caso red de egresados: “un nuevo desafío”
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Julie Jiménez Jiménez Jefe del Depto. de Gestión de Proyectos (PMO) Gerencia de Sistemas y Procesos Patricia Pinto González Directora Nacional Red de Egresados Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Extensión Universidad San SebastiánTRANSCRIPT
CASO RED DE EGRESADOS“Un nuevo desafío”
2011-2012
Julie Jiménez JiménezJefe del Depto. de Gestión de Proyectos (PMO)Gerencia de Sistemas y Procesos
Relatores
Patricia Pinto GonzálezDirectora Nacional Red de EgresadosVicerrectoría de Responsabilidad Social y Extensión
CASO RED DE EGRESADOS“Un nuevo desafío”
2011-2012
Agenda
BÚSQUEDA
SOLUCIONES
GENERACIÓN DEL
PROYECTO
PLANTEAMIENTO
CASO
OBTENCIÓN DE
RESULTADOS
EXPERIENCIA DE
USUARIO
RESUMEN
CASO RED DE EGRESADOS“Un nuevo desafío”
2011-2012
Agenda
PLANTEAMIENTO
CASO
• En marzo del 2011, la USS crea la dirección nacional Red de Egresados
Antecedentes Generales
Planteamiento del caso
¿Quiénes?
¿Cuántos?
• Con el objetivo de contribuir y ampliar las oportunidades de desarrollo de nuestros egresados y titulados.
• Se propone un desafío, conocer y actualizar la información de contacto de todos los egresados al año 2011 en el menor tiempo posible
85%Actual-izados15%
Sin Ac-tu-
alizar85%
9.500 egresados
1.450 actualizados
Existía información en muchos sistemas,pero nada concreto…
Antecedentes Generales
Planteamiento del caso
SEPTIEMBRE 2011
sin actualizar
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Agenda
BÚSQUEDA
SOLUCIONES
Lograr una solución integrada, con base única actualizable, ágiles y de fácil de acceso
Idea Inicial de Sistemas y Procesos
Búsqueda de Soluciones
Fuente de información
Base de Datos Única
Actualización y reportería ágil
Seguimiento y
control
Contratar Campañas Callcenter
Desarrollar un sistemas local
Implementar una herramienta CRM’s
Implementar Banner Egresado
usar Banner Académico y Workflow
¿Cuál es la mejor solución?
Posibles soluciones planteadas
Búsqueda de Soluciones
Sistema de Actualización con
Base de datos única
Banner
Egresados
Solució
n
CRM’s O.K
Idea Final de sistemas y procesos
Búsqueda de Soluciones
Fuente de información
Base de datos única
Actualización y reportería ágil
Seguimiento y
control
Ban
ner
Work
flow
Ba
nner
Es
tudi
ante
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Agenda
GENERACIÓN DEL
PROYECTO
Preparación
Definición de Procesos
Parametrizar y Desarrollar
Pruebas y Capacitación
Go Live y Soporte
Usar una metodología
Generación del ProyectoG
ESTIÓN
DE CAM
BIO CO
MU
NICACIÓ
N
1
2
3
4
5
Conocida y Probada
Definir el Equipo
Generación del Proyecto
Capa de Apoyo
Capa Técnica Líder
Capa Funcional Líder
Capa Usuaria
Definir el Alcance
Generación del Proyecto
Alcance• Implementar una solución
tecnológica que permita actualizar de forma fácil y rápida la información de los egresados, de al menos el 60% del total.
Plazo• Diciembre 2011
Trabajamos sobre los procesos
Generación del Proyecto
Avances
Generación del Proyecto
Cambios y Mejoras
Validación y Verificación
Desarrollo
Control y evaluación
Planificación y Coordinación
Desarrollo y QA
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Agenda
OBTENCIÓN DE
RESULTADOS
Alcanzamos la meta
Resultados
De forma rápida y eficaz
Integrando varias aplicaciones
En el plazo esperado
Ajuste técnicos
Resultados
BANNEREGRESADO CRMEGRESADO
Guarda en Banner
Egresado
Replica en CRM
Replica en Banner
Egresado
Guarda en CRM
Proceso Actual de Egreso y Titulación
BANNERESTUDIANTE
Campañas vía
Call center
Campañas de actualización de
datos vía mail
Formularios Web en www.uss.cl y Sitios Internos
BASE DE DATOS ÚNICA DE
EGRESADOS ENBANNER
BANNER WORKFLOW
AUTOMÁTICO
AUTOMÁTICO
DICIEMBRE 2011
Banner Egresados• Información agrupada y relacionada en un sólo lugar (datos
personales, empleabilidad e intereses).• Elementos que permitirán a futuro desarrollar Fundraising.
CRM• Reportería rápida y ágil.• Call center integrado.• Administración de campañas.
Banner Workflow• Seguimiento de solicitudes.• Activación de contraseñas.• Actualización automática.
Banner EstudianteInformación de catálogo.
Qué logramos
Resultados
INTEGRACIÓN Y
SEGURIDAD
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Agenda
EXPERIENCIA DE
USUARIO
22%
30%Se lanza la 1° campaña de actualización masiva con tintes exitosos 70%Datos Integrados, actualizados y consistentes en 3 meses de campaña.
Estadísticamente
Experiencia del usuario Final
DICIEMBRE 2011
AGOSTO 2012
78%
9.500 egresados
11.300 egresadosEn régimen
Sin Actualizar
Actualizados
Sin Actualizar
Actualizados
Sin Actualizar
Generación de Valor
78%Fidelización de
egresados a través de beneficios
Mejora la contactabilidad,
mantener y mejorar vínculos
Vinculación con empleadores
Actividades focalizadas con
egresados
Mejorar oportunidades para egresados
Adecuaciones de los perfiles de
egreso
Proyección de programas
académicos pre y postgrado.
Fortalecimiento de talleres de
inserción
Red de contactos para nuevos
trabajos
Experiencia del usuario final
“Me llegó un correo que
invitaba a actualizar mi
información en la Red, así
que lo abrí, entré a la
sección correspondiente
y pude rellenar mis datos
de manera muy rápida”.
Cristián Stagno,
Ingeniero Comercial,
egresado en el año 2006.
“Siempre estoy revisando el sitio web de la Universidad San Sebastián para interiorizarme de los seminarios, cursos y diplomados. Además me llegó
el mail para actualizar mis datos, así que ingresé y lo hice rápidamente”.Clara Contreras, Psicóloga,
egresada en el año 2008
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Agenda
RESUMEN
• Coordinar y mantener comunicados a tiempo a los equipos y proveedores, para que aporten al proyecto en el momento que se requiera.
¿Qué aprendimos?
Resumen
• Aprendimos a buscar alternativas tecnológicas que acomoden al usuario y que pueden convivir integradas.
• Basarnos en una metodología conocida y que nos permitiera en corto tiempo lograr la solución planteada
LOGRAR EL OBJETIVO PLANTEADO, BASADOS EN UN PROCESO CONOCIDO
INTEGRANDO SISTEMAS.
Resumen
BASE DE DATOS ÚNICA DE
EGRESADOS ENBANNER
BASE DE DATOS ÚNICA DE
EGRESADOS ENBANNER
¡Muchas Gracias!
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