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LAS FUNCIONES y RESPONSABILIDADES DEL DIRECTOR FINANCIERO EN UNA PYME

Francisco Coloma: CFO, role and responsabilities in a SME

CFO, ROLE AND RESPONSABILITIES IN A SME

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1-PASADO, PRESENTE Y FUTURO 2-OBJETIVO MAXIMO DEL CFO 3-PERFIL DE UN CFO 4-FUNCIONES DEL CFO CONCLUSIONES


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PASADO: Bean-counter: cont. transacciones, cobrar, pagar, preparar estados financieros, obligaciones fiscales, tareas administrativas meramente burocráticas pero imprescindibles para la empresa. No aportan mucho valor al CEO y a la empresa

Papel reactivo (no proactivo)

PRESENTE: Además de estas funciones y responsabilidades: El CFO debe de entender el negocio en las distintas perspectivas

(comercial, producción, logística, RRHH, financiera…), deberá de facilitar al CEO informes globales para la toma de decisiones

El CFO debe de ser partícipe de la Estrategia de la empresa, conocer la visión y misión, identificar y evaluar los posibles riesgos y oportunidades de negocio

El CFO debe de estar orientado siempre al futuro, visualizar el futuro, planificar, presupuestar (budget, proyecciones tesorería, financieras, nuevas inversiones, etc.)


1-PASADO, PRESENTE Y FUTURO

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¿Por qué este cambio?: 1-Avances tecnológicos, ERP, excel… 2-Entorno VUCA (Volatility, Uncertaintly, Complexity, Ambiguity),

el CFO debe de aportar su visión financiera y global en la ayuda al CEO en la toma de decisiones.

3-El CFO hoy están mayor preparados, cursos, MBA…puede aportar su Know-how al negocio.

FUTURO: Deberá de tomar mayor protagonismo ayudando al CEO y a la empresa en la tomade decisiones y en el establecimiento del plan estratégico


1-PASADO, PRESENTE Y FUTURO

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ANTES: Era cumplir con los trámites contables y administrativos.

HOY: Mirar a más largo plazo, continuidad en el tiempo, maximizar el rendimiento, en definitiva MAXIMIZAR EL VALOR DE LA EMPRESA

WHATSAPP es gratis? Creado por Jan Coronado, ex directivo Yahoo y su exjefe de ingeniería. Tiene hoy en día 100 millones usuarios, y + de 1.000 millones

mensajes al día (agosto pasado) Sólo ingresa los 0.79.-€ que cobra por bajarse la aplicación en los

iphone. (ridículo) Sus inversores, Sequoia capital invirtieron 8 Millones $ El secreto es el valor que tendrá esta compañía cuando se ponga en

venta (ya tienen interés operadores telefónicos, google, facebook…)


2-OBJETIVO MAXIMO DEL CFO

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Licenciado o formación superior, preferiblemente rama empresa. Experiencia mínima 5 años, en auditorias o en contabilidad. Preferible algún postgrado en Finanzas (MBA) Políticamente correcto. Es clave tener habilidades directivas, mano izquierda para gestionar no

sólo al personal de su departamento, sino con el resto de responsables de área, y principalmente con el CEO y Consejo Administración (CA)

Debe de ser persona muy confidencial, ya que maneja información que no siempre debe de compartir con el resto de plantilla.

Comunicativo, para hablar con todos los responsables de todos los departamentos y con agentes externos. Flexible, abierto a los cambios, openmind, analítico, organizado y metódico. Etc.


3-PERFIL DE UN CFO

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Es muy difícil enumerar todas las tareas que llega a desempeñar un CFO, dependerá del tipo de empresa, de su dimensión, necesidades..etc. Voy a detallar según mi experiencia las que considero más relevantes

Para mi son GESTIONES o herramientas de Gestión que utilizo, así las llamo (mi POV) Las más relevantes son, y no precisamente en este orden: 5.1-Gestion Circulante 5.2-Gestion presupuestaria 5.3-Gestion del riesgo 5.4-Gestion contable 5.5-Gestion financiera 5.6-Gestio del personal (RRHH) 5.7-Gestion tributaria y fiscal 5.8-Gestión con terceros 5.9-Gestion procedimental 5.10-Gestión analítica o de costes 5.11-Gestion inmovilizado 5.12-Gestion financiación y banca


5-FUNCIONES y RESPONSABILIDADES DEL CFO

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El CFO debera de controlar, gestionar, planificar, prever…todo el corto plazo, el circulante en nuestra empresa:

credit management o gestión clientes (formas , plazos cobros, política facturación,

riesgo clientes, impagos, seguim. cobros…) Gestión proveedores o política pagos (formas de pagos, plazos pagos, dias

pago…) tesorería (quincenal,mes, trimestral, anual) plazos existencias NOF, PMM Procesos


5.1-Gestion Circulante

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La gestión desde el p.v. financiero del negocio se resumen en una planificación anticipada de las necesidades de recursos del negocio, para poder negociar con el tiempo suficiente. Por eso es tan importante conocer las NOF y el PMM.

Las NOF son las inversiones netas necesarias en las operaciones corrientes que realiza la empresa, una vez deducida la financiación espontánea generada por las propias operaciones (activo=inversión).

PMM: Es el número de días que tienen que transcurrir para recuperar una unidad monetaria invertida en el ciclo operativo de la empresa (compra-fabricación-venta-cobro). Esta segunda definición nos permite ver más claramente la relación entre las NOF y el periodo de maduración.

PMM=Pl. medio existencias+pl. medio cobro-pl. medio pago. (empresa comercial)


5.1-Gestion Circulante: NOF, PMM

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Como conclusión el CFO deberá de dominar, ya que es su responsabilidad, el control de las NOF, ya que:

1º-Se deberá de conocer cuáles son las necesidades operativas de la empresa en cada momento.

2º-una vez conocidas esas necesidades, estableceremos los planes para conseguirlas. 3º-Analizaremos dónde pueden estar las mejoras para la optimización de las NOF, en

qué áreas se deberá de atacar: comercial, reduciendo plazos de cobros, compras, en plazos de pagos…etc.

4º-No olvidar que las NOF varían día a día, en función de nuestro volumen de ventas y de nuestras políticas de ventas (pl. cobro, ) de compras (p.pago) aprovisionamientos (pl. existencias),etc., deberemos de controlarlo y vigilarlo. Es recomendable un Excel donde todos los meses controlemos esto. (aconsejo ponerlo en el CMI).

5º-Obviamente de todo esto debe de estar informado puntualmente el CEO, así como de las medidas para optimizar el PMM o búsqueda de financiación si es el caso de que tengamos necesidades de tesorería, consensuar y aprobar por parte del CEO. El CFO y el CEO deben de caminar siempre juntos dentro de la estrategia general de la empresa.


5.1-Gestion Circulante: NOF. Conclusiones

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Una de las principales funciones del CFO es la planificación y la previsión. Para ello las herramientas que se suelen utilizar son:

Presupuesto. Rolling budget Control Presupuestario procesos


5.2-Gestion presupuestaria

12Francisco Coloma: CFO, role and responsabilities in a SME

5.2-Gestion presupuestariaPresupuesto. Rolling budget. Ejemplo


5.2-Gestion presupuestaria. Control Presupuestario

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Otra de las funciones del CFO es cubrir todos los riesgos que exista en la empresa, cubriremos nuestro inmovilizado, clientes, existencias, trabajadores, etc.

Los principales seguros que un CFO suele contratar son el de Responsabilidad Civil, el de actividades empresariales, el de trabajadores (Obligado por ley), y el del crédito de nuestros clientes (para paliar pérdidas por impagos)

Seguro de actividades empresariales, cubre inmovilizado, mercancías, los riesgos que cubre son los derivados por incendio, explosión, caída rayo, acción del agua,,etc.

Seguro Responsabilidad Civil, cubre sobretodo los daños Civiles que provoquemos con nuestra empresa en el desarrollo de la actividad mercantil o profesional a un tercero (Responsabilidad Civil Básica o de Explotación, R. Civil por Accidente de Trabajo -para la Patronal-,R. Civil de Productos, Defensa Jurídica, principalmente)

Seguro o cobertura de crédito de clientes. Seguro a los trabajadores (obligado por ley) Otros seguros: limitación responsabilidades a

los administradores, vehículos…etc.


5.3-Gestion del riesgo

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Otra función del CFO es la de ejecutar, controlar, dirigir los procesos contables. Sus tareas en este campo dependerá de la dimensión de la empresa, pero básicamente son:

Ventas/facturación/cobros/conciliaciones Compras/proveedores/pagos/conciliaciones stock-proceso inmovilizado/control inmov/procesos amortizaciones/proceso Contabilización caja y bancos. Conciliaciones Otros gastos: nominas, reparaciones y conservación, g. viajes,etc Elaboración estados financieros e interpretación a tiempo y confiables Cierres: Regularización grupos 6 y 7, conciliaciones caja, bancos, clientes,

proveedores…etc., diferencias moneda extranjera, variación existencias, control y amortizaciones inmovilizado, periodificaciones, reclasificaciones saldos corto y largo plazo, provisiones impagos y existencias, liquidación Imp. Sdades., conciliaciones cuentas hacienda y Seg.social, etc.

Cuentas anuales (balance, resultados, estado cambios patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria)


5.4-Gestion contable

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5.5.1-Cuadro Mando 5.5.2-Estado Origen Aplicación Fondos (EOAF) 5.5.3-Forecast/Proyección 5.5.4-Evaluar nuevas inversiones, viabilidad nuevas líneas de producción,

o de cambios de estrategia 5.5.5.Diagnóstico Economico Financiero.

5.5.5.1.Comparativo entre varios ejercicios. 5.5.5.2.Comparativo entre empresas de la competencia


5.5-Gestion financiera

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Es fundamental diseñar un CMI que ayude al CEO en la toma de decisiones. El éxito de un CMI está fundamentado en que se cumplan 2 objetivos: 1º-se consensuen una serie de indicadores. El CEO deberá de tener claro qué info precisa que el

CFO lo elabore en unos tiempos convenidos. 2º-El CMI se utilizará como una herramienta de gestión estratégica clave de la empresa. (no es

para medir sino para gestionar), comunicar e integrar a toda la organización en torno a la planificación financiera.

El CMI analiza las 4 perspectivas de la empresa: Financiera, clientes o Comercial, Procesos internos clave o críticos (p.e. operaciones y producción), y formación y crecimiento (organización, habilidades, personal.)

Así pues para que el CMI sea útil y válido para la toma de decisiones: 1º-Deberá de tener toda la organización claro cuál es la visión y estrategia de la empresa 2º-Comunicar esta estrategia a todos, y en casos vincular recompensas a indicadores

estratégicos. 3º-Se deberá de formar a los empleados, y también deberemos de revisar la estrategia de

nuestra empresa de manera regular. 4º-Deberemos de generar un sistema que nos permita planificar y medir la consecución de

objetivos y los presupuestos principalmente. 5º-No hay un CMI único. Cada empresa lo elaborará según

sus necesidades o factores clave de gestión en su empresa,

obviamente cada empresa tendrá unos factores claves diferentes.


5.5.1-Gestion financiera: Cuadro de Mando

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Otra herramienta o gestión que a mi personalmente me gusta controlar es el Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF).

Las preguntas del directivo en un CA: ¿dónde está el dinero que dicen los resultados?, ¿cuáles han sido nuestras inversiones este año y cómo las hemos financiado?

Esta herramienta nos contestará a estas preguntas. El EOAF tiene como objetivo mostrar qué se ha hecho en la empresa en un periodo

determinado y cómo se ha financiado: en qué hemos invertido (activo) y cómo lo hemos financiado (pasivo)

¿Qué se ha hecho? -aplicaciones de fondos, ejemplos: adquisición maquinaria, aumento saldo clientes, aumento existencias, pago préstamos….etc.

¿Cómo se financió? - Orígenes de fondos, ejemplos: venta inmovilizado, disminución saldo clientes, ampliación capital, nuevo préstamo, etc.


5.5.2- Gestión financiera: EOAF

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FGO: Fondos Generados por las Operaciones: suma entre

el beneficio neto y las partidas que no han supuesto un

movimiento de fondos en contabilidad, por ejemplo:

amortizaciones, provisiones o periodificaciones.

CGO:añadir y suprimir otros movimientos que no suponen

caja, como por ejemplo las ventas todavía no cobradas,

los gastos aún no pagados o las existencias que están

en almacén, que no han sido vendidas y que por lo tanto

no suponen movimientos de caja (aunque pronto se vaya

a producir).

La mejor manera para entender todo esto es con un

ejemplo.

Tenemos la sgte. PyG y balance:


5.5.2- Gestión financiera: EOAF.FGO, CGO

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Calculamos los FGO:

Para el cálculo de la CGO, tenemos en cuenta lo que no

supone caja:

La CGO sería:

La 1ª respuesta al accionista es que realmente tenemos una caja negativa de -91, con lo que no debemos de repartir dividendos.


5.5.2- Gestión financiera: EOAF.FGO, CGO

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INTERPRETACIÓN DEL EOAF: ¿Qué ha ocurrido en el año 1?

Los FGO han sido: FGO = BN + Amortizaciones + Provisiones = 36 + 60 + 20 = 116 u.m. CGO = FGO +/- Variación de las NOF = 116 -207 = -91 O sea tenemos unos bºs de 36 y una CGO de -91 ?¿ Esa diferencia se explica en que generamos unos fondos de 116um, pero aún no

hemos trasladado a Caja 207 (NOF), lo que nos da que no debemos repartir dividendos, es más hemos tenido que cubrir ese déficit de caja(-91) con préstamos corto, descuento o póliza.


5.5.2- Gestión financiera: EOAF. Ejemplo.


5.5.2- Gestión financiera: EOAF.Calculo Ejemplo. La segunda pregunta: ¿cuáles han sido nuestras inversiones este año y cómo las hemos

financiado?

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Como conclusión podemos decir que desde el punto de vista estructural la inversión en inmovilizado se ha financiado con recursos a largo. La operativa de la empresa ha generado una CGO negativa que ha sido financiada con deuda a corto, probablemente mediante descuento comercial o líneas de crédito.


5.5.2- Gestión financiera: EOAF. Ejemplo. Conclusiones

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Otra herramienta muy práctica es realizar una proyección financiera en un momento determinado del ejercicio para ver cómo acabaríamos el año si seguimos como hasta ahora, es muy interesante y nos da una visión estratégica que nos va a ayudar en la toma de decisiones en el corto plazo.


5.5.3-Forecast/Proyección

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Otras gestiones que el CFO deberá de realizar es la de evaluar nuevas inversiones, adquisición de nuevas máquinas, etc. Utilizamos las herramientas de la VAN y la TIR, que dada su complejidad y extensión no vamos a analizar en esta charla.


5.5.4-Evaluar nuevas inversiones, viabilidad nuevas líneas de producción, o de cambios de estrategia

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Otra herramienta útil que deberá de realizar el CFO es el de hacer un Diagnóstico Económico y Financiero de nuestra empresa.

Analizaremos una serie de indicadores y los compararemos con ejercicios precedentes para ver su evolución, y también realizaremos ese mismo analisis de nuestra competencia, ello nos dará una información muy valiosa para ver la marcha de nuestra empresa y tomar decisiones estratégicas.

Algunos indicadores que analizaremos son: PMM, evolución de las NOF, evolución nivel endeudamiento, liquidez, solvencia, PM o UR, la rentabilidad económica (ROI) y la rent. Financiera (ROE).

También realizaremos un análisis de sensibilidad, donde analizaremos lo sensible que es nuestra empresa ante cambios en nuestras ventas, MB, gastos fijos,etc.

Estos análisis se deberá de realizar al menos 1 vez al año, al final delejercicio.


5.5.5 -Diagnóstico Económico Financiero


5.6-Gestion del personal (RRHH)

Otra responsabilidad que en muchos casos asume el CFO (no siempre, dependerá de la dimensión de la empresa, es la gestión de los RRHH, normalmente asesorado externamente). Deberá de tener conocimiento de:

Los tipos de contratos según legislación laboral vigente. Política retributiva y política de incentivos (según decisión del CEO) selección, formación y desarrollo de sus equipos gestión RRHH, en general, ya que suele ser la cabeza visible para la plantilla en

cuanto surja cualquier problema de índole laboral (baja, ausencia, errores en las nóminas, etc.)

Etc.

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Los requisitos de un CFO en cuanto a la gestión tributaria, será la de estar actualizado en cuanto a normativa fiscal que pueda atañar a la empresa, cumplir con las obligaciones fiscales, e intentar optimizar este cumplimiento con las necesidades de la empresa, intentando en todo momento pagar el menor importe posible al fisco dentro de la legalidad.

Para ello es bueno aparte de estar actualizado, hacer proyecciones sobretodo en el caso del impuesto de sociedades a pagar.

Conocer todas las posibles deducciones en el IS ayuda a optimizar el pagar menos impuestos.

Principales obligaciones tributarias en una PYME son:IVA, IRPF, IAE, IBI, ITPyAJD.


5.7-Gestion tributaria y fiscal

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En una empresa existen muchos interlocutores con los que hay que tratar aparte de clientes, y proveedores. Están los auditores, banca, asesores externos, consultores, informáticos, abogados, etc,etc.

Pero quizás la gestión más exigente sea con los abogados, auditores, asesores, que requiere preparación y tiempo.


5.8-Gestión con terceros

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Una labor importante que debe de ser dirigida, revisada, controlada y actualizada es la de procedimentar todos los procesos o gestiones que están baja la tutela del CFO.

Aconsejo crear un documento en un archivo Word (M.I.A) donde se reflejan los pasos de cada gestión de la manera más detallada, esto sirve para:

1º-En caso de que alguna persona responsable de alguna gestión cause baja en la empresa, sus tareas pueden ser fácilmente asumidas por una nueva, ayudadas por dicho manual, y por el CFO

2º-El hecho de escribir estos procesos da lugar a reflexiones, debates que a la postre redundan en una mejora constante de los procesos.

3º-Estos procesos deben de ser revisadosanualmente, con lo que dará base asu mejora continua.


5.9-Gestion procedimental departamento financiero

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En empresas industriales es habitual crear junto al Director de producción un control de costes. La herramienta Excel puede ser útil para esta gestión.

En empresas industriales de mayor dimensión es más usual llevar una contabilidad analítica, pero en la PYME no es nada habitual. Al menos escandallar

Aconsejo en caso de implantarlo el método de los centros de coste.


5.10-Gestión analítica o de costes

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Controlar todo nuestro inmovilizado es otra responsabilidad o función del CFO Yo utilizo un Excel, ejemplo:

En cada bien hay que poner una etiqueta con su ref. Cuando se dé de baja controlarlo. Es complejo, pero bien llevado resulta muy útil Es necesario mucha comunicación sobretodo entre Producción y el CFO para tener

actualizada esta información


5.11-Gestion inmovilizado


5.12-Gestion financiación y banca

Esta es una de las gestiones más importantes para el CFO. Normalmente la principal fuente de financiación para las empresas (hasta hace poco

al menos) es la banca, y llevar una buena gestión con ellos es transcendental. Aquí es muy importante tener verdaderas habilidades directivas o tener mucha

“mano izquierda”. Mi lema siempre ha sido tener las puertas abiertas de la empresa a cualquier gerente

de banca, nunca decir que no a una posible visita (cuando visitaban en busca de negocio, antes), siempre receptivo y abierto, por que tal vez hoy no necesitemos sus servicio, o puede que los tengamos cubiertos, pero mañana…tal vez….

El principal objetivo de una buena gestión bancaria es: 1º-Cubrir nuestras necesidades a corto y largo plazo al menor coste posible y

mejores condiciones de devolución (negociación)

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Aparte de estas habilidades o consejos ante la banca, yo utilizo algunas herramientas de control como por ejemplo:

1º-Ficha individual de cada banco con nuestro riesgo con ellos y las condiciones 2º-Ficha resumen de todo nuestro pool bancario y condiciones. Cuadro general de

endeudamiento 3º-Relación banca-empresa, para conocer qué rentabilidad saca cada banco de

nosotros, o cuál es nuestro coste con ese banco 4º-Mapa estratégico bancario


5.12-Gestion financiación y banca


5.12-Gestion financiación y banca: Relación banca-empresa


5.12-Gestion financiación y banca: Mapa estratégico

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Balance consolidado Auditorias Preparar Juntas accionistas Participar en la politica de desarrollo de la estrategia de la empresa Participar en los CA y en los comités de dirección Establecer mi propia estrategia financiera de mi departamento. Planes de reducción de gastos en la empresa, Etc…..


5.13-Otras gestiones

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Un CFO es una pieza clave en la empresa:

Gestiona, analiza, negocia, debe de aportar mucho sentido comun, mano izquierda, habilidades de comunicacion….


CONCLUSIONES


GRACIAS por la atencion y hora de …….

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