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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS
Código: P-SE-001
Versión: 00
Fecha: 31-07-2008
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Proceso: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS Código: P-SE-001 Versión: 00 Tipo de proceso: Misional Nivel: Proceso Líder: Bibiana María Ospina Bedoya Fecha de Creación: Julio 31 de 2008 Objetivo: Planear, gestionar, apoyar y controlar la prestación del Servicio Educativo de acuerdo con los parámetros, lineamientos y requisitos legales. Requisitos: Entidad: Plan de Desarrollo Municipal, Plan de Acción, Manual Específico de funciones y competencias, procesos y procedimientos del sistema de gestión de la calidad. Legales: La Constitución Política de Colombia, Ley 715 y Ley 115 de 1994. Norma: NTC GP 1000:2004, numerales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 6.1, 6.4, 7.1, 7.4 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3 Cliente: Cobertura, Calidad, oportunidad, cumplimiento, comunicación
Seguimiento: formato seguimiento y control del proceso, indicadores y auditorias.
Alcance: Desde la planeación, gestión, análisis de datos, planes de mejoramiento y
reporte de información, pretender por una comunidad educada y formada.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS
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Indicadores:
NOMBRE DEL INDICADOR ESTRUCTURA IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES QUE MIDE
Cobertura educativa
=
× 100
CE=población nueva matriculada del año en curso /población con necesidad de cupos educativos año en curso *100
Mide el porcentaje de la cobertura educativa del año en curso.
Incremento en cobertura educativa
=−
× 100
IC = Cupos año actual – cupos de año anterior / cupos año anterior *100
Porcentaje de Incremento en la cobertura educativa con respecto al año anterior.
Resultado media y alta pruebas ICFES
= × 100
RMAP = Nº estudiantes en categoría media y alta / Nº estudiantes que presentan la prueba *100
Porcentaje de estudiantes con resultados superiores en pruebas ICFES.
Calificación de pruebas ICFES en instituciones educativas
= × 100
CPI= Instituciones educativas con resultados media-alta / total de instituciones educativas *100
Porcentaje de instituciones educativas con resultados superiores en pruebas ICFES.
Entradas
PROVEEDORES INSUMO
REQUISITOS
Comunidad Necesidades de la comunidad en materia de educación
Que sean niños, jóvenes y adultos que no demanden el sistema y los que actualmente están en el sistema educativo.
Salidas
PRODUCTO CLIENTE
REQUISITOS
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Comunidad educada, formada y con proyección a la educación superior
Población en edad escolar que demandan el servicio educativo y aquellos que no se encuentran en el sistema
Pruebas saber, pruebas ICFES, capacitaciones, dotación, material didáctico, establecimientos educativos adecuados.
Población beneficiada del servicio educativo
Niños, Jóvenes y Adultos que demandan el servicio Niveles de transición, básica y media
Actividades
TIPO DE CICLO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Planear
Adoptar el calendario escolar y organizar el proceso de matricula oficial a la luz de la resolución # 9919 de 30 de mayo del 2008, y establecer cronograma para el comité de cupos.
Secretaría de Educación Municipal
Adoptar programas de capacitación. Secretaría de Educación
Municipal Mejoramiento de plantas físicas.
Elaborar proyectos PREICFES y proyectar material pedagógico.
Secretaría de Educación Municipal y Corporación Politécnica
Elaborar programas de semilleros.
Secretaría de Educación Municipal y U de A
Hacer
Registrar en el sistema de matrícula Escolar- SIMAT todos los estudiantes matriculados.
Administradora del SIMAT y Secretarías Académicas Colegios
Ejecutar planes de capacitaciones, realizar mantenimiento a plantas físicas, desarrollar el PREICFES, adquirir material pedagógico
Secretaría de Educación Municipal y Corporación Politécnica
Realizar los reportes de la información de las matrículas al Ministerio de Educación y Secretaria de Educación Departamental.
Administradora del SIMAT
Ejecutar el programa de semilleros
Secretaría de Educación Municipal y U de A
Verificar Verificar los datos ingresados al sistema y cumplimiento de objetivos en la prestación del servicio.
Administradora del SIMAT y Secretaría de Educación Municipal
Ajustar Realizar ajustes de manera permanente para garantizar la confiabilidad y oportunidad en la información y la prestación del servicio.
Administradora del SIMAT y Secretaría de Educación Municipal
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Recursos Humanos: Comité de cupos Municipal, Rectores, Secretarios de Educación, Director
de Núcleo, Alcalde Municipal, Junta Municipal de Educación, Secretaria de Educación
Departamental, Administradora del SIMAT, Docentes y Estudiantes.
Físicos: Locativos, Equipos de oficina (computadores, papel, lapicero, entre otros.), kits
para talleres, televisor y VHS, Video Beam, portátil, proyector de acetatos, proyector de
opacos, papelógrafo, grabadora o equipo de sonido, CD, software SIMAT.
Información primaria: Cartillas y directrices de la Secretaria de Educación
Departamental y Ministerio de Educación Nacional, solicitudes de usuarios, formularios
de inscripción.
Información secundaria: Libros de matrículas de los colegios, software académico de
cada institución, página web, inventarios.
Meta: Garantizar el 100% de la cobertura educativa inicial, básica y media a todos los
usuarios del servicio educativo. Se medirá anualmente.
Tener control del 3% en el Incremento Educativo para garantizar a todos los usuarios el
servicio educativo. Se medirá anualmente.
Garantizar una Categoría Media – Alta en los estudiantes que presentan la prueba
ICFES y Instituciones Educativas para el cumplimiento del 75% como meta suficiente, el
70% como meta aceptable y 65% como meta insuficiente y así tener una mejor calidad
educativa y una mayor posibilidad del ingreso a la educación superior. Se medirá
anualmente.
Notas de cambio y Anexos
Nº Versión Inicial Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión
Final
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Nº Versión Inicial Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión
Final 01 00 Se crea el proceso por primera vez Se crea el proceso 00
Documentos asociados
Nº Código Nombre 1 R-SE-001 Procedimiento gestión de la calidad del servicio educativo 2 R-SE-002 Procedimiento gestión de la cobertura del servicio educativo
CONTROL DE REGISTROS NOMBRE
DEL REGISTRO
LUGAR DE ALMACENAMIENTO
FORMA DE RECUPERAR
RESPONSABLE DE ARCHIVAR
TIEMPO DE RETENCION
DISPOSICIÓN FINAL
Listados de estudiantes Software SIMAT Reportes del
sistema Administradora
SIMAT Permanente Ministerio de Educación Nacional
Formularios de
inscripción para
alumnos nuevos,
antiguos y por traslado
Cada Institución Educativa, Secretaria
de Educación Carpetas Auxiliar de cada
colegio 10 años Archivo
institucional de cada colegio
Actas de comité de
cupos
Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar
Administrativa 5 años Archivo General
Planilla de inscripción para niños
de preescolar
Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar
Administrativa 5 años Archivo General
Plan de capacitación
Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar
Administrativa 5 años Archivo General
Planes de mejoramiento
Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar
Administrativa 5 años Archivo General
Planes de acción
Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar
Administrativa 5 años Archivo General
Formato de proyección de cupos
Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar
Administrativa 5 años Archivo General
Programación mensual
por dependencia
Secretaria de Educación Carpetas Auxiliar
Administrativa 5 años Archivo General
CONTROL Y SEGUIMIENTO
QUÉ SE CONTROLA CÓMO LO CONTROLA QUÍÉN LO
CONTROLA FRECUENCIA REGISTROS
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Adoptar calendario escolar
Que se ajuste a los parámetros fijados por Secretaria de ED Que el Consejo Directivo de cada Institución realice el acuerdo para la adaptación del calendario escolar.
Secretaria de Educación Municipal
Anual
Acuerdos emitidos por cada INSTITUCION Educativa. Cronograma
Realizar cronograma de matrículas de
acuerdo a las orientaciones de la
Secretaria de Educación
Departamental.
Solicitando el envió de reporte del cronograma a la Secretaria de Educación Municipal
Secretaria de Educación Municipal
Semestral Oficio y cronograma
Realizar la proyección de cupos
y estudiantes a atender para la
vigencia siguiente en el mes de agosto de
cada año.
Analizando las estadísticas del año anterior
Rectores Anual Cuadro de proyección de cupos.
Realizar o renovar el proceso de matrícula
de estudiantes nuevos o antiguos
Mediante comunicaciones a los padres de familia sobre la necesidad de reportar la continuidad o no el sistema escolar
Rectores Anual Comunicaciones o acta de reunión
Registrar en el sistema de matrícula
SIMAT todos los estudiantes del
sector oficial matriculados antes del 31 de diciembre
para la vigencia siguiente.
Comunicación permanente entre la administradora del SIMAT y las Secretarias Académicas y Rectores de los Colegios Brindando capacitación permanente a las secretarias acerca del manejo del SIMAT.
Secretaria de Educación Municipal
Permanente
Comunicaciones enviadas, circulares, planillas de capacitación
Gestión de la calidad Solicitando información de entrada y resultado de las evaluaciones
Secretaria de Educación Municipal
Anual Comunicaciones
Actas Formatos
Desarrollo de planes de mejoramiento
Evaluando el cumplimiento y la eficacia del proceso
Secretaria de Educación Municipal
Permanente Planes de mejoramiento
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NORMOGRAMA
Jerarquía de la norma
Número/Fecha Título: Nombre que la identifica Estado
Constitución Política de Colombia
1991 Art. 44. Vigente
Ley
715 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Vigente
Ley 115 Por la cual se expide la Ley General de Educación Vigente
Decreto 3011 Por medio de se reglamenta la educación de adultos Vigente
Decreto 1850 Jornada Laboral e Institucional Vigente
Resolución 166 de 2003 Define las condiciones para el
reporte de información del sector educativo
Vigente
Resolución 5360 de 2006 Por la cual se definen las directrices
para el proceso de asignación de cupos y matrículas.
Vigente
Elaboró:
Bibiana María Ospina
Revisó:
Diana Eugenia Ospina Saldarriaga
Aprobó:
Guillermo de Jesús Ochoa Beltrán
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Procedimiento: GESTIÓN DE CALIDAD DEL SERVICIO EDUCATIVO Proceso: ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO Objetivo: Establecer las actividades para la gestión de la calidad en el servicio educativo de acuerdo con los requisitos y normas establecidas.
Actividad y cómo se hace
Documentación
Registro Referencia
1). Solicitar resultado de pruebas del saber e icfes y evaluaciones de docentes.
Informe de instituciones educativas
Ley 715 , ley 115 y decreto 1278
2). Evaluar los resultados por institución educativa Cuadro de resultados
Ley 715 , ley 115 y decreto 1278
3). Consolidar información según líneas que presentan dificultades en pruebas del saber, icfes y
evaluación de docentes
4). Elaborar plan de mejoramiento y asignación de recursos. Plan de mejoramiento
5). Presentar plan a la Junta Municipal de Educación.
Plan de acción
Constitución política (mecanismos de participación ciudadana).
6). Validar la información con los rectores de las
instituciones educativas. Acta 7). Desarrollo del plan de mejoramiento.
Planes de mejoramiento Ley 715, ley 115 y decreto 1278
8). Evaluar los diferentes componentes del plan. Plan de mejoramiento
9). Tomar acciones de mejora. Formato de acciones correctivas, preventivas o de mejora
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Actividad y cómo se hace
Documentación
Registro Referencia
10). Evaluar la eficacia. Actas
11). Adoptar formatos de Evaluación anual del desempeño laboral Docentes y Directivos Docentes
del Ministerio de Educación Nacional.
Anexo 2. Tabla resumen de Evidencias.
Anexo 3. Encuestas para estudiantes.
Anexo 4. Modelo de Pauta de Observación en Clase.
Anexo 5. Resumen Competencia, Contribución, Criterio y Evidencia Docentes.
Anexo 5. Resumen Competencia, Contribución, Criterio y Evidencia Directivos Docentes.
Encuesta a Padres de Familia
Decreto Ley 1278 de 2002
12). Adoptar formatos de la Gobernación de Antioquia.
Informe de Asesoría y Asistencia Técnica (código: FO-M4-P1-04; Versión: 01; fecha: 17/08/2007).
Control de Documentos
Control de los registros
Nro Registro Responsable de diligenciarlo Lugar de almacenamiento Tiempo de
retención
1 Informe de instituciones educativas
Rector de la institución educativa
Secretaria de educación 5 años
2 Cuadro de resultados Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
3 Plan de mejoramiento Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
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Nro Registro Responsable de diligenciarlo Lugar de almacenamiento Tiempo de
retención 4 Plan de acción
Líder del proceso Secretaria de educación 5 años
5 Acta Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
6 Formato de acciones correctivas, preventivas o de mejora
Líder del proceso Secretaria de educación 5 años
Documentos de Referencia
Nro Referencia Breve descripción Lugar de almacenamiento
1 Resolución comité de conformación de cupos
Creación del comité de cupos para las instituciones educativas a nivel
municipal
Archivo de secretará de educación
Notas de Cambio
Nro Versión Inicial
Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión Final
1 2
Nro. Código Nombre
1 F-SA-008 Formato Control de Asistencia 2 Formato Asesoría y Asistencia Técnica 3 Formato Evaluación Anual de Desempeño Laboral Docentes Y Directivos
Docentes 4 Formato Encuesta para Estudiantes 5 Formato Pauta de Observación en Clase 6 Formato Competencia, Contribuciones, Criterios y Evidencia Docente 7 Formato Encuesta a Padres de Familia 8 Formato Competencia, Contribuciones, Criterios y Evidencia Directivo Docente 9 F-AM-049 Formato Para Acciones Correctivas, Preventivas y De Mejora
Elaboró:
Bibiana María Ospina Revisó:
Diana Eugenia Ospina
Saldarriaga
Aprobó:
Guillermo de Jesús Ochoa Beltrán
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Procedimiento: GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO Proceso: GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO Objetivo: Establecer las actividades para la gestión de la cobertura en el servicio educativo de acuerdo con los requisitos y normas establecidas.
Actividad y cómo se hace
Documentación
Registro Referencia 1). De acuerdo al cronograma anual se reúne el comité de cupos y matrículas y se proyectan los cupos para el siguiente año, se realiza a partir de la proyección determinada e análisis de la oferta frente a la demanda, mediante el uso del formato de reporte de necesidades, se expide la circular donde se describen las fechas para entrega de solicitud de cupos. Nota: el comité de cupos y matrículas está integrado por los rectores de las instituciones oficiales, el personero municipal, el alcalde municipal o su delegado y el director del núcleo educativo.
Acta Proyección de
Cupos Escolares
Software Formato F-SE-XX
Circular.
Normatividad Legal Vigente
P-SE-XXX Proyección de
cupos.
2). La institución educativa entrega el formulario de inscripción para que sea diligenciado por parte del padre de familia o acudiente del estudiante para ingresar dicha información al sistema.
F-SE-001 F-SE-002
Registro Único de Estudiantes
(Software)
3). La institución educativa recibe la documentación diligenciada por parte del padre de familia o acudiente del estudiante y analiza la disponibilidad de cupos, de acuerdo con los criterios establecidos en la normatividad legal vigente aplicable y posteriormente verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en la circular expedida por el comité. 3.A) Si no cumple con los requisitos, le solicita que gestione los documentos necesarios para continuar con el proceso de inscripción y regresa al paso número 3. 3.B) Si cumple con los requisitos, el rector asigna el cupo.
F-SE-001 F-SE-002
Normatividad Aplicable
F-AM-048.
4). RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: con el fin de generar el registro en el sistema, verifica cuáles estudiantes se han prematriculado y cuales han solicitado traslado, y presenta esta información ante el Comité de Cupos y Matrícula.
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Actividad y cómo se hace
Documentación
Registro Referencia 5). COMITÉ DE CUPOS Y MATRÍCULA: analiza la Información presentada por los rectores y toma las decisiones con respecto a la inscripción. Nota: las actividades desarrolladas para la inscripción de estudiantes nuevos para el grado preescolar en el sistema educativo oficial del Municipio se realizarán exclusivamente en la Secretaría de Educación y Cultura, y los de los grados de 1 a 11 en cada colegio.
6). SECRETARIO (A) DE EDUCACIÓN Y CULTURA: por delegación del Alcalde Municipal, y en conjunto con los demás integrantes del Comité de Cupos y Matrículas, determinan los cupos disponibles para ofrecer a los nuevos estudiantes. Nota: en aquellos casos donde la demanda en edad escolar no sea totalmente atendida por falta de capacidad, el Comité de Cupos y Matrículas, formula las estrategias y realiza la gestión para que se contrate la cobertura.
Acta Listados
F-SE-001
Circular
Acta Listados
7). RECTOR(A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: de acuerdo al calendario escolar, expide una circular indicando a la comunidad educativa las fechas y requisitos para la realización de la matrícula, y la divulga mediante el uso del Procedimiento de Divulgación y Convocatoria.
Circular
8). EL SECRETARIO (A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: recibe la documentación de parte del padre, la madre de familia o acudiente, y verifica el cumplimiento de los requisitos según sea el caso: 8.A) Si no cumple con los requisitos, le solicita que gestione los documentos necesarios para continuar con el proceso de matrícula y regresa al paso número 7. 8.B) Si cumple con los requisitos, continúa con el procedimiento.
F-AM-048.
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Actividad y cómo se hace
Documentación
Registro Referencia
9). EL SECRETARIO (A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: registro en el libro de matrícula, en el software de manejo institucional y SIMAT la matricula de los estudiantes. Nota: los posibles movimientos de los alumnos que se generen en la base de datos del sistema son ocasionados durante el transcurso del año por retiro, cambio de grado, promoción anticipada o traslado de estudiantes.
Registro de Matrícula Libro de
Matrículas Software
Programa de auditorias
10). RECTOR(A) DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA OFICIAL: consolida toda la información relacionada con el proceso de la matrícula y la envía a la secretaría de educación municipal.
Informe
11). SECRETARIO (A) DE EDUCACIÓN Y CULTURA: evalúa el informe de matrícula y lo envía a la Institución Educativa o CAPI, a fin de que se tomen las respectivas acciones.
Software
Mejoramiso
12). LA SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA: efectúa seguimiento y medición tanto a las acciones tomadas por parte de las Institución Educativa tras la visita de verificación, como al proceso de cobertura del servicio educativo y genera el respectivo informe.
13). EL SECRETARIO DE EDUCACION Y CULTURA: evalúa la necesidad de tomar acciones frente a los resultados presentados durante el desarrollo del proceso: 13.A) Si es necesario, se reúne con el equipo de trabajo, aplican el procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas, Control del Producto No Conforme o de Mejora y continúa con el paso número 14. 13.B) Si no es necesario, continúa con el procedimiento.
P-AM-005 P-AM-006 P-AM-016 P-AM-023
P-AM-002 P-AM-003
14). SECRETARIO (A) DE EDUCACIÓN Y CULTURA: conserva los documentos que dan evidencia del proceso de acuerdo al procedimiento para el control de los registros y a lo descrito en el formato para el control de los documentos y finaliza el procedimiento.
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Control de los registros
Nro. Registro Responsable de diligenciarlo Lugar de almacenamiento Tiempo de
retención 1
Informe de instituciones educativas
Rector de la institución educativa
Secretaria de educación 5 años
2 Cuadro de resultados
Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
3 Plan de mejoramiento
Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
4 Plan de acción
Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
5 Acta
Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
6 Formato de acciones correctivas, preventivas o de mejora
Líder del proceso
Secretaria de educación 5 años
Documentos de Referencia
Nro. Referencia Breve descripción Lugar de almacenamiento
1 Resolución comité de conformación de cupos
Creación del comité de cupos para las instituciones educativas a nivel municipal
Archivo de secretará de educación
Notas de Cambio
Nro. Versión Inicial
Naturaleza del Cambio Identificación del Cambio Versión Final
1 2
Nro. Código Nombre
1 F-SE-050 Formulario Solicitud de Cupo para Preescolar 2 F-SE-060 Formulario Solicitud de Cupos para Alumnos Nuevos 3 F-SE-059 Formulario Solicitud de Cupo para Traslado 4 F-SE-051 Formulario de Programación por dependencias
Elaboró:
Bibiana María Ospina
Revisó:
Diana Eugenia Ospina Saldarriaga
Aprobó:
Guillermo de Jesús Ochoa Beltrán