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INFORMÁTICA
Módulo 3 - Clase 9
OBJETIVO:
Comenzar a usar Excel. Cálculo, Formato Celda / Columna / Fila / Nombre Definidos /
Ordenar datos / Insertar Fila / Columna / Hoja de Cálculo
RECOMENDACIONES
Para poder llevar a cabo esta práctica se recomiendan como pasos previos
Tener impreso el manual del Módulo 3
Leer la primera página del manual (pantalla de inicio del Excel)
Leer todo lo relacionado a formato celda / columna / fila. Crear Nombres
Definidos
RECONOCIMIENTO DE PLANILLA CALCULO
El Excel trabaja con una planilla, comúnmente decimos que es una planilla de cálculo. Para entender
cómo funciona Excel es muy importante saber qué es una planilla de cálculo. Una planilla es una tabla
de doble entrada, es decir que para acceder a un dato debemos dar dos referencia “fila y columna “,
que determinan una celda. Cargamos un dato en una celda. Una planilla de cálculo nos permite aplicar
funciones ó hacer cálculos con los datos cargados en las celdas.
Ejemplos:
El boletín de un colegio secundario es una planilla de cálculos pues para
identificar una nota debemos dar el nombre de la materia y el bimestre (un
dato) y seguramente se calculará el promedio final
El tablero de un portero eléctrico es una planilla, pues para tocar un timbre
debemos dar dos referencias: número de piso y departamento
La pantalla del Excel tiene celdas determinadas por filas y columnas.
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Podemos cargar diferentes tipos de datos en distintas celdas y observar las diferentes alineaciones. Una
celda puede contener datos del tipo:
Numéricos ( los alinea a la derecha de la celda ) 100,05
permite solamente números, coma decimal ( ya sea punto o coma decimal se debe
ingresar con el punto del teclado numérico )
Alfanuméricos ( los alinea a la izquierda de la celda ) casa
Permite texto y números mezclados; en este tipo los números son tomado como carteles
Fechas ( los alinea a la derecha de la celda ) 13/7/05
Se debe ingresar numero de día, numero del mes y numero del año separados por barra de
división o por el signo menos ( / - )
Horas ( los alinea a la derecha de la celda ) 8:00:05
Se debe Hora con minutos separados por : y si se desea también indicar segundos. Ej.
NOTAR que: para que un dato sea tomado por Excel debemos finalizar el ingreso del
mismo con alguna de las teclas ENTER, TAB ó una flecha de direccionamiento.
Para movernos de celda en celda podemos hacerlo con:
Enter, avanza a la próxima fila
flechas de movimiento, avanza en sentido de la flecha
tabulador, avanza a la columna siguiente
Mouse, va a la celda clickeada
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GUÍA PRÁCTICA PARA FORMATO DE COLUMNA
1. Cargar en la celda C5 “Universidad Nacional”
Observar que todo el texto no entra en la celda y vemos que se apoya en la celda C6.
Entonces debemos ensanchar la columna para que entre todo el dato sin que pase a la
siguiente
2. Agrandar el ancho de la columna
Con el Mouse
Cuando el puntero del Mouse toma la forma ↔, desde la etiqueta (letra) de la
columna se puede hacer sobre el borde derecho:
Doble clic y se ajusta el ancho automáticamente (auto ajuste) ó
Clic sostenido para ensanchar a medida
Desde menú Formato :
Columna / Ancho. El ancho de una columna se da en caracteres para una letra
estándar.
3. Ocultar una columna
Muchas veces es necesario ocultar una columna, que no significa eliminarla, simplemente es
la necesidad de no mostrarse en el momento de imprimir o ver los datos por la pantalla.
Por ejemplo:
Una lista de alumnos de un colegio primario tiene cargados los apellidos, nombres,
direcciones, teléfonos, grados al que asisten, nombre de la madre. Se pide imprimir
solamente el apellido, teléfono y nombre madre de cada alumno. En ese caso se ocultarán las
columnas con los datos que no se deben mostrar.
Seleccionar la columna a ocultar
desde la etiqueta (letra) de la columna con un clic cuando el puntero del Mouse
toma
el formato ↓
Desde el menú Formato
Columna/Ocultar
4. Volver a mostrar una columna
Seleccionar las columnas anterior y posterior a la ocultada
Por ejemplo si se ocultó la columna B seleccionar las columnas A y C
Desde el menú Formato
Columna/Mostrar
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GUÍA PRÁCTICA FORMATO DE FILA
5. En la celda C5 con “Universidad Nacional” agrandar la letra
Cambiar el tipo de letra de la celda C5
Seleccionar la celda C5
Desde la barra de herramientas seleccionar si se quiere otro tipo de letra
Desde la barra de Herramientas cambiar el tamaño de la letra a 18 Pts.
Observar que automáticamente se ajustó el alto de la fila al alto de la fuente elegida. Si
queremos podemos hacer más ó menos alta una fila ó las que seleccionemos.
6. Agrandar el alto de la fila
Con el Mouse
Cuando el puntero del Mouse toma la forma ↕ desde la etiqueta (número) de la
fila se puede hacer sobre el borde inferior:
Doble clic y se ajusta el alto automáticamente (auto ajuste) ó
Clic sostenido para estirar a medida
Desde menú Formato :
Fila / Alto
7. Ocultar una fila
Seleccionar la fila a ocultar
desde la etiqueta (número) de la fila con un clic cuando el puntero del Mouse
toma el formato →
Desde el menú Formato
Fila/Ocultar
8. Volver a mostrar una fila
Seleccionar las filas anterior y posterior a la ocultada
Por ejemplo si se ocultó la fila 5 seleccionar las filas 6 y 7
Desde el menú Formato
Fila/Mostrar
¿Cómo lo hago?
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GUÍA PRÁCTICA CREAR UNA LISTA – NOMBREDEFINIDOS - FORMATO CELDA - ORDENAR LA LISTA
Ejercicio 1 - Cargar una agenda en EXCEL
Trabajar en un documento nuevo de Excel.
Consignas
1. En la fila 4 y a partir de la celda C4 poner con mayúscula las siguientes palabras,
una en cada celda :
APELLIDO, NOMBRE, DIRECCION, TELEFONO, FECHA CUMPLEAÑOS
2. Cargar a partir de la fila 5 (nunca se debe dejar una fila ni columna en blanco)
los datos correspondientes en cada columna (un mínimo de 10 personas donde se
pide repetir apellidos con diferentes nombres)
Por ejemplo:
APELLIDO NOMBRE DIRECCION TELEFONO CUMPLEAÑOS
López Cecilia Alsina 1234 4561-4581 01-Ago
Ruiz Sebastián Perú 124 4631-5894 14-Sep
López Ana Asamblea 456 4921-6452 02-Abr
López Zulma Hortiguera 51 4432-4561 25-Abr
García Clara Emilio Mitre 51 4432-4578 14-ENE
Álvarez Ezequiel Acoyte 1240 4988-1245 24-Ago
Rossi Carla Yerbal 178 4431-4788 24-Sep
Ruiz Esteban La Pampa 4452 4452-4444 08-Jul
García Aída Camacuá 25 4432-7878 04-Jun
Villa Carlos Perú 2254 4635-4422 12-Dic
Natal Mirta Yerbal 2450 4457-8562 39216
Bouza Susana Asamblea 1147 4921-4447 39188
Erdellan Teresa Carapachay 234 4412-4545 39152
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3. Guardar el archivo con el nombre Agendas
4. Crear un Bloque Definido
El Excel permite crear nombre a un bloque de celdas. Dicho nombre permite acceder
directamente al mismo desde cualquier lugar del libro y seleccionarlo más rápidamente.
Vamos a crear el nombre a este grupo de datos como Personal. El nombre del bloque no
puede tener espacios en blanco:
5. Seleccionar el bloque completo (con el Mouse o con las teclas [shift] + teclas de
movimiento)
Menú Insertar / Nombre / Definir
Escribir Personal
Aceptar
En la línea de edición se encuentra la flecha que permite desplegar la lista de nombres
definidos. Seleccionar Personal y se seleccionará el bloque.
¿Cómo lo hago?
6. Formatear el bloque aplicando Bordes
Seleccionar el bloque (desde el cuadro de nombres eligiendo Personal)
Menú Formato/ Celda / Solapa Borde
Seleccionar el estilo de línea grueso
Seleccionar un color
Seleccionar Borde Preestablecido Contorno. Ver cómo en la muestra se ve
aplicado un borde en el exterior del conjunto de las celdas
Seleccionar otra línea más fina
Seleccionar otro color
Seleccionar Borde Preestablecido Interior. Ver cómo en la muestra se ve
aplicado ese borde en las líneas interiores del conjunto de las celdas
Aceptar
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7. Formatear la fila de encabezado (fila 4)
Seleccionar la fila 4 que es la que tiene los encabezados
Menú Formato/ Fila /Alto
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Menú Formato/ Celda / Solapa Alineación
Alineación del texto: Horizontal Centrar
Alineación del texto: Vertical Centrar
Menú Formato/ Celda / Solapa Trama
Seleccionar color del relleno de la celda
Menú Formato/ Celda / Solapa Fuente
Seleccionar estilo, tamaño y color de la fuente
¿Cómo lo hago?
8. Ordenar los datos de la lista
El Excel permite ordenar las filas de una lista por alguna columna.
Posicionarnos dentro de la lista en cualquier celda (de esta manera el Excel reconoce
los datos a ordenar )
Menú Datos / Ordenar
Ordenar por
Al desplegar la lista, observamos que nos muestra todos los encabezados
de las columnas. Cada columna puede ser un criterio de búsqueda.
Seleccionar Nombre
Aceptar
La lista queda ordenada por nombre
Podemos repetir la operación para ordenar por fecha de cumpleaños
9. Ordenar por varios criterios al mismo tiempo
Datos / Ordenar
Ordenar por
Apellido
Luego por
Nombre
El Excel ordenará toda la lista por apellido, y si encuentra varios apellidos iguales, los
reordena por nombre
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Guardar el archivo
Menú Archivo/ Guardar
Vemos el resultado:
APELLIDO NOMBRE DIRECCION TELEFONO CUMPLEAÑOS
Álvarez Ezequiel Acoyte 1240 4988-1245 24-Ago
Bouza Susana Asamblea 1147 4921-4447 16-Abr
Erdellan Teresa Carapachay 234 4412-4545 11-Mar
Garcia Aida Camacuá 25 4432-7878 04-Jun
Garcia Clara Emilio Mitre 51 4432-4578 14-Ene
López Ana Asamblea 456 4921-6452 02-Abr
López Cecilia Alsina 1234 4561-4581 01-Ago
López Zulma Hortiguera 51 4432-4561 25-Abr
Natal Mirta Av. Rivadavia 1245 4457-8562 14-May
Rossi Carla Yerbal 178 4431-4788 24-Sep
Ruiz Esteban La Pampa 4452 4452-4444 08-Jul
Ruiz Sebastián Perú 124 4631-5894 14-Sep
Villa Carlos Perú 2254 4635-4422 12-Dic
¿Cómo lo hago?
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GUÍA PRÁCTICA INSERTAR – ELIMINAR FILAS YCOLUMNAS
Ejercicio 2 - Agregar columnas y filas en una lista existente
Continuar trabajando en el documento del ejercicio anterior.
Consignas
1. Agregar una columna para cargar los mails
Posicionarnos en cualquier celda de la columna con los teléfonos
Menú Insertar / Columna: inserta una columna justo antes.
Observar que el formato de la columna insertada será el mismo de la columna anterior (por
eso conviene siempre insertar una columna en el medio).
Le ponemos de encabezado Mails
Cargamos los datos en esa columna.
2. Quitar una columna
Vamos a agregar otra columna. Repetimos la operación:
Posicionarnos en cualquier celda de la columna con los teléfonos
Menú Insertar / Columna.
Para quitar esa columna vacía (recordemos que nunca debemos dejar columnas ni filas en
blanco) debemos:
Seleccionar la etiqueta de la columna
Observar que queda toda la columna seleccionada
Botón derecho del Mouse sobre lo seleccionado
Eliminar
3. Agregar más filas de datos en la lista
Para agregar más filas de datos en una lista, debemos:
Insertar filas en blanco en el medio de la lista
Posicionarnos en cualquier celda de una fila de datos que no sea la primera
Insertar / Fila
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Observar que el formato de la fila insertada será el mismo al de la fila anterior.
Podemos completar los datos de la fila nueva.
Volver a ordenar la lista luego de agregar filas
Estar en una celda de la lista
Menú Datos/ Ordenar
De esta manera se agregaron más datos a nuestra lista y quedaron ordenados.
Observar que si seleccionamos el bloque Personal (desde la lista de Nombres Definidos) el
bloque incorpora las filas y columnas insertadas.
¿Cómo lo hago?
NOTA: abrir el archivo que se les adjunto en el Foro para ver el
ejercicio terminado
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