CÓDIGODE BUEN GOBIERNOY ÉTICAEMPRESARIAL COMFANDI“Ser feliz,obrar bien,vivir bien,son una sola misma cosa”Aristóteles.

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CONTENIDO1. INTRODUCCIÓN ............................................................................... 5

2. ALCANCE ......................................................................................... 5

3. MARCO DE ACTUACIÓN LEGAL Y CORPORATIVO ............................ 73.1 MARCO LEGAL .................................................................................. 73.1.1 Objeto social ...................................................................................... 73.1.2 Normatividad básica ......................................................................... 73.2 MARCO DE ACTUACIÓN CORPORATIVO ........................................... 83.2.1 Misión ................................................................................................ 83.2.2 Promesa de Valor .............................................................................. 83.2.3 Unidades Estratégicas de Servicios - UES ...................................... 83.2.4 Visión ................................................................................................. 93.2.5 Enfoque y estrategia de sostenibilidad ............................................. 93.2.6 Responsabilidades con los grupos de interés .................................. 93.2.7 Marco conductual .............................................................................. 10

4. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL - SGI .......................................... 134.1 GERENCIA ESTRATÉGICA ................................................................. 134.2 GERENCIA POR PROCESOS .............................................................. 134.3 GERENCIA DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO.............................. 14

5. SISTEMA DE GOBIERNO CORPORATIVO .......................................... 155.1 ESTATUTOS SOCIALES Y POLÍTICAS CORPORATIVAS ...................... 155.2 ÓRGANOS Y ESTRUCTURA DE GOBIERNO CORPORATIVO .............. 155.2.1 Asamblea General de Afiliados ......................................................... 165.2.2 Consejo Directivo .............................................................................. 165.2.3 Director Administrativo ..................................................................... 175.2.4 Inhabilidades e incompatibilidades de los órganos de gobierno ..... 185.2.5 Comités corporativos ........................................................................ 195.2.5.1 Comités nivel estratégico .................................................................. 195.2.5.2 Comités de procesos ......................................................................... 205.2.5.3 Comités de cumplimiento ................................................................. 205.3 GESTIÓN ÉTICA ................................................................................. 205.3.1 Modelo de Gestión Ética .................................................................... 205.3.2 Descripción del marco conductual Comfandi ................................... 225.3.2.1 Valores corporativos .......................................................................... 225.3.2.2 Atributos ............................................................................................ 225.3.2.3 Competencias organizacionales ....................................................... 235.3.3 Compromisos corporativos ............................................................... 235.3.4 Comportamientos éticos ................................................................... 24

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5.3.4.1 Frente a la Corporación .................................................................... 245.3.4.2 Frente a afiliados, clientes y usuarios .............................................. 245.3.4.3 Frente al manejo o revelación de la información ............................. 255.3.4.4 Frente a conflictos de interés ........................................................... 255.4 GESTIÓN DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO ...................................... 285.4.1 Sistema de control interno ................................................................ 285.4.1.1 Propósito ........................................................................................... 285.4.1.2 Elementos del sistema de control interno........................................ 285.4.2 Órganos de control externo ............................................................... 295.5 GESTIÓN DE RIESGOS ...................................................................... 295.5.1 Objetivos ............................................................................................ 295.5.2 Elementos del Modelo de Gestión de Riesgos ................................. 305.6 ADMINISTRACIÓN Y REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN ............... 30

6. DIVULGACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA EMPRESARIAL ............. 316.1 DIVULGACIÓN .................................................................................... 316.2 VIGENCIA ........................................................................................... 316.3 EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO ............................ 31

7. GLOSARIO ....................................................................................... 33

8. DISPOSICIÓN FINAL ....................................................................... 35

Marco de actuación legal y corporativo

Gerencia Estratégica

Gerencia por

Procesos

Gerencia de la Cultura y el

Desarollo

SGI

$

1- Constitu-

ción política colombiana

2 - Ley 21 de 1982Régimen del Subsidio

Familiar

3 - Ley 789 de 2002Apoyo al empleo y ampliación

de la protección social

4 - Dec. 1072 de 2015 (Título 7)Decreto único reglamentario del sector trabajo

5 - Dec. 341 de 1988Reglamentación Superintendencia del Subsidio Familiar

6 - Dec. 2463 de 1981 Régimen de inhabilidades,incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las Cajas de

Compensación Familiar

7 - Estatutos y reglamentación de los órganos de gobierno de Comfandi

MARC

O DE

ACT

UACI

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LEGA

L Y C

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8

3.2 MARCO DE ACTUACIÓN CORPORATIVO

3.2.1 Misión Somos Comfandi, la Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca. Trabajamos con pasión y transparencia por el bienestar de los afiliados y la comunidad.

3.2.2 Promesa de ValorSomos Comfandi, tu Mano Amiga, ayer, hoy y para siempre

3.2.3 Unidades Estratégicas de Servicios – UESEl objeto social, la misión y la promesa de valor descritos, se materializan a través de las siguientes Unidades Estratégicas de Servicios – UES:

UES PROPÓSITO

Salud

Prestar servicios de salud a nuestros usuarios y clientes, en el Valle del Cauca, a través de un modelo de atención integral, con énfasis en la intervención y moderación del riesgo, acercando las IPS y los servicios a los sitios donde viven y trabajan, estableciendo compromisos del paciente, la familia y el equipo de salud para mejorar el estado de salud de la población que nos ha elegido como su IPS primaria, en cualquier nivel de complejidad.

Educación y Cultura

Contribuir al desarrollo de competencias básicas, ciudadanas y laborales que permitan incrementar el desarrollo regional y nacional mediante el sistema educativo y cultural de Comfandi, el cual contiene programas de educación con calidad provistos de procesos, metodologías flexibles y dinámicas.

ViviendaSocial

Facilitar el acceso de las familias a una vivienda propia. Enfocados en nuestro programa integral de acompañamiento técnico social, habilitamos la demanda, facilitamos créditos hipotecarios y acompañamos comunitariamente a propietarios y residentes de nuestros proyectos de vivienda a nivel local y regional.

Recreacióny Deporte

Generar espacios de socialización y transformación del individuo y su entorno, a través de experiencias socioculturales que contribuyen al mejoramiento de su calidad de vida y el fomento de hábitos de vida saludables.

MercadeoSocial

Entregar productos de calidad, siendo fieles a la promesa de confianza; por eso en las Droguerías Comfandi trabajamos por mantener y mejorar continuamente nuestros procesos de almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos. En los Supermercados Comfandi operamos bajo la filosofía de responsabilidad y sentido social, para ofrecer variedad de productos, calidad en los servicios, promociones y la atención amable y oportuna que merece.

FomentoEmpresarial

Promover la creación y puesta en marcha de empresas sostenibles, el fortalecimiento y desarrollo empresarial de las Mipyme afiliadas a Comfandi y la generación y sostenibilidad del empleo.

Subsidios

Garantizar al trabajador y a su familia la entrega oportuna y precisa de los subsidios a los que tienen derecho como afiliados a Comfandi, dentro del marco legal vigente. Nuestro alcance: Subsidio familiar monetario, Subsidio de vivienda, Subsidio al desempleo y Subsidio en especie.

Crédito Social

Ofrecer a nuestros afiliados, en especial a los de categorías A y B, diferentes líneas de crédito que les permita acceder a los productos y servicios ofrecidos por la Caja, mejorando su calidad de vida.

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3.2.4 Visión Ser una organización social, sostenible e innovadora, que contribuye al desarrollo equitativo, incluyente y solidario de la comunidad.

3.2.5 Enfoque y estrategia de sostenibilidadSiendo la misión de Comfandi buscar el bienestar de la comunidad, con énfasis en los afiliados de las categorías A - B, es imprescindible considerar el contexto de sosteniblilidad donde se ubica nuestra población objetivo, el cual constituye nuestro foco para aportar al desarrollo sostenible del Territorio del Valle del Cauca.

Comfandi establece relaciones con los grupos de interés, fundamentadas en estándares de buen gobierno y ética empresarial, que conllevan a la construcción de vínculos de confianza organizacional, creando círculos virtuosos entre los agentes generadores de riqueza y el entorno social, privilegiando siempre el bien común sobre el particular y orientando sus programas y servicios hacia la satisfacción de necesidades de los trabajadores afiliados y sus familias en el marco de un comportamiento socialmente responsable.

A través de la estrategia de sostenibilidad, Comfandi cumple la promesa de ser la Mano Amiga de la región, para lo cual desarrolla acciones en los ámbitos:

> Económico. Contribución al desarrollo.> Ambiental. Aporte al planeta.> Social. Gestión social, mediante 5 ejes que responden a las necesidades de sus

grupos de interés: - Sumando esfuerzos por el desarrollo. Desarrolla estrategias de articulación

en responsabilidad social enfocadas a la sostenibilidad con proveedores y aliados.

- Transformando nuestro bienestar. Contribuye con el desarrollo integral de sus colaboradores y sus familias.

- Agregando valor a nuestros servicios. Entrega más que un servicio, una oportunidad para mejorar el bienestar de sus afiliados, usuarios – clientes y empresas afiliadas.

- Trabajando por la inclusión. Dinamiza procesos participativos orientados a contribuir al desarrollo social de la comunidad con el gobierno.

- Cumpliendo nuestros compromisos. Comunica la gestión de sus acciones a los medios de comunicación y entes de control para rendir cuentas a sus grupos de interés.

3.2.6 Responsabilidades con los grupos de interésA partir del enfoque de sostenibilidad descrito, Comfandi establece los siguientes compromisos con sus grupos de interés:

> Colaboradores. Implementa procesos y programas equitativos e incluyentes, orientados al desarrollo de los colaboradores, su bienestar y el de sus familias,

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mediante acciones e iniciativas de interacción que propicien el diálogo y el respeto, fortalezcan las relaciones de confianza y matengan un buen clima laboral.

> Afiliados. Brinda servicios integrales de calidad para satisfacer las necesidades de sus afiliados y sus familias, mejorando su calidad de vida y garantizando un trato equitativo para todos.

> Empresas afiliadas. Administra y distribuye los recursos de los aportes

empresariales en el marco de la ley, con pulcritud y transparencia, dando cuenta de su gestión a las empresas afiliadas.

> Clientes y usuarios. Alinea su promesa de valor con los objetivos de clientes y usuarios para construir relaciones de largo plazo y contribuir con el mejoramiento de su calidad de vida.

> Comunidad. Implementa iniciativas sociales, culturales y medio ambientales que dinamizan procesos sociales participativos que impactan positivamente a las comunidades del área de influencia.

> Proveedores. Fortalece vínculos de confianza con sus proveedores para identificar y desarrollar sinergias en los procesos, bajo criterios de calidad, eficiencia, equidad, transparencia y colaboración mutua.

> Aliados. Trabaja en la construcción de alianzas públicas y/o privadas, para el desarrollo de iniciativas que contribuyan a una región competitiva, incluyente y sostenible, en el marco legal, y alineadas con el direccionamiento estratégico de la organización.

> Gobierno. Participa en la construcción o aplicación de políticas públicas aportando experiencia y conocimiento, para beneficio de la comunidad y por la competitividad y sostenibilidad de la región y del país.

> Entes de control. Cumple a cabalidad con la normatividad que regula su actividad y con las disposiciones de los organismos de inspección, control y vigilancia, suministrando la información pertinente sobre la gestión de la Caja.

> Medios de comunicación. Brinda información oportuna y veraz a los medios para lograr una comunicación responsable, basada en el principio de transparencia.

3.2.7 Marco conductualPara el cumplimiento del marco legal, el direccionamiento estratégico y los compromisos con los grupos de interés descritos en los numerales anteriores, la entidad se soporta en el marco conductual, constituido por los valores corporativos, atributos y competencias que se describen a continuación:

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El marco conductual permite a la institución comprometerse, en forma efectiva, con estándares nacionales e internacionales de comportamiento, en materia de:

> Derechos Humanos > Prácticas anticorrupción> Pactos por la transparencia> Competencia justa> Otros

El marco conductual forma parte de los comportamientos éticos esenciales, que se describen en númeral 5.3 - Gestión Ética.

Gráfica 3 – Marco conductual

Misión:Somos

Comfandi, la Caja de Compensación Familiar

del Valle del Cauca. Trabajamos con pasión y transparencia por el bienestar

de los afiliados y la comunidad.

Visión: Ser una organización social, sostenible e innovadora que contribuye al desarrollo equitativo, incluyente y solidario de la comunidad.

Propuesta de Valor : “Tu Mano Amiga, ayer, hoy y para siempre”.

Política de Gestión Integral: Somos una organización sostenible, por lo tanto, trabajamos en el triple resultado, lo que implica garantizar la competitividad de la Caja, comportarse de manera socialmente responsable

y ser ambientalmente amigable, con el concurso comprometido de un recurso humano competente que se caracteriza por la transparencia de sus actuaciones, siendo un referente de la región.

Orientados al afiliado, al cliente y al servicio.

Unidos y comprometidos por el desarrollo social.

Apasionados por la efectividad y la innovación.

Valores Corporativos:

Atributos

Competencias

Alia

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Am

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Sinergia y cooperación Ejemplo y coherencia Comunicación efectiva Generadores de logro

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4 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL - SGIEl SGI es el campo de aplicación del Sistema de Gobierno, dado que la toma e implementación de decisiones necesarias para alcanzar los objetivos, definen la dinámica de la estrategia, los procesos y la cultura. Dicho relacionamiento requiere de una apropiada sincronía, a fin de facilitar el mejoramiento, la innovación y el mantenimiento de los resultados requeridos por los afiliados y demás grupos de interés, mediante una integración armónica de la estrategia, los procesos y la cultura.

El SGI de Comfandi, contiene los siguientes subsistemas:

4.1 GERENCIA ESTRATÉGICAPara Comfandi, la Gerencia Estratégica se fundamenta en tres elementos: 1) El método, orienta la actuación dentro del Ciclo de Gestión de Desempeño

PHVA, el cual parte de la Planeación Estratégica Corporativa Comfandi - PECC, definición de metas corporativas, despliegue de planes e integración con el presupuesto que es la expresión financiera de la estrategia. Así mismo, mide y evalúa resultados para dirigir la organización, monitorear su desempeño y ajustar o estandarizar las mejores prácticas orientadas al mejoramiento y la innovación.

2) El modelo de negocio establecido para la Caja, denominado Controlador

Estratégico, es decir, aquel que es guiado por estrategias Corporativas-Caja, definidas y monitoreadas desde la alta dirección, con el fin de obtener sinergias estratégicas y operativas, entendiendo este concepto como lo que hace para generar mayor valor para la Caja y sus grupos de interés.

3) El modelo de entrega de servicio, orienta el desarrollo del ejercicio

estratégico con base en la Cadena de Valor seleccionada, lo que conlleva a la “construcción en equipo”, interactuando integrantes de los Macroprocesos de Negocios, Direccionadores y Habilidadores, en la búsqueda de la integralidad corporativa.

4.2 GERENCIA POR PROCESOSConstituida por los siguientes elementos:

1) La operación por procesos a través de la Cadena de Valor como modelo de entrega de servicios, que describe el desarrollo de las actividades de la Caja para generar valor al afiliado y al cliente final, desde la gestión del día a día, articulando todos los procesos, orientados por la estrategia corporativa,

SIST

EMA

DE G

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TEGR

AL -

SGI

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para lograr en conjunto los objetivos trazados por Comfandi, soportados, fundamentalmente, en el valor del “trabajo en equipo”.

2) Gestión del mejoramiento continuo, basado en el método PHVA, Comfandi gestiona siempre el mejoramiento, la innovación y el mantenimiento de sus procesos aplicando estándares definidos por las mejores prácticas nacionales e internacionales.

4.3 GERENCIA DE LA CULTURA Y EL DESARROLLOSe soporta en el ciclo de desarrollo del talento humano, el cual contiene los siguientes ejes o elementos:

1) Liderazgo. Tiene el propósito de lograr de sus líderes, la movilización del talento humano fundamentado en las actitudes ganadoras para Comfandi.

2) Talento. Busca maximizar el potencial del talento humano fundamentados en su formación y la gestión de su desempeño.

3) Compromiso. Fomenta el compromiso de sus colaboradores y su sentido de pertenencia con Comfandi, basados en el reconocimiento y la gestión del clima laboral.

Los ejes descritos tienen el propósito de generar la transformación cultural a través de comportamientos individuales y de equipo, el gerenciamiento estratégico y la operación por procesos, precisando roles y responsabilidades, la estandarización de perfiles y competencias, a fin de fortalecer los órganos de gobierno en función de los propósitos misionales de Comfandi.

Frente al contexto descrito, la Gerencia de la Cultura busca, principalmente, el desarrollo o fortalecimiento de comportamientos necesarios para operar el Sistema de Gobierno sobre la base de una efectiva Gestión Ética en la totalidad de procesos y niveles jerárquicos de la organización.

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5 SISTEMA DE GOBIERNO CORPORATIVOEl propósito fundamental del Sistema de Gobierno es orientar la toma e implementación de decisiones que conlleven a alcanzar los objetivos de la organización, mediante la aplicación articulada de los elementos que se describen a continuación:

5.1 ESTATUTOS SOCIALES Y POLÍTICAS CORPORATIVAS Comfandi tiene definidos los estatutos sociales, integrados por un conjunto de normas establecidas para el funcionamiento de la Caja, como complemento de la legislación general vigente, los cuales contienen la reglamentación de los principales órganos de gobierno. Así mismo, se tienen definidas las siguientes políticas corporativas:

> Gestión Integral> Asuntos Corporativos> Comunicaciones> Responsabilidad Social> Ambiental> Talento Humano > Seguridad de la Información> Acompañamiento al Cliente

Ampliar información de estatutos y políticas corporativas en plataforma virtual Isolución.

5.2 ÓRGANOS Y ESTRUCTURA DE GOBIERNO CORPORATIVO

SIST

EMA

DE G

OBIE

RNO

CORP

ORAT

IVO

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5.2.1 Asamblea General de AfiliadosEs el supremo órgano directivo de la entidad, sus decisiones son obligatorias y sus funciones se enmarcan en la ley y en los estatutos sociales.

Está integrada paritariamente por representantes de empresarios y trabajadores afiliados. Los representantes de los empresarios son elegidos por la Asamblea de Afiliados y los representantes de los trabajadores son nombrados por el Ministerio del Trabajo, por períodos de cuatro años.

Entre sus principales funciones se encuentran:a) Nombrar y remover los miembros principales con sus respectivos

suplentes del Consejo Directivo de la Corporación y el Revisor Fiscal para períodos de cuatro años.

b) Estudiar, aprobar o improbar los balances, estados financieros y cuentas de fin de ejercicio que presente para su consideración el Director Administrativo.

c) Declarar extraordinariamente disuelta la Corporación, prorrogar su duración y modificar sus estatutos de conformidad con las normas legales y reglamentarias que se expidan sobre el particular.

d) Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja, por el cumplimiento de los principios del subsidio familiar, así como de las orientaciones y directrices que en este sentido profieren el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Consultar reglamento de funcionamiento de la Asamblea General en plataforma virtual Isolución.

5.2.2 Consejo Directivo Roles y responsabilidades de carácter general:Órgano administrativo de asesoría y colaboración del Director Administrativo y garante de beneficios para los grupos de interés. Circunscribe su actividad a lograr el desarrollo del objeto social de la Caja, para lo cual: a) Elige al Director Administrativo. b) Aprueba y realiza seguimiento periódico al plan estratégico, los objetivos y el

presupuesto anual de ingresos y egresos. c) Aprueba los planes y programas de inversión y organización de

servicios que debe adelantar el Director Administrativo. d) Aprueba u objeta los balances, estados financieros y cuentas de fin de ejercicio

y considera los informes generales y especiales que presente el Director Administrativo, para su remisión a la Asamblea General.

e) Verifica el cumplimiento de las normas de gobierno corporativo, administra los conflictos de interés de sus miembros, el Director Administrativo y su equipo.

Roles y responsabilidades frente a la gestión del control y gestión de riesgos.a) Verifica el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.

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b) Asegura el estricto cumplimiento y observancia de toda la normatividad legal que rige para la Caja.

c) Verifica la oportuna y apropiada implementación de los planes de acción preparados como resultado de las recomendaciones emitidas por los diferentes órganos de vigilancia y control.

d) El Consejo Directivo es el máximo órgano para la gestión de los riesgos de la entidad, por lo cual revisa y aprueba:

- Las políticas para la administración integral de riesgos, los límites específicos para la aceptación de riesgos, la metodología para identificar, medir, controlar e informar los distintos tipos de riesgo a los cuales se encuentra expuesta la Caja; los procedimientos utilizados para la evaluación y el control de los riesgos identificados y los mecanismos para la implementación de planes de acción correctivos.

- El diseño, la implementación y evaluación de los programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos éticos o de fraude y efectúa seguimiento sobre los niveles de exposición a dicho riesgo, sus implicaciones para la Caja y las medidas adoptadas para su control o mitigación.

Consultar reglamento de funcionamiento del Consejo Directivo en plataforma virtual Isolución.

5.2.3 Director Administrativo Roles y responsabilidades de carácter general: Es el representante legal de la Caja y responsable de ejecutar las estrategias corporativas y las directrices aprobadas por la Asamblea General de Afiliados y el Consejo Directivo, para lo cual:a) Cumple y hace cumplir los estatutos, reglamentos internos, órdenes y

resoluciones de los diversos órganos de la administración. b) Rinde ante el Consejo Directivo los informes trimestrales de gestión y de

resultados.c) Presenta ante la Superintendencia del Subsidio Familiar los informes

generales o periódicos que se le soliciten sobre las actividades desarrolladas, el estado de ejecución de los planes y programas, la situación general de la entidad y los tópicos que se relacionan con la política de seguridad social del Estado.

d) Presenta a la Asamblea General en asocio del Consejo Directivo en las sesiones ordinarias de aquella, un informe detallado sobre la marcha administrativa y financiera de la institución, y sobre las innovaciones que convenga introducir, proyectos de desarrollo, programas tendientes al mejor servicio de los asociados.

Roles y responsabilidades frente a la gestión del control y gestión de riesgos:a) Implementa las estrategias y políticas aprobadas por el Consejo Directivo

con relación al sistema de control interno.

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b) Pone en funcionamiento la estructura, los procedimientos y las metodologías inherentes al sistema de control interno.

c) Fija los lineamientos tendientes a crear la cultura organizacional de autocontrol.

d) Proporciona los recursos que se requieran para el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.

e) Verifica la operatividad de los controles establecidos al interior de la entidad.

f) Orienta la ejecución de políticas y acciones derivadas del Consejo Directivo para la gestión de riesgos.

Consultar la Circular 0023 de noviembre de 2010, en plataforma virtual Isolución. Responsabilidades Sistema de Control Interno, Gestión de Riesgos y Comité de Auditoría.

5.2.4 Inhabilidades e incompatibilidades de los órganos de gobiernoSe describen a continuación las principales inhabilidades e incompatibilidades:a) Entre los miembros del Consejo Directivo, Director Administrativo y el

Revisor Fiscal de la Caja, no podrán existir vínculos matrimoniales, ni de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni de asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad comercial, excepción hecha de las sociedades anónimas y de las comanditarias por acciones.

b) No podrán ser elegidos miembros del Consejo Directivo, ni directores administrativos o gerentes, quienes:

- Se encuentren en interdicción judicial o inhabilitados para ejercer el comercio.

- Hayan sido condenados a pena privativa de la libertad por cualquier delito, excepto los culposos.

- Hayan sido sancionados por faltas graves, en el ejercicio de su profesión; - Tengan el carácter de funcionarios públicos. - Hayan ejercido funciones de control fiscal en la respectiva entidad durante

el año anterior a la fecha de su elección, desempeñado cargos de nivel directivo, asesor, ejecutivo, técnico o administrativo en la Superintendencia

del Subsidio Familiar.c) Los miembros del Consejo Directivo, Revisor Fiscal y funcionarios de la Caja

no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su cesación en las mismas, en relación con las entidades respectivas:

- Celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona contrato o acto alguno. - Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen

acciones por la entidad a la cual sirven o han servido o se trate del cobro de prestaciones y salarios propios.

- Prestar servicios profesionales. - Intervenir por ningún motivo y en ningún tiempo en negocios que

hubieren conocido o adelantado durante su vinculación.

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5.2.5 Comités corporativos

5.2.5.1 Comités nivel estratégico> Comité Directivo - Objetivo principal. Garantizar que el desempeño de la Corporación

obedece a los lineamientos estratégicos y normativos aprobados por los entes de gobierno y control que la rigen.

- Objetivos específicos. Proponer para aprobación del Consejo Directivo las estrategias, planes, programas, proyectos y presupuestos que garantizan el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos de la Corporación:

- Revisar la estrategia y el desempeño de las UES de acuerdo con los objetivos estratégicos; así como el avance y los ajustes o cambios críticos de programas y proyectos de impacto corporativo.

- Revisar la contribución establecida en los indicadores de desempeño del aporte de cada Unidad Estratégica de Servicio - UES, Unidades Habilitadoras y Direccionadoras a los resultados corporativos.

- Definir las estrategias que permiten atraer, desarrollar y conservar el talento humano, que apalanque la ejecución de la estrategia de la Caja.

- Identificar sinergias entre proyectos y toma decisiones sobre la alineación y/o optimización de los recursos.

- Revisar el desempeño de los procesos, presentar y aprobar cambios al Sistema de Gestión Integral – SGI, que mejoren el desempeño de los procesos y de los negocios.

> Comité de Auditoría Es el órgano derivado del Consejo Directivo, encargado de la evaluación del

control interno y su mejoramiento continuo y de la administración de riesgos de la Caja, y la adopción de medidas para su control y mitigación, entre otras funciones. Propone al Consejo Directivo, para su aprobación, la estructura, los procedimientos y las metodologías necesarios para el apropiado funcionamiento del Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar.

> Comités de Ética - Comité de ética corporativo. Tiene la responsabilidad de orientar el

proceso de gestión ética, la determinación y actualización de directrices éticas, así como la revisión y tratamiento de contravenciones al Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial. Está conformado por el Director Administrativo o la persona que designe para representarlo, los Jefes de Auditoría y de Asuntos Corporativos, los Subdirectores de Planeación y Gestión Humana e invitados según pertinencia.

- Comités de ética específicos según pertinencia de Unidades Estratégicas de Servicio – UES. Se aplica conforme a requerimientos legales u organizacionales. Ej. Comité de ética hospitalaria o Comité de la investigación en UES Salud. Cada comité dispone de su propio reglamento en el que se definen objetivo, integrantes, roles y responsabilidades.

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5.2.5.2 Comités de procesos Tienen el propósito de efectuar seguimiento a resultados frente a metas de indicadores de gestión definidos en las diferentes subdirecciones, entre los que se destacan: Comité de Gestión Subdirección Comercial, Comité Gestión Mercadeo Social, Comité Gestión Salud, Comité Gestión Servicios Sociales, Comité de Responsabilidad Social, Comité de Servicios Compartidos, Comité Jurídico.

5.2.5.3 Comités de cumplimientoSon requeridos por la regulación o normatividad vigente, entre los que se encuentran los comités de convivencia, COPASST, historia clínica, entre otros.

Ampliar información sobre órganos de gobierno en plataforma Isolución

5.3 GESTIÓN ÉTICALa Gestión Ética es uno de los principales elementos del Sistema de Gobierno. Tiene como finalidad orientar la definición y fortalecimiento de estándares éticos de comportamiento, como soporte esencial para construir y mantener relaciones de confianza con los grupos de interés, en desarrollo de los grandes propósitos de la organización.

5.3.1 Modelo de Gestión ÉticaEl Modelo de Gestión Ética de Comfandi aplica el ciclo PHVA, conforme se describe a continuación:

Gráfica 5 – Modelo de Gestión Ética Comfandi

P

A

H

VGE9GE8GE7

GE10

GE1GE2GE3GE4

GE10 Estrategias de prevención y contención, frente a resultados obtenidos en GE7, GE8 y GE9.

GE1 Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial.

GE2 Comportamientos éticos esenciales en perfiles de cargos.

GE3 Riesgos éticos y controles.

GE4 Comités de ética.

GE9 Investigación de faltas al Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial.

GE8 Verificación de riesgos éticos materializados, análisis de tendencia y de efectividad de controles.

GE7 Evaluación de competencias éticas.

GE5 Comunicación y educación continuada a grupos de interés.

GE6 Operación del sistema de consultas y denuncias éticas.

GE5GE6

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A continuación se describen las directrices para cada uno de los elementos del Modelo de Gestión Ética de Comfandi:

Ampliar información sobre Modelo de Gestión Ética en plataforma Isolución

FASE COD ELEMENTO DIRECTRIZ

Planear

GE1Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial.

Se revisará y actualizará mínimo cada dos años.

GE2Comportamientos en perfiles de cargos.

Son una síntesis de los comportamientos éticos definidos en el Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial, los cuales se incluyen en perfiles de cargos.

GE3 Riesgos éticos y controles.

Son una categoría del Sistema de Gestión de Riesgos de la Caja que se describe en el numeral 5.5, el cual aplica metodología para su identificación, análisis y valoración, así como la evaluación y el fortalecimiento de controles.

GE4 Comités de ética.

Se establece el Comité de Ética Corporativo, el cual tiene como objetivos fomentar y afianzar la cultura ética de la Caja, asegurar la operación del proceso de gestión ética y dirimir temas éticos de alcance corporativo. Adicionalmente la Subdirección de Salud dispone de los comités de ética hospitalaria y de ética de la investigación en salud. Cada uno de los comités descritos cuentan con su propio reglamento para su operación.

Hacer

GE5

Comunicación y educación continuadaa grupos de interés.

Se establece plan de comunicación y educación a grupos de interés con el propósito de dar a conocer contenidos del Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial, asegurar su interpretación, así como la operación de mecanismos de consulta, denuncia e instancias y procedimiento de resolución. Busca igualmente educar en forma permanente como medio esencial para fortalecer la cultura ética de la Caja.

GE6Operación del sistema de consultas y denuncias éticas.

Tiene el propósito de recibir y resolver consultas frente a dilemas éticos, así como reportar o denunciar contravenciones o faltas al Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial.

Verificar

GE7Evaluación de competencias éticas.

Las competencias éticas se incluyen en el modelo de gestión de competencias y se evalúan conjuntamente con las demás competencias.

GE8

Verificación de riesgos éticos materializados, análisis de tendencia y efectividad de controles.

Tiene el propósito de efectuar registro y trazabilidad de riesgos éticos materializados, levantar estadísticas, efectuar análisis de su tendencia y reportar resultados a las instancias pertinentes; así como evaluar la efectividad de controles frente a riesgos materizalizados y ajustar o fortalecer lo necesario.

GE9 Investigación de faltas a la ética.

Se efectúa registro y se reportan resultados de investigaciones de faltas a la ética, a las instancias pertinentes, por conducto de los comités de ética.

Ajustar /Mejorar GE10

Estrategias de prevención y contención, frente a resultados obtenidosen GE7, GE8 y GE9.

Tiene el propósito de determinar y ejecutar acciones para evitar la recurrencia de faltas al Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial de la Caja.

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5.3.2 Descripción del marco conductual ComfandiA continuación se describen los componentes del marco conductual de Comfandi, relacionado en la gráfica 3:

5.3.2.1 Valores corporativos> Orientados al afiliado, al cliente y al servicio. Comfandi trata a las personas

con sensibilidad, respeto y apertura, siendo “Tu Mano Amiga”. Atiende a cada persona con total disposición, dedicación y voluntad, logrando que sus afiliados y clientes sientan que son lo más importante para Comfandi.

> Unidos y comprometidos por el desarrollo social. Aporta al desarrollo sostenible del Territorio Valle del Cauca, agregando valor a sus servicios, generando sinergias con gobiernos, proveedores y aliados para el desarrollo de sus comunidades y contribuyendo al desarrollo integral de sus colaboradores y sus familias.

> Apasionados por la efectividad e innovación. Trabaja por alcanzar los resultados esperados, para lo cual asume retos, se adapta al cambio, genera soluciones creativas, mejora e innova modelos de negocio, procesos y productos.

5.3.2.2 AtributosNuestros atributos están determinados por los principios éticos que caracterizan nuestras actuaciones, los cuales aportan solidez a los valores corporativos y a la promesa de valor:

> Aliado / Amigo Social. Trabaja en equipo enfocada en un objetivo común: el bienestar y desarrollo de sus colaboradores y la comunidad, fundamentados en el principio de solidaridad.

> Confiables. Desarrolla todas sus actuaciones en el marco de comportamientos éticos que se soportan en la honestidad de su talento humano, generando credibilidad y confianza a todos sus grupos de interés.

> Incluyentes. Trabaja y sirve para responder a necesidades de su comunidad, sin distinción de raza, credo o género, valorando la diversidad de pensamiento y basados en los méritos de su talento humano, el principio de solidaridad y el respeto por los derechos humanos.

> Transformadores. Construye procesos de transformación en personas y comunidades con quienes y para quienes trabajan, facilitando su crecimiento y la contribución por una sociedad con mayores oportunidades.

> Transparentes. Revela en forma clara, precisa y completa la información sobre las políticas, decisiones y actividades de las que es responsable, incluyendo sus impactos sobre la sociedad y el medio ambiente.

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> Integrales. Responde de manera integral a las principales necesidades de su comunidad, en los campos del subsidio, recreación y deporte, educación y cultura, vivienda, fomento empresarial, salud, mercadeo social y crédito social, entre otros servicios, orientados por su Sistema de Gobierno, Sistema de Gestión Integral y marco conductual.

5.3.2.3 Competencias organizacionalesLas competencias organizacionales determinan el saber – hacer necesario para alcanzar el desempeño esperado en cumplimiento de la promesa de valor:

> Sinergia y cooperación. Capacidad de comprometerse e involucrar a otros, teniendo en cuenta todos los elementos del Sistema de Gestión Integral.

> Generador de logro. Capacidad para alcanzar y superar los objetivos organizacionales, grupales e individuales, con proactividad y definiendo metas viables y desafiantes, garantizando el posicionamiento, crecimiento y sostenibilidad de la Caja.

> Comunicación efectiva. Capacidad de comprender al otro y comunicar con efectividad lo que piensa, hace y siente, mediante su expresión oral, no verbal y escrita.

> Ejemplo y coherencia. Capacidad de pensar, sentir y actuar en permanentemente armonía con los valores, atributos y políticas organizacionales que constituyen la cultura Comfandi.

5.3.3 Compromisos corporativosEl marco conductual descrito permite a la institución comprometerse en forma efectiva con estándares nacionales e internacionales de comportamiento, entre los que se encuentran:

> Derechos Humanos. Comfandi está comprometida con el respeto a los Derechos Humanos, promoviéndolos al interior de la organización y en sus grupos de interés, para brindar un trato digno, con justicia e igualdad, trabajando hacia la erradicación de incidentes de discriminación, trabajo infantil, trabajo forzoso y abuso sexual.

> Derechos y deberes. Comfandi está comprometida con el cumplimiento

de sus deberes y el respeto y fomento de los derechos de sus afiliados y usuarios, en el marco de la normatividad.

> Prácticas anticorrupción. Comfandi está en contra de toda práctica o conducta de fraude o corrupción, que constituya soborno, extorsión, dádivas o prebendas, en sus comunidades de influencia y en su cadena de valor, con el fin de promover la transparencia en la gestión, disuadir las conductas indebidas e incentivar el compromiso de sus colaboradores.

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Este compromiso está acorde con la legislación colombiana, la declaración universal de los Derechos Humanos, las convenciones básicas de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y el Pacto Global de las Naciones Unidas; igualmente, con la Ley 679 de 2001 para prevenir y contrarrestar la explotación, la pornografía y el turismo sexual con menores.

> Confidencialidad. Comfandi protege de manera responsable y confidencial la información interna y externa, y los datos de las personas y los grupos de interés, que sean de manejo de la organización.

> Competencia justa. Comfandi evita cualquier tipo de conducta que implique competencia desleal o prácticas contrarias a la libre competencia, actuando de buena fe y en cooperación con sus grupos de interés.

5.3.4 Comportamientos éticos En armonía con el marco conductual y los compromisos corporativos descritos, los colaboradores de Comfandi se comprometen a aplicar y promover los siguientes comportamientos éticos:

5.3.4.1 Frente a la Corporacióna) Mantener y promover una conducta que guarde consistencia con los valores y

atributos corporativos.b) Representar con responsabilidad y honestidad a la Caja en las delegaciones

interinstitucionales, intersectoriales o frente a todo tercero.c) Respetar y promover los Derechos Humanos en todos los procesos de la

organización.d) Abstenerse de participar en todo acto que constituya fraude, esto es

apropiación indebida de activos, corrupción o reporte de información fraudulenta, por el contrario, adoptar, acatar y fomentar estándares de comportamiento definidos por la organización en contra de tales prácticas.

e) Abstenerse de efectuar todo acto que represente acoso laboral o trato hostil, maltrato, intimidación a otra persona en el ámbito laboral.

f) Reportar a través de los mecanismos establecidos por la organización cualquier situación o evento que esté en contra de los comportamientos éticos definidos en el presente código.

5.3.4.2 Frente a afiliados, clientes y usuariosa) Prestar un servicio con trato digno, respetuoso y cálido, garantizando la no

discriminación por condición de género, raza, orientación sexual, religión, creencias políticas o condiciones socioeconómicas.

b) Asegurar el respeto y fomento de los derechos de los afiliados, clientes y usuarios y educar en el cumplimiento de sus deberes.

c) Asegurar una atención humanizada en la prestación de todos los servicios.d) Garantizar un trato equitativo para todos los afiliados, clientes y usuarios.

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e) Asegurar transparencia en la prestación de todos los servicios.f) Ejecutar el trabajo con rectitud, dedicación, compromiso y responsabilidad,

generando credibilidad y confianza en nuestros servicios.g) Establecer una competencia leal, atribuyéndole a los productos y servicios

ofertados características, cualidades, resultados y certificaciones que realmente tengan y puedan ser comprobadas cuando se requieran.

5.3.4.3 Frente al manejo o revelación de la información a) Abstenerse de efectuar revelación de información sin las autorizaciones

correspondientes.b) Suministrar la información requerida por entes internos y externos, en

forma oportuna, confiable y transparente. c) Proteger y supervisar la información que genere, manipule, reciba o

transmita en la organización.d) Abstenerse de utilizar indebidamente la información privilegiada y

confidencial en beneficio propio o de tercero o en detrimento de los intereses de la organización.

e) Reportar a su jefe inmediato o a las instancias superiores correspondientes, cualquier posible omisión, falsificación, manipulación o inexactitud de la información estadística, financiera, de contabilidad, de los datos básicos que soportan tales partidas, así como los registros de la información oficial de la Caja.

5.3.4.4 Frente a conflictos de interés> Definición, manejo y reporteSe considera conflicto de interés toda situación en la cual los miembros del Consejo Directivo, el Director Administrativo, los colaboradores de la Caja y el Revisor Fiscal, antepongan sus intereses personales a los de la organización, interfieran con la objetividad que requiere su cargo, afecte su toma de decisiones o puede dar la apariencia de afectarla. El manejo de los conflictos de interés se someterá a lo establecido en el presente Código, de acuerdo con la norma contenida en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, así como el Decreto 2463 de 1981, que determina el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los consejeros, revisores fiscales, directivos y colaboradores de las Cajas de Compensación, en lo relacionado con trámites de contratación, impedimientos o inhabilidades para ser miembro del Consejo Directivo, Director Administrativo o Revisor Fiscal, principal o suplente, y con parentesco o intereses económicos.

Toda situación de conflicto de interés debe ser reportada al nivel jerárquico inmediatamente superior en la estructura organizacional de Comfandi. Las situaciones de conflicto de interés que puedan afectar a los miembros del Consejo Directivo y Director deben ser puestas en conocimiento del Consejo Directivo de Comfandi.

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Los directivos y colaboradores de Comfandi deberán actuar con la lealtad y diligencia debidas, conservando la confidencialidad del caso.

> Conflictos de interés por inhabilidades o incompatibilidadesTodo colaborador de Comfandi debe:a) Consultar antes de hacer negocios en nombre de la Caja con cualquier

organización en la que se encuentre vinculado un miembro de su familia con parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil.

b) Declarar cuando los cónyuges, compañeros permanentes, personas con relaciones sentimentales, con parentesco hasta cuarto grado de consanguinidad y tercero de afinidad trabajen en la organización. Cada uno de ellos debe declarar esta situación de manera independiente.

c) Los nuevos colaboradores deberán diligenciar una declaración escrita en la que informen si tienen o no conflicto de interés, como documento de vinculación.

d) Declarar casos en los cuales sea socio, empleado, administrador o asesor de sociedades que sean clientes, proveedores o competencia en el desarrollo, venta o prestación de cualquiera de los servicios que ofrece la Caja.

Igualmente no podrá:e) Gestionar, por sí mismo o por interpuesta persona, negocios que le originen

ventajas que conforme a la Ley, los estatutos, o las buenas costumbres, se puedan considerar que infringen los intereses de la Caja.

f) Utilizar su posición en la Caja o su nombre para obtener para sí mismo, o para un tercero, tratamientos especiales en negocios particulares, con cualquier persona natural o jurídica que tenga alguna relación con la organización.

> Comportamientos frente al uso de bienes de la instituciónNingún colaborador podrá:a) Utilizar los activos, servicios y en general, los recursos de la Caja para

actividades distintas al objeto de las mismas.b) Destinar los recursos de la organización para donaciones.

> Comportamientos frente al recibo de regalos o invitacionesLos regalos no siempre son artículos físicos. También son regalos las atenciones, servicios, favores u otros bienes de valor. Por lo tanto, ningún colaborador podrá: a) Aceptar para sí mismo o para terceros relacionados, donaciones en dinero

o especie por parte de proveedores o clientes de la Caja, o de personas o entidades con las que la organización sostenga relaciones comerciales o de servicios. El colaborador podrá recibir como obsequio, material publicitario tales como agendas, calendarios, lapiceros; otro tipo de

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regalos podrá ser recibido, siempre y cuando su costo aproximado no supere el 15 % del salario mínimo mensual legal vigente, de lo contrario, deberá devolverlo al proveedor o empresa que lo ha ofrecido. En todo caso debe reportarlo al Comité de Ética de la organización.

b) Aceptar regalos, dádivas, préstamos o trato preferencial cuando lo comprometan de manera directa o a algún miembro de su familia con parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, ante las personas que los ofrecen, como representante de una empresa o individuo que haga negocios o preste servicios a Comfandi.

c) Recibir promoción u otorgamiento de cualquier tipo de prebendas o dádivas, sean estas en dinero o en especie, por parte de las Entidades Promotoras de Salud, Instituciones Prestadoras de Salud, empresas farmacéuticas productoras, distribuidores, comercializadoras u otros, de medicamentos, insumos, dispositivos y equipos, conforme a lo dispuesto y en los términos del artículo 106 de la Ley 1438 de 2011 o la norma que la modifique.

d) Las invitaciones para visitar instituciones, asistir a actividades académicas o a otro evento de cualquier tipo, deberán ser otorgadas a Comfandi como institución y los directivos analizarán su rechazo o aceptación y su asignación individual de acuerdo con la conveniencia frente a la estrategia organizacional.

> Comportamientos en relacionamiento con proveedoresTodo colaborador en desarrollo de sus funciones propias del cargo inherentes al relacionamiento con proveedores debe:a) Seleccionar y contratar proveedores basados en principios de calidad,

imparcialidad, competencia y transparencia.b) Seleccionar proveedores que evidencien prácticas empresariales que

respetan la ley.c) Realizar toda compra o negociación y pagos de acuerdo con el manual

de contratación civil y cuantías, donde se regulan los responsables de autorizar contratos, de firmarlos y donde se establecen los documentos soportes a los mismos.

d) Declararse impedido de participar en procesos de selección o contratación de proveedores en caso incurrir en inhabilidades o incompatibilidades.

e) Tener claridad de que las decisiones de contratación se basan solamente en el mejor interés de Comfandi considerando que los productos o servicios de los proveedores convienen a la Caja en función de su pertinencia, calidad, precio, entrega y servicio, y que los proveedores tienen la posibilidad de hacer negocios con la Caja, sin que condicionamientos subjetivos y personales de quien interviene en la decisión puedan desvirtuar estos criterios.

f) Asegurar que las promociones o descuentos ofrecidos por los diferentes proveedores con los que Comfandi contrata, deben ser otorgados a la Caja como organización.

g) Asegurar que los proveedores que se registran en la organización o participan

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en distintos procesos, reporten al área correspondiente o administrador del contrato, cualquier conflicto de interés que pueda afectar la transparencia del proceso de contratación, quien a su vez deberá reportar dicha situación al Comité de Ética.

h) Asegurar que en virtud de lo dispuesto en la ley, todos los contratos celebrados por la Corporación deben contener una cláusula que garantice entre las partes el suministro de información relativa a conflicto de interés, así como el cumplimiento de los estándares éticos de comportamiento pertinentes.

5.4 GESTIÓN DE CONTROL Y CUMPLIMIENTO

5.4.1 Sistema de control interno

5.4.1.1 PropósitoEl Sistema de Control Interno de Comfandi está conformado por el conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por el Consejo Directivo y la Dirección Administrativa de la Caja, que se han diseñado e implementado, entre otros, para mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad, mitigar la ocurrencia de fraudes, realizar una adecuada gestión de los riesgos, brindar información financiera confiable y oportuna y brindar un adecuado cumplimiento de la normatividad y regulaciones legales aplicables a la Caja.

5.4.1.2 Elementos del sistema de control interno> AutocontrolEstá definido por las actividades desarrolladas por cada Unidad Estratégica de Servicio – UES, con el propósito de:a) Efectuar autoevaluación sistemática frente a los resultados de su gestión

acorde con objetivos, indicadores y propósitos misionales y generar las propuestas de mejoramiento necesarias.

b) Identificar riesgos potenciales en desarrollo de las actividades a cargo, comunicar oportunamente a las instancias correspondientes y participar en el desarrollo de los respectivos planes, acorde con el modelo corporativo para la adminstración de riesgos.

> Auditoría internaEs una actividad que se fundamenta en criterios de independencia y objetividad, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Caja.

Realiza actividades de aseguramiento y consultoría con el propósito de evaluar los elementos del Sistema de Gobierno con base en el marco conductual y comportamientos éticos definidos en el presente código, así como los principios establecidos en el Manual de Auditoría Interna. > Comité de AuditoríaVer numeral 5.2.5 – Comités

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5.4.2 Órganos de control externo> Revisoría FiscalLa Revisoría Fiscal tiene como principal función dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros de la Caja, revisar y evaluar sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente, en los términos que le señala la ley, los estatutos y las entidades de vigilancia y control.

Es un órgano de fiscalización bajo la dirección y responsabilidad del Revisor Fiscal, sujeto a las normas de auditoría generalmente aceptadas, valora los sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por la Caja y emite una opinión sobre los mismos, brindando información financiera que genera confiabilidad a los grupos de interés. > Otros órganos de control externoComfandi se somete al control, vigilancia e inspección, según sea el caso, de las entidades estatales que por ley tienen estas atribuciones, acorde con la naturaleza de la actividad vigilada, para lo cual brinda la información pertinente en forma transparente, oportuna y suficiente.

La Caja es vigilada y controlada, entre otras, por las siguientes entidades: - Superintendencia del Subsidio Familiar - Ministerio del Trabajo - Ministerio de Educación - Contraloría General de la República - Superintendencia de Salud

5.5 GESTIÓN DE RIESGOS

5.5.1 ObjetivosEl Sistema de Gestión de Riegos tiene, entre sus objetivos, aportar a la estabilidad de la Caja, preparándola de manera apropiada para responder a los diferentes riesgos a los cuales se encuentra expuesta; esto le permite alcanzar importantes niveles de sostenibilidad, mediante la gestión eficiente de los recursos basados en un enfoque de maximización de oportunidades.

La interacción del Modelo de Gestión de Riesgos con el Sistema de Gestión Integral permite:a) Obtener mayor transparencia en los procesos de gestión y toma de decisiones.b) Desarrollar una planificación estratégica más efectiva, como resultado de

un conocimiento más amplio de los riesgos inherentes de la entidad y el apropiado manejo de los procesos de administración integral de los mismos.

c) Minimizar pérdidas como resultado de la prevención de riesgos significativos. d) Obtener óptimos resultados en términos de efectividad y eficiencia en el

manejo y uso de los recursos de la entidad.

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e) Asegurar el desarrollo de la capacidad de respuesta ante eventos adversos que amenacen el cumplimiento de los objetivos, la reputación, el recurso humano, la infraestructura, el medio ambiente y la continuidad del negocio.

5.5.2 Elementos del Modelo de Gestión de Riesgosa) Gobierno del Modelo.b) Marco metodológico.c) Manual del Modelo, el cual incluye las principales políticas administrativas.d) Políticas y lineamientos de continuidad del negocio.e) Órganos de control.f) Divulgación de la información.Ampliar información sobre Modelo de Gestión de Riesgos en plataforma Isolución

5.6 ADMINISTRACIÓN Y REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN Comfandi asegurará que la información que se maneje a su nombre se encuentre de conformidad con los derechos de autor y las leyes nacionales e internacionales que regulen la propiedad intelectual. Velará por la seguridad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información corporativa, con énfasis en información protegida por reserva legal o clasificada como confidencial o crítica.

El área de Asuntos Corporativos define los lineamientos y mecanismos que la organización debe adoptar para que la información llegue a los grupos de interés de manera oportuna, clara, íntegra y veraz.

La Subdirección de Servicios Compartidos establece los mecanismos para garantizar que la información transmitida por medios electrónicos responda a los más altos estándares de confidencialidad e integridad, asegurando la implementación de una política de privacidad, el manejo de información reservada de los afiliados, clientes y usuarios, el respeto por el derecho de intimidad y la protección de los datos de todas las personas, cumpliendo con las obligaciones de registro, archivo y utilización de bases de datos.

La información financiera de Comfandi es divulgada públicamente, de acuerdo con los requerimientos de ley, y a las entidades gubernamentales de supervisión y control, previa autorización del Director Administrativo o su delegado para tal efecto.

La Subdirección de Planeación Corporativa responde por el reporte de información requerida por entes de regulación y control, asegurando confiabilidad, oportunidad y suficiencia conforme a normatividad vigente.

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6 DIVULGACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA EMPRESARIAL6.1 DIVULGACIÓNEl Código se divulga a los miembros de la organización y a los grupos de interés, a través de los diferentes medios de comunicación disponibles por la organización.

6.2 VIGENCIAEl Código de Buen Gobienro y Ética Empesarial entrará en vigencia a partir de la aprobación del Consejo Directivo y será revisado y actualizado cada dos años por la alta dirección.

6.3 EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTOSe efectuará evaluación anual al cumplimiento del Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial, con base en resultados de los siguientes indicadores: > Contravenciones o faltas al Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial de

Comfandi, incluye análisis estratificado de frecuencia y tendencia.> Nivel de implementación de planes de acción frente a riesgos éticos y de

gobierno corporativo.> Sanciones relacionadas con contravenciones a estándares del Código de Buen

Gobierno y Ética Empresarial de Comfandi, impuestas por entes de control.Así mismo se realizará evaluación cualitativa acerca de la apropiación conceptual y metodológica definida para el Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial.

Por último, se formulará, implementará y efectuará seguimiento a planes de mejoramiento derivados de resultados de evaluaciones cualitativa y cuantitiativa descritas.

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7 GLOSARIO> Afiliado. Persona natural que con el cumplimiento de los requisitos de ley ha sido admitido como afiliado a la Caja de Compensación Familiar Comfandi.

> Atributos. Características que define la organización por las que desea ser reconocida por sus grupos de interés, para respaldar la promesa de valor y en general los propósitos misionales, las cuales contribuyen a generar credibilidad y confianza frente a los grupos de interés.

> Acoso laboral. Comportamiento persistente y demostrable que sobre una persona ejerza un colaborador, jefe directo o indirecto, colega o subordinado, encaminado a causar temor, intimidación o ansiedad, y que tenga como consecuencia desempeño insatisfactorio o falta de motivación que conduzca a la renuncia.

> Cliente. Es la persona natural o jurídica que de manera voluntaria demanda servicios seleccionados entre distintas opciones de mercado.

> Código. Conjunto de normas sistemáticas que regulan una materia determinada.

> Competencias. Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que distinguen a una persona y que contribuyen a lograr un rendimiento excelente en un cargo, dentro de un contexto específico, y se manifiestan en comportamientos que son definibles, observables y medibles.

> Comunidad. Conjunto de personas que comparten elementos en común y tienen los mismos intereses.

> Conflicto de interés. Situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad, se encuentra en una posición en la que podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta.

> Cónyuge o compañero/a permanente. Persona en unión marital, religiosa o civil, así como en un matrimonio de hecho (según lo determine la legislación del país).

> Empresas afiliadas. Persona natural o jurídica que tiene al menos un trabajador a cargo y, que previamente ha cumplido los requisitos establecidos en la ley en los estatutos de Comfandi, para ser admitido e inscrito como empleador afiliado.

GLOS

ARIO

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> Ética. Conjunto de directrices o leyes que determinan las prácticas o comportamientos considerados como debidos, por un grupo de personas o una sociedad.

> Entes de control. Son entidades públicas que cumplen funciones de supervisión, vigilancia y verificación del cumplimiento de asuntos legales que son de carácter obligatorio, en una organización sujeta de control.

> Fraude. Engaño a la intitución con la intención de conseguir un beneficio personal o para un tercero. Se expresa en términos de apropiación indebida de activos, corrupción y reportes fraudulentos.

> Gobierno corporativo. Es un conjunto de normas, principios, prácticas, políticas y órganos de dirección, administración y control, mediante los cuales se dirige y controla la gestión de una persona jurídica.

> Grupos de interés. Personas o grupos sobre los cuales la entidad tiene influencia o se ven influenciadas por ella.

> Política. Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado.

> Proveedor. Persona natural o jurídica que provee productos o servicios a Comfandi.

> Pariente. Persona con parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad o primero civil.

> Parentesco por consanguinidad: - Primer grado: padres e hijos. - Segundo grado: hermanos, abuelos y nietos. - Tercer grado: tíos, tías, sobrinos y sobrinas. - Cuarto grado: primos hermanos. > Parentesco por afinidad: - Primer grado: suegros, yernos/nueras, padrastros e hijastros. - Segundo grado: cuñados y cuñadas.

> Parentesco civil: - Primer grado civil: padres adoptantes e hijos adoptivos.

> Usuario. Persona natural o jurídica que utiliza las instalaciones, servicios o programas que dispone Comfandi.

> Valores. Conductas o comportamientos individuales y/o grupales que facilitan el logro de la misión, visión y objetivos organizacionales.

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8 DISPOSICIÓN FINALEl Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial es de obligatorio cumplimiento para todos los grupos de interés que tengan vínculo con Comfandi; en consecuencia:

> La obligatoriedad de su cumplimiento por parte de los trabajadores quedará consignada en el reglamento interno de trabajo de Comfandi y su incumplimiento generará los efectos allí definidos.

> La obligatoriedad de su cumplimiento por parte de otros grupos de interés que tengan relación con Comfandi, quedará consignada en cada contrato, convenio o acuerdo de cualquier tipo, según el caso.

El presente Código fue elaborado por la Dirección Administrativa y el Comité de Ética Empresarial, con el acompañamiento de consultoría externa - PHVA Gestión Corporativa.

Aprobado en sesión del Consejo Directivo del 29 de abril de 2016, según acta No. 1.179.

DISP

OSIC

IÓN

FINA

L

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Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial Comfandi

Yo Identificado(a) con cédula de ciudadanía No. ,afirmo haber recibido el Código de Buen Gobierno y Ética Empresarial Comfandi que contiene:• Marco de actuación legal y corporativo.• Sistema de Gestión Integral.• Sistema de Gobierno Corporativo.

Estoy de acuerdo con lo descrito en el Código y me comprometo a cumplir y poner en práctica las políticas y los comportamientos contenidos en el mismo.

Firma del colaborador:

Fecha: Día Mes Año

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