como organizar un evento
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Es el perfil que debe tener un Organizador de Eventos Integral. En esta presentación apunta a los culturales.TRANSCRIPT
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Y llegó el Centenario del Jardín no???
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¿Qué es un Evento???
Un Suceso Único e Irrepetible
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Pero no basta esa definición…
• Es un hecho Único e Irrepetible.• Qué como acontecimiento.• Reúne a un cierto número de personas.• En un lugar y fecha determinado.• Con el fin de cumplir…
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Un objetivo:
Social
CulturalEmpresarial
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Nuestro objetivo:
Organizar el
Centenerario Del Jardín Nº 0-001
“Merceditas de San Martín”
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El Evento necesita:•Organización.•Coordinación.•Conocimiento profesional.•Capacidad ejecutiva.•Capacidad creativa.• Investigación y planificación
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El Centenario de una institución es:
• Un evento.• Es la conmemoración de un día
concreto.• Es una manera de vivir el
tiempo. • Y ésta es la razón por la que los
actos se van a organizar en equipo y con el debido TIEMPO.
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Por esto necesitamos:• Experiencia y Formación.• Conducción y Coordinación.• Creatividad.• Comunicación.• Responsabilidad.• Organización.• Autodominio.
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Experiencia y Formación• Estar capacitados en la organización de
eventos.• Informarse sobre la realidad de la institución
desde su creación hasta nuestros días.
• Nutrirse de otras disciplinas, entre ellas: Comunicación, Ceremonial y protocolo, Organización.• Tener experiencia de los servicios
involucrados: catering, ambientación, animación, recreación.
• Contar con conocimientos informáticos.
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Conducción y Coordinación: • Tener capacidad de mando y poder de
coordinación.• Saber seleccionar a los responsables de las
comisiones por sus capacidades.• Conducir la tarea individual y grupal de los
integrantes del EQUIPO hacia el objetivo fijado.• Respetar y ser respetado por todos sus
miembros.• Escuchar y hacerse escuchar cuando sea
necesario.• Motivar al equipo para un mayor rendimiento.
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Creatividad:• Ser creativo, innovar en cada momento.• Liberarse de los “pre-juicios” y
comprender que el único límite de la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo.• Ser original, impulsar un sello propio.• Ser autocríticos con las ideas.• Tener habilidad para aprender y
compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo.
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Comunicación:• Ser un buen intérprete comunicativo de las
necesidades, asistentes al evento y equipo de trabajo.• Ser un buen comunicador eficaz de ideas e
instrucciones.• Ser capaz de leer entre líneas.• Ser capaz de vincular a las personas.• Ser capaz de crear ambiente y muy buenos
canales de COMUNICACIÓN.• Trabajar con y para la percepción sensorial.• Un EVENTO es un HECHO VIVENCIAL.
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Responsabilidad:• Ser exigente y selectivo en los servicios y
personal a utilizar en el evento.• Ser capaz de representar a su equipo en sus
ideas y trabajo.• Ser metódico, pragmático, detallista, flexible
y organizado.• Cumplir con los objetivos y plazos
determinados en tiempo y en forma.• Ser transparente y sincero en su accionar.• Estar siempre disponible ante cualquier
eventualidad.• Atender los problemas que le competen , sin
derivar.
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Organización:• Ser capaz de establecer objetivos primarios y
secundarios y plazos.• Ser capaz de realizar un organigrama de
tareas.• Ser capaz de evaluar responsables para cada
área o tarea.• Ser capaz de coordinar tiempos de ejecución
de las actividades.• Ser capaz de ordenar la tarea propia y del
equipo.
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Autodominio:• Ser capaz de mantener el control ante la
adversidad.• Ser capaz de de mantener el control ante
conflictos personales y profesionales.• No personalizar los problemas laborales.• Mantener siempre una actitud optimista.• Apuntar siempre hacia el mismo objetivo, sin
desviarse.• Soportar situaciones de estrés.• Adaptarse a niveles de exigencia física, así
como trabajar contra reloj.
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Y ahora como sigue…• INVESTIGANDO: Utilizando todas las fuentes
desde la creación del Jardín hasta nuestros días.• CREACIÓN DEL OBJETIVO: A través de una
lluvia de ideas, definimos el objetivo sobre el cual trabajaremos en EQUIPO.• PLANIFICANDO: La planificación tiene tres
etapas de tareas, pre evento, durante el evento y post evento.• EJECUTANDO: Las tareas planificadas con
credibilidad, confianza, integridad, respeto, flexibilidad, compromiso, calidez en el trato.
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Otros puntos a tener en cuenta• Las Áreas o Sectores Estratégicos: son los que
se consideran significativos para el logro de los objetivos generales propuestos.• Las Prioridades sirven para otorgar una
mayor cantidad de recursos para resolución de una necesidad y asignarle importancia al plan.• La Política es la Ideología, filosofía y espíritu
que enmarca la acción; en ellas están implícitos acciones, valores, modalidades.• El Programa de Acción, es el conjunto de
actividades articuladas a través de la formulación de:
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• Metas.• Objetivos.• Organigramas de tareas.• Organigrama de trabajos.• Todo con el fin de alcanzar en un plazo
determinado y con los medios necesarios para tal fin.
Solo a modo de ejemplo planificar es:
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Planificar significa:• Tener en cuenta tres momentos del
EVENTO.• Tareas Pre Evento.• Tareas Durante el Evento.• Tareas Pos Evento.
Es solo un pequeño ejemplo:
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Tareas Pre Evento
Redacta y envía a los medios.
Mandar anuncio de prensa a loa medios.
Incluye lista completa de todos los
medios.
Utilizar los medios de difusión.
Por correo normal o e-mail.
Enviar invitaciones por correo y/o…..
Busca calidad de impresión y costos.
Diseño e impresión de invitaciones.
A cargo de la comisión pertinente.
Antes del 1 de julio del 2009.
Definir logo e imagen gráfica.
COMUNICACIÓNEstablecer tiempos.
COMENTARIOSPLAZOSTAREAS
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Todas juntas podemos!!!• Con una actitud positiva!!!• Con mucho entusiasmo!!!• Con el deseo de lograr la excelencia!!!• Con un verdadero sentido de colaboración!!!
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No lo duden…
En
Equipo lo…
LOGRAREMOS
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