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Instituto L

ÜÜLDf A MAYOROGOTÁ D-C.CKEíAOlON f PtPOfcíTt

Jistrital da las Artes

GESTIÓN PARA EL FOMENTO A LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS

PROCEDIMIENTO PROGRAMA DISTRITAL DE APOYOS CONCERTADOS

Código: 2MI-GFPA-PD-02

Fecha: 19/04/2013

Versión: 2

Página: 1 de 10

OBJETIVO:Garantizar condiciones técnicas financieras y conceptuales para que las organizaciones culturales implementen sus proyectos en las áreas deLiteratura, Artes Plásticas, Audiovisuales, Arte Dramático, Música y Danza, a través de la adjudicación de recursos financieros, conceptuales ytécnicos a organizaciones de derecho privado sin ánimo de lucro para la formulación y ejecución de proyectos de interés público.ALCANCE: inicia con la definición de lineamientos y estrategias en cabeza de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte y finalizaen el momento en que se liquida el contrato realizado mediante la metodología de apoyos concertados.RESPONSABLE (S): Subdirección de las Artes - Área de convocatoriasNORMAT1VIDAD:CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Art.71 crear incentivos para personas e instituciones y Art. 355 prohibición de auxilios o donaciones afavor de personas naturales o jurídicas de derecho privado.POLÍTICAS CULTURALES DISTRITALES 2004-2016.PLAN DECENAL DE CULTURA 2012-2021LEY 397 DE 2007, por la cual se desarrollan los artículos 70,71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normassobre Patrimonio Cultural, Fomentos y Estímulos a la cultura.LEY 489 DE 1998, Art. 96 incisos primero y segundo define principios y reglas de la organización y funcionamiento de la función pública.DECRETO NACIONAL 777 DE 1992. Reglamenta la celebración de contratos a que refiere el inciso segundo del articulo 355 de la constitución Art. 1.DECRETO NACIONAL 1403 DE 1992. Por el cual se modifica el decreto 777 de 1992.DECRETO NACIONAL 854 DE 2001. El cual delega funciones del alcalde y se precisan atribuciones.DECRETO 627 DE 2007 el cual dispone que el fomento es un proceso que compone el Sistema Distrital de Arte.ACUERDO 455 DE 2012 Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Publicas para Bogotá "Bogotá Humana".DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:APOYO CONCERTADO: Es una estrategia de fomento que brinda apalancamiento económico y apoyo técnico a entidades jurídicas sin ánimo delucro de reconocida trayectoria e idoneidad, para la realización de un proyecto artístico mediante la participación en la convocatoria, presentando unapropuesta que atienda los términos de referencia, que sea de interés público y que por su trayectoria o impacto metropolitano pueda ser apoyado.OBJETIVO: Una pretensión relacionada con el desarrollo de la organización que puede ser entendida también como estrategia.POLÍTICAS INSTITUCIONALES: Son las intenciones Generales de la entidad.CONVOCATORIA: Es un mecanismo de participación que busca destinar recursos técnicos, logísticos, financieros y humanos para apoyar proyectosen arte, cultura y patrimonio, así como premiar y becar el talento individual y colectivo.SUBSANACIÓN: Es el calificativo que se le otorga a un documento que, aunque es obligatorio, puede ser corregido, ya que no cambia la orientacióndel proyecto.HABILITADO: Entidad que cumplió con todos los requisitos conforme a lo establecido en la presente convocatoria.RECHAZADO: Entidad que no presentó los documentos no subsanables o que habiéndolos presentado lo hizo sin llenar los requisitos establecidosen la cartilla, o aquellos que siendo subsanables no los presentó dentro del plazo establecido en el cronograma.

Este es un documento controtado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunic3rte.idartss.gQy.co/jdartes, se considera COPIA NO CONTROLADA

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CUi_tUK/\t ACIÓN Y [)kh>OKrE

In&lituto Distrital de las Artes




Fecha: 19/04/2013

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DIMENSIONES: Agrupan las distintas prácticas que llevan a cabo profesionales, instituciones, organizaciones culturales y público general en el arte,las prácticas culturales y el patrimonio.

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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

CONCERTAR LAS LÍNEAS PRIORITARIAS DELPROGRAMA DISTRITAL DE APOYOS CONCERTADOSPARA LA VIGENCIA SIGUIENTE CON EL SISTEMADISTRITALLos secretarios técnicos de los espacios de participación delSistema Distrital de Arte, Cultura y Patrimonio y las áreasmisionales deben concertar las prioridades del ProgramaDistrital de Apoyos Concertados.Se identifican poblaciones, grupos sociales y profesionalesasociados a los Apoyos y se establecen propuestas para eldesarrollo de los apoyos.PLANEACION DE LAS LINEAS PRIORITARIAS DELPROGRAMA DISTRITAL DE APOYOS CONCERTADOSPARA LA VIGENCIA SIGUIENTELos directivos de las entidades, el equipo de fomento, losequipos de convocatorias y las áreas misionales se reúnen aplanificar y aprobar el contenido del programa de ApoyosConcertados de acuerdo a las principales necesidades delsector. Se establece un cronograma.DISEÑO E IMPLEMENTACION DE LA ESTRATEGIA DECOMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN PARA ELPORTAFOLIO ANUALEl jefe de prensa y el equipo de fomento se reúne aconcertar y aprobar la estrategia de comunicaciones que sellevará a cabo durante el año.

RESPONSABLEDEPENDENCIA

Á ' 'Área misional ySecretariosTécnicos

de los espacios departicipación del

Sistema Distrital deArtp diltnrs ur^l Iv, Vu/UI LUÍ u V

Pfltrimonin1 CJLI M 1 ll_SI II W

Directivos, áreasmisionales y equipos

técnicos deconvocatorias

Jefes de prensaentidades, equipos

técnicos deconvocatorias

CARGO

ProfesionalesDesignados



PRODUCTO OREGISTRO

Actas de lasconcertaciones

Acta del comité dedirección en el cual

se aprueba elPortafolio de

Apoyos ycronograma

Acta de la reuniónen la cual seaprueba la

estrategia decomunicaciones

PUNTO DECONTROL

X

N.A.

X

Este es un documento controlado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://cornunicaj1e.jdarte5.gov.co/idartes. se considera COPIA NO CONTROLADA

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CULTURA Rt_

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No

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ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DELPROGRAMA DE APOYOS CONCERTADOSUn responsable del área de planeación de cada entidad,junto con los equipos de convocatorias, el equipo defomento y el coordinador de la estrategia de seguimiento yevaluación se reúnen a concertar y aprobar laimplementación de la estrategia para el programa de apoyosconcertados para el año.

ESTRATEGIA DE RECUPERACIÓN, SALVAGUARDA YDIFUSIÓN DE LA MEMORIA DEL PROGRAMA DEAPOYOS CONCERTADOS EN EL SECTORLas áreas misionales, el equipo de convocatorias, el equipode fomento, el coordinador de recuperación, salvaguarda ydifusión de la Memoria del sector se reúnen a concertar yaprobar la estrategia.

ELABORAR LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE CADACONCURSO A TRAVÉS DE LA ELABORACIÓN DECARTILLASElaboración de los términos y las condiciones departicipación de la convocatoria. El área misional loselabora, el equipo de convocatoria asesora y revisa.

REVISIÓN JURÍDICA Y FINANCIERA DE LAS CARTILLASOficina Asesora jurídica y financiera revisan y aprueban lostérminos de las cartillas presentadas.


Área de Planeación,Equipos de

convocatorias,Equipo

de Fomento,Responsable de

Evaluación ySeguimiento del

sector

Áreas misionales,equipos técnicos de

convocatorias yResponsable derecuperación,salvaguarda ydifusión de la

Memoria del sector

Oficina AsesoraJurídica y Oficina

Financiera

CARGO





PRODUCTO 0REGISTRO

Acta de la reuniónen la cual seaprueba la

estrategia deevaluación yseguimiento

Acta de la reuniónen la cual se

estrategia derecuperación,salvaguarda ydifusión de la

Concertados en elsector

Cartilla delprograma de

ApoyosConcertados


ApoyosConcertados

PUNTO DECONTROL

X

X

X

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Instituto Distrital de las Arles



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CORRECCIONES A LAS CARTILLASEn el caso de haber correcciones el área misional deberáencargarse de hacerlas. Finalmente deberá tener el aval dela Oficina asesora Jurídica y financiera para obtener lacartilla final, apoya el equipo de convocatorias.TRAMITES INTERNOS PARA SOLICITUD DE CDPEl área misional solicita al grupo interno de recursosfinancieros el CDP, cuando se halla tramitado lo informa algrupo de convocatorias.RESOLUCIÓN DE LANZAMIENTO DE LACONVOCATORIAEl equipo de convocatorias proyecta la resolución delanzamiento la tramita en la Oficina Asesora jurídica y en laSecretaría General para revisión y aprobación.PUBLICACIÓN DE CARTILLASPortal web: La oficina de comunicaciones realiza lamaqueta en el portal web, en donde el equipo deconvocatorias publica las cartillas de las convocatorias.Impresión: El equipo de convocatoria tramita ante la oficinade comunicaciones la impresión de las cartillas.

LANZAMIENTO DEL PROGRAMA APOYOSCONCERTADOSLanzamiento Oficial del programa de Apoyos Concertados yrealización de toda aquella actividad con el fin de socializarel mismo.

JORNADAS INFORMATIVASEstrategia de socialización del contenido específico de cadaconcurso en cada entidad.


Áreas misional,Oficina asesorajurídica y área

misional

áreas misionales yel Grupo Interno de

RecursosFinancierosEquipo de

convocatorias, laOficina Asesora

Jurídica, SecretaríaGeneral

Equipo deconvocatorias y

Oficinas decomunicaciones

SCRD,Responsablestécnicos de

convocatorias porentidad y of de

comunicacionesSCRD, áreamisional y

responsablestécnicos

de convocatorias por

CARGO







PRODUCTO 0REGISTRO


ApoyosConcertados

Certificado deDisponibilidadpresupuesta!

Resolución delanzamiento

fechada y numerada


ApoyosConcertados


ApoyosConcertados

Presentaciones delas jornadas

informativas decada concurso.

Convocatoria a las

PUNTO DECONTROL

N.A.

N.A.

X

X

X

X

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CULTURA!-

Instituto

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Distrital de las Artes. .

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ATENCIÓN AL PÚBLICOEsta actividad se realiza de manera permanente durantetodo el año.Se realiza una jornada de información acerca del Portafoliode Convocatorias con la oficina de Atención al ciudadano.

RECEPCIÓN DE PROPUESTASSe realiza la recepción de propuesta de acuerdo alcronograma establecido.

PRIMERA VERIFICACIÓN CONJUNTA CON ÁREASJURÍDICA, FINANCIERA Y MISIONALSe realiza la verificación financiera y jurídica de cada uno delos documentos solicitados. El área misional se encargaráde realizar la verificación de los documentos de acuerdo a losolicitado por la misma.


entidad

Equipo deconvocatorias y

oficinade atención al

ciudadano

Responsablestécnicos de

convocatorias porentidad

Áreas Jurídicas,Financieras y

m¡Q¡nn?ilp^1 1 1 lOlwl lul O

CARGO




PRODUCTO OREGISTRO

jornadasinformativas enpágina web yestrategia de

medios.Planillas de

asistencia a lasjornadas

informativasCartillas de cada

concursoespecifican los

medios de contactovía correo

electrónico yteléfonos para elcaso de resolverdudas respecto al

Portafolio deConvocatorias

Listado depropuestas

Formato deverificación jurídica,financiera, misional

y técnica

PUNTO DECONTROL

N.A.

N.A.

X

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CULTURAD

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Distrital d3 las Artes



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CONSOLIDAR RESULTADOS Y PUBLICAR EN LAPÁGINA WEB EL LISTADO DE INSCRITOS YDOCUMENTOS A SUBSANAREl listado de documentos a subsanar lo consolida y publicael equipo de convocatoriasRECEPCIÓN DE DOCUMENTOS A SUBSANAR, DEACUERDO CON EL CONSOLIDADO DE LA PRIMERAVERIFICACIÓNEl equipo de convocatorias realiza la recepción dedocumentos a subsanar por parte de los concursantesSEGUNDA VERIFICACIÓN CONJUNTA ÁREASJURÍDICA, FINANCIERA Y MISIONALSe realiza la verificación financiera, jurídica y misional decada uno de los documentos solicitados.CONSOLIDACIÓN Y PUBLICACIÓN FINAL DE LOSPROPONENTES QUE CUMPLIERON CON LOSREQUISITOS Y SE ENCUENTRAN HABILITADOS PARAEVALUACIÓNEl equipo de convocatorias se encarga de consolidar losresultados de la verificación de cada áreaREALIZACIÓN EVALUACIÓN ESTRATÉGICA Y MISIONALDE LOS PROYECTOS DE APOYOSEl área misional y la oficina de planeación realizan laevaluación de las propuestas de acuerdo a los criteriosestablecidos en las cartillas de las convocatorias. El equipode convocatorias consolida resultados y presenta losresultados a su respectiva Dirección o Gerencia.En esta actividad se puede incluir la posibilidad de un juradoexterno dentro del equipo de evaluación.Se proyecta listado de elegibles.


Responsables deconvocatorias por

entidad


entidad

Arpa*; li irídira^/Al W CIO OUI IVllIsClO,

finanripra*; vMI icn iiriui oo y

misional1 1 1 IOI*-SI 'C*l


pntirlacl\¿¿i i Liucavj

Área misional,oficina de

planeación yequipo de

convocatorias

CARGO

Prnf PS inna 1 p*;D 1 \J L^OI\JI IQl^O

Designados





PRODUCTO OREGISTRO

Listado de inscritosy documentos a

subsanar

Listado deproponentes que

subsanaronrinn impntariñnUUVskJI 1 l\*l llCJwlui 1

Formato deverificación jurídica,financiera, misional

y técnica

Listado deproponentes

habilitados paraevaluación

Formato1 \Jt 1 1 ICHW

diligenciado depx/fili laoinn^ V CtiUOvivL 1

estratégica ymisional 1 ¡otarioMltOIWI IGII- ^1O Idu*

con los puntajes decada proponentes

PUNTO DECONTROL

X

N.A.

Xf\.

X

X

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istrital d a las Artes




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PRESENTACIÓN DE LA EVALUACIÓN AL COMITÉDIRECTIVO PARA APROBACIÓNEl equipo de convocatoria realiza la presentación y lasocializa con la dirección para revisión y aprobaciónPUBLICACIÓN LISTADO DE ELEGIBLESEl equipo de convocatorias publica en el portal web el listadode elegiblesREALIZAR JORNADAS DE CONCERTACION CON LOSELEGIBLESEl área misional realiza las jornadas de concertaciónincluyendo el acta de cada una de estas. El equipo deconvocatorias apoya en la convocatoria de los concursantesPROYECTAR LA RESOLUCIÓN DE GANADORESProyecta la resolución de seleccionados y la tramita en laoficina asesora jurídica y en la secretaría general.TRAMITE DE SELECCIONADOS EN EL SISTEMA ORFEOPORSe realiza la creación de expediente y la digitalización de losdocumentos formales presentados a la convocatoria, sereasigna el expediente al área misionalRECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR PARTE DE LOSELEGIBLESEl área misional se encarga de recepcionar los documentosde los seleccionados en el marco de los contratosREALIZAR SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Y TRAMITESCONTRACTUALESEl área misional se encargar de los tramites administrativospara realizar los contratos.LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO DE APOYOAprobación de la firma y del contrato legalizado.


Responsables deconvocatorias


entidad

El área misional conel apoyo de los

responsables deconvocatorias


entidad

Responsables deconvocatorias de la

SCRD

Áreas misionales

Áreas misionales

Áreas misionales

CARGO









PRODUCTO OREGISTRO

PresentaciónActa de aprobación

Listado de elegibles

Acta de las jornadasde concertación

Resolución deganadores

Expediente en elSistema Orfeo

Proyectos ajustadosy documentos de

contratación

Minuta de contratode apoyos

Contrato legalizado

PUNTO DECONTROL

NA

X

N.A.

X

N.A.

N.A.

N.A.

X

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CUL7 Lllov KtCREACIÚN Y OEPOK r t

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DEFINICIÓN DEL TIPO DE SUPERVISIÓN Y/OINTERVENTORÍAEl área misional propone los posibles postulantes para larealización de la interventoría y ios términos del contrato.

EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO DEL PROYECTO YDESEMBOLSOSEl área misional realiza el seguimiento y la supervisión alcontratista delegado de la interventoría de los apoyosconcertados.DEVOLUCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LAS PROPUESTASNO RECLAMADASEl equipo de convocatoria se encarga de la devolución delas propuestas no seleccionadas y de la destrucción de laspropuestas no entregadas.ENTREGA DE INFORMES FINALESTres tipos de informes: el entregado por el ejecutor delproyecto, el del supervisor y el del programa en general.LIQUIDACIÓN DE CONTRATOSSe realiza la liquidación de contratos.FIN DEL PROCEDIMIENTO


Áreas misionales,Equipo de fomento y

responsable deevaluación y

seguimiento delsector

Áreas misionales

Equipo deconvocatorias

Áreas misionales

Áreas misionales

CARGO






PRODUCTO OREGISTRO

Informe de gestión ode interventoría

Actas de reunión

Listado de laspropuestas

devueltas y listadode propuestas a

destruir

Informes Finales

Contrato liquidado

PUNTO DECONTROL

N.A.

X

X

X

N.A.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. Los lineamientos generales de las Convocatorias de Premios, Becas, Residencias y Pasantías así como los del Programa Distrital de Jurados,deben ser aprobadas por el Comité de Dirección de la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

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2. Las cartillas de Convocatorias de Premios, Becas, Residencias y Pasantías así como las del Programa Distrital de Jurados, deben ser proyectadaspor aquellas dependencias que dentro de su plan de acción, tengan un Premio, Beca, Residencia o Pasantía por entregar a la ciudadanía.

3. Es necesario desarrollar un proceso de concertación con diferentes agentes del sector, de las líneas de estímulos que se desarrollarán en loscampos del Arte, la Cultura y el Patrimonio.

4. Para que los Estímulos se otorguen con la mayor eficiencia posible es indispensable adelantar una convocatoria pública que permita una ampliaparticipación de los agentes de los campos Culturales, Artísticos y del Patrimonio.

ANEXOS:

Actas de ReuniónCartilla del programa de Apoyos ConcertadosCertificado de Disponibilidad presupuestal.Resolución de lanzamientoPresentaciones de las jornadas informativas de cada concurso.Convocatoria a las jornadas informativas en página web y estrategia de medios.Listado de propuesta (inscritos) Código: 2MI-GFPA-F-11 Versión 1Formato verificación financiera Código: 2MI-GFPA-F-12 Versión 1Formato de verificación técnica Código: 2MI-GFPA-F-13 Versión 1Formato verificación jurídica Código: 2MI-GFPA-F-14 Versión 1Listados de habilitados, rechazados y documentos a subsanar del concursoListado de habilitados para evaluación y rechazados del concursoFormato de evaluaciónActa de jornada de concertaciónListado de devolución de propuestas del concursoPlanilla de destrucciónActa de aprobaciónResolución de ganadoresProyectos ajustados y documentos de contrataciónMinuta de contrato de apoyos

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Contrato legalizadoInforme de gestión o e interventoríaActa de liquidación de Contrato

HISTÓRICO DE CAMBIOSVersión

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r Fecha de EmisiónNoviembre 2011

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Cambios realizadosEmisión InicialAdecuación a la estructura documental SIG, mejoras en laredacción del objetivo, alcance, normatividad, definiciones, asícomo la estandarización de las actividades establecidas por laSCRD para todo el sector.

Revisó:

Prfesionai UniversitarioOficina Planeación

Validó:

la uuirrtero MedinaSubdirectora de las Artes

Aprobó:

LtHsTernapdo Mejía CastroJefe Oficina Asesóos Planeación

Fecha Aprobación:

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