4.3 CUENTAS POR COBRAR - CICLO INGRESOS

Límite de crédito

4.301 Es función del departamento de crédito aprobar los límites de crédito en las

cuentas de clientes desde el punto de vista del riesgo y mantener una vigilancia

sobre los cobros y autorizar ajustes de crédito en las cuentas de clientes. Tal

función se logra a través de:

a. Una investigación de las características de los clientes en cuanto a su

capacidad económica, liquidez, antecedentes crediticios, etc., esta

investigación puede ser realizada por personal del propio departamento de

crédito o bien por una agencia profesional que a ello se dedique.

b. El establecimiento de procedimientos que permitan efectuar en forma

periódica una revisión a los límites de crédito establecidos, ya que con el

transcurso del tiempo se presentan diversas situaciones que hacen

indispensables una reducción o incremento a los límites de crédito, tales

situaciones pueden ser la inflación, comportamiento crediticio del cliente,

etc.

Expedientes de clientes

4.302 Con el objeto de contar con elementos de información suficientes para tomar

decisiones en cuanto a la autorización de incrementos a los límites de crédito,

modificación de condiciones de venta u operaciones especiales, es

recomendable que el departamento de crédito cuente con un expediente por

cliente en el que se incluyen la solicitud de crédito, investigación del crédito,

límite de crédito autorizado y sus modificaciones, condiciones de venta y otra

correspondencia relacionada con estos aspectos.

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Listas de precios

4,303 La compañía debe contar con listas de precios debidamente autorizadas y

aprobadas por un funcionario responsable. El contar con las listas de precios se

obtienen diversas ventajas tales como el que los preciso no sean fijados en

forma arbitraria de acuerdo al cliente, auxilian al encargado de autorizar las

condiciones sobre descuentos, etc.

4.304 Es requisito indispensable que dichas listas sean actualizadas periódicamente,

con el propósito de que no se alteren los precios sin autorización previa.

Aceptación de pedidos

4.305 Como ya quedo establecido en los puntos anteriores, el contar con un

expediente que muestre la historia crediticia de cada cliente y de listas de

precios actualizadas y aprobadas son elementos básicos para la aceptación de

los pedidos de clientes, ya que al consultarlos proporcionan elementos de juicio

adecuados para la aceptación total o parcial del citado pedido.

4.306 La aprobación del pedido deberá efectuarlo el encargado del departamento de

crédito y sólo en casos especiales por un funcionario de un nivel adecuado, en

ningún caso la autorización estará a cargo de empleados que desarrollen

funciones de registro contable o de embarque de mercancías, ya que al no

existir esta segregación de funciones se estaría ante la posibilidad de envío de

mercancías sin una adecuada aprobación.

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Embarque - separación de funciones

4.307 Con la finalidad de evitar irregularidades debe establecerse una debida

separación de la función de embarque de las de producción, recepción,

almacenaje, crédito, facturación, cobranza y contabilidad. Entre los objetivos

que se persiguen con dicha separación, son que las mercancías embarcadas:

a. No provoquen faltantes injustificados en producción o almacén de

terminados.

b. Sean debidamente registradas en los auxiliares de inventarios.

c. Estén correctamente cargadas en auxiliares de clientes en cuanto a las

cantidades despachadas.

d. No existan embarques sin facturar.

e. Sean debidamente autorizadas y aprobadas para su envío.

Embarques - pedido

4.308 Por regla general todas las empresas efectúan sus embarques con base en el

pedido del cliente debidamente aprobado, dado que el curso del pedido del

cliente se realiza a través de los departamentos de ventas, crédito, embarques y

otros departamentos que participan en los pasos preliminares antes de

embarcar la mercancía. Así el pedido del cliente pasa a través de un número de

personas antes de que la orden de embarque o su equivalente sea emitida

logrando así una difícil colusión.

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4.309 Todos los procedimientos relativos a los pedidos y a su aprobación final deben

ser revisados. De este modo se obtiene información acerca de los

departamentos y las funciones con los cuales el auditor normalmente tiene un

contacto muy limitado durante el examen usual de los estados financieros. De

este estudio se obtendrá conclusiones acerca del grado de interdependencia

con que trabajan los diferentes departamentos, si los procedimientos empleados

son efectivos desde el punto de vista de ofrecer protección adecuada a la

compañía contra negligencia o fraude y hasta qué grado puede el auditor confiar

en el importe de las ventas registradas en la cuenta de control del mayor

general.

Embarques prenumerados

4.310 El uso de documentos de embarque prenumerados facilitan el que las

mercancías surtidas sean precisamente las autorizadas y que sean

debidamente facturadas a los clientes y que permitan seguir la secuencia

numérica. Sin embargo, el uso de órdenes prenumeradas no es esencial y en

ciertas ocasiones no son prácticas. Por ejemplo, en algunas compañías las

órdenes recibidas son transcritas a máquina a un modelo especial, del cual se

hacen varias copias para su distribución a los departamentos encargados de

ciertos pasos en el procedimiento, incluyendo embarques y facturación. Estas

copias son reunidas posteriormente y constituyen un registro bastante completo

del procedimiento seguido a partir de la recepción del pedido del cliente, hasta

el momento del embarque de la mercancía al mismo. Siempre que estén

vigentes estos procedimientos, el auditor debe asegurarse de que se han

tomado las medidas que aseguren que todas las órdenes de embarque

recibidas son contabilizadas después de ser embarcadas y facturadas.

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4.311 En algunas compañías se envían copias de los embarques al departamento de

facturación para ser usadas como remisión-factura. Estas remisiones deben

incluirse con la mercancía. Este método proporciona una seguridad razonable

de que todas las remisiones han sido facturadas amparando todos los

embarques hechos a los clientes, siempre y cuando exista la seguridad de que

el departamento de embarques no hace ningún embarque sin haber emitido la

copia de la remisión-factura. Naturalmente, no se pueden indicar aquí los

distintos métodos que pueden ser adoptados para asegurarse de que todas las

mercancías embarcadas son facturadas y se cita el método anterior solamente

como ejemplo de un método efectivo.

Otras mercancías embarcadas

4.312 Para llevar un control adecuado de toda la mercancía que salga del almacén

con fines distintos a su venta, (mercancía a consignación, demostración,

obsequios, etc.,) se debe de formular un documento prenumerado el cual

deberá estar aprobado por un funcionario responsable y servirá como

autorización al departamento de embarque para dar salida a esta mercancía.

4.313 Todas las salidas del almacén deben de ser invariablemente contabilizadas

después de la operación de embarque en sus correspondientes cuentas.

Oportunidad

4.314 La oportunidad con que sean surtidos los pedidos proporciona la seguridad de

que no existe en el departamento de embarques ocultación de mercancía que

propiciaría malos manejos. Por otro lado, el envío oportuno de los embarques a

facturación permitirá la recuperación de la cartera en los plazos pactados según

las condiciones de venta evitándose un financiamiento "extra" al cliente.

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Evidencia de la recepción de mercancía por el cliente

4.315 Para cerciorarse que la mercancía surtida por el departamento de embarque fue

entregada a los clientes, es necesario que un empleado que no participe en las

funciones de embarque, verifique que las remisiones correspondientes se

encuentren debidamente firmadas y/o selladas de recibido por el cliente.

Cuando se trate de ventas en las que se utilice el servicio de transportes ajenos

a la empresa, los datos consignados en las guías o talones de embarques

correspondientes deberán verificarse contra los de las remisiones respectivas

haciendo la referencia cruzada.

Documentos y remisiones de embarque enviados a facturación

4.316 La orden de embarque o remisión-factura, es la autorización al departamento de

embarques para dar salida a las mercancías y ser enviadas a los clientes;

también forma parte de la notificación al departamento de facturación de que se

facture al cliente. Por lo tanto, forma parte esencial en el procedimiento que

asegura el que las mercancías sean embarcadas o enviadas únicamente bajo

debida aprobación y de que las mercancías embarcadas sean debidamente

facturadas a los clientes. Para asegurarse de que estos procedimientos operan

satisfactoriamente, todas las órdenes deben ser contabilizadas después de las

operaciones de embarque y facturación. Las órdenes prenumeradas facilitan

este tipo de comprobación y deben usarse siempre que sea posible.

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4.317 Los procedimientos en el departamento de embarques deben asegurar a la

compañía que las cantidades incluidas en el embarque son correctas, que la

clase de mercancía es la misma indicada en la orden de embarque y que

ninguna mercancía puede ser embarcada sin la debida autorización. Una vez

que se han completado las órdenes de embarque, las cuales deben mostrar

evidencia de que los procedimientos establecidos en el departamento de

embarque han sido cumplidos, deben ser enviadas para su facturación

directamente a empleados que no participan en el registro de los auxiliares de

clientes. La combinación de estos deberes en un sólo empleado pudiera facilitar

el cometer irregularidades, ya que esto permitirá no hacer alguna factura si no

existen otros controles apropiados como pudiera desearse. Las órdenes de

embarque una vez completas no deben ser accesibles a personas que las

hayan iniciado, antes de que la factura sea hecha y enviada, pues esto dará la

oportunidad de ordenar un embarque y falsear la factura correspondiente dando

así oportunidad para cometer arreglos deshonestos con el cliente.

Separación de las funciones de facturación, contabilidad, crédito y cobranza

4.318 El personal de facturación no debe tomar parte en funciones de contabilidad

porque tal combinación de funciones les permitiría cometer y encubrir

irregularidades. De igual modo, la función de facturación debe estar separada

de las de crédito y cobranza para que ningún empleado tenga oportunidad de

manipular cobros de clientes y encubrir el hecho mediante la alteración de las

facturas.

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Referencias cruzadas

3,319 La comprobación cruzada de los números de la orden de embarque y los

números de la factura sólo establece el hecho de que la mercancía embarcada

haya sido facturada. De hecho no establece la cantidad y el precio apropiado,

ni que todas las mercancías facturadas hayan sido las enviadas al cliente. Para

asegurar estos puntos sería necesario, al menos a base de pruebas, el

comprobar los detalles en las órdenes de embarque contra los detalles en las

facturas.

Aseguramiento de que lo embarcado se ha facturado

4.320 Como se establece en puntos anteriores, la orden de embarque o remisión-

factura son la única autorización al departamento de embarque para dar salida a

las mercancías y enviarse a los clientes, una copia de esta documentación, una

vez que es surtida, será enviada al departamento de facturación. Ahora bien,

para que exista la seguridad de que todas las órdenes de embarque han sido

facturadas y que por cada factura emitida se ha efectuado el embarque

correspondiente, un empleado independiente a las funciones de facturación y

embarque deberá comprobar a través de la referencia cruzada entre los folios

de las facturas y los de las órdenes de embarque o de las guías o talones.

4.321 Otro procedimiento que se utiliza es el de comprobar en forma selectiva que las

salidas del almacén hayan sido facturadas.

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Utilización de remisión-factura

4.322 en algunas compañías se usa la combinación del procedimiento

"remisión-factura" bajo el cual las órdenes de embarque y las copias de las

facturas se preparan al mismo tiempo, ya sea por una operación de multicopia,

por medio de máquinas de escribir, o por otros medios de reproducción. En

este procedimiento la copia de la orden de embarque se procesa primero y las

cantidades embarcadas se indican en la misma. Esta información se usa

entonces para completar la copia de la factura que fuera previamente preparada

pero no completada.

Facturación

4-323 El departamento de facturación debe enviar al cliente la factura respectiva, ya

que es la forma oficial del cargo que le hace la compañía y la base sobre la cual

el cliente remitirá el pago de la misma.

4.324 Teniendo en cuenta que el total de embarques debe ser anotado en las cuentas

de mayor general, independientemente del registro individual hecho a las

cuentas de los clientes, otra copia de cada factura de venta o un resumen total

de las facturas de ventas debe ser enviado por el departamento de facturación

directamente a contabilidad y estos datos deben ser la base para el registro de

los totales mensuales de ventas en las cuentas de mayor general. El total de

los cargos a las cuentas individuales de clientes debe ser entonces comparado

con el total de las ventas anotadas por el departamento donde se lleve el mayor

general.

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Revisión de facturas

4.325 La revisión de las facturas es absolutamente necesaria dado que los errores, ya

sean inadvertidos o fraudulentos, son descubiertos y rectificados, esta situación

sólo se logra verificando debidamente dichas facturas tanto en su progresión

numérica, cantidades embarcadas según documento de embarque, precios

autorizados, cálculos y sumas, así como condiciones y plazos. A menos que la

factura sea comprobada, se está dependiendo demasiado en la capacidad de

trabajo de una sola persona, la que se encuentra sujeta a las fallas humanas.

Aun cuando las facturas se preparen mecánicamente y los totales acumulados

de las facturas sean calculados por las máquinas de contabilidad, es necesario

una revisión pues la experiencia ha probado que también las máquinas cometen

errores.

Evidencia de la revisión

4.326 Con la finalidad de que conste que efectivamente se hizo la revisión anterior, es

indispensable que las persona que la efectúa deje evidencia mediante antefirma

o cualquier otra marca utilizada para tal efecto.

Diferencias en precios y condiciones

4.327 De la revisión que se efectúa a las facturas es probable que se determine

diferencias en cuanto a los precios autorizados y a las condiciones de venta, al

respecto deberá existir evidencia de que tales desviaciones están debidamente

soportadas a través de autorizaciones escritas.

Aprobación de modificaciones en precios y condiciones

4.328 Como quedó establecido en el punto anterior, cualquier modificación a los

precios oficiales o condiciones de venta deberá ser autorizado a través de una

carta o memorándum por un funcionario responsable.

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Registro de otro tipo de ventas

4.329 El control y registro de las ventas de contado, C.O.D. y al personal de la

compañía deben hacerse bajo los mismos controles internos establecidos para

las ventas a crédito.

4.330 Los embarques de mercancía por ventas de contado son algo similares a las

ventas a crédito en cuento a que las mercancías saldrán de los almacenes de la

compañía antes de que el efectivo sea recibido. Sin embargo, se deposita

confianza en quien efectúa la entrega, ya sea un empleado de la misma

compañía, un camionero ajeno al negocio, una compañía de entregas

comerciales, o el servicio de correos. Es necesario, por lo tanto, que se

mantenga un registro de las ventas. C.O.D., de manera que asegure el cobro de

la venta de la mercancía o su devolución a manos de la compañía. Esto

usualmente no se puede hacer si se considera que la mercancía está todavía en

inventario mientras está en tránsito, ya que la compañía no ejerce el mismo

control sobre las entregas como sobre las mercancías en su poder. Por lo tanto,

al hacer el embarque debe ser registrado como una venta y una cuenta por

cobrar. La cuenta por cobrar establecerá entonces un cargo que podrá ser

eliminado solamente por el recibo del efectivo, o por aviso de la devolución de la

mercancía amparado por un reporte de recepción asegurando que la misma se

devolvió al almacén.

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4.331 Además, particularmente en los casos en que los mismos empleados de la

compañía son lo que hacen los cobros, los procedimientos deben brindar

protección contra la retención temporal de los cobros o la posibilidad de "jineteo"

con los mismos. Esto no es difícil en el caso de verdaderas ventas de " cobro

contra entrega", donde el cobro debe efectuarse o de lo contrario la mercancía

no es entregada, porque el que reparte debe entregar el dinero del cobro o

devolver las mercancías el mismo día que las recibió. Los procedimientos de la

compañía deben establecer una continua vigilancia de estas operaciones. En

los casos de choferes-vendedores, que es un caso parecido al de las ventas de

"contado", es más difícil asegurarse de que los fondos procedentes de ventas se

entreguen inmediatamente a la compañía. Sin embargo, puede establecerse

supervisión sobre este tipo de empleado y llevar a cabo frecuentes conteos por

sorpresa por medio de los auditores internos, con objeto de reducir al mínimo las

posibilidades de irregularidades.

Separación de las funciones de registro contable

4.332 El personal que realiza labores de registro contable no debe tomar parte en

funciones de embarque, facturación o cobranza, ya que tal combinación de

funciones les facilitaría cubrir cualquier irregularidad en el embarque, facturación

o en los cobros, sea de buena fe o no siendo muy difícil detectar a posterior

dichas irregularidades.

Registros auxiliares

4.333 A fin de proporcionar a la administración información que les permita tener un

análisis objetivo del comportamiento e integración de los saldos por cobrar, es

indispensable que por cada cuenta de mayor (p.e. clientes, documentos por

cobrar, empleados, deudores diversos, etc.) se utilicen auxiliares individuales.

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4.334 Estos registros deberán contener los datos mínimos necesarios, así como

referencias completas para facilitar la revisión de cualquier operación.

Registros en auxiliares de clientes

4.335 Los auxiliares de clientes únicamente se deben afectar con base en las copias

de las facturas, notas de cargo y crédito e informes de ingresos de modo que

dichos auxiliares presenten correctamente las cantidades que adeudan los

clientes. A pesar de la validez de dicho procedimiento, sin embargo, nada

impide a quien lleva los libros el registrar una operación no autorizada en una

cuenta determinada, en cualquier momento. La efectividad de los

procedimientos que requieren que sólo documentos autorizados se utilicen, por

lo tanto, depende en gran parte de los otros procedimientos referentes al

cuidado de los libros de cuentas por cobrar y las técnicas de control interno de

contabilidad que les son aplicadas. También la efectividad de este

procedimiento está relacionada estrechamente con la segregación estricta entre

el mantenimiento de las cuentas de control y el del auxiliar respectivo.

Registro de intereses

4.336 Cuando los adeudos de clientes sean documentados o redocumentados y sean

pactados los intereses, estos deben formar parte de su adeudo por lo que

obviamente deberán registrarse inmediatamente en los auxiliares respectivos y

no hasta el momento en que se cobren.

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Documentos descontados

4.337 La práctica de acreditar los ingresos por documentos descontados directamente

a la cuenta de documentos por cobrar no es aconsejable, ya que ello rebaja la

cuenta de documentos por cobrar al eliminar documentos que todavía forman

parte de los activos de la compañía, y deja de reflejar en las cuentas el pasivo,

contingente que la compañía tiene en el caso de que el cliente que suscribió el

documento no lo pague a su vencimiento. Por consiguiente, es preferible

acreditar el valor nominal de los documentos descontados a una cuenta de

mayor abierta para tal efecto.

Envío de estados de cuenta

4.338 Uno de los medios más satisfactorios de probar la corrección de las cuentas de

clientes, es comunicarse directamente con el deudor inquiriendo sobre la

existencia y monto de la deuda, y desde el punto de vista del control interno de

contabilidad dicha confirmación debe ser un medio efectivo para descubrir

irregularidades. Lo anteriormente expuesto se refiere primordialmente a la

confirmación de documentos y cuentas por cobrar por contadores públicos

independientes, pero desde el punto de vista de la compañía, el enviar por

correo estados mensuales a los clientes sirve substancialmente para el mismo

fin, y si es llevado a cabo de modo efectivo, debe dar los mismos resultados.

4.339 Las irregularidades, si existen, deben ser descubiertas lo más pronto posible

para que se puedan tomar medidas que eviten su repetición. Por lo tanto, los

estados de los clientes deben ser enviados por correo a fin de cada mes o

inmediatamente después. Para que este procedimiento sea efectivo la

compañía debe tener una seguridad razonable de que el estado refleja

correctamente los detalles del saldo del cliente y llega al cliente al cual se envía.

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4.340 Los estados de cuenta mensuales deben enviarse por correo a cada cliente que

tenga saldo pendiente en los libros a fin de mes y las razones que se aduzcan

en contra de esta medida deben ser investigadas con sumo cuidado. En

algunas compañías los estados no se envían por correo a aquellos clientes

cuyas cuentas hayan permanecido inactivas durante el mes, pero los así

llamados saldos inactivos pueden muy bien ser los mismos en los cuales existan

irregularidades. En compañías con rotación rápida en las cuentas por cobrar,

los estados de los clientes pueden enviarse únicamente si las cuentas están

atrasadas en su pago. En dichos casos los procedimientos deben asegurar el

envío oportuno por correo de los estados tan pronto como las cuentas se

atrasen.

4.341 Frecuentemente, los estados de cuenta se someten al departamento de crédito

o cobranzas para ser revisados antes de ser enviados por correo a los clientes y

en dichos casos los procedimientos deben asegurar de que estos

departamentos no efectúan alteraciones o demoren los estados sin la

autorización debida. Esto es importante, particularmente si el departamento de

crédito puede aprobar los créditos a las cuentas de los clientes o participar en el

cobro de las cuentas atrasadas. Una medida de seguridad puede ser el

preparar los estados por duplicado enviando sólo una copia al departamento de

crédito o cobranzas.

4.342 Dado que es importante que los estados de cuenta sean puestos en el correo

inmediatamente después del cierre del mes, todo empleado disponible puede

ayudar a preparar los estados para ser enviados por correo. El efecto de

debilitación de esta práctica en el sistema de control interno de contabilidad

puede corregirse algunas veces con una asignación cuidadosa de las funciones

de los distintos empleados que participan en la preparación, comprobación y

envío por correo de los estados de cuenta.

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Investigación de observaciones

4.343 Las diferencias reportadas por los clientes pueden ser las primeras indicaciones

de la existencia de irregularidades y la investigación de dichas diferencias debe

ser confiada a empleados adecuados para así obtener la máxima efectividad en

la práctica de enviar por correo estados de cuenta.

Quienes deben investigar las observaciones

4.344 En vista de que el estado de cuenta del cliente es una comprobación del trabajo

de los empleados que realizan labores en relación con el efectivo y las cuentas

por cobrar, resultan que si los estados se preparan por dichos empleados,

deben ser comprobados y enviados por correo por empleados cuyas tareas no

tengan relación con el efectivo o las cuentas por cobrar. En ningún caso,

persona alguna que tenga acceso directo a las remesas de los clientes deberá

estar en posición de poder interceptar los estados de cuenta.

4.345 Por lo tanto, la investigación de las diferencias no debe ser confiada a

empleados que a través de sus conexiones o de sus propias funciones estén

relacionados con el efectivo o con las cuentas por cobrar y que puedan ser los

responsables de dichas diferencias.

Custodia de documentación

4.346 La custodia de las facturas, remisiones, contrarecibos, documentos por cobrar,

etc., debe ser encomendada a personas que no efectúen ni tengan acceso a las

funciones de caja, registro y manejo de auxiliares de clientes o contabilidad. Lo

anterior es con la finalidad de evitar que se hagan malos manejos de los fondos

de la compañía, tales como el apropiarse de los pagos de clientes, ocultando

esta irregularidad a través de la alteración de los registros de clientes.

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Arqueos

4.347 Con la finalidad de reforzar los controles internos existentes sobre la custodia de

las facturas, remisiones, contrarecibos, documentos por cobrar, etc., un

empleado independiente de la cobranza y custodia supervisado por un

funcionario responsable (en caso de no existir un departamento de auditoría

interna) deberá practicar arqueos sorpresivos cuando menos una vez al año.

4.348 En algunas compañías se tiene establecido un programa de arqueos en forma

rotativa de tal forma que al final de cada año se ha cubierto la cartera en su

totalidad.

Documentos entregados a revisión

4.349 Debe existir como política que contra la entrega de las facturas o documentos a

los clientes para su revisión se requiera evidencia de ello con la obtención de

contrarecibos o a través de otros medios. Esta práctica proporciona evidencia

de que efectivamente los cobradores han entregado las facturas para su

revisión y que no están "jineteando" los fondos de la compañía a través del

encubrimiento de los cobros de facturas, por otra parte permite obtener

evidencia documental del cliente que soporte su adeudo.

Cobranza a través de cobradores

4.350 La existencia de controles adecuados y una satisfactoria segregación de

funciones entre los departamentos de crédito, cobranzas, caja y contabilidad, es

necesaria para evitar en lo posible el uso indebido de los fondos de la

compañía.

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4.351 Un procedimiento que otorga cierta confianza es el que a continuación se

describe:

a. El departamento de crédito y cobranzas entregará a los cobradores los

documentos a cobrar a través de relaciones prenumeradas. Tales

relaciones se formularán diariamente en cuatro tantos, se entregarán a los

cobradores el original y dos copias.

b. Los cobradores firmarán de conformidad las relaciones como evidencia de

haber recibido la documentación y en las mismas anotarán los cobros

realizados.

c. Una vez que hayan terminado su función, los cobradores entregarán lo

cobrado y una copia de la relación de cobranza al cajero, quien firmará el

original como prueba de haber recibido la cobranza, otra copia así como la

documentación no cobrada se entregará al departamento de crédito y

cobranzas para sus controles respectivos firmando de conformidad en el

original como evidencia de haber recibido la documentación no cobrada y el

original se entregará posteriormente a contabilidad para el registro

correspondiente.

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C obranza foránea

4.352 Cuando los desembolsos se hacen en una oficina principal están rodeados por

resguardos que protegen a la compañía contra pérdidas por fraude. Estos

resguardos comúnmente implican verificaciones y aprobaciones anteriores al

momento de hacerse el desembolso. Sin embargo, en el caso de una sucursal

foránea, posiblemente con un personal relativamente pequeño, puede ser difícil

o imposible el proveer un grado de control similar sobre los desembolsos. Es

una práctica sana, por consiguiente, cuando se hacen cobros en las sucursales,

el indicar que no se hagan desembolsos de la cuenta de depósito por el

personal local de la compañía. En su lugar, debe instruirse al banco que

solamente debe aceptar contra esta cuenta aquellos cheques girados a nombre

de la compañía para transferir los fondos a una cuenta bancaria de la oficina

central.

4.353 Otro procedimiento que permite obtener evidencia de que los cobros foráneos

han sido depositados, es el que tales cobros se depositen inmediatamente en

las cuentas bancarias de la oficina central y que quien los deposite envíe

oportunamente las fichas selladas de depósito. De esta manera los cobros, que

en algunas ocasiones incluirían cantidades importantes, no estarían sujetos a

malversación por el personal local.

Registro de las reclamaciones por daño

4.354 El registro oportuno de las reclamaciones de daños permite cerciorarse si se

han establecido medios para el control de las reclamaciones pendientes por

daños sufridos durante el transporte, extravíos, mercancías no recibida

satisfactoriamente o daños asegurados.

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4.355 Las cuentas por cobrar de la compañía en función de las ventas efectuadas en

el curso normal del negocio, generalmente están sujetas a procedimientos

organizados que siguen una rutina establecida y son susceptibles de

comprobación y control. En este caso, aunque pueda ocurrir con alguna

frecuencia, se aparta en cierto sentido del curso normal de las operaciones del

negocio y es por consiguiente más difícil de contabilizar y de controlar. Si se

notifica al departamento de contabilidad de una reclamación pendiente, puede

anotarse la reclamación con algún importe razonable y así asegurar un punto de

referencia para determinar posteriormente que se ha dispuesto

satisfactoriamente de la partida. Sin embargo, aunque los procedimientos

puedan exigir que el departamento de contabilidad sea informado de estas

reclamaciones, es posible que las personas que las inicien puedan ser

negligentes en informar al departamento de contabilidad, ya que no hay medios

por los cuales se descubra tal omisión. En efecto, cualquiera que proyectara

una malversación de fondos, naturalmente, no avisaría al departamento de

contabilidad. El problema es particularmente difícil ya que los pagos por

liquidación de reclamaciones pueden muy bien venir incluidos en cartas dirigidas

directamente al departamento de reclamaciones de transporte o de seguro que

hayan promovido el asunto. El auditor debe, por lo tanto, hacer pruebas de los

archivos de los departamentos de reclamaciones, seguros y otros, que le

satisfagan en cuanto a que las reclamaciones son atendidas con la diligencia

razonable y que los pagos correspondientes son depositados a nombre de la

compañía.

Anticipos y préstamos a empleados

4.356 La administración es responsable de usar los fondos de la compañía en la

operación del negocio para la cual se organizó, y tener adecuadamente

invertidos los fondos que no se necesiten utilizar inmediatamente. Desde este

punto de vista, los anticipos a funcionarios y empleados pueden constituir una

utilización inadecuada de los fondos de modo que no responsan a los mejores

intereses de la compañía y, aunque en ciertas condiciones estos anticipos son

permisibles y de hecho inevitales, en el mejor de los casos son privilegios

otorgados a los individuos a quienes se les da el anticipo. Por estas razones los

anticipos a funcionarios y empleados no deben ser hechos sin la probación de

un funcionario a quien le ha sido otorgada esta autorización.

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Préstamos a funcionarios

4.357 En los casos de préstamos a funcionarios por cantidades importantes, los

anticipos deben requerir la aprobación del consejo de administración.

Relaciones de otras cuentas por cobrar

4.358 La preparación mensual de relaciones de otras cuentas por cobrar (p.e.

deudores, funcionarios y empleados, documentos por cobrar, etc.), tomadas de

los auxiliares son un recurso para determinar que la suma de los saldos de los

mismos está de acuerdo con el saldo de la cuenta de control del mayor general,

y de este modo la relación constituye una prueba de ciertas fases del trabajo de

los empleados que llevan los libros auxiliares.

4.359 Es conveniente que tales relaciones indiquen la antigüedad de los saldos para

que el funcionario que las analice pueda ejercer las medidas adecuadas por

aquellos adeudos atrasados.

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Revisión de las relaciones de otras cuentas por cobrar

4.360 A fin de lograr el propósito del punto anterior, es necesario que el total de los

saldos que aparecen en la relación se comparen y comprueben con el saldo que

aparece en la cuenta de control respectiva, por un empleado distinto del que

lleva el auxiliar, y que las partidas mostradas en la relación se prueben contra

los saldos de las cuentas en el auxiliar por una persona distinta del empleado

que lleve este último, además de que las diferencias se expliquen

satisfactoriamente quien lleva los auxiliares y por el empleado que lleva el mayor

general. Las diferencias entre el total de los saldos del auxiliar y el saldo de la

cuenta de control del mayor general pueden indicar la existencia de

irregularidades y, por esta razón, esas diferencias deben investigarse muy

cuidadosamente. La práctica, si existiera, de ajustar sin una investigación

previa las diferencias entre estos dos libros, no importa cuan pequeñas sean,

debe ser prohibida. El importe de las diferencias probablemente no indique el

importe verdadero de la irregularidad, dado que puede ser una diferencia neta

de cargos y créditos relativamente grandes. En las compañías que tienen un

sistema satisfactorio de control interno de contabilidad, tales diferencias se

deberían principalmente a ineficacias de empleados pero, por el efecto

psicológico que ejercen sobre los empleados, resulta esencial insistir en una

investigación cuidadosa y una explicación de las diferencias.

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Revisión de saldos

3.361 Con el objeto de conocer la situación real de los saldos a cargo de empleados y

otros deudores, un funcionario de un adecuado nivel, deberá revisarlos en forma

periódica para que en su caso se lleve a cabo una acción correctiva, ya sea

recuperando los adeudos o bien restringiendo en lo posible, las causas que

originan dichos adeudos en el futuro.

4.362 Esta revisión debe servir también para descubrir irregularidades que impliquen

"jineteos" u otras manipulaciones de los ingresos de caja, ya que este tipo de

irregularidades podría involucrar el dejar de anotar en los registros apropiados

los pagos recibidos. El cobro, o la gestión de cobro por parte del funcionario,

descubriría que el pago ya ha sido efectuado.

Cancelación de saldos

4.363 Una vez que las diferencias determinadas por adeudos no recuperados han sido

investigadas y proceda su cancelación, esta deberá ser autorizada por un

funcionario que obviamente no tenga acceso a las funciones de aprobación y

cobro de tales adeudos.

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Ingresos de carácter recurrente

4.364 Si la compañía tiene propiedades que producen rentas, valores que devengan

intereses, etc., el registro de la parte devengada de estos ingresos antes de

efectuarse su cobro, es necesaria para que las cuentas se muestren

correctamente. Esto sirve también como una medida de seguridad de que el

ingreso que se debe a la compañía es recibido y acreditado a su cuenta. Los

ingresos por ventas y otras operaciones normales de la compañía están

generalmente sujetos a varios métodos de control inherentes a las operaciones

normales del negocio. El recibo de ingresos ajenos a la operación diaria, sin

embargo, está generalmente fuera de la rutina normal del negocio, y es por lo

tanto, posible que el ingreso se pierda, ya sea por inadvertencia o por fraude. Si

el ingreso no se anota antes de que sea recibido, no habrá registro del mismo

hasta que sea recibido y depositado. Bajo estas circunstancias, una persona

con conocimiento de los procedimientos puede apropiarse de los ingresos

mencionados y por un tiempo al menos, esconder tal irregularidad. Con el

procedimiento de anotar el ingreso antes de que sea recibido se obtiene una

cuenta por cobrar en los libros, la cual , si no es liquidada, debe poner a los

funcionarios de la compañía en conocimiento de cuales son los ingresos

adeudados que no han sido pagados a la compañía.

Aprobación de notas de crédito

4.365 Las notas de crédito por devoluciones, rebajas, descuentos por pronto pago, por

volumen, conceptos u otras deben ser aprobadas por escrito por un funcionario

responsable y que los empleados que registren tales cancelaciones en los libros

deben conocer claramente quiénes están autorizados para hacerlas de modo

que se impida que personas no autorizadas intenten aprobarlas.

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Separación de la función de aprobación

4.366 Los empleados autorizados para aprobar las notas de crédito por devoluciones,

rebajas, descuentos por pronto pago u otros no deben tener funciones de

cobranza o registro contable, ya que de lo contrario dichos empleados, pudieran

apropiarse de las remesas de los clientes y esconder la irregularidad

autorizando créditos indebidos a clientes o alterando los registros contables. Al

indagar esta fase del control interno de contabilidad deben cubrirse los

procedimientos que conducen al registro de los ajustes en las cuentas de los

clientes.

Notas de crédito prenumeradas

4.367 El uso de notas de crédito prenumeradas permite asegurarse rápidamente de

que todos los créditos existen y han sido debidamente aprobados, que están

adecuadamente registrados y de que hubo razones justificadas para su

expedición. En ausencia de dicha prenumeración, un empleado podría iniciar y

pasar un crédito y después destruir los documentos correspondientes, haciendo

muy difícil que luego se pudiera descubrir o identificar la fuente del asiento

incorrecto.

Base para la preparación de notas de crédito

4.368 Los procedimientos relacionados con ajustes a los cargos a las cuentas de

clientes en relación con mercancía devuelta, descuentos, ajustes de precios,

etc., deben brindar una seguridad razonable en cuanto a la integridad de dichos

créditos. La devolución de mercancía, por ejemplo, debe implicar la emisión de

una nota de crédito y su envío por correo al cliente contra la evidencia

fehaciente de la recepción de la mercancía por parte de la compañía.

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4.369 La mercancía devuelta por clientes debe recibirse a través del departamento de

recepción para asegurarse que la entrada de la mercancía es anotada

correctamente y que existen medios de controlar la mercancía por sí misma. A

no ser que las mercancías sean recibidas, contadas y reportadas por el

departamento de recepción, podrían ser sustraídas y nunca anotadas en los

libros. Para que estos procedimientos sean efectivos, el personal del

departamento de recepción, por lo tanto, no debe tomar parte en las

anotaciones en los auxiliares de las cuentas de clientes, o en la preparación o

registro de cuentas en los mayores. De no ser así, estarían en posición de

recibir y sustraer mercancía devuelta y esconder este hecho anotando un

crédito en las cuentas de los clientes, cancelándolo con un cargo a gastos.

Debe enviarse un aviso de la mercancía devuelta que muestre su cantidad y

condición al departamento de crédito, que lo usará como base para aprobar el

crédito a la cuenta del cliente. Obviamente, los procedimientos deben asegurar

que la mercancía devuelta sea cargada nuevamente en los libros como

inventarios.

4.370 En el caso de ajustes de precio normalmente se originan mediante alguna

correspondencia con el cliente, y la participación del departamento de ventas en

el ajuste de la reclamación.

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Función de crédito

4.371 El personal del departamento de crédito es quien prepara las notas de crédito

por lo que el personal no debe tomar parte en funciones relacionadas con las

cobranzas, con los auxiliares de cuentas por cobrar o con la recepción de

mercancías, puesto que con la ausencia de tal segregación podrían:

a. Aprobar una nota de crédito, escondiendo este hecho, manipulando los

libros de cuentas por cobrar para encubrir el error, y

b. Apropiarse de mercancía devuelta y ocultar esta irregularidad, elaborando

una nota de crédito o registrando un crédito en las cuentas de los clientes.

Registro contable de las notas de crédito

4.372 El departamento de crédito y cobranza debe enviar al cliente la nota de crédito

respectiva, ya que es la forma oficial del crédito que le hace la compañía, y una

copia de cada nota de crédito o un resumen total de las notas de crédito debe

ser enviado por el departamento de crédito y cobranzas directamente a

contabilidad y estos datos deben ser la base para el registro de los totales

mensuales de notas de crédito en las cuentas de mayor general. El total de los

créditos a las cuentas individuales de clientes debe ser entonces comparada

con el total de los descuentos, rebajas y devoluciones o cualquier otro motivo

que haya dado lugar a la expedición de la nota de crédito.

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Revisión de las nota de crédito

4.373 La revisión y comprobación de la secuencia numérica de las notas de crédito

debe ser efectuada por personas que no toman parte en la preparación de esas

notas o en el registro en los auxiliares de cuentas por cobrar y que tampoco

tengan acceso a las remesas de efectivo o a la mercancía devuelta que origine

una nota de crédito. Las personas que tienen acceso al efectivo recibido o a la

mercancía devuelta se encontrarían en posición de apropiarse de los activos de

la compañía y esconder la irregularidad pasando o haciendo pasar un crédito

indebido a las cuentas por cobrar. Del mismo modo, la persona que lleva los

auxiliares de cuentas por cobrar no debe estar en posición de registrar un

crédito falso a un cliente puesto que podría haber un acuerdo indebido entre

ellos. La revisión y autorización de las notas de crédito es mejor entonces

confiarla a personas en el departamento de contabilidad que no estén a cargo

de los auxiliares de cuentas por cobrar y que no tengan acceso ni al efectivo

que se recibe ni a la mercancía devuelta.

Pago de saldos acreedores

4.374 Se debe establecer como política que los créditos o saldos acreedores a favor

de clientes (generalmente por la expedición de notas de crédito), nunca sean

pagados en efectivo, pues, aunque existe la seguridad de que el crédito

procede, no existe la seguridad de que el cliente reciba dicho pago, situación

que se presta a que exista una sustracción de dinero por alguna de las partes.

4.375 Sin embargo si tal caso se presenta por no existir alternativa para compensar el

saldo acreedor con ventas futuras, se deberá requerir la autorización de un

funcionario independiente a las funciones de facturación, cobro, registro o

aprobación normal de las notas de crédito.

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Cancelaciones de cuentas

4.376 Las pérdidas por cuentas malas pueden deberse a varias causas, pero

cualesquiera que éstas sean, la administración debe conocer todas las

circunstancias que rodean estas pérdidas y debe hacer todos los esfuerzos

posibles para evitar su repetición. Las cuentas que se proponen para su

cancelación deben ser revisadas cuidadosamente por un funcionario de la

compañía que en cierto modo debe ser ajeno a la supervisión directa de los

créditos, y que la aprobación de las cancelaciones no debe ser una tarea

superficial. Por lo general el departamento de crédito o cobranzas da los

primeros pasos hacia la eliminación de una cuenta en los libros, pero la

cancelación no debe aprobarse solamente por la recomendación de dicho

departamento. El funcionario que aprueba el asiento cancelando las cuentas

malas debe asegurarse de que se han realizado todos los esfuerzos posibles

para cobrarlas. Su aprobación debe darse por escrito y el empleado que haga

el registro en el mayor general debe conocer el modo en que dicha aprobación

se efectúa para impedir la posibilidad de que se cancelen cuentas sin la

autorización debida.

Control de cuentas canceladas

4.377 Existe a menudo la posibilidad de cobrar una cuenta cancelada previamente,

dado que un departamento de crédito eficiente debe mantenerse informado por

un período de tiempo razonable sobre la situación de un cliente moroso con la

idea de efectuar el cobro de la cuenta si se presentase la oportunidad. Un

cliente cuya cuenta ha sido cancelada puede en el futuro reponerse de su

situación económica y a fin de recuperar su prestigio crediticio, liquidar su

deuda. La frecuencia con que se recobren los saldos cancelados previamente

puede variar según la cautela con que proceda la compañía al efectuar la

cancelación de las cuentas malas, pero la posibilidad de cobrar una cuenta

cancelada nunca debe dejar de considerarse.

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4.378 La continuación de las gestiones de cobro después de que una cuenta ha sido

cancelada, es responsabilidad fundamental del departamento de crédito y

cobranzas y la frecuencia con que dichas cuentas se recuperen nos dará un

índice de la eficiencia de dicho departamento en este sentido. El control sobre

los cobros de cuentas malas ayuda a establecer procedimientos que aseguran

que tales cobros son contabilizados rápidamente por la compañía. Mientras

una cuenta permanezca en los libros puede estar sujeta a más o menos

frecuente revisión por el departamento de contabilidad y por la administración,

así como también por el departamento de crédito. Sin embargo, el interés de

otras personas fuera del departamento de crédito por una cuenta, cesa

frecuentemente cuando la cuenta ha sido clasificada como incobrable y

cancelada en los libros. El hecho de que el cargo no aparezca en los libros

como un activo facilita el que indebidamente se puedan apropiar de los cobros

recibidos pero existe un método que, aplicado efectivamente, puede llevar a

descubrir irregularidades en este sentido.

El departamento de contabilidad debe mantener una lista de las cuentas

canceladas o bien, registrarlas al valor de un peso, e incluir algunos de esos

saldos en las circularizaciones periódicas de cuentas a cobrar efectuadas por el

departamento de auditoría interna, o por los contadores independientes.

Cuentas por cobrar en poder de abogados

4.379 En algunas compañías las cuentas atrasada y aún las ya canceladas se

entregan a sus abogados, quienes continúan los esfuerzos para cobrarlas. El

obtener información periódica y por escrito de los abogados sobre la posible

recuperación de las cuentas por cobrar es de gran ayuda para la administración,

ya que le proporcionará los elementos suficientes respecto a la situación de las

cuentas determinando y registrando, así una estimación razonable que

corresponde a aquellas cuentas cuya cobrabilidad sea dudosa. Con dicha

información también se podrá evaluar la eficiencia de sus abogados y

consecuentemente se les induce a tener presente esa cartera.

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Relaciones de clientes

4.380 Mensualmente se deberán preparar relaciones de las cuentas por cobrar a

clientes mostrando la antigüedad de saldos. Estas relaciones serán tomadas

directamente de los auxiliares, o bien podrán ser listados de computadora. En

ambos casos los totales de las relaciones deberán estar de acuerdo con el saldo

de la cuenta de control del mayor general. Las diferencias serán motivo de una

conciliación y pueden indicar la existencia de irregularidades, por lo que es

necesario que sean investigadas adecuada y oportunamente partidas en

conciliaciones.

Revisión de relaciones de clientes

4.381 Para ser efectiva, la revisión dela antigüedad de saldos de las cuentas por

cobrar a clientes debe ser hecha por alguien que no tome parte en el manejo o

registro de los cobros de caja. Si un empleado que tuviera acceso a los cobros

de caja, manipulará con los mismos, y realizará la función de revisar las

cuentas, de seguro estaría más interesado en esconder las irregularidades que

en descubrirlas. De igual manera, la revisión de relación de saldos por

antigüedad debe incluir, al menos selectivamente, la revisión de la relación para

asegurarse de la distribución correcta de los saldos dentro de los grupos de

antigüedad establecidos, al igual que las sumas horizontales y verticales para

asegurarse de que el saldo es efectivamente aquél que muestra la cuenta de

control del mayor general.

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Exceso de límite de crédito y cuentas atrasadas

4.382 El propósito de revisar los excesos a los límites de crédito, es con el fin de tomar

las medidas necesarias para actualizarlos. El actual proceso económico de

inflación requiere cada vez de créditos más amplios, situación que hace

necesario revisar los límites de crédito establecidos, a fin de tomar las medidas

necesarias para ampliarlos, si esta actualización no se hace, por inercia los

límites de crédito se quedan "chicos" dando origen a una debilidad en el control

interno establecido en el área y consecuentemente el propósito original se

desvirtúa.

5.383 Por lo que respecta a las cuentas atrasadas un adecuado seguimiento de las

operaciones indicarían los clientes problema que obviamente necesitarán una

mayor atención general en el futuro de las operaciones de la compañía, a través

de tomar medidas más drásticas tales como restricción de ventas, recuperación

del adeudo por medio de una redocumentación, etc.

Revisión del límite de crédito y cuentas atrasadas

4.384 La persona que revise el exceso en límites de crédito y las cuentas atrasadas

debe de ser un empleado con un nivel adecuado y que no tenga acceso o

realice funciones de ventas, cuentas por cobrar o de caja.

Lo anterior, es con la finalidad de evitar el cubrir errores u ocultar irregularidades

suprimiendo las gestiones de cobro y los avisos de atraso en el pago de los

clientes.

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