CASO: ANLISIS DE OFERTAS1CASO: ANLISIS DE OFERTAS.Juan Snchez haba conseguido entrar como becario en una empresa de fabricacin de productos metlicos. Durante los primeros das estuvo integrado en un equipo del departamento de calidad dedicado exclusivamente a la realizacin e implementacin de un Manual de Calidad. Pasados unos 15 das, Juan coment en una reunin con los dems integrantes del grupo, en un descanso de caf, que a l le interesaba aprender y practicar todo tipo de gestin, pero que tena una especial predileccin por los temas de compras. Al da siguiente, Arcadio Alvarez, responsable del control cualitativo de las recepciones y uno de los conformantes del grupo de calidad, le coment a Juan de forma particular que, si le gustaban los temas de compras, l poda presentarle al Jefe de Compras, el cual haba solicitado desde hace tiempo a la direccin de la empresa, la necesidad de un gestor que le acompaase en las tareas de aprovisionamiento. El Jefe de Compras, debido a un intento de mejora de gestin utilizando las compras internacionales, viajaba constantemente, por lo que habitualmente el departamento de Compras quedaba sin una representacin directa en las reuniones que semanalmente se realizaban en el Comit de Direccin. El seor Alvarez le coment tambin el Sr. Snchez que ah podra darse una posibilidad de entrar en la empresa. El Sr. Snchez acept la ayuda que le ofreca el Sr. Alvarez, mantenindose a los pocos das la reunin con D. Armando Vzquez, Jefe de Compras. Este ratific su necesidad de un segundo de Compras que actuase bajo su supervisin en su ausencia, pero que obviamente cualquier contratacin pasara por demostrar una idoneidad, despus de un perodo de prcticas. Vistos el inters del Sr. Snchez y la necesidad del Sr. Vzquez, este ltimo solicit a la direccin de la empresa la autorizacin para contar con el Sr. Snchez en el departamento de Compras en condicin de becario. La direccin no se opuso a la solicitud y en cuestin de unas horas, Juan Snchez, se vi inmerso en la vorgine diaria del trabajo de compras.El Jefe de Compras intent impregnar al Sr. Snchez de un barrido de conocimientos iniciales as como del funcionamiento interno del departamento. Juan Snchez, se dio muy pronto cuenta de que algo aparentemente tan sencillo como comprar, al menos en aquella empresa, presentaba un cmulo de complicaciones y problemas. Juan Snchez, desde su situacin de becario, empez a darse cuenta de la falta de tiempo y de la necesidad de establecer prioridades.A la semana de haberse incorporado al departamento de Compras, el Jefe de Compras emprendi un viaje fuera del pas, a Japn, EE.UU. y Alemania, en tarea de prospeccin para la posible adquisicin de una mquina nueva a incorporar en el Taller de Herramientas. El valor de tal mquina rondaba los 250 millones de unidades monetarias.A los tres das, el Jefe de Compras, contact telefnicamente con el Sr. Snchez y le indic que era necesario solicitar oferta a cuatro proveedores que le mencionaba; A-B-C y D; pero que previamente haba que establecer un criterio de adjudicacin, por lo que deba reunir a representantes de la Direccin de Produccin, de Econmicos, de Ingeniera y de Comercial para que decidiesen cules eran los criterios a valorar y qu grado de incidencia tendra cada uno .Como supona que la cosa poda complicarse, le aconsej que sometiese a consideracin, valoracin y ponderacin de los convocados, aspectos relacionados con la importancia de la empresa, el nivel tcnico de la oferta, las garantas, seguridad y caractersticas del producto y el aspecto econmico. El Sr. Snchez, despus de dirigirse a los responsables de rea en repetidas ocasiones, recibiendo siempre buenas palabras pero pocos hechos, decidi solicitar la intervencin del Sr. Alvarez para que le ayudase a conseguir ese comit de decisin sobre la adquisicin de la mquina mencionada. El Sr. Alvarez le tranquiliz dicindole que l se lo solucionara porque iba a participar en el Comit de Direccin que se celebraba la tarde del mismo da en que estaban hablando. Al da siguiente, Snchez contaba con cuatro delegados de cada una de las reas convocadas para establecer el criterio de adjudicacin.Reunido el comit mencionado con el Sr. Snchez, se acordaron los siguientes elementos de valoracin.1.IMPORTANCIA DE LA EMPRESA (15 %), identificndose para este elemento los siguientes criterios:La experiencia de la empresa (25 %).La experiencia del empleado (15 %).La dimensin de la empresa (5 %)La opinin de otros usuarios (5 %)La cifra de facturacin (10 %).El volumen de facturacin con la empresa (10 %).Comportamiento derivado de casos anteriores (30 %)2.LA IMPORTANCIA DE LA OFERTA TCNICA (25 %), refirindose sta a los siguientes elementos:Experiencia en la fabricacin del producto demandado (30 %)Control del proyecto (35 %) Know how que nos aporta (20 %)Know how que aportamos (15 %)3.EL NIVEL DE SEGURIDAD Y GARANTA DEL PRODUCTO (25 %). Aqu se diferenciaron los siguientes criterios de valoracin:Seguridad de funcionamiento (30 %)-Tiempo de garanta de piezas y reparacin.-Horas sin averas.Formacin empleados (15 %)-N de empleados formados.-Duracin total perodo de formacin.-Duracin formacin empresa compradora.-Duracin formacin en empresa vendedora.Seguridad de mantenimiento (25 %)-Tiempo de duracin del mantenimiento gratuito.-Capacidad de respuesta ante averas (Tiempo de reaccin)Control de calidad (20 %)Abusos de informacin (10 %)4.EL APARTADO ECONMICO (35 %). Se distinguan aqu:Precio (70 %)Costes de mantenimiento (30 %)Obtenida esta informacin, el Sr. Snchez, antes de solicitar las ofertas, confeccion tambin el siguiente mtodo de calificacin de cada criterio de valoracin:La experiencia de la empresa: se calificara entre 4 y 1 punto por orden de antigedad.La experiencia del empleado: Mucha experiencia y reciclaje continuo (4 puntos); Mucha experiencia y sin reciclaje (3 puntos); Normal y con reciclaje (2 puntos); Normal y sin reciclaje (1 punto); Poca experiencia (0 puntos) La dimensin de la empresa: Grande (4 puntos); pequea y mediana (2 puntos).La opinin de otros usuarios: Muy buena (4 puntos); buena (3 puntos); Regular (2 puntos); Mala (0 puntos).La cifra de facturacin: el proveedor de mayor cifra de facturacin (4 puntos); el resto se obtiene la puntacin de forma proporcional, en relacin con el de mxima puntuacin.El volumen de facturacin con la empresa: Mismo criterio que el anterior, calificando como un punto si no se ha tenido ninguna relacin.Comportamiento derivado de casos anteriores: Muy buena (4 puntos); Buena (3 puntos); Regular (2 puntos); si no se ha tenido ninguna relacin comercial (1 punto); Mala (0 puntos).Experiencia en la fabricacin del producto demandado: se punta en funcin del nmero de mquinas fabricadas iguales a la demandada. El proveedor con mayor nmero obtiene los 4 puntos, el resto se califica proporcionalmente en relacin con el de mxima puntuacin.Control del proyecto: Existente y valido (4 puntos); poco significativo (2 puntos) e inexistente o no mencionado(0 puntos) Know how que nos aporta o adaptacin a nuestras exigencias: Aporta (4 puntos); no aporta (0 puntos)Know how que aportamos: Debemos aportar (-4 puntos); No debemos aportar (4 puntos).Seguridad de funcionamiento. Se tienen en cuenta los siguientes conceptos:-Tiempo de garanta de piezas y reparacin: en funcin de los aos de garanta. El proveedor que ofrece ms aos (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin proporcional en funcin del anterior.-Horas sin averas: en funcin del nmero de horas de trabajo sin averas. Mismo sistema que para el apartado anterior.La puntuacin global del criterio Seguridad de funcionamiento ser la media de la puntuacin obtenida en los dos subcriterios analizados.Formacin empleados. Se tienen en cuenta los siguientes conceptos:-N de empleados formados: El proveedor que ofrece formacin para mayor nmero de empleados (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin proporcional en funcin del anterior.-Duracin total perodo de formacin: El proveedor que ofrece ms tiempo de formacin (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin proporcional en funcin del anterior.-Duracin formacin empresa compradora: El proveedor que ofrece ms tiempo de formacin (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin proporcional en funcin del anterior.-Duracin formacin en empresa vendedora: El proveedor que ofrece ms tiempo de formacin (3 puntos); el resto obtienen una puntuacin proporcional en funcin del anterior.La puntuacin global del criterio Formacin de empleados resultar de la media de la puntuacin obtenida en los cuatro subcriterios analizados.Seguridad de mantenimiento. Se tienen en cuenta los siguientes conceptos:-Tiempo de duracin del mantenimiento gratuito: El proveedor que ofrece ms tiempo de mantenimiento gratuito (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin proporcional en funcin del anterior.-Capacidad de respuesta ante averas (Tiempo de reaccin): El proveedor que responde en el menor tiempo (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin en funcin del anterior.La puntuacin global del criterio Seguridad de mantenimiento resultar de la media de la puntuacin obtenida en los dos subcriterios analizados.Control de calidad: Muy bueno (4 puntos); Bueno (3 puntos); Regular (2 puntos); Malo o inexistente (0 puntos).Control de abusos de informacin: Muy bueno (4 puntos); Bueno (3 puntos); Regular (2 puntos); Malo o inexistente (0 puntos).Precio: El proveedor de precio ms barato (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin en funcin del anterior Costes de mantenimiento: El proveedor ms econmico (4 puntos); el resto obtienen una puntuacin en funcin del anteriorEl Sr. Snchez solicit a los proveedores las ofertas pertinentes, recibiendo a los pocos das, las ofertas correspondientes, las cuales aportaban la siguiente informacin:.EL PROVEEDOR A.Es un proveedor alemn, cuya fbrica tiene unos 50 aos de experiencia en fabricacin de mquinas-herramientas. Sus empleados conjugan la experiencia de los aos con reciclaje peridico. Se trata de una empresa grande. La imagen que tiene de la misma en el mercado pudiera catalogarse de regular. Su cifra de facturacin anual es de 30.000 millones de unidades monetarias. Nunca ha mantenido contacto comercial con nosotros. Esta empresa no ha fabricado nunca la mquina que necesitamos, pero fabrica otras similares, por lo que, creemos que no habra problemas a la hora de afrontar la fabricacin que le pedimos. Obviamente, habr que aportarle amplia documentacin. Est evaluada y certificada segn la norma ISO 9001 y se reconoce un perfecto control del proyecto de fabricacin. No nos aportar Know how alguno y deja muy claro que nuestra empresa debe aportar aclaraciones que sus tcnicos precisen en el transcurso de la fabricacin, tanto para incorporar mejoras como para cambios que se puedan producir. La garanta que ofrece de reparacin o sustitucin de piezas es de 3 aos. Tambin ofrecen formacin gratuita a tres empleados durante 6 meses (3 en sus instalaciones y otros 3 en las nuestras). Adjuntan un estudio sobre las mquinas que fabricaron, similares a la que solicitamos, en las que se deduce que estas mquinas han funcionado 50.000 horas sin averas. Por otra parte ofrecen un mantenimiento gratuito para el primer ao y a partir del primer ao, plantean establecer un contrato anual de 1.000.000 de unidades monetarias. Su capacidad de respuesta ante cualquier solicitud de intervencin, ya sea pagando, ya sea en cumplimiento del contrato de mantenimiento firmado, es de 24 horas. Su control de calidad es garante y adjuntan cualquier tipo de justificacin que se solicite. Su control de la documentacin y abusos de informacin no ofrece ningn problema, pudiendo ser calificados como "muy buenos". El precio que oferta es de 220 millones de unidades monetarias pagaderas como sigue: 30 % a la firma del contrato, 20 % a la entrega (90 das despus de la firma) y el 50 % restante (6 meses despus de la entrega).EL PROVEEDOR B.Es un proveedor estadounidense, con experiencia en el sector de 60 aos, sin embargo ha llevado adelante ltimamente una rejuvenecimiento de plantillas y, a pesar, de que an es una empresa grande, no podemos catalogar la experiencia de sus empleado como mucha sino como normal y sin reciclaje. La imagen y opinin sobre esta empresa en el mercado no es muy buena, sino simplemente buena. Ello es debido en parte por ese proceso de rejuvenecimiento de plantillas que se ha llevado de forma drstica, con el objetivo, ms que de rejuvenecer las plantillas, disminuir las mismas, cosa que no fue realizada con suficiente tacto. La cifra de facturacin anual es de 20.000 millones de unidades monetarias al ao. Nunca hemos tenido contacto comercial con esta empresa. Este proveedor ha fabricado 5 mquinas iguales a la que queremos comprar y est certificada segn la norma ISO 9001. Su control de proyecto es de total garanta. Como tienen el modelo que necesitamos, no nos aportan ningn Know how ni tenemos que aportrselo. La garanta que ofrecen es de 5 aos y estn dispuestos a formar a 2 empleados durante 8 meses (6 meses en sus instalaciones y los dos meses restantes en las nuestras). Adjunta estudios que demuestran que sus mquinas han resistido 30.000 horas de trabajo sin averas. Ofrecen un mantenimiento gratuito por ao y medio, planteando, si interesa, un contrato de mantenimiento, una vez finalizado el plazo de garanta, por un importe de 1.500.000 unidades monetarias anual. El tiempo de respuesta para atender al cliente es de 72 horas. Sus controles de calidad son "muy buenos", sin embargo, sus controles de sobre posibles abusos de informacin no existen. El precio ofertado es de 230 millones de unidades monetarias, pagaderas de la siguiente forma: 20 % a la firma del contrato, 20 % a la entrega de la mquina (4 meses despus de la firma) y el 60 % restante, 8 meses despus de la entrega.EL PROVEEDOR C.Es una empresa japonesa que tiene 3 aos de vida. Si bien la experiencia de sus empleados, a juzgar por su juventud y por el poco tiempo que la empresa existe, podra decirse que no es mucha, tienen la ventaja de que es una empresa en continuo reciclaje y semanalmente somete a sus empleados a prcticas nuevas, a anlisis de experiencias que obtienen de la competencia y a intercambiar entre ellos sus propias experiencias. La empresa es pequea y la imagen y opinin que se tiene de ella en el mercado mundial es muy buena. Su nivel de facturacin anual est sobre los 22.000 millones de unidades monetarias y nunca ha trabajado con nosotros. Este proveedor ha fabricado tres mquinas como la que estamos necesitando, est certificado segn norma ISO 9001 y estn abiertos a aportar cualquier tipo de certificado que acredite el control de sus procesos, as como las auditoras pertinentes. Esta empresa manifiesta tambin que, aunque la mquina que pedimos es exactamente la que ellos fabricaron en tres ocasiones, no tienen inconveniente en adaptar la mquina a las exigencias derivadas de nuestras necesidades sin que suponga un mayor precio. La garanta que ofrecen es de 5 aos y plantean formar a 2 empleados durante 6 meses (3 en sus instalaciones y 3 en las nuestras). Demuestran que sus mquinas tienen un perodo de 35.000 horas sin averas, ofrecen un mantenimiento gratuito por un ao y plantean un contrato de mantenimiento, finalizado ese primer ao, por importe de 1.200.000 unidades monetarias anuales. Su capacidad de respuesta ante cualquier llamada es de 72 horas. No existen problemas en cuanto a sus controles de calidad e informacin, pudiendo calificarse el primero como "bueno" y el segundo como "muy bueno". Plantean un precio de 225 millones de unidades monetarias, con la siguiente forma de pago: 25 % a la firma del contrato, 15 % a la entrega (3 meses despus de la firma) y 60 % restante a los 120 das de la entrega.EL PROVEEDOR D. Es una firma estadounidense con 10 aos de experiencia en el sector. La experiencia de sus empleado en el sector de fabricacin de mquinas-herramientas es mucha, pero solamente han fabricado una mquina como la que necesitamos. Esta empresa no se prodiga en el reciclaje de sus empleados. Su tamao es pequeo. Su imagen y consideracin en el mercado es buena. La cifra de facturacin anual es de 15.000 millones de unidades monetarias. Como las anteriores, tampoco ha trabajado con nosotros. Aporta certificacin ISO 9001 y est dispuesta a adaptar las caractersticas de la mquina a nuestras exigencias, aportando nuevas soluciones si lo creemos oportuno, sin que ello signifique un incremento de precio. La garanta que ofrecen es de 3 aos. Ofrecen una formacin a 3 empleados durante 10 meses (4 meses en origen y 6 en fbrica). Presentan estudios que avalan 30.000 horas sin averas para la mquina fabricada. Plantean un mantenimiento gratuito durante 2 aos, a partir del cual se establecera un contrato de mantenimiento anual por un coste de 800.000 unidades monetarias. Su capacidad de respuesta para cualquier problema de mantenimiento es de 30 horas. Su control de calidad y de abusos de informacin fueron evaluados como "buenos". Su precio es de 219 millones de unidades monetarias, pagaderas como sigue: 20 % a la firma del contrato, 30 % a la entrega de la mquina (2 meses despus de la firma del contrato) y el 50 % restante a los 100 das de la entrega.Se manejan unos costes de financiacin del 10 % anuales y se considera para los clculos respectivos el ao comercial de 360 das.A la vuelta de su viaje, el Jefe de Compras, le pidi a Snchez que continuase con el caso, solicitndole un informe detallado de la decisin que tomase, una vez recabadas y analizadas las ofertas.Nota: Operar, como mnimo, con cuatro decimales.