charla virtual estadares para la gestiÓn de...
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CHARLA VIRTUAL
ESTADARES PARA LA GESTIÓN DE
REGISTROS
Presentado por:
Oscar Almanzar
Unidades de aprendizaje • Recorrido por algunos de los elementos
indispensablespara la
gestión de registros desde la
visión de los estándares
internacionales
Contenido del curso • Registros y su importancia • El ecosistema de los registros
• Nuevos elementos y
necesidades • De los objetosy los datos • Normas, especificaciones e informes técnicos
Documentos vs. registros
What is a record? "Records" is an English word
that is difficult to translate to
other languages. Even in English it is used in different
contexts with different meanings. An easy explanation:
1.Record = information 2.Not all information is a record:
information created, received and
maintained as evidence and as an asset by
an organization or person
3.When does an organization create
records? In pursuit of legal obligations or
in the transaction of business
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Nuevos elementos, clientes nuevos, nuevas necesidades • Mayor evolución técnica de la creación, distribución y almacenamiento de información en papel o en formato electrónico, y la transformación de los procesos
de negocio de actividades controladas basadas en a procesos electrónicos no
controlados.
• Convergencia de los medios de comunicación en objetos de información multimedia,
por lo que la creación, la producción, organización, difusión y almacenamiento de
objetos de información más complejos,
• Aumento de las iniciativas de educación a distancia y la evolución de entrenamiento
que por computadora, desarrollos que requieren nuevos estándares y desafían a los
mecanismos de distribución.
• La creciente dependencia de, e intersección, con estándares web • Necesidad de guías tipo mejores prácticas en lugar de normas formales donde los
medios son nuevos y los estándares aún no han sido desarrollados.
Nuevos elementos: registro electrónico • El contenido está consignado sobreun soporteal queno se puede
acceder directamente (relación soporte y contenido) • El contenido está representado porsignos(códigosbinarios)quedeben
ser de-codificadosmedianteun programa informático queconviertela
expresión en codificación informática a lenguajenatural(dependencia
software) • Separación entre entidad física y entidad lógica (reconstrucción durante
visualización) • Compuestos • Distribuidos vs encapsulados • Dinámicos vs estáticos
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No solo conservar objetos o datos
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CLASIFICACIÓN DE NORMAS
§ Normas Internacionales (IS), § Informes Técnicos (TR - Technical Report), § EspecificacionesTécnicas (TS - Technical Specification),
§ EspecificacionesDisponiblesal Público(PAS - Publicly
AvailableSpecification)
§ Guías (elaboradas por el Comité de Políticas) § Acuerdos Internacionales obtenidos en Talleres de Trabajo
(IWA -International Workshop Agreement).
FUNCIONAMIENTO
§ Los estándares son desarrollados por los comités técnicos de ISO (TC) y
subcomités(SC). § Los TC y SC pueden establecer grupos de trabajo (WG) de expertos
para la preparacióndeborradoresdetrabajo. § Los Subcomités pueden tener varios grupos de trabajo, los cuales a su
vez pueden tener varios Subgrupos (SG).
§ En Colombia el Sistema Colombiano deCalidadestableceun organismo denormalización (ICONTEC)para establecero adoptar
estándares.A su vez delega la tarea en ComitésTécnicosy Gruposde
trabajo.
ISO/TC 46 Information and
documentation
Standardization of practices relating to libraries, documentation and
information centres, publishing, archives, records management,
museum documentation, indexing and abstracting services, and
information science.
ISO/TC 46 Information and documentation
Subcommittee/Working Group Title ISO/TC 46/MA (TF ISO 3166
Task Force ISO 3166-2
ISO/TC 46/MA (Voting Memb ISO 3166 Maintenance Agency (Voting members) ISO/TC 46/MA
ISO/TC 46/WG 2
ISO/TC 46/WG 3
ISO/TC 46/WG 4
ISO/TC 46/WG 7
ISO/TC 46/SC 4
ISO/TC 46/SC 8
ISO/TC 46/SC 9
ISO/TC 46/SC 10
ISO/TC 46/SC 11
ISO 3166 Maintenance Agency Coding of country names and related entities
Conversion of written languages
Terminology of information and documentation
Presentation of periodicals
Technical interoperability Quality - Statistics and performance evaluation
Identification and description
Requirements for document storage and conditions for
preservation
Archives/records management
ISO/TC 46/SC 11 Archives/records management Subcommittee/Working Group Title
ISO/TC 46/SC 11/WG 1
ISO/TC 46/SC 11/WG 7
ISO/TC 46/SC 11/WG 8
ISO/TC 46/SC 11/WG 10
ISO/TC 46/SC 11/WG 14
ISO/TC 46/SC 11/WG 15
ISO/TC 46/SC 11/WG 16
ISO/TC 46/SC 11/WG 17
Metadata JWG on Digital records preservation
Managementsystems for records
Implementation Guidelines for the disposition of records Records requirements in enterprise Architecture Appraisal for Managing Records
Systems design for records
Records in the cloud
Joint working groups under the responsibility of another committee:
SO/TC 42/JWG 26
WG: Imaging system capability qualification for archival recording and approval
ISO/TC 171/SC 2/WG 5
WG: Document management applications - Application issues - PDF/A
17
18
ISO/TC 171 Document
management
applications
ISO/TC 171/SC 1
Quality,
preservation and integrity of information
§ Control processes § Quality of input and output § Production control, statisticalevaluations § Physical aspectsof storage and
preservation (short and long term)
§ Operating equipment § Evaluation of characteristics of use
§ Qualification of processes
§ Terminology ¿ Vocabulary
§ Integrity of information
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ISO 15489-1:2016 defines the concepts and principles from which approaches to the creation, capture and management of records are developed. This part of ISO 15489 describes concepts and principles relating
to the following:
a) records, metadata for records and records systems; b) policies, assigned responsibilities, monitoring and training supporting the
effective management of records;
c) recurrent analysis of business context and the identification of records
requirements;
d) records controls; e) processes for creating, capturing and managing records. ISO 15489-1:2016 applies to the creation, capture and management of
records regardless of structure or form, in all types of business and
technological environments, over time.
ISO/IEC JTC 001 "Information
technology"
LasTecnologías de la Información y lasComunicaciones (TIC) se extienden por todos los sectores de la economía global moderna : ninguna industria puede
prescindir de las TIC.
ISO e IEC crearon conjuntamente su primer comité técnico conjunto (JTC 1) para
evitar la duplicación de esfuerzos y garantizar la interoperabilidad de las normas
relacionadas con las tecnologías de la información.
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ISO/TC 20 - Aircraft and space vehicles ISO 14721:2012 Space data
and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model
ISO 16363:2012 Space data and information
transfer systems -- Audit and
certification of trustworthy
digital repositories
ISO 16919:2014 Space data and information
transfer systems -- Requirements for bodies
providing audit and certification of candidate
trustworthy digital repositories
An OAIS is an archive, consisting of an organization, which may be part of a larger organization, of people
and systems that has accepted the responsibility to
preserve information and make it available for a designated community.
Defines a recommended practice for assessing the
trustworthiness of digital repositories. It is applicable
to the entire range of digital repositories. ISO 16363:2012 can be used as a basis for certification.
specifies requirements for bodies providing
audit and certification of digital repositories, based on the metrics contained within ISO/IEC
17021 and CCSDS 652.0-M-1/ISO 16363. It is primarily intended to support the accreditation
of bodies providing such certification.
Fuentes consultadas
• http://www.iso.org • http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/eu/processimpacts/home • https://www.ricoh.com/release/2012/0612_1.html • http://services.ricoh.com/knowledge-center/whitepapers-case-studies/
• Gómez, Alejandro (2009). La conservación a largo plazo de documentos electrónicos. En Arch-e: Revista Andaluza de Archivos, No. 1 Mayo de 2009.
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Evaluación de
la conformidad
Educación Metrología
(Colombia)
Elaboración de normas (NTC), guías (GTC),
reglamentos y referenciales.
Certificación sistema.
Certificación producto.
Inspección.
Evaluación para el cambio climático.
Acreditación en Salud.
Cursos abiertos.
Cursos empresariales.
Convenios.
Dimensional.
Presión.
Temperatura.
Balanzas.
Volumetría.
Biomédica.
Venta de normas y publicaciones.
Afiliaciones.
Elaboración de fichas técnicas.
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Barranquilla Carrera 57 No 70 - 89 (5) 361 54 00 - (5) 361 54 99 Roger de Jesús Caballero [email protected]
Cartagena Bocagrande Carrera 4 No. 5 A - 17 Piso 2 (5) 692 51 15 - 313 887 20 29 Maryory Cano [email protected]
Santa Marta Calle 4B No 21A 15 3615400 ext. 5312 - 313 887 20 32 Balmore Constante [email protected]
Montería Carrera 6 Nro. 62-50 Plaza de la castellana local 204 (4)7852097 - 310 216 2537 Liliana Villadiego [email protected]
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Medellín Calle 5 A No 39 - 90 (4) 319 80 20 - (4) 314 03 78 Laura Correa [email protected]
Claudia Guisao [email protected]
Manizales Calle 20 No. 22-27 Edificio Cumanday Oficina 806 (576) 884 51 72 - 880 82 89 - 313 887 20 26 Yurley Ocampo [email protected]
Armenia Carrera 14 No. 23 – 15 Piso 2 Camara de Comercio (6) 741 14 23 Dora Liliana Gil [email protected]
Pereira Cra. 17 No. 5 - 57 Local 2 Edifício Montecanelo (6) 331 7154 Victor Hugo Garcia [email protected]
SEDE DIRECCION TELEFONO RESPONSABLE CORREO
Bolivia
Avenida Javier Del Granado No 100 Esquina Calle A Lomas del Sur – Achumani La Paz – Bolivia
(591) ) 2 2711950. Ximena Peralta [email protected] [email protected]
Brasil N/A (55) 11 3280 4556 - (55) 11 976543999 Dejoces castro [email protected]; [email protected]
Costa Rica San Rafael de la Escuela de Guachipelin 50 Norte, Condominio Rocafort No. 6, Escazu
Cel. 506-71063806 - ext. 8233 Colombia Alix Moya [email protected]
Chile Augusto Leguia No. 100, Oficina 306 Piso Las Condes - Santiago de Chile
(562) 233 34 24 ext 8135 Colombia Paula Andrea Jara Ramírez [email protected] [email protected]
Ecuador Avenida de los Shyris No.36-46 Quito – Ecuador (593 2) 2924 223 ext 8138 Colombia
Sebastián Ochoa [email protected] [email protected]
El Salvador Boulevard Sur, Urbanización Santa Elena Edificio Eben Ezer, Antiguo Cuscatlán
(503) 22895709 / 22891929 Ext.8234 Colombia
Patricia Figueroa [email protected] [email protected]
Guatemala Avenida Reforma 7-62 zona 9, Edificio Aristos Reforma, Nivel 6, Oficina 609
Ofc. (502) 2362-9145- (502)- 2331-1919 ext 8236 Colombia
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Honduras Centro Corporativo Orion Colonia Lomas del Mayab 1/2 cuadra del Mall Multiplaza Segundo Nivel No 201 Tegucigalpa - Honduras
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Nicaragua N/A Cel. 506-71063806 - ext. 8233 Colombia Alix Moya [email protected] [email protected]
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