C O M B IN A R C O R R E S P O N D E N C

Contenido

IA ....................................................................................................................................... 2

NETGRAFIA ............................................................................................................................................................................ 9

1

C O M B I N A R C O R R E S P O N D E N C I A

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, t iene

excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de

Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de

estas es la de Combinación de correspondencia.Combinación de correspondencia.Combinación de correspondencia.Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un

documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso

de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento,

los datos cambian según el cliente.

En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas,

para esto necesitaremos lo siguiente:

1 C A R T A 1 C A R T A 1 C A R T A 1 C A R T A R E D A C T A D A E N W O R DR E D A C T A D A E N W O R DR E D A C T A D A E N W O R DR E D A C T A D A E N W O R D

1 B a s e de da t o s , e n e s t e c a s o ut i l i z a r e m o s un a r c h i v o E xc e l , pe r o1 B a s e de da t o s , e n e s t e c a s o ut i l i z a r e m o s un a r c h i v o E xc e l , pe r o1 B a s e de da t o s , e n e s t e c a s o ut i l i z a r e m o s un a r c h i v o E xc e l , pe r o1 B a s e de da t o s , e n e s t e c a s o ut i l i z a r e m o s un a r c h i v o E xc e l , pe r o

puedes ut i l i zar ot ras opc iones como Access o Out lookpuedes ut i l i zar ot ras opc iones como Access o Out lookpuedes ut i l i zar ot ras opc iones como Access o Out lookpuedes ut i l i zar ot ras opc iones como Access o Out look

El ejemplo consiste en él envió de una carta, ofreciendo los servicios de una

empresa de redacción de documentos. Lo que haremos es que podamos

personalizar la carta con los datos de los destinatarios.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que

utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión.

Tal como lo muestra la siguiente imagen

2

'••i-i Í Ú , |

imp-'ívon l iser) sintáctica «stilo economía masqtaer L e « f e m a <H QUO nues l /a act ividad pr o laKwul

y

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1 n*^ flatos nnp

4 José

[ i t n o i P M U M p d n •

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F U c n i l C u a n

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Ca rlos Ca stro

Daniel Rivera 5 Pedro Jara

Calle Larga 356021 A v

EE y otros asociados

c n n f n r m a nc n n f n r m a nc n n f n r m a nc n n f n r m a n

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora

vamos al Word y como combinamos la BD con la carta. Vamos a:

* • J l . n » m « i K u »

IIII > < •> < •> < •> < • \\\\ fcj Can «lá>^acw oor>d Tn <t

os la d* con fecc ionar , trab a j o mocan ocj raTico .

o r e d a c c i ó n C on tamos • K n i c - A i M m e n t e

Que n os p en u ce I h M B i t t M M M l M M Í É M f l iI h M B i t t M M M l M M Í É M f l iI h M B i t t M M M l M M Í É M f l iI h M B i t t M M M l M M Í É M f l i

• S e a t x e i f n o ee

toWivM OOOO ----

1: Combinación de Correspondencia

2: Iniciar combinación de correspondencia

>i|

con una oran ei penencut s e l e c o o n a C o

Díitto O t p t g i n * F ó t n u l t i Daten « m w V «t«

Al i neación

t r a !a r m on i o d o t e x l os .

adap t am os

PiOf l (# mi* 0 • 1 1 - •

r , Ntimtt M s f l í m

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cor r ecc i ón or t ogr á f i ca ̂ un personal

y u n e x c e l e n t e • sus • • i p e n o a j

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i i B » A *

3

* C o m f i m a i C o r r« p o nd « « K 14 • '. ' •; i ; • ; • ' 1 , - r i o 1 3 ( => (9 3

J 4» - N * § • A * A - m o i

v —" ~ B E F-

1 Nombr e Direcció n Empresa Profes ió n 2 Calle Alegre 175 AE consultin g Ing Eléctric o 3 Carla Isla s Av RTSCor p Profesora

Auditor Chile 12 0 ZZ Ing Comercial

6 7 8 9 la R D

l — L / O l _ J ü l W O U U C »_/V_M M I _ J l l l l C l l l ICJ l—J 1 ' 10 1 1 12

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Documento! • M*<cnc*t Wc d

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N ^ B u u n e*<nnti*> u

t Sr I r . ««-• ri C*K> OV Axumni l o

O Cart a

• X

con rapidez p u k n l u d y

e q u i p o d * m a t e n » ! a u u h v ( or d en ad or es (Fuitt* de* reato;

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A t t e . PÍÜ:O t o p e * l e ' * de ve n i a s

Chite. 27/06/201 0

• MU litOHional 1 ¡ 3

J- » <»U a in 9\er> * o f i c - n

H»o* (k en f W « « o» a contmei .

J OX\r«' 3

, ü 1 3 4 a • 100% 0

La [«meta fh de dalos «rtiene

12:00:00 AH 12:00:00 Modifrcido

12:00:00 AM

– Seleccionamos asistente de correspondencia

3: Comenzamos con el asistente de correspondencia

– Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente

– Utilizar el documento actual y siguiente

– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y

seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que está en el cuadrado azul).

Acá es donde buscamos nuestro archivo Excel.

Después al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldrá una ventana como

esta

Seleccioi i .uSeleccioi i .uSeleccioi i .uSeleccioi i .u

Ci tadoCi tadoCi tadoCi tado AM 12:00:00

12:00:00 12:00:00

encabezadosencabezadosencabezadosencabezados

AM TARE

AM t A a

4

t.itil. i

0 M o » 3 í AM TA&E

E

de cotana i Cmceh i

Caite A«

Mente Ai

1Í gemina

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Combinai w 11 r. - • i

Coimpondr*) -.

to*«laW4*<fcst^aflM<pí í*utfc«A«>la<«tí*v*ció(i. Utaíe las casias

Uselas agiMntes opoooef do venficeOón para agregar o

En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que

corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros

colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a

algunas personas y no a todos.

DMflnmato*

guiar ota&natartosdelaconiiftaclóaguiar ota&natartosdelaconiiftaclóaguiar ota&natartosdelaconiiftaclóaguiar ota&natartosdelaconiiftaclóa para ayeQarpara ayeQarpara ayeQarpara ayeQar

»»»»

Combinar Conesponden Combinar Conesponden Combinar Conesponden Combinar Conesponden A fA fA fA f (onmltm(onmltm(onmltm(onmltm

Cal le larga JS4M1 Cal le larga JS4M1 Cal le larga JS4M1 Cal le larga JS4M1

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita,

procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se

refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Cuando la Ista

Combinar Con

de conMmn o cambiar la feta.

Diecao BU Carloi

. g es ponden...

fT, Cor p Et i

cwiMpotKiMici.

esté termnada,

»

Combinar Conesponden oíros asociados

5

»

haga de en Aceptar.

Pio l E S

Pro

Origen di dato ; ^ Norrt« e

Carta Cutio

lilas ( 5

P José Daniel Pneia Pedro lai a

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A, Chile 11 0 In g

Ot-jeri de dalo s

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«Mió 1q b j | 0 pef t to t *nUda (M 'KUC-* co n f t p . H I pulcnMdy oécanogitl ico i n v e n t o 0 *

O tMaccion tarto* tonfcoon »«n»i¿oui"H"M Cc(«-io i •vpntaon hap

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U*w) . <fj* y un u c t i an t * no* p*rn"<

j j f c > i w i M p B i n t m i a ij j f c > i w i M p B i n t m i a ij j f c > i w i M p B i n t m i a ij j f c > i w i M p B i n t m i a i

JJJJ r e í . . .r e í . . .r e í . . .r e í . . . e nT i ue s t r ae nT i ue s t r ae nT i ue s t r ae nT i ue s t r a

grangrangrangran o ipenon;o ipenon;o ipenon;o ipenon; ---- *•(•»*•*•(•»*•*•(•»*•*•(•»*•

ianirni4ixianirni4ixianirni4ixianirni4ix

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto

presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los

campos para asignar, lo cuales puedes poner en el documento al posicionarte

sobre el campo y luego INSERTAR. No te preocupes si el campo no está donde

debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber

dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

o r t o y i ' i e» i ixi panonV

oowpo 0 » mj tanM aunlm M a p u m o i

r b (onMnadore*

u\/oaoa\tata • »ui •»g«nci» ffinma cMf ¿t muía:ion

6

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carta

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¿signar

Insertar: _ £ampos

Inseit.it campo

a d a p t a m o s

D o c u m a s t e r

de combinaciónde combinaciónde combinaciónde combinación

de dreceión

campos...

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma

<<Nombre>>, es solo el nombre del campo. Quedando de esta forma en el

documento.

"""" W o nW o nW o nW o n

T * * « ( M O d( M O d( M O d( M O d

« N o m b r e »« N o m b r e »« N o m b r e »« N o m b r e »

« E m p r e s a »« E m p r e s a »« E m p r e s a »« E m p r e s a » U t a - - i t

" D i r e c c i ó n" D i r e c c i ó n" D i r e c c i ó n" D i r e c c i ó n JJJJ u w a d r t a t j t a

f ra f ^ ja o a f e t i L e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l aL e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l aL e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l aL e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l a d ed ed ed e c o n f e c c i o n a r ,c o n f e c c i o n a r ,c o n f e c c i o n a r ,c o n f e c c i o n a r , ( u a n f e h « i M i l o l i M U . I * o i A i " t r a b a j o m e c a n ct r a b a j o m e c a n ct r a b a j o m e c a n ct r a b a j o m e c a n c ---- g r á f i c o .g r á f i c o .g r á f i c o .g r á f i c o . s i n t á c t i c as i n t á c t i c as i n t á c t i c as i n t á c t i c a ---- e s t i l oe s t i l oe s t i l oe s t i l o u n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p ou n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p ou n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p ou n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p o d e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e sd e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e sd e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e sd e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e s aaaa s u s s u s s u s s u s e x i g e n c i a s . P o r e s t a r a z ó n q u e r e m o s i n v i t a r ae x i g e n c i a s . P o r e s t a r a z ó n q u e r e m o s i n v i t a r ae x i g e n c i a s . P o r e s t a r a z ó n q u e r e m o s i n v i t a r ae x i g e n c i a s . P o r e s t a r a z ó n q u e r e m o s i n v i t a r a « b m p r e s a w j y« b m p r e s a w j y« b m p r e s a w j y« b m p r e s a w j y e n n u e s t r a f c x p o .e n n u e s t r a f c x p o .e n n u e s t r a f c x p o .e n n u e s t r a f c x p o .

P a b l o L ó p e zP a b l o L ó p e zP a b l o L ó p e zP a b l o L ó p e z J e f e d e v e n t a s d e D o c u m a s t e rJ e f e d e v e n t a s d e D o c u m a s t e rJ e f e d e v e n t a s d e D o c u m a s t e rJ e f e d e v e n t a s d e D o c u m a s t e r

V « U [ i a « a < » W * C* C* C* C « t

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c o n r a p i d e z ,

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pu lc r i tud y e c o n o m í a , t r a t a m ie n t o d e t e x t o s ,

o r e d a c c i ó n

i m p r e s i ó n l á s e r ) ,

a t i | « N o m b r e »

$

c u a l q u i e r c o r r e c c i ó n o r t o g r á f i c a -

C o n t a m o s c o n u n a g r a n e x p e n e n c i a .

q u e n o s p e r m i t e

p o m o r e p r e s e n t a n t e a q u e p a r t i c i p e n

7

© 'Cmpos de base de (Jatos Campos :

Orecíion Empresa Profesió n

Inserta ) Caneefe i

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M

3 * ( * «

sintá etica

M * i

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de

correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver cómo cambia

con los controles

C w t i p o n a f r t o »C w t i p o n a f r t o »C w t i p o n a f r t o »C w t i p o n a f r t o » Controles

»»»»

C a r l o s C a s t r oC a r l o s C a s t r oC a r l o s C a s t r oC a r l o s C a s t r o

A E c o ñ s ü ÜA E c o ñ s ü ÜA E c o ñ s ü ÜA E c o ñ s ü Ü

C a l l e A l e g r e 1 7C a l l e A l e g r e 1 7C a l l e A l e g r e 1 7C a l l e A l e g r e 1 7 r U n M d M n W a or U n M d M n W a or U n M d M n W a or U n M d M n W a o

D o c u m a s t e r L e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l aD o c u m a s t e r L e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l aD o c u m a s t e r L e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l aD o c u m a s t e r L e i n f o r m a d e q u e n u e s t r a a c t i v i d a d p r o f e s i o n a l e s l a d ed ed ed e c o n f e c c i o n a r ,c o n f e c c i o n a r ,c o n f e c c i o n a r ,c o n f e c c i o n a r , t r a b a j o m e c a n o g r á f i c o .t r a b a j o m e c a n o g r á f i c o .t r a b a j o m e c a n o g r á f i c o .t r a b a j o m e c a n o g r á f i c o .

---- e s t i l o o r e d a c c i ó n . C o n t a m o s c o n u n a g r a n e x p e r i e n c i a ,e s t i l o o r e d a c c i ó n . C o n t a m o s c o n u n a g r a n e x p e r i e n c i a ,e s t i l o o r e d a c c i ó n . C o n t a m o s c o n u n a g r a n e x p e r i e n c i a ,e s t i l o o r e d a c c i ó n . C o n t a m o s c o n u n a g r a n e x p e r i e n c i a , u n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p ou n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p ou n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p ou n p e r s o n a l e s c r u p u l o s a m e n t e s e l e c c i o n a d o y u n e x c e l e n t e e q u i p o d e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e s . i m p r e s i ó n l á s e r ) ,d e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e s . i m p r e s i ó n l á s e r ) ,d e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e s . i m p r e s i ó n l á s e r ) ,d e m a t e r i a l a u x i l i a r ( o r d e n a d o r e s . i m p r e s i ó n l á s e r ) ,

p o n s u l i l n f l vp o n s u l i l n f l vp o n s u l i l n f l vp o n s u l i l n f l v e n n u e s t r a E x pe n n u e s t r a E x pe n n u e s t r a E x pe n n u e s t r a E x p

Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de qué trata la

herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el

documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger

entre

1. Editar Documentos Individualmente

2. Imprimir

3. Enviar por Correo

con rapidez,

a ti

pulcritud y e c o no mí a , tratamientode

[Carlos Castrpjcomo

textos,

S f w u i

cualquier corrección ortográfica -

que nos permite adaptamos a sus exigencias. Poresta razón queremos invitar a f -5

representante a que participen

8

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, J - J -i J • 10OS - J4 L

NETGRAFIA

1. http://eescalona.wordpress.com/2010/06/27/combinar-correspondencia-

en-word-2010/

9