Como crear una presentacin de diapositivas en PowerPoint

Las presentaciones en dispositivas son archivos usados para mostrar a pantalla completa en las computadoras, cualquier tipo de informacin ordenada en varias pantallas propiamente llamadas dispositivas o slides.En su inicio fueron usadas en proyectores para presentar y exponer a un auditorio informes, ahora se usan para comunicar casi cualquier informacin ya sea usando una PC, una Laptop o una pequea Notebook.Pueden contener texto, imgenes, grficos, video y sonidos.Han alcanzado gran popularidad debido a lo fcil que son de crear y la posibilidad de agrupar en un solo archivo distintos formatos.El programa favorito para crearlas y mostrarlas es PowerPoint, incluido en la famosa suite de aplicaciones de Microsoft.

Para qu hacer una presentacin de diapositivas?

Con PowerPoint podemos crear presentaciones para varios fines: Exponer un trabajo, una tesis o una investigacin. Crear un tutorial sobre cualquier tema. Hacer un cuestionario interactivo. Crear un lbum de fotos Hacer un informe estadstico o contable.Para empezar con PowerPoint si es nuestra primera vez, podemos usar algunas de las plantillas que incluye el programa e irlas editando a nuestro gusto. Son presentaciones totalmente funcionales, solo se requiere sustituir su contenido por el nuestro.Puedes encontrarlas en: Archivo -> Nuevo -> Plantillas de ejemplo.

Hay muchas otras para Calendarios, Diplomas, Informes, etc. pero es necesario descargarlas de internet desde el sitio de Microsoft.Otra opcin es partir desde cero pero escogiendo algunos de los temas existentes. Son diapositivas en blanco con fondos, estilos y tamaos de fuentes diferentes.Al iniciar el programa abre la fichaDiseoy vers todos los temas disponibles.Por ultimo crear una presentacin con nuestro propio estilo, usando un archivo en blanco.Qu podemos incluir en las presentaciones?

Podemos usar para crear nuestra presentacin texto de documentos creados en Word, tablas hechas en Excel, imgenes descargadas de internet o incluso hacer una captura de pantalla de una imgenes en una pgina web.Podemos tambin insertar audio, msica, canciones, videos, diagramas, cliparts, efectos de sonido, etc.Qu hacer con las presentaciones creadas?

Despus de crear y comprobar que funciona correctamente la presentacin, podemos compartirla con nuestros amigos copindola a una memoria flash o un disco, en internet en las redes sociales como Facebook, Google+ y otras o subirla a sitios especializados como SlideShare.Otra opcin es convertirla en video con el mismo programa y subir el archivo a YouTube u otros sitios en la red.

Crear una presentacin de diapositivas con PowerPoint paso por paso

PowerPoint es muy fcil de utilizar. Todos los que de una forma u otra han usado Word, se sienten como en casa al comenzar. Intuyen cmo introducir texto, agregar diapositivas, imgenes, ajustar el diseo, cambiar los colores del texto, etc.1- Inicia Office, el tema predeterminado de la nueva presentacin es: "Presentacin en blanco", es decir sin fondo ni efectos.Si deseas usar otro, en la vistaDiseoescoge el tema entre los disponibles.

2- La primera dispositiva es la dedicada a la introduccin, introduce los datos como el ttulo, la descripcin, el autor, etc.Tienes la opcin de darle un fondo personal y nico, para eso en la fichaDiseoabreEstilo de fondosy selecciona: "Formato del fondo".Despus de crear tu propio fondo usa el botn: "Aplicar a todo" para que todas las dispositivas siguientes lo usen.

3- Da un clic en la parte inferior del botn "Nueva diapositiva" para insertar la siguiente.Hay disponibles varios formatos, pero puede ser ms fcil insertar una en blanco.

En ella puedes pegar directamente texto sin que sea necesario que tenga el clsico cuadro de texto, aparecer despus de pegar.

Las lineas de cuadro de texto no se muestra en la presentacin.Para cambiar el formato, el estilo o el color del texto seleccinalo y usa las herramientas en la barra superior en la fichaInicio Para copiar texto en cualquier documento, seleccinalo y usa las teclas CONTROL + C. Para pegarlo en una diapositiva usa las teclas: CONTROL + VPara insertar cualquier imagen en una diapositiva en blanco, simplemente arrstrala desde una carpeta y sultala encima de la diapositiva.

Dale el tamao exacto usando los puntos de seleccin.Tambin puedes insertarla (si trabajas a pantalla completa) usando el botn "Imagen" en la fichaInsertar. Al seleccionar una imagen se acciona automticamente la barra "Herramienta de imagen", con herramientas que permiten modificarla y aplicarle efectos.En la misma fichaInsertarvers los otros objetos que se pueden insertar que son: Imgenes prediseadas (Cliparts), capturas de pantalla de una aplicacin en Windows o cualquier imagen de una pgina de internet que se muestre en el navegador.Tambin se pueden insertar formas, grficos, videos, audio, etc.

4- Despus de crear todas las dispositivas que llevar la presentacin, el prximo paso es configurar su funcionamiento y probarla.A partir de ahora en la medida que hagas algn cambio, debes de probar como se mostrar la presentacin al reproducir. Para probar como luce la presentacin usa la tecla F5. Para retornar el programa usa Escape. Para reproducir a partir de una diapositiva especfica, seleccinala y en la ficha "Presentacin con diapositivas" da un clic en el botn: "Desde la diapositiva actual"

Configurar la reproduccin automtica de las diapositivas

De forma predeterminada al reproducir una presentacin, para pasar a la siguiente diapositiva se debe usar el ratn y dar un clic.Si el propsito al crear la presentacin no es utilizarla con un moderador, se debe usar la opcin automtica. Para eso abre la fichaTransiciones. Marca la casilla: "Despus de:" y establece un valor en segundos. Por ejemplo: 00:06,00 indica 6 segundos. Para usar ese intervalo de tiempo en todas las diapositivas, da un clic en el botn: "Aplicar a todo". Tambin puedes establecer en una diapositiva aislada un tiempo de duracin diferente.

Agregarle transiciones a las diapositivas

Agregarle efectos de transicin a las diferentes diapositivas, puede darle un estilo muy atractivo a una presentacin, aunque tambin puede ser muy nocivo para el rendimiento.No lo uses si piensas compartir tu presentacin en internet.La nica recomendada es "Desvanecer".

Agregar msica y canciones a las presentaciones de PowerPoint

A las presentaciones se les puede agregar msica y canciones para que se escuchen de fondo, adems grabaciones de voz o efectos de sonido.Da un clic en la dispositiva, en la fichaInsertarda un clic bajo el botn "Audio", escoge: "Audio de archivo" o "Grabar audio".Al insertar audio en la diapositiva aparece el icono de una bocina, que al dar un clic inicia la reproduccin.Se forma predeterminada esta termina al pasar a la siguiente diapositiva.El icono se puede ocultar, as como tambin hacer que la reproduccin se inicie de forma automtica y que contine en el resto de las diapositivas. Selecciona la diapositiva donde se insert el audio. Da un clic en el icono de la bocina. En la fichaHerramientas de audioabre "Reproduccin". En el grupoOpciones de audioescoge enIniciaruna de las tres opciones: "Al hacer clic", "Automticamente" o "Reproducir en todas las diapositivas". Marca la casilla: "Repetir la reproduccin hasta su interrupcin" para que no se detenga la msica o el audio. Marca la casilla: "Ocultar durante la presentacin" para que no se muestre el icono.Lgicamente esta opcin vale solo si se ha seleccionado la reproduccin automtica.

Mostrar videos en las presentaciones de PowerPoint

En PowerPoint podemos mostrar videos de tres formas diferentes: Insertar un video que tenemos en nuestro equipo en la presentacin.En este caso el video forma parte de la presentacin, aunque aumentar su tamao.

Vincular un video que tenemos en nuestro equipo.Con esta opcin solo vinculamos el archivo de video. Para eso es necesario copiarlo a la carpeta que contiene la presentacin y deber acompaar a la misma cuando la distribuyamos.

Vincular un video existente en YouTube u otro sitio web.Con esta opcin se mostrar el video en la presentacin, solo si existe conexin a internet en el equipo donde se reproduzca.

Lee ms informacin detallada en otro artculo con una infografa, en la que se muestran los tres mtodos con todos los pasos:Como agregar e insertar videos en las presentaciones de PowerPoint

Comprimir el audio y video en las presentaciones de PowerPointLas presentaciones en las que se insertan imgenes o videos pueden alcanzar demasiado tamao y volverse muy lentas al reproducir.Es necesario comprimir estos archivos antes de publicarlas. En la fichaArchivo, da un clic en "Informacin". En la seccinTamao y rendimiento de archivos multimedia, da un clic en: "Comprimir medios". Escoge la calidad de la presentacin.

Insertar notas en las presentaciones de PowerPoint

La pgina de notas es una opcin poco utilizada muy til.Es una pgina adicional adjunta a cada diapositiva.En ella podemos agregar texto o imgenes que no se mostraran en la presentacin, pero si cuando esta se imprima.En ella podemos relacionar informacin adicional necesaria pero que no deseamos incluir en la presentacin para no recargar las diapositivas.Si para mostrar la presentacin contamos con dos equipos (por ejemplo una Laptop y un proyector u otro monitor) podemos configurar el primero de ellos para ir mirando las notas incluidas en cada dispositiva, aunque el auditorio los no las vern. Para insertar una nota en la fichaVistada un clic en el botn: "Pagina de notas".

Revisar y modifica las propiedades e informacin de la presentacin

En la ficha Inicio -> Informacin puedes encontrar herramientas para finalmente probar distintos aspectos de la presentacin creada, como los Permisos, la Compatibilidad y el Rendimiento.Tambin revisar si son correctas todas las Propiedades como el ttulo, datos del autor, etiquetas y otros paramentos importantes que debe tener al compartirlo, para evitar que otra persona se adjudiquen su autora.

Guardar la presentacin creada

Por ultimo si todo funciona correctamente solo resta guardar la presentacin.En el men archivo escoge "Guardar como".De forma predeterminada las presentaciones se guardan en el formato: PPTX.PPTX es un archivo que solo se puede abrir con las versiones de PowerPoint 2007/2010 para editarlas o reproducirlas.Para guardarla de forma tal que sea compatible con todas las versiones usa: "Presentacin de PowerPoint 97-2003 (*.ppt)".En ambos caso para reproducir una presentacin, es necesario dar dos clics en el archivo y usar la tecla F5 seguidamente.Otra opcin es guardarla usando el formato: PPSX o PPS que al ejecutar comienza inmediatamente la reproduccin.Para eso despus de usar la opcin "Guardar como", en Tipo selecciona la opcin: "Presentacin con diapositivas de PowerPoint (*.ppsx)".

Tambin puedes guardarla como un PDF o guardar las imgenes de forma independiente.

Convertir una presentacin en un vdeo y subirlo a internet

Una de las mejores opciones para lograr que una presentacin llegue a ms personas, es convertirla en un video y subirla a YouTube.Puedes hacerlo con el mismo PowerPoint. Para eso despus de usar la opcin "Guardar como", en Tipo selecciona la opcin: "Video de Windows Media (*.wmv)".Hay tres opciones:Modo de calidad alta (1024 x 768, 30 fotogramas por segundo); calidad media (640 x 480, 24 fs); y calidad baja (320 X 240, 15 fs). Espera que termine de crearse el archivo. Entra a tu cuenta de YouTube y sube el video creado.Crear presentaciones en formato panormico en PowerPoint

La mayora de los monitores modernos de computadoras de escritorio o Laptops usan pantallas panormicas, en la que la relacin (16 x 9) es diferente a la de las pantallas tradicionales (4 x 3).Si vas a reproducir tu dispositivas en uno de ellos configrala adecuadamente, si no es as se mostrar una banda negras a cada lado. En la fichaDiseoescoge: "Configurar pgina". EnTamao de diapositivasselecciona: "Presentacin en pantalla (16:9)"

Como crear y guardar plantillas en PowerPoint

Puedes guardar cualquier presentacin creada de forma personalizada para crear otras usando el mismo estilo, para eso solo gurdala como una plantilla.Guardar como > Plantilla de PowerPointPosteriormente para crear una nueva presentacin con dicho estilo, da un clic en "Nuevo -> Mis plantillas".Antes de guardarla elimina las imgenes, texto y otros elementos para reducir su tamao.Otra opcin es crear una plantilla con todos los elementos que ofrece PowerPoint, para eso en la fichaVistaescoge: "Patrn de diapositivas"

Alternativas gratis a PowerPoint para crear y reproducir presentaciones

PowerPoint no es la nica opcin para crear presentaciones de diapositivas. Las dos alternativas restantes ms populares son: "Impress" es un programa similar a PowerPoint incluido en la suite OpenOffice (http://www.openoffice.org/) y en LibreOffice (http://www.libreoffice.org/) disponible gratis las dos en internet. Prezy (http://prezi.com/) es un servicio gratis online en espaol que permite la creacin de diapositivas y se ha hecho muy popular por su facilidad de uso.

10 Consejos de diseo a tener en cuenta en la elaboracin de un PowerPoint.1. Usa la Regla del Cuatro. Menos es ms. Cuanta menos informacin des, ms sern capaces de recordar tus oyentes. Evita la sobrecarga de informacin. Para ello nunca incluyas ms de cuatro conceptos o imgenes en una misma diapositiva. Esta es la cantidad de informacin que se puede almacenar en la memoria de trabajo. Para saber ms sobre los tipos de memoria te recomiendo la lectura del artculo.2. Deja un espacio vaco. Debes dejar un vaco en la diapositiva para que esta pueda respirar. No tiene que ser necesariamente un espacio en blanco. Simplemente se trata de localizar una zona que permita descargar de contenido y armonizar el mensaje. Lo que ganars con ello ser una mejor comprensin. Si quieres ver un ejemplo pulsa en este.3. Aplica la navaja de Ockham. La navaja de Ockhan es un principio de la economa. La presentacin ms sencilla suele ser la ms correcta. Aplicar este principio al diseo de tus presentaciones har que te preguntes en cada diapositiva qu puedes eliminar de esta, qu elementos son innecesarios, cmo puedes simplificar la informacin. Si sigues este principio te pasar algo que para m es esencial. Dejars de leer tus powerpoints y pasars a ensear el contenido de los mismos. Otra vez la mxima de menos es ms. As que reduce, elimina, simplifica al mximo manteniendo siempre el contenido que quieras transmitir. Si quieres ver un ejemplo pulsa en este.4. Conecta todos los elementos entre s. En una diapositiva nada es arbitrario, todo es pertinente, es decir, todos los elementos que conforman una diapositiva deben tener una relacin, una conexin visual. De esta forma hars que la suma de elementos formen parte de un todo.5. Alinea los elementos. La armona es esencial para la comprensin de un mensaje. Por ello, tus diapositivas deben estar alineadas correctamente, no slo por esttica, sino porque aumentar la concentracin y la atencin, y facilitar la comprensin del mensaje que quieres transmitir.6. Usa la regla de los tercios. La regla de los tercios es una forma de composicin muy comn en pintura, fotografa y diseo. Consiste en ordenar objetos dentro de una imagen. Esta regla divide una imagen en nueve partes iguales, es decir, forma una cuadrilla invisible de nueve rectngulos y cuatro puntos de interseccin. A travs de esta regla lo que conseguirs ser armonizar y compensar los elementos en una diapositiva. Si quieres ver un ejemplo pulsa en el.7. Usa rejillas para estructurar la informacin. Junto con la regla de los tercios, puedes optar tambin por un sistema de rejillas que te permitir dividir la diapositiva por secciones. Gracias a esta rejilla tendrs muchas ms opciones a la hora de componer y organizar los elementos que conformarn la diapositiva. La rejilla ya no ser de nueve rectngulos, sino que dispondr de diecisis. Esto te permitir aumentar la variedad de posiciones de tus elementos.8. Usa el contraste. El contraste te da la opcin de marcar la diferencia en una diapositiva. Con el contraste conseguirs llamar la atencin. Cmo conseguirlo? A travs del tamao, la forma, el tono o color, la posicin, la textura y la tipografa.9. Usa una buena plantilla. Debes insistir en el aspecto armnico de la diapositiva. Define cul ser tu plantilla para la presentacin y define bien los elementos que repetirs en cada una de las diapositivas, sin olvidar nunca que debe incluir lo esencial. En la plantilla de una presentacin debe haber siempre una homogeneidad en cuanto a la tipografa, los tamaos, los colores, as como otros aspectos tambin importantes como imgenes, transiciones, alineaciones, etc.10. Maximiza la seal y minimiza el ruido. Qu significa esto? Muy sencillo. No dejes nunca que la seal (la informacin) ceda terreno al ruido (elementos superfluos). Estos elementos superfluos deben suprimirse usando la navaja de Ockham. Debes minimizar al mximo todo lo que no sea estrictamente informacin o guarde una relacin con esta. Algunos ejemplos de ruidos seran las lneas gruesas de una tabla de contenidos, imgenes con una mera finalidad decorativa, smbolos de difcil interpretacin, letra ilegible por su reducido tamao, etc.