Videcart

CaseStudy

Uso responsable de los recursos

La reutilización de papel y cartón reciclado es una prioridad en las actividades de Newark

Group, una compañía de ámbito internacional con sede en Nueva Jersey, Estados Unidos. Con

la introducción del sistema de gestión documental en dos de sus sucursales españolas, el

grupo no solo incrementa la eficiencia de sus procesos, sino que también pone de

manifiesto su afinidad respecto al desarrollo sostenible con el papel.

Situación inicial

Videcart, S.A.

Sector: Manufactura y tratamiento de papel

Sede: España: Ibiricu, San Andrés

Campo de utilización: Contabilidad, Compras, Tramitación de Pedidos,Producción

Documentos: Facturas Entrantes, Albaranes, Pedidos, NotasEscritas a Mano de Producción

El 93 % de las materias primas que necesita la fábricade papel de Newark en San Andrés para producirbobinas de papel procede de material reciclado.Asimismo, el 97 % de las materias primas que Videcart,S.A., la empresa filial de Newark ubicada en Ibiricu deEgüés, utiliza para fabricar embalajes para venta ytransporte en papel y cartón, por ejemplo para fruta yverdura, puede reprocesarse y es biodegradable.

El hecho de que un elevado volumen de papel en losprocesos administrativos de la empresa resulte ineficaz yperjudicial para el medio ambiente ha motivado queNewark Group haya decidido digitalizar los procesosempresariales centrales de ambas sucursales. Con el pasodel tiempo, los departamentos de contabilidad,tramitación de pedidos y producción han idoacumulando una gran cantidad de documentos. Uno delos empleados se encargaba expresamente de administrarel archivo central de documentos en papel. "Cada vez resultaba más problemático no solo el tiempo empleado enbuscar un determinado documento, sino también el intercambio físico de documentos entre la sede de San Andrés,

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responsable de la contabilidad, y la de Ibiricu de Egüés, donde se controla la tramitación de pedidos. De vez encuando, durante el transporte los documentos se perdían o bien, posiblemente debido a su archivado erróneo,resultaban ilocalizables", explica Alberto Gorostizu, responsable de Infraestructura de TI en Europa para NewarkGroup International. La introducción de un sistema de gestión documental electrónico debía solucionar estasdeficiencias, así como sentar los principios básicos para la puesta en marcha de flujos de trabajo digitales.

Requisitos y condiciones básicas

La tarea

Archivador central de documentos

Digitalización de los procesosempresariales

Integración del sistema ERP desarrolladointernamente

Como hasta ese momento no se tenía experiencia algunaen la gestión con documentos electrónicos, la empresadecidió implantar un sistema de gestión documental demanera progresiva. En su búsqueda de un sistema dearchivado digital consolidado que permitiese unaampliación por fases y dispusiera de una interfaz flexiblepara el intercambio de datos con las aplicacionesprincipales, en especial con MAPPER, un sistema ERPdesarrollado internamente, los responsables se toparoncon DocuWare. Alberto Gorostizu aduce como motivosdecisivos para que optasen por DocuWare "la ampliaciónpor módulos, la funcionalidad tecnológica, la relacióncalidad-precio y, cómo no, el hecho de que el Partner Autorizado de DocuWare también se ubicara en Pamplona".

La soluciónLa primera fase de la implementación del sistema degestión documental, que empezó en enero de 2002, seefectuó en los departamentos de compras ycontabilidad. Se reestructuraron los procesos detramitación de albaranes y facturas entrantes. Lasfacturas entrantes se registran en el sistema ERP; acontinuación, se digitalizan e indexan. La tramitaciónde las facturas entrantes, es decir, la comprobación delpedido correspondiente, el cotejo de los albaranes conlas mercancías entrantes y la autorización de lospagos, se efectúa mediante un flujo de trabajo digitalen DocuWare.

La migración a DocuWare 5, efectuada en octubre de2008, amplió las posibilidades del sistema de gestióndocumental con prestaciones como el acceso al WebClient. Asimismo, la ampliación de las opciones paraasignar derechos de acceso, que ahora puedenadaptarse a las necesidades de cada usuario deacuerdo con los perfiles de funciones y archivado, fuemuy bien recibida.

Módulos usados

DocuWare PROFESSIONAL Server

DocuWare CONTENT-FOLDER

DocuWare RECOGNITION

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A partir de mayo de 2009, el sistema de gestión documental electrónica también se implantó en los departamentosde tramitación de pedidos y producción. Todos los documentos relacionados con un tramite determinado, incluidaslas notas creadas durante el proceso de producción y la información adicional, ahora también se digitalizan yarchivan.

Las ventajas

Las ventajas

Ahorro de costes gracias a la reducción enel uso del papel

Menor necesidad de espacio para elarchivo en papel

Optimización de los procesos medianteflujos de trabajo electrónicos

Tiempos de tramitación más rápidos

Procesos transparentes

Mayor seguridad en el intercambio dedocumentos digitales

Según afirma Alberto Gorostizu, se han solucionadotodas las deficiencias del archivador central dedocumentos que antes tenían lugar continuamentecuando las dos sucursales intercambiabandocumentación en papel. "Gracias a la implementaciónde un flujo de trabajo electrónico en el que se tramitanlas facturas entrantes, la autorización de los pagos en laque suelen intervenir empleados de ambas sucursales seha convertido en un proceso tan eficaz comotransparente", indica Gorostizu. Asimismo, los retrasos enel envío de documentos y la gran cantidad de tiempoempleado en buscar ya son cosa del pasado.

Según Gorostizu, evidentemente también han ahorradocostes a raíz de la considerable reducción del espacionecesario para el almacenamiento de la documentaciónen papel. Una vez digitalizados, hoy en día losdocumentos originales en papel se archivan en cajas alas que se asigna una numeración unívoca vinculada ala documentación correspondiente en formatoelectrónico. Una vez alcanzado el periodo deconservación prescrito por ley de cinco años, se procedea la destrucción de los documentos en papel.

Asimismo, la comprobación anual de las facturas,efectuada por la firma auditora Deloitte, hace que elarchivador electrónico resulte ventajoso. "Hoy día, losauditores pueden efectuar controles específicos deciertos documentos por Internet. Un método de trabajotan cómodo es algo muy valorado", dice Gorostizu.

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Para obtener más información,visitenuestra página web enwww.docuware.com

rotis

ConclusiónUnos 40.000 documentos se archivan anualmente en el archivador de DocuWare. De ellos, alrededor de 30.000proceden de contabilidad y aproximadamente 10.000 son documentos relativos a la tramitación de pedidos y a laproducción. "El almacenamiento electrónico central y, sobre todo, la eliminación del almacenamiento manual de losdocumentos nos han permitido aumentar ostensiblemente la calidad de los principales procesos empresariales",concluye Alberto Gorostizu. Unos resultados positivos de los que, en breve, se beneficiarán otras filiales de NewarkGroup en todo el mundo. "Ya se está considerando la posibilidad de iniciar otros proyectos de digitalización con elsoftware de DocuWare a partir de nuestras experiencias", revela Gorostizu.

Alberto GorostizuEuropean IT-Infrastructure ManagerNewark Group InternationalPamplona

"La introducción del sistema de gestión

documental ha satisfecho plenamente

nuestras expectativas. La optimización de

los procesos empresariales nos ha

permitido reducir costes, así como cumplir

con nuestra responsabilidad legal en

materia medioambiental".

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