¿Cómo organizoo todo

estoooooo?

El Archivo es una recomendación pero ante todo una necesidad…

Es todo un mandato

Reforma Artículo 6° Constitución FederalFracción V.- Los sujetos obligados

deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados...

Artículo 32.- Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar; en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades…

Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos.

Articulo 63.- Los sujetos obligados oficiales deberán tener en operación archivos que permitan localizar con prontitud y seguridad la información pública correspondiente a su función.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Artículo 29.- En cada dependencia o entidad se integrará un Comité de Información….

Coordina y supervisa acciones tendientes

a proporcionarinformación

Instituye procedimientospara el acceso a la

información

Realiza gestiones a travésde la Unidad de Enlace

para localizar información

Confirma, modifica o revoca la clasificación

de informaciónElabora Informes

Establece criterios específicos para la

organización y conservación de archivos

Según Artículo 30.- Cada Comité estará integrado por:

I. Un servidor público designado por el titular de la dependencia o entidad;

II. El titular de la unidad de enlace, y

III. El titular del órgano interno de control de cada dependencia o entidad.

Archivo por proceso

Archivo por naturaleza de documento

Archivo Alfabético

Archivo por folio

Archivo por año

Solo actividad diaria en carpetas

* Esta actividad fue delegadasa las secretarias y/o asistentes;así como a los auxiliares Administrativos

* En su defecto fueron pasadosal archivo muerto resultando la Información dañada y/o perdida

* Artículo 67.- Los documentos archivados no podrán ser destruidos antes de cuarenta años de su fecha…. (Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora)

Normatividad▪ Carencia de Reglamentación o procedimientos

establecidos

Técnicas Archivísticas▪ Métodos empíricos▪ Criterios de ordenación heterogéneos

Recursos Humanos▪ Niveles educativos bajos▪ Falta de compromiso institucional

Recursos Financieros▪ Falta de presupuesto y asignación de recursos

Condiciones Físicas▪ Espacios inadecuados▪ Higiene, seguridad y conservación insuficientes

Aspectos considerados

durante un diagnóstico

Sensibilización

Diagnóstico

Proyección

Seguimiento

Capacitación

Aplicación de fichade valoración

Concentración de Información, elaboración

de documentos

Actividades demonitoreoEntrega / recepción de

documentos

Asegurar que la documentación e información que se genera o recibe como soporte de la ejecución de los procesos del Instituto Tecnológico de Sonora, se registre, resguarde, recupere y depure de conformidad con lo estipulado por la Ley.

De esta forma: a) se coadyuva en las acciones para hacer más eficientes los procesos operativos,

b) se asegura la evidencia con la que se cumple con los requisitos que establece el marco legal que aplica a la Institución, y

c) se crea y conserva la “Memoria Institucional”

El Archivo Institucional será el único resguardo de los documentos de archivo que el ITSON genere y reciba como soporte de sus operaciones y para el cumplimiento de sus obligaciones.

Asimismo, el Archivo Institucional será un recurso que se utilice para la rendición de cuentas que coadyuve con la Unidad de Enlace y que asegure la transparencia en el acceso a la información.

•Clasificar y recibir los documentos por parte de las áreas a las que corresponda y llevar acabo su guarda en el sistema de Archivo Institucional.

•Resguardar la mayor cantidad de documentos con los que cuentan las áreas y que pasaran a formar parte del archivo institucional.

•Diagnosticar el estado de la documentación que posee cada una de las áreas.

•Capacitar a las áreas para que puedan clasificar la información que entregaran al archivo institucional.

•Recibir la mayor cantidad de documentos ya clasificados por las áreas que correspondan a la información publica de cada área y la clasificada.

¿Con qué?

¿Quién?

¿Cómo?

Recursos, equipos, instalaciones, información, materiales

Métodos de trabajo,

procedimiento, Políticas

Responsabilidades

Elementos de un Sistema de Organización de Archivo

Mtra. Lorenia Salgado FigueroaCoordinación de Normatividad y Servicios

Jurídicos

Lic. María Eugenia Gutiérrez ValdezAdministrador Oficina de Transparencia y

Acceso a la Información Pública

Lic. Ana Laura Muñoz MorenoAdministrador Archivo Institucional