cartilla sui

1

Sistema Único de Información - SUI

Libertad y Orden

Superintendencia de ServiciosPúblicos Domiciliarios

República de Colombia

2


Libertad y Orden

Superintendencia de ServiciosPúblicos Domiciliarios

República de Colombia

Álvaro Uribe VélezPresidente de la República

Eva María Uribe TobónSuperintendente de Servicios Públicos Domiciliarios

Jorge Martín Salinas RamírezSuperintendente Delegado para Acueducto,

Alcantarillado y Aseo

Oscar Rodríguez HigueraDirector General Territorial

Germán Alberto Salamanca DíazJefe Oficina de Informática

Carolina Gómez LeónTextos y Desarrollo Metodológico

William Barrios SalcedoWilliam Carrasco Mantilla

Colaboradores

ImpresiónNuevas Ediciones

Año 2005

Las opiniones que el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial presenta acontinuación no reflejan necesariamente los puntos de vista de la Agencia de los EstadosUnidos para el Desarrollo Internacional (USAID) o del Gobierno de los Estados Unidos.

3


Contenido

1. Conceptos generales

2. Registro único de prestadores

3. Pasos generales para reportede información al SUI

4. Glosario de términos

7

11

39

101

4


5


Introducción

La Superintendencia de Servicios Públicos tiene la responsabilidadde establecer, administrar, mantener y operar el sistema único deinformación para los servicios públicos, SUI, de conformidad con loestablecido en la Ley 689 de 2001. El sistema centraliza las necesidadesde información de las Comisiones de Regulación, los Ministerios y demásorganismos gubernamentales que intervienen en la prestación de serviciospúblicos. Busca estandarizar requerimientos de Información y aportardatos que permita a las entidades del Gobierno evaluar la prestación delos servicios públicos.

Contar con Información oportuna y de calidad proveniente de losprestadores de servicios públicos domiciliarios es de gran importanciapara el desarrollo de los objetivos misionales de las entidades sectorialesde servicios públicos. Por esta Razón el SUI cuenta con mecanismos yherramientas de apoyo para el acceso y reporte de Información al mismo.

Con la presente publicación se pretende fortalecer y estimular laoperación y manejo del SUI por parte de los prestadores menores de losservicios de acueducto, alcantarillado y aseo. En esta publicación podremosencontrar los procesos y procedimientos para acceso al sistema, inscripcióny reporte de información en cumplimiento con la normatividad vigente.

Esta publicación ha sido preparada pensando en los prestadoresmenores para lo cual se contó con la colaboración y apoyo del Programade Fortalecimiento de la Democracia Local de la Agencia de Cooperaciónde los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional que ejecuta ARDColombia y esperamos que se convierta en un instrumento de apoyo quefacilite el reporte de información al SUI.

Introducción

6


7


Conceptos Generales

1. Conceptos generales

¿Qué es el SUI?

El SUI es un Sistema que busca unificar y consolidarinformación proveniente de los prestadores de serviciospúblicos, buscando de esta manera eliminar diferenciasde Información y duplicidad de esfuerzos. Así mismo,garantizar la consecución de datos completos, confiables yoportunos permitiendo el cumplimiento de las funcionesmisionales de las entidades gubernamentales queparticipan en la prestación de los servicios públicos.

¿Cual es su Misión?

El SUI busca estandarizar requerimientos de Información solicitadosa los prestadores de servicios públicos y aportar datos que permita a lasentidades del Gobierno evaluar la prestación de los servicios públicos, deesta manera el SUI centraliza las necesidades de información de lasComisiones de Regulación, los Ministerios y demás organismosgubernamentales que intervienen en la prestación de servicios públicos.

¿Quién es el encargado?

La Superintendencia de Servicios Públicos tiene la responsabilidadde establecer, administrar, mantener y operar el sistema único deinformación para los servicios públicos, SUI, de conformidad con loestablecido en la Ley 689 de 2001.

¿Por qué es importantereportar información?...

¿Quiénes deben reportar información al SUI?

Al SUI deben reportar información todos los prestadores de serviciospúblicos domiciliarios.

RECORDEMOS: LA INFORMACION REPORTADA AL SUI ES LAFUENTE DE GENERACION DE POLITICAS DE REGULACION,

PLANEACION, CONTROL Y ASIGNACION DE RECURSOS

8


¿Qué pasa con la información que se reporta?

La información reportada al SUI es consultada de manera detalladapor las entidades gubernamentales tales como:

• Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial• Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Basico - CRA• Departamento Nacional de Planeación - DNP• Contraloria General de la Republica• Contaduria General de la Nación• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN• Departamento Administrativo Nacional de Estadistica - DANE• Ministerio de Protección Social• Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de

Colombia - IDEAM• Asociación Colombiana de Corporaciones Autonomas Regionales -

ASOCARS

Asi mismo cualquier persona que tenga acceso a la red Internet puedeconsultar la información agregada de los prestadores de servicios públicosque es recolectada por medio del SUI.

¿Qué información hay que reportar?

La información a reportar corresponde a lo definido en el actoadministrativo vigente para prestadores menores de Acueducto,Alcantarillado y Aseo, el cual debe ser consultado en el sitio www.sui.gov.co.

¿Qué es un prestador menor de acueducto, alcantarillado y aseo?

Un prestador menor de acueducto, alcantarillado y aseo es aquel queatiende a menos de 2500 suscriptores.

1.1 ¿Cómo se ingresa al sui?

Para acceder al SUI se debe contar con uncomputador con acceso a la red de Internet.

Conceptos Generales

9


OPCIÓN 1SI YA SE TIENE USUARIO Y CONTRASEÑAINGRESAR CON USUARIO Y CONTRASEÑA

ASIGNADOS

OPCIÓN 2SI NO SE TIENE USUARIO SUI

SOLICITAR EL USUARIO Y CONTRASEÑAPARA ACCESO AL SUI (VER SECCION 1.1.1)

IMPORTANTE

El SUI tiene un servicio de soporte en el que se atienden las inquietudesy solicitudes de los prestadores de servicios públicos relacionadasprincipalmente con el reporte de información. Este servicio es prestadopor personal calificado y capacitado continuamente en temasrelacionados con servicios públicos y en la operación de lasaplicaciones contenidas en el SUI.

DONDE ACUDIR EN CASO DE TENER ALGUNA DIFICULTAD CON EL SUI...

HORARIO SOPORTE SUILunes a sábado 8:00 a.m. a 8:00 p.m., Domingos y festivos 10:00 a.m. a 4:00 p.m.

MECANISMOS DE ACCESOVia Web: Al ingresar al SUI con su usuario y clave tiene acceso a la aplicación centro de soporte

donde puede efectuar solicitudes en línea y consultar el estado de estas.Correo Electrónico: enviando un e-mail a la cuenta de correo [email protected]

Vía Telefónica: Marcando al teléfono (1) 6913005 Ext. 2064.

Una vez se ingrese al SUI, en la parte izquierdase encuentra el vínculo.

“Solicitud de Usuario – RUPS”,donde al dar click se despliega una pantalla,

la cual dispone de una serie de camposde información de la persona

que realiza la solicitud y datos del prestador,los cuales deben ser diligenciados para completar

la solicitud con éxito.

INGRESANDO a www.sui.gov.co dar clik en laopción solicitud de usuario - RUPS

1.1.1 Solicitud de usuario y contraseña

Procedimiento

Conceptos Generales

10


Descripción de campos de la pantalla:Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellidode la persona que hace la solicitud de usuario y contraseña.Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónicode contacto de la persona que hace la solicitud.El dato debe ser numérico de 7 dígitos.Indicativo: Corresponde al número del indicativo deldepartamento donde se encuentra ubicado la persona quehace la solicitud.Extensión: Corresponde al número de la extensión decontacto de la persona que hace la solicitud.Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de lapersona que hace la solicitud. Ej: [email protected]ón Social: Corresponde al nombre completo de la razónsocial del prestador de acuerdo a información que figura enel documento de constitución o certificado de registro.NIT: Corresponde al número de identificación tributariaasignado previamente por la DIAN. (9 dígitos).Dígito de chequeo: Corresponde al dígito de verificación ochequeo del número de identificación tributaria asignadopreviamente la DIAN. (1 dígitos).Estado: Corresponde al estado en que se encuentraactualmente el prestador y puede ser:• Activa• En proceso de liquidación• Intervenida• En proceso de reestructuración• InactivaServicio Principal: Identifica el servicio público principal que presta, corresponde al que tiene mayor cobertura en la prestacióndel servicio.

Instrucciones:

• Ingrese uno a uno los datos solicitados en el formulario de solicitud• Seleccione el estado en que se encuentra actualmente el prestadores• Seleccione el servicio público principal que presta.• Luego de diligenciar los datos se selecciona la opción <ENVIAR>• Al seleccionar esta opción pasados 8 días hábiles el SUI enviará al

correo electrónico ingresado por el prestador el usuarioy contraseña asignados para poder ingresar alsistema.

Cuando no llega el usuario y contraseña:• Si pasados los 8 dias habiles al

ingresar al correo electronicoregistrado para lo solicitud no secuenta con el usuario ni contraseñaes necesario comunicarse con elCentro de Soporte SUI y consultar elestado de la solicitud.

Dar click en enviar

Conceptos Generales

11


2. Registro Único de Prestadores deServicios Públicos - RUPS

2.1. ¿Cómo me inscribo en el SUI?

Pasos generales para inscripción, actualización y/o cancelacióndel registro en el RUPS

INGRESAR a www.sui.gov.co UTILIZANDOEL USUARIO Y CLAVE ASIGNADOS

Al ingresar los datos de usuario y contraseña en loscampos correspondientes y oprimir el botón <ACEPTAR>el sistema llevará el usuario a la siguiente página

Una vez se muestre la pantalla, se daclick sobre el nombre de “R.U.P.S”,donde se muestra un nuevo subnivelllamado “REGISTRO DE ESPs”

Una vez se da click sobre el link de “REGISTRO DEESPs”, se ingresa al sitio donde se encuentran losformularios para realizar el trámite de inscripción,actualización o cancelación de los prestadores deservicios públicos en el Registro Único de prestadoresde Servicios Públicos – RUPS.

Ingresar la información del formulario 1.Datos de la persona responsable en donde seselecciona el motivo de reporte en el RUPS.Dependiendo el motivo seleccionado se desplieganlos formularios correspondientes para cada proceso(Incripción – Actualización - Cancelación)...!!

Ingresar al vínculo R.U.P.S.

1.

2.

Dar click

3.

4.

Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS

12


FORMULARIOS RUPS PARA CANCELACIÓN:

FORMULARIOS RUPS PARA REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN:

2.2 Procedimiento de registro

PASO 1. Ingreso de información Formulario 1. Datos Personaresponsable

En este formulario se ingresan los datos básicos de la personaresponsable de realizar el trámite de inscripción del prestador en el Registrode Prestadores de Servicios Públicos - RUPS

Descripción de campos de la pantalla:Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellido de la personaque realiza el trámite de inscripción del prestador en el RUPS.Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico de contactode la persona responsable del trámite. El dato debe ser numérico de 7dígitos.Indicativo: Corresponde al número del indicativo del departamentodonde se encuentra ubicado la persona responsable del trámite.Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto de lapersona responsable del trámite.Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de la personaresponsable del trámite. Ej: [email protected]: Corresponde al tipo trámite a realizar.• Inscripción• Actualización• Cancelación

Todos los formularios sediligencian de la misma

manera

Dar click en enviar


13


Instrucciones:

• Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de personaresponsable, teléfonos de contacto, indicativos, extensiones y correoelectrónico.

• Seleccione el Motivo de Inscripción• Dar Clik al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información

ingresada e ir guardando la información ingresada y para pasar a lossiguientes formularios.

PASO 2. Ingreso de información Formulario de Información General

En este formulario se ingresa la información general del prestadorcomo Datos básicos de la empresa, Representante Legal, Domicilio delprestador, Naturaleza Jurídica y capital.

Sección 1. Datos Básico del prestador

Descripción de campos de la pantalla:Razón Social: Corresponde al nombre completo dela razón social del prestador de acuerdo con lainformación que figura en el documento deconstitución o certificado de registro.Sigla: Corresponde a la Sigla del prestador, deacuerdo con la información que figura en eldocumento de constitución.NIT: Corresponde al número de identificacióntributaria asignado previamente por la DIAN. (9dígitos).Dígito de Verificación: Corresponde al dígito deverificación o chequeo del número de identificacióntributaria asignado previamente por la DIAN. (1dígito).Fecha de Constitución: Corresponde a la fecha de constitución de la empresa o prestador de servicios público, de acuerdo conel documento de constitución o certificado de registro. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del ladoderecha del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.Fecha Inicio operaciones: Corresponde a la fecha en que la empresa inicia la prestación de los servicios públicos. Se ingresapor medio de un calendario, dando click en el icono del lado derecha del campo, seleccionando primero el año, luego el mes ypor último el día.Estado del Prestador: Corresponde al estado en que se encuentra actualmente el prestador de acuerdo a los siguientes tipos:• Operativa• Inactiva• En proceso de Liquidación• Liquidada• IntervenidaFecha nuevo estado: Corresponde a la fecha en la cual el prestador cambia el estadoactual. Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del ladoderecha del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.

¡IMPORTANTE!Ingrese la fecha del nuevo estado,si y solo si el prestador presenta

cambio en su estado actual.


14


Sección 2. Ingreso de información Representante Legal

Descripción de campos de la pantalla:

Representante Legal PrincipalPrimer Apellido: Corresponde al primer apellidodel representante legal principal del prestador comofigure en su documento de identificación.Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellidodel representante legal principal del prestador comofigure en su documento de identificación.Nombres: Corresponde a los nombres delrepresentante legal principal del prestador comofigure en su documento de identificación.Fecha de Posesión: Corresponde a la fecha de posesión del representante legal.Se ingresa por medio de un calendario, dando click en el icono del lado derechadel campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representanteLegal, de acuerdo con los siguientes tipos:Cédula de Ciudadanía - Cédula de Extranjería - PasaporteNúmero de Identificación: Corresponde al número identificación delrepresentante Legal, como figure en su documento de identificación. Cuando setrate de pasaporte incluya las letras que acompañen al número.Cargo que ocupa: Seleccione la opción que corresponda según el tipo de cargoque ocupa el representante Legal de la empresa.Alcalde municipal, Alcalde municipal (E), Gerente, Gerente (E), Administrador,Director, Jefe oficina de servicios públicos, Coordinador, Gobernador,Liquidador, Presidente, Presidente (E), Representante legalCorreo electrónico: Corresponde al correo electrónico del Representante LegalRepresentante Legal SuplentesPrimer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal suplentecomo figure en su documento de identificación.Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legalsuplente como figure en su documento de identificación.Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal suplente comofigure en su documento de identificación.Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del representanteLegal suplente, de acuerdo con los siguientes tipos: Cédula de Ciudadanía, Cédulade Extranjería ó PasaporteNúmero de Identificación: Corresponde al número identificación delrepresentante Legal suplente, como figure en su documento de identificación.Cuando se trate de pasaporte incluya las letras que acompañen al número.

Si el prestador cuenta con representanteslegales suplentes siga las siguientesinstrucciones:

Dar click al botón <AGREGARSUPLENTE>, por cada suplente.1. Ingrese uno a uno los datos solicitados

en los campos de Representante Legalsuplente como Primer apellido,segundo apellido, nombres.

2. Selecciones el tipo de documento deidentificación del representante legalsuplente.

3. Ingrese el numero del documento deidentificación del representante legalsuplente.

Si requiere borrar un representante legalsuplente, seleccionar el representante ydar click al botón <BORRAR>.

Sección 3. Ingreso de información Domicilio del Prestador

Descripción de campos de la pantalla:

Domicilio principalDepartamento: Corresponde al departamento donde seencuentra ubicado el domicilio principal del prestador.Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentraubicado el domicilio principal del prestador.Centro Poblado: Corresponde al centro poblado dondese encuentra ubicado el domicilio principal del prestador.Teléfono de contacto 1:Corresponde al número telefónicodel prestador. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.Extensión: Corresponde al número de la extensión decontacto.


15


Sección 4. Ingreso de información Naturaleza Jurídica

Dirección: Corresponde a la dirección principal del prestador.Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico oficial de la empresa o prestador. Ej: [email protected]éfono de contacto 2: Corresponde al número telefónico del prestador. El dato debe ser numérico de 7dígitos.Teléfono Móvil: Corresponde al número telefónico móvil de contacto. El dato debe ser numérico de 10 dígitos.No. FAX:Corresponde al Número telefónico del fax. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.Dirección de NotificaciónDepartamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador paranotificación.Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador para notificación.Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio del prestador paranotificación.Dirección: Corresponde a la dirección del prestador para notificación.

Descripción de campos de la pantalla:Tipo de prestador: Corresponde al tipo de prestador.

Para seleccionar el tipo de prestador es necesario tener en cuenta lasiguiente estructura:

1. Sociedades (Empresas de Servicios Públicos)

Al escoger la opción Sociedades (Empresas de Servicios Públicos) sedespliegan las siguientes variables y los valores asociados en forma delista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione el valorcorrespondiente según sea el caso.

Nombre de la Variable Valores PermitidosClase Oficial, Mixta, PrivadaOrden Nacional, Departamental, Distrital, MunicipalTipo de sociedad Sociedad en comandita por acciones, Sociedad Anónima, Consorcio

2. Empresa Industrial y Comercial del Estado


16


Al escoger la opción Empresa Industrial y Comercial del Estado sedespliegan las siguientes variables y los valores asociados, como semuestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor correspondientesegún sea el caso.

Nombre de la Variable Valores PermitidosTipo de Prestador Empresa industrial y comercial del estadoOrden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal

3. Productor Marginal independiente o Uso Particular

Nombre de la Variable Valores PermitidosTipo de Prestador Productor Marginal Independiente o uso particularClase Persona Natural, Persona JurídicaTipo persona Jurídica Sociedad en comandita por acciones, Sociedad en comandita simple,

Sociedad anónima, Sociedad limitada.

Al escoger la opción Productor Marginal Independiente o UsoParticular se despliegan las siguientes variables y los valores asociados enforma de lista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione elvalor correspondiente según sea el caso.

4. Municipio (Prestación Directa)

Nombre de la Variable Valores PermitidosTipo de Prestador Municipio (Prestación directa)Departamento Se debe seleccionar de la lista el departamento en el cual

se encuentra el prestador.Municipio Una vez se seleccione el departamento seguido de estaacción se deberá

seleccionar el municio en el que se encuentra el prestador.

Al escoger la opción Municipio (Prestación directa) se despliegan lassiguientes variables y los valores asociados en forma de lista, como semuestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor correspondientesegún sea el caso.


17


5. Organización Autorizada

Nombre de la Variable Valores PermitidosTipo de Prestador Organización AutorizadaOrden Prestador en municipio menor, Prestador Area rural, Prestador área o

zona urbana estrato 1, Prestador área o zona urbana estrato 2Tipo Junta administradora, Junta de acción comunal, Asociación de usuarios,

Cooperativa, Pre-cooperativa, Empresas de economia solidaria, Empresaasociativa de trabajo

Al escoger la opción Organización Autorizada se despliegan lassiguientes variables y los valores asociados en forma de lista , como semuestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor correspondientesegún sea el caso.

Sección 5. Ingreso de información Capital

¡IMPORTANTE!La Sección 5 sólo aplica para el tipode prestador - Sociedades (Empresas

de servicios públicos).

Descripción de campos de la pantalla:Suscrito: Corresponde al capital suscrito,en pesos Colombianos.Pagado: Corresponde al capital pagado,en pesos Colombianos.Por Pagar: Corresponde al capital porpagar, en pesos Colombianos.Acciones Autorizadas: Corresponde alnúmero de acciones autorizadasque posee el prestador.Valor Nominal Acción: Corresponde alvalor nominal de cada acción.

Instrucciones:

• Ingrese los datos en los campos de Suscrito, pagado, por pagar, accionesautorizadas y valor nominal de cada acción.

• Dar Click al Botón <SIGUIENTE>, para validar la totalidad de la informacióningresada en el formulario y pasar al siguiente formulario de Servicios y actividades– Datos AEGR.


18



Sección 1. Servicios y Actividades

Servicio ClasificaciónAcueducto Suscriptores mayores a 2500

Suscriptores menores a 2500Alcantarillado Suscriptores mayores a 2500

Suscriptores menores a 2500Aseo Suscriptores mayores a 2500

Suscriptores menores a 2500

Descripción de campos de la pantalla:Servicio: Corresponde a la lista de losservicios públicos de Acueducto,alcantarillado y aseoClasificación: Corresponde a la siguienteclasificación:

1. Tipificación de campos por servicio:

Servicio de Acueducto. Dar clic al botón "AGREGAR MUNICIPIO"

PASO 3. Ingreso de información Formulario de Servicios yactividades - Datos AEGR

En este formulario se ingresa la informaciónservicios, actividades, área de prestación del serviciosector de acueducto, alcantarillado y aseo, Contratode condiciones Uniformes y Datos generalesde la firma de Auditoría Externa deGestión y Resultados. (Estaultima sección solo aplicapara prestadores privadosy mixtas con naturalezajuridica de sociedadpor acciones y queatiendan a mas2500 suscriptores)

19



Descripción de campos de la pantalla:Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra prestando el servicio público.Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentra prestando el servicio público.Actividad: Selecciones las actividades que presta en este municipio seleccionado.Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad; seleccione del calendario primero el año,luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de prestar la actividad; seleccione delcalendario primero el año, luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la informaciónrespectiva.

Actividad DescripciónCaptación Corresponde a la estructura destinada para obtener agua de una fuente de

abastecimiento.Comercialización Actividad por medio de la cual se maneja los procesos de registro de usuarios,

medicion del consumo, facturación, cobranza y recaudo, atención de PQR.Conducción Se entiende por el sistema de conducción de agua potable el conjunto de tuberíasy Transporte empleadas por la persona prestadora para el transporte de agua potable, desde

la fuente de captación hasta la planta de tratamiento, o de ésta hasta los tanquesde almacenamiento a partir de los cuales se alimenta el sistema de distribución.

Distribución El sistema de distribución de agua potable está constituido por el conjunto deredes locales que conforman el sistema de suministro del servicio públicodomiciliario de acueducto, en los términos en que éstas están definidas por elnumeral 17 del Artículo 14o. de la Ley 142 de 1994.

Tratamiento Corresponde al conjunto de operaciones y procesos que se realizan sobre el aguacruda, con el fin de modificar sus características organolepticas. Físicas, químicasy microbiologicas, para hacerla potable de acuerdo con el Decreto 475 de 1998.

Servicio de Alcantarillado. Dar clic al botón "AGREGAR MUNICIPIO"

Departamento: Seleccione de la lista el departamento donde se presta el servicio.Municipio: Selecione de la lista el municipio donde se presta el servicio.Actividad: Selecciones las actividades que presta en este municipio seleccionado.Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad; seleccione del calendario primero el año,luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de prestar la actividad; seleccione delcalendario primero el año, luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la informaciónrespectiva.Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el servicio.

Actividad DescripciónComercialización Actividad por medio de la cual se maneja los procesos de registro de usuarios,

medición del consumo, facturación, cobranza y recaudo, atención de PQR.Conducción Se entiende por el sistema de conducción de saneamiento basico el conjunto dey Transporte tuberías empleadas por la persona prestadora para el transporte de aguas residuales.Recolección Corresponde a la acción de recolectar las aguas residuales provenientes de los

generadores mediante las estructuras que conforman el sistema de saneamientobasico.

Tratamiento Corresponde al conjunto de operaciones y procesos que se realizan sobre el aguaresidual, con el fin de remover y modificar sus características.

Disposición final Es el proceso de aislar y confinar los residuos líquidos de tal forma que norepresenten daños o riesgos a la salud humana y al medio ambiente.

20


Servicio de Aseo. Dar click al botón "AGREGAR MUNICIPIO"

Departamento: Seleccione de la lista el departamento donde se presta el servicio.Municipio: Selecione de la lista el municipio donde se presta el servicio.Actividad: Selecciones las actividades que presta en este municipio seleccionado.Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad; seleccione del calendario primero el año, luego el mesy por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de prestar la actividad; seleccione del calendarioprimero el año, luego el mes y por último pulse el día para que en el formulario figure la información respectiva.


Actividad DescripciónAlmacenamiento Corresponde a la acumulación o depósito temporal, en recipientes o lugares,

de la basura y residuos sólidos de un generador o una comunidad, para suposterior recolección, aprovechamiento, transformación, comercialización odisposición final.

Recolección Corresponde a la acción y efecto de retirar y recoger las basuras y residuossólidos de uno o varios generadores, actividad que es efectuada por la entidadprestadora del servicio público.

Transporte Corresponde al conjunto de operaciones, procesos o técnicas encaminadas a laeliminación, la disminución de la concentración o el volumen de los residuossólidos o basuras, o su conversión en formas más estables.

Recolección de Corresponde a la acción y efecto de retirar y recoger las basuras y residuosresiduos especiales sólidos especiales y/o hospitalarios de uno o varios generadores, actividad quey hospitalarios es efectuada por la entidad prestadora del servicio público.

Barrido y limpieza Corresponde al conjunto de actividades tendientes a dejar las áreas públicasde areas publicas libres de todo residuo sólido diseminado o acumulado.

Corte y poda dezonas verdes Se refiere a el desarrollo de corte, poda y mantenimiento de zonas verdes.

Lavado de áreas Corresponde a la limpieza de áreas públicas mediante el empleo de agua a presión.publicas

Transferencia Traslado de residuos sólidos de un vehículo recolector a otro con mayorcapacidad de carga, que los transporta hasta su disposición final.

Tratamiento Es el conjunto de acciones y tecnologías mediante las cuales se modifican lascaracterísticas de los residuos sólidos incrementando sus posibilidades dereutilización, o para minimizar los impactos ambientales y los riesgos a la saludhumana en su disposición temporal o final.

Aprovechamiento Es la utilización de los residuos sólidos por medio de actividades tales comoseparación en la fuente, recuperación, transformación y reuso de los residuos,que al tiempo que generan un beneficio económico o social reducen los impactosambientales y los riesgos a la salud humana asociados con la producción, manejoy disposición final de residuos sólidos.

Comercialización Actividad por medio de la cual se maneja los procesos de registro de usuarios,medicion del consumo, facturación, cobranza y recaudo, atención de PQR.

Incineración Corresponde al proceso de reducir los desechos material inerte (escoria) y aproductos gaseosos completamente oxidados mediante la combustión.

Disposición final Es el proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en forma definitiva de talde residuos solidos forma que no representen daños o riesgos a la salud humana y al medio ambiente.

21



¡IMPORTANTE!Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el servicio. Al

seleccionar los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado o Aseo, en el campo“CLASIFICACIÓN”, seleccione de la lista , Suscriptores mayores a 2005 o suscriptores menores a2005. Al seleccionar los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado o Aseo, dar clik al boton

<AGREGAR MUNICIPIO>, y luego seleccione las actividades que presta en cada uno de losmunicipios con su fecha de inicio de operación.

En esta sección del formulario se debe cargarcopia del "Contrato de condiciones uniformes", enformatos pdf, doc, tiff, etc. Se muestra únicamentepara los servicios y actividades que se relacionana continuación.

Servicio ActividadesAcueducto ComercializaciónAlcantarillado ComercializaciónAseo Comercialización

Sección 2. Contrato de Condiciones Uniformes

Descripción de campos de la pantalla:Servicio: Este campo se muestra automáticamente de losservicios público Seleccionado en la pantalla anterior,Acueducto, alcantarillado y aseo.Número de contrato: al número del contrato decondiciones uniformes.Fecha de expedición: Corresponde a la fecha en que laempresa expidió el contrato de condiciones uniformes;seleccione del calendario primero el año, luego el mes ypor último pulse el día.Fecha de Actualización: Corresponde a la fecha de laúltima actualización del contrato de condicionesuniformes; seleccione del calendario primero el año, luegoel mes y por último pulse el día.Concepto de legalidad: Selecciones Si o No, Si el contratode condiciones uniformes tiene el concepto de legalidadde la comisión de regulación respectiva.Número de Acto de legalidad: Corresponde al númerodel acto de legalidad.Fecha de acto de legalidad: Seleccione del calendarioprimero el año, luego el mes y por último pulse el día.Cargar: botón que permite el cargue del archivo, quecontiene el contrato de condiciones uniformes.Ver contrato: Botón que permite visualizar el contrato decondiciones uniformes que ha sido cargado.

22


PASO 4. Ingreso de información Formulario de Propiedad de laEmpresa - Junta Directiva - Participación Accionaria.

En este formulario se ingresa la información Propiedad de la empresa,Junta directiva y participación accionaria de la empresa en otras empresas.


Instrucciones:

1. Ingrese el número del contrato de condiciones uniformes2. Ingrese la fecha de expedición del contrato de condiciones uniformes3. Ingrese la fecha de la última actualización.4. Seleccione SI o NO, si el contrato de condiciones uniformes cuenta

con el concepto de legalidad de la comisión de regulación de aguapotable y saneamiento basico - CRA..

5. Ingrese el número del acto del concepto de legalidad, si lo tiene.6. Ingrese la fecha del acto de legalidad• Dar click al botón <CARGAR>, y adjunte el archivo del contrato de

condiciones uniformes en formato pdf, word, .doc, tiff.• Dar click al botón <VER CONTRATO>, para visualizar el contrato

cargado.• Dar Click al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información

ingresada y ir guardando la informacion ingresada y pasar al siguienteformulario de Propiedad de la empresa – Junta Directiva yParticipación accionaría.

FORMULARIOPropiedad de la empresa –

Junta Directiva –Participación accionaria

Sección 1.

Sección 2.

Sección 3.

23


Para iniciar el reporte de la información contenida en este reporte esnecesario ingresar a cada sección contenida en el formulario.

Sección 1. Propiedad de la EmpresaSección 2. Participación accionaria de la empresa en otras empresasSección 3. Junta directiva

Sección 1. Propiedad de la Empresa

Se entiende por propiedad de la empresa la relación de aquellaspersonas naturales y jurídicas que tienen derecho legal al uso, control oposesión de la empresa.

Si la empresa cuenta con una relación de propietarios o accionistas,inferior a quince (15) registros, se recomienda el ingreso uno a uno de losmismos haciendo click en el botón AGREGAR, en caso contrario, serecomienda la opción CARGUE MASIVO.

Instrucciones:Dar clik al botón <AGREGAR>

Se muestra la siguiente pantalla de busqueda:


Dar click en la opciónAGREGAR

Pantalla de Búsqueda

Para hacer uso de la pantalla debúsqueda siga las siguientesinstrucciones:

• Inicialmente consulte si la personanatural o jurídica se encuentraregistrada en la tabla de la basede datos del RUPS de "PersonasNaturales o Juridicas".

Consulta 1• Realice la búsqueda por tipo de

documento o nombre.• Seleccione el tipo de documento

(Cédula de Ciudadanía, Cédula deExtranjería, Pasaporte, Número de

24


Identificación Tributaria -NIT, Número de Identificación TributariaPaís origen - empresa extranjera, Número personal (Menores deedad))'. El título de este campo es dinámico y cambia de acuerdo conel criterio de búsqueda seleccionado. Cuando se selecciona NIT, sehabilita el campo para dígito de verificación.

• Ingrese el número del documento de identificación.• Dar Click al Botón <BUSCAR>• Si la búsqueda es efectiva se muestran los datos en la pantalla y se da

click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO> como se muestra enel grafico anterior.

• Si la búsqueda no es efectiva, ingrese los datos de la persona naturalo jurídica a través de la sección 2 de Busquedas:

Dar click en laopción insertar al formulario

Consulta 2• Seleccione el tipo de documento (Cédula de Ciudadanía, Cédula de

Extranjería, Pasaporte, Número de Identificacion Tributaria -NIT,Número de Identificacion Tributaria País origen - empresa extranjera,Número personal (Menores de edad))'. . El título de este campo esdinámico y cambia de acuerdo con el criterio de búsquedaseleccionado. Cuando se selecciona NIT, se habilita el campo paradígito de verificación.

• Ingrese el número del documento de identificación.


25


• Ingrese el nombre de la persona natural o jurídica como figure en sudocumento de identificación. Se debe escribir en MAYÚSCULA FIJA,primero los APELLIDOS y luego los NOMBRES con un solo espacioentre palabras.

• Dar click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO> como se muestraen el grafico anterior.

Incorporación de datos en la sección 1. Propiedad de la empresa

Descripción de campos de la pantalla:Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación de las personas naturales y jurídicas (Accionistas)que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa , de acuerdo con los siguientes tipos:• Cédula de Ciudadanía• Cédula de Extranjería• Pasaporte• Número de Identificación Tributaria - NIT• Número de Identificación Tributaria Pais origen - empresa extranjera• Número personal (Menores de edad)Número de documento: Corresponde al número identificación de las personas naturales y jurídicas (Accionistas)que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.Cuando se trate de pasaporte incluya lasletras que acompañen al número. Debe ser único para cada persona natural o jurídica que se reporte.Independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún caracter especial como guión (-),punto (.), coma(,), o comilla (').Nombre: Nombre de las personas naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control oposesión de la empresa.Tipo de Naturaleza: Corresponde al tipo empresa o naturaleza, de acuerdo con los siguientes tipos:• Oficial• Mixta• PrivadaAcción o aporte: Si es una empresa por acciones, seleccionar "Acción", Si es una empresa con aportes seleccionar"Aporte". de lo contrario seleccionar "Otro".Tipo de Acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos:• Ordinaria• Privilegiada• De goce o Industria• Con dividendo preferencial y sin derecho a votoPorcentaje de Participación: Es la relación de la participación accionaria con respecto al total de acciones dela empresa, debe ser un valor entre 0.00y 100 .00(no incluir el signo %). Una vez ingresados todos los registrosla sumatoria de estos campos debe ser igual a 100,00%. Este campo solamentre se activa cuando se seleccionóACCIÓN en el campo ACCIÓN O APORTE.Valor en pesos: Solamente se diligencia cuando se seleccionó APORTES en el campo ACCIÓN O APORTE y enél se registra el monto de los aportes del propietario en pesos Colombianos. El valor debe escribirse sin puntos,sin separadores de miles y sin signos o caracteres especiales.


26


Instrucciones:

• Luego de insertar en el formulario los datos de identificación y nombrede la persona natural o juridica seleccione el tipo de naturaleza: Oficial,Mixta o Privada.

• Al seleccionar el campo "Acción o aporte". Se presentan las siguientessituaciones:- Si selecciona Acción: Se activan los campos de Tipo de acción y

Porcentaje de Participacion.- Si selecciona Aporte: Se activa el campo de Valor en pesos.- Si selecciona Otro: Este debe ser utilizado por las Empresas

Industriales y Comerciales del Estado, Organizaciones Autorizadas(Juntas Adminstradoras, Juntas de acción comunal, Asociacionesde Usuarios, Cooperativas), Municipios (Prestación Directa).

• Seleccione de la lista el tipo de acción. (Si eligio previamente Acción)• Ingrese el porcentaje de participación en el formato 0.00 y 100 .0. (Si

eligio previamente Acción).• Ingrese el valor de los aportes en pesos. (Si eligio previamente Aportes).• Repetir todos los pasos por cada persona natural o juridica que tiene

derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.• Dar Click al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información

ingresada y guardar toda la información del formulario.

Sección 2. Participación Accionaria de la Empresa en otrasEmpresas

No olvidar: en esta sección del formulariose reportan los datos de las entidades en lascuales la empresa que reporta tieneparticipación accionaria.

Si la participación accionaria de la empresa en otras empresas esinferior a quince (15) registros, se recomienda el ingreso uno a uno de losmismos haciendo click en el botón AGREGAR, en caso contrario, serecomienda la opción CARGUE MASIVO.

Instrucciones:

• Dar click al botón <AGREGAR>• Se muestra la siguiente pantalla de busqueda:

¡IMPORTANTE!Este formulario solo aplica para losprestadores con naturaleza jurídica

Sociedades (Empresas de Servicios Públicos).


27


• Inicialmente consulte si lapersona juridica se encuentraregistrada en la tabla de la basede datos del RUPS de "PersonasNaturales o Juridicas".

Consulta 1• Realice la búsqueda por tipo de

documento o nombre.• Seleccione el tipo de documento

(Número de IdentificaciónTributaria -NIT, Número deIdentificación Tributaria Paísorigen - empresa extranjera).

• Ingrese el número del documento de identificación.• Dar Click al Botón <BUSCAR>• Si la búsqueda es efectiva se muestran los datos en la pantalla y se da

click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>, como se muestra acontinuación:

• Si la búsqueda no es efectiva,ingrese los datos de la personajurídica a través de la sección 2de Búsquedas.

Consulta 2• Seleccione el tipo de documento

(Número de IdentificaciónTributaria -NIT, Número deIdentificación Tributaria Paísorigen - empresa extranjera)'.

• Ingrese el número deldocumento de identificación.

• Ingrese el nombre de la personajurídica como figure en sudocumento de identificación. Sedebe escribir en MAYÚSCULAFIJA

• Dar click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>.

Dar click

Dar click


28


Incorporación de datos en la sección 2. Participación accionaria

de la empresa en otras empresas

Descripción de campos de la pantalla:Tipo de documento: Corresponde al tipo dedocumento de la empresa en la cual la empresaque reporta tenga participación accionaria, deacuerdo con los siguientes tipos:• Número de Identificación Tributaria -NIT• Número de Identificación Tributaria Pais

origen – (empresa extranjera).Número de Identificación: Corresponde alnúmero identificación de la empresa en la cualparticipa accionariamente la empresa quereporta la información.Nombre: Nombre de las personas jurídicasdonde participa accionariamente.Tipo de Acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos:• Ordinaria• Privilegiada• De goce o Industria• Con dividendo preferencial y sin derecho a votoPorcentaje de Participación: Corresponde al porcentaje de participación accionaria, debe ser un valor entre 0 y 100 (no incluirel signo %).

Procedimiento:• Luego de insertar en el formulario los datos de identificación y nombre de la

persona juridica seleccione el tipo de acción.• Ingrese el porcentaje de participación en el formato 0.00 y 100 .0.• Repetir todos los pasos por cada empresa donde participa accionariamente la

empresa que reporta.• Dar Click al Botón <GRABAR>, para validar la información ingresada y guardar

toda la información del formulario.

Sección 3. Junta Directiva

En esta sección del formulario se reporta la información básica delos miembros que constituyen la Junta Directiva de la empresa.

Si los miembros de la junta directiva de la empresa es inferior aquince (15) registros, se recomienda el ingreso uno a uno de los mismoshaciendo click en el botón AGREGAR, en caso contrario, se recomienda laopción CARGUE MASIVO.

Instrucciones:Dar click al botón <AGREGAR MIEMBRO>Se muestra la pantalla de búsqueda


29


• Inicialmente consulte si el miembro de la junta se encuentra registradaen la tabla de la base de datos del RUPS de "Personas Naturales oJurídicas".

Consulta 1• Realice la búsqueda por tipo de documento o nombre.• Seleccione el tipo de documento (Cédula de Ciudadanía, Cédula de

Extranjería, Pasaporte, Número personal (Menores de edad)).• Ingrese el número del documento de identificación.• Dar Click al Botón <BUSCAR>• Si la búsqueda es efectiva se muestran los datos en la pantalla y se da

click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>.• Si la búsqueda no es efectiva, ingrese los datos del miembro de la

junta directiva a través de la sección 2 de Búsquedas.

Consulta 2• Seleccione el tipo de ducumento (Cédula de Ciudadanía, Cédula de

Extranjería, Pasaporte, Número personal (Menores de edad)).• Ingrese el número del documento de identificación.• Ingrese el nombre del miembro de la junta directiva como figure en

su documento de identificación. Se debe escribir en MAYÚSCULAFIJA

• Dar click al botón <INSERTAR AL FORMULARIO>.

Dar click


30


Incorporación de datos en la sección 3. Junta Directiva

Descripción de campos de la pantalla:Tipo de documento: Corresponde al tipo de documentode los miembros de la junta directiva de la empresa, deacuerdo con los siguientes tipos:• Cédula de Ciudadanía• Cédula de Extranjería• Pasaporte• Numero personal (Menores de edad)Número de documento: Corresponde al númeroidentificación de los miembros de la junta directiva de laempresa. Cuando se trate de pasaporte incluya las letrasque acompañen al número. Debe ser único para cadapersona natural que se reporte. Independientemente deltipo de documento que sea, no debe incluirningún caracter especial como guión (-), punto (.), coma(,), o comilla (’).Nombre: Nombre de las personas natural o miembro de la junta directiva de la empresa.Cargo en la Junta: Cargo que ocupa ésta persona en la junta directiva, de acuerdo con los siguientes tipos:• Presidente• Vicepresidente• Vocal• Secretario• Gestor• OtroTipo de documento empresa que representa: Corresponde al tipo de documento de los miembros de la junta directiva de laempresa, de acuerdo con los siguientes tipos:• Número de Identificación Tributaria -NIT• Número de Identificación Tributaria Pias origen – (empresa extranjera)Identificación de la empresa que representa: Corresponde al número identificación de la empresa que representa este miembroen la junta directiva. Independientemente del tipo de documento que sea, no debeincluir ningún caracter especial como guión (-), punto (.), coma(,), o comilla (’).Nombre de la empresa que representa: Nombre de la empresa que representa este miembro en la junta directiva.

Procedimiento:• Luego de insertar en el formulario los datos de identificacion y nombre del

miembro de la junta directiva seleccione el tipo de cargo.• Seleccione el tipo de cargo en la junta.• Dar click al botón <EMPRESA QUE REPRESENTA>• Ingrese los datos de “Tipo de documento empresa que representa”, “Identificación

de la empresa que representa”,”• Nombre de la empresa que representa”, a través de la consulta 1, y si esta no es

efectiva entonces consulta 2.• Repetir todos los pasos por cada miembro de la Junta Directiva de la empresa.• Dar Click al Botón <GRABAR>, para validar la información ingresada y guardar

toda la información del formulario.

Dar click


31


• Dar Click al Botón <PREVISUALIZAR>, para ver la informaciónguardada en cada uno de los formularios, para verificar antes deradicar la solcitud.

Dar click

PASO 5. Previsualización - Radicación

En este paso el prestador de servicios públicos puede previsualizartoda la información antes ingresada ya grabada en los formularios de"Información General", "Servicios y actividades - Datos AEGR", y " Propiedadde la empresa - Junta Directiva - Participación Jurídica" , para verificar sila información es consistente antes de radicar la solicitud de Inscripción.

1. Previsualización de la Información

Para poder visualizar la información se debe dar click al botón<PREVISUALIZAR>, que se encuentra en la parte inferior del últimoformulario de Propiedad de la empresa - Junta Directiva - ParticipaciónJurídica.


32


Al dar click al botón <PREVISUALIZAR>, se muestran los formularioscon la información ingresada previamente.

Radicar


33


En la barra inferior se encuentra un botón de <MODIFICAR>, quese utiliza en el evento que al previsualizar la información, se detecte unerror en los datos ingresados, con este botón se puede ir al formulariocorrespondiente para realizar el cambio o modificación.

2. Radicación de Solicitud de Inscripción en el RUPS.

Una vez se previsualice la información y la persona responsable deltrámite constate que la información ingresada es correcta, se puedeproceder a Radicar la Solicitud. Para este evento en la barra inferior delúltimo formulario se encuentra el botón de <RADICAR>, el cual al darclick sobre genera un número de radicación.

Al dar click al botón <RADICAR>, se genera un imprimible en pdf,con la información ingresada en los tres formularios para la inscripciónen el RUPS, con el número y fecha de la radicación, para que éste seaimpreso y firmado por parte del Representante Legal del Prestador.

No olvides Radicar


34


2.3 Procedimiento de actualización del registro

En este sitio se encuentran disponibles los formularios para la Actualizaciónde la información en el Registro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS.Para realizar la actualización se debe seguir los siguientes pasos:

En este sitio se encuentran disponibles los formularios para la Actualizaciónde la información en el Registro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS.Para realizar la actualización se debe seguir los siguientes pasos:

PASO 1. Formulario de Datos Persona responsable

En este formulario se ingresan los datos básicos de la personaresponsable de realizar el trámite de actualización del prestador en elRegistro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS

Descripción de campos de la pantalla:Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellido dela persona que realiza el trámite de inscripción del prestadoren el RUPS.Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónicode contacto de la persona responsable del trámite. El datodebe ser numérico de 7 dígitos.Indicativo: Corresponde al número del indicativo deldepartamento donde se encuentra ubicado la personaresponsable del trámite.Extensión: Corresponde al número de la extensión decontacto de la persona responsable del trámite.Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico dela persona responsable del trámite. Ej: [email protected]: Corresponde al tipo trámite a realizar.• Inscripción• Actualización• Cancelación

Seleccionar el Motivo<ACTUALIZACION>

Dar click

Instrucciones:• Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de persona

responsable, teléfonos de contacto, indicativos, extensiones y correoelectrónico.

• Seleccione el Motivo de Inscripción• Dar Click al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información

ingresada, ir guardando la información ingresada y para pasar a lossiguientes formularios.


35


No se preocupe,

sólo actualice lo necesario

¡IMPORTANTE!El proceso de diligenciamiento de los formularios 2, 3, 4 y 5 es igual que cuando que se efectua unaInscripción, la única diferencia es que los formularios aparecen diligenciados por defecto y solo se

actualizarán las secciones que sean necesarias.

2.4 Procedimiento de cancelación del registro

En este sitio se encuentra disponible el formulario para solicitar lacancelación de un prestador en el Registro de Prestadores de Servicios Públicos- RUPS. Para realizar la cancelación se debe seguir los siguientes pasos:

PASO 1. Formulario de Datos Persona responsable

En este formulario se ingresan los datos básicos de la personaresponsable de realizar el trámite de cancelación del prestador en elRegistro de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS


36


Instrucciones:• Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de persona

responsable, teléfonos de contacto, indicativos, extensiones y correoelectrónico.

• Seleccione el Motivo de Inscripción• Dar Clik al Botón <SIGUIENTE>, para validar la información

ingresada, ir guardando la información ingresada y para pasar a lossiguientes formularios.

Descripción de campos de la pantalla:Persona Responsable: Corresponde al nombre y apellido de la persona que realiza el trámite de inscripcióndel prestador en el RUPS.Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico de contacto de la persona responsable del trámite.El dato debe ser numérico de 7 dígitos.Indicativo: Corresponde al número del indicativo del departamento donde se encuentra ubicado la personaresponsable del trámite.Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto de la persona responsable del trámite.Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de la persona responsable del trámite. Ej:[email protected]: Corresponde al tipo trámite a realizar.• Inscripción• Actualización• Cancelación

Seleccionar el Motivo<CANCELACION>

¡IMPORTANTE!El proceso de diligenciamiento del formulario 2 y 5 es igual que cuando se efectúa

una Inscripción, la única diferencia es que los formularios aparecen diligenciados por defectoy solo se actualizarán las secciones que sean necesarias.

Dar click


37


2.5 Procedimiento de aprobación por parte de SSPD

Una vez se allegue el imprimible firmado por el representante legaldel prestador y la documentación soporte en los términos de los artículos8 y 9 de la resolución 20051300016965 del 10 de agosto de 2005, laSuperintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios cuenta con diez (10),días hábiles para comunicar al prestador la aprobación o rechazo de lasolicitud de Inscripción.


Los formularios 2 y 5

aparecen diligenciados,

solo se actualizan los datos

necesarios

38


El prestador podrá consultar el estado de la solicitud, a través delreporte de "Consultar Radicados", el cual permite ver los campos de:

Descripción de campos de la pantalla:No. de Radicado: Corresponde al número de radicación de la solicitud.Fecha: Corresponde a la fecha de la radicación de la solicitud.Motivo: Corresponde al tipo trámite a realizado.• Inscripción• Actualización• CancelaciónFormulario: Opción que permite visualizar el imprimible generado al momento de radicar la solicitud.Estado: Corresponde al estado en que se encuentra la solicitud.En revisión: Se encuentra en revisión por parte del administrador del RUPS en las Superintendencias Delegadas.Aprobado: Se encuentra aprobada por parte de la Superservicios la solcicitud.Rechaza: Se encuentra rechazada por parte del administrador del RUPS en las Superintendencias Delegadas,la solicitud del prestador. Al dar clik sobre "Rechazado", se muestra una pantalla que identifica claramente lassecciones y observaciones motivo del rechazo.Número de Aprobación: Corresponde al número de aprobación de la solicitud dado por el sistema una vezaprobada por parte de la Superservicios. Al dar click sobre el "Número de Aprobación", se muestra un imprimibleen pdf, de la información aprobada.


39


3. Pasos generales para reportede información al SUI

3.1 Parámetros generales

La información solicitada mediante el Sistema Unico de Información- SUI, tiene como objetivo fundamental servir como una herramienta detrabajo en la tarea trazada a las Direcciones Territoriales de laSuperintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios por el decreto 990de 2002 y en particular en la labor de evaluación de los prestadores de losservicios públicos de acueducto alcantarillado y aseo sometidos a suInspección, Control y Vigilancia.

Se puede señalar que en la medida en el sector disponga de lainformación necesaria para la evaluación de los pequeños prestadores sehabrá dado un paso significativo en la modernización del sector, puescontribuirá con el mejoramiento permanente de cada una de losprestadores con la participación activa de los actores y niveles territoriales.Esta información deberá ser reportada por el prestador a través del sistemaúnico de información SUI, conforme a lo dispuesto en la Circular SSPD-CRA 0005 de 2004.

Inspección

Control Vigilancia

Pasos para reporte de información al SUI

¡NO OLVIDE!Revisar su información

antes de enviarla.

40


El Artículo segundo de la resolución No. 000321 de 10 de febrero de2003 de la Superintendencia de Servicios Públicos (la cual puede serobtenida en el sitio www.sui.gov.co) estableció que la información reportadapor las empresas prestadoras de servicios públicos al SUI se consideraráoficial para todos los efectos previstos en la Ley. Las personas prestadorassólo podrán solicitar modificaciones de la información reportada siempreque dirijan petición motivada a la Superintendencia a través delrepresentante legal o quien haga sus veces; la Superintendencia evaluarála petición y adoptará las decisiones a que haya lugar. En consideración alo anteriormente expuesto, es de vital importancia que antes de reportarinformación al SUI se verifique que esta información es veraz y correspondea la situación real del ente prestador de servicio público.

3.2 Procedimiento general para reporte

de información al SUI

INGRESAR a www.sui.gov.co UTILIZANDOEL USUARIO Y CLAVE ASIGNADOS

Al ingresar los datos de usuario y contraseña en loscampos correspondientes y oprimir el botón <ACEPTAR>el sistema llevará el usuario a la siguiente página

Una vez se muestre la pantalla, se daclick sobre el servicio para el cual seva a reportarinformación, donde semuestran cuatro nuevos subnivelesllamados “TÓPICOS” Administrativo –Comercial – Financiero - Técnico

Ingresar a cadaservicio prestado

1.

2.


41


Una vez se da click sobre el link de “Cada Tópico”,se despliega dos opciones:• Cargue Masivo• Fábrica de FormulariosEstas dos opciones son los mecanismos de reportedel SUI.

Cuando se selecciona el Tópico Financierose despliegan tres opciones las culaes son:• Cargue masivo• Fábrica de Formularios• Plan Contable

Dar click

3.

4.

3.2.1 ¿Cómo reportar la información al SUI por mediode formularios?

Módulo de recolección de información del SUI por medio deformularios

El módulo de recolección de información por medio de formularios delSUI, consiste en un conjunto de formularios organizados bajo los parámetrosde servicio público, tópicos de información (Técnico Operativo, FinancieroAdministrativo, Comercial y de Gestión). Los cuales permiten recolectarinformación contenida en los formatos definidos en el Formato Único deInformación para las Empresas de Servicios Públicos (resolución No. 013092de 30 de octubre de 2002 de la Superintendencia de Servicios Públicos).

NO OLVIDE QUE:Para la recolección de la información, los prestadores de los servicios públicos domiciliarios deberánacceder a dichos formularios, ubicados en el sitio www.sui.gov.co de acueducto, alcantarillado y aseo.La información diligenciada en los formularios se puede cambiar siempre y cuando éste no haya sido

enviado a la bandeja de formularios diligenciados del SUI. Una vez enviado a la bandeja de diligenciadosdel SUI, la información contenida en el respectivo formulario se considera oficial y no puede sermodificada, salvo lo indicado en el numeral siete de la circular conjunta SSPD - CRA No. 0005.


42


Procedimiento general reporte de información formularios

A continuación se presenta el diagrama de flujo del procedimientopara reportar información por medio de formulación una vez seleccionela opción Fabrica de Formularios de cada tópico seleccionado.

Formularios paraAcueducto,

Alcantarillado y Aseo

SELECCIONAR AÑOY PERIODO DE REPORTE

SELECCIONAR EL FORMULARIOA REPORTAR

DILIGENCIAR ELFORMULARIO

VALIDAR ELFORMULARIO

ENVIAR A LA BANDEJADE DILIGENCIADOS

CERTIFICAR


43


Pasos para reporte de información por medio de formularios

PASO 1. Obtener formularios a reportar

Una vez es seleccionado el año y periodo de reporte es necesario dar Clicksobre el botón

al efectuar esta acción se despliega una nueva pantalla que contiene losformularios que serán diligenciados, para iniciar el registro es necesarioseleccionar cada formulario dando click sobre el nombre de este.

SELECCIONE AÑOY PERIODO

NO OLVIDE QUE LOS PRESTADORESMENORES DE AAA DEBEN REPORTAR

INFORMACION ANUALMENTE

Dar click


44


PASO 2. Diligenciamiento y radicación de formularios

Una vez se seleccione el formulario se debe ingresar la INFORMACIÓNcomo se muestra a continuación:

Para ingresar la INFORMACIÓN se debe contestar cada una de laspreguntas que compone el formulario seleccionado. En algunas preguntasla respuesta se encuentra en una lista de selección, lo cual hace más fácilel proceso de registro de INFORMACIÓN.

Una vez diligenciadas todas las variables hacer click en la opción quese denominada "validar formulario":

Dar click


45


Cuando se ha diligenciado correctamente el formulario aparece uncuadro de diálogo el cual indica la realización exitosa de las validaciones,en este evento se procede a usar la opción Enviar a Diligenciados y aparecerála página siguiente:

Dar click

Dar click


46


Que indica el ingreso de la información exitosa, para continuar con eldiligenciamiento dar click en la opción continuar.

Al dar clik en la opción continuar nuevamente aparece la bandeja deformularios y el formulario diligenciado aparecera en estado Enviado pararadicar el formulario es necesario dar click sobre el estado Enviado.

Dar click

Al efectuar esta opción se genera una nueva pantalla que muestra lainformación reportada por medio del formulario, asi mismo aparecen dosopción CERTIFICAR o BORRAR es necesario revisar la informaciónreportada y efectuar la acción correspondiente.

Al dar click en la opción certificar automaticamente se genera unradicado del formulario.

TAMBIEN SE CUENTA CON UNA OPCIÓN PARA GUARDAR LAINFORMACIÓN YA DILIGENCIADA.

Dar click


47


La opción guardar permite guardar y recuperar una copia en suequipo:

Dar click

vale la pena aclarar que esta copia que ha sido guardada solamentepuede ser recuperada cuando exista la conexión Web con el SUI.

Cuando guarde la información en su equipo no debe cambiarle elnombre al archivo, el sistema de manera automática genera un nombre, elcual al ser cambiado genera un error que no permite nuevamente recuperarla información.


48


¡IMPORTANTE!Como Ingresar Fechas

Los campos tipo fecha seidentifican en el sistema por unicono especial que indica queen este campo en cuestión se

debe ingresar una fecha válida.

A continuación se describe como se debe reportar la información defechas:

- Calendario: Para ingresar la fecha por medio del calendario se debedar click en el icono que identifica que el campo es tipo fecha tal como seilustra en la siguiente gráfica:

Fecha ingresada utilizando elcalendario que provee el icono

Una vez se ha hecho click con elMouse en el icono descrito, el sistemadesplegará un calendario para que seSeleccione la fecha deseada tal comose indica en la gráfica.


49


¡NO OLVIDE!

Es importante conocer que estando en el escenario que ilustra lagráfica anterior, si se da click en un lugar de la pantalla distinto a escogeruna fecha, el calendario "desaparece", en realidad, hacer un click en unlugar distinto al calendario equivale a dar click sobre el botón minimizardel calendario, luego en ese caso el calendario se encuentra realmente esen la barra de estado de windows (esta barra se encuentra desplegadacomúnmente en la parte baja de la pantalla). Para volver visualizar elcalendario que se encuentra en la barra de estado, simplemente hay quedar click sobre el icono de calendario en la barra de estado tal como seaprecia en la siguiente figura:

Para ingresar o modificar una fecha, simplemente hay queseleccionarla del calendario, dando un click sobre el día escogido del mes,con lo anterior automáticamente se despliega en el campo de fecha lafecha seleccionada del calendario terminando el ingreso de una fecha talcomo se aprecia en la siguiente figura:

3.2.2 Estructura de los formularios

Todos los formatos que conforman el modulo de reporte poseen lasiguiente estructura.

Encabezado del formulario.Parte del formulario ubicado en la parte superior del formulario y

contendrá los siguientes datos:

• Nombre del formato de consulta: corresponde al nombre del formato.• Razón social de la ESP: Corresponde la nombre Empresa prestadora

Calendario ubicadoen la barra de status


50


de servicios públicos que hace la solicitud de actualización ocancelación del registro.

• Fecha de Radicación: Corresponde a la fecha en la cual se efectuó lasolicitud de actualización o cancelación del registro.

• Estado: Corresponde a la solicitud efectuada al diligenciar los datosde envió.

Cuerpo del formulario.Porción del formulario ubicado entre el encabezado y los botones de

control. En ésta zona del formulario es en donde se encuentran los camposa diligenciar por parte del usuario. Igualmente en la parte superior derechase encuentra el menú de la aplicación el cual presenta los diferentesmódulos que la conforman. Los cuales pueden ser accionados por elusuario.

Encabezado del formulario:El Sistema lo diligencia

automáticamente

Cuerpo del formulario:Donde se encuentran las

variables a ser diligenciadasy enviadas al SUI.

Botones de control funcional:Permiten enviar el formulariodiligenciado al SUI y radicar la

información diligenciada y enviada.


51


3.3 ¿Cómo reportar la información al SUI por medio

de cargue masivo?

Módulo de recolección de información por medio de archivo planoo cargue masivo al SUI.

Por medio de cargue masivo los prestadores de servicios Públicos deacueducto, alcantarillado y aseo que atienden a menos de 2.500suscriptores, deberán reportar la información del plan de cuentas definidopor la Superintendencia de servicios Públicos Domiciliarios.

NO OLVIDE QUE:El módulo de recolección de información del SUI por medio de archivo

plano o cargue masivo consiste en la creación de un archivo CSV en elcual cada uno de los campos de información solicitados es separado porun carácter especial, que en el caso de un archivo CSV es la coma,permitiendo recolectar información del plan contable vigente.

Procedimiento reporte de información cargue masivo

A continuación se presenta el diagrama de flujo del procedimientopara reportar el Plan Contable al SUI luego de seleccionar la opción plancontable en el topico financiero del servicio seleccionado.

ELABORAR ARCHIVOPLANO

VALIDAR ARCHIVOvalidación sintactica y logica

COMPRIMIRARCHIVO

ENVIO ARCHIVOAL SUI

Recepción de Archivos en SUI. Los archivosson recibidos en el SUI, descomprimidos,

unidos y chequeados frente a autenticidad paraluego ser cargado la Base de Datos del SUI

CERTIFICAR


52


3.3.1 Pasos para reporte de información por medio de carguemasivo plan contable

PASO 1. Elaborar un archivo plano

PARA ELABORAR EL ARCHIVO PLANO ES NECESARIO TENEREN CUENTA:

Configuración Regional del equipo

1.

2.

3.

Luego de ingresaral panel de controlse busca la opción

Es importante asegurar que el equipo en el cual se esta trabando elplan contable en Excel, tenga configuración regional en la cual se indiqueque el separador de valores sea la coma (,) que separador de decimales elpunto (.) y que no tenga separador de miles de pesos; todo esto antes deconvertirlo en archivo plano CSV.

Para acceder a esta pantalla de configuración Regional se accede por:


53


Elaboración del Archivo CSV del plan de cuentas

La información de los Estados Financieros se debe reportar en archivoplano, según la normatividad vigente.

La estructura del archivo plano conforme a lo definido en lanormatividad vigente es:

Cuando se ingrese a Configuraciónregional es necesario verificar queel símbolo decimal sea punto (.),

el símbolo de separación de miles seacoma (,) y el símbolo de separador de

listas sea coma (,).

Para efectos de presentar el ejemplo de la estructura del archivo, seutilizarán las siguientes convenciones:

SC: Saldo corriente con ajustes por inflación.SNC: Saldo no corriente con ajustes por inflación.ST : Saldo total con ajustes por inflación.

El formato utilizado por las empresas de acueducto, alcantarillado yaseo (Resolución SSPD 001422 de 2003) es el siguiente:


54


Una vez la información se encuentre organizada en el formatorespectivo, se debe proceder a generar el archivo plano, en cuya elaboraciónse deberá tener en cuenta lo siguiente:

• El separador de valores será el símbolo coma (,).• El separador de punto decimal permitido será el símbolo punto (.).• El valor numérico (campo: "Valor") deben ir sin especificaciones de

unidad de medida (Ej. Se reportará 1000 y no $1000).• El valor numérico no debe tener separador distinto al decimal.• Cada registro termina en un retorno de carro o "Enter".• Los campos de tipo texto no debe contener comas al interior del

mismo.• En aquellos casos donde la información no sea aplicable al prestador

del servicio público, el registro deberá enviarse con los respectivoscampos vacíos y con las referidas separaciones de comas

• Las cuentas del Plan de Contabilidad que no utilice el Ente Prestadorde Servicios Públicos no se deben reportar.

ARCHIV

OPLAN

O


55


Como convertir un archivo Excel a CSV

Para convertir un archivo Excel a unarchivo plano, en el menu de barra de

estado se ingresa a <Archivo>y se escoge <guardar como>

Luego se identifica de la lista de valores<Guardar como Tipo> <CSV (delimitado porcomas) (*.csv)> Tomando esta opción queda

guardado o convertido como CSV.

Como visualizar el archivo csv

• Una forma fácil de observar el archivo en formato CSV, es abrirlo porel Bloc de Notas, el cual muestra la información, con los valoresseparados con comas (,).

• Ingresando por <Inicio> luego programas se accede al Bloc de Notas.• Una vez abierto el bloc de notas se da click en abrir, y se ubica el

archivo anteriormente convertido en csv, para poder ver los erroresque género el validador.


56


El archivo se despliega de la siguiente manera:

Si al visualizar elarchivo en bloc denotas aparece como

separador de valores elpunto y como (;)

se debe reemplazarestas, por comas (,)

lo cual se puede hacerentrando por <edición>y luego <reemplazar>.

PASO 2. Instalar validadores del SUI

La Superintendencia de Servicios Públicos con el objetivo de facilitarla validación de la información solicitada por el SUI en archivos planos alos prestadores de servicios públicos ha desarrollado un programa paraefectuar esta labor, el cual esta disponible a través de la páginawww.sui.gov.co.

Un archivo plano es un archivo en el cual cada uno de los campos deinformación solicitados es separado por un carácter especial, que en elcaso de un archivo CSV es el carácter coma.

La funcionalidad del programa validador depende del archivo que sevalide.

El programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza lasvalidaciones que deben cumplir cada uno de los registros, lo fragmenta ylo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y reducirerrores que se presenten en la comunicación durante el envió deinformación a través de internet.


57


Para acceder al validador esnecesario ingresar al SUIcon usuario y contraseña

Bajar Validador

El validador quedadisponible una vez digiteel nombre del "Usuario"y la "contraseña".

¡NO OLVIDE!El validador completo solo se instalauna vez y luego se actualiza la versióndel validador ligero dependiendo delservicio correspondiente.Para descargar los validadores usteddebe:

Hacer de Click en el icono , alefectuar esta acción el sistema solicitaguardar o ejecutar los instaladores, serecomienda que para bajar el instaladordel validador completo es mejorguardar los instaladores en cualquierubicación del equipo de computo en elcual se este efectuando esta acción.

A continuación sepresenta la siguientepantalla:


Dentro del sui hay un modulo endonde se encuentran disponibles las

versiones el validador, alliencontramos el validador completo yel ligero este ultimo no olvidemosque debemos actualizarlo cada vez

que reportemos informacion

58


IMPORTANTE:

Como Instalar Validador Completo

Esta versión esta especialmentediseñada para usuarios no expertosen el tema de sistemas, le permitirá

instalar todos los componentesnecesarios para la perfecta ejecución

del programa validador.Una vez se da clic sobre la opcióndel validador completo se muestra

la pantalla de instalación.

Al descargar el validador completo, el instalador procederá a instalarlos componentes Java denominados "Java Runtime Enviroment" tal comose muestra en la siguiente pantalla:

Al descargar el validador completo, el instalador procederá a instalarlos componentes Java denominados

“Java Runtime Enviroment”

Una vez aceptadas lascondiciones de licencia

se despliega la siguiente pantalla


59


Seleccione la opción "Típica" y presione siguiente, una vez hecho estose completará la instalación de los componentes Java y se finalizará elproceso de instalación.

¡NO OLVIDE!Si usted ya tiene instalados los componentes Java en su equipo se

mostrará la siguiente pantalla:

Escoja "Cancelar" o de lo contrario se desinstalarán los componentesJava y no podrá utilizar el validador.

Una vez a terminado la instalación se presenta la siguiente pantalla,donde se da click al botón finalizar y termina la instalación.

Como Actualizar Versión Validador Ligero

Es necesario que cada vez valide la información se actualice elprograma del validador, ya que constantemente se realizan cambios en lasvalidaciones, o opciones del programa.

Para actualizar la versión del validador, se debe dar click en el icono dela opción <Validador Ligero o Validador AAA> la cual le permite cargar laversión actualizada del validador por el servicio respectivo y se instala,reemplazando la anterior versión.


60


Tener en cuenta que esta actualización solo dura unos segundos,máximo dura un minuto en realizarla.

Al dar click sobre la versión del validador ligero o validador AAA y segenera la siguiente pantalla

No olvide que se puede hacer uso tanto de la opcionvalidador ligero como validador aaa, la diferenciaentre estas dos opciones es que el validador ligero

contiene la actualizacion de todos los serviciospublicos domiciliarios, en cambio la opción validadoraaa solo contiene la actualizacion se los servicios de

acueducto, alcantarillado y aseo.


61



Se puede dar click al botón abrir o si se quiere se guarda

la versión en la carpeta “SuiValidador”, que se creo inicialmente al descargar

el validador completo.Una vez se ha guardado ose ha dado click al botón

abrir se genera la siguiente pantalla:

Una vez a terminadola instalación se presenta

la siguiente pantalla,donde se da click al botón

finalizar y termina la instalación.

PASO 3. Validar archivo CSV

Una vez elaborado el archivo plano tipo CSV, cumpliendo con lasvariables establecidas en la Resolución o Circular se procede a validardicho archivo siguiendo los siguientes pasos:

1. Identificar el Servicio Público correspondiente

Dar Click

AplicaciónSuiValidador

De la lista que se muestrase escoge el servicio Público

que presta la Empresa.


62


2. Seleccionar la Norma correspondiente

De la lista de valores seselecciona la Normas (Circular oResolución), con la cual se ha

solicitado información a laempresa, se debe seleccionar lanorma que al final menciona el(puc – plan único de cuentas).

3. Formato a Validar

Se escoge el formato a validar definidos parael servicio y la Norma escogida.

4. Seleccionar Archivo

Seleccione el archivo a validar, oprimiendo el botón<Selección>, aparece la siguiente pantalla:

Se identifica la carpeta del disco duro del computador delusuario en donde se tiene almacenado el archivo en

formato CSV, y se da click sobre el botón Abrir.


63


5. Validar Archivo

Una vez seleccionadoel archivo a validar se activa

el botón <validar>.

Una vez se de click en el botón <Validar> en“Información de estado” aparece uno de los siguientesavisos:• Error en operación del sistema

Error que no permite el normal funcionamiento delvalidador en este caso.Por favor comuníquese con lel centro de soporte delSUI.

• El archivo contiene errores de validación:Error del archivo. Corresponde a un tipo de erroridentificado por el validador.

• La validación no contiene erroresEl archivo no presenta errores y por lo tanto puedeser comprimido.

Si al validar aparece el mensaje“El archivo contiene errores de validación”

se da click en contenido de Log, en donde se muestran loserrores cometidos al diligenciar el formato de valores

delimitados por comas (Comma Separated Values – CSV).


64


6. Comprimir Archivo

Para visualizar el Log es necesario hacer click sobre laopción ver que se encuentra en la parte inicial de la

aplicación validador, al visualizar el Log se obtiene unapantalla que indica los distintos tipos de Mensajes de

error que se han cometido al diligenciar el formato CSV.

Para corregir los errores identificados es necesarioajustar el archivo que inicialmente fue validado teniendo

en cuenta los errores que arroja el Log de errores.

El botón <comprimir> de la pantalla inicial no se activa hasta tanto no se tenga el archivo CSV sin errores,

con el mensaje La validación no contiene errores

Una vez se tengan corregido los errores se activa el botón <comprimir> permitiendo escoger la carpeta en donde se

desea guardar dicho archivo ya comprimido

Una vez se da click sobre el botón comprimir nos permiteubicar una carpeta en la cual se quiere guardar dicho archivo

comprimido

Dando clic en el botón guardar, este comprime el archivo,dejándolo guardado en la carpeta seleccionada, y quedando listo

el archivo con extensión .sui para ingresar al SUI.Cuando ya ha terminado el proceso aparecerá un mensaje como

el que sale en la siguiente pantalla:


65


¡IMPORTANTE!• Tenga en cuenta anotar el código de chequeo que presenta el mensaje,

ya que cuando se cargue el archivo a la página del SUI por Internet selo pedirá.

• Este código de chequeo esta relacionada con el servicio, el formato,el periodo de reporte y la última versión del validador, por tantoverificar que siempre se este trabajando con la última versión delvalidador.

• Hasta aquí ha terminado el proceso de validación del archivo y estequeda listo con extensión .sui para ser enviado a traves del módulode cargue en la página del SUI.

• Vea mayor detalle del funcionamiento del programa SUI VALIDADOR,en su respectivo Manual de Funcionamiento.

¡PARA TENER EN CUENTA!

Errores Que Genera El Validador para el cargue del PUC

El validador identifica los siguientes errores:• "La línea no contiene todos los campos" --- El registro no tiene el

numero de columnas especificado en el archivo de configuración.• "El campo es obligatorio" --- La columna no tiene ningún valor y se

requiere el registro de un valor.• "El campo no cumple el formato" --- La columna no cumple con el

formato. Esta validación funciona así:

Para mayor facilidad no olvide copiar eldigito de chequeo señalandolo con el

mause de su equipo de computo,Una vez señalado haga click con el botonderecho del mause y seleccione la opcion

copiar, posteriormente en un archivooficce copie la clave y guardela por quemas adelante el sistema sui la solicitara.


66


- Si el campo es tipo fecha se debe seguir el formato especificado enel archivo de configuración, este formato es por lo general de laforma dd-mm-yyyy o dd/mm/yyyyDonde:dd->dia en númerosmm-> mes en númerosyyyy-> año en números 4 dígitos

- Si el campo es numérico verifica que sea un número (Por ahora elsistema solo acepta números de la forma:(Parte entera).(Parte decimal)(Sin separador de miles ni exponente y punto como separador dedecimales)

- Si el campo es de tipo lista verifica que el valor de la columna estedentro de una lista de valores especificada en el archivo deconfiguración.

• "El campo no se ajusta a la longitud esperada" --- Verifica que el campotenga un numero de caracteres determinado por las regla de validaciónde longitud mínima y máxima (Se refiere al número de caracteres noal valor de la columna).

• "El campo no se ajusta a los rangos" --- Verifica q el valor de la columnacumpla las especificaciones de rango. Funciona en números y fechasy se puede especificar rango mínimo, rango máximo o los dos.

• "El campo no cumple la validación o regla de cálculo" --- El valor deesta columna depende de un cómputo entre otras columnas en lamisma fila y esta condición no se está cumpliendo.Cuenta Corriente + No Corriente sin ajustes = Total sin ajustesCuenta Corriente + No Corriente con ajustes = Total con ajustes

• "La cuenta 831599 debe reportar valor sin ajustes en 0" --- El valor delas cuentas de ajustes por inflación en las columnas SC, SNC Y STdeben estar en cero (0).

• "La ecuación de utilidad neta no se cumple --> 4-5-6 diferente de3230 " --- verifica que el valor de restar las cuentas 4 (Ingresos) - 5(Gastos) - 6(Costos de ventas y operación) sea igual al valor de lacuanta 3230 (resultados del ejercicio).


67


• "La ecuación Contable no se cumple" --- verifica que el valor el totaldel activo (1) debe ser igual a la sumatoria de los totales del pasivo(2), más el patrimonio (3).

• "El valor total de la cuenta (X) no concuerda con la suma de sushijas" ? Se verifica la correspondencia de cifras de las cuentas "Padre"comparadas con la sumatoria de las cifras de las cuentas "Hijas".

• "La cuenta 433511 no tiene desagregación en nivel 8" ? este error sepresenta únicamente para el ingresos de la Información de PlanContable para empresas de Telecomunicaciones y se genera cuandono están ingresadas las cuentas de Ingresos por Venta de Servicios(4335) a nivel 8 o 10.

Y el SUI VALIDADOR que validaciones de Información efectua??

El programa SUI-Validador ejecuta las siguientes validaciones:

• ECUACION CONTABLE: El total del ACTIVO (1) debe ser igual a lasumatoria de los totales del PASIVO (2), más el PATRIMONIO (3).

• La sumatoria de las cuentas auxiliares, debe ser igual al saldo de lacuenta de nivel inmediatamente superior.

• COSTO DE VENTAS Y CIERRE: Se verifica que la cuenta 7595(TRANSFERENCIA MENSUAL DE COSTOS POR CLASE DESERVICIO).

• UTILIDAD NETA: Se verifica que el valor de restar las cuentas 4(INGRESOS) - 5 (GASTOS) - 6(COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN)sea igual al valor de la cuanta 3230 (RESULTADOS DEL EJERCICIO).

• COSTO DE PRODUCCION: Se verifica que el valor de la cuenta 7(COSTOS DE PRODUCCIÓN) sea igual a cero (0), ya que viene derestar la cuenta 75 (SERVICIOS PÚBLICOS) - la cuenta 7595(TRANSFERENCIA MENSUAL DE COSTOS POR CLASE DESERVICIO).


68


PASO 4. Cargar el archivo validado

Una vez seleccionado Plan Contable luego de ingresar al SUI,seleccionar el servicio de reporte y el topico financiero se despliega lapantalla:

Descripción CamposNormatividad:Resolución SSPD 01421 de 2003: Reporte de Estados financieros de los prestadores de los servicios públicosdomiciliarios de telecomunicaciones para el año 2002.Resolución SSPD 01422de 2003: Reporte de Estados financieros de los prestadores de los servicios públicosdomiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo telecomunicaciones para el año 2002.Cargar información: Opciones para enviar la información de los estados financieros y de las notas a losestados financieros. Esta se debe reportar según el anexo de la Circular Conjunta SSPD - CREG 001, ResoluciónSSPD 1421 y Resolución SSPD 1422 y deberá enviarse a través de Internet, según el procedimiento que sedescribe mas adelante.Reportes: Opciones para imprimir el resumen de la información y confirmar la información enviada.Contribución CREG: Se establece el cuadro base para la liquidación de la contribución de la Comisión deRegulación de Energía y Gas C.R.E.G. para el año de 2003.Contribución SSPD: Establece el formulario de autoliquidación SSP-09"liquidación privada".Plan Contable SSPD: Contiene el Plan de Contabilidad para Entes prestadores de servicios públicos domiciliariosde Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Energía, Gas Combustible y Telecomunicaciones, tiene como finalidadlograr la uniformidad, centralización y consolidación de la contabilidad de las mismas, así como servir de guíao de informaciónValidador SUI: El programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplircada uno de los registros, lo fragmenta y lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y reducirerrores que se presenten en la comunicación durante el envió de información a través de Internet.Este se debe bajar de la página web www.sui.gov.co, e instalarse en el computador del usuario, para validar elarchivo de csv.


69


Click

Para cargar el archivo es necesario seleccionar la opción de<CARGUE DE INFO.> aparece la siguiente pantalla:


70


Una vez ingresados los datos que se solicitan se da click en elbotón <Registrar>, aparece la siguiente pantalla y se crea unnúmero secuencial de envío:

A continuación se da click a <Realizar Nuevo Envío>, dondeaparece un formulario con los datos básicos del registro, pararealizar el cargue de los archivos del Plan Contable:


71


De la lista de valores se escoge el tipo de servicio a reportar y acontinuación se da click a <Relacionar archivo>, para anexar el archivoque ya ha pasado por el validador de sintaxis y que tiene la extensión .sui.

Los archivos que se relacionen serán sometidos a un proceso devalidación por parte del S.U.I. donde se verificarán los siguientes puntos:

• La existencia de las cuentas en el PUC del S.U.I. hasta los primeros 4dígitos.

• Correspondencia de cifras de las cuentas "Padre" comparadas con lasumatoria de las cifras de las cuentas "Hijas".

• Verificación de la ecuación contable ACTIVOS (1)=PASIVOS(2)+PATRIMONIO (3).

• Una vez se escoge el servicio a reportar y se da clic a <RelacionarArchivo> se obtiene la pantalla:

En esta pantalla se identifican los datos generales para relacionar losarchivos.Descripción de Campos:Estado de la Información: Detalla el estado de la información, identificando si esta se reporta antes de ajusteso sin ajustes por inflación y si es el caso ambas.Tipo de documento: Describe el contenido del archivo que va a ingresar. Las opciones que presenta son:Catalogo de cuentas y Notas al Catalogo de Cuentas.Tipo de Actividad: Seleccione la actividad para la cual esta ingresando información. Si el catalogo de cuentascorresponde a la información de más de una actividad seleccione las actividades respectivas.Tipo de Periodo: Ingrese el periodo de reporte del catalogo de cuentas, si es el caso mensual, trimestral,semestral o anual.Año: Registre el año del reporte del catalogo de cuentas.


72


Una vez registrada la información requerida en los camposanteriores se da click en el botón <CARGAR ARCHIVO>, aparecela siguiente pantalla.

De click en Examinar para seleccionar el archivo que contiene lainformación relacionada en la pantalla anterior, luego oprima el botón<CARGAR ARCHIVO>. Una vez el archivo este almacenado en el SUIaparece la opción <Cargar Otro Archivo> o Cerrar.

Hay que tener en cuenta que el nombre no debe contener caracteresespeciales ni "-", y el sistema asume que en el archivo, la primera líneacontiene el nombre de las 8 columnas, el separador es la coma "," y existensiempre 7 comas por línea.

Una vez este cargado el archivo aparecerá en la siguiente pantalla conestado "R" recibido


73


PASO 4: Validación de la información cargada - SUI

Una vez este cargado el archivo, este será sometido a las siguientesvalidaciones:

1. La existencia de las cuentas en el PUC del S.U.I. hasta los primeros 4dígitos.

2. Correspondencia de cifras de las cuentas "Padre" comparadas con lasumatoria de las cifras de las cuentas "Hijas".

3. Verificación de la ecuación contable ACTIVOS (1) = PASIVOS(2)+PATRIMONIO (3).

A continuación se procede a realizar lavalidación, dando click en validar información,sobre el archivo que aparece en Estado R.

Dar Click

Una vez este validado el archivo y este se encuentre sin errores, estepasará del estado R (Recibido) al estado A (Aceptado), pero si este presentaerrores de validación aparecerá en estado Z (Rechazado).

Si el archivo queda en estado A, se procede a ver el reporte paraverificar el contenido de la información en el numeral 1.6 de Consulta yconfirmación de información enviada, que es el sitio donde se genera elcertificado o imprimible que va firmado por el Representante Legal,Contado y Revisor Fiscal para luego ser remitido a la SSPD, comocertificación del Plan Contable. La información es oficial cuando seencuentra en Estado "I".

Si luego de validar la información este presenta el estado Z, es necesarioabrir Log de <Errores> para identificar el tipo de error que se cometió.


74


El archivo aparece relacionado en la pantalla siguiente en color rojoy con un nombre específico del SUI.

Explicación de campos:Tipo de Archivo: Opción que muestra o identificar el tipo de archivo reportado. Las opciones que puedemostrar son: Catalogo de cuentas y Notas al Catalogo de Cuentas.Servicio: Identificación del servicio relacionado con el archivo reportado.Nombre Archivo: Nombre o identificación que denota al archivo luego de pasar por el SUI Validador.Estado: Como resultado del proceso el archivo puede presentar los siguientes estados:

Recibido(R): Indica que el archivo ha sido recibido, y que listo para validarse.Rechazado (Z): Indica que el archivo tuvo errores en la validación de base de datos sobre los ítemsvalidados en el ítem anterior.Aceptado (A): Este estado indica que el archivo ha pasado la validación de base de datos exitosamente,y puede proceder a sacar los reportes y certificar la información.Imprimible (I).

Cargar a BD Temporal: Si UD ya ha enviado sus datos y estos no se encuentran cargados en la base de datospara validar (estado recibido R), estos pueden ser nuevamente cargados a la base de datos para efectuar lavalidación, sin efectuar el envió nuevamente. Ahora, si UD. debe realizar modificaciones sobre el archivo deberealizar las modificaciones y enviarla nuevamente.Ver Información a Validar: Una vez la información ha sido cargada en la base de datos para validar ya sea queuso el proceso de envío de la información o seleccionó la opción anterior que carga la información nuevamentea la base de datos para validar, UD puede observar los datos que se encuentran para realizar la validación debase de datosValidar información: Esta opción permite realizar la validación del archivo que ha sido cargado. Se realizanlas siguientes validaciones: -Validar existencia cuentas del PUC. -Validar sumatorias cuentas padres e hijos. -Validar Ecuación Contable.Ver errores: Muestra los errores que tiene el archivo al realizar las validaciones de existencia cuentas del PUC.- sumatorias cuentas padres e hijos. - Ecuación Contable.Notas al catalogo: Permite ingresar las Notas a los Estados Financieros.


75


PASO 6. Consulta y confirmación de la información enviada(Reportes) - Certificación

Dar click en reportes

En servicios seleccione <ESTADOSFINANCIEROS>, y luego en Temas <REPORTES>, donde se podrá ver el resumen deinformación enviada o certificación de la misma.

Una vez seleccionada la opción de<REPORTES> aparece la siguiente pantalla,donde se debe seleccione el año:

Luego de seleccionar el año del cual se quiere ver la información,aparece la pantalla:


76


Descripción de los Campos de Reportes:Servicio: Indica el servicio público del cual se esta reportando los estados Financieros.Actividad: Indica la actividad para la cual el prestador del servicio ha reportado información de estadosfinancierosInformación: Muestra en detalle las cuentas del catalogo de Cuentas desagregadas a nivel seis (6), así:

DAR CLICK

Resumen: Muestra el consolidado del catalogo a nivel de cuentasmayores, el cual va a servir para certificar el Plan de Contabilidad así

DAR CLICK


77


Aparecen los datos correspondientes a Representante Legal, RevisorFiscal, Responsable de enviar la información, Teléfono y dirección de correoelectrónico Oficial que fueron ingresados previamente. Estos datos no sonmodificables.

Si requiere imprimir este reporte para buscar aprobación del mismopor parte de las personas autorizadas para firmarlo, utilice la opción deimpresión propia del navegador que utiliza. No utilice para este caso laopción Generar Imprimible.

Una vez utilizada laopción <GENERARIMPRIMIBLE> aparecela siguiente pantalla:


78


(1): En caso de que el Representante Legal, Contador y/o RevisorFiscal actuales no sean los mismos que aprobaron el Estado Financiero,ingrese el nombre de quienes aprobaron el Estado Financiero y oprima elbotón <Generar Imprimible>. Una vez más el SUI solicita confirmaciónal proceso de certificación:

En caso de que este seguro, oprima el botón Aceptar. De lo contrario,oprima cancelar.

Si oprime Aceptar, la información reportada es oficial para todos losefectos de regulación, supervisión y control.

La versión del Plan Contable que ha sido certificada debe ser impresa,firmada por las personas autorizadas y enviada a la Superintendencia deServicios Públicos, de acuerdo con la normatividad vigente.


79


3.2.2 Pasos generales para reporte de información por medio decargue masivo

PASO 1. ELABORAR UN ARCHIVO PLANO

Para elaborar el archivo plano es necesario tener en cuenta:

Configuración Regional del equipo

Es importante asegurar que el equipo en el cual se esta trabando elplan contable en Excel, tenga configuración regional en la cual se indiqueque el separador de valores sea la coma (,) que separador de decimales elpunto (.) y que no tenga separador de miles de pesos; todo esto antes deconvertirlo en archivo plano CSV.

Para acceder a esta pantalla de configuración Regional se accede por:

1.

2.

3.

Luego de ingresaral panel de controlse busca la opción

Cuando se ingrese a Configuraciónregional es necesario verificar queel símbolo decimal sea punto (.),

el símbolo de separación de miles seacoma (,) y el símbolo de separador de

listas sea coma (,).


80


El archivo se despliega de la siguiente manera:

Si al visualizar elarchivo en bloc denotas aparece como

separador de valores elpunto y como (;)

se debe reemplazarestas, por comas (,)

lo cual se puede hacerentrando por <edición>y luego <reemplazar>.

PASO 2. Instalar validadores del SUI

La Superintendencia de Servicios Públicos con el objetivo de facilitarla validación de la información solicitada por el SUI en archivos planos alos prestadores de servicios públicos ha desarrollado un programa paraefectuar esta labor, el cual esta disponible a través de la páginawww.sui.gov.co.

Un archivo plano es un archivo en el cual cada uno de los campos deinformación solicitados es separado por un carácter especial, que en elcaso de un archivo CSV es el carácter coma.

Como visualizar el archivo csv

• Una forma fácil de observar el archivo en formato CSV, es abrirlo porel Bloc de Notas, el cual muestra la información, con los valoresseparados con comas (,).

• Ingresando por <Inicio>luego programas seaccede al Bloc de Notas.

• Una vez abierto el blocde notas se da click enabrir, y se ubica elarchivo anteriormenteconvertido en csv, parapoder ver los erroresque género el validador.


81


Para acceder al validador esnecesario ingresar al SUIcon usuario y contraseña

Bajar Validador

El validador quedadisponible una vez digiteel nombre del "Usuario"y la "contraseña".

¡NO OLVIDE!El validador completo solo se instala una vez y luego se actualiza la versión del validadorligero dependiendo del servicio correspondiente.Para descargar los validadores usted debe:

Hacer de Click en el icono , al efectuar esta acción el sistema solicita guardar oejecutar los instaladores, se recomienda que para bajar el instalador del validadorcompleto es mejor guardar los instaladores en cualquier ubicación del equipo decomputo en el cual se este efectuando esta acción.

A continuación sepresenta la siguientepantalla:

Dentro del sui hay un modulo endonde se encuentran disponibles las

versiones el validador, alliencontramos el validador completo yel ligero este ultimo no olvidemosque debemos actualizarlo cada vez

que reportemos informacion

La funcionalidad del programa validador depende del archivo que sevalide.

El programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza lasvalidaciones que deben cumplir cada uno de los registros, lo fragmenta ylo comprime. El objetivo de comprimir el archivo es facilitar y reducirerrores que se presenten en la comunicación durante el envió deinformación a través de internet.


82


IMPORTANTE:

Como Instalar Validador Completo

Esta versión esta especialmentediseñada para usuarios no expertosen el tema de sistemas, le permitirá

instalar todos los componentesnecesarios para la perfecta ejecución

del programa validador.Una vez se da clic sobre la opcióndel validador completo se muestra

la pantalla de instalación.

Al descargar el validador completo, el instalador procederá a instalarlos componentes Java denominados "Java Runtime Enviroment" tal comose muestra en la siguiente pantalla:

Al descargar el validador completo, el instalador procederá a instalarlos componentes Java denominados

“Java Runtime Enviroment”

Una vez aceptadas lascondiciones de licencia

se despliega la siguiente pantalla


83


Seleccione la opción "Típica" y presione siguiente, una vez hecho estose completará la instalación de los componentes Java y se finalizará elproceso de instalación.

¡NO OLVIDE!Si usted ya tiene instalados los componentes Java en su equipo se

mostrará la siguiente pantalla:

Escoja "Cancelar" o de lo contrario se desinstalarán los componentesJava y no podrá utilizar el validador.


Como Actualizar Versión Validador Ligero

Es necesario que cada vez valide la información se actualice elprograma del validador, ya que constantemente se realizan cambios en lasvalidaciones, o opciones del programa.

Para actualizar la versión del validador, se debe dar click en el icono dela opción <Validador Ligero o Validador AAA> la cual le permite cargar laversión actualizada del validador por el servicio respectivo y se instala,reemplazando la anterior versión.


84


Tener en cuenta que esta actualización solo dura unos segundos,máximo dura un minuto en realizarla.

Al dar click sobre la versión del validador ligero o validador AAA y segenera la siguiente pantalla

No olvide que se puede hacer usotanto de la opcion validador ligero

como validador aaa, la diferencia entreestas dos opciones es que el validador

ligero contiene la actualizacion detodos los servicios publicos

domiciliarios, en cambio la opciónvalidador aaa solo contiene la

actualizacion se los servicios deacueducto, alcantarillado y aseo.


85



Se puede dar click al botón abrir o si se quiere se guarda

la versión en la carpeta “SuiValidador”, que se creo inicialmente al descargar

el validador completo.Una vez se ha guardado ose ha dado click al botón

abrir se genera la siguiente pantalla:

Una vez a terminadola instalación se presenta

la siguiente pantalla,donde se da click al botón

finalizar y termina la instalación.

PASO 3. Validar archivo CSV

Una vez elaborado el archivo plano tipo CSV, cumpliendo con lasvariables establecidas en la Resolución o Circular se procede a validardicho archivo siguiendo los siguientes pasos:

1. Identificar el Servicio Público correspondiente

Dar Click

AplicaciónSuiValidador

De la lista que se muestrase escoge el servicio Público

que presta la Empresa.


86


2. Seleccionar la Norma correspondiente

De la lista de valores seselecciona la Normas (Circular oResolución), con la cual se ha

solicitado información a laempresa, se debe seleccionar lanorma que al final menciona el(puc – plan único de cuentas).

3. Formato a Validar

Se escoge el formato a validardefinidos para

el servicio y la Norma escogida.

4. Seleccionar Archivo

Seleccione el archivo a validar, oprimiendo el botón<Selección>, aparece la siguiente pantalla:

Se identifica la carpeta del disco duro del computador delusuario en donde se tiene almacenado el archivo en

formato CSV, y se da click sobre el botón Abrir.


87


5. Validar Archivo

Una vez seleccionadoel archivo a validar se activa

el botón <validar>.

Una vez se de click en el botón <Validar> en“Información de estado” aparece uno de los siguientesavisos:• Error en operación del sistema

Error que no permite el normal funcionamiento delvalidador en este caso.Por favor comuníquese con lel centro de soporte delSUI.

• El archivo contiene errores de validación:Error del archivo. Corresponde a un tipo de erroridentificado por el validador.

• La validación no contiene erroresEl archivo no presenta errores y por lo tanto puedeser comprimido.

Si al validar aparece el mensaje“El archivo contiene errores de validación”

se da click en contenido de Log, en donde se muestran loserrores cometidos al diligenciar el formato de valores

delimitados por comas (Comma Separated Values – CSV).


88


6. Comprimir Archivo

Para visualizar el Log es necesario hacer click sobre laopción ver que se encuentra en la parte inicial de la

aplicación validador, al visualizar el Log se obtiene unapantalla que indica los distintos tipos de Mensajes de

error que se han cometido al diligenciar el formato CSV.

Para corregir los errores identificados es necesarioajustar el archivo que inicialmente fue validado teniendo

en cuenta los errores que arroja el Log de errores.

El botón <comprimir> de la pantalla inicial no se activa hasta tanto no se tenga el archivo CSV sin errores,

con el mensaje La validación no contiene errores

Una vez se tengan corregido los errores se activa el botón <comprimir> permitiendo escoger la carpeta en donde se

desea guardar dicho archivo ya comprimido

Una vez se da click sobre el botón comprimir nos permiteubicar una carpeta en la cual se quiere guardar dicho archivo

comprimido

Dando clic en el botón guardar, este comprime el archivo,dejándolo guardado en la carpeta seleccionada, y quedando listo

el archivo con extensión .sui para ingresar al SUI.Cuando ya ha terminado el proceso aparecerá un mensaje como

el que sale en la siguiente pantalla:


89


¡IMPORTANTE!• Tenga en cuenta anotar el código de chequeo que presenta el mensaje,

ya que cuando se cargue el archivo a la página del SUI por Internet selo pedirá.

• Este código de chequeo esta relacionada con el servicio, el formato,el periodo de reporte y la última versión del validador, por tantoverificar que siempre se este trabajando con la última versión delvalidador.

• Hasta aquí ha terminado el proceso de validación del archivo y estequeda listo con extensión .sui para ser enviado a traves del módulode cargue en la página del SUI.

• Vea mayor detalle del funcionamiento del programa SUI VALIDADOR,en su respectivo Manual de Funcionamiento.

Para mayor facilidad no olvide copiar eldigito de chequeo señalandolo con el

mause de su equipo de computo,Una vez señalado haga click con el botonderecho del mause y seleccione la opcion

copiar, posteriormente en un archivooficce copie la clave y guardela por quemas adelante el sistema sui la solicitara.

PASO 4.Cargue de información

Para cargar la información pormedio de cargue masivo esnecesario ingresar al SUI,seleccionar el servicio y topicodefinido para el reporte deinformación y luego se continuaracon el paso 4


90


PLAN DE CARGA DE INFORMACIÓN DEL PERIODO

El Plan de Carga de Información del periodo es el sitio por donde serealiza el cargue de información de archivos planos al SUI, el cual cuentacon una programación en tiempos de los formatos de acuerdo al periodoa reportar, donde esta programación se realiza automáticamente de acuerdoal cronograma de reporte de información establecido en las Circulares yResoluciones, y se muestra el total de formatos a diligenciar la empresa,sin importar el periodo, ni el tópico.

Te ayuda a recordar

los pendientes


91


Como visualizar el plan de carga de información general

El Plan de Carga de Información General, nos permite seleccionarlos formatos a cargar establecidos en las Circulares y Resolucionesidentificando el periodo a reportar.

Se realiza a manera de búsqueda definiendo los parámetros que seencuentran en el encabezado del plan de cargue.

Una vez se da clic sobre Plan de Carga de Información General, sepresenta la siguiente pantalla:

Revise sus formatos de

cargue del pasado

Se selecciona el año, el periodo a reportar y el No. De periodoseleccionando la lista correspondiente.


92


Una vez definidos los datos de la búsqueda se da clic al botón ,y se generan o muestran los formatos para la búsqueda así:

Como realizar el cargue deinformación

El Plan de Carga deInformación es el sitio pordonde se realiza el cargue deinformación de archivos planosal SUI, el cual cuenta con unaprogramación en tiempos de losformatos de acuerdo al periodoa reportar, donde estaprogramación se realizaautomáticamente de acuerdo alcronograma de reporte deinformación establecido en lasCirculares y Resoluciones.


93


En esta pantalla se identifican los datos generales para relacionar los archivos.1. Fecha inicial: Es la fecha a partir de la cual puede empezar a reportar la información2. Fecha final: Es el último plazo que tiene para reportar la información del período. Después de esta fecha

desaparecerán de la pantalla los botones para ingreso de datos de envío, carga de archivos y certificaciónde la información (a la derecha)

3. Tipo de archivo: Este campo muestra cada uno de los formatos que se deben reportar4. Periodo: Muestra el período que se debe reportar en el lapso de tiempo indicado por las fechas inicial y

final, en el ejemplo es el mes 5 (mayo) del año 20035. Estado: Indica en que estado se encuentra la información correspondiente a cada formato. Podemos distinguir

en este campo los siguientes estados:Pendiente: Indica que no ha reportado la información correspondiente al formatoCargado a BD: Indica que ha enviado información y la ha cargado a la Base de DatosCertificado: Indica que ha certificado la información y ésta ya no puede cambiarse

6. Datos de envío: Esta opción permite ingresar información general acerca de la persona responsable de lainformación, teléfonos, correo electrónico y alguna observación.

7. Archivos: Esta opción le permite relacionar, validar y cargar los archivos que componen cada uno de losformatos.

8. Certificar Consolidado: Permite certificar la información enviada por cada formato. Este es el paso finalque debe realizar, después del cual no podrá modificar ninguna información.

9. Fecha de Certificación: Una vez se certifique la información del formato o tipo de archivo, se generaautomáticamente la fecha y hora de la certificación.

datos de envío

Lo primero que debe hacer antes de cargar los archivoses ingresar los Datos de Envío, para ello escoge la línea

correspondiente al tipo de formato que va a reportar y daclic en el botón de la columna Datos de Envío, y leaparecerá la siguiente pantalla:


94


En esta pantalla debe diligenciar los datos solicitados, con el fin depoder tener alguna información para comunicarse con los usuarios. Unavez diligenciada la información debe dar clic en VOLVER para retornar ala pantalla anterior.

ARCHIVOS

Para cargar los archivos correspondientes a cada formato debehacer click en el botón de la columna Archivos, se le desplegarála siguiente ventana:

En la parte superior de la ventana aparecen los datos del formato,las fechas y el período que se está cargando. Para enviar un archivo debedar clic en el botón , y entonces aparecerá la siguienteventana:

En el campo OBSERVACIONESpuede hacer cualquier anotacióncon respecto al archivo que está enviando. En el campo CLAVE

VALIDADOR debe digitar el código de chequeo que le arrojó el validador

cuando comprimió el archivo.Después de digitar la información

solicitada de clic en el botónCARGAR ARCHIVO y se desplegará

la ventana para indicar la ubicación y nombre del archivo a enviar.


95


¡IMPORTANTE!Recuerde que para cargar el archivo este debe tener extensión .sui y

estar comprimido por el validador de sintaxis en el usuario.

Al terminar el cargue de la información, se verá una pantalla así:

En donde los campos de la tabla inferior muestran lo siguiente:1. Nombre Original: Es el nombre que tiene el archivo enviado por el usuario.2. Nombre Archivo: Es el nombre que le otorga automáticamente el sistema cuando se hace la carga del

archivo3. Estado: Indica el modo en que se encuentra la información del archivo, estos estados pueden ser:

• Recibido: Indica que el archivo a sido recibido, y que se encuentra listo para validarse con el consolidadoparcial.

• Rechazado: Indica que el archivo tuvo errores en la validación cargue dentro del formato o con la basede datos (ver Log de Carga)

• Sin Errores: Este estado indica que el archivo ha pasado la validación de cargue, se encuentra sinerrores y listo para proceder a cargarse a la base de datos y a generar su correspondiente certificación.

Seleccione el archivo que va a cargar y luego de clic en CARGARARCHIVO, mientras se ejecuta el cargue de la información, aparecerá enla pantalla el siguiente mensaje:


96


• Pendiente de Cargue: Este estado indica que el archivo se encuentra en cola para ser cargado a la BD.Se recomienda no cambiar este estado.

• Cargado a BD: Indica que ha enviado información y la ha cargado a la Base de Datos• Certificado: Este estado indica que ha certificado la información cargada a la base de datos, y una vez

se encuentre en este estado esta pasa a ser Oficial y no se puede modificar.4. Log de Carga: Este botón permite ver si el archivo se envió correctamente o SI presenta algún problema en

el envío luego de haberse validado por el consolidado parcial. Al dar clic sobre el botón aparecerá unaventana como las siguientes:

5. Consolidado Parcial:Permite visualizar unresumen de lainformación que haenviado, para de estamanera verificar si elarchivo correspondecon la informaciónque se quiere cargar.


97


Este consolidado parcial realiza la validación de la información en cuanto a:• Validaciones dentro del mismo formato (Revisa cálculos internos )• Validaciones con la Base de datos e histórica ( Ej: validaciones con el Plan Contable)

Una vez se genere el consolidado parcial se pueden generar dos estados, "Sin errores", que significa que elarchivo se encuentra cumpliendo las validaciones establecidas y "Rechazado", que se genera si se encuentranerrores de validación, y se procede a revisar el LOG de carga para verificar dichos errores.

6. Cargar a BD: Esta opción permite cargar la información del archivo a la Base de Datos en laSSPD, para hacerlo debe dar click en la casilla de verificación o y luego click en el botón

que se encuentra debajo.

Este proceso lo puede hacer después de que haya cargado todos losarchivos que componen el formato que está enviando. Luego de ejecutareste proceso el archivo cambia de estado "Sin errores" a "Pendiente decargue". Donde este estado indica que el archivo se encuentra en cola paraser cargado a la BD. Se recomienda no cambiar este estado.

Al dar click en cargar a la base de datos se genera la siguiente pantalla:

Una vez se cargue a la base de datos el sistema automáticamentecoloca el estado "Cargado a BD".


98


NOTA: Una vez se Cargue a la base de datos no se puede hacer ningúncambio en la información.

7. Borrar: Si el usuario se ha dado cuenta que información contenida en el archivo no es correctao simplemente desea cambiarla, debe borrar el archivo enviado, para lo cual debe dar clic en lacasilla de verificación de esta columna y luego dar clic en el botón que se encuentra debajo.Al igual que con la carga a la Base de Datos, este proceso puede borrar varios archivos a la vez,señalando los que va a borrar en la casilla de verificación.

¡IMPORTANTE!No puede cargar ni certificar un archivo dos veces.

Certificar Consolidado

Este es el último paso a realizar en el envío de información al SUI,esta opción certifica la información por cada formato, pasando esta a serOficial y luego de ejecutarla no se puede hacer ningún cambio en la misma.Para Certificar los datos solo debe dar click en el botón:

Para poder certificar lainformación el estado

del carguedebe ser: Cargado a BD

Una vez se da clic en se presenta la pantalla:


99


Una vez certificada la información esta no se puede modificar.

Una vez se da clic sobre el botón certificar automáticamente secambia el estado de “Cargado a BD”, a “Certificado” y se genera una

fecha y hora de la certificación.

Se muestra un resumen de la información cargada, para que sea revisada antes dedar click en el botón CERTIFICAR. Para los casos en que se carguen varios

archivos para un formato y cada uno se cargue a base de datos se genera un resumen a certificar en elcual consolida todos los archivos que se han cargado.


100


101


AAcciones de control: El Control es un instrumento oacción de prevención o de disminución de los efectosnocivos de los riesgos de una gestión. Para una claraidentificación de un control es necesario precisar lossiguientes elementos o factores.Definición de lo que se quiere controlar: Consisteen determinar a partir de las características del riesgoidentificado, lo que se pretende prevenir.Características del Control: Consiste en identificarlas condiciones de modo tiempo y lugar de la acción odel instrumento de control a diseñar.Potencialidades o limitantes del control: Es unadescripción detallada de los impactos positivos onegativos del control en términos de su alcance, demanera que es posible establecer la capacidad delinstrumento en la prevención, total o parcial del riesgo.Medios de chequeo: Consiste en establecermecanismos de medición sobre la eficiencia y eficaciade los controles aplicados.Responsable del control: Consiste en determinar lao las personas de la entidad que tienen a su cargo laaplicación de los controles y la autoevaluación de sueficacia. Esta persona o personas responden por laocurrencia de riesgos que podían haberse prevenidoen condiciones normales.Acciones preventivas: Son controles orientadosexclusivamente a prevenir el riesgo y no a corregirlo.Opera “antes de”.Acometida. Derivación de la red local del serviciorespectivo que llega hasta el registro de corte delinmueble. En edificios de propiedad horizontal ocondominios, la acometida llega hasta el registro decorte general. Para el caso de alcantarillado laacometida es la derivación que parte de la caja deinspección y llega hasta el colector de la red local.Acometida de acueducto. De acuerdo con el Artículo3, numeral 3.1 del Decreto modificatorio del Decreto302 de 2000 es la derivación de la red local deacueducto que se conecta al registro de corte en elinmueble. En edificios de propiedad horizontal ocondominios la acometida llega hasta el registro decorte general.Acometida de alcantarillado. De acuerdo con elArtículo 3, numeral 3.2 del Decreto modificatorio delDecreto 302 de 2000 es la derivación que parte de lacaja de inspección y llega hasta el colector de la redlocal.Acometida clandestina o fraudulenta. De acuerdocon el Artículo 3, numeral 3.3 del Decretomodificatorio del Decreto 302 de 2000 es la acometida

o derivación de acueducto o alcantarillado noautorizada por la persona prestadora del servicio.Aguas residuales: desechos liquidos provenientes deresidencias, fabricas, colegios, plazas de mercado.Antigüedad de cartera. Se refiere a la madurez de lafacturación expresada en días a partir de la fecha devencimiento o fecha de pago.Aportes de conexión. Son los pagos que realiza elsuscriptor o suscriptor potencial para conectar uninmueble por primera vez, o para cambiar el diámetrode la acometida, al sistema o red existente. Estáncompuestos por los Costos Directos de Conexión ypor los Cargos por Expansión del Sistema.Aporte solidario o contribución de solidaridad. Deacuerdo con el Artículo 1 del Decreto 565 de 1996 esla diferencia entre el valor que se paga por un serviciopúblico domiciliario y el costo económico de referencia,cuando este costo es menor que el pago que efectúa elusuario o suscriptor.Áreas rurales. De acuerdo con el Artículo 2 del Decreto421 de 2000 son las localizadas por fuera delperímetro urbano de la respectiva cabecera municipal.

BBienes aportados bajo condición a personasprestadoras de servicios públicos. Son los aportesal capital que se realizan a las personas prestadorasde servicios públicos (y los derechos que dichosaportes confieren sobre el resto del patrimonio), conla condición de que los rendimientos que normalmentehabrían producido, no se incluyan en el cálculo de lastarifas que se hayan de cobrar a los usuariossubsidiables en sus consumos básicos.

CCalidad del agua Calidad del agua: Es el conjunto decaracterísticas organolépticas, físicas, químicas ymicrobiológicas propias del agua.Calculo actuarial. Es la provisión contable para elpago de las obligaciones laborales en pensionesadquiridas por el prestador, el cálculo debe estarrelacionado en el pasivo del prestador.Cargo fijo. Valor unitario por suscriptor o usuario,que refleja los costos económicos involucrados engarantizar la disponibilidad permanente del servicio,independientemente del nivel de uso.Cargo por unidad de consumo. Valor unitario pormetro cúbico que refleja siempre tanto el nivel y laestructura de los costos económicos, como la demandapor el servicio.

4. Glosario de téminos

Glosario de Términos

102


Catastro de suscriptores. Es el conjunto de registrosy procedimientos que permiten identificar, caracterizary localizar a los usuarios de los servicios y susacometidas. La principal fuente de información delcatastro de suscriptores es el censo de usuarios activosy potenciales del servicio, el cual se debe ejecutartecnicamente para alimentar o actualizar el catastrocon información confiable y real.Comité de Desarrollo y Control Social: Sonorganizaciones creadas para asegurar la participaciónciudadana en la vigilancia de la gestión de los serviciosy en la fiscalización de las empresas que prestanservicios públicos domiciliarios.Competencias laborales: es la capacidad de unapersona para desempenar las capacidades quecomponen una funcion laboral, según los estandaresdefinidos por el sector.Concepto de legalidad para los efectos del contratode condiciones uniformes, téngase en cuenta loestipulado en el articulo 133 inciso final de la ley 142de 1994.Conexión. De acuerdo con el Artículo 3, numeral 3.6del Decreto modificatorio del Decreto 302 de 2000 esla ejecución de la acometida e instalación del medidorde acueducto.Consumo básico. Es el destinado a satisfacer lasnecesidades esenciales de consumo de las familias,cuyo valor es definido por la Comisión de Regulaciónde Agua Potable y Saneamiento Básico. Hasta tantono se expidan normas que lo modifiquen, el valor delconsumo básico es equivalente a 20 metros cúbicospor usuario al mes.Consumo complementario (QC). Es el consumoubicado en la franja entre 20 m3 y 40 m3 mensuales.Consumo suntuario (QS). Es el consumo mayor a 40m3 mensuales.Continuidad en el servicio de aseo. Se entiende porcontinuidad, la prestación del servicio con la frecuenciadefinida en el contrato de condiciones uniformes deacuerdo con lo definido por la CRA.Contrato de servicios públicos de condicionesuniformes. Es un contrato uniforme, consensual, envirtud del cual una persona prestadora de ServiciosPúblicos los presta a un usuario a cambio de un precioen dinero, de acuerdo a estipulaciones que han sidodefinidas por ella para ofrecerlas a muchos usuariosno determinados.Convención colectiva de trabajo: es un acuerdo quese celebra entre uno o varios patronos o asociacionespatronales, por una parte, y uno ovarios sindicatos ofederaciones sindicales de trabajadores, por la obra,para fijar las condiciones que regiran los contratos detrabajo durante su vigencia.Control Interno: Se entiende por control interno elsistema integrado por el esquema de organización y elconjunto de los planes, métodos, principios, normas,procedimientos y mecanismos de verificación yevaluación adoptados por una entidad, con el fin deprocurar que todas las actividades, operaciones yactuaciones, así como la administración de la

información y los recursos, se realicen de acuerdo conlas normas constitucionales y legales vigentes dentrode las políticas trazadas por la dirección y en atencióna las metas u objetivos previstos.Costos de facturación. Son aquellos en que incurrela persona prestadora del servicio público domiciliariopara generar la factura, distribuirla a sus usuarios yhacer el recaudo.Costos directos de conexión. Son los costos en queincurre la persona prestadora del servicio deacueducto o alcantarillado para conectar un inmuebleal sistema o red de distribución existente, por conceptode medidor, material, accesoria, mano de obra y demásgastos necesarios.También se deben considerar como Costos Directosde Conexión los de diseño, interventoría, restauraciónde vías y del espacio público deteriorado por las obrasde conexión, así como los Estudios particularmentecomplejos, en caso de presentarse. En todo caso sólose podrán incluir, los costos directos relacionados conla conexión por primera vez de un inmueble o grupode inmuebles.

DDerivación fraudulenta. De acuerdo con el Artículo3, numeral 3.10 del Decreto modificatorio del Decreto302 de 2000 es la conexión realizada a partir de unaacometida, o de una red interna o de los tanques deun inmueble independiente, que no ha sido autorizadapor la persona prestadora del servicio.Desvinculación del servicio de aseo: es elprocedimiento que se debe utilizar de acuerdo con losartículos 123, 124 y 125, del Decreto Reglamentario1713 del 2002, y que consiste en:– la solicitud clara y expresa de cambiar de prestador,– información sobre quien le prestara el servicio a

futuro y aceptación del nuevo prestador,manifestado su disponibilidad tecnica para talproposito y

– verificación del estado de cuenta del usuario adesvincular (debe encontrarse al dia con el actualprestador.

Disposición final de residuos. Proceso de aislar yconfinar los residuos sólidos previo tratamiento o sintratamiento en forma definitiva en lugaresespecialmente seleccionados y diseñados para evitarla contaminación y los daños o riesgos a la saludhumana y al medio ambiente.Disposición final de residuos líquidos. Conjunto deoperaciones, procesos o técnicas encaminadas a laeliminación, la disminución de la concentración o elvolumen de los residuos sólidos o basuras, o suconversión en formas más estables.

EEnfoque de genero: permite la equidad entre hombresy mujeres, en cuanto la toma de decisiones, funciones,acceso y control sobre información, recursosfinancieros y tecnológicos, trabajo y capacitación.


103


Busca una mayor equidad en la prestacion de losservicios y un manejo mas sostenible de los mismos.Entidad tarifaría local. Es la persona natural ojurídica que tiene la facultad de definir las tarifas delos servicios de acueducto, alcantarillado o aseo, acobrar en un municipio para un grupo de usuarios.De acuerdo con lo previsto en el inciso anterior, sonentidades tarifarias locales:a. El Alcalde Municipal cuando sea el municipio el

que preste directamente el servicio, o la Junta a quehace referencia el inciso 6 del Artículo 6 de la Ley142 de 1994.

b. La Junta Directiva de la persona prestadora o quienhaga sus veces de conformidad con lo establecidoen los estatutos o reglamentos internos, cuando elresponsable de la prestación del servicio sea algunode los prestadores señalados en el Artículo 15 de laLey 142 de 1994.

c. Quien establezca el contrato en el caso de que laspersonas prestadoras tengan vinculación contractualcon el municipio. En aquellos casos en que en elcontrato no haya claridad acerca de quien es laentidad tarifaría, será el alcalde.

En ningún caso el Concejo Municipal es entidadtarifaría local y por lo tanto no puede definir tarifas.Estudio de Costos y Tarifas es el calculo de los costoseconomicos (Administracion, Operación e Inversion)en que incurre el prestador para la definicion de latarifa dentro de los parametros fijados por la CRA.Estratos subsidiables. Se consideran subsidiables losusuarios pertenecientes a los estratos 1 y 2. Se podránasignar subsidios al estrato 3, en caso de coberturaefectiva del servicio mayor al 95% en la localidad para lacual se hace el aporte, a la fecha en la cual éste se realiza.Estratificación socioeconómica. Clasificación de losinmuebles residenciales de un municipio, que se haceen atención a los factores y procedimientos quedetermina la Ley.Estructura Tarifaria: son los elementos queconforman la tarifa que se debe cobrar a cada uno delos suscriptores o usuarios, por concepto de los costosen que incurre el prestador para la prestación delservicio, los cuales estan definidos en el articulo 90de la Ley 142 de 1994.

FFactor de contribución. Es el excedente que paga unusuario o suscriptor sobre el valor del servicio, paraun servicio público domiciliario.Factor de subsidio. Es el descuento que se le hace aun usuario o suscriptor sobre el valor del servicio enel rango de consumo básico, para un servicio públicodomiciliario.Factura de servicios públicos. Es la cuenta que unapersona prestadora de servicios públicos entrega oremite al usuario, por causa del consumo y demásservicios inherentes en desarrollo de un contrato deprestación de servicios públicos.Fondo de solidaridad y redistribución de ingresos.Su creación es una obligación de los concejos

municipales, para que al presupuesto del municipiose incorporen las transferencias que a dichos fondosdeberán hacer las empresas de servicios públicos,destinados a dar subsidios a los usuarios de losestratos 1, 2, y 3 como inversión social en los términosde la ley 142/94 y decreto 565/96.Fórmulas Tarifarias. Son las metodologías de costosy tarifas así como los parámetros y valores utilizadosen ellas y los que defina la Comisión medianteresolución, con las cuales se obtienen los costos dereferencia para la definición de las tarifas meta deprestación de los servicios de acueducto, alcantarilladoy aseo. Igualmente, se entienden como fórmulastarifarias las tarifas máximas y mínimas que defina laComisión.Fuga imperceptible. De acuerdo con el Artículo 3,numeral 3.12 del Decreto modificatorio del Decreto302 de 2000 es el volumen de agua que se escapa através de las instalaciones internas de un inmueble yse detecta solamente mediante instrumentosapropiados, tales como los geófonos.Fuga perceptible. De acuerdo con el Artículo 3,numeral 3.13 del Decreto modificatorio del Decreto302 de 2000 es el volumen de agua que se escapa através de las instalaciones internas de un inmueble yes detectable directamente por los sentidos.

GGastos Operacionales: son los gastos necesarios pararealizar el mantenimientoo y operar los sistemas deacueducto y alcantarillado, de manera que se puedagarantizar la prestación permanente del servicio atodos los usuarios.Genero: se refiere a los modelos de conductaconstruidos socialmente, y que se le atribuyen alhombre y a la mujer y a las expectativas que se asociancon los dos sexos.Gestión integral de residuos sólidos. Conjunto deoperaciones y disposiciones encaminadas a dar a losresiduos producidos, el destino más adecuado desdeel punto de vista ambiental, de acuerdo con suscaracterísticas, volumen, procedencia, costos detratamiento, posibilidades de recuperación,aprovechamiento, comercialización y disposición final.Gradualidad. Ajuste progresivo en las tarifas, de talmanera que en cada año se avance en el logro delobjetivo de alcanzar las tarifas resultantes de laaplicación de las metodologías definidas por laComisión de Regulación de Agua potable ySaneamiento Básico.

IIndicadores de gestion: Un indicador es una señal,una información de tipo cuantitativo o cualitativo queda cuenta del comportamiento de un factor o hechoen el tiempo. Generalmente, el indicador es un cocienteque compara características definidas de undeterminado proceso o de una o varias variables.El indicador muestra cómo va el desarrollo de lagestión, cómo evoluciona el desarrollo de los planes,


104


y en definitiva, muestra en qué posición nosencontramos respecto a lo planeado o proyectado.Ingresos operacionales: Son los ingresos que percibeuna empresa por el desarrollo de sus actividadesinherentes a su objeto social.Instalación domiciliaria de acueducto del inmueble.De acuerdo con el Artículo 3, numeral 3.17 del Decreto302 de 2000 es el conjunto de tuberías, accesorios yequipos que integran el sistema de abastecimiento deagua del inmueble, a partir del medidor. Para edificiosde propiedad horizontal o condominios, es aquelsistema de abastecimiento de agua del inmueble apartir del medidor general o colectivo.Instalaciones domiciliarias de alcantarillado delinmueble. De acuerdo con el Artículo 3, numeral 3.18del Decreto modificatorio del Decreto 302 de 2000 esel conjunto de tuberías, accesorios y equipos queintegran el sistema de tratamiento, evacuación yventilación de los residuos líquidos instalados en uninmueble hasta la caja de inspección que se conecta ala red local de alcantarillado.Instalaciones legalizadas. De acuerdo con el Artículo3, numeral 3.19 del Decreto modificatorio del Decreto302 de 2000 son aquellas que han surtido todos lostrámites exigidos por la persona prestadora de losservicios públicos y tiene vigente un contrato decondiciones uniformes. Tienen medición bien seaindividual o colectiva, la cual se realiza periódicamente,y su facturación depende de la medición realizada.Estas pueden estar clasificadas en estratossocioeconómicos para los usuarios residenciales y ensectores para los usuarios no residenciales.Instalaciones no legalizadas. De acuerdo con elArtículo 3, numeral 3.20 del Decreto modificatorio delDecreto 302 de 2000 son aquellas que no hancumplido con todos los requisitos exigidos por lapersona prestadora de los servicios públicos y quepueden o no tener medición individual.Integrin: Software para pequenos prestadoresmenores de 2400 suscriptores, el cual está conformadopor cuatro módulos básicos así: (i) financiero, (ii)comercial, (iii) información gerencial y, (iv)administrativo.

LLicencias o permisos ambientales: definidas en elarticulo 25 de la ley 142 de 1994Licitación pública. Es el procedimiento que define elArtículo 30 de la Ley 80 de 1993, con las característicasque surgen en ese mismo artículo y del numeral 8 delArtículo 4; del Artículo 8, especialmente en los literalesg y h; de los Artículos 11 y 12; del numeral 7 delArtículo 22; de los numerales 5 y 6 del Artículo 24; delos numerales 11 y 18 del Artículo 25; y del numeral3 del Artículo 26; incluye lo que allí se denominaconcurso.Lixiviado. Líquido residual generado por ladescomposición biológica de la parte orgánica obiodegradable de los residuos sólidos bajo condicionesaeróbicas y anaeróbicas y/o como resultado de la

percolación de agua a través de los residuos en procesode degradación.

MMacromedidor. Es un medidor instalado en uno ovarios de los diferentes componentes del sistema deacueducto (captación, a la entrada y salida de plantasde tratamiento, estaciones de bombeo, en tanques dealmacenamiento, en sectores geográficos estratégicosde un sistema de distribución, entre otros).Macro ruta. Es la división geográfica de una ciudad,población o zona para la distribución de los recursosy equipos a fin de optimizar el servicio.Medición. Es un conjunto de normas y procedimientosque hacen posible medir, calcular, estandarizar ygestionar el abastecimiento de agua al sistema y elconsumo a los usuarios.Medidor. Dispositivo encargado de medir el consumode agua y registrarlo acumulándolo.Micromedidor. Es un medidor instalado en laacometida del usuario o suscriptor.Micro ruta. Es la descripción detallada a nivel de lascalles y manzanas del trayecto de un vehículo ocuadrilla, para la prestación del servicio de recoleccióno del barrido manual o mecánico, dentro del ámbitode una frecuencia predeterminada.Municipios menores. De acuerdo con el Decreto 421de 2000 se consideran municipios menores loscorrespondientes a las categorías quinta (5ª) y sexta(6ª), definidas por los Artículos 6 de la Ley 136 de1994 y 93 de la Ley 388 de 1997.

OOrganizaciones autorizadas conforme a esta Ley paraprestar servicios públicos en municipios menores enzonas rurales y en áreas o zonas urbanas específicas.Obligaciones extralegales. Son todas aquellasobligaciones emanadas de la libre voluntad del patronoen beneficio de trabajador, que no se encuentrantaxativamente señaladas en la legislación laboral comotales, y que se consideran como especie de dádivadentro de la relación contractual.

PPequeños Productor. Usuarios no residenciales quegeneren residuos sólidos en volumen menor o igual ala producción límite de clasificación determinada porla Comisión Reguladora de Agua Potable ySaneamiento Básico.Perdidas comerciales: es el reflejo de perdidas deagua en que el prestador incurre en los aspectoscomerciales, tales como la falta de instalación demedidores, conexiones fraudulentas, ausencia decatastro de usuarios, etc.Persona prestadora de servicios de acueducto yalcantarillado. Es la persona natural o jurídica queconforme a la Ley presta los servicios públicosdomiciliarios de acueducto y alcantarillado, o algunade sus actividades complementarias.


105


Persona prestadora del componente o del serviciode tratamiento y disposición final. Es la personanatural o jurídica que de acuerdo con el Artículo 15de la Ley 142 de 1994 presta el componente o elservicio de tratamiento y la disposición final deresiduos sólidos en un municipio.Persona prestadora del servicio público domiciliariode aseo.- Es la persona natural o jurídica, pública,privada o mixta, encargada de todas, una o variasactividades de la prestación del servicio públicodomiciliario de aseo, en los términos definidos por elArtículo 15 de la Ley 142 de 1994.Peticiones Quejas y Recursos: Conforme a lodispuesto por el decreto 2150 de 1.995, artículo123, y para los efectos de aplicación del artículo 158de la LSPD, se entiende que la expresión genérica de“petición”, comprende las peticiones en interésparticular, así como las quejas y los recursos quepresente un suscriptor o usuarios.Petición. Es la solicitud que presenta un usuario pararecibir una información, una explicación, undocumento, la que podría tratarse de tarifas, normasy condiciones del servicio.Plan de acción: El plan de acción es el instrumento através del cual el gerente y su equipo de trabajo sedefinen los objetivos y metas de la empresa paradesarrollar su misión o negocio, en este caso laprestación del servicio. Es la definición del norteinstitucional. Se concreta en objetivos con metasmedibles, responsables, actividades, plazos eindicadores. Este plan se asimila al Plan de Gestión yResultados ordenados por la Comisión de Regulación.Plan de contingencia: Cuando existe un riesgo quedepende a de un agente externo o de situacionesexternas a la empresa, normalmente no es posibleimplementar controles preventivos y es muy seguroque el riesgo se concrete. El plan de contingencia asolotiene sentido frente a riesgos externos. Por ello laempresa debe definir un plan de contingencia, es decirpredefinir en un documento las acciones que debenrealizarse una vez se concrete el riesgo, de manera amitigar los impactos negativos del riesgo concretado.El plan de contingencia debe tener expresión precisade las acciones a realizar, responsables, tiempos eindicadores.Plan de mejoramiento: Una vez se ha concretado elriesgo, la empresa debe analizar no solo su impactonegativo sino las causas que lo generaron. Una vezidentificadas las causas, de deben definir las accionescorrectivas y preventivas para evitar que se vuelva apresentar el riesgo. Estas acciones correctivas opreventivas se deben señalar en un plan denominado“plan de mejoramiento”. Este plan debe contenerobjetivos, metas, actividades, responsables, plazos eindicadores concretas a través de las cuales se conjurael riesgo a futuro.Plan Único de Cuentas: Es la herramienta a travésde la cual el ente económico codifica y registra susoperaciones para proyectar su información financieray evaluar su gestión en el año fiscal.

Plan de obras e inversiones: Plan de inversión amediano y largo plazo, cuya factibilidad técnica,económica, financiera, y ambiental, garantizaminimizar los costos de expansión del servicio. Losplanes oficiales de inversión serán indicativos y seharán con el propósito de garantizar continuidad,calidad, y confiabilidad en el suministro del servicio.Prestación directa de servicios por un municipio.Es la que asume un municipio, bajo su propiapersonalidad jurídica, con sus funcionarios y con supatrimonio.Prestadores. Todos los que enumera el articulo 15 dela Ley 142 de 1994.Prestación directa de servicios por un municipio.Es la que asume un municipio, bajo su propiapersonalidad jurídica, con sus funcionarios y con supatrimonio.Productor Marginal Las personas naturales ojurídicas que produzcan para ellas mismas, o comoconsecuencia o complemento de su actividad principal,los bienes y servicios propios del objeto de lasempresas de servicios públicos.Presentación de los residuos sólidos (Aseo). Es laactividad del usuario de almacenar, empacar eidentificar todo tipo de residuos sólidos para su acopioy posterior entrega.Programa de control de fugas Su objeto es reducir almínimo el tiempo promedio que transcurre entre laaparición de una fuga y su eliminación, a través de larevisión y el ajuste de los procedimientos y lametodología.Programa de Cultura Empresarial: es el programade asistencia tecnica y capacitación que ejecuta elMinisterio de Ambiente, Vivienda y DesarrolloTerritorial y que tiene como objetivo fomentar unaconcepción moderna de la administración de losservicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo,con el fin de desarrollar una practica gerencial en lasentidades prestadoras de los municipios pequenos yzonas rurales, sean estas privadas, publicas, mixtas ocomunitarias. El programa esta conformado por 4etapas: 1. Gestion empresarial, 2. Agua nocontabilizada, 3. Jornadas educativas y 4. Integrin.Programa de Expansion de redes: formulación deproyectos técnicos formulados con racionalidadeconomica que definen el aumento en la cobertura delos servicios públicos en mención.Programa de reposición de redes:Consiste enformular iniciativas tendientes a rehabilitar o reponerla red de transporte y distribución de agua del sistemade acueducto, garantizando así la atención a lademanda, la continuidad y calidad del servicio en elcorto, mediano y largo plazo. Igualmente permitereducir al mínimo las pérdidas de agua por causa deldeterioro físico de la red.Programa de uso eficiente y ahorro del agua Seentiende por programa para el uso eficiente y ahorrode agua el conjunto de proyectos y acciones que debenelaborar y adoptar las entidades encargadas de laprestación de los servicios de acueducto,


106


alcantarillado, riego y drenaje, producciónhidroeléctrica y demás usuarios del recurso hídrico.

QQueja. Es el manifiesto de inconformidad que haceun usuario en relación con la prestación del servicio,a la facturación o el desempeño de un funcionario.Ejemplo: Deficiente prestación del servicio, error defacturación, mala atención del fontanero o deladministrador, etc.

RRecurso. Es la impugnación que interpone elsolicitante contra la decisión tomada por la entidadprestadora del servicio a su requerimiento. Losrecursos que pueden presentarse son el de reposicióny subsidiariamente el de apelación, los cuales podránformularse en un mismo escrito.Recaudo de pagos. Actividad que comprende larecepción y control de pagos por los servicios y otrosconceptos relacionados con los mismos, que serealicen en cajas de la persona prestadora concedenteo de las entidades designadas para tal fin.Red de alcantarillado. De acuerdo con el Artículo 3,numeral 3.30 del Decreto modificatorio del Decreto302 de 2000 es el conjunto de tuberías, accesorios,estructuras y equipos que conforman el sistema deevacuación y transporte de las aguas lluvias, residualeso combinadas de una comunidad y al cual descarganlas acometidas de alcantarillado de los inmuebles.Red de alcantarillado pluvial. De acuerdo con elArtículo 3, numeral 3.31 del Decreto modificatorio delDecreto 302 de 2000 es el conjunto de tuberías,accesorios, estructuras y equipos que conforman elsistema de evacuación de las aguas lluvias de unacomunidad y al cual descargan las acometidas dealcantarillado de aguas lluvias de los inmuebles, y alque se deben conectar los sumideros pluvialesdispuestos en vías y zonas públicas.Red de distribución de acueducto. De acuerdo conel Artículo 3, numeral 3.29 del Decreto modificatoriodel Decreto 302 de 2000 es el conjunto de tuberías,accesorios, estructura y equipos que conducen el aguadesde el tanque de almacenamiento o planta detratamiento hasta las acometidas domiciliarias.Red matriz o red primaria de acueducto. De acuerdocon el Artículo 3, numeral 3.32 del Decretomodificatorio del Decreto 302 de 2000 es la parte dela red de distribución que conforma la malla principalde servicio de una población y que distribuye el aguaprocedente de la conducción, la planta de tratamientoo tanques a las redes secundarias.Red matriz o red primaria de alcantarillado. Deacuerdo con el Artículo 3, numeral 3.33 del Decretomodificatorio del Decreto 302 de 2000 es la parte dela red de recolección que conforma la malla principalde servicio de una población y que recibe el aguaprocedente de las redes secundarias y las transportahasta las plantas de tratamiento de aguas residualeso hasta el sitio de su disposición final.

Red sectorizada: Tiene por objeto mejorar lascondiciones de funcionamiento, operación ymantenimiento de las redes de distribución del sistemade acueducto. También, procesar y analizar lainformación que caracteriza el estado defuncionamiento hidráulico de las redes en cuanto acaudales, presiones, niveles de agua y procesos demanipulación de elementos de control, como válvulasde control y estaciones de bombeo.Regimen de libertad regulada Régimen de tarifasmediante el cual la comisión de regulación respectivafijará los criterios y la metodología con arreglo a loscuales las empresas de servicios públicos domiciliariospueden determinar o modificar los precios máximospara los servicios ofrecidos al usuario o consumidor.Relleno sanitario. Lugar técnicamente diseñado parala disposición final controlada de los residuos sólidos,sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública,minimizando los impactos ambientales.Residuo sólido. Cualquier objeto, material, sustanciao elemento sólido que se abandona, rechaza o entregadespués de haber sido consumido o usado enactividades domésticas, industriales, comerciales einstitucionales o de servicios, los residuos sólidos convalor se llamarán materiales aprovechables.Riesgo: Un riesgo es un evento o situación en formaapriorística o real representa una amenaza para el éxitode la gestión. Un riesgo tiene una serie de elementosque deben ser estudiados para definir las acciones deprevención (controles) o los planes de contingencia.Estos elementos son los siguientes:

· Agente del riesgo: es la persona o evento de lanaturaleza que ejecuta la acción que coloca en riesgola gestión. El agente es externo cuando no se estáen capacidad de controlarlo y es interno se está encondición de controlarlo.

· Características intrínsecas del riesgo: son lascondiciones de modo, tiempo y lugar en que el riesgose presenta o puede presentarse. Son lascondiciones que posibilitan o favorecen suocurrencia.

· Probabilidad del Riesgo: es importante saber queposibilidad real hay de que la acción que concretael riesgo se de. Esta probabilidad puede calcularsea partir de técnicas de estadística o a partir de datoshistóricos. Algunos son evidentementeimprevisibles, lo cual no significa que no debatenerse en cuenta.

· Probables efectos del riesgo: una vez identificadaslas características del riesgo, se debe hacer unaproyección de los probables efectos negativos en lagestión, con la finalidad de poderlos prevenir. Esun inventario de efectos.

· Prevención del riesgo: En este punto es que elconcepto del riesgo se junta orgánicamente con elde Control Interno. Prevenir el riesgo significa queel gestor defina y tome decisiones de que accioneses necesario adelantar para evitar que el agente delriesgo o las condiciones que lo favorecen se puedanproducir. Estas acciones son controles.


107


Rotación de cartera. Numero de veces que las cuentaspor cobrar giran en promedio en un periododeterminado de tiempo (1 año).Recuperación de Cartera: Se entiende como los díasque tarda la empresa en recuperar su cartera, o lascuentas por cobrar de carácter comercial.

SSaneamiento básico. Son las actividades propias delconjunto de los servicios domiciliarios dealcantarillado y aseo.Servicios públicos domiciliarios. Son los serviciosde acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica,telefonía pública básica conmutada, telefonía móvilrural, y distribución de gas combustible, tal como sedefinen en este capítulo.Servicio público domiciliario de acueducto oservicio público domiciliario de agua potable. Deacuerdo con el Artículo 3, numeral 3.41 del Decretomodificatorio del Decreto 302 de 2000 es ladistribución de agua apta para el consumo humano,incluida su conexión y medición. También formanparte de este servicio las actividades complementariastales como captación de agua, procesamiento,tratamiento, almacenamiento y transporte.Servicio público domiciliario de alcantarillado. Deacuerdo con el Artículo 3, numeral 3.42 del Decretomodificatorio del Decreto 302 de 2000 es la recolecciónde residuos, principalmente líquidos y/o aguas lluvias,por medio de tuberías y conductos. Forman parte deeste servicio las actividades complementarias detransporte, tratamiento y disposición final de talesresiduos.Servicio público de aseo. Es el servicio de recolecciónmunicipal de residuos, principalmente sólidos.También se incluyen las actividades complementariasde transporte, tratamiento, aprovechamiento ydisposición final de tales residuos. Igualmente incluyeentre otras, las actividades complementarias de cortede césped y poda de árboles ubicados en las vías yáreas públicas, de lavado de estas áreas, transferencia,tratamiento y aprovechamiento.Sivicap. Sistema de información para la vigilancia dela calidad del agua potable.Subsidio. De conformidad con el Artículo 1 del Decreto565 de 1996 es la diferencia entre el valor que unusuario o suscriptor paga por el consumo básico delservicio público domiciliario y su costo económico dereferencia, cuando tal costo es mayor al pago queefectúa el usuario o suscriptor.Suscriptor. De acuerdo con el Artículo 14, numeral14.31 de la Ley 142 de 1994 es la persona natural ojurídica con la cual se ha celebrado un contrato decondiciones uniformes de servicios públicos.Suscriptor potencial. De acuerdo con el Artículo 14,numeral 14.31 de la Ley 142 de 1994 es la personaque ha iniciado consultas para convertirse en usuariode los servicios públicos.

Suspensión del servicio de acueducto. De acuerdocon el Artículo 3, numeral 3.48 del Decretomodificatorio del Decreto 302 de 2000 es lainterrupción temporal del servicio por la falta de pagooportuno o por otra de las causales previstas en laLey 142 de 1994, en el Decreto 302 de 2000, en lascondiciones uniformes del contrato de serviciospúblicos y en las demás normas concordantes.

TTratamiento y disposición final. Es el procesomediante el cual se modifican las características delos residuos sólidos con el objeto de incrementar susposibilidades de reutilización y además darle unatratamiento y disposición final adecuada mediante elaislamiento y confinamiento de los mismos en formadefinitiva, cumpliendo con los controles ambientalesnecesarios que garanticen que no se presenten dañoso riesgos a la salud humana ni al medio ambiente.

UUsuario. De acuerdo con el Artículo 14, numeral 14.33de la Ley 142 de 1994 es la persona natural o jurídicaque se beneficia con la prestación de un serviciopúblico, bien como propietario del inmueble dondeéste se presta, o como receptor directo del servicio. Aeste último usuario se denomina también consumidor.Usuarios no residenciales (Acueducto yalcantarillado): Son los usuarios que no formanparte de los núcleos familiares. El servicio prestadoa éstos se clasifica en comercial, industrial, oficial,provisional, especial y bloque.

VValor del servicio. Es el costo medio administrativopara el cargo fijo, y el costo medio de largo plazo porconsumo, resultantes de aplicar los criterios ymetodologías que define la Comisión de Regulaciónde Agua Potable y Saneamiento Básico.Vocal de Control. Es el representante del Comité deDesarrollo y Control Social ante la prestadora deservicios públicos domiciliarios que vaya a vigilar laorganización, ante las entidades territoriales y antelas autoridades nacionales correspondientes.Veeduría Ciudadana. Es el mecanismo democráticode representación que le permite a los ciudadanos o alas diferentes organizaciones comunitarias, ejercervigilancia sobre la gestión pública, respecto a lasautoridades, administrativas, políticas, judiciales,electorales, legislativas y órganos de control, así comoa las entidades públicas o privadas, organizacionesno gubernamentales de carácter nacional einternacional que operen en el país, encargadas de laejecución de un programa, proyecto, contrato o de laprestación de un servicio público.Vinculacion al servicio: son los establecidos deacuerdo con el articulo 134 de la ley 142 de 1994.


cartilla sui

Government & Nonprofit