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üs$ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

InslilLilo Distrital do las Artas

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Fl ARORAPIÓN Y PlIRi I^APIÓN DF POMIINirAnn^ HF PRFNQA

Código:2AP-GCO-PD-06

Fecha: 30/09/2014

Versión: 2Página: 1 de 5

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para divulgar la información oficial de las políticas, programas, eventos y convocatorias, quedesarrolla en Instituto Distrital de las Artes a través de los diferentes medios de comunicación.ALCANCE: Inicia con la revisión de la información que se van a publicar y termina con la publicación de la información a través de losdiferentes medios de comunicación.RESPONSABLE (S): Periodistas del área de comunicaciones.NORMATIVIDAD:CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991, título II, artículo 20 Carta Magna de la República de Colombia que define lasrelaciones del Estado y la sociedad. En el título II están consagrados los derechos, las garantías y los deberes. Allí se menciona elderecho que tienen los ciudadanos de recibir información veraz e imparcial.ACUERDO 257 DE 2006, artículo 112 Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de losorganismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones.DECRETO DISTRITAL 516 DE 2009 Por el cual se adopta el Manual de Direccionamiento Estratégico para las comunicaciones delDistrito Capital.DECRETO DISTRITAL 440 DE 2009 Por medio del cual se adopta el Manual de Imagen Corporativa de la Administración Distrital.ACUERDO 2 DE 2011 Por el cual se establece la estructura organizacional del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES y se señalanlas funciones de sus dependencias.PLAN DE COMUNICACIONES IDARTES.DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:COMUNICADO DE PRENSA: Pronunciamiento oficial exclusivamente de la entidad acerca de un hecho, tema o resultados de losprocesos que realice la entidad.MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Los medios de comunicación son instrumentos utilizados en la sociedad para informar y comunicarmensajes en versión textual, sonora, visual o audiovisual. Algunas veces son utilizados para comunicar de forma masiva, como es elcaso de la televisión o los diarios impresos o digitales, y otras, para transmitir información a pequeños grupos sociales, como es el casode los periódicos locales o institucionales.MONITOREAR: Hacer un seguimiento a los diferentes medios de comunicación para registrar los impactos que sean publicados sobrelas políticas, programas, eventos y convocatorias de la entidad.RUEDA DE PRENSA: Evento en el que son invitados los medios de comunicación, con el fin de conocer sobre un tema específico opronunciamiento oficial.

Este es un documento controlado, una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarle.idartes.qov.co/idai1es, se considera COPIA NO CONTROLADA

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Instituto Distrital do laü Artas

Fl ARORAnÓM Y Pl IRI ¡PAPIÓN RF POWII INIIPAnn^ DF PRFIM^A


Fecha: 30/09/2014Versión: 2Página: 2 de 5

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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

REVISIÓN CRONOGRAMARevisar el cronograma de eventos con cada una delas Gerencias y/o escenario.

DEFINIR TEMASDefinir los temas respectivos para la elaboración delos contenidos.

RECEPCIONAR FORMATORecepcionar del formato "Solicitud Medios deComunicación'.

REDACTAR COMUNICADOSRealizar la redacción de los comunicados.

ENVIÓ COMUNICADOSEnviar los comunicados para aprobación a lasGerencias y/o escenario correspondiente.

REALIZAR AJUSTES A COMUNICADOSRealizar ajustes a los comunicados por parte de lasGerencias y/o escenarios o programa y lo remiten alÁrea de Comunicaciones.

RESPONSABLEDEPENDENCIA

GerenteEscenarios

Gerencias

Área deComunicaciones

GerenteEscenarios

Gerencias





Gerencias


CARGO

Gerentes

Periodista

Gerentes

Periodista

Periodista

Periodista

Gerentes

Periodista

PRODUCTO OREGISTRO

Cronograma de

"SolicitudMedios de

Comunicación"Comunicado de

Prensa

aprobado

Comunicadosajustados

PUNTO DECONTROL

N.A.

X

N.A.

N.A.

NA

X

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CULTURA ÍJCCriC ACIÓN V DEPORTE

Instituto Distrital do la-^ Artoi

GESTIÓN COMUNICACIONES

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA


Fecha: 30/09/201 4


No

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9

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RECIBIR AJUSTESRecepcionar por parte del Área de Comunicacioneslos ajustes respectivos.MODIFICAR LOS COMUNICADOSRealizar la modificación de los comunicados segúnlos ajustes realizados.EDICIÓN DE COMUNICADOSRealizar la edición de los comunicados en formatoweb para realizar los envíos.

ENVIAR COMUNICADOSDespués de realizar las correcciones se realiza elenvío masivo cuando sea necesario, de lo contrariose sube a las páginas web y envía a la persona deredes sociales.

ENVÍO COMUNICADOS A BASES DE DATOSRemitir el comunicado a las bases de datos deperiodistas externos, Secretaría de Cultura yAlcaldía Mayor.GESTIÓN CON MEDIOSGestionar con los diferentes medios decomunicación el evento a difundir contactando a losperiodistas, reenviando el comunicado yconcretando la entrevista y/o publicacioón de la notapara lograr el plan de Free Press.


,Área de

Comunicaciones






CARGO

Periodista

Periodista

Periodista

Periodista

Community Manager

ProfesionalUniversitario

Periodista

PRODUCTO OREGISTRO

N.A.

Comunicadofinal de prensa

ComunicadoVirtual

Comunicadopublicado

Comunicadoenviado

Entrevistaconcretada

PUNTO DECONTROL

NA

N.A.

N.A.

N.A.

X

N.A.

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CIJUTUOA HLICI1CACION V OCt'OffTC

Instituto Distrital do las Artoo

GESTIÓN COMUNICACIONES

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA


Fecha: 30/09/201 4


No

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AGENDAR ENTREVISTAAgendar entrevistas a los voceros de la entidad.

ACOMPAÑAMIENTO A VOCEROSRealizar acompañamiento a los voceros cuando seanecesario, es decir cuando tengan que acercarse alos medios para participar de algún programa o daralguna entrevista.SEGUIMIENTO A NOTASRealizar el seguimiento de las notas publicadas enlos diferentes medios de comunicación.REALIZAR INFORMESRealizar los informes mensuales recopilando lasnotas publicadas en medios y el plan de Free Presslogrado por cada una de las gerencias, escenarios yproyectos.FIN DEL PROCEDIMIENTO






CARGO

Periodista

Periodista

Periodista

Periodista

PRODUCTO OREGISTROEntrevistas y

publicación delcomunicado de

prensa

N.A.

Registro de lasnotas

publicadas

informes

PUNTO DECONTROL

X

N.A.

X

X

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. La información que se publica en el comunicado de prensa es oficial.

2. Toda información que se desee divulgar, debe estar consolidada y presentada en el formato "Solicitud Medios de Comunicación",mínimo con 5 días hábiles de anticipación.

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tnítitulo Distrital do las Artes

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Codigo.2AP-GCO-PD-06

Fecha: 30/09/2014

Versión: 2

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3. La información que se requiera para los comunicados de prensa con sus piezas comunicativas se deben centralizar con losperiodistas.

ANEXOS:

Formato "Solicitud Medios de Comunicación".

Revisó:

r\y Peña Dura

Profesional Universitariovficina Planeación

Validó:

L'Jefe Oficina Asesora de Corr unicaciones

Aprobó:

Luis Fernando Mejía CastroJefe Oficina Asesora Planeación

Fecha Aprobación: 29/09/2014

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