como implementar un sga
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Como implementar un SGA - Sistema de Gestion Ambiental
TELIMCO-LTDA
Ing. Alexander Becerra
En primera Instancia una organizacin antes de iniciar la implementacin de su SGA,
debe definir el ALCANCE del mismo, el cual consiste en identificar los lmites del
Sistema de Gestin (tomando en cuenta que actividades (procesos) puede controlar
y/o sobre cuales puede tener influencia la organizacin), identificando de igual
manera el lugar geogrfico donde la organizacin opera (Definiendo entonces sedes
delegaciones sobre las cuales se va a desarrollar el SGA) y su relacin con el entorno y
las partes interesadas. El alcance debe quedar documentado a travs de un
documento controlado por el SGA y aprobado por la Alta Direccin, el cual
normalmente se documenta en el Manual del SGA que aunque es de aclarar que no es
un requisito de la norma, pero si dicho manual ayuda a la organizacin a documentar el
alcance y tambin permite describir el tipo de organizacin, su estructura
organizacional y permite relacionar los documentos desarrollados dentro del SGA con
los requisitos establecidos por la norma ISO 14001.
En el momento de que una organizacin decida implementar un SGA (Sistema de
Gestin Ambiental) de acuerdo a la norma ISO 14001 aplicable al alcance definido, se
debe seguir el Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), el cual se explica a
continuacin:
En el proceso de PLANEACIN (P) se debe tener en cuenta que el 80% del xito
de la implementacin de un SGA parte de una adecuada identificacin y
Valoracin de Aspectos e Impactos Ambientales (Requisito 4.3.1) de sus actividades
productos y servicios que pueda controlar y sobre aquellos que pueda influir dentro del
alcance definido por la organizacin para la implementacin del SGA (Teniendo en
cuenta para esto el uso de herramientas como el ACV Anlisis de Ciclo de Vida del producto o servicio ) permite identificar los reales impactos y aspectos ambientales
asociados a los procesos y productos analizados, as como tambin sobre los potenciales
proyectos (Desarrollos nuevos o planificados) sobre las actividades (Procesos)
nuevos; en dicha identificacin se debe tomar en cuenta todas las entradas y salidas de
los procesos tanto en situacin Rutinaria y No Rutinaria como en situacin de
Emergencia. Esto documentado a travs de un procedimiento de identificacin y
valoracin de AIA (Aspectos e Impactos Ambientales).
Una vez identificados los Impactos Ambientales asociados a las actividades, productos
y servicios se procede a realizar la identificacin de Requisitos Legales aplicables
(Requisito 4.3.2), los cuales de igual manera estn asociados a los Aspectos e Impactos
Ambientales identificados en el paso anterior, mediante un Procedimiento
Documentado de Identificacin de Requisitos Legales y Otros requisitos que la
organizacin suscriba; con los Impactos ambientales y los requisitos legales aplicables
identificados se procede a realizar la Valorizacin de Aspectos e Impactos Ambientales,
identificando entonces cuales son LOS IMPACTOS AMBIENTALES
SIGNIFICATIVOS que la organizacin debe controlar garantizando el cumplimiento
Legal Ambiental.
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Una vez identificados LOS IMPACTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS que
la organizacin pueda controlar y/o pueda tener influencia se procede a definir la
POLITICA AMBIENTAL (Requisito 4.2) de la organizacin, la cual ser aprobada
por parte de la alta direccin, apropiada a la naturaleza de la organizacin y sus
impactos ambientales generados, debe incluir el compromiso de mejora continua y
prevencin de la contaminacin, cumplimiento de los requisitos legales aplicables y
otros que la organizacin suscriba, debe ser marco de los objetivos del SGA y quede ser
documentada, se debe comunicar a todos los miembros de la organizacin y los que
obren en nombre de ella y debe estar disponible al pblico.
Con los IMPACTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS identificados y definida
la Poltica Ambiental la organizacin procede a generar y DOCUMENTAR
OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS (Requisito 4.3.3), los cuales debern ser
medibles y coherentes con la poltica ambiental.
H-HACER / IMPLEMENTAR
Para la implementacin de los Objetivos, metas y programas del SGA se debe
garantizar los recursos disponibles (opciones tcnicas, recursos financieros, de
infraestructura y humanos) (Requisito 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y
autoridad) para poder establecer, mantener y mejorar el SGA. Se debe entonces
definir, documentar y comunicar quien sern los responsables de implementarlos, as
como su autoridad para con el SGA. La organizacin deber definir un representante
ante la direccin quien mantendr informado a la alta direccin sobre el avance del
SGA, promover la conciencia sobre la importancia para la organizacin de
implementar el SGA, garantice la implementacin y mejora SGA.
Para lograr que el personal que desarrolle actividades para la empresa o nombre de ella
que puedan generar impactos ambientales significativos desarrolle su actividad de
manera correcta se debe garantizar que dicho personal sea competente en trminos de
Educacin, formacin y experiencia necesaria (Req. 4.4.2 Competencia, formacin y
toma de conciencia) , se debe identificar y proporcionar la formacin necesaria
relacionada con los impactos ambientales a controlar y con el SGA y deber
documentar dicho proceso y mantener los registros asociados, as como tambin
asegurarse que dicho personal sea consciente de la importancia de un buen desempeo
ambiental en su lugar de trabajo y las consecuencias de desviarse de los procedimientos
establecidos para garantizar el adecuado desempeo del SGA de la organizacin.
Para lograr el xito sostenido del SGA se debe definir un procedimiento
documentado para comunicar los impactos ambientales significativos y su control
ambiental al interior de los diferentes niveles de la organizacin as como tambin un
procedimiento de comunicacin externa (para recibir, documentar y responder
comunicaciones con las partes interesadas) relacionado con el SGA y los impactos
ambientales significativos (Si as lo decide la organizacin). (Req. 4.4.3
Comunicacin).
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De acuerdo al (Req. 4.4.4. Documentacin), la organizacin debe asegurar que se
documente la informacin requerida por la empresa para una adecuada y eficaz
planificacin, operacin y control de de los procesos relacionados con aspectos
ambientales significativos as como los procedimientos solicitados por la norma para la
implementacin del SGA (Esto se puede realizar a travs del Manual del SGA).
La organizacin deber desarrollar un procedimiento documentado de Control de
Documentos (Req. 4.4.5 Control de Documentos) que permitir a la organizacin
asegurar que la informacin pertinente para el cumplimiento de de la poltica,
objetivos, metas y programas ambientales, controlar impactos ambientales, cumplir con
los requisitos legales y cumplir con los requisitos de de la norma ISO 14001 sea
controlada, de modo tal que dicha informacin este actualizada, sean fcilmente
comprendidos y est disponible para el personal relacionado con su contenido, evitando
que se use informacin obsoleta y controlando la informacin de origen externa (Como
la documentacin legal) para garantizar el adecuado funcionamiento del SGA.
Con los aspectos ambientales significativos identificados y las necesidades de
cumplimiento legal ambiental definidas, se definen los procedimientos documentados
para realizar el Control Operacional (4.4.6 Control Operacional) definiendo acciones
para prevenir, minimizar y controlar los impactos ambientales significativos bajo
situacin real y evitar as desviaciones de la poltica, objetivos, metas y programas del
SGA.
Dado que es posible que se materialicen los impactos ambientales potenciales
identificados (Condiciones de Emergencia Ambiental), es necesario desarrollar un
procedimiento Documentado de preparacin y respuesta de emergencias (Req.
4.4.7 Preparacin y Respuesta a Emergencias) donde se estable las condiciones para
dar respuesta a esta situaciones, entrenar el personal para su aplicacin, revisar
peridicamente su efectividad (Simulacros) cuando sea factible.
V-VERIFICAR.
Respecto a las actividades que puedan generar impacto ambiental significativo se debe
definir la informacin necesaria para realizar su seguimiento y medicin, la cual se debe
documentar para evidenciar el desempeo ambiental de la organizacin (Req. 4.5.1.
Seguimiento y Medicin) de modo tal que se pueda analizar y comparar dicha
informacin versus los objetivos y metas ambientales definidas para la organizacin.
Dicha medicin debe ser confiable garantizando que los equipos de seguimiento y
medicin estn calibrado y verificados (Se debe conservar dichos registros).
Para garantizar el cumplimiento legal de la organizacin es necesario generar un
procedimiento documentado de Evaluacin del cumplimiento legal (Req. 4.5.2) el
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cual permitir llevar el registro de la evaluacin de cumplimiento legal de los requisitos
que le son aplicables y otros suscritos por la organizacin.
Para garantizar el mejoramiento continuo del SGA de la organizacin es necesario
generar un procedimiento documentado de ACPM (Accin Correctiva, Preventiva y
de Mejora) (Req 4.5.3) a travs de este procedimiento se analizar la informacin de
seguimiento y medicin del SGA y del cumplimiento de los requisitos legales, para
identificar No Conformidades Reales o Potenciales y tomar medidas adecuadas para
evitar que los problemas ambientales reales se repitan y los problemas ambientales
potenciales se presenten, registrando el resultado de las acciones implementadas y
evaluando su eficacia.
Un punto importante a nivel de control ambiental es la garantizar la trazabilidad de la
informacin y registros del SGA (Historia y resultados del sistema) lo cual se logra a
travs de un procedimiento documentado de control de registros (Req. 4.5.4).
Parte del Ciclo del Mejoramiento continuo consiste en realizar auditoras internas al
SGA para lo cual se desarrolla un procedimiento documentado de auditoras
internas (Req 4.5.5) donde se define como planear y desarrollar la auditoria, as como
los responsables de ejecutar la auditoria. La auditoria se programa de acuerdo a la
importancia ambiental de los procesos auditados, los resultados de auditoras pasadas y
permite definir la conformidad del SGA respectos a los requisitos de la Norma ISO
14001.
A- ACTUAR.
Para cerrar el ciclo del mejoramiento continuo de un SGA se debe desarrollar un
procedimiento documentado de Revisin por la Direccin (Req. 4.6) de modo tal
que se evalu si el SGA ha sido capaz de cumplir con la poltica, objetivos, metas y
programas ambientales planteados, as como garantizar el cumplimiento legal ambiental
de la organizacin, siendo la revisin por la direccin la que permite el mejoramiento
continuo del SGA.
BIBLIOGRAFIA.
1. UNIR. Manual marco legal de carcter ambiental, implementacin del sistema de
gestin ISO 14001 y herramientas y normas para una gestin ambiental avanzada.
Javier Blanco Valdillo, Maria Dolores Cima. David Mazuelas Benito. ISBN: 978-84-
15626-73-2. Impreso en Espaa.
2. ICONTEC- Instituto Colombiano de Normas Tcnicas. Norma Tcnica
Colombiana. NTC-ISO 14001 versin 2004- SISTEMA DE GESTION
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AMBIENTAL-REQUISITOS CON ORIENTACION PARA SU USO. Primera
Actualizacin. Editada 2004-12-13.