comentario n.29 recomendaciones para el cierre … · beneficiarios, identificación, concepto,...
TRANSCRIPT
COMENTARIO N.29
RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE Y FISCAL DEL
PERIODO 2011
Estos pequeños procesos son en general para todo tipo de empresa cada quien
debe de ubicar su caso particular.
Con el adelanto de las fechas de presentación de las obligaciones tributarias para
el año 2.012 y con la incidencia que nos presentó la ley 1429 de 2.010, como
obligación de reporte para los medios magnéticos para el mismo año y teniendo
como base las normas básicas contables (DR. 2649/93) y la legislación tributaria
vigente, entre ellas las resoluciones sobre los medios magnéticos emitidos por la
DIAN el pasado 31 de octubre, quienes estén obligados a llevar contabilidad
deben, tanto para propósitos internos de planeación y control, así como para
cumplir con los organismos de vigilancia y control, preparar y difundir
periódicamente estados financieros durante su existencia.
Tratándose del período cortado a 31 de diciembre de 2011, nos permitimos indicar
los aspectos básicos generales que deben tenerse en cuenta para la obtención de
estados financieros que ofrezcan información confiable y real acerca de la
situación del ente económico, permitiendo la adecuada preparación de las
diferentes declaraciones tributarias, al igual que el suministro de la información
contable y tributaria requerida en medios magnéticos, seguimos reiterando.
ALGUNOS PROCESOS BASICOS Los libros oficiales deben estar actualizados e impresos.
En el mismo sentido los libros de comercio (actas, socios o accionistas) deben llevarse en debida forma.
La distribución de facturas de acuerdo con la Resolución de autorización para numeración, aparecerá registrada en un libro control.
Listar cuentas con saldos a 1º de enero de 2011, acumulados débito y crédito de enero a diciembre y saldos a 31 de Diciembre de 2011, con base en estos listados podrá analizar las cifras y efectuar los ajustes respectivos.
Verificar que los saldos existentes en cada una de las cuentas del balance de comprobación se ajustan a la realidad del negocio.
Efectuar los ajustes contables correspondientes, previendo su efecto desde la óptica impositiva.
Obtener las cifras definitivas de balance y resultado para la elaboración de la declaración de renta (año gravable 2011).
Preparar las conciliaciones entre la información contable y fiscal, las cuales
serán el soporte de la declaración tributaria (cuentas de orden).
Solicitar y/o expedir, entre otros, los siguientes certificados: de Donaciones debidamente suscritos por el Revisor Fiscal; Retención en la fuente a título de renta, IVA e ICA; de socios o accionistas por su participación en el patrimonio de la sociedad; de Ingresos y retenciones por pagos laborales, tener en cuenta la reglamentación del artículo 173 de la ley 1450 de 2011.
ALGUNAS PROCESOS CONTABLES Y TRIBUTARIAS
1. Proceso. LA CAJA PRINCIPAL. Verificar que el saldo a diciembre 31 de
2011 sea igual al consignado en enero de 2012.
2. Proceso. LAS CAJAS MENORES. El último reembolso de 2011 incluye las
facturas y/o documentos equivalentes relacionados con gastos incurridos
en el período fiscal (2011), con el fin de asegurar su deducibilidad, muchas
compañías maneja varias cajas menores sean están por agencias o
dependencias se deben de individualizar, sus respectivas contabilizaciones
y arqueos.
3. Proceso. LOS BANCOS. El saldo de las cuentas bancarias debe
confrontarse con el registro en libros auxiliares (contabilidad) y de tesorería,
obteniendo las conciliaciones que reflejan la situación de cheques por
cobrar y operaciones en tránsito a diciembre 31 de 2011.
Los extractos bancarios con corte a 31 de diciembre de 2011, deberán solicitarse
en los primeros días del mes de enero de 2012. Los cheques girados a diciembre
de 2011 deben ser entregados en su totalidad a los beneficiarios, para que éstos
crucen el pago efectuado o en su defecto sean anulados, reversando los registros
originales.
Las cuentas bancarias que al final del año queden con saldo crédito en la
contabilidad, se reclasifican a obligaciones bancarias para presentar un valor
patrimonial real. Al inicio del siguiente ejercicio se revertirá dicho registro.
Se solicitará a cada una de las entidades financieras los certificados por intereses
pagados, sobregiros, comisiones y saldo de obligaciones a diciembre 31 de 2011,
los cuales se cotejarán con los saldos en libros. Articulo 268 E.T.
4. Proceso. CLIENTES. Esta cuenta no deben existir saldos créditos, de
presentarse se realizarán las correcciones que sean necesarias; cuando
existan deudores (clientes) que a la vez sean acreedores (proveedores) las
cuentas no se “netean”, y para efectuar un cruce de cuentas se requieren
los documentos de autorización respectivos.
La provisión de cartera contable se respalda con autorización interna, cabe
recordar que el cálculo comercial difiere del fiscal (Ver art. 145, E.T.).
Todo castigo de cartera debe acompañarse del concepto jurídico correspondiente
(Ver art. 146, E.T.).
5. Proceso. CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS. En esta cuenta no
deben de existir saldos créditos, de presentarse se deben registrar como
saldo a favor del empleado. El saldo que aparezca por cada empleado es
susceptible de certificación (declarantes). Tener en cuenta que los
préstamos a socios o accionistas que sean empleados deben guardar
proporción con su sueldo, además de observar los requisitos exigidos para
ser concedidos.
6. Proceso. PRESTAMOS A COOPERADOS, SOCIOS O ACCIONISTAS.
Requieren la liquidación de intereses presuntos, siempre que no se pacten
intereses comerciales superiores (Ver art. 35, E.T.).
7. Proceso. LOS GASTOS DIFERIDOS . Los gastos pagados por anticipado
se generan por intereses, seguros, arrendamientos, entre otros, registro
que siempre tendrá saldo débito; dichos gastos contarán con el detalle de la
suma anticipada de intereses por cada entidad financiera a través de
relación que contenga, como mínimo, la siguiente información:
beneficiarios, identificación, concepto, saldo anterior, movimiento, saldo a
diciembre 31 de 2011. Su amortización será deducible de acuerdo a
presupuestos de proporcionalidad, causalidad y necesidad.
8. Proceso. LOS ANTICIPOS DE IMPUESTOS. Esta cuenta corresponde a
los valores retenidos por los clientes a título de los diferentes tributos
durante el año gravable 2011, al igual que el valor del saldo a favor
determinado en la declaración privada de renta 2010 si lo hubiera. Dichas
retenciones en la fuente deben contabilizarse conforme al principio de
causación, independiente del pago. Tener presente la Ley 1429 de
Diciembre de 2.010.
Respecto del impuesto de renta, los saldos se imputarán a la cuenta de provisión
de acuerdo a la depuración de la renta a 31 de diciembre de 2011, observando las
diferencias permanentes y temporales. Si como resultado de esta provisión se
obtiene un saldo a favor, el mismo se registra dentro del activo.
9. Proceso. LAS VALORIZACIONES CONTABLES (no fiscales). Se
originan en inversiones y activos fijos. Se registran por efecto de avalúos
técnicos, encontrando su contrapartida en el superávit de patrimonio. Para
el caso de inversiones el valor certificado o valor intrínseco corresponde al
valor del activo presentado en sus estados financieros, cuyas diferencias
pueden ser tratadas como valorizaciones o desvalorizaciones, pero difiere
del valor patrimonial fiscal (Ver art. 64, DR. 2649/93).
Para los activos fijos, las desvalorizaciones deben registrarse como provisiones y
reflejarse en el estado de resultados.
10. Proceso. DE INVENTARIOS. El saldo de este rubro a diciembre 31 de
2011 debe corresponder al inventario físico efectuado. La relación de
inventario se hará por grupos homogéneos o por productos, para este año
en especial se recomienda mayormente agilizar los distintos procedimientos
que cada empresa aplica para la toma física de los mismos.
De conformidad con el parágrafo del artículo 62 del Estatuto Tributario, las
sociedades obligadas a tener Revisor Fiscal, deberán establecer el costo de la
enajenación de sus inventarios por el sistema de inventarios permanentes o
continuos.
La imputación del costo de los activos movibles debe ser clara y precisa,
mostrando el costo de la mercancía, para que no se comprometa su aceptación
fiscal.
11. Proceso. LA TOMA FISICA INVENTARIOS. Para adelantar este
procedimiento es importante planificar la actividad de inventario físico, de
ser posible con corte a diciembre de 2011, con la inclusión de documentos
soporte generados por el sistema, donde se determinen los inventarios
obsoletos, dañados y de baja rotación. Las unidades y valores de este
inventario físico constituyen una base firme para la inicialización del kárdex
y el mismo sistema de inventario permanente, para el caso de los
obligados.
12. Proceso. INVERSIONES EN OTRAS CIAS. Es necesario conocer el valor
de las utilidades obtenidas durante el año 2010 en otras sociedades y el
valor de los aportes en las mismas. Para este fin se solicitan certificaciones
a diciembre 31 de 2011.
Se elaborarán planillas de valorizaciones y desvalorizaciones, al igual que cuadro
comparativo del valor en libros o intrínseco o valor en bolsa contra cada inversión
ajustada.
Tratándose de manejo de inversiones se aplica el método de participación cuando
corresponda de acuerdo con las circulares emitidas por las Superintendencias de
Sociedades y Valores.
13. Proceso. LA INFORMACIÓN EN MEDIOS MAGNETICOS. Respecto de la
información exigida por el año gravable 2011, las nuevas Resoluciones
contienen modificaciones significativas para el cumplimiento de este deber
formal. Los plazos para presentar dicha información para no grandes
contribuyentes Personas jurídicas o naturales comienza el 27 Febrero de
2012; (Ver Res. 11423 a 11430 de Octubre 31 de 2011), se debe de
verificar que tanto el representante legal como el Contador o Revisor Fiscal
tenga firma digital, de lo contrario se debe de solicitar y actualizar el RUT,
igualmente en las ciudades de Bogotá y Cali se presenta información
exógena tributaria para cada uno de estos municipios, verificar en este
punto las modificaciones o actualizaciones si las hay.
14. Proceso.LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. Preparar listado por grupo
de activos y por cada bien con su correspondiente detalle, el cual
comprenda el correspondiente ajuste por inflación (DR. 1536/2007) y la
depreciación acumulada ajustada. Es conveniente llevar a cabo un
inventario físico de los activos fijos para comparar con los registros
contables, de esta manera se podrán establecer controles precisos, puede
ser en Excel.
Recuerden que se pueden utilizar métodos de depreciación fiscales diferentes de
los contables, siempre que sean de reconocido valor técnico, con el objeto de
conseguir un ahorro fiscal, constituyendo una reserva no distribuible de las
utilidades del respectivo año gravable y registrando el impuesto diferido
correspondiente (Ver arts. 127 a 141, E.T.).
El gasto por depreciación se calcula sobre el valor del bien ajustado por
inflación(Ver arts. 127 a 141, E.T.)., considerando su causación periódica, así
como que ésta se haya establecido proporcionalmente para los bienes adquiridos
en el año, y que se haya descargado la depreciación ajustada sobre los activos
enajenados o dados de baja.
Los activos fijos totalmente depreciados se reflejan en las cuentas de orden
respectivas, continuando con la aplicación de ajustes por inflación tanto de su
costo histórico como de su depreciación acumulada.( Ver D.R. 1536/2007).
Los avalúos técnicos sobre activos fijos posibilitan el registro de valorizaciones o
provisiones según el caso (Ver art. 64, D. 2649/93).
15. Proceso. LOS PROVEEDORES y/o ACREEDORES. Verificar el saldo en
libros a 31 de diciembre de 2011 contra las facturas pendientes de pago a
esa fecha. No deben aparecer saldos débitos, por tal razón es
indispensable confirmar al final del año los saldos con el proveedor para
evitar inconsistencias en la información tributaria. Las facturas recibidas en
diciembre de 2011, e incluso en enero de 2012, pero que correspondan a
bienes adquiridos y/o servicios prestados durante el ejercicio 2011,
quedarán contabilizadas en el período gravable 2011.
16. Proceso. RETENCION EN LA FUENTE A FAVOR Y/O POR PAGAR. Los
registros de retención a título de renta, IVA e ICA, se concilian para justificar
posibles diferencias con los valores declarados por los períodos mensuales,
verificar en este punto que las empresas constituidas bajo la Ley 1429 de
2010 no son sujetas a retención en la fuente.
La expedición o solicitud de certificados de retención por el año gravable 2011 se
hará antes del 15 de marzo de 2012 (es decir antes del 27 de Febrero de 2012,
esto basándonos en que esta es la fecha cuando empiezan los vencimientos de
medios magnéticos). (Ver D.R 4583/2006).
17. Proceso. EL I.V.A POR PAGAR. Es necesario conciliar y justificar las
posibles diferencias que se presenten entre los registros contables y las
declaraciones bimestrales, dado que las cifras consignadas en la sección
de ingresos sirve de cruce para la fiscalización del impuesto de industria y
comercio y su complementario de avisos y tableros. Se recomienda
conciliar los ingresos reportados en los seis (06) bimestres de IVA con los
que servirán de base para la declaración de renta.
18. Proceso. SENA - COMFAMILIAR - I.C.B.F. Estas cuentas exigen gran
control debido a su condición para la deducibilidad de los gastos laborales
imputados en la declaración de renta. Dichas apropiaciones requieren de
verificación frente a bases salariales y valor del aporte parafiscal. El paz y
salvo por aportes parafiscales debe conseguirse antes de la presentación
de la declaración de renta, sólo así procederá la deducción de los
respectivos gastos laborales.
Respecto del gasto por vacaciones, los aportes se liquidan sobre el valor causado
aunque no hayan sido disfrutadas, para que proceda su deducibilidad. (Ver Ley
1429 de 2010)
19. Proceso. LAS OBLIGACIONES BANCARIAS. Constatar que los saldos
de esta cuenta correspondan efectivamente a las obligaciones con
entidades financieras pendientes de cancelar a diciembre 31 de 2011. No
olvidar la causación de intereses a 31 de Diciembre de 2011.
20. Proceso. LAS PRESTACIONES SOCIALES . A diciembre 31 de 2011
debe prepararse la consolidación de las prestaciones sociales, trasladando
a la cuenta de prestaciones por pagar los valores exigibles, y cancelarse las
cuentas de pasivos estimados y provisiones.
Los intereses sobre cesantías se cancelarán a los empleados hasta el 31 de enero
de 2012 (Ver num. 2, art. 1, Ley 52/75).
Las cesantías causadas a diciembre 31 de 2011 deben ser consignadas en los
Fondos de Cesantías antes del 15 de Febrero de 2012 (Ver art. 99, Ley 50/90y
Ley 1429 de 2010).
21. Proceso. LAS CUENTAS DE ORDEN. Se registran bajo estas cuentas los
derechos contingentes, es decir, los compromisos o contratos de los cuales
se pueden derivar derechos; las responsabilidades contingentes, que
comprenden compromisos o contratos de los cuales se derivan posibles
obligaciones. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas
específicas utilizando la contrapartida deudora o acreedora respectiva.
Como ejemplo tenemos el registro de cheques posfechados.
Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir registros
contables. Estas sirven de control para registrar diferencias entre valores
contables y fiscales.
Recordemos que las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o
circunstancias que puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente
económico.
En las cuentas de orden fiscales se reflejan las diferencias existentes entre las
cifras de la contabilidad y las reportadas en las declaraciones tributarias, de forma
tal que unas y otras puedan conciliarse.(Ver artículos 42 al 45 del D.R 2649/1993).
En este proceso recomendamos el libro “CUENTAS DE ORDEN hacia la
revelación y el control” del Maestro Javier E. García Restrepo, publicado por
la editorial ECOE.
22. Proceso. LOS INGRESOS, COSTOS Y DEDUCCIONES. Conforme a las
normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se
deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las
operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período
correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del
período (Ver art. 96, D. 2649/93).
Desde la óptica fiscal los ingresos se causan de acuerdo con su exigibilidad,
mientras que para los costos y gastos se condicionan a su relación de causalidad
con la actividad productora de renta, la proporcionalidad y necesidad, es
recomendable realizar cruce de ingresos con las declaraciones de IVA, renta e
ICA.
Todos los ingresos deben estar debidamente facturados, por su parte los costos y
deducciones encontrarse soportados con factura de venta o documento
equivalente. Los pagos por operaciones realizadas con responsables del régimen
simplificado del IVA, deberán acompañarse, además del documento equivalente a
la factura, con fotocopia del RUT (Ver arts. 177-2 y 771-2, E.T.).
23. Proceso. LAS DONACIONES. Para efectos de obtener el beneficio fiscal
por la entrega de donaciones a entidades sin ánimo de lucro, se tiene como
requisito certificado expedido por el donatario, donde se especifique el
monto, la forma y destinación del valor recibido (Ver arts. 125, 125-1, 125-2,
125-3 y 125-4, E.T.).
24. Proceso. LAS CONCILIACIONES FISCALES. Las cifras consignadas en la
declaración de renta provienen de la contabilidad del contribuyente. Los
libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor,
siempre que se lleven en debida forma. En este sentido, y previendo que la
contabilidad debe acoplarse a las disposiciones tributarias, es necesario
preparar, entre otras, las siguientes conciliaciones (anexos) como soporte:
Hoja de trabajo que indique los valores contables y fiscales, estableciendo las diferencias conciliatorias.
Anexo para el disponible. Anexo de inversiones. Provisión de cartera aceptada fiscalmente. Cálculo de intereses presuntivos. Anexo de valorizaciones. Valor patrimonial de los inventarios. Gastos por amortización de diferidos. Gastos laborales no deducibles de renta. Deducción por gastos financieros. Deducción por pago de impuestos (Industria y Comercio pagados). Renta presuntiva. Anticipo de renta. Conciliación del patrimonio bruto fiscal y total del activo contable. Conciliación del pasivo contable y fiscal. Conciliación del patrimonio contable y fiscal. Conciliación de la utilidad (pérdida) contable – fiscal. Pérdidas fiscales. Exceso de renta presuntiva sobre renta líquida ordinaria. Impuesto diferido (diferencias temporales y permanentes).
Como un adecuado manejo del impuesto diferido, recomendamos el libro “EL IMPUESTO DIFERIDO DE RENTA” del Profesor Jesús Orlando Corredor Alejo, publicado por la editorial HACHE. La resolución 11.429 del 31 de Octubre de 2011, solicita informar en los medios
magnéticos los costos y/o deducciones nos solicitados fiscalmente, separados de
los que lo son, es acá donde tiene mayor relevancia estos anexos los cuales
servirían de complemento para lo que en años anteriores ya realizábamos.
25. Proceso. LOS ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS. Son estados
financieros comparativos aquellos que presentan las cifras
correspondientes a más de una fecha, período o ente económico. La
responsabilidad en su preparación y presentación corresponde a la
administración del ente económico.
Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en
forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales
períodos hubieren tenido una misma duración (Ver art. 32, D. 2649/93).
26. Proceso. RENDICIÓN DE CUENTAS AL FIN DEL EJERCICIO. Terminado
cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los
estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de
socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:
1. Un informe de gestión dentro del cual se contemplen los aspectos preceptuados en la Ley 603 de 2000, específicamente lo relacionado con el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.
2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados al fin del respectivo ejercicio.
3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles. Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás
informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente (Ver
art. 46, Ley 222/95).
27. Proceso. LA PLANIFICACION DE IMPUESTOS. Es necesario identificar
anticipadamente las posibles ventajas que la legislación tributaria vigente
presenta, con el objetivo de obtener el mayor ahorro fiscal, sin dejar de
cumplir con la totalidad de las obligaciones sustanciales y formales.
La aplicación de los diferentes programas de Auditoria Tributaria y las técnicas de
Planeación Tributaria, complementados con índices de tributación, tasa real
impositiva, riesgos tributarios, sistemas técnicos de depreciación (acelerada),
impuesto diferido, al igual que la utilización de conceptos financieros, tales como
valor presente neto, tasa de rendimientos esperados y costo de oportunidad,
posibilitan la proyección de escenarios fiscales que respalden la toma de
decisiones financieras, igualmente los beneficios contemplados en la Ley 1429 de
2.010 y Ley 1430 de 2.010
La planificación impositiva en Colombia, debido a la dinámica jurídica, se adelanta
en el último trimestre del ejercicio fiscal, la misma se estructura con base en los
estados financieros cortados a septiembre u octubre y su proyección a diciembre y
con la publicación de las resoluciones de medios magnéticos 2.011 sí que nos
obliga a esto.
28. Proceso. LA CAMARA DE COMERCIO. La renovación del registro
mercantil ante la Cámara de Comercio se realiza como costumbre hasta el
31 de marzo de cada año, para este propósito se utilizan los estados
financieros aprobados por la asamblea o junta de socios o accionistas
Esperamos que las anteriores procesos generales para el cierre contable y fiscal
del período 2011 – 2012, sean de gran utilidad para el cumplimiento de las
obligaciones contables y fiscales.
Como resumen es mejor tener una buena planeación de cierre fiscal y contable del
año gravable 2011, que incluya la revisión preliminar de parámetros de medios
magnéticos, errores frecuentes detectados en el año anterior, información
doblemente procesada por error, correcciones practicadas, entre otros puntos
importantes. Los cuales servirán de soporte y ayuda tanto fiscal como contable, no
olvidar adelantar todos los procedimientos de auditoria o control tanto fiscales
como contables.
Y por último algunos artículos de la Ley 1430 de 2.010 están demandados, uno de ellos es eliminar la deducción especial por inversión en activos fijos reales productivos artículo 158-3 del E.T que en su parágrafo 3 dice así:
“PARÁGRAFO 3. Adicionado. Ley 1430/2010, Art. 1. A partir del año
gravable 2011, ningún contribuyente del impuesto sobre la renta y
complementarios podrá hacer uso de la deducción de que trata este artículo”.
Igualmente existen otros artículos de la misma ley que podrían resultar inconstitucionales, lo que implicaría esperar este resto de año como mínimo para replantear la planeación de cierre de año.
IMPORTANTE
SE DEBE DE SOLICITAR LOS ULTIMOS ACUERDOS O ESTATUTOS MUNICIPALES
VIGENTES PARA EL AÑO 2.011 o 2012.
Material Compilado por:
C.P. JOHN BOTERO VIANA
Especialista en Legislación Tributaria, UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA.
Especialista en Revisoría Fiscal, UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA.
En Representación de J.B.V. Asesores Consultores S.A.S.