código: de-c-01 direccionamiento estratÉgico versión:...

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Código: DE-C-01

Versión: 1

Código: DE-F-13 V- 1 Pág. 1 de 8

AUTORIDAD DEL PROCESO: Director(a) General LIDER DEL PROCESO: Jefe Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVO Formular lineamientos estratégicos articulados con las políticas del sector justicia y del Gobierno Nacional, mediante la formulación del plan indicativo cuatrienal y planes de acción anual, con el fin de dar cumplimiento a las funciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ALCANCE Este proceso inicia con la validación que se efectúa al contexto estratégico institucional que esté vigente y finaliza con el seguimiento al plan indicativo

cuatrienal.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Congreso de la Republica de

Colombia

Departamento Administrativo de

la Republica

Ministerio de Justicia y del

Derecho

Oficina Asesora de Planeación

Ley del Plan Nacional de Desarrollo

vigente Decreto 2482 de

2012

Políticas y lineamientos

sectoriales

Plan Estratégico Sectorial

Contexto

estratégico vigente

Modelo de

operación por procesos de la

ANDJE

Informe de seguimiento al

Plan Estratégico de la vigencia

anterior

1. Validar el contexto

estratégico institucional

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Profesional Oficina

Asesora de Planeación

Elaboran la propuesta de ajustes al contexto estratégico existente, para ello identifican la condición y situación de la entidad, cumplimiento de planes y programas, retos internos y externos, fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Validan con los jefes de las áreas la información pertinente. Presentan la propuesta y soportes a consideración del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo – CIDA, el cual se desarrolla según lo definido en el procedimiento Comités-DE-P-05 Nota: La validación del contexto incluye la revisión de la política y los objetivos de calidad y otras políticas institucionales vigentes de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Planificación del sistema integrado de gestión institucional-DE-P-07 -Adicionalmente se tiene en cuenta la información generada por los riesgos de los procesos

Documento de contexto

estratégico validado

(R)

Acta Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo-

CIDA (R)

Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo - CIDA

Jefe Oficina Asesora

de Planeación

Profesional Oficina Asesora de Planeación


Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES

Director(a) General

Informes consolidados de

gestión

Informes de monitoreo de

riesgos de proceso

Manual de políticas

Institucionales y de Desarrollo

Administrativo-DE-M-02

documentados de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Administración de riesgos-DE-P-01, la documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, la cual se lleva a cabo según lo definido en el Procedimiento Elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional-DE-P-02, los reportes generados a través del Procedimiento producto y/o servicio no conforme-DE-P-06.

Departamento

Nacional de Planeación

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público


Plan Nacional de Desarrollo

Documentos

CONPES

Plan de Desarrollo

Administrativos

Circular de programación presupuestal

Documento de

contexto estratégico

validado

Proyectos de inversión vigentes

2. Identificar las responsabilidades

institucionales


Profesional Oficina


Documenta en el Formato matriz estratégica-DE-F-22, las responsabilidades de la ANDJE identificadas en el Plan Nacional de Desarrollo y demás lineamientos del gobierno, en términos de sus objetivos y metas. En coordinación con las áreas correspondientes define la propuesta de los objetivos y metas tanto cuatrienales como anuales que den respuesta a las responsabilidades previamente identificadas y documenta la propuesta en el Formato matriz estratégica-DE-F-22. Presenta la propuesta al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo - CIDA, el cual la revisa y define lineamentos frente a la misma, el cual se desarrolla según

Matriz estratégica-DE-F-22 revisada

(R)

Acta de Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo –

CIDA (R)

Consejo Directivo

Director (a) General


Profesional Oficina



Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES lo definido en el procedimiento Comités-DE-P-05

Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo -

CIDA



Documento de contexto

estratégico validado

Matriz

estratégica-DE-F-22 revisada

Modelo de operación por

procesos

3. Elaborar un documento de

Plan Estratégico Cuatrienal


Profesional Oficina


Con base en la Matriz estrategia-DE-F-22, el documento contexto y el Modelo de Operación por procesos, elaboran el documento del Plan Estratégico Cuatrienal, el cual es un documento corto que debe contener como mínimo: Misión, Visión, Focos Estratégicos y retos cuatrienales y anuales. Pasan el documento del Plan Estratégico Cuatrienal a aprobación del Consejo Directivo. Una vez aprobado el documento, lo publican en el SIGI y la página Web junto con la Matriz Estratégica-DE-F-22 y los divulgan al interior de la entidad.

Plan Estratégico cuatrienal Aprobado

(R)

Matriz Estratégica-DE-F-22 publicados en el aplicativo SIGI y página

Web (R)

Acta de Consejo

Directivo (R)

Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo-CIDA

Jefes de

dependencias

Servidores de la entidad

Ciudadanía


Profesional Oficina


Plan Estratégico cuatrienal

institucional aprobado y publicado

4. Elaborar Plan Anual de Acción

Jefes de dependencias


Gestor T1-11

Oficina Asesora de Planeación

Elaboran el Plan de Acción Institucional-DE-F-21 de conformidad con el Plan Estratégico Cuatrienal aprobado y los objetivos estratégicos definidos con el equipo directivo. Presentan el Plan de Acción Institucional-DE-F-21 para aprobación del Consejo Directivo.

Plan de Acción Institucional-DE-

F-21

Consejo Directivo




Profesional Oficina


Plan Estratégico cuatrienal


5. Elaborar plan operativo anual

por dependencia


Elaboran el Plan Operativo Anual-Formato-DE-F-19 por dependencia de conformidad con el Plan Anual de Acción y las acciones definidas con el Equipo Directivo teniendo en cuenta lo definido en el Manual de indicadores de gestión-DE-M-03 y

Planes Operativos

Anuales-DE-F-19

Consejo Directivo



de Planeación


Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Plan de Acción

Institucional-DE-F-21

el Manual de Planes operativos Anuales-De-M-04. Se pasa a aprobación del Consejo Directivo.

Profesional y Jefe Oficina Asesora de

Planeación

Proyectos de Inversión actuales

Plan estratégico cuatrienal


Plan de acción Planes

operativos

6. Actualizar y/o formular los proyectos de

Inversión

Gerente de proyectos de

inversión

Actualiza y/o formula proyecto de inversión de la entidad conforme a las actividades definidas en el Procedimiento Gestión de Proyectos de Inversión-DE-P-03. Nota: Los proyectos de inversión actualizados y/o formulados deben atender las necesidades de gestión de los planes estratégico, de acción anual, y operativo.

Proyectos de inversión

actualizados y/o formulados



Gerente de

proyectos de inversión

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público

Jefes de áreas

"Ley de presupuesto Circular de

programación presupuestal"

Decreto de liquidación

vigente Necesidades de

las dependencias en

funcionamiento e inversión

7. Elaborar el anteproyecto de

presupuesto y MGMP


Director Financiero

Elabora el anteproyecto de presupuesto de la entidad y el Marco de Gasto de Mediano Plazo conforme a lo establecido en el Procedimiento programación presupuestal-DE-P-04 y la información descrita en las entradas.

Anteproyecto de presupuesto de

la entidad (R)

Documento con proyección del Marco de Gasto

de mediano plazo de la

entidad (R)

Ministerio de Hacienda

Comité

Institucional de Desarrollo

Administrativo-CIDA

Jefes de

dependencias


Plan de Acción

Institucional-DE-F-21

8. Revisar y aprobar Plan Estratégico

Cuatrienal, Plan Anual de Acción y Planes Operativos

Anuales

Consejo Directivo

Revisan los documentos del Plan Estratégico Cuatrienal, Plan Anual de Acción y Planes Operativos Anuales y hacen observaciones en caso de considerarlo necesario, las cuales son incorporadas de manera inmediata, de lo contrario aprueban los documentos.

Plan Estratégico Cuatrienal aprobado

(R)

Plan de Acción Institucional-DE-

F-21 aprobado (R)




de Planeación


Versión: 1




Profesional Oficina


Planes Operativos

Anuales-DE-F-19

-Si se requiere la actualización y/o formulación de un proyecto de inversión, continua con la actividad 7. -Si no requiere la actualización y/o formulación de un proyecto de inversión, continua con la actividad 8.

Planes

Operativos Anuales-DE-F-19

aprobados (R)

Acta de Consejo

Directivo (R)


Gerentes de proyectos de

inversión

Profesional y Jefe de la Oficina de

Planeación

Actividades ejecutadas de los planes de acción

Actividades

ejecutadas de los planes

operativos

9. Realizar el seguimiento al Plan Operativo

Anual

Jefe de Dependencia

De acuerdo con las fechas establecidas, registra en el Formato Informe mensual avances Plan Operativo Anual-DE-F-16 la información correspondiente relacionada con el avance en la ejecución del Plan Operativo Anual, incluyendo la relación de las evidencias y las observaciones de los indicadores asociados. Nota: Los cambios a los planes que se soliciten se deberán realizar con mínimo 1 mes de anterioridad a la fecha de cierre de cada periodo y se debe solicitar por escrito en el Formato Solicitud de ajuste a Plan de Acción Anual-DE-F-07, en el cual se den las justificaciones técnicas para la solicitud.

Formato Plan Operativo Anual-

DE-F-19 diligenciado

(R)

Formato Informe trimestral

avances Plan Operativo Anual-

DE-F-16 diligenciado

(R)

Formato Solicitud de

ajuste a Plan de Acción Anual-

DE-F-07 (R)


Profesional Oficina



Versión: 1



Profesional y Jefe de la Oficina de

Planeación

Jefe de Dependencia

Actividades ejecutadas de los planes de acción

Actividades

ejecutadas de los planes

operativos

Formato Solicitud de

ajuste a Plan de Acción Anual-

DE-F-07

10. Realizar el seguimiento al

Plan Estratégico, Planes de Acción


Profesional Oficina


Se reciben los informes de seguimiento por parte de cada una de las dependencias en las fechas establecidas en el cronograma de planeación. Se revisan las evidencias y los indicadores y semestralmente se elabora un informe de avance de los planes de acción, en el Formato Informe semestral avance Plan de Acción Anual-DE-F-09 Los cambios a los planes que se soliciten se deberán realizar con mínimo 1 mes de anterioridad a la fecha de cierre de cada periodo y se debe solicitar por escrito en el Formato Solicitud de ajuste a Plan de Acción Anual-DE-F-07, en el cual se den las justificaciones técnicas para la solicitud.

Informe

trimestral avances Plan

Operativo Anual-DE-F-16

(R)

Plan Operativo Anual-DE-F-19

Informe semestral plan

de Acción Anual DE-F-09

(R)

Informe anual plan estratégico

(R)

Todos los procesos

Subproceso de gestión de proyectos

Proceso gestión financiera

Actividades ejecutadas de los

proyectos de inversión

Seguimiento presupuestal

11. Evaluar la Gestión


Profesional Oficina


El seguimiento al despliegue del Plan Estratégico Cuatrienal, en materia de presupuesto, se realiza conforme al procedimiento programación presupuestal-DE-P-04, y el procedimiento gestión de Proyectos de inversión-DE-P-03 en lo que respecta en su temática. Presenta los informes a consideración del Director y/o Comité directivo y de acuerdo con sus directrices se toma las acciones pertinentes. En caso de ser necesario formula acciones de mejora conforme al procedimiento de acciones correctivas,

Informe de evaluación del


(R)

Todos los procesos


Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES preventivas y de mejora-MC-P-01.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las solicitudes de ajuste al Plan Operativo Anual deberán efectuarse con mínimo 30 días de anterioridad a la fecha de cierre del trimestre que será evaluado a través del formato -DE-F-07. Las solicitudes de ajuste al Plan Operativo Anual deben ser enviadas por el Jefe de la dependencia a través de memorando dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, en el cual debe incluirse la explicación técnica que sustente la solicitud. No se llevaran a cabo ajustes en el Plan Estratégico y el Plan de Acción Institucional por cuanto estos corresponden a decisiones del Consejo Directivo. El cumplimiento de los tiempos para la formulación, seguimiento y control a la gestión de los proyectos de inversión y en lo relacionado con la programación presupuestal, deben darse de conformidad con lo establecido en el procedimiento para tal fin, así como en las normas que regulan la materia y el responsable de dicho cumplimiento será el que se determine en el procedimiento, según sea el caso Los responsables designados según sea el caso para la formulación, seguimiento y control a la gestión de los proyectos de inversión y en lo relacionado con la programación presupuestal, deberán asegurarse de hacer uso de los formatos, manuales y guías que para tal fin se hayan establecido, teniendo en cuenta incluso sus respectivas actualizaciones, en caso contrario no se tendrá en cuenta cualquier solicitud que no se ajuste a lo establecido en esta política. Como mínimo se debe llevar a cabo una sesión de revisión por la Dirección al año, cuando se realicen varias sesiones, se debe garantizar que sean revisados todos los temas establecidos en las Normas Técnicas aplicables. El monitoreo de los riesgos se debe efectuar cuatrimestralmente, e incluye los riesgos de corrupción y los riesgos de proceso. Siempre que se identifique la materialización de un riesgo, debe reportar la información correspondiente en el aplicativo SIGI-modulo producto No Conforme.

Ver normograma

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.Validar el contexto estratégico institucional.

Jefe Oficina Asesora de Planeación.Profesional Oficina Asesora de Planeación .

2.Identificar las responsabilidades institucionales.


3.Elaborar un documento de Plan Estratégico Cuatrienal.


INICIO

4.Elaborar Plan Anual de Acción.Jefe Oficina Asesora de Planeación.

Gestor T1-11 Oficina Asesora de Planeación .Jefes de dependencias.

5.Elaborar plan operativo anual por dependencia.


6.Actualizar y/o formular los proyectos de Inversión.

Gerente de proyectos de inversión.

7.Elaborar el anteproyecto de presupuesto y MGMP.

Jefe Oficina Asesora de Planeación Director Financiero.

8.Revisar y aprobar Plan Estratégico Cuatrienal, Plan Anual de Acción y Planes

Operativos Anuales.Consejo Directivo

Procedimiento Comités-DE-P-05.Procedimiento Planificación del sistema integrado de gestión institucional-DE-P-07.Procedimiento Administración de riesgos-DE-P-01.Procedimiento Elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional-DE-P-02.Procedimiento producto y/o servicio no conforme-DE-P-06.

Código: DE-C-01

Versión: 0

Procedimiento Gestión de Proyectos de Inversión-DE-P-03.

Procedimiento programación presupuestal-DE-P-04

Pág.2

A

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

FIN

Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y

de mejora-MC-P-01.

Código: DE-C-01

Versión: 0

Pág.1

¿Requiere la actualización y/o formulación de un proyecto de

inversión?

NO

SIA

9.Realizar el seguimiento al Plan Operativo Anual.

Jefe de Dependencia.

10.Evaluar la Gestión.Jefe Oficina Asesora de Planeación.

Profesional Oficina Asesora de Planeación.

código: de-c-01 direccionamiento estratÉgico versión:...

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