Caso de xito LibreOffice

Ferrasa S.A. seleccion LibreOffice por: satisfacer plenamente sus necesidades de compatibilidad con MS Office, usar estndares abiertos para el almacenamiento de datos, por ser extremadamente amistoso con el usuario, y finalmente por reducir significativamente sus costos de operacin anual

(U$45.000 en el primer ao).Este caso muestra como LibreOffice ayudo efectivamente a una compaa metalmecanica a obtener una ventaja competitiva real en costos, permitindole una posicin ventajosa de mercado sobre competidores mayores desarrollando simultneamente una infraestructura tecnolgica que permitiera su rpido crecimiento. Antecedentes: Ferrasa S.A. es una compaa metalmecanica dispersa geogrficamente en cuatro ciudades de Colombia, con aproximadamente 650 empleados y 3000 clientes. En este ambiente, Ferrasa S.A. tiene un rpido crecimiento gracias a su continua innovacin y a un rgido control de costos. Para poder soportar esta estrategia se rediseo totalmente su sistema de informacin, con el fin de obtener un excelente desempeo con un bajo costo. Ademas su ltimo informe de auditoria interna, mostr que una parte muy importante de su presupuesto anual, se gasta en licenciamiento de programas de computacin. Tambin puntualiz que la administracin y seguimiento de estos costos es todos los das mas difcil de realizar, debido a su rpido crecimiento y lo disperso de sus instalaciones. Solucin: Como medida inicial se propuso reemplazar en los computadores de los empleados, aproximadamente 170, el licenciamiento de Microsoft Office con LibreOffice, esto se hizo pues LibreOffice tiene varias ventajas: Soporte de todas las plataformas en uso actualmente por Ferrasa S.A. Sin costo de licenciamiento, lo que alivio inmediatamente sus presupuestos y elimin la necesidad de control y auditoria. Un anlisis de Costo de Propiedad (TCO), demostr un inmediato y significativo ahorro logrado al migrar a LibreOffice. Sin embargo quedaban importantsimas consideraciones, vitales para los requerimientos crticos del negocio y que LibreOffice debera satisfacer: Podra la totalidad del personal de Ferrasa S.A., actual y futuro hacer la transicin a esta nueva herramienta? Ferrasa S.A. regularmente intercambia documentos de Ms Word y Ms Excel con clientes y organizaciones externas, podra LibreOffice 1' conservar este intercambio?

Podra LibreOffice ser capaz de producir y administrar los documentos cotidianos de Ferrasa S.A.? Ferrasa S.A. usa de manera regular formas y plantillas especiales producidas en diferentes reas de la compaa, podra LibreOffice crearlas y/o administrarlas? Un no a cualquiera de estos interrogantes suspendera de manera inmediata el proyecto de implementacin y/o migracin hacia LibreOffice. Migracin: Un cuidadoso proceso de migracin, basado fundamentalmente en un detallado plan de entrenamiento del usuario final y del grupo de soporte (Help desk), demostr rpidamente que todas las inquietudes anteriores, no solo podran resolverse satisfactoriamente, sino que en algunas de ellas se obtendran ventajas significativas de productividad laboral. El proceso de migracin solo tomo 20 semanas, despus de las cuales, gran parte de los usuarios mostraban un alto nivel de satisfaccin con el uso de LibreOffice , aun aquellos que no fueron entrenados formalmente. Los requerimientos de soporte se completaban rpidamente y los usuarios estaban guardando archivos en formatos MS Office, que circulaban sin dificultad entre clientes y proveedores, sin que estos se percataran del cambio en curso. La conversin de formas y plantillas especiales, tomo cerca de 8 semanas, estandarizando en algunas de ellas el uso del formato PDF, creado de manera autnoma por LibreOffice . Este proceso fue aprovechado por la compaa para subir sus estndares de documentacin a la norma ISO 9000/2001. No todo fue perfecto.... LibreOffice simplemente no es un clon de MS Office y existen una serie de labores y funciones que son realizadas de manera muy distinta, en algunos casos mas eficientemente. Entre ellas la escritura y operacin de Macros escritas en Vba, pues estas no ..son ejecutadas. por LibreOffice , y requieren ser convertidas a OpenBasic, lo que le da un enfoque diferente a dicho evento, este es un punto que deben conocer migradores potenciales. Tambin aun existen algunos puntos de incompatibilidad en los estilos y formatos de Word y OpenWriter, que estn en un serio y avanzado proceso de mejoramiento. Y el ganador es... Es Ferrasa S.A. donde ahora . Estn plenamente convencidos de que la migracin a LibreOffice esta siendo un xito y que la herramienta se ha convertido en un elemento clave de la infraestructura de tecnologa de la entidad y que esta ser empleada en las reas de creacin de nuevas funciones en el sector financiero, en el uso y conexin a Bases de Datos, la implementacin de herramientas de Trabajo en Grupo - GroupWare y en flujo corporativo de documentos.

Fuente: http://piensalibre.com.ar/wp-content/uploads/2010/03/caso_ferrasa.pdf

Caso de estudio suministrado por H. M. Giraldo, directora financiera de la entidad y responsable de la tecnologa de Informacin y del proyecto mismo. Pagina Web http://www.ferrasa.com.co.

Elaboro: Ivn Clemente Rea Garca Utilidades y Herramientas del SL Universidad Autnoma de Chihuahua