Cómo elaborar un proyecto. Pasos preliminares.

Un proyecto es la respuesta concreta a un problema, al elaborarlo hay que realizar dos pasos:1. Analizar del problema.2. Definir del problema.

Análisis del problemaCada proyecto nace con ideas de posibles soluciones -mediante una lluvia de ideas- que son examinadas hasta seleccionar la solución o soluciones preferidas.

Para identificar bien el problema y la solución hay que hacerse estas preguntas para no duplicar esfuerzos:

¿Qué síntomas hay que muestren que el problema existe? ¿Cuál es la magnitud del problema? ¿Es necesaria su solución completa? ¿Cuáles son las posibles causas del problema? ¿Es posible solucionar el problema tratando los síntomas, o debemos buscar las

causas? ¿Qué fuerzas están operando actualmente para resolver el problema?, ¿cuánto éxito

han tenido? ¿Qué factores están manteniendo o agravando el problema? ¿El problema puede atacarse en su totalidad o debe hacerse por partes? ¿Puede resolverse el problema por sí sólo? ¿Cuáles son las consecuencias del problema?

Definición del problemaEstablece una situación que se debe cambiar en forma clara, concisa, precisa y por escrito. La definición debe contestar a las preguntas:1. ¿Qué?2. ¿De qué magnitud?3. ¿Quién está afectado? y4. ¿Dónde?

Una vez definido el problema, se necesita diseñar el proyecto en base al fin, objetivos y actividades a desarrollar.

Una vez analizado y definido el problema se debe:

1. Determinar el fin, es decir el objetivo más elevado al cual contribuye el proyecto.2. Determinar el objetivo final, que debe reflejar el resultado o cambio que deseas alcanzar.3. Formular los objetivos intermedios, los pasos sencillos y concretos para lograr el propósito. Estos deben escribirse en forma de acciones.4. Definir las actividades, o sea las acciones que deben realizarse y los recursos a presupuestar.5. Determinar los beneficios esperados, es decir la situación al final del proyecto después de haber alcanzado con éxito los objetivos. Lo que se pretende es:

Demostrar cómo se habrán modificado favorablemente las condiciones a causa del logro de los objetivos.

Describir los beneficios para las personas que participan en el proyecto y la comunidad en general.

Determinar el grado de autosuficiencia adquirida por los participantes del proyecto.

Después de tener claro cuáles son los objetivos, las actividades y los beneficios que se esperan lograr, es importante manejar una tabla que te ayude a reconocer cómo puedes medir y verificar claramente los resultados y que te sea más fácil lograr un control sobre el rumbo del proyecto. Esto servirá para prever la viabilidad y el éxito del mismo.

Elementos de medición, verificación y control de un proyecto1. Causa y efecto. En un proyecto se parte de la identificación de un problema, se señalan condiciones para resolverlo y actividades para alcanzar esas condiciones, para ello se necesita hacer una hipótesis en cadena.

2. Supuestos. Son las condiciones que deben existir para el éxito del proyecto, pero que están fuera de tu control. Los supuestos importantes deben anotarse para cada nivel del proyecto. Cuando hay poca probabilidad de que se cumplan los supuestos no se puede confiar en el logro de los objetivos de un proyecto. De esto depende la decisión de iniciar el proyecto o buscar alternativas para el éxito.

He aquí un ejemplo, basándonos en la tabla de la ficha no. 2.

Objetivo intermedio:Ampliar y mejorar las áreas de cultivo de arroz.

Supuesto:• Existen suelos adecuados para el cultivo que es posible comprar o rentar.• Se cuenta con el dinero para iniciar los mejoramientos.• Existe un método de irrigación que se puede aplicar al lugar.• Habrá suficiente lluvia.

3. Indicadores objetivamente verificables. Para evitar confusiones es necesario expresar los objetivos por medio de indicadores que pueden ser objetivamente verificables, y que especifican con claridad los criterios para el éxito del proyecto e indican las condiciones que deseas tener al finalizar el proyecto.

Atributos de los buenos indicadores:

Razonables y relevantes. Independientes. Objetivamente medibles y verificables. Deben contener metas.

Para formular cada indicador se deben seguir estos pasos:

Pasos Ejemplo

1. Identificar el indicador.

Aumento de producción de arroz.

2. Cuantificar el logro.

La producción de arroz por hectárea se incrementa de 10 toneladas a 20 toneladas.

3. Establecer criterios de calidad.

La producción de arroz por hectárea (sin desperdicio) se incrementa de 10 toneladas a 20 toneladas.

4. Especificar el marco de tiempo

La producción de arroz por hectárea se incrementa de 10 toneladas en octubre del 2002 a 20 toneladas en octubre del 2003.

Medios de verificaciónLa información o fuentes de las cuales tomaremos la evidencia deben estar a nuestro alcance. Los medios de verificación nos obligan a analizar el propósito del proyecto y los indicadores objetivamente verificables.

Marco lógicoUna vez conocidos todos los pasos que necesitas para medir y verificar el proyecto, será necesario realizar un último paso - que te ayudará para llevar un control del proyecto-, hacer una estructura gráfica que ordena los elementos esenciales del proyecto que permite seguir una secuencia lógica.

¿Cómo hacer el marco lógico?En las casillas verticales se establecen el fin general al cual contribuye el proyecto, el objetivo final o propósito, los objetivos intermedios, para lograr el objetivo final y las actividades o insumos que se ejecutan para realizar los objetivos intermedios.

En las casillas horizontales se identifican los indicadores, los medios para verificar que las metas han sido logradas y los supuestos que condicionan el éxito del proyecto.

Este es un ejemplo de cómo debe quedar tu marco lógico. En este ejemplo sólo trabajaremos el punto de objetivos intermedios, pero cuando realices el marco lógico debes completar cada uno de los espacios, como está indicado a lo largo de estas fichas.

Cómo presentar una propuestaLa aceptación o rechazo de una propuesta depende de cómo se haga ésta. Tanto el contenido como la forma deben tener una excelente presentación, precisa y ordenada.El primer requisito esencial de toda propuesta de proyecto es lograr que sea leída, por consiguiente debe ser breve, clara y concisa.Para cada sección de la propuesta del proyecto se encontrarán una serie de observaciones y preguntas aplicables al proyecto, puntos que quizás deseen destacarse.Los datos detallados se incluirán en el anexo, y se reseñarán sólo brevemente a lo largo del texto.Cuando se trate de un proyecto que conste de muchas partes, será conveniente preparar propuestas separadas.

Guía para la presentación de proyectos

ÍndiceA. Presentación del proyecto1. Introducción.2. Antecedentes del proyecto.3. Descripción del proyecto.4. Plan de trabajo.5. Presupuesto.6. Condiciones esperadas al término del proyecto.

B. Anexos (algunos ejemplos básicos)1. Cuestionario básico.2. Documentos importantes de la organización solicitante.3. Currículum Vitae (de los que trabajan con la organización y trabajarán en el proyecto).4. Marco teórico.

Contenido de la guía• Página inicial• Titulo del proyecto• Organización responsable• Duración del proyecto• Objetivo especifico• Razones que motivan la realización del proyecto• Persona responsable de la realización del proyecto• Fecha de presentación del proyectoContenido de la guía (continuación)Introducción• Exponer los hechos más sobresalientes del problema que el proyecto pretende resolver.• Explicar cuál es la teoría o razonamiento detrás de la solución propuesta por el proyecto.• Describir el método a usar para la aplicación de la teoría en la implementación del proyecto.

Antecedentes del proyectoIndicar:• Las condiciones económicas y sociales que hicieron necesaria la idea del proyecto.• Los problemas específicos a los que se dirige el proyecto.• De dónde provino la idea del proyecto y cómo se desarrolló.• Quienes participaron en este desarrollo.• Brevemente a los beneficiarios del proyecto.

Descripción del proyectoExponer:• El objetivo final y los objetivos intermedios del proyecto.• Las actividades principales del proyecto.• El número de beneficiarios afectados, directa e indirectamente.• En materia administrativa, cómo estará organizado y dirigido el proyecto.• El proceso que se utilizará para tomar decisiones y quienes los tomarán.• Los recursos que usará el proyecto e indicar de donde vienen, quién y bajo qué condiciones lo controla.• Cómo se controlará la inversión de los recursos, la ejecución de actividades y el logro de objetivos.

Plan de trabajoEspecificar:• Las actividades concretas.• La persona responsable de cada actividad.• El lugar donde se llevarán a cabo las actividades del proyecto.

Nota importante: Toda información que no sea necesaria para entender lo esencial del proyecto debe incluirse en los anexos. Para referir al lector a un determinado anexo, se debe indicar en el mismo texto.

PresupuestoSerá necesario utilizar varias tablas que especifiquen los gastos; la primera de ellas presentará el presupuesto resumido, con los rubros generales como salarios, gastos administrativos, gastos de viaje, etc.Las otras tablas deberán describir cada rubro. ¿Qué deben contener? Las columnas son las siguientes:1. Detalle, donde se describe en qué se va a hacer el gasto.2. Donante, en caso de que el proyecto sea patrocinado por terceros, en ésta columna se escribe la cantidad que se pide a la organización o persona que apoyará el proyecto, en dinero y especie (materiales, oficina…).3. Beneficiario, donde se determina la cantidad en que la organización a la que tu perteneces contribuye al proyecto

PROYECTO

Un proyecto de investigación se debe plantear siguiendo una secuencia lógica desde la concepción del tema hasta la divulgación y aplicación de los resultados. En primer lugar el investigador debe poder expresar varias cosas a sí mismo y a los demás:

¿Qué? -¿Cuál es el tema o problema específico que se pretende investigar.

¿Por qué? -¿Para qué? ¿ Cuáles son los antecedentes o razones que lo inducen a estudiar ese tema?

¿Y qué? -¿Cuáles serían las implicaciones o aplicaciones de los resultados de la investigación?

En algunas ocasiones nos encontramos en la necesidad de enviar a nuestros amigos o contactos de empresa archivos 

Etapas de un proyecto

Ciclo de un proyecto La idea de proyecto: Que consiste en establecer la necesidad u oportunidad a

partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones 1 :

o Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se toma medidas al respecto.

o Porque existen potencialidades o recursos subaprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.

o Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados.

Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer luego de la

revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignación o requerimiento de personal respectivo.

Ejecucion: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.

Evaluación. Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.