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1, 2, 3 y 4 de octubre de 2017 | Buenos Aires | Argentina
Alejandro Hordij
CIA, CISA, CRMA
Innovación en Auditoria Interna:
Cómo auditar robots y… ¿podríamos
usar robots para auditar?
1, 2, 3 y 4 de octubre de 2017 | Buenos Aires | Argentina 2
Parte I :
¿Que es RPA?
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¿Qué es RPA?
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La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se define como
la aplicación de tecnología que permite realizar acciones
humanas y automatizar tareas repetitivas a través de múltiples
aplicaciones empresariales
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¿Que es Automatización Robótica de Procesos (RPA)? La Automatización Robótica de Procesos transformando los negocios
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Software
Robotics
Trabajan con el
escenario de TI
existente
Reduce los costos de
entrada de datos en
hasta un 70%
Pueden ser entrenados
por usuarios de la
empresa
Pueden trabajar 24/7
Reduce dos
dígitos las tasas
de error
Realizan cálculos
simples y complejos
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RPA es totalmente disruptivo dada la combinación de
un desarrollo sencillo con beneficios claros
Bajo riesgo Tecnología no invasiva
Correcta
Localización
Confiabilidad
Pista de
auditoría
Consistencia
Precisión
Escalabilidad Rápida respuesta para
abordar picos de demanda
Retención
Productividad
Multi
industria
Potencial de
ahorro
Duración
20-35%
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Aprendizaje automático
basado en patrones
Estadístico Proceso optimizado
mediante la
automatización
Flujo de trabajo
mejorado
Inteligencia Cognitiva
(CI) Semi-cognitiva
Automatización Robótica de
Procesos Interacción de datos
estructurados
Va
lor
Inc
rem
en
tal
Imita acciones humanas
Aumenta la inteligencia humana
Imita Inteligencia humana
¿Que es Automatización Robótica de Procesos (RPA)? La Automatización Robótica de Procesos transformando los negocios
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¿Cómo funciona el “Robot"? Una vista de alto nivel de cómo un “Robot" normalmente opera
ERP
DB/DW
Informes
Estandard
Controles
normativos
Procedimientos
definidos
Informe de
excepción
Informe análisis
detallado
Análisis de control
Un algoritmo predefinido se utiliza para
analizar los datos transaccionales.
Retroalimentación
@www
Datos en ERP
actualizados
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Ejemplo: Procesamiento Facturas de Servicios
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Robots y Personas: una poderosa combinación
Los robots entregan
tareas repetitivas,
deterministas y de alto
volumen de manera
eficiente
Las personas construyen
relaciones, proporcionan
juicio subjetivo, entregan
tareas de baja frecuencia y
excepción, y manejan
cambios y mejoras
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Casos de uso específico para procesos empresariales
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Cambios en el maestro de proveedores
• Realiza actualizaciones de archivos maestros
de proveedores
• Supervisa periódicamente a los proveedores
para ver si hay inactivo / duplicación
Controles Automatizables
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Casos de uso específico para procesos empresariales
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Tesorería- Actualización de tasa de cambio
• Efectúa la carga diaria de la tasa de
actualización
Controles Automatizables
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Casos de uso específicos para procesos empresariales
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Conciliaciones de cuentas
• Realiza las conciliaciones completas
• Comprueba múltiples conciliaciones para
identificar elementos similares para
compensaciones
• Proporciona notificaciones a los usuarios
responsables de corregir ítems de conciliación.
Controles Automatizables
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Parte II:
¿Cual es el desafío para
auditoria?
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¿Como se integra RPA con la Administración de
Riesgos?
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Adoptar y
Avanzar
Ímplementar rápido
Liderazgo, trae beneficios
Los robots
están aquí
47% de puestos
Colegas han
comenzado
Oportunidad
Transformacional
Tecnologías Disrruptivas
Beneficios Sostenibles 3 2 1
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Robótica: Riesgos y Controles Dominios del Programa de implementación
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Políticas, procedimientos y normas para administrar
la robótica.
Gestión de riesgos de robótica.
Estrategia robótica, priorización y toma de
decisiones definidas para implementar.
Desarrollo robótico, gestión de cambios e
implementación de controles.
Controles funcionando en el robot y el proceso, para
supervisar la eficacia de la implementación.
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Medición de Valor
Alineamiento y Cambio
Tecnología
Integración en la Compañía
Gobierno
Procesos
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Procesos
Alineamiento y
Cambio
Tecnología
Integración en
la compañía
Medición de
Valor
Gobierno
Robótica: Riesgos y Control
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La falta de gobernabilidad robótica
La gestión del accesos hecha por los robots
se realiza de manera ineficaz.
Desarrollos de robótica que no satisfacen las
necesidades del negocio
Las implementaciones de robótica no están
adecuadamente diseñadas y probadas
Los problemas de automatización no se
identifican y gestionan eficazmente.
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No se mitigan eficazmente los riesgos de la
relación con proveedores de robótica 6
Que incluya: liderazgo, procesos,
estructuras, funciones y responsabilidades,
entre otros.
Se implementan métodos de autenticación
apropiados y se aplican consistentemente
para impedir el acceso no autorizado
Los requisitos de cambio y desarrollo de la
robótica se documentan y están de
acuerdo a la estrategia del negocio.
Los requisitos de implementación, pruebas
y requisitos de soporte, se desarrollan y se
comunican en tiempo oportuno.
Los problemas y errores de automatización
son evaluados, corregidos, rastreados y
comunicados oportunamente.
Se realiza un análisis sobre los proveedores
para evaluar el riesgo en el inicio de la
relación y sobre una base periódica
Principales riesgos de
robótica
Actividades de control
esperables
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Plan de auditoría interna para la robótica Demostrando la cobertura de auditoría
Próximos Pasos Consideraciones para la Planificación
Identificación del
proceso / sistema
Desarrollar una visión de inicio a fin del impacto de RPA en el universo de
auditoría
Impacto en entidades
auditables y
evaluación de riesgos
El impacto en los procesos y sistemas relacionados debe ser explícitamente
incorporado en la evaluación de riesgos.
➢Procesos y sistemas incluidos en el alcance de entidades
auditables:
▪ ya cubiertos por RPA
▪ entidades que necesitan ser mejoradas para incorporar más RPA
▪ Nuevas entidades auditables que necesitan ser desarrolladas.
➢IA debe demostrar cómo las entidades auditables serán cubiertas en
un plan de auditoría basado en riesgos, de varios años
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Plan de auditoría interna para la robótica Demostrando la cobertura de auditoría
Próximos Pasos Consideraciones para la Planificación
Actualización de la
matriz de control de
riesgos
Obtener una comprensión del riesgo y los controles para cada proceso de
RPA
• Desarrollar/Actualizar la matriz de riesgos y controles para cada uno de
los procesos impactados.
Actualización de los
procedimientos de
auditoría
Ampliar el alcance y la profundidad de las auditorías para cubrir la
complejidad de los procesos de RPA.
• Procedimientos de auditoría (incluyendo monitoreo continuo) para cada
entidad, en base a los riesgos y controles de los procesos auditados.
Reporte Vista consolidada del estado de cumplimiento y el impacto posterior de las
observaciones
• Proporcionar evaluación general de la efectividad de los procesos y
controles de RPA
• Reportar el estado de las cuestiones identificadas por las funciones de
gestión y control.
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Parte III:
¿Podemos usar
Robots para auditar?
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Mejora de la eficiencia Automatización / robótica para mejorar las funciones la 3ra Línea de
Defensa
Recopilación de datos, mediante la autenticación robótica, para la
agregación de datos de diferentes activos tecnológicos en los que
no existe análisis de datos.
Pruebas automatizadas de atributos contra reglas
definidas.
Prueba de configuración de aplicaciones, sistemas operativos y
servidores en función de los estándares de configuración.
Pruebas del 100% de la población. La robótica tiene la capacidad
de ir más allá de la muestra
Robótica tiene la capacidad de auditar los procesos de manera
más eficiente, para acercarse a la verdadera "auditoría continua"
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⦿ Proceso de incentivo de ventas › Objetivo del control: los pagos por incentivos de ventas se
procesan según el contrato firmado con los distribuidores
› Atributos de Prueba:
Veamos un Robot ejecutando una prueba de Auditoría
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Existe un contrato firmado
Los términos y condiciones cumplen con las
políticas de incentivos de ventas.
El incentivo de ventas se calcula con precisión.
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Let’s see a bot in action….
Three Lines of Defense in
Robotic Process
Automation
Robotic Process Automation
and the 3rd Line of Defense:
An Internal Audit Perspective
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Robotics puede ser aplicado en todo el ciclo de
pruebas Procure to
pay
Make to
deliver/
Inventory
Plant,
property,
equip
Order to cash Tax Payroll/
Comp/HR Treasury
Financial
statement
close
Corporate
consolidation
s
ITGC
Vendor Master
Data Change
Review
Standard Cost
Review
Capital
add/deletion
review
Significant
Reserves
(ADA, AR,
Rebates)
Calculate
Local and
Global Tax
Calculate
Payroll
Cash
Reconciliations
Review MJEs Intercompany/
Markup review
User Access
Reviews
Manual wire
request review
Obselence
Inventory
Reserves
Review for
impairment
Gross to Net Manage
Transfer
Pricing
Review
Compensation
Schemes
Hedge and
derivative
review
Perform
Reconciliations
Significant
Reserves/Entri
es(goodwill,
restructuring).
Firefighter
Reviews
Non-PO
invoice review
Review of
Inventory
Destruction
Asset ID and
count
Credit Controls Tax Provisions Add/deactivate
/modify user
Review
Manual Wire
Transfer
Review
Chart of
Account
Update Review
Financial
Calculations(E
PS, Effective
Tax Rate, IC
out of balance)
SOD Review
Aged PO
Review
Inventory
Counting
Review and
Approval of
monthly
roll-forward
schedules
Customer
Master Data
Change
Review
Payroll Period
over Period
Review
Banking User
Authorization
Open/
Close Period
Review
Critical
Transaction
Reviews
Month end
management
review controls
Variance
Analysis
AR Write-offs Super user
review
FX rate review
and daily rate
load
Closing
Checklist
Change
Management
Reviews
Inventory
turnover
analysis
Exception
review report-
revenue not
recognized
Review of
Third Party
Service
Provider
Report
Operating Flux
Analysis
Customer
discount
review and
approval
Key
First Round of
Robot
Expand to these
Limited
Opportunity to
Robot, consider
later
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La robótica se puede aplicar a través de todo el ciclo de vida del proceso
de prueba
Cuentas a Pagar Inventarios y Despacho Activo Fijo
Revisión de cambios al maestro
de proveedores
Revisión del costo estándar Revisión incremento/ baja de
capital
Revisión de solicitud de
transferencias manuales
Reservas de inventario de
obsolescencia
Revisión de impairment
Revisión de facturas sin OC Revisión de la destrucción del
inventario
Identificación y conteo de
activos
Revisión de la antigüedad de la
OC
Recuento de Inventario Revisión y aprobación del
cronograma mensual de
amortizaciones
Controles de revisión de gestión
de fin de mes
Análisis de Varianza
Análisis del volumen de
inventario
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La robótica se puede aplicar a través de todo el ciclo de vida del proceso
de prueba
Facturación y Cobranzas Impuestos Remuneraciones
Reservas Significativas (ADA,
AR, Rebates)
Calcular impuestos locales y
globales
Calcular la nómina
Cálculos de Bruto a Neto Administrar precios de
transferencia
Revisar los esquemas de
compensación
Controles de Notas de Crédito Provisiones de Impuestos Revisión de la nómina vs.
período anterior
Revisión de cambio de datos
en la Maestro de Clientes
Revisión de la liquidación de
proveedores de servicios
White-offs
Revisión de excepciones:
ingresos no reconocidos
Revisión y aprobación de
descuentos a clientes
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Mejora de la eficiencia Check List de Oportunidades de Robótica
Indicaciones de valor robótico Si Piloto
¿La solución sería vista como material? Costo, Calidad, Tiempo √
¿Podría desarrollar en el tiempo asignado? 6, 8, 12 semanas √
¿Los actores afectados y los líderes del día a día estarían emocionados de
hacerlo? √
Requerimientos mínimos
¿Es el proceso fácilmente comprensible o podría ser claramente definido? √
¿El proceso se basa principalmente en reglas de negocio en lugar de juicio? √
¿El proceso se realiza con regularidad? √
¿Podría el proceso ser realizado por un solo usuario? √
Agregar Valor
¿El proceso requiere que se calculen nuevos valores? √
¿El proceso identifica excepciones para su revisión por un ser humano? √
¿El proceso se basa en al menos dos aplicaciones diferentes? √
¿El proceso tiene puntos de decisión que conducen a múltiples caminos? √
¿El proceso implica un alto nivel de manejo manual? √
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Repercusiones de la robótica en la auditoría interna
Resumen: Desafíos y enfoque
La participación activa de Auditoría interna es esencial
Desafío efectivo del programa de Robótica
Modificaciones del proceso
Impacto en la estrategia de auditoría
existente
Continuar
teniendo un
lugar en la
mesa de
decisiones
clave
Determinar
el equilibrio
entre
robótica vs
implementa
ciones /
controles
Incorporar
robótica en
el plan de
auditoría
Implementar
robótica
para
pruebas
eficaces y
repetibles
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#ProgresarCompartiendo #CLAI2017
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Preguntas?
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#ProgresarCompartiendo #CLAI2017
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Muchas Gracias
por su atención
Alejandro Hordij, CIA, CISA, CRMA [email protected]