circular 0006-2019 dm-cir-env-0006-2019...sustitúyase integralmente el siguiente documento emitido...

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CIRCULAR 0006-2019 DM-CIR-ENV-0006-2019

FECHA: 5 de septiembre de 2019

PARA: Viceministro, Directores, Jefes, Coordinadores y Colaboradores de las Dependencias del Ministerio de Comercio Exterior

DE: Dyalá Jiménez Figueres Ministra de Comercio Exterior

ASUNTO: Aprobación y actualización de documentación institucional.

CONSIDERANDO:

I. Que las acciones de la administración pública deben basarse en los principios de buen

gobierno, los cuales conlleva una gestión pública fundamentada en la eficacia, eficiencia, transferencia, rendición de cuentas y legalidad de sus acciones, lo cual implica una actitud vigilante en la consecución del interés público y el cumplimiento de los objetivos del Estado.

II. Que una gestión institucional orientada a satisfacer el interés público demanda identificar y

atender las necesidades colectivas prioritarias de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asegurar que las decisiones adoptadas en cumplimiento de las atribuciones se ajustan a los objetivos propios de la institución; y administrar los recursos públicos en función de ello, con apego a los principios de legalidad, eficiencia, economía y eficacia, y rindiendo cuentas satisfactoriamente.

III. Que de acuerdo con los artículos 7, 8, 12,15 y 39 de la Ley General de Control Interno; Ley

N° 8292 del 31 de julio de 2002; dispone que las acciones de la Administración Activa deberán estar diseñadas para proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, de modo que es deber del Jerarca y de los titulares subordinados velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo y tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

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Por tanto: a) Se aprueban los siguientes documentos:

1) Proveeduría Institucional

1.1. Política para regulación y control de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER (PI-POL-CVN), aprobado en la presente circular (Anexo 1).

1.2. Política para la presentación de certificaciones de Proveeduría relacionadas con la administración de bienes (PI-POL-PCV), aprobado en la presente circular (Anexo 2).

1.3. Política de refrendo de los contratos administrativos (PI-POL-REF), aprobado en la presente circular (Anexo 3).

1.4. Política para regulación del uso de SIBINET (PI-POL-SBI), aprobado en la presente circular (Anexo 4).

1.5. Procedimiento para la elaboración del Informe de conciliación SIGAF-SIBINET (PI-PRO-

CRA), aprobado en la presente circular (Anexo 5).

1.6. Procedimiento para la toma física de inventarios por solicitud de otros entes (PI-PRO-TFE), aprobado en la presente circular (Anexo 6).

b) Se actualizan los siguientes documentos:

1) Departamento de Recursos Humanos Sustitúyase integralmente el siguiente documento emitido mediante Circular DM-CIR-ENV-0002-2015 (DM-00087-15-S) del 19 de febrero de 2015, en la forma en la que se describe a continuación:

i. Procedimiento Reclutamiento de personal (DRH-PRO-REP-01-15) por el

Procedimiento de reclutamiento y selección de personal (DRH-PRO-RYS), aprobado en la presente circular (Anexo 7).

2) Proveeduría Institucional

Sustitúyase integralmente el siguiente documento emitido mediante la Circular DM-CIR-ENV-0008-2017 (DM-00479-17-S) del 16 de agosto de 2017, en la forma en la que se describe a continuación:






i. Formulario para la elaboración del Plan de compras (PI-FOR-PCA) por el Formulario de Programa de adquisiciones anual (PI-FOR-PCA), aprobado en la presente circular (Anexo 8).

Sustitúyase integralmente los siguientes documentos emitidos mediante la Circular DM-CIR-ENV-0001-2018 (DM-00045-18-S) del 06 de febrero de 2018, en la forma en la que se describe a continuación:

i. Procedimiento de devolución de bienes por cese de funciones (PI-PRO-DCF) por el Procedimiento de devolución de bienes por cese de funciones (PI-PRO-DCF), aprobado en la presente circular (Anexo 9).

ii. Procedimiento para ingreso de bienes (PI-PRO-IAC) por el Procedimiento de ingreso de bienes (PI-PRO-IAC), aprobado en la presente circular (Anexo 10).

iii. Procedimiento para el préstamo de bienes (PI-PRO-PAC) por el Procedimiento de préstamo de bienes (PI-PRO-PAC), aprobado en la presente circular (Anexo 11).

Sustitúyase integralmente los siguientes documentos emitidos mediante la Circular DM-CIR-ENV-0003-2019 (DM-00181-19-S) del 01 de abril de 2019, en la forma en la que se describe a continuación:

i. Cartel de contratación directa de escasa cuantía (PI-CAR-CDE) por el Cartel de

contratación directa de escasa cuantía (PI-CAR-CDE), aprobado en la presente circular (Anexo 12).

ii. Cartel de licitación abreviada (PI-CAR-CLA) por el Cartel de licitación abreviada (PI-CAR-CLA), aprobado en la presente circular (Anexo 13).

c) Se deroga de manera integral lo siguiente:

1. La siguiente información y documentación emitida mediante la Circular DM-CIR-ENV-0002-2019 (DM-00048-19-S) del 30 de enero de 2019, en la forma en la que se describe a continuación:

i. Formulario de información de contratos de arrendamiento (PI-FOR-ICA).

d) Se instruye al Viceministro, los y las Directores, Jefes, Coordinadores y Colaboradores de las dependencias del Ministerio de Comercio Exterior, de acuerdo con sus competencias, tomar las medidas necesarias para proceder con el cumplimiento de las acciones y actividades comprendidas en los adjuntos.






e) La presente circular rige a partir de su comunicación y deroga cualquier otra de igual o menor rango que se le oponga. MPQ/V°B°: DSCH ANEXOS Anexo 1. Política para regulación y control de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER (PI-POL-CVN). Anexo 2. Política para la presentación de certificaciones de Proveeduría relacionadas con la administración de bienes (PI-POL-PCV). Anexo 3. Política de refrendo de los contratos administrativos (PI-POL-REF). Anexo 4. Política para regulación del uso de SIBINET (PI-POL-SBI). Anexo 5. Política para la elaboración del Informe de conciliación SIGAF-SIBINET (PI-PRO-CRA). Anexo 6. Procedimiento para la toma física de inventarios por solicitud de otros entes (PI-PRO-TFE). Anexo 7. Procedimiento de reclutamiento y selección de personal (DRH-PRO-RYS). Anexo 8. Formulario de Programa de adquisiciones anual (PI-FOR-PCA). Anexo 9. Procedimiento de devolución de bienes por cese de funciones (PI-PRO-DCF). Anexo 10. Procedimiento de ingreso de bienes (PI-PRO-IAC). Anexo 11. Procedimiento de préstamo de bienes (PI-PRO-PAC). Anexo 12. Cartel de contratación directa de escasa cuantía (PI-CAR-CDE). Anexo 13. Cartel de licitación abreviada (PI-CAR-CLA). DM-00513-19-S



Política para regulación y control de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER

Dependencia o Proceso:

Proveeduría Institucional

Elaborado por:

Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de Bienes

Código:

PI-POL-CVN

Revisado por:

Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional

Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres; Ministra Ministerio de Comercio Exterior

HISTORIAL DE REVISIÓN

Versión

Descripción del cambio

Autor

Fecha de creación / modificación

1

Aprobación de la Política para regulación y control de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER (PI-POL-CVN)

Departamento de Proveeduría Institucional

DM-CIR-ENV-0006-2019

DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Definir las acciones a seguir para el registro, actualización, control, toma física y movimientos (bajas y altas) de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER.

2. Alcance: Esta Política aplica únicamente para regulación y control de bienes que fueron adquiridos bajo el amparo del Convenio Interinstitucional COMEX-PROCOMER, tanto en las Oficinas Centrales del Ministerio como en las Oficinas del Exterior.

3. Responsable: La presente Política estará bajo responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional (UABI) y bajo la supervisión de la Proveedora(o) Institucional, en coordinación con los funcionarios que mantienen bajo custodia bienes de dicho Convenio.

4. Abreviaturas y conceptos:

COMEX: Ministerio de Comercio Exterior de Costa Rica.

PI: Proveeduría Institucional.

PROCOMER: Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica.

SIBINET: Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central.

UABI: Unidad de Administración de Bienes Institucional.

5. Normativa aplicable y documentos de referencia

La presente Política se rige por las normas costarricenses, disposiciones legales y reglamentarias vigentes, entre las cuales se procede a detallar las siguientes:

· Constitución Política de la República de Costa Rica, publicada el 7 de noviembre de 1949.

· Ley General de Administración Pública, Ley N° 6227; del 2 de mayo de 1978, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 102 del 30 de mayo de 1978.

· C-114-99 Avalúos Consulta de la Procuraduría Tributaria.

· Decreto Ejecutivo N° 24924-COMEX Reglamento Autónomo de Servicio Ministerio de Comercio Exterior del 19 de diciembre de 1995.

· Ley General de Control Interno, Ley N° 8292; del 31 de julio del 2002, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 169 del 04 de septiembre del 2002.

· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003.

· Directriz DGABCA-10-2014/ DCN-007-2014 del 05 de noviembre del 2004, Registro de bienes otorgados en concesión.

· Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N° 8454; del 30 de agosto del 2005, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 197 del 13 de octubre del 2005.

· DGABCA-NP-1403-05-C Mecanismo para la identificación de bienes y el procedimiento para alta de bienes, indicándose de conformidad con lo establecido en el oficio Nº AEE-061-2002, del 18 de diciembre del 2002, emitido por la Contabilidad Nacional, los bienes que se deben catalogar como activos institucionales, exponiendo que la rotulación de los bienes se hará de conformidad con la naturaleza física de cada bien, de manera que se garantice el debido registro de esos bienes, del 1 de diciembre de 2005.

· Decreto Ejecutivo N° 3310 de 20 de marzo del 2006, Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 77 del 21 de abril del 2006.

· DGABCA-NP-1026-2007 Tratamiento que debe dársele al equipo de cómputo, específicamente en cuanto al valor de rescate, así como la asignación de número de patrimonio, del 12 de diciembre de 2007.

· DGABCA-NP-1419-2007 del 21 de diciembre de 2007, Regulación de bienes intangibles (licencias y software).

· DGABCA-NP-616-2008 del 26 de junio de 2008 relacionado con el registro de bienes intangibles (licencias).

· Circular N° 007-11 oficio ND-428-2010 del Ministerio de Hacienda, del 20 de mayo del 2010, denominado Manual de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

· Directriz DGABCA-NP-428-2010 Dar de baja los bienes por: daño, robo, hurto, depreciación, pérdida, agotamiento, inservibilidad, rotura desuso y caso fortuito, del 20 de mayo del 2010.

· Circular N° 006-11, DM-00036-11-S del Ministerio de Comercio Exterior, del día 19 de enero del 2011, denominada “Aprobación y emisión de la Política Institucional de uso de equipo informática de COMEX (PO-TI-001-2011).

· DGABCA-NP-1123-2011 Registro de los servicios telefónicos mediante los planes Kolbi, del 13 de octubre del 2011.

· Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, Ley N° 8968; del 07 de julio de 2011; publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 170 del 05 de septiembre del 2011.

· Directriz DGABCA-NP-17-2012 Actualización de las Directrices del año 2002 al 2012, del 01 de noviembre de 2012.

· Circular DGABCA-127-2012 del 25 de octubre del 2012, referente a la Inscripción Registral de Bienes Inmuebles.

· DGABCA-099-2012 del 06 de septiembre del 2017 en relación a las licencias y software registrados en SIBINET.

· Circular DGABCA-024-2013 Cambio de vidas útiles de los software y licencias, registrados en SIBINET, del 27 de febrero de 2013.

· Directriz DGABCA-011-2013/DCN-007-2013 del 1 de julio del 2013, relativa a los informes trimestrales y anual de los activos que comprenden la cuenta “Obras en proceso”.

· Circular DGABCA-CS-150-2013 del 24 de octubre del 2013 en relación a la addenda a la Directriz DGABCA-015-2013 del 07 de agosto del 2013; relacionada al procedimiento a seguir la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública, así como también las demás instituciones de la Administración Central para la remisión de la información referente a la adquisición de armamento a la DGABCA y a la Dirección de Contabilidad Nacional.

· Directriz DGABCA-015-2013 del 07 de agosto del 2013; relacionada al procedimiento a seguir la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública, así como también las demás instituciones de la Administración Central para la remisión de la información referente a la adquisición de armamento a la DGABCA y a la Dirección de Contabilidad Nacional.

· Directriz DGABCA-15-2013 de agosto del 2013, relacionado con el Registro y control de Armamento.

· Directriz DGABCA-008-2013 del 12 de junio del 2013, Presentación trimestral simultánea del informe de movimiento de bienes realizados en el sistema SIBINET y la certificación de inventarios de bienes.

· DGABCA-002-2013 del 26 de abril del 2013; referente a la baja de bienes por donación/baja de bienes por destrucción.

· DGABCA-CS-1103-2014 Registro de licencias de software (corporativas e individuales) en respuesta del oficio PI-COR-CAE-084-2014, del 10 de septiembre del 2014.

· Directriz DGABCA-07-2014 del 13 de octubre del 2014, correspondiente al Compendio de Procedimientos de baja de bienes.

· Directriz DGABCA-02-2014 del 02 de mayo del 2014, Solicitud de subsane a la Directriz DGABCA-011-2013/DCN-007-2013 del 1 de julio del 2013, relativa a los informes trimestrales y anual de los activos que comprenden la cuenta “Obras en proceso”.

· Circular DGABCA-CS-29-2014 del 02 de mayo del 2014, referente a la comunicación del “Procedimiento para la determinación de valores de armamentos en instituciones de la Administración Central”, elaborado por la Subdirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección de Valoraciones Administrativas y Tributarias de la Dirección General de Tributación.

· DM-CIR-ENV-0002-2015 “Actualización de los Manuales, Procedimientos, Lineamientos, Normas, Instructivos, Plantillas, Carteles, Formularios Institucionales en materia de gestión Administrativa y de Servicio; y la Actualización del Manual de Especificaciones Técnicas del Departamento de Informática”, del 19 de enero del 2015.

· Decreto Ejecutivo N° 37833, Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central, del 12 de julio del 2013, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 163 del 27 de agosto del 2013.

· Circular DGABCA-0037-2015 de oficialización del Manual DGADCA.CS-I.08 denominado Manual de Usuario de SIBINET.

· Directriz DGABCA-10-2015/DCN-003-2015 del 21 de septiembre del 2015, correspondiente a la Remisión de información referente al armamento que posean y/o adquieran las instituciones de la Administración Central a la Dirección General de la Administración de Bienes y Contratación Administrativa; y a la Dirección General de Contabilidad Nacional.

· Directriz DGABCA-NP-01-2015 del 26 febrero del 2015, en relación a la Interpretación artículo 40 “in fine” Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central en relación al Registro de Instituciones Aptas para Recibir Donaciones (RIARD).

· DGABCA-0153-2015/ DCN-01-2015 del 19 de noviembre del 2015, Actualización de la Matriz e instructivo, de la cuenta de Construcciones en Proceso (Obras en Proceso).

· DM-CIR-ENV-0003-2016 “Aprobación y difusión interna de Plan Estratégico de Tecnología del a Información y Comunicaciones (TICs) del Ministerio de Comercio Exterior para el periodo 2015-2018; emisión del Informe de Resultados de la Encuesta de Auto evaluación del SCI-COMEX-2015 y aprobación, modificación y actualización de Manuales, Procedimientos, Formularios, Carteles, Políticas y Lineamientos”, del 11 de febrero del 2016.

· Directriz DGABCA-01-2016 Valoración de bienes, del 08 de enero del 2016.

· Ley para Perfeccionar la Rendición de Cuentas, Ley N° 9398; del 28 de septiembre del 2016, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 192 del 06 de octubre del 2016 en el Alcance N° 210.

· Ley de impuestos sobre bienes inmuebles, Ley N° 7509; del 09 de mayo de 1995, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 116 del 19 de junio del 2016.

· DIRECTRIZ DGABCA-011-2016/DCN-002-2016 del 07 de noviembre del 2016 referente a Lineamientos contables respecto a la protección, investigación, conservación, preservación, restauración, rehabilitación, mantenimiento, educación y divulgación del patrimonio Histórico-Arquitectónico, sobre bienes inmuebles patrimonio nacional, según corresponda.

· Oficio DGABCA-DFARB-0718-2016 del 05 de octubre del 2016, en relación a los planes de acción instaurados por la DGABCA con la finalidad de mantener un sistema de registro de bienes actualizado y depurado, que coadyuve a la preparación del informe anual de bienes.

· Directriz DGABCA-0008-2016/DCN-01-2016 del 09 de septiembre de 2016; relacionada con el Registro de los Bienes Demaniales.

· Directriz DGABCA-01-2016 del 08 de enero del 2016 en relación a la valoración de bienes y remisión de Guía de valoraciones administrativas.

· DM-CIR-ENV-0004-2017 “Aprobación y actualización de documentación institucional”, del 09 de febrero del 2017.

· Decreto Ejecutivo Nº 39677-COMEX Reforma al Reglamento Autónomo de Servicio Ministerio de Comercio Exterior, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 183 del 21 de septiembre del 2015.

· Directriz DCN-002-2017/DGABCA-002-2017 del 19 de mayo del 2017, correspondiente a la Conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF.

· Directriz DGABCA-002-2017 del 21 de marzo del 2017 correspondiente a la modificación y/o aclaración de los plazos para la entrega de informes varios.

· DGABCA-DFARB-0518-2017 del 11 de agosto del 2017, Modificación de procedimiento de alta de bienes por Convenio COMEX-PROCOMER.

· Circular DGABCA-DFARB-0668-2017 del 24 de octubre de 2017 correspondiente a la aclaración sobre la no necesidad de realizar avalúos para dar de baja licencias registradas en SIBINET que han cumplido su vida útil.

· Decreto Ejecutivo Nº 40797-H Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo Nº 32988 Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos, Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 24 del 02 de febrero del 2018.

· Circular DM-CIR-ENV-0002-2018 de fecha 19 de marzo de 2018, Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo N. 32988 Reglamento a la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos del 31 de enero del 2006.

· Circular OM-CIR-ENV-0001-2018 de fecha 09 de mayo de 2018, Directrices Generales sobre la asignación de bienes de uso común.

6. Políticas

6.1. Del alta de bienes por compra:

a. Para el caso de registro de bienes adquiridos bajo el Convenio; se utilizarán dos formularios según se detalla:

6.1.1. Compras en el extrajero

i. En el exterior, deberá existir un funcionario responsable de llevar el control de los bienes en cada Oficina, el cúal será designado por el superior jerárquico designado en la misma.

ii. Cuando hayan realizado compras de bienes, deberán comunicar oportunamente a la UABI mediante Formulario PI-FOR-REX, la adquisición de bienes adquiridos bajo el amparo del Convenio COMEX-PROCOMER, donde se indique claramente:

· Fecha de recibido conforme (ya que este es la fecha que se toma para el registro en SIBINET).

· Detalles de la factura (número, fecha, montos en moneda extranjera y conversión a colones el tipo de cambio de venta del recibido a conformidad).

· Detalle del responsable del bien asignado.

· Asimismo, se debe adjuntar: copia de la factura y de la solicitud de bienes y servicios empleada para tales efectos.

· Indicación de que el bien adquirido se hizo con fondos de Convenio (en la parte superior del Formulario citado).

iii. Con el propósito de identificar con mayor claridad los bienes que son adquiridos mediante el Convenio COMEX-PROCOMER en las Oficinas del Exterior, la UABI podrá solicitar fotografías de los mismos para facilitar el proceso de registro en el sistema de bienes e identificar con mayor claridad el tipo de bien.

iv. Una vez completado el Formulario, el funcionario responsable lo remitirá al Adminsitrador de bienes para que éste le asigne número de patrimonio, lo firme y se lo devuelva debidamente firmado.

6.1.2. Compras en Oficinas Centrales

· Compras por contratación administrativa

i. Cuando se trata de bienes adquiridos por el Convenio COMEX-PROCOMER en el país, para el debido registro se deberá llenar el Formulario PI-FOR-IAC, el cual se tramita a través del analista de contrataciones asignado, quien será el responsable de completar los datos generales del Formulario (antecedentes, datos de ingreso) y se remiten a la unidad solicitante dicho Formulario para que complete los datos respectivos del bien tales como:

· Marca, modelo y serie.

· Descripción del bien.

· Ubicación física del bien.

· Responsable asignado del bien.

· Garantía y persona de contacto.

ii. Una vez completados dichos datos, el analista de la compra deberá remitir a la UABI el Formulario PI-FOR-IAC, la copia de la factura y el formulario de recibido conforme.

iii. El Administrador de bienes lo remite al funcionario resposable para que complete cualquier dato faltante y se lo regrese para asignación de número de patrimonio y lo remita en versión final debidamente firmado.

· Compras por Caja chica

i. Cuando se tramite la compra de un bien por Caja chica, será responsabilidad del Analista de Prespuesto asignado así como la Jefatura de dicho Departamento, de reportar a la Proveeduría que se ha realizado la compra del bien por Caja chica; y remitirá copia de la solicitud de Caja chica, de la factura y recibido corforme.

ii. El Administrador de bienes, procederá a completar el Formulario PI-FOR-IAC y lo remitirá al responsable reportado por Presupuesto, para que proceda a completar los datos faltantes que no consten en los documentos.

iii. Una vez completado el Formulario, el funcionario responsable lo remitirá al Adminsitrador de bienes para que éste le asigne número de patrimonio, lo firme y se lo devuelva debidamente firmado.

iv. La UABI procederá a ingresar en el Sistema para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET) los activos que son adquiridos con fondos del Convenio COMEX-PROCOMER como un alta por inventario inicial, de acuerdo con lo establecido en el oficio DGABCA-DFARB-0518-2017 de fecha 11 de agosto de 2017. Esto aplica tanto para las compras realizadas en el país como para las realizadas en el exterior.

6.2. De la identificación de los bienes:

a. Los bienes de Convenio se identificarán con doble placa, una de parte de COMEX y una de parte de PROCOMER. Cuando se reporta el ingreso de nuevos bienes, y se procede con el registro en SIBINET, según se detalló anteriormente, la (el) Jefe de Proveeduría Institucional solicitará mediante oficio al Departamento de Contabilidad de PROCOMER las respectivas placas de identificación de los bienes; sea que estos fueron adquiridos en el país o las oficinas en el exterior.

b. Será responsabilidad de la UABI colocar la placa de identificación de parte de COMEX a los bienes que son adquiridos por Convenio en el país siempre y cuando estos puedan ser de acceso, caso contrario por ejemplo equipo especializado de TI, las placas se entregan a los resposables para que procedan con la identificación; mismo caso para los bienes comprados en el extranjero, la UABI remitirá mediante memorandum al Jefe de la Oficina en el Exterior, las placas para identificar los bienes, tanto las de COMEX como las de PROCOMER; siendo la responsabilidad del encargado de los bienes en el exterior, de identificar los bienes tanto con la placa de COMEX, como con la placa de PROCOMER y confirmar a la UABI, que los bienes ya fueron identificados.

6.3. De la actualización de inventarios:

a. La UABI remitirá una actualización de inventario a los funcionarios que se designen como responsables para la custodia de los bienes que son adquiridos a través del Convenio COMEX-PROCOMER.

b. Se brindará seguimiento a los responsables para que remitan los inventarios firmados en los plazos requeridos, caso contrario se remitirán a conocimiento de la jefatura, con la finalidad de que sea solventada dicha omisión.

c. Toda comunicación formal que se realice a las oficinas, debe de copiarse a la Jefatura de PI y a la Jefatura de la Oficialía Mayor.

d. La UABI llevará un control interno de los bienes adquiridos mediante el Convenio COMEX-PROCOMER, donde se indiquen los números de placa de los bienes, la descripción, la ubicación (oficina), si se encuentra activo o dado de baja y un espacio para observaciones varias.

6.4. De la baja de bienes:

a. Cuando se realizan procesos para dar de baja bienes de Convenio, la Oficialía Mayor consultará mediante oficio a la Junta Directiva de PROCOMER si manifiesta interés en los mismos, previo a disponer de los activos. En el caso de que PROCOMER solicite algún bien de Convenio para traslado, se deberá formalizar un acuerdo de préstamo, el cual debe ser preparado por las Direcciones de Asesoría Legal de ambas instituciones.

b. El bien o los bienes de Convenio que sean sujetos de traslado, quedarán bajo responsabilidad del funcionario que en el acuerdo de préstamo designe como la contraparte técnica de COMEX para tales efectos, quien se asegurará de contar con un respaldo cuando haga la entrega del o los activos y darle seguimiento sobre su ubicación y uso.

c. Para la baja bienes del Convenio en el país por destrucción o donación, se deberá seguir con lo estipulado en los artículos 22 y 25 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Para estos casos, la Comisión de Donación sesionará previamente para posterior emitir una recomendación al máximo Jerarca sobre la baja de los bienes.

d. Para los casos de baja de bienes en el exterior, se debe seguir lo establecido en el artículo 24 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y el Procedimiento PI-PRO-BEX. Dicho Procedimiento estará a cargo de la UABI en coordinación con el funcionario encargado de la Oficina en el Exterior o a quien este designe para tales efectos.

e. Una vez completados los procedimientos de baja de conformidad con la normativa vigente, donde se incluyan bienes del Convenio COMEX-PROCOMER, la UABI informará mediante oficio a la Dirección Administrativa Financiera de PROCOMER, sobre la finalización del proceso con copia al Departamento de Contabilidad, esto con el fin de mantener actualizados los registros de bienes del Convenio.

f. Es obligación de la Unidad de Administración de Bienes Institucional llevar un control interno sobre los bienes adquiridos bajo el amparo del Convenio COMEX-PROCOMER, que incluya al menos el número de placa de identificación del bien de parte de PROCOMER; el número de placa de parte de COMEX; la localización del bien, si se encuentra en Oficinas Centrales o en las Oficinas del Exterior; si se encuentra en inventario o fue dado de baja y una casilla para incluir observaciones.

6.5. De los bienes en arrendamiento:

6.5.1. Del registro:

a. Para el caso de los bienes de alquiler, la UABI llevará un listado de dichos bienes donde se destaque su ubicación, esto con el fin de identificarlos más fácilmente. Asimismo, el Departamento de Contabilidad de PROCOMER deberá suministrar la información necesaria para mantener actualizados esos registros.

6.5.2. De los momivientos de bienes:

a. La Oficialía Mayor, será la responsable de comunicar al Administrador de bienes, cualquier movimiento de bienes de Convenio realizado, que impliquen la salida de bienes del control o bien el ingreso de nuevos bienes; ya que de ésto dependerá que los registros estén actualizados y correspondan a los datos reales en cuando a cantidad y descripción de los mismos.

6.5.3. De la toma física de bienes:

a. El Departamento de Contabilidad de PROCOMER informará mediante oficio a la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa Financiera las fechas en las que se programará la toma física de los activos del Convenio y de los que forman parte del alquiler de las instalaciones.

b. La Oficialía Mayor y Dirección Administrativa Financiera será la responsable de la coordinación de temas sobre los bienes en arrendamiento con el Departamento de Contabilidad de PROCOMER, y comunicará a la Unidad de Administración de Bienes Institucional las fechas propuestas para la verificación de los bienes del Convenio y los de alquiler para que esta proceda con la calenderización respectiva y el acompañamiento al funcionario de PROCOMER en la inspección.

c. La UABI realizará en conjunto con un funcionario del Departamento de Contabilidad de PRCOMER la verificación física de los bienes, tanto en las Oficinas Centrales ubicadas en el segundo y tercer piso del Edificio de Plaza Tempo, como en las Oficinas del Centro de Documentación e Información (GEDI), localizadas en Paseo Colón.

d. Una vez realizada la toma física de los bienes del Convenio y los de alquiler, el Departamento de Contabilidad de PROCOMER deberá enviar los hallazgos encontrados en la toma física de activos, así como los registros actualizados de dichos bienes a la Oficialía Mayor, la cual a su vez los remitirá a la UABI para su información y archivo respectivo.

e. Los bienes en arrendamiento del Convenio que son para uso específico de cada funcionario (por ejemplo: cubículos, escritorios, archivadores y bibliotecas) será responsabilidad del funcionario custodio cuidarlos y mantenerlos en buen estado.

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Diana.fernandez

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Anexo 1. PI-POL-CVN (Política para regulacion y control de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER).docx

Política para la presentación de certificaciones de Proveeduría Institucional relacionadas con la administración de bienes



Elaborado por:


Código:

PI-POL-PCV

Revisado por:


Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres; Ministra de Comercio Exterior


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1

Aprobación de la Política para la presentación de certificaciones de Proveeduría Institucional relacionadas con la Administración de bienes (PI-POL-PCV)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Definir las acciones a seguir para la presentación de certificaciones relacionadas con la Administración de Bienes ante la DGABCA y la Dirección de Contabilidad Nacional.

2. Alcance: Esta Política aplica únicamente para la presentación de certifcaciones relacionadas con la administración de bienes y que deben presentarse ante la DGABCA y la DCN en los plazos establecidos de acuerdo con las directrices emitidas por dichas instituciones.

3. Responsable: La presente Política estará bajo responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional y bajo la supervisión de la Proveedora(o) Institucional.


COMEX: Ministerio de Comercio Exterior.

DCN: Dirección de Contabilidad Nacional.

DGABCA: Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.










· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en el Diario Oficinal La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003.


















































6. Políticas

a. Para la presentación de certificaciones periódicas relacionadas con bienes que debe enviar la Proveeduría Institucional a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y la Dirección de Contabilidad Nacional, la UABI debe calendarizar previamente en la herramienta de correo (Outlook), la fecha límite para la presentación de las mismas. Esto en razón de que si el funcionario responsable no se encuentra, la certificación se pueda remitir de manera oportuna en el plazo establecido por otro funcionario(a) de la Proveeduría Institucional.

b. Las certificaciones que deben remitirse en temas relacionados con la administración de bienes corresponden a las siguientes:

· Certificación semestral de bienes

· Certificación anual de bienes.

· Certificación anual de armento.

· Certificación trimestral de obras en proceso.

· Certificación departamental de bienes.

· Certificación semestral de baja de bienes por destrucción.

· Certificación anual de obras en concesión.

· Certificación de bienes demaniales.

c. La certificación departamental de bienes es la única que no debe remitirse a la DGABCA, salvo en los casos que esta la solicite. Sin embargo, de acuerdo con Circular DM-CIR-ENV-0002-2018 de fecha 19 de marzo de 2018, esta debe realizarse con una periocidad anual, con el fin de mantener actualizados los registros de bienes de cada una de las dependencias del Ministerio, lo que a su vez servirá de insumo para la preparación de la certificación anual de bienes que debe ser remitida por el Jerarca. La UABI remitirá en el mes de noviembre de cada año a todas las dependencias la información necesaria para preparar la certificación y estas tendrán como fecha límite para enviarla firmada el 15 de diciembre o bien el siguiente día hábil.

d. Con respecto a la certificación anual de bienes, la UABI debe preparar la información correspondiente de acuerdo con los formatos establecidos por la DGABCA y remitirla al Despacho para firma del máximo Jerarca a más tardar el 10 de enero de cada año o bien el día hábil siguiente, con el fin de que el Despacho cuente con un espacio de tiempo prudencial y pueda preparar la correspondencia para ser remitida a la Dirección General de Administración de Bienes y la Dirección de Contabilidad Nacional en el plazo establecido, que es el 15 de enero de cada año o el día hábil siguiente.

e. Los reportes generados en el Sistema para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central que respaldan y se adjuntan en la presentación de la certificación anual corresponden a los siguientes:

· Reporte bienes patrimoniables por clase, con corte al 31 de diciembre del año al que corresponde la certificación.

· Reporte bienes patrimoniables por clase, con corte al 31 de diciembre del año anterior al que se emite la certificación.

· Reporte detalle de bienes por tipo-uso anual- con corte al año presupuestario que corresponde la certificación.

· Reporte detalle de bienes por tipo comparativo con el año anterior-uso anual-, con corte al año presupuestario al que corresponde la certificación.

· Reporte de bienes por desglose tipo de movimiento (Del 01 de marzo al 31 de diciembre 2017).

f. Para efectos de la preparación de la certificación anual de bienes también debe incluirse la información que solicita la Contabilidad Nacional, la cual corresponde a la siguiente:

· Propiedad, planta y equipo que están afectos como garantía al cumplimiento de determinadas obligaciones.

· Valor en libros de los activos fijos que se encuentran temporalmente fuera de servicio.

· Valor de bienes que estando totalmente depreciados están todavía un uso.

· Activos dados en concesión.

· Detalle de activos donados por la institución.

· Los incrementos o disminuciones resultantes de las revaluaciones.

· Las partidas de propiedad, planta y equipo que hayan sufrido pérdidas por deterioro.

g. La certificación semestral de bienes debe ser remitida a la DGABCA y la DCN dentro del plazo de los primeros cinco días hábiles del mes de julio. Le fecha de corte para emitir el reporte de movimientos en el Sistema para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central es el 30 de junio y este debe incluir el período que abarca desde el 1 de marzo del año en curso hasta el 30 de junio del mismo año.

h. La certificación semestral de baja de bienes por destrucción tiene fecha de corte para el primer semestre de cada año el 30 de junio. Para la generación del reporte en el Sistema de Bienes se incluye el período que abarca del 1° de marzo hasta el 30 de junio del año en curso. Tiene como fecha límite de presentación los primeros cinco días hábiles del mes de julio. Para el caso del segundo semestre del año, el parámetro utilizado en el Sistema para generar el reporte abarca del 1° de marzo al 31 de diciembre del año en curso y su fecha límite de presentación es el 15 de enero de cada año o el día hábil siguiente. Este informe de baja de bienes por destrucción puede ser remitido en conjunto con la certificación semestral y anual de bienes.

i. Las certificaciones trimestrales de obras en proceso tienen las siguientes fechas de corte y fechas máximas de presentación ante la DGABCA y DCN:

· I Trimestre: 31 de marzo y fecha máxima de entrega 15 de abril.

· II Trimestre: 30 de junio y fecha máxima de entrega 15 de julio.

· III Trimestre: 30 de septiembre y fecha máxima de entrega 15 de octubre.

· IV Trimestre: 31 de diciembre y fecha máxima de entrega 15.

j. En caso de existir obras en proceso para el Ministerio, la dependencia encargada de la supervisión de las obras, debe remitir la información completa dentro las plantillas que suministra la DGABCA y la DCN a la Unidad de Administración de Bienes Institucional, con el fin de que esta pueda remitir la información en los plazos fijados. Para lo anterior, se fija como fecha límite los días 10 de cada mes o en su defecto el día hábil siguiente posterior a la fecha de corte para que la dependencia encargada remita los datos correspondientes a la UABI.

k. Las certificaciones de armamento, de obras en concesión y de bienes demaniales tienen una fecha de presentación anual, con plazo máximo de entrega el 15 de enero de cada año. La información referente a estas certificaciones se debe incluir dentro del oficio donde se remite la certificación anual de bienes.

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 2. PI-POL-PCV (Política para la presentación de certificaciones de bienes).docx

Política de refrendo de los contratos administrativos



Elaborado por:


Código:

PI-POL-REF

Revisado por:

Mariela Rojas Segura, Oficial Mayor y Directora Administrativa

Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior


Versión


Autor


1

Aprobación de la Política de refrendo de los contratos administrativos (PI-POL-REF)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: El objetivo de la presente Política es regular a nivel interno lo concerniente al refrendo de contratos administrativos.

2. Alcance: Aplica para todos los procedimientos de contratación administrativa derivados de recusos de Presupuesto Nacional y que por normativa reglamentaria de contratación administrativa o bien porque la Administración así lo haya definido para salvaguardar y proteger los recursos del Estado.

3. Responsable: El responsable de la supervisión y ejecución de la presente Política corresponde al Jefe de la Proveeduría Institucional.

4. Abreviaturas y Conceptos:

4.1. Abreviaturas:

CGR: Contraloría General de la República.


PN: Presupuesto Nacional.

SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas.

4.2. Conceptos:

Contrataciones administrativas: Los acuerdos entre COMEX y los Contratistas sobre un objeto de interés jurídico (ejecución de obras, entrega de bienes o prestación de servicios), resultado de un procedimiento de contratación que constituye una especie particular de convención que genera derechos y obligaciones para ambas partes.

Contrato: Instrumento escrito, en el cual se plasman los términos, requerimientos y demás condiciones que regirán la Contratación Administrativa, para la ejecución de la obra, entrega de bienes o prestación de servicios, según sea el caso, suscrito por las partes contratantes. Este se confeccionará con base en los términos y condiciones estipuladas en el cartel, la oferta y el acto de adjudicación. Siempre que proceda según el reglamento de refrendo contractual vigente o bien cuando la Oficialía Mayor así lo considere pertinente por seguridad jurídica en razón del objeto del contrato.

Fiscalización contractual: Derecho de la Administración para examinar y controlar la correcta ejecución de un contrato.

Garantía de cumplimiento: La Garantía de Cumplimiento de Contrato garantiza el cumplimiento, en tiempo y calidad, de las condiciones estipuladas en el contrato. Puede ser otorgada tanto para el sector público como para el sector privado, en la ejecución de obras, fabricación, prestación de servicios y provisión de suministros.

Orden de inicio de ejecución: Documento que emite el Funcionario Responsable de la Fiscalización al Contratista, para que se inicie la ejecución del bien o servicio contratado según los términos y condicionas establecidas en el Contrato.

Pedido de compra/orden de compra: Instrumento escrito, en el cual se plasman los términos, requerimientos y demás condiciones que regirán la Contratación Administrativa, para la ejecución de la obra, entrega de bienes o prestación de servicios, según sea el caso. Este se confeccionará por parte de la Proveeduría General, con base en lo estipulado en la Solicitud de Pedido, en la oferta y en el acto de adjudicación.

Presupuesto Nacional: El Presupuesto Nacional es el instrumento financiero que contiene las prioridades de Gobierno, se elabora en el Ministerio de Hacienda y por medio de éste, se asigna el dinero para: educación, salud, seguridad, ciencia y tecnología, pensiones, el pago de las deudas, entre otros. Esto lo hace a través del conjunto de ministerios y otros órganos del Gobierno. Para el caso específico del Ministerio de Comercio Exterior, se refiere a las partidas y subpartidas correspondientes a los programas 79200 (Actividades Centrales) y 79600 (Política Comercial Externa).

SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas.

Reajuste de precios Mecanismo empleado en contratación administrativa para mantener el equilibrio económico del contrato ya sea de una obra, suministros o servicios. Debe ser solicitado por el contratista. También procede por impulso de la Administración según lo dispone el artículo 18 de la LCA. Debe operar en ambos sentidos.

Refrendo: Aprobación de los contratos realizada por la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Comercio Exterior o por la Contraloría General de la República según corresponda, de conformidad con el Reglamento de Refrendo de la Contraloría General de la República.

Refrendo contralor: Acto administrativo emitido por la Administración Activa, por medio del cual, se verifica que una contratación realizada por la Administración sea acorde con el ordenamiento jurídico. Responde a un análisis legalidad y no de oportunidad o conveniencia, aspectos que son de responsabilidad de la Unidad Responsable que solicitó la contratación.

A través del refrendo se le concede eficacia al contrato para que despliegue sus efectos a futuro, en otras palabras, el refrendo permite que el contrato pueda empezar a ejecutarse. Estos efectos que otorga el refrendo, lo son desde el momento en que éste es emitido, por lo que no posee un carácter retroactivo (esto es no se puede “devolver” en sus efectos), a la fecha en que se firmó o antes.

Refrendo interno: Acto administrativo emitido por la Contraloría General, por medio del cual, se verifica que una contratación realizada por la Administración Pública sea acorde con el ordenamiento jurídico. Responde a un análisis legalidad y no de oportunidad o conveniencia, aspectos que son de responsabilidad de la Administración que promovió el concurso.

A través del refrendo se le concede eficacia al contrato para que despliegue sus efectos a futuro, en otras palabras, el refrendo permite que el contrato pueda empezar a ejecutarse. Estos efectos que otorga el refrendo, lo son desde el momento en que éste es emitido, por lo que no posee un carácter retroactivo (esto es no se puede “devolver” en sus efectos), a la fecha en que se firmó o antes.

5. Normativa aplicable y documentos de referencia:

Ley N° 7494 Ley de Contratación Administrativa, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 110 del 08 de febrero de 1995.

Reformas mediante Ley

· Ley N° 7612 de 22 de julio de 1996. En el Diario Oficial La Gaceta N° 148 de 6 de agosto de 1996.

· Ley N° 8022 de 31 de agosto del 2000. En el Diario Oficial La Gaceta N° 176 de 13 de septiembre del 2000.

· Ley N° 8251 de 29 de abril del 2002. En el Diario Oficial La Gaceta N° 94 de 17 de mayo del 2002.

· Ley N° 8291 de 23 de julio del 2002. En el Diario Oficial La Gaceta N° 158 de 20 de agosto del 2002.

· Ley N° 8439,de 13 de abril del 2005. En el Diario Oficial La Gaceta N° 79 de 26 de abril del 2005.

· Ley N° 8511, de 27 de abril del 2006. En el Diario Oficial La Gaceta N° 128 del 4 de julio del 2006.

· Ley N° 8701 a la Ley 7494, del 13 de enero del 2009. Publicado en en el Diario Oficial La Gaceta N° 20 del 29 de enero del 2009.

Reformas mediante votos de la Sala Constitucional

· Sala Costitucional, voto N° 6432-98. BJ# 53 de 17 de marzo de 1998. Accción N° 7390-96. BJ# 122 de 26 de junio de 1997.

· Sala Costitucional, voto N° 0998-98 a la Acción N° 95-005237-007-CO-E. BJ# 160 de 18 de agosto de 1998.

· Sala Constitucional voto N° 6432-98. BJ# 185 de 23 de septiembre de 1998. Acción N° 7390-96.

· Sala Constitucional, voto N° 11398-03 a la Acción de Inconstitucionalidad N° 01-003432-0007-CO. BJ# 101 de 5 de mayo del 2004.

Modificaciones mediante Resoluciones de CGR

· Resolución de la Contraloría General de la República de las 8 horas del 16 de diciembre del 2002. LG# 1 de 2 de enero del 2003.

· Resolución de la Contraloría General de la República de las ocho horas del dieciocho de febrero del 2004. LG# 43 de 2 de marzo del 2004.

· Resolución de la Contraloría General de la República de las doce horas del ocho de febrero del dos mil cinco. LG#34 de 17 de febrero del 2005.

· Resolución de la Contraloría General de la República N° R-SC-03 de las ocho horas del 16 de febrero del 2006. ALC# 10 a LG# 42 de 28 de febrero del 2006.

· Resolución de la Contraloría General de la República N° R-SC-01-2006 de las doce horas del 15 de febrero del 2006. LG# 40 de 24 de febrero del 2006.

· Resolución de la Contraloría General de la República N° R-CO-7-2007 de las once horas del 21 de febrero del 2007. LG# 43 de 1 de marzo del 2007.

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido mediante Decreto Ejecutivo N° 33411-H del 27 de septiembre del 2006, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 210 del 02 de noviembre del 2006.

Modificaciones mediante Decretos Ejecutivos

· Decreto Ejecutivo N° 33758 del 2 de mayo de 2007, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 93 del 16 de mayo del 2007.

· Decreto Ejecutivo N° 33860 del 29 de mayo del 2007, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 140 del 20 de julio del 2007.

· Decreto Ejecutivo N° 34974 del 28 de noviembre de 2008, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 6 del 09 de enero del 2009.

· Decreto Ejecutivo N° 35218 del 30 de abril de 2009, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 88 del 08 de mayo del 2009.

· Decreto Ejecutivo N° 37427 del 11 de octubre del 2012, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Alcance 202 del Diario Oficial La Gaceta N° 240 del 12 de dicimebre del 2012.

· Decreto Ejecutivo N° 40124-H del 10 de octubre del 2016, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Alcance 19 del Diario Oficial La Gaceta N° 20 del 27 de enero del 2017.

· Decreto Ejecutivo N° 40270-H del 14 de marzo de 2017, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Alcance 68 del Diario Oficial La Gaceta N° 61 del 27 de marzo del 2017.

· Decreto ejecutivo N° 40538 del 28 de junio del 2017, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Alcance 196 del Diario Oficial La Gaceta N° 151 del 10 de agosto del 2017.

· Decreto Ejecutivo N° 40898 del 22 de enero del 2018, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Alcance 44 del Diario Oficial La Gaceta N° 37 del 27 de febrero del 2018.

· Decreto ejecutivo N° 40680 del 30 de agosto de 2017, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado el Diario Oficial La Gaceta N° 203 del 27 de octubre del 2018.

· Decreto Ejecutivo N° 41098 del 5 de marzo de 2018, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 89 del 22 de mayo del 2018.

· Decreto Ejecutivo N° 41243-H del 10 de julio del 2018, Reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, emitido por el Poder Ejecutivo, publicado en el Alcance 155 del Diario Oficial La Gaceta N° 162 del 05 de septiembre del 2018.

Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, N° R-CO-44-2007 Emitido por la Contraloría General de la República del 11 de octubre del 2007, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 202 del 22 de octubre del 2007.

Modificaciones realizadas mediante Reglamento

· Reglamento R-CO-13-2009 Reforma del Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Emitido por la Contraloría General de la República del 04 de febrero del 2009, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 28 del 10 de febrero del 2009.

· R-DC-31-2012 CGR Reforma del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública. Emitido por la Contraloría General de la República del 07 de marzo del 2012, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 55 del 16 de marzo del 2012 en Alcance N° 32.

· Resolución R-DC-114-2016 Reforma del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública. Emitido por la Contraloría General de la República del 16 de diciembre del 2016, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 3 del 04 de enero del 2017.

6. Políticas:

1. Requerirán formalizarse en documento contractual para efectos de refrendo interno, únicamente aquellas contrataciones cuyo objeto corresponda a obra pública, servicios y arrendamiento, o bien cuando así se considere de acuerdo al objeto para un mejor entendimiento de los deberes y obligaciones de las partes, en el entendido que para las demás contrataciones, el refrendo interno podrá brindarse sobre la orden de pedido o documento similar, siempre y cuando conste claramente la identificación del contratista, objeto, precio y plazo de entrega.

2. Será responsabilidad del Jerarca y del Titular Subordinado de la Administración establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno institucional, así como realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

3. El Sistema de Control Interno debe contemplar una serie de acciones ejecutadas por la Administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

· Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

· Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

· Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

· Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

4. Como parte de la acciones de control interno relativas a la gestión contractual no sujeta al refrendo de la Contraloría General de la República ni a la aprobación interna que se regula en la presente Política; la Proveeduría Institucional llevará a cabo una serie de controles según la actividades que desempeñe en temas de formalización contractual, tales como:

· Verificación de depósitos de garantías de cumplimientos.

· Verificación de pago de especies fiscales en los contratos administrativos.

· Verificacion de las capacidades con que cuentan las partes para suscribir contratos administrativos.

· Notificación y establecimiento de políticas internas de las obligaciones del funcionario responsables de la verificación de ejecución de contratos de bienes y servicios.

· Solicitud de mecanimos de control de calidad para la verificación de la correcta ejecución de contratos de bienes y servicios.

5. El refrendo de los contratos deberá emitirse con antelación a la orden de inicio de ejecución del respectivo contrato. La ausencia o la denegación del refrendo impedirá la eficacia jurídica del contrato y su ejecución quedará prohibida.

6. En casos excepcionales, cuando se inicie la ejecución de un contrato sin contar con el refrendo y la jerarquía institucional determine que existen suficientes razones de interés público, se podrá emitir el refrendo con posterioridad a la orden de inicio, si previamente al emitirlo el Jerarca verifica que existan al menos las siguientes condiciones:

· El contrato se encuentre vigente.

· Se acredite que permite la debida satisfacción del interés general o evita daños o lesiones a los intereses públicos.

· Se determine que lo ejecutado de previo al refrendo no compromete el cumplimiento del objeto contractual.

El acto motivado que incluya este análisis indicará la instancia o el funcionario encargado de la fiscalización respectiva en todas las fases del contrato administrativo y deberá constar en el expediente administrativo, y el refrendo surtirá efectos desde el momento en el que se emita y no de forma retroactiva.

Esta circunstancia no exime de la responsabilidad civil, penal o administrativa que pueda caber por la ausencia o denegatoria del refrendo a los funcionarios o contratistas involucrados.

7. Sanciones a la Administración: El servidor que ordene la ejecución de un contrato o lo ejecute sin que se cuente con el respectivo refrendo, cuando el ordenamiento jurídico así lo requiera, será sancionado según la gravedad de los hechos, de la siguiente forma:

· Amonestación escrita.

· Suspensión sin goce de salario o estipendio hasta de tres meses.

· Destitución sin responsabilidad.

Las sanciones administrativas podrán ser impuestas por el órgano de la entidad que ostente la potestad disciplinaria. La Contraloría General de la República podrá sustanciar el procedimiento administrativo y requerirá, de forma vinculante, a la entidad respectiva, aplicar la sanción que determine. La circunstancia de que en virtud de acto motivado se emita el refrendo con posterioridad a la orden de inicio no eximirá de la responsabilidad respectiva a los funcionarios involucrados durante el lapso en que se ejecutó el contrato sin contar con el requisito previo del refrendo.

8. Sanciones al Contratista: Es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de contratación administrativa y que el contrato sea remitido al refrendo a la instancia competente para la obtención del requisito de eficacia. En virtud de esta obligación, para fundamentar gestiones resarcitorias no podrá alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa.

En caso de la ejecución sin refrendo, no podrá serle reconocido pago alguno al interesado, salvo en casos calificados con arreglo a los principios de la materia, respecto a suministros, obras, servicios y otros objetos, ejecutados con evidente provecho para la Administración. En ese supuesto, no se reconocerá la utilidad prevista en la estructura de su oferta, la que en caso de ser desconocida se estimará en un diez por ciento (10%) del monto total del contrato.

9. La circunstancia de que en virtud de acto motivado se emita el refrendo con posterioridad a la orden de inicio, no eximirá de la responsabilidad respectiva a los contratistas involucrados durante el lapso en que se ejecutó el contrato sin contar con el requisito previo del refrendo.

10. Requerirán refrendo contralor las siguientes contrataciones:

· Todo contrato administrativo de obra pública derivado de la aplicación del procedimiento de licitación pública, en el tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación pública del estrato superior inmediato de aquel en el que se encuentra ubicada la Administración contratante, según lo establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa.

Igualmente procederá en el caso de contratos de cuantía inestimable, cuando se deriven de procedimientos de licitación pública que tengan por objeto únicamente concesiones de obra pública con o sin servicios públicos, concesión de gestión de servicios públicos y la constitución de fideicomisos.

En el evento de poder ser estimable alguno de estos contratos, la competencia para refrendo se determinará cuando dicha cuantía alcance el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación pública del estrato superior inmediato de aquel en el que se encuentra ubicada la Administración contratante, según lo establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa.

· Todo contrato administrativo derivado de procedimientos de contratación directa autorizados por la Contraloría General de la República con fundamento en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, en el tanto así lo disponga la Contraloría General en la autorización respectiva.

· Todo contrato o convenio específico celebrado con sujetos de derecho público internacional para la realización de proyectos en el tanto impliquen actividad contractual y medie disposición total o parcial de fondos públicos y que se sustenten en tratados internacionales o convenios, estos últimos aprobados o no por la Asamblea Legislativa. Quedan excluidos del refrendo los empréstitos o contratos exclusivamente de financiamiento, así como los contratos producto de procedimientos especiales regulados en las leyes que aprueban empréstitos salvo que en ellos se indique que aplica la Ley de Contratación Administrativa.

· Todo contrato o convenio específico celebrado entre dos o más entes, empresas u órganos públicos, en el tanto tengan por objeto el otorgamiento de concesiones o la constitución de fideicomisos.

11. Al alcance del análisis de los trámites de refrendo realizados por la CGR serán los estipulados en el artículo 8, Capítulo III del Reglamento de Refrendo Interno vigente emitido por la CGR.

12. Es responsabilidad de la Administración, verificar los aspectos no abordados en el refrendo contralor, siendo que ésta verificación estará sujeta a la fiscalización posterior facultativa y en general a las vías ordinarias de impugnación de los actos y contratos, tanto en sede administrativa como judicial; tales como estudios de razonabilidad de precios, permisos licencias y estudios previos según el ordenamiento aplicable a la contratación, según lo contemplado en el artículo 9 del Capítulo III del Reglamento de Refrendo Interno vigente emitido por la CGR.

13. Cuando las partes hayan establecido un mecanismo de reajuste o revisión de precios, la Contraloría General lo analizará como parte del trámite de refrendo, excepto en los casos de contratos de servicios, suministros y obra pública, en los que será de entera responsabilidad de la Administración la legalidad del mecanismo pactado.

14. Requisitos de Refrendo Contralor

· Nota de remisión en la que se indique lo siguiente:

1. Identificación de las partes contratantes, el objeto contractual y el tipo y número de procedimiento concursal empleado.

2. Número de fax o medio electrónico para recibir notificaciones.

3. Nombre, cargo y medio de localización del funcionario responsable de atender requerimientos de información de la Contraloría General de la República.

4. Identificación de los folios del expediente administrativo en el que se ubique la siguiente información: a) versión última del cartel, b) oferta adjudicataria con sus aclaraciones y subsanaciones, c) estudios técnicos que justifican el acto de selección, d) acto de adjudicación.

Cuando el procedimiento de contratación respectivo haya sido tramitado por medio de SICOP, en la nota de remisión respectiva deberá advertirse dicha situación, identificándose el sistema de compras utilizado, para su revisión en el sistema por medio de este órgano contralor.

· Documento contractual físico en original y una copia, debidamente firmado por las partes, y en caso de tratarse de una modificación contractual, aportarse el contrato original o copia certificada. No obstante lo anterior, la CGR podrá llevar a cabo el refrendo sobre documentos contractuales electrónicos firmados digitalmente y en soporte digital, mediante certificado digital reconocido en el país, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

1. El documento debe ser presentado en formato PDF, y debe corresponder a un documento contractual debidamente formalizado, en el cual queden claramente identificadas las obligaciones de las partes y los demás elementos esenciales de la contratación.

2. El documento deberá venir firmado por cada una de las partes, mediante un certificado de firma digital válido en el país, siendo que para efectos de cálculo de especies fiscales, garantías y otras obligaciones, se utilizará como fecha la última firma impuesta sobre el documento, ello para el caso en que los contratantes firmen en fechas diferentes. Igual solución se brindará para el caso de las adendas.

3. Para estos casos, una vez concluido el trámite de refrendo, el oficio que se emita constituirá el acto de aprobación, sin que sobre el documento electrónico remitido se incorpore dato electrónico alguno por parte del órgano contralor. Para efectos de identificación del documento aprobado, se indicará la fecha y hora de la firma electrónica del documento efectuada por las partes contratantes, así como el número de ingreso otorgado por la Contraloría General, al momento de su ingreso.

· Si el procedimiento ha sido tramitado mediante un expediente administrativo en físico, deberá remitirse este en original o copia certificada, debidamente foliado y en orden cronológico. Por economía procesal, la Administración podrá excluir de la remisión del expediente, los tomos que contengan las ofertas no adjudicadas del concurso. En ese caso, el funcionario que someta el contrato al trámite de refrendo, deberá aportar declaración jurada que especifique los tomos y folios excluidos y la manifestación de que aquellos corresponde exclusivamente a las ofertas no adjudicadas en el concurso, con la aclaración de que esos documentos no afectan el análisis de refrendo.

· Certificación de contenido presupuestario por medio de la cual se indique la existencia de recursos económicos en el presupuesto de la institución y que se encuentra debidamente separados y disponibles para cubrir el gasto que la respectiva contratación demande, todo de conformidad con el artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa.

· Garantía de cumplimiento vigente cuando corresponda.

· Especies fiscales respectivas aportadas por cada una de las partes, o bien indicación en la nota de remisión de la norma jurídica que exime su pago.

· Que el documento contractual esté debidamente registrado en el Sistema Integrado de Actividad Contractual, con la finalidad que la Contraloría General incorpore el resultado del trámite de refrendo una vez notificado, todo de conformidad con las "Directrices para el registro, la validación y el uso de la información sobre la actividad contractual desplegada por los entes y órganos sujetos al control y la fiscalización de la Contraloría General de la República", emitidas mediante resolución N° D-4-2005-CO-DDI, y publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 243 del 16 de diciembre del 2005.

La ausencia de cumplimiento de uno o más de los requisitos detallados en los incisos anteriores, podrá dar lugar al rechazo de plano de la solicitud de refrendo.

15. La Contraloría General de la República deberá resolver la solicitud de refrendo de los contratos dentro de un plazo de veinticinco días hábiles, cuando se trate de licitación pública, y de veinte días hábiles, en los casos restantes.

16. La CGR podrá formular los requerimientos de información adicionales que estime imprescindibles para el estudio de fondo del documento contractual respectivo durante el plazo del refrendo, para lo cual establecerá un plazo a la adminsitración, durante el cual estará suspendido a su vez el plazo de resolución final de la CGR. Si la Administración no subsana en tiempo lo requerido, la CGR procederá al rechazo de la solicitud de refrendo.

17. La CGR para los trámites en físico, identificará con el sello de aprobación que se estampe en el documento contractual y expondrá las consideraciones y términos correspondientes al refrendo mediante oficio, pudiendo inclusive dejar previstas observaciones para su atención por la Administración en la fase de ejecución.

En el caso de no refrendo, las razones se acreditarán solo mediante oficio. La notificación del acto respectivo se hará de conformidad con lo dispuesto en el inciso b) del artículo 262 de la Ley General de la Administración Pública y el Reglamento de Notificación de los Productos que emite la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República, Resolución R-DC-113-2012, publicada en el Alcance Digital N°153 del 12 de octubre del 2012.

18. La Administración podrá solicitar a la CGR la aprobación de un trámite alternativo de revisión previa que sustituya el refrendo, siempre y cuando se gestiones según las reglas establecidas en el artículo 15 del Capítulo IV del Reglamente de Refrendos de la CGR.

19. Requerirán refrendo interno las las siguientes contrataciones:

· Las modificaciones contractuales que surjan con posterioridad a un trámite de refrendo contralor. En ese proceso la Administración deberá verificar que las modificaciones se ajusten al ordenamiento jurídico.

· Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de licitación pública no sujeto a refrendo contralor.

· Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de licitación abreviada, en el tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación abreviada establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que corresponda a la Administración contratante.

· Todo contrato administrativo derivado de procedimientos de contratación directa autorizados por la Contraloría General de la República con fundamento en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, en el tanto así se disponga en el oficio de autorización respectivo.

· Todo contrato administrativo derivado de la aplicación de las excepciones de oferente único, establecida en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de Contratación Administrativa, y de objetos que requieran seguridades calificadas, dispuesta en el inciso h) del artículo 131 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de licitación abreviada establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que corresponda a la Administración contratante.

· Todo contrato administrativo de entes, empresas u órganos públicos cuya actividad contractual esté regida por principios de contratación y no por los procedimientos de selección del contratista previstos en la Ley de Contratación Administrativa y en su Reglamento, en el tanto no estén sujetos al refrendo y el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación abreviada establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que correspondería a la Administración licitante.

20. Para efectos de la aplicación de dicho refrendo, la estimación del precio del contrato considerará únicamente el plazo original del contrato y no sus eventuales prórrogas.

21. El refrendo interno estará a cargo de la asesoría jurídica institucional o aquella otra con especialidad jurídica designada por el Jerarca, que en ningún caso podrá ser la Auditoría Interna.

22. El plazo con que contará la Asesoría Jurídica o unidad interna designada para emitir el acto de refrendo interno será de quince días hábiles en el caso de licitaciones públicas y diez días en los demás casos, ello sin perjuicio de las prevenciones que sea necesario realizar durante el trámite, que suspenden el cómputo del plazo hasta su debida atención.

23. Para efectos de la verificación de requisitos, la Unidad encargada del refrendo interno se limitará a los establecidos en el artículo 8 del Reglamento de Refrendos de la CGR, en el entendido que los demás aspectos no verificados, corren bajo responsabilidad exclusiva de la oficina, órgano o dependencia de la Administración encargada de la tramitación del procedimiento y de fiscalización del contrato en fase de ejecución. Para estos casos la dependencia encargada de otorgar el refrendo interno, en el respectivo oficio de aprobación, establecerá la verificación de cada uno de esos requisitos.

24. Cuando se trate de contrataciones tramitadas mediante SICOP, el refrendo interno se otorgará directamente en dichos sistemas, siempre y cuando se tenga habilitada dicha función por la oficina competente y exista operatividad en los sistemas, y se verifique al menos lo siguiente en el espacio destinado para ese efecto: identidad de las partes, objeto y monto de la contratación, estudios técnicos, plazo, aptitud legal para suscribir digitalmente el documento, garantías y especies fiscales cuando corresponda.

En estos casos, el funcionario encargado del estudio del refrendo interno, verificará cada uno de los aspectos referidos en el artículo 8 del presente Reglamento, y en caso de brindarse la respectiva aprobación, en el apartado destinado para ese fin, firmará digitalmente en la casilla de aprobación, con lo cual se entenderá aprobado el contrato. Igualmente podrá la Administración definir otros puntos de control mediante herramientas en las que verifique cada uno de los puntos indicados en dicho artículo.

En el caso de refrendo interno por medio de sistemas electrónicos, el plazo de aprobación será de quince días hábiles, y aplican igualmente, las reglas establecidas respecto a la suspensión de plazos en caso de que se hagan requerimientos de información.

25. En los casos de contratos de servicios, suministros y obra pública, será de entera responsabilidad de la Administración como parte del refrendo interno, la verificación de la legalidad del mecanismo de reajuste de precios pactado para lo cuál deberá:

· Contratos de obra pública:

1. Debe haber consistencia entre el cartel, la oferta y el contrato en cuanto al mecanismo de reajuste del precio contractual.

2. El mecanismo de reajuste del precio contractual previsto debe permitir de manera razonable mantener el equilibrio económico del contrato, de conformidad con la naturaleza y características de su objeto y de acuerdo con los otros términos pactados, según corresponda.

3. En el expediente administrativo deberá constar lo siguiente:

a) La fórmula de cálculo como expresión algebraica o su método alternativo.

b) La tabla de pagos desglosada en actividades constructivas principales, con cantidades por unidades de medida e indicaciones de precios unitarios y totales, así como la estructura porcentual de los elementos que componen el precio, todo de conformidad con el artículo 26 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

c) La identificación de los índices de precios a aplicar, con especificación del índice, el nombre de la institución que lo elabora y pública, así como el capítulo, nivel y/o renglón específico que se utilizará.

d) El programa de trabajo, el cual debe ser consistente como mínimo con las actividades contenidas en la tabla de pagos. Este programa debe indicar además los porcentajes de ejecución mensual de cada actividad o bien, según lo determinen las partes, un programa de desembolsos mensual por actividad constructiva.

· Contratos de servicios y suministros:

1. Debe haber consistencia entre el cartel, la oferta y el contrato en cuanto al mecanismo de revisión del precio contractual.

2. El mecanismo de revisión del precio contractual previsto debe permitir de manera razonable mantener el equilibrio económico del contrato, de conformidad con la naturaleza y características de su objeto y de acuerdo con los otros términos pactados, según corresponda.

3. En el expediente administrativo deberá constar lo siguiente:

a) La fórmula de cálculo, como expresión algebraica o su método alternativo.

b) La estructura porcentual de los elementos que componen el precio, de conformidad con el artículo 26 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

c) La identificación de los índices de precios a aplicar, con especificación del índice, el nombre de la institución que lo elabora y publica, así como el capítulo, nivel y/o renglón específico que se utilizará.

7. Anexos:

a) PI-POL-FSC (Política para la fiscalización en la ejecución de entrega de bienes y servicios) aprobada mediante circular DM-CIR-ENV-001-2018.

b) PI-POL-RAZ (Politica para el análisis de razonabilidad de precios en contratación administrativa) aprobada mediante circular DM-CIR-ENV-002-2019.

c) PI-POL-GPC (Política de garantías de participación y cumplimiento) aprobada mediante circular DM-CIR-ENV-002-2019.

d) PI-POL-CBS (Política de control de calidad en la contratación administrativa de bienes y servicios) aprobada mediante Circular DM-CIR-ENV-0009-2017.

1

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 3. PI-POL-REF (Política de refrendo de los contratos administrativos).docx

Política para regulación del uso de SIBINET



Elaborado por:


Código:

PI-POL-SBI

Revisado por:


Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres; Ministra de Comercio Exterior


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Autor


1

Aprobación de la Política para la regulación del uso de SIBINET (PI-POL-SBI)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Definir las acciones a seguir para el uso del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), principalmente en cuanto al registro de bienes nuevos, actualizaciones por movimientos y bajas de bienes.

2. Alcance: Esta Política aplica únicamente para la regulación de movimientos realizados en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), por ejemplo, altas, bajas, modificaciones de responsable de los bienes, de datos de compra, de cambio de descripción, entre otros.

3. Responsable: La presente Política estará bajo responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional y bajo la supervisión del(a) Proveedora(o) Institucional.



DCN: Direción de Contabilidad Nacional.



SIBINET: Sistema de Registro y Control de Bienes.

SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas.

SIGAF: Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera.









· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003.










· Circular N° 006-11, DM-00036-11-S del Ministerio de Comercio Exterior, del día 19 de enero del 2011, denominada Aprobación y emisión de la Política Institucional de uso de equipo informática de COMEX (PO-TI-001-2011).








































· Directriz DGABCA-DFARB-0009-2019 de fecha 9 de julio de 2019, Asignación a instituciones de la ejecución de reversiones, para corregir errores en el tipo de inclusión o exclusión registrada en el sistema SIBINET.

6. Políticas

6.1 Registro de bienes nuevos

a. Para el ingreso de bienes nuevos en Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), adquiridos en el país, se debe utilizar el Formulario de ingreso de activos PI-FOR-IAC, el cual contiene los siguientes datos sobre la adquisición del bien o los bienes:

· Número de contratación.

· Objeto de la contratación.

· Fecha de ingreso del bien (fecha de adquisición).

· Descripción del activo.

· Código de SIGAF y del catálogo de mercancías de SICOP.

· Detalle del activo (marca, modelo, múmero de serie y garantía).

· Detalle de la factura (número, fecha y monto).

· Pedido de compra.

· Programa.

· Datos de la empresa proveedora (nombre, teléfono y persona de contacto).

· Nombre de la persona a la que se le asigna el activo.

· Dependencia a la que pertenece la persona encargada del bien.

· Número de placa.

b. Una vez el Formulario PI-FOR-IAC se encuentre debidamente lleno, la UABI debe proceder con el registro de los bienes en SIBINET, (en el Formulario se debe especificar si el tipo de adquisición es diferente a compra) para lo cual se dispone de los siguientes tipos de alta:

· Adquisición por comiso.

· Adquisición por expropiación.

· Aparición de bienes dados de baja.

· Compra.

· Compras por adiciones/mejoras.

· Donación.

· Inventario inicial.

c. Para el registro en SIBINET de los bienes adquiridos en las Oficinas del Exterior, se debe utilizar el Formulario PI-FOR-BEX, el cual contiene la siguiente información para el registro de los activos:

· Descripción del bien.

· Marca, modelo y Número de serie del activo.

· Garantía.

· Número de solicitud de bienes y servicios.

· Fecha de la factura.

· Nombre del proveedor.

· Monto en moneda extranjera del costo del activo.

· Monto en colones del costo del bien.

· Fecha de recibido conforme.

· Número de activo.

· Responsable de asignación del bien.

d. Una vez el Formulario PI-FOR-BEX se encuentre debidamente lleno y firmado por el funcionario encargado de la Oficina en el Exterior, la UABI debe proceder con su registro en SIBINET, para lo cual se debe utilizar el módulo de compras realizadas en el exterior.

e. La UABI posterior al ingreso de nuevos activos en SIBINET, debe proceder con la respectiva actualización de inventario de los funcionarios que corresponda, es decir, a aquellos a los que se les asignó los bienes registrados.

f. Los datos requeridos por el SIBINET para el registro de un nuevo activo se encuentran claramente esteblecidos en los formularios de registro, tanto para bienes adquiridos en el país como para bienes adquiridos en el extranjero. La información corresponde a la siguiente de acuerdo a cada sección del Sistema:

· Tipo de alta: (compra, inventario inicial, donación, compras realizadas en el exterior o la que corresponda).

· Fecha de adquisición: corresponde a la fecha en la que se dió el recibido conforme del bien o los bienes.

General

· Prefijo de placa: Para COMEX corresponde al número 0216.

· Placa: corresponde al número interno de consecutivo que se lleva para el registro de los bienes.

· Descripción: nombre del activo.

· Año de catálogo: lo genera automático el Sistema y está ligado a la fecha de adquisición del bien.

· Clase: asociada al tipo de bien en SIGAF (por ejemplo: bienes intangibles, mobiliario y equipo de oficina, equipo y programas de cómputo, maquinaria y equipo diverso, piezas y obras de colección, semovientes, terrenos, entre otros). Este se selecciona dentro de la lista que despliega el Sistema.

· Subclase: corresponde al tipo de bien dentro de la clase seleccionada. Igualmente está relacionada con el código de SIGAF del activo y se elige dentro de la lista que despliega el Sistema.

· Descripción genérica: corresponde al tipo de bien en específico que se registra y se elige dentro de las opciones que detalla el Sistema.

· Tipo de placa: lo genera el Sistema automáticamente.

Ubicación física

· País, provincia, cantón y distrito: corresponde a la ubicación física del bien.

· Responsable: persona a la que se le asigna el activo.

· Programa, subprograma y dependencia: está asociada al área a la que pertenece el responsable del activo.

· Responsable ante institución: corresponde a la jefatura del funcionario responsable del bien.

Otros

· Tipo de patrimonio: patrimoniable o no patrimoniable.

· Estado de utilización: uso, reparación, prestado, muerto o desuso.

· Orden de compra: corresponde al número de pedido que genera SICOP.

· Número de factura.

· Número de póliza.

· Folio real: este aplica únicamente para terrenos.

· Valor de adquisición.

· Vida útil: lo genera automático el Sistema y está relacionado con el tipo de bien.

· Año presupuestario: lo genera automático el Sistema y está relacionado con la fecha de adquisición del bien.

Especificaciones: corresponden a las características del bien:

· Marca.

· Modelo.

· Número de serie.

Para el caso de bienes como terrenos o equipo de transporte, el Sistema solicita otro tipo de información, como por ejemplo: número de finca, nombre del propietario, área del terreno en metros cuadrados, uso, número de matrícula, año modelo, modelo o estilo del transporte, número de chasis, número de motor, cilindrada y capacidad de personas.

6.2 Movimientos de bienes

a. El sistema SIBINET permite realizar las siguientes modificaciones a los bienes que se encuentran debidamente registrados:

· Cambio de clase.

· Cambio de descripción.

· Datos de compra.

· Fecha de adquisición.

· Placa errónea.

· Responsable ante institución.

· Responsable del bien.

· Ubicación física.

· Valor de adquisición.

· Cambio de característica.

b. Para el cambio de responsable de los bienes en SIBINET, en el caso específico de equipo de cómputo, el Departamento de Informática debe remitir el Formulario PI-FOR-ADB debidamente lleno para firma de la UABI. En este se indica el número de activo sujeto a modificación, el responsable anterior y el responsable actual, el departamento al que pertenecen el funcionario y la fecha del movimiento. Con esta información, la UABI procede a realizar el movimiento en el Sistema y remite las actualizaciones de inventario correspondientes.

c. Para la devolución de bienes, cambio de responsable o actualización de su estado para aquellos bienes que no sean equipo de cómputo, el funcionario custodio debe gestionar la solicitud a través de OPPEX en el Departamento de Proveeduría, bajo las siguientes opciones según corresponda el caso: actualización del inventario de bienes, devolución de bienes o traslado de bienes entre instituciones. El funcionario debe aportar la información necesaria para que la UABI proceda con el movimiento en SIBINET, como por ejemplo: número de placa del activo, descripción, responsable actual, nuevo responsable y estado del bien.

d. Para la reversión de movimientos en SIBINET, para el caso de la correción de errores en el tipo de inclusión o exclusión de bienes, se debe seguir el procedimiento aprobado por la DGBACA mediante Directriz DGBACA-DFARB-0009-2019, el cual implica lo siguiente:

· El personal que cuente con el perfil de “Administrador Ministerio” en el Sistema será el autorizado y encargado de accesar al módulo “Revertir movimientos” para efectuar las modificaciones según corresponda. Estas son únicamente para corregir inclusiones o exclusiones de bienes, a las cuales se les debe modificar el tipo de movimiento y desglose.

· Se debe confecionar un expediente para documentar el proceso, el cual debe contener la justificación del cambio de tipo de movimiento y desglose, con indicación explícita del tipo de movimiento y desglose actual y el correcto, con la autorización del superior inmediato del usuario que realizó el movimiento erróneo en SIBINET.

· Se debe incluir la lista del bien o bienes afectos a la modificación, indicando toda la información requerida, como es el número de placa, descripción, fecha de compra y fecha de registro.

· Se debe incluir documentos de respaldo como órdenes de compra, facturas, actas de donación o entregas/recepciones, resoluciones u otros.

· Las reversiones realizadas deben corresponder al mismo tipo de movimiento, inclusión-inclusión, exclusión-exclusión. No se pueden efectuar reversiones a la inversa.

· Para efectuar las reversiones por ingresos o exclusiones erróneos se debe ingresar al módulo “Mantenimientos” y la opción revertir movimientos, se elige la instución, el tipo de movimiento que se utilizó para el registro o exclusión del bien, el desglose de movimiento y el número de placa; una vez colocado estos datos, el Sistema automáticamente genera los datos del bien y le aparece la opción para realizar la reversión, donde se debe elegir el nuevo tipo de movimiento y desglose, así como colocar la justificación respectiva.

· Una vez realizados los movimientos, se debe informar a la DGABCA y a la Contabilidad Nacional a través del expediente respectivo sobre las modificaciones efectuadas en SIBINET.

6.3 Bajas de bienes

a. Para realizar descargas de bienes del SIBINET, se debe contar con el expediente completo del proceso de baja, en el cual se deben incluir documentos como la justificación de la baja por parte del Jefe de Programa, el listado de los bienes susceptibles a la baja, la autorización del máximo Jerarca de la institución y el mismo reporte que se genera del Sistema una vez dado de baja los bienes.

b. Para dar de baja bienes del SIBINET existen los siguientes tipos de exlusión:

· Canje.

· Desarme desmantelamiento.

· Donación.

· Destrucción o incineración.

· Muerte de semoviente.

· Pérdida.

· Placa duplicada.

· Robo o hurto.

· Venta.

La elección del tipo de exiclusión por el cual se deben dar de baja los bienes depende del hecho asociado por el cual cual se deben descargar los bienes del patrimonio del Ministerio.

c. Para dar de baja bienes de SIBINET ubicados en el país, se debe contar siempre con la justificación del Jefe de Programa y el Formulario PI-FOR-RBD debidamente lleno y firmado, en el cual se incluye el listado de los activos susceptibles a dar de baja, con su número de placa, descripción, estado físico, estado de utilización, fecha de compra, valor en libros y ubicación. En el caso de baja de bienes por destrucción, se debe agregar el Formulario PI-FOR-DJD, donde el atinente técnico a los bienes debe indicar que ya no es viable su reparación o venta.

d. Para dar de baja bienes en SIBINET que se encuentren ubicados en las Oficinas del Exterior, el funcionario encargado debe remitir lleno y firmado el Formulario PI-FOR-BEX, así como el registro fotográfico de los activos susceptibles a dar de baja.

e. Para todo tipo de exclusión de bienes del SIBINET, se debe contar previamente con la autorización del máximo Jerarca de la institución o al menos con la del Jefe de Programa, para aquellos casos en los que el Reglamento de Bienes indique que no es necesario contar con la autorización del Jerarca.

f. Una vez realizados todos los movimientos de exclusión que sean necesarios, dependiendo de las bajas de bienes realizadas, se debe adjuntar el reporte que genera SIBINET y adjuntarlo al expediente del proceso, así como informar mediante oficio sobre lo actuado a la DGABCA y a la Contabilidad Nacional, a esta última en los casos en los que el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central lo indique.

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 4. PI-POL-SBI (Política para regulación del uso de SIBINET).docx

Procedimiento para la elaboración del Informe de conciliación SIGAF-SIBINET



Elaborado por:

Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de bienes

Código:

PI-PRO-CRA

Revisado por:



Procedimiento para la elaboración del Informe de conciliación SIGAF-SIBINET


Departamento de Proveeduría

Elaborado por:


Código:

PI-PRO-CRA

Revisado por:

Gloria Jiménez Ramírez, Jefa de Proveeduría



Versión


Autor


1

Aprobación del Procedimiento para la elaboración del informe de conciliación SIGAF-SIBINET (PI-PRO-CRA)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir para la elaboración del Informe de conciliación de activos para los sistemas SIGAF y SIBINET que solicita mensualmente la Contabilidad Nacional.

2. Alcance: Este Procedimiento aplica para la preparación y el envío a la Contabilidad Nacional del informe mensual de conciliación de activos para SIGAF y SIBINET, según los registros de compras y saldos de bienes.

3. Responsable: El presente Procedimiento estará bajo la responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional y bajo la supervisión de la Proveedor (a) Institucional.

4. Abreviaturas y conceptos:

ADI: Archivo Digital Institucional.

CN: Contabilidad Nacional.



JPI: Jefe de Proveeduría Institucional.

PROCOMER: Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica.

SIBINET: Sistema Informático de Registro y Control de Bienes.

SIGAF: Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera.


5. Normativa aplicable y documentos de referencia:

El presente Procedimiento se rige por las normas costarricenses, disposiciones legales y reglamentarias vigentes, entre las cuales se procede a detallar las siguientes:






· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003.















· DGABCA-099-2012 del 06 de septiembre del 2017 con relación a las licencias y software registrados en SIBINET.



· Circular DGABCA-CS-150-2013 del 24 de octubre del 2013 con relación a la addenda a la Directriz DGABCA-015-2013 del 07 de agosto del 2013; relacionada al procedimiento a seguir la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública, así como también las demás instituciones de la Administración Central para la remisión de la información referente a la adquisición de armamento a la DGABCA y a la Dirección de Contabilidad Nacional.













· Directriz DGABCA-NP-01-2015 del 26 febrero del 2015, en relación con la interpretación artículo 40 “in fine” Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central en relación con el Registro de Instituciones Aptas para Recibir Donaciones (RIARD).







· Oficio DGABCA-DFARB-0718-2016 del 05 de octubre del 2016, con relación a los planes de acción instaurados por la DGABCA con la finalidad de mantener un sistema de registro de bienes actualizado y depurado, que coadyuve a la preparación del informe anual de bienes.


· Directriz DGABCA-01-2016 del 08 de enero del 2016 con relación a la valoración de bienes y remisión de Guía de valoraciones administrativas.










· Directriz DGABCA-DFARB-0009-2019 de fecha 9 de julio de 2019, Asignación a instituciones de la ejecución de reversiones, para corregir errores en el tipo de inclusión o exclusión registrada en el SIBINET.

6. Cuadro de distribución

No Actividad

Encargado

Descripción

01

Inicio.

02

CN

Remitir la información a COMEX para la elaboración de la conciliación mensual de bienes SIGAF-SIBINET.

03

UABI

Revisar la información recibida y verificar que esta corresponda al Ministerio y al período correspondiente.

04

UABI

Determinar las diferencias existentes entre los registros de compras y saldos de bienes en ambos Sistemas.

05

UABI

Proceder a preparar el informe de conciliación.

06

UABI

Remitir el informe para revisión y firma de la Jefatura de Proveeduría.

07

JPI

Revisar el informe correspondiente.

D1

JPI

¿El informe se encuentra correcto?

Sí: Ir a la actividad 08.

No: Ir a la actividad 05.

08

UABI

Firmar el informe y preparar el oficio de envío a la Contabilidad Nacional.

09

UABI

Enviar el informe a la CN, con copia a la Jefatura de Proveeduría y al funcionario enlace para COMEX de la DGABCA.

10

UABI

Archivar el informe y el oficio de envío en el ADI.

11

Fin.

7. Consideraciones generales

a) La Contabilidad Nacional, como ente rector en la materia, remitirá mensualmente al Ministerio la información relacionada con los registros de compras y saldos de bienes que se imputan por la partida 5, con la finalidad de que la UABI proceda a conciliar las diferencias existentes entre el Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera y el Sistema Informático de Registro y Control de Bienes, para que posteriormente este informe sea enviado a la CN y se proceda con los ajustes correspondientes para mantener depurados los datos que se registran en ambos sistemas.

b) La UABI debe llevar un control interno de los bienes registrados mes a mes en SIBINET, con la finalidad de que en el momento de preparar la conciliación mensual de activos se cuente con información oportuna y veraz que facilite la elaboración del informe.

c) El informe de conciliación debe ser preparado en las plantillas que remite la Contabilidad Nacional, en las cuales se deben detallar las diferencias existentes entre los sistemas, esto en caso de que las haya, ya sea por diferencial cambiario, registro de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER, compras en el exterior o bien alta de bienes por inventario inicial, entre otros.

d) La UABI debe conciliar únicamente la información remitida por la Contabilidad Nacional, la cual se emite mensualmente. Esto tomando en consideración que lo remitido por dicha Dirección generalmente lleva dos períodos en desfase con relación a la fecha en la que se prepara la conciliación.

1

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 5. PI-PRO-CRA (Procedimiento para la elaboración del Informe de conciliación SIGAF-SIBINET).docx

Procedimiento para la toma física de inventarios por solicitud de otros entes



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-TFE

Revisado por:



Procedimiento para la toma física de inventarios por solicitud de otros entes



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-TFE

Revisado por:




Versión


Autor


1

Aprobación del Procedimiento para la toma física de inventarios por solicitud de otros entes (PI-PRO-TFE)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir cuando se deben realizar tomas físicas de inventarios por solicitud de otros entes externos al Ministerio, principalmente la DGABCA.

2. Alcance: Este Procedimiento aplica para la toma física de inventarios por solicitud de alguna entidad externa al Ministerio, principalmente la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, el cual es el ente rector en la materia.

3. Responsable: El presente Procedimiento estará bajo la responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional.




FC: Funcionario custodio.





· Ley General de Administración Pública, Ley N° 6227 de día 2 de mayo de 1978, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 102 del 30 de mayo de 1978.

· Decreto Ejecutivo Nº 24924-COMEX Reglamento Autónomo de Servicio Ministerio de Comercio Exterior del 19 de diciembre de 1995.


· Ley de Control Interno, Ley N° 8292 de fecha 31 de julio del 2002, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 169 del 04 de septiembre del 2002.

· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: reformado por Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003; Decreto Ejecutivo N° 39065 del 6 de abril de 2015 Reglamento para la utilización del Sistema de Compras Gubernamentales "Comprared".


· Ley de certificados, firmas digitales y Documentos electrónicos, Ley N° 8454 de fecha 30 de agosto del 2005, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 197 del 13 de octubre del 2005.


· DGABCA-NP-1402-2007, con fecha del 18 de diciembre de 2007 Ministerio de Agricultura y Ganadería.

· DGABCA-NP-1026-2007 Tratamiento que debe dársele al equipo de cómputo, específicamente en cuanto al valor de rescate, así como la asignación de número de patrimonio, con fecha del 12 de diciembre de 2007.

· Decreto Ejecutivo 339-21 del 17 de julio del 2007, Reglamento para los Funcionarios del Ministerio de Comercio Exterior que deben Rendir Garantía en Cumplimiento de lo Dispuesto en el Artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley 8131 del 18 de septiembre del 2001, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 162 del 24 de agosto del 2007.

· DGABCA-NP-616-2008 de fecha 26 de junio de 2008 relacionado con el registro de bienes intagibles (licencias).

· Circular N° 007-11 oficio ND-428-2010 del Ministerio de Hacienda, de fecha 20 de mayo del 2010, denominado Manual de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

· Circular N° 006-11, DM-00036-11-S del Ministerio de Comercio Exterior, del día 19 de enero del 2011, denominada Aprobación y emisión de la Política Institucional de uso de equipo informática de COMEX (PO-TI-001-2011).

· DGABCA-NP-1123-2011 Registro de los servicios telefónicos mediante los planes Kolbi, con fecha del 13 de octubre del 2011.

· Ley N° 8968 Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, de fecha 07 de julio de 2011, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 170 del 05 de septiembre de 2011.

· Directriz DGABCA-NP-17-2012 Actualización de las Directrices del año 2002 al 2012, con fecha del 01 de noviembre de 2012.


· DGABCA-099-2012 del 06 de septiembre del 2017 con relación a las licencias y software registrados en SIBINET.

· Circular DGABCA-024-2013 Cambio de vidas útiles de los software y licencias, registrados en SIBINET, con fecha 27 de febrero de 2013.

· Circular DGABCA-CS-150-2013 del 24 de octubre del 2013 en relación con la addenda a la Directriz DGABCA-015-2013 del 07 de agosto del 2013; relacionada al procedimiento a seguir la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Pública, así como también las demás instituciones de la Administración Central para la remisión de la información referente a la adquisición de armamento a la DGABCA y a la Dirección de Contabilidad Nacional.


· DGABCA-002-2013 del 26 de abril del 2013; referente a la baja de bienes por donación/baja de bienes por destrucción

· Decreto Ejecutivo N° 37833, Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central, de fecha del 12 de julio del 2013, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 163 del 27 de agosto del 2013.

· DGABCA-CS-1103-2014 Registro de licencias de software (corporativas e individuales) en respuesta del oficio PI-COR-CAE-084-2014, con fecha de 10 de septiembre del 2014.


· Directriz DGABCA-02-2014 del 02 de mayo del 2014, Solicitud de subsane a la Directriz DGABCA-011-2013/DCN-007-2013 del 1º de julio del 2013, relativa a los informes trimestrales y anual de los activos que comprenden la cuenta “Obras en proceso”.

· CIRCULAR DGABCA-CS-29-2014 del 02 de mayo del 2014, referente a la comunicación del “Procedimiento para la determinación de valores de armamentos en instituciones de la Administración Central”, elaborado por la Subdirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección de Valoraciones Administrativas y Tributarias de la Dirección General de Tributación.


· Circular N° DGABCA-0037-2015 de oficialización del Manual DGADCA.CS-I.08 DENOMINADO Manual de Usuario de SIBINET.

· Directriz DGABCA-10-2015/DCN-003-2015 de fecha 21 de septiembre del 2015, correspondiente a la Remisión de información referente al armamento que posean y/o adquieran las instituciones de la Administración Central a la Dirección General de la Administración de Bienes y Contratación Administrativa; y a la Dirección General de Contabilidad Nacional.


· Decreto Ejecutivo Nº 39677 -COMEX Reforma al Reglamento Autónomo de Servicio Ministerio de Comercio Exterior, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 183 del 21 de septiembre del 2015.


· Directriz DGABCA-01-2016 Valoración de bienes, con fecha de 08 de enero del 2016.

· Ley N° 9398 Ley para Perfeccionar la Rendición de Cuentas, del 28 de septiembre del 2016, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 192 del 06 de octubre del 2016 en el Alcance N° 210.

· Ley N° 7509 Ley de impuestos sobre bienes inmuebles, con fecha del 09 de mayo de 1995. Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 116 del 19 de junio del 2016.

· Directriz DGABCA-011-2016/DCN-002-2016 de fecha 07 de noviembre del 2016referente a Lineamientos contables respecto a la protección, investigación, conservación, preservación, restauración, rehabilitación, mantenimiento, educación y divulgación del patrimonio Histórico--Arquitectónico, sobre bienes inmuebles patrimonio nacional, según corresponda.

· Oficio DGABCA-DFARB-0718-2016 de fecha 05 de octubre del 2016, con relación a los planes de acción instaurados por la DGABCA con la finalidad de mantener un sistema de registro de bienes actualizado y depurado, que coadyuve a la preparación del informe anual de bienes.

· Directriz DGABCA-0008-2016/DCN-01-2016 de fecha 09 de septiembre de 2016; relacionada con el Registro de los Bienes Demaniales.

· Directriz DGABCA-01-2016 de fecha 08 de enero del 2016 en relación con la valoración de bienes y remisión de Guía de valoraciones administrativas.

· Directriz DCN-002-2017/DGABCA-002-2017 de fecha 19 de mayo del 2017, correspondiente a la Conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF.

· Directriz DGABCA-002-2017 de fecha 21 de marzo del 2017 correspondiente a la modificación y/o aclaración de los plazos para la entrega de informes varios.



· DGABCA-0011-2017 de 20 de noviembre del 2017; Reformas a Directriz DGABCA-10-2015/DCN-003-2015, del 21 de septiembre del 2015, referente al armamento que posean y/o adquieran las instituciones de la Administración Central (Exclusión de armas del SIBINET).

· DCN-ARP-17-2018 de fecha 10 de enero del 2017 "Donaciones recibidas por el Ministerio".

· Decreto Ejecutivo Nº 40797-H Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo Nº 32988 Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 24 del 02 de febrero del 2018.

· Circular DM-CIR-ENV-0002-2018 de fecha 19 de marzo de 2018, Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto Ejecutivo N° 32988 Reglamento a la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos del 31 de enero del 2006.


· Directriz DGABCA-DFARB-0009-2019 de fecha 9 de julio de 2019, Asignación a instituciones de la ejecución de reversiones, para corregir errores en el tipo de inclusión registrada en el sistema SIBINET.


No Actividad

Encargado

Descripción

01

Inicio.

02

Ente externo

Solicitar mediante oficio a la Proveeduría Institucional la toma física de inventarios para el Ministerio.

03

UABI

Proceder a agendar el día y la hora en la que se efectuará la toma física.

04

Funcionario ente externo y UABI

Llevar a cabo la toma física de inventarios.

D1

UABI

¿Existen inconsistencias en la toma física?



05

UABI

Remitir las inconsistencias encontradas al funcionario responsable de los bienes para que sean subsanadas en un plazo máximo de 5 días hábiles.

06

FC

Proceder con la corrección de las inconsistencias e informar a la UABI. En caso contrario remitir la justificación correspondiente al Jefe de Programa para que se tomen las medidas necesarias.

07

UABI

Remitir al ente externo que solicitó la toma física de inventarios la corrección en las inconsistencias encontradas o la justificación sobre los faltantes.

08

Ente externo

Remitir el informe final de la toma física a la Proveeduría Institucional.

09

Fin.


a) Las solicitudes para efectuar tomas físicas de inventarios en el Ministerio por parte de otros entes deben ser remitidas mediante oficio a la Proveeduría Institucional, con la finalidad de que estas sean agendadas y se garantice la disponibilidad del funcionario encargado de la UABI para llevarlas a cabo.

b) La UABI debe acompañar al funcionario del ente externo encargado de realizar la toma física de inventarios, con la finalidad de agilizar el proceso en cuanto a la ubicación de los bienes.

c) La UABI no es responsable por faltantes o inconsistencias que se encuentren en la toma física de inventarios, puesto que cada funcionario es responsable de los bienes asignados para el desempeño de su trabajo.

d) En caso de encontrarse inconsistencias en la toma física de inventarios, se le dará un tiempo prudencial (5 días hábiles) al funcionario responsable de los bienes para subsanar dichas diferencias. Una vez estas sean resueltas se le debe notificar a la UABI para que proceda a informar al ente que solicitó la toma física de inventarios. Caso contrario, si no son resueltas, el funcionario custodio de los bienes debe remitir la justificación de las inconsistencias al jefe de programa para que este determine las acciones a seguir.

1

2

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 6. PI-PRO-TFE (Procedimiento para la toma física de inventarios por solicitud de otros entes).docx

Procedimiento de reclutamiento y selección de personal


Departamento de Recursos Humanos

Elaborado por:

Marianela Berrocal Rojas, Analista

Código:

DRH-PRO-RYS

Revisado por:

Rolando Chavarría Quesada, Jefe de Recursos Humanos



Versión


Autor


1

Aprobación del Procedimiento para el reclutamiento de personal (RH-PRO-01-11)


Circular 0003-12

DM-00070-12-S

Febrero 2012

2

Sustitución integral del Procedimiento para el reclutamiento de personal (RH-PRO-01-11) por el Procedimiento para el reclutamiento de personal (DRH-PRO-REP-01-15)


Circular 002-2015


DM-00087-15-S

Febrero 2015

3

Sustitución integral del Procedimiento para el reclutamiento de personal (DRH-PRO-REP-01-15) por el Procedimiento de reclutamiento y selección de personal (DRH-PRO-RYS)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Poseer una guía que facilite y norme el proceso de reclutamiento y selección de personal, con el fin de asegurar la idoneidad de las personas seleccionadas, y garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada puesto, lo cuales pueden estar contenidos en los perfiles del Manual de Cargos de COMEX, el Manual de Clases del Servicio Civil, Manual de Perfiles del Convenio COMEX-PROCOMER, en reglamentos específicos vinculados al accionar de COMEX, o en su defecto otros instrumentos que posean legalidad para disponer un requisito.

El Procedimiento de reclutamiento de personal se encuentra a cargo del Departamento de Recursos Humanos y es aplicable a la totalidad de los puestos del Ministerio, a excepción del puesto del Auditor Interno, el cual se regula por las Normas de la Contraloría General de la República, y los Jerarcas quienes son nombrados directamente por el Presidente de la República.

Para el caso de los plazas pertenecientes al Régimen del Servicio Civil, se amplia la selección en el Procedimiento de Seleccion de Personal de Servicio Civil, y en cuanto al Convenio COMEX- PROCOMER, se regirán además de este Procedimiento por la normativa que en la materia emita PROCOMER.

No se consideran limitaciones de búsqueda de candidatos, por lo que pueden utilizarse cuantas bases de datos o medios de información sean necesarios, con el propósito de generar la mayor divulgación de la vacante.

2. Alcance: Este Procedimiento es de aplicación obligatoria para los funcionarios partícipes en un proceso de reclutamiento de personal, sean estos representantes del Departamento de Recursos Humanos, así como las partes interesadas del proceso, lo cuales pueden ser: Jerarcas, Directores, Coordinadores de área y Jefaturas en general. Puede sumarse como parte interesada en los procesos de reclutamiento a funcionarios con vasta experiencia y criterio del área en donde se encuentra la vacante, previa solicitud de la Jefatura correspondiente.

3. Responsable: El Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con la Jefatura del área correspondiente.

4. Abreviaturas:


DPI: Dependencia interesada.

DRH: Departamento de Recursos Humanos.

DVI/DM: Despacho de Viceministro / Despacho Ministra.

PROCOMER: Promotora de Comercio Exterior.

5. Normativa aplicable y documentos de referencia:

En cuanto a la normativa aplicable se considera:

· Reglamento Autónomo del Ministerio de Comercio Exterior.

· Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.

· Compendio de Políticas de Recursos Humanos de la Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica.

· Ley N° 2166 de Salarios de la Administración Pública.

· Ley N° 9635, sobre el Fortalecimiento de las Finanzas Públicas.

· Reglamentos y Directrices emitidas por la Dirección General del Servicio Civil, la Dirección General de Presupuesto Nacional, el Ministerio de Planificación y la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

· Otros lineamientos que en materia de empleo público emitan las autoridades competentes.

Como documentos de referencia:

· DRH-FOR-GCU Formulario de Gestión de Cuentas de Usuario.

· DRH-FOR- Formulario de Apertura de Concurso y Requerimientos de Plaza Vacante.

6. Descripción de las actividades:

6.1. Cuadro de distribución

N° de Actividad

Responsable

Descripción

01

DPI

Inicio.

02

DPI

Solicitar mediante correo electrónico a DRH con copia al Despacho la confirmación de la disponibilidad de la vacante y el envío del perfil del puesto.

03

DRH

Confirmar mediante correo electrónico la disponibilidad o no de la vacante y enviar el perfil.

04

DPI

Solicitar mediante correo electrónico al Despacho con copia a DRH la necesidad de apertura del concurso.

05

DVI / DM

Solicitar mediante oficio a DRH con copia al Director o Jefatura de la dependencia interesada iniciar el proceso de reclutamiento.

06

DRH

Realizar la apertura del concurso, comunicarlo al Despacho y a la DPI.

07

DRH

Realizar un corte y enviar a la DPI las ofertas recibidas hasta el momento (actividad opcional, se realiza solo si la DPI lo solicita).

08

DRH

Realizar el cierre del proceso de reclutamiento.

09

DRH

Remitir a la dependencia interesada la totalidad de las ofertas recibidas.

10

DPI

Analizar las ofertas y seleccionar los candidatos que considere adecuados para entrevista.

11

DPI

Realizar las entrevistas y seleccionar los tres candidatos con mayor afinidad al perfil.

12

DPI

Solicitar a DRH el análisis de los atestados de los tres candidatos seleccionados según los requisitos del puesto.

13

DRH

Emitir el criterio sobre el complimiento de los requisitos del puesto, y notificar mediante correo electrónico a DPI y DVI / DM.

14

DPI

Remitir oficio al Despacho incluyendo los candidatos seleccionados y la indicación de cual de ellos se recomienda para el nombramiento.

15

DVI / DM

Remitir a DRH oficio con la indicación del nombramiento.

16

DVI / DM

Solicitar reunión con el Director o la Jefatura de la dependencia interesada para comunicar la no aprobación del nombramiento y decidir las acciones siguientes.

17

Fin.

7. Consideraciones generales:

Previo al inicio del proceso de reclutamiento, la dependencia en la que se encuentra la vacante debe confirmar con el Departamento de Recursos Humanos la disponibilidad de la misma, así como el perfil aprobado de la plaza en referencia.

Una vez confirmado lo anterior, la dependencia interesada, solicita mediante oficio al Despacho con copia al Departamento de Recursos Humanos, la necesidad de instruir el proceso de reclutamiento.

El Despacho envía al Departamento de Recursos Humanos la instrucción de iniciar el proceso de reclutamiento.

Una vez recibida la instrucción, el Departamento de Recursos Humanos inicia el concurso. Los concursos se publicarán en distintos medios según la naturaleza de la plaza en cuestion.

El Departamento de Recursos Humanos y ante la solicitud de la dependencia interesada, tiene la potestad de remitir las ofertas que vayan ingresando durante el período de concurso. Una vez finalizado dicho concurso se remite a la dependencia interesada la totalidad de las ofertas recibidas.

La dependencia interesada analiza las ofertas y selecciona para entrevista los candidatos que considera tienen una mayor afinidad con el perfil. Inicia además el proceso de entrevistas.

Una vez seleccionados los tres mejores candidatos, la dependencia interesada envía la solicitud al Departamento de Recursos Humanos para que realice el análisis de evaluación de requisitos de los candidatos considerados idóneos.

Si los candidatos cumplen con todos los requisitos, la dependencia envía al Despacho un oficio comunicando la finalización del proceso, así como los tres candidatos selecccionados, además de indicar cual de ellos es el recomendado para nombramiento.

Si dentro del proceso de verificación de requisitos alguno de los candidatos no cumple a totalidad, puede seguirse el proceso siempre que hayan al menos dos candidatos que cumplen a cabalidad los requisitos. Si queda solamente un candidato el Departamento de Recursos Humanos solicitará a la dependencia interesada validar para inclusión en la terna otros candidatos entrevistados. De no considerar oportunos otros candidatos entrevistados, podría extenderse el período de reclutamiento hasta que se encuentren candidatos idóneos.

Una vez que el Despacho recibe el oficio con la recomendación de nombramiento, puede tomar dos decisiones, si aprueba el proceso y considera la recomendación, solicita mediante oficio al Departamento de Recursos Humanos realizar el nombramiento del candidato seleccionado. Si la recomendación no se aprueba, se convoca a reunión al Director o Jefatura de la dependencia interesada para informar las motivaciones de la decisión y definir los cursos de acción siguientes.

El oficio de nombramiento debe ser firmado por el Jerarca, indicando el nombre completo del candidato, la fecha de ingreso y la indicación del cumplimiento con los requisitos del puesto así como la idoneidad del candidato seleccionado.

2

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 7. DRH-PRO-RYS (Procedimiento de reclutamiento y selección de personal).docx

PAA Preliminar

Programa de Adquisiones Anual

Ejercicio Presupuestario: 20xx

Nombre Institución: Ministerio de Comercio Exterior Fecha

Departamento Consecutivo PI-FOR-xxx-20xx

N° de ítem ID Programa y Subprograma Código de clasificación SICOP Subpartida / Objeto Gasto Descripción del bien, servicio u obra Cantidad Unidad de medida Monto total presupuestado ¢ Fuente financiamiento Fecha de remisión definitiva de la solicitud

1

2

3 Unidad

4 Unidad

5 Unidad

6 Unidad

7 Unidad

8 Unidad

9 Unidad

10 Unidad

11 Unidad

12 Unidad

13 Unidad

14 Unidad

15 Unidad

16 Unidad

17 Unidad

18 Unidad

19 Unidad

20 Unidad

21 Unidad

22 Unidad

23 Unidad

24 Unidad

25 Unidad

26 Unidad

Ref. normativa. De conformidad con la Directriz DGABCA-007-2019 de fecha 05 de junio, 2019.

PAA Definitivo


Proceso Presupuestario 2020

Institución: 0

Codigo de Institución: 0

N° de ítem ID Programa y Subprograma Código de clasificación SICOP Subpartida / Objeto Gasto Descripción del bien, servicio u obra Cantidad Unidad de medida Monto total presupuestado ¢ Fuente financiamiento Trimestre que se iniciará la compra

1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

2 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

3 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

4 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

5 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

6 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

7 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

8 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

9 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

10 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

11 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

12 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

13 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

14 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

15 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

16 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

17 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

18 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

19 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

20 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

21 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

22 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

23 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

24 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

25 0 0 0 0 0 Unidad 0 0 0

26 ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF!

ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! ERROR:#REF! 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Datos

Programa Unidad de Medida Unidad de medida FF Departamento

79200 Metro 001 Auditoría Interna Unidad c/u Cada Uno

79600 Kilo 280 Departamento de Presupuesto Longitud m Metro

79700 Unidad (un) Unidad Despacho del Viceministro Volumen 2 L Litros

Despacho del Ministro Masa kg Kilogramo

Proveeduría Institucional Área m2 Metros cuadrados

Servicios Generales Volumen 1 m3 Metros cúbicos

Dirección Legal Intensidad de corriente eléctrica A Amperio

Programa de Integración Fronteriza Intensidad de campo magnético A/m Amperio por metro

Tecnologías de Información Densidad de corriente A/m2 Amperios por metros cuadrados

Recursos Humanos Intensidad luminosa cd Candela

Dirección General de Comercio Exterior Luminancia cd/m2 Candela por metro cuadrado

Gestión de Documentos Institucional Longitud, segundo submúltiplo del metro cm Centímetro

Dirección de Inversión y Cooperación Área, segundo submúltiplo del metro cm2 Centímetro cuadrado

Direccion de Desarrollo de Capaciadades para el Aprovechamiento del Comercio Exterior Ángulo sólido sr Estereorradián

Dirección de Gestión Estratégica Frecuencia Hz Hertz

Dirección de Inversión y Cooperación Energía, trabajo y cantidad de calor J Joule

Oficialía Mayor Temperatura termodinámica K Kelvin

Unidad de Comunicación Institucional Densidad de la superficie kg/m2 Kilogramo por metro cuadrado

Densidad, masa en volumen kg/m3 Kilogramo por metro cúbico

Número de onda m-1 Metro a la potencia menos uno

Volumen específico m3/kg Metros cúbicos por kilogramo

Velocidad m/s Metros por segundo

Aceleración m/s2 Metros por segundo cuadrado

Cantidad de sustancia mol Mol

Concentración de cantidad de sustancia mol/m3 Moles por metro cúbico

Fuerza N Newton

No aplica -servicio- NA No Aplica -Servicio-

Presión, tensión Pa Pascal

Ángulo plano rad Radian

Tiempo s Segundo

Índice de refracción o permeabilidad relativa 1 Uno

Potencia W Watt

https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit https://www.sicop.go.cr/moduloBid/common/co/EpSearchUnit.jsp?frm_nm=frm_write&input_detailUnit=prod_unit

Históricos de Códigos

Códigos SICOP Códigos de SIGAF (subpartida del gasto) objeto de la contratacion Dependencia que lo utilizó

90111604-Por crearse 10101-001-000001 Alquiler de Marquesinas GEDI

86132101-92090927 10701-001-002220 Curso Jurisprudencia en Contratación Administrativa Capacitación

86101807-92063496 10701-001-000090 Capacitación en Control Interno Capacitación

86101801-92043355 10701-001-000100 Normas de Contabilidad en Sector Público Capacitación

86132201-92102376 10701-001-000600 Congreso Nacional de Auditoria Interna Capacitación

86101801-92101871 10701-001-000600 Capacitación temas propios de Auditoria Interna Capacitación

86132102-92086835 10701-001-000085 Clima Organizacional Capacitación

86101897-92100781 10701-001-000600 Gestión Etica en la administración Pública Capacitación

86101609-92101027 10701-001-000600 Normas ISO, calidad Capacitación

86101508-92024663 10701-001-000030 Capacitación Responsablidad Social Capacitación

86101810-92024659 10701-001-000600 Planeación Estratégica Capacitación

86101807-92089073 10701-001-000600 Gestión de Proyectos Capacitación

86101703-92093841 10701-001-002240 Congreso de Archivo Nacional Capacitación

86101713-92079885 10701-001-001800 Capacitación en Temas de Derecho Capacitación

86101810-92015334 10701-001-002270 Otros cursos de lenguas ( LESCO, BAILLE) Capacitación

80111504-92037895 10701-001-001800 Capacitación en Derecho Laboral Capacitación

86101699-92076913 10701-001-000145 Atención de emergencias y brigada Capacitación

86132101-92098337 10701-001-000600 Capacitación en uso de programas de Audio y Video Capacitación

86101899-92039854 10701-001-001700 ITILS COBIT Capacitación

86101704-92024665 10701-001-002220 Capacitación estudios técnicos, ofertas y susbsanes Capacitación

86101899-92031508 10701-001-000020 Windows 2016 Capacitación

86101899-92031508 10701-001-000020 Sharepoint 2013 Capacitación

86101899-92028827 10701-001-000020 Excel Capacitación

86101703-92028967 10701-001-002240 Curso Gestion de archivos y administración electrónica de documentos. Capacitación

80111504-92037895 10701-001-001800 Normas Legales básicas para la función pública Capacitación

86132101-92093581 10701-001-002220 Curso reajuste de precios Capacitación

86101713-92079885 10701-001-002220 Curso formación de resoluciones administrativas Capacitación

86101704-92024666 10701-001-002220 Administración de inventarios Capacitación

86101508-92024663 10701-001-000030 Capacitación Gestión Ambiental Capacitación

50202306-92021338 10702-900-080705 Actividades Protocolarias y Sociales Servicios Generales

78181507-92104013 10805-001-000022 Mantenimiento preventivo de vehículos (Contratación nueva) Servicios Generales

78181507-92104012 10805-001-000022 Mantenimiento correctivo de vehículos (Contratación nueva) Servicios Generales

81112220-92008576 10808-900-000025 Mantenimiento y ampliación garantías Informática

32101621-92085544 10808-015-000045 Mantenimiento equipo de cómputo Informática

50161509-90013456 20203-005-000020 Azúcar en bolsitas. Servicios Generales

50201706-90038862 20203-005-000040 Café molido Servicios Generales

50201706-92055421 20203-005-000040 Café en grano. Servicios Generales

50202409-92024409 20203-900-000800 Jugo de naranja pasteurizado. Servicios Generales

50201713-92090331 20203-005-000120 Te negro. Servicios Generales

50201713-92004016 20203-005-000120 Té verde. Servicios Generales

50201713-92088866 20203-005-000120 Té de manzanilla. Servicios Generales

50201713-92003960 20203-005-000120 Te de menta. Servicios Generales

50131701-92084832 20203-030-000001 Leche líquida entera Servicios Generales

50192109-92127656 20203-015-170401 Palillos con ajonjolí. Servicios Generales

50181903-92091182 20203-015-000035 Galletas saladas redondas (tipo bokitas sin relleno). Servicios Generales

50181905-92076196 20203-015-000035 Galleta dulce (rellena de chocolate). Servicios Generales

50181905-92049119 20203-015-000035 Galleta con sabor a mantequilla. Servicios Generales

50192109-92127654 20203-316-050120 Rosquillas de maíz horneadas con queso. Servicios Generales

50181905-92076196 20203-015-000035 Galletas dulces (rellena de crema de cacao). Servicios Generales

50181905-92076196 20203-015-000035 Galletas dulces (rellena de crema limón). Servicios Generales

50181905-92033459 20203-015-000035 Galleta dulce redonda. Servicios Generales

50181909-92043731 20203-015-000035 Galleta salada Servicios Generales

50161509-92041331 20203-900-100101 Endulzante sin calorías, en sobres de 1 g. Servicios Generales

50201714-92070420 20203-030-000020 Crema para café en bolsita. Servicios Generales

50202310-92066071 20203-900-000180 Agua mineral embotellada. Servicios Generales

52121602-92145880 29903-065-000001 Servilleta rectangular elaborada a base de bagazo de caña y bambú. Servicios Generales

44122011-92035654 29903-001-000001 ARCHIVEX Proveeduría

55121616-92002388 29901-900-000325 BANDERITAS TIPO POST - IT Proveeduría

53101604-92095540 29904-025-000001 Blusas clásicas de vestir para dama Servicios Generales

53101602-92095536 29904-035-000001 Camisa clásica de vestir para caballero Servicios Generales

53101602-92030162 29904-035-000001 Camisa tipo Polo para caballero Servicios Generales

53103102-92095535 29904-040-000002 Chalecos para dama Servicios Generales

53102002-92095534 29904-045-000001 Falda lisa Servicios Generales

53101504-92095533 29904-055-000001 Pantalones de vestir para dama Servicios Generales

53101502-92095528 29904-055-000001 Pantalones corte clásico para caballero Servicios Generales

53101804-92095107 29904-175-000001 Sacos clásicos de vestir para dama Servicios Generales

53102502-92095532 29904-900-000200 Corbatas Servicios Generales

52151504-92145748 29907-900-006405 Vaso desechable de cartón No 8 Servicios Generales

52151505-92145732 29907-900-009800 Removedores para café. Servicios Generales

52151504-92145735 29907-900-000005 Vaso desechable de almidón de maíz 12 oz. Servicios Generales

48102199-92087153 29907-900-000005 Filtros de papel color blanco. Servicios Generales

52151502-92145721 29907-075-171101 Platos desechables No. 7. Servicios Generales

52151502-92145723 29907-075-171101 Platos desechables No. 9. Servicios Generales

52151503-92145717 29907-055-000041 Cucharas desechables. Servicios Generales

52151503-92145718 29907-055-000260 Tenedores desechables. Servicios Generales

26111701-92008361 29999-025-130601 Batería recargable AA (2 unidades) Proveeduría

26111701-92115970 29999-025-130601 Batería recargable AAA (2 unidades) Proveeduría

14111530-92126014 29903-040-007000 Block de notas adhesivas medianas. Paquete de 5 unidades Proveeduría

14111530-92140080 29903-040-007000 Block de notas adhesivas pequeñas. Paquete de 5 unidades Proveeduría

44121704-92130955 29901-015-000001 Bolígrafo de gel 0,5 mm (azul) caja de 12 uds Proveeduría

44121704-92131151 29901-015-000001 Bolígrafo de gel 0,5 mm (negro) caja de 12 uds Proveeduría

44121704-92068330 29901-015-000001 Bolígrafo de mediana 1 mm (color azul) caja de 12 uds Proveeduría

44121704-92068331 29901-015-000001 Bolígrafo de mediana 1 mm (color negro) caja de 12 uds Proveeduría

44121704-92068332 29901-015-000001 Bolígrafo de mediana 1 mm (color rojo) caja de 12 uds Proveeduría

60121535-90007425 29901-020-000001 Borrador de goma Proveeduría

44122017-92115929 29903-440-010402 Carpetas colgantes tamaño carta. Paquete de 25 unidades Proveeduría

44103105-92072817 20104-085-009400 Cartucho HP 662xl (cz103al) deskjet 4645 negro Proveeduría

44103105-92072818 20104-085-009400 Cartucho HP 662xl (cz104al) deskjet 4645 tricolor Proveeduría

44103105-92051938 20104-085-009400 Cartucho HP 920xl (cd975a) officejet 6500 wireless negro Proveeduría

44103103-92049714 20104-085-009400 Cartucho HP 950xl (cn045al) hp officejet pro 8600 color negro Proveeduría

44103103-92049716 20104-085-009400 Cartucho HP 951xl (cn046al) hp officejet pro 8600 color cyan Proveeduría

44103103-92049719 20104-085-009400 Cartucho HP 951xl (cn047al) hp officejet pro 8600 color magenta Proveeduría

44103103-92049715 20104-085-009400 Cartucho HP 951xl (cn048al) hp officejet pro 8600 color amarillo Proveeduría

14111519-92044406 29903-045-000340 CARTULINA BRISTOL AMARILLO. PAQUETE DE 50 UNIDADES Proveeduría

14111519-92044405 29903-045-000340 Cartulina bristol blanco. Paquete de 50 unidades Proveeduría

14111519-92044404 29903-045-000340 Cartulina bristol celeste. Paquete de 50 unidades Proveeduría

14111519-92044407 29903-045-000340 Cartulina bristol rosada. Paquete de 50 unidades Proveeduría

14111519-92044408 29903-045-000340 Cartulina bristol verde. Paquete de 50 unidades Proveeduría

14111519-92068436 29903-045-000080 Cartulina opalina. Paquete de 50 unidades Proveeduría

44122008-92078681 29901-900-001340 Cejillas plásticas para archivo, 50 unidades Proveeduría

31201512-92125822 29901-030-000002 Cinta adhesiva Proveeduría

31201517-92131668 29901-030-000800 Cinta de empaque transparente pvc 5,08*100 Proveeduría

44122104-90009724 29901-040-000039 Clip tamaño jumbo cajas de 100 unidades Proveeduría

44122104-90001060 29901-040-250005 Clip tamaño normal caja de 100 unidades Proveeduría

44122104-90027023 29901-040-000060 Clip tipo mariposa de 12 unis c/u Proveeduría

44121802-92070162 29901-045-000400 Corrector líquido Proveeduría

44121612-90028856 29901-900-000270 Cutter Proveeduría

43211802-92131800 29901-900-081005 Descansa muñecas de mouse Proveeduría

43211806-92055727 29901-900-000255 Descansa muñecas de teclado Proveeduría

44121628-90029245 29901-175-000300 Dispensador de clips Proveeduría

44121635-92115701 29901-175-000001 Dispensador para cinta Proveeduría

44121615-92115687 29901-055-000140 Engrapadora metálica para escritorio Proveeduría

55121606-92030228 29903-200-000200 Etiquetas para expedientes 8,7x1,4 Proveeduría

44122011-92035560 29903-001-125030 Folder (carpeta) tamaño carta (100 unidades) Proveeduría

44122011-90029460 29903-001-125030 Folder manila carta colores, 100 unidades Proveeduría

44122002-90034409 29999-900-004160 Funda plástica protector de hojas, 5 unidades Proveeduría

31201610-92023794 29901-065-000003 Goma blanca mediana 250gr Proveeduría

31201610-92050279 29901-065-000003 Goma blanca pequeña líquida 120gr Proveeduría

31201603-90028179 29901-065-000300 Goma en barra pequeña Proveeduría

44121622-92125806 29901-900-002500 Humedecedor de dedos Proveeduría

44121706-92069178 29901-085-000001 Lápiz mina negra caja de 12 uds Proveeduría

44121705-92131161 29901-075-600005 Lápiz portamina 0.5, unidades Proveeduría

44122101-92115977 29901-005-000005 Ligas, 100 unidades Proveeduría

44121716-92124983 29901-095-000003 Marcador fosforecente amarillo caja de 12 uds Proveeduría

44121716-92140149 29901-095-000020 Marcador fosforecente celeste caja de 12 uds Proveeduría

44121716-92030418 29901-095-000020 Marcador fosforecente rosado caja de 12 uds Proveeduría

44121716-92124982 29901-095-000020 Marcador fosforecente verde caja de 12 uds Proveeduría

44121708-92140097 29901-095-700040 Marcador permanente azul caja de 12 uds Proveeduría

44121708-92140094 29901-095-700045 Marcador permanente negro caja de 12 uds Proveeduría

44121708-92140077 29901-095-715010 Marcador pizarra azul caja de 12 uds Proveeduría

44121708-92140078 29901-095-715015 Marcador pizarra negro caja de 12 uds Proveeduría

44121708-92140076 29901-095-001600 Marcador pizarra verde caja de 12 uds Proveeduría

44121902-92040578 29901-080-000006 Mina 0.5 cajita Proveeduría

47131502-92113158 29901-900-000075 Paños antiestáticos Proveeduría

14111511-92035563 29903-015-000004 Papel bond carta de colores Proveeduría

14111507-92088807 29903-015-175056 Papel Bond 20 LB tamaño carta 81/2X11 gramaje entre 75 Y 80 g/m2 biodegradable de 500 hojas cada resma alta blancura y limpieza sin porosidad y textura lisa Proveeduría

14111507-92121433 29903-015-000180 Papel bond de 90 grs., tamaño oficio resmas 500 und. Proveeduría

14121812-92077927 29903-250-000001 Papel fotográfico tamaño carta Proveeduría

44101716-90030324 29901-110-775010 Perforadora de dos huecos escritorio Proveeduría

44101716-92115996 29901-110-775010 Perforadora de dos huecos industrial Proveeduría

44101716-90030326 29901-110-000300 Perforadora de tres huecos escritorio Proveeduría

44102001-92140153 29901-900-000500 Plástico adhesivo de 20 metros Proveeduría

44111509-92101619 29901-900-002650 Portalapiceros Proveeduría

44122118-92069051 29901-025-150010 Prensa para folder caja con 50 unidades Proveeduría

44122104-92100962 29901-900-002420 Prensa tipo lotería (mediana de 1.0" ) Proveeduría

44122111-92116129 29901-115-000001 Refuerzo para perforaciones Proveeduría

41111604-90009733 29901-120-000040 Regla metálica 30 cm Proveeduría

41111604-90015090 29901-120-850025 Regla plástica 30 cm 1 Proveeduría

39121031-92115972 20304-200-000001 Regleta forza Proveeduría

44121613-92125694 29901-125-875010 Sacagrapa de metal y polietileno Proveeduría

31201632-92041965 29901-065-000010 Silicón de 250ml Proveeduría

44121506-92013668 29903-060-000061 Sobre blanco #10 tamaño oficio correspondencia, caja de 500 unidades Proveeduría

44121505-92125994 29903-060-000500 Sobre de manila no. 07 de 17.8 x 25.4 cms. Paquete de 50 unidades Proveeduría

44121506-92041064 29903-060-000590 Sobre de manila no. 10 x 15 de 25.4 x 38.1 cms. Paquete de 50 unidades Proveeduría

44121506-92120233 29903-060-250080 Sobre de manila no. 13 de 25.5 x 33 cms unidades. Paquete de 50 unidades Proveeduría

44121506-92119694 29903-060-000600 Sobre de manila no. 15 de 30.5 x 39.3 cms. Paquete de 50 unidades Proveeduría

44121507-92101833 29903-060-000610 Sobre de manila no. 17 de 37 x 44.5 cms. Paquete de 50 unidades Proveeduría

44122003-92140156 20401-900-110301 Tabla con prensa Proveeduría

44121618-92140146 29901-130-900025 Tijera tipo oficina Proveeduría

12171703-90007665 20104-085-175180 Tinta para sellos de hule azul Proveeduría

12171703-90007662 20104-085-000100 Tinta para sellos de hule negro Proveeduría

44103103-92137530 20104-090-000400 Tóner kyocera mita tk-6305 km-5500i Proveeduría

44103103-92126593 20104-090-000400 Tóner tk-5242k negro (1t02r70us0) ecosys p5026cdw Proveeduría

44103103-92126594 20104-090-000400 Tóner tk-5242c cian (1t02r7cus0 ) ecosys p5026cdw Proveeduría

44103103-92126595 20104-090-000400 Tóner tk-5242m magenta (1t02r7bus0 ) ecosys p5026cdw Proveeduría

44103103-92126596 20104-090-000400 Tóner tk-5242y amarillo (1t02r7aus0) ecosys p5026cdw Proveeduría

43201824-92007251 29901-900-080805 Llaves maya Proveeduría

55121802-92115549 29999-155-140901 Tarjetas PVC de calidad gráfica. Proveeduría

45121601-92067819 20402-900-101201 Flash ( no es considera activo,la plata esta en la 5_ 50103 prensa

000001-73159994 10103-001-000005 Meses de Alquiler portátiles Informática

000005-82101504 10301-001-000900 Servicio de publicación prensa

000001-82121507 10303-001-000001 Servicios de diagramación e impresión de folletos y libros prensa

000001-80111610 10405-001-000001 Desarrollos de sistemas Informática

000005-51313801 20102-001-000305 Compra de medicamentos Servicios Generales

000400-44103103 20104-001-000090 Compra de suministros Proveeduría

090201-43231512 59903-001-000005 Compra de licencias Informática

Referencias

IV 2019 Sí

I 2020 No

II 2020 En Proceso

III 2020 Pendiente

IV 2020

I 2021

Hoja5

image1.png

image2.jpeg

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

A

B

C

Ministerio de Comercio Exterior

N° de ítem

ID Programa y

Subprograma

Código de

clasificación

SICOP

Departamento


Ejercicio Presupuestario: 20xx

Nombre Institución:

Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 8. PI-FOR-PCA (Formulario de Programa de adquisiciones anual).xlsx

Procedimiento de devolución de bienes por cese de funciones



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-DFC

Revisado por:


Aprobado por: Jhon Fonseca Ordoñez, Ministro a.i. Comercio Exterior

Procedimiento de devolución de bienes por cese de funciones



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-DCF

Revisado por:




Versión


Autor


1

Aprobación del Procedimiento de devolución por cese de funciones

(PI-PRO-009-12)


Circular 0003-2012

(DM-00070-12-S)

2

Sustitución integral del Procedimiento de devolución por cese de funciones (PI-PRO-009-12) por el Procedimiento de devolución de bienes por el cese de funciones

(PI-PRO-DCF-009-2015)


Circular 0002-2015


DM-00087-15-S

3

Sustitución integral del Procedimiento de devolución de bienes por el cese de funciones (PI-PRO-DCF-009-2015) por el Procedimiento de devolución de bienes por el cese de funciones (PI-PRO-DCF)



DM-00045-18-S

Febrero 2018

4

Sustitución integral del Procedimiento de devolución de bienes por el cese de funciones (PI-PRO-DCF) por el Procedimiento de devolución de bienes por el cese de funciones (PI-PRO-DCF)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir cuando se rompe la relación de servicio de un funcionario con el Ministerio; y el colaborador cesado devuelve los activos que han sido facilitados por la institución.

2. Alcance: Este Procedimiento aplica para el trámite de devolución de activos por cese de funciones de los bienes propiedad del Ministerio de Comercio Exterior, tanto los patrimoniables como los no patrimoniables, y los equipos arrendados, únicamente aplicable en el país, de acuerdo con el artículo 7 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central.




DRH: Departamento de Recursos Humanos.











· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003;










· Circular N° 006-11, DM-00036-11-S del Ministerio de Comercio Exterior, del día 19 de enero del 2011, denominada “Aprobación y emisión de la Política Institucional de uso de equipo informática de COMEX (PO-TI-001-2011)”.


· Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales, Ley N° 8968; del 07 de julio de 2011; publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 170 del 05 de septiembre del 2011.



· DGABCA-099-2012 del 06 de septiembre del 2017 en relación con las licencias y software registrados en SIBINET.
















· Directriz DGABCA-NP-01-2015 del 26 febrero del 2015, en relación con la Interpretación artículo 40 “in fine” Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central en relación con el Registro de Instituciones Aptas para Recibir Donaciones (RIARD).






· Directriz DGABCA-011-2016/DCN-002-2016 del 07 de noviembre del 2016 referente a Lineamientos contables respecto a la protección, investigación, conservación, preservación, restauración, rehabilitación, mantenimiento, educación y divulgación del patrimonio Histórico-Arquitectónico, sobre bienes inmuebles patrimonio nacional, según corresponda.

· Oficio DGABCA-DFARB-0718-2016 del 05 de octubre del 2016, en relación con los planes de acción instaurados por la DGABCA con la finalidad de mantener un sistema de registro de bienes actualizado y depurado, que coadyuve a la preparación del informe anual de bienes.


· Directriz DGABCA-01-2016 del 08 de enero del 2016 en relación con la valoración de bienes y remisión de Guía de valoraciones administrativas.









6. Cuadro de distribución

N° Actividad

Encargado

Descripción

01

Inicio.

02

DRH

Informar a través de servicio mediante la herramienta OPPEX, sobre el cese de funciones de algún funcionario.

03

JPI

Distribuir la solicitud generada en la herramienta OPPEX mediante una tarea a la UABI.

04

UABI

Revisar los bienes que posee el FC.

D1

UABI

¿Se encuentra alguna inconsistencia?



05

UABI

Informar al FC para que proceda a dar las explicaciones del caso.

06

FC

Proceder con la corrección de las inconsistencias y notificar a la UABI.

07

UABI

Verificar físicamente la ubicación de los bienes subsanados e ir a la actividad 08.

08

UABI

Completar el PI-INV-DCF, “Devolución de bienes por cese de funciones”.

09

UABI

Enviar el documento para la revisión y firma del FC.

10

FC

Revisar el PI-INV-DCF.

D2

FC

¿El documento esta correcto?



11

FC

Enviar el documento indicando las inconsistencias y pasar a la actividad 08.

12

FC

Firmar el documento y enviarlo a la UABI.

13

UABI

Firmar el documento.

14

UABI

Enviar el documento al FC, al superior jerárquico del FC y a DRH.

15

UABI

Archivar el PI-INV-DCF.

16

Fin.


a. Si la UABI al realizar el inventario físico encuentra diferencias, dará al menos 5 días hábiles para que el Jefe del Departamento y el Funcionario custodio puedan resolver el asunto antes de iniciar el procedimiento formal.

b. El Departamento de Recursos Humanos, debe notificar con al menos 5 días hábiles (en tanto sea posible) la salida del funcionario a la Proveeduría Institucional, en dicha notificación debe de contener el número de cédula, nombre completo, departamento y fecha del cese de funciones y cuando éste se retire antes por goce de vacaciones, igualmente se deberá indicar para que el Administrador de bienes pueda retirar los activos antes de que el funcionario se retire de la Institución.

c. La firma de inventarios por parte de las personas a que se refiere este Procedimiento implica la responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de estos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra causa justificada.

d. A ningún funcionario se le puede hacer firmar un inventario de bienes si éstos no están bajo su inmediato control o responsabilidad, ya sea que los tenga a su cargo para su uso, custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo.

e. Si en un cese de funciones se da que después de dos revisiones de la misma inconsistencia (faltantes de bienes), se debe notificar a la Oficialía Mayor con copia de la jefatura inmediata del funcionario responsable del bien con la finalidad de que se inicien los procedimientos administrativos internos que correspondan.

f. Cuando se realice el inventario físico, si se encuentran faltantes, daños o deterioros de bienes que no se deban a dolo o culpa de la persona que los tiene a su cargo, podrán los encargados firmar esos inventarios, dejando de ello constancia expresa en el mismo documento, siempre que el responsable acredite que se están llevando a cabo las gestiones conducentes para que se le exima de responsabilidad.

g. Cuando a un funcionario se le compruebe culpa o dolo en pérdida o robo de bienes públicos, deberá restituir o pagar el bien de acuerdo con el valor de mercado. El pago del bien se hará de conformidad con los lineamientos establecidos por la Tesorería Nacional.

h. Cuando el funcionario haya reparado o restituido parcial o totalmente el bien perdido y compruebe posteriormente que no tuvo responsabilidad en la pérdida, tendrá derecho a que se le devuelva el valor total o parcial que haya cancelado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para ese efecto.

i. Los bienes que deja el funcionario que cesa sus funciones deben ser trasladados a la persona designada por el Jefe inmediato, si él no informa del traslado de estos bienes, la UABI debe de recoger los bienes y guardarlos en la bodega y los que no pueden ser trasladados por ser bienes fijos, pasan a custodia del Jefe inmediato del puesto vacante.

1

9

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 9. PI-PRO-DCF (Procedimiento de devolución de bienes por cese de funciones).docx

Procedimiento de ingreso de bienes



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-IAC

Revisado por:



Procedimiento de ingreso de bienes



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-IAC

Revisado por:




Versión


Autor


1

Aprobación del Procedimiento de Ingreso de Activos (PI-PRO-04-11)


Circular 0003-2012 (DM-00070-12-S)

2

Sustitución integral del Procedimiento de ingreso de activos (PI-PRO-04-11) por el Procedimiento para ingreso de Bienes (PI-PRO-IAC-004-2015)


Circular 0002-2015


DM-00087-15-S

3

Sustitución integral del Procedimiento para ingreso de bienes (PI-PRO-IAC-004-2015) por el Procedimiento para ingreso de bienes (PI-PRO-IAC)



DM-00045-18-S

Febrero 2018

4

Sustitución integral del Procedimiento para ingreso de bienes (PI-PRO-IAC) por el Procedimiento para ingreso de bienes (PI-PRO-IAC)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir cuando el Ministerio compra un activo y se lo asigna a un funcionario de la institución.

2. Alcance: Este Procedimiento aplica para el trámite de ingreso de activos patrimoniables propiedad del Ministerio de Comercio Exterior en el país, de acuerdo con los artículos 6 y 7 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central.



AC: Analista de compra.

API: Analista de Proveeduría Institucional.


CP: Contabilidad de PROCOMER.



PROCOMER: Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica.

RUS: Responsable Unidad Solicitante.










· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003.


























· Circular DGABCA-CS-29-2014 del 02 de mayo del 2014, referente a la comunicación del Procedimiento para la determinación de valores de armamentos en instituciones de la Administración Central”, elaborado por la Subdirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección de Valoraciones Administrativas y Tributarias de la Dirección General de Tributación.

























No Actividad

Encargado

Descripción

01

Inicio.

02

API

Informar mediante la herramienta de gestión de tareas (OPPEX) al Administrador de bienes sobre la compra de un activo, con el detalle y características de este incluyendo el Formulario de ingreso de activos (PI-FOR-IAC), con la orden de compra y la factura respectiva.

03

UABI

Revisar la información y registrar los bienes en el SIBINET.

D1

UABI

¿Los activos son bienes adquiridos con Presupuesto Nacional?



04

JPI

Enviar solicitud de placas de los bienes mediante oficio a Contabilidad de PROCOMER.

Se deberá adjuntar la documentación de respaldo (Formulario PI-FOR-IAC debidamente lleno y firmado) para la solicitud de las placas respectivas.

05

CP

Enviar el oficio respuesta con placas de PROCOMER asignadas.

06

UABI

Plaquear los bienes, esto una vez que se haya recibido el oficio de parte de Contabilidad de PROCOMER con las placas correspondientes.

07

UABI

Colocar las placas de identificación de COMEX para los nuevos activos.

08

UABI

Remitir el Formulario PI-FOR-IAC al responsable de la unidad solicitante que gestionó el trámite de compra para la firma respectiva.

09

RUS

Firmar el Formulario PI-FOR-IAC y remitirlo a la UABI.

10

UABI

Actualizar el inventario del FC.

11

UABI

Remitir el PI-INV-AIN, “Actualización de inventario” para la respectiva firma del FC.

D2

FC

¿Está correcta la actualización de inventario?



12

FC

Firmar el inventario y remitirlo a la UABI.

13

UABI

Informar al analista responsable de la compra de la Proveeduría Institucional del registro de los activos mediante el PI-FOR-IAC debidamente firmado.

14

API

Archivar el Formulario PI-FOR-IAC en el expediente de la contratación.

15

UABI

Archivar el PI-FOR-IAC y el PI-INV-AIN en el ADI.

16

Fin.


a) Las personas a quienes se les asignó bienes estarán obligadas a velar por el correcto uso de estos, debiendo gestionar el mantenimiento y conservación adecuados. Para establecer la responsabilidad a que se refiere el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, se levantará por la instancia correspondiente, una investigación administrativa tendiente a determinarla.

b) La firma de inventarios por parte de la persona recién ingresada al Ministerio implica la responsabilidad administrativa y civil, en relación con los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de estos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra causa justificada.

c) A ninguna persona se le puede hacer firmar un inventario de bienes si éstos no están bajo su inmediato control o responsabilidad, ya sea que los tenga a su cargo para su uso, custodia o administración.

1

2

image1.png

Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 10. PI-PRO-IAC (Procedimiento de ingreso de bienes).docx

Procedimiento de préstamo de bienes



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-PAC

Revisado por:



Procedimiento de préstamo de bienes



Elaborado por:


Código:

PI-PRO-PAC

Revisado por:




Versión


Autor


1

Aprobación del Procedimiento para el préstamo de bienes (PI-PRO-05-12)


Circular 0003-2012

(DM-00070-12-S)

2

Sustitución integral del Procedimiento para el préstamo de bienes (PI-PRO-05-12) por el Procedimiento para préstamo de bienes (PI-PRO-PAC-005-2015)


Circular 0002-2015


DM-00087-15-S

3

Sustitución integral del Procedimiento para préstamo de bienes (PI-PRO-PAC-005-2015) por el Procedimiento de préstamo de bienes (PI-PRO-PAC)



DM-00045-18-S

Febrero 2018

4

Sustitución integral del Procedimiento para préstamo de bienes (PI-PRO-PAC) por el Procedimiento de préstamo de bienes (PI-PRO-PAC)



DM-00513-19-S

Septiembre 2019

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir cuando el Ministerio presta un activo de su propiedad a otra institución perteneciente a la Administración Central.

2. Alcance: Este Procedimiento aplica para el trámite de préstamos de activos patrimoniales del Ministerio de Comercio Exterior únicamente en el país, de acuerdo con el artículo 41 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central.

3. Responsable: El presente Procedimiento estará bajo la responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional y bajo la supervisión directa de la Jefatura de la Proveeduría Institucional.



DAL: Dirección de Asesoría Legal.

JP: Jefe de programa.

JTA: Jerarca o titular autorizado.

OM: Oficialía Mayor.










· Decreto Ejecutivo N° 30640-H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 166 del 30 de agosto del 2002. Reformada parcialmente por: Decreto Ejecutivo N° 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 230 de 28 de noviembre de 2003;


















































6. Cuadro de Distribución

No Actividad

Encargado

Descripción

01

Inicio.

02

JP

Recibir solicitudes para el préstamo de bienes de parte de otras instituciones de la Administración Central

03

JP

Remitir a la UABI la solicitud para el préstamo de los bienes, donde se incluya la justificación del uso o destino de los bienes, el listado total de los bienes en calidad de préstamo y la aceptación por parte del Jefe de programa de la entidad prestataria.

04

UABI

Verificar la información remitida por el Jefe de programa.

05

OM y UABI

Solicitar mediante memorándum a la DAL la elaboración del Convenio de préstamo, donde se establezcan las condiciones, tales como responsables de los bienes, números de patrimonio, plazo, valor, condiciones de custodia, uso, protección, entrega y recibido, seguros, pólizas, entre otras. Para esto se debe incluir la información pertinente de los bienes sujetos a préstamo.

06

DAL

Proceder con la elaboración del Convenio de préstamo y remitirlo para firmas de los Jerarcas de cada institución.

07

Jerarcas de ambas instituciones

Firmar el convenio de préstamo.

08

UABI y Jefes de programa de ambas instituciones

Entregar los bienes en calidad de préstamo y firmar un acta de entrega y recibo de los bienes.

09

UABI

Crear el expediente correspondiente con la documentación respectiva.

10

UABI

Registrar los movimientos en SIBINET que sean necesarios.

11

UABI

Informar a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa con el detalle del procedimiento, así como remitirle copia al Departamento de Informática, en caso de que se incluyan bienes de su competencia en el préstamo.

12

Fin.


a) El JTA mencionado en este Procedimiento deberá contar con la autorización delegada por el Ministro de turno, para que pueda firmar los documentos respectivos, para tal efecto se debe observar los límites que establece la ley general de la administración pública y la ley de administración financiera y presupuestos públicos, en materia de delegación de competencias.

b) El jefe de programa a cargo de los bienes a dar de préstamo debe solicitar la gestión a la UABI, donde se incluya la justificación y motivo del uso o destino que se dará a los bienes; así como el listado del o los bienes que se darán en calidad de préstamo, con el detalle de la descripción, número de patrimonio, estado y ubicación de estos, debidamente firmada por el jefe de programa y el responsable a cargo. Adicional, debe existir una aceptación por parte del jefe de programa de la entidad prestataria.

c) La UABI de ambas instituciones serán las responsables de brindar el seguimiento a la utilización de los bienes dados en calidad de préstamo y su devolución a la institución de origen.

d) El convenio interinstitucional de préstamo de los activos debe contar con la firma de los Jerarcas de la entidad responsable de los bienes y la entidad prestataria, asimismo, dicho convenio debe contar con la aprobación interna respectiva. En este se deben establecer las condiciones básicas del préstamo (responsables de los bienes, número de patrimonio, plazo, valor, condiciones de custodia, uso, protección, entrega y recibido, seguros, pólizas).

e) Los responsables de la Unidad de Administración de Bienes de ambas instituciones deben elaborar un acta de entrega y recibo de los activos, junto con los jefes de programa involucrados.

1

2

image1.png

Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 11. PI-PRO-PAC (Procedimiento de préstamo de bienes).docx


Fecha: xx/xx/20xx

PI-CAR-CDE-xxx-20xx

CONTRATACIÓN DIRECTA N° DE SICOP xxxxxxxxx

“xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”

La Proveeduría Institucional del Ministerio de Comercio Exterior, recibirá ofertas en digital por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), hasta las xx horas del xx de xxxxxxx 20xx para la compra indicada.

Para consultas sobre procedimiento u otras condiciones de este cartel favor comunicarse al Departamento de Proveeduría Institucional al teléfono 2505-4000, extensiones 4013 y 4014; al fax 2505-4037 o bien al correo electrónico [email protected].

No se aceptarán ofertas en forma escrita ni en ningún medio magnético (Disco Compacto o Llave maya), si se presentan de esa forma serán descartadas del proceso sin abrir los sobres.

I. CONDICIONES ESPECÍFICAS

1. Objeto de la contratación (corresponde a la descripción breve de la finalidad de la contratación)

2. Detalle de los bienes y/o servicios requeridos: (Breve descripción de los bienes y/o servicios que se requiere adquirir.)

Se requiere proceder con la contratación de….

El detalle de las líneas de los bienes y servicios que se requieren adquirir se especifica en el apartado II. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.

3. Requisitos del oferente (Los requisitos incluidos en este apartado corresponden a requisitos de admisibilidad, deberán acreditarse de manera idónea en las ofertas)

El oferente deberá cumplir al menos con los siguientes requisitos:

a) Xxx, el cual se acreditará mediante…

b) Xxx, el cual se acreditará mediante…

c) Xxx, el cual se acreditará mediante…

4. Detalle de pagos (Composición o tractos en los que se efectuará el pago de bienes y/o servicios)

El pago se realizará una vez concluida cada etapa, contra la entrega total del servicio a entera satisfacción de COMEX y según los términos y condiciones establecidos para esos efectos, así como la entrega de la factura correspondiente.

Se pagará en colones costarricenses en no menos de 30 (treinta) y no más de 45 (cuarenta y cinco) días naturales a partir de la fecha de recibo a satisfacción del bien o servicio de que se trate de conformidad el artículo 34 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Para los casos de proveedores de pequeñas y medianas empresas (PYME) registrados en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esa condición según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N° 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus Reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días para pagar.

5. Plazo de la contratación:(plazo mínimo de entrega de los bienes y servicios plazo máximo total máximo requerido para la ejecución de la contratación)

6. Productos esperados (Este apartado sólo deberá completarse en el caso de servicios y se refiere aquellos productos que se esperan al finalizar el proceso de contratación.)

7. Funcionario Responsable de la verificación de la Ejecución del Contrato: (Deberá indicarse expresamente el funcionario responsable de la verificación y control del recibo conforme del bien y/o servicio).

8. Metodología de calificación:

Para todas las contrataciones se evaluará el precio como único factor. Para lo cual se aplicará la siguiente metodología de calificación:

*PRECIO (100 Puntos)

Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio, se aplicará la siguiente fórmula:

PF = (Pmin / Px) x 100%

Donde:

FP=

Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio

Pmin=

Precio de la oferta con el menor costo ofertado para ese ítem

Px=

Precio de la oferta en evaluación para ese ítem

CRITERIOS DE DESEMPATE:

En el caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas, la administración utilizará como primer criterio de desempate la naturaleza de la empresa según el artículo 20 de la Ley para la Promoción de las Pequeñas y Mediana Empresas N° 8262. En caso de persistir el empate se adjudicará a aquella empresa que indique el menor plazo de entrega del bien o servicio.

EVALUACION CON CRITERIOS SUSTENTABLES

Se aplicará la metodología basada en el menor precio ofrecido y cumplimiento de criterios sustentables:

La asignación del puntaje se realizará de la siguiente manera:

Precio…….……………………………………..…….. ## puntos

Criterios Sustentables ………………. …………….## puntos

Total …………………………………………………..100 puntos

La distribución de puntajes se realizará de la siguiente manera:

*PRECIO ( ## Puntos)

Al oferente con el menor precio se le otorga un valor de ## puntos, mientras que al resto de participantes el factor de precio, se obtendrá mediante la siguiente fórmula:

PF = (Pmin / Px) x ##

Dónde:

PF= Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio

Pmin= Precio de la oferta con el menor costo ofertado para ese ítem

Px= Precio de la oferta en evaluación para ese ítem

*CRITERIOS SUSTENTABLES ( ## Puntos)

De conformidad con el Ley 8839 Ley 8839 para la Gestión Integral de Residuos y Reglamento aprobado mediante Decreto N° 37567-S-MINAET-H Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos, para la presente contratación se aplicará la evaluación de criterios sustentables dentro del sistema de calificación según siguiente detalle:

Categoría

Tipo de Criterio

Nivel de Impacto

Puntaje por impacto

Forma de Acreditación

Criterio Ambiental

Alto

Medio

Bajo

Criterio Económico

Criterio Social

Criterio innovación

El formulario que se utilizará durante la etapa de evaluación para la asignación de puntos, es denominado Matriz de evaluación de compras sustentables (MECS) de conformidad con la NORMATIVA TÉCNICA PARA LA APLICACIÓN DE CRITERIOS SUSTENTABLES EN COMPRAS PUBLICAS Y GUIA PARA SU IMPLEMENTACIÓN, publicada en La Gaceta No 69 del vienes 10 de abril del 2015, la cual se puede visualizar en la dirección: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables.



9. Cláusula penal o multas (este apartado se debe incluir, solamente si así se define en la Solicitud de Bienes y servicios presentada para la contratación)

Cláusula penal:

n/a

Multas:

n/a

II. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Solicitud de Pedido

006201600120000x

Programa

79x00

Actividad Centrales /Política Comercial Externa

No.

Cantidad

Breve Descripción de los Servicios

Código Presupuestario

SIGAF (Anterior)

SICOP (nuevo)

Línea No.

1

Descripción del Bien o Servicio

Garantía

Plazo de entrega

Criterios Sustentables:

De conformidad con el Ley 8839 Ley 8839 para la Gestión Integral de Residuos y Reglamento aprobado mediante Decreto N° 37567-S-MINAET-H Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos, para la presente contratación se aplicará la evaluación de criterios sustentables dentro del sistema de calificación.



PI-CAR-CDE-xxx-20xx

III. CONDICIONES GENERALES

NORMATIVA APLICABLE

· El presente concurso se rige por las normas costarricenses y todo oferente deberá someterse a las condiciones cartelarias, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho, e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y el presente cartel.

· Límites Generales de Contratación Administrativa Vigentes y los umbrales vigentes establecidos en el Anexo 9.1.2 (b) (I) del Capítulo 9 del Tratado de Libre Comercio República Dominicana-Centroamérica-Estados Unidos vigente.

· Lineamientos explicativos para la administración activa, en la aplicación del Capítulo 9 del Tratado de Libre Comercio con la República Dominicana, Centroamérica-Estados Unidos, referido a la Contratación Administrativa

· Ley de firma digital y su Reglamento.

· Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP.

· Manual para la Implementación de Compras Verdes

· Guía Técnica de Compras Públicas Sustentables

EL CARTEL

Aclaraciones

Las aclaraciones que se requieran deberán ser presentadas utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, accesando a la siguiente dirección electrónica https://www.sicop.go.cr/index.jsp opción aclaraciones utilizando la Firma Digital Certificada (emitida por la Autoridad Certificadora del SINPE-Banco Central.

En contra del presente concurso no aplican recursos de objeción al cartel.

FIRMA DIGITAL

Consideraciones

Para participar en el presente concurso, cualquier eventual oferente deberá contar con la Firma Digital Certificada, la cual deberá solicitarse ante la Autoridad de Registro habilitada por la Autoridad Certificadora del SINPE para lo cual puede consultar, en la siguiente dirección http://fdi.sinpe.fi.cr/autoridades.html previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento vigente para el “Sistema Integrado de Compras Públicas”, en las políticas de uso del sistema y demás normativa relacionada, además de los lineamientos y manuales establecidos por la Dirección General, en cuanto a la utilización de los medios electrónicos en SICOP, los cuales podrán ser accesados en la dirección https://www.sicop.go.cr/index.jsp, opción Procedimientos para usuarios. A través de SICOP, los oferentes podrán, solicitar aclaraciones, presentar subsanes, enviar su oferta electrónica, presentar recursos, y actualizar los bienes o servicios que ofrecen y sus opciones de negocio en el catálogo electrónico, ésta última funcionalidad se describe con más detalle en el presente cartel o pliego de condiciones.

LA OFERTA ELECTRÓNICA

Preparación

· Para confeccionar una oferta digital en SICOP se requiere que el usuario este registrado como proveedor en SICOP. El mismo usuario debe de haber realizado el trámite previamente.

Es obligación de los oferentes mantenerse informados de todas las incidencias que se den en el proceso de selección del contratista y, para ello, deben verificar con frecuencia en el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, todos los anuncios y notificaciones con respecto al procedimiento, en atención a lo establecido en el Reglamento vigente para el uso del “Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”.

Presentación y documentación

La oferta electrónica deberá ser ingresada electrónicamente en el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, y según los términos y condiciones que para tales efectos ha establecido el Ministerio de Hacienda. No se aceptarán ofertas en forma escrita ni en algún medio magnético (Disco Compacto o Llave Maya), si se presentaran de esa forma serán descartadas del proceso sin abrir los sobres.

· La oferta, deberá presentarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante podrán presentarse en idioma español o en otros idiomas con una traducción libre de su texto.

La fecha y hora límites para la recepción de ofertas será la que se indique en el párrafo primero del presente cartel.

El sistema SICOP no permite ingresar ofertas que se vayan a presentar extemporáneamente (después de la hora indicada).

Las ofertas deberán presentarse en los formatos establecidos en el pliego de condiciones (Anexos) en la que se deberá describir la oferta técnica, económica, sin perjuicio de que se anexe la documentación adicional que a bien tenga el oferente hacerlo. Todos estos documentos deben ingresarlos en el sistema antes de la fecha y hora de la apertura de la licitación.

En caso de que se trate de una oferta parcial, el oferente deberá indicar claramente, el ítem y la descripción completa del material que cotiza; siempre y cuando el apartado Condiciones Técnicas permita ofertas parciales.

Se aceptarán como máximo 2 ofertas bases y 1 oferta alternativa

Cuando se presenten ofertas alternativas, deberá indicarse claramente esa condición en la oferta.

Las ofertas que se sometan a este concurso deberán tener un plazo mínimo de 30 días hábiles, y se entenderán vigentes por este periodo (treinta (30) días hábiles) aquellas ofertas en las que no se haga la indicación de dicha información en la oferta.

El oferente deberá indicar la marca y modelo del bien ofrecido, de lo contrario su oferta quedará excluida, según resolución RC-006-2000 del 1 de febrero del 2000 de la Contraloría General de la República.

El precio deberá ser cierto y definitivo; deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras.

Para las compras "libre de derechos" e importación, el precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, libre de los impuestos de venta, consumo y de derechos arancelarios.

En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente y el número correspondiente a la contratación en la que se participa y para la cual se otorga

DIRECTRIZ DGABCA-0008-2019

Declaraciones

Declaración jurada que no le alcanzan, al oferente, las prohibiciones para contratar con el Ministerio de Comercio Exterior, a que se refiere el numeral 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y en los artículos 20 y 65 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Anexo 3).

Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 inciso a) del Reglamento General de la Contratación Administrativa (Anexo 3).

En el caso de que se deba acreditar experiencia mediante declaración jurada y así sea requerido en las condiciones específicas o técnicas del presente concurso, se deberá utilizar las formalidades contempladas en cuanto a redacción y formatos del anexo citado en este apartado.

Que está inscrito en el registro de proveedores del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, que administra Gobierno Digital, y que la información suministrada en dicho registro se mantiene vigente e invariable.

Anexos

Los anexos N° 1, 2 y 3 tienen la finalidad de servir como guía para la presentación de la oferta formal por parte del oferente, por lo que se deberá utilizar dichos formularios a efectos de simplificar el proceso de revisión y análisis de ofertas.

Notificación

· Se aclara a todos aquellos proveedores que están registrados en el Registro de Proveedores de SICOP la notificación se enviará a la dirección electrónica o medio que conste en dicho Registro, como medio para recibir notificaciones, en caso de que no se pueda realizar la notificación por los medios señalados.

Admisibilidad

· Las características mínimas deberán demostrarse claramente en la oferta, de lo contrario se considerará una inseguridad o indeterminación de parte del oferente, lo cual incidirá en el análisis técnico de la oferta, al no poder evaluar el producto que se está ofreciendo, por lo que la oferta se considerará inadmisible.

· Se estimará inaceptable y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, aquella que contenga precios ruinosos o no remunerativos para el oferente, precios excesivos comparados con los precios normales de mercado, precios que excedan la disponibilidad presupuestaria o precios productos de comercio desleal.

Metodología de Calificación

Para efectos de aplicar la fórmula del factor precio y para comparar las ofertas, la Administración tomará en cuenta las disposiciones contempladas en el Decreto Ejecutivo #32448-MP-MEIC-COMEX publicado en La Gaceta No. 131 del 07 de julio de 2005; para agregar al valor CIF de la importación el porcentaje que indique dicha normativa.

En caso de empate, se tomará en cuenta el siguiente puntaje adicional:

PYME de industria: 5 puntos

PYME de servicio: 5 puntos

PYME de comercio: 2 puntos

En caso de que el empate persista, se definirá por lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa o lo establecido en el presente cartel.

OFERTAS CONSORCIALES

Generalidades

Dos o más participantes podrán ofertar bajo la forma consorciada, para la adjudicación, la celebración y la ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros del consorcio.

Los términos, las condiciones y la extensión de la participación de los miembros de un consorcio en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato, no podrán modificarse sin el consentimiento previo del ente contratante. Los requisitos legales deben ser cumplidos por todos los integrantes del consorcio para el objeto que ofrecen y solo se podrán reunir o completar requisitos cartelarios por parte de los consorciados en cuanto a los objetos ofrecidos.

Requisitos

Las ofertas presentadas en consorcio, en que participen dos o más firmas deberán cumplir los siguientes requisitos:

Presentar un acta de constitución del consorcio firmado por todos los integrantes del consorcio, indicando el nombre, calidades y representante de cada uno de ellos y señalar las condiciones básicas que regirán sus relaciones, con la documentación de respaldo pertinente, donde expresen la responsabilidad solidaria con respecto a la ejecución del contrato.

Se deberá designar, mediante poder, quién ejercerá o fungirá como responsable y autorizado para contraer obligaciones.

OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL

MTSS

· Para el caso de las contrataciones de bienes y servicios, en las cuáles se derive las obligaciones laborales y de seguridad, incluyendo el salario mínimo vigente por el Decreto de salarios mínimos, el contratista estará obligado a cumplir estrictamente con dichas obligaciones durante el plazo de ejecución del contrato respectivo. COMEX se reserva el derecho de solicitar información sobre el particular en cualquier momento, entendiéndose la inobservancia de este requisito como causal de incumplimiento contractual. Lo anterior de conformidad con la Directriz N. 34 de fecha 8 de febrero del 2002.

CCSS

Todo oferente deberá estar al día con las obligaciones obrero-patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) lo cuál será verificado por la administración previa consulta al sistema SICERE de la CCSS, en caso de se esté gestionando un arreglo de pago aprobado por dicho ente, deberá estar vigente y ser aportado al momento de la apertura de las ofertas.

En caso de que el oferente obtenga sus ingresos por medio de una actividad económica independiente o la modalidad de servicios profesionales (tienen ingresos y no tienen patrono), deberá presentar certificación de estar afiliado como trabajador independiente (Reforma del tercer párrafo y del inciso 3) del artículo 74 Bis a la Ley Orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social, Nº17 del 22 de octubre de 1943, y sus reformas, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 46 del 07 de marzo del 2011).

Póliza Riesgos

En los casos en que corresponda y conforme al Código de Trabajo, el patrono debe asegurar a sus empleados por riesgos del trabajo. Para ello debe suscribir una póliza con la aseguradora de su preferencia. La póliza debe estar suscrita al inicio de operaciones y estar vigente durante la operación.

Condiciones Sociales

Todos los participantes en procesos de contratación administrativa, deberán aportar una declaración jurada de que se comprometen a cumplir una serie de Condiciones Sociales referente a:

1. Libre de trabajo infantil (caso de contratar adolescentes indicar que cumple con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia según Ley 7739).

2. La Abolición del Trabajo forzoso. (Convenio 29. Sobre Trabajo Forzoso u Obligatorio, Establecido por la OIT)

3. Sobre la Mínima de Admisión de Empleo. (Convenio 138. Sobre la Mínima de Admisión al Empleo y Convenio 182. Sobre la Prohibición de las Peores formas de Trabajo Infantil. Establecidos por la OIT.)

4. Eliminación de toda forma de discriminación en materia de empleo y ocupación.

Pago de FODESAF

De conformidad con la Ley 8783, reforma a la Ley 5662, todos los patronos y personas que realicen, total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día con el pago de sus obligaciones con Fondo de Asignaciones Familiares (FODESAF), conforme a dicha ley. El Ministerio se reserva el derecho de verificar el estado de las empresas respecto a la morosidad por los medios que DESAF disponga para tales efectos.

Salud ocupacional

Según se establece en el Código de trabajo las empresas con más de 10 trabajadores y menos de 50 deben de contar con una Comisión de salud ocupacional. De poseer más de 50 trabajadores dicha empresa debe poseer una oficina o departamento de salud ocupacional que realice y mantenga un diagnostico actualizado de la condiciones de riesgo y un plan de salud ocupacional. El cumplimiento de dicha condición debe indicarse por medio de declaración jurada. (ver Anexo 3)

ADJUDICACIÓN Y FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL

Adjudicación

El Ministerio de Comercio Exterior se reserva el plazo máximo establecido en el artículo 144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para adjudicar o declarar desierto el concurso. De ser necesario se prorrogará el plazo de adjudicación. El Ministerio de Comercio Exterior se reserva la potestad de adjudicar en forma parcial o total.

El Ministerio de Comercio Exterior se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas, o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.

Formalización

Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza.

Las contrataciones se formalizarán mediante orden de compra, denominada Contrato en SICOP; la cuál contendrá los términos y condiciones de la adjudicación.

En todo lo relacionado con la formalización, el Contrato estará constituido por el cartel, la oferta del adjudicatario; el aviso de la adjudicación; el contrato (la orden de pedido) refrendado por la Contraloría General de la República o la aprobación que corresponda a la Dirección Legal del Ministerio de Comercio, de conformidad con el Decreto.

PLAZO DE ENTREGA Y FORMA DE PAGO


El plazo de entrega ofertado no deberá superar el plazo máximo establecido en cada una de las líneas del presente cartel.

El oferente indicará el plazo de entrega de los bienes. Si el oferente no indica el plazo de entrega se considerará entrega inmediata.

Cuando el oferente no indique la naturaleza de los días en este apartado, se entenderán días naturales.

Si la entrega estuviere sujeta al trámite de exoneración y/o desalmacenaje, el oferente deberá indicar en su propuesta el plazo en que presentará los documentos necesarios para realizar la exoneración y el plazo que tardará en desalmacenar y entregar la mercadería.

La entrega inmediata se considerará 1 día hábil después de notificado el contrato (Pedido de Compra), sea por notificación del sistema, por correo electrónico.

Forma de pago

Cuando la oferta se presente en dólares, la factura se cancelará en colones costarricenses, al Tipo de Cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente, a la fecha en que se realice el pago.

Se pagará en colones costarricenses en no menos de 30 (treinta) y no más de 45 (cuarenta y cinco) días naturales a partir de la fecha de recibo a satisfacción del bien o servicio de que se trate de conformidad con la Circular N° TN-280-2012 del viernes 30 de marzo de 2012.

En caso de proveedores de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) registrados en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esa condición según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Ley No 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus Reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días para pagar.

CLÁUSULA PENA Y MULTAS

Cláusula penal y multas

De conformidad con el artículo 34 de la Ley de Contratación Administrativa, los artículos del 47 al 50 del Reglamento y el Voto de la sala 2013-006339 de las dieciséis horas y un minuto del 15 de mayo del 2013; para la aplicación de cláusulas penales o multas, deberá estar definido en apartado 10 del Capítulo I Condiciones Específicas.

En el caso de que se proceda con la aplicación de una sanción a un contratista, por concepto de cláusula penal o multas, el Ministerio de Comercio Exterior, aplicará el procedimiento ordinario definido en la Ley General de Administración Pública.

En caso de requerirlo, cualquier interesado podrá consultar la memoria o método de cálculo en el expediente administrativo, para los casos en lo que se haya definido en el apartado 10 del Capítulo I Condiciones Específicas, una cláusula penal o multa aplicable a la presenta contratación.

V.B. PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL

Una vez verificado el contenido de todo el clausulado contemplado en el artículo 51 y 52 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se procede con la aprobación del presente cartel, el cual constituye el reglamento específico de la presente contratación.

Firma electrónica

Anexo No. 1: Presentación de la oferta

(Este documento es una guía para la presentación de la oferta formal por parte del oferente, por lo que deberá encabezar la oferta, con la finalidad de simplificar el proceso de revisión y análisis de ofertas)

(lugar y fecha)

Señores



Estimados señores:

(Introducción de la oferta)

Breve reseña de la empresa:

Datos de la empresa:

Razón Social:

Cédula Jurídica:

Domicilio:

Teléfono:

Fax para notificaciones:

Correo electrónico:

Lugar de notificaciones:

Datos de apoderado de la empresa:

Nombre

No. Cédula de identidad:

Dirección:

Posición del firmante dentro de la empresa

Datos de la oferta:

Cuenta cliente para los pagos:

Banco:

No. de Cuenta Cliente:

Documentos y requisitos que se aportan:

Anexo No. 2:

Oferta Técnica y Económica


Programa

006201600120000x

79200 / 79600 Actividades Centrales/ Política Comercial Externa

Ítem

Cantidad

Especificaciones técnicas Ofertadas

Precio Unitario

Precio total

1

2

3

4

5

6

Anexo No. 3:

Declaración Jurada

Quien suscribe, (nombre), con identificación número (indicar número de identificación); [en representación de la empresa (razón social de la empresa); cédula jurídica (indicar número de identificación); con domicilio en (indicar el domicilio legal de la firma)];

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que conozco los delitos de perjurio y falso testimonio con los que el ordenamiento jurídico costarricense castiga la falsedad; y que la información que declaro debajo y los datos que suministro son legítimos y verdaderos.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que a mi representada no le afecta las prohibiciones para contratar con el Ministerio de Comercio Exterior, a que se refiere el numeral 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y en los artículos 20 y 65 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que a mi representada se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 inciso a) del Reglamento General de la Contratación Administrativa.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que mi representada cumple con las condiciones sociales establecidas por la Ley 7739 (Libre de trabajo infantil), los Convenios establecidos por la OIT de la “Abolición del Trabajo forzoso” (Convenio N°29), “Sobre la Mínima de Admisión al Empleo” (Convenio N°138) y “Sobre la Prohibición de las Peores formas de trabajo infantil” (Convenio N°182). Por demás se tienen políticas para la eliminación de alguna forma de discriminación en materia de empleo y ocupación.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que mi representada cuenta con xx cantidad de empleados por lo cual cumple con lo establecido en el Código de trabajo, sobre la xxxx (comisión o el departamento-oficina) de salud ocupacional y se adjunta la (hoja de registro sellada y firmada por el Consejo de Salud ocupacional del Ministerio de Trabajo/el diagnóstico de riesgo/plan de salud ocupacional / otra)

Se extiende la presente en ---------------, a las _____ horas del día ___ de xxxxxxxx del 201x.

(firma)

Nombre

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Declaraciones Juradas

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Personería Jurídica

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Copia de cédula de identidad del apoderado ó persona que firma la oferta.

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Folletos e información técnica de los bienes ofertados

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 12. PI-CAR-CDE (Cartel de contratación directa de escasa cuantía).docx



PI-CAR-CLA-xxx-20xx

LICITACIÓN ABREVIADA N° 20xxLA-0000xx-0007700001

“xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”

La Proveeduría Institucional del Ministerio de Comercio Exterior, recibirá ofertas en digital por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), hasta las xx horas del xx de xxx del 20xx para la compra indicada.

Para consultas sobre procedimiento u otras condiciones de este cartel favor comunicarse al Departamento de Proveeduría Institucional al teléfono 2505-4000, extensiones 4014 y 4013; al fax 2505-4037 o bien al correo electrónico [email protected]

No se aceptarán ofertas en forma escrita ni en ningún medio magnético (Disco Compacto o Llave maya), si se presentan de esa forma serán descartadas del proceso sin abrir los sobres.

I. CONDICIONES ESPECÍFICAS

1. Objeto de la contratación (corresponde a la descripción breve de la finalidad de la contratación)

2. Detalle de los bienes y/o servicios requeridos: (Breve descripción de los bienes y/o servicios que se requiere adquirir.)

Se requiere la contratación para el desarrollo del nuevo sitio web para el Ministerio de Comercio Exterior.

El detalle de las líneas de los bienes y servicios que se requieren adquirir se especifica en el apartado II. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.

3. Requisitos del oferente (Los requisitos incluidos en este apartado corresponden a requisitos de admisibilidad, deberán acreditarse de manera idónea en las ofertas)

El oferente deberá contar con las siguientes características:

4. Detalle de pagos (Composición o tractos en los que se efectuará el pago de bienes y/o servicios)

El pago se realizará una vez concluida cada etapa, contra la entrega total del servicio a entera satisfacción de COMEX y según los términos y condiciones establecidos para esos efectos, así como la entrega de la factura correspondiente.

Se pagará en colones costarricenses en no menos de 30 (treinta) y no más de 45 (cuarenta y cinco) días naturales a partir de la fecha de recibo a satisfacción del bien o servicio de que se trate de conformidad el artículo 34 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Para los casos de proveedores de pequeñas y medianas empresas (PYME) registrados en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esa condición según lo dispuesto en el presente reglamento, la Ley N° 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus Reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días para pagar.

5. Plazo de la contratación:(plazo mínimo de entrega de los bienes y servicios plazo máximo total máximo requerido para la ejecución de la contratación)

6. Productos esperados (Este apartado sólo deberá completarse en el caso de servicios y se refiere aquellos productos que se esperan al finalizar el proceso de contratación.)

7. Funcionario Responsable de la verificación de la Ejecución del Contrato: (Deberá indicarse expresamente el funcionario responsable de la verificación y control del recibo conforme del bien y/o servicio).

8. Metodología de calificación:

Para todas las contrataciones se evaluará el precio como único factor. Para lo cual se aplicará la siguiente metodología de calificación:

*PRECIO (100 Puntos)

Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio, se aplicará la siguiente fórmula: PF = (Pmin / Px) x 100%

Donde:

FP= Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio

Pmin= Precio de la oferta con el menor costo ofertado para ese ítem Px= Precio de la oferta en evaluación para ese ítem



EVALUACION CON CRITERIOS SUSTENTABLES

Se aplicará la metodología basada en el menor precio ofrecido y cumplimiento de criterios sustentables:

La asignación del puntaje se realizará de la siguiente manera:

Precio…….……………………………………..…….. ## puntos Criterios Sustentables ………………. …………….## puntos

Total …………………………………………………..100 puntos

La distribución de puntajes se realizará de la siguiente manera:

*PRECIO ( ## Puntos)

Al oferente con el menor precio se le otorga un valor de ## puntos, mientras que al resto de participantes el factor de precio, se obtendrá mediante la siguiente fórmula:

PF = (Pmin / Px) x ##

Dónde:

PF= Puntaje obtenido por la empresa para el Factor Precio

Pmin= Precio de la oferta con el menor costo ofertado para ese ítem Px= Precio de la oferta en evaluación para ese ítem

*CRITERIOS SUSTENTABLES ( ## Puntos)

De conformidad con el Ley 8839 Ley 8839 para la Gestión Integral de Residuos y Reglamento aprobado mediante Decreto N° 37567-S-MINAET-H Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos, para la presente contratación se aplicará la evaluación de criterios sustentables dentro del sistema de calificación según siguiente detalle:

Categoría

Tipo

Criterio

de

Nivel de Impacto

Puntaje impacto

por

Forma de

Acreditación

Criterio

Ambiental

Alto

Medio

Bajo

Criterio

Económico

Criterio Social

Criterio innovación

El formulario que se utilizará durante la etapa de evaluación para la asignación de puntos, es denominado Matriz de evaluación de compras sustentables (MECS) de conformidad con la NORMATIVA TÉCNICA PARA LA APLICACIÓN DE CRITERIOS SUSTENTABLES EN COMPRAS PUBLICAS Y GUIA PARA SU IMPLEMENTACIÓN, publicada en La Gaceta No 69 del vienes 10 de abril del 2015, la cual se puede visualizar en la dirección: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023compras-publicas-sustentables .

CRITERIOS DE DESEMPATE:


9. Garantías de participación y cumplimiento:

Cumplimiento:

Para la presente contratación se solicitará solamente garantía de cumplimiento según los términos y condiciones del punto III CONDICIONES GENERALES.

Se deberá rendir la Garantía de Cumplimiento por un periodo no menor a 60 días hábiles posteriores a la firma del Contrato u Orden de Compra, o según corresponda al tipo de tramite realizado y se establezca en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

Esta Garantía deberá ser rendida en un plazo no mayor a 5 días hábiles a partir de la firmeza del acto de adjudicación.

10. Cláusula penal o multas (este apartado se debe incluir, solamente si así se define en la Solicitud de Bienes y servicios presentada para la contratación)

Cláusula penal:

n/a

Multas:

n/a

II. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS


0062017001200011

Programa

79600

Política Comercial Externa

No.

Cant



1

1

Xxxxxxxx SIGAF

xxxxxxxx SICOP

No.

Cantidad



1

1

Xxxxxxxx SIGAF

xxxxxxxx SICOP

Línea No.

1

Descripción del Bien o Servicio

Garantía


Criterios Sustentables:

N/A

III. CONDICIONES GENERALES

NORMATIVA APLICABLE

· El presente concurso se rige por las normas costarricenses y todo oferente deberá someterse a las condiciones cartelarias, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho, e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y el presente cartel.

· Límites Generales de Contratación Administrativa Vigentes y los umbrales vigentes establecidos en el Anexo 9.1.2 (b) (I) del Capítulo 9 del Tratado de Libre Comercio República Dominicana-Centroamérica-Estados Unidos vigente.

· Lineamientos explicativos para la administración activa, en la aplicación del Capítulo 9 del Tratado de Libre Comercio con la República Dominicana, Centroamérica-Estados Unidos, referido a la Contratación Administrativa

· Ley de firma digital y su Reglamento.

· Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP.

· Manual para la Implementación de Compras Verdes

· Guía Técnica de Compras Públicas Sustentables

EL CARTEL

Aclaraciones

Las aclaraciones que se requieran deberán ser presentadas utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, accesando a la siguiente dirección electrónica https://www.sicop.go.cr/index.jsp opción aclaraciones utilizando la Firma Digital Certificada (emitida por la Autoridad Certificadora del SINPE-Banco Central.

En caso de presentarse un recurso de objeción al cartel se deberá presentar por el mismo sitio.

FIRMA DIGITAL

Consideraciones

Para participar en el presente concurso, cualquier eventual oferente deberá contar con la Firma Digital Certificada, la cual deberá solicitarse ante la Autoridad de Registro habilitada por la Autoridad Certificadora del SINPE para lo cual puede consultar, en la siguiente dirección http://fdi.sinpe.fi.cr/autoridades.html previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento vigente para el “Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, en las políticas de uso del sistema y demás normativa relacionada, además de los lineamientos y manuales establecidos por la Dirección General, en cuanto a la utilización de los medios electrónicos en SICOP, los cuales podrán ser accesados en la dirección https://www.sicop.go.cr/index.jsp, opción Procedimientos para usuarios. A través de SICOP, los oferentes podrán, solicitar aclaraciones, presentar subsanes, enviar su oferta electrónica, presentar recursos, y actualizar los bienes o servicios que ofrecen y sus opciones de negocio en el catálogo electrónico, ésta última funcionalidad se describe con más detalle en el presente cartel o pliego de condiciones.

LA OFERTA ELECTRÓNICA

Preparación

Para confeccionar una oferta digital en SICOP se requiere que el usuario este registrado como proveedor en SICOP. El mismo usuario debe de haber realizado el trámite previamente.

Es obligación de los oferentes mantenerse informados de todas las incidencias que se den en el proceso de selección del contratista y, para ello, deben verificar con frecuencia en el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, todos los anuncios y notificaciones con respecto al procedimiento, en atención a lo establecido en el Reglamento vigente para el “Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Presentación y documentación

La oferta electrónica deberá ser ingresada electrónicamente en el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, y según los términos y condiciones que para tales efectos ha establecido el Ministerio de Hacienda. No se aceptarán ofertas en forma escrita ni en algún medio magnético (Disco Compacto o Llave Maya), si se presentaran de esa forma serán descartadas del proceso sin abrir los sobres.

La oferta, deberá presentarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante podrán presentarse en idioma español o en otros idiomas con una traducción libre de su texto.

La fecha y hora límites para la recepción de ofertas será la que se indique en el párrafo primero del presente cartel.

El Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, no permite ingresar ofertas que se vayan a presentar extemporáneamente (después de la hora indicada).

Las ofertas deberán presentarse en los formatos establecidos en el pliego de condiciones (Anexos) en la que se deberá describir la oferta técnica, económica, sin perjuicio de que se anexe la documentación adicional que a bien tenga el oferente hacerlo. Todos estos documentos deben ingresarlos en el sistema antes de la fecha y hora de la apertura de la licitación.

En caso de que se trate de una oferta por líneas, el oferente deberá indicar claramente, el ítem y la descripción completa del material que cotiza; siempre y cuando el apartado Condiciones Técnicas permita ofertas parciales.

Se aceptarán como máximo 2 ofertas bases y 1 oferta alternativa.

Cuando se presenten ofertas alternativas, deberá indicarse claramente esa condición en la oferta.

Las ofertas que se sometan a este concurso se entienden vigentes por un período de treinta (30) días hábiles en el caso de que no se indique esta información en la oferta.

El oferente deberá indicar la marca y modelo del bien ofrecido, de lo contrario su oferta quedará excluida, según resolución RC-006-2000 del 1 de febrero del 2000 de la Contraloría General de la República.

El precio deberá ser cierto y definitivo; deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras.

Para las compras "libre de derechos" e importación, el precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, libre de los impuestos de venta, consumo y de derechos arancelarios.

En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente y el número correspondiente a la contratación en la que se participa y para la cual se otorga

DIRECTRIZ DGABCA-0008-2019

Declaraciones

Declaración jurada que no le alcanzan, al oferente, las prohibiciones para contratar con el Ministerio de Comercio Exterior, a que se refiere el numeral 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y en los artículos 20 y 65 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Anexo 3).

Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 inciso a) del Reglamento General de la Contratación Administrativa (Anexo 3).

En el caso de que se deba acreditar experiencia mediante declaración jurada y así sea requerido en las condiciones específicas o técnicas del presente concurso, se deberá utilizar las formalidades contempladas en cuanto a redacción y formatos del anexo citado en este apartado.

Que está inscrito en el registro de proveedores del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, que administra Gobierno Digital, y que la información suministrada en dicho registro se mantiene vigente e invariable.

Anexos

Los anexos N° 1, 2 y 3 tienen la finalidad de servir como guía para la presentación de la oferta formal por parte del oferente, por lo que se deberá utilizar dichos formularios a efectos de simplificar el proceso de revisión y análisis de ofertas.

Notificación

Se aclara a todos aquellos proveedores que están registrados en el Registro de Proveedores del “Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”, la notificación se enviará a la dirección electrónica o medio que conste en dicho Registro, como medio para recibir notificaciones, en caso de que no se pueda realizar la notificación por los medios señalados.

Admisibilidad

Las características mínimas deberán demostrarse claramente en la oferta, de lo contrario se considerará una inseguridad o indeterminación de parte del oferente, lo cual incidirá en el análisis técnico de la oferta, al no poder evaluar el producto que se está ofreciendo, por lo que la oferta se considerará inadmisible.

Se estimará inaceptable y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, aquella que contenga precios ruinosos o no remunerativos para el oferente, precios excesivos comparados con los precios normales de mercado, precios que excedan la disponibilidad presupuestaria o precios productos de comercio desleal.

Metodología de Calificación

Para efectos de aplicar la fórmula del factor precio y para comparar las ofertas, la Administración tomará en cuenta las disposiciones contempladas en el Decreto Ejecutivo #32448-MP-MEIC-COMEX publicado en La Gaceta No. 131 del 07 de julio de 2005; para agregar al valor CIF de la importación el porcentaje que indique dicha normativa. En caso de que el empate sea entre Pymes, se dará el siguiente puntaje adicional:

En caso de empate, se tomará en cuenta el siguiente puntaje adicional:

PYME de industria: 5 puntos

PYME de servicio: 5 puntos

PYME de comercio: 2 puntos

· En caso de que el empate persista, se definirá por lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa o lo establecido en el presente cartel.

OFERTAS CONSORCIALES

Generalidades

Dos o más participantes podrán ofertar bajo la forma consorciada, para la adjudicación, la celebración y la ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros del consorcio.

Los términos, las condiciones y la extensión de la participación de los miembros de un consorcio en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato, no podrán modificarse sin el consentimiento previo del ente contratante. Los requisitos legales deben ser cumplidos por todos los integrantes del consorcio para el objeto que ofrecen y solo se podrán reunir o completar requisitos cartelarios por parte de los consorciados en cuanto a los objetos ofrecidos.

Requisitos

Las ofertas presentadas en consorcio, en que participen dos o más firmas deberán cumplir los siguientes requisitos:

Presentar un acta de constitución del consorcio firmado por todos los integrantes del consorcio, indicando el nombre, calidades y representante de cada uno de ellos y señalar las condiciones básicas que regirán sus relaciones, con la documentación de respaldo pertinente, donde expresen la responsabilidad solidaria con respecto a la ejecución del contrato.

Se deberá designar, mediante poder, quién ejercerá o fungirá como responsable y autorizado para contraer obligaciones.

OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL

MTSS

Para el caso de las contrataciones de bienes y servicios, en las cuáles se derive las obligaciones laborales y de seguridad, incluyendo el salario mínimo vigente por el Decreto de salarios mínimos, el contratista estará obligado a cumplir estrictamente con dichas obligaciones durante el plazo de ejecución del contrato respectivo. COMEX se reserva el derecho de solicitar información sobre el particular en cualquier momento, entendiéndose la inobservancia de este requisito como causal de incumplimiento contractual. Lo anterior de conformidad con la Directriz N. 34 de fecha 8 de febrero del 2002.

CCSS

Todo oferente deberá estar al día con las obligaciones obrero-patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) lo cuál será verificado por la administración previa consulta al sistema SICERE de la CCSS, en caso de se esté gestionando un arreglo de pago aprobado por dicho ente, deberá estar vigente y ser aportado al momento de la apertura de las ofertas.

En caso de que el oferente obtenga sus ingresos por medio de una actividad económica independiente o la modalidad de servicios profesionales (tienen ingresos y no tienen patrono), deberá presentar certificación de estar afiliado como trabajador independiente (Reforma del tercer párrafo y del inciso 3) del artículo 74 Bis a la Ley Orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social, Nº17 del 22 de octubre de 1943, y sus reformas, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 46 del 07 de marzo del 2011).

Póliza Riesgos

En los casos en que corresponda y conforme al Código de Trabajo, el patrono debe asegurar a sus empleados por riesgos del trabajo. Para ello debe suscribir una póliza con la aseguradora de su preferencia. La póliza debe estar suscrita al inicio de operaciones y estar vigente durante la operación.

Condiciones Sociales

Todos los participantes en procesos de contratación administrativa, deberán aportar una declaración jurada de que se comprometen a cumplir una serie de Condiciones Sociales referente a:

1. Libre de trabajo infantil (caso de contratar adolescentes indicar que cumple con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia según Ley 7739).

2. La Abolición del Trabajo forzoso. (Convenio 29. Sobre Trabajo Forzoso u Obligatorio, Establecido por la OIT)

3. Sobre la Mínima de Admisión de Empleo. (Convenio 138. Sobre la Mínima de Admisión al Empleo y Convenio 182. Sobre la Prohibición de las Peores formas de Trabajo Infantil. Establecidos por la OIT.)

4. Eliminación de toda forma de discriminación en materia de empleo y ocupación.

Pago de FODESAF

De conformidad con la Ley 8783, reforma a la Ley 5662, todos los patronos y personas que realicen, total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día con el pago de sus obligaciones con Fondo de Asignaciones Familiares (FODESAF), conforme a dicha ley. El Ministerio se reserva el derecho de verificar el estado de las empresas respecto a la morosidad por los medios que DESAF disponga para tales efectos.

Salud ocupacional

Según se establece en el Código de trabajo las empresas con más de 10 trabajadores y menos de 50 deben de contar con una Comisión de salud ocupacional. De poseer más de 50 trabajadores dicha empresa debe poseer una oficina o departamento de salud ocupacional que realice y mantenga un diagnostico actualizado de la condiciones de riesgo y un plan de salud ocupacional. El cumplimiento de dicha condición debe indicarse por medio de declaración jurada. (ver Anexo 3)

ADJUDICACIÓN Y FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL

Adjudicación

El Ministerio de Comercio Exterior se reserva el plazo máximo establecido en el artículo 100 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para adjudicar o declarar desierto el concurso. De ser necesario se prorrogará el plazo de adjudicación. El Ministerio de Comercio Exterior se reserva la potestad de adjudicar en forma parcial o total.

El Ministerio de Comercio Exterior se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas, o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.

Formalización

Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza.

Las contrataciones se formalizarán mediante orden de compra, denominada Contrato o pedido de compra en el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP; la cuál contendrá los términos y condiciones de la adjudicación.

En todo lo relacionado con la formalización, el Contrato de compra estará constituido por el cartel, la oferta del adjudicatario; el aviso de la adjudicación; el contrato (la orden de pedido) refrendado por la Contraloría General de la República o la aprobación que corresponda a la Dirección Legal del Ministerio de Comercio, de conformidad con el Decreto.

PLAZO DE ENTREGA Y FORMA DE PAGO


El plazo de entrega ofertado no deberá superar el plazo máximo establecido en cada una de las líneas del presente cartel.

El oferente indicará el plazo de entrega de los bienes o servicios. Si el oferente no indica el plazo de entrega se considerará entrega inmediata.

Cuando el oferente no indique la naturaleza de los días en este apartado, se entenderán días naturales.

Si la entrega estuviere sujeta al trámite de exoneración y/o desalmacenaje, el oferente deberá indicar en su propuesta el plazo en que presentará los documentos necesarios para realizar la exoneración y el plazo que tardará en desalmacenar y entregar la mercadería.

La entrega inmediata se considerará 1 día hábil después de notificado el contrato (Pedido de Compra), sea por notificación del sistema, por correo electrónico.

Forma de pago

Cuando la oferta se presente en dólares, la factura se cancelará en colones costarricenses, al Tipo de Cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente, a la fecha en que se realice el pago.

Se pagará en colones costarricenses en no menos de 30 (treinta) y no más de 45 (cuarenta y cinco) días naturales a partir de la fecha de recibo a satisfacción del bien o servicio de que se trate de conformidad con la Circular N° TN-280-2012 del viernes 30 de marzo de 2012.

En caso de proveedores de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) registrados en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esa condición según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Ley No 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus Reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días para pagar.

GARANTÍAS

Participación

Monto: El monto correspondiente a la garantía de participación corresponde a un 1% del monto total ofertado. (ver la parte I.CONDICIONES ESPECÍFICAS punto 8.Garantías de participación y cumplimiento, para confirmar su aplicación)

Vigencia: 30 días naturales a partir de la fecha de apertura de ofertas, en el caso de las contrataciones Directas y Licitaciones Abreviadas. (ver la parte I.CONDICIONES ESPECÍFICAS punto 8.Garantías de participación y cumplimiento, para confirmar su aplicación)

Cumplimiento

Monto: El monto correspondiente a la garantía de cumplimiento corresponde a un 5% del monto total ofertado.

Vigencia: La vigencia será de acuerdo al tipo de procedimiento y según se establece en el punto 8., de las Condiciones Específicas del presente cartel, a partir de la fecha de firmeza del acto de adjudicación.

Plazo para el Depósito

El plazo para llevar a cabo el depósito de la garantía de cumplimiento será de 5 días hábiles posteriores a la fecha de firmeza del acto de adjudicación.

Devolución de las garantías

Para la respectiva devolución de las garantías, sea de participación o de cumplimiento, se deberá presentar una solicitud ante el Ministerio de Comercio Exterior con los datos correspondientes a la misma y deberá adjuntarse una certificación del banco con el número de cuenta corriente y cuenta cliente a donde se deberá realizar dicho depósito.

FORMAS DE RENDIR LAS GARANTÍAS

Participación y/o Cumplimiento

Efectivo: Cuando la garantía de cumplimiento sea dinero en efectivo (colones o dólares), se deberá depositar a nombre del Ministerio de Comercio Exterior en la cuenta corriente domiciliada al Ministerio de Hacienda en colones 01-03243702, cuenta cliente 15201001032437020 o en dólares en la cuenta corriente 01-3243796, cuenta cliente 15201001032437965 del Banco de Costa Rica. Se aclara que en el detalle del depósito deberá indicarse “Gar. (participación o cumplimiento) COMEX” y adjuntarse el comprobante de depósito en la oferta ingresada en el “Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”.

Carta de garantía electrónica: Cuando se presente como garantía carta de garantía, este deberá realizarse a nombre del Ministerio de Comercio Exterior.

CLÁUSULA PENA Y MULTAS

Cláusula penal y multas

De conformidad con el artículo 34 de la Ley de Contratación Administrativa, los artículos del 47 al 50 del Reglamento y el Voto de la sala 2013-006339 de las dieciséis horas y un minuto del 15 de mayo del 2013; para la aplicación de cláusulas penales o multas, deberá estar definido en apartado 10 del Capítulo I Condiciones Específicas.

En el caso de que se proceda con la aplicación de una sanción a un contratista, por concepto de cláusula penal o multas, el Ministerio de Comercio Exterior, aplicará el procedimiento ordinario definido en la Ley General de Administración Pública.

En caso de requerirlo, cualquier interesado podrá consultar la memoria o método de cálculo en el expediente administrativo, para los casos en lo que se haya definido en el apartado 10 del Capítulo I Condiciones Específicas, una cláusula penal o multa aplicable a la presenta contratación.

V.B. PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL

Una vez verificado el contenido de todo el clausulado contemplado en el artículo 51 y 52 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se procede con la aprobación del presente cartel, el cual constituye el reglamento específico de la presente contratación.

Firma electrónica

Anexo No. 1: Presentación de la oferta

(Este documento es una guía para la presentación de la oferta formal por parte del oferente, por lo que deberá encabezar la oferta, con la finalidad de simplificar el proceso de revisión y análisis de ofertas)

(lugar y fecha)

Señores



Estimados señores:

(Introducción de la oferta)

Breve reseña de la empresa:

Datos de la empresa:

Razón Social:

Cédula Jurídica:

Domicilio:

Teléfono:

Fax para notificaciones:

Correo electrónico:

Lugar de notificaciones:

Datos de apoderado de la empresa:

Nombre

No. Cédula de identidad:

Dirección:

Posición del firmante dentro de la empresa

Datos de la oferta:

Cuenta cliente para los pagos:

Banco:

No. de Cuenta Cliente:

Documentos y requisitos que se aportan:

Anexo No. 2:

Oferta Técnica y Económica


0062017001200011

Programa

79600 Política Comercial Externa

Ítem

Cantidad

Especificaciones técnicas Ofertadas

Precio Unitario

Precio total

1

Anexo No.3:

Declaración Jurada

Quien suscribe, (nombre), con identificación número (indicar número de identificación); [en representación de la empresa (razón social de la empresa); cédula jurídica (indicar número de identificación); con domicilio en (indicar el domicilio legal de la firma)];

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que conozco los delitos de perjurio y falso testimonio con los que el ordenamiento jurídico costarricense castiga la falsedad; y que la información que declaro debajo y los datos que suministro son legítimos y verdaderos.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que a mi representada no le afecta las prohibiciones para contratar con el Ministerio de Comercio Exterior, a que se refiere el numeral 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y en los artículos 20 y 65 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que a mi representada se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 inciso a) del Reglamento General de la Contratación Administrativa.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que mi representada cumple con las condiciones sociales establecidas por la Ley N°7739 (Libre de trabajo infantil), los Convenios establecidos por la OIT de la “Abolición del Trabajo forzoso” (convenio N°29), “Sobre la Mínima de Admisión al Empleo” (Convenio N°138) y “Sobre la Prohibición de las Peores formas de trabajo infantil” (Convenio N°182). Por demás se tienen políticas para la eliminación de alguna forma de discriminación en materia de empleo y ocupación.

DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que mi representada cuenta con xx cantidad de empleados por lo cual cumple con lo establecido en el Código de trabajo, sobre la xxxx (comisión o el departamento-oficina) de salud ocupacional y se adjunta la (hoja de registro sellada y firmada por el Consejo de Salud ocupacional del Ministerio de Trabajo/el diagnóstico de riesgo/plan de salud ocupacional / otra)

Se extiende la presente en ---------------, a las _____ horas del día ___ de xxxxxxxx del 201x.

(firma)

Nombre

Anexo No.4

DECLARACION JURADA AÑOS DE EXPERIENCIA

Quien suscribe, ______________________, cédula de identidad ______________________; en representación de la empresa ______________________; cédula jurídica ______________________; con domicilio en ______________________; declaro bajo fe de juramento que:

Declaro bajo fe de juramento que contamos con _____ años de experiencia realizando servicios de consultorías en usabilidad, negocios electrónicos y experiencia de usuarios.

Se extiende la presente en ______________________, a las _____ horas del día ___ de ____ del 2017.

(firma)

Nombre

Anexo No.5

DECLARACION JURADA EXPERIENCIA EN PROYECTOS

Quien suscribe, ______________________, cédula de identidad ______________________; en representación de la empresa ______________________; cédula jurídica ______________________; con domicilio en ______________________; declaro bajo fe de juramento que:

Durante los dos últimos años hemos ejecutado ____ proyectos, en los que se puede comprobar nuestra experiencia en la implementación de proyectos similares al objeto de la presente contratación. A continuación, se detallan los proyectos con estas características:

No.

Breve reseña del proyecto realizado

Resultados obtenidos

Empresa

Persona de contacto

/Teléfono/correo electrónico

Fecha en la cual se realizó el proyecto

1

2

3

4

5

Asimismo, DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO que todos los servicios fueron recibidos a satisfacción por las firmas contratantes.

Se extiende la presente en ______________________, a las _____ horas del día ___ de ____ del 2017.

(firma)

Nombre

Anexo No.6

MAPA DEL SITIO WEB ACTUAL DE COMEX

image1.emf

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Declaraciones Juradas

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Personería Jurídica

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Copia de cédula de identidad del apoderado ó persona que firma la oferta.

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Folletos e información técnica de los bienes ofertados

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Diana.fernandez

Archivo adjunto

Anexo 13. PI-CAR-CLA (Cartel de licitación abreviada).docx

	Política para regulación y control de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de Bienes
	Código: PI-POL-CVN	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres; Ministra Ministerio de Comercio Exterior

	Política para la presentación de certificaciones de Proveeduría Institucional relacionadas con la administración de bienes
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de Bienes
	Código: PI-POL-PCV	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres; Ministra de Comercio Exterior

	Política de refrendo de los contratos administrativos
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Código: PI-POL-REF	Revisado por: Mariela Rojas Segura, Oficial Mayor y Directora Administrativa
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior

	Política para regulación del uso de SIBINET
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de Bienes
	Código: PI-POL-SBI	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres; Ministra de Comercio Exterior

	Procedimiento para la elaboración del Informe de conciliación SIGAF-SIBINET
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de bienes
	Código: PI-PRO-CRA	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior

	Procedimiento para la elaboración del Informe de conciliación SIGAF-SIBINET
	Dependencia o Proceso: Departamento de Proveeduría	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de bienes
	Código: PI-PRO-CRA	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Jefa de Proveeduría
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior

No Actividad	Encargado	Descripción
01		Inicio.
02	CN	Remitir la información a COMEX para la elaboración de la conciliación mensual de bienes SIGAF-SIBINET.
03	UABI	Revisar la información recibida y verificar que esta corresponda al Ministerio y al período correspondiente.
04	UABI	Determinar las diferencias existentes entre los registros de compras y saldos de bienes en ambos Sistemas.
05	UABI	Proceder a preparar el informe de conciliación.
06	UABI	Remitir el informe para revisión y firma de la Jefatura de Proveeduría.
07	JPI	Revisar el informe correspondiente.
D1	JPI	¿El informe se encuentra correcto? Sí: Ir a la actividad 08. No: Ir a la actividad 05.
08	UABI	Firmar el informe y preparar el oficio de envío a la Contabilidad Nacional.
09	UABI	Enviar el informe a la CN, con copia a la Jefatura de Proveeduría y al funcionario enlace para COMEX de la DGABCA.
10	UABI	Archivar el informe y el oficio de envío en el ADI.
11		Fin.

	Procedimiento para la toma física de inventarios por solicitud de otros entes
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de bienes
	Código: PI-PRO-TFE	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior

	Procedimiento de reclutamiento y selección de personal
	Dependencia o Proceso: Departamento de Recursos Humanos	Elaborado por: Marianela Berrocal Rojas, Analista
	Código: DRH-PRO-RYS	Revisado por: Rolando Chavarría Quesada, Jefe de Recursos Humanos
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior

HISTORIAL DE REVISIÓN
Versión	Descripción del cambio	Autor	Fecha de creación / modificación
1	Aprobación del Procedimiento para el reclutamiento de personal (RH-PRO-01-11)	Departamento de Recursos Humanos	Circular 0003-12 DM-00070-12-S Febrero 2012
2	Sustitución integral del Procedimiento para el reclutamiento de personal (RH-PRO-01-11) por el Procedimiento para el reclutamiento de personal (DRH-PRO-REP-01-15)	Departamento de Recursos Humanos	Circular 002-2015 DM-CIR-ENV-0002-2015 DM-00087-15-S Febrero 2015
3	Sustitución integral del Procedimiento para el reclutamiento de personal (DRH-PRO-REP-01-15) por el Procedimiento de reclutamiento y selección de personal (DRH-PRO-RYS)	Departamento de Recursos Humanos	DM-CIR-ENV-0006-2019 DM-00513-19-S Septiembre 2019

N° de Actividad	Responsable	Descripción
01	DPI	Inicio.
02	DPI	Solicitar mediante correo electrónico a DRH con copia al Despacho la confirmación de la disponibilidad de la vacante y el envío del perfil del puesto.
03	DRH	Confirmar mediante correo electrónico la disponibilidad o no de la vacante y enviar el perfil.
04	DPI	Solicitar mediante correo electrónico al Despacho con copia a DRH la necesidad de apertura del concurso.
05	DVI / DM	Solicitar mediante oficio a DRH con copia al Director o Jefatura de la dependencia interesada iniciar el proceso de reclutamiento.
06	DRH	Realizar la apertura del concurso, comunicarlo al Despacho y a la DPI.
07	DRH	Realizar un corte y enviar a la DPI las ofertas recibidas hasta el momento (actividad opcional, se realiza solo si la DPI lo solicita).
08	DRH	Realizar el cierre del proceso de reclutamiento.
09	DRH	Remitir a la dependencia interesada la totalidad de las ofertas recibidas.
10	DPI	Analizar las ofertas y seleccionar los candidatos que considere adecuados para entrevista.
11	DPI	Realizar las entrevistas y seleccionar los tres candidatos con mayor afinidad al perfil.
12	DPI	Solicitar a DRH el análisis de los atestados de los tres candidatos seleccionados según los requisitos del puesto.
13	DRH	Emitir el criterio sobre el complimiento de los requisitos del puesto, y notificar mediante correo electrónico a DPI y DVI / DM.
14	DPI	Remitir oficio al Despacho incluyendo los candidatos seleccionados y la indicación de cual de ellos se recomienda para el nombramiento.
15	DVI / DM	Remitir a DRH oficio con la indicación del nombramiento.
16	DVI / DM	Solicitar reunión con el Director o la Jefatura de la dependencia interesada para comunicar la no aprobación del nombramiento y decidir las acciones siguientes.
17		Fin.

Programa de Adquisiones Anual
Ejercicio Presupuestario: 20xx
Nombre Institución:		Ministerio de Comercio Exterior						Fecha
Departamento								Consecutivo	PI-FOR-xxx-20xx
N° de ítem	ID Programa y Subprograma	Código de clasificación SICOP	Subpartida / Objeto Gasto	Descripción del bien, servicio u obra	Cantidad	Unidad de medida	Monto total presupuestado ¢	Fuente financiamiento	Fecha de remisión definitiva de la solicitud
1
2
3						Unidad
4						Unidad
5						Unidad
6						Unidad
7						Unidad
8						Unidad
9						Unidad
10						Unidad
11						Unidad
12						Unidad
13						Unidad
14						Unidad
15						Unidad
16						Unidad
17						Unidad
18						Unidad
19						Unidad
20						Unidad
21						Unidad
22						Unidad
23						Unidad
24						Unidad
25						Unidad
26						Unidad
Ref. normativa. De conformidad con la Directriz DGABCA-007-2019 de fecha 05 de junio, 2019.

Programa	Unidad de Medida	Unidad de medida	FF	Departamento
79200		Metro	001	Auditoría Interna	Unidad	c/u	Cada Uno
79600		Kilo	280	Departamento de Presupuesto	Longitud	m	Metro
79700	Unidad (un)	Unidad		Despacho del Viceministro	Volumen 2	L	Litros
				Despacho del Ministro	Masa	kg	Kilogramo
				Proveeduría Institucional	Área	m2	Metros cuadrados
				Servicios Generales	Volumen 1	m3	Metros cúbicos
				Dirección Legal	Intensidad de corriente eléctrica	A	Amperio
				Programa de Integración Fronteriza	Intensidad de campo magnético	A/m	Amperio por metro
				Tecnologías de Información	Densidad de corriente	A/m2	Amperios por metros cuadrados
				Recursos Humanos	Intensidad luminosa	cd	Candela
				Dirección General de Comercio Exterior	Luminancia	cd/m2	Candela por metro cuadrado
				Gestión de Documentos Institucional	Longitud, segundo submúltiplo del metro	cm	Centímetro
				Dirección de Inversión y Cooperación	Área, segundo submúltiplo del metro	cm2	Centímetro cuadrado
				Direccion de Desarrollo de Capaciadades para el Aprovechamiento del Comercio Exterior	Ángulo sólido	sr	Estereorradián
				Dirección de Gestión Estratégica	Frecuencia	Hz	Hertz
				Dirección de Inversión y Cooperación	Energía, trabajo y cantidad de calor	J	Joule
				Oficialía Mayor	Temperatura termodinámica	K	Kelvin
				Unidad de Comunicación Institucional	Densidad de la superficie	kg/m2	Kilogramo por metro cuadrado
					Densidad, masa en volumen	kg/m3	Kilogramo por metro cúbico
					Número de onda	m-1	Metro a la potencia menos uno
					Volumen específico	m3/kg	Metros cúbicos por kilogramo
					Velocidad	m/s	Metros por segundo
					Aceleración	m/s2	Metros por segundo cuadrado
					Cantidad de sustancia	mol	Mol
					Concentración de cantidad de sustancia	mol/m3	Moles por metro cúbico
					Fuerza	N	Newton
					No aplica -servicio-	NA	No Aplica -Servicio-
					Presión, tensión	Pa	Pascal
					Ángulo plano	rad	Radian
					Tiempo	s	Segundo
					Índice de refracción o permeabilidad relativa	1	Uno
					Potencia	W	Watt

Códigos SICOP	Códigos de SIGAF (subpartida del gasto)	objeto de la contratacion	Dependencia que lo utilizó
90111604-Por crearse	10101-001-000001	Alquiler de Marquesinas	GEDI
86132101-92090927	10701-001-002220	Curso Jurisprudencia en Contratación Administrativa	Capacitación
86101807-92063496	10701-001-000090	Capacitación en Control Interno	Capacitación
86101801-92043355	10701-001-000100	Normas de Contabilidad en Sector Público	Capacitación
86132201-92102376	10701-001-000600	Congreso Nacional de Auditoria Interna	Capacitación
86101801-92101871	10701-001-000600	Capacitación temas propios de Auditoria Interna	Capacitación
86132102-92086835	10701-001-000085	Clima Organizacional	Capacitación
86101897-92100781	10701-001-000600	Gestión Etica en la administración Pública	Capacitación
86101609-92101027	10701-001-000600	Normas ISO, calidad	Capacitación
86101508-92024663	10701-001-000030	Capacitación Responsablidad Social	Capacitación
86101810-92024659	10701-001-000600	Planeación Estratégica	Capacitación
86101807-92089073	10701-001-000600	Gestión de Proyectos	Capacitación
86101703-92093841	10701-001-002240	Congreso de Archivo Nacional	Capacitación
86101713-92079885	10701-001-001800	Capacitación en Temas de Derecho	Capacitación
86101810-92015334	10701-001-002270	Otros cursos de lenguas ( LESCO, BAILLE)	Capacitación
80111504-92037895	10701-001-001800	Capacitación en Derecho Laboral	Capacitación
86101699-92076913	10701-001-000145	Atención de emergencias y brigada	Capacitación
86132101-92098337	10701-001-000600	Capacitación en uso de programas de Audio y Video	Capacitación
86101899-92039854	10701-001-001700	ITILS COBIT	Capacitación
86101704-92024665	10701-001-002220	Capacitación estudios técnicos, ofertas y susbsanes	Capacitación
86101899-92031508	10701-001-000020	Windows 2016	Capacitación
86101899-92031508	10701-001-000020	Sharepoint 2013	Capacitación
86101899-92028827	10701-001-000020	Excel	Capacitación
86101703-92028967	10701-001-002240	Curso Gestion de archivos y administración electrónica de documentos.	Capacitación
80111504-92037895	10701-001-001800	Normas Legales básicas para la función pública	Capacitación
86132101-92093581	10701-001-002220	Curso reajuste de precios	Capacitación
86101713-92079885	10701-001-002220	Curso formación de resoluciones administrativas	Capacitación
86101704-92024666	10701-001-002220	Administración de inventarios	Capacitación
86101508-92024663	10701-001-000030	Capacitación Gestión Ambiental	Capacitación
50202306-92021338	10702-900-080705	Actividades Protocolarias y Sociales	Servicios Generales
78181507-92104013	10805-001-000022	Mantenimiento preventivo de vehículos (Contratación nueva)	Servicios Generales
78181507-92104012	10805-001-000022	Mantenimiento correctivo de vehículos (Contratación nueva)	Servicios Generales
81112220-92008576	10808-900-000025	Mantenimiento y ampliación garantías	Informática
32101621-92085544	10808-015-000045	Mantenimiento equipo de cómputo	Informática
50161509-90013456	20203-005-000020	Azúcar en bolsitas.	Servicios Generales
50201706-90038862	20203-005-000040	Café molido	Servicios Generales
50201706-92055421	20203-005-000040	Café en grano.	Servicios Generales
50202409-92024409	20203-900-000800	Jugo de naranja pasteurizado.	Servicios Generales
50201713-92090331	20203-005-000120	Te negro.	Servicios Generales
50201713-92004016	20203-005-000120	Té verde.	Servicios Generales
50201713-92088866	20203-005-000120	Té de manzanilla.	Servicios Generales
50201713-92003960	20203-005-000120	Te de menta.	Servicios Generales
50131701-92084832	20203-030-000001	Leche líquida entera	Servicios Generales
50192109-92127656	20203-015-170401	Palillos con ajonjolí.	Servicios Generales
50181903-92091182	20203-015-000035	Galletas saladas redondas (tipo bokitas sin relleno).	Servicios Generales
50181905-92076196	20203-015-000035	Galleta dulce (rellena de chocolate).	Servicios Generales
50181905-92049119	20203-015-000035	Galleta con sabor a mantequilla.	Servicios Generales
50192109-92127654	20203-316-050120	Rosquillas de maíz horneadas con queso.	Servicios Generales
50181905-92076196	20203-015-000035	Galletas dulces (rellena de crema de cacao).	Servicios Generales
50181905-92076196	20203-015-000035	Galletas dulces (rellena de crema limón).	Servicios Generales
50181905-92033459	20203-015-000035	Galleta dulce redonda.	Servicios Generales
50181909-92043731	20203-015-000035	Galleta salada	Servicios Generales
50161509-92041331	20203-900-100101	Endulzante sin calorías, en sobres de 1 g.	Servicios Generales
50201714-92070420	20203-030-000020	Crema para café en bolsita.	Servicios Generales
50202310-92066071	20203-900-000180	Agua mineral embotellada.	Servicios Generales
52121602-92145880	29903-065-000001	Servilleta rectangular elaborada a base de bagazo de caña y bambú.	Servicios Generales
44122011-92035654	29903-001-000001	ARCHIVEX	Proveeduría
55121616-92002388	29901-900-000325	BANDERITAS TIPO POST - IT	Proveeduría
53101604-92095540	29904-025-000001	Blusas clásicas de vestir para dama	Servicios Generales
53101602-92095536	29904-035-000001	Camisa clásica de vestir para caballero	Servicios Generales
53101602-92030162	29904-035-000001	Camisa tipo Polo para caballero	Servicios Generales
53103102-92095535	29904-040-000002	Chalecos para dama	Servicios Generales
53102002-92095534	29904-045-000001	Falda lisa	Servicios Generales
53101504-92095533	29904-055-000001	Pantalones de vestir para dama	Servicios Generales
53101502-92095528	29904-055-000001	Pantalones corte clásico para caballero	Servicios Generales
53101804-92095107	29904-175-000001	Sacos clásicos de vestir para dama	Servicios Generales
53102502-92095532	29904-900-000200	Corbatas	Servicios Generales
52151504-92145748	29907-900-006405	Vaso desechable de cartón No 8	Servicios Generales
52151505-92145732	29907-900-009800	Removedores para café.	Servicios Generales
52151504-92145735	29907-900-000005	Vaso desechable de almidón de maíz 12 oz.	Servicios Generales
48102199-92087153	29907-900-000005	Filtros de papel color blanco.	Servicios Generales
52151502-92145721	29907-075-171101	Platos desechables No. 7.	Servicios Generales
52151502-92145723	29907-075-171101	Platos desechables No. 9.	Servicios Generales
52151503-92145717	29907-055-000041	Cucharas desechables.	Servicios Generales
52151503-92145718	29907-055-000260	Tenedores desechables.	Servicios Generales
26111701-92008361	29999-025-130601	Batería recargable AA (2 unidades)	Proveeduría
26111701-92115970	29999-025-130601	Batería recargable AAA (2 unidades)	Proveeduría
14111530-92126014	29903-040-007000	Block de notas adhesivas medianas. Paquete de 5 unidades	Proveeduría
14111530-92140080	29903-040-007000	Block de notas adhesivas pequeñas. Paquete de 5 unidades	Proveeduría
44121704-92130955	29901-015-000001	Bolígrafo de gel 0,5 mm (azul) caja de 12 uds	Proveeduría
44121704-92131151	29901-015-000001	Bolígrafo de gel 0,5 mm (negro) caja de 12 uds	Proveeduría
44121704-92068330	29901-015-000001	Bolígrafo de mediana 1 mm (color azul) caja de 12 uds	Proveeduría
44121704-92068331	29901-015-000001	Bolígrafo de mediana 1 mm (color negro) caja de 12 uds	Proveeduría
44121704-92068332	29901-015-000001	Bolígrafo de mediana 1 mm (color rojo) caja de 12 uds	Proveeduría
60121535-90007425	29901-020-000001	Borrador de goma	Proveeduría
44122017-92115929	29903-440-010402	Carpetas colgantes tamaño carta. Paquete de 25 unidades	Proveeduría
44103105-92072817	20104-085-009400	Cartucho HP 662xl (cz103al) deskjet 4645 negro	Proveeduría
44103105-92072818	20104-085-009400	Cartucho HP 662xl (cz104al) deskjet 4645 tricolor	Proveeduría
44103105-92051938	20104-085-009400	Cartucho HP 920xl (cd975a) officejet 6500 wireless negro	Proveeduría
44103103-92049714	20104-085-009400	Cartucho HP 950xl (cn045al) hp officejet pro 8600 color negro	Proveeduría
44103103-92049716	20104-085-009400	Cartucho HP 951xl (cn046al) hp officejet pro 8600 color cyan	Proveeduría
44103103-92049719	20104-085-009400	Cartucho HP 951xl (cn047al) hp officejet pro 8600 color magenta	Proveeduría
44103103-92049715	20104-085-009400	Cartucho HP 951xl (cn048al) hp officejet pro 8600 color amarillo	Proveeduría
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14111519-92044404	29903-045-000340	Cartulina bristol celeste. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
14111519-92044407	29903-045-000340	Cartulina bristol rosada. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
14111519-92044408	29903-045-000340	Cartulina bristol verde. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
14111519-92068436	29903-045-000080	Cartulina opalina. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
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31201517-92131668	29901-030-000800	Cinta de empaque transparente pvc 5,08*100	Proveeduría
44122104-90009724	29901-040-000039	Clip tamaño jumbo cajas de 100 unidades	Proveeduría
44122104-90001060	29901-040-250005	Clip tamaño normal caja de 100 unidades	Proveeduría
44122104-90027023	29901-040-000060	Clip tipo mariposa de 12 unis c/u	Proveeduría
44121802-92070162	29901-045-000400	Corrector líquido	Proveeduría
44121612-90028856	29901-900-000270	Cutter	Proveeduría
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43211806-92055727	29901-900-000255	Descansa muñecas de teclado	Proveeduría
44121628-90029245	29901-175-000300	Dispensador de clips	Proveeduría
44121635-92115701	29901-175-000001	Dispensador para cinta	Proveeduría
44121615-92115687	29901-055-000140	Engrapadora metálica para escritorio	Proveeduría
55121606-92030228	29903-200-000200	Etiquetas para expedientes 8,7x1,4	Proveeduría
44122011-92035560	29903-001-125030	Folder (carpeta) tamaño carta (100 unidades)	Proveeduría
44122011-90029460	29903-001-125030	Folder manila carta colores, 100 unidades	Proveeduría
44122002-90034409	29999-900-004160	Funda plástica protector de hojas, 5 unidades	Proveeduría
31201610-92023794	29901-065-000003	Goma blanca mediana 250gr	Proveeduría
31201610-92050279	29901-065-000003	Goma blanca pequeña líquida 120gr	Proveeduría
31201603-90028179	29901-065-000300	Goma en barra pequeña	Proveeduría
44121622-92125806	29901-900-002500	Humedecedor de dedos	Proveeduría
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44121716-92030418	29901-095-000020	Marcador fosforecente rosado caja de 12 uds	Proveeduría
44121716-92124982	29901-095-000020	Marcador fosforecente verde caja de 12 uds	Proveeduría
44121708-92140097	29901-095-700040	Marcador permanente azul caja de 12 uds	Proveeduría
44121708-92140094	29901-095-700045	Marcador permanente negro caja de 12 uds	Proveeduría
44121708-92140077	29901-095-715010	Marcador pizarra azul caja de 12 uds	Proveeduría
44121708-92140078	29901-095-715015	Marcador pizarra negro caja de 12 uds	Proveeduría
44121708-92140076	29901-095-001600	Marcador pizarra verde caja de 12 uds	Proveeduría
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14111507-92121433	29903-015-000180	Papel bond de 90 grs., tamaño oficio resmas 500 und.	Proveeduría
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44101716-90030324	29901-110-775010	Perforadora de dos huecos escritorio	Proveeduría
44101716-92115996	29901-110-775010	Perforadora de dos huecos industrial	Proveeduría
44101716-90030326	29901-110-000300	Perforadora de tres huecos escritorio	Proveeduría
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44111509-92101619	29901-900-002650	Portalapiceros	Proveeduría
44122118-92069051	29901-025-150010	Prensa para folder caja con 50 unidades	Proveeduría
44122104-92100962	29901-900-002420	Prensa tipo lotería (mediana de 1.0" )	Proveeduría
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44121613-92125694	29901-125-875010	Sacagrapa de metal y polietileno	Proveeduría
31201632-92041965	29901-065-000010	Silicón de 250ml	Proveeduría
44121506-92013668	29903-060-000061	Sobre blanco #10 tamaño oficio correspondencia, caja de 500 unidades	Proveeduría
44121505-92125994	29903-060-000500	Sobre de manila no. 07 de 17.8 x 25.4 cms. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
44121506-92041064	29903-060-000590	Sobre de manila no. 10 x 15 de 25.4 x 38.1 cms. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
44121506-92120233	29903-060-250080	Sobre de manila no. 13 de 25.5 x 33 cms unidades. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
44121506-92119694	29903-060-000600	Sobre de manila no. 15 de 30.5 x 39.3 cms. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
44121507-92101833	29903-060-000610	Sobre de manila no. 17 de 37 x 44.5 cms. Paquete de 50 unidades	Proveeduría
44122003-92140156	20401-900-110301	Tabla con prensa	Proveeduría
44121618-92140146	29901-130-900025	Tijera tipo oficina	Proveeduría
12171703-90007665	20104-085-175180	Tinta para sellos de hule azul	Proveeduría
12171703-90007662	20104-085-000100	Tinta para sellos de hule negro	Proveeduría
44103103-92137530	20104-090-000400	Tóner kyocera mita tk-6305 km-5500i	Proveeduría
44103103-92126593	20104-090-000400	Tóner tk-5242k negro (1t02r70us0) ecosys p5026cdw	Proveeduría
44103103-92126594	20104-090-000400	Tóner tk-5242c cian (1t02r7cus0 ) ecosys p5026cdw	Proveeduría
44103103-92126595	20104-090-000400	Tóner tk-5242m magenta (1t02r7bus0 ) ecosys p5026cdw	Proveeduría
44103103-92126596	20104-090-000400	Tóner tk-5242y amarillo (1t02r7aus0) ecosys p5026cdw	Proveeduría
43201824-92007251	29901-900-080805	Llaves maya	Proveeduría
55121802-92115549	29999-155-140901	Tarjetas PVC de calidad gráfica.	Proveeduría
45121601-92067819	20402-900-101201	Flash ( no es considera activo,la plata esta en la 5_ 50103	prensa
000001-73159994	10103-001-000005	Meses de Alquiler portátiles	Informática
000005-82101504	10301-001-000900	Servicio de publicación	prensa
000001-82121507	10303-001-000001	Servicios de diagramación e impresión de folletos y libros	prensa
000001-80111610	10405-001-000001	Desarrollos de sistemas	Informática
000005-51313801	20102-001-000305	Compra de medicamentos	Servicios Generales
000400-44103103	20104-001-000090	Compra de suministros	Proveeduría
090201-43231512	59903-001-000005	Compra de licencias	Informática

IV 2019	Sí
I 2020	No
II 2020	En Proceso
III 2020	Pendiente
IV 2020
I 2021

	Procedimiento de devolución de bienes por cese de funciones
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de bienes
	Código: PI-PRO-DFC	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Jefa de Proveeduría
	Aprobado por: Jhon Fonseca Ordoñez, Ministro a.i. Comercio Exterior

N° Actividad	Encargado	Descripción
01		Inicio.
02	DRH	Informar a través de servicio mediante la herramienta OPPEX, sobre el cese de funciones de algún funcionario.
03	JPI	Distribuir la solicitud generada en la herramienta OPPEX mediante una tarea a la UABI.
04	UABI	Revisar los bienes que posee el FC.
D1	UABI	¿Se encuentra alguna inconsistencia? Sí: Ir a la actividad 05. No: Ir a la actividad 08.
05	UABI	Informar al FC para que proceda a dar las explicaciones del caso.
06	FC	Proceder con la corrección de las inconsistencias y notificar a la UABI.
07	UABI	Verificar físicamente la ubicación de los bienes subsanados e ir a la actividad 08.
08	UABI	Completar el PI-INV-DCF, “Devolución de bienes por cese de funciones”.
09	UABI	Enviar el documento para la revisión y firma del FC.
10	FC	Revisar el PI-INV-DCF.
D2	FC	¿El documento esta correcto? Sí: Ir a la actividad 12. No: Ir a la actividad 11.
11	FC	Enviar el documento indicando las inconsistencias y pasar a la actividad 08.
12	FC	Firmar el documento y enviarlo a la UABI.
13	UABI	Firmar el documento.
14	UABI	Enviar el documento al FC, al superior jerárquico del FC y a DRH.
15	UABI	Archivar el PI-INV-DCF.
16		Fin.

	Procedimiento de ingreso de bienes
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de bienes
	Código: PI-PRO-IAC	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior

	Procedimiento de préstamo de bienes
	Dependencia o Proceso: Proveeduría Institucional	Elaborado por: Jaffet Aguilar Dinarte, Administrador de bienes
	Código: PI-PRO-PAC	Revisado por: Gloria Jiménez Ramírez, Proveedora Institucional
	Aprobado por: Dyalá Jiménez Figueres, Ministra de Comercio Exterior

Solicitud de Pedido	006201600120000x
Programa	79x00	Actividad Centrales /Política Comercial Externa

circular 0006-2019 dm-cir-env-0006-2019...sustitúyase integralmente el siguiente documento emitido...

Documents

1. Propósito: Definir las acciones a seguir para el registro, actualización, control, toma física y movimientos (bajas y altas) de bienes del Convenio COMEX-PROCOMER.

2. Alcance: Esta Política aplica únicamente para regulación y control de bienes que fueron adquiridos bajo el amparo del Convenio Interinstitucional COMEX-PROCOMER, tanto en las Oficinas Centrales del Ministerio como en las Oficinas del Exterior.

3. Responsable: La presente Política estará bajo responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional (UABI) y bajo la supervisión de la Proveedora(o) Institucional, en coordinación con los funcionarios que mantienen bajo custodia bienes de dicho Convenio.

4. Abreviaturas y conceptos:

COMEX: Ministerio de Comercio Exterior de Costa Rica.

5. Normativa aplicable y documentos de referencia

6. Políticas

6.1. Del alta de bienes por compra:

6.1.1. Compras en el extrajero

6.1.2. Compras en Oficinas Centrales

· Compras por contratación administrativa

· Compras por Caja chica

6.2. De la identificación de los bienes:

6.3. De la actualización de inventarios:

6.4. De la baja de bienes:

6.5. De los bienes en arrendamiento:

6.5.1. Del registro:

6.5.2. De los momivientos de bienes:

6.5.3. De la toma física de bienes:

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1. Propósito: Definir las acciones a seguir para la presentación de certificaciones relacionadas con la Administración de Bienes ante la DGABCA y la Dirección de Contabilidad Nacional.

2. Alcance: Esta Política aplica únicamente para la presentación de certifcaciones relacionadas con la administración de bienes y que deben presentarse ante la DGABCA y la DCN en los plazos establecidos de acuerdo con las directrices emitidas por dichas instituciones.

3. Responsable: La presente Política estará bajo responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional y bajo la supervisión de la Proveedora(o) Institucional.

4. Abreviaturas y conceptos:

COMEX: Ministerio de Comercio Exterior.

5. Normativa aplicable y documentos de referencia

6. Políticas

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1. Propósito: El objetivo de la presente Política es regular a nivel interno lo concerniente al refrendo de contratos administrativos.

3. Responsable: El responsable de la supervisión y ejecución de la presente Política corresponde al Jefe de la Proveeduría Institucional.

4. Abreviaturas y Conceptos:

4.1. Abreviaturas:

4.2. Conceptos:

5. Normativa aplicable y documentos de referencia:

6. Políticas:

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1. Propósito: Definir las acciones a seguir para el uso del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), principalmente en cuanto al registro de bienes nuevos, actualizaciones por movimientos y bajas de bienes.

3. Responsable: La presente Política estará bajo responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional y bajo la supervisión del(a) Proveedora(o) Institucional.

4. Abreviaturas y conceptos:

COMEX: Ministerio de Comercio Exterior.

5. Normativa aplicable y documentos de referencia

6. Políticas

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1. Propósito: Establecer los pasos a seguir para la elaboración del Informe de conciliación de activos para los sistemas SIGAF y SIBINET que solicita mensualmente la Contabilidad Nacional.

2. Alcance: Este Procedimiento aplica para la preparación y el envío a la Contabilidad Nacional del informe mensual de conciliación de activos para SIGAF y SIBINET, según los registros de compras y saldos de bienes.

3. Responsable: El presente Procedimiento estará bajo la responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional y bajo la supervisión de la Proveedor (a) Institucional.

4. Abreviaturas y conceptos:

5. Normativa aplicable y documentos de referencia:

6. Cuadro de distribución

7. Consideraciones generales

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1. Propósito: Establecer los pasos a seguir cuando se deben realizar tomas físicas de inventarios por solicitud de otros entes externos al Ministerio, principalmente la DGABCA.

2. Alcance: Este Procedimiento aplica para la toma física de inventarios por solicitud de alguna entidad externa al Ministerio, principalmente la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, el cual es el ente rector en la materia.

3. Responsable: El presente Procedimiento estará bajo la responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional.

4. Abreviaturas y conceptos:

5. Normativa aplicable y documentos de referencia:

6. Cuadro de distribución

7. Consideraciones generales

image1.png

3. Responsable: El Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con la Jefatura del área correspondiente.

4. Abreviaturas:

5. Normativa aplicable y documentos de referencia:

En cuanto a la normativa aplicable se considera:

Como documentos de referencia:

· DRH-FOR-GCU Formulario de Gestión de Cuentas de Usuario.

· DRH-FOR- Formulario de Apertura de Concurso y Requerimientos de Plaza Vacante.

image1.png

PAA Preliminar

PAA Definitivo

Datos

Históricos de Códigos

Referencias

Hoja5

image1.png

image2.jpeg

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir cuando se rompe la relación de servicio de un funcionario con el Ministerio; y el colaborador cesado devuelve los activos que han sido facilitados por la institución.

3. Responsable: El presente Procedimiento estará bajo la responsabilidad principal de la Unidad de Administración de Bienes Institucional.

4. Abreviaturas y conceptos:

Línea No.	1
Descripción del Bien o Servicio
Garantía
Plazo de entrega
Criterios Sustentables:	De conformidad con el Ley 8839 Ley 8839 para la Gestión Integral de Residuos y Reglamento aprobado mediante Decreto N° 37567-S-MINAET-H Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos, para la presente contratación se aplicará la evaluación de criterios sustentables dentro del sistema de calificación.

	NORMATIVA APLICABLE
	· El presente concurso se rige por las normas costarricenses y todo oferente deberá someterse a las condiciones cartelarias, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho, e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y el presente cartel. · Límites Generales de Contratación Administrativa Vigentes y los umbrales vigentes establecidos en el Anexo 9.1.2 (b) (I) del Capítulo 9 del Tratado de Libre Comercio República Dominicana-Centroamérica-Estados Unidos vigente.	· Lineamientos explicativos para la administración activa, en la aplicación del Capítulo 9 del Tratado de Libre Comercio con la República Dominicana, Centroamérica-Estados Unidos, referido a la Contratación Administrativa · Ley de firma digital y su Reglamento. · Reglamento para la utilización del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP. · Manual para la Implementación de Compras Verdes · Guía Técnica de Compras Públicas Sustentables
	EL CARTEL
Aclaraciones	Las aclaraciones que se requieran deberán ser presentadas utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, accesando a la siguiente dirección electrónica https://www.sicop.go.cr/index.jsp opción aclaraciones utilizando la Firma Digital Certificada (emitida por la Autoridad Certificadora del SINPE-Banco Central. En contra del presente concurso no aplican recursos de objeción al cartel.
	FIRMA DIGITAL
Consideraciones	Para participar en el presente concurso, cualquier eventual oferente deberá contar con la Firma Digital Certificada, la cual deberá solicitarse ante la Autoridad de Registro habilitada por la Autoridad Certificadora del SINPE para lo cual puede consultar, en la siguiente dirección http://fdi.sinpe.fi.cr/autoridades.html previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento vigente para el “Sistema Integrado de Compras Públicas”, en las políticas de uso del sistema y demás normativa relacionada, además de los lineamientos y manuales establecidos por la Dirección General, en cuanto a la utilización de los medios electrónicos en SICOP, los cuales podrán ser accesados en la dirección https://www.sicop.go.cr/index.jsp, opción Procedimientos para usuarios. A través de SICOP, los oferentes podrán, solicitar aclaraciones, presentar subsanes, enviar su oferta electrónica, presentar recursos, y actualizar los bienes o servicios que ofrecen y sus opciones de negocio en el catálogo electrónico, ésta última funcionalidad se describe con más detalle en el presente cartel o pliego de condiciones.

	LA OFERTA ELECTRÓNICA
Preparación	· Para confeccionar una oferta digital en SICOP se requiere que el usuario este registrado como proveedor en SICOP. El mismo usuario debe de haber realizado el trámite previamente. Es obligación de los oferentes mantenerse informados de todas las incidencias que se den en el proceso de selección del contratista y, para ello, deben verificar con frecuencia en el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, todos los anuncios y notificaciones con respecto al procedimiento, en atención a lo establecido en el Reglamento vigente para el uso del “Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)”.
Presentación y documentación	La oferta electrónica deberá ser ingresada electrónicamente en el Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP”, y según los términos y condiciones que para tales efectos ha establecido el Ministerio de Hacienda. No se aceptarán ofertas en forma escrita ni en algún medio magnético (Disco Compacto o Llave Maya), si se presentaran de esa forma serán descartadas del proceso sin abrir los sobres. · La oferta, deberá presentarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante podrán presentarse en idioma español o en otros idiomas con una traducción libre de su texto.
	La fecha y hora límites para la recepción de ofertas será la que se indique en el párrafo primero del presente cartel.
	El sistema SICOP no permite ingresar ofertas que se vayan a presentar extemporáneamente (después de la hora indicada). Las ofertas deberán presentarse en los formatos establecidos en el pliego de condiciones (Anexos) en la que se deberá describir la oferta técnica, económica, sin perjuicio de que se anexe la documentación adicional que a bien tenga el oferente hacerlo. Todos estos documentos deben ingresarlos en el sistema antes de la fecha y hora de la apertura de la licitación.
	En caso de que se trate de una oferta parcial, el oferente deberá indicar claramente, el ítem y la descripción completa del material que cotiza; siempre y cuando el apartado Condiciones Técnicas permita ofertas parciales.
	Se aceptarán como máximo 2 ofertas bases y 1 oferta alternativa
	Cuando se presenten ofertas alternativas, deberá indicarse claramente esa condición en la oferta.
	Las ofertas que se sometan a este concurso deberán tener un plazo mínimo de 30 días hábiles, y se entenderán vigentes por este periodo (treinta (30) días hábiles) aquellas ofertas en las que no se haga la indicación de dicha información en la oferta.
	El oferente deberá indicar la marca y modelo del bien ofrecido, de lo contrario su oferta quedará excluida, según resolución RC-006-2000 del 1 de febrero del 2000 de la Contraloría General de la República.
	El precio deberá ser cierto y definitivo; deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras.
	Para las compras "libre de derechos" e importación, el precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, libre de los impuestos de venta, consumo y de derechos arancelarios.
	En caso de aportarse poderes especiales, se requiere que estos cuenten con las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente y el número correspondiente a la contratación en la que se participa y para la cual se otorga DIRECTRIZ DGABCA-0008-2019
Declaraciones	Declaración jurada que no le alcanzan, al oferente, las prohibiciones para contratar con el Ministerio de Comercio Exterior, a que se refiere el numeral 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y en los artículos 20 y 65 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (Anexo 3).
	Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 inciso a) del Reglamento General de la Contratación Administrativa (Anexo 3). En el caso de que se deba acreditar experiencia mediante declaración jurada y así sea requerido en las condiciones específicas o técnicas del presente concurso, se deberá utilizar las formalidades contempladas en cuanto a redacción y formatos del anexo citado en este apartado.
	Que está inscrito en el registro de proveedores del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, que administra Gobierno Digital, y que la información suministrada en dicho registro se mantiene vigente e invariable.
Anexos	Los anexos N° 1, 2 y 3 tienen la finalidad de servir como guía para la presentación de la oferta formal por parte del oferente, por lo que se deberá utilizar dichos formularios a efectos de simplificar el proceso de revisión y análisis de ofertas.
Notificación	· Se aclara a todos aquellos proveedores que están registrados en el Registro de Proveedores de SICOP la notificación se enviará a la dirección electrónica o medio que conste en dicho Registro, como medio para recibir notificaciones, en caso de que no se pueda realizar la notificación por los medios señalados.
Admisibilidad	· Las características mínimas deberán demostrarse claramente en la oferta, de lo contrario se considerará una inseguridad o indeterminación de parte del oferente, lo cual incidirá en el análisis técnico de la oferta, al no poder evaluar el producto que se está ofreciendo, por lo que la oferta se considerará inadmisible.
	· Se estimará inaceptable y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, aquella que contenga precios ruinosos o no remunerativos para el oferente, precios excesivos comparados con los precios normales de mercado, precios que excedan la disponibilidad presupuestaria o precios productos de comercio desleal.
Metodología de Calificación	Para efectos de aplicar la fórmula del factor precio y para comparar las ofertas, la Administración tomará en cuenta las disposiciones contempladas en el Decreto Ejecutivo #32448-MP-MEIC-COMEX publicado en La Gaceta No. 131 del 07 de julio de 2005; para agregar al valor CIF de la importación el porcentaje que indique dicha normativa. En caso de empate, se tomará en cuenta el siguiente puntaje adicional: PYME de industria: 5 puntos PYME de servicio: 5 puntos PYME de comercio: 2 puntos En caso de que el empate persista, se definirá por lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa o lo establecido en el presente cartel.
	OFERTAS CONSORCIALES
Generalidades	Dos o más participantes podrán ofertar bajo la forma consorciada, para la adjudicación, la celebración y la ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros del consorcio.
	Los términos, las condiciones y la extensión de la participación de los miembros de un consorcio en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato, no podrán modificarse sin el consentimiento previo del ente contratante. Los requisitos legales deben ser cumplidos por todos los integrantes del consorcio para el objeto que ofrecen y solo se podrán reunir o completar requisitos cartelarios por parte de los consorciados en cuanto a los objetos ofrecidos.
Requisitos	Las ofertas presentadas en consorcio, en que participen dos o más firmas deberán cumplir los siguientes requisitos:
	Presentar un acta de constitución del consorcio firmado por todos los integrantes del consorcio, indicando el nombre, calidades y representante de cada uno de ellos y señalar las condiciones básicas que regirán sus relaciones, con la documentación de respaldo pertinente, donde expresen la responsabilidad solidaria con respecto a la ejecución del contrato.
	Se deberá designar, mediante poder, quién ejercerá o fungirá como responsable y autorizado para contraer obligaciones.

	OBLIGACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL
MTSS	· Para el caso de las contrataciones de bienes y servicios, en las cuáles se derive las obligaciones laborales y de seguridad, incluyendo el salario mínimo vigente por el Decreto de salarios mínimos, el contratista estará obligado a cumplir estrictamente con dichas obligaciones durante el plazo de ejecución del contrato respectivo. COMEX se reserva el derecho de solicitar información sobre el particular en cualquier momento, entendiéndose la inobservancia de este requisito como causal de incumplimiento contractual. Lo anterior de conformidad con la Directriz N. 34 de fecha 8 de febrero del 2002.
CCSS	Todo oferente deberá estar al día con las obligaciones obrero-patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) lo cuál será verificado por la administración previa consulta al sistema SICERE de la CCSS, en caso de se esté gestionando un arreglo de pago aprobado por dicho ente, deberá estar vigente y ser aportado al momento de la apertura de las ofertas.
	En caso de que el oferente obtenga sus ingresos por medio de una actividad económica independiente o la modalidad de servicios profesionales (tienen ingresos y no tienen patrono), deberá presentar certificación de estar afiliado como trabajador independiente (Reforma del tercer párrafo y del inciso 3) del artículo 74 Bis a la Ley Orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social, Nº17 del 22 de octubre de 1943, y sus reformas, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 46 del 07 de marzo del 2011).
Póliza Riesgos	En los casos en que corresponda y conforme al Código de Trabajo, el patrono debe asegurar a sus empleados por riesgos del trabajo. Para ello debe suscribir una póliza con la aseguradora de su preferencia. La póliza debe estar suscrita al inicio de operaciones y estar vigente durante la operación.
Condiciones Sociales	Todos los participantes en procesos de contratación administrativa, deberán aportar una declaración jurada de que se comprometen a cumplir una serie de Condiciones Sociales referente a: 1. Libre de trabajo infantil (caso de contratar adolescentes indicar que cumple con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia según Ley 7739). 2. La Abolición del Trabajo forzoso. (Convenio 29. Sobre Trabajo Forzoso u Obligatorio, Establecido por la OIT) 3. Sobre la Mínima de Admisión de Empleo. (Convenio 138. Sobre la Mínima de Admisión al Empleo y Convenio 182. Sobre la Prohibición de las Peores formas de Trabajo Infantil. Establecidos por la OIT.) 4. Eliminación de toda forma de discriminación en materia de empleo y ocupación.
Pago de FODESAF	De conformidad con la Ley 8783, reforma a la Ley 5662, todos los patronos y personas que realicen, total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día con el pago de sus obligaciones con Fondo de Asignaciones Familiares (FODESAF), conforme a dicha ley. El Ministerio se reserva el derecho de verificar el estado de las empresas respecto a la morosidad por los medios que DESAF disponga para tales efectos.
Salud ocupacional	Según se establece en el Código de trabajo las empresas con más de 10 trabajadores y menos de 50 deben de contar con una Comisión de salud ocupacional. De poseer más de 50 trabajadores dicha empresa debe poseer una oficina o departamento de salud ocupacional que realice y mantenga un diagnostico actualizado de la condiciones de riesgo y un plan de salud ocupacional. El cumplimiento de dicha condición debe indicarse por medio de declaración jurada. (ver Anexo 3)
	ADJUDICACIÓN Y FORMALIZACIÓN CONTRACTUAL
Adjudicación	El Ministerio de Comercio Exterior se reserva el plazo máximo establecido en el artículo 144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para adjudicar o declarar desierto el concurso. De ser necesario se prorrogará el plazo de adjudicación. El Ministerio de Comercio Exterior se reserva la potestad de adjudicar en forma parcial o total.
	El Ministerio de Comercio Exterior se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas, o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.
Formalización	Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el contratista cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza.
	Las contrataciones se formalizarán mediante orden de compra, denominada Contrato en SICOP; la cuál contendrá los términos y condiciones de la adjudicación.
	En todo lo relacionado con la formalización, el Contrato estará constituido por el cartel, la oferta del adjudicatario; el aviso de la adjudicación; el contrato (la orden de pedido) refrendado por la Contraloría General de la República o la aprobación que corresponda a la Dirección Legal del Ministerio de Comercio, de conformidad con el Decreto.
	PLAZO DE ENTREGA Y FORMA DE PAGO
Plazo de entrega	El plazo de entrega ofertado no deberá superar el plazo máximo establecido en cada una de las líneas del presente cartel.
	El oferente indicará el plazo de entrega de los bienes. Si el oferente no indica el plazo de entrega se considerará entrega inmediata.
	Cuando el oferente no indique la naturaleza de los días en este apartado, se entenderán días naturales.
	Si la entrega estuviere sujeta al trámite de exoneración y/o desalmacenaje, el oferente deberá indicar en su propuesta el plazo en que presentará los documentos necesarios para realizar la exoneración y el plazo que tardará en desalmacenar y entregar la mercadería.
	La entrega inmediata se considerará 1 día hábil después de notificado el contrato (Pedido de Compra), sea por notificación del sistema, por correo electrónico.
Forma de pago	Cuando la oferta se presente en dólares, la factura se cancelará en colones costarricenses, al Tipo de Cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente, a la fecha en que se realice el pago.
	Se pagará en colones costarricenses en no menos de 30 (treinta) y no más de 45 (cuarenta y cinco) días naturales a partir de la fecha de recibo a satisfacción del bien o servicio de que se trate de conformidad con la Circular N° TN-280-2012 del viernes 30 de marzo de 2012. En caso de proveedores de Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) registrados en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esa condición según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Ley No 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y sus Reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días para pagar.
	CLÁUSULA PENA Y MULTAS
Cláusula penal y multas	De conformidad con el artículo 34 de la Ley de Contratación Administrativa, los artículos del 47 al 50 del Reglamento y el Voto de la sala 2013-006339 de las dieciséis horas y un minuto del 15 de mayo del 2013; para la aplicación de cláusulas penales o multas, deberá estar definido en apartado 10 del Capítulo I Condiciones Específicas.
	En el caso de que se proceda con la aplicación de una sanción a un contratista, por concepto de cláusula penal o multas, el Ministerio de Comercio Exterior, aplicará el procedimiento ordinario definido en la Ley General de Administración Pública.
	En caso de requerirlo, cualquier interesado podrá consultar la memoria o método de cálculo en el expediente administrativo, para los casos en lo que se haya definido en el apartado 10 del Capítulo I Condiciones Específicas, una cláusula penal o multa aplicable a la presenta contratación.

		(lugar y fecha)
Señores Proveeduría Institucional Ministerio de Comercio Exterior
Estimados señores:
(Introducción de la oferta)
Breve reseña de la empresa:
Datos de la empresa:
	Razón Social:
	Cédula Jurídica:
	Domicilio:
	Teléfono:
	Fax para notificaciones:
	Correo electrónico:
	Lugar de notificaciones:
Datos de apoderado de la empresa:
	Nombre
	No. Cédula de identidad:
	Dirección:
	Posición del firmante dentro de la empresa

Datos de la oferta:
	Cuenta cliente para los pagos:	Banco:
		No. de Cuenta Cliente:
Documentos y requisitos que se aportan:

Ítem	Cantidad	Especificaciones técnicas Ofertadas	Precio Unitario	Precio total
1
2
3
4
5
6

Solicitud de Pedido	0062017001200011
Programa	79600 Política Comercial Externa

No.	Breve reseña del proyecto realizado	Resultados obtenidos	Empresa	Persona de contacto /Teléfono/correo electrónico	Fecha en la cual se realizó el proyecto
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