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Claves para la comercialización de un evento desde el punto de vista del OPC
Por: Walter Méndez R.; MSc-MBA-MPM
Todo evento debe ser visto
como una organización
independiente
VisiónMisión
ObjetivosMetas
ValoresEstándares
1Comprender el tipo de
evento que estoy organizando
2¿Cuál es mi mercado
meta?
3Segmentar
4Conocer mis
limitaciones y mi campo de acción
Comercialización
La comercialización es un factor clave para que un evento pueda
sostenerse y crecer. Al mismo tiempo, es el punto débil de la
mayoría de los eventos
Comercialización
Es el conjunto de funciones que se desarrollan desde que el evento
sale del establecimiento de su organizador hasta que llega al
participante.
Plan de Comercialización
Precepto de la comercialización en los eventos
La comercialización de un evento se diferencia de otros servicios, porque a menudo los participantes necesitan ser educados sobre la importancia del evento en sus vidas.
La comercialización de los eventos a menudo requieren más explicación de por qué el participante debe ser parte del evento, cómo funciona y por qué eres la mejor entidad para llevarlo a cabo.
Estrategias
Estrategias de servicioEventos corporativos:
• Comodidad de las instalaciones• Facilidades (aparcamientos, acceso, disposición de
salones, equipos tecnológicos, variedad de actividades relacionadas con el ocio y esparcimiento, actividades alternativas)
Congresos:• Conectividad, infraestructura, seguridad, facilidad de
acceso al destino, significativa atracción por el destino• Programa académico con un alto valor de contenido• Debe ser inclusivo y capaz de atraer los diferentes grupos
generacionales.
Estrategias de precioEventos corporativos:
• Generalmente cuenta con un sponsor “LA EMPRESA”. el precio debe ser consecuencia de la reflexión acerca de la situación del mercado, el organizador y la gama de proveedores que intervienen en la organización del evento
Congresos:• Efecto de los diferentes involucrados
Realizador Patrocinador Cooperante Donador Beneficiario Participante
Estrategias de precioLa expresión monetaria del valor, reflejada en la cantidad de dinero que se cobra por participar de un evento o la suma de los valores que el participante intercambia por el beneficio de participar del evento.
Supervivencia Punto de equilibrio Maximización de los márgenes Liderazgo de la calidad del evento
Estrategias de distribuciónGeneradores / convocantes del evento
• Empresas• Asociaciones• ONGs• Gobiernos• Instituciones Educativas
Según la envergadura y contenido de cada evento, los productores y convocantes del mismo deciden organizar el evento directamente o encomendarlo a un operador profesional. Esta última situación es definitiva cuando se trata de eventos de carácter nacional o internacional, en los se precisa una gestión estratégica y operativa.
Estrategias de comunicaciónPrincipios básicos del Plan de Comunicación / Promoción del evento:
1. Hablar de comunicación de un evento supone disponer de un documento, que recopile cada uno de los objetivos, metas y acciones en cada una de las etapas del evento.
2. Un plan de comunicación pretende que todas las actuaciones a desarrollar en este ámbito sean coordinadas, integradas y gestionadas desde los niveles superiores de la organización del evento.
3. Debe ser el instrumento que recoja la estrategia general de comunicación, el mensaje y estilo a difundir con la finalidad de lograr una política de comunicación del evento coherente y eficaz.
Plan de ComunicaciónAborda los aspectos del marketing relativos a la comunicación, entre ellos:
• Manual corporativo / marca • Plan de comunicación externa• Estrategia de medios• Plan de comunicación interna• Plan de relaciones públicas
Plan de ComunicaciónLa estructura del plan de comunicación es variable, sujeta a las necesidades de la organización pero, debe abordar todos los aspectos necesarios para una práctica eficaz:
• Antecedentes• Análisis situacional• Objetivos• Públicos Meta• Mensaje• Estrategia• Acciones
• Presupuesto• Cronograma• Medidas de control y
seguimiento• Indicadores de
realización• Indicadores
financieros
Esquema de comercialización
EVENTO
Participantes PotencialesBase Datos
Otros Sitos
Acciones de Comercialización
Acciones de Comercialización
• Publicidad.• Venta personal.• Patrocinio.• Mecenazgo.• Marketing directo.• PLV (Publicidad/promoción en el lugar de venta,
Ejm: otros eventos similares, ferias, etc).• Relaciones públicas.• Publicity• Below the line: Bartering.
Comercialización en la Web
1. Una página de aterrizaje2. Auto respuesta por E-mail3. Posicionamiento en
buscadores4. Excelente base de datos
BLOG• Aumentar conocimiento del evento• Aumentar el posicionamiento a lo
largo de su vida útil• Animar a la generación de
comentarios y la interacción con el público
• Generación de base de datos a través de la suscripción del blog
• Vinculación externa
PROS & CONS
Resultados mas recientes• Resultados de Sparks (Encuenta corrida entre el 6-19
de enero, 2015 entre 377 entrevistados)
• Las redes sociales no son tan destructivas o quizás tan beneficiosas como algunos lo indican.
• Masas generacionales siguen siendo la fresa del pastel
Resultados mas recientes
83% Han usado las redes sociales para conectarse en un evento antes, durante y después del mismo.
89% Han encontrado algún valor agregado sobre las experiencias del evento.
80% Pulsan enlaces a redes sociales presentes en la pagina web / blogs
Contenido Social
65% Fotos / Videos de los conferencistas
61% Slides de las presentaciones
61% Fotos / Videos de las sesiones
Contenido Social (Ven)
65% Fotos / Videos de los conferencistas
61% Slides de las presentaciones
61% Fotos / Videos de las sesiones
Contenido Social (Comparte)
43% Fotos de colegas / amigos
61% Fotos del participante en el evento
61% Cuadros / Figuras de la sesión
Contenido Social (Comparte)
93% Increíble! 93% de los encuestados considera que es al menos algoimportante para los eventos que tengan perfiles-una cuentao una página en una red social que represente específicamente ese evento.
¿Dónde se concentra?
37% Facebook
21% LinkedIn
15% Twitter
Tipo de eventoTipo de Evento % Uso Red
Social
Exposiciones / Muestra Comercial 90%
Congresos 85%
Eventos Corporativos 88%
Otros + de 50 participantes 89%
PREMIE A SUS CLIENTES
Promueva el destino
Conclusiones
1. Preparar una estrategia de comercialización le asegura el 70% del éxito
2. Administrar el programa le asegura el otros 30% de éxito
3. Tenga una base de datos robusta y segmentada4. La base de un programa de comerciales es el
presupuesto de ingresos del evento
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