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COMO MANIPULAR LAS CARGAS ACADEMICAS Para todo lo referente a cargas académicas usted ira al área de asignaciones académicas, en donde encontrara inicialmente tres pasos de vital importancia para el buen funcionamiento del sistema.

El diseño de la carga académica tiene una seria de pasos lógico en forma de cascada, iniciando en: Paso 1: en este paso se crean las áreas y las asignaturas que al componen con sus respectivos porcentajes para así sumar el 100%. Logicamente el asunto es asi: (ejemplos de casos) Para los grados de 01 hasta 05 se utiliza un área llamada Humanidades de primaria constituida por: Humanidades de primaria

Lectura de primaria (20%)

Castellano de primaria (60%)

Ingles de primaria (20%) Asi mismo existe un área de humanidades de 6 a 8 que contiene la siguiente estructura: Humanidades 6 a 8

Castellano 6 a 8 (50%)

Lectura crítica 6 a 8 (25%)

Ingles 6 a 8 (25%)

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En el grado noveno se maneja Humanidades de 9 estructurada asi: Humanidades 9

Castellano 9 (50%)

Ingles 9 (50%) Luego para los grados 10 y 11 se maneja esta definición: Humanidades 10 y 11

Castellano 10 y 11 (40%)

Ingles 10 y 11 (40%)

Lectura Crítica 10 y 11 (20%) En este ejemplo ilustrativo usted puede detallar como se crea una estructura lógica dependiendo el agrupamiento que se haga de las asignaturas. Ahora si vamos a explicar el proceso para elaborar esta lógica.

Esta es la ventana principal al ingresar al paso 1, en ella podemos ir creado las diferente áreas (que es lo que primero se debe crear) y luego sus asignaturas. En la parte superior usted puede crear las áreas, solo escribe el nombre.

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Ahora para crear la asignatura, usted puede seleccionar más abajo y solo digitar el nombre de la asignatura, pero será muy importante definir con que área desea ligar, es por ello que el sistema le pregunta cuál es el área con quien ligara la nueva asignatura.

Usted puede ir mirando cómo va quedando las estructura de su colegio utilizando dos botones, el primero es el que dice “Ver las áreas que componen mi institución” usted aquí podrá ver la estructura completa del colegio, debo afirmarle algo muy claro, de una buena estructuración depende en gran medida el buen funcionamiento del sistema. Al dar clic en el botón aparece esto:

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En esta estructura usted puede ver el nombre del área, más a la derecha las asignaturas que la componen, cada una con porcentaje que se nota al lado del nombre de la asignatura. En la imagen aparece una X indicando que la suma de los porcentajes no es igual a 100, más abajo aparece un botón que dice Reparar, de clic ahí.

Esta sencilla ventana le permite asignar porcentajes a cada una de las asignaturas, para ello coloca el valor y da clic en cambiar por cada asignatura, el resultado final debe ser:

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Usted debe garantizar que ninguna X aparezca en la ventana de áreas, ya que si todo está en verde quiere decir q las suma de los porcentajes de cada una de las asignaturas es 100. ¿Cómo cambiar el nombre a un área? Estando dentro del listado de áreas usted solo debe colocar el nombre nuevo de área y dar clic en actualizar.

¿Cómo eliminar un área? Ahí mismo en la ventana aparece una columna que dice Eliminación Desactivada, porque tiene asignaturas ligadas. Para que un área sea eliminada sus hijas por así decirlo, deben ser primero suprimidas. Si el sistema detecta que el área esta vacía aparecerá de manera automática un tarrito de basura de color azul. Ahora detallaremos como crear una asignatura, en la ventana de paso 1 usted un poco mas debajo de la creación de áreas encontrara la creación de asignaturas, usted al crear una asignatura de manera obligatoria la debe afiliar a un área.

Para visualizar el listado de asignaturas que contiene la institución dará un clic más debajo de la creación de asignaturas, donde dice “ver las asignaturas que contiene la institución”.

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Usted aquí podrá ver el listado de asignaturas de izquierda a derecha, luego observara el área a la cual está ligada la asignatura. Si usted desea cambiar el grado o ligar la asignatura con otra área solo basta con manipular las casillas, la de arriba usted puede cambiar el nombre y la de abajo puede cambiar el área ligada. Para eliminar una asignatura se deben cumplir varios requisitos.

1. No estar ligada a ningún docente. 2. No estar ligada a ningún grado. 3. No tener notas registradas.

Estas eliminaciones se realizan en el paso 2 y 3 que veremos más adelante.

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PASO 2 En este paso usted podrá tener la posibilidad de incluir las asignaturas dentro de los grados correspondientes, logrando asi ir llenando toda la institución. Al entrar lo primero que debe hacer es ir a la opción 3 donde le permitirá seleccionar un grado y la sede luego:

Solo resta seleccionar la asignatura en la parte derecha y en la izquiera la intensidad, usted puede ingresar hasta 10 asignaturas, al terminar de clic en el botón. Si se el caso que usted vaya a ingresar, por ejemplo 15 asignaturas, usted podrá ingresar las 10 primero y 5 posteriormente después de guardar. Ahora, para poder observar el trabajo que voy haciendo lo puedo hacer por grado o por grado. Opción 1:

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En este resultado usted podrá ver las asignaturas que componen el grado, aun lado esta su porcentaje, el área al cual está ligada, la intensidad y la sede. De lado izquierdo aparecen unas cajitas, estas sirven para indicarle al sistema que asignaturas desea usted Actualizar o eliminar. Si el caso es actualizar usted selecciona en la cajita que asignatura desea cambiar, usted puede cambiar el porcentaje y así mismo la intensidad. Si usted ha hecho una buena estructura de asignaturas dentro de las áreas en el paso 1 no tendría en teoría por qué estar modificando porcentajes. Si lo que usted desea es eliminar también debe dar clic en la cajita, pero antes de eliminar debe tener en cuenta varias cosas importantes:

1. Desliga la asignatura del grado 2. Desliga la asignatura del docente 3. Elimina las notas que tenga ingresadas

En la parte de debajo de la ventana usted tiene dos opciones eliminar o actualizar. Si usted desea eliminar una asignatura del sistema y así mismo un área por aquí es donde debe comenzar, puesto que para eliminar asignaturas o áreas ellas debes estar libres de toda clases de ligaduras y así mismo para no tengan notas registrada, esto se comenta basado en el paso 1 de área de asignaciones académicas.

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Debajo de la ventana y sin regresar usted puede ver más asignaciones

Ahora en la opción 2 de la ventana paso 2, usted puede hacer lo mismo, pero es por grupo la visualización.

En la ventana resultante usted podrá ver las asignaciones de grupo igual que en la opción 1, la diferencia es que en esta ventana usted puede ver si el grupo tiene o tiene vida académica.

Los chulos indican que para esa asignatura ya existe vida académica, eso quiere decir que los estudiantes aparecerán en la planilla de calificaciones digital.

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Además de todas las herramientas de esta ventana existe una que permite hacer los siguiente:

En esta opción usted puede hacer una asignación no para el grado, sino para un solo grupo, esta herramientas se usa para casos especiales donde la carga de un grupo sea diferente a la de otro grupo dentro de mismo grado, ejemplo en el grado 1001 dictan una asignatura llamada Turismo, en el grupo 1002 dictan en su reemplazo una asignatura llamada Mantenimiento, en pocas palabras se ajusta a las asignaturas llamadas técnicas o electivas.

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PASO 3 Este es el último paso de asignaciones, después de crear áreas y sus asignaturas, después de llenar los grados con sus respectivas asignaturas queda restando ingresar los docentes que dictan las clases, para ello me dirijo a la opción 3 donde selección el docente:

Solo basta con seleccionar la asignatura y el grado, también hay 10 opciones de ingreso. Ahora si usted desea observar la asignación de un docente para comprobar utilice la opción 1 de esta ventana.

Al seleccionar el docente y mirar la ventana resultante usted podra comprobar todos los datos ingresados.

Aparece el docente, el usuario, la asignatura, el grado, la intensidad y la sede, abajo podrá ver el total de horas. Usted tiene la oportunidad de seleccionar en la izquierda algunas de las asignaciones en caso que desee eliminar alguna de ella, en la parte inferior aparecerá el botón de Eliminar.

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Pero si usted desea ver como esta en realidad un grado en cuanto a la asignación académica, la carga docente y la vida académica la opción más completa de manera individual es la 2.

En la ventana resultante usted podrá ver todo lo que necesita de un grado, el docente, las asignaturas, las intensidades, la sede y la vida académica representada con chulos y una X.

En la imagen podrá observar lo mencionado, a la derecha notara los chulos que indican que el esas asignaturas tienen sus estudiantes con notas, por ello habrá cosos donde el docente reporte que su planillas no aparecen, usted lo que deberá hacer será rectificar en esta ventana, si esta chulo el reporte del docente estará errado y debe invitarlo a revisar bien, ya que el chulo es garantía de planilla activa.

En esta ventana usted también puede asignar o cambiar un docente, solo basta con desplegar la caja de docentes y seleccionar el que usted prefiera, puede hacerlo con varios a la vez. Al terminar solo resta dar clic en el botón guardar.

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Si vamos a la parte más baja de la ventana del paso 3, podremos detallar lo siguiente:

En las opciones específicas tenemos 4 subopciones: A: se utiliza para ver la cantidad de horas asignadas por docente en un pequeño listado. B: se utiliza para intercambiar cargas académicas entre dos docentes, cabe notar que la única condición para esto es que los docentes deben tener la misma cantidad de horas. C: se utiliza para reemplazar cargas entre un docente antiguo que se va y un docente nuevo que ingresa al sistema, en este caso la única condición es que el docente nuevo no posea absolutamente ninguna hora asignada.

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Ya hemos recorrido el paso1, paso2 y paso3, ahora resta con ir al paso4 donde se crearan las vidas académicas, este paso es muy sencillo, dentro de la ventana usted ira a la opción1 que dice Creación de vida académica con seguro de talleres, usted aquí solo debe seleccionar el grupo y la sede, luego dar clic en el botón.

Recuerde que este botón se utiliza también para crear la vida académica de estudiantes que llegan de manera extemporánea al colegio, seleccionando el grado donde lo matriculo y la sede el sistema detectara cual es el nuevo estudiante para así crearle la vida académica sin riesgo que se le duplique al resto de estudiantes, este proceso de acciones notas puede ser usado todas las veces que se necesite. Usted también tiene la oportunidad de ver un resumen general por sede de cómo se halla toda las asignación, para ello en el área de asignaciones académicas seleccionara la opción que dice resumen por sedes de asignaciones académicas.

Podrá usted detallar todos los grados activos que corresponde a la sede seleccionada, es una manera rápida de ver como esta todo el sistema de asignaciones académicas.

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Esta ventana si detecta que no hay docente asignado en unas de las asignaturas del grado, en la parte de debajo de la asignatura solitaria aparecerá un botón que dice REPARAR o si no hay vida académica también sale el botón que dice REPARAR

Como se muestra en la imagen, el primer reparar permite desde esta ventana asignar el docente y el segundo permite crear la vida académica. La flecha que esta al final, aunque es pequeña, sirve para entrar a la planilla del docente responsable de esa asignatura. Por último, está la opción para asignaciones rápidas, es una ventana muy usadas por usuarios de mayor manejo de la plataforma, pero usted si es nuevo la pueda manejar sin problemas con esta sencilla explicación. En la ventana resultante usted tendrá 3 opciones generales, la primera es para colocar el código interno del docente, seleccionarle el grado y la sede del responsable, por ello esta opción está más orientada a los docentes que dictan todas las áreas en primaria, ya que usted se ahorra tener meter las asignaturas uno por una al docente.

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Para hallar de manera segura el código interno de un docente esta la segunda opción que permite listar los docentes de una sede y su código los cuales deberán ser copiados en la caja de la opción 1, la ventana de código se abre por aparte para no interrumpir su trabajo.

La tercera opción de la ventana de asignaciones rápidas es muy importante que la use bien, pues le ahorrara un inmenso trabajo de asignación académica. Si usted es un usuario nuevo y por ejemplo su colegio tiene 4 sede, 1 principal secundaria y 3 de primaria, la recomendación es que usted alimente desde el grado 00 hasta el grado 11 una de las sedes, por lo general es la principal, después de usted podrá replicar la carga hecha y así se ahorrara tener que alimentar en el resto de sedes.

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Con estos pasos explicados de manera pausada y sencilla usted podrá ya realizar cualquiera de las opciones que tenga pendiente.