CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

I.- OBJETO

Establecer el proceso de codificación de los documentos normativos.

II.- ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento será de aplicación a toda la unidad de negocio de GLP Perú.

III.- NORMATIVA MARCO (NORMATIVA SUPERIOR DE REFERENCIA)

Procedimiento 001-PR606MG (Rev. 00) Codificación de la Normativa de Grupo.

IV.- NORMATIVA DEROGADA

Procedimiento Codificación de Documento Normativo (001-PR33LN.GL.PE Rev. 0).

V.- VIGENCIA

Este documento normativo entrará en vigencia el siguiente día de calendario de la fecha

de aprobación determinada.

VI.- DISPOSICIONES GENERALES Y TRANSITORIAS

Los criterios y directrices emitidos en documentos anteriores a este documento normativo

quedan totalmente sustituidos a partir de la vigencia del presente documento.

VII.- ÍNDICE

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

1.1. Definiciones.

1.2. Abreviaturas.

2. CONSIDERACIONES PREVIAS

2.1 Principios y Criterios Normativos Básicos

3. FASE DEL PROCESO

3.1. Asignación del Código

3.3. Creación de Nuevos Componentes de Código

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Jefatura de SCMA

5. ANEXOS

5.1. Anexo 1: Temática/ Proceso

VIII CONTENIDO

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

1.1. Definición

1.1.1. Documento Normativo: Disposiciones establecidas para regular las actividades, tales

como políticas, normas y procedimientos.

1.2. Abreviaturas

1.2.1. SCMA: Seguridad, Calidad y Medio Ambiente

1.2.2. UUNN: Unidad de Negocios

2. CONSIDERACIONESPREVIAS

2.1 Principios y Criterios Normativos Básicos

2.1.1. Para el diseño de la estructura del código se ha considerado los siguientes aspectos:

Manejo de un código que permita la identificación del ámbito de aplicación, tipo

de documento normativo y proceso de negocio involucrado.

Integración en el mapeo de Procesos de la UUNN.

Menor dependencia a cambios de estructura u organizativos.

2.1.2. Para la identificación habitual de los documentos en consultas, búsquedas, etc. Sera

suficiente que los usuarios de la normativa mencionen los tres dígitos iniciales, los cuales

son irrepetibles.

3. FASES DEL PROCESO

3.1. Asignación del Código

3.1.1. La jefatura de SCMA se asigna el código al documento normativo en la etapa de

aprobación.

3.2 Estructuración del Código

3.2.1 El código de un documento normativo está formado por varios componentes o

atributos de clasificación, separados por un guión o punto, según matriz de EPP., el caso,

como se muestra a continuación:

3.2.2. Número Correctivo: Se identificará con tres dígitos cuya serie comenzara con el 001

y continuara de manera secuencial sin interrupción, respetando, en lo posible, el orden

cronológico de aprobación de los documentos normativos.

La numeración comprenderá a todos los documentos de la empresa. El uso de un número

correlativo permitirá conocer en forma instantánea la cantidad total de documentos

normativos existentes en la Compañía.

El número correlativo es el elemento del código que, por su carácter diferenciador,

impedirá que existan dos documentos con una misma codificación.

3.2.3. Tipo de Normativa: Se identificara con dos letras mayúsculas que serán “PO”, “NO”,

“PR”, “FO” Y “OT” cuando corresponda a una Política, Normativa, Procedimiento,

Formato, u otros documentos (instructivos, matrices, planes, etc.) respectivamente.

3.2.4. Temática/ Proceso: Se identificara con tres dígitos, correspondiendo los dos

primeros a un macro proceso y el último, a un proceso. La estructura planteada en el

ANEXO 1 guarda relación con el Mapa de Procesos de la UUNN, Nivel 00 y 01. En caso de

no existir una identificación con un proceso, el último dígito será “cero”.

Cuando el documento amplié su aplicación a más de un proceso se mantiene la asignación

de la Temática/ Proceso inicial y vigente.

3.2.5. Ámbito de aplicación: se identificara con dos letras mayúsculas, que serán “LN” que

corresponde a la aplicación Local de Negocio.

3.2.6. Negocio/ Unidad: se identificará con dos letras mayúsculas “GL” correspondientes a

las Unidades de Negocio GLP Perú.

3.2.7. País: Se identificara con dos letras mayúsculas “PE” de acuerdo a la codificación

internacional de países establecida por la norma ISO 3166.

3.3. Creación de Nuevos Componentes del Código

3.3.1. La habilitación de nuevos componentes, adicionales a los establecidos en los Anexos

1 deberá ser consensuada entre el Área que propone ( sea la propietaria o participante del

proceso) con la Jefatura de SCMA.

4. responsabilidades

4.1. Jefatura de SCMA

4.1.1. Asignar el código a los documentos normativos en proceso de aprobación.

4.1.2 Mantener actualizado y vigente la estructura de codificación

5. ANEXOS

5.1. Anexo 1: Temática/ Proceso

ANEXO 1- TEMÁTICA Y PROCESOS

Definición de capitulo y procesos para su utilización en la codificación de los documentos

normativos.

MACROPROCESO/ CAPITULO PROCESO

0 1 Ética y Consulta 0

0 2 Asunto Jurídico 0

0 3 Medio Ambiente Seguridad y

Calidad

1 Medio Ambiente

2 Seguridad

3 Calidad

4 Protección

0 4 Control Interno 0

0 5 Planificación y Control

0

1 Autorización de Inversiones y Gastos

2 Desinversiones Generales

3 Planificación y Presupuesto

4 Asesores y Consultores externos

5 Participaciones

6 Control de Filiales

7 Organización de Comités

0 8 Auditorias 1 Gestión de Autorías Internas

0 9 Actividades Inmobiliarias y

Servicios Generales

0

1 Gestión Inmobiliaria

2 Servicios Generales

10 Ingeniería 0

1 Planificación y Gestión de Proyectos de Ingeniería

11 Sistemas de Información 0

1 Seguridad de la Información

12 E- Business 0

1 Contenido de Repso/Net

13 Fiscal 0

14 Investigación y Desarrollo 0

1 Planificación y Gestión de Proyectos de I+D

15 Administración de Seguros 0

16 Administración Comercial

0

1 Gestión de Créditos

2 Servicio de Atención al Cliente (SAC)

3 Facturación Comercial

17 Gestión de Inventarios 0

MACROPROCESO/ CAPÍTULO PROCESO

1 Administración de Almacenes ( Materiales)

2 Movimiento de producto

30 Compras y Contrataciones

0

1 Compras y contrataciones

40

0

1 Consolidación y normativa contable

2 Financiación

3 Tesorería

4 Facturación no comercial

5 Administración de cobros y pagos

60

Recursos Humanos

0

1 Selección y asignación

2 Desarrollo

3 Formación

4 Planificación

5 Expatriación

6 Organización

7 Viajes

8 Designación de consejeros

9 Administración y otros

70

Comunicación Empresarial

0

1 Relaciones externas

2 Marketing, Publicidad e Identidad Corporativa

3 Comunicaciones externas

4 Comunicaciones internas

80

Abastecimiento

Comercialización Mayorista

0

1 Abastecimiento

2 Gestión Comercial

3 Descarga de GLP

4 Almacenamiento

5 Despacho GLP

85

Operación de Plantas

0

1 Recepción y Clasificación de Cilindros

2 Recepción y Clasificación de Cilindros

3 Envasado de Cilindros

4 Gestión de Stocks y Operación Granel

5 Mantenimiento, encaje y Reclamos de Cilindros

6 Mantenimiento de Equipo y Unid. Transporte

7 Gestión de Insumos

MACROPROCESO/ CAPITULO PROCESO

90

Comercialización Granel

0

1 Desarrollo Mercado Granel

2 Gestión de Pedidos

3 Planificación, entrega y Facturación

4 Gestión de Clientes y Post- Venta

5 Obras de Instalación

6 Mantenimiento de Instalaciones

7 Captación de Clientes

95

Distribución y Venta de Envasado al canal

0

1 Planificación de Distribución Envasado

2 Carga de Producto GLP y no Gas

3 Atención al Canal

4 Descarga de Cilindros, Liquidación y Registro

5 Evaluación y Desarrollo del Operador Logístico

96

Comercialización de Envasado al Cliente Final

0

1 Implementación de Canal de Distribución

2 Gestión de Stocks

3 Venta Envasado de Local

4 Venta de Envasado a Domicilio

5 Gestión de Post- Venta Envasado

6 Evaluación, Supervisor y Desarrollo de Distribución Envasado

97 Mercado 0