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OUTLOOK Y EL CORREO ELECTRÓNICO
Profa. Maritza Maldonado
Reflexión…
Siempre…Siempre es más valioso tener el
respeto que la admiración de las personas.
Rousseau
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Objetivos
Al finalizar el taller usted podrá: Comunicarse por
correo electrónico de forma efectiva.
Crear y enviar mensajes electrónicos correctamente.
Recibir y responder a un mensaje eficientemente.
Reenviar mensajes de forma correcta.
Crear contactos y libretas de direcciones de forma organizada y eficiente.
Enviar un mensaje con un archivo adjunto con exactitud.
Adoptar buenas prácticas de correo electrónico.
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Introducción al Correo Electrónico
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Conocido como el e-mail, es una herramienta de nueva tecnología más utilizadas en la oficina
Agiliza la comunicación entre empresas Intercambia mensajes con personas en
todo el mundo Medio de comunicación rápido Es de fácil manejo Es económico
El Correo Electrónico…cont.5
Comunicarse de modo conveniente y eficiente
Enviar imágenes y sonido así como información de texto
Comunicarse con varias personas al mismo tiempo
El Correo Electrónico…cont.6
Asegurarse de la entrega de la información
Enviar y recibir correspondencia desde un lugar remoto
Organizar un registro de sus comunicaciones
La Dirección de E-mail7
Indica la localización de una persona mediante los medios de la Internet.
La dirección no puede contener espacios. Las direcciones de correo electrónico
consta de tres partes: Nombre del usuario Signo de arroba @ Proveedor de servicio o provedor de correo
electrónico. Por ejemplo: Yahoo.com, gmail.com, prtc.net, onelink.com,
liberty.com, etc.
Ejemplo de Dirección de Correo Electrónico
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Nombre del Usuario de correo
Símbolo de conección al proveedor o caracteriza a la dirección.
Provedor de servicio de correo electrónico o dominio
Alternativas que provee el E-mail
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Responder a un mensaje (reply) donde contesta a la persona o personas que se les envió el mensaje
Pasar un mensaje a otra persona (forward) Eliminar o borrar el mensaje (delete) Guardar o grabar un mensaje para
referencia o archivo (save) Imprimir el mensaje para tenerlo en papel
o utilizarlo (print)
Alternativas que provee el E-mail…cont.
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Libreta de Direcciones de Correo Electrónico Almacena los nombres y direcciones de las
personas a quienes envía mensajes de correo con frecuencia.
Disminuye los errores y hace que el uso de correo sea más rápido y conveniente.
Buenas Prácticas de Cortesía al Usar el Correo Electrónico
1. Siempre sea educado y escriba con buena ortografía y gramática.
2. Nunca abra mensajes de correos electrónicos a menos que conozca el destinatario.
3. Antes de enviar un mensaje, considere su contenido y la privacidad de la persona que se lo envió.
4. Evite los emoticonos en correspondencia formal y de trabajo, mas si puede hacer uso de ellos en correspondencia personal. :-)
5. Cuando termine de leer correos electrónicos, es muy conveniente borrar todos los mensajes que no necesitará.
6. Evite el uso de letras mayúsculas.
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Buenas Prácticas …continuación
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7. Evite las cadenas de mensajes pues no son apropiadas para la empresa.
8. Coteje su mensaje antes de enviarlo y corrija los errores.
9. Dé tiempo razonable para que el mismo sea leído.
10. No imprima todo lo que recibe. Recuerde conservar el planeta.
11. No utilice el correo electrónico para uso personal en la oficina.
Emoticonos conocidos13
:) sonriente ;) guiño :( triste :-D persona riendo =-o sorprendido :-\ indeciso 8-) emocionado
Iniciando Outlook 200714
Outlook Es un programa de administración de la
información personal y del tiempo para el Asistente Administrativa en la oficina moderna.
Incluye unos componentes que trabajan en conjunto: Correo (Mail) Contactos (Contacts) Calendario (Calendar) Tareas (Task) Notes (Notas) Diario (Journal)
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Entrada al Programa de Outlook
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Nuevo Mensaje en Outlook (New)
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A quién se dirigeel mensaje
Asunto
Cuerpo del mensaje
Administrar Carpetas de CorreoElectrónico en Outlook18
Los programas contienen las siguientes carpetas predeterminadas: Inbox – bandeja de entrada Sent Items- elementos enviados Outbox- Bandeja de salida Delete Items – elementos eliminados o
“Trash” basura Junk-e-mail o Spam – correo electrónico no
deseado o correo basuraVeámos en el próximo “slide”
Carpetas de Correo19
Carpetas de archivos
Encabezados de mensajes en la bandeja de entrada (Inbox)
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Carpetasde correo
Mensajesrecibidos
Lectura Mensaje
Recibir y responder mensajes (Reply)
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Responder mensaje
Enviar mensaje con un archivo adjunto
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Cuando escribimos un mensaje para enviarlo a alguien, se puede adjuntar un archivo, foto, imagen, entre otras cosas.
También existen opciones de mensajes para afectar en la forma en que se entregan los mensajes. Por ejemplo: Asignar nivel de importancia Puede solicitar evidencia de envio y su
recibo Puede incluir su firma electrónica
Enviar mensaje desde Outlook con un anejo (Send)
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Anejar un documento
Eliminar mensajes (Delete)24
Es importante borrar aquellos mensajes que no son necesarios para evitar acumular mensajes en el servidor.
No imprima todo lo que recibe, excepto para aquellos casos que sea necesario
para evidencia.
Recuerde conservar el planeta
Organizar el Correo Electrónico Se puede aprovechar las múltiples
características para organizar la correspondencia, por ejemplo por color, vista o carpetas.
La carpeta Inbox es aquella donde se recibe todos los mensajes de correo, a menos que se disponga de otro modo.
Por ejemplo: la regla puede ser que ciertos correos vayan a una carpeta directamente por un proyecto en específico.
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Organizar los Contactos
Los contactos (contacts) le permite administrar toda la información de sus contactos personales y de negocios.
Cuando se crea un contacto para la persona que desea comunicarse, almacena la información general en la carpeta de contactos.
Una vez creado el contacto, puede utilizar las características de contacts para realizar tareas como: dirigir una carta, hacer una llamada, enviar un fax, o enviar un mensaje de correo.
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Organizar los Contactos
Se puede organizar, agrupar o filtrar los contactos de acuerdo a cualquier campo.
Se puede crear una lista de distribución a partir de los contactos. Esto quiere decir que los puede agrupar por necesidades del negocio o por motivos personales.
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Organizar los Contactos
Del mismo modo los contactos se pueden filtrar para escoger aquellos contactos con una característica que nos interesa.
Se puede enviar por Internet tarjetas de presentación de contactos a alguien que tiene Outlook 2007.
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Ejemplo de un contacto29
Nombre delcontacto
Dirección de e-mail
Administrar Citas
En Outlook, calendar o calendario nos proporciona una manera conveniente y eficaz de administrar las citas. El calendario es un equivalente a la agenda de escritorio o de bolsillo. Cita – actividad que no implica invitar otras
personas o programar recursos. Reunión- actividad a la que se invita
personas o para cual se reserva un recurso. Evento- actividad que dura más de 24 horas.
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Administrar Citas
Cuando cree actividades en calendario le notifica si tiene otra actividad que superpone o es adyacente a otra programada.
El calendario le permite visualizar cualquier periodo.
El calendario puede revisar disponibilidad de las personas convocadas a una reunión mediante la invitación por correo electrónico.
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Vista de Calendario Mensual32
Citas en el Calendario33
Asunto o Cita
Fecha de Cita
Administrar Tareas
Es una lista electrónica de asuntos pendientes.
Cuando tiene algo que requiere ser hecho, puede ingresarlo en Task o tareas, es posible asignarle prioridades.
Las tareas aparecen en la página de Outlook Today como recordatorio.
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Crear Tareas35
Nota oAsunto
Fecha de la nota
Crear Notas
Notas o Notes es la versión electrónica de las notas adhesivas o post-it®.
Es una forma rápida o conveniente de anotar recordatorios o ideas.
Las notas al igual que las citas y tareas se pueden organizar por categorías, contactos o colores.
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Crear notas37
Usar el Diario
El journal o diario es una forma de llevar registro de sus actividades dentro de Microsoft Office.
Puede ver una línea del tiempo de cualquier llamada, mensaje, cita o tarea.
Rastrea presentaciones, bases de datos, archivos que usted quisiera registar en él.
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Aplicar Categorías
Outlook utiliza categorías para marcar elementos que pueda ser rastreado y organizado de acuerdo a cierto criterios especifícos.
Las categorías tienen colores prestablecidos.
Al asignar color a los contactos, tareas, citas, notas u otros, Outlook puede revisar inmeditamente los elementos por color asignado.
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Conclusión
El Programa de Outlook le permite organizar de forma electrónica aquellas tareas de coordinación y correspondencia electrónica que hacen más ágil la administración de la oficina moderna para la Asistente Administrativa de hoy.
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Actividad41
Repasar la información dada. Activar el Programa de Outlook y visitar
sus diferentes alternativas de trabajo.
Referencias42
Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen, Reding. (2009). Microsoft Office 2007, Windows Vista. Introducción. Cengage Learning: México.
Bonila-Romeu, M., Gúzman-Pérez, A. y Ortiz-Justiniano, M., (2006). Tecno-Milanmar, Inc. Simulación:Integración Tecnológica. San Germán: Puerto Rico.