COMENZANDO CON EXCEL

¿Qué es Excel?

Excel es un software que le permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este

tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel le permite crear

tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos

especificados, imprimir tablas con diseños organizados y crear gráficos simples.

Excel es parte de "Office", un paquete de productos que combina varios tipos de

software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y administrar

el correo electrónico.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Los programas denominados como Hojas de Cálculo son aplicaciones diseñadas

para la gestión de datos numéricos fundamentalmente y la realización de

operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos.

Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio"

que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de cálculo

nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los

barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas,

identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por

tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número,

representativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda

colocada en la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4

(estaría mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayúsculas que

en minúsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato.

En sí ¿Qué es el programa: Microsoft Excel?

Microsoft Excel es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Word,

Access y PowerPoint, forma parte del paquete integrado de programas que se

denomina Microsoft Office.

¿Cómo se característica Excel?

1. Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo, constituidas por 255

columnas (Desde la columna A hasta la Z, luego continúa y se nombran AA

AB AC... así hasta la IV) y 65.536 filas. En definitiva, casi 17 millones de

celdas para utilizar.

2. La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las

posibilidades de trabajo. Podríamos utilizar hasta 255 hojas por cada

archivo de Excel.

3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando

son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es

preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.

4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.

5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos

en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de

cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas

o separadas.

6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de

cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de

Datos como Access.

¿Cómo iniciamos una sesión en Excel?

Se puede iniciar una sesión de Excel de las formas siguientes:

Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón

izquierdo del ratón. Se despliega el menú de Todos los programas (en

Windows XP) o el de Programas (en Windows 98), y picamos sobre la

opción Microsoft Excel.

Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa

hacemos doble clic sobre él.

Una vez ejecutado el programa aparece la pantalla de Excel, en la cual aparece

un libro nuevo, llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo

(3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo

al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en

disco con una extensión. En Excel dicha extensión es .XLS.

¿Qué es la pantalla de Excel?

La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se

distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la

ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado

Libro1. Ambas ventanas se podrán minimizar, maximizar, cerrar, desplazar,

cambiar su tamaño, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de

Windows.

Se detallan a continuación cada uno de los elementos de esta pantalla:

BARRA DE TÍTULO: Localizada en la parte superior de la ventana (normalmente

de color azul), es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicación. En

ella también se sitúan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y

Cerrar.

BARRA DE MENÚS: Situada bajo la barra de título, es la barra donde están

contenidos todos los comandos del programa, y a los que se accede picando con

el botón izquierdo del ratón sobre cada uno de los títulos que los identifican. A la

derecha aparece un cuadro de ayuda, para hacer una pregunta escribirla y pulsar

la tecla Intro. Hay que tener en cuenta en las últimas versiones de Microsoft

Excel, que pudiera no verse un menú desplegable por completo (con todas sus

opciones) sino solamente las utilizadas mas recientemente por parte del usuario.

Para desplegar el menú por completo, es preciso hacer clic en la doble flecha

que aparece en el borde inferior del menú desplegado.

BARRAS DE HERRAMIENTAS: También llamadas barras de botones. En ellas

se disponen los iconos de las funciones y procesos de uso más frecuentes en

Excel. Se accede a estas funciones rápidamente haciendo clic sobre el icono

correspondiente. Unos botones, al pulsarlos realizan operaciones (por ejemplo el

botón de imprimir, imprime), otros activan cierta característica (por ejemplo el

botón de negrita activa ese formato para la celda o celdas seleccionadas) y otros

botones que tienen un triangulito a su derecha, permiten todavía desplegar mas

posibilidades a cerca de ese elemento).

BARRAS DE HERRAMIENTAS: También llamadas barras de botones. En ellas

se disponen los iconos de las funciones y procesos de uso más frecuentes en

Excel. Se accede a estas funciones rápidamente haciendo clic sobre el icono

correspondiente. Unos botones, al pulsarlos realizan operaciones (por ejemplo el

botón de imprimir, imprime), otros activan cierta característica (por ejemplo el

botón de negrita activa ese formato para la celda o celdas seleccionadas) y otros

botones que tienen un triangulito a su derecha, permiten todavía desplegar mas

posibilidades a cerca de ese elemento).

BARRA DE FÓRMULAS: Se encuentra localizada sobre el área de la aplicación.

En la figura siguiente se muestran los elementos que la componen:

El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda

activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor.

El Botón sirve para insertar o modificar fórmulas especiales llamadas

funciones.

El Cuadro de contenido, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de

la celda activa (un valor o una fórmula).

ÁREA DE LA APLICACIÓN: Es la gran zona que hay por debajo de la barra de

fórmulas, y es donde se sitúan las ventanas de los distintos documentos que se

visualizan en cada momento. Área de trabajo donde se encuentra la hoja de

cálculo en la que se está trabajando.

VENTANA DEL LIBRO DE TRABAJO: Situada dentro del área de la aplicación.

Consta de los siguientes elementos:

Barra de título: situada en la parte superior de la ventana. En ella se

encuentra el nombre del documento en el que se está trabajando. También

los botones Maximizar, Minimizar y Cerrar para este documento.

Indicador de columnas e Indicador de filas: situados en la parte superior e

izquierda de la ventana respectivamente de color gris. Facilitan la

introducción de los datos en las celdas, resaltándose en ellos la letra y el

número correspondiente a la celda activa. En el ejemplo, A1.

Barras de desplazamiento: situadas en la parte derecha e inferior de la

ventana. Permiten desplazarse por el documento.

Solapas de hojas: situadas en la parte inferior izquierda de la ventana.

Muestran el número de hojas que contiene el documento y se accede a las

mismas haciendo clic sobre ellas.

Botones de desplazamiento entre hojas: situados junto a las solapas de

hojas. Desde ellos se accede a hojas no visibles

PANEL DE TAREAS: Situado a la derecha del área de aplicación, este nuevo

panel puede estar visible o no. Si está oculto y lo queremos mostrar vamos al

menú Ver y activamos la opción Panel de Tareas. Tiene diferentes grupos de

trabajo y nos ayuda a realizar ciertas operaciones. Desde este panel, podemos

abrir un documento existente en disco (cosa que también podremos hacer desde

el menú Archivo, crear un libro nuevo (cosa que también podemos hacer desde el

menú de Archivo o bien pulsando el botón con el folio en blanco que tenemos a la

izquierda de la barra de herramientas estándar, o bien crear un nuevo libro a partir

de una plantilla u hoja ya existente (también podemos hacer esto desde el menú

Archivo -> Nuevo...). Yo soy partidario de cerrarlo con el fin de despejar la

pantalla.

BARRA DE ESTADO: Ocupa la última línea de la pantalla (abajo del todo),

dividida en dos zonas, en la izquierda la operación que se está realizando y a la

parte derecha una pequeña información mediante breves mensajes acerca del

estado del documento en ese momento.