento debe estar orientada a garantizar la administración de todos los componentes de la plataforma requerida.
7.11.1.2 Instructor/Tutor
Es la persona encargada impartir la formación en idiomas y hacer seguimiento a las
actividades de aprendizaje de los aprendices. La transferencia para este rol debe
incluir como mínimo los temas relacionados al curso virtual para tutores, y todos
aquellos conexos a las funciones propias de su rol.
7.11.1.3 Técnico de mesa de ayuda
Es la persona que apoya los procesos frente a personal administrativo del SENA. La
transferencia de conocimiento para este rol debe incluir los temas relacionados al
curso virtual para aprendices, descritos en el presente documento, así como también:
a. Solución a problemas frecuentes de orden técnico. b. Configuración recomendada de navegadores, herramientas de sistema
operativo, plugins, testeo y detección de problemas frecuentes causados por configuración de red.
c. Establecimiento de un protocolo para el diagnóstico, solución y escalamiento de inconvenientes técnicos.
d. Instalación, configuración y descripción del funcionamiento del software para el reconocimiento de voz.
7.11.1.4 Técnico de Centro de Contacto
Es la persona que apoya los procesos frente al usuario final. Para este rol se deben
incluir los mismos temas de la transferencia de conocimiento aplicada a los Técnicos
de Mesa de Ayuda.
7.11.2 Lugar de la transferencia de conocimiento
La transferencia de conocimiento a realizar de manera presencial a los distintos roles, deberá ejecutarse en las ciudades capitales requeridas por el SENA. Es importante tener presente que las transferencias de conocimiento a los administradores y técnicos de Centro de Contacto se realizarán en la ciudad de Bogotá. Para las transferencias de conocimiento a realizar de forma virtual, se deberá tener presente que es para personal que se encuentra en las diferentes regionales del SENA a nivel nacional, por lo que las conexiones a Internet pueden variar entre cada regional, y el contratista deberá adaptar sus recursos y estrategia para cada condición de acceso existente.
7.11.3 Características de la transferencia de conocimiento
Para la transferencia de conocimiento el SENA deberá contar con una bolsa de mil (1000) horas, que deberán ser planeadas y acordadas con el SENA y la Interventoría para su ejecución. Los roles que harán uso de estas horas son
ROL CANTIDAD MODALIDAD
Administradores 50 Presencial
Instructores 550 Presencial
Técnicos de mesa de ayuda 250 Virtual
Técnicos de centro de contacto 150 Presencial
Tabla 4. Características de la transferencia de conocimiento
Para el caso de las transferencias de conocimiento virtual, el SENA brinda la opción de que el contratista pueda apoyarse en herramientas tecnológicas como webconference y el sistema de videoconferencia de la entidad. El SENA velará por el correcto funcionamiento del sistema de videoconferencia de la entidad. Nota 1: Para los administradores, se debe realizar por lo menos una (1) transferencia de conocimiento cada año durante el tiempo de ejecución del contrato.
Nota 2: Para los instructores se debe hacer una (1) transferencia de conocimiento cada vez que se realice cambio de versión.
Nota 3: Para los técnicos de mesa de ayuda, se deben realizar dos (2) transferencias de conocimiento cada año, durante el tiempo de ejecución del contrato. En caso de presentarse un cambio de versión, también se deberá realizar una transferencia de conocimiento distinta a las dos (2) establecidas por año.
Nota 4: Para los técnicos de centro de contacto, se debe realizar una (1) transferencia de conocimiento cada año, durante el tiempo de duración del contrato. En caso de presentarse un cambio de versión, también se deberá realizar una (1) transferencia de conocimiento distinta a la establecida por año.
Para efectos de la ejecución de las actividades asociadas a la transferencia de conocimiento, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Para las trasferencias de conocimiento de manera presencial, se manejaran grupos de máximo 25 personas por sesión.
b. Para las transferencias de conocimiento de manera virtual, se manejaran grupos de máximo 50 personas por sesión.
Es responsabilidad del proveedor:
a. El traslado del personal técnico y pedagógico requerido para la realización de las transferencias de conocimiento presenciales y virtuales.
b. Facilitar las instalaciones en la cual se realizarán las transferencias de conocimiento.
c. Suministrar, instalar, puesta a punto y operación de la infraestructura tecnológica (hardware, software y comunicaciones) requeridas para ejecutar las transferencias de conocimiento.
d. Conexión a Internet y toda la infraestructura necesaria para realizar las prácticas durante la transferencia de conocimiento.
e. Proporcionar los equipos de cómputo con las características técnicas adecuados a los requerimientos exigidos para la transferencia de conocimiento.
f. Refrigerios para los asistentes y estación de café. g. Entregar el material impreso y/o digital a los asistentes en cada sesión de
transferencia de conocimiento. h. Suministrar al SENA la lista de asistencia para cada transferencia de
conocimiento que se realice. i. Entregar las certificaciones de asistencia a los participantes de las
transferencias de conocimiento (para sesiones presenciales). j. Entregar, el temario a desarrollar en las transferencias de conocimiento
para cada uno de los roles con el suficiente tiempo de anticipación.
k. Indicar la metodología a utilizar para las transferencias de conocimiento presencial y virtual.
l. Las transferencias de conocimiento se desarrollaran en un horario intensivo, previamente acordado con el SENA.
7.11.4 Criterio de aceptación de la transferencia de conocimiento
De cada sesión, el contratista deberá dejar registro documental de los temas tratados, de los asistentes, quienes se registrarán con nombre, documento de identidad, centro de formación al que pertenecen, email y su rol; y de la calificación dada por cada uno(a) de ellos al curso o sesión. Una sesión o curso se dará por aceptado cuando al menos el 80% de los participantes le dé una calificación mayor o igual a 3.75 / 5.0. En el evento de que estos criterios no se cumplan la sesión de transferencia de conocimiento o curso deberá dictarse nuevamente.
7.11.5 Curso Virtual de Manejo de Plataforma
El oferente debe suministrar un curso virtual para el manejo de la Plataforma de Idiomas ofertada, de manera que abarque todos sus componentes tecnológicos. El material no debe estar sujeto a la presentación del mismo o de la Plataforma de Idiomas, sino que deben ser contenidos HTML que puedan ser publicados en Internet sin la intermediación de la Plataforma ofertada. El curso virtual debe estar en formato html, debe comprender todos los componentes de la plataforma y un nivel de interactividad de manera que permita al usuario navegar en el material, escuchar narraciones de audio, videos y recomendaciones para mejores prácticas. Los contenidos que requieran de adobe flash player para ser visualizados, deben tener una versión alterna en html5 o tecnología similar que mantenga el nivel de interactividad de la aplicación y que permita ser usada por los usuarios que no tengan instalado el flash player en su dispositivo de trabajo.
7.11.6 Curso virtual para tutores
El curso virtual para tutores debe ofrecer toda la información necesaria para que un tutor pueda utilizar adecuadamente la plataforma. A continuación se describe los temas que como mínimo debe incluir este curso virtual:
a. Administración de Actividades b. Tipos de actividades disponibles en la Plataforma c. Organización del tiempo para la impartición de las actividades d. Manejo de la herramienta de Panel de Actividades y Calificaciones e. Manejo de herramientas administrativas, Estadísticas y reportes f. Instalación, configuración y uso del reconocimiento de voz
Para este propósito el proveedor debe tener en cuenta la integración con la Plataforma de LMS.
7.11.7 Curso virtual para aprendices
El curso virtual para aprendices debe ofrecer toda la información necesaria para que un aprendiz pueda utilizar adecuadamente la plataforma de idiomas. Este curso debe estar disponible permanentemente para todos los aprendices que estén activos. A continuación se describe los temas que como mínimo debe incluir este curso virtual:
a. Componentes técnicos necesarios para realizar el curso b. Instalación, Configuración y uso del sistema de reconocimiento de voz c. Actividades de aprendizaje d. Herramientas administrativas e. Repositorio de Contenidos f. Organización y ponderación de las notas o resultados de las actividades de
aprendizaje. Para este propósito el proveedor debe tener en cuenta la integración con la Plataforma de LMS.
7.11.8 Material de Apoyo
El oferente deberá suministrar el manual de usuario por cada rol y producto suministrado, en idioma español latinoamericano y con la descripción de uso de cada una de las funcionalidades incluidas. Estos manuales deben ser entregados una (1) semana antes al inicio de las transferencias de conocimiento y podrán ser facilitados en formato digital. El contratista actualizará los cursos virtuales y el material de apoyo cada vez que la plataforma o alguno de sus componentes sean actualizados a una nueva versión. Igualmente debe proporcionar los instructivos de instalación y configuración del software requerido y plugins, para que funcionen dentro de la red SENA, y que contenga también la información genérica para que los administradores de redes empresariales estén en capacidad de configurar los puertos que se utilizan, tipos de tráfico, parámetros para conexiones con proxy, y demás consideraciones técnicas que permitan que la aplicación funcione de manera óptima.
7.11.9 Otras Integraciones
El proveedor debe proveer las herramientas técnicas necesarias, que permitan la integración de la plataforma ofertada con otras plataformas, ya sean construidas por el SENA o de terceros que necesiten integrarse como parte de las acciones que realicen conjuntamente con la entidad. Para éste propósito deberá ofrecer los elementos técnicos necesarios y pertinentes para lograr que otros proveedores puedan establecer comunicación con los componentes, módulos o información de la plataforma de idiomas; estos elementos como WebServices y APIs (Application Programming Interface). El proveedor debe tener en cuenta que en el desarrollo del contrato puede haber necesidad de programar integraciones con otras plataformas o sistemas de información de terceros, por lo cual, debe incluir en su personal de soporte, perfiles conocedores de la infraestructura y del software usado, así como de programación en los lenguajes y tecnologías, en los que funcionan los componentes de integración. En cada caso se deberá acordar conjuntamente con el SENA, el cronograma de actividades y tiempos previsto para los desarrollos necesarios.
8 DOCUMENTACIÓN
Todos los informes, comunicaciones, manuales de usuario, documentos de transferencias de conocimiento, videos, tutoriales, ayudas en línea, actas, ayudas de memoria, deben ser presentados en idioma Español Latinoamericano. Previo acuerdo con la Interventoría y el SENA, algunos manuales técnicos pueden ser entregados en idioma Inglés Americano.
9 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO
El proveedor deberá suministrar y mantener, durante la ejecución del contrato y hasta la terminación del mismo, el siguiente personal mínimo requerido para la ejecución del objeto contractual. Además de lo anterior, deberá contar con una oficina central que, entre otros aspectos, le preste soporte en asuntos de orden técnico, legal, administrativo, financiero y contable. Los recursos técnicos necesarios para el desarrollo de las actividades del personal requerido serán suministrados por el contratista. El personal anteriormente descrito, será de carácter obligatorio en el proyecto, por lo cual los proponentes lo deberán tener en cuenta en su totalidad al momento de contemplar su cotización. Dado que es personal mínimo requerido, el siguiente cuadro de cargas, no pretende tener en cuenta la totalidad del personal técnico que el proveedor requiera para cumplir con los requerimiento del SENA:
PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO CON SUS PERFILES Y EXPERIENCIA
Can
tid
ad
Ro
l a
des
emp
eñar
Formación Académica
Exp
erie
nci
a
Gen
eral
Experiencia Específica
% d
e
ded
icac
ión
y
dis
po
nib
ilid
ad
Pregrado
Postgrado y/o
Certificaciones Tiempo
Como/En Número de Proyectos
Requerimiento particular:
1 Director
de Proyecto
Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica o Afines o Ingeniería Industrial
Gerencia de Proyectos Ocho (8)
años
Cinco (5) años de experiencia profesional, como: Coordinador o Director o Gerente en proyectos de tecnología.
Tres (3) proyectos
- Como Coordinador o Director o Gerente en proyectos. - Los proyectos asociados con la implementación de soluciones de tecnologías de la información. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año.
100
1
Gerente de
Servicio y
Tecnología
Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica o Afines o Ingeniería Industrial
Título de postgrado en áreas relacionadas con tecnología o Gerencia de Proyectos y Certificación en ITIL Fundation – Versión 3.0
Cinco (5)
Años
Cinco (5) años de experiencia profesional en operación de sistemas de información.
Dos (2) proyectos
- En los proyectos mencionados, adelantando actividades que tengan que ver la gestión en la prestación de servicios de TI. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año.
100
PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO CON SUS PERFILES Y EXPERIENCIA
Can
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Formación Académica
Exp
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Gen
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Experiencia Específica
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y
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Pregrado
Postgrado y/o
Certificaciones Tiempo
Como/En Número de Proyectos
Requerimiento particular:
1 Apoyo
Técnico
Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica
Especialización en temas relacionados con Programación y/o Bases de Datos.
Tres (3)
Años
Tres (3) años de experiencia profesional en la implantación de sistemas de información
Dos (2) proyectos
- En los proyectos mencionados, adelantando actividades que tengan que ver la implantación de sistemas de información. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año. Disposición de apoyo en sitio para el SENA.
100
1
Apoyo Técnico
y Program
ación
Ingeniería de Sistemas o Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Título de Tecnología o Ingeniería de Sistemas
Dos (2) Años
Dos (2) años de experiencia en análisis y desarrollo de sistemas de información, programación y desarrollo de sistemas web, soportados en bases de datos.
Dos (2) proyectos
Experiencia específica en programación web de aplicaciones soportadas en bases de datos. Disposición para apoyo inmediato en sitio para el SENA.
100
9.1 Funciones y responsabilidades del equipo mínimo requerido
A continuación y sin que sea ésta una relación exhaustiva, se describen las responsabilidades de los funcionarios del equipo mínimo requerido, entendiéndose que dicho equipo deberá llevar a cabo todas aquellas labores que no estando incluidas en esta relación deban realizarse para garantizar el cumplimiento del objeto y del alcance de este proyecto.
9.1.1 Director de Proyecto
1. Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades de carácter técnico, administrativo, legal y financiero que involucren la ejecución del proyecto en todas sus etapas, con la oportunidad y calidad requeridas de acuerdo con los recursos asignados.
2. Gestionar el plan de dirección del proyecto. 3. Gestionar el cronograma general del proyecto.
4. Gestionar de manera óptima los recursos técnicos, humanos, financieros, físicos y
logísticos necesarios para cumplir con el cumplimiento de los objetivos del proyecto de acuerdo con el alcance estipulado, tiempo y presupuesto asignado.
5. Gestionar los informes de avance del proyecto y atender con la oportunidad y calidad requerida los requerimientos de información que respecto de la ejecución del proyecto se requiera por parte del SENA y la Interventoria.
6. Participar de manera activa en las reuniones y/o comités que para efectos de
planeación, organización, ejecución y control y/o seguimiento del proyecto se establezcan.
9.1.2 Gerente de Servicio y Tecnología
1. Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades de carácter técnico que involucren la ejecución del proyecto en todas sus etapas, con la oportunidad y calidad requeridas de acuerdo con los recursos asignados.
2. Velar por que lo consignado en plan de dirección del proyecto en lo que respecto con el tema técnico sea lo pertinente para cumplir con el tiempo, presupuesto y alcance del proyecto.
3. Elaborar los informes de avance del proyecto y atender con la oportunidad y
calidad requerida los requerimientos de información que respecto de la ejecución del proyecto se requiera por parte del SENA y la interventoría en relación con los temas a cargo.
4. Participar de manera activa en las reuniones y/o comités que para efectos de
planeación, organización, ejecución y control y/o seguimiento del proyecto en aspectos de carácter técnico se establezcan.
5. Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades asociadas con la integración de la solución con los sistemas del SENA a que se hace mención en el presente documento.
6. Responder las quejas de orden tecnológico, funcional y de interoperabilidad que sean escaladas o que lleguen directamente por parte de los usuarios.
9.1.3 Apoyos Técnicos y de Programación
1. Planear y ejecutar las actividades de Análisis, desarrollo e implementación de los componentes de software necesario para el cumplimiento de los requisitos definidos contractualmente.
2. Ejecutar las actividades de análisis, desarrollo, implementación y mantenimiento de los componentes de integración con los sistemas administrativos del SENA.
3. Responder las quejas de orden tecnológico, funcional y de interoperabilidad que sean escaladas o que lleguen directamente por parte de los usuarios.
4. Atender los requerimientos técnicos generados por el SENA para la optimización del servicio a los usuarios.
5. Documentar todas las actividades técnicas ejecutadas en el marco de la ejecución del contrato.
6. Participar en las reuniones o jornadas de trabajo, de carácter técnico planeadas conjuntamente con el SENA y/o proveedores de servicio de LMS.
7. Atender directamente las comunicaciones, requerimientos, quejas y observaciones generadas por los integradores y tutores.
10 ESTRUCTURA BÁSICA DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO
A continuación se presentan las áreas básicas aplicables para niveles de servicio. Los
detalles específicos de métricas, periodicidad e implicaciones contractuales, en
relación con el cumplimiento de los niveles de servicio se especificarán con la
interventoría. El proveedor debe asumir los costos asociados con la aplicación de las
métricas que validan los niveles de servicio.
Los ANS (acuerdos de niveles de servicio), están relacionados sin limitarse con las
siguientes áreas y productos:
Infraestructura
Disponibilidad de la plataforma
Aplicación
o Aplicación para la gestión de idiomas ofrecidos
o Pruebas de Nivel
o Prueba de Salida
o Ambiente de Entrenamiento
o Ambiente Pruebas
Soporte técnico
o Oportunidad (7x24)
o Calidad (técnica también)
o Documentación (base del conocimiento)
o Soporte en sitio
o Tiempo de respuesta
Integración por medio de Single Sign On con el LMS
Integración con Sofia Plus
o Disponibilidad de todos los componentes descritos en la especificación.
o Desempeño
o Integridad de los datos (calidad de la datos)
Administración
Transferencia conocimiento
o Metodología (oportunidad)
o Recurso humano
o Logística
o Material
10.1 PRODUCTOS
Archivos Scorm de todos los objetos de la propuesta de todos los idiomas
ofertados.
Medios físicos de instalación (8000) definidos en los términos
Autorización de uso del software para el número de usuarios definido en los
términos.
11 GLOSARIO
Actividad de aprendizaje: Acciones integradoras e integradas entre sí, realizadas por los aprendices con la orientación del instructor/tutor a lo largo del proceso formativo. Son objeto directo de aprendizaje, y en este documento integra acciones como actividad, foro, prueba/examen, sondeo/encuesta. Ambiente Emergente: Ambiente sobre el cual el proveedor realiza tareas de mantenimiento de software, y pruebas de correcto funcionamiento antes de ser realizadas sobre el ambiente de producción.
Ambiente de Entrenamiento: Se define ambiente de entrenamiento a la
infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, y servicios destinado para apoyar la formación, transferencia tecnológica y de conocimiento para los instructores/tutores del SENA y público demás público que la entidad designe para el aprendizaje para el uso de la Plataforma adquirida. Ambiente de Producción: Se llama ambiente de producción a la infraestructura tecnológica, de hardware, software operativo, software aplicativo, y servicios, destinado para apoyar la operación de los usuarios pertenecientes a Formación Titulada, Titulada Virtual y Complementaria. El ambiente de producción está conformado por dos instancias, una para formación Titulada y Titulada Virtual y otro para formación Complementaria. Siempre que se haga referencia a Ambiente de Producción, se debe tener en cuenta que se trata de lo definido en este punto.
Ambiente de Pruebas: Se define ambiente de pruebas a las infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo y servicios, destinado para apoyar labores técnicas de pruebas y dispuestos en sitio en el datacenter definido y propiedad del SENA.
Aplicación: Se llama aplicación a cada una de los componentes de software que integran la Plataforma de Idiomas.
Aprendiz: es toda persona que reciba formación. En el SENA se reconoce con el perfil de libre pensador, con capacidad crítica, solidario, emprendedor, creativo y líder.
Cloud Privado: Es la contratación de infraestructura, software, plataforma y soporte
técnico como servicio, destinada a ofrecer una solución integral, para empresas que requieren dedicación y ubicación de dichos componentes de manera exclusiva- Coordinador Académico: Es el funcionario SENA quien tiene a cargo la coordinación y supervisión de la actividad de los instructores/tutores de un Centro de Formación. Crédito Parcial: En el contexto del presente documento, se debe entender crédito parcial, a la valoración que se da a la respuesta de una pregunta perteneciente a una prueba o examen, cuándo ésta no corresponde totalmente a lo que se espera como
respuesta correcta, pero que incluye una parte de la que debería ser. Debe por lo tanto existir un valor para la respuesta totalmente correcta y otro llamado “crédito parcial” de menor puntaje para respuestas que en parte son correctas. Cupo: Un cupo es la asociación de un aprendiz a un curso de formación de cualquier modalidad de formación. Es decir, si una persona es asociada o matriculada a un curso, esta persona representa un cupo, pero si la persona esta matriculada en varios cursos, ésta representa tantos cupos como cursos esté tomando. La cantidad de cupos difiere por lo tanto de la cantidad de personas. Para el propósito de este proceso, el SENA ofrece la información histórica de cupos con el objetivo de ilustrar a los posibles oferentes, pero la necesidad de usuarios para servicio está representada en términos de personas. Curso: Un curso es la conformación de un grupo de aprendices que se inscribieron en un programa de formación, con el acompañamiento de un tutor/instructor y siguiendo una serie de actividades de aprendizaje, que buscan el cumplimiento de objetivos específicos de formación. El curso de acuerdo a la modalidad puede tener diferentes duraciones, si es de formación complementaria puede durar al entre 5 y 10 semanas, pero si es de Formación Titulada, esta duración puede extenderse a un año o año y medio. El curso es el eje fundamental en el cual se desarrollan las estrategias administrativas y pedagógicas de la entidad, constituye el núcleo del proceso formativo, por lo cual cualquier herramienta tecnológica utilizada para trabajar un curso, debe acoplarse totalmente al concepto SENA. Es decir, un curso siempre tiene por lo menos un tutor, un curso tiene una cantidad determinada y limitada de aprendices, un curso tiene fecha de inicio y terminación, y esto debe ser interpretado totalmente en los ámbitos tecnológicos. Para los propósitos de este documento, un curso no debe tener límite de participantes o aprendices, y es potestad del SENA definir cuantos incluirá en cada curso, así como también cuantos tutores lo administrarán. Curso Semilla: El curso semilla es la plantilla bajo la cual se deben crear todos los cursos relacionado con un nivel de un idioma.
Enrolamiento: Enrolamiento se refiere a la asociación de un usuario en un curso con
un determinado rol. Por ejemplo: el enrolamiento de un aprendiz en un curso, algo que puede ser asimilado con el término de matrícula, pero técnicamente visto. Otro ejemplo de enrolamiento es el de asociación de un tutor a un curso, el cuál técnicamente es parecido al primer ejemplo. Ficha: En SOFIA Plus se llama Ficha a un Curso como tal de cualquier modalidad de formación. File System: Para los propósitos del presente documento se llama File System, al conjunto de archivos correspondientes a los contenidos de todos los cursos que haya en cada uno de los ambientes. En resumen, se puede llamar File System a todos los archivos de un curso que no están almacenados en el Repositorio de Contenido. Formación Complementaria Virtual: la formación Complementaria Virtual, en el SENA, consiste en toda la oferta de cursos que se desarrollan totalmente sobre una plataforma de LMS, integrada con la Plataforma de idiomas. Los usuarios se inscriben desde cualquier lugar de Colombia, incluso del mundo, y luego de que la Oficina Virtual les asigna el tutor y un curso, pasan a la Plataforma LMS y allí realizan todo su
proceso formativo. Generalmente son cursos de 5 a 10 semanas de trabajo, sobre el cual se recomienda a los aprendices trabajar semanalmente 10 horas, distribuidas en todos los días (incluso fines de semana y festivos). Formación Titulada Presencial: Se llama Formación Titulada a los programas del formación del SENA, de larga duración y que corresponden a los niveles de Técnico y Tecnólogo. Los aprendices de formación titulada, permanecen la mayor parte del tiempo en las instalaciones de los Centros de Formación del SENA, y utilizan los ambientes informáticos para conectarse a la plataforma LMS. Igualmente, se conectan desde sitios externos a la red SENA. Un usuario de formación titulada, puede estar en el SENA, un promedio de año y medio, tiempo durante el cual debe estar en posibilidad de ingresar al LMS, conservando el histórico de actividades y evidencias de aprendizaje. Nota: cuando se hable en términos de Formación Titulada, debe entenderse que se hace referencia a “Formación Titulada Presencial”. Formación Titulada Virtual: La modalidad de Formación Titulada Virtual, es la formación orientada a los niveles Técnico y Tecnólogo, que se oferta y se ejecuta totalmente en ambientes virtuales de aprendizaje. Es decir, la ejecución se lleva totalmente sobre el LMS, por lo cual los aprendices no están físicamente en ningún Centro de Formación del SENA, estos programas de formación también son de larga duración, al igual que Formación Titulada. Este tipo de Formación se tiene previsto implementarla a partir del segundo semestre de 2012, por eso la ausencia de cifras históricas. FTP: Es el protocolo de internet destinado para la Tranferencia de Archivos (File Transfer Protocol).
Funcionalidad: Se llama funcionalidad a cada una de las herramientas, junto con su
utilidad, que hacen parte de las aplicaciones de la Plataforma. Gestionar cursos: Gestionar los cursos se refiere al conjunto de acciones de: Crear, Consultar (buscar), eliminar y actualizar información de cursos. Es necesario que en el contexto del documento, la palabra gestionar se interprete siempre asociada a dichas tareas. Grupo: Se denomina grupo, al creado por un tutor al interior de un curso, y conformado por varios aprendices de un curso. Es decir, dentro de un curso, puede haber varios grupos creados por un tutor. Es importante diferenciar los conceptos de Curso y Grupo, para el entendimiento de algunos ítems dentro del presente documento. IMS (Instruction Management Systems): es un consorcio que agrupa a vendedores, productores, implementadores y consumidores de e -learning, y que se enfoca completamente a desarrollar especificaciones en formato XML. Estas especificaciones, garantizan la compatibilidad de los objetos de aprendizaje y datos, con el fin de garantizar la exportación o migración de datos entre sistemas. Integrador: El integrador es la persona designada por el SENA, para ofrecer soporte de primer nivel para la formación mediada virtualmente en los Centros de Formación de la entidad, y que está a cargo de la atención de los instructores/tutores pertenecientes a dicho Centro, de la inscripción de los aprendices en los cursos, y la administración general de la programación de activación y cierre de cursos.
Panel de Actividades y Calificaciones: Es la herramienta que una Plataforma de idiomas dispone para la organización de la valoración de las actividades que realizan los aprendices. El Panel de Actividades y Calificaciones, por lo tanto se constituye de una serie de filas en la cuales se encuentra la información de los participantes en el curso, y columnas en las cuales está cada una de las actividades objeto de evaluación del curso. En la intersección de una fila con una columna, se encuentra por lo tanto, la nota de un aprendiz con respecto a una actividad. El libro de calificaciones es flexible en el sentido de permitir tantas columnas como actividades de aprendizaje haya, así como tantas filas como aprendices haya en el curso. MetaDatos: Los metadatos constituyen la información que permite clasificar un objeto de aprendizaje o archivo dentro del repositorio de contenido. Esta información es almacenada en una base de datos y relacionada con un archivo, con el fin de poder facilitar la organización general de la información en el sistema, o también de disponer parámetros de búsqueda. Micrositios: Para efectos del presente documento, se define micrositio como un conjunto de páginas web, el cual esta organizado de manera tal que una página principal, permite la navegación entre ellas. A esa página inicial, generalmente se le conoce como “index”, y se encuentra en formato html. Un micrositio, puede ser un elemento de contenido de un curso, sin embargo, la página que se dispone directamente para el usuario es la de index y a partir de esta, se ofrece el acceso a las otras páginas. Nivel: Un nivel en el contexto del presente documento es el conjunto de contenidos, actividades y resultados de aprendizaje que comprenden la clasificación de cada escala de destreza en el manejo de un idioma, según los estándares internaciones que rigen dicho idioma. Objeto de Aprendizaje: Se llama así a un elemento de software que aplicado en un entorno formativo, ayuda a cumplir los objetivos del proceso de formación, dándole valor agregado. Un objeto de aprendizaje se caracteriza más que por su origen tecnológico, por ser autocontenible y reutilizable, con un claro propósito educativo, constituido por al menos tres componentes editables: contenidos, actividades de aprendizaje y elementos de contextualización.
Plan de continuidad del negocio: Continuidad del Negocio es un concepto que abarca tanto la Planeación para Recuperación de Desastres (DRP) como la Planeación para el Restablecimiento del Negocio. Recuperación de Desastres es la capacidad para responder a una interrupción de los servicios mediante la implementación de un plan para restablecer las funciones críticas de la organización. Ambos se diferencian de la Planeación de Prevención de Pérdidas, la cual implica la calendarización de actividades como respaldo de sistemas, autenticación y autorización (seguridad), revisión de virus y monitoreo de la utilización de sistemas (principalmente para verificaciones de capacidad). En esta ocasión hablaremos sobre la importancia de contar con la capacidad para restablecer la infraestructura tecnológica de la organización en caso de una disrupción severa.
Plataforma: Se llama Plataforma al conjunto de aplicaciones que conforman la solución solicitada por el SENA dirigida a apoyar tecnológicamente la ejecución de los programas de formación de idiomas.
Pregunta Cerrada: Se entiende por pregunta cerrada aquella cuya respuesta ha sido programada previamente en el LMS y que es fija, sin depender de un concepto o revisión adicional por parte del tutor. Protocolo: conjunto de reglas definidas con base en parámetros de nota de un elemento del libro de calificaciones. Recuperación de Desastres: es la capacidad para responder a una interrupción de los servicios mediante la implementación de un plan para restablecer las funciones críticas de la organización. Road Map: Puede considerarse la hoja de ruta del Software, en donde el fabricante determina en el tiempo, cual es el cronograma de producción de actualizaciones, nuevas funcionalidades o versiones de una aplicación. Ruta de Aprendizaje: Es un proyecto o conjunto de proyectos que desarrollados por el mismo aprendiz en distintos tiempos, ambientes y con diversos recursos o materiales de formación, permiten cumplir con los resultados de aprendizaje definidos para el programa de formación y por tanto el desarrollo integral de las competencias asociadas a dicho programa. Nota: en relación con la forma como se gestionan los proyectos, se puede obtener más información en http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=162&Itemid=1 . SCORM: del inglés Sharable Content Object Reference Model, es un conjunto de estándares y especificaciones que permite crear objetos de aprendizaje estructurados. Los sistemas de LMS originalmente usaban formatos propietarios para los contenidos que distribuían. Con SCORM se hace posible crear contenidos que puedan importarse dentro de sistemas de gestión de aprendizaje diferentes, siempre que estos soporten las especificaciones SCORM. SMTP: De su significado en inglés: Protocolo Simple de Transferencia de Correo, es un protocolo de la capa de aplicación. Protocolo de red basado en textos utilizados para el intercambio de mensajes de correo electrónico entre equipos de cómputo u otros dispositivos (PDA's, teléfonos móviles, etc.). Está definido en el RFC 2821 y es un estándar oficial de Internet. Tutor/Instructor: Se denomina Instructor o Tutor al funcionario responsable de la formación en un curso, y quien implementa las acciones necesarias para plasmar la metodología SENA en los cursos que tiene a cargo. Un tutor-instructor, puede tener vinculación de planta o también puede ser contratista, pero en todo caso, ambos utilizan los ambientes tecnológicos de la Plataforma de Idiomas para realizar la atención y seguimiento a sus cursos. Usuario: Cualquier persona creada en el sistema. Gestionar: En el contexto de este documento, se debe entender como la creación, modificación / edición, eliminación, consulta / búsqueda, que un usuario con un rol autorizado para todas o parte de estas tareas, puede ejecutar sobre una herramienta. Inactivo: componente que no tiene disponibilidad en el Sistema, pero que puede reactivarse a pedido del SENA y el Administrador del Sistema.