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Auditoría InternaInstituto Nacional de Aprendizaje

Informe No 11-2014

INFORME No 11-2014

UNIDAD REGIONAL HUETAR NORTEREGISTRO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN

FINANCIERA, URHN

RESUMEN EJECUTIVO................................................................................2

1. INTRODUCCIÓN...................................................................................41.1 Origen...........................................................................................41.2 Objetivo.........................................................................................41.3 Alcance..........................................................................................4

2. RESULTADOS.......................................................................................62.1 Deficiencias en el manejo, custodia y registro de garantías.........62.2 Deficiencias de control en la revisión de respaldo en los cheques,

transferencias bancarias y vales de caja chica.............................92.3 Cuentas corrientes sin movimientos de cheques........................122.4 Ausencia de arqueos sorpresivos de algunos formularios...........132.5 Ausencia de bitácora, para los dispositivos de seguridad...........142.6 Deficiencias en el manejo de las claves de acceso a cajas fuertes

142.7 Desactualizaciones en los registros de firmas.............................152.8 Deficiencias en Conciliaciones Bancarias....................................16

3. CONCLUSIONES.................................................................................17

4. RECOMENDACIONES.........................................................................18A la Jefatura de la Unidad Regional Huetar Norte...................................18

5. OBSERVACIONES...............................................................................195.1 Discusión y remisión del Informe................................................195.2 Plazo para ejecutar las recomendaciones...................................195.3 Algunos aspectos de la Ley General de Control Interno..............205.4 Responsable del Estudio.............................................................20


Informe No 11-2014

RESUMEN EJECUTIVOUNIDAD REGIONAL HUETAR NORTE

REGISTRO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, URHN

En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del año 2013, se realizó una auditoría financiera en la Unidad Regional Huetar Norte, cuyo objetivo fue examinar los controles existentes para el manejo de los fondos rotativos y de la información financiera, para determinar que se están aplicando oportunamente. El periodo de estudio comprende de noviembre del 2012 a octubre del 2013, ampliándose en los casos en que se consideró necesario. Para efectos del trabajo se revisaron aspectos de control aplicable sobre la administración del efectivo y los valores, la emisión y control de los comprobantes de ingreso de caja, las cuentas de ahorro asignadas al personal, las cuentas bancarias y las garantías, en dicha Unidad.

Seguidamente, se citan los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Deficiencias en el manejo, custodia y registro de garantías.

Deficiencias de control en la revisión de respaldo en los cheques, transferencias bancarias y vales de caja chica.

Cuentas corrientes sin movimientos de cheques.

Ausencia de arqueos sorpresivos de algunos formularios.

Ausencia de bitácora, para los dispositivos de seguridad.

Deficiencias en el manejo de las claves de acceso a cajas fuertes.

Desactualizaciones en los registros de firmas.

Deficiencias en conciliaciones bancarias.

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De acuerdo con lo observado en el desarrollo de esta auditoría en el Proceso Financiero Contable de la Unidad Regional Huetar Norte, se determinaron importantes omisiones e inobservancias, por parte de las personas funcionarias, en la aplicación de los controles y procedimientos establecidos internamente, para el manejo, control y registro en las garantías; asimismo, en la documentación que respalda los cheques, transferencias y vales de caja chica. Lo anterior, es de suma trascendencia, dado que estas inconsistencias comprometen la salvaguarda del efectivo y valores (dados en garantías); y debilitan el control interno entorno a los requisitos que se han establecido para los desembolsos que se realizan con fondos públicos.

Además, se detectaron otras inobservancias en actividades, tales como la actualización de registros de firmas, cambio de contraseñas de las cajas fuertes; arqueos sorpresivos en fórmulas de cheques en blanco, garantías en efectivo y comprobantes de ingresos de caja. Dichas deficiencias son de fácil subsanación; no obstante, el no aplicar las medidas de control establecidas, puede generar un impacto negativo para la Institución.

Es importante acotar, que en estudios anteriores de esta Auditoría Interna, se han emitido recomendaciones, en relación con los controles para: las garantías; detalle en las facturas de los vales de caja chica; y las cuentas corrientes sin movimientos, pero con formularios de cheques en blanco; sin embargo, se evidencia que dichas deficiencias solo fueron corregidas, para cumplir con lo solicitado en ese momento, pero no para mantener el adecuado control interno entorno a esas actividades.

Con respecto a los arqueos del fondo de caja chica, arqueos de comprobantes de ingresos de caja, cierres diarios de caja, reintegros de caja chica, arqueo de documentos en blanco, arqueo de cheque en custodia de Tesorería y la designación de funciones a funcionarios se obtuvieron resultados satisfactorios.

Para subsanar las debilidades detectadas se giraron nueve recomendaciones a la Jefatura de la Unidad Regional Huetar Norte.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El presente informe se origina en la ejecución de un estudio de auditoría efectuado en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del año 2013.

1.2 Objetivo

Examinar los controles existentes para el manejo de los fondos rotativos y de la información financiera, para determinar que se están aplicando oportunamente.

1.3 Alcance

Se realizó una auditoría financiera en la Unidad Regional Huetar Norte, sobre el registro y control financiero. El periodo de estudio abarcó de noviembre 2012 a octubre del 2013, ampliándose en los casos en que se consideró necesario.

Para efectos del trabajo se revisaron aspectos de control aplicable sobre la administración del efectivo y los valores, la emisión y control de los comprobantes de ingreso de caja, las cuentas de ahorro asignadas al personal, las cuentas bancarias y las garantías, en dicha Unidad. A continuación se expone la población y la muestra con las que se realizó la auditoría.

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El estudio se realizó con base en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República y considerando la siguiente normativa:

Normas de control interno para el Sector Público, publicadas en el Diario Oficial “La Gaceta” #26 del 6 de febrero del 2009.

Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CODFOE), publicadas en el Diario Oficial “La Gaceta” #19 del 21 de junio del 2007.

Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense, publicados en la Gaceta #168 del 28 de agosto 1998.

Reglamento de Fondos Rotativos de Trabajo y de Caja Chica y Viáticos, publicado en El Diario La Gaceta #102, del 29 de mayo del 2007.

Reglamento Uso de Recursos Informáticos, del Instituto Nacional de Aprendizaje, publicado en El Diario La Gaceta #51, del 15 de marzo del 2010.

Reglamento Autónomo de Servicios del Instituto Nacional de Aprendizaje, publicado en El Diario La Gaceta #5, del 7 de enero del 2011.

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Procedimiento P URF PT 31 “Pago de Bienes y Servicios”, edición 04, con fecha del 23 de julio del 2009.

Procedimiento P URF PT 32 “Registro de Firmas”, edición 05, con fecha del 14 de octubre del 2013.

Procedimiento P URF PT 35 “Recibo y Devolución de Garantías”, edición 06, con fecha del 19 de junio del 2013.

Procedimiento P URF PT 39 “Manejo de Cheques en blanco, emitidos y entregados en el INA”, edición 02, con fecha del 03 de abril del 2013.

Procedimiento P URF PT 42 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, edición 04, con fecha del 22 de agosto del 2013.

Instructivo I URF PT 02 “Uso de formulario de Vales de Caja Chica para Viáticos y Transporte o Bienes y Servicios”, edición 09, con fecha del 04 de abril del 2013.

Instructivo I URF PT 05 “Liquidación de Adelantos y Gastos a Cubrir”, edición 10, con fecha del 28 de octubre del 2013.

Instructivo I URF PC 25, “Conciliaciones de Garantías en Efectivo”, edición 03, con fecha del 15 de enero del 2013.

2. RESULTADOS

2.1 Deficiencias en el manejo, custodia y registro de garantías

De acuerdo con las pruebas realizadas a las garantías en efectivo y valores custodiados por el Proceso Financiero Contable, se determinaron una serie de deficiencias, a saber:

a. Se comprobó que en el auxiliar de la cédula #10806, “Valores en Custodia”, con fecha del 30 de setiembre del 2013, se registró un CDP del Banco Nacional de Costa Rica #400-01-163-020295-8”, por

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un monto de ¢330.888,00, que pertenece a la Junta Administradora C.T.P. Santa Rosa de Pocosol; sin embargo, éste se entregó a la Junta Administradora el 24 de julio del 2006, según consta el “Control de Garantías N109-05”.

b. Se constató que el Proceso Financiero Contable no lleva un auxiliar de las garantías de efectivo en dólares.

c. Al efectuar el arqueo de las garantías en efectivo en colones, no se encontraron los recibos originales #07-09, por un monto de ¢108.000,00 y el recibo #41, por un monto de ¢446.420,00.

d. Se determinó que en la conciliación de la cuenta contable de activo número 1-01-03-008-0000, “B.N.C.R. CTA. 8278 H.N. GARANTÍAS” y la cuenta de pasivo 2-03-01-060-0000, “Garantías San Carlos”, existió una diferencia entre los meses de diciembre 2012 a octubre 2013, por ¢1.518.795.90, y en el mes de noviembre 2013 por ¢480.696,99, las cuales, se atendieron en el transcurso del estudio mediante el CAD #20133009 y el #20133478, respectivamente.

e. Se detectó que al 30 de setiembre del 2013, existían veintiséis garantías en valores (5 CDP’s y 21 avales) y nueve en efectivo, todas vencidas. Es importante acotar, la existencia de cuatro certificados de depósitos a plazo vencidos que van desde el año 2000, 2001, 2002 y 2006. Además, se observaron garantías en efectivo vencidas desde el año 2002, 2007 y 2009.

f. Se comprobó que de julio a octubre del 2013, el Proceso Financiero Contable no remitió los informes de garantías vigentes al Proceso de Adquisiciones.

g. Según consulta en el “Reporte de Garantías” de Adquisiciones del Sistema de Recursos Materiales (SIREMA), con corte al 23 de enero del 2014, existían registros de ciento cinco garantías de cumplimiento y setenta y cinco de garantías de participación, vencidas.

En las Normas de Control Interno para el Sector Público, 4.3 “Protección y conservación del patrimonio”, se estipula: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la

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protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, (…)”.

En la norma 4.4 “Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información”, se establece: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, valuar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas.”.

En La norma 5.6 “Calidad de la información” se regula: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. / Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad.”.

En la sub-norma 4.4.5 “Verificaciones y conciliaciones periódicas”, se dispone: “La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos (…).”.

En el procedimiento P URF PT 35, “Recibo y Devolución de Garantías”, edición 06, punto 6.6., “Comunicado de Garantías Pendientes de retirar”, se establece:

“La persona funcionaria de la Unidad de Recursos Financieros o Proceso Financiero Contable de las Unidades Regionales responsable de las garantías, remite a la dependencia contratante oficio donde se mencionan las garantías vencidas pendientes de retirar para que se le solicite a la persona proveedora el retiro de dicho documento en la Unidad de Recursos Financieros o en el Proceso Financiero Contable de las Unidades Regionales. /En los primeros 10 días hábiles de cada mes, la persona responsable de garantías, revisa el archivo de garantías para determinar cuáles avales están vencidos y si tienen más de dos meses de comunicado su retiro y este no se ha realizado, elabora y envía un oficio de traslado de documentos a la dependencia contratante para que archive el aval en el expediente u oferta con que participo la persona proveedora.”.

En el punto 6.7 “Informe de garantías”, se ordena:

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“La persona funcionaria (…) del Proceso Financiero Contable en las Unidades Regionales responsable de las garantías, remite dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes, un informe con el detalle de las garantías que se encuentran vigentes, al Proceso de Adquisiciones (…) de las Unidades Regionales según corresponda, esto con la finalidad que los Procesos de Adquisiciones realicen las conciliaciones y ajustes respectivos. / Tratamiento a Garantías en Efectivo o Títulos Valores Devueltos y no Retirados. / Conforme a criterio AL-086-2010, toda garantía en efectivo o título valor tramitado para su devolución, en estado de pendiente de retiro y que la persona beneficiaria no se haya presentado a retirar en un término mínimo de cuatro años, se traslada como ingresos de la Institución. /Cuanto el caso se refiera a dinero efectivo, dicho traslado se realiza mediante la confección de un cheque a favor de la Institución y es depositado en la cuenta principal de la Sede que lo está tramitando. En caso de ser un título valor, es endosado a favor del INA y depositado de igual manera que las garantías en efectivo. (…)”.

Adicionalmente, en el criterio Legal AL-086-2010, relacionado al “Tratamiento a Garantías en Efectivo o Títulos Valores Devueltos y no Retirados”, se cita:

“(…) toda garantía en efectivo o título valor tramitado para su devolución, en estado de pendiente de retiro y que la persona beneficiaria no se haya presentado a retirar en un término mínimo de cuatro años, se traslada como ingresos de la Institución.”.

En el Manual de Usuario del SIREMA, del 20 de noviembre del 2013, se estipula:

“Modulo de Adquisiciones: Moderniza y automatiza los procedimientos propios de una Proveeduría, como lo son la invitación a proveedores, confección de contrataciones, recepción de ofertas, emisión de órdenes de compra, control de los plazos de las entregas de las mismas, control de garantías, etc.”.

Lo antes expuesto, obedece a que el Encargado del Proceso Financiero Contable no está cumpliendo con las normas, procedimientos y controles establecidos para la custodia, archivo, manejo, depuración, requisitos y otros relacionados con las garantías. Lo comentado, puede ocasionar entre otros, la posibilidad de sustracción o uso indebido de valores y documentos; no se deje constancia de lo actuado; que contablemente no exista certeza de la exactitud de los registros de las garantías y un debilitamiento del control interno entorno a estas actividades.

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Se hace la observación que mediante el informe #43-2010 “Cuentas Corrientes, Regionales, URHN”, la Auditoría Interna emitió una recomendación para la Jefatura de la Unidad Regional, con el propósito de subsanar situaciones similares que se habían presentado en el primer semestre del año 2010 y que a la fecha del estudio se vuelven dar, evidenciando que solo fueron corregidas para atender lo solicitado, pero no para mantener el adecuado control y cumplir con lo establecido.

2.2 Deficiencias de control en la revisión de respaldo en los cheques, transferencias bancarias y vales de caja chica

En la revisión de los comprobantes que respaldan las erogaciones realizadas por la Unidad Regional Huetar Norte, se determinaron las siguientes deficiencias:

a. Se constató que la totalidad de la documentación que respalda los comprobantes carecían del sello de “Cancelado con cheque número…” y “Cancelado con transferencia número…”.

b. Se comprobó que el 100% de las boletas de pago que respaldan los cheques y las transferencias bancarias, carecen de la firma de la persona funcionaria que las autoriza y que las prepara.

c. Se constató que la totalidad de las órdenes de pago no poseen el sello de “Ruta de Pago”.

d. Se comprobó que el 43.15% de la muestra de facturas que sustentan las transferencias electrónicas no poseen la firma y sello de la persona que autoriza el pago del gasto incurrido.

e. Se determinó que el 63,15% de las órdenes de compra en las transferencias bancarias revisadas carecen al menos de una de las firmas de “Hecho por”, “Revisado por” o “Encargado Proceso de Adquisiciones”.

f. En los respaldos de los vales de caja chica, que afectaron las cuentas de mantenimiento y reparación, se detectaron veintiocho facturas que no detallan por separado el costo

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correspondiente a los materiales y mano de obra. Además, del detalle individualizado del costo por cada servicio, cuando no son exactamente de la misma naturaleza.

Se hace la observación que mediante el informe #27-2009 “Caja Chica, URHN”, la Auditoría Interna emitió una recomendación, para la Unidad Regional con el propósito de subsanar estas situaciones, que se habían presentado en el segundo semestre del 2008 y que a la fecha del estudio se detectaron inconsistencias similares, evidenciando que solo fueron corregidas para atender la recomendación, pero no para mantener el adecuado control y cumplir con lo establecido.

g. Durante el estudio estaban pendientes de archivar en las carpetas tipo “AMPO” la documentación soporte de las transferencias correspondientes a los meses de julio, agosto, setiembre y octubre del 2013.

Sobre los puntos expuestos, se retoma de las Normas de Control Interno para el Sector Público, la 5.6.1 “Confiabilidad”, mencionada en resultados anteriores. También la subnorma 5.6.2 “Oportunidad”, donde se dispone: “Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales.”.

En relación con el procedimiento P URF PT 31 “Pago de Bienes y Servicios”, el punto 4 “Definiciones”, se establece: "Comprobante de pago: Documento que el proveedor entrega al comprador, detallando las mercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc. La cual debe cumplir con todas las características solicitadas por la Dirección General de la Tributación.”.

En el punto 6.1, se estipula: “La persona funcionaria de Financiero responsable dela recepción de los pagos, recibe Órdenes de Pago elaboradas por el comprador (Ver I URF PT 04 “Uso del Formulario Orden de Pago, indicándole fecha y hora de recepción, junto con las facturas y demás documentos comprobatorios. Para tal efecto se utilizara el sello de “Ruta de Pago”, colocándolo en la parte posterior del documento a cancelar, mostrando quien lo recibe, la fecha y la hora, procediendo a hacer el Registro de la Orden de pago en el SIF.”.

En el punto 6.3., se dispone: “La persona funcionaria de Financiero responsable de generar las Boletas de Pago, recibe la documentación del FR URF PT 04 “Orden de Pago”, analiza y verifica que la información indicada en la orden de pago es correcta y

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que el pago se ajusta o es procedente. Seguidamente, elabora la boleta de pago, la imprime, la firma y le adjunta a la documentación de la orden de pago…”.

En el punto 6.4. “Aprobación de Boleta de Pago”, se establece: “Para efectuar la aprobación la persona funcionaria de Financiero que le corresponda aprobar la boleta de pago; revisa que toda la información consignada en la boleta de pago corresponda con la orden de pago y sus comprobantes, así como todos los cálculos que llevaron al monto a pagar a la persona beneficiaria, dejando constancia con su firma de aprobación, de que todo está correcto y de que el pago es el que corresponde.”.

En el punto 6.5.1 “Impresión de cheque”, se regula: “La persona funcionaria de Financiero responsable de confeccionar el cheque, recibe los documentos, imprime el cheque con base en la Boleta de Pago, sella la documentación con el sello “cancelado con cheque número...”.

En el punto 6.5.2 “Transferencia”, se estipula: “La persona funcionaria de Financiero responsable de generar el archivo de transferencia, recibe los documentos, genera el archivo de transferencia con base en las Boletas de Pagos que se cancelaran por este medio, estampa en los documentos el sello “cancelado con transferencia número...”.

En el punto 6.7 “Revisión y Aprobación de la Transferencia”, se regula: “La persona Encargada de Financiero o quien se designe como su sustituto, revisa que el pago corresponda con una boleta de pago y que está este aprobada, confirmando lo indicado en el apartado 6.4, párrafo segundo de este procedimiento y da la primera autorización en el sistema del Banco en Internet, imprime el comprobante y lo firma para adjuntarlo al paquete de documentos de la transferencia…”.

En el procedimiento P URF PT 39 “Manejo de Cheques en blanco, emitidos y entregados en el INA”, en el punto 6.4, “Utilización de Cheques en Blanco y Pase de Cheques”, se dispone: “Cada vez que la persona funcionaria del Proceso de Tesorería o Proceso Financiero Contable Regional responsable de confeccionar los cheques, emita cheques en blanco para realizar pagos, sella todo el respaldo que ampara el pago con el debido número de cheque asignado (...).”.

En el Instructivo URF PT 05 “Liquidación de Adelantos y gastos a cubrir”, punto 2.2 “Requisitos Indispensables por tipo de liquidación”, se dispone: “(…) 2. Compra de materiales que no van a inventario a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…) 3. Compra de materiales para inventario a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…) 4. Compra de equipo y mobiliario a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…) 5. Compra de servicios a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…)”.

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En el Instructivo I GNSA 05 “Elaboración de Orden de Compra”, punto 2.2.5 “Aprobación de la Orden de Compra”, se establece: “La persona funcionaria del PA: Realiza la aprobación de la orden de compra en el SIREMA, la cual consiste en dos etapas, la primera es una aprobación de la orden a nivel de sistema y la segunda es la aprobación presupuestaria. Posteriormente se imprimen cinco juegos de cada orden de compra, las cuales son firmadas por las personas funcionarias del PA, para luego, realizar la entrega de la orden de compra a quien corresponda (empresa adjudicada).”.

Lo anterior obedece a la inobservancia de los procedimientos establecidos por parte de las personas que trabajan en el Proceso Financiero Contable; lo que, no permite tener seguridad de que exista una adecuada revisión de los comprobantes que respaldan los desembolsos y por ende que correspondan o que estén debidamente autorizados; además, podrían pagarse precios que no sean acordes del mercado, ni convenientes para los fines de la Institución, dado que no se pueden comprobar, por la insuficiente información en la factura.

2.3 Cuentas corrientes sin movimientos de cheques

Se observó que la cuenta corriente con el Banco de Costa Rica #341-0005613-8, no presenta movimientos de cheques desde el 7 de agosto del 2008 y la cuenta corriente del Banco Nacional de Costa Rica #012-005220-5, desde el 8 de setiembre del 2011.

Se retoma la norma 4.2, “Requisitos de las actividades de control”, inciso b, “Respuesta a riesgos”, mencionada anteriormente.

Se hace la observación que mediante el informe #43-2010 “Cuentas Corrientes, Regionales, URHN”, la Auditoría Interna emitió una recomendación a la Unidad Regional, para subsanar esta situación en la cuenta corriente del Banco de Costa Rica #341-0005613-8, al respecto, mediante oficio URHN-DR-300-2010, del 29 de noviembre del 2010, la Unidad Regional Huetar Norte indicó que valoraría el uso por seis meses de la cuenta para cerrarla o mantenerla abierta, dado que no se había definido la forma de operar del comprador regional; no obstante, transcurrieron los años, sin concluir la gestión correspondiente.

Lo anterior, obedece a la inadecuada gestión por parte del Encargado del Proceso Financiero Contable, para destruir los formularios en blanco de cheques que no tienen movimientos. Esto, puede generar la

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sustracción de fórmulas, que origine un uso indebido de documentos y hasta de fondos.

2.4 Ausencia de arqueos sorpresivos de algunos formularios

En relación con los arqueos sorpresivos, se detectaron las siguientes deficiencias:

a. Se constató que de los cinco formularios de cheques en blanco, sólo se realiza el arqueo sorpresivo a los formularios de la cuenta con el banco BCAC #1015278777.

b. Se comprobó que no se realizan arqueos sorpresivos a los formularios de los comprobantes de ingresos de caja (CIC).

c. Se detectó que no se están realizando arqueos a los recibos de las garantías en efectivo en colones y dólares, para confrontarlo en el saldo de las cuentas corrientes donde se deposita el dinero.

En las Normas de Control Interno para el Sector Público, en el punto 1.2 , “Objetivos del SCI”, se establece: “El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: (…) brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo.”.

En la norma 4.2 “Requisitos de las actividades de control”, se dispone: “(…) b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar (…)”.

En la sub-norma 4.4.5 “Verificaciones y conciliaciones periódicas”, se regula: “La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos (…).”.

Asimismo, en el procedimiento P URF PT 42 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja chica y Viáticos”, en el apartado 6.3.4 “Arqueos”, se establece: “Tanto la Jefatura de las Unidades Regionales como la Jefatura de la Unidad de Recursos Financieros, designan a una persona funcionaria para que realice al menos una vez al mes arqueos sorpresivos a los fondos de caja chica, cheques en cartera, garantías y formularios de cheques en blanco, informando los resultados a la Unidad de Recursos Financieros o a la Jefatura de la Unidad Regional según corresponda con las observaciones correspondientes.”.

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Las deficiencias anteriores, obedecen a la inobservancia de la normativa y los procedimientos, por parte de la persona asignada por la Jefatura Regional, para dicha labor. Esto, puede ocasionar que no se detecte una sustracción oportunamente o pérdida de documentos relevantes para el INA.

2.5 Ausencia de bitácora, para los dispositivos de seguridad

En relación con las diferentes pruebas que se realizaron en la revisión de dispositivos de seguridad en el Proceso Financiero Contable, se comprobó que no existe una bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo, para los dispositivos de seguridad. Por otra parte, el equipo de CCTV almacena únicamente el monitoreo del último mes; no obstante, se está a la espera de la compra de una unidad adicional.

En el Protocolo de instalación, uso, control y mantenimiento de equipos electrónicos de seguridad y vigilancia, en el punto 6.4 “Mantenimiento preventivo de los sistemas de seguridad electrónica”, se establece: “(…) * Mantiene en coordinación con la empresa Contratista una bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo, donde se registra para cada uno de los equipos, llámese cámaras, grabadoras, sensores, y otros dispositivos de seguridad, todas las intervenciones relevantes, (…)”.

Lo anterior obedece a la desatención por parte del Encargado del Proceso Financiero Contable, del acatamiento del protocolo de seguridad establecido por la Administración, lo que puede provocar que no se detecten problemas en el equipo de seguridad de forma oportuna y que eventualmente no se tenga la información correspondiente en casos de eventualidades en perjuicio de los fondos o la documentación que se maneja en el Proceso.

2.6 Deficiencias en el manejo de las claves de acceso a cajas fuertes

En relación con el manejo de las claves de acceso a las cajas fuertes se observaron las siguientes inconsistencias:

a. Se determinó que el último cambio de la contraseña de la caja fuerte principal, placa patrimonial #42137, data de junio 2012.

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Asimismo, no se presentó evidencia de un sobre sellado que contenga el registro de la combinación.

b. Se constató que la clave de acceso del cofre de seguridad, placa patrimonial 6-4832, se mantiene en una anotación en un block de papel, tipo libreta, custodiada por el Encargado del Proceso Financiero.

El 30 de agosto del 2010, la Unidad de Recursos Financieros emitió a los Directores Regionales y Encargados de Procesos Financieros Contables el oficio número URF-651-2010, en donde se ordena: “1. Las Claves de acceso (combinación) de las cajas fuertes deberán cambiarse semestralmente (…). 4. Los responsables deberán mantener las claves en un sobre de seguridad, debidamente sellado y bajo llave (…).”.

Lo expuesto se presenta porque existe una inobservancia, por parte del Encargado del Proceso Financiero Contable, de los controles implementados por la Administración para el manejo, uso, custodia y confidencialidad de las combinaciones de las cajas fuertes. La situación anterior, puede ocasionar una manipulación improcedente de los valores que se custodian, conllevando a la sustracción del efectivo y/o cheques.

2.7 Desactualizaciones en los registros de firmas

De acuerdo con la revisión de los registros de firmas, se comprobó que no se cambiaron, cuando se incorporó nuevamente una funcionaria que estaba incapacitada, pero que es firmante (Encargada de Servicio al Usuario). Asimismo, de determinó que la Encargada del Almacén tienen los derechos en el SIREMA, para realizar órdenes de pago, sin embargo, no está incorporada en el registro de firmas.

Adicionalmente, se observó en el Proceso Financiero Contable un registro de firmas que data del 31 de agosto del 2009, del centro de costo #40, el cual se sustituyó el 26 de julio del 2011.

En la subnorma 2.5.2 “Autorización y aprobación”, se regula: “La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con

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potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales.”.

En el procedimiento P URF PT 32 “Registros de Firmas”, en el punto 6.1.1 “Confección del Registro de firmas”, se dispone: “La persona Encargada del Centro de Costos, solicita la tarjeta registro de firmas en la Unidad de Recursos Financieros (URF) para registrar las firmas de las personas que autorizan reservas presupuestarias, pago de bienes y servicios, vales de caja chica, solicitudes de viáticos o zonaje, órdenes de pago, orden para confección de cheque y otros documentos relacionados con gestiones financieras con cargos al presupuesto asignado a su centro de costo. (…). Una vez registradas las firmas se envían dos juegos del registro de firmas a la Unidad de Recursos Financieros (URF) o Proceso Financiero Contable Regional (PFCR), según sea el caso (…)”.

En el punto 6.4 “Archivo de tarjetas de registro de firmas y de autorización vencidas o sustituidas”, se cita: “Toda tarjeta de firmas y de autorización, vencida o que sea sustituida, se archiva de forma separada a las vigentes y se conserva por un periodo de dos años, para destruirlas terminado el plazo.”.

Esto obedece a la inobservancia en la aplicación de la normativa interna, por parte del Encargado del Proceso Financiero, en detrimento de los controles establecidos.

2.8 Deficiencias en Conciliaciones Bancarias

Al revisar el control de las conciliaciones bancarias se detectaron las siguientes debilidades:

a. Se comprobó que al 30 de setiembre del 2013, se tenían tres depósitos con más de un año pendientes de registro en libros, los cuales se muestran a continuación:

Cuenta bancaria No

Documento Fecha Monto8278-O BNCR ¢ GARANTÍAS 9280399 07/08/2012 ¢64.875,00 21584506 BCR ¢ BECAS 47537108 07/04/2011 ¢9.213,0021584506 BCR ¢ BECAS 32386 26/11/2010 ¢450.800,0

0

b. Se constató que en la conciliación bancaria de la cuenta 21584506, “Becas”, del BCR, estaban pendientes de registrar la nota de crédito #8450, por un monto de ¢1,27 y la nota de débito #1277869, por ¢13.200,00.

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Sobre el particular, se retoma la subnorma 5.6.2 "Oportunidad", antes citada.

Así mismo, en el Instructivo "Conciliaciones Bancarias", edición 06, en el punto el 2.4.4, se instruye: "Además, al final de cada periodo contable y para depurar las conciliaciones, se trasladan las notas de débito que quedan pendientes a la cuenta puente "Débitos por aplicar" y los depósitos y notas de crédito a la cuenta puente "Fondos recibidos por aplicar", subcuenta correspondiente, incluyendo las cuentas de garantías como se indica a continuación".

En el punto 2.7 "Documentación pendiente por parte de entidades bancarias", se regula: "La persona funcionaria del Proceso de Contabilidad de la Unidad de Recursos Financieros y Financiero Contable de la Unidad Regional, como seguimiento y a fin de depurar las conciliaciones bancarias, solicita, de ser necesario, mediante oficio a los ejecutivos de cuenta de las Entidades Bancarias, los comprobantes pendientes de registro como son depósitos, notas de crédito, notas de débito y otros ajustes que corresponden a las entidades bancarias solventar. En caso que no surta efecto el pedimento de información, se realiza la solicitud mediante oficio a la Auditoria General de la Entidad Bancaria respectiva. (…)".

Lo anterior, se debe a la inobservancia de la normativa establecida por parte del personal del Proceso Financiero Contable. Por tal situación, las conciliaciones bancarias no se depuraron de forma oportuna.

3. CONCLUSIONES

De acuerdo con lo observado en el desarrollo de esta auditoría en el Proceso Financiero Contable de la Unidad Regional Huetar Norte, se determinaron importantes omisiones e inobservancias, por parte de las personas funcionarias, en la aplicación de los controles y procedimientos establecidos internamente, para el manejo, control y registro en las garantías; asimismo, en la documentación que respalda los cheques, transferencias y vales de caja chica. Lo anterior, es de suma trascendencia, dado que estas inconsistencias comprometen la salvaguarda del efectivo y valores (dados en garantías); y debilitan el control interno entorno a los requisitos que se han establecido para los desembolsos que se realizan con fondos públicos.

Además, se detectaron otras inobservancias en actividades, tales como la actualización de registros de firmas, cambio de contraseñas de las cajas fuertes; arqueos sorpresivos en fórmulas de cheques en blanco, garantías en efectivo y comprobantes de ingresos de caja. Dichas

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deficiencias son de fácil subsanación; no obstante, el no aplicar las medidas de control establecidas, puede generar un impacto negativo para la Institución.

Es importante acotar, que en estudios anteriores de esta Auditoría Interna, se han emitido recomendaciones, en relación con los controles para: las garantías; detalle en las facturas de los vales de caja chica; y las cuentas corrientes sin movimientos, pero con formularios de cheques en blanco; sin embargo, se evidencia que dichas deficiencias solo fueron corregidas, para cumplir con lo solicitado en ese momento, pero no para mantener el adecuado control interno entorno a esas actividades.

Con respecto a los arqueos del fondo de caja chica, arqueos de comprobantes de ingresos de caja, cierres diarios de caja, reintegros de caja chica, arqueo de documentos en blanco, arqueo de cheque en custodia de Tesorería y la designación de funciones a funcionarios se obtuvieron resultados satisfactorios.

4. RECOMENDACIONES

A la Jefatura de la Unidad Regional Huetar Norte

1. Elaborar un plan de supervisión continua sobre las funciones que desempeña la persona encargada del Proceso Financiero Contable, con énfasis en la supervisión que éste debe ejercer sobre el resto del personal del proceso. (Resultados 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7 y 2.8)

2. Establecer medidas correctivas de lo siguiente:

a. Depurar los registros de las garantías en valores y efectivo, tanto en el Proceso Financiero Contable como en el Proceso de Adquisiciones.

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b. Ejecutar los trámites pertinentes, para los certificados de depósito y el efectivo, correspondientes a las garantías vencidas con más de cuatro años.

c. Excluir del auxiliar de garantías en valores el CDP del BNCR #400-01-163-020295-8.

(Resultado 2.1)

3. Establecer medidas correctivas, para que los desembolsos por medio de cheques, transferencias y vales de caja chica se realicen y respalden de acuerdo con los controles y la normativa establecida. Así como la custodia oportuna de la documentación soporte. (Resultado 2.2)

4. Realizar las gestiones correspondientes, para destruir las fórmulas de cheques en blanco de la cuenta #341-0005613-8 del Banco de Costa Rica y la cuenta #012-005220-5 del Banco Nacional de Costa Rica. (Resultado 2.3)

5. Establecer las medidas correctivas, para que la persona funcionaria designada realice todos los arqueos sorpresivos que corresponden. (Resultado 2.4)

6. Crear la bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo, para los dispositivos de seguridad, en atención a lo establecido en el Protocolo de Seguridad. (Resultado 2.5)

7. Establecer medidas correctivas, para subsanar las inconsistencias en el manejo de las combinaciones de las cajas fuertes. (Resultado 2.6)

8. Establecer las medidas correctivas, para la actualización y custodia de los registros de firmas. (Resultado 2.7)

9. Depurar las partidas de conciliaciones bancarias de acuerdo con la normativa interna. (Resultado 2.8)

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5. OBSERVACIONES

5.1 Discusión y remisión del Informe

Los resultados del informe se discutieron con el señor Luis Barrientos Camacho, Jefe de la Unidad Regional Huetar Norte, quien manifestó su aprobación y aceptación de las recomendaciones contenidas en él.

La remisión del informe se realiza mediante el oficio AI-00340-2014 del 30 de mayo del 2014, fecha a partir de la cual se da por finalizado este estudio.

5.2 Plazo para ejecutar las recomendaciones

El plazo se establece de acuerdo con lo pactado con la Jefatura de la Unidad correspondiente en el Acta de Conferencia final, como a continuación se señala:

Nº

Recomendación

Responsable del cumplimiento

Fecha de discusión

Fecha de cumplimiento

1 Jefatura de la UnidadRegional Huetar Norte

30/05/2014 31/07/2014


30/05/2014 31/08/2014


30/05/2014 31/07/2014


30/05/2014 30/06/2014


30/05/2014 30/06/2014


30/05/2014 30/06/2014


30/05/2014 30/06/2014


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5.3 Algunos aspectos de la Ley General de Control Interno.

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En cumplimiento de una directriz de la Contraloría General de la República emitida el 17 de marzo del 2003, es de interés recordar que los artículos 36, 37, 38 y 39 de la Ley General de Control Interno #8292, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 4 de setiembre del 2002, disponen la forma de comunicación de los resultados de los informes de la Auditoría Interna y en ese sentido, también se previene al jerarca y a los titulares subordinados acerca de sus deberes en el trámite de dichos informes.

5.4 Responsable del Estudio

El estudio fue realizado por los funcionarios de esta Auditoría Interna, Lic. Claudio Alfaro Román y el Lic. Marco Mora Escobar, en coordinación con la Licda. Carmen González Barrantes, Encargada del Proceso de Fiscalización de Recursos Financieros, Administrativos y de Apoyo.

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