como poner en marcha la contratación electronica taller design thinking 5

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COMO PONER EN MARCHA LA CONTRATACIÓN

ELECTRONICA

(Taller de Design thinking sobre el diseño de intervenciones para la

transición a la contratación pública electrónica)

Jaime Dominguez-Macaya

Guillermo Yañez

Manuel Caño

Julio 2016

Taller design thinking sobre el diseño de intervenciones para la transición a la

contratación electrónica

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Tabla de contenido

1. Introducción ............................................................................................................. 3

2. Antecedentes. .......................................................................................................... 5

3. Objetivo ..................................................................................................................... 6

4. Alcance del taller ..................................................................................................... 8

5. Design Thinking en el sector público ................................................................ 10

6. Desarrollo del taller .............................................................................................. 14

7. Técnicas Utilizadas ................................................................................................ 18

8. Principales resultados. ......................................................................................... 26

9. Retrospectiva .......................................................................................................... 27

10. Reflexión final del facilitador. ............................................................................. 29

11. Próximos Pasos ..................................................................................................... 30



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1. Introducción

El Instituto Superior de Economía Local (ISEL) de la Diputación de Málaga, por

iniciativa de su Director General, D. Antonio Sanchez-Chamorro, ha puesto en

marcha un taller de Design Thinking sobre como diseñar las intervenciones para el

cambio cultural que cada organismo tiene que afrontar en la transición al formato

electrónico de la contratación pública.

Y le ha llamado ¡Cómo poner en marcha la contratación electrónica¡

Los expertos y facilitadores del taller han sido, el D. Jaime Domínguez-Macaya, D.

Guillermo Yáñez Sánchez, y D. Manuel Caño.

El taller se ha desarrollado en los locales de la Térmica con la organización de María

Felix y Davinia.



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Han asistido más de 25 representantes de la gestión de la contratación pública de

la provincia de Málaga (empresas públicas, Diputación, Ayuntamientos,

Universidades, y una representante del partido político Ciudadanos).



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2. Antecedentes.

El ISEL lleva organizando cursos sobre contratación pública desde hace muchos

años, y se ha decidido a dar un salto en la concepción de la formación, y ha querido

introducir nuevas técnicas que fomenten la participación y la capacidad de

compartir conocimientos y experiencias.

Utilizar la metodología de Design Thinking, ha sido una paso lógico y

aparentemente bien recibido por los asistentes al taller.

En esta ocasión, han querido realizar una formación más participativa y que

permita a los asistentes, aplicar lo aprendido de forma directa y rápida en su

organismo, solos o con ayuda. Pero en cualquier caso, algo que les permita poner

en marcha intervenciones que muevan a las personas de sus organismos.



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3. Objetivo

La contratación pública tiene dos retos fundamentales:

1. La transición al formato electrónico:

– requiere intervenciones en tres niveles

• Institucional

• Organismo

• Individuos

2. La transformación digital del servicio de contratación.

– Requiere intervenciones a dos niveles:

• organismo

• individuos

Estos dos retos son secuenciales, siendo el primero de ellos obligatorio y el segundo

opcional pero que requiere que la transición (el primer reto) se haya verificado.

Estos dos retos tienen que combinar conocimiento, motivación y experiencias que

actualmente se pueden identificar en tres diferentes silos, como muestra la figura

a continuación:



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La transición óptima se alcanza cuando el ámbito jurídico, el ámbito tecnológico y

el cambio cultural se armonizan y llevan adelante la transición coordinadamente

por parte de todos los elementos que componen la organización: personas,

estructuras, procesos y tecnología.

Con el fin de diseñar las intervenciones del cambio cultural, el gran olvidado en

todos los proyectos de transición, se ha diseñado este taller.



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4. Alcance del taller

Para tratar de identificar el alcance que ha querido tener el taller, y trata de

delimitar claramente los retos a los que se ha querido dar respuesta, exponernos

a continuación el conjunto de todas las intervenciones que deberían llevarse a cabo

en los dos retos contemplados anteriormente.

Por tanto el taller se centra en el diseño de intervenciones para el reto de la

transición ál formato electrónico en la dimensión de cambio cultural que tienen

que realizar los organismos y los individuos (los marcados con el ok en verde en la

imagen).

Además el alcance del taller no se focalizaba en realizar el diseño de las

intervenciones en un determinado organismo, sino en que los asistentes

aprendieran y entendiera los métodos y técnicas del design thinking y como se



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pueden aplicar a estos dos retos propuestos. Utilizando la técnicas visuales que se

comentan u otras que se puedan proponer.



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5. Design Thinking en el sector público

La metodología del Design Thinking viene utilizándose hace ya bastante tiempo en

el sector público.

Esta metodología se utiliza en entornos complejos que se enfrentan a retos

(normalmente retos adaptativos los responsables del problema coinciden con los

responsables de la solución) que tiene múltiples facetas y cuya solución, por tanto,

tiene que tener en cuenta todas las caras del problema.

En el Documento Design Thinking for Public Good1, de la Comisión Europea, Sir

George Cox, anterior Jefe del Consejo de Diseño del Reino Unido, expone que “La

creatividad es la generación de nuevas ideas. La innovación es la explotación con

éxito de nuevas ideas. El diseño es lo que vincula la creatividad y la innovación.

Da forma a las ideas para convertirlas en proposiciones prácticas y atractivas para

los usuarios o clientes ".

Dado que el reto de la transición a la contratación pública electrónica supone una

innovación con tintes disruptivos claros que serán mucho más marcados en la

transformación digital del servicio de contratación, y dado que necesita creatividad

por parte de los propios agentes que gestionan y habilitan el servicio, la

metodología está perfectamente capacitada como herramienta para soportar este

proceso del cambio cultural para la transición al formato electrónico.

En el documento referido, el design thinking (o pensamiento de diseño) está

concebido como una escalera que puede utilizarse dentro del sector público como

muestra la figura

1 Design Thinking for public good https://www.designcouncil.org.uk/sites/default/files/asset/document/Design%20for%20Public%20Good.pdf



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1.- Para diseñar servicios que representan problemas discretos.

2.- Para diseñar nuevas capacidades que requiere el sector público

3.- Para diseñar políticas públicas que tengan en cuenta todas las facetas que

requieren los interesados.

En el caso que nos ocupa, el reto de la transición a la contratación pública

electrónica, empezamos en el nivel 1 para pasar al nivel 2 en el reto de la

transformación digital del servicio de contratación (donde se buscan la generación

de nuevas capacidades tanto de los individuos como del propio servicio de

contratación).



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La esencia del design thinking es utilizar técnicas visuales que permitan la rápida

asimilación y comprensión por parte de los asistentes, que les permita compartir y

participar en la búsqueda de soluciones sobre el reto identificado. Esto le permite

investigar un problema, entender las necesidades o problemas, idear soluciones, y

prototipar y probar estas soluciones obteniendo resultados que verifiquen o

refuten de forma rápida y sin grandes costes asociados la línea a seguir.

En esta imagen se puede ver esta concepción de forma general.

Los principales principios del Design Thinking son:

- Enfócate en los valores humanos.

- No lo digas, muéstralo.

- Practica la colaboración radical

- Se consciente del proceso y el reto propuesto



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- Utiliza la cultura del prototipo y experimentos fáciles y rápidos

- Mantén el sesgo hacia la acción de forma permanente



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6. Desarrollo del taller

El taller ha tenido la siguiente síntesis que se ha desarrollado a través de técnicas

visuales.

1. RETO: Transición Óptima a la contratación pública electrónica

2. PERSONAS: identificar a las personas que intervienen.

3. ARQUETIPOS: definir sus arquetipos y realizar un mapa de empatía.

4. PROBLEMAS: ver los problemas que tienen y como los afrontan.

5. NECESIDADES: definir las necesidades y los “insights” que los

asistentes al taller interiorizan como formas de satisfacer esas

necesidades.

6. COMO PODRÍAMOS? Redactar frases cortas y explicativas que

enfoquen a los asistentes a generar ideas que puedan solucionar lo

que se relata en la frase.

7. IDEAS generar ideas utilizando la técnica de brainstorming (lluvia de

ideas),

8. CLASIFICACIÓN, clasificar y aclarar las ideas que han surgido.

9. SELECCIÓN. Seleccionar las ideas que más impacto pueden alcanzar en

la consecución del desafío.

10. DEFINICIÓN Definir las metas que se pueden alcanzar con las ideas,

transformándolas en intervenciones.

11. PROTOTIPO. Prototipar (en nuestro caso preparar la comunicación) del

conjunto de intervenciones, explicarlo y comunicarlo a la audiencia

(los interesados en nuestro organismo)

12. PRESENTACIÓN ,. Realizar la presentación de estas intervenciones de

forma que sean entendidas y aceptadas o rechazadas por los

interesados.



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13. EVALUACIÓN. Evaluar las distintas presentaciones

14. RETROSPECTIVA. El taller termina con una restrospectiva realizada por

los asistentes con cuatro grandes cuestiones: Que mantendrías, Que

mejorarías, Que dejarías de hacer, Que empezarías a hacer.

Y se ha desarrollado con esta hoja de ruta, que ha intentado dar coherencia al

ciclo de búsqueda corporativa de soluciones ante problemas complejos:

a) Personas: hacer una pequeña reflexión para investigar los posibles

arquetipos que intervienen en la contratación pública.

b) Exponer en un mapa de empatía que es lo que esos interesados o

intervinientes piensan, sienten, dicen y hacen.

c) Reflexionar en grupos cuales son o pueden ser los principales

problemas que pueden hacer fracasar la transición al formato electrónico

(hay muchos datos de fracasos).

d) Con los problemas en mente, definir las necesidades de cada arquetipo

que intervienen, y los insights que cada asistente cree que puede aportar

para buscar soluciones

e) Con estos problemas en mente, tratar de expresar en frases que empiecen

por ¿Cómo podríamos? que relaten de forma sencilla el problema real

identificado en el grupo, y que nos permitan desarrollar ideas o

soluciones para cada una de esas frases.

f) En una tormenta de ideas (brainstorming) generar de forma ordenada

todas las posibles ideas que se puedan ocurrir y que estén centradas en las

frases “¿cómo podríamos?” anteriores.

g) Clasificar, clarificar y seleccionar las ideas que al grupo les parezcan más

interesantes,

h) Definir y construir las intervenciones en base a las ideas escogidas,

tratando de exponer tanto su coherencia, sus fines, sus riesgos, y sus

restricciones de tiempo y presupuesto.

i) Con estas definiciones prototipar en una comunicación la coreografía que

permita explicar todas las intervenciones. La forma de prototipado

escogida es la comunicación.



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j) Hacer un relato con estas intervenciones (cuenta cuentos) que pueda

llegar con facilidad a los interesados sobre la bondad de este diseño de

intervenciones.

k) Realizar una presentación (testeo) para convencer a un auditorio que

suele ser bastante crítico (nuestro propio organismo) de cuales han sido las

intervenciones escogidas y por qué, y como se pueden llevar a cabo.

l) Clarificar en una ronda rápida de preguntas por parte del auditorio y

hacer una valoración de las intervenciones de cada grupo.

En la fotografía a continuación, los asistentes debaten sobre el reto utilizando las

técnicas propuestas en el taller.



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Se presenta la propuesta de intervenciones



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7. Técnicas Utilizadas

Las técnicas visuales que se utilizan en el taller han sido las siguientes (pueden

utilizarse otras que se consideren más convenientes)

Personas.



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Esta técnica visual trata de identificar los principales interesados o afectados por el

servicio de contratación.

Además de identificarlos hay que tratar de generar una serie de características

asociadas al arquetipo que hemos identificado y tratar de exponer que es lo que a

este conjunto de personas les puede motivar o les puede desmotivar.

Asimismo hay que tratar de hacer una síntesis de su función y cuál es el principal

aporte de valor que hacen al servicio en general.

Mapa de empatía

Una vez identificados los principales interesados y realizadas las tareas para

determinar el arquetipo de cada uno de ellos, con la técnica del mapa de empatía

se trata de ponernos en “la piel” de estas persona y tratar de entender lo que

piensan y lo que sienten (algo interno e invisible), junto con lo que dicen y lo que

hacen (elementos externos y visibles).



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5 Por qués

Esta técnica visual consiste en identificar que posibles factores o elementos

pueden ser los causantes del fracaso del reto al que nos enfrentamos. Se trata de

hacernos y hacer de forma global preguntas de forma iterativa.

Sobre la principal causa que hayamos detectado o que creamos que puede ser la

razón del fracaso ir haciendo preguntas de por qué pasa esto, y a su vez

encadenar la respuesta con otra pregunta de por qué, hasta 5 veces.

Normalmente en los últimos niveles, se suelen encontrar razones últimas, que las

personas tratamos de ignorar o rehuir.

No se trata de buscar culpables ni bloqueadores, y si al final sucede, hay que

tratar de no hipotecar las soluciones a un posible bloqueador que se haya

identificado en los sucesivos por qués.



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Necesidades

Esta técnica visual consiste en ver cuáles son las necesidades que tienen las

personas interesadas identificadas para superar el reto propuesto, y

acompañarlas con insight, o visiones internas, intuiciones que proponemos como

las razones, habitualmente ocultas, pero muy potentes, que impiden que los

usuarios puedan satisfacer las necesidades identificadas.

A partir de estas necesidades y sus insights hay que tratar de generar frases

sencillas que empiecen por “¿Cómo podríamos?” paliar o superar las dificultades y

alcanzar el objetivo que satisfaga la necesidad sobre el colectivo indicado. Para

ello, en la identificación de necesidades hay que tratar de:

Usar verbos, en vez de nombres.

No proyectar en las necesidades nuestras visiones, utilizar la empatía

para saber qué es lo importante en cada personas

Utilizar el conocimiento, la intuición, las experiencias para obtener insights

(desde los datos generar conocimiento emergente pendiente de validar)

Utilizar el punto de vista del usuario, no el vuestro.



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Estas frases son tienen que tratar de ser cortas y claras y serán las que se utilicen

en la fase siguiente de tormenta de ideas.

Brainstorming (lluvia de ideas)

Con las frases “¿cómo podríamos?” escogidas desde la técnica de identificación

de necesidades, pasamos a la lluvia de ideas. Esta técnica es muy habitual y tiene

como principales características las siguientes:

• Tratar de conseguir muchas ideas

• Aplazar el juicio

• Una conversación a la vez.

• Utilizar técnicas visuales (favorecen la mezcla de ideas)

• Utilizar titulares

• Construir sobre las ideas de otros.

• Tratad de permanecer en el tema principal

• Fomentar ideas alocadas

Una vez concluida la fase de generación de ideas hay que pasar a las siguientes

fases:

• Clasificar y Clarificar

• Reducir (en la fase de prototipado)

• Analizar (en la fase de prototipado)



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Intervenciones

En la fase del protipado hay que tratar de concretar. Para ello utilizamos la técnia

de definición de intervenciones con los siguientes elementos:

• Intervenciones:

– Persona: a la que va dirigida la intervención

– Descripción de la intervención: nombre y descripción breve, tiempo y

presupuesto (restricciones)

– Por qué es coherente: explicar los insight

– Resultados esperados: si es posible cuantificarlos

– Acciones de amplificación: si funciona como se espera

– Posibles signos de fracaso: si no funciona como se espera

– Acciones de amortiguación: que hacer para mitigar el fracaso.

– Restricciones de tiempo: que plazos se prevén para completar la

intervención

– Restricciones de presupuesto: cuál es el presupuesto aproximado de

la intervención.



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Prototipado comunicación

Utilizando el mapa del viaje al cambio cultural y la ficha de intervenciones. Ha

consistido en generar una coreografía de las intervenciones y preparar una

presentación. Esta comunicación representa la fase de prototipado y el éxito

consiste en que la audiencia (normalmente las personas del organismo que tienen

que realizar la intervenciones) entiendan y acepten de forma mayoritaria las

intervenciones propuestas.

Presentación

Presentación en cinco minutos de 5 intervenciones a los asistentes

Valoración

De las propuestas por parte de todos los asistentes

Retrospectiva



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En la retrospectiva, específica de este taller, se trata de identificar puntos y tareas

que no han sido bien acogidos por la audiencia o que no han servido para los

propósitos identificados previamente.

En esta ocasión hemos utilizado la retrospectiva en cuatro áreas:

Que mantendrías del taller.

Que mejorarías del taller

Que dejarías de hacer

Que empezarías a hacer.

En un punto más adelante del documento se relacionan los comentarios de los

asistentes sobre estas grandes áreas en relación al taller impartido.



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8. Principales resultados.

Los resultados que se querían alcanzar al principio del taller, era la de mostrar y

fomentar la metodología del design thinking con unas determinadas técnicas

visuales para ser utilizadas por las personas en sus organismos una vez finalizado

el taller.

El proceso de reflexión sobre el reto fundamental de la transición al formato

electrónico era parte de los resultados esperados.

Las propuestas de intervención mostradas en el taller tienen el valor de haber sido

conseguidas de forma colaborativa y manteniendo el espacio generativo de

preguntas y colaboración de perfiles e intereses distintos.

El principal resultado del taller es conseguir un espacio donde se puedan producir

conversaciones, libres y productivas, con capacidad de ser reutilizadas por los

asistentes para identificar y diseñar las intervenciones que sus organismos

necesitan para el cambio cultural que les permita adecuarse al entorno tecnológico

de la sociedad a la que sirven y al nuevo entramado jurídico que tienen que cumplir.



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9. Retrospectiva

La retrospectiva ha dado los siguientes resultados. (son trascripción literal)

Que mantendríais

- Profesorado

- El sistema en general

- Participación activa

- Todo

- Intervenciones en grupo, intervenciones para la transición

- Mantener estructura

- En general mantendría todo el contenido

- Brainstorming

- Buscar personas y mapa de empatía

- Mantendría personas con conocimientos básicos

Que mejoraríais

- Mejoraría la coordinación de todos

- Cambios de grupo o actividades que lo permitan. La gente se sienta junta

del mismo grupo, del mismo trabajo del mismo departamento ya tienen

hechos sus roles, sus relaciones

- Mas puestas en común

- Mejoraría más tiempo

- Mejorar la participación

- Daría más tiempo para discutir

- La distribución de los grupos

- Respetar los tiempos en la presentación de cada grupo. Mas tiempo y

menos actividades

- Técnicas de búsqueda de por qués

- 5 por qués

- Tiempo de algunos procesos

- Nada

- Tiempo y más debates

- Consejos para la presentación

- Desarrollo del concepto de la creatividad



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Que empezarías a hacer

- Supuestos prácticos

- Añadiría procesos nuevos y cortos y delegar tareas

- la pausa de descanso (mayor)

- Algo más de tiempo para todo

- Supuestos prácticos

- Explicaciones

- Formación previa de las técnicas y anglicismos con los que se trabaja en el

taller

- Imágenes

- Una orientación final como conclusión de experto

- Una conclusión final del ponente

- Mas tiempo. Más ejemplos

Que dejarías de hacer

- Quitar tiempo

- Nada

- Dejaría de no escuchar a los demás y delegar tareas

- Brainstorming

- La parte de propósito , maestría y autonomía

- Algunos post it

- Aumentar participación individual

- Permitir la iniciativa en caso de disconformidad con las técnicas del taller

- usuario + necesidad +insight

- Alguna actividad



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10. Reflexión final del facilitador.

Todas las críticas son constructivas y serán tenidas en cuenta en posible futuras

ediciones del taller, pero creo que hay que remarcar de todas ellas las siguientes:

- Demasiadas restricciones de tiempo para ejecutar los ejercicios, (todos

los ejercicios estaban acotadas por un reloj con pocas holguras) y

- Falta de explicaciones suficientes con ejemplos claros, para la

realización de las técnicas.

Esto conlleva que los siguientes talleres, (si se llevan a cabo) requieran o más

tiempo o menos extensión.

- Si la decisión es más tiempo, el taller se puede hacer en dos jornadas,

con un desarrollo similar (hay que refinar algunas técnicas visuales) y

mayores explicaciones de cada técnica.

- Si la decisión es menos alcance, hay que tratar de generar un taller que

aunque pase por todas las fases (eso sí creo que es necesario para no

perder la coherencia), no sea tan exigente a la hora de obtener

resultados, sino solo que los asistentes aprendan las técnicas y las puedan

repetir en sus organismos…

Una de las críticas que no han realizado los asistentes, pero que considero que es

una mejora útil, es que la captura que se realiza en todas las fases (los post-its, los

comentarios, las fotos… todo en general), y que se suceden en el taller, sean

recopiladas con tiempo y expuestas a todos los asistentes en el tiempo del taller.

Y puedan ser utilizadas en reflexiones posteriores por todos.

En cualquier caso, y en lo que a mí se refiere, creo que la experiencia ha sido muy

satisfactoria a nivel personal, y creo que ha marcado una diferencia respecto de la

formación habitual en estos temas porque ha supuesto una formación muy

participativa, y espero que fructífera.



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11. Próximos Pasos

Una vez que se ha concluido el taller, la pregunta recurrente es: ¿y ahora qué?

En los párrafos siguientes se apuntan algunas opciones que deberán ser

consideradas en cada organismo en función de sus características específicas.

Los asistentes al taller pueden intentar realizar un taller similar en su

organismo con el reto de diseñar las intervenciones. Este taller debería de

tener en cuenta las críticas a las restricciones de tiempo del taller que se ha

celebrado en ISEL.

Tratar de aplicar, algunas de las intervenciones que se han identificado en

el taller de ISEL, siguiendo la idea del prototipo y las pruebas.

Entender la metodología del Design thinking, según el documento de la

Comisión Europea, y ver en qué aspectos o retos de cada organismos es

directamente aplicable: diseño de servicios, adquisición de nuevas

capacidades o diseño de políticas

En cualquiera de las opciones, y siempre que lo necesitéis, dejamos abierta la

comunicación a consultas sobre iniciativas y problemas que podáis encontrar

cuando apliquéis la metodología Design Thinking en el sector público.

Manuel Caño

[email protected]

como poner en marcha la contratación electronica taller design thinking 5

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