A S I S T E C

CASOS DE EXITO

“Pudimos agilizar un 40% el cobro de las facturas”

ASISTEC ABANDONO LAS PLANILLAS DE EXCEL Y LOS ARCHIVOS DE WORD PARA CENTRALIZAR EL MANEJO DE TODA LA INFORMACION EN TACTICA CRM. LOS RESULTADOS FUERON LOS SIGUIENTES: MEJOR ORGANIZACION EN TODOS LOS PROCESOS, AGILIDAD EN EL COBRO DE LAS FACTURAS Y MAYOR FIDELIZACION DEL CLIENTE, CON UN CONSECUENTE IMPACTO EN LAS VENTAS.

PROYECTOS

REALIZADOS EN

CLIENTES FINALES EN

FORMA DIRECTA O

MEDIANTE EQUIPOS Y

SISTEMAS

El desafío

“Una de las grandes dificultades que teníamos —y que se hizo más notoria al crecer de golpe— era que nos manejábamos solo con Excel, y eso hacía que tuviéramos bastantes problemas en la organización del día a día, ya que las planillas, si bien son bastante dinámicas, se pisan; estas no llegaban a cumplir con los requerimientos que nuestros clientes nos pedían ni tampoco con el orden que debíamos tener para que las cosas salieran bien”.Así recuerda Estéban Doldan, jefe de administración y compras de Asistec, cómo era la metodología de trabajo de la empresa antes de implementar TACTICA CRM.

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Proyectos realizados

en clientes finales en

forma directa o

mediante equipos y

sistemas

Según Esteban, uno de los inconvenientes más habituales que se presentaban al no contar con un sistema centralizado era que se perdía la información: “Me olvidé de pasarlo, me olvidé de volcarlo al excel, era lo que sucedía siempre. Como teníamos planillas distintas, eran como diferentes islas, por lo que si una persona se olvidaba de completar algo, después eso no aparecía y se perdía en la nada”.

La falta de sistematización en los procesos administrativos y comerciales también tenía su impacto en el seguimiento de ventas. Doldan lo expresa así: “Se hacía muy difícil realizar un seguimiento, porque uno quedaba a disposición de que el cliente llenara la planilla, y muchas veces esta quedaba incompleta, o no quedaba registrado cuando un vendedor se contactaba con un cliente… cosas que con TACTICA CRM pudimos resolver muy rápido”.

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La solución

En efecto, con la llegada de TACTICA CRM a Asistec los problemas se fueron resolviendo rápidamente. Pero no ocurrió sin antes haber pasado por una experiencia fallida con un software de CRM, que hizo que Asistec revisara al detalle la solución que le ofrecía TACTICA CRM. “Un poco asustados por la experiencia anterior que habíamos tenido, cuando nos visitó un técnico de TACTICA CRM le hicimos todas las preguntas necesarias de arriba abajo sobre el sistema. Él nos evacuó todas nuestras dudas, y a la vez buscamos nuestras referencias en la cartera de clientes que nos brindaron. Así fue como nos decidimos a implementar lo que nos ofreció TACTICA CRM”.

El startup de la nueva herramienta llevó un proceso progresivo de adaptación. “Lo que hicimos fue ajustar la metodología de trabajo que teníamos a las herramientas de TACTICA CRM. Fuimos migrando de a poco, dejando la base de datos vieja, actualizando los nuevos contactos y, a partir de allí, empezamos de cero. Se hacía muy difícil migrar todo lo anterior porque eran nueve años, así que decidimos empezar hacia adelante”, describe Estéban.

SOLUCIONES

TELESERVICE

Los resultados

El primer cambio sustancial que evidenció Asistec en la organización de la empresa tuvo que ver con la posibilidad de “unificar conceptos”. El jefe de compras lo explica de esta manera: “Al estar dividida la información, antes se hacía difícil poder utilizar una misma línea de conceptos, pero cuando implementás TACTICA CRM contás con distintos pasos escalonados, de modo que si no se realiza el primero, el último no se puede hacer; eso te da desde un principio la posibilidad de llevar a cabo los procedimientos en forma organizada”.

Para confirmar el orden que alcanzó Asistec, Doldan da un ejemplo: “Para realizar un seguimiento de cobranzas, primero tiene que haber un presupuesto, y para eso, antes tiene que haber un pedido que tiene que generar un remito, que a su vez tiene que estar en la factura, que es con la que se ingresa el pago. Es decir que automáticamente con poner como premisa la utilización de los módulos de contabilidad y administración de TACTICA CRM, se abarca un amplio espectro desde que se envía el presupuesto hasta que se factura y se cobra. Algo que antes era muy difícil de alcanzar”. Otro aspecto que “mejoró muchísimo” tiene que ver con el seguimiento de las órdenes de compra, afirma Estéban, y describe:

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“Antes manejábamos las órdenes de compra con word y la actualización de las entregas las hacíamos en excel, lo cual era un lío. Con TACTICA CRM pudimos organizar los requerimientos con los códigos de barra, así que ahora solo es cuestión de poner el lector del código, ingresar cada producto y hacer clic derecho en el sistema. Eso nos ahorró muchísimo tiempo que antes se dedicaba a la recepeción del material”.El jefe de compras de Asistec también destaca las ventajas que les brinda el complemento STRATEGIKON de TACTICA CRM. “Nos facilita mucho el envío de emails programados, ya que con una configuración muy sencilla puedo ver, por ejemplo, las facturas que están vencidas a 10 días y hacer que automáticamente el sistema me envíe un email cada 2 días —o los que yo disponga— para hacer la trazabilidad de las facturas. Así puedo derivar los recursos y buscar las facturas que ya están vencidas, cosa que antes era más engorroso”, explica Estéban. “Eso ahorra tiempo y ayuda mucho en el cobro de las facturas retrasadas.

Con TACTICA CRM pudimos agilizar un 40% el cobro de las facturas”, finaliza. Por último, Doldan no deja pasar por alto los beneficios que obtuvieron en el área de ventas: “Con solo ingresar al contacto y a la empresa uno ya tiene un panorama general de todo: los pedidos pendientes, si se facturó o no, si ya se envió o se está por enviar el producto; todo eso tiene un impacto en las ventas, ya que TACTICA CRM hace que el vendedor tenga más tiempo y sus pedidos estén organizados; a la vez, el cliente nota mayor organización, y eso hace que confíe más en nosotros”.

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Acerca de ASISTEC…

Es una empresa de automatización y control que trabaja para las principales marcas de la industria, como Coca-Cola, Peugeot, Quilmes, laboratorios farmacéuticos, etc. Además, representa a la firma Siemens y es integradora tanto de sus productos como del servicio asociado a la automatización de la empresa.

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