co pr 004 compras adquisiciones contrataciones v13 · compra generados de acuerdo con los montos...

Proceso o Nombre del Proyecto:

1. OBJETIVO ................................

2. ALCANCE ................................

3. DEFINICIONES ................................

4. RESPONSABLES ................................

5. RECURSOS - DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

6. METODOLOGÍA ................................

7. REGISTROS................................

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para asegurar que los suministrospara Conequipos y/o sus dependenciasExterno o Interno, y se realicen con criterios de control.

2. ALCANCE

Aplica para la compra de todos los materialesmaquinaria, equipos industriales compañía durante la ejecución de sus diferentes proyectospropio.

3. DEFINICIONES

CENTRO LOGÍSTICO: Es la unidad operacional de la procedimientos de distribución.

CLASES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS: una agrupación interna para mayor control de las compras dentro del

COMPARATIVO DE COTIZACIONES:recibidas de los proveedores, y se analizan por cada proveedor los criterios de Calidad, Tiempos de Entrega, Cumplimientos de Especificaciones Técnicas, Marcas y Precios.

CONTRATISTAS: Persona natural o jurídica que presta un servicio relacionado directamente con la actividad económica de la contratante.

ERP:(Siglas en inglés de

COMPRAS, ADQUISISIONES Y CONTRATACIONES

COMPRAS

TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................................................

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................

Establecer la metodología para asegurar que los suministros de bienes y servicios adquiridosConequipos y/o sus dependencias, cumplan con los requisitos establecidos por el

con criterios de control.

compra de todos los materiales, equipos menores,herramientas maquinaria, equipos industriales y todos los servicios contratados a terceros requeridos por la compañía durante la ejecución de sus diferentes proyectos y suministros para funcionamiento

Es la unidad operacional de la Empresa donde se realizan

DE COMPRAS: Son tipos de documentos que permiten hacer una agrupación interna para mayor control de las compras dentro del Sistema SAP.

COMPARATIVO DE COTIZACIONES: Es donde se reúnen todas las ofertas económicas bidas de los proveedores, y se analizan por cada proveedor los criterios de Calidad,

, Cumplimientos de Especificaciones Técnicas, Marcas y Precios.

: Persona natural o jurídica que presta un servicio relacionado directamente con la actividad económica de la Empresa, dentro de las instalaciones o en representación del

(Siglas en inglés de Enterprise ResourcePlanning)Planificación de

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 2de 13

............................................. 2

.............................................. 2

..................................... 2

................................. 4

............................................... 5

.................................... 6

........................................ 12

.................................... 12

y servicios adquiridos , cumplan con los requisitos establecidos por el Cliente

,herramientas vehículos, requeridos por la

y suministros para funcionamiento

donde se realizan

que permiten hacer SAP.

Es donde se reúnen todas las ofertas económicas bidas de los proveedores, y se analizan por cada proveedor los criterios de Calidad,

, Cumplimientos de Especificaciones Técnicas, Marcas y Precios.

: Persona natural o jurídica que presta un servicio relacionado directamente , dentro de las instalaciones o en representación del

Planificación de


RecursosEmpresariales.

EPP: Elementos de Protección P

GRUPO DE COMPRAS: Es una distinción decada Proyecto.

INSPECCIÓN EN LA RECEPCIestado de todos los suministros que se reciben por los diferentes proveedores para constatar que se cumplan las especificaciones solicitadas, de acuerdo con el

MATERIALES: Se refiere a todos los bienes requeridos pproyectos y procesos de la EmpresaExterno y/o Interno.

PEDIDO DE COMPRA (Orden Compañía, del Proyecto y del Proveedorrespectivas condiciones técnicas y comerciales acordadas.

PRODUCTO NO CONFORME: Suministros que no cumplen con las especificaciones técnicas y de calidad requeridos en los proyectos

PRODUCTOS CONSUMIBLES: Aquellos que son necesarios más no críticos en el desarrollo y calidad del Proyecto además de ser de menor cuantía.

PRODUCTOS/SERVICIOS CRÍTICOS:la Seguridad y Salud de los Trabajadores prevención de la contaminación, servicios con incidencia Ambiental

PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que suministra o entrega un producto o servicio que no fue elaborado en las instalacionesservicio).

SERVICIOS: Conjunto actividades para cumplir y responder con la necesidades del procesos internos de acuerdo con sus solicitudes y especificaciones.

SOLICITUD DE PEDIDO - SOLPED (Requisición de describen los suministros requeridos con especificaciones clarasimputación, de los materiales, equipos, herramientas y/o servicios para el desarrollo de los Proyectos.

SUBCONTRATISTA: Persona Natural un proceso de la Empresa.

OBJETO DE IMPUTACIÓN:Ámbito u objeto de costo en una operación de compras que involucre un


COMPRAS

Personal.

Es una distinción deERP para identificar las compras generadas en

N EN LA RECEPCIÓN (VERIFICACIÓN DE MATERIALES): Es la verificación del estado de todos los suministros que se reciben por los diferentes proveedores para constatar

cumplan las especificaciones solicitadas, de acuerdo con el Pedido de Compra

Se refiere a todos los bienes requeridos para la ejecución de los diferentes Empresa, cumpliendo las exigencias o solicitudes del

de Compra): Es el registro que contiene la información de la Proveedor; detalla el producto y/o servicio a comprar con las

respectivas condiciones técnicas y comerciales acordadas.

Suministros que no cumplen con las especificaciones técnicas y de calidad requeridos en los proyectos y/o procesos.

: Aquellos que son necesarios más no críticos en el desarrollo y además de ser de menor cuantía.

TICOS: Aquellos que inciden en la Calidad de los Trabajadores y la Operación, requisitos Ambientales para la

prevención de la contaminación, servicios con incidencia Ambiental.

Persona natural o jurídica que suministra o entrega un producto o servicio que instalaciones de la Compañía. (Materiales, equipos, suministros y/o

Conjunto actividades para cumplir y responder con la necesidades del de acuerdo con sus solicitudes y especificaciones.

SOLPED (Requisición de Material): Solicitud formal, donde se describen los suministros requeridos con especificaciones claras, sus cantidades

e los materiales, equipos, herramientas y/o servicios para el desarrollo de los

Natural o Jurídica Externa que realiza parte de las funciones

Ámbito u objeto de costo de asignación de la erogación incurrida en una operación de compras que involucre un gasto o un costo.

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 3de 13

para identificar las compras generadas en

Es la verificación del estado de todos los suministros que se reciben por los diferentes proveedores para constatar

Compra.

ara la ejecución de los diferentes , cumpliendo las exigencias o solicitudes del Cliente

Es el registro que contiene la información de la ; detalla el producto y/o servicio a comprar con las

Suministros que no cumplen con las especificaciones técnicas y

: Aquellos que son necesarios más no críticos en el desarrollo y

de los Proyectos, en , requisitos Ambientales para la

Persona natural o jurídica que suministra o entrega un producto o servicio que . (Materiales, equipos, suministros y/o

Conjunto actividades para cumplir y responder con la necesidades del Cliente y/o

: Solicitud formal, donde se sus cantidades y objeto de

e los materiales, equipos, herramientas y/o servicios para el desarrollo de los

Jurídica Externa que realiza parte de las funciones o

la erogación incurrida


4. RESPONSABLES

DIRECTOR DE OBRA:Informarequeridos para el desarrollo del de acuerdo con los montos establecidos en el p

INGENIERORESIDENTE / INGSolicitud de Pedido (SOLPED) de materiales y/o servicios a través deltécnico de cumplimiento especificaciones de los materiales y proceso de compras.

Participa en la aprobación de compras, especificaciones técnicas y de calidad de los suministros requeridos.

ADMINISTRADOR DE OBRA: Revisar los pedidos de pedidos de acuerdo con los montos establecidosla gestión de las compras localeslos lineamientos del presente procedimiento

INGENIERO DE CONTROL DE gestión de compras yliberar en montos establecidos en el presente

GERENCIA: Liberar enel ERP con total sin importar la cuantía; sí la compra es prioritaria para la ejecución de un la liberación al Coordinador de Compras

COORDINADOR DE COMPRASencarga de la Evaluación de Desempeño proveedores, con la información programar negociaciones con los proveedores por volumen, liberaCompra generados de acuerdo con los montos establecidos en el presente

AUXILIAR DE COMPRAS: Solicitar las cotizaciones a los proveedores de acuerdo con las Solicitudes de Pedidos (SOLPEDcomercial y económico y recomendar

ANALISTA DE COMPRAS: Generar los pedidos de compras en Gestión de compras (Cotizacionescorreos de aprobación y recomendacionessuministros solicitados, de acuerdo con los requerimientos de los proyectos.

ASISTENTE DE COMPRAS:Realizar junEvaluación y Reevaluación de Proveedores

Efectuar seguimiento y control al cumplimiento de entrega de la documentación requerida a los proveedores, recepcionar y verificar que la


COMPRAS

Informar el programa de trabajo y la planeación de los requeridos para el desarrollo del Proyecto. Liberar en el ERP los pedidos de compra generados de acuerdo con los montos establecidos en el presente procedimiento.

INGENIEROESPECIALISTA: Se encarga de la generación de la ) de materiales y/o servicios a través del ERP, y d

técnico de cumplimiento especificaciones de los materiales y servicios que se encuentran en

de compras, recepción y verificación de cumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad de los suministros requeridos.

Revisar los pedidos de compra generados, liberapedidos de acuerdo con los montos establecidos, está facultado y es el responsable de

las compras locales y de realizar la aceptación de servicios en elprocedimiento.

DE PROYECTO: Verificar el cumplimiento de costos asociados a la en el ERP los pedidos de compra generados de acuerdo con los

montos establecidos en el presente procedimiento.

con total autonomía los pedidos de compra de cualquier proyecto sin importar la cuantía; sí la compra es prioritaria para la ejecución de un Proyecto

Compras.

COORDINADOR DE COMPRAS: Gestionar y verificar la adquisición de las compras, se Desempeño de Proveedores. Gestionar las solicitudes de pagos a

información de las necesidades de suministros recibida de los proyectos, aciones con los proveedores por volumen, liberar en el ERP

generados de acuerdo con los montos establecidos en el presente procedimiento

Solicitar las cotizaciones a los proveedores de acuerdo con las SOLPED) recibidas de proveedores de la Región. Realizar un análisis

comercial y económico y recomendar su adjudicación.

Generar los pedidos de compras en el ERP, dejandoCotizaciones, especificaciones técnicas, comparativos de cotizaciones,

recomendaciones,etc.).Realizar seguimiento a la llegada de los suministros solicitados, de acuerdo con los requerimientos de los proyectos.

Realizar junto con la Coordinación de Compras Proveedores de Conequipos.

seguimiento y control al cumplimiento de entrega de la documentación requerida a los y verificar que la facturación recibida de los proveedorescumpla con

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 4de 13

de los suministros los pedidos de compra generados

: Se encarga de la generación de la , y dar su concepto

servicios que se encuentran en

recepción y verificación de cumplimiento de las

liberaren el ERP los y es el responsable de realizar

el ERP,siguiendo

el cumplimiento de costos asociados a la los pedidos de compra generados de acuerdo con los

pedidos de compra de cualquier proyecto Proyecto este autoriza

la adquisición de las compras, se las solicitudes de pagos a

de las necesidades de suministros recibida de los proyectos, ERP los Pedidos de procedimiento.

Solicitar las cotizaciones a los proveedores de acuerdo con las proveedores de la Región. Realizar un análisis

ndo soporte de la , especificaciones técnicas, comparativos de cotizaciones,

Realizar seguimiento a la llegada de los

Compras la Selección,

seguimiento y control al cumplimiento de entrega de la documentación requerida a los recibida de los proveedorescumpla con


los soportes requeridos.

ALMACENISTA:Verificar en el ERPproyectos.Realizar la inspección cumplimiento de acuerdo con los requerimientos del devolución de los suministros cuando no cumplan con las características técnicas y de calidadrequeridas. Realizar las EM (Entradas de

PERSONAL DE HSEQ

- Verificar la documentaciónaportada para técnico, normativo en cuanto a especificaciones técnicas de referencia, la Legislación vigente SSTAOrganización este ejecutando.

- Verificación de documentos HSE aportados por ofertantes a contratistas en proceso de selección.

- Mantener actualizados registros de verificación y monitoreo al trabajo efectuado por los contratistas y proveedores.

- Efectuar Evaluaciones de conlos criterios establecidos

- Realizar seguimiento y control a los planes de acción derivados de la Desempeño en SSTA de los contratistaOrganización.

- Estas actividades se desarrollarObra.

5. RECURSOS - DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

5.1 PERSONAL,HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS NECESARIOS

CARGO

Coordinador de Compras

Analista de Compras

Auxiliar/ Asistente de Compras

Almacenista

Qa/Qc

HSE


COMPRAS

ERP si existe disponibilidad de los suministros solicitados la inspección en la recepción de suministros solicitados, y verifica

imiento de acuerdo con los requerimientos del Pedido de Compradevolución de los suministros cuando no cumplan con las características técnicas y de calidad

Realizar las EM (Entradas de Almacén) en el ERP.

documentaciónaportada para un equipo, producto o servicio desde el en cuanto a especificaciones técnicas de referencia,

SSTA, y de otra índole que sea parte del contrato que la este ejecutando.

documentos HSE aportados por ofertantes a contratistas en proceso de

registros de verificación y monitoreo al trabajo efectuado por los contratistas y proveedores.

de Desempeño a los contratistas y proveedores de acuerdo criterios establecidos por la legislación vigente en SSTA.

Realizar seguimiento y control a los planes de acción derivados de la en SSTA de los contratistas y proveedores que prestan servicios a la

Estas actividades se desarrollaránencoordinación con personal HSEQ

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS NECESARIOS

HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

COMUNES ESPECIALES

PC ERP / Herramientas Microsoft Suministros y consumibles (Útiles de oficina, papelería, equipos de comunicación, etc.).

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 5de 13

si existe disponibilidad de los suministros solicitados en los suministros solicitados, y verificar su

Compra. Gestionar la devolución de los suministros cuando no cumplan con las características técnicas y de calidad

equipo, producto o servicio desde el ámbito en cuanto a especificaciones técnicas de referencia, que cumpla con

, y de otra índole que sea parte del contrato que la

documentos HSE aportados por ofertantes a contratistas en proceso de

registros de verificación y monitoreo al trabajo efectuado por los

a los contratistas y proveedores de acuerdo

Realizar seguimiento y control a los planes de acción derivados de la Evaluación de s y proveedores que prestan servicios a la

Q o delegados en

ESPECIALES

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A


6. METODOLOGÍA

Las compras, adquisiciones y contratacionesproyectos, surge la necesidad de un suministro de material, equipo, herramienta y/o servicio específico para los mismos.

- PEDIDOS DE COMPRAS/SERVICIOS

Son realizadas por el Analista de de difícil consecución que afectan la calidad de los proyectostrabajadores y la prevención de la contaminacióninvolucran negociaciones por volumen y/o acuerdos comerciales

El control de aprobación (Liberación acuerdo con lo descrito enel presente documento.

- PEDIDOS DE COMPRAS/ SERVICIOS

Las compras, adquisiciones y contrataciones locales se realizan a aquellos suministros, que son de consecución en el área de influencia de cada uno de los proyectos, que por oportunidad de la zona y participación social por parte de las comunidades pueden suministrar dichos elementos para que desde el proyecto se acceda de manera rápidacomunidad en la ejecución de losalgunas herramientas, EPP, ensayos no destructivos, alimentación, hospedaje, servicios públicos, suministro de agua, hielo, etc

Nota Aclaratoria:

- Los pedidos de compra/servicios cuando se cumpla con lo descritoen el ERP están condicionadas al monto y a que en cada pedido se encuentren los soportes anexos completos de la Gestión de Compras

- Cuando existan acuerdos y ofertas comerciales, donde los proveedores mantengan los precios establecidos en la primera cotización por un determinado periodo, el Departamento de Compras Compra siempre y cuando cu

DESARROLLO METODOLÓGICO

No. ACTIVIDAD

TAREA DESCRIPCI

0 PROGRAMACIÓN DE CRONOGRAMA DE

COMPRAS

De acuerdo connecesidades del se establece de Compras


COMPRAS

nes y contrataciones se originan cuando en las diferentes áreas o royectos, surge la necesidad de un suministro de material, equipo, herramienta y/o servicio

/SERVICIOS CRÍTICOS PARA LOS PROYECTOS:

Son realizadas por el Analista de Compras designado para cada proyecto, son todas aquellas que afectan la calidad de los proyectos, la seguridad y salud de los

y la prevención de la contaminación ambiental, son de cuantía elevadavolumen y/o acuerdos comerciales.

Liberación de Compra) se realiza en el ERP, y los montos son de presente documento.

/ SERVICIOS LOCALES

Las compras, adquisiciones y contrataciones locales se realizan a aquellos suministros, que son de consecución en el área de influencia de cada uno de los proyectos, que por oportunidad de

y participación social por parte de las comunidades pueden suministrar dichos elementos para que desde el proyecto se acceda de manera rápida, dando participación de la comunidad en la ejecución de los diferentes proyectos, como es la madera, agregados pétreos, algunas herramientas, EPP, ensayos no destructivos, alimentación, hospedaje, servicios públicos, suministro de agua, hielo, etc.

/servicios se pueden realizar por Obra o por Bogotá, siemprelo descrito en este procedimiento; las compras para la liberación

están condicionadas al monto y a que en cada pedido se encuentren los completos de la Gestión de Compras realizada.

cuerdos y ofertas comerciales, donde los proveedores mantengan los precios establecidos en la primera cotización por un determinado periodo, el

Compras utiliza dicha cotización para soportar posteriores siempre y cuando cumpla con las especificaciones de la solicitud del pedido.

GICO

QUIEN (Ejecuta)

POSIBLE DESVIACIÓN DESCRIPCIÓN

De acuerdo con las necesidades del Proyecto, se establece Plan General

Compras

Director Obra, Programador de Obra

N.A.

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 6de 13

se originan cuando en las diferentes áreas o royectos, surge la necesidad de un suministro de material, equipo, herramienta y/o servicio

S PARA LOS PROYECTOS:

, son todas aquellas la seguridad y salud de los

de cuantía elevada que

, y los montos son de

Las compras, adquisiciones y contrataciones locales se realizan a aquellos suministros, que son de consecución en el área de influencia de cada uno de los proyectos, que por oportunidad de

y participación social por parte de las comunidades pueden suministrar dichos participación de la

madera, agregados pétreos, algunas herramientas, EPP, ensayos no destructivos, alimentación, hospedaje, servicios

o por Bogotá, siempre y en este procedimiento; las compras para la liberación

están condicionadas al monto y a que en cada pedido se encuentren los

cuerdos y ofertas comerciales, donde los proveedores mantengan los precios establecidos en la primera cotización por un determinado periodo, el

utiliza dicha cotización para soportar posteriores Órdenes de mpla con las especificaciones de la solicitud del pedido.

ACCIÓN

(Decisión)

N.A.


No. ACTIVIDAD

TAREA DESCRIPCI

1 GENERACIÓN DE LA

SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED)

El proceso inicia con la generación de la de Pedido (SOLPED) materiales y servicios a través del

Si la SOLPEDvehículos, equipos industriales, maquinaria, repuestos y sus suministrosClasificaciónsuministros por especialidad o enfoque (Eléctricos, Mecánicos, Instrumentación, Civil, Herramientas, Equipos, EPP). Indicación objeto imputación.

2 DISPONIBILIDAD EN INVENTARIO

Verificar en existe disponibilidad de los suministros solicitados los proyectos, por las SOLPED

Depurar de la SOLPEDcantidades o posiciones disponibles, para realizar la compra solo de lo no disponible.

3 SELECCIÓN DE

PROVEEDORES / SUBCONTRATISTAS

Se debe consultar el formato CO FO 037 Maestro de Proveedores y Subcontratistas y verificar que cumpla con los soportes odocumentación mínima requerida. Aplicación del Procedimiento Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Bienes y/o Servicios SubcontratistasAplicaciónFO 634 en la Etapa ISelección.


COMPRAS

QUIEN (Ejecuta)


El proceso inicia con la generación de la Solicitud de Pedido (SOLPED) de materiales y servicios a través del ERP.

Ingenieros Residentes / Ingenieros Especialista de Obra/ Administración y Mantenimiento de Equipos

La SOLPED no cuente con la información y las especificaciones técnicas, observaciones o especificaciones

Si la SOLPED es de vehículos, equipos industriales, maquinaria, repuestos y sus suministros.

N.A.

Clasificación de los suministros por especialidad o enfoque (Eléctricos, Mecánicos, Instrumentación, Civil, Herramientas, Equipos,

Indicación objeto de imputación.

La SOLPED no este clasificada por especialidad

Verificar en el ERP si existe disponibilidad de los suministros solicitados en los proyectos, por las

Generadas.

Almacenista

No existencia en inventarios propios

purar de la SOLPED las cantidades o posiciones disponibles, para realizar la compra solo de lo no disponible.

No existe el total de cantidades

Se debe consultar el formato CO FO 037 Listado

de Proveedores y Subcontratistas Aceptados y verificar que cumpla con los soportes o documentación mínima requerida. (Drive)

Analista de Compras / Auxiliar de Compras

Dentro del Listado Maestro no contar con el Proveedor y/oSubcontratista idóneo

Aplicación del Procedimiento CO PR 005 Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Bienes y/o Servicios – Subcontratistas. Aplicacióndel formato CO

634 en la Etapa Selección.

Coordinación de Compras /Analista y Auxiliares de Compras / Administración y Mantenimiento de Equipos

N.A.

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 7de 13

ACCIÓN

(Decisión)

las especificaciones

Se informa a quien solicita la compra para concertar las especificaciones técnicas o características de la compra.

Se re-direcciona al proceso de Administración y Mantenimiento de Equipos

Se requiere a quien solicita la compra clasifique la Orden por especialidad.

No existencia en Se realiza la Gestión de Compras

No existe el total Emitir observación y continuar con el proceso de compras

/oSubcontratista

Aplicar Procedimiento de Selección de Proveedores y Subcontratistas CO PR 005

N.A.


No. ACTIVIDAD

TAREA DESCRIPCI

4 SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Generar Solicitud de Cotización para Compra de los bienes y/o servicios y enviar a los proveedores seleccionados.

5 COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Se realiza el comparativo de cotizacionesformato CO FO 605

6

ANÁLISIS ECONÓMICO, COMERCIAL Y

VERIFICACIÓN DE CONDICIONES HSEQ

Se realiza el económico, comercial y HSEQ teniendo en cuenta: Tiempos de entrega, descuentos, formas de pago, marcas, precios, certificaciones, Sistema de Gestión, cumplimiento de criterios de HSEQAplicación FO 634 en la Etapa I SELECCIÓN

7 GENERACIÓN DEL

PEDIDO (ORDEN DE COMPRA)

La elaboración del pedido de compra de bienes y/o servicios, se realiza a través del ERP, de acuerdo con la estrategia de liberación.


COMPRAS

QUIEN (Ejecuta)


Generar Solicitud de Cotización para Compra de los bienes y/o servicios y enviar a los proveedores seleccionados.

Analista de Compras / Auxiliar de Compras/

Coordinación de Compras /

Administradores

Para la compra de bienes y/o servicios superiores a SMLV Cuando existan acuerdos y ofertas comerciales, donde los proveedores mantengan los precios establecidos en la primera cotización por un determinado periodo

Si es un solo proveedor o el único que suministra el producto y/o servicio

Se realiza el comparativo cotizaciones en el

formato CO FO 605

Analista de Compras / Auxiliar de Compras /

Administradores

Se realiza cuando las ofertas que se tengan no permitan hacer un análisis completo.

Se realiza el análisis económico, comercial y HSEQ teniendo en cuenta: Tiempos de entrega, descuentos, formas de pago, marcas, precios, certificaciones, Sistema de Gestión, cumplimiento de criterios de HSEQ. Aplicación del formato - CO FO 634 en la Etapa I SELECCIÓN


Coordinador de Compras /

Administradores / HSEQ

(Condiciones)

No cumplimiento de criterios a

analizar

La elaboración del pedido de compra de bienes y/o servicios, se realiza a

l ERP, de acuerdo con la estrategia de liberación.


N.A.

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 8de 13

ACCIÓN

(Decisión)

Para la compra y/o

3

Se debe soportar por mínimo tres (3) cotizaciones de proveedores.

Cuando existan acuerdos y

donde los

mantengan los

establecidos en la

cotización por un

Se utiliza la primera cotización para soportar posteriores órdenes de compra siempre y cuando cumpla con las especificaciones de la solicitud del pedido

Si es un solo el

único que suministra el producto y/o

Se soporta con una (1) sola cotización. Esta debe estar soportada en el ERP.

Se realiza cuando as ofertas que se

no hacer un

análisis completo.

Aplicación del comparativo de ofertas formato CO FO 605

No cumplimiento

Se debe enviar el análisis al proyecto para revisión del solicitante: Ingeniero Residente de la especialidad, para la evaluación técnica y aprobación de cumplimiento, y al Director de obra para revisión, comentarios y/o aprobación de generación del pedido de compra

N.A.


No. ACTIVIDAD

TAREA DESCRIPCI

Se detalla en • Condiciones técnicas• Condiciones

comercialesDocumentos adicionales requeridos: Planos de fabricación, Catálogos, Hojas de Seguridad y Tarjetas de Emergencia cuando se trata de productos químicos(Cuando aplique)Anexo 1. Condiciones de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.(Cuando aplique).Anexo 2. Alcance de las Órdenes de Compra y/o Servicios. (Cuando aplique). Pagos de parafiscales, seguridad social, (Cuando aplique). Los pedidos se pueden realizar por Obra o por Bogotá, siempre y cuando se cumpla con el procedimiento de compras CO PR 004; para mayor control la liberación en ERP está condicionada al monto y a que en cada pedido se encuentren los soportes completos deGestión de Compras realizada.

8

LIBERACIÓN DE PEDIDOS

(Aprobación de las Órdenes de Compra)

La aprobación de las Órdenes de hace por medio de

Montos hasta

Montos de 6 SMMLV 33 SMMLV

Montos de 6 SMMLV 33 SMMLV

Montos de 33 a 122 SMMLV

Montos Mayor a 122


COMPRAS

QUIEN (Ejecuta)


Se detalla en el ERP: Condiciones técnicas Condiciones comerciales


N.A.

Documentos adicionales requeridos: Planos de fabricación, Catálogos, Hojas de Seguridad y Tarjetas de Emergencia cuando se trata de productos químicos (Cuando aplique).

N.A.

Anexo 1. Condiciones de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. (Cuando aplique).

N.A.

Anexo 2. Alcance de las Órdenes de Compra y/o Servicios. (Cuando

N.A.

Pagos de parafiscales, seguridad social, (Cuando

N.A.

Los pedidos se pueden realizar por Obra o por Bogotá, siempre y cuando se cumpla con el procedimiento de compras CO PR 004; para mayor control la liberación en el

está condicionada al monto y a que en cada pedido se encuentren los soportes completos de la Gestión de Compras realizada.

N.A.

La aprobación de las de Compra se

hace por medio del ERP. a,b,c,d y e

Demora en la liberación del pedido de compra que puede generar reprocesos por la no disponibilidad del material al momento de enviar la Orden de Compra al proveedor. (Lo que se traduce en atraso en la ejecución del Proyecto)

hasta 6 SMMLV a. Administrador de Obra

Montos de 6 SMMLV hasta 33 SMMLV

b. Director de Obra

Montos de 6 SMMLV hasta 33 SMMLV

c. Coordinador Compras Bogotá

Montos de 33 a 122 d. Control de Proyectos Bogotá

Montos Mayor a 122 e. GerenciaGene

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 9de 13

ACCIÓN

(Decisión)

N.A.

N.A.

N.A.

N.A.

N.A.

N.A.

Demora en la liberación del pedido de compra que puede

reprocesos por la no disponibilidad del material al momento de

Orden al

Lo que se traduce en atraso en la ejecución del

La Gerencia tiene la autonomía para aprobar pedidos de comprasin importar la cuantía; sí la compra es prioritaria para la ejecución de un proyecto o un procesoeste autoriza la liberación al Coordinador de Compras y/o Subgerencia Financiera y Administrativa.


No. ACTIVIDAD

TAREA DESCRIPCISMMLV

9

SEGUIMIENTO A LOS PEDIDOS DE

COMPRA DE BIENES Y/ O SERVICIOS, CONTRATISTAS

Realizar seguimiento al cumplimiento de los tiempos de entrega adquiridos con los proveedores, con el fin de garantizar el suministro para los proyectos.Evaluación de Proveedores en HSEQ.Aplicación FO 040 Evaluación de Desempeño de Contratistas o Subcontratistas, de acuerdo con procedimientoAdministración HSE para Contratistas y/o SubcontratistasAplicación del formato CO FO 634 den lIII Evaluación y Reevaluación.

10

CRITERIOS PARA LA RECEPCIÓN DE

PRODUCTO COMPRADO

Los productos recibidos por el Almacén deben llegar soportados como mínimo con copia del pedido de compra, la remisión, certificados de calidad, fichas técnicas y manuales.(Según aplique)Se debe VERIFICAR que cumplan con las condiciones y requerimientos descritos en el pedido de compraRealizar las EM (Entradas de Almacén) pertinentes, en el formato AL FO 006 soportado con la remisión ERP. Si son materiales especiales o de proceso y se reciben a satisfacción se debe generar en la liberación de los materiales.

11

CRITERIOS PARA LA ACEPTACIÓN DEL

PRODUCTO COMPRADO

Verificación de cumplimiento técnico calidad del material parte de un funcionario


COMPRAS

QUIEN (Ejecuta)


ral Realizar seguimiento al cumplimiento de los tiempos de entrega adquiridos con los proveedores, con el fin de garantizar el suministro para los proyectos. Evaluación de Proveedores

. Aplicación del formatoEP

Evaluación de Desempeño de Contratistas o Subcontratistas, de acuerdo con el procedimiento HS PR 035 Administración HSE para Contratistas y/o Subcontratistas

ción del formato CO 4 den las Etapas II y

III Evaluación y Reevaluación.

Analista de Compras/ Auxiliar de Compras /

Coordinación de compras /

Administradores/HSEQ

Proveedor Aprobado Condicional Rechazado

Los productos recibidos por el Almacén deben llegar soportados como mínimo con copia del pedido de compra, la remisión, certificados de calidad,

técnicas y manuales. (Según aplique). Se debe VERIFICAR que cumplan con las condiciones y requerimientos descritos en el pedido de compra

Almacenista

No conformidad en la recepción de los materiales, diferencias con respecto al pedido de compra

Realizar las EM (Entradas de Almacén) pertinentes, en el formato AL FO 006 soportado con la remisión -

N.A.

on materiales especiales o de proceso y

reciben a satisfacción se debe generar en el ERP la liberación de los materiales.

Ingenieros de Calidad N.A.

Verificación de cumplimiento técnico y de calidad del material por parte de un funcionario

Ingeniero de Calidad / HSE y/o Ingeniero especialista

No cumplimiento técnico

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 10de 13

ACCIÓN

(Decisión)

Comunicación al Proveedor, Subcontratista, Plan de Mejora, Aplicación del procedimiento Administrativo

No conformidad en la recepción de los materiales, diferencias con respecto al pedido de compra

Consultar con el delegado de compras y/o los especialistas de cada área para que éste tome la decisión de: Rechazar o aceptar el producto

N.A.

N.A.

No cumplimiento Rechazar el producto


No. ACTIVIDAD

TAREA DESCRIPCIidóneo según sea el caso o de quien realizó la SOLPED para determinar la conformidad del producto comprado.Para servicios de transporte se aplicará el procedimiento TR“Coordinación de Serviciosde Transporte”.Para alquiler de maquinaria y equipos se aplicará el procedimiento AM

12 CONTROL DE

PRODUCTO NO CONFORME

Después de realizada la verificación de los materiales:

• Si el material no cumple con lo especificado en el pedido de compra el almacenista informa al área de calidad acerca de ésta situación; de acuerdo con procedimiento AL PR 015 Control de producto no conforme

13 FINALIZACIÓN DE LA

GESTIÓN DE COMPRAS

El cierre de la Gestión del área de compras se genera en el momento en que el almacenista realiza la EM (Entrada de Almacén) en ERP; y/o la aceptación del servicio por parte del Administrador asignado a cada Proyectque debe realizarse en ERP.

14 GESTIÓN DE LA

FACTURACIÓN DE PROVEEDORES

Los documentosrequeridos Factura son:

- Factura de Venta- Copia del Pedido (Orden

de Compra)- Entrada de materiales y/o

aceptación de servicio

Cuando aplique:


COMPRAS

QUIEN (Ejecuta)


idóneo según sea el caso o de quien realizó la SOLPED para determinar la conformidad del producto comprado. Para servicios de transporte se aplicará el procedimiento TR-PR-030 “Coordinación de Servicios de Transporte”. Para alquiler de maquinaria y equipos se aplicará el procedimiento AM-PR-018.

(Residente) de cada Proyecto / Almacenista /

Coordinador de Transporte /

Administrador de la Obra /

Administrador de Maquinaria en Obra (AMO)

Después de realizada la verificación de los materiales:

Si el material no cumple con lo especificado en el pedido de compra el almacenista informa al área de calidad acerca de ésta situación; de acuerdo con procedimiento AL PR 015 Control de producto no conforme

Almacenista / Ingeniero de

Calidad / HSE / Analista de Compras

No cumplimento deespecificaciones de lo comprado

El cierre de la Gestión del área de compras se genera en el momento en que el almacenista realiza la EM (Entrada de Almacén) en el

la aceptación del servicio por parte del Administrador asignado a cada Proyecto, proceso que debe realizarse en el

Almacenista / Administrador del Proyecto

N.A.

Los documentos mínimos requeridos para recibir la

son:

Factura de Venta Copia del Pedido (Orden de Compra) Entrada de materiales y/o aceptación de servicio.

Cuando aplique:

Asistente de Compras /

Coordinación de Compras / Área Administrativa y

Financiera / HSEQ

N.A.

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 11de 13

ACCIÓN

(Decisión)

No cumplimento deespecificaciones de lo comprado

En conjunto con el Cliente, se analizan las posibles opciones:

• Reprocesado • Reclasificado • Aceptado por

concesión

Si el producto no es aceptado para su uso, se genera una “No Conformidad”. *Se procede a tomar acciones correspondientes hacia el proveedor

N.A.

N.A.


No. ACTIVIDAD

TAREA DESCRIPCI

- Copia de las pólizas de Garantía.

- Actas de recibo a satisfacción por parte de la obra.

- Soportes de pago de seguridades sociales y parafiscales.

- Concepto favorable HSEQ.

- Actas, Remisiones, o

15 ENTREGA DE

INFORMACIÓN A CONTABILIDAD

Al departamento de Contabilidad se entrega:

- Factura - Orden de pedido- Entrada de mercancía- Remisión del - Otros soportes o anexos

7. REGISTROS

• AL FO 006 Entrada de

• CO FO 013 Orden de compra

• AL FO 055 Tratamiento de producto no conforme

• CO FO 037 Listado Maestro de Proveedores y

• CO FO 634 Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores Bienes /Servicios

• EP FO 040 Evaluación de Desempeño de Contratistas o Subcontratistas

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Decreto 1072 de 2015, Libro 2,

• Norma ISO 9001 Numerales 7.4, 5.3 y 8.2.3

• Norma OSHAS 18001 Numerales 4.2, 4.3.1, 4.4.6

• Norma ISO 14001 Numérales 4.2, 4.3.1, 4.4.6

• RUC

• Especificaciones Técnicas


COMPRAS

QUIEN (Ejecuta)


Copia de las pólizas de Garantía. Actas de recibo a satisfacción por parte de

Soportes de pago de seguridades sociales y parafiscales. Concepto favorable

Actas, Remisiones, otros.

Al departamento de Contabilidad se entrega:

Orden de pedido Entrada de mercancía Remisión del material Otros soportes o anexos

Administradores/Asistente o Analista de Compras /

Coordinación de Compras

N.A.

Entrada de mercancía

Orden de compra

Tratamiento de producto no conforme

Listado Maestro de Proveedores y Subcontratistas

Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores Bienes /Servicios

Evaluación de Desempeño de Contratistas o Subcontratistas

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6.

ISO 9001 Numerales 7.4, 5.3 y 8.2.3

Norma OSHAS 18001 Numerales 4.2, 4.3.1, 4.4.6

Norma ISO 14001 Numérales 4.2, 4.3.1, 4.4.6

del Cliente y/o Códigos aplicables

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 12de 13

ACCIÓN

(Decisión)

N.A.

Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores Bienes /Servicios

Evaluación de Desempeño de Contratistas o Subcontratistas


• Certificados de Calidad

• AM PR 018“Administración y Mantenimiento de Maquinaria y Equipos

• HS IN 018 “Guía de referencia para Contratistas”

• TR PR 030 “Coordinación de Servicios de Transporte

• CO PR 005 “Selección, Evaluación y Reevaluación de proveedores de Bienes y / o Servicios – Subcontratistas

• Anexo 1 Cumplimiento de Criterios HSEQ


COMPRAS

Administración y Mantenimiento de Maquinaria y Equipos”

HS IN 018 “Guía de referencia para Contratistas”

Coordinación de Servicios de Transporte”

Selección, Evaluación y Reevaluación de proveedores de Bienes y / o ubcontratistas”

Criterios HSEQ

Código: CO PR 004

Versión: 13

Página 13de 13

Selección, Evaluación y Reevaluación de proveedores de Bienes y / o

co pr 004 compras adquisiciones contrataciones v13 · compra generados de acuerdo con los montos...

Documents