Serafín Antúnez. . (1992). Aula de Innovación Educativa. [Versión electrónica]. Revista Aula de Innovación Educativa 5

Cómo expresar la estructura organizativa en el proyecto educativode centro

Serafín Antúnez.

El Proyecto Educativo de Centro (PEC) es un instrumento orientador, una guía para la toma de decisiones curriculares y degobierno del Centro. El PEC reúne los grandes acuerdos institucionales que han de servir de referencia constante paradirigir de forma coherente los procesos didácticos, orientadores, organizativos y gestores.

Tal como hemos señalado en otras ocasiones, el contenido del Proyecto recoge la definición del Centro, expresa laformulación de sus grandes objetivos y comunica su estructura organizativa. Vamos a tratar de presentar algunas ideassobre este último apartado en tanto que dispositivo de que las organizaciones se dotan para tratar de conseguir suspropósitos.

¿En qué consiste la estructura organizativa en los centros escolares?

En los centros escolares, al igual que en otras organizaciones, existe también un andamiaje de elementos: equipos, cargos,servicios, órganos de gobierno, cuyo funcionamiento conviene regular y articular adecuadamente. La estructura es, pues, elconjunto de estos elementos y sus interrelaciones.

La estructura es determinada especialmente por los factores siguientes:

1. Tamaño. La dimensión y magnitud del centro son decisivas. Sin embargo, no siempre son tenidas en cuenta al diseñarlas soluciones organizativas. No es infrecuente encontrar centros escolares pequeños en tamaño que han generado unaestructura excesiva, animados seguramente por su entusiasmo o por la imitación de modelos ajenos. La duda surge alpreguntarse si el aumento de tareas que supone una estructura excesiva no generará duplicación de esfuerzos o si lainevitable falta de tiempo no hará de ella un instrumento ficticio o estéril.

2. Objetivos. Los propósitos de una organización condicionan su estructura. Cuando las organizaciones se planteanúnicamente objetivos rutinarios, de mantenimiento o de simple inercia, no precisan de estructuras ricas ni complejas.Ahora bien, si buscan objetivos que implican innovación, cambio o mejora, necesariamente se formulan proyectos quegeneran tareas y, por consiguiente, aparecen equipos de trabajo, comisiones u órganos que enriquecen la estructura.

3 y 4. Niveles de participación y Niveles de descentralización en la toma de decisiones. Si existe una cultura de laparticipación arraigada y la toma de decisiones se sitúa en los lugares más próximos a la acción, aparecerán, comoconsecuencia, unidades de trabajo que configurarán una estructura más completa. Por el contrario, ésta será hueca o vacíade contenido si predominan actitudes autocráticas de los órganos de gobierno, la actitud de las personas es pasiva o ladelegación de tareas no existe.

5. Zonas de normativa y zonas de autonomía. En nuestro país existe un abundantísimo inventario de preceptos legales queafectan a la vida de los centros. Alguna de estas normas regulan la naturaleza, composición y funciones de equipos yórganos, lo cual supone ciertas restricciones que, como mínimo, habría que conocer.

6. Creatividad. Los miembros de la comunidad educativa, pero especialmente los profesores y profesoras, tienen laposibilidad de diseñar, á pesar de todo, soluciones organizativas propias, adecuadas a su realidad particular y en algunamedida diferentes a las que se proponen desde agencias externas al Centro. Una interpretación flexible de los preceptoslegales facilitará estos propósitos.

http://www.grao.com/imgart/images/AU/A004055U.gif - Gráfico 1

Todos los factores que hemos señalado actúan de forma concurrente y determinan dos dimensiones básicas de laestructura: la complejidad y su formalización. De esta última hablaremos más adelante.

¿Qué elementos deben formar la estructura?

Digamos, ante todo, que se requieren los mínimos imprescindibles para tratar de garantizar la consecución de nuestrosobjetivos. Ahora bien, para dar una respuesta adecuada al título de este apartado habría que tener antes una respuestaclara a las cuestiones previas siguientes:

1. ¿ Qué tareas deben desarrollarse en el centro y cuál es su naturaleza?

Conviene evitar un error frecuente en nuestros centros: se suele definir primero la estructura (órganos, equipos,comisiones...) y después se intenta "pensar" qué es lo que podrían hacer y asignárselo. Dicho de otra manera: se hacen lascosas al revés.

Habrá también que decidir si las tareas de orden curricular se asignan a los Equipos de ciclo o a los Departamentos/Seminarios, o a los Equipos de Nivel, o a Comisiones específicas. O si todos estos elementos intervienen en esas tareaspara determinar cómo, en qué aspectos y en qué grado. Lo mismo podríamos decir de las tareas organizativas y gestorasen general: ¿las asume un solo elemento en su totalidad?; ¿las asumen varios elementos? Conviene tener presentes loslímites para evitar la duplicación de esfuerzos y la descoordinación.

2. ¿Cuáles el tiempo real disponible para que los elementos de la estructura actúen?

El tiempo es un valor escaso en las organizaciones. Además no puede ahorrarse cuando sobra. Es necesario generar unaestructura realista que sea congruente con el verdadero tiempo disponible. Crear elementos accesorios suele ser unindicador de una organización deficiente, ya que van a consumir un tiempo que tal vez no se posee y van a suponer unaumento de trabajo difícil de asumir.

3. ¿Existen otras soluciones organizativas mejores que las que conocemos?

Las organizaciones que buscan dar respuesta ágil y eficaz a los requerimientos que reciben intentan soluciones creativas yflexibles. Es muy recomendable no hipotecar la organización a una estructura invariable. Ninguna organización moderna lohace. Habría que ir dando paso y protagonismo cada vez más a elementos ad hoc, es decir: equipos de trabajo operecederos que se constituyen para desarrollar un proyecto o alcanzar un determinado objetivo. Las personas que losformen se reincorporarán a su grupo de trabajo natural una vez finalizada la tarea.

Además de otros logros, las soluciones de este tipo permiten deshacer de manera temporal agrupamientos eventualmenteineficaces (determinados equipos de ciclo o departamentos con miembros negligentes).

Si se tiene una respuesta clara a las tres cuestiones precedentes, pueden empezarse a determinar los elementos queformarán la estructura del centro. En el siguiente cuadro se sugiere un índice. No pretende ser el modelo al que habría queaproximarse, sino un instrumento que recoge una panorámica de elementos posibles a los que podrían añadirse otros.

Índice-guía para determinar la estructura organizativa

1. Órganos de Gobierno

1.1. Unipersonales.

- Dirección

- Secretaría

- Vicedirección

-Jefatura de Estudios

1.2. Colegiados.

- Claustro

-Asamblea General de Cooperativistas

- Consejo Escolar

2. Equipos de profesores

- Departamentos/ Seminarios

- De Ciclo

- Comisiones

- Divisiones

- De Nivel

3. Cargos de coordinación y dirección de los Equipos

- En este apartado se recogerían las funciones de las personas coordinadoras de las unidades del apartado anterior.

4. Servicios

- Comedor

- Transporte

- Etc.

5. Órganos de participación de la comunidad escolar

- Asociación de padres

-Asamblea general

- Comisiones mixtas

- Alumnos delegados de curso

- Asociación de alumnos

- Padres y madres delegados de curso

- Asamblea de delegados

- Etc.

Vamos a comunicar la estructura en el PEC

La estructura de una organización se puede comunicar de diversas maneras. Puede hacerse mediante una representacióngráfica: un organigrama; o bien mediante un manual de funciones, o de forma mixta a través de cuadros lineales deresponsabilidades.

Los organigramas

Creemos que si bien pueden ser una ayuda complementaria para comunicar la estructura de un centro escolar, no son elinstrumento más eficaz y, en cualquier caso, son insuficientes por sí solos. Algunas de las razones que nos llevan a norecomendar el organigrama como instrumento único son las siguientes:

1. Los organigramas no recogen las funciones de los elementos que representan. Enumerar las funciones de cada elementoes tan importante o más que identificarlo sin más en los correspondientes rectángulos del dibujo.

2. Los organigramas, si bien son un buen sistema para representar la estructura de instituciones organizadas sobre la basede enfoques formales, no suelen serlo tanto en el caso de los centros escolares que se regulan mucho más desde enfoquespolíticos, simbólicos o ambiguos. En las organizaciones en las que los niveles jerárquicos están claros, la autoridad biendefinida y diferenciada y la dependencia orgánica claramente identificada suelen ser un buen sistema. No lo son, encambio, en los centros escolares donde predominan las relaciones informales sobre las formales y la autoridad puedeperfectamente no existir.

No obstante, si se opta por un organigrama, hay que tener en cuenta que existen unas normas de organigrama queconviene saber. De entre ellas puede recordarse que:

1. Las figuras (polígonos en los que recogemos cada elemento) deberían ser iguales: rectángulos, normalmente. No deberíaadornarse la gráfica con circunferencias, triángulos, etc.

2. El tamaño de esas figuras debería ser igual en todos los casos.

3. Deben evitarse líneas de trazo variado (más o menos gruesas, de colores diferentes), ya que dificultan la interpretaciónde la gráfica. Las líneas, en cualquier caso, no deberían cruzarse.

4. Las figuras de representación global genérica (por ejemplo, Departamentos) no deben "duplicarse" representandotambién su contenido (Departamento A, B, C, etc.). O bien se representa de forma genérica o de forma específica, pero node ambas maneras simultáneamente.

Los cuadros lineales de responsabilidades

Suelen ser una buena solución para clarificar el funcionamiento de un elemento concreto. En su expresión más simple, elcuadro lineal de responsabilidades consiste en dos ejes. En uno de ellos se relacionan las tareas de una determinadaunidad, servicio o las que comporta un proyecto, y en el otro las personas, órganos o equipos que intervienen en ellas. Enla intersección de ambos se suele especificar cuál es el nivel de intervención: proponer, informar, decidir, aprobar, etc.

Si bien son instrumentos eficaces para expresar, analizar o evaluar el funcionamiento de un elemento concreto (un servicio,un equipo...), no lo son tanto para representar la estructura organizativa de un PEC. Supondría elaborar y clasificar unfarragoso conjunto de cuadros y un manejo difícil.

http://www.grao.com/imgart/images/AU/A004057U.gif - Gráfico 2

Nuestra propuesta

Para comunicar la estructura organizativa en el PEC, nuestra propuesta se asemeja más a un manual de funciones. Elsistema que sugerimos es sencillo y completo a la vez y ha servido de referencia para múltiples centros escolares. Consisteen seguir los siguientes tres pasos:

1. Identificar cada elemento.

2. Enumerar sus componentes, si los tiene.

3. Enumerar sus funciones.

Puede añadirse, en su caso, un cuarto paso: "Indicar su dependencia orgánica".

Veamos dos casos.

1. Si se trata de un elemento cuya composición y funciones están reguladas legislativamente, el Claustro, por ejemplo.

Los tres pasos deberían recogerse tal cual expresa la norma. No obstante, podrían añadirse otras funciones propias de cadacontexto escolar concreto. Supongamos que en el municipio o en el distrito municipal exista un órgano de participación enel que están representados los centros escolares de la zona. Podría añadirse a las funciones que las leyes atribuyen alClaustro, otra que señalase: n) Elegir a la persona representante de nuestro Centro en el Comité X del distrito/ municipio.

2. Si se trata de un elemento cuya composición y funciones no están reguladas legislativamente, los Equipos de Ciclo, porejemplo. Así, en el "Equipo de Ciclo Medio" se podrían determinar más libremente sus componentes decidiendo: "Formanparte del Equipo de Ciclo Medio los tutores y tutoras de 3º, 4º y 5º nivel, la profesora de Educación Especial y elOrientador". De la misma manera, las funciones que desarrollaría ese equipo se determinarían libremente según lasdecisiones que se hubiesen tomado.

De la misma manera, se podría determinar su dependencia orgánica.

Estructura de una organización necesita formalizarse. El RRI

La estructura quedaría totalmente reflejada en el PEC si se siguen los pasos que hemos sugerido y el Proyecto finalizado.Ahora bien, para que esa estructura funcione, es necesario que se fijen una serie de reglas, normas y procedimientos sinlos cuales las organizaciones no son operativas.

El Reglamento de Régimen Interior (RRI) es el instrumento que recoge la dimensión formalizadora de la estructura delcentro escolar. Es decir, el conjunto de reglas, normas y procedimientos que el propio centro escolar crea para posibilitarque su estructura funcione. Sugerimos que el RRI acompañe al PEC a manera de anexo o apéndice.

Con el fin de tratar de establecer los límites y las "bisagras" entre PEC y RRI, proponemos las directrices siguientes:

1. El contenido del RRI, al ser un conjunto de normas y procedimientos, no incluirá funciones, ya que éstas estaránrecogidas en el apartado Estructura Organizativa del PEC.

2. No es necesario reproducir en él el contenido de normas de rango superior. Se supone que hay que cumplirlas tal comonos vienen dadas y nada podemos hacer por que sean de otra manera.

Por ejemplo, incluir en nuestro RRI algún artículo en el que se recoge el procedimiento de elección del Director del Centro(que sería una cuestión "reglamentable") no procede, ya que viene establecida por normas de rango superior. Tampocosería oportuno recoger como una norma interna que los profesores tienen derecho a equis días de permiso al año porasuntos propios: ya está establecido "desde fuera". En este segundo caso, lo que sí podría reglamentarse es qué normas,reglas o procedimientos fijamos para cuando un profesor falte algún día por asuntos propios para cubrir su ausencia.

3. No es conveniente regular aspectos que quedan lejos de nuestro control y competencia o que son puramente unadeclaración de buenas intenciones.

Reglamentar que "los padres tienen la obligación de ayudar al centro en su tarea educativa" o que "tienen la obligación deasistir a las entrevistas a las que son convocados" o que "los profesores están obligados a ser puntuales" son ejemplos denormas innecesarias. Las dos primeras escapan a nuestro control. La tercera también y, además, ya está establecido quesea así en las regulaciones propias de la función docente (estatutos del profesorado de la enseñanza pública o derechos ydeberes laborales propios de la privada). En este último caso, lo que sí podríamos regular internamente es cómo proceder(fijar la regla o el procedimiento) en el caso en que un profesor sea impuntual.

4. Normalmente será un texto articulado.

5. Los apartados principales que constituyen un RRI son, especificando algo más en cada uno de los apartados, lossiguientes (resumidos en el cuadro):

A. Introducción.

B. Artículos que regulan el funcionamiento de los elementos de la estructura.

C. Artículos que recogen la regulación de la convivencia.

D. Artículos que recogen la previsión de "soluciones inmediatas ante situaciones de contingencia.

E. Artículos que establezcan las condiciones de modificación del propio reglamento.

A. Introducción (muy breve y sucinta).

- Base legal por la que se establece el RRI.

- ámbito de aplicación.

- Publicidad del RRI (a quiénes se dará a conocer y cómo).

- órgano y fecha de aprobación.

B. Artículos que regulan el funcionamiento de los elementos de la estructura.

Recogerán el cómo se desarrollarán las funciones de cada uno de ellos (cada cuánto tiempo se reunirá un órgano, mediantequé procedimiento se llegará a tomar acuerdos...). Ejemplos:

a)Sobre el Claustro.

- ...

- Se reunirá ordinariamente una vez al mes durante la primera quincena.

- Las sesiones se convocarán alternativamente en sesiones de mañana (mediodías) y de tarde...

- En caso de votaciones se utilizará el criterio de mayoría simple.

- Las votaciones se efectuarán ordinariamente a mano alzada.

No obstante, si una persona manifiesta públicamente su voluntad de votar en secreto, se pasará automáticamente a votarde esa manera mediante procedimiento escrito.

- Etc. Podría completarse lo reglamentado fijando el procedimiento de convocatoria, el seguimiento de acuerdos, etc.

b) Sobre una determinada comisión.

- ...

- La comisión será coordinada por una persona elegida por los miembros de la comisión entre ellos mismos.

-La Coordinación se renovará cada curso escolar.

-Una copia del acta de la reunión, que se ajustará al modelo establecido (el simplificado), deberá hacerse llegar a laJefatura de Estudios antes de que hayan transcurrido 15 días.

- Etc.

C. Artículos que recogen la regulación de la convivencia.

Merece la pena recordar que estos artículos no deberían contravenir las especificaciones del Decreto de Derechos y Deberesde los alumnos.

Conviene huir de redactados que más bien parecen un código de faltas y su correspondiente sanción que una guía sencillay clara sobre cómo actuar. Ante una conducta de un alumno negativa para los demás, para las instalaciones o para símismo, es mejor regular el procedimiento que hay que seguir que fijar de antemano la posible tipificación de la falta yprever, de manera descontextualizada, la posible sanción.

D. Artículos que recogen la previsión de "soluciones inmediatas" ante situaciones de contingencia.

Los hechos que sabemos que suelen producirse, que de hecho acontecen con cierta frecuencia, pero que no podemosprever cuándo sucederán, requieren soluciones previstas de antemano. Se recogerán, pues, las normas y losprocedimientos que hay que seguir en los casos en que: 1) se produzca la ausencia corta o el retraso de un profesor; 2) seproduzca un pequeño accidente de un alumno; 3) llueva durante el horario anterior y posterior a la comida en el comedorescolar, etc.

Tener soluciones previstas para las contingencias es síntoma de saneamiento organizativo.

E. Artículos que establezcan las condiciones de modificación del propio reglamento.

Ejemplos:

Art. n) El presente reglamento será sometido a revisión y actualización, si procede, durante la reunión ordinaria delClaustro del mes de mayo de cada año.

Art. n + 1) Se propondrá la revisión de este reglamento cada vez que lo soliciten por escrito a la Dirección al menos (1)personas.

(1) Colóquese aquí el "precio: (la mayoría absoluta del Claustro o del Consejo Escolar; la tercera parte de los miembros delórgano, cinco personas, tres personas, etc.).

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Serafín Antúnez.Departamento de Didáctica y Organización Escolar. Universidad de Barcelona