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Cómo facilitar una feria de intercambio de conocimiento exitosa

Segunda edición

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© 2016, Universidad de Johns Hopkins. Todos los derechos reservados.

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Autores:

Willow Gerber (Management Sciences for Health), Jarret Cassaniti, Heather Finn, Anne Kott y Cassandra Mickish Gross (Centro de Programas de Comunicación de Johns Hopkins)

Cita sugerida:

Gerber W, Cassaniti J, Finn H, Kott A, Mickish Gross C. How to Hold a Successful Share Fair [Cómo facilitar una feria de intercambio de conocimiento exitosa]. 2nd ed. Baltimore: Johns Hopkins Center for Communication Programs [Centro de Programas de Comunicación de Johns Hopkins]; Washington, D. C.: Management Sciences for Health; 2016.

Uso de este documento

K4Health recibe solicitudes para traducir, adaptar, reimprimir o de otra manera reproducir el material en este documento, siempre que se acredite la fuente mediante la inclusión de la cita sugerida arriba mencionada. Este trabajo no puede utilizarse para propósitos comerciales. K4Health agradecería recibir copias o referencias electrónicas de los usos secundarios de los contenidos de esta guía. Envíe dichas referencias a [email protected].

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ÍndiceAgradecimientos ...........................................................................................................................................6

Acerca de esta Guía .......................................................................................................................................6

Cómo usar esta Guía ......................................................................................................................................7

¿Qué es una feria de intercambio de conocimiento? ..................................................................................7

Planificación del evento ................................................................................................................................8

Presupuesto ..................................................................................................................................................................................... 8

Conceptualización y diseño del evento ................................................................................................................................. 8

Identificación y contacto de posibles copatrocinadores/colaboradores .................................................................. 9

Selección de un tema ................................................................................................................................................................... 9

Diseño del logotipo ....................................................................................................................................................................... 9

Identificación de fechas, incluida una fecha de cierre para la inscripción de empresas ...................................... 9

Selección de ubicación y lugar del evento .........................................................................................................................10

Creación de un plan de acción ................................................................................................................................................11

Desarrollo de la agenda ..............................................................................................................................11

Identificación y contacto de los presentadores ........................................................................................13

Creación de una lista y control doble de esta ....................................................................................................................13

Determinación de un punto de contacto para los presentadores .............................................................................13

Contacto de posibles presentadores ....................................................................................................................................13

Confirmación o avance ..............................................................................................................................................................13

Plan para la promoción y difusión .............................................................................................................13

Plan anticipado para la promoción y difusión ...................................................................................................................13

Antes del evento ...........................................................................................................................................................................13

Durante el evento ........................................................................................................................................................................14

Después del evento .....................................................................................................................................................................15

Invitación para los participantes ................................................................................................................15

Cómo decidir a quién invitar ....................................................................................................................................................15

Anuncio de la fecha .....................................................................................................................................................................15

Envío de invitaciones formales ................................................................................................................................................16

Registro de respuestas ...............................................................................................................................................................16

Diseño de una evaluación ...........................................................................................................................16

Desarrollo de un plan de evaluación ....................................................................................................................................16

Antes: creación de una encuesta preevaluación ..............................................................................................................17

Intercambio de resultados ........................................................................................................................................................17

Durante: métodos interactivos para recopilar comentarios de participantes en tiempo real .........................17

Después: seguimiento de los participantes para obtener más información ..........................................................18

Análisis e informe .........................................................................................................................................................................19

Organización de la logística .......................................................................................................................19

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Cómo mantenerse organizado................................................................................................................................................19

Organización de elementos específicos del lugar del evento .....................................................................................19

Contratación de una empresa de TI para el Wi-Fi .............................................................................................................19

Consideración de otros problemas de traslado ................................................................................................................19

Reembolsos y gastos diarios ....................................................................................................................................................19

Disposición del envío ..................................................................................................................................................................20

Montaje del lugar del evento ...................................................................................................................................................20

Coordinación de presentaciones ................................................................................................................20

Asistencia en el desarrollo de las presentaciones ............................................................................................................20

Creación de un repositorio de documentos .......................................................................................................................20

Revisión de todos los materiales ............................................................................................................................................20

Preparación del equipaje ............................................................................................................................21

Planificación de los elementos para empacar ...................................................................................................................21

Impresiones anticipadas para evitar altos costos .............................................................................................................21

Disponibilidad de un teléfono celular libre ........................................................................................................................21

Después de la feria de intercambio de conocimiento ..............................................................................21

Revisión de acciones ...................................................................................................................................................................21

Seguimiento de los participantes ..........................................................................................................................................21

Envío de notas de agradecimiento ........................................................................................................................................21

Apéndice A: Plantilla de nota conceptual ..................................................................................................22

Apéndice B: Plantilla de plan de acción .....................................................................................................23

Apéndice C: Plantilla de agenda .................................................................................................................24

Apéndice D: Actividad de narrativa visual ................................................................................................25

Apéndice E: Tarjetas de memoria de gestión de conocimientos .............................................................26

Apéndice F: Plantilla de informe final del evento .....................................................................................28

Apéndice G: Plantilla de hoja de toma de notas .......................................................................................29

Apéndice H: Encuestas preevaluación y posevaluación de ejemplo .......................................................30

Apéndice I: Plantilla de plan de promoción y difusión .............................................................................37

Apéndice J: Paquete de herramientas de redes sociales de muestra ......................................................38

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AgradecimientosEl proyecto Knowledge for Health (K4Health) produjo esta publicación con apoyo de la Oficina de Población y Salud Reproductiva, División de Salud Internacional, de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID, US Agency of International Development). El Centro de Programas de Comunicación (CCP, Center for Communication Programs) de la Universidad Johns Hopkins lidera el proyecto K4Health en colaboración con FHI 360, IntraHealth International y Management Sciences for Health (MSH). K4Health utiliza abordajes de gestión del conocimiento (KM, knowledge management) para ayudar a mejorar los servicios de planificación familiar y de salud mundial en países de ingresos bajos y medios.

Los autores desean agradecer a aquellos que revisaron esta guía: Deanna Kioko (CCP), Tara Sullivan (CCP) y Sara Mazursky (CCP). También agradecemos a Rebecca Shore (CCP) y Amanda Puckett BenDor (IntraHealth International), autoras de la guía original (primera edición), así como a los miembros de Global Health Knowledge Collaborative, cuyos eventos realizados fueron fuente de información para nuestro trabajo.

Principalmente, agradecemos a los diversos participantes de eventos de intercambio de conocimientos y ferias de intercambio de conocimiento de K4Health. Sin su experiencia, creatividad y dedicación, estos eventos no habrían sido posibles.

Acerca de esta GuíaLe damos la bienvenida a la segunda edición de la guía “Cómo facilitar una feria de intercambio de conocimiento exitosa”.

Esta guía es para cualquier persona que valora los aspectos colaborativos del intercambio y el aprendizaje de conocimientos. Tendrá un valor particular para los agentes del conocimiento interesados en organizar un evento en el cual las personas tengan la oportunidad de compartir sus saberes, fortalecer y apoyar la capacidad de gestión del conocimiento de otros, y crear un foro para conocer y adaptar estrategias y herramientas de gestión del conocimiento.

La segunda edición se basa en la guía original desarrollada en abril de 2015 y contiene lecciones nuevas y expandidas de una segunda feria de intercambio de conocimiento celebrada en abril de 2016 en Tanzania con el título Peer to Peer Sharing: Tools & Tactics (Intercambio entre pares: herramientas y tácticas). El equipo de planificación de la feria de intercambio de conocimiento de 2016 extrajo estas lecciones de las reflexiones y experiencias de más de 100 participantes de 14 países que se reunieron para el evento. A través de su espíritu generoso y su alto nivel de aptitudes personales y profesionales, cada participante contribuyó a una notable recopilación de intercambios de conocimientos.

Esta guía actualizada sigue una estructura estratégica similar a la guía original, la cual incluye un abordaje simple y efectivo para la organización de una feria de intercambio de conocimientos. Este abordaje le ayudará para las siguientes actividades:

• creación de un plan para antes, durante y después del evento que le permita lograr los objetivos prioritarios

• identificación de los componentes más importantes de la planificación de la feria de intercambio de conocimiento

• priorización de los recursos financieros y humanos limitados

• comprensión de lo que se puede controlar y para lo que se tiene que estar preparado durante un evento como este y la mejor manera de adaptarse a imprevistos

• preparación para monitorear y evaluar componentes claves del aprendizaje y la participación resultantes del evento

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Cómo usar esta GuíaLos autores elaboraron esta guía como una herramienta de referencia para cualquier persona que trabaje en la salud pública o el desarrollo internacional y que desee reunir a un grupo de personas para analizar ideas, afrontar desafíos y compartir las mejores prácticas. Los usuarios pueden utilizar esta guía como referencia para determinar qué es lo más relevante para sus necesidades específicas.

Asistentes de la feria de intercambio de conocimiento de gestión de conocimientos de Knowledge for Health 2016 celebrada en Arusha, Tanzania, participan en un café de conocimiento liderado por Michael Mutua de African Population and Health Research Center, Inc. © 2016 Jarret Cassaniti/CCP, cortesía de Photoshare.

¿Qué es una feria de intercambio de conocimiento?Una feria de intercambio de conocimiento es un evento participativo —por lo general, enfocado en un solo tema o campo— que promueve el aprendizaje de las experiencias de los participantes a fin de mejorar sus trabajos.1 Debido a que las ferias de intercambio de conocimiento se adaptan a las necesidades específicas de los participantes, no existe una forma correcta o incorrecta de celebrarlas. La finalidad general de estos eventos es brindar oportunidades a los participantes para compartir experiencias, y aprender nuevas habilidades y técnicas relacionadas con sus trabajos. Cuando se evalúan y documentan correctamente, las ferias de intercambio de conocimiento también contribuyen a la base de conocimientos de una gestión de conocimientos efectiva.

Generalmente, las ferias de intercambio de conocimiento difieren de las conferencias típicas en las siguientes maneras:

• La inscripción se limita a un público diferenciado en lugar de ser abierta al público.

1 Share Fair: Better ways to share and learn. Better ways of working” [Feria de intercambio de conocimiento: mejores formas de compartir y aprender. Mejores formas de trabajar]. Programa ICT-KM del CGIAR [sitio web]. http://ictkm.cgiar.org/ what-we-do/share-fair/. Consultado el 3 de marzo de 2001

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• Por lo general, la cantidad de participantes es menor y las sesiones del evento son más específicas.

• El enfoque es en las experiencias y los conocimientos en la mente de las personas (conocimiento tácito) en lugar de los resultados de investigaciones o hallazgos formales.

• El método de entrega de las presentaciones es más variado y creativo.

• La comunicación entre los participantes es menos formal y se enfoca en un diálogo bilateral.

• La agenda es menos estructurada e incluye oportunidades incorporadas para establecer contactos y colaborar con colegas más allá de los descansos y comidas.

Planificación del eventoPresupuestoEl cálculo de un presupuesto puede ayudar a determinar el tamaño y alcance del proyecto. Priorizar el evento en el plan de trabajo e incluirlo con su propia línea de presupuesto garantizará la asignación adecuada de personal, tiempo y otros recursos. Un presupuesto más grande permite la asistencia de más participantes y personal, y posibilita que los consultores, como videógrafos y facilitadores gráficos, ayuden a planificar, facilitar y documentar el evento. Por otro lado, un presupuesto más limitado generalmente necesita menos participantes, un marco de tiempo menor y un lugar más económico. A continuación, le presentamos ejemplos de eventos que el proyecto Knowledge for Health (K4Health) ayudó a planificar con niveles de financiación variados:

• Evento de dos días en África Oriental para aproximadamente 50 participantes sin facilitador formal ni facilitador gráfico. Incluyó el traslado internacional para cuatro personas, traslado regional para cuatro a seis personas, alojamiento en hotel, desayuno, almuerzo y un evento nocturno. Costo total: USD 20.000.

• Evento de un día en Washington, D. C. para aproximadamente 100 participantes con un facilitador formal y un facilitador gráfico. Incluyó solo traslados domésticos, lugar del evento, desayuno y almuerzo. Costo total: USD 25.000.

• Evento de tres días en África Oriental para aproximadamente 100 participantes con un equipo de cuatro personas encargado de la facilitación, documentación y logística. El evento incluyó el traslado internacional para cinco personas que viajaron de Estados Unidos a Tanzania, traslado regional para 35 personas, alojamiento en hotel, desayuno, almuerzo y un evento nocturno. Costo total: USD 125.000.

Tenga en cuenta que el evento puede costar mucho menos si las personas no tienen que viajar desde lejos para asistir, los lugares del evento son económicos o las organizaciones utilizan sus propias salas de reuniones de gran capacidad sin costo. Para los ejemplos enumerados arriba, los mayores costos se atribuyeron al lugar del evento, la comida y los servicios de facilitación.

Conceptualización y diseño del eventoLa organización y celebración de una feria de intercambio de conocimiento requiere una planificación significativa. Para empezar, establezca metas y objetivos. A continuación, esboce una nota conceptual para delinear los objetivos y detalles del evento. Incluso si el donante o el equipo de gestión no exigen dicho documento, este es útil para la planificación y responsabilidad. Reúna al equipo a cargo del contenido y logística del evento, y definan en conjunto los siguientes puntos:

• el público para la feria de intercambio de conocimiento y la cantidad estimada de participantes

• resultados anticipados y metodologías que el equipo utilizará para el evento (por ejemplo, narrativas, cafés de conocimiento, consulta rápida)

• envío de la nota conceptual a todos los patrocinadores y donantes, y la garantización de su consentimiento antes de proseguir (consulte el Apéndice A para obtener una plantilla de nota conceptual)

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Identificación y contacto de posibles copatrocinadores/colaboradoresLas ferias de intercambio de conocimiento exitosas requieren colaboración y coordinación para lograr las metas y objetivos. Estas garantizan discusiones productivas con respecto a atraer a las personas adecuadas al evento y la mejor manera de extraer con creatividad las amplias experiencias e ideas de los participantes a la conversación planeada. Considere invitar a otra organización o proyecto para que copatrocine el evento. Esto puede ser de utilidad para expandir el alcance, reducir los costos y añadir diversidad a las presentaciones. Asegúrese de identificar a los colaboradores en la etapa inicial del proceso de manera que puedan involucrarse en la planificación y sentir que tienen un interés personal en el evento. El grupo de planificación debe considerar actividades que ayuden a fortalecer la capacidad de los colaboradores que puedan incluirse estratégicamente en la feria con base en sus respectivas necesidades y metas.

Selección de un temaLa selección del tema y un logotipo acompañante le otorga identidad a la feria de intercambio de conocimiento. Basar las presentaciones y discusiones en un tema particular asegura una cohesión y un claro entendimiento entre los participantes y otras personas interesadas. Un buen tema es aquel que cumple con los intereses, las necesidades y los desafíos del público previsto y que resuena entre los participantes. Además de ser relevante, un buen tema debe ser “pegadizo” e interesante.

Por ejemplo, si el público principal está compuesto de personal de enfermería que trabaja con enfermedades infecciosas en Perú, el tema podría incorporar una nueva técnica o un abordaje específico relevante para este público, que sería diferente del de un grupo de administradores de programas que trabajan con el VIH/SIDA en India.

Diseño del logotipoUn logotipo genera un reconocimiento de marca para el evento. Recomendamos un logotipo que comunique el tema exclusivo y las metas del evento. Seleccione cuidadosamente un color y diseño que complementen la feria de intercambio de conocimiento y que puedan estamparse en camisetas u otros elementos fabricados para el evento. Si el acceso a servicios de diseño gráfico o los costos de estos representan un obstáculo, tenga en cuenta sitios web que ofrecen diseños de logotipos a bajo costo (por ejemplo, https://www.crowdspring.com/ y https://99designs.com/).

Identificación de fechas, incluida una fecha de cierre para la inscripción de empresasSeleccione una fecha en la etapa inicial del proceso de planificación. Tenga en cuenta la duración ideal del evento. Un evento demasiado breve limitará las conversaciones y los intercambios de información, especialmente el intercambio de conocimientos informal que ocurre durante las comidas o los descansos para el té o café. Por otro lado, los eventos que duren demasiado podrían perder la concentración y participación de los asistentes hacia el final. Recomendamos una duración de dos o tres días. Esto les otorga a los participantes el tiempo suficiente para vincularse entre ellos sin que esto implique ausentarse de sus trabajos y hogares por demasiado tiempo. Siempre tenga en cuenta la cantidad de tiempo necesaria para involucrar de manera efectiva al público y para cumplir con sus objetivos particulares.

Por ejemplo, si un objetivo es permitir a los participantes que desarrollen planes de trabajo con base en lo que aprendieron en la feria de intercambio de conocimiento, considere separar medio día o un día completo para dicha actividad a fin de garantizar que el cronograma no esté demasiado cargado para ser productivo. La feria de intercambio de conocimiento más reciente en Arusha duró dos días y medio: dos días para el evento de la feria de intercambio de conocimiento en sí y luego medio día para participantes seleccionados que solicitaron la inclusión en un ejercicio de asistencia de pares como oportunidad de prácticas adicionales.

Cuando identifique las fechas de calendario para una feria de intercambio de conocimiento, tenga en cuenta los feriados locales —incluidos los feriados nacionales o religiosos— y los tiempos de traslado de los participantes. Si se trata de un evento internacional, consulte con los colegas locales antes de establecer una fecha para tener en cuenta otros conflictos de tiempo, incluidos eventos de la competencia, eventos culturales o deportivos locales, o los requisitos de informe de Misiones de USAID (por ejemplo, la presentación de un Plan operativo del país). Determine si es necesario un informe de seguridad y, de ser así, quién proporcionará dicho informe.

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Es muy importante cerrar las inscripciones al menos dos semanas antes del evento para que el equipo de planificación pueda tener las cantidades finales de participantes. Estas cantidades serán necesarias cuando se comunique con el lugar del evento, organice el traslado de los asistentes, y envíe mensajes a los participantes y presentadores. El establecimiento de una fecha de cierre de inscripciones final también previene cambios de último minuto en los planes del evento que podrían entorpecer el éxito de la feria de intercambio de conocimiento.

Selección de ubicación y lugar del eventoUna ubicación geográfica adecuada es clave para un evento exitoso. Los participantes deben sentirse seguros, poder encontrar la ubicación fácilmente y no tener que soportar un traslado agotador. Podría parecer conveniente seleccionar una ubicación central cerca de los hogares de los participantes, pero quizás sea más efectivo que el evento se celebre en una ubicación neutra o separada, en lo posible. Las ferias de intercambio de conocimiento son más efectivas cuando los participantes pueden estar plenamente comprometidos. Si los asistentes se encuentran demasiado cerca de sus oficinas, podrían estar tentados de realizar múltiples tareas e ir y volver del evento al lugar de trabajo.

Por ejemplo, aunque muchos participantes de las ferias de intercambio de conocimiento en África Oriental de K4Health 2015 y 2016 vivían en Tanzania, el grupo decidió celebrar los eventos en Arusha para maximizar la participación y darles la oportunidad a los participantes para sumergirse en el evento de aprendizaje. Más aún, el clima en Arusha era más templado que en Dar es Salaam, y los organizadores creyeron que esto maximizaría la asistencia para aquellos que provenían de fuera de Tanzania. Las consideraciones de costos también podrían imponer dónde celebrar el evento; la celebración de ferias fuera de los centros urbanos puede ser más económica debido a que los costos de alojamiento y de traslado dentro del pueblo son menores.

Después de decidir si el evento se realizará en una ciudad o un pueblo, el siguiente paso es elegir el lugar del evento. Es importante identificar un lugar seguro y cómodo con suficiente espacio para la cantidad de participantes, y suficientes comodidades e infraestructura. El lugar puede ser un hotel, un centro de conferencias, una organización asociada, un centro comunitario u otro tipo de lugar. Analice las opciones con los socios y organizaciones. Si se debe pagar el lugar del evento (como un hotel o centro de conferencias), lo habitual es solicitar ofertas de tres o más proveedores para obtener una ventaja comparativa. Un equipo de una o más personas debería evaluar las posibles ubicaciones para tomar la decisión final. Las siguientes preguntas pueden ayudar a iniciar este proceso:

• ¿El lugar tiene el espacio suficiente para albergar a la cantidad anticipada de participantes?• ¿Es necesario contar con salas más pequeñas (de descanso) además de la sala de conferencias principal?• ¿El lugar es conveniente para los hoteles u otros alojamientos?• ¿El lugar podrá ofrecer comida y té o café durante el evento?• ¿El lugar podrá proveer equipo audiovisual, como proyectores, si fuese necesario?

• ¿El lugar tiene un buen servicio de Wi-Fi y personal con habilidades tecnológicas si fuera necesario?• ¿El lugar cuenta con un centro de copiado para tareas de último momento? • ¿Las salas pueden adaptar cabinas de interpretación simultánea si fuese necesario?

Asegúrese de reservar la sala para el día antes del evento. Solicite que todos los equipos y suministros estén ordenados en la sala para este día de manera que puedan probarse con anticipación. Asegúrese de presentar el equipo de planificación al gerente de operaciones del lugar de manera que este sepa a quién acudir en busca de ayuda si detectan algún problema durante la prueba de los equipos. Mejor aún, que el gerente de operaciones participe en la prueba de manera que esté inmediatamente disponible para resolver cualquier problema con el equipo audiovisual.

Asistentes a la Feria de intercambio de conocimiento de gestión de conocimientos para la salud celebrada en Arusha, Tanzania. © 2016/K4Health

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Creación de un plan de acciónA esta altura, el proceso de planificación del evento se encuentra bien encaminado. En este punto, sería una buena idea crear un plan de acción al que todos los organizadores tengan acceso para coordinar y organizar la logística, los parlantes y otros elementos de acción necesarios para poder gestionar la reunión de manera adecuada. Utilice una planilla u otra herramienta de gestión de proyectos para proyectar los próximos meses de planificación del evento y comparta el documento a través de Google Drive, Dropbox u otro sistema de intercambio de archivos en la nube. Consulte el Apéndice B para acceder

a un plan de acción de muestra.

Después de crear el plan de acción, designe a una persona encargada para cada actividad. Cada persona encargada será responsable de actualizar el progreso de su actividad en el plan de acción y llevar a cabo las tareas relacionadas. Por ejemplo, designe a una persona para que sea encargada del hotel, y la logística relacionada antes y durante el evento. Otra persona podría encargarse de crear la agenda y comunicarse con los participantes. Definir estos roles con anticipación asegurará líneas claras de responsabilidad y obligaciones durante el proceso de planificación. La matriz RASCI podría ser un recurso útil (http://www.valuebasedmanagement.net/methods_raci.html).

El rol primario de cada miembro del equipo es su prioridad. Sin embargo, los eventos de ferias de intercambio de conocimiento tienen tantas piezas móviles que todos los miembros del equipo deben tener la predisposición y capacidad de asumir roles secundarios una vez que hayan cumplido con sus tareas primarias o estén seguros de que estas se encuentran en orden. Por ejemplo, el miembro del equipo cuyo rol primario es finalizar la agenda también puede (a modo de rol secundario) estar en contacto con el personal del hotel para garantizar que las salas de grupos estén lo suficientemente equipadas. Es importante que el equipo de planificación comprenda perfectamente lo que se espera de ellos en sus roles primarios de manera que también puedan aportar su ayuda con necesidades secundarias a medida que estas surjan. Cuando los miembros del equipo tienen en claro y se sienten cómodos con sus respectivos roles primarios, entonces son capaces de soportar roles secundarios y otras necesidades a medida que surgen de una mejor manera.

Lo que es más importante, comuníquese de manera regular con su equipo y consulte si todos cuentan con lo necesario para realizar un buen trabajo. Incluso si a usted no se le asignó un rol secundario, como miembro de un equipo altamente colaborativo, debe estar dispuesto y ser capaz de ayudar con lo que sea necesario para que el evento sea un éxito. Los equipos colaborativos altamente funcionales crean una atmósfera de confianza y cooperación que representa un gran ejemplo de liderazgo de equipo y gestión para los participantes del evento.

Desarrollo de la agendaPerfeccionamiento de objetivosDespués de establecer un tema, decidir la duración del evento y seleccionar las fechas y el lugar, es hora de elaborar una agenda para la feria de intercambio de conocimiento. Las metas y los objetivos identificados durante la primera etapa del proceso de planificación informarán este próximo paso. Todas las sesiones deben cumplir con los objetivos del evento general para que este sea participativo y relevante.

Cree objetivos que se relacionen con las metas de la feria de intercambio de conocimiento. Por ejemplo, si una meta es demostrar de qué manera las técnicas de gestión de conocimientos2 pueden profundizar las metas de Family Planning 2020 (FP2020)3 en una región particular, un objetivo podría ser que los participantes comprendan cuáles son las metas de FP2020 en dicha región. Estos objetivos menores descomprimen las metas más grandes y aseguran que los participantes los comprendan y puedan aplicarlos en su trabajo.

2 La gestión de conocimientos es un proceso sistemático de recopilación de información y vinculación de personas para que actúen de manera efectiva.3 Family Planning 2020 es una iniciativa global cuya meta es habilitar a 120 millones adicionales de mujeres y niñas para que utilicen anticonceptivos en 2020. www.familyplanning2020.org

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Las ideas de niveles superiores deben presentarse primero, seguidas de sesiones más prácticas enfocadas en la implementación. El último par de puntos en la agenda debe enfocarse en los próximos pasos, es decir, formas para que los participantes comprendan cómo pueden implementar estas nuevas ideas y habilidades en sus trabajos. Esto podría tomar la forma de resoluciones en las que todos los participantes contribuyan y estén de acuerdo.

Antes de agregar una nueva sesión, asegúrese de que se encuentre acorde con las metas y los objetivos del evento.

Agenda borradorCree una matriz para la agenda borrador, y llene los segmentos de tiempo para descansos de té/café, comidas y oportunidades de creación de contactos. A medida que confirme presentaciones, complete el resto del documento. Considere realizar este paso de manera concurrente con algunas de las actividades mencionadas arriba, como el diseño del logotipo o la elección de un lugar. Consulte el Apéndice C para obtener una plantilla de agenda de muestra.

Agregado de técnicas innovadorasCuando analice cómo organizar la agenda, piense en formas innovadoras de presentar el contenido. Es más probable que los asistentes participen en presentaciones creativas en lugar de sesiones plenarias con diapositivas de PowerPoint. Para fomentar la creatividad y el aprendizaje, introduzca métodos innovadores en la agenda —por ejemplo, narrativas, cafés de conocimiento, representaciones o música. Piense en contenido que esté relacionado, pero que pueda ofrecer una perspectiva diferente. Por ejemplo, considere invitar a expertos de otro campo o sector para que compartan sus mejores prácticas ya que se relacionan con el tema principal del evento. Consulte el Apéndice D y el Apéndice E para obtener información de técnicas innovadoras para adaptar. Visite el sitio web de Liberating Structures (www.liberatingstructures.com) para consultar formas más divertidas e innovadoras de generar la participación y maximizar el aprendizaje.

Las herramientas y los abordajes utilizados en la Feria regional de intercambio de conocimiento 2016 se encuentran disponibles en un repositorio de documentos públicos en el sitio web de East, Central and Southern Africa Health Community: http://www.ecsahc.org/downloads/#.

Tiempo disponible para la interacciónNo subestime la importancia del tiempo libre durante este tipo de eventos de manera que los participantes puedan interactuar entre ellos y generar confianza para un intercambio colaborativo de conocimientos más profundo. De acuerdo con Andre Saita, existe una perspectiva de gestión del conocimiento centrada en el humano que considera al conocimiento sobre todo como una práctica social de creación del sentido colectiva. Por lo tanto, las ferias de intercambio de conocimiento productivas incluyen oportunidades para “cultivar el contexto y facilitar conexiones que mejoren las prácticas y la creación del sentido” (Saito 2007). Designar un tiempo de descanso suficiente o crear “rompehielos” que les permitan a los participantes mostrar su costado más personal ayuda a construir una familiaridad y confianza dentro del grupo.

Deje espacio en la agenda para que los participantes creen contactos, y se reúnan en un entorno más informal y relajado durante comidas o descansos de té/café, lo cual facilitará la conversación e interacción entre ellos. Este puede ser un punto de partida para un contacto a futuro. Con frecuencia, si los planificadores de reuniones no programan un tiempo abierto de descanso suficiente para que los participantes se relacionen con viejos amigos y colegas que también están presentes en el evento, estos simplemente crearán el tiempo saltándose sesiones para crear contactos, celebrar reuniones paralelas o socializar.

Asistentes a la Feria de intercambio de conocimiento de gestión de conocimientos para la salud celebrada en Arusha, Tanzania. © 2016/K4Health

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El tiempo de sobra para conversar con colegas y conocer a nuevas personas que realizan un trabajo similar es crítico para celebrar una feria de intercambio de conocimiento exitosa. Si se planifica de manera correcta desde el principio, el evento debería incluir una combinación de profesionales con las habilidades y el interés necesarios para cultivar una comunidad de defensores de la gestión colaborativa de conocimientos.

Identificación y contacto de los presentadoresCreación de una lista y control doble de estaUn presentador de importancia y buena reputación es clave para una feria de intercambio de conocimiento. En el plan de acción, cree una lista de las opciones principales y alternativas de presentadores con base en la agenda borrador, e incluya el tipo de presentación que quisiera que hagan.

Determinación de un punto de contacto para los presentadoresSeleccione al miembro del equipo de planificación que será el punto de contacto para cada presentador. Tenga en cuenta que puede ser una persona diferente para cada presentador. Ninguna persona debería estar sobrecargada con demasiados presentadores. Asegúrese de distribuir la carga de trabajo para la planificación de manera equitativa y eficiente.

Contacto de posibles presentadoresDecida los mensajes que se utilizarán para invitar a posibles presentadores a la feria de intercambio de conocimiento. Podría ser útil incluir un correo electrónico en borrador o temas de conversación claves en el plan de acción de manera que todo el equipo tenga acceso a la misma información. Cuando se contacte a los posibles presentadores, asegúrese de articular los objetivos de la feria de intercambio de conocimiento, el público objetivo, las fechas y la ubicación. Comunique cualquier otro dato específico con anticipación (por ejemplo, la fecha de la presentación, ideas para temas y la duración de la presentación) y sea claro con respecto a si los organizadores cubrirán el gasto de traslado y alojamiento para los presentadores.

Confirmación o avanceComience desde la parte superior de la lista, y comuníquese con los posibles presentadores con antelación. Si no están seguros de su disponibilidad, sugiera una fecha límite para responder. A medida que los presentadores confirmen su disponibilidad, actualice el plan de acción con los detalles ilustrativos de sus presentaciones. Si confirman, aliéntelos para que utilicen técnicas innovadoras en sus presentaciones. Si rechazan la invitación o no cumplen con la fecha límite, siga la lista en orden descendente y comuníquese con otros presentadores lo antes posible.

Plan para la promoción y difusión Plan anticipado para la promoción y difusiónEn la primera etapa de planificación del evento, piense en la forma en que promocionará la feria de intercambio de conocimiento y difundirá el conocimiento antes, durante y después del evento. Tenga en cuenta las metas de sus esfuerzos de promoción y difusión. ¿Desea dirigir la atención a los defensores de la gestión de conocimientos en su región? ¿Desea compartir lecciones importantes sobre la gestión de conocimientos con una comunidad mayor de practicantes más allá de los asistentes al evento? ¿Está simplemente enfocado en difundir el conocimiento a los participantes del evento? Al formularse estas y otras preguntas, usted será más estratégico en los esfuerzos de promoción y más exitoso en el logro de sus metas de intercambio de conocimientos. La plantilla del plan de promoción y difusión se incluye en el Apéndice I.

Antes del eventoLa promoción antes de la feria de intercambio de conocimiento debe enfocarse en generar entusiasmo, crear una comunidad y difundir información crítica. Asegúrese de realizar las siguientes actividades antes del evento:

• Anuncie el evento en su sitio web. Promocione la feria de intercambio de conocimiento en el sitio web de su organización, en comunidades de práctica relevantes y en sitios web de sus socios. Escriba un artículo o una entrada de blog donde anuncie la feria, publique fotografías de eventos de ferias de intercambio de conocimiento anteriores y utilice otras técnicas de comunicación creativas para generar interés y entusiasmo.

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• Participe en las redes sociales. Use Facebook, Twitter y otros canales para crear una sensación de comunidad entre los participantes de la feria de intercambio de conocimiento antes de que comience el evento, y extienda la discusión a personas que no vayan a asistir al evento, pero que tal vez tengan un interés en la feria de intercambio de conocimiento. Si utiliza las redes sociales, cree un hashtag oficial para el evento de manera que los participantes puedan seguir la discusión con facilidad. Si las redes sociales desempeñan una función importante en el plan de promoción y difusión, considere crear un paquete de herramientas de redes sociales para poder organizar la divulgación. Consulte el Apéndice J para obtener un paquete de herramientas de muestra.

• Extienda la promoción a los medios de comunicación tradicionales. Quizás sea una buena idea invitar a periodistas de diarios, televisión y radio a secciones de la feria de intercambio de conocimiento a fin de destacar temas claves o informarlos sobre la gestión de conocimientos. En ese caso, deberá planificar esta extensión de manera anticipada. Podría publicar un comunicado de prensa acerca de la feria de intercambio de conocimiento y aspectos importantes del evento que contenga citas de líderes de opinión o dignatarios reconocidos. De manera alternativa, también puede invitar a periodistas de manera individual. Asegúrese de comunicar a sus participantes si habrá periodistas presentes, y determine qué secciones de la feria de intercambio de conocimiento deberían ser solo para participantes y cerrados a la prensa u otras personas. Las ferias de intercambio de conocimiento son más exitosas cuando los participantes pueden ser abiertos y honestos acerca de los éxitos y fracasos. Las personas podrían sentirse menos cómodas compartiendo esta información en presencia de los medios.

Durante el eventoLa promoción durante la feria de intercambio de conocimiento debe enfocarse en la captura y el intercambio de conocimientos. Entre las posibles actividades, se incluyen las siguientes:

• Discusión de temas claves en las redes sociales. Continúe la conversación en línea en Twitter, Facebook u otra plataforma de redes sociales compartiendo citas de presentadores y reflexiones sobre temas claves. Designe a una persona de su organización para que publique contenido en Twitter o Facebook durante el evento para fomentar la conversación. Distribuya un folleto con el hashtag del evento y una lista de usuarios de Twitter, páginas de Facebook o cuentas de redes sociales de organizadores y asistentes claves. Consulte con los presentadores y asistentes para determinar su nivel de comodidad con respecto a que se publiquen sus fotografías y dichos en las redes sociales.

• Considere adoptar un abordaje de exclusión que le permitirá utilizar imágenes del evento en redes sociales y material de promoción. Incluya texto en el formulario de inscripción para informar a los asistentes que tomará fotografías del evento y las publicará en línea. Pegue un anuncio en la mesa de registro para recordarles a los asistentes que serán fotografiados. A continuación, incluimos texto de ejemplo para dicho anuncio: "¡Sonría! Tomaremos fotografías de este evento para publicarlas en línea. Síganos, etiquétenos, ¡regale un me gusta! Si prefiere no aparecer en las fotografías, háganoslo saber en el registro“. Recuerde a los participantes que sean respetuosos respecto del contenido que publiquen en línea.

• Tome notas. Designe a personas para que tomen notas durante cada sesión del evento. Una sugerencia es crear una plantilla para notas a fin de poder documentar mensajes, citas y otros aportes claves de manera fácil y consistente. Designe a una persona para que recopile todas las notas y sintetice esta información de la feria de intercambio de conocimiento. No olvide tomar fotografías o grabar videos y registrar citas destacables. Utilice las notas en entradas de blogs, el informe de la feria de intercambio de conocimiento y otras plataformas de publicación después del evento. Consulte la hoja de toma de notas de muestra en el Apéndice G.

• Reclute a participantes de la feria de intercambio de conocimiento para que escriban entradas de blogs. En una entrada de blog, un autor puede compartir fragmentos cortos de texto, pensamientos rápidos o anécdotas, fotografías, conversaciones, entrevistas, documentos de preguntas y respuestas, orientación sobre cierto tema u otros materiales de la feria de intercambio de conocimiento. Si su organización tiene un blog, considere reclutar a participantes de la feria de intercambio de conocimiento para que realicen publicaciones. Durante el evento, consulte a las personas especialmente involucradas si querrían considerar escribir una entrada de blog acerca

Asistentes a la feria de intercambio de conocimiento se toman una selfi juntos.

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de su experiencia. Mantenga un registro de estas personas y su información de contacto para el seguimiento. Si son asistentes claves que quisiera que formen parte de las series del blog, pero que quizás tengan dificultad para encontrar el momento para escribir su entrada, ofrézcales una entrevista a fin de poder registrar sus impresiones del evento o de los temas de este. Con las notas de las entrevistas, tendrá el material para una entrada de blog o para ayudarles a redactarlo.

Después del eventoLa promoción después de la feria de intercambio de conocimiento debe enfocarse en la síntesis de conocimientos. Entre las posibles actividades, se incluyen las siguientes:

• Serie de blogs. Considere llevar a cabo una serie de blogs después del evento para capturar las opiniones y los puntos de vista sobre lo que se compartió y analizó. Comuníquese con las personas que figuran en la lista de posibles blogueros. Si recibe varias publicaciones, espacie los plazos de publicación. No publique más de una entrada de blog por semana de manera que sus lectores no se sientan abrumados con noticias de la feria de intercambio de conocimiento. Solicite a los asistentes que tengan planeado publicar sus pensamientos en otro blog si puede realizar una publicación cruzada de su entrada o del enlace en otro sitio web de redes sociales o foros en línea.

• Informe posevento. Después de la feria de intercambio de conocimiento, prepare un informe. En ocasiones, el donante requiere un informe, pero los participantes también deberían recibir un informe posevento. Incluya un resumen ejecutivo y fotografías del evento, como también un anexo de documentos claves (por ejemplo, la agenda y notas básicas de cada sesión). Incluya los resultados de evaluaciones en este informe.

Invitación para los participantesCómo decidir a quién invitarLa planificación de la feria de intercambio de conocimiento se encuentra en pleno despliegue, pero ¿quién asistirá? En la fase inicial de la planificación, estime el tamaño del público, ya que esto determinará el lugar del evento. ¿Debería ser un grupo pequeño e íntimo o un evento de gran envergadura? ¿O hay una lista predefinida de invitados? Por ejemplo, ¿el evento es para personal de un proyecto o una iniciativa particular? Cualquiera sea el caso, utilice el plan de acción para tener una lista de posibles participantes. Incluya nombres específicos, si es posible, o comience con el puesto o tipo de participante (por ejemplo, coordinador de Planificación familiar del Ministerio de Salud).

Si tiene una idea de quiénes deberían asistir con base en las funciones laborales o el tipo de organización y desea abrir la feria a un público más amplio, considere un proceso de solicitud que le permita filtrar a los posibles asistentes. Este proceso podría exponerlo a los beneficios de nuevas personas y redes.

Independientemente del público objetivo, se recomienda invitar a un representante del país para que dé un discurso en la ceremonia de apertura. Este dignatario debe ser siempre el último de los oradores de alto nivel del primer día, de manera que pueda declarar oficialmente la “apertura” de la feria.

Anuncio de la fechaEnvíe a los invitados un anuncio de reserva de fecha por correo electrónico tres a seis meses antes del evento (o lo antes posible) para que la marquen en sus calendarios. El mensaje debe ser sencillo y corto —informe a los destinatarios acerca del evento y las fechas propuestas, e invítelos a asistir. Asegúrese de que todos los copatrocinadores estén de acuerdo con el texto del mensaje de invitación e incluya el logotipo, si hubiese, ya que esta será una oportunidad de reconocimiento temprano de marca para la feria de intercambio de conocimiento. Sin embargo, tenga cuidado de no enviar fotografías o imágenes de alta resolución, dado que los participantes con un bajo ancho de banda de internet quizás no puedan abrirlas. Es muy importante incluir una fecha de cierre para

las inscripciones.

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Envío de invitaciones formalesAl menos un mes antes del evento, envíe invitaciones formales a la feria de intercambio de conocimiento. Asegúrese de incluir el logotipo. Estas invitaciones deben incluir más detalles acerca del evento que el anuncio de reserva de fecha. Por ejemplo, mencione a oradores invitados o actividades planificadas. Solicite una respuesta antes de la fecha de cierre de inscripciones. Para enviar invitaciones y recolectar respuestas, podría utilizar uno de los siguientes servicios gratuitos en línea:

• Eventbrite: un sitio de eventos y venta de entradas que ayuda a los planificadores a crear, promocionar y administrar cada detalle de un evento.

• My Event Guru: una plataforma de eventos basada en la Web que permite a las personas y organizaciones vender entradas y procesar pagos de eventos, promocionar eventos a través de las redes sociales, y obtener acceso a otras herramientas integrales de planificación de eventos.

• Facebook: utilice las páginas de Facebook para crear un evento público o privado y así promocionar su evento en la famosa red social.

Registro de respuestasRegistre cuidadosamente la cantidad de participantes que asistirán. Si la cantidad máxima de participantes se acerca a la cantidad que determinó con anticipación, podría enviarles un correo electrónico a los invitados para hacerles saber que los cupos se están llenando. De la misma manera, si no respondieron muchos invitados, considere enviar un mensaje de seguimiento. Una vez que haya alcanzado la cantidad ideal de participantes y que la fecha de cierre de inscripciones aún no haya llegado, envíe un recordatorio a todo el grupo para avisarles que solo quedan unos pocos cupos para el evento. Cierre las inscripciones de manera formal en la fecha seleccionada; para esto envíe un correo electrónico al grupo y actualice la página de inicio si creó un sitio web para el evento.

Diseño de una evaluaciónEn la etapa inicial de la planificación, decida si evaluar la feria de intercambio de conocimiento es una prioridad para el equipo. Una evaluación podría incluir una encuesta previa y posterior al evento y también métodos adicionales de recopilación de comentarios e información de participantes y presentadores antes, durante o después de la feria de intercambio de conocimiento. Una evaluación permite a los organizadores comprender mejor las experiencias de los participantes, reunir comentarios para mejorar el evento actual y los futuros, y comprender la forma en que los participantes utilizan y comparten lo que aprendieron después del evento. También podría ser un requisito impuesto por el donante.

Desarrollo de un plan de evaluaciónLos organizadores del evento podrían tener una variedad de objetivos para la recopilación de comentarios, de manera que es importante determinar las necesidades de información con anticipación y pensar de qué forma se utilizará la información. Desarrolle un plan de evaluación que identifique las preguntas de investigación; estas preguntas aclaran lo que los organizadores desean saber sobre el proceso de evaluación y podrían incluir lo siguiente:

• ¿Qué conocimientos previos tienen los participantes del tema de la feria de intercambio de conocimiento?

• ¿Qué temas y tipos de sesiones son más interesantes para los participantes?

• ¿En qué medida la feria de intercambio de conocimiento logró los objetivos identificados?

• ¿Qué temas o habilidades presentadas en la feria de intercambio de conocimiento fueron más valiosos para los participantes?

• ¿De qué manera los participantes aplicaron lo aprendido durante la feria de intercambio de conocimiento a su trabajo?

• ¿De qué manera los participantes compartieron lo aprendido durante la feria de intercambio de conocimiento en su trabajo con colegas que no asistieron al evento?

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Sería muy útil seguir refinando las preguntas de investigación en consonancia con los objetivos y resultados previstos del evento, y el contenido y los objetivos de las sesiones. Controle de manera regular para verificar que las sesiones estén diseñadas para cumplir con los objetivos del evento y que las preguntas de investigación estén ideadas para medir los resultados que la agenda está diseñada para producir.

Después de identificar las preguntas de investigación, determine cómo recopilar la información necesaria para responder a estar preguntas. Podría ser útil pensar en actividades de recopilación de datos antes, durante y después del evento.

Antes: creación de una encuesta preevaluaciónEn las semanas faltantes para el evento, contar con información previa acerca de los participantes puede ayudar a dar forma a las presentaciones y otras actividades de la feria de intercambio de conocimiento. Elabore una encuesta preevaluación para formular preguntas básicas a los participantes, por ejemplo, sus antecedentes, conocimientos previos sobre el tema de la feria de intercambio de conocimiento y lo que esperan aprender durante el evento. Consulte la preevaluación de muestra en el Apéndice H. Esta información demográfica y los conocimientos iniciales podrían recopilarse como parte del proceso de inscripción.

A través de herramientas, como SurveyMonkey o Google Forms, cree una encuesta simple que facilite la recopilación de información preevaluación y el análisis de los resultados. Lleve a cabo esta encuesta preevaluación dos a tres semanas antes del evento si fuera posible.

Intercambio de resultadosComparta los resultados de la encuesta preevaluación con todos los presentadores del evento y otros organizadores de manera que puedan adaptar sus sesiones a las respuestas de los participantes. Si el tiempo lo permite, considere enviar un correo electrónico previo al evento con detalles generales sobre los participantes (por ejemplo, 30 participantes de la feria de intercambio de conocimiento son personal de enfermería y 20 son proveedores de salud de la comunidad).

Durante: métodos interactivos para recopilar comentarios de participantes en tiempo realDurante el evento, comuníquese de manera regular con los participantes y recopile comentarios. Las opciones de alta tecnología, como sistemas de respuestas del público en línea, pueden ser nuevas y atrayentes para los participantes; las opciones de baja tecnología, como un muro de expectativas o encuestas en papel, pueden asegurar que todos participen y también ayudar a evitar dificultades de tecnología digital. Tenga en cuenta la alfabetización digital de los participantes, la confiabilidad del Wi-Fi y la necesidad de resultados en tiempo real cuando elija el método o la combinación de métodos más adecuados.

Opción de alta tecnologíaUn sistema de respuestas del público, como Poll Everywhere (https://www.polleverywhere.com) o Kahoot! (https://getkahoot.com/), les permite a los participantes responder a una pregunta en un dispositivo habilitado para conexión a Internet (como un teléfono celular, un iPad o una computadora portátil). Los organizadores pueden elegir mostrar los resultados de la pregunta en tiempo real para destacar la información inmediata. Este método es útil para recopilar información rápida sobre sesiones específicas o preferencias sin necesidad de hacer ingresos de datos ni análisis, y además puede ser divertido y atrayente para el público. Los presentadores pueden utilizar estos datos para realizar cambios personalizados en las presentaciones, elegir utilizar menos tiempo en un tema en el que la mayoría de los asistentes no están interesados o más tiempo en un tema sobre el que los encuestados no conocen demasiado. Los organizadores de la feria de intercambio de conocimiento podrían elegir no mostrar los resultados a medida que estos ingresan para limitar la influencia de las primeras respuestas sobre las respuestas de otros. También podrían elegir no mostrar los resultados si la pregunta es de naturaleza sensible.

Aunque este método puede solucionar el sesgo de memoria que puede ocurrir cuando las evaluaciones se realizan al final de un evento de varios días, este depende demasiado de la conectividad al Wi-Fi. Este puede ser un desafío importante en algunos lugares, como los hoteles, los cuales por lo general tienen un ancho de banda limitado. Otro desafío es el requisito de que cada participante tenga su propio dispositivo con capacidad de conexión a Internet para participar. Los organizadores deben contar con algunos dispositivos de préstamo para compartir y también con personal que brinde asistencia a los participantes para ayudarlos a utilizar la aplicación.

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Opción de baja tecnologíaUn muro de expectativas es otra forma de llevar a cabo una evaluación en tiempo real. Esta opción requiere un gran espacio en la pared, tarjetas VIPP o notas adhesivas y marcadores. Para facilitar un ejercicio de muro de expectativas, asigne un costado del muro para las “Expectativas establecidas” y otro costado para las “Expectativas cumplidas”. A continuación, solicite a los participantes que escriban sus expectativas para la feria de intercambio de conocimiento en la tarjeta o nota (una expectativa por tarjeta o nota). Pida a los participantes que coloquen sus tarjetas o notas en la parte de “Expectativas establecidas” de la pared. Durante el transcurso de la reunión, otorgue una cantidad de tiempo establecida para que los participantes vuelvan a visitar el muro para determinar si sus expectativas se cumplieron; si esto fue así, deben cambiar su nota adhesiva de lugar al costado “Expectativas cumplidas” del muro. El muro actúa como barómetro de todo el encuentro para medir qué tan bien se cumplen las expectativas.

Al final de la reunión, podría ser útil facilitar una conversación acerca de las expectativas, agruparlas por tema, y solicitar al público que analice por qué sus expectativas se cumplieron o no. Esta también podría ser una oportunidad para remitir a los participantes a recursos para obtener información adicional a fin de tratar cualquier expectativa no cumplida. En una reunión de gran tamaño, podría ser útil facilitar notas adhesivas en una variedad de formas y colores para ayudar a los participantes a encontrar sus expectativas en un muro abarrotado. Tenga cinta adhesiva a mano para asegurar las notas, especialmente en climas húmedos y lugares con grandes ventiladores o unidades de aire acondicionado. También podría ser una buena idea tomar fotografías del muro a lo largo del evento para ilustrar el proceso después de este.

Los abordajes de alta y baja tecnología son opciones participativas que los asistentes pueden apreciar como desviaciones de las presentaciones más formales y tan comunes en reuniones y conferencias.

Después: seguimiento de los participantes para obtener más informaciónLa recopilación de información después del evento puede incluir solicitar a los participantes que completen una encuesta en papel o en línea inmediatamente después del evento, o esperar semanas o meses después del evento para observar la forma en que los participantes implementan lo aprendido en sus trabajos.

Una encuesta en papel distribuida a los participantes al final del evento —en lugar de a través de una encuesta en línea días o semanas después— incrementará la tasa de respuesta y ayudará a los participantes a recordar el evento. Esta es otra oportunidad para consultar a los participantes si sus expectativas se cumplieron y si no, de preguntarles por qué. También es un momento para recopilar información acerca de la logística de la feria y los hallazgos que los participantes pretenden compartir con sus colegas después del evento. Si algún participante ya se marchó, realice un seguimiento con este por correo electrónico con una versión en línea de la encuesta. Los resultados de la evaluación posevento puede utilizarse para juzgar el éxito del evento, contribuir al informe del evento y compartir con los donantes. Consulte el ejemplo de la encuesta posevaluación en el Apéndice H.

Si los organizadores tienen tiempo y recursos, la comunicación adicional con los participantes tres a seis meses después del evento puede brindar información valiosa sobre la forma en que los participantes utilizaron y compartieron la información y las habilidades que aprendieron durante la feria de intercambio de conocimiento. También podría ser muy valioso formular preguntas de la encuesta previa al evento para evaluar si el conocimiento, las actitudes y las prácticas se modificaron en comparación con el momento antes del evento. A medida que diseñe los instrumentos y las preguntas de encuesta antes, durante y después del evento, continúe asegurándose de que las respuestas sigan la línea de las preguntas de investigación original. Intente que los instrumentos sean claros y concisos para reducir la carga de tiempo de los participantes.

Participantes contribuyen al muro de expectativas durante el comienzo de la Feria de intercambio de conocimiento de gestión de conocimientos de África Oriental en Arusha, Tanzania. © 2016 Cassandra Mickish Gross/K4Health

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Análisis e informeAnalice los resultados de la evaluación para abordar las preguntas de investigación. Resuma los hallazgos en un informe, un folleto o infografías, y considere compartirlos con participantes, presentadores y otros implementadores. Quizás sea valioso para los organizadores revisar los hallazgos del informe y analizar recomendaciones para futuros eventos.

Organización de la logísticaCómo mantenerse organizadoA estas alturas, el lugar del hotel debe estar identificado y confirmado. Cuando sea posible, solicite a un contacto local que confirme en persona con el personal del lugar, y asegúrese de solicitar y recibir una confirmación escrita del lugar con detalles específicos con respecto a los servicios y espacios reservados. Utilice el plan de acción para actualizar toda la logística del evento.

Disposición de trasladosSi el evento requiere que los participantes viajen a otro país, verifique los requisitos de las visas y si es necesaria la concurrencia del donante. Controle los requisitos de las visas y la concurrencia del donante con anticipación de manera que estos procesos no retrasen el evento. Según el país, la gestión de visas puede llevar desde un día en la embajada hasta semanas o meses. Aclare quién es el responsable de asegurar las visas. Si se provee traslado a participantes selectos, siempre que sea posible, permítales que realicen sus propias disposiciones de viaje y propóngales el reembolso hasta el presupuesto máximo o la cantidad de dinero para alojamiento del Departamento de Estado de su presupuesto. De esta manera, los participantes que viajan pueden realizar los arreglos de traslado que mejor se adapten a sus necesidades, y el equipo de planificación gastará menos tiempo en la logística.

Organización de elementos específicos del lugar del evento

Antes de llegar al lugar, realice una lista de todos los materiales necesarios y determine quién es responsable de traerlos al evento. También anote qué elementos pueden comprarse en el lugar frente a qué elementos deben traerse desde la oficina u otra ubicación. Siempre que pueda, trate de comprar materiales en el país donde se celebrará el evento. Dichas compras pueden brindar apoyo a la economía local y disminuir significativamente los costos de envío.

Contratación de una empresa de TI para el Wi-FiIndependientemente de las promesas del gerente o personal del lugar, compre un paquete de Wi-Fi de una empresa local de TI. Sea honesto con el proveedor e infórmele la cantidad de personas que asistirán y utilizarán sus dispositivos durante el evento. Asegúrese de recibir un nombre de red y una contraseña que estén disponibles solo para su grupo.

Consideración de otros problemas de trasladoOrganice los traslados desde el aeropuerto al hotel o lugar del evento para los presentadores. Asegúrese de que los participantes tengan conocimiento de las opciones de traslado desde el aeropuerto y cualquier costo relacionado con este. Muchos hoteles proveen un servicio de traslado desde el aeropuerto gratuito o reducido para invitados que se hospedan con ellos. Agrupar a viajeros en camionetas o automóviles compartidos puede ser una solución económica.

Reembolsos y gastos diariosLos reembolsos y gastos diarios podrían ser necesarios según los protocolos estándares, la aprobación de los donantes y, por supuesto, el presupuesto adecuado. Cualquier comunicación con respecto a los fondos debe ser clara, incluido qué gastos califican para el reembolso; la documentación necesaria para el reembolso; el método de reembolso, incluida la moneda; y el plazo en que se les realizará el pago a los participantes. Si los reembolsos no se pueden realizar durante la feria de intercambio de conocimiento, asegúrese de que cada participante conozca el proceso.

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Disposición del envíoSi es necesario enviar materiales, investigue los procedimientos de envío y aduana en la etapa inicial del proceso de planificación. Algunos elementos pueden tardar semanas o meses para atravesar la aduana. El equipaje extra puede ser una alternativa económica al envío.

Montaje del lugar del eventoEl día anterior al evento, intente reunirse con los coordinadores de conferencias para que las salas se preparen de acuerdo con sus especificaciones. Pregunte quién será el encargado del lugar durante el evento y guarde el contacto en su teléfono celular.

Como organizador de una feria de intercambio de conocimiento, es necesario llegar al lugar al menos un día o dos antes del evento, especialmente si no lo conoce. Verifique si el personal del lugar está dispuesto y puede proveer una computadora portátil o de escritorio para cada sala de conferencias. Además:

• Cargue cualquier presentación el día anterior al evento en las computadoras disponibles y confirme que los archivos se abran correctamente.

• Controle que el sistema de sonido trabaje con los micrófonos y las computadoras en caso de que las presentaciones tengan audios incorporados.

• Controle que la conexión de Wi-Fi esté correctamente configurada y en funcionamiento.

• Confirme que los proyectores funcionen adecuadamente.

• Revise todos los menús de comidas y horarios de descanso con el personal del servicio de catering del lugar.

• Revise los arreglos de traslado desde los aeropuertos locales y hacia ellos si corresponde.

Coordinación de presentacionesAsistencia en el desarrollo de las presentacionesDespués de identificar a los presentadores, asegúrese de brindarles apoyo mientras desarrollan sus presentaciones. Algunos requerirán una asistencia significativa, mientras que otros desarrollarán las sesiones por su cuenta y solo requerirán comentarios sobre el borrador. Consulte con los presentadores si desean incluir material en carpetas para los participantes o que el material esté disponible en las mesas del evento. Considere asignar a cada presentador una persona encargada del equipo de organización con quien puedan comunicarse si tienen preguntas. Asegúrese de actualizar esta información en el plan de acción.

Creación de un repositorio de documentosAl menos una semana antes del evento, solicite que los presentadores envíen las presentaciones finales a cada persona encargada. Si es posible, cargue las presentaciones finales en una página en su sitio web o en un almacenamiento en línea, como Dropbox. Esto crea una ubicación central desde la que los presentadores y participantes podrán acceder a las presentaciones y otros materiales importantes. Como mínimo, asegúrese de guardar todas las presentaciones en una memoria USB o flash en caso de que los presentadores necesiten una versión de respaldo durante el evento.

Revisión de todos los materialesRevise los conjuntos de diapositivas, manuales y cualquier otro material. Estas deberían ser las versiones finales, pero otorgue tiempo para una revisión y corrección final a fin de asegurar que el contenido de la mayor calidad esté listo para compartir en el evento.

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Preparación del equipajePlanificación de los elementos para empacarLa planificación de los elementos para llevar a una feria de intercambio de conocimiento es importante. ¿Qué tipo de materiales de eventos necesitará (por ejemplo, libretas para participantes, papel de rotafolios)? ¿Llevará materiales de promoción, como folletos o resúmenes relevantes? Generalmente, es bueno tener a mano pequeños obsequios promocionales, como pines, bolígrafos y tazas. Decida quién llevará estos elementos al evento y empáquelos con cuidado. Como se destacó en la sección “Organización de elementos específicos del lugar del evento”, si este evento se realizará en una ubicación con una oficina nacional o la oficina de un socio, por lo general es preferible obtener estos elementos en el país. De esta manera, se apoya a la economía local, y se evita el costo y la incomodidad del equipaje extra.

Impresiones anticipadas para evitar altos costosPor lo general, las impresiones son muy costosas en salas de conferencias o en los predios de hoteles, por lo cual es recomendable imprimir lo necesario con antelación o identificar un centro de impresiones de asistencia local antes de llegar al lugar. Además, planifique imprimir más copias que la cantidad anticipada de participantes. Siempre es mejor contar con material extra antes que una cantidad insuficiente.

Disponibilidad de un teléfono celular libreBrindar un número de teléfono local es sumamente útil. Comparta este número con los participantes lo antes posible. Contemple establecer un grupo de WhatsApp u otro servicio de mensajería que los planificadores y organizadores puedan utilizar para comunicarse.

Después de la feria de intercambio de conocimientoRevisión de accionesEs importante reflexionar acerca del evento y los resultados de posevaluación, y analizar qué funcionó y qué podría haber salido mejor. Una evaluación posterior a la acción puede ayudar a identificar la forma de corregir deficiencias, mantener los puntos fuertes y enfocarse en el rendimiento mejorado. Esto es especialmente importante en la preparación de futuras ferias de intercambio de conocimiento. Se puede obtener más información sobre la planificación y realización de evaluaciones posteriores a las acciones en el documento de orientación técnica para evaluaciones posteriores a las acciones de la USAID.4

Seguimiento de los participantesAsegúrese de realizar un seguimiento de los participantes para compartir presentaciones, notas y el informe final del evento. Establezca un espacio virtual o grupo de correo electrónico con todos los participantes. Asegurar la comunicación después de la feria de intercambio de conocimiento fomentará el ímpetu posterior al evento. Si es posible, inicie este contacto dentro de las dos semanas posteriores a la feria de intercambio de conocimiento. Si llevó a cabo un monitoreo formal y una actividad de evaluación del evento, realice un seguimiento a los seis meses para medir la cantidad de conocimientos e información que retuvieron los participantes, la forma en que difundieron lo aprendido en el evento a sus colegas o la forma en que implementaron algunas de las prácticas de gestión de conocimientos sobre las que aprendieron en la feria de intercambio de conocimiento.

Envío de notas de agradecimientoNo olvide agradecer a los presentadores, los participantes y el equipo de organización apenas termine la feria de intercambio de conocimiento. Envíeles dentro de una semana por correo electrónico o a través de una nota manuscrita un agradecimiento por su tiempo y los aportes realizados al intercambio de conocimientos en el evento.

4 After-action review: Technical guidance” [Evaluación posterior a la acción: guía técnica]. Washington, D. C.: USAID; 2006. http://pdf.usaid.gov/pdf_docs/pnadf360.pdf. Consultado el 18 de marzo de 2015.

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Apéndice A: Plantilla de nota conceptualAntecedentes:Incluya información previa sobre el tema y los motivos por los que se celebra la feria de intercambio de conocimiento.

Metas:Establezca la meta global para el evento. Esta puede ser general, por ejemplo, conectar a implementadores del campo para que compartan información y aprendan sobre las mejores prácticas.

Objetivos específicos:Los objetivos son mucho más específicos y detallados que las metas. Por ejemplo, un objetivo de la feria de intercambio de conocimiento en África Oriental de K4Health fue “demostrar la forma en que el uso de la gestión de conocimientos puede mejorar las actividades de programas de planificación familiar, contribuir a la mejora de resultados de la planificación familiar y profundizar las metas de FP2020 en la región”.

Público:¿Cuántas personas deberían asistir, y qué antecedentes deben tener (por ejemplo, legisladores, administradores de programas, periodistas)?

Principios de la feria de intercambio de conocimiento:Los ejemplos de principios generales de la feria de intercambio de conocimiento incluyen los siguientes:

• enfoque en el aprendizaje

• valoración de abordajes participativos

• incorporación de herramientas y métodos de gestión colaborativa de conocimientos (por ejemplo, facilitación de gráficos, cafés de conocimiento, ayuda de compañeros, foro abierto)

Posibles temas:La identificación de posibles temas antes de contactar a los presentadores es muy útil. Estos temas deben ayudar a cumplir los objetivos de la feria de intercambio de conocimiento. Por ejemplo, ¿por qué los donantes de la planificación familiar valoran la gestión de conocimientos dentro de la programación de planificación familiar? O, ¿cuáles son las brechas de intercambio de conocimientos sobre la planificación familiar dentro de África Oriental, y de qué manera puede contribuir a la gestión de conocimientos?

Convocantes:• primarios

• organizaciones colaborativas

Lugar: • ¿Dónde se realizará el evento?

Fecha: ¿Cuáles son las fechas?

Resultados: ¿Qué espera lograr al final del evento? Estos resultados pueden ser tangibles (por ejemplo, un informe posevento) o intangibles (por ejemplo, un aumento del apoyo en torno a un tema particular).

Punto de contacto: Este es el punto de contacto principal para financiadores y socios de alto nivel (o quien sea que revise la nota conceptual). Tenga en cuenta que esta persona puede diferir del punto de contacto para los presentadores, participantes y otros puntos de la logística.

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Apéndice B: Plantilla de plan de acciónEl plan de acción es clave para mantenerse organizado durante la planificación de la feria de intercambio de conocimiento. Habiendo tantas piezas móviles, la planificación puede tornarse abrumadora sin un lugar central para llevar un registro de lo que ya se hizo y lo que queda por hacer. Una opción para crear este plan de acción es una planilla de Google Drive.

Podrá encontrar un plan de acción de muestra en http://goo.gl/y78pyo. La planilla incluye pestañas para organizar materiales, participantes y traslado. Si le interesa utilizar la planilla, seleccione File > Make a Copy (Archivo > Crear una copia). Esto le permitirá editar y cambiar la planilla de la manera que considere adecuada. Para descargar la planilla, seleccione File > Download As > Microsoft Excel (Archivo > Descargar como > Microsoft Excel) si prefiere trabajar sin conexión a Internet. Es muy útil que el plan de acción esté disponible en línea para que varias personas puedan acceder a este y mantenerlo actualizado.

Para acceder a este documento visite el siguiente enlace: http://goo.gl/y78pyo.

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Apéndice C: Plantilla de agendaINSERTAR LOGOTIPO INSERTAR NOMBRE DEL EVENTO/TEMA

INSERTAR NÚMERO DE DÍA – INSERTAR FECHA

08:00 – 09:00

Inscripción

09:00 – 09:30

AperturaSesiones

• INSERTAR NOMBRES DE ORADORES Y SU AFILIACIÓN

INSERTAR UBICACIÓN

09:30 – 10:30

Plenario • INSERTAR NOMBRE DEL ORADOR/TEMA DEL PLENARIO

INSERTAR UBICACIÓN

10:30 – 11:00

Café/Té

11:00 - 12:00

Sesiones de grupo

NOMBRE/TEMA DE LA SESIÓN GLOBAL

Descripción del tema de la sesión. Elegir una sesión para asistir.

• NOMBRE DE LA SESIÓN



• Sala de grupos n.º 1



12:00 - 13:00

Almuerzo INSERTAR UBICACIÓN

13:00 - 13:15

INSERTAR NOMBRE DE LA SESIÓN

INSERTAR UBICACIÓN

13:15 - 14:30

Sesiones de grupo

NOMBRE/TEMA DE LA SESIÓN GLOBAL

Descripción del tema de la sesión. Elegir una sesión para asistir.







14:30 – 15:00

Café/Té

15:00 - 16:30

Café de conocimiento/Sesión de grupo

INSERTAR NOMBRE DE LA SESIÓN

Insertar descripción de la sesión. Los participantes

rotarán por todas las sesiones.







16:30 – 17:00

Comentarios finales parael día/evento

DescripciónOpción para la vista previa del próximo día

INSERTAR UBICACIÓN

17:00 – 19:00

Evento socialDescripción del evento

INSERTAR UBICACIÓN

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Apéndice D: Actividad de narrativa visualEsta actividad de narrativa visual es un ejemplo de una técnica innovadora para utilizar durante la feria de intercambio de conocimiento a fin de fomentar la creatividad, el intercambio y el aprendizaje.

Esta actividad es una representación creativa de una sesión de grupo. En lugar del método estándar de informe, este método permite a los participantes dibujar e ilustrar los temas aprendidos en la sesión específica para compartir con el grupo más grande.

Instrucciones:

• Identifique a una o dos personas para que sean los ilustradores y una o dos personas para que sean los relatores.

• Conceda 15 minutos al grupo para que complete la parte de dibujo de la actividad.

• Los ilustradores dibujarán lo que el grupo decida que representa mejor los temas de la sesión y las historias tratadas en esta.

• El grupo puede tomar decisiones sobre cualquier imagen o número, pero no puede utilizar palabras que delaten el título de la sesión.

• Los ilustradores pueden realizar bosquejos generales antes del dibujo final, pero no deben perder la noción del tiempo.

• Cuando se termine el tiempo, todos los grupos de sesión regresarán a la sala del plenario para un recorrido por la exposición y la narración de cada dibujo.

• Los grupos entregarán las ilustraciones a los facilitadores, quienes las colgarán en la pared.

• Los grupos caminarán alrededor de la sala y pensarán acerca de qué ilustración representa a cada sesión de grupo.

• Cada grupo votará sobre cuál ilustración representa a cada sesión de grupo.

• El grupo con la mayor cantidad de votos correctos ganará un premio.

• Cada grupo elige a un relator para que explique sus ilustraciones como medio de narración al grupo más grande (no más de 5 minutos).

Sugerencias:

• Sea creativo.

• No es necesario que el dibujo sea literal.

• Las imágenes pueden representar un tema principal o una historia. Todas las personas en la sesión deben participar.

• ¡No hay respuestas incorrectas!

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Apéndice E: Tarjetas de memoria de gestión de conocimientos

Pasos en una evaluación posterior a la acción1. Invite a las personas correctas y designe a un facilitador. Cree el clima

adecuado.2. Pregunte lo siguiente: “¿qué se suponía que debía pasar?” Revise los

objetivos y resultados del proyecto.3. Pregunte lo siguiente: “¿qué sucedió realmente? ¿Qué salió bien?

¿Por qué? ¿Qué podría haber salido mejor?” Comparta consejos de aprendizaje para el futuro.

4. Asegúrese de que todas las personas sientan que las escucharon antes de que se retiren de la reunión.

5. Registre y comparta las lecciones importantes aprendidas.

SDC: Knowledge Management ToolkitMás información en el sitio web: www.daretoshare.ch

Café mundial/de conocimientos: ¿cómo proceder?1. Siente a cuatro o cinco personas en mesas pequeñas o en grupos de

conversación.2. Establezca rondas progresivas de conversación (generalmente tres) de

unos 20 a 30 minutos.3. Analice preguntas o problemáticas que afecten genuinamente a la

comunidad.4. Aliente a los participantes para que escriban y extraigan ideas claves en

los manteles o en libretas de papel.5. Después de haber completado la ronda inicial, solicite a una persona

que permanezca en la mesa como “anfitrión” mientras que el resto del grupo se traslada a otras mesas.

6. Solicite a los anfitriones de las mesas que compartan brevemente las ideas de las conversaciones previas en el inicio de cada ronda.

7. Después de varias rondas, inicie un debate plenario e intente obtener repuestas, patrones y posibilidades comunes para la acción.


Ayuda de compañeros1. El equipo anfitrión determina el propósito e invita a un equipo

experimentado. Conceda tiempo para la sociabilización y la creación de un clima positivo.

2. El equipo anfitrión explica que este proyecto necesita un resultado previsto.

3. El equipo visitante evalúa aún más la situación y brinda comentarios sobre lo que aprendieron.

4. El equipo visitante identifica opciones para resolver el problema. El equipo anfitrión escucha con atención.

5. El equipo visitante presenta los comentarios finales y la conclusión.6. El equipo anfitrión se compromete a tomar medidas y a mantener

actualizado al equipo visitante.7. Juntos, identifican las lecciones aprendidas.


Narrativa¿Cómo proceder como narrador?1. Sea claro con respecto al mensaje clave de su historia.2. Desarrolle la historia con base en una experiencia propia. Anote las

palabras claves. ¿Cuál es la lección aprendida?3. Cuente su historia. Cree un ambiente de curiosidad. Use una voz

dramática. Observe a sus oyentes.4. Si se le indica, relacione su historia con el tema analizado.

¿Cómo proceder como oyente/entrevistador?1. Prepárese. Demuestre su interés.2. Escuche atentamente. Sea receptivo y comprensivo.3. Escuche la historia. Realice preguntas solo al final.


Comunidad de práctica• Asegúrese de que las personas claves interesadas sean miembros;

equilibre el dar y recibir.• Intente obtener los resultados más prácticos y tangibles posibles; difunda

ampliamente.• Elija con cuidado cómo desea que lo contacten, evalúe la interacción

cara a cara con respecto a otros medios.• Combine la informalidad con un conjunto de reglas básicas para la

comunicación y colaboración.• Garantice la propiedad desde adentro, investigue bien los roles del

propietario, gerente, experto y facilitador.• Acomódese a los cambios en el entorno.


Charlas relámpago: ¿cómo proceder?• Organice las charlas relámpago como si fueran “citas rápidas”. El

objetivo es que los participantes puedan experimentar distintas ideas en un corto periodo de tiempo.

• La preparación anticipada es clave para un resultado exitoso. Que los presentadores trabajen con un instructor/facilitador para preparar la charla.

• Solicite a cada presentador que realice un repaso general de la presentación para asegurar que todo salga como se planeó.

• Entregue a los presentadores una lista de comprobación con lo que se espera que hagan durante la sesión para mantener el curso y lo que se espera que hagan una vez que hayan terminado.

• Separe las charlas relámpago de manera que el público pueda diferenciar las problemáticas presentadas. Tenga en cuenta el mensaje global de las charlas.

Art of Knowledge Exchange: The World BankMás información en el sitio web: http://wbi.worldbank.org/wbi/

Principios de la feria del conocimiento• Se enfoca en el aprendizaje.• Valora los abordajes participativos.• Incorpora herramientas y métodos del conocimiento colaborativo

(por ejemplo, facilitación de gráficos, cafés de conocimiento, ayuda de compañeros, foro abierto, etc.).

The Knowledge for Health Project Más información sobre la gestión de conocimientos: https://www.k4healt.org/toolkits/km

Reglas de visualización• ¡Escriba de manera legible! Verifique el tamaño de la letra, la densidad,

el contraste. Utilice letras de molde, controle la distancia entre las letras y palabras.

• ¡Utilice colores de manera restrictiva! Utilice papel milimetrado blanco o de colores claros y tarjetas para pizarras de color pastel. Utilice marcadores negros para el texto general y colores para la decoración.

• ¡Que los afiches hablen por sí solos! Coloque un título significativo en la parte superior o en el centro. Estructure el afiche para que este guíe al ojo.Tenga en cuenta el proverbio: “Si no se atrae al ojo, los pies siguen de largo”.

• Utilice lenguaje sencillo. Evite las abreviaturas.• ¡Instale los medios técnicos antes de la reunión! Controle que funcionen

de manera adecuada. Verifique la legibilidad de la visualización.


27

Evaluación posterior a la acciónUna evaluación posterior a la acción (AAR, After Action Review) es el análisis de un proyecto o una actividad. Permite a las personas involucradas explorar lo que sucedió, por qué sucedió, qué salió bien, qué se necesita mejorar, qué áreas necesitan mejorar y qué lecciones pueden aprenderse de la experiencia. El espíritu de una AAR es uno de apertura y aprendizaje, no de resolución de problemas ni asignación de culpas. Las lecciones aprendidas pueden ser compartidas implícitamente en el momento por las personas involucradas o explícitamente documentadas y compartidas con un público mayor.

Café mundial/de conocimientosEn un café mundial/de conocimientos, los grupos pequeños discuten diferentes temas en varias rondas. El formato es flexible y se adapta para fomentar el diálogo colaborativo.• ¡Determine el propósito! ¿Por qué se encuentran reunidas estas

personas?• Cree un entorno hospitalario, desde la invitación hasta la ambientación

física.• ¡Analice preguntas que interesen a los participantes! Analice una sola

pregunta o varias preguntas en pasos progresivos.• Fomente la participación de todas las personas, desde la contribución

activa de ideas y perspectivas hasta la escucha activa.• Conecte una variedad de perspectivas trasladándose por distintas

mesas.• Escuche para detectar perspectivas y compartir descubrimientos.

Después de varias rondas, reúna al grupo en su totalidad.

Ayuda de compañerosLa ayuda de compañeros es la forma más económica de diseñar un proyecto, y evitar fallas y errores con base en la experiencia y el conocimiento de otras personas. Un equipo que comienza un nuevo proyecto o tarea (los anfitriones) llama a otro equipo que tenga experiencia adquirida en lugar de reinventar la rueda. Vale la pena utilizar la ayuda de compañeros cuando un equipo enfrenta un desafío, donde el conocimiento y la experiencia de otros será de gran ayuda, y cuando los posibles beneficios superan los costos de viaje.

NarrativaLa narrativa se utiliza en las organizaciones como una herramienta de comunicación para compartir conocimientos con inspiración. El lenguaje utilizado es auténtico (se enfoca en experiencias en lugar de hechos). A la mayoría de las personas la narrativa le parece una forma interesante y atractiva. Aunque por supuesto la narrativa ha existido durante miles de años como medio de intercambio de información y generación de entendimiento, es una herramienta relativamente nueva para compartir el conocimiento dentro de las organizaciones. Sin embargo, se encuentra en rápido crecimiento, al punto de que se está convirtiendo en la técnica favorita de una cantidad cada vez mayor de organizaciones y personas.

Comunidad de práctica (CoP)Seis aspectos esenciales de una CoP exitosa:1. Comunidad fuerte: Incluye a los miembros activos con un interés

animado. El grupo de miembros por lo general varía.2. Dominio claro y bien definido: Se enfoca en una orientación temática

específica, relevante y significativa para todos los miembros.3. Vinculado con la práctica: La CoP se basa en la práctica individual de sus

miembros y está vinculada con esta.4. Motivación personal: Los miembros dan prioridad a la CoP.5. Mandato: Las organizaciones están interesadas en resultados concretos

y respaldan a los miembros con tiempo y recursos.6. Estructura informal: La CoP supera las estructuras organizacionales y

enlaza unidades dentro de las organizaciones o entre ellas.

Charlas relámpagoLas charlas relámpago son una serie de presentaciones cortas sobre el mismo tema o sobre distintas temáticas realizadas por varios oradores y que duran cierto tiempo cada una como parte de una sola sesión.

Pueden realizarse de manera virtual o cara a cara (como una actividad moderada en la que cada charla dura cinco minutos) o con practicantes experimentados.Utilice esta técnica para lo siguiente:• crear conciencia sobre uno o más temas en una corta cantidad de

tiempo• informar sobre un proyecto o agrupar resultados y buenas prácticas• mejorar la capacidad individual o grupal para preparar informes o

presentaciones concisos• ofrecer nuevas perspectivas

Feria del conocimientoUna feria del conocimiento o feria de intercambio es una técnica efectiva de catalizar el intercambio de experiencias. Utiliza técnicas de participación cara a cara para involucrar a un grupo en la conversación sobre los métodos de implementación que fueron efectivos en el trabajo de los participantes. El evento destaca la aplicación local del conocimiento, y la conversación involucra la colaboración de varias personas en lugar de unas pocas. A continuación, el conocimiento compartido se sintetiza y comparte ampliamente, con lo cual se respalda la mejora y el aprendizaje continuos.

VisualizaciónLa visualización es una técnica para realizar presentaciones y debates más eficientes y efectivos. La palabra hablada se respalda con una representación visual (texto, imágenes, gráficos, objetos, etc.). Los medios actuales son proyectores de video o transparencias para las presentaciones, y cuadros o tarjetas para el registro de debates.

Esta técnica:• Mejora el enfoque en el punto bajo análisis.• Hace que el contenido sea más fácil de recordar.• Fuerza al orador a preparar con anticipación y utilizar argumentos

precisos y concretos.• Reduce las implicancias emocionales en una discusión acalorada.• Sirve como documentación mediante el registro de declaraciones, ideas,

resultados y listas de quehaceres.

28

Apéndice F: Plantilla de informe final del evento

[Coloque los logotipos de los financiadores en la parte superior]

NOMBRE DEL EVENTO

LOGOTIPO DEL EVENTO

(Este texto debe ser de gran tamaño, ya que es el enfoque de la portada).

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Apéndice G: Plantilla de hoja de toma de notas

Fecha de la sesión: _______________________________________________________________________________

Nombre de la sesión: _____________________________________________________________________________

Hora de la sesión: ________________________________________________________________________________

Nombre del los presentadores: ____________________________________________________________________

Afiliación organizacional del presentador: __________________________________________________________

Nombre del tomador de notas: ____________________________________________________________________

Temas o argumentos principales presentados (3 a 5 palabras o frases): _________________________________

Desafíos presentados y formas de abordarlos:

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

¿Cuáles fueron las preguntas y los debates más interesantes relacionados con la presentación? ¿Hubo algo que lo sorprendiera?

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

Citas, aportes o próximos pasos:

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

30

Apéndice H: Encuestas preevaluación y posevaluación de ejemplo

Encuesta preevaluación: Feria de intercambio de conocimiento de África Oriental

1. Información previa:

Nombre: _________________________________________________________________________________

País donde trabaja: ________________________________________________________________________

Puesto de trabajo: _________________________________________________________________________

Organización: _____________________________________________________________________________

Género: __________________________________________________________________________________

2. ¿Qué categoría describe de mejor manera a su organización? (seleccionar una opción)

□ Organización médica/sanitaria

□ Clínica/hospital/otra organización de servicios

□ ONG/OPV (locales e internacionales)

□ Gobierno/ministerio

□ Sector privado (con fines de lucro)

□ Organización religiosa

□ USAID/donante

31

□ Agencia de las Naciones Unidas

□ Biblioteca

□ Universidad

□ Organización de investigación

□ Sociedad civil

□ Institución de capacitación sanitaria

□ Otra. Especificar _____________________________________________________________________

3. ¿Cuál es la función principal de su puesto de trabajo? (seleccionar una opción)

□ Legislador

□ Administrador de programa

□ Asesor técnico

□ Personal administrativo

□ Proveedor de salud/médico

□ Periodista

□ Investigador/evaluador

□ Maestro/instructor

□ Bibliotecario/oficial de información

□ Estudiante

□ Otra. Especificar ______________________________________________________________________

32

4. ¿Cuál es el motivo principal por el que asiste a la feria de intercambio de conocimiento? (marcar todas las que correspondan)

□ Para aprender más sobre la planificación familiar en la región del África Oriental

□ Para aprender más sobre la gestión de conocimientos

□ Para crear contactos

□ Para compartir las estrategias de planificación familiar con mis colegas

□ Pare realizar una presentación en esta sesión

□ Otro. Especificar ______________________________________________________________________

5. ¿Tiene conocimientos previos sobre la gestión de conocimientos?

¨ Sí ¨ No

6. ¿Cómo clasificaría su nivel de satisfacción con la gestión de conocimientos?

□ Experto

□ Competente

□ Principiante

7. ¿Qué espera aprender durante la feria de intercambio de conocimiento?

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

Encuesta posevaluación

1. Información previa:

Nombre: _________________________________________________________________________________

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País donde trabaja: ________________________________________________________________________

Puesto de trabajo: _________________________________________________________________________

Organización: _____________________________________________________________________________

Género: __________________________________________________________________________________

2. ¿Qué categoría describe de mejor manera a su organización? (seleccionar una opción)

□ Organización médica/sanitaria

□ Clínica/hospital/otra organización de servicios

□ ONG/OPV (locales e internacionales)

□ Gobierno/ministerio

□ Sector privado (con fines de lucro)

□ Organización religiosa

□ USAID/donante

□ Agencia de las Naciones Unidas

□ Biblioteca

□ Universidad

□ Organización de investigación

□ Sociedad civil

□ Institución de capacitación sanitaria

□ Otra. Especificar ___________________________________________________________

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3. ¿Cuál es la función principal de su puesto de trabajo? (seleccionar una opción)

□ Legislador

□ Administrador de programa

□ Asesor técnico

□ Personal administrativo

□ Proveedor de salud/médico

□ Periodista

□ Investigador/evaluador

□ Maestro/instructor

□ Bibliotecario/oficial de información

□ Estudiante

□ Otra. Especificar ______________________________________________________________________

4. ¿Qué esperaba aprender durante esta feria de intercambio de conocimiento?

5. ¿Se cumplieron sus expectativas?

¨ Sí ¨ No

6. ¿Asistió al evento de Global Health Knowledge Collaborative el miércoles 10 de septiembre?

¨ Sí ¨ No

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7. ¿Planea continuar o iniciar su participación en estas comunidades de práctica después de la feria de intercambio de conocimiento?

¨ Sí ¨ No

8. ¿Cómo clasificaría la calidad de lo siguiente? (colocar una X en la clasificación correspondiente)

Excelente Buena Regular Deficientea. Lugar e instalacionesb. Presentadoresc. Sesiones plenariasd. Sesiones de grupoe. Oportunidades de creación de contactos

9. DESPUÉS de la feria de intercambio de conocimiento, clasifique su competencia en la gestión de conocimientos:

¨ Mejoró notablemente ¨ Mejoró levemente ¨ Sigue siendo la misma

10. ¿Qué sesión disfrutó más y por qué?

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

11. ¿Sobre qué temas le hubiera gustado que haya más información?

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

12. ¿A qué temas le hubiera gustado dedicar menos tiempo?

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

13. Si pudiera describir este evento en pocas palabras, ¿qué diría?

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

36

14. ¿Le recomendaría un evento como este a sus colegas?

¨ Sí ¨ No

15. ¿Aprendió algo en este evento que pueda utilizar en su trabajo?

¨ Sí ¨ No

Si la respuesta es “sí”, ¿qué fue? ___________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

16. ¿Aprendió algo en este evento que pueda compartir con sus colegas?

¨ Sí ¨ No

Si la respuesta es “sí”, ¿qué fue? ____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

¿Participaría nuevamente en un evento como este?

¨ Sí ¨ No

15. Otros comentarios: ___________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

37

Apéndice I: Plantilla de plan de promoción y difusiónUn plan de promoción y difusión generalmente se organiza en el siguiente orden:

• Descripción general. Resuma el propósito del plan.

Ejemplo: este plan detalla actividades para promocionar una feria de intercambio de conocimiento regional, y difundir los hallazgos y las lecciones aprendidas.

• Objetivos. Describa lo que espera lograr con sus actividades de promoción y difusión.

Ejemplo: a través de nuestras actividades de promoción y difusión, esperamos lo siguiente: 1) crear conciencia (antes del evento) y generar entusiasmo (antes, durante y después del evento) acerca de la feria de intercambio de conocimiento; 2) documentar los aspectos destacados del evento, y compartir las lecciones aprendidas con los participantes y las personas/organizaciones interesadas que no pudieron asistir en persona; y 3) demostrar la importancia de las técnicas de gestión de conocimientos en el trabajo de salud global y desarrollo.

• Público. Describa el público objetivo.

Ejemplo: nuestro público primario son los participantes de la feria de intercambio de conocimiento y otras personas/organizaciones que trabajan en la región de África Oriental sobre los programas de salud global y desarrollo. También esperamos la participación de donantes, ONG globales que trabajan en África Oriental en salud global y desarrollo, periodistas, y profesionales de gestión de intercambio de conocimiento que trabajan fuera del área de salud global y desarrollo.

• Canales de comunicación. Indique qué canales de comunicación utilizará para llegar al público objetivo. Estos pueden incluir redes sociales, correos electrónicos personales, listas de distribución de correo electrónico, difusión mediática y el boca a boca.

• Actividades. Divida esta sección en actividades antes, durante y después del evento. De ser posible, asigne un lapso de tiempo a cada fase.

• Contenido y materiales para desarrollar. Incluya una lista de contenidos y materiales que debe desarrollar para respaldar los esfuerzos de promoción y difusión. Esto podría incluir un comunicado de prensa, paquete de herramientas de redes sociales, anuncio en su sitio web, comunicado en las redes sociales y entradas en blogs.

• Roles y responsabilidades. Sea claro con respecto a los roles y las responsabilidades, particularmente si son varias organizaciones que trabajan juntas para promocionar y difundir el conocimiento del evento. Asigne tareas a personas u organizaciones, según quién esté involucrado.

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Apéndice J: Paquete de herramientas de redes sociales de muestra

Paquete de herramientas de redes socialesFeria regional de intercambio de conocimiento de gestión de

conocimientosArusha, Tanzania: 13-14 de abril de 2016

Descripción generalEste paquete de herramientas de redes sociales se desarrolló para los asistentes a la feria regional de intercambio de conocimiento de gestión de conocimientos celebrada en Arusha el 13-14 de abril de 2016.

Los propósitos de nuestros esfuerzos en las redes sociales antes, durante y después del evento son los siguientes:

• generar conciencia y entusiasmo acerca de la feria de intercambio de conocimiento

• documentar puntos destacados del evento, y compartir las lecciones aprendidas con los participantes y las personas y organizaciones interesadas que no pudieron asistir en persona

• demostrar la importancia de las técnicas de gestión de conocimientos en la salud global y el desarrollo en África Oriental, Central y Austral

Inicio de la conversaciónUtilizamos Twitter y Facebook para promocionar la feria regional de intercambio de conocimiento de gestión de conocimientos, a la cual asistirán representantes de más de 13 países. Entre los presentadores, se incluirán expertos de salud que lideran, administran y regulan programas de desarrollo, líderes de pensamiento de la gestión de conocimientos, funcionarios de ministerios, miembros del personal de Misiones de USAID y grupos financiadores claves enfocados en el avance de la colaboración y el aprendizaje. Comparta sus ideas, fotos, videos, citas de los líderes de su organización y más antes del evento y durante este.

El hashtag oficial es #KM4Africa

Actividades desde ahora hasta el 13 de abril:Ayudar a enfocar la atención en el evento, y promocionar el uso de herramientas y abordajes de gestión de conocimientos mediante el intercambio de ideas, prioridades y planes para utilizar la colaboración y el aprendizaje a fin de avanzar en las metas de salud global y desarrollo sostenibles con nuestros presentadores, socios y pares dentro de sus redes sociales.

Tuits sugeridos:

• @USAIDKenya @K4Health @ecsa_hc @jumuiya celebrarán una feria regional de intercambio de conocimiento en Arusha el 13-14 de abril. ¡Siga el hashtag #KM4Africa para obtener más información!

• ¿De qué manera la gestión de conocimientos respalda la salud global y el desarrollo? Responderemos esa pregunta y más en la feria regional de intercambio de conocimiento #KM4Africa el 13-14 de abril

• ¿Trabaja en el área de salud global y desarrollo en África? Si pudiera hacerles una pregunta a sus pares acerca de su trabajo, ¿cuál sería? #KM4Africa

Nota: La organización también podría desear tuitear detalles acerca de sus presentaciones en la feria de intercambio de conocimiento o describir los métodos de gestión de conocimientos que usted ya utiliza. Estas también son formas valiosas de promocionar la feria de intercambio de conocimiento y su propósito: expandir la capacidad de la gestión de conocimientos. Utilice el hashtag #KM4Africa para que podamos retuitear/compartir sus publicaciones y para ayudarnos a rastrear estos tuits.

39

Publicaciones en Facebook sugeridas:Los representantes de 13 países africanos se reúnen en Arusha el 13-14 de abril en una feria regional de intercambio de conocimiento de gestión de conocimientos. Revisaremos las herramientas y los bordajes con respecto a la gestión de conocimientos que pueden utilizarse para respaldar las metas de salud global y desarrollo en África Oriental, Central y Austral. Síganos para obtener acceso a las actualizaciones y los puntos destacados del evento.

Esperamos con ansias asistir a la feria regional de intercambio de conocimiento 2016 el 13-14 de abril con USAID Kenya and East Africa, K4Health, East Central and Southern Africa Health Community y East African Community/Lake Victoria Basin Commission. ¡Siga #KM4Africa en Twitter para obtener actualizaciones del evento en vivo!

Actividades durante la feria de intercambio de conocimiento (13 y 14 de abril):Aunque las redes sociales están permitidas y se fomentan durante todo el evento, hemos programado cinco minutos al final de cada sesión para que los participantes designados puedan publicar comentarios, preguntas y puntos destacados en las redes sociales.

Para mantener el espíritu de la feria de intercambio de conocimiento, el personal de K4Health estará disponible para ayudar a responder preguntas individuales acerca de las publicaciones en Twitter y Facebook y el uso de las redes sociales para la gestión de conocimientos durante estos descansos. Se distribuirá una tarjeta de redes sociales con el hashtag del evento, y los usuarios de los socios organizadores y copatrocinadores.

Esperamos que pueda ayudarnos a dirigir la conversación en línea sobre la feria de intercambio de conocimiento compartiendo citas de presentadores y reflexiones sobre temas claves.

Como recordatorio, algunos participantes podrían compartir información que solo se sienten cómodos compartiendo con otros participantes del evento. Sea discreto con respecto a la información que comparte públicamente. Si tiene dudas, consulte con su compañero si está de acuerdo con que comparta su información.

Actividades después del evento (15 de abril en adelante):K4Health planea escribir un resumen del evento en nuestro blog; compartiremos este enlace con los organizadores del evento. Esperamos que otras personas contemplen la posibilidad de escribir acerca de la feria de intercambio de conocimiento en sus blogs, sitios web y otras plataformas en línea. Si usted desea hacerlo, comparta el enlace con Anne Kott, directora de Comunicaciones de K4Health ([email protected]) de manera que K4Health pueda ayudar a promocionar dichas publicaciones.

Además, considere utilizar el hashtag #KM4Africa después del evento para todas las publicaciones en redes sociales relacionadas con la gestión de conocimientos.

Vincúlese con los organizadores del evento y copatrocinadores

Organización Twitter Facebook

USAID @USAID facebook.com/USAID

USAID Kenya and East Africa @USAIDKenya facebook.com/USAIDKenya

Proyecto Knowledge for Health (K4Health) @K4Health facebook.com/k4health

East African Community/Lake Victoria Basin Commission

@jumuiya facebook.com/proudlyeastafrican

East, Central & Southern Africa Health Community

@ECSA_HC facebook.com/ecsahc

Comuníquese con Jarret Cassaniti ([email protected]) de K4Health si tiene preguntas acerca del evento.

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La realización de esta guía es posible gracias al apoyo del pueblo estadounidense a través de la USAID. La Oficina de Población y Salud Reproductiva, División de Salud Internacional, de USAID apoya el proyecto Knowledge for Health (K4Health) en virtud del Acuerdo cooperativo n. °AID-OAA-A-13-00068 con la Universidad de Johns Hopkins. El CCP de la Universidad Johns Hopkins lidera el proyecto K4Health en colaboración con FHI 360, Management Sciences for Health e IntraHealth International.

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