cartilla inventarios original
TRANSCRIPT
INFO: [email protected]
DISEÑADO POR:
NAYDDU GISETH VERA HERNÀNDEZ
EDUARDO TELLEZ MORENO
YULY KATHERINE ANTOLINEZ CASTILLO
JHOEINY SANCHEZ DITTA
LIZ ADRIANA NEPTA PEÑA
¿DE DÓNDE NACE LA NECESIDAD DE LOS INVENTARIOS?
Desde tiempos remotos las antiguas civilizaciones acostumbraban almacenar grandes
cantidades de alimento para poder ser utilizados en tiempos de sequia, un ejemplo de ello
son los Egipcios que almacenaban grano para su distribución en caso de emergencia.
De este acontecimiento surge o nace el problema de inventarios, dando frente a los
periodos de escasez que le aseguran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades cotidianas. Esta forma de almacenamiento de los bienes y alimentos motivo la
implementación de un inventario.
¿QUE SON LOS INVENTARIOS?
Se define como registro documental de bienes que posee la empresa, en mercancías detalladamente, como el día en que entran, salen, cantidad y precio etc.
Que para la empresa son considerados como activos corrientes, estos productos son aquellos destinados a la venta y los que intervienen con el proceso de creación del artículo, que se consumen
en el ciclo de operación.
El inventario aparece tanto en el balance general como en el
estado de resultados.
EN EL BALANCE GENERAL: el inventario a menudo es el activo corriente más grande.
EN EL ESTADO DE RESULTADO: el inventario final se resta del costo de
mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
CASO 1
Huntington Galleries, vendedor al detalle de mobiliario en Maryland, reporto una utilidad neta 3.6 millones de dólares para 1993, lo que representa un 20% por respecto del año anterior. Las cifras reportadas continuaron la cadena de crecimiento interrumpido en las utilidades de la compañía, el precio de las acciones de Huntington se incrementó 75 centavos y cerró a $31.50 dólares.
En un informe archivado en la SEC (Comisión Nacional de Valores) Huntington revelo que la compañía cambio del método PEPS al método UEPS de la contabilidad de inventarios.
Brad Street, el contralor de Huntington Galleries, explico que la compañía cambio los métodos de inventario para ahorrar en cuestión de impuestos sobre la renta, también estimo que este cambio de inventario ahorraría Huntington Galleries $1.3millones de dólares para los siguientes dos años.
“Cuando aplicamos una observación cuidadosa a nuestro método estándar de inventarios, nos asombramos al encontrar que podríamos finalmente ahorrar millones de dólares en impuestos solo cambiando nuestros métodos”
Brad Street,
Contralor de Huntington Galleries
OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
INVENTARIO FÍSICO
IMPORTANCIA
Nos permite verificar la diferencia que hay virtuales y los físicos (cantidad real
existente)
Nos permite verificar en valor monetario en la cantidad física contable existente
Nos produce un promedio de la cantidad del valor total en la existencia contable
efectuando previamente el balance, cuando el inventario se realiza al próximo
cierre del ejercicio fiscal.
NECESIDAD
El inventario físico cumple con las exigencias fiscales,
pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la
legislación.
El inventario físico satisface la necesidad contable, para
verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del
consumo real.
CLASES DE INVENTARIOS
Según las características de las empresas se encuentran 5 diferentes tipos de inventarios.
Inventario de mercancías
o Son todos aquellos productos que la empresa tiene en bienes, los cuales
compraron para después venderlos sin tener algún cambio alguno. En ellas
se muestran todas las mercancías preparadas para la venta.
Inventarios de productos terminados
o Son tos aquellos productos que fueron elaborados por empresas
manufactureras o industriales, uniendo diferentes artículos para crear un
producto y proceder a su venta.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
o Son todas aquellas mercancías compradas por las empresas
manufactureras o industriales, las cuales están sometidas a procesos de
transformación, cuantificándose por la materia prima, mano de obra y costos
indirectos de fabricación (CIF).
Inventario de Materias Primas:
o Son todos aquellos artículos utilizados para la elaboración de un producto,
pero que todavía no se ha empezado su unión o su proceso,
Inventario de Suministros de Fábrica:
o Aquellas materias primas utilizadas en el producto pero que no pueden ser
cuantificados en su totalidad con el producto. (Lija, pintura, clavos, etc.)
SOLICITUD DE COMPRA
Es una forma de uso por medio de la cual la administración de abastecimientos hace llegar sus necesidades al Departamento de Compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentación de las líneas de producción, mantenimiento y mobiliario de la Empresa.
Es mediante esta forma como se marca el inicio del proceso de compras ya que una vez definida la necesidad, cantidad y fechas de entrega del material o servicio, el paso siguiente será revisar que la requisición esté llena en forma correcta y clara, a modo de evitar cualquier mala interpretación.
Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las Requisiciones:
Traer las firmas de aprobación necesarias.
Indicar las fechas de entrega solicitadas.
Estar indicada la cantidad y la unidad.
Venir acompañada la requisición de plano y/o especificaciones para la identificación correcta del material o servicio.
Traer la cuenta de aplicación correcta.
En caso de que una requisición no cumpla con los requisitos indispensables para ser trabajada, el comprador deberá ponerse en contacto con el emisor de la misma para hacer las aclaraciones necesarias y llegar a una solución respecto a la requisición para que sea completa o correctamente elaborado.
PROCESO DE LA SOLICITUS DE COMPRA
Cuando el almacén comprende la necesidad de adquirir materiales, por un pedido de los sectores productivos, o por haber llegado al límite mínimo de existencia de los mismos, inicia el procedimiento de compra de materiales.
Almacén
1. Confecciona una solicitud de compra de materiales por duplicado.
2. Envía el original a compras y archiva el duplicado.
Compras
3. Verifica los datos de la solicitud de compra
4. Selecciona al proveedor adecuado.
5. Emite la orden de compra por triplicado: envía el original al proveedor, el duplicado a recepción de almacenes y archiva el triplicado.
6. Archiva el original de la solicitud de compra.
Recepción
7. Recibe el duplicado de orden de compra y lo archiva a la espera de
La llegada de los materiales.
Proveedor
8. Emite el remito, por triplicado. Envía a recepción los materiales
Junto con el original del remito y una copia.
9. Archiva el triplicado del remito.
Recepción
10. Controla los materiales recibidos con el duplicado de la orden decompra (archivada provisoriamente) y el original y el duplicado del remito, enviados por el proveedor.
11. Emite un comprobante de entrada de materiales, por duplicado.
12. Envía los materiales al almacén junto con el original del comprobante de entrada de materiales.
13. Archiva el duplicado de ese comprobante.
14. Distribuye la documentación:
-Firma el duplicado del remito y lo envía al proveedor.
-Envía a contaduría el original del remito y el duplicado de la orden de compra.
15. Controla los materiales con el original del comprobante de entrada y el duplicado de la solicitud de compra que había archivado provisoriamente.
16. Anota la entrada de los materiales en las fichas de stock.
17. Envía a contaduría los originales del remito y del comprobante de entrada
DOCUMENTOS COMERCIALES
Algunos documentos comerciales utilizados en las
operaciones realizadas como en compra de productos
y sistema de almacenaje de artículos, los cuales
sirven para el registro de inventarios, incluyendo
comprobante internos y externos.
Comprobantes internos: aquellos documentos
que la empresa emite a terceros a ella misma,
teniendo un registro continuo de sus operaciones.
Comprobante externos: son aquellos que
documentos que le emiten otras empresas
comprobantes de pagos efectuados, compras, etc.
Algunos documentos son:
Nota de pedido o de compra
Es un documento donde una empresa o persona, emite un pedido de mercancías
faltantes en la empresa para su debida comercialización, siempre se emiten dos registro
uno se lo que la empresa que realizo la compra y el otra la que vendió los productos
Recibos
Es una constancia de haber recibido o pagado mercancías, diligenciando por el que
siempre por el que recibe con su respectiva firma comprobando que en verdad si le llego
el producto. Emitiendo con su respectivo duplicado para que sea registrado en la
contabilidad.
Este documento tiene importancia:
Legal: certifica una comprobación para quien realizo el pago por si hay reclamos.
Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y
para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Remito
Es utilizado por las empresas para registrar o ejecutar las
entregas de artículos vendidos, la empresa que recibe el
producto deja constancia, comprobando que el producto le llego
y con esto queda concretado el negocio sirviendo de base para
efectuar a factura
Factura
Es una información detallada de que el vendedor da sobre el
producto que se ha vendido, informando cantidad, precio,
empresa remitente, NIT, teléfono, etc.
También es un elemento primordial ya que con ellas queda comprobado que se concreto
el negocio o el intercambio de artículos, además sirve como medio de prueba legal ante el
estado
CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre
los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para
las mercancías de alto costo unitario
Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario disponible para
prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a
pérdidas en ventas
No mantener un inventario almacenado
demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener
dinero restringido en artículos innecesarios
PARA QUE SE LLEVA A CABO ESTE PROCESO
Es realidad que cada empresas sea privada o pública,
tenga claro el control y registro de sus bienes,
teniendo la comprobación del inventario y la que
maneja el área contable, deben corresponder en sus
valores, pues ella como consume, adquiere y
disminuye los bienes que necesita, teniendo
claramente cuál es su patrimonio, acreencia y sus
activos.
Es deber con la entidad y el estado, llevar una
inspección de bienes de manera continua, además manteniendo la responsabilidad fiscal
de la administración tener a su cuidado lo bienes y el mantenimiento de ellos.
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO
La persona del almacén debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepción a ciega).
Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas.
Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.
Los Submayores de Inventario del área contable deben estar al día.
El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los Submayores de Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.
Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventarios no estén integrados, se ejecutará el Cuadre Diario en Valores por el Area de Contabilidad.
El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.
Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemática y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemáticas, realizarse un inventario general anual.
El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo regulado por el Decreto-Ley 92-86.
Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarán los expedientes correspondientes y se contabilizarán inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.
Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de éstas.
Es preciso controlar a través de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso
inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.
En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.
Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos verificarse sistemáticamente; elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y aplicándose la responsabilidad material.
El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los Submayores de Control de Inventarios.
El Area Contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recepcionados.
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación.
SISTEMAS DE INVENTARIOS
Toda empresa necesita del sistema de
inventarios para un registro de la
cantidad de artículos existentes y además
implantar el costo del producto de venta.
Hay dos métodos para crear o implementar un registro de inventario los cuales son el
sistema periódico y el perpetuo.
Sistema periódico de inventarios: este sistema de inventarios lo implementan algunas
empresas 1 o 2 veces al año, ya que con el determinan el costo de los artículos que se
vendieron hasta el término del periodo contable, cuando se realiza el conteo del inventario
existente físicamente, sin realizar un registro de las unidades vendidas diariamente.
Sistema perpetuo de inventarios: con este sistema se mantiene un registro diario,
continuo, corriente del inventario y mercancías disponible. Además se posee un control
adecuado del artículo por parte de la administración, determinando el costo siempre a la
hora de realizar una venta.
el sistema perpetuo es ya muy utilizado por los grandes almacenes de cadena por la
facilitación de la tecnología computarizado, a la hora de la venta se registra el producto
manteniéndose un control del producto, mostrando las cantidades existentes en el
inventario y cuando se vayan agotando el articulo de una ves la computadora muestra el
nivel del producto que esta bajo en su cantidad generando automáticamente una orden de
pedido(1) para poder realizar la compra a los proveedores de la mercancía.
Obteniendo un control actualizado de los inventarios, no obstante, no eliminan el registro
físico de la mercancía ya que ella se realiza una vez al año como un comprobante de que
el apunte computarizado sea preciso y establecer una contracción de inventarios, que son
aquellas ocasionadas por robos, daños, pérdidas o desperfectos en las mercancías.
Métodos de costeo de inventarios.
La empresa multiplican el costo unitario por la cantidad del producto determinando el
costo de la venta del artículo, de los cuales hay 3 métodos de inventarios que son: costo
promedio ponderado, costo (PEPS) primeras entradas primeras salidas, (UEPS) últimas
entradas primeras salidas.
Costo promedio ponderado:
Método promedio ponderado o mas llamado a menudo costo promedio se apoya del costo
promedio ponderado durante el periodo, ya que con el se halla el costo promedio de cada
producto que se contabilizo en el inventario del final del periodo cuando todas las
unidades existentes tiene la misma apariencia, mas no el precio de adquisición y fecha.
Para fijar el precio de la mercancía les muestro un ejemplo sencillo de una empresa de
pantalones, se tiene la cantidad se multiplica por el precio de costo dándonos el valor
total si queremos saber si ese es en vedad lo dividimos por las cantidades de compramos
y nos dará el valor unitario por producto y hacemos lo mismo con todos los artículos del
mismo periodo.
Después suman la cantidad de pantalones, los costos del precio total, se divide el costo
del precio total por la cantidad, dándonos como resultado el costo promedio del pantalón
hasta realizar una nueva compra en el mismo periodo
Compro 30 pantalones a $ 20.000 c/u
$ 20.000*30= 600.000/30= 20.000
Compro 20 pantalones a $ 8.000 c/u
$ 8.000*20= 160.000/20= 8.000
En cantidad de pantalones tenemos 30+20= 50
En dinero pago $600.000+$160.000= 760.000
Entonces vuelvo a promediar, cada vez que compra promedia
760.000/50=15.200 c/u
Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) o (FIFO):
Este método es uno de los más recomendados, porque algunos artículos tienen una fecha
de vencimiento. Para no ocasionar perdida si no aceptan devoluciones por vencimiento.,
es muy práctico ejecutar este método (PEPS) Ya que las mercancías que primero se
compraron son las primeras que deben salir en mercancías vendidas. Para cuando se
realice el inventario final se tenga el registro de los artículos más recientes que se tiene.
peps
Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
Solución.
Entradas Salidas Saldo
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
01-01 Saldo inicial 1.000 $10.00
$10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000
500 12 6000
04-01 Venta 1.000 10 10.000
100 12 1200 400 12 4800
15-01 Compras 600 15 9.000
600 15 9000
28-01 Compras 500 18 9.000
500 18 9000
31-01 Ventas 400 12 4800
600 15 9000
12 18 3600 300 18 5400
El procedimiento es el siguiente:
Se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta
información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que
entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo
Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.
Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) o (LIFO):
Este método es utilizado por que depende de los costos de inventarios, los últimos
costos son los primeros que salen como mercancías vendidas dejando los costos mas
antiguos (el que se hiso en el inventario inicial del periodo) soportándolos en el
inventario final.
Ueps
Ejemplo:
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo. El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo
Solución. La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:
Entradas Salidas Saldo
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
01-01 Saldo inicial 1.000 $10 $10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000
04-01 Venta 500 $12 $6.000
600 10 6.000 400 10 4.000
15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000
28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000
31-01 Ventas 500 18 9.000
600 15 9.000
100 10 1.000 300 10 3.000
El procedimiento es el siguiente:
Se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta
información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que
entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una.
Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. ESTA ACCIÓN SE REPITE CADA VEZ QUE HAY UNA VENTA.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $10.oo para un total de $3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.
MÓDULO DE INVENTARIOS.
Sistema que controla todas las transacciones de Entrada y Salida registrando los
respectivos movimientos de materiales y productos manejados, con sus respectivos
costos; para ello dispone de varias tablas en las que se almacenan los datos para ser
consultados, procesados e impresos de acuerdo a las necesidades del usuario.
Las referencias de inventarios permiten su clasificación
o agrupamiento hasta por 5 conceptos independientes
que son definidos con su descripción.
Permite la definición de "modelos" para contabilizar las
transacciones que se registren
Manejo de lotes por referencia con fecha de
vencimiento.
Manejo de Series por referencia.
El usuario define el tipo de transacción y las transacciones que va a manejar, así
como los documentos asociados a cada transacción.
Maneja costo, promedio, de reposición y costo estándar
Proceso de ajustes por inflación automático
Control independiente de costo ajustado y sin ajustar
Permite el manejo de múltiples bodegas.
Lleva costo y stock por bodega o Compañía.
Efectúa proceso de re cálculo que permite reprocesar el movimiento entre fechas
de un mismo mes y así corregir eventuales errores cometidos en fechas anteriores.
Permite el manejo de inventario físico ofreciendo utilidades para emisión de
planillas, registro de hasta tres conteos, comparación de los inventarios, ajustes al
inventario y comprobante de ajuste respectivo.
Efectúa el comprobante contable trasladándolo en forma automática al módulo de
contabilidad.
Maneja funciones que permiten el control del proceso productivo o de
transformación de materiales en la Organización:
Control de producción:
Definición y registro de fórmulas o másteres de producción.
Explosión de materiales.
Simulación de materiales requeridos para un lote de producción, así como costos
proyectados.
Emisión y control de órdenes de producción.
Traslado automático tanto de materiales como de productos a las respectivas
bodegas.
Valorización o costeo de productos acabados.
Igual que los demás módulos el sistema de inventarios permite obtener una gran
gama de informes:
Cartilla de Códigos. Inventario Clasificado y Valorizado. Libro auxiliar de inventarios. Kardex por grupos y diferentes conceptos. Relaciones de documentos, tipos de Movimiento y transacciones. Análisis de consumos. Existencias y disponibilidad en inventarios. Stock mínimo y máximo. Listas de precios. Análisis de inventario físico. Análisis de rentabilidad. Relación de proveedores. Planillas para inventario físico.
COMO SE LLEVA ESTE PROCESO DE INVENTARIOS
Llevar registro, control y administración de los bienes muebles e inmuebles que adquiere
la Universidad, a cualquier título. Registró a través del aplicativo NEON, en los
submódulos de Activos Fijos y Controlables. Aplicativo que es alimentado por el Grupo de
Adquisiciones.
Actualizar registro de inventarios individuales a través de traslados internos.
Amparar, a través de pólizas varias, los diversos bienes de propiedad de la
Universidad.
Efectuar constataciones físicas de bienes al final de cada
cierre fiscal y selectivamente.
Identificar, marcar, rotular o paquetear los bienes que va
adquiriendo la Universidad.
Efectuar baja de bienes por inservibilidad u
obsolescencia, venta por retoma, reposición o restitución.
Registrar en el aplicativo el reintegro de bienes por no
requerirse para su uso.
Retirar físicamente los bienes muebles reintegrados,
clasificarlos y ubicarlos en bodega respectiva.
Llevar registro y control de bienes reintegrados.
Llevar registro y control de bienes objeto de pérdida o
hurto.
Reportar a la Oficina de Control Interno Disciplinario y
Contabilidad los siniestros por pérdida o hurto.
Conciliar con Contabilidad la cuenta de
Responsabilidades.
Conciliar con Contabilidad la cuenta Propiedades, Planta y Equipos.
Tramitar ante compañías de seguros y vigilancia el reconocimiento de siniestros.
TECNOLOGÍAS APLICABLES SISTEMA DE INVENTARIOS
En la actualidad existen múltiples
tecnologías para realizar el sistema
de inventarios.
Una de las más comunes es la
utilización de computadoras
personales donde se maneja o se
utiliza programas o aplicaciones que
permiten el control de las mercancías.
Estas son algunas de aplicaciones, programas y equipos, que se implementan para el
manejo de los inventarios.
Aplicación: son aquellas herramientas básicas de la tecnología para resolver problemas específicos como integrados de software o procesadores de textos.
Programa Microsoft Excel: es utilizada por muchas empresa para las tareas
financieras y contables ya que es una hoja de cálculo donde se pueden realizar múltiples
acciones como: diagramas, gráficos, formulas o funciones de aritmética.
Programas o software: son varios conjuntos de instrucciones que cuando son
ejecutados en una computadora realizan las tareas o acciones para los que fueron
creados.
A continuación daremos una breve descripción de algunos programas o software que son dispensables que se utilizan para el control o registro de inventarios
MiraPOS Standard: programa informático para la gestión del punto de venta y
almacén en tiendas y restaurantes....
Contable ciad: puede mejorar la administración de su negocio llevando el control
en tiempo real de su inventario, cuentas por cobrar y pagar, facturación, compras,
activos fijos y mucho más.
El programa cuenta con ayuda en línea (local o por internet), guía de inicio rápido,
manuales electrónicos, blog, soporte por correo electrónico; con lo cual se
garantiza que el usuario obtenga el mejor aprovechamiento del sistema y
resultados eficientes con facilidad.
SilverSoft Talent: es un completo programa de contabilidad, sistema de inventario
y facturación.
El programa realiza tareas tan necesarias como: Balances de Situación, pérdidas y
ganancias, libro de caja y bancos, cálculos de interés, depreciaciones, conciliación
bancaria, ratios de análisis, gráficos, formatos de factura definidos por el usuario,
gestión de vendedores, multimoneda, centros de precios, mayor, gestión de stocks,
lista de stock, valoración de stocks, ganancia bruta, registros de compra-venta, etc.
Skynet: es un programa que te permitirá gestionar completamente tu empresa.
Entre otras características cuenta con:
* Contabilidad. Libro diario, asientos, cuentas, reportes de estados financieros,
comprobantes de asientos.
* Inventario. Categorías, Productos, movimientos (kardex), múltiples precios de
compra y venta.
* Personas. Clientes, Proveedores, Seguimiento compras y ventas por persona.
* Almacenes. Control de almacenes internos y externos, traspasos de productos
entre almacenes.
* Compras. Notas de compra con y sin factura, control de pagos para compras a
crédito, registró automático del asiento en el libro diario, anulación de
transacciones, comprobantes normales y con copia.
* Ventas. Notas de venta con y sin factura (con código de control), control de pagos
para ventas a crédito, registro automático del asiento en el libro diario, anulación de
transacciones, comprobantes normales y con copia.
* Entre otras, etc.
Secop: es un pequeño, sencillo, práctico y funcional programa diseñado para llevar
un adecuado control del inventario. Incorpora funciones para el registro de
productos, ventas y compras, impresión de diversos reportes y varias otras de
utilidad como la posibilidad de realizar copias de seguridad, y personalizar algunos
aspectos operativos.
FullTrust: es una completa aplicación para la gestión de la administración de empresas y para inventarios, aunque dispone de otras posibilidades. La aplicación es capaz de gestionar correctamente clientes, proveedores, diferentes niveles de precios, almacenes con su consiguiente sincronización, productos e incluso nos muestra graficas que nos permitirán realizar análisis de las ventas de la empresa. También tiene capacidad de gestionar diferentes puntos de venta con su correspondiente caja.
EQUIPO DE CÓMPUTO MÓVIL
El sistema de Control de Inventario es compatible con el siguiente equipo de cómputo
móvil:
Terminal Portátil Marca Symbol® Modelo PDT6846 RF MS-DOS®
Cuna (base) de carga de batería y comunicación de datos.
Especificaciones Técnicas
Terminal Portátil Marca Symbol® Modelo SPT1846 RF Palm Os
versión 4.1.xx Con Cuna (base) de carga de batería y comunicación
de datos.
Especificaciones Técnicas
Terminal Portátil Marca Symbol® Modelo PDT8146 RF
Windows®Pocket PC 2002 Con Cuna (base) de carga de batería y
comunicación de datos.
Especificaciones Técnicas
Terminal Portátil Marca Symbol® Modelo PPT8846 Windows®Pocket
PC 2002 Con Cuna (base) de carga de batería y comunicación de
datos.
Especificaciones Técnicas
Terminal Portátil Marca Intermec® Modelo 2415 MS-DOS®, Con
Cuna (base) de carga de batería y comunicación de datos.
Especificaciones Técnicas
Terminal Portátil Marca Intermec® Modelo 2425 MS-DOS® Con Cuna
(base) de carga de batería y comunicación de datos.
Especificaciones Técnicas
Impresora de etiquetas de códigos de barras Marca Intermec®
modelo C4
Impresora de etiquetas de códigos de barras Marca Zebra® modelo
Z4M
Especificaciones Técnicas
Sistema para el equipo de cómputo móvil
Recepción de productos mediante una orden de compra.
Surtido de pedidos mediante una orden de venta o de salida de productos.
Inventarios físicos o cíclicos.
Servidor de comunicaciones
El servidor de comunicaciones permite establecer la
Liga entre el Sistema Administrativo Central y las
terminales de computo móviles.
PLAZO DE APROVICIONAMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a
una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son
las siguientes:
Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las
necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado
período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado
proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por
consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades
para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones
de materialesen las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al
uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al preciototal más
conveniente.
Objetivos
o Mantener la continuidad del abastecimiento;-
o Pagar preciosjustos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;-
o Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
buscando calidad adecuada;-
o Buscar fuentesde suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;-
o Mantener costosbajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-
o Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por
la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.
Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la
continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de
todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o
materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.
Los principales aspectos de esta actividad son:
o Control de la exactitud de sus existencias.
o Mantenimiento de la seguridad.
o Conservación de los materiales.
o Reposición oportuna.
Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades
y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante
en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se
despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos
solicitados.
Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar
una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los
artículos de abastecimiento.
Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas
para la empresa.
IMPORTANCIA
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio
debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los
siguientes:
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios
para el funcionamiento de la organización.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel
mínimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
Mantener la posición competitiva de la organización.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los más bajos posibles.
El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
(1) Las previsiones en un plan general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen
aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresostotales de la compañía en
mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de sus
ingresos en una sola área es importante que se reciba una buena compensación por los
fondos comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un
poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de
abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el
desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y
de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto
a corto plazo como a largo plazo.
En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del
control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la
investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de
entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o
los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de
acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse
a buscar la máxima utilización y conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen
mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie de normas hasta la
conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta distribución y empleo de
todos los artículos utilizados por la empresa.
SUS NECESIDADES
En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe
considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(a) Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se
produzcan.
(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.
También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para
determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la
capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra
disponible y el nivel de instalación.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con
diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa:
Con el gerente de Producción para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen
previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo
colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.
Con el gerente de Logística para determinar:
a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercialización para:
a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propósito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
b) La conciliación que se efectúa en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al
elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se
refiere a:
(1) La fabricación durante un determinado período.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
(3) Una orden de compra específica.
(4) La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
"El hombre que en la obra de ingenio o de valor no persigue sino superar a otro
hombre, no tiene noción de belleza ni de honestidad."