colegio de bachilleres del estado de veracruz · representa una conexión o enlace de una parte del...

ELABORÓ: DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

XALAPA, VERACRUZ

AGOSTO 2018

Índice

I. Índice………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2

II. Presentación….………………………………………………………………………............................................................... 3

III. Estructura Orgánica……………………………………………………………………………………………………………………………. 4

IV. Simbología………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 6

V. Descripción de Procedimientos 8

1 Dirección de Operación Regional………………………………………………………………………………………………………… 9

1.1 Supervisiones a Planteles y Seguimiento a las Necesidades…….…….….……..……....................................... 10

1.2 Constitución de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante………………………………………………………….. 16

1.3 Apertura de Sobres de los Comités de Contraloría Ciudadana Adelante………………………………………………. 20

2 Departamento de Vinculación. 25

2.1 Gestión de Convenios de Colaboración ..………………..………………………………............................................... 26

2.2 Coordinación, Seguimiento y Evaluación de Proyectos Generadores….………………………………………………... 32

Conformación de grupos de jóvenes emprendedores…………………………………………………………………………..

36 Seguimiento de grupos de jóvenes emprendedores……………………………………………………………………………….

S

S

Se

39

3 Departamento de Desarrollo Patrimonial 44

3.1 Autorización de trabajos de Mantenimiento y Conservación de Inmuebles ………..……………………………..

Coordinación de las Unidades Internas de Protección Civil …………………………….....................................

45

49

4 Departamento de Proyectos Estratégicos 53

4.1 Coordinación de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo ……………………....................................... 54

4.2 Planeación y Asignación de Becas Inscripción ……………………………………………………………………………………… 57

4.3 Planeación y asignación de Becas Mejores Promedios ……………………………………………………………………….. 61

4.4 Planeación y Asignación del Programa de Becas de Conocimiento, Cultura y Deporte ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 65

VI. Directorio………………………………………………………………………...…………………………………………………………………. 69

VII. Firmas de Autorización ………………………………………………………………………………………………………………………. 70

2

Presentación

El Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), es un Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de Veracruz, que cuenta con personalidad jurídica y patrimonio propio, tiene como propósito impartir e impulsar la Educación Media Superior en el Estado, y la Misión de “proporcionar servicios de bachillerato de calidad, propiciando el desarrollo integral del educando, con recursos didácticos y tecnologías modernas, a través de métodos que atiendan las características diferenciadas del alumnado, y con docentes altamente capacitados que garanticen procesos de enseñanza - aprendizaje apropiados para vincularlos con la comunidad y el trabajo productivo y para integrarlos competitivamente a estudios a nivel superior”. Así mismo el COBAEV asume el reto nacional e internacional de trasmitir el conocimiento a jóvenes bachilleres bajo el desarrollo de sus competencias, tomando como base la Reforma Integral de la Educación Media Superior (RIEMS), impulsada por la Secretaría de Educación Pública (SEP). El COBAEV, como Institución Educativa, ha tenido un desempeño de altura, ya que los índices en cuanto alumnado y profesorado que participan en forma conjunta han obtenido resultados significativos, que se confirman con el número importante de egresados, trabajadores y docentes altamente capacitados que intervienen en él.

En esta nueva administración, se ha estipulado asumir nuestro trabajo con responsabilidad social, realizando nuestras tareas en base a una cultura de mejora continua, es por ello que se integra el presente Manual Específico de Procedimientos de la Dirección de Operación Regional en cumplimiento a lo establecido por la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría General, los cuales señalan la obligatoriedad para expedir y actualizar los Manuales Administrativos en todas las dependencias, dichos trabajos deberán estar alineados con lo establecido en los documentos normativos: Decreto de creación, Estatuto Orgánico y Estructura Orgánica vigentes. Este documento normativo es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los procedimientos administrativos del Colegio, es una herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones. Por lo tanto, también se utiliza para facilitar la incorporación del personal de nuevo ingreso y describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual Especifico de Organización del área específica y serán elaborados bajo criterios de eficiencia y eficacia y está integrado por índice, presentación, estructura orgánica, simbología, descripción de los procedimientos con su respectivo diagrama de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de los integrantes de la H. Junta Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General. El presente Manual Específico de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la Honorable Junta Directiva; tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Colegio para que continúe proporcionando los servicios educativos en forma eficaz, fundamentados en una guía de acción. Cabe mencionar que el lenguaje empleado en el presente manual, no busca generar ninguna distinción, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género, representan a ambos sexos.".

3

Estructura Orgánica

4

Estructura Orgánica

5

Simbología

Terminal

Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación

Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo definitivo

Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético. N Numérico.

C Cronológico.

Archivo Provisional

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación o Conector de procedimiento

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

6

7

Simbología

Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento

Efectivo o Cheque

Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Objeto

Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

USB

Representa un archivo digital en memoria USB.

7

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

8

DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL

9

Procedimiento

Nombre: Objetivo: Frecuencia:

Supervisiones a Planteles y Seguimiento a las Necesidades. Conocer y atender las necesidades existentes en planteles para garantizar la funcionalidad y operatividad del colegio de conformidad con los programas institucionales establecidos. Periódica

Normas

La Dirección de Operación Regional realiza vistas a planteles de acuerdo a lo establecido en el Programa de

metas anuales con enfoque a resultados (PMAER) o conforme lo instruya el titular de la Dirección General del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV)

La Dirección de Operación Regional documenta las necesidades, tanto de mantenimiento como de construcción de infraestructura física educativa en los planteles, de conformidad con los lineamientos emitidos por el Instituto Nacional de Infraestructura Física Educativa (INIFED).

La Dirección de Operación Regional apoya la gestión ante ayuntamientos, para la construcción de

infraestructura física educativa. La Dirección de Operación Regional incorpora las necesidades de construcción en el Programa de

infraestructura para la educación media superior conforme a sus reglas de operación. La Dirección de Operación Regional identifica las necesidades en el ámbito de becas en sus diferentes

modalidades, procede a la gestión y validación de las mismas, tanto interna como externamente, conforme a los lineamientos establecidos para cada tipo de programa.

La Dirección de Operación Regional identifica y registra las necesidades en el ámbito de los programas de los

Proyectos Generadores: Proyectos Productivos, Ahorro de Energía y Reforestación, para su seguimiento y validación conforme a los Criterios de Evaluación establecidos.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización Dirección de Planeación, Programación y

Presupuesto

Dirección de Operación Regional

H. Junta Directiva Agosto 2018 Septiembre 2018

10

Área Actividad Descripción


1

2

3

3A

4

5

Asiste a los planteles y supervisa, junto con la Dirección del Plantel y/o la Subdirección Administrativa, las instalaciones así como los programas institucionales que ahí se llevan.

Identifica las necesidades que deben ser atendidas, derivadas de la supervisión en borrador en el formato de Visitas a planteles en un tanto.

Registra, clasifica y analiza las demandas identificadas conforme a cada programa de la Dirección de Operación Regional y Áreas del Colegio, así como las que son externas al Colegio, en el formato electrónico de Seguimiento de visitas a planteles. Imprime el formato en cinco tantos. Archiva el borrador del formato de Visitas a planteles en un tanto en el Expediente de plantel de manera cronológica permanente.

¿La atención a las necesidades son internas o externas?

En caso de ser externa: Elabora Oficio informativo en original y cuatro copias dirigido al titular de la instancia correspondiente para dar a conocer y solicitar atención a las necesidades captadas en el plantel que visitó, y turna original y copias del Oficio de la siguiente manera: Original: al titular de la instancia correspondiente Primera copia: a la Dirección General Segunda copia: a la Coordinación de Zona Tercera copia: a la Dirección del Plantel Cuarta copia: recaba acuses de recibo y archiva junto con un tanto del formato impreso de Seguimiento de visitas a planteles, de manera cronológica permanente en el Expediente de plantel.

Continúa con la actividad No. 5.

En caso de ser interna: Elabora Oficio de notificación en original y cuatro copias dirigido al titular del centro de trabajo correspondiente, para su conocimiento, gestión u observaciones respecto a las demandas detectadas. Turna original y copias del Oficio, junto con un tanto del formato de Seguimiento de visitas a planteles de la siguiente manera: Original: al titular del centro de trabajo correspondiente Primera copia: a la Dirección General Segunda copia: a la Coordinación de Zona Tercera copia: a la Dirección del Plantel Cuarta copia: recaba acuses de recibo y archiva junto con un tanto del formato impreso de Seguimiento de visitas a planteles, de manera cronológica permanente en el Expediente de plantel. Obtiene del Expediente de plantel, un tanto del formato Visitas a planteles, archivado de manera cronológica permanente, y consulta los datos; registra el trámite en el formato electrónico de Seguimiento de visitas a planteles. Pasa el tiempo.

11



6

6A

6A1

7

8

9

Recibe del titular correspondiente, respuesta verbal o escrita en Oficio o Tarjeta de respuesta original. Registra respuesta en el formato electrónico de Seguimiento de visitas a planteles. Archiva Oficio o Tarjeta original de manera cronológica permanente en el Expediente de plantel. ¿Es factible atender las necesidades? En caso de no ser factible: Elabora Oficio de comunicación en original y tres copias dirigido a la Dirección del Plantel correspondiente para informarle las razones por las que no se pueden atender las necesidades, y turna de la siguiente manera: Original: a la Dirección del Plantel Primera copia: a la Dirección General Segunda copia: a la Coordinación de Zona Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de plantel. Registra el trámite en el formato electrónico de Seguimiento de visitas a planteles en la columna de observaciones. Fin. En caso de ser factible: Elabora Oficio de requerimiento en original y tres copias dirigido a la Dirección del Plantel correspondiente, indicando los trámites a seguir o la forma en que se atenderán las necesidades; turna de la siguiente manera: Original: a la Dirección del Plantel Primera copia: a la Dirección General Segunda copia: a la Coordinación de Zona Tercera copia: recaba acuses de recibo en la cuarta copia del Oficio y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de plantel. Registra el trámite en el formato electrónico de Seguimiento de visitas a planteles en la columna de observaciones. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica de la Dirección del Plantel, Reporte original, y registra el asunto como concluido en el formato electrónico de Seguimiento de visitas a planteles en la columna de observaciones. Archiva el Reporte original de manera cronológica permanente en el Expediente de plantel. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Autorización de trabajos de mantenimiento y conservación de inmuebles.

12

13

OFICIO

INFORMATIVO4

OFICIO

INFORMATIVO3

SEGUIMIENTO DE VISITAS A

PLANTELES T

OFICIO

INFORMATIVO2

OFICIO

INFORMATIVO1

OFICIO INFORMATIVO

O

INICIO

ASISTE Y SUPERVISA

VISITAS A PLANTELES 1T

IDENTIFICA

VISITAS A PLANTELES 1T

SEGUIMIENTO DE VISITAS A PLANTELES 5T

REGISTRA, CLASIFICA, ANALIZA, IMPRIME Y ARCHIVA

C

SEGUIMIENTO DE VISITAS A PLANTELES T T

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

4

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

3

OFICIO DE NOTIFICACIÓN 2


OFICIO DE NOTIFICACIÓN O

ELABORA, TURNA Y ARCHIVA


Titular del centro de responsabilidad correspondiente

Dirección General

C

1

C

1

Titular de la instancia correspondiente

Dirección General

Coordinación de Zona

Dirección de Plantel

¿LA ATENCIÓN A LAS NECESIDADES ES

INTERNA O EXTERNA?

ExternaCon director/a admitivo/a o Subdirector/a

del plantel

Expediente del plantel

Necesidades


SEGUIMIENTO DE VISITAS A PLANTELES

Interna




SEGUIMIENTO DE VISITAS A PLANTELES T




NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN A PLANTELES Y SEGUIMIENTO A NECESIDADES

13

14

1

VISITAS A PLANTELES T

OBTIENE, CONSULTA Y

REGISTRA

, 1

C

OFICIO O TARJETA DE RESPUESTA

O

RECIBE, REGISTRA Y

ARCHIVA,

Titular correspondiente

C

OFICIO DE

COMUNICACIÓN3

OFICIO DE

COMUNICACIÓN2

OFICIO DE

COMUNICACIÓN 1

OFICIO DE COMUNICACIÓN O


, No

Si

C

Dirección del Plantel

Dirección General


OFICIO DE

REQUERIMIENTO3

OFICIO DE REQUERIMIENTO

2

OFICIO DE

REQUERIMIENTO1


O


,

C

REGISTRA

Fin

REGISTRA

2

¿ES FACTIBLE ATENDER LA NECESIDAD?

El trámite

Respuesta verbal o escrita







Dirección General






14

15

2

REPORTE O

RECIBE, REGISTRA Y

ARCHIVA

,

C

FIN



Conecta con el procedimiento:

Autorización de trabajos de mantenimiento y conservación de inmuebles



15

16

Procedimiento


Constitución de los Comités de Contraloría Ciudadana. Coordinar la constitución de Comités de Contraloría Ciudadana del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz. Periódica

Normas

La Dirección de Operación Regional, a través del Responsable de los Comités de Contraloría Ciudadana

Adelante (CCC), tiene como función coordinar la constitución de los CCCA.

Los CCC se deben integrar cada uno de los Planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), con fundamento en los establecido en el Artículo 25 de los Lineamientos Generales para la Constitución y Operación de los Comités de Contraloría Ciudadana (LGCyOCCCA).

Los CCC se deben constituir de acuerdo al artículo 25 de LGCyOCCCA, contando con 10 integrantes como un

máximo, mínimo 5 integrantes, ocupando los cargos que a continuación se detalla :

Presidente/a

Presidente/a Suplente

Secretario/a

Secretario/a Suplente

Vocal A

Vocal A Suplente

Vocal B

Vocal B Suplente

Vocal C

Vocal C Suplente

Dichos cargos son honoríficos, atendiendo a la responsabilidad social que adquieren al aceptar ser integrantes de dicho CCC.

La Dirección de Plantel es el responsable de emitir una convocatoria para constituir los CCC y asignar un

responsable dentro del plantel para dar seguimiento a las actividades del CCC, con base al Artículo 29 de los LGCyOCCCA.

La Dirección de Plantel, el Responsable de los Comités, el personal de Contraloría Ciudadana o el personal de

la Contraloría Interna del COBAEV, serán los responsables de capacitar a los integrantes del CCC sobre las funciones que realiza cada uno de ellos, otorgándose Constancia de Capacitación. Sensibilizando respecto a los valores de honestidad, ética, legalidad y transparencia, en el servicio público que brinda el Gobierno del Estado de Veracruz.



Presupuesto



16

17



1

2

3

3A

4

5

6

7

Elabora un Calendario a principios de año, donde se registran los Comités de Contraloría Ciudadana que fenecerán en el año en curso, el cual se archiva en la carpeta de CCC. Elabora y turna un Oficio informativo a cada plantel donde se les da a conocer que deben integrar su CCC, dicho Oficio se turna de la siguiente manera: Original: para el plantel Primera copia: para la Dirección General del COBAEV Segunda copia: para la Dirección de Contraloría Social de la Contraloría General del Estado (DCS de la CGE) Tercera copia: para el Titular de la Contraloría Interna del COBAEV Cuarta copia: para la Coordinación de Zona Quinta copia: acusa de recibido y se archiva cronológicamente en la carpeta de oficios enviados en el apartado de promoción de CCC. Pasa el tiempo Recibe de los planteles el Acta Constitutiva de CCC y se procede a verificar que este correcta y contenga todos los anexos correspondientes. ¿Está correcta el Acta Constitutiva de Comités de Contraloría Ciudadana? En caso de no estar correcta: Informa vía telefónica al director de plantel los errores o faltantes que tenga y que deben hacerlos llegar a la brevedad posible. Pasa el tiempo. Continúa con el paso 3. En caso de estar correcta: Registra el formato electrónico de registro de CCC. Pasa el tiempo. Realiza reunión con personal del Contraloría Interna del COBAEV y la DCS de la CGE para proceder a validar el registro del CCC. Elabora el Formato de Validación de Comités de Contraloría Ciudadana, en original y 2 copias, disponiendo de éstas de la siguiente manera: Original: se archiva cronológicamente en la carpeta de oficios enviados, Primera copia: se turna para Contraloría Interna del COBAEV. Segunda copia: se envía a la DCS de la CGE respectivamente. Recibe de la DCS de la CGE, las Constancias de Acreditación de cada uno de los integrantes de los CCC de cada plantel validado.

17

18



8

9

Elabora y turna un Oficio de acreditación anexando “Recibo de Constancias de Acreditación” (en original). Se turna de la siguiente manera: Original: para el plantel correspondiente Primera copia: para la Contraloría Interna del COBAEV Segunda copia: acuse de recibido y se archiva en la carpeta de oficios enviados. Pasa el tiempo Recibe del plantel el “Recibo de Constancias de Acreditación” y se procede a archivar cronológicamente en la carpeta de documentos recibidos. FIN DEL PROCEDIMIENTO

18

19

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN DE LOS COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA.

CONSTANCIAS DE

ACREDITACIÓN

RECIBO

ANEXO O

OFICIO

INFORMATIVO6

OFICIO

INFORMATIVO5

OFICIO

INFORMATIVO4

OFICIO

INFORMATIVO3

OFICIO

INFORMATIVO2

INICIO

CALENDARIO ANUAL

ELABORA Y ARCHIVA

1

OFICIO INFORMATIVO O

ELABORA Y TURNA

ACTA CONSTITUTIVA

RECIBE

¿ESTA CORRECTA EL

ACTA CONSTITUTIVA?

CCCA

REGISTRA

SI

ACTA CONSTITUTIVA

INFORMANo

OFICIO DE

ACREDITACIÓN2

OFICIO DE

ACREDITACIÓN1

FORMATO 2

FORMATO 1

FORMATO O

REALIZA

Titular de la CGE

C

FIN

C

Planteles

Titular del COBAEV. .

C

Dirección de planteles

Dirección General del COBAEV

Dirección de la CGE.

Titular de la CI del COBAEV

Coordinación de ZonaELABORA Y TURNA

RECIBE

OFICIO DE ACREDITACIÓNO

ELABORA, TURNA Y ARHIVA

Direcciones de plantel

CI del COBAEV.

RECIBE, PROCEDE Y ARCHIVA

Planteles

Dirección de la CGE

C

1

1

Acuse de recibo del plantel

C

Registro de CCCA

Carpeta de oficios

enviados

Comité de Contraloría

Ciudadana que FENECEN

Vía telefónica a la dirección de

plantel

Carpeta CCA apartado A

Carpeta de promoción

CCCA

CCCADe plantel

Con el personal del COBAEV y de la CGE

. .

Validación de comités de contraloría adelante

Cada uno de los integrantes

RECIBO DE CONSTANCIAS DE

ACREDITACIÓN

Carpeta de documentos

recibidos

Carpeta de oficios

enviados

Constancias

OFICIO INFORMATIVO

19

20

Procedimiento


Apertura de Sobres de los Comités de Contraloría Ciudadana. Dar seguimiento a las solicitudes derivadas de la aplicación de Cédulas de Vigilancia para supervisar la calidad del servicio que brinda la Institución. Periódica

Normas

La Dirección de Operación Regional, a través del Responsable de los Comités de Contraloría Ciudadana (CCC)

del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), tiene como función dar seguimiento a las solicitudes derivadas de la aplicación de Cédulas de Vigilancia por los integrantes del CCC a los alumnos de cada plantel del COBAEV.

El Responsable de los CCC del COBAEV funge como Enlace Institucional y se coordina conla Contraloría Interna del COBAEV para la recepción, registro y captura de las Cédulas de Vigilancia con base en el Artículo 16 Fracción IV de los Lineamientos Generales para la Constitución y Operación de los Comités de Contraloría Ciudadana (LGCyOCCCA).

El CCC, con base en el Artículo 33 Fracción II y 39 Fracción I de los LGCyOCCCA, será el responsable de realizar visitas y aplicar mensualmente las Cédulas de Vigilancia correspondientes al trámite o servicio para el cual se haya constituido.

La Cédula de Vigilancia, se entenderá como un formato oficial expedido por la Contraloría General del Estado (CGE) para realizar las actividades enfocadas al seguimiento, supervisión, vigilancia y evaluación de los trámites y Servicios, en conformidad a lo establecido por el artículo 3 Fracción V de LGCyOCCCA.

La apertura de sobres por parte de la dependencia deberá realizarse ante el representante de la Dirección de

Contraloría Social y Participación Ciudadana (DCSyPC) y la Contraloría Interna del COBAEV, de acuerdo a lo establecido en el artículo 35 de LGCyOCCCA.



Presupuesto



20

21



1

2

3

4

5

6

7

Recibe de la Contraloría Ciudadana COBAEV mediante sobre cerrado las Cédulas de Vigilancia y se archiva de manera cronológica temporal en la Carpeta de Apertura de Sobres. Pasa el Tiempo Coordina mediante vía telefónica con la Contraloría Interna del COBAEV y la DCSyPC de la CGE para establecer lugar, fecha y hora para reunión de Apertura de Sobres. Pasa el Tiempo Realiza la Apertura de Sobres, analiza y clasifica cada una de las solicitudes encontradas en las Cédulas de Vigilancia en presencia de la Contraloría Interna del COBAEV y la DCSyPC de la CGE. Elabora e imprime Acta original y 2 copias, con los resultados encontrados en cada una de las Cédulas de Vigilancia y archiva Acta original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados y se turnan las dos copias de la siguiente manera: Primera copia del Acta: para la Contraloría Interna del COBAEV. Segunda copia del Acta: para la DCSyPC de la CGE. Las Cédulas de Vigilancia Originales se archivan de manera cronológica permanente en la carpeta de coordinación de zona. Realiza un Informe Detallado de Solicitudes que resultaron de la Apertura de Sobres, en original para la DCSyPC de la CGE y reproduce dos copias y las turna de la siguiente manera: Primera copia: para la Contraloría Interna del COBAEV. Segunda copia: se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados. Elabora Oficio de solicitud original, dónde requiere que solventen las observaciones encontradas y reproduce cinco copias del Oficio original y las turna de la siguiente manera: Oficio original: a los directores del plantel del COBAEV. Primera copia: acuse de recibo Segunda copia: a la Dirección de la Contraloría Social y Participación Ciudadana de la CGE Tercera copia: a la Contraloría Interna del COBAEV. Cuarta copia: a la Dirección General del COBAEV Quinta copia: se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados. Pasa el Tiempo Recibe de la Dirección de plantel del COBAEV, Oficio de respuesta original con la atención de todas las solicitudes con el soporte correspondiente y lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados.

21

22



8

9

Elabora Oficio de conocimiento original al Comité de Contraloría Ciudadana del plantel del COBAEV, dónde informa de la solventación a las solicitudes que dio la dirección de plantel y se reproduce cinco copias y las turna de la siguiente manera: Primera copia: acuse de recibo, Segunda copia: al DCSyPC de la CGE Tercera copia: a la Contraloría Interna del COBAEV, Cuarta copia: a la Dirección General del COBAEV Quinta copia: se archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios enviados. Captura e imprime la solventación de las solicitudes, en el Informe Detallado de solicitudes en original para la DCSyPC de la CGE y reproduce dos copias y las turna de la siguiente manera: Primera copia: a la Contraloría Interna del COBAEV. Segunda copia: se archiva de manera definitiva en la Carpeta de oficios enviados. FIN DEL PROCEDIMIENTO

22

23

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DE SOBRES DE LOS COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA.

INFORME DETALLADO 2

INFORME DETALLADO

1

ACTA2

ACTA1

CÉDULAS DE VIGILANCIA

ACTAO



APERTURA DE SOBRES

INFORME DETALLADO O

INICIO

RECIBE Y ARCHIVA

COORDINA

ELABORA, IMPRIME, ARCHIVA Y TURNA

C

REALIZA, REPRODUCE Y TURNA

Contraloría

COBAEV

Carpeta de apertura de

sobres

REALIZA, ANALIZA Y CLASIFICA

CI del COBAEV

DCSYPC de la CGE

CI del COBAEV

C

C

1

Reunión de apertura de

sobres

Carpeta deoficios

enviados

Carpeta deoficios

enviados

Carpeta deCoordinación

De zona

En presenciadel CI COBAEV y DCSYPC de

CGE

C

DCSYPC de la CGE

Comité de Contraloría Ciudadana

23

24

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE): DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: APERTURA DE SOBRES DE LOS COMITÉS DE CONTRALORÍA CIUDADANA.

INFORME DETALLADO

2

INFORME

DETALLADO1

INFORME

DETALLADOO

SOLVENTACIÓN DE LAS SOLICITUDES

OFICIO DE

CONOCIMIENTO 5

OFICIO DE

CONOCIMIENTO 4

OFICIO DE

CONOCIMIENTO 3

OFICIO DE

CONOCIMIENTO 2

OFICIO DE

CONOCIMIENTO 1

OFICIO DE CONOCIMIENTO O

OFICIO DE RESPUESTA O

OFICIO DE SOLICITUD

5

OFICIO DE SOLICITUD

4

OFICIO DE SOLICITUD 3



OFICIO DE SOLICITUD O

1

ELABORA, REPRODUCE,

TURNA Y ARCHIVA

Comité de ContraloríaCiudadana

Del plantel del COBAEV

Acuse de recibo

DCSYPC de la CGE

CI del COBAEV

Dirección Generaldel COBAEV

C

RECIBE Y ARCHIVA

Dirección del planteldel COBAEV

C

ELABORA, REPRODUCE,

TURNA Y ARCHIVA

Comité de ContraloríaCiudadana del COBAEVPlantel del COBAEV

Acuse de recibo

DCSYPC de la CGE

CI del COBAEV

Dirección Generaldel COBAEV

C

CAPTURA, IMPRIME,

REPRODUCE, TURNA Y ARCHIVA

CI del COBAEV

C

FIN

Carpeta deoficios

enviados

Carpeta de oficios

enviados

Carpeta de oficios

enviados

Carpeta deoficios

enviados

DCSYPC de la CGE

24

25

DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN

25

26

Procedimiento


Gestión de Convenios de Colaboración. Tramitar Convenios de Colaboración para obtener apoyos y beneficios dirigidos al personal administrativo, docente y alumnos del COBAEV. Eventual

Normas

El procedimiento se apega a aquellas propuestas de Convenios que el Departamento de Vinculación

gestiona con Instituciones u Organizaciones Públicas o Privadas con el fin de obtener beneficios.

El Departamento de Vinculación es responsable de gestionar beneficios para el Colegio ante Instituciones Públicas o Privadas.

Las Coordinadores de Zona y Directores de Plantel colaboran en la gestión de Convenios contactando con

diversas Instituciones Públicas o Privadas.

El titular de la Dirección General autoriza la propuesta de Convenio.

Los Convenios de Colaboración son revisados por el área interesada, cuyo titular da el visto bueno.

El documento rector debe especificar en forma clara y precisa los beneficios y las obligaciones que de él emanan, mismos que son revisados y validados por la Dirección de Asuntos Jurídicos.

El Departamento de Vinculación mantiene en resguardo los documentos que sustentan la gestión de los

Convenios de Colaboración en carpetas por tipo de Convenio y de Institución.



Presupuesto



26

27


Departamento de Vinculación

1

2

3

3A

4

5

6

Recibe de Instituciones u Organizaciones Públicas o Privadas, original de Propuesta de Convenio de Colaboración; abre Carpeta de Convenios y archiva en ésta la Propuesta de Convenio de Colaboración de manera cronológica permanente. Elabora y firma Informe en original y dos copias, sobre los beneficios que ofrece la Institución u Organización. Turna Informe de la siguiente manera: Original: a l Dirección General para su autorización, Primera copia: a la Dirección de Operación Regional. Segunda copia: Recaba acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe de la Dirección General respuesta vía telefónica, Oficio original o anotación en la parte superior del Informe original; revisa la respuesta y archiva el documento de forma cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. ¿Es autorizada la Propuesta de Convenio de Colaboración? En caso de no ser autorizada: Informa de manera verbal a la Institución u Organización que originó la Propuesta de Convenio de Colaboración, la no factibilidad de celebrarlo. Fin En caso de ser autorizada: Contacta vía telefónica a la Institución u Organización que originó la Propuesta de Convenio de Colaboración para informarle que se ha autorizado. Elabora original y copia de la Propuesta de Convenio de Colaboración y envía de la siguiente manera: Original: al titular de la Institución u Organización para su análisis y observaciones. Primera copia: recaba acuse de recibo y archiva copia de forma cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe en original Propuesta de Convenio de Colaboración revisado por la Institución u Organización; elabora Oficio de propuesta en original y copia dirigido al titular del área solicitante, turna junto con Propuesta de Convenio de Colaboración en original para su revisión, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de forma cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. Pasa el tiempo.

27

28



7

7A

8

9

10

11

12

Recibe del titular del área solicitante en original, Oficio de contestación y Propuesta de Convenio de Colaboración revisado; firma y sella de recibo en la copia del Oficio y devuelve. Revisa la Propuesta de Convenio de Colaboración en original. Archiva Oficio original de forma cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. ¿Existen observaciones? En caso de existir observaciones: Comunica vía telefónica al titular de la Institución u Organización las observaciones y turna Propuesta de Convenio de Colaboración en original revisado por el área solicitante. Continúa con la actividad No. 6. En caso de no existir observaciones: Elabora Oficio informativo en original y tres copias dirigido a la Dirección de Asuntos Jurídicos, recaba firma de la Dirección de Operación Regional y turna Oficio original junto con la Propuesta de Convenio de Colaboración original revisado por las partes para revisión, validación y adecuación final. Turna primera copia del Oficio a la Dirección General y segunda copia al titular del área solicitante. Recaba acuse de recibo en la tercera copia del Oficio y archiva ésta de forma cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe de la Dirección de Asuntos Jurídicos Oficio de respuesta original, original del Convenio de Colaboración definitivo con su visto bueno y copia de Acuerdo de Autorización por parte de Gobierno del Estado. Firma y sella de recibo en la copia del Oficio y devuelve. Archiva Oficio original, Convenio de Colaboración definitivo original y copia de Acuerdo de Autorización de forma cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. Reproduce Convenio de Colaboración en tres tantos adicionales y recaba firmas de quienes intervienen en él. Elabora Oficio de convenio en original y tres copias dirigido al titular del área solicitante; turna junto con Convenio de Colaboración en un tanto de la siguiente manera: Primera copia: a la contraparte; Segunda copia: a la Dirección de Asuntos Jurídicos para resguardo; Tercera copia: recaba acuses de recibo en la del Oficio, archiva ésta y un tanto del Convenio de Colaboración en la Carpeta de Convenios, de manera alfabética por nombre de la contraparte. Da seguimiento al Convenio de Colaboración de forma trimestral mediante el Formato de Seguimiento a Convenios de Colaboración

28

29



publicado en la página Web del COBAEV; imprime el Formato de Seguimiento a Convenios de Colaboración en original y copia, turna original a la Dirección de Operación Regional y archiva copia de forma cronológica permanente en la Carpeta de Convenios correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: - Revisión de Contratos y Convenios, de la Dirección de Asuntos Jurídicos.

29

30

C

INICIO

PROPUESTA DE CONVENIO DE COLABORACIÓN O

RECIBE, ABRE Y

ARCHIVA

Instituciones y organizaciones

públicas o privadas

INFORME 2

INFORME 1

INFORME O

ELABORA, FIRMA,

RECABA Y ARCHIVA

Director de Operación Regional

Director General

C

OFICIO O INFORME O

RECIBE, REVISA Y ARCHIVA

Director General

C

¿ES AUTORIZADA LA PROPUESTA DE

CONVENIO??INFORMA

No

Fin

CONTACTA

Si

PROPUESTA DE CONVENIO DE COLABORACIÓN O

ELABORA, TURNA,

RECABA Y ARCHIVA

Titular de la institución u organización

C

OFICIO DE

PROPUESTA 1

OFICIO DE PROPUESTA O

O

RECIBE,ELABORA, TURNA, RECABA

Y ARCHIVA,

Institución u organización

1Titular del área

solicitante

C

OFICIO DE CONTESTACIÓN

O

O

RECIBE, INFORMA, SELLA,

DEVUELVE, REVISA Y ARCHIVA

C

¿EXISTEN OBSERVACIONES??

1

No O

COMUNICA Y TURNA

SiI

1

Carpeta de convenios


Carpeta de

convenios

Vía telefónica

De manera verbal la no factibilidad

Vía telefónica




Vía telefónica

PROPUESTA DE CONVENIO DE COLABORACIÓN 1

PROPUESTA DE CONVENIO DE COLABORACIÓN

Titular del área solicitante



Titular de la institución u organización

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE): DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE CONVENIOS DE COLABORACIÓN

30

31

1

OFICIO INFORMATIVO 3



O


ELABORA, RECABA, TURNA Y ARCHIVA

Dirección de Asuntos Jurídicos

Dirección General


C

ACUERDO DE AUTORIZACIÓN

O


RECIBE,FIRMA, SELLA,

DEVUELVE Y ARCHIVA

C

3T

O

REPRODUCE Y RECABA

Firma quienes intervienen

T

OFICIO DE CONVENIO 3

T

OFICIO DE CONVENIO 2

T

OFICIO DE CONVENIO

1

T

OFICIO DE CONVENIO O

ELABORA, TURNA, RECABA

Y ARCHIVA


Contraparte

Dirección de Asuntos Jurídicos

C

1

FORMATO O SEGUIMIENTO O

Formato de convenios de colaboración

T

DA SEGUIMIENTO, IMPRIME, TURNA

Y ARCHIVA,


C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

REVISIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS


Carpeta de

convenios


De forma trimestral

Publicación en la pág web del

COBAEV



Dirección de Asuntos

Jurídicos









FORMATO O SEGUIMIENTO

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE CONVENIOS DE COLABORACIÓN

31

32

Procedimiento


Coordinación, Seguimiento y Evaluación de Proyectos Generadores. Alentar y orientar a la comunidad COBAEV en el desarrollo de actividades encaminadas a promover diversos Proyectos Generadores que garanticen la generación de recursos, el ahorro de energía y el cuidado del medio ambiente. Periódica.

Normas

Los Proyectos Generadores son: Programa de Reforestación de Áreas Verdes en Planteles, Ahorro de Energía

Eléctrica en Planteles y Proyectos Productivos Sustentables, los cuales pueden ser integrados en cada plantel.

Los participantes de los Proyectos Generadores se rigen bajo Criterios de Evaluación establecidos por el

Departamento de Vinculación en cada inicio del ciclo escolar y autorizado por la Dirección de Operación

Regional.

Los Reportes de Seguimiento para cada Proyecto Generador se envían de forma cronológica:

Programa de Reforestación de Áreas Verdes en planteles (Cuatrimestral).

Programa de Ahorro de Energía Eléctrica en Planteles (Semestral).

Programa de Proyectos Productivos Sustentables (Trimestral). La Dirección de Operación Regional es la encargada de autorizar la implementación de los Proyectos

Generadores.

El Departamento de Vinculación es el encargado de validar los reportes de los Proyectos Generadores que envían los planteles, emite las respectivas Constancias de Participación las cuales son firmadas por el Director de Operación Regional.



Presupuesto



32

33



1

2

3

3A

4

5

6

Elabora y publica en la página Web del COBAEV actualización de los Criterios de Evaluación de los Proyectos Generadores y Formatos de Seguimiento antes del inicio del ciclo escolar. Imprime Criterios de Evaluación y Formatos de Seguimiento de cada programa y archiva en la Carpeta de Proyectos de forma permanente. Elabora Circular informativa original y copia dirigida a los Directores de Plantel dando a conocer de la actualización de los Criterios de Evaluación de Proyectos Generadores para convocarlos a integrarse o dar continuidad a éstos. Turna Circular original a todos los planteles. Recaba acuse de recibo en la copia y archiva en la Carpeta de Proyectos por tipo de programa y plantel de forma permanente. Pasa el tiempo. Recibe Oficio de respuesta original y Reportes de Seguimiento original de los planteles inscritos en cada uno de los Proyectos Generadores. Firma y sella de recibo en la copia del Oficio y devuelve. Valida la información y archiva Oficio original y Reportes de Seguimiento original en la Carpeta de Proyectos por tipo de programa y plantel de forma Cronológica permanente. ¿Están correctos los Reportes de Seguimiento de Proyectos Generadores? En caso de no estar correctos: Informa vía telefónica a la Dirección del Plantel que existe error en la información, para que se corrija y envíe nuevamente los Reportes de Seguimiento de los Proyectos Generadores en los cuales está inscrito el plantel. Continúa con la actividad 3. En caso de estar correctos: Captura la información de los Reportes de Seguimiento en la Base de Datos y la archiva electrónicamente en la Carpeta de Proyectos por tipo de programa y plantel de forma cronológica permanente. Pasa el tiempo. Realiza revisión de la Base de Datos y dictamina factibilidad para la emisión de Constancias a los coordinadores y participantes al finalizar el ciclo escolar. Elabora Oficio de solicitud en original y turna al Depto. de Tecnologías de la Información Base de Datos con el listado de coordinadores y participantes para que elabore e imprima las constancias. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva en la Carpeta de Proyectos por tipo de programa y plantel de forma permanente. Recibe del Depto. de Tecnologías de la Información las Constancias de Participación original impresas. Elabora Oficio de notificación en

33

34



7

8

original y turna las Constancias de Participación para firma de la Dirección de Operación Regional. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y lo archiva en la Carpeta de Proyectos por tipo de programa y plantel de forma permanente. Recibe de la Dirección de Operación Regional las Constancias de Participación original con la rúbrica correspondiente. Elabora y turna Oficio de Constancias de Participación en original dirigido a la Dirección del Plantel junto con las Constancias de Participación original de cada uno de los Proyectos Generadores en los que está inscrito el plantel. Elabora Oficio del listado de participantes en original y copia dirigido a la Dirección Académica, anexa y turna Base de Datos impresa y electrónicamente con el listado de participantes para dar seguimiento al Programa de Estímulos al Personal Docente. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y lo archiva en la Carpeta de Proyectos por tipo de programa de forma permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

34

35

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS GENERADORES

INICIO

ELABORA, PUBLICA,

IMPRIME Y ARCHIVA

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y FORMATOS DE SEGUIMIENTO

C

O

CIRCULAR INFORMATIVA

1

CIRCULAR INFORMATIVA O

ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA

,

Planteles

C

REPORTES DE SEGUIMIENTOO


RECIBE, FIRMA, SELLA Y

ARCHIVA

Planteles

C

¿ES CORRECTO EL REPORTE DE SEGUIIMIENTO?

INFORMANo

CAPTURA Y

ARCHIVA

Si

BASE DE DATOS


BASE DE DATOS


REALIZA, ELABORA,

TURNA, RECABA Y ARCHIVA

Depto. De Tecnologías de la Información

C


CONSTANCIAS O


RECIBE, ELABORA, RECABA Y ARCHIVA

,

Dirección de Operación regional

C

CONSTANCIAS O

OFICIO DE CONSTANCIAS

DE PARTICIPACIÓN

O

RECIBE, ELABORA,

TURNA,

,

Planteles

OFICIO DE LISTADO DE PARTICIPANTES

1

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS O

OFICIO DE LISTADO DE PARTICIPANTES

O

ELABORA, IMPRIME Y

ENVIA

,

Dirección Académica

C

FIN

Publicación pág. web del COBAEV

Carpeta de poryectos

Carpeta de proyectos


Vía telefónica



Carpeta de Convenios

Devuelve copia

CCarpeta de proyectos

Depto. Tecnologías de la

Información

.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y FORMATOS DE SEGUIMIENTO

Dirección de Operación

regional

1

1

35

19

Procedimiento


Conformación de Grupos de Jóvenes Emprendedores Consolidar grupos de estudiantes para que a través de estos desarrolle una conciencia de liderazgo basada en el valor de servicio en beneficio de sus familias, planteles, comunidades, así como de si mismos. Anual

Normas

Los estudiantes inscritos en los planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz pueden

ser parte del proyecto Jóvenes Emprendedores.

Los estudiantes que decidan incursionar en el proyecto Jóvenes Emprendedores, deben ser

estudiantes regulares y mantener el promedio con el que cuenten al momento de su registro.

Las actividades que se realicen no deben afectar en ningún momento las actividades académicas de los mismos estudiantes.

El comité local de Jóvenes Emprendedores estará integrado por tres miembros, los cuales son designados en el pleno del grupo en el plantel correspondiente, mediante elección directa y democrática, eligiendo Presidente, Secretario y Vocal, quienes a su vez designen a los integrantes del comité

Los comités regionales son conformados en cada coordinación de zona escolar del COBAEV y

estarán integrado por un representante de cada plantel.

El Consejo Estatal de Jóvenes Emprendedores está conformado por un alumno de cada una de las zonas.



Presupuesto


H. Junta Directiva Agosto 2018

Septiembre 2018

36

20



1

2

3

4

5

6

Elabora Circular informativa y Calendario de visitas a planteles en nueve tantos de cada uno; dando a conocer vía telefónica a cada Titular de Coordinación de Zona y a Titulares de Dirección de Plantel que desarrollara Visita a los Grupos de Jóvenes Emprendedores. Turna un tanto de cada documento a cada Titular de Coordinación de zona. Archiva una copia de la Circular y Calendario de visitas, de manera cronológica permanente en la Carpeta del programa Jóvenes Emprendedores. Pasa el tiempo. Obtiene la copia del Calendario de visitas a Planteles archivado de manera cronológica permanente en la Carpeta del Programa Jóvenes Emprendedores y consulta y realiza reunión con alumnos de nuevo ingreso y jóvenes que quieran participar en el programa, esto en cada plantel. Comenta las Generalidades del Programa y las actividades realizadas por los grupos. Entrega y recaba en el Formato de Registro en original el nombre de los alumnos que desean formar parte del programa. Recibe de los titulares de Dirección de Plantel, Formato de Registro en original con los datos de los alumnos, y archiva de manera cronológica permanente por zona en la Carpeta del Programa Jóvenes Emprendedores. Acuerda Programa de actividades de manera verbal con los alumnos de cada plantel. Elabora Informe de Visita en original por plantel y archiva de manera cronológica en la Carpeta del Programa Jóvenes en Liderazgo COBAEV. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Seguimiento del programa Jóvenes Emprendedores.

37

19

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONFORMACIÓN DE GRUPOS DE JÓVENES EMPRENDEDORES

FORMATO DE REGISTRO O

INFORME DE VISITA O

FORMATO DE REGISTRO O

CALENDARIO DE VISITAS 1

CIRCULAR

INFORMATIVA 1

CALENDARIO DE VISITAS 8T

CIRCULAR INFORMATIVA 8T

INICIO

ELABORA, INFORMA,TURNA

Y ARCHIVA

Vía telefónica a cada titular de la

Coordinación de zona y dirección de plantel

Coordinaciones de zona

C

Carpeta del programa jóvenes en liderazgo

en COBAEV

COMENTA

Generalidades del programa y

actividades realizadas

ENTREGA, RECABA,RECIBE Y

ARCHIVA

Alumnos que desean formar parte del

programa

ACUERDA Programa de actividades de manera verbal con

alumnos de plantel

ELABORA Y ARCHIVA

C

FIN

Conecta con el procedimiento:- Seguimiento del Programa Jóvenes Emprendedores

Titular de la dirección de plantel

CALENDARIO DE VISITAS 1

OBTIENE, CONSULTA Y

REALIZA

Reunión con los alumnos de nuevo

ingreso

C

Carpeta del programa jóvenes en liderazgo

en COBAEV

Carpeta del programa jóvenes

emprendedores

C

Carpeta del programa jóvenes

emprendedores

38

19

Procedimiento


Seguimiento del Programa Jóvenes Emprendedores. Promover cursos, talleres y actividades para los grupos de Jóvenes Emprendedores, así como para concientizar y/o prevenir a los jóvenes. Semestral

Normas

Los estudiantes inscritos en los planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz pueden ser

parte del proyecto Jóvenes Emprendedores ..

Los estudiantes que decidan incursionar en el proyecto Jóvenes Emprendedores, deben ser estudiantes regulares y mantener el promedio con el que cuenten al momento de su registro.

Las actividades que se realicen no deben afectar en ningún momento las actividades académicas de los

mismos estudiantes.

La Dirección de Operación Regional presenta a la Dirección General, un Reporte General de Actividades del programa Jóvenes Emprendedores Trimestralmente.



Presupuesto



39

20



1

2

3

4

4A

5

6

Elabora en nueve tantos, Circular informativa y Calendario de visitas a planteles, turna un tanto de cada documento de manera económica a cada Titular de Coordinación de Zona, y archiva un tanto en la carpeta de manera cronológica permanente en la Carpeta de Jóvenes Emprendedores. Informa vía telefónica a los Titulares de Coordinaciones de Zona y a los Titulares de Direcciones de Planteles que desarrollara visita a los grupos de Jóvenes Emprendedores. Pasa el tiempo. Obtiene de la Carpeta del Programa Emprendedores el Calendario de visitas archivado de manera cronológica permanente y lo Consulta, Realiza reunión con alumnos de nuevo ingreso y jóvenes que quieran participar en el programa, esto en cada plantel. Comenta las actividades realizadas por los grupos, da a conocer las actividades próximas a realizar y detecta las necesidades de cursos, talleres, conferencias y demás actividades. ¿Tienen alguna necesidad? En caso de no tener ninguna necesidad: Acuerda de manera verbal, actividades a realizar en el semestre e invita a los jóvenes a seguir participando y trabajando en el programa; elabora una vez terminada la visita, Informe de seguimiento del grupo, esto en original y copia por plantel; turna Informe de seguimiento del grupo original al titular de la dirección de plantel y recaba acuse de recibo en la copia del Informe de seguimiento del grupo y archiva de manera cronológica permanente por zona en la Carpeta del Programa de Jóvenes Emprendedores. Continua con la actividad no. 8 En caso de tener alguna necesidad: Elabora una vez terminada la visita, Informe de seguimiento del grupo, esto en original y copia por plantel; turna Informe de seguimiento del grupo original al titular de la dirección de plantel y recaba acuse de recibo en la copia del Informe de seguimiento del grupo y archiva de manera cronológica permanente por zona en la Carpeta del Programa Jóvenes Emprendedores. Gestiona con dependencias, entidades, instituciones, organizaciones y asociaciones civiles, los cursos, talleres, conferencias y actividades para los alumnos.

40

21



7

8

9

10

Elabora Oficio de notificación y Calendario de Actividades original y copias, entrega el original de cada documento a la dependencia, entidad, institución u organización, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva junto con la copia del Calendario de Actividades de manera cronológica permanente en la carpeta del programa Jóvenes Emprendedores. Pasa el tiempo. Obtiene y consulta Calendario de Actividades, archivado de manera cronológica permanente en la Carpeta del Programa Jóvenes Emprendedores, y coordina cursos talleres, conferencias y actividades. Elabora Reporte de Actividades en original y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta del Programa Jóvenes Emprendedores. Pasa el tiempo. Elabora trimestralmente en original y copia Reporte General de Actividades del programa, y Oficio de actividades en original y copia, turna los originales de cada documento al Titular de la Dirección General para su conocimiento; recaba acuse de recibo en la copia de cada uno y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta del Programa Jóvenes Emprendedores. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Conformación de Grupos de Jóvenes Emprendedores.

41

22

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO AL PROGRAMA JÓVENES EMPRENDEDORES

CALENDARIO DE VISITAS A PLANTELES 1T


CALENDARIO DE VISITAS A PLANTELES 8T


INFORME DE SEGUIMIENTO DEL GRUPO 1

INFORME DE SEGUIMIENTO DE GRUPO O

CALENDARIO DE VISITAS 1T

INICIO


INFORMA Y DESARROLLA

Vía telefónica a titulares de coordinaciones de zona, visita

a grupos de jóvenes emprendedores

OBTIENE, CONSULTA Y

REALIZA

C

Carpeta de jóvenes emprendedores

Reunión con alumnos de nuevo ingreso

COMENTA Y DETECTA

Actividades realizadas por grupos

Necesidades de cursos, talleres, conferencias y demás

actividades

¿TIENE ALGUNA NECESIDAD?

INFORME DE SEGUIMIENTO DEL GRUPO 1

INFORME DE SEGUIMIENTO DEL GRUPO O

ACUERDA, ELABORA, TURNA, RECABA Y ARCHIVA

No

Titular de la dirección de plantel

C


Si

1

ELABORA, TURNA, RECABA Y ARCHIVA

Titular de la dirección del

plantel

C


GESTIONADependencias, entidades, instituciones, etc, cursos,

talleres y conferencias

1

Titular de la coordinación de zona


C

42

23

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE VINCULACIÓIN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO AL PROGRAMA JÓVENES EMPRENDEDORES.

OFICIO DE ACTIVIDADES 1

REPORTE GENERAL DE ACTIVIDADES 1

OFICIO DE ACTIVIDADES O

REPORTE GENERAL DE ACTIVIDADES O

CALENDARIO DE ACTIVIDADES 1


CALENDARIO DE ACTIVIDADES O


1

ELABORA, RECABA Y ARCHIVA

Dependencia, entidad, institución u organización

Carpeta de jóvenes

emprendedores


C

Titular de la dirección general

FIN

Conecta con el procedimiento:- Conformación de Grupos de Jóvenes Emprendedores

REPORTE DE ACTIVIDADES O

CALENDARIO DE ACTIVIDADES O

OBTIENE, CONSULTA Y COORDINA

C

Cursos, talleres, conferencias y

actividades

ELABORA Y ARCHIVA

C

1

Carpeta de

jóvenes emprendedores

Carpeta de jóvenes

emprendedores

Carpeta de jóvenes

emprendedores

C

43

24

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO PATRIMONIAL

44

25

Procedimiento


Autorización de Trabajos de Mantenimiento y Conservación de Inmuebles. Gestionar recursos para conservar y mejorar la imagen y funcionalidad de los espacios físicos de los inmuebles propiedad del COBAEV. Periódica

Normas

Todos los trabajos de mantenimiento y conservación a inmuebles propiedad del COBAEV, indistintamente del

origen recurso con el que se realicen, deben ser autorizados y supervisados por el Departamento de Desarrollo Patrimonial.

La integración del expediente Técnico-Financiero del trabajo a autorizar, las áreas se apegan a lo establecido

en la Circular CBV/DDP/07/2009, emitida por el Departamento de Desarrollo Patrimonial, integrándolo con el siguiente Paquete de documentos:

Oficio de solicitud en original con la descripción del trabajo a realizar

Afectación presupuestal/orden de pago en cuatro tantos

Recibo de sujetos a comprobar en dos tantos

Cotización (es) en original de los trabajos solicitados. El Director del Área o de Plantel solicitante de trabajos de mantenimiento, debe entregar oportunamente a la

Dirección de Operación Regional el expediente Técnico-Financiero, mediante oficio debidamente llenado. El Departamento de Desarrollo Patrimonial verifica que las solicitudes de trabajos de mantenimiento sean

conforme al proyecto y a la planta de conjunto del plantel, expedido por el Instituto de Espacios Educativos de Veracruz (IEEV), conforme a las especificaciones del Instituto Nacional de la Infraestructura Física Educativa (INIFED).



Presupuesto



45

26


Departamento de Desarrollo

Patrimonial

1

2

3

3A

4

4A

5

Recibe de forma económica de la Dirección de Operación Regional, proveniente de la Dirección de Plantel o Dirección de Área de oficinas centrales, Oficio de solicitud de mantenimiento en original y Paquete de documentos original relativo a los trabajos de mantenimiento y conservación. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio y devuelve a la Dirección. Registra Paquete de documentos original en Relación de los oficios de solicitud original, archiva Oficio de solicitud original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios de solicitudes recibidos. Verifica conforme a las supervisiones físicas realizadas a planteles y oficinas centrales, que el trabajo sea necesario y técnicamente viable, y requisita el Reporte de supervisión en dos tantos con fotografías. Entrega un tanto del Reporte de supervisión a la Dirección de Plantel o de Área. Archiva el otro tanto de manera cronológica permanente en el Expediente técnico del plantel. ¿Es necesario y viable? En caso de no ser necesario y viable: Informa verbalmente a la Dirección de Plantel o Dirección de Área solicitante que no procede su solicitud, de acuerdo con el Reporte de supervisión en un tanto. Fin En caso de ser necesario y viable: Verifica en el de metas anuales con enfoque a resultados (PMAER), la disponibilidad presupuestal del recurso necesario. ¿Existe disponibilidad presupuestal del recurso? En caso de no existir disponibilidad: Informa verbalmente a la Dirección de Plantel o Dirección de Área solicitante que no se cuenta con disponibilidad presupuestal para llevar a cabo el trabajo. Fin En caso de existir disponibilidad: Reproduce en un tanto el Paquete de documentos original, elabora Oficio de requerimiento en original y dos copias dirigido al Departamento de Recursos Financieros, para solicitar la liberación del pago correspondiente; recaba rúbrica de la Dirección de Operación Regional en el Oficio en original y dos copias.

46

27



Patrimonial

6

7

8

9

Turna Oficio de requerimiento original y Paquete de documentos en original, al Departamento de Recursos Financieros, y recaba acuse de recibo en la segunda copia del Oficio. Elabora Afectación presupuestal/orden de pago en cuatro tantos y Recibo de sujetos a comprobar en dos tantos; turna ambos documentos con la primera copia del Oficio, al Departamento de Control Presupuestal para la liberación del recurso correspondiente, y recaba acuse de recibo en la segunda copia del Oficio. Archiva segunda copia del Oficio de requerimiento y un tanto del Paquete de documentos en la Carpeta de liberaciones a planteles de forma cronológica permanente. Registra en el Cuadro de control interno de liberaciones original, el pago tramitado y archiva el documento de manera cronológica permanente en la Carpeta del PMAER. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Supervisiones a Planteles y Seguimiento a las Necesidades. - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros, del Departamento de

Recursos Financieros.

47

28

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO PATRIMONIAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE INMUEBLES

C

C

REPORTE DE SUPERVISIÓN 2T

PAQUETE O

INICIO


RECIBE , FIRMA, SELLA Y DEVUELVE


RELACIÓN DE LOS OFICIOS DE

SOLICITUD O

PAQUETE DE

DOCUMENTOSO

REGISTRA Y ARCHIVA

¿ES NECESARIO Y VIABLE?

PMAER

VERIFICA

Si

Dirección del plantel o de área/Dirección de Operación

Regional

REPORTE DE SUPERVISIÓN

2T

VERIFICA , REQUISITA, ENTREGA Y ARCHIVA

¿EXISTE

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL ?

OFICIODE REQUERIMIENTO

O-2

PAQUETE DE

DOCUMENTOSO

REPRODUCE, ELABORA Y RECABA RÚBRICA

Si

REPORTE DE

SUPERVISIÓN1T

INFORMANo

Fin

INFORMANo

Fin

OFICIO DE REQUERIMIENTO O

PAQUETE DE

DOCUMENTOS

O

TURNA Y RECABA

Departamento de Recursos Financieros

.

OFICIO 1

RECIBO DE SUJETOS A

COMPROBAR 2 T

AFECTACIÓN PRESUPUESTALY ORDEN

DE PAGO

4 T

ELABORA Y TURNA

Departamento de control Presupuestal

.

PAQUETEDE DOCUMENTOS

1T

OFICIODE REQUERIMIENTO

2

ARCHIVA

CUADRO DE CONTROL INTERNO DE

LIBERACIONESO

REGISTRA Y ARCHIVA

FIN

C

C

Director de Plantel

o de Área

Conecta con los procedimientos:- Supervisiones a Planteles y Seguimiento a las Demandas- Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos ,

Proveedores, Servicios, Terceros y Otros, del Departamento de Recursos Financieros.

Carpeta de Oficios de solicitud

recibidos

Que el trabajo sea necesario y

técnicamente viable

EXpediente tecnico

verbalmente

verbalmente

Carpeta del PMAER

Carpeta de liberaciones a

planteles

Trabajos de mantenimiento y

conservación

48

29

Procedimiento


Coordinación de las Unidades Internas de Protección Civil. Generar una cultura de prevención e implementación de mecanismos de acción, pertinentes para que todos los planteles y oficinas centrales del COBAEV, atiendan con eficiencia las necesidades de Protección Civil, de conformidad con la Ley 856 de Protección Civil y la Reducción del Riesgo de desastres para el Estado de Veracruz. Periódica

Normas

La Unidad Interna de Protección Civil, se integra en Oficinas Centrales y en cada uno de los planteles.

Las Unidades Internas de Protección Civil en planteles, son coordinadas por el Responsable de la Unidad

Interna de Protección Civil en Oficinas Centrales. La Unidad Interna de Protección Civil debe estar constituida de la siguiente manera:

a) Responsable de la Unidad Interna de Protección Civil. b) Jefe/a de la Unidad Interna de Protección Civil c) Jefe/a de piso y suplente d) Brigadista de primeros auxilios y suplente e) Brigadistas de evacuación de inmuebles y suplente f) Brigadistas de búsqueda y rescate y suplente g) Brigadistas de incendios y suplente

La Unidad Interna de Protección Civil, se rige por la Ley No. 856 de Protección Civil y la Reducción del Riesgo

de Desastres para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

La Unidad Interna de Protección Civil, debe cumplir con las funciones establecidas en el Programa Interno de Protección Civil y Emergencia Escolar del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, en conformidad a lo establecido en la Ley 856 de Protección Civil y la Reducción del Riesgo de Desastres para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

El Jefe/a de la Unidad Interna de Protección Civil en planteles es la Dirección de Plantel.

El Responsable de la Unidad de Protección Civil, es el encargado de operar y desarrollar las acciones de las

actividades y metas del calendario anual del programa interno de protección civil, en Oficinas Centrales y planteles.

La Secretaria de Protección Civil del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave es la encargada de la capacitación, difusión, información y promoción dirigidas a la comunidad educativa del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz, fortaleciendo la cultura de la prevención y gestión integral del riesgo.



Presupuesto



49

30



Patrimonial

1

2

3

4

5

5A

Elabora el Calendario Anual de las actividades y metas del Programa Interno de Protección Civil. Elabora Circular informativa, en original y copia, turna a los planteles el Calendario Anual y los formatos del Acta Constitutiva de la Unidad Interna de Protección Civil y Emergencia Escolar, de las actividades del Programa Interno de Protección Civil y del Informe Trimestral. Recaba acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la carpeta de oficios enviados y recibidos. Pasa el tiempo. Recibe de los planteles y de las Oficinas Centrales el Acta Constitutiva debidamente llenada y firmada por los integrantes de la Unidad Interna, para su resguardo y archiva cronológica permanente en la Carpeta de las Unidades Internas de Protección civil del COBAEV. Elabora Oficio de notificación en 2 originales y tres copias dirigido al titular de la Secretaria de Protección Civil del Estado de Veracruz, a la Coordinación de Protección Civil de la SEV, para informar la integración de las Unidades Internas de Protección Civil del COBAEV, envía y turna original y copias del Oficio de notificación de la siguiente manera: Original: al Titular de la Secretaria de Protección Civil del Estado de Veracruz. Original: al titular de la Coordinación de Protección Civil de la SEV Primera copia: a la Dirección General del COBAEV Segunda copia: a la Contraloría Interna del COBAEV Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva junto con un tanto de las actas constitutivas en la Carpeta de las Unidades Internas de Protección Civil del COBAEV, de manera cronológica permanente en el Expediente del plantel. Pasa el tiempo Recibe de los planteles y oficinas centrales y analiza el Informe Trimestral de las actividades realizadas conforme a lo establecido en el Calendario Anual para observar el avance y cumplimiento logrado dentro del Programa Interno de Protección Civil. ¿Cumple con las actividades establecidas? En caso de no cumplir: Solicita vía telefónica a la dirección del plantel que se apegue a las actividades establecidas en el Calendario Anual y envíe Informe Trimestral correspondiente. Continua con a la Actividad No. 5

50

31



Patrimonial

6

7

En caso de si cumplir: Registra el Informe Trimestral y lo archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Informes Trimestrales de las actividades del Calendario Anual realizadas. Pasa el tiempo Elabora Oficio e informe anual en 2 original y tres copias, para informar el cumplimiento de las actividades del calendario del Programa Interno de Protección Civil del COBAEV, se envía y turna original y copias del oficio de la siguiente manera: Original: al Titular de la Secretaria de Protección Civil del Estado de Veracruz. Original: al titular de la Coordinación de Protección Civil de la SEV Primera copia: a la Dirección General del COBAEV Segunda copia: a la Contraloría Interna del COBAEV Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva junto con un tanto de manera cronológica permanente en la Carpeta de Informe General. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

51

32

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO PATRIMONIAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE LAS UNIDADES INTERNAS DE PROTECCIÓN CIVIL

CIRCULAR INFORMATIVA 1

FORMATO REPORTE TRIMESTRAL T

FORMATO ACTA CONSTITUTIVA

T

INICIO

CALENDARIO ANUAL

ELABORA

CIRCULAR INFORMATIVA O

ELABORA, TURNA,

RECABA Y ARCHIVA

,

ACTA CONSTITUTIVA

RECIBE

C

OFICIO DE

NOTIFICACIÓN 3

OFICIO DE

NOTIFICACIÓN 2

OFICIO DE

NOTIFICACIÓN 1

OFICIO DE

NOTIFICACIÓN O


ELABORA, ENVÍA Y TURNA

,

Titular de la Secretaria de

Protección Civil de la SEV

Dirección General

Contraloría Interna del COBAEV

C

INFORME TRIMESTRAL

RECIBE Y ANALIZA

¿CUMPLE CON LAS

ACTIVIDADES?

?

INFORME TRIMESTRAL

REGISTRA

Si

INFORME TRIMESTRAL

SOLICITA Y ENVIA

No

C

OFICIO E INFORME

ANUAL

3

OFICIO E INFORME

ANUAL2

OFICIO E INFORME

ANUAL 1

OFICIO E INFORME

ANUALO

OFICIO E INFORME ANUAL O

ELABORA, TURNA,

RECABA Y ARCHIVA

,

Dirección General

Contraloría Interna del COBAEV

C

Direcciones de planteles

FIN

C

Planteles y Oficinas Centrales

Titular de la Secretaría de Protección Civil

Titular de la Coordinación de Protección Civil de la SEV

Titular de la Coordinación de Protección Civil SEV

1

1

Carpeta de Unidades

internas de protección civil

De cada plantel


Carpeta informe

trimestral

Carpeta Informe General

Protección Civil

Carpeta de

Oficios

Integración de unidades internas de protección civil

Vía telefónica a direcciones de

plantel

CALENDARIO ANUAL

Planteles y Oficinas Centrales

52

33

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS

53

34

Procedimiento


Coordinación de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo Integrar las comisiones de Seguridad y Salud en el Trabajo en los Planteles y Oficinas Centrales del COBAEV, implementando una cultura de prevención para evitar riesgos que alteren la salud o por accidentes propios de la actividad humana. Periódica.

Normas

El Departamento de Proyectos Estratégicos es responsable de integrar, revisar y validar en cada Plantel y

Oficinas Centrales, la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo compuesta por el personal docente y administrativo para ser autorizada por la Delegación del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE).

El ISSSTE es el encargado del establecimiento eficiente de las Comisiones Mixtas de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo, proporcionando a los representantes de las Comisiones Mixtas material de apoyo que les facilite reforzar sus conocimientos para el adecuado registro e integración de dichas Comisiones, publicando la información en la página oficial de la Institución http://www.issste.gob.mx/programas-radio/115 derechohabientes/pensionados/135-comisiones-seguridad-salud-trabajo.

Los miembros de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo se rigen por el Reglamento de Seguridad,

Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo del Sector Público Federal.

La Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo de cada Plantel y Oficinas Centrales del COBAEV debe cumplir con las siguientes funciones:

Establecer un programa anual de actividades y verificaciones.

Proporcionar capacitaciones de seguridad y salud en el trabajo en Planteles y Oficinas Centrales.

Llevar un seguimiento de los riesgos detectados y subsanados.

Informar a los Trabajadores sobre los riesgos de trabajo y su prevención.

Levantar actas o minutas de trabajo.



Presupuesto



54

35


Departamento de Proyectos

Estratégicos

1

2

2A

3

4

5

Elabora el Cronograma de actividades y Circular en original; reproduce el Cronograma de actividades, la Circular y el Formato de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo (C.S.S.T.) en un tanto y lo turna a los Planteles y Oficinas Centrales para llevar a cabo la integración o actualización de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo (C.S.S.T.). Archiva los tres documentos en original de manera cronológica permanente en la Carpeta de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Recibe de los Planteles informes mensuales y el Formato CSST con oficio, dando seguimiento al Cronograma de actividades verificando se hayan realizado de acuerdo al calendario. Pasa el tiempo. ¿Está correcto el formato de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo (C.S.S.T.)? En caso de no estar correcto: Informa vía telefónica a la Dirección del Plantel que se corrija y envíe nuevamente el Formato de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo (C.S.S.T.). Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2. En caso de estar correcto: Elabora Oficio de conocimiento original y copia, y turna adjunto Formato de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo (C.S.S.T.) a la Oficina de Seguridad, Higiene y Medicina del Trabajo Delegacional en el I.S.S.S.T.E y archiva de manera cronológica permanente copia de los Formatos C.S.S.T., en el Expediente de control del Departamento. Integra expediente con los Formatos de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo (C.S.S.T.) enviados por Planteles y Oficinas Centrales y se archivan de manera cronológica permanente en la Carpeta de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Elabora Oficio de notificación e Informe en original y copia, y turna oficio con informe originales a la Dirección de Operación Regional de las actividades de las Comisiones de Seguridad y Salud en el Trabajo (C.S.S.T.) de los Planteles y Oficinas Centrales. Archiva copias de ambos documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta de la Comisión de Seguridad y Salud en el Trabajo. FIN DEL PROCEDIMIENTO

55

36

1

INICIO

FORMATO ÚNICO CSST O-T

PÁGINA WEB DEL ISSSTE

CIRCULAR O-T

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O-T

ELABORA, FIRMA, REPRODUCE Y

TURNA

,

Planteles y oficinas centrales

C

FORMATO ÚNICO CSST

INFORME MENSUAL

RECIBE

¿ESTA CORRECTO EL

FORMATO CSST?

INFORMA Y SOLICITA

No

OFICIO DE CONOCIMIENTO

1

FORMATO ÚNICO CSST

T

OFICIO DE CONOCIMIENTO

O

ELABORA, RECABA Y

ENVIA

,

Si

C

Oficia delegacional de seguridad, higiene y

medicina ene l trabajo del Issste

,

FORMATOS ÚNICOS CSST

INTEGRA Y ARCHIVA

C

INFORME 1


INFORME O



,

C

FIN

Carpeta de la comisión de

seguridad y salud en el trabajo

Seguimiento al cronograma de

actividades

Vía telefónica a la dirección del

plantel

Expediente de control del Depto de

Proyectos Estratégicos

1

1

Planteles y oficinas centrales FORMATO

ÚNICO CSST



Planteles y oficinas centrales



NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE LA COMISIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

56

37

Procedimiento


Planeación y Asignación de Becas Inscripción Apoyar a estudiantes del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), mediante la condonación de los aranceles de inscripción para que concluyan su bachillerato. Semestral.

Normas

El Departamento de Proyectos Estratégicos, determina el número de becas por plantel, dependiendo de la disponibilidad de recursos del ejercicio de cada año y de la autorización de la Dirección General.

El Departamento de Proyectos Estratégicos es el responsable de revisar, validar y verificar la correcta

integración de los expedientes de aquellos estudiantes que reciben la Beca Inscripción. El alumnado interesado en solicitar la Beca Inscripción, debe presentar el siguiente Paquete de

Documentos:

Original y una copia de la solicitud de Beca Inscripción.

Copia de boleta de calificaciones que acredite la totalidad de las materias del semestre concluido, (solo para el alumnado de II, III, IV, V y VI semestre).

Copia del Certificado de Secundaria, (solo para el alumnado de nuevo ingreso) La Beca Inscripción se establece como un apoyo económico para el alumnado de II, III, IV, V y VI semestres y

como un estímulo para el alumnado de nuevo ingreso. La Beca otorgada cubre un periodo de un semestre, que consiste en la condonación del cien por ciento de

los aranceles de inscripción, correspondientes a los siguientes conceptos: inscripción, reglamento escolar, credencial para el alumnado de nuevo ingreso, apoyos institucionales, seguro de transporte, en el caso del alumnado de primer semestre, resello de credencial solo para el alumnado de II, III, IV, V y VI semestres, exámenes parciales y manejo de matrícula.

El Departamento de Proyectos Estratégicos es el encargado de elaborar los Lineamientos de Operación del

Programa de Becas Inscripción, estableciendo las fechas de cada etapa.

Las Direcciones de Planteles, hacen extensiva la Convocatoria para el Otorgamiento de Becas Inscripción por cada semestre, así como de la integración y resguardo de expedientes de cada becario, de acuerdo a los requisitos establecidos.

La Beca Inscripción es otorgada al alumnado que cuenten con mayor promedio, si el número de solicitantes excede de los recursos disponibles.

La Beca Inscripción del solicitante es cancelada en caso de comprobarse, que éste ha incurrido en la

falsedad de declaraciones de acuerdo a la solicitud de Beca Inscripción. La Beca Inscripción se otorga sin que al alumnado renuncie a otras becas del COBAEV, sin embargo los

aspirantes no deberán contar con la beca PROSPERA o la beca Media Superior



Presupuesto



57

38



Estratégicos

1

2

3

4

5

5A

6

Elabora Convocatoria de Beca Inscripción en original y Tarjeta Informativa en original con propuesta del número de becas asignadas de acuerdo a la matricula de cada plantel, turna y recaba firma de autorización de la Dirección General en la Convocatoria. Archiva copia de la Tarjeta Informativa de manera cronológica permanente en la Carpeta de Correspondencia. Recibe de la Dirección General, original de la Convocatoria de Beca Inscripción firmada, reproduce la Convocatoria en dos tantos por Plantel y dos por Coordinación de Zona, archiva original de la Convocatoria de manera cronológica permanente en la Carpeta de Becas Inscripción. Elabora Oficio de solicitud original y copia, dónde requiere la Base de datos y los Formatos de Nómina y Formatos de Solicitud, anexa Convocatoria de Beca Inscripción, turna ambos a las Direcciones de cada Plantel y a las Coordinaciones de Zona para su difusión. Recaba acuse de recibo copia en la copia del Oficio y archiva manera cronológica permanente en la carpeta de Becas Inscripción. Distribuye número de becas autorizadas a cada Plantel mediante el Sistema Integral de Gestión Académica y Administrativa (SIGAA). Pasa el tiempo Recibe de la Dirección de cada Plantel, Oficio de respuesta original, Nominas de Becarios, Formatos de Solicitud ambos en original y copia junto con la Base de datos de alumnos que solicitaron la beca inscripción, revisa, valida y aprueba los Documentos de becarios seleccionados y archiva Oficio original, Formato de Solicitud original y copia de Nomina de Becarios en la carpeta de Becas Inscripción. ¿Están correctos los Documentos de becarios? En caso de no estar correctos: Informa mediante llamada telefónica a las Direcciones de cada Plantel y las Coordinaciones de Zona de las incidencias detectadas en la revisión del Paquete de Documentos, solicitando sean subsanadas las mismas. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 5. En caso de estar correctos: Turna al Departamento de Control Presupuestal Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia del total de Becas Inscripción asignadas a los Planteles, recaba acuse de recibo en la copia de la Afectación presupuestal/orden de pago y archiva de

58

39


Departamento de

Proyectos Estratégicos

7

8

manera cronología permanente en la carpeta de Becas Inscripción. Elabora Oficio de requerimiento original y copia anexa las Nóminas de Becarios en original de los Planteles y turna ambos documentos al Departamento de Recursos Financieros, solicitando el pago de las Becas asignadas, recaba acuse de recibo en las copias de Oficio y Nóminas de Becarios y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Becas Inscripción. Integra y archiva el Paquete de Documentos de manera cronológica permanente en original en la Carpeta de Becas Inscripción por Plantel. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: Control presupuestal del Departamento de Recursos Financieros

59

40

c

c

NOMINAS DE BECARIOS

FORMATO DE SOLICITUD

OFICIO DE RESPUESTA

BECAS AUTORIZADAS

BASE DE DATOS DE ALUMNOS

INICIO

TARJETA INFORMATIVA

TARJETA INFORMATIVA

CONVOCATORIA


CONVOCATORIA

CONVOCATORIA

RECIBE, REPRODUCE Y ARCHIVA

OFICIO DE SOLICITUD

CONVOCATORIA

OFICIO DE SOLICITUD

ELABORA, SOLICITA, ANEXA, TURNA, RECABA

Y ARCHIVA

DISTRIBUYE

FORMATO DE SOLICITUD

NOMINAS DE BECARIOS

RECIBE, REVISA, VALIDA, APRUEBA Y ARCHIVA

INFORMA

¿ESTAN CORRECTOS

LOS DOCUMENTOS

?

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ORDEN

DE PAGO

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ORDEN

DE PAGO

TURNA, RECABA Y ARCHIVA

NOMINA DE BECARIOS

DOCUMENTOS DE BECARIOS

INTREGA Y ARCHIVA

FIN

Dirección General

Direcciones de Plantel/

Coordinaciones de Zona


Departamento de control

Presupuestal

Recursos Financieros

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTOS:CONTROL PRESUPUESTAL DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

1

si

no

o

o

1

2T

O

o

T

1

1

o

1

O

o

1


NOMINA DE BECARIOS


ELABORA, ANEXA, TURNA, RECABA Y

ARCHIVA

o

o

1

1

Dirección General

Direcciones de Plantel/

Coordinaciones de Zona

c

Carpeta de Beca

Inscripción

c

Carpeta de Beca

Inscripción

cCarpeta de

Correspondencia

Sistema SIGAA

o

1

Carpeta de Beca

Inscripción

Vía Telefónica a Directores (as)

de Plantel

c

Carpeta de Beca

Inscripción

Departamento de control

Presupuestal

Carpeta de Beca

Inscripción

c

Carpeta de Becas

Inscripción por plantel

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y ASIGNACIÓN DE BECAS INSCRIPCIÓN

60

41

Procedimiento


Planeación y asignación de Becas Mejores Promedios Otorgar un estímulo económico para quienes obtengan los más altos promedios de calificaciones, para estimular el desempeño escolar de los Jóvenes que estudian en el COBAEV. Anual

Normas

El Departamento de Proyectos Estratégicos es el responsable de revisar, validar y verificar la integración de los expedientes de aquellos estudiantes que sean beneficiados con la Beca Mejores Promedios.

La Beca Mejores Promedios se establece como un apoyo único y anual para el alumnado que obtuvieron un alto rendimiento escolar en los semestres A y B.

La Beca Mejores Promedios se otorga como un estímulo al buen desempeño académico del alumnado que cursaron 1er grado y 2do grado en el COBAEV.

El alumnado interesado en solicitar la Beca Mejores Promedios, debe presentar el siguiente paquete de documentos:

Original de la Solicitud de Beca Mejores Promedios.

Copia de las dos Boletas de Calificaciones del ciclo escolar concluido (solo para el alumnado qué curso el 1er grado y 2do grado).

Copia de Nomina.

La Beca Mejores Promedios el número de becas autorizadas es determinado por la administración del COBAEV y depende de la disponibilidad de recursos financieros del ejercicio de cada año.

Las Direcciones de planteles, son los encargados de dar a conocer los requisitos para solicitar la Beca Mejores Promedios y de recabar las solicitudes de la Beca y realizar una revisión y valoración para el correcto cumplimiento de los requisitos.

Cuando el número de solicitantes exceda los recursos disponibles, el proceso de selección da prioridad a los alumnos que provengan de familias de escasos recursos y cuenten con más alto promedio.

La Beca Mejores Promedios será cancelada en caso de comprobarse, que se ha incurrido en la falsedad de los documentos o que no cumple con los requisitos solicitados.

El Departamento de Proyectos Estratégicos es el encargado de elaborar los lineamientos de operación de Beca Mejores Promedios, estableciendo las fechas de cada etapa.

La Beca Mejores Promedios se otorga sin que el alumnado renuncie a otras becas del COBAEV o de otra Institución.



Presupuesto



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42



Estratégicos

1

2

3

3A

4

5

Elabora Oficio de becas original y 3 copias, anexa la Propuesta del número de Becas Mejores Promedios a asignar en original de acuerdo a la matricula de cada plantel y turna los documentos de la siguiente manera: Oficio y Propuesta del número de Becas Mejores Promedios en original: a la Dirección Administrativa. Primera copia del Oficio: a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto, Segunda copia del Oficio: al Departamento de Recursos Financieros, y Tercera copia del Oficio: recaba acuse de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Becas Mejores Promedios. Elabora Oficio de requerimiento en original y copia dónde solicita Afectación de Recursos y sujetos a comprobar para Vo. Bo, anexa Formato de Solicitud de Beca de Mejores Promedios y Formato de Nómina ambos en original, informando el número de becas autorizadas, turna documentos originales a las Coordinaciones de zona y a las Direcciones de cada Plantel. Recaba acuse de recibo en la copia de Oficio y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Becas Mejores Promedios. Pasa el tiempo Recibe de las Direcciones de Plantel, Oficio de respuesta original junto con el Paquete de documentos original, revisa, valida que estén correctos y aprueba dando el Vo. Bo. a la Afectación de Recursos y sujetos a comprobar en original y copia. ¿Está correcto el Paquete de documentos? En caso de no estar correctos: Informa mediante llamada telefónica a las Direcciones de Plantel las incidencias detectadas en la revisión del Paquete de Documentos, solicitando sean corregidas las mismas. Pasa el tiempo Continúa con la actividad número 3. En caso de estar correctos: Turna Afectación de Recursos y sujetos a comprobar en original con el pago total de becas autorizadas a la Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto para la asignación del folio. Archiva manera cronológica permanente copia de Afectación de Recursos y sujetos a comprobar en la Carpeta de Becas Mejores Promedios. Integra y archiva el Paquete de Documentos de manera cronológica permanente adjuntando el Oficio de respuesta de las Direcciones de planteles en original en la Carpeta de Becas Mejores Promedios. FIN DEL PROCEDIMIENTO

62

43



Estratégicos

Conecta con el procedimiento: Control presupuestal del Departamento de Recursos Financieros.

63

44

c

AFECTACIÓN DE RECURSOS

O-1


1

FORMATO DE NÓMINA

O

FORMATO DE SOLICITUD DE BECA

O


O

INICIO

OFICIO DE BECAS3

OFICIO DE BECAS2

OFICIO DE BECAS1

PROPUESTADE BECAS

O

OFICIO DE BECAS

O

ELABORA, RECABA, FIRMA Y ENVÍA

Dirección Adminstrativa

Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto


ELABORA, SOLICITA, ANEXA,,TURNA RECAB Y

ARCHIVA

Coordinaciones de Zona y Direcciones de Plantel

PAQUETEDE DOCUMENTOS

O

¿ESTA CORRECTO EL PAQUETE DE

DOCUMENTIOS?


1


O

TURNA Y ARCHIVA

INFORMA Y SOLICITA

1

1

Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto

OFICIO DE RESPUESTAO

PAQUETE DE DOCUMENTOSO

INTEGRA Y ARCHIVA

FINCONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CONTROL PRESUPUESTAL DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

OFICIO DE RESPUESTAO

RECIBE, REVISA,, VALIDA Y APRUEBA

No

SI

C

Carpeta de Beca Mejores Promedios

c


Vía Telefónica a Direcciones de Plantel

Direcciones de plantel

c


Carpeta de becas de mejores promedios

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y ASIGNACIÓN DE BECAS MEJORES PROMEDIOS

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45

Procedimiento


Planeación y Asignación del Programa de Becas de Conocimiento, Cultura y Deporte Otorgar becas al alumnado que obtengan primeros lugares en los planteles en los encuentros de conocimiento, cultura y deporte que se realicen en el COBAEV para reconocer su desempeño académico. Anual

Normas

El Titular del Departamento de Proyectos Estratégicos es el responsable de revisar, validar y verificar la

integración de los expedientes de aquellos estudiantes que sean beneficiados con la Beca de Conocimiento, Cultura y Deporte.

La Beca de Conocimiento, Cultura y Deporte se establece como un estimulo al buen desempeño al alumnado que son ganadores en los primeros lugares en las actividades académicas, culturales y deportivas.

El Departamento de Proyectos Estratégicos, informa mediante circular a los Planteles ganadores, las fechas

de cada etapa para la operación de este Programa.

El alumnado beneficiado que solicite la Beca de Conocimiento, Cultura y Deporte debe presentar el siguiente Paquete de Documentos:

Formato de Solicitud de Beca

Constancia que acredite ser alumno regular.

Copia del Kardex de Calificaciones.

Copia del Diploma (individual o grupal), fotografía con medalla o trofeo otorgado a los ganadores en los encuentros.

El número de Becas de Conocimiento, Cultura y Deporte autorizadas será determinado por la

administración del COBAEV, en base a la disponibilidad de recursos financieros del ejercicio de cada año. El Departamento de Proyectos Estratégicos es el encargado de elaborar los Lineamientos de Operación del

Programa de Becas Conocimiento, Cultura y Deporte.

Las Direcciones de Planteles, serán los responsables de la integración y resguardo de los expedientes de los becarios beneficiados con la Beca de Conocimiento, Cultura y Deporte, de acuerdo a los lineamientos establecidos.

La Beca de Conocimiento, Cultura y Deporte se otorga sin que el alumnado renuncie a otras becas del

COBAEV o de otra Institución.



Presupuesto



65

46



Estratégicos

1

2

3

3A

4

5

Recibe de la Dirección Académica Oficio informativo original con relación del alumnado ganador del primer lugar en los encuentros de conocimiento, cultura y deporte que se realizan en el COBAEV, valida la información mediante llamada telefónica a las Direcciones de Plantel que cuenten con alumnado ganador. Elabora Circular de Becas de Conocimiento, Cultura y Deporte en original y copia donde informa las fechas de pago de la beca, anexa Relación con Nombres de los Becarios, Lineamientos de la Beca, Formato de Solicitud de Beca y Afectación Presupuestal en original y turna todos los documentos a las Coordinaciones de Zona y a las Direcciones de Planteles, recaba acuse de recibo en la copia de la Circular y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de Becas de Conocimiento, Cultura y Deporte. Pasa el tiempo Recibe Oficio de respuesta original de las Direcciones de Planteles el Paquete de documentos solicitados, revisa, valida y aprueba los documentos de los becarios seleccionados. ¿Están correctos los documentos? En caso de no estar correctos: Informa mediante llamada telefónica a las Direcciones de Plantel de las incidencias detectadas en la revisión del Paquete de Documentos, solicitando sean subsanadas las mismas. Continúa con la actividad número 3. En caso de estar correctos: Elabora Oficio de becas asignadas y Afectación Presupuestal/Orden de Pago ambos en original y copia del total de becas asignadas a los planteles y turna al Departamento de Control Presupuestal solicitando se otorgue la asignación presupuestal correspondientes a cada plantel, recaba acuse de recibo en las copias del Oficio y Afectación Presupuestal/Orden de Pago y se archiva de manera cronología permanente en la Carpeta de Becas de Conocimiento, Cultura y Deporte. Elabora Oficio informativo original y copia, anexa relación del alumnado beneficiado en original y copia para el pago de las becas asignadas, turna documentos originales al Departamento de Recursos Financieros, recaba acuse de recibo en las copias del Oficio y relación del alumnado beneficiado y se archiva junto con el Paquete de Documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta de Becas de Conocimiento, Cultura y Deporte.

66

47



Estratégicos

FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Dirección Académica. - Control presupuestal del Departamento de Recursos Financieros..

67

48

c

PAQUETE DE DOCUMENTOS

c

AFECTACIÓN1

PAQUETE DE dOCUMENTOS


CIRCULAR DE BECAS DE CONOCIMIENTO,, CULTURA Y DEPORTE 1

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

O

FORMATO DE SOLICITUDDE BECA

O

LINEAMIENTOSO

INICIO


RECIBE Y VALIDA

Dirección Académica

RELACIÓNDE BECARIOS

O

CIRCULAR DE BECAS DE CONOCIMIENTO,CULTURA

Y DEPORTEO

ELABORA, ANEXA, TURNA, RECABA Y ARCHIVA

Coordinaciones de Zona Y Direcciones de planteles

RECIBE, REVISA, VALIDA Y APRUEBA

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?

OFICIO DE BECAS ASIGNADAS

1

AFECTACIÓNO

OFICIO DE BECAS ASIGNADAS

O

ELABORA, RECABA, ENVÍA Y ARCHIVA

INFORMA Y SOLICITA

1

1

Departamento de Control Presupuestal

RELACIÓNDE ALUMNOS

1

OFICIO INFORMATIVO1

RELACIÓNDE ALUMNOS

O

OFICIO INFORMATIVOO

ELABORA,ANEXA, TURNA RECABA Y ARCHIVA


FINCONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS CONTROL PRESUPUESTAL DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSCOORDINACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES

Vía telefónica a la Dirección de Plantel

Carpeta de Becas de conocimiento,

cultura y Deporte

Llamada telefónica

C

Carpeta de Becas de Conocimiento,

Cultura y Deporte

Coordinaciones de Zona y

Direcciones de Plantel

NO

SICarpeta de Becas de

conocimiento, Cultura y Deporte

NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y ASIGNACIÓN DEL PROGRAMA DE BECAS DE CONOCIMIENTO, CULTURA Y DEPORTE

68

67

Directorio

Lic. Abel Pérez Arciniega Director General

C.P. Alejandro Enrique Villalobos Gutiérrez Director de Operación Regional

Lic. Olga Margarita González Hernández Jefa del Departamento de Vinculación

Ing. Walfre López Cortés Jefe del Departamento de Desarrollo Patrimonial

Lic. Rafael Ferrer Deschamps Jefe del Departamento de Proyectos Estratégicos

69

VIII

70

colegio de bachilleres del estado de veracruz · representa una conexión o enlace de una parte del...

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