casos de éxito y de uso en gestión documental

5 casos de éxito y de uso en Gestión documental: Transporte público, Aeronáutica, Tráfico, Gestión administrativa y Construcción

19 de noviembre de 2014

Beneficios de la gestión documental

Captura inteligente de documentos

Extracción automática de metadatos.

Reconocimiento, clasificación y autotagging de documentos

Validación automática de datos

Captura desde dispositivos móviles

Captura de documentos desde cuentas de correo-e.

OCR


Interoperabilidad entre aplicaciones de negocio

Integración con Dropbox

Integración con suites ofimáticas

Integración con ERP, CRM y gestores de facturas

Web Services

Conector CMIS para las principales plataformas ECM

(Sharepoint, Alfresco, Nuxeo, OpenText)

Exportación CSV


Gestión inteligente de documentos

Almacenamiento con acceso centralizado multiplataforma.

Control de versiones

Histórico de documentos

Gestión de usuarios

Captura de documentos desde cuentas de correo-e.

Búsqueda de documentos full text.

Creación de diversos tipos de contenidos


Cumplimiento de estándares

CMIS Dublin Core ISO 30.300 MoReq2 ISO 15489


BPM

Flujos de trabajo que permiten automatizar los procedimientos de aprobación y revisión de documentos. Configuración en la misma interfaz de la plataforma.


Difusión de contenidos empresariales

Intranets Extranets Blogs Wikis Websites


Seguridad de la Información

ISO 27.001 LOPD Soporte para firma digital de documentos Soporte para dispositivos biométricos

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Caso de éxito: Transporte público

METRO DE MÁLAGA


En julio de 2014, la Presidenta de la Junta de Andalucía, Susana

Díaz, inauguro las líneas 1 y 2 del Metro de Málaga, que abarcan 12

kilómetros de trazado que abastecen a 17 paradas, lo cual supone

un 81% de toda la red prevista.

Apenas con tres meses de funcionamiento, ya ha superado el

millón de viajeros y las cifras de usuarios se mueven en un

promedio de 17.300 viajeros al día.

La inversión prevista para su conclusión en 2017 es de 794,64

millones de euros y se prevée una cobertura de a 20,7 millones de

viajeros al año.


Su construcción supuso la contratación de 1.600 trabajadores

directos e indirectos en 5 centros de trabajos distintos.

DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Garantizar un control de calidad exhaustivo de la

documentación técnica.

Coordinación de las personas que participaban en su

realización.


Control diario de 700 revisiones de planos de obra.

Accesibilidad centralizada de toda la documentación.


ADAPTACIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Versiones definitivas de trabajo y acceso a las mismas:

Una vez que la dirección de obra aprueba un plano, un e-mail con

enlaces a la última revisión del documento se distribuye a todo el

personal.

Al hacer clic sobre el enlace, los usuarios acceden directamente al

plano, sin tener que navegar por el gestor documental.

Las revisiones anteriores quedan inaccesibles una vez se envía la

última revisión del plano.

Cada uno de estos e-mails tiene además un número de envío que

incrementa la seguridad y el control sobre las versiones de los planos.



Descarga de planos en local: Los usuarios pueden descargar varios planos en

lotes, exportando los paquetes de ficheros en formato zip.

‘Economía de recursos del sistema‘

Los planos de taller o los de cálculo sólo se almacenarán.

Los planos que van a ser utilizados en el desarrollo de la obra, una vez

creados, pasan un flujo de revisión hasta obtener la aprobación de la

dirección de obra. Estos planos solo serán admitidos por el sistema si

están en formato Autocad y PDF.


VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Rentabilidad: Según cálculos aportados durante el transcurso de

las obras, para garantizar con eficacia la correcta organización,

control y distribución de 9.000 planos activos junto a los 40.000 del

histórico, se hubieran necesitado a dos personas empleadas a

tiempo completo durante el tiempo de ejecución de la obra.



Reducción de riesgos: La apuesta por un sistema de gestión

documental inteligente ha minimizado el riesgo de fallos humanos

propio de tareas repetitivas y tediosas.

Caso de éxito: Aeronaútica

CRISA

Caso de éxito: Aeronautica

CRISA es una empresa dedicada a diseñar y fabricar equipos electrónicos y

software para aplicaciones espaciales: satélites, lanzadores, infraestructura

orbital y vehículos de transporte espacial.

Cuenta con casi 30 años de experiencia en el sector y una plantilla de más de

300 trabajadores. Forma parte de Astrium S.L, una subsidiaria de la European

Aeronautic Defense and Space Company (EADS) que emplea a 15.000 personas en

sus sedes de Francia, Alemania, Reino Unido, Holanda y España y que tiene un

volumen de negocio de 4.8 billones de €.

Ha desempeñado siempre un papel muy relevante en la mayoría de las

misiones científicas y de observación de la Tierra de la ESA (Agencia Espacial

Europea), desarrollando diversos procesadores de carga útil y controladores de

hardware y software.


La adecuada revisión y aprobación de planos y otra documentación

del Departamento de Ingeniería era la preocupación central de La

Dirección de Proyectos y Documentación de CRISA.


Automatizar el proceso de revisión y firma de planos

Oficina sin papeles


Centralización de la documentación en Nuxeo 5.4.1.

Flujos de trabajo.


ANTERIOR PROCESO DOCUMENTAL

Los documentos tenían que imprimirse antes de ser evaluados,

aprobados y firmados.

Una vez llevado a cabo todo el proceso, la portada de los

documentos era digitalizada de nuevo con las rúbricas de los

responsables, para ser finalmente adjuntada al documento

electrónico original.


GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

Flujos de trabajo

Flujos de trabajo en serie con los estados Borrador, Revisión, Firmas y

Aprobado.

Flujos de aprobación en los que un documento tenía 4 estados diferentes y

se firmaba tras finalizar el proceso. Las firmas sobre el documento se

guardaban en un historial de firmas.

La información relativa a todos los cambios de estado en los diferentes

flujos de trabajo era exportable en PDF para mantener la trazabilidad del

trabajo sobre los documentos.


GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

Gestión de procesos documentales de forma distribuida

Pueden saber qué tareas relativas a su documentación se

encuentran pendientes y realizar el trabajo de una manera

más automática, sin tener que perder tiempo imprimiendo o

escaneando documentos

Localizar la última versión de los documentos

Evita compartir documentos de forma rudimentaria a través

del e-mail



Rentabilidad: Ahorro de 15.000 dólares al año por la no impresión

de papel (Según Citigroup-Environmental Defense study el coste de

imprimir una página puede estar alrededor de los $0,13).



Escalabilidad: Seis meses después de la implantación de Athento,

pasó de ser utilizado sólo en el Departamento de Ingeniería a ser

empleado en otros 6 proyectos piloto.


3.638 documentos25% y el 30% de la documentación de proyectos de CRISA. Tienen el

objetivo de aumentar gradualmente este porcentaje hasta cubrir el

70% y, posteriormente, según su evolución, introducirlo en la gestión

de la documentación general de la organización.

Caso de éxito: Tráfico

DGT


Mediante licitación pública (750.000 €), implantación de un

sistema de gestión documental que soportará más de 150 millones

de Documentos y Expedientes. Ahorro de más de 1 millón € /año.

La DGT es una de las administraciones públicas más activas en la

puesta en funcionamiento de servicios de e-Administración, como

matriculación online o pago electrónico de tasas y sanciones.


El objetivo principal del proyecto es la modernización, efectividad y

mejora de los procesos de gestión del organismo, mediante

tecnologías de valor añadido.


Cumplimiento con normativa.

Repositorio digital + Captura inteligente de documentos.


Cumplimiento con ENI y sus normas asociadas.

Cumplimiento con calendarios de conservación DGT.

Athento (captura inteligente) y Nuxeo (repositorio).


ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el primer nivel (aplicaciones de negocio) aparecen aplicaciones

de terceros que gestionan los trámites propios de la DGT como los

portales para la realización de trámites por parte de los ciudadanos,

y también herramientas internas que necesitan el almacenamiento

estratégico.

Athento permite la gestión de la interoperabilidad mediante

conectores como el estándar CMIS (Content Management

Interoperability System) o el utilizado para la gestión de firma

electrónica.


ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Tareas de captura inteligente de documentos como etiquetado,

clasificación y reconocimiento de tipos documentales estandarizados

(contratos, facturas, tipos de expedientes etc.). De esta forma, es

capaz de iniciar flujos de trabajo en los múltiples trámites y

procedimientos disponibles en el organismo.



Eficiencia: Permitirá una mejora en la gestión del tiempo por

parte de sus empleados, que realizan tareas de búsqueda, edición y

colaboración sobre su base documental.



Big data: gestionará una base de documentos de un tamaño

estimado en 150 millones, en un espacio de almacenamiento de más

de 60 TeraBytes de información y con las más estrictas medidas de

seguridad e integridad.

Caso de éxito: Gestión Administrativa

ICOGAM: Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Madrid

Caso de éxito: Gestión administrativa

El ICOGAM agrupa y da servicio a los gestores administrativos

profesionales de Ávila, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara, Segovia y

Madrid. En la actualidad, sus gestores colegiados gestionan el 90%

de los trámites administrativos de tráfico en Madrid.

A partir del 2010, este colegio con miras a facilitar la tramitación

electrónica a los gestores colegiados implanta OEGAM V5 (Oficina

Electrónica de Gestión Administrativa de Madrid) que permite la

realización online de trámites relativos a vehículos.


El Colegio decidió asumir la custodia de los expedientes de sus

colegiados, pero necesitaba una estructura de software potente

para abarcar la elevada cantidad de expedientes diarios que recibía.


Digitalización.

Extracción de datos de los documentos digitalizados.

Almacenamiento.

Difusión en aplicaciones de negocio.


Digitalización diaria de 2000 expedientes de tráfico para los

trámites de transferencia de vehículo, notificación de venta y

para los simultáneos.

División de los expedientes digitalizados en lote, cuyos datos

son utilizados en trámites oficiales.

ARQUITECTURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Primera capa basada en Nuxeo 5.3.2 que cubría las

funcionalidades básicas de gestión documental, como

almacenamiento, versionado de documentos, su trazabilidad, ofrecía

mayor facilidad a la hora de recuperar la documentación e

implementa el estándar CMIS, que lo conectaba con otros sistemas

ECM.



Capa intermedia inteligente basada en Athento iDM 1.3 y su

módulo LEDS (Load Extraction and Division Services): Recibir

“macroexpedientes” o conjuntos de expedientes, los separa en

expedientes individuales, los nombra, los guarda, extraer los datos

de los documentos y los registrar en el sistema.

Athento puede interoperar con el repositorio gracias a CMIS y

con aplicaciones de negocio o interfaces web gracias al uso de

Web Services, etc.

La mayoría de sistemas no consideran a los expedientes como

unidad primaria.



Capa rápida y flexible a la que los empleados se adaptarán de

forma natural: Desarrollo de dos plataformas web con Python 2.7.3,

personalizadas con la imagen corporativa de la institución y con

conexión a Athento iDM mediante REST.

Validador Digital: usada por los empleados del ICOGAM.

Gdoc: usada por los gestores administrativos.




Creación del modelo documental: Antes de digitalizar los lotes de

expedientes o “macroexpedientes”, los gestores acceden a la

plataforma web GDoc y elaboran un “documento base”. Entre los

datos que contiene se encuentran:

Número de expedientes incluidos en el macroexpediente

Nombre de la gestoría

Fecha de presentación

Matrícula o número de bastidor de los vehículos cuyos

expedientes se encuentran en el lote.



Los datos se añaden al documento base subiendo a Gdoc una hoja

de cálculo (CSV).

Athento encripta la información en un código QR que estampa en

el documento base.

Para los gestores, este documento es también un resguardo de la

entrega de sus expedientes al ICOGAM.



Los macroexpedientes son digitalizados junto con sus documentos

base y se almacenan en un hot folder. Athento la monitoriza y va

capturando en el sistema los expedientes que van entrando.



Athento ha sido entrenado para reconocer tipos de documentos

estandarizados como permisos de circulación, DNIs o facturas.



Se le ha indicado que cada expediente empieza con un permiso de

circulación y termina con una factura o modelo 620. Esta

información es la que Athento usa para dividir los macroexpedientes.



Las dificultades de la separación de los expedientes radica en

La identificación de la tipología de los documentos incluidos

o Estructurada (permisos de circulación)

o Semiestructurada (facturas)

o No estructurada (Informes de Tráfico)

Los documentos digitalizados son en su mayoría fotocopias

de los originales.

No presentan siempre buena calidad y han sido escaneados

en diferentes posiciones (horizontal, vertical, ladeados, etc.).



Tecnologías de división de expedientes:

Redes Neuronales: Compara la estructura y apariencia de un

documento con un documento que corresponde a esa

tipología y que se le ha enseñado al sistema previamente.

OCR: Si no está seguro en un 90% con el anterior medio,

procesar el texto del documento (OCR) y busca en él patrones

que le permitan ubicar el documento dentro de una tipología.



Almacenamiento de los documentos en el sistema

Nombramiento de los expedientes: Una vez separados de los

macroexpedintes, tienen que ser nombrados con el nº de

colegiado y matrícula. El OCR de Athento lee e indexa los

contenidos de los documento que suben al sistema (en PDF,

TIFF) y mediante expresiones regulares encuentra esta

información junto con 7 tipos de datos más que almacena en

el sistema como metadatos de los expedientes.



Validador digital:

Incardinados en el sistema, los datos de los expedientes

pueden ser consultados por los empleados del ICOGAM que

verifican que la división, nombramiento y los datos extraídos

son correctos. Previsualizan el expediente y comparan los

datos de la imagen con los extraídos.

Desde la pantalla de previsualización se pueden corregir los

datos o completarlos. Esta plataforma guarda además una

traza de auditoría de expedientes validados y no validados.


Validador digital



Gdoc

Validados los expedientes, se hacen accesibles desde esta

plataforma para los colegiados sin tener que descargarlos.

Almacena Mandatos (autorizaciones para ser representado),

Declaraciones Juradas y solicitudes de informes de vehículos

AVPO.



Gdoc

Búsqueda de expedientes por gestor asociado, matrícula,

fecha de presentación, DNI de las partes, número de bastidor

de vehículo, etc.



Productividad: Automatización de la inclusión de los expedientes y

de la recuperación de los mismos en el sistema de información,

gracias a la digitalización de los expedientes y la extracción de los

datos de los documentos. Digitalización por lotes 24 x7,

independiente del proceso de validación.


Rentabilidad: Liberación del gasto de tiempo y recursos

económicos en las operaciones de archivo, recuperación e

infraestructuras de almacenamiento, que costaban diariamente a

todo el colectivo más de 4.000 €.



Escalabilidad

Integrar Athento con OEGAM V5 para que el documento base

sea generado de manera automática en el momento en que

los gestores realizan sus trámites.

Certificación digital de los expedientes mediante firma

electrónica para que los ejemplares físicos puedan ser

destruidos con todas las garantías de ley.


Caso de uso: Ingeniería Civil y Construcción

Empresas de proyectos de explotación del suelo,

infraestructuras, explotaciones energéticas y constructoras están

interesándose por los beneficios de la gestión documental.



Compartir la documentación en condiciones de seguridad,

para facilitar su uso y preservar su integridad.

Garantía de recuperación de la información.


Modalidad cloud: facilidad de incorporar la gestión

documental sin tener que contar con la infraestructura y el

personal de mantenimiento que necesita un sistema de

gestión documental in house.

Previsualización de documentos de Autocad (.dxf o .dwg) sin

tener que descargarlos previamente.


ADAPTACIÓN DEL GESTOR DOCUMENTAL PARA FOTO Y VIDEO

Previsualización de videos

Publicación de Fotos

Metadatos de fotos

Compartir

Histórico de cambios



Eficacia: Previsualización en el sistema, evitando las descargas, de

la documentación relacionada con el trabajo como planos, mapas,

fotografías de la zona y vídeos.



Formatos especiales: Vídeos e imágenes son tratados de forma

especial por el gestor documental, con una interfaz optimizada para

su manejo.



Racionalización documental: Flujos de revisión



Racionalización documental: Control de versiones



Racionalización documental: Suscripción a notificaciones



Racionalización documental: Histórico de documentos



Racionalización documental: Mensajes entre usuarios



Usabilidad: Gestión de los documentos desde el Escritorio.


Fuentes utilizadas Macías Alegre, Adrián. “Gestión documental de 40.000 planos del Metro de Málaga”. Adrianmacias.es. 27 de octubre de 2014 http://www.adrianmacias.es/gestion-documental-de-40-000-planos-del-metro-de-malaga/

“Susana Díaz inaugura las líneas 1 y 2 del metro de Málaga tras una inversión de 600 millones de euros”. Metro Málaga. 31 de julio de 2014 http://metromalaga.es/notas-de-prensa/susana-diaz-inaugura-las-lineas-1-y-2-del-metro-de-malaga-tras-una-inversion-de-600-millones-de-euros/

“El metro de Málaga supera el millón de usuarios antes de cumplir sus primeros tres meses de funcionamiento”. Metro Málaga. 20 de octubre de 2014 http://metromalaga.es/notas-de-prensa/el-metro-de-malaga-supera-el-millon-de-usuarios-antes-de-cumplir-sus-primeros-tres-meses-de-funcionamiento/

Casos de éxito de Yerbabuena Software. Centro de recursos de Athentohttp://www.athento.com/centro-de-recursos/

“Gestión Documental para empresas de Energía, Ingeniería Civil, Construcción e Infraestructuras”. Blog de captura y gestión documental inteligente. 4 de agosto de 2014 http://blog.athento.com/2014/08/gestion-documental-para-empresas-de-energia-ingenieria-civil-construccion-e-infraestructuras.html

http://www.adrianmacias.es/gestion-documental-de-40-000-planos-del-metro-de-malaga/

http://metromalaga.es/notas-de-prensa/susana-diaz-inaugura-las-lineas-1-y-2-del-metro-de-malaga-tras-una-inversion-de-600-millones-de-euros/

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