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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: FGN-12.4-P-02 Versión: 01 Página: 1 de 13

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Elaboró Reviso-Aprobó Oficializó

EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA DE

GESTION INTEGRAL – SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE GESTION

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SUBDIRECTOR NACIONAL DE GESTION

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FISCAL GENERAL DE LA NACION RESOLUCION

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1. OBJETIVO: Establecer y normalizar las actividades desarrolladas para la gestión de la correspondencia interna y externa en la Fiscalía General de la Nación. 2. ALCANCE: Este procedimiento es de aplicación por parte de todos los servidores de la Fiscalía General de la Nación. Es responsabilidad de la Subdirección de Gestión Documental la actualización y generación de directrices y lineamientos relacionados con el tema. Inicia con la recepción de la correspondencia interna por parte de todas áreas de la entidad y con la recepción de los documentos de las diferentes entidades públicas y/o privadas o particulares y culmina con la distribución y entrega al destinatario correspondiente. 3. DEFINICIÓN

CORRESPONDENCIA: Es la comunicación escrita entre dos o más personas o instituciones. Para el ámbito de este procedimiento correspondencia será la comunicación escrita que reciban o envíen los servidores y funcionarios de las diferentes dependencias de la Fiscalía General de la Nación, en cumplimiento de las funciones que se les han asignado y utilizando alguno de los siguientes medios: papel, fax, medios magnéticos o digitales y correo electrónico. Se exceptúan de los tratamientos de correspondencia, los actos administrativos de carácter general, diferentes de oficios, memorandos y circulares. La correspondencia se clasifica en externa e interna.

CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es la que cursa entre las dependencias del Fiscalía General de la Nación y entidades públicas o privadas, o con particulares, y comprende entre otros, cartas u oficios, comunicaciones e informes, telegramas, fax y correo electrónico, de acuerdo con las diferentes modalidades de servicio, Valija, Correo Certificado, Entrega Persona, Post –Express, Internacional, que es tramitada a través de la Ventanilla Única de Correspondencia de la Subdirección de Gestión Documental de Nivel Central o de en las Direcciones Seccionales.

La cual cuando es de entrada a la Fiscalía deberá asignársele un número único consecutivo, así como cuando sea de salida.







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CORRESPONDENCIA INTERNA: Es toda comunicación que cursa entre dependencias, Seccionales o servidores de la Fiscalía General de la Nación por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas constitucionalmente. Se considera correspondencia interna: oficios, memorandos y las circulares internas. La correspondencia interna podrá generar su propio número consecutivo por cada dependencia que elabora la comunicación o ser unificado por la central de correspondencia correspondiente, dependiendo de las condiciones de ubicación física y distribución de áreas en cada seccional.

CORRESPONDENCIA OFICIAL: Comprende las comunicaciones dirigidas a la Fiscalía General de la Nación como entidad, y a sus funcionarios y servidores en calidad de tales, con indicación del cargo que ocupan.

CORRESPONDENCIA PARTICULAR: Es aquella que llega a la Fiscalía General de la Nación con nombre propio de servidor o destinatario, sin citar su cargo y la que indique claramente su carácter de personal. A este tipo de correspondencia no se le da ningún trámite en la entidad.

DOCUMENTO: Cualquier soporte que contenga información producto de una actividad administrativa, misional o judicial.

CORREO CERTIFICADO: Servicio especial de comunicación el cual posee valor legal.

CORREO POR VALIJA: Servicio institucional mediante el cual se tramitan las comunicaciones internas entre las diferentes seccionales del país.

CORREO ENTREGA PERSONAL O MENSAJERIA URBANA: Servicio de entrega dentro del perímetro urbano de documentos a través de personal de mensajería motorizado.

POST EXPRESS: Servicio de mensajería entre las principales ciudades del país, con prueba de entrega.

CORREO INTERNACIONAL: Servicio de trámite de documentos a nivel internacional.







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4. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Para el buen desarrollo de las actividades propias de éste procedimiento, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ventanilla Externa: La recepción de la correspondencia externa en el Nivel Central de la Fiscalía General de la Nación se hará a través de la ventanilla externa, ubicada en el Edificio de Control y en las Direcciones Seccionales en los puntos de recepción de correspondencia.

Ventanilla Interna: La recepción de la correspondencia interna enviada en el Nivel Central de la Fiscalía General de la Nación, se hará a través de la ventanilla interna, ubicada en el primer piso del Edificio Nuevo y en las Direcciones Seccionales en los puntos de recepción de correspondencia interna enviada.

Horario de Atención: El horario para la recepción de la correspondencia al público en el Nivel Central de la Fiscalía General de la Nación, se establece de 8:00 a.m a 5:00 p.m en jornada continua, de lunes a viernes, en las Direcciones Seccionales el horario es establecido por los Directores Seccionales, de acuerdo con las necesidades de cada una de ellas.







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4.1. RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA:

No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO/

REGISTROS

1 1

Recibir la comunicación (es)

Abrir la comunicación (es) Verificar la correcta

identificación del destinatario.

Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación.

Direccionar y radicar la comunicación, dándole la codificación correspondiente según la dependencia destino y asignar el sticker generado por el sistema ORFEO, el cual contiene: número de radicado, fecha, hora y anexos.

Generar desde el botón de Reportes y Estadísticas del Sistema ORFEO planilla de Reporte de Radicación Rápida y entregar al servidor encargado de hacer el punteo (verificación del radicado físico contra la planilla).

Entregar la documentación al servidor responsable de digitalización, mediante la misma planilla “Reporte de Radicación Rápida”

Nota: En el Nivel Central, cuando se trate de documentos confidenciales se realizará control por parte del grupo de anti explosivos quienes colocan

Servidor encargado de la

recepción y radicación de la correspondencia

Planilla de Reporte de Radicación

Rápida emitida por el

sistema



sistema

Inicio

Recibir comunicación, verificar la correcta identificación del destinatario, verificar anexos, asignar timbre de recibido, direccionar y clasificar la correspondencia

A







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No. DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTROS

un sello de revisado y luego se radicará colocando el sticker de recibido (esta documentación no se apertura) y se continua con el trámite respectivo.

Nota: Para la correspondencia que presenta carácter de urgente (sea por vencimiento de términos, tutelas y derechos de petición), se sigue la misma metodología con tiempo de tramite inmediato.

Nota: La correspondencia recibida por valijas y correo certificado será abierta únicamente por los servidores asignados a esta labor, quienes abren, revisan y confrontan con la planilla de donde procede para verificar el contenido. Nota: Los folletos, las publicaciones periódicas y el material bibliográfico que no constituya una suscripción institucional se denominará SIN (sin número de radicado) y se le dará el mismo trámite de la correspondencia externa recibida. Nota: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y se le dará el mismo trámite de la correspondencia externa recibida.

Registros de control de valijas y

registros de correspondencia con licencia

de crédito







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2

Entregar la documentación

al servidor responsable de digitar, mediante la misma planilla “Reporte de Radicación Rápida” Registrar en el Sistema

de Gestión Documental ORFEO la información:

deberá diligenciarse como mínimo los siguientes datos:

Número de radicado Fecha de emisión del

documento Identificar si es interna o

externa Departamento y ciudad

de origen Oficina origen Dignatario (remitente) Carácter de urgente o no

urgente Número de oficio de

origen Asunto breve descripción

del contenido del documento

Numero de guía o certificado y segundo numero de radicado si aplica

Número y tipo de anexos. Medio de entrega Seleccionar el tipo de

documento (oficio, sobre, paquete, derecho de petición y otros)

Código de Dependencia destino.

Nota: Las Seccionales que no o cuenten aun con la Implementación de la Ventanilla

Servidor encargado de

digitar la correspondencia



sistema

Registrar información en la base de datos

A

B







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Única de Correspondencia deberán registrar la información en el Formato Registro de Correspondencia Recibida Externa según corresponda de acuerdo con la infraestructura física y tecnológica de cada seccional.

Nota: Para la radicación de correspondencia, cada año calendario se iniciará una nueva numeración, partiendo de 000001, este número identificará el documento y será único.

Formato Registro de

correspondencia recibida Externa

3

Ubicar la correspondencia en el casillero respectivo por dependencias, una vez realizado el ingreso del registro en el sistema de información.

Generar reporte a las

11:00 a.m. y a las 4:00 p.m. mediante planillas de Correspondencia Asignada y verificar los datos digitados con los documentos físicos del casillero.

Nota: en caso de no contar con

Sistema se empleará el Formato Registro de Correspondencia Recibida Externa donde se dejara constancia de la entrega a la dependencia competente de los documentos asignados.

Diligenciar el Formato al

momento de generar reporte de correspondencia asignada, anotando la hora


digitar la correspondencia

Registros de correspondencia asignada o

Formato Registro de


Ubicar la correspondencia en el casillero, generar reporte de radicación.

B

C







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de la última impresión de reportes.

Archivar las planillas

originales del reporte de correspondencia asignada en cada unidad archivística (carpeta) de las diferentes dependencias. (Nivel Central, y Seccionales) o en su defecto se archivara el Formato Registro de Correspondencia Recibida Externa por dependencias o unificado según el caso específico de cada Seccional y relacionar las Carpetas en el Formato Único de Inventario, Transferencia y/o Descarte Administrativo.

Nota: Como plan de contingencia en las áreas de correspondencia que empleen un sistema de correspondencia, y se presenten problemas técnicos que impidan la generación de reportes, se asignara la correspondencia a las dependencias mediante el Formato Registro de Correspondencia Recibida Externa.


entregar correspondencia

Registros de

correspondencia asignada o

Formato Registro de


Formato único de inventario, transferencia y/o descarte

administrativo.

Formato Registro de


4

Recibir planilla de

correspondencia asignada que se emitirá en original y una copia por el Sistema de Gestión Documental ORFEO), en caso contrario a través

Servidor asignado por las

diferentes dependencias para recibir la

correspondencia.

Registro de correspondencia asignada y/o

Formato Registro de








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del Formato Registro de correspondencia recibida Externa, verificando los datos registrados en la planilla, los documentos relacionados, anexos y nombre de la dependencia destino y firmar con nombre legible el recibido colocando la fecha y la hora de recepción.

Nota: Toda dependencia deberá recibir los documentos que vengan dirigida a ella, tramitarla si es de su competencia o darle traslado a la dependencia que por función es la encargada de darle el trámite, ó devolverla al remitente. Articulo 79 literal j) Resolución 0528 del 02 de abril de 2015 - Reglamento General de Gestión Documental. Para la asignación de correspondencia al interior de las áreas se diligenciará en aquellos casos en que no se cuente con un sistema de correspondencia, el Formato Control de Reparto Interno de Correspondencia.

Formato Control de Reparto

Interno de Corresponden

cia.

Fin

Recibir registro de correspondencia verificando los datos registrados en la planilla, los documentos relacionados, anexos y el nombre de la dependencia destino.

Archivar en unidad archivística el registro original de correspondencia de las diferentes dependencias

C

Firmar el recibido colocando la fecha y la hora de recepción







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4.2 DE LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA


1

Recibir, verificar y confrontar la documentación entregada por parte de las diferentes dependencias de la Fiscalía General de la Nación en el Formato Correspondencia Enviada.

Nota: El Formato

Correspondencia Enviada será la prueba de recibido del documento en la Subdirección de Gestión Documental o áreas de correspondencia en las Seccionales.

Verificar que el sobre,

caja o paquete este debidamente embalado y contenga: identificación clara del destinatario, remitente, No. de oficio, ciudad y dirección, de acuerdo con la circular No. 0002 del 15 de enero de 2003 emitida por la DNAF.

Clasificar según el medio de envío y entregar al digitador o funcionario correspondiente.

Servidor encardado de recepcionar

correspondencia interna enviada

Registro de correspondenci

a interna enviada

Recibir, verificar y confrontar la documentación entregada por las diferentes dependencias

Verificar que el sobre, caja o paquete, este debidamente embalado y contenga la información mínima requerida

Inicio

A







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2√

Registrar en el sistema de información ORFEO, base de datos o Planilla de imposición normalizada por el operador postal según corresponda, los datos mínimos de envío. Para el Sistema ORFEO, los datos a consignar serán: Tipo de documento (sobre, caja, paquete) Ciudad destino Dependencia origen Remitente Entidad y/o Oficina destino Destinatario Número del documento (sobre, caja, paquete) Carácter de urgente o no Asunto (Breve descripción del sobre o documento a Enviar). Anexos Medio de envío (correo Certificado (tener en cuenta el peso), Post Express (tener en cuenta el peso), valija, entrega personal) Zona (solo en los envíos de entrega personal).

En el caso de no contar con un sistema de correspondencia, se deberá diligenciar los datos requeridos en la PLANILLA PARA LA IMPOSICION DE ENVIOS normalizada por el OPERADOR POSTAL contratado.


realizar el registro de la

correspondencia

Registro en el Sistema de

Gestión Documental ORFEO y/o Planilla de

Imposición de Envíos del Operador

Postal

B

Clasificar por medio de envío y entregar al

digitador

Correspondiente

Registrar la información

requerida en la base de datos

A







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3

Enviar documentación por las diferentes modalidades establecidas: correo certificado, post express, valijas, mensajería urbana - entrega personal. Archivar formatos de correspondencia en la unidad archivística (carpeta) correspondiente.


realizar el registro de la

correspondencia.

Planillas generadas por el sistema para los diferentes

medios de envío.

√ Punto de Control

4.3 DEL TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA A NIVEL URBANO, NACIONAL E

INTERNACIONAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1√

DEL CORREO URBANO: este servicio se prestará a través de: entrega personal, mensajería urbana, correo certificado. Cuando se presentan devoluciones, estas se realizan diligenciando el Formato “Registro de Devoluciones”, el cual incluye los motivos de la misma y es asignado a la dependencia competente e ingresado en el sistema como constancia del trámite. DEL CORREO NACIONAL : Se Realizará a través de un operador de correo externo utilizando el servicio de valijas, correo certificado, post express. Cuando se presentan devoluciones, estas se realizan diligenciando el Formato “Registro de Devoluciones”, el cual incluye los motivos de la misma y es asignado a la dependencia

Servidor encargado de la

distribución de la correspondencia y el

operador de correo externo

Registros de control de valijas,

registro de correspondencia con licencia de

crédito

Registro de correspondencia entregada a la

mano

Formato Registro de Devoluciones

Enviar documentos por las diferentes modalidades establecidas

Archivar formatos de correspondencia en la unidad archivística correspondiente

Fin

B







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No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

competente e ingresado en el sistema como constancia del trámite DEL CORREO INTERNACIONAL: Se realiza a través de un operador de correo externo y se requiere del aval de la Dirección de Gestión Internacional o que contenga la firma del Jefe de la dependencia que realiza el envío y se tramita a través de la Subdirección de Gestión Documental del Nivel Central. Cuando se presentan devoluciones, estas se realizan diligenciando el Formato “Registro de Devoluciones”, el cual incluye los motivos de la misma y es asignado a la dependencia competente e ingresado en el sistema como constancia del trámite. Nota : Archivar los originales de los diferentes registros de correspondencia en la Subdirección de Gestión Documental y las áreas de Correspondencia de las Direcciones Seccionales, ya que estos registros se convertirán en la prueba para verificar el tramite surtido y su conservación está determinada en la Tabla de Retención Documental de acuerdo con la serie documental correspondiente.

Formato Registro de Devoluciones

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