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CIRCULAR 1 Septiembre de 2016

NORMATIVA PARA LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Y CIENTÍFICA DE AYUDAS INIA

Organismos o Entes del sector público como Entidades Beneficiarias de subvenciones INIA y FEDER

Con el fin de cumplir con las obligaciones establecidas por la Dirección General de Fondos Comunitarios y la Intervención General de la Administración del Estado para asegurar la pista de auditoría y la correcta gestión de las subvenciones públicas, ya sean estatales o europeas, se han ido desarrollando una serie de normas para todas aquellas entidades beneficiarias de subvenciones, otorgadas por el Instituto Nacional de Investigación y Tecnología Agraria y Alimentaria como Organismos Intermedio en la Gestión de los diversos Programas Operativos del FEDER (Periodos 2007-2013 y 2014-2020) así como en la Gestión del antiguo Plan Nacional de I+D+i y el actual Plan Estatal de Investigación Científica, Técnica y de Innovación 2013-2016. Dichas normas (algunas ya incluidas en circulares anteriores), de obligado cumplimiento, se resumen y detallan a continuación. Cualquier beneficiario de ayuda FEDER debe llevar una contabilidad separada de todos los proyectos cofinanciables FEDER. Así mismo, se recomienda que los proyectos no cofinanciados por FEDER pero sí por el INIA lleven también, contabilidad separada, para asegurar la pista de auditoría. Dicho extremo será comprobado in situ en las visitas que se realicen a lo largo del año, dado el carácter obligado de su cumplimiento. Son entidades beneficiarias de ayuda FEDER, todas aquellas que se encuentren en las siguientes regiones: Galicia, Castilla y León, Extremadura, Asturias, Comunidad Valenciana, Murcia, Castilla La Mancha, Canarias, Andalucía, Navarra, Aragón, Madrid e Islas Baleares. Asimismo, en cualquier modalidad de actuación, ya sea infraestructura científico-técnica, proyectos de investigación o acciones complementarias, las facturas correspondientes a los gastos imputables a cada actuación, deben ir selladas con la estampilla del código de proyecto al que correspondan, el % de imputación o el importe imputado al proyecto. Si, además, es una entidad beneficiaria de ayuda FEDER, dicha estampilla debe incluir la mención a la cofinanciación (Banderas del logo FEDER). Si no se hiciera, se considerará que la pista de auditoría no está clara, y se podrá solicitar el reintegro de la subvención. Todo gasto referente a contratación de personal, pequeño equipamiento o instalaciones así como viajes que no se hayan incluido en la solicitud inicial (Documentos 1 y 2) de las actuaciones científicas, debe ser solicitado, previamente a su realización, a esta subdirección para su estudio por los evaluadores científico-técnicos, con el fin de obtener la aceptación de los mismos. Para cualquier duda, puede consultar por vía correo electrónico al jefe de servicio del área de control, [email protected] . El personal contratado con cargo a los proyectos, debe ser mediante contratos por obra y servicio, indicando el proyecto INIA en el objeto del mismo. No se acepta la imputación de personal estatutario o fijo, ni de becarios, salvo en el caso de subvenciones a entidades privadas, cuya financiación se otorga a costes totales y sí pueden justificar el primer tipo de personal mencionado. Asimismo, en dichos contratos, se debe hacer mención a la cofinanciación con el Fondo Europeo de Desarrollo Regional.

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Los gastos de equipamiento deben estar justificados, y mantenerse en los centros de destino, durante, al menos 5 años, una vez finalizado el proyecto. No se aceptará equipamiento en la última anualidad de la actuación (salvo casos muy excepcionales), independientemente, de si venía en la solicitud inicial del proyecto. Asimismo, en todo el equipamiento, además del correspondiente número de inventario deben colocarse pegatinas con el logo del INIA y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (entidades beneficiarias de FEDER) indicando “equipo cofinanciado por”. Si no está cofinanciado con FEDER, sólo se colocará la pegatina con el logo INIA y el texto. En la partida de FUNCIONAMIENTO, se considerarán COSTES INDIRECTOS los siguientes gastos: luz (salvo excepciones), agua, combustible, material informático y de oficina así como los derivados de reparaciones. Tampoco se aceptarán las cuotas anuales a revistas, web o similares, las comisiones bancarias ni las actualizaciones de software Los gastos de Dietas y Locomoción en territorio nacional, se limitarán a lo especificado en el BOE del 3 de diciembre de 2005, o a los Reglamentos específicos de cada CC.AA. Aquellas entidades que no se rijan por dicha normativa, no podrán superar las cantidades establecidas en los mismos (40€ dieta completa, 20€ media dieta). Igualmente, los gastos derivados de Dietas y Locomoción en territorio extranjero se limitarán a lo recogido en el RD 462/2002 de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón de servicio (BOE de 30 de mayo de 2002), o lo recogido en los Reglamentos de cada CC.AA. Asimismo, la justificación de estos gastos debe venir de forma clara y sencilla, indicando no sólo la persona si no también, el tipo de gasto, es decir, es desplazamiento, manutención, alojamiento o dieta (desplazamiento y manutención), destino y fechas de ida y vuelta. Por otro lado, se recalca que para todas las subvenciones plurianuales concedidas por el organismo, la liberación de la siguiente anualidad se verá condicionada a una ejecución económica anual del 20%, para convocatorias 2012 hacia atrás (incluidos las convocatorias de proyectos europeos), y el 30% para las convocatorias 2013 en adelante. Esta ejecución mínima se refiere siempre, a costes directos y, entendiéndose por ejecución económica, a gasto realizado y pagado en el período de ejecución establecido por el Instituto. Recordamos también que para las convocatorias 2012 hacia atrás (incluidos las convocatorias de proyectos europeos) la justificación podrá realizarse mediante la cuenta justificativa simplificada, y en el caso de las convocatorias 2013 en adelante, además de rellenar los apuntes económicos en la aplicación telemática mencionada, la cuenta justificativa se acompañará con INFORME DE AUDITORÍA DE CUENTAS. Se han desarrollado unas normas específicas con la información que debe contener el preceptivo informe, y que deben proporcionar las propias entidades beneficiarias al auditor elegido (Anexo I). Este Informe de Auditoria de cuentas, se enviará en papel o en CD cuando se haga la justificación económica en la herramienta. En el caso de las Acciones complementarias tipo a), b) y c) la justificación de las subvenciones otorgadas se realizará en el formato de cuenta justificativa sin informe de auditor de cuenta (por razón de importe, no pueden soportar la contratación de un Auditor de Cuentas), y se establece un sistema de justificación diferenciado para este tipo de actuaciones que consistirá en la remisión escaneada de la siguiente documentación:

- Toda la documentación justificativa de la acción, tanto del gasto como del pago, con sus correspondientes estampillas (con los códigos de proyecto), porcentaje de imputación y mención



a la cofinanciación FEDER (Todas las Acciones complementarias a), b), c) y son susceptibles de cofinanciación, independientemente de la región donde se ejecuten.)

- Declaración Responsable del Responsable Económico de cada Entidad Beneficiaria estableciendo

que “Todos los gastos presentados han sido ejecutados y pagados en las fechas señaladas, de acuerdo a la Subvención concedida ACXXX Titulada “……” y que la documentación justificativa acompañante es copia fidedigna de la documentación Original custodiada en los archivos del Centro XXX”

Esta documentación debe remitirse a la Jefe de Servicio de la Unidad de Control, [email protected], a la vez que se justifica la subvención en la aplicación de Justificación económica disponible en la página web www.inia.es.


http://www.inia.es/



Entidades PRIVADAS Beneficiarias de subvenciones INIA y FEDER A partir de la convocatoria 2013, se consideran beneficiarios a entidades privadas. Vista la problemática existente por el tipo de financiación (costes totales) para este tipo de beneficiarios, se han elaborado una serie de directrices sobre la elegibilidad de los gastos que podrán imputar a los proyectos. Se resumen a continuación: La subvención otorgada se concede en la modalidad de COSTES TOTALES. Esto significa que si en las resoluciones de concesión se diferencia entre costes directos y costes indirectos, hay que sumar ambas cantidades para obtener un CONCEPTO ÚNICO DE GASTO denominado “Costes Directos de Ejecución”. Además, la subvención supone el 50% del coste total del proyecto, lo que implica que si la ayuda es de 30.000€, tendrán que justificar al menos, 60.000€ (doble de lo concedido) para considerar liquidado el presupuesto del proyecto. Asimismo, dentro de los denominados “Costes Directos de ejecución” se considerarán elegibles los siguientes gastos (Orden de bases ECC/2098/2013 de 8 de noviembre y normativa INIA):

- Gastos de personal propio o contratado para el proyecto, tanto personal investigador como de apoyo técnico. Si se contratan específicamente para el proyecto, debe reflejase el código y título del mismo en el apartado “obra o servicio” del contrato. Asimismo, se mencionará la cofinanciación con el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) si es el caso. Si es personal propio de la entidad, debe mantenerse un control horario de dedicación al proyecto, firmado tanto por el trabajador en cuestión como por el representante legal de la entidad, de cara a la justificación del porcentaje imputado al proyecto en cuestión. No se podrán imputar como gastos de personal, aquellos que estén a su vez subvencionados por convocatorias del Programa Estatal de Promoción del Talento y su Empleabilidad o por programas estatales análogos.

- Costes de amortización de equipamiento científico-técnico de nueva adquisición. Sólo podrán imputarse amortizaciones de equipos adquiridos dentro del periodo de ejecución del proyecto, aplicando los porcentajes de amortización vigentes para cada año, y única y exclusivamente para el periodo de ejecución del proyecto

Si dicho equipamiento ha sido financiado con subvenciones nacionales o comunitarias, no podrá imputarse amortización alguna al proyecto en cuestión.

- Costes de utilización de instalaciones o equipos propios. Para ello, debe existir un contador de uso,

que permita realizar el seguimiento a las máquinas, y calcular su uso exacto en el proyecto.

- Costes de utilización de instalaciones o equipos externos, incluyendo los costes de utilización de servicios generales de apoyo a la investigación, de grandes instalaciones científicas y de buques oceanográficos de terceros, en la medida en que tal equipamiento se destine a la actividad propuesta.



- Subcontrataciones, costes de investigación contractual, conocimientos técnicos y patentes adquiridas u obtenidas por licencia de fuentes externas a precios de mercado, siempre y cuando la operación se haya realizado en condiciones de plena competencia y sin elemento alguno de colusión.

- Costes de consultoría y servicios equivalentes siempre que sean indispensables para la adecuada ejecución de la actividad subvencionada, y destinados de manera exclusiva al proyecto o actuación.

- Gastos de funcionamiento: material fungible, reactivos, y diverso material. Se considerarán COSTES INDIRECTOS los siguientes gastos: luz (salvo que haya contadores independientes para zonas concretas), agua, combustible, material informático (tóner impresora) así como los derivados de mantenimiento de instalaciones y equipos y reparaciones. Tampoco se aceptarán las cuotas anuales a revistas, web o similares, las comisiones bancarias ni las actualizaciones de software.

- Los gastos de Dietas y Locomoción en territorio nacional, no podrán superar las cantidades establecidas de 40€ dieta completa (desayuno, comida y cena) y 20€ media dieta (comida). Igualmente, los gastos derivados de Dietas y Locomoción en territorio extranjero se limitarán a lo recogido en el RD 462/2002 de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón de servicio (BOE de 30 de mayo de 2002). En el caso de entidades privadas, se tendrán en cuenta dichos límites para computar los gastos reales ocasionados por los desplazamientos. Asimismo, la justificación de estos gastos debe venir de forma clara y sencilla, indicando no sólo la persona que viaja, si no también, el tipo de gasto (desplazamiento, manutención, alojamiento o varios de ellos), destino y fechas de ida y vuelta.

Asimismo, y al igual que el resto de beneficiarios, independientemente de su condición pública o privada, tendrán que seguir las siguientes normas de obligado cumplimiento, que se resumen y detallan a continuación:

Cualquier beneficiario de ayuda FEDER debe llevar una contabilidad separada de todos los proyectos cofinanciables FEDER. Así mismo, se recomienda que los proyectos no cofinanciados por FEDER pero sí por el INIA lleven también, contabilidad separada, para asegurar la pista de auditoría. Dicho extremo será comprobado in situ en las visitas que se realicen a lo largo del año, dado el carácter obligado de su cumplimiento. Son entidades beneficiarias de ayuda FEDER, todas aquellas que se encuentren en las siguientes regiones: Galicia, Castilla y León, Extremadura, Asturias, Comunidad Valenciana, Murcia, Castilla La Mancha, Canarias, Andalucía, Navarra, Aragón, Madrid e Islas Baleares.

Asimismo, en cualquier modalidad de actuación, ya sean proyectos de investigación o acciones complementarias, las facturas correspondientes a los gastos imputables a cada actuación, deben ir selladas con la estampilla del código de proyecto al que correspondan, el % de imputación o el importe imputado al proyecto. Si, además, es una entidad beneficiaria de ayuda FEDER, dicha estampilla debe incluir la mención a la cofinanciación (Banderas del logo FEDER). Si no se hiciera, se considerará que la pista de auditoría no está clara, y se podrá solicitar el reintegro de la subvención.

Por otro lado, se recalca que para todas las subvenciones plurianuales concedidas por el organismo, la liberación de la siguiente anualidad se verá condicionada a una ejecución económica anual del 30%, para



las convocatorias 2013 en adelante. Se entiende por ejecución económica, a gasto realizado y pagado en el período de ejecución establecido por el Instituto.

Dada la obligatoriedad de cumplir con lo dispuesto en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, desarrollada por RD 1671/2009 de 6 de noviembre, se establece con carácter obligatorio e imprescindible la firma electrónica en la presentación cualquier solicitud de actuación (a través de la página web www.inia.es), ya sea proyecto, acción complementaria o infraestructura, requiriéndose la firma electrónica del representante legal de la entidad. Asimismo, y por el mismo motivo, se requerirá la firma electrónica para las justificaciones telemáticas tanto científicas como económicas en cualquier modalidad de actuación (representante legal de la entidad). Si no se cumpliera este punto o el anterior, se entenderían desestimadas las solicitudes o justificaciones según sea el caso.

En el caso de las convocatorias 2013 en adelante, además de rellenar los apuntes económicos en la aplicación telemática mencionada, la cuenta justificativa se acompañará con INFORME DE AUDITORÍA DE CUENTAS. Se han desarrollado unas normas específicas con la información que debe contener el preceptivo informe, y que deben proporcionar las propias entidades beneficiarias al auditor elegido (Anexo I). Este Informe de Auditoria de cuentas, se enviará en papel o en CD cuando se haga la justificación económica en la herramienta telemática.

Por último, mencionar que tal y como marca la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 36, todas las justificaciones presentadas, tanto científicas como económicas, se harán en castellano. Se entenderán como no válidas, todas las justificaciones realizadas en cualquier otro idioma.

En el caso de las Acciones complementarias tipo a), b) y c) la justificación de las subvenciones otorgadas se realizará en el formato de cuenta justificativa sin informe de auditor de cuenta (por razón de importe, no pueden soportar la contratación de un Auditor de Cuentas) y se establece un sistema de justificación diferenciado para este tipo de actuaciones que consistirá en la remisión escaneada de la siguiente documentación:

- Toda la documentación justificativa de la acción, tanto del gasto como del pago, con sus correspondientes estampillas (con los códigos de proyecto), porcentaje de imputación y mención a la cofinanciación FEDER (Todas las Acciones complementarias a), b), c) y son susceptibles de cofinanciación, independientemente de la región donde se ejecuten.)

- Declaración Responsable del Responsable Económico de cada Entidad Beneficiaria estableciendo

que “Todos los gastos presentados han sido ejecutados y pagados en las fechas señaladas, de acuerdo a la Subvención concedida ACXXX Titulada “……” y que la documentación justificativa acompañante es copia fidedigna de la documentación Original custodiada en los archivos del Centro XXX”

Esta documentación debe remitirse a la Jefe de Servicio de la Unidad de Control, [email protected], a la vez que se justifica la subvención en la aplicación de Justificación económica disponible en la página web www.inia.es.


http://www.inia.es/



JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

En primer lugar, se recuerda que para justificar económicamente un proyecto, acción complementaria, infraestructura o convenio, deben acceder con un nombre de usuario y contraseña a la página http://je.inia.es/ . Si no estuvieran dados de alta con el rol correspondiente (Redactor o Firmante) deberán enviar un correo a [email protected], solicitando el alta en la aplicación con el papel que tendrán. En cualquier caso, se recomienda leer detenidamente el manual de JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA, disponible en la web. Para las convocatorias 2013 en adelante, además de rellenar los apuntes económicos en la aplicación telemática mencionada, la cuenta justificativa se acompañará con INFORME DE AUDITORÍA DE CUENTAS. Se han desarrollado unas normas específicas con la información que debe contener el preceptivo informe, y que deben proporcionar las propias entidades beneficiarias al auditor elegido (Anexo I) Por otro lado, se recuerda también que para poder realizar el pago de las diferentes anualidades, será indispensable la acreditación previa por parte de las entidades beneficiarias, de estar al corriente de sus obligaciones Tributarias y de Seguridad Social mediante sendos certificados expedidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria y Tesorería General de la Seguridad Social. Asimismo, deberán enviar la declaración responsable en la que la entidad beneficiaria acredite el cumplimiento de obligaciones por reintegro de subvenciones, a los efectos de proceder a tramitar el pago de las aportaciones comprometidas por el INIA para el año correspondiente. Estos tres documentos originales deberán adjuntarse telemáticamente y firmarse digitalmente en la aplicación web de justificación económica, previamente a su cierre y envío a la evaluación del INIA. Por último, resulta necesario concretar que en la justificación económica final de cualquier proyecto, deberían realizarse las comprobaciones correspondientes de todas las facturas imputables a cada proyecto, al objeto de omisiones y correcciones de posibles errores, y con el fin de determinar y calcular si existe remanente no utilizado, para proceder a su reintegro junto con la justificación final. Por tanto, durante los períodos de alegaciones y subsanaciones ante la solicitud de remanentes, no se aceptarán facturas nuevas que no fueron presentadas en su día. Sólo se admitirán subsanaciones única y exclusivamente de facturas y gastos debidamente certificados, justificados y presentados a la fecha de la justificación económica final del proyecto.

JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICO TÉCNICA Al igual que en el caso anterior, se recuerda que tanto las solicitudes como las justificaciones científico-técnicas se harán a través de la página web del INIA: www.inia.es para lo que se necesita, nuevamente, un usuario y contraseña (CIF de la entidad y clave). Se establece igualmente con carácter obligatorio e imprescindible la firma electrónica en la presentación de cada una de los informes de seguimiento científico-técnico de proyectos, tanto anuales como finales. En este caso, se requiere la firma electrónica del representante legal de la entidad coordinadora del proyecto; los distintos subproyectos deben ser firmados igualmente por los Investigadores y los representantes legales

http://je.inia.es/

http://www.inia.es/



de cada entidad, enviando el original a la entidad coordinadora, que deberá conservarla en su poder. La copia de la primera página de cada uno de los subproyectos con las firmas del investigador principal y del representante legal de la entidad será escaneada y adjuntada telemáticamente.

- Para el envío por correo ordinario de solicitudes, informes de seguimiento, Informes de auditorías o cualquier otra documentación, se hará a la siguiente dirección:

Subdirección General de Prospectiva y Coordinación de Programas. INIA. Carretera de la Coruña. Km 7,5 28040. Madrid

- Para cualquier duda con la justificación económica, podrán ponerse en contacto con:

Paloma Resino Talaván Jefe de Servicio. Unidad de Control. SG de Prospectiva y Coordinación de Programas. INIA. Email: [email protected] Tel: +34 913478742

- Para incidencias técnicas con la herramienta telemática, ponerse en contacto con:

Servicio de Asistencia técnica Email: [email protected] / [email protected] Tel: +34 913473770





ANEXO I

NORMAS A SEGUIR POR LOS AUDITORES DE CUENTAS QUE EMITAN INFORMES EN EL MARCO DE LAS CONVOCATORIAS REGULADAS POR LA ORDEN ECC/2098/2013,

de 8 de noviembre (BOE 273, de 14 de noviembre de 2013)

La orden ECC/2098/2013, de 8 de noviembre, por la que se aprueban las bases reguladoras de la concesión de

subvenciones del Instituto Nacional de Investigación y Tecnología Agraria y Alimentaria dentro del Programa Estatal de

I+D+I orientada a los Retos de las Sociedad, y específicamente dentro del Reto de Seguridad y Calidad Alimentaria,

Actividad Agraria Productiva y Sostenible, Sostenibilidad de los Recursos Naturales e Investigación Marina y Marítima

en el Marco del Plan Estatal de Investigación Científica y Técnica y de Innovación 2013-2016 establece, en su artículo

27, que la justificación se llevará a cabo mediante el sistema de cuenta justificativa con aportación de informe de auditor

de cuentas.

La cuenta justificativa se rellenará, como en todas las convocatorias, en la aplicación de justificación económica

puesta a punto por el INIA, con el fin de que todos los datos económicos queden registrados en el sistema. La auditoría

de cuentas se realizará sobre la cuenta justificativa certificada en dicha aplicación.

En cuanto al informe de auditoría de cuentas, tal y como marca la orden señalada, el auditor contratado se

regirá por las normas contenidas en la Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, así como las establecidas por el INIA, en

las diferentes circulares emitidas como Órgano de Control de la Subvención. Dichas circulares se han reunido en un

mismo documento denominado “Circular de 20 de abril de 2015, NORMATIVA PARA LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Y

CIENTÍFICA DE AYUDAS INIA” y “Circular de 1 de noviembre de 2015, NORMATIVA PARA LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

DE ENTIDADES PRIVADAS”

Asimismo, el informe de auditoría deberá contener una tabla de gastos (ordenados por fecha de factura)

repartidos en varias partidas de gasto, y contener como mínimo, los siguientes apuntes:

PERSONAL

Trabajador Fecha

inicio

Fecha

Fin NIF

Nº documento

TC

Neto (Salario bruto

incluyendo Cuota

obrera)

Cuota

patronal

%

imputación

Total

imputado

INSTALACIONES Y EQUIPOS

Concepto Nº

inventario

Nº

factura

Nº

Documento

interno en

su caso

Fecha de

la

factura

Fecha de

pago

Neto (sin

IVA) IVA

%

imputación

Total

imputado

AMORTIZACIÓN DE EQUIPAMIENTO NUEVO ***SÓLO PARA ENTIDADES PRIVADAS***

Concepto Nº factura

Nº

Documento

interno en su

caso

Fecha de la

factura

Fecha de

pago

Neto (sin

IVA)

Porcentaje

amortización

vigente

Total

imputado



GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

Concepto Nº factura

Nº

Documento

interno en

su caso

Fecha de la

factura

Fecha de

pago

Neto (sin

IVA) IVA

%

Imputación

Total

imputado

DIETAS Y LOCOMOCIÓN NACIONAL

Concepto

Nº

Documento

interno

Destino Fecha de ida Fecha de

vuelta Neto

%

Imputación Total imputado

DIETAS Y LOCOMOCIÓN INTERNACIONAL

Concepto

Nº

Documento

interno

Destino Fecha de ida Fecha de vuelta Neto %

Imputación Total imputado

COSTES INDIRECTOS: IMPORTE. Se podrán certificar costes indirectos a tanto alzado hasta un 25% de los costes

directos certificados por anualidad para el proyecto en cuestión.

***Si la entidad beneficiaria es privada, no percibirá ayuda en la partida de costes indirectos, puesto que la subvención

se concede a COSTES TOTALES y supone el 50% del coste total del proyecto. Esto significa que deben justificar, al menos,

el doble de lo concedido. Asimismo, no está permitido la adquisición de equipamiento, sólo amortización de equipos

nuevos, durante los 3 años de duración del proyecto (“Circular de 1 de noviembre de 2015, NORMATIVA PARA LA

JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE ENTIDADES PRIVADAS”)***

Elegibilidad de los gastos: En la primera anualidad, los gastos serán elegibles desde la fecha de firma de la resolución de concesión, hasta el 31 de agosto del año siguiente (p.ej, 01/10/2014-31/08/2015). Los pagos podrán efectuarse durante el mes de septiembre, pero no se aceptará ningún gasto impagado. Por lo tanto, habrá que comprobar que realmente las cuotas patronales de agosto están pagadas, que suele ser el gasto que se certifica aunque realmente no esté pagado.

La 2º anualidad comprenderá gastos desde el 1 de septiembre del siguiente año hasta el 31 de agosto del año

siguiente (p.ej, 01/09/2015-31/08/2016), aunque podrá contener gastos de la primera anualidad, que por error u

omisión, no se hubieran justificado previamente.

En el caso de proyectos finales, la última anualidad empezará el 1 de septiembre del año anterior (p.ej,

01/09/2016-hasta la fecha fin), hasta la fecha final del proyecto, teniendo en cuenta, que se podrán incluir gastos de

otras anualidades que no se hayan certificado previamente, por algún tipo de error. El pago efectivo podrá realizarse

en los tres meses posteriores a la fecha final de ejecución del proyecto.

Pista de auditoría



Resulta imprescindible asegurar la pista de auditoría, por lo que los documentos justificativos de pago deben

cumplir las siguientes características, según la modalidad utilizada:

- En el caso de las entidades que dependen de consejerías, se aceptarán los documentos contables tipo ADO,

ADOP, FI, ADOK, etc, acompañados por los certificados correspondientes de sus tesorerías que atestigüen el

pago real y la fecha del mismo (en dichos certificados debe indicarse el número de factura o el documento

contable correspondiente que permita seguirle la pista)

- Extractos o certificaciones bancarias, señalando los movimientos justificativos correspondientes al pago en

cuestión. Debe haber alguna indicación del número de factura, número de documento contable, o número de

remesa que permita seguir la pista al pago de forma inequívoca. El hecho de que coincidan importes en un

mismo proveedor, no significa que correspondan a la misma factura.

- Los cheques y pagarés junto con sus correspondientes liquidaciones bancarias, deben indicar en el concepto,

el número de factura y gasto concreto.

- Recibí del proveedor, para casos muy concretos de menor cuantía (inferiores a 600€)

- Recibí del investigador en casos concretos de liquidaciones de viaje, indicando el concepto, la fecha de ida y

vuelta, el importe, y la fecha en que recibió el pago de su entidad.

- En el caso de que el justificante de pago incluya varias facturas, se debe acompañar una relación de las mismas

con el fin de comprobar su trazabilidad. Aquí se puede incluir pantallazo del sistema informático que recoja

todas las facturas del mismo proveedor pagadas simultáneamente.

- En ningún caso, se aceptarán como justificantes de pago, los pantallazos de los sistemas informáticos

contables de las entidades beneficiarias.

Otros puntos a verificar e incluir en el informe serán los siguientes:

- Comprobación de que la memoria económica abreviada certificada en la aplicación de justificación económica

ha sido suscrita por una persona con poderes suficientes para ello.

- Que la información económica contenida en la cuenta justificativa está soportada por una relación clasificada

de los gastos e inversiones de la actividad subvencionada, con identificación del acreedor y del documento

(factura o documento admisible según la normativa de la subvención), su importe, fecha de emisión y, en su

caso, fecha de pago.

- Verificación de que la entidad dispone de documentos originales acreditativos de los gastos justificados ante

la entidad concedente de la subvención, y de su pago, así como que dichos documentos han sido reflejados en

los registros contables. Del mismo modo, deberá comprobar que en la documentación justificativa original

existe la preceptiva estampilla con el código del proyecto al que se imputa y su porcentaje de imputación (o,

en su caso, importe imputado), así como la mención a la cofinanciación FEDER si el proyecto se ejecuta en

alguna de estas CC.AA: Asturias, Andalucía, Galicia, Castilla La Mancha, Valencia, Canarias, Castilla y León,

Murcia, Extremadura, Baleares, Aragón, Navarra y Madrid.

- Se comprobará que en los equipamientos comprados con cargo a los proyectos existen las respectivas

pegatinas con la mención a la cofinanciación INIA y FEDER, con sus correspondientes logos. Se incluirán

fotografías de los mismos.



- Verificación de que los documentos de pago aseguran la pista de auditoría. Señalar el método de pago

concreto utilizado por la entidad.

- Verificación de que los gastos e inversiones que integran la relación cumplen los requisitos para tener la

consideración de gasto subvencionable, conforme a lo establecido en el artículo 31 de la Ley General de

Subvenciones.

- Existencia o no de Expedientes de contratación, encomiendas de gestión o contratos “especiales” con medios

propios de la administración. En caso de expedientes de contratación, deberá rellanarse el “ckecklist” indicado

más abajo y se verificará el cumplimiento de la normativa en materia de contratación.

- Existencia o no de Convenios de colaboración con otras entidades para la ejecución del citado proyecto; en

caso afirmativo, verificación del cumplimiento de obligaciones recogidas en el citado convenio

- En el caso de entidades privadas, comprobación de que las amortizaciones que se imputan a los proyectos,

corresponden a equipamiento nuevo, adquirido dentro del periodo de ejecución del proyecto, y que se han

aplicado los porcentajes de amortización vigentes para cada año. Asimismo, se comprobará que dicho

equipamiento no ha sido financiado con subvenciones nacionales o comunitarias, incluida la presente.

Asimismo, para poder imputar costes de utilización de instalaciones o equipos propios, debe existir un contador

de uso, que permita realizar el seguimiento a las máquinas, y calcular su uso exacto en el proyecto.

- Comprobación de que el importe justificado por el concepto de costes indirectos incluidos en el periodo se

calculan conforme a lo establecido en la Orden de Bases correspondiente (no aplica para entidades privadas).

- Comprobación de que se han clasificado correctamente, de acuerdo al contenido de las bases reguladores, los

gastos e inversiones en la cuenta justificativa, especialmente en aquellos casos en que el beneficiario se haya

comprometido a una concreta distribución de los mismos.

- Elegibilidad del IVA/IGIC. Incluir, en su caso, declaraciones de IVA o Declaraciones responsables sobre la

deducción del mismo.

- Obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos que financien las actividades subvencionadas.

Inclusión de una declaración por parte de la entidad a este respecto;

- Adopción de las medidas de difusión contenidas en el apartado 4 del artículo 18 de la Ley 38/2003, de 17 de

noviembre mediante la publicidad de la financiación de la actividad objeto de ayuda, haciendo mención

expresa a la convocatoria de ayudas y al órgano concedente en las publicaciones, ponencias y otras actividades

de difusión de resultados que resulten de las ayudas concedidas. Por lo tanto, se debe verificar que toda

referencia en cualquier medio de difusión al proyecto objeto de la presente ayuda incluye que ha sido

financiado por el INIA y el Ministerio de Economía y Competitividad. Asimismo, y en su caso, deberá hacer

mención a la cofinanciación con fondos FEDER (todas las CC.AA excepto País Vasco, Cataluña, Cantabria y La

Rioja).

Toda la documentación justificativa que soporte el informe de auditoría de cuentas (contratos de trabajo,

nóminas, TCs, facturas, documentos de pago, comisiones de servicio, números de inventario, declaraciones de

IVA, etc…), debe adjuntarse en un CD o DVD legible y remitirse junto con el preceptivo informe a la fecha de

cierre del certificado económico.



El CD justificativo incluirá:

- Tantas carpetas como tipologías de gasto, p. ej, funcionamiento, personal, instalaciones y equipos,

Amortizaciones (sólo entidades privadas), Dietas y locomoción nacional, y dietas y locomoción internacional.

- Un pdf por gasto, y un pdf por pago, identificándose con el número de factura o número de transacción de su

sistema contable. Si se identifica con el número de transacción del sistema contable, debe reflejarse dicha

codificación en la tabla que se adjunte al informe (si no, sería imposible buscar los gastos en el CD).

- Si es un gasto, terminará en una G, y si es un pago, en una P. También es posible incluir en un mismo pdf el

gasto y el pago de una única factura, pero nunca se incluirán varias facturas en un mismo pdf si no se han

pagado simultáneamente. Por lo tanto, en principio, habrá tantos pdf como gastos, multiplicado por dos (por

los pagos)

- Si los pagos vienen agrupados en un mismo certificado deberá identificarse convenientemente.

- Publicaciones científicas, señalando la cofinanciación a FEDER e INIA.

Adicionalmente, con el fin de cumplir la normativa europea recogida en el Reglamento 1303/2013, para todos

aquellos gastos que se justifiquen con un Expediente de Contratación por razón de importe, se incluirá el siguiente

“checklist” correctamente relleno en todos sus apartados:

Nº Expediente de Contratación

NO CONFORMIDADES

A verificar SI NO N/P OBSERVACIONES

1 En el caso de haberse publicado, ¿incluía el anuncio de licitación una mención a la

cofinanciación europea?

2 ¿Se ha justificado adecuadamente en los pliegos el procedimiento de adjudicación

seleccionado? (abierto, restringido, negociado y diálogo competitivo)

3 ¿Ha sido informado favorablemente el pliego de cláusulas administrativas particulares

por el Servicio jurídico?

4 En los pliegos de cláusulas administrativas particulares ¿se incluye algún criterio de

valoración de ofertas no directamente vinculado con el objeto de contrato (precios

medios, …)?

5 ¿Existen en el expediente indicios de fraccionamiento del gasto, de forma que se

eludan obligaciones de publicación, procedimiento, necesidad de clasificación,…?

6 ¿Se cumplen las normas de publicidad de las licitaciones?

7 ¿Se ha difundido/publicado el perfil de contratante de acuerdo con lo establecido en

el art. 53 del RD 3/2011 TRLCSP?

8 En caso de haberse utilizado la tramitación de urgencia o emergencia ¿está

debidamente justificada según la ley?

9 Una vez realizada la convocatoria de la licitación, ¿se han cumplido los plazos de

presentación de las solicitudes de participación y de las proposiciones?



10 ¿Se ha acreditado la personalidad jurídica de los licitadores, clasificación o solvencia,

y una declaración de no estar incursos en prohibición de contratar (artículo 60 de la Ley

de Contratos del Sector Público), así como el cumplimiento de las obligaciones

tributarias y frente a la Seguridad Social?

11 Tratándose de una licitación basada en varios criterios de valoración de ofertas,

¿consta en el pliego de condiciones/documento descriptivo (en caso de diálogo

competitivo), la ponderación relativa atribuida a cada uno de los criterios de valoración?

12 En caso de establecerse un único criterio de valoración de ofertas ¿se corresponde

éste con el de precio más bajo?

13 ¿Son perfectamente distinguibles los criterios de solvencia de los criterios de

valoración de ofertas en los anuncios de licitación o pliegos de condiciones?

14 En su caso, ¿se ha dado plazo para subsanación de problemas en la presentación de

la documentación?

15 ¿Existen pruebas de que haya existido discriminación por distintos motivos

(nacionalidad, ubicación, etc.)?

16 Para la valoración de las proposiciones y la determinación de la oferta

económicamente más ventajosa ¿se han tenido en cuenta exclusivamente los criterios

de valoración directamente vinculados con el objeto del contrato?

17 A efectos de la adjudicación del contrato si se ha procedido a una subasta electrónica,

¿se ajusta a lo establecido en el art. 148 RD 03/2011 TRLCSP?

18 ¿Se ha adjudicado el contrato al licitador que ha presentado la oferta económica más

Ventajosa?

19 ¿Se ha notificado a los participantes en la licitación la adjudicación del contrato?

20 En caso de que hayan existido ofertas desproporcionadas o temerarias, ¿se ha

solicitado su justificación?

21 ¿Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación ambiental, en el caso de que

fuese preceptivo?

22 ¿Existe documentación acreditativa del órgano adjudicador que recoja todas las

ofertas y la valoración de las mismas, y se ha dispuesto de los informes de valoración

técnica correspondientes?

23 ¿Se ha publicado la adjudicación en los plazos legales exigibles?

24 ¿Se ha constituido garantía definitiva?

25 En caso de contratación conjunta de redacción de proyecto y de ejecución de las

obras, ¿se cumplen los requisitos del art 124 RD 03/2011 TRLCSP?

26 En su caso, ¿existe certificado de disponibilidad de terrenos?

27 ¿El contrato firmado con el adjudicatario lo ha sido por el importe de la oferta que

éste ha presentado y no contiene cláusulas contrarias a los pliegos?

28 Cuando se trate de prestaciones complementarias (obras o servicios) que no figuren

en el proyecto ni en el contrato inicial ¿se cumple lo previsto en los art.171 (obras),

art.174 (servicios), art.173 (suministros) del RDL 3/2011 TRLCSP?

29 En caso de prestaciones complementarias (obras o servicios), ¿supera el importe

acumulado del 50% del contrato primitivo?

30 ¿El órgano de contratación ha comunicado a todo candidato o licitador rechazado

que lo solicite, los motivos del rechazo de su candidatura o de su proposición y las

características de la proposición del adjudicatario determinantes de la adjudicación a su

favor?



31 ¿Se han aplicado las medidas antifraude en lo que se refiere a revisión de si el

contrato aparece con alguna marca de advertencia o bandera roja de las previstas en el

anexo del RD1303/2013?*****Ver dónde se definen esas banderas rojas****

**Puede solicitarse una copia de esta checklist en formato Excel o Word a la Subdirección General de Prospectiva y Coordinación de Programas.

****BANDERAS ROJAS EN LA LUCHA CONTRA EL FRAUDE**** Las banderas rojas son señales de alarma, pistas o indicios de posible fraude. La existencia de una bandera roja no implica necesariamente la existencia de fraude, pero sí indica que una determinada área de actividad necesita atención extra para descartar o confirmar un fraude potencial. Como ejemplo de estas banderas rojas, se relacionan seguidamente las más empleadas, clasificadas por tipología de prácticas potencialmente fraudulentas. Pliegos rectores del procedimiento amañados a favor de un licitador:

Presentación de una única oferta o número anormalmente bajo de proposiciones optando a la licitación.

Extraordinaria similitud entre los pliegos rectores del procedimiento y los productos o servicios del contratista ganador;

Quejas de otros ofertantes

Pliegos con prescripciones más restrictivas o más generales que las aprobadas en procedimientos previos similares;

Pliegos con cláusulas inusuales o poco razonables;

El poder adjudicador define un producto de una marca concreta en lugar de un producto genérico. Licitaciones colusorias:

La oferta ganadora es demasiado alta en comparación con los costes previstos, con las listas de precios públicas, con obras o servicios similares o promedios de la industria, o con precios de referencia del mercado;

Todos los licitadores ofertan precios altos de forma continuada;

Los precios de las ofertas bajan bruscamente cuando nuevos licitadores participan en el procedimiento;

Los adjudicatarios se reparten/turnan por región, tipo de trabajo, tipo de obra; el adjudicatario subcontrata a los licitadores perdedores;

Patrones de ofertas inusuales (por ejemplo, las ofertas tienen porcentajes exactos de rebaja, la oferta ganadora está justo debajo del umbral de precios aceptables, se oferta exactamente al presupuesto del contrato, los precios de las ofertas son demasiado altos, demasiado próximos, muy distintos, números redondos, incompletos, etc.);

Conflicto de intereses:

Favoritismo inexplicable o inusual de un contratista o vendedor en particular;

Aceptación continua de altos precios y trabajo de baja calidad, etc.;

Empleado encargado de contratación no presenta declaración de conflicto de interés o lo hace de forma incompleta;

Empleado encargado de contratación declina ascenso a una posición en la que deja de tener que ver con adquisiciones;

Empleado encargado de contratación parece hacer negocios propios por su lado;

Socialización entre un empleado encargado de contratación y un proveedor de servicios o productos;

Aumento inexplicable o súbito de la riqueza o nivel de vida del empleado encargado de contratación;

Aplicación Web de Justificación Económica de Proyectos

.

MANUAL JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DEL PROYECTO 2

Contenido

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 3

1.1 ASPECTOS BÁSICOS ................................................................................................. 3

1.2 PRINCIPALES NOVEDADES ..................................................................................... 4

1.3 ROLES DE USUARIO ................................................................................................. 4

1.4 INCIDENCIAS ............................................................................................................. 5

2. ALTA E IDENTIFICACIÓN ............................................................................................... 5

3. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE PROYECTOS Y PLAZAS ........................................ 6

3.1 ACCESO A LA APLICACIÓN..................................................................................... 6

3.2 SELECCIONAR PROYECTO ...................................................................................... 7

3.3 ACCESO AL PROYECTO O PLAZA .......................................................................... 9

3.4 JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS. CARGA MANUAL ......................................... 13

3.4.1 PERIODO DE JUSTICACIÓN ................................................................................ 14

3.4.2 DATOS BÁSICOS. INTRODUCIR, MODIFICAR, BORRAR Y CONSULTAR.... 14

3.4.3 CONTRATOS. INTRODUCIR, MODIFICAR, BORRAR Y CONSULTAR........... 16

3.4.4 GASTOS. INTRODUCIR, MODIFICAR, BORRAR Y CONSULTAR ................... 20

3.4.5 SUBIDA DE LA DOCUMENTACIÓN PREVIA .................................................... 27

3.4.6 CIERRE DE LA JUSTIFICACIÓN ......................................................................... 29

3.4.7 FIRMA DE LA JUSTIFICACIÓN ........................................................................... 29

3.4.8 CORRECCIÓN DE GASTOS ................................................................................. 33

3.5 JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS. CARGA MASIVA........................................... 35

3.5.1 CARGA MASIVA EN FORMATO EXCEL ........................................................... 35

4. GLOSARIO DE CAMPOS ................................................................................................ 36


1. INTRODUCCIÓN La presente guía pretende facilitar el uso de la aplicación de justificación económica de proyectos de

investigación al Instituto Nacional de Investigación y Tecnología Agraria y Alimentaria (INIA). Se ha tratado de

describir el proceso de manera sencilla para facilitar la comprensión, el uso de la aplicación y, en definitiva,

facilitar la adaptabilidad a este nuevo sistema de trabajo.

1.1 ASPECTOS BÁSICOS Los aspectos básicos son los siguientes:

La aplicación contempla el acceso de distintos tipos de usuario con diferentes funciones

dentro del proceso de justificación económica.

La aplicación estará abierta para la justificación de gastos durante el período de

justificación establecido para ello en cada anualidad.

La aplicación estará abierta para la consulta de datos económicos introducidos en cada

anualidad del proyecto desde la fecha de inicio de cada período de justificación hasta 6 meses después de la

finalización del mismo.

De modo análogo al punto anterior ocurrirá con las plazas. Hay dos tipos de plazas: doctores y

contratos predoctorales.

La aplicación permite la consulta de los datos de justificación introducidos en las

anteriores anualidades del proyecto o de la plaza.

La aplicación cuenta con un sistema de notificaciones a los distintos usuarios que

intervienen en el proceso de justificación que informarán del estado y evolución del proceso con la finalidad de

agilizar el mismo.

Los datos podrán ser cargados en la aplicación de forma manual o bien de forma masiva

en formato Excel.

En la justificación económica se incluye la opción de "Corregir" en la que las entidades/organismos podrán

realizar correcciones sobre los gastos que haya determinado la Validación del proyecto o plaza y en los términos

establecidos por ésta.


1.2 PRINCIPALES NOVEDADES

La Justificación Económica o actuaciones de I+D, se compondrá de los siguientes documentos:

1) Certificado Económico de gastos

2) Documentación previa, compuesta por:

Declaración Responsable: declaración en la que la entidad acredite el cumplimiento de

obligaciones por reintegro de subvenciones.

Certificado de A.E.A.T.: certificado de la AEAT de estar la entidad al corriente de las obligaciones

tributarias.

Certificado de la Seguridad Social: certificado de la Tesorería Gral. de la Seguridad Social de

estar la entidad al corriente de las obligaciones ante la seguridad social.

Estos tres documentos se deben presentar de forma obligatoria en formato pdf y se subirán a la

aplicación antes del cierre de la justificación de cada proyecto o actuación de I+D. Se subirán los tres

documentos en un único fichero pdf.

La validez de estos 3 documentos es de 6 meses desde la fecha de emisión de los mismos.

No será necesario aportar esta documentación en proyectos AC “Acción Complementaria” o

aquellos en que se esté justificando su última anualidad.

Cuando se trate de un contrato menor (importe inferior a 18.000€ sin IVA para suministros, y 50.000€ sin

IVA en obras), no es necesario dar de alta un contrato.

La aplicación contempla la obligatoriedad, según lo dispuesto en el artículo 27.6 de la Ley 11/2007 de 22 de

junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, desarrollada por RD 1671/2009 de 6

de noviembre, de la firma mediante certificado digital válido de todos y cada uno de los documentos que

componen la Justificación Económica (Certificado Económico y documentación previa).

1.3 ROLES DE USUARIO Las posibilidades de acción dentro de la aplicación web de justificación económica dependerán del tipo de

rol desempeñado por cada persona usuaria y que queda determinado por el Usuario y Contraseña utilizados para

acceder a la aplicación.

La aplicación diferencia los siguientes roles en la justificación de proyectos:

Redactor: Se refiere a la persona responsable de la introducción de los gastos realizados en la aplicación web así como

del cierre de la Justificación, una vez completada. Las funciones asociadas a este rol son las siguientes:

Introducción de Datos básicos del proyecto o plaza


Introducción de contratos, si los hubiera (si se trata de una

plaza no habrá contratos)

Introducción de gastos

Incorporación de la Documentación previa

(certificado AEAT, certificado SS y Declaración

responsable en un único pdf)

Cierre de justificación

Correcciones por orden de la validación

Responsable legal de la entidad: Es la persona encargada de firmar la justificación económica (Certificado Económico y

documentación previa) del proyecto como responsable legal de la entidad/organismo. Esta persona firmará la

justificación económica después de que el redactor haya cerrado la justificación.

Sus funciones serán las siguientes:

Aprobar o rechazar la idoneidad de los gastos justificados

Firmar la justificación

Consulta de datos económicos introducidos en las distintas anualidades del proyecto

Consulta y comprobación de la documentación previa

1.4 INCIDENCIAS Todas las incidencias que puedan surgir del uso de la aplicación de justificación económica se atenderán en la dirección

de correo electrónico [email protected]

2. ALTA E IDENTIFICACIÓN El acceso a la aplicación de justificación económica se realiza a través de un Nombre de Usuario, de libre elección,

y una contraseña, que facilitará el INIA a cada usuario. Los nombres y contraseñas son diferentes en función de rol

de acceso a la aplicación, así como la operatividad asociada a cada rol.

La gestión de usuarios de la aplicación está localizada en el INIA. Siempre que sea necesario obtener un nuevo usuario

(REDACTOR O RESPONSABLE LEGAL) será necesario solicitarlo al INIA a la dirección de correo

altas.justificacion_gastos @inia.es, facilitando los siguientes datos:

NOMBRE DE USUARIO

EMAIL

CCAA

ENTIDAD

1.REDACTOR Introducción de datos, básicos, gastos, documentación previa y cierre justificación

3.RESPONSABLE LEGAL Validación de datos introducidos. Firma de la justificación



Y, para los responsables de firma, también el CARGO que ocupan.

A partir de estos datos, el INIA generará una contraseña asociada al nombre de usuario elegido que serán facilitados vía

correo electrónico al nuevo usuario en cuestión.

Cada persona usuaria de la aplicación tendrá un Usuario y una Contraseña para acceder a la aplicación de justificación

económica. Las opciones de menú y las posibilidades de acción dependerán de cada tipo de acceso. Por lo

tanto, no todas las personas que acceden a la aplicación tendrán las misma operatividad pues dependerá del rol

que desempeñe y por el cual será identificado en función del Usuario y Contraseña de acceso que utilice.

3. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE PROYECTOS Y PLAZAS En este apartado se va a explicar paso a paso el funcionamiento de la aplicación para la justificación económica

de proyectos y de plazas de forma manual, es decir, introduciendo los gastos y/o contratos uno a uno. Cuando la

justificación económica es de una plaza no se introducirán contratos y esta opción no aparecerá.

3.1 ACCESO A LA APLICACIÓN El acceso a la aplicación de justificación económica se produce desde de la página web del Instituto Nacional de

Investigación y Tecnología Agraria y Alimentaria, www.inia.es, a través de la opción Convocatorias, Acceso Entidades,

Justificación económica, o bien introduciendo directamente en un navegador la url http://je.inia.es

Una vez seleccionada esta opción, será necesario introducir el Usuario y Contraseña facilitados por el INIA para acceder a

la aplicación de justificación económica.

Cuando el usuario se ha identificado debidamente, accede a una pantalla de presentación de la aplicación en la que ya


aparece su menú de navegación. Éste incluye 4 opciones (entre otras):

BUSCAR PROYECTO

JUSTIFICAR (A través de esta se podrá

elegir entre justificar proyectos, doctores y

contratos predoctorales)

AYUDA

CERRAR SESIÓN

3.2 SELECCIONAR PROYECTO Existes 2 formas de seleccionar proyectos:

1. Seleccionar la opción de menú Buscar Proyecto.

A través de esta opción se accederá a un buscador de proyectos que permite realizar búsquedas por

Título o Código de proyecto. En esta pantalla también se pueden buscar plazas introduciendo

igualmente el código o el título. Aquí se habla de proyectos y plazas indistintamente. La búsqueda

de proyectos o plazas se puede realizar introduciendo el concepto entero o parte del mismo, en

cuyo caso se obtendrán todos aquellos proyectos o plazas que contengan dicha parte en su Título o Código.

Cabe destacar que, una vez se ha se ha seleccionado una opción del menú, en la parte superior izquierda,

aparecerán siempre los datos de identificación de la persona que ha realizado el acceso. Igualmente, una vez

se seleccione un proyecto o plaza con el que trabajar, aparecerá también el título del proyecto seleccionado.

Como resultado de la búsqueda, aparecerá un listado con el/los proyecto/s y la/las plaza/s que

coincidan con el criterio de búsqueda utilizado. De todos los proyectos o plazas se seleccionará aquel con el

que se quiere trabajar.


Está opción resulta de especial utilidad en el caso de que la cantidad de proyectos o plazas a justificar por

parte de la entidad/organismo sea muy elevada. De lo contrario, será más cómodo seleccionar el proyecto

directamente del listado que aparece en la opción Justificar.

2. Seleccionar la opción de menú Justificar

Al pinchar en la opción “Justificar” aparecerá esta pantalla. Marcaremos la opción que deseemos hacer y

pincharemos en “Aceptar”. Como se puede observar podremos justificar proyectos, doctores o contratos

predoctorales. Los doctores y contratos predoctorales también las denominaremos “plazas” en este manual.

3. Aparecerá en pantalla un listado con los proyectos, doctores o contratos predoctorales según la opción que se

haya seleccionado.

Tanto en este Listado como en el resultante de realizar una búsqueda de proyecto, aparece la siguiente

información:

Código del proyecto o plaza

Título del proyecto o plaza

Fecha inicio y Fecha fin del Período de

justificación.

La aplicación web sólo estará abierta para la justificación de gastos durante el período de justificación

establecido para ello en cada anualidad.


Estado. En cada anualidad todos los proyectos y plazas pasan por 3 estados:

Justificando: Los datos de justificación están siendo introducidos o la justificación está siendo firmada

por alguna de las personas responsables de hacerlo.

Validando: Está en período de validación por parte del INIA.

Cerrado: Ya ha sido justificado y validado.

Finalizado. Ha sido justificado en su totalidad, y validado por lo que se considera finalizado

La aplicación estará abierta para la consulta de datos económicos introducidos en cada

Anualidad, desde la fecha de inicio del período de justificación de cada anualidad hasta 6 meses

después la finalización de dicho período de justificación.

3.3 ACCESO AL PROYECTO O PLAZA El proyecto con el que se quiere trabajar se selecciona del listado, resultante del paso anterior, haciendo click sobre el

CÓDIGO o el TÍTULO.

En la parte central de la pantalla de acceso al proyecto o plaza seleccionado, aparece la estructura de gastos del mismo

con los totales justificados por capítulo de gasto, si los hubiera, más toda una serie de opciones que permiten llevar a

cabo todas las funcionalidades relacionadas con el proyecto.


Todas las opciones de acción dentro de un proyecto se encuentran en esta pantalla de acceso al proyecto

La operatividad de las opciones de trabajo de esta pantalla dependerá del perfil o rol con el que se haya accedido a

la aplicación. Así, todas las opciones de introducción o modificación de datos corresponden exclusivamente al

perfil redactor, mientras que las personas que accedan como firmantes sólo podrán realizar consultas de esos

datos. Por el contrario, la opción Firma Certificado solo estará operativa cuando se accede a la aplicación como

responsable de firma. Hay que tener en cuenta que cuando se esté justificando una plaza no habrá contratos no

apareciendo esa opción.

Cada persona que acceda a la aplicación de Justificación económica tendrá operativas

opciones de trabajo distintas, determinadas por el rol/perfil ligado al Usuario y Contraseña con los

que ha accedido a la aplicación.

La pantalla de acceso al proyecto o plaza recoge los siguientes bloques de acción: MENÚ DE PROYECTO Este menú incluye, a través de opciones de trabajo, la secuencia de pasos que hay que dar para justificar un

proyecto de investigación. Las opciones del menú de proyecto son las siguientes:

Datos Básicos

Contratos

Cerrar Justificación

Adjuntar documentación previa firmada

Firma Certificado


ESTRUCTURA DE GASTOS DEL PROYECTO La pantalla de acceso siempre recoge la estructura de gastos del proyecto agrupada por conceptos de gasto y con

todos los gastos introducidos totalizados.

Cada concepto de gasto es un enlace navegable al listado de gastos que contiene y desde éste es posible acceder a la

información introducida de cada uno de los mismos haciendo click sobre ellos. También desde aquí, se realizará la

introducción, modificación y borrado de gastos.


MENÚ DE PLAZA En el caso de que en lugar de haber elegido un proyecto se haya elegido una plaza (doctor o contrato predoctoral)

tendremos un menú igual que el de proyectos pero sin los contratos ya que aquí no harían falta.

ESTRUCTURA DE GASTOS DE LA PLAZA

La pantalla de acceso siempre recoge la estructura de gastos de la plaza agrupada por conceptos de gasto y con

todos los gastos introducidos totalizados.

Cada concepto de gasto es un enlace navegable al listado de gastos que contiene y desde éste es posible acceder a la

información introducida de cada uno de los mismos haciendo click sobre ellos. También desde aquí, se realizará la

introducción, modificación y borrado de gastos.


CARGA MASIVA DE PROYECTOS Los gastos y/o contratos de los proyectos pueden cargarse de forma manual, introduciendo en la aplicación cada uno

de los gastos o bien, de una sola vez a través de la opción de carga masiva. La aplicación contempla la carga masiva

de datos de proyecto mediante ficheros en formato Excel. Existen plantillas en la propia aplicación, que deberán

consignarse según la guía que se indica en la primera pestaña del mismo, para que no generen errores los archivos subidos.

CARGA MASIVA DE PLAZAS Cuando la opción elegida es la de una plaza lo único que cambia con respecto a proyectos son los gastos. Estos son distintos y la plantilla Excel en consecuencia no es la misma que para proyectos. ACCESO A INFORMACIÓN DE OTRAS ANUALIDADES Cuando existen datos introducidos en anualidades previas, es posible consultarlos a través de esta opción. La forma de

hacerlo es seleccionar en el desplegable la anualidad que se desea consultar. Se abrirá una nueva ventana con la

estructura de gastos, también navegable, de la anualidad seleccionada.

A través de esta opción es posible consultar los listados de gastos de cada concepto y navegar hasta la información de

cada gasto, tal como sucede con la anualidad presente. Esta opción de consulta está siempre disponible tanto para

el rol/perfil de Redactor como para los de Responsables de firma.

3.4 JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS. CARGA MANUAL Para realizar la justificación económica de un proyecto hay que dar una serie de pasos que se describen en este

apartado. La mayor parte de los pasos, en concreto, los referidos a la introducción y modificación de la

información corresponden al rol de redactor. Sin embargo, los roles de Responsables de firmar el Certificado

Económico van asociados a aprobar la justificación realizada por el Redactor y firmarla. También tienen acceso a

consultar toda la información introducida por el Redactor, pero no a modificarla.

El siguiente esquema también es aplicable para las plazas quitando el alta de contratos. En cuanto a la documentación

previa se adjuntará al proyecto pinchando en el botón “Adjuntar Doc. Previa Firmada”. Sólo se podrá adjuntar una vez y

en caso de no hacerlo se adjuntará cuando se vaya a firmar el certificado económico.


3.4.1 PERIODO DE JUSTICACIÓN El período de justificación de cada anualidad del proyecto (al igual que para una plaza) es el indicado en el listado

de selección de proyectos (apartado 3.2 Selección de Proyecto).

Tanto la introducción de información como la firma de la Justificación Económica (certificado económico y

documentación previa) deben realizarse dentro de ese periodo pues, una vez haya transcurrido el plazo indicado,

la aplicación quedará cerrada a la introducción de nuevos datos.

3.4.2 DATOS BÁSICOS. INTRODUCIR, MODIFICAR, BORRAR Y CONSULTAR En este apartado es necesario completar una serie de datos, algunos de contacto, otros para el Certificado Económico

y también algunos datos generales del proyecto, en concreto, los siguientes:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Nombre del/de la responsable legal del

Organismo/Entidad

Nombre de la persona que firma la justificación de

gastos como representante legal de la Entidad.

Cargo del/de la responsable legal del

Organismo/Entidad

Cargo de la persona que firma la justificación de

gastos como representante legal de la Entidad.

Correo electrónico del/de la responsable

legal del Organismo/Entidad

Correo electrónico de la persona que firma la

justificación de gastos como representante legal de

la Entidad.

Los importes pagados por IVA/IGIC son

deducidos en las declaraciones de

IVA/IGIC (Respuesta SI o NO)

Respuesta SI o NO

Almacén de justificantes Lugar donde se guardan los soportes documentales

de los gastos que se justifican.

Investigador/a principal Persona responsable de la coordinación del

proyecto de investigación


Según sea la respuesta a la pregunta Los importes pagados por IVA/IGIC son deducidos en las

declaraciones de IVA/IGIC, se determina el posterior cálculo automático de los importes imputables de

gasto y, por tanto, SIEMPRE debe responderse a esta pregunta ANTES DE INTRODUCIR GASTOS. Una vez se han

introducido gastos, EN NINGÚN CASO SE PUEDE MODIFICAR dicha respuesta

Para las entidades con un porcentaje de IVA prorrateado, a la pregunta Los importes pagados por IVA/IGIC son

deducidos en las declaraciones de IVA/IGIC, deben contestar que NO, añadir los IVAs no recuperados a

mano y adjuntar por escrito la justificación del método de prorrateo empleado y su aceptación por

Hacienda. Los apuntes económicos de gastos serán rellenados incluyendo el porcentaje correspondiente

de IVA. De una anualidad a otra puede cambiarse la declaración sobre el IVA.

Todos los campos a cumplimentar cuentan con aclaraciones que aparecen en pantalla cuando se posiciona el

ratón encima de la caja donde se introduce el texto.

Sólo será necesario introducir estos datos en la primera anualidad que se justifique de cada proyecto, pues los datos

quedarán grabados para el resto de las anualidades del proyecto o plaza. Así pues, en las justificaciones

posteriores a la primera anualidad, sólo se accederá a la opción Datos Básicos cuando se quiera modificar alguno

de los valores introducidos en esa primera anualidad.

a) INTRODUCIR DATOS

La introducción de los Datos Básicos se realiza pulsando el botón del menú de proyecto para llegar a la siguiente

pantalla.

En ella, se introducirán todos los datos en las cajas de texto. Una vez terminada la introducción de datos, aparecerán

asteriscos rojos en el caso de que alguno de los campos obligatorios no haya sido completado. Cuando se ha

completado la introducción de datos, se pulsa Guardar y después Volver a la pantalla de acceso al proyecto


b) MODIFICAR DATOS

La operativa a seguir para la modificación de datos es la misma que la de introducción de datos: se accede a la

pantalla de Datos Básicos, se reescriben aquellos campos que se desee modificar y se guardan. Cuando se haya

terminado la modificación, se vuelve a la pantalla anterior.

Los datos sólo serán modificables mientras no se haya cerrado la Justificación del proyecto y siempre dentro del

período de justificación correspondiente. Igual ocurre con las plazas (doctores y contratos predoctorales)

c) BORRAR DATOS

No es posible borrar Datos básicos, solamente sustituirlos por otros, ya que todos ellos son campos obligatorios. Por

lo tanto, la operativa a seguir será la misma que para la Modificación de datos.

d) CONSULTAR DATOS

Una vez han sido introducidos, los Datos básicos pueden ser consultados en todo momento tanto por el rol/perfil

Redactor como por los Responsables de firma. Para ello, se accederá a la opción del menú

de proyecto.

3.4.3 CONTRATOS. INTRODUCIR, MODIFICAR, BORRAR Y CONSULTAR Se insiste antes de continuar que cuando se justifica una plaza (doctor o contrato predoctoral) no se introducirán

contratos no estando operativa esta opción en este caso.

Cuando la realización de un gasto haya implicado la convocatoria de un concurso público, antes de introducir el

gasto, es necesario completar una serie de información sobre el contrato establecido. La mayor parte de los

campos a cumplimentar por cada contrato existente cuentan con una lista desplegable de respuestas de las que hay

que elegir la que corresponda.


Antes de comenzar a introducir los gastos del proyecto, se introducirán los contratos asociados al mismo, en el

caso de que existan.

Cuando se trate de un contrato menor (importe inferior a 18.000€ sin IVA para suministros, y 50.000€ sin

IVA en obras), no es necesario dar de alta un contrato.



ratón encima de la caja donde se introduce el texto.

a) INTRODUCIR CONTRATOS

La introducción de los Contratos del proyecto se realiza pulsando el botón del menú de proyecto

, para lle. Llegará la siguiente pantalla:

En esta pantalla aparece el listado de contratos ya introducidos, si los hubiera, y debajo las opciones de Nuevo

Contrato y Volver. Para introducir un nuevo contrato, se elige Nuevo Contrato y se abrirá la pantalla de recogida de

datos del contrato.

En esta pantalla, hay que completar todos los campos obligatorios, marcados con un asterisco y, cuando se haya

finalizado, Guardar.

La introducción de datos numéricos en toda la aplicación requiere del siguiente formato: Punto

como separador de miles y coma para decimales. (Ejemplo: 4.564,87)

b) MODIFICAR CONTRATOS

Para modificar los Contratos introducidos se accederá a la lista de contratos pulsando

y, en la lista resultante, al final de cada contrato, se selecciona la opción Editar. El contrato se abre en modo editable y,

una vez finalizadas las modificaciones, se selecciona Guardar y se vuelve a la pantalla anterior.


Los contratos sólo serán modificables mientras no se haya cerrado la Justificación del proyecto y siempre dentro

del período de justificación correspondiente

c) BORRAR CONTRATOS

Para borrar los Contratos introducidos se accederá a la lista de contratos pulsando .

El contrato elegido se borrará directamente desde la lista eligiendo la opción Borrar del contrato elegido.

Sólo será posible borrar contratos cuando no se haya cerrado la Justificación del proyecto y siempre dentro del período de justificación correspondiente.

d) CONSULTAR CONTRATOS

Una vez han sido introducidos, los Contratos pueden ser consultados en todo momento tanto por el rol/perfil

Redactor como por los Responsables de firma. Para ello, se accederá a la opción del menú

de proyecto para llegar al listado de contratos introducidos en el proyecto y, del listado, se hará click en el

código de contrato de aquel que se desea consultar.

Se accederá al contrato en modo Consulta, es decir, no será posible modificar datos.

3.4.4 GASTOS. INTRODUCIR, MODIFICAR, BORRAR Y CONSULTAR PROYECTOS La introducción de gastos representa el núcleo central de la justificación de proyectos. Los gastos están agrupados en

distintos conceptos en función de su naturaleza y se puede acceder a los mismos a través de enlaces navegables.


PLAZAS

a) DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE GASTO

PROYECTOS

En este apartado se recoge el salario bruto de las personas que trabajan en el proyecto y cuentan con titulación

superior más el coste de sus seguros sociales por cuenta de la entidad/empresa

En este apartado se recoge el salario bruto de las personas que trabajan en el proyecto y no cuentan con titulación

superior más el coste de sus seguros sociales por cuenta de la entidad/empresa

Este apartado incluye los costes laborales (salario bruto y seguros sociales) de las personas que trabajan/han trabajado

en el proyecto realizando peonadas agrícolas o labores similares


Este apartado recoge la adquisición de bienes de carácter inventariable para su utilización en el proyecto.

Engloba gastos de diversa naturaleza en los que la entidad/organismo incurre necesariamente para el desarrollo del

proyecto de investigación.


Éste apartado recoge los gastos generados como resultado de los viajes profesionales, nacionales e

internacionales, realizados por el personal adscrito al proyecto en el marco del mismo.

(Sólo para proyectos ejecutados por empresas privadas) En este apartado se recogen los importes correspondientes a la amortización de los bienes y equipos inventariables

utilizados en la ejecución del proyecto, pero sólo en la cuantía correspondiente a los períodos de

amortización que abarque el proyecto y en el porcentaje de uso del bien imputable al proyecto.


Costes de tipo general no imputables directamente al proyecto. Para su imputación al proyecto suele ser

necesario realizar un cálculo. En este sentido, la aplicación permite que el importe de Costes Indirectos pueda

ser introducido directamente en el campo correspondiente (Total Costes Indirectos) o bien, puede ser

calculado de forma automática a partir de los importes anuales de las siguientes cuentas contables:

Arrendamientos y cánones

Reparación, mantenimiento y conservación

Material, Suministros y otros

Amortiz. Equipos e instalaciones no cofinanciadas por FEDER

Y de los valores correspondientes al:

Número de equivalentes de jornada completa de todo el personal del equipo investigador del

proyecto

Número total de jornadas completas del personal investigador en proyectos de investigación

En cualquiera de los casos, en los costes indirectos solamente se introducirá un gasto/importe.

PLAZAS

En este apartado se recoge el salario bruto de la persona que trabaja en la plaza más el coste de sus seguros sociales

por cuenta de la entidad/empresa y el “Coste Empresa”


b) INTRODUCIR GASTOS

La introducción de gastos se realiza directamente a través de la estructura de gastos del proyecto que aparece

en pantalla al acceder al mismo. Todos los capítulos de gasto de nivel inferior (texto en azul) son enlaces

navegables. Haciendo click sobre el texto, aparece en la parte de abajo de la pantalla un listado con los gastos

ya introducidos en el capítulo de gasto elegido, si los hubiera.

Debajo del listado, está el botón Nuevo Gasto. Pulsando este botón se accede a la pantalla de introducción de datos

de cada uno de los gastos. Los campos a cumplimentar difieren en función de la naturaleza del gasto. Una vez

cumplimentados, se pulsa Guardar y se vuelve a la pantalla anterior. Siempre saldrá en pantalla un aviso

anunciando que los datos han sido guardados correctamente.


c) INTRODUCIR UN GASTO

1. Hacer click sobre el texto del tipo de gasto que se quiere introducir

2. Pulsar Nuevo Gasto

3. Guardar

A medida que se introducen gastos, éstos aparecen totalizados en la estructura de gasto y pasan a formar parte de

los listados resumen de cada tipo de gasto.


ratón encima de la caja donde se introduce el dato.

d) MODIFICAR GASTOS

Para modificar los Gastos introducidos se accederá a la lista de gastos de cada capítulo de gasto, pulsando sobre su

texto. En la lista resultante, se pulsa el botón Editar situado en las Opciones, en la parte derecha de cada gasto. El

gasto se abre en modo editable y, una vez finalizadas las modificaciones, se selecciona Guardar y se vuelve a la pantalla

anterior.

Los gastos sólo serán modificables mientras no se haya cerrado la Justificación del proyecto y siempre dentro del

período de justificación correspondiente.

e) BORRAR GASTOS

Para borrar los Gastos introducidos se accederá a la lista de gastos de cada capítulo de gasto, pulsando sobre su

texto. El gasto se borrará directamente desde la lista eligiendo la opción Borrar del gasto elegido.


Sólo será posible borrar gastos cuando no se haya cerrado la Justificación del proyecto y siempre dentro del

período de justificación correspondiente.

f) CONSULTAR GASTOS

Una vez han sido introducidos, los Gastos pueden ser consultados en todo momento tanto por el rol/perfil

Redactor como por los Responsables de firma. Para ello, se accederá la lista de gastos de cada capítulo y se hará

click en el código de gasto de aquel que se desea consultar.

Se accederá al gasto en modo Consulta, es decir, no será posible modificar datos

3.4.5 SUBIDA DE LA DOCUMENTACIÓN PREVIA

No será necesario adjuntar la documentación previa firmada en proyectos AC “Acción complementaria” o

en aquellos que se esté justificando su última anualidad. En cualquier caso si no se adjunta la documentación

previa firmada se adjuntará con la firma del certificado económico.

Antes del cierre de la justificación, el redactor debe subir la documentación previa de la entidad. Una vez

hecho esto esta documentación será válida durante un periodo de 6 meses. Para ello, pulsamos sobre el

menú de la izquierda “Documentación Previa”.


Tal y como se indica en la pantalla se subirá en un único fichero pdf la declaración responsable, el certificado AEAT y el

certificado de la SS y el responsable de subirlo es el usuario con rol de redactor.

Pulsamos el botón examinar para buscar (en los archivos del equipo) el documento en formato pdf que deseamos cargar; y

después, pulsamos subir. Una vez hecho esto, se mostrará la columna del responsable de firmar el documento. La columna

correspondiente que nos indica el estado de la firma para ese icono, será amarillo si está sin firmar, verde si está firmado y

aparecerá la palabra “RECHAZADO” en rojo si ha sido rechazado.

Como se puede observar en la imagen los botones de rechazar y firmar están desactivados. Para que estén activos el usuario

tendría que tener rol de firma, ya que es el firmante el que puede rechazar el documento o firmarlo.

Una vez firmada la documentación previa esta ya ha quedado vinculada a la entidad. Para que quede vinculada al proyecto

o plaza pincharemos en el botón “Adjuntar Doc. Previa Firmada” que aparece en el listado de gastos del proyecto o plaza

que hayamos seleccionado.

Si esto no se hiciera la documentación previa firmada se adjuntará cuando se firme el certificado económico (botón “Firma


Certificado” que aparece debajo del botón “Adjuntar Doc. Previa Firmada”).

3.4.6 CIERRE DE LA JUSTIFICACIÓN

Una vez se han introducido todos los gastos a justificar, y se ha incorporado la documentación previa y sólo

entonces, se cerrará la Justificación de gastos que se esté realizando, en la opción del menú de proyecto.

Se accederá a la pantalla de Cierre de Justificación, donde una advertencia recuerda que la

Justificación sólo debe cerrarse cuando se ha completado. Pulsando Cerrar Justificación, ésta quedará cerrada y así lo

indicará el mensaje correspondiente.

Una vez se ha realizado el Cierre de la Justificación de gastos, no será posible introducir

nuevos gastos o modificar los ya introducidos.

.

A partir de este momento, el proyecto queda cerrado a la introducción y/o modificación de gastos y desparecen

los controles de introducción, modificación y borrado de datos. El siguiente paso a seguir, es la firma del

Certificado Económico así como la documentación previa por parte del representante legal de la entidad.

El cierre de la Justificación dispara una notificación a la persona responsable de rendir cuenta, que en ese momento es

avisada de que el proyecto está listo para su firma.

3.4.7 FIRMA DE LA JUSTIFICACIÓN El acceso a los proyectos listos para ser firmados se produce también a través de las opciones Buscar proyecto y/o

Justificar proyectos.


En la opción Buscar proyecto es posible realizar una búsqueda de un proyecto concreto mientras que en la

opción Justificar (seleccionando posteriormente proyectos, doctores o contratos predoctorales), las personas

responsables de firma, encontrarán todos los proyectos de la entidad, independientemente del estado en que se

encuentren (Justificando, Validando, Cerrado) a los que se puede acceder a modo Consulta.

De toda la lista de proyectos o plazas, aquellos que deben ser firmados están marcados por un color que les

diferencia del resto con objeto de facilitar el acceso y la identificación a los mismos.

Así, los proyectos marcados en AZUL son los que están listos para ser firmados por el responsable legal del

organismo/entidad.

Cuando la persona responsable de firmar el Certificado Económico accede a la aplicación con su usuario y

contraseña, el perfil de usuario cambia, tal y como se demuestra en la parte superior izquierda de la pantalla.

Asimismo, cambian las opciones operativas en la aplicación.


La persona responsable de firmar el proyecto (representante legal del organismo o entidad) puede

consultar todos los datos introducidos por el perfil redactor o consultar datos de otras anualidades pero, en

ningún caso, puede modificar los datos existentes. Igualmente, el perfil redactor puede seguir accediendo al

proyecto pero, sólo, en modo consulta.

Para firmar el Certificado del proyecto tal y como se ha explicado antes el usuario redactor tiene que haber

subido la documentación previa y el firmante tiene que haberla firmado. El usuario firmante puede

adjuntar la documentación previa pinchando en el botón “Adjuntar doc. Previa Firmada” siempre y cuando

esta haya sido subida y firmada. En el caso de que falte alguna de las dos cosas la aplicación avisará de ello.

El pdf que se suba subido contendrá la declaración responsable, el certificado de la AEAT y el certificado de la SS.

El Certificado Económico del proyecto es generado de forma automática y solamente es necesario firmarlo a través

de la opción Firmar, situada bajo la columna del responsable correspondiente de firma. La persona responsable de firmar la Justificación Económica (certificado económico y documentación previa) tiene la

opción de rechazar la justificación realizada por el REDACTOR, si encuentran motivos para ello. En tal caso, pulsarán la

opción “Rechazar”. De este modo, el proyecto vuelve a estar abierto para la introducción o modificación de contratos o


gastos. Si este fuera el caso, el perfil REDACTOR, recibiría una notificación informándole de que la Justificación Económica

que ha realizado ha sido rechazada.

Ambos firmantes deben tener el correspondiente certificado digital válido para la firma, instalado en el equipo desde el

cual se va a proceder a firmar.

A la hora de firmar el certificado económico si la documentación previa firmada no se adjuntó al proyecto o plaza esta será

adjuntada aunque previamente se preguntará si desea continuar adelante con el proceso.

Al igual que en la firma de documentación previa, el Certificado Económico puede ser firmado o rechazado

mediante sus correspondientes botones

Una vez la firma del certificado termina, la página muestra un mensaje firma realizada. En caso de que se haya

terminado todo correctamente, el estado del proyecto pasará a “Validando” en la tabla de proyectos de la

entidad.

Debajo de la opción del menú “Firma Certificado”, se encuentran los dos enlaces a cada uno de los archivos XML

generados con la firma digital del Certificado de cada una de las personas responsables de firma. Una vez se han

realizado las firmas, estos archivos salen así:


3.4.8 CORRECCIÓN DE GASTOS Cuando la validación inicial (validación técnica) o final (validación INIA) del proyecto establece que alguno de los gastos debe

ser corregido, el perfil redactor recibirá una notificación informándole de:

Proyecto a corregir

Gasto/s a corregir

Motivo por el que debe ser corregido

Cuando el perfil redactor accede al proyecto para realizar las correcciones pertinentes, encontrará que la

estructura de gasto del proyecto tiene 2 nuevas columnas, que son las correspondientes a las validaciones del

proyecto (Validación técnica y Validación INIA).

Cuando el capítulo de gasto está marcado con el símbolo verde,

significa que todos los gastos de ese capítulo han sido validados


En el momento en que el

proyecto pasa por alguna

de las validaciones

aparecen unos círculos de

color en la columna de

validación

correspondiente, a la

derecha de cada uno de

los capítulos de gasto asociados al proyecto. Esos símbolos corresponden al estado de validez de los gastos

que determinan los validadores.

Un gasto puede ser:

Cuando el redactor entra a corregir un gasto, tendrá que acceder al concepto de gasto marcado con y en el

listado, “resumen de gastos”, Editar el gasto que debe ser corregido a través de la opción situada a su

derecha. Solo el/los gasto/s con valor de Validación CORREGIR serán editables.

Una vez editado el gasto, se realiza la corrección indicada por la validación y se guarda. Ahora, se podrá observar

que el símbolo ha desaparecido de la estructura de gasto del proyecto.

Cuando se accede a la aplicación para corregir gasto/s, solamente es posible

modificar el/los gastos/s indicado/s. El resto de la información del proyecto estará disponible

únicamente en modo consulta.

A partir de aquí, la justificación seguirá el mismo flujo de trabajo que cuando se introdujeron los gastos del proyecto,

es decir, deberá ser cerrada y se generará un nuevo Certificado Económico con las nuevas cantidades justificadas que

tendrá que ser firmado por las personas responsables de firma (Cerrar justificación + Firma Certificado).

Cuando el capítulo de gasto está marcado con el símbolo naranja,

significa que alguno/s de los gastos de ese capítulo debe ser corregido,

aunque el resto hayan sido validados y/o rechazados

Si el capítulo de gasto está marcado con el símbolo rojo, significa que

alguno/s de los gastos incluidos en ese capítulo ha sido rechazado/s por

la validación del proyecto, aunque el resto hayan sido validados


3.5 JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS. CARGA MASIVA Para realizar una carga masiva, el proyecto debe estar vacío o, como mucho con datos básicos. No puede existir

ningún gasto o contrato introducido en el proyecto, ya que la carga masiva los reemplazaría. Sin embargo, una vez

realizada la carga masiva, sí es posible complementar la información introducida masivamente con nuevos gastos

y/o contratos, esta vez, de forma manual.

El acceso a la las opciones de carga masiva de proyectos está localizado debajo de la estructura de gastos de

proyecto.

La carga masiva se puede realizar con archivos de formato Excel. A continuación, se indica la operativa a seguir en la

web cada una de las opciones. El detalle del contenido del archivo de carga está descrito en la guía específica de carga

masiva: MANUAL DE CARGA

MASIVA_EXCEL.

3.5.1 CARGA MASIVA EN FORMATO EXCEL La carga masiva para un proyecto funciona exactamente igual que para una plaza. La única diferencia está en las

plantillas Excel de estos ya que los campos son distintos, pero la funcionalidad es prácticamente la misma. Sabiendo esto

pasamos a explicar la carga masiva de proyectos

La opción de carga masiva en la pantalla de entrada al proyecto, conduce a otra pantalla en la que se produce la

selección del archivo de carga, en este caso en formato Excel, en el ordenador.

Pulsando la opción se realiza la selección del archivo de carga.


Una vez seleccionado el archivo Excel de carga, se pulsa el botón y en la pantalla sale un aviso indicando si el

Excel se ha cargado de forma correcta o no.

4. GLOSARIO DE CAMPOS


CAMPOS GASTOS

NOMBRE DESCRIPCIÓN FORMATO

GASTOS DE PERSONAL

Nombre y apellidos trabajador/a

Persona destinataria de la nómina/proveedor en caso de factura

Alfanumérico

NIF Período de dedicación al proyecto-Desde Período de dedicación al proyecto-Hasta

Salario bruto Referencia a pagos de la Seg. Social Seguros sociales % imputable al proyecto Importe imputable

De la persona trabajadora o emisora de la factura Fecha de inicio del período cuyo gasto se justifica/Fecha de factura Fecha fin del período cuyo gasto se justifica/Fecha de pago en caso de factura Salario incluyendo retenciones por Seg. Social e IRPF/Importe neto en caso de factura Número del documento TC1/Nº de factura Importe de la Seguridad Social a cargo de la empresa/IVA/IGIC Porcentaje del gasto imputable al proyecto Importe del gasto imputable al proyecto

Alfanumérico D D / M M / AAAA D D / M M / AAAA Numérico. Punto como separador de miles, coma de decimales Alfanumérico Numérico. Punto como separador de miles, coma de decimales. Ej.: 2.500,50 Numérico <100 Automático


CAMPOS DE LA HOJA DE PLAZA

CAMPO DESCRIPCIÓN VALORES FORMATO

codigo_plaza Código de la plaza que se está justificando

Libre Alfanumérico

nombre_contratado Nombre de la persona contratado para la plaza

Libre Alfanumérico

nif_contratado DNI de la persona contratada para la plaza

Libre Alfanumérico

lugar_documentacion Lugar donde se guardan los soportes documentales de los gastos que se justifican

Libre Alfanumérico

nombre_fir1 Nombre de la persona que firma la justificación de gastos como responsable legal de la entidad

Libre Alfanumérico

cargo_fir1 Cargo de la persona que firma la justificación como responsable legal de la entidad

Libre Alfanumérico

email_fir1 Email de la persona que firma la justificación como responsable legal de la entidad

Libre Alfanumérico

sujeto_iva_igic Si la entidad/organismo está sujeta IVA/IGIC deducible S: Si N: No S,N

Libre S: Si N: No S,N


CAMPOS DE LA HOJA DE GASTOS

CAMPO DESCRIPCIÓN VALORES

FORMATO GASTOS

Tipo_gasto Naturaleza del gasto que se justifica

PER, GAP, GEE, GTE

PER, GAP, GEE, GTE

Todos

Concepto Breve descripción de la finalidad del gasto

Libre Alfanumérico Todos

Documento_referencia Según el tipo de gasto puede ser: el Número de factura, Referencia de pago a la Seguridad Social de Gastos de personal, o el Nº de comisión de servicio para las estancias, etc.

Libre Alfanumérico Todos excepto PER

Fecha_factura Fecha del documento de referencia

Fecha dd/mm/aaaa Todos excepto PER

Desde Fecha del comienzo del gasto

Fecha dd/mm/aaaa Todos excepto GTE

Hasta Fecha del fin del gasto Fecha dd/mm/aaaa Todos excepto GTE

Acreedor/apellidos_nombre_trabajador

Dependiendo del tipo de gasto que se justifica: Nombre del emisor de la factura o Nombre y apellidos del trabajador para gastos de personal y ayudas.


CIF Acreedor/NIF_trabajador

Dependiendo del tipo de gasto que se justifica: CIF del emisor de la factura o NIF del trabajador para gastos de personal y ayudas.


Importe/salario_bruto Importe neto del gasto (sin IVA/IGIC) para facturas, Salario bruto (incluyendo retenciones por Seg. Social e IRPF) para Gastos de personal e Importe total en ayudas

Importe Punto como separador de miles y coma para decimales, sólo dos decimales. Ejemplo: 4.564,87

Todos

Cuota_patronal Importe de la cuota patronal del documento de referencia

Importe Punto como separador de miles y coma para

PER


decimales, sólo dos decimales. Ejemplo: 4.564,87

importe_iva_igic Importe del impuesto IVA/IGIC que figura en la factura de compra o documento de referencia

Importe Punto como separador de miles y coma para decimales, sólo dos decimales. Ejemplo: 4.564,87

Si procede en GEE, GTE Y GAP

Fecha_pago Fecha en la que se realizó el pago de la Factura o documento de referencia

Fecha dd/mm/aaaa Todos

destino Destino de la estancia o ayuda paralela que se está justificando

Libre Alfanumérico GAP Y GEE

DOCUMENTACIÓN PREVIA

Declaración Responsable: declaración en la que la entidad acredite el cumplimiento de obligaciones por

reintegro de subvenciones.

Certificado de A.E.A.T.: certificado de la AEAT de estar la entidad al corriente de las obligaciones

tributarias.

Certificado de la Seguridad Social: certificado de la Tesorería Gral. de la Seguridad Social de estar la

entidad al corriente de las obligaciones ante la seguridad social.

La validez de estos 3 documentos es de 6 meses desde la fecha de emisión de los mismos.

No será necesaria la subida de documentación previa en proyectos de Acción complementaria o en aquellos

que se esté justificando su última anualidad.

MANUAL JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICO-TÉCNICA DEL PROYECTO

MANUAL DE JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICO-TÉCNICA

Septiembre de 2016

Direcciones de soporte:

Justificación Científico-Técnica:

[email protected]

Justificación Económica:

[email protected]

EL ACCESO A LA JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICO TÉCNICA Y ECONÓMICA SE REALIZA A TRAVÉS DE

CONVOCATORIAS--- ACCESO ENTIDADES—JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICO-TÉCNICA

Fecha: Septiembre de 2016




Aplicación Web de Justificación Científico-Técnica de Proyectos

MANUAL DE AYUDA PARA LAS ENTIDADES E INVESTIGADORES PRINCIPALES DE PROYECTOS Y SUBPROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y ACCIONES COMPLEMENTARIAS año 2014. Periodo de justificación 1-30 de septiembre ambos incluidos

1. INTRODUCCIÓN

LA JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICO-TÉCNICA DEBE REALIZARLA LA ENTIDAD COORDINADORA DE TODOS LOS SUBPROYECTOS. LA PRESENTARÁ EN UN SOLO DOCUMENTO PDF FIRMADO TELEMÁTICAMENTE. LAS PRIMERAS PÁGINAS DE CADA UNO DE LOS SUBPROYECTOS HAN DE SER ESCANEADAS Y FIRMADAS EN PAPEL POR LA ENTIDAD Y EL INVESTIGADOR PRINCIPAL, Y SUBIRLAS A LA APLICACIÓN, Y DEBEN SER CONSIGNADAS POR LA ENTIDAD COORDINADORA DE LOS SUBPROYECTOS. LAS ENTIDADES COORDINADORAS TIENEN, ASIMISMO, OBLIGACIÓN DE CONSIGNAR FÍSICAMENTE LAS FIRMAS DE LOS INVESTIGADORES DE TODOS LOS SUBPROYECTOS. Todos los proyectos correspondientes a la anualidad de 2012 en adelante se deberán enviar y firmar digitalmente de forma obligatoria por parte de la entidad, accediendo ésta a través de la opción Acceso Entidades—Justificación Científico-Técnica. Sólo deberá firmarse digitalmente el documento correspondiente al informe, que deberá tener obligatoriamente formato PDF. No podrán firmarse documentos en formato Word. El resto de documentos adjuntados al sistema (documentación complementaria, publicaciones, etc), no serán firmadas, aunque sí subidas telemáticamente, y podrán adjuntarse en cualquier formato.


Previamente, los investigadores principales de los proyectos redactarán los informes correspondientes, que deberán ser enviados y firmados por su entidad. Las plantillas se encuentran disponibles en el apartado Convocatorias—Informes Anuales y Finales. Por lo tanto, es importante remarcar que los informes deberán ser enviados y firmados por la ENTIDAD. Los investigadores NO enviarán los informes. Cada responsable de subproyecto debe rellenar el informe científico-técnico correspondiente al subproyecto del cual es responsable y lo enviará al coordinador de todos los proyectos. Será éste el que envíe el informe completo a la Entidad, para su posterior subida y firma en el portal INIA. La Entidad que coordina todos los subproyectos se responsabiliza a través de la firma de todos los subproyectos.

EN CASO DE PROYECTOS COORDINADOS DEBERÁ INTEGRARSE EN UN INFORME UNO DE LOS SUBPROYECTOS, aunque, como se ha indicado, deberán ser enviados todos en un mismo archivo PDF. Las entidades responsables tendrán obligación de tener en su poder la firma original de los investigadores principales.

En soporte papel, deberán firmarse los subproyectos por parte del investigador responsable y por el responsable de la entidad solicitante, y tanto estas firmas como las firmas de los investigadores principales deberán quedar consignadas, en formato papel, por parte de la entidad responsable. No será necesario el envío en papel a INIA, al ser obligatorio el uso de la firma electrónica.


Se reitera que ESTE INFORME , INCLUYENDO TODOS LOS SUBPROYECTOS EN CASO DE PROYECTOS COORDINADOS, DEBERÁ SER ENVIADO Y FIRMADO DIGITALMENTE POR PARTE DE LA ENTIDAD RESPONSABLE DEL GRUPO INVESTIGADOR.

LA ENTIDAD RESPONSABLE DEL GRUPO INVESTIGADOR SE RESPONSABILIZA DEL CONTENIDO DEL INFORME VALIDÁNDOLO A TRAVÉS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA.

EL INFORME DEBE TENER FORMATO PDF PARA PODER SER FIRMADO.

También se enviarán telemáticamente los informes finales de los proyectos de los cuales se requieran mediante oficio. En el caso de los informes finales, estos deberán descargarse desde el apartado Convocatorias-Informes Anuales y Finales, y ser enviados por la Entidad por el procedimiento habitual. Las entidades responsables de los proyectos habrán recibido previamente un oficio informando de la justificación. Los investigadores principales enviarán previamente los informes científicos a la Entidad, que será quien los envíe posteriormente a INIA.


PLAZO DE JUSTIFICACIÓN: Plazo de justificación para Proyectos de Investigación y Acciones Complementarias tipo e), f) y g): del 1 al 30 de septiembre de 2016, ambos incluidos. No se permitirá el envío fuera de las fechas indicadas. Para Acciones Complementarias tipo a,b, c y d, según fecha de finalización.

Para consultas técnicas o de otro tipo, pueden dirigirse a las siguientes direcciones de correo electrónico:

[email protected] [email protected]




2. ACCESO A LAS PLANTILLAS DE LOS INFORMES CIENTÍFICO TÉCNICOS PARA LOS

INVESTIGADORES

Los investigadores, ya sean coordinadores de un proyecto en general o de alguno de los subproyectos, pueden acceder a las plantillas de los Informes Anuales o Finales a través del Menú: Convocatorias—Informes Anuales y Finales. Libremente podrán disponer de la plantilla correspondiente a su proyecto.

Se recomienda que cada responsable de cada subproyecto rellene el informe correspondiente al subproyecto del cual es responsable y se envíe al coordinador de todos los proyectos. Será éste el que envíe el informe completo a la Entidad, para su posterior subida y firma en el portal INIA. Se recuerda que son las Entidades las encargadas de enviar a INIA los informes, que deberán ser remitidos a éstas por el Investigador Principal del Proyecto. En el caso de proyectos coordinados, cada investigador del subproyecto coordinado rellenará el informe correspondiente a su subproyecto y enviará dicho informe al coordinador principal del mismo, que recopilará todo el informe en un único documento y lo enviará, vía correo electrónico, a la Entidad responsable del proyecto, que será finalmente la encargada de remitir el Informe a INIA.


Cada uno de los coordinadores principales de los subproyectos tendrán que tener la conformidad por parte de sus respectivas Entidades, y disponer de la primera página firmada. Al ser la Entidad la encargada de enviar el Informe a INIA, se asegura que la Entidad principal ha revisado todos los informes de los proyectos que ella coordina. Una vez que la Entidad responsable del proyecto envíe el informe a INIA, tanto como la propia entidad como el Investigador Principal del proyecto recibirá una notificación por correo electrónico indicando el proyecto enviado, fecha y hora. Esta dirección de correo electrónico será la que el investigador tenga registrada en sus datos de acceso al portal. Para verificación o modificación de los mismos, se puede acceder a través de Acceso Investigadores—Modificar datos

3. EJEMPLO DE PROCESO DE PROYECTO COORDINADO EL PROCESO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA POR PARTE DE LA ENTIDAD ES OBLIGATORIA. El Investigador Principal del proyecto (coordinado) recibe todos los informes de los Subproyectos del proyecto, vía correo electrónico. El Investigador Principal recopila los informes en un solo documento y lo envía, vía correo electrónico, a la Entidad responsable. En caso de proyectos coordinados, es responsabilidad de cada uno de los investigadores responsables el notificar a sus correspondientes entidades el contenido del informe.

Una vez efectuado todo el proceso de revisión, la Entidad responsable recibe el/los informes de los subproyectos y lo envía a la Plataforma INIA, en un solo documento, a través del sistema telemático, EFECTUANDO posteriormente LA FIRMA DIGITAL. El informe deberá tener formato PDF. Se generará automáticamente un recibo electrónico por parte del MICINN. Se deberá subir también la documentación adicional, aunque no tendrá que ser firmada.

4. ENVÍO DE LOS INFORMES POR PARTE DE LAS ENTIDADES A TRAVÉS DEL SISTEMA

TELEMÁTICO INIA Las encargadas de enviar los Informes Científico-Técnicos a través del sistema telemático INIA, una vez completados éstos por parte de los investigadores principales del proyecto, son las ENTIDADES del proyecto principal Las Entidades deben acceder a través del apartado Convocatorias---Acceso Entidades--- Justificación Científico-Técnica

Entrando con el CIF de la Entidad y la clave, éstas acceden a un listado con las diferentes convocatorias disponibles. La entidad tendrá que localizar la convocatoria que les corresponda, identificadas con el código de la convocatoria. Estarán marcadas con un click en color verde las convocatorias abiertas.

Haciendo clic en cada una de las Convocatorias, aparecen los proyectos asociados a esa entidad, y la opción para Enviar el Informe a INIA para cada uno de los proyectos, así como firmarlo DIGITALMENTE.

Una vez en la opción Enviar Informe del proyecto del cual se quiere subir el documento, se usará el botón Examinar y Adjuntar, para adjuntar el Informe deseado. IMPORTANTE: Se dará al Informe el nombre correcto (Informe 1ª anualidad, 2ª anualidad, Informe Final).

Una vez subido el informe a la plataforma INIA por parte de la Entidad, ésta recibirá un correo electrónico avisando de que el informe se ha adjuntado correctamente, con los datos de número de proyecto, fecha y hora. Se enviará a la dirección de correo electrónico que la Entidad tenga registrada en sus datos de acceso al portal. Se generarán los recibos electrónicos correspondientes por parte del MICINN. Una vez que se haya firmado el informe se podrá adjuntar la documentación adicional. Esta aplicación también permite a una entidad ver todos los datos de la solicitud de los proyectos asociados a su CIF de una convocatoria concreta Los Investigadores principales de los proyectos y los administradores INIA recibirán un aviso por correo electrónico avisando de que el Informe que se ha incorporado al sistema

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