CONFIDENCIAL

Oficina sin Papeles

baufest. (del Aleman). bau: construcción / Fest: sólida

Objetivos de la charla

Conocer las posibilidades existentes para gestionar una empresa “con menos papeles”

Agenda

Beneficios de la Oficina sin Papeles

Mitos

Definición: “¿qué es una Oficina sin Papeles”

Beneficios

Nuestro enfoque

¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?

Nuestro proceso y la tecnología que recomendamos

Ejemplos de implementación

Propuesta para comenzar a transitar el cambio

Mitos de Oficina sin Papeles

La tecnología no está preparada para la Oficina sin Papel

El papel es mucho más seguro que una copia digital.

Vivir sin papel es demasiado caro

Leer en el monitor cansa demasiado la vista

Se hace uso inadecuado de las tecnologías …

. . . y el papel no desaparece.

Impresión masiva de documentos

Incremento del volumen de la documentación

Convivencia de diferentes soportes y formatos

Obsolescencia de los nuevos formatos

Incertidumbres en la gestión de la documentación.

Oficina sin papeles . . .

. . . es aquella en la que:

Toda información se genera en soportes digitales.

Toda documentación en papel se convierte a formatos digitales.

Toda la documentación se transmite por medios telemáticos.

El objetivo final es reducir el papel de los procesos de gestión, para lo cuál es necesario incrementar el grado de informatización de nuestros procesos y servicios.

¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?

Oficina sin Papel

Drivers

Marco JurídicoTecnología

Cambio Cultural

Oficina sin Papeles - Drivers

Disminuir el uso de papel (costos de impresión, mailing y despacho) … y el espacio que ocupa

Mejorar procesos (circuitos)– Mejorar la gestión administrativa

– Mejorar la calidad del servicio ofrecido a los clientes.

– Vigencia de la información

– Dashboards como herramienta para una mejora continua

Posibilitar un mayor control y seguridad de la documentación.

Green IT

Drivers

Tecnología

Oficina sin Papeles - Tecnología

Infraestructura de Base

– Herramientas

Repositorios

Digitalización

Captura de información

Firma digital

Sistemas amigables (UX)

– Incentivar a las personas a dejar el papel

– Lograr herramientas que permitan mejorar la productividad de las personas.

Intranet como punto de acceso

Gestión Documental

Drivers

Tecnología

Portal de acceso

Logo

Menú de áreas

Imagen del área / Animación informativa

Instructivos generales

Calendario de

Eventos

Vínculos a

aplicaciones

según el

usuario

Políticas y procedimientos

Anuncios

Buscador del

sitio

Cerrar

sesión

Quienes somos

Buscador de

personas

Mismo esquema conceptual para todas las áreas.

Colaboración

Búsqueda

Gestión Documental

Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de documentos.

Con el objetivo de:

Facilitar el trabajo con los documentos

Facilitar que la información se comparta

Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los individuos que trabajan en ella.

Oficina sin Papeles – Cambio Cultural

Cambio de hábitos

Política empresarial de uso de papel

Automatización de procesos de negocio

Drivers

Tecnología

Cambio Cultural

Oficina sin Papeles – Marco Jurídico

Factura electrónica

SOX

Regulaciones de la industria

Green IT

Drivers

Marco JurídicoTecnología

Enfoque baufest

Cultura Corporativa

• Análisis de circuitos de la compañía

• Costumbres

• Políticas

Diseño Conceptual

• Clasificación ¿Qué gestionamos?

• Búsqueda y recuperación

• Plazos de conservación y eliminación

Herramientas Informáticas

• Captura de la información

• Controles y Seguridad

Oficina sin Papeles

Enfoque baufest – Cultura Corporativa

Identificación de circuitos, pasos y roles de negocio

Análisis de un día de trabajo

Clasificación de tareas

Identificación de aplicaciones/sistemas involucrados

Identificación de colaboración y otras tareas sin soporte de sistemas transaccionales

Costumbres

Políticas

Cultura Corporativa

Enfoque baufest – Diseño Conceptual

Planificar:

¿qué gestionamos?

¿quién gestiona?

¿cómo se gestiona?

Clasificación

Captura de información

Controles y seguridad

Plazos de conservación y eliminaciónBúsqueda y recuperación

Diseño Conceptual

Enfoque baufest – Herramientas

Informáticas

: Portal de acceso y Gestión de Documentos

: Formularios para Captura de Información.

: Gestión de workflows y circuitos de negocio

: UX / Mejoras de Usabilidad

Herramientas Informáticas

Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

1 Buscar formulario

“Solicitud de Vacaciones” en la

Intranet o solicitarlo por mail a RRHH

2 Imprimir el

formulario, completarlo y

llevárselo al jefe para que lo firme.

3 Si es necesario, el

jefe consulta con RRHH los días disponibles de vacaciones.

4 El jefe da su

conformidad firmando el formulario.

5 Se envía el

formulario a RRHH por correo interno.

6 RRHH ingresa los

datos al sistema, indicando quien

autorizó las vacaciones.

7 Se guarda el

formulario en el Legajo físico de la

persona.

8 En la fecha

correspondiente, el sistema liquida el plus vacacional.

Circuito de partida Cultura Corporativa

Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

» Disponible para todos los empleados

» Chequeos automáticos

Diseño Conceptual

Herramientas Informáticas

» Formulario InfoPath

» Visualización de días disponibles

» Control de días solicitados vs. días disponibles

Formulario de Solicitud de Vacaciones

» Conformidad por sistema

» Registro de novedades en el sistema

» Alertas / Notificaciones

» Consultas de Vacaciones y Licencias pendientes aprobación

» Mail a quien debe autorizar

» Mail recordando autorizaciones pendientes

» Circuito de aprobación con registro de novedades en el ERP

» Mail notificando vacaciones otorgadas

Autorización

Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

» Todos solicitan licencias por sistema

» Aprobación por el Jefe directo

» Los datos de legajos son confidenciales, aún para el Jefe

Diseño Conceptual

Herramientas Informáticas

» Autenticación

» Conversión Usuario – Nro. Legajo

» Validación de roles / Organigrama

Acceso a datos controlado

» Mis solicitudes

» Mis aprobaciones pendientes

» Interfaz rica

» Indicador gráfico de estado.

» Involucrados con indicador de presencia.

» Posibilidad de disparar proceso de autorización masiva.

Consultas

Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

1 Realizar la “Solicitud de

Vacaciones” en la Intranet.

2 El jefe da su

conformidad también en la Intranet.

3 En la fecha

correspondiente, el sistema liquida el plus

vacacional.

Circuito final

Oficina con menos Papel y un poco más eficiente

Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones

Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de

Gastos

Punto de Partida

La aplicación soporta solo una pequeña porción del proceso

Acceso desde entorno host (pantalla verde)

2 pantallas para captura de información de la rendición

Usuario necesariamente conectado al mainframe

Navegación vía opciones y comandos natural

Centro de Costos requiere el código legacy, llevando en ocasiones a consulta en SAP y posterior ingreso manual en host

Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de

Gastos

Solución

Formularios InfoPath accesibles desde la Intranet y el

Outlook

Acceso desde Windows y Outlook, entornos al que todos los usuarios acceden de manera natural

Front end web más amigable, no es necesario conocer los comandos del host

Look & feel mejorado

Facilidades de integración con herramientas de escritorio y servicios de backend

Flexibilidad tecnológica para incorporar mejoras de usabilidad

Por dónde empezar

Alcances y Planificación Elaboración ImplementaciónAdopción General

Assessment

• Identificar Escenarios de Negocio

•Definir Visión (hoy vs. futuro)

•Selección de componentes

•Elección Proyecto Piloto

Piloto

- Primer Caso -

•Definir estrategia Tecnológica

•Definir Metodología

•Modificar Arquitecturas

•Construir Piloto

•Validar

•Documentar

Incorporar otros circuitos

•Ajustar Metodología

•Definir mejores prácticas

•Definir métricas

• Incorporar otros circuitos de trabajo

Gestionar Implementación

•Capacitación

•Evaluación de métricas

•Mejora continua

• Incorporación de otros circuitos

Primer Caso

Cultura Corporativa

• Elegir un circuito, analizarlo (y mejorarlo)

• Costumbres

• Políticas

Diseño Conceptual

• Representarlo

• Definir métricas

• Cálculo ROI

Herramientas

Informáticas

• Relevar tecnología existente en la compañía

• Recomendar tecnología

• Hacer el piloto

Resultados

• Ponerlo en práctica

• Medir resultados

• Recomendar próximos pasos

Oficina sin Papel

Por dónde empezar

Ejemplos:

Solicitud de Vacaciones y Licencias

Anticipo de Sueldos

Solicitud de Préstamos

Solicitud de Capacitaciones

Evaluaciones de Desempeño

Declaraciones Juradas

Solicitud de Anticipos y Rendición de Gastos

Gestión de Proveedores (Gestión de Horas)

Asignación de inventarios (hardware)

Políticas y Procedimientos

Knowledge Base

Resumen

El estado del arte actual permite gestionar una empresa con “menos papeles”.

Una adecuada gestión documental puede suponer importantes beneficios económicos para la empresa.

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede abordar un proyecto “Oficina sin Papeles”.

¡Baufest los puede ayudar a dar los primeros pasos!

¡Muchas gracias!

marketing@baufest.com | www.baufest.com

Argentina

Tel.: +54 (11) 4807-8080

Fax: +54 (11) 4801-6146

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España

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c/ Francisco Giralte, 2

(28002) Madrid

México

Tel.: +52 1 55 5284-2842

Fax: +52 1 55 5284-2803

Monte Pelvoux 111, 2do Piso

Col. Lomas de Chapultepec

(11000) Del. Miguel Hidalgo

México D.F.

EE.UU

Tel - +1 (617) 273_ 8095

470 Atlantic Avenue, 4th floor

Boston, MA 02210

United States of America

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Microsoft InfoPath

Herramienta para crear formularios y recopilar datos

Pensado para usuarios avanzados y programadores

Principales características

– Es una aplicación de Office

– Poco tiempo de aprendizaje

– Creación de formularios sofisticados sin escribir código

– Formularios Web

– Se integra con SharePoint, fáciles de publicar

– Mejorarlos con código

– Diferentes vistas de un mismo formulario

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Nintex

Extiende las capacidades de los workflows de MS SharePoint 2007 / 2010

Permite

– diseñar, publicar, administrar y recolectar los resultados de los workflows desde una interfaz gráfica web

– acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento

– compartir y reutilizar flujos.

– “Si”, “No”, “Ok”, …

– visualizar progreso y generar reportes

Provee

– Conectores para AD, BizTalk, MOSS BDC, Web Services, OleDB, fuentes ODBC

– SDK para desarrollos de nuevas acciones y conectores

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