cartera y tesorerÍabogota.sincap.co:8080/sobre5-war/upload/lms/curso/...endoso: trasladar el valor...

CARTERA Y TESORERÍA

1

CARTERA Y TESORERÍA Guía para el estudiante

Elaborado por la formadora: ÁNGELA VALBUENA PEÑA

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP

Programa Técnico Laboral en Auxiliar administrativo y Secretariado ejecutivo


2

(TA) Cartera y tesorería Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado y Diseñado por: Ángela Valbuena Peña Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

© Prohibida la reproducción parcial

bajo cualquier forma(Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 02 – Julio 2014

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES

ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL

ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL

SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32:

“Es permitido utilizar obras literarias o artísticas o parte de ellas, a

título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de

publicaciones, emisiones de radiodifusión o grabaciones sonoras o

visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o

comunicar con propósitos de enseñanza la obra radiodifundida para

fines escolares, educativos, universitarios y de formación profesional

sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor

y el título de las obras así utilizadas.”


3

CONTENIDO

GUÍA METODOLÓGICA

1. MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS DEL DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

1.1 TESORERIA

1.1.2 Concepto

1.1.3 Importancia

1.1.4 Funciones

1.1.5 Ubicación orgánico-funcional

1.1.6 Problemas más importantes en la tesorería

1.1.6.1 Causas

1.1.6.2 Defectos de gestión

1.1.6.3 Defectos de planteamiento

1.2 DOCUMENTOS SOPORTE

1.2.2 Concepto

1.2.3 Cheque

1.2.4 Letra de cambio

1.2.5 Recibo de caja

1.2.6 Recibo de caja menor ..22

1.2.7 Comprobante de egreso

1.2.8 Recibo de consignación

1.2.9 Seguridad documentos

1.3 CAJA MENOR

1.3.2 Apertura

1.3.3 Reembolso de caja

1.3.4 Arqueo

1.4. Flujo de caja proyectado


4

1.4.1Concepto

1.4.2 Importancia

1.4.3. Aplicación

UNIDAD 2

2. CARTERA Y POLÍTICAS DE CRÉDITO

2.1 CARTERA

2.1.1 Concepto

2.1.2 Funciones

2.1.3 Perfil de director de cartera

2.1.4 Perfil del cobrador

2.1.5 Código de ética

2.2 CRÉDITO

2.2.1 Modalidades

2.2.2 Etapas de otorgación

2.2.3 Control

2.3 SERVICIO A CLIENTE

2.3.1 Comunicación efectiva ..46

2.3.2 Técnicas de negociación

2.3.3 Manejo de objeciones 9

2.3.4 Toma de decisiones


5

2.4.2 Políticas de cobranza

2.5 GESTIÓN DEL RIESGO CREDITICIO

2.5.1 Criterios de evaluación

2.5.2 Entidades que regulan el riesgo crediticio

2.6 AMORTIZACIÓN DE CRÉDITO

2.6.1 Concepto

2.6.2 Aplicación

UNIDAD 3

3. PROVISIÓN, CÁSTIGO Y RECUPERCAIÓN DE CARTERA

3.1

PROVISIÓN

3.1.1 Concepto

3.1.2 Métodos

3.1.3 Aplicación

BIBI


6

Apreciado Estudiante:

Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades.

El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo.

Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera:

PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo.

GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador.

DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes.

AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad).

CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así: Unidad

Logro de competencia laboralIndicadores de logro: EvidenciasDidáctica del método Inductivo -Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace

FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace

EDH: Estudiante Dice y Hace. VALORACIÓN DE EVIDENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA


7

El curso de Cartera y tesorería forma parte del programa técnico laboral en Auxiliar administrativo y brinda al estudiante una temática adaptada a la realidad nacional que fomenta la utilización de nuevas tecnologías. Es una guía de aprendizaje imprescindible como material de consulta para el desarrollo de prácticas específicas en cada uno de los temas tratados.

Las funciones que se cumplen en el departamento de Cartera y tesorería son actividades fundamentales en el sector, se hace imprescindible el desarrollo de competencias laborales que permitan un excelente desempeño en el oficio de auxiliar en el departamento de cartera o tesorería, que es uno de los de mayor demanda actualmente.

Mediante éste curso el aprendiz adquirirá habilidades operativas propias del oficio en temas como funciones de los departamentos, manejo del flujo del efectivo, elaboración y conservación de los documentos contables, control de caja menor, plan de cobranza, amortización de créditos y provisión de cartera

Para la elaboración de esta guía se ha hecho un trabajo de investigación que mezcla información de fuentes gubernamentales y privadas, además de la experiencia laboral propia del docente.


8

GUÍA METODOLÓGICA

La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos:

Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método inductivo activo

El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guías utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:

A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador.

Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.

Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así: FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.


9

INFORMACIÓN GENERAL Y VALORACIÓN DEL PROCESO DE

FORMACIÓN

Módulo: Programa de

Formación:

Regional: Semestre:

Datos del

Estudiante

Nombre :

Identificación:

Teléfono:

E-mail:

VALORACIÓN GENERAL DEL MÓDULO

JUICIO DE EVALUACIÓN: APROBADO_______ NO APROBADO_______

REQUIERE PLAN DE MEJORAMIENTO: SI_______ NO _______

DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO O LOGRO PARA RECUPERACIÓN EXTEMPORANEA

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

____________________________________

RECONOCIMIENTOS ESPECIALES SOBRE EL DESEMPEÑO: SI _______ NO_______

Especificar cuáles:

_______________________________ ____ ________________________

Nombre y Firma del Estudiante Nombre y firma del formador

_______________________________

Fecha de elaboración


10

RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

CONCERTACIÓN PLAN DE TRABAJO

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS Y

VALORACIÓN

CO

NO

CIM

IEN

TO

DES

EMP

EÑO

PR

OD

UC

TO

FEC

HA

AP

LIC

A

NO

AP

LIC

A

* APLICA cuando la evidencia tiene: Pertinencia, Vigencia, Autenticidad y

Calidad.


11

GLOSARIO

ENTRADAS DE EFECTIVO: Es el dinero que la empresa espera recibir en un

periodo determinado de tiempo bien sea por ventas de contado, cobro a

los clientes, ventas de activos fijos, anticipos recibidos.

CASH FLOW: Estado de flujo de caja. Trata de establecer las entradas

y salidas de efectivo que ha tenido o puede t:ener una compañía en el

futuro.

DÉFICIT DE EFECTIVO: Cuando las entradas de efectivo son menores que

las salidas de efectivo.

DINERO LÍQUIDO: fluidez con la que las empresas pueden mover dinero

entre transacciones.

DIVISA: Moneda extranjera.

ENDOSO: trasladar el valor de un determinado título valor a otra persona

FACTORING: Operación consistente en la compra total o parcial de la

cartera de una empresa por parte de otra (denominada factor) que asume

los riesgos relativos al cobro. El factor garantiza el pago de la cartera

comprada en su vencimiento.

FLUJO DE CAJA: Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que

ha tenido o puede tener una compañía en el futuro.

GIRADO: Banco o entidad financiera

GIRADOR: Persona o entidad que emite un cheque o letra de cambio

LEASING: Operación de arrendamiento financiero que consiste en la

adquisición de una mercancía, a petición de su cliente, por parte de una


12

sociedad especializada. Posteriormente, dicha sociedad entrega en

arrendamiento la mercancía al cliente con opción de compra al

vencimiento del contrato.

LIQUIDEZ: Mayor o menor facilidad con que se redime, negocia o se

convierte en dinero un título valor o un activo en cualquier momento

RIESGO DE SOLVENCIA: Es la contingencia de pérdida por deterioro de la

estructura financiera del emisor o garantía del título y que puede generar

disminución en el valor de la inversión o en la capacidad de pago.

RIESGO DE LIQUIDEZ: Es la contingencia de que la entidad incurra en

pérdidas excesivas por la venta de activos y la realización de operaciones

con el fin de lograr la liquidez necesaria para poder cumplir con sus

obligaciones.

SALIDAS DE EFECTIVO: Es el dinero que el negocio espera desembolsar en

el periodo por compras de contado, pago a proveedores, pago de sueldos,

prestaciones de servicios públicos, de alquiler, de abonos y cancelación de

préstamos, etc.

SELLO SECO: sello de empresa, en la imagen corporativa, ayuda a evitar

la falsificación en sus documentos al aportar una textura y un relieve

únicos que garantizan a la vez que certifican la autenticidad.

SUPERÁVIT DE EFECTIVO: Es el exceso o mayor valor de las entradas de

efectivo sobre las salidas o dineros a pagar durante el periodo (cuando las

entradas de efectivos son mayores que las salidas de efectivo).

TASA DE CAMBIO: La tasa de cambio mide la cantidad de pesos que se

deben pagar por una unidad de moneda extranjera. En nuestro caso se

toma como base el dólar porque es la divisa más utilizada en Colombia para

las transacciones con el exterior.

TÍTULO VALOR: Documento negociable que acredita los derechos de su


13

tenedor legítimo y las obligaciones del emisor mismo. Incorpora derechos

de crédito, participación, tradición, o representativos de mercancías.

DINERO SEMILÍQUIDO: cuentas por cobrar a corto plazo

PROTESTO: El protesto es un acto de naturaleza formal, que sirve para

demostrar de manera auténtica, que la letra de cambio fue presentada

oportunamente para su aceptación o para su pago.


14

MANEJO EFICIENTE DE LOS

RECURSOS DEL DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA

FDH

1.1 DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

1.1.1 Concepto

Es el área de la empresa que se se encarga de instrumentar y operar las

políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para

salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la

eficiencia y eficacia del control de gestión, y atendiendo con oportunidad y

competencia las solicitudes de pago de los diferentes compromisos

contraídos por la entidad.

1.1.2 Importancia


15

El departamento de tesorería tiene una de las funciones más importantes

de la empresa como es mantenerse en contacto con todas las fases de la

operación y vigilar la efectiva utilización de los fondos. Debe estudiar

diferentes alternativas en cuanto a origen y aplicación de fondos antes de

tomar sus decisiones. Por esta razón, es importante para toda organización

contar un departamento y un equipo de colaboradores capaces de

acompañar y habilitar procesos de transformación en los cuales el

componente de oportunidad financiera será clave en el éxito de la entidad.

1.1.3 Funciones del auxiliar del departamento de tesorería

Una de las funciones principales es asistir administrador financiero o jefe

del departamento al maximizar el valor de la empresa, que constituye su

objetivo principal a largo plazo y para lograrlo, debe cumplir con una serie

de funciones, a corto plazo, como son:

Emitirlos informes requeridos para el cierre de tesorería

Llevar un control adecuado de las entradas y salidas del efectivo, por

medio de soportes que autoricen la salida e ingreso de éste.

Conocer y preparar los documentos o requisitos necesarios en la

operación financiera, como prestamos, aperturas de cuenta, giro de

cheques, consignaciones, entre otras.

Mantener buena relación con los bancos o entidades financieras.

Realizar arqueos físicos chequeras, cheques, comprobantes de egreso y

pagares.

Programación de pagosy generar estados de vencimiento para pagos

a proveedores.

Hacer actualizaciones, envío de documentos y formularios

Recepcionar facturas y cuentas a pagar.

Redactar y presentar informes de la distribución del efectivo al

departamento de contabilidad.

Realizar conciliaciones bancarias de acuerdo al extracto mensual.

Llevar un control de devolución de cheques

Realizar pagos oportunos a los proveedores.


16

Diligenciar adecuadamente soportes del movimiento del efectivo.

Recibir efectivo y programar su respectiva consignación.

Controlar y tramitar los reembolsos de caja menor.

1.1.4 Ubicación orgánico-funcional

En la figura 1. Describe las unidades o áreas del departamento de una

mediana o gran empresa, así como las líneas de relación jerárquica y

responsabilidades correspondientes a la organización formal. De igual

forma, es importante resaltar que la denominación de la división,

departamentos y puestos pueden variar de unas empresas a otra,

manteniéndose, no obstante, la función que desempeñan, según los

principios y modelos organizativos básicos.

Figura 1. Departamento de Tesorería

TESORERÍA

INGRESOS

RECAUDOS

EGRESOS

PAGOS

COBRANZAS

AUXILIAR


17

1.1.5 Problemas más importantes en la tesorería

Insolvencia: El no contar con la suficiente disponibilidad en le tiempo y

lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de

al empresa el incumplimiento de este objetivo puede tener serias

consecuencias, tales como el descrédito, la necesidad de acudir a

sistemas poco favorables de financiación. Pudiendo llegar finalmente a

la quiebra por falta de liquidez.

Falta de capital: El no mantener un saldo de tesorería que permita a la

empresa sostener decisiones empresariales del corto mediano y largo

plazo, referidos al financiamiento del capital de trabajo operativo, a la

ampliación de sus mercados (lanzamiento de un nuevo producto a la

actualización tecnológica la cual es sumamente acelerada u otras

inversiones en planta o equipos.

1.1.5.1 Causas de las dificultades de la tesorería: Defectos en la propia

gestión financiera, pudiendo señalar:

Estructuración deficiente el pasivo de la empresa, sin tomar en cuenta o

no haber previsto, los cambios en la coyuntura económica global.

Utilización de créditos de vencimiento de corto plazo para financiar

inversiones de recuperación lenta.

Insuficiencia de capital que impide una gestión financiera correcta.

Endeudando neto permanentemente elevado motivo por el que la

empresa opera siempre utilizando su crédito al máximo.

Carecer de políticas y procedimientos financieros (créditos, cobranzas,

otros)

Acumulación de los saldos por cobrar a clientes algunos con

recuperación dudosa, olvidando que el ciclo productivo finaliza con el

cobro de las cantidades vendidas.


18

1.1.5.2 Defectos de gestión no financiera

La acumulación de stocks de materias primas o productos terminados,

bien por un defecto de gestión, al haber comprado por encima de las

necesidades o por tratar de especular ante un aumento de precios.

Alargamiento de los plazos de entrega de la mercadería, que ocasiona

un incremento de los costos operativos a financiar.

Toda medida, en general que tienda a incrementar los activos y por lo

tanto las obligaciones por pagar originados por los departamentos de

producción, ventas, sistemas u otros sin contar previamente con un plan

financiero que los respalde.

Alteración de los precios de venta o de las condiciones de cobro o de

pago, sin el conocimiento del responsable financiero en cuya área va a

recaer en definitiva las consecuencias de estas decisiones.

Acordar plazos de pago menores a los plazos de cobro, sin haber

consultado con el área financiera, la viabilidad de los mismos o

simplemente por carecer de políticas de pago a proveedores, que las

especifiquen.

1.1.5.3 Defectos de planteamiento general de la empresa

El comportamiento de los accionistas de la empresa que suelen

considerar esta como una fuente ingresos, sin contrapartida de

aportación o haciéndolo en montos insuficientes a parte de omisos a

aportar su capital opuestos a que otros lo hagan para no perder

influencia y dividendos, dificultando la autofinanciación

Falta de una política coherente y de compromiso entre las diferentes

áreas (producción, ventas, finanzas) en la cual cada una trata de resolver

sus problemas de manera particular.

Es corriente que problemas financieros o proyectos de importancia se

resuelvan a nivel de gerencia k directorio, sin efectuar la consulta al


19

responsable financiero suele suceder que deciden efectuar una

inversión, sin haber realizado la evaluación económica financiera.

Juego de roles: El formador organizará por equipos de trabajo y les

asignará una función para que la representen con el protocolo que

se requiere.

1.2 DOCUMENTOS SOPORTE

1.2.1 Concepto

Son documentos que sirven como base para registrar las operaciones

comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para

evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.

Por lo general, todos los soportes comerciales deben tener la siguiente

información:

Encabezado: nombre o razón social de quien lo emite, nombre, fecha y

numero del comprobante

Descripción: cantidad, detalle, valor unitario, valor total y especificación

del IVA

Pie de página: firmas de los responsables; quien lo elabora, revisa,

aprueba y contabiliza

1.2.2 Cheque

Es un título


20

Figura 2. Formato cheque

1.2.3 Letra de cambio

Es un documento negociable o título valor Este documento negociable o

título valor es una orden incondicional de pago que da una persona

portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en

compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus

clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a

sus proveedores y se llaman letras por pagar.


21

Figura 3. Formato de letra de cambio

1.2.4 Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.


22

Figura 4. Formato comprobante de ingreso

1.2.5 Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, por lo cual se establece un fondo denominado caja menor. Figura 5. Formato de caja menor

1.2.6 Comprobante de egreso


23

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque y en efectivo. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa. Figura 6. Formato comprobante de ingreso

1.2.7 Recibo de consignación

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.


24

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Figura 7. Comprobante recibo de consignación efectivo

Figura 8. Comprobante recibo de consignación cheque


25

1.2.8 Seguridad documentos

Actualmente la seguridad para documentos financieros, certificados y

títulos es más rigurosa debido a que la tecnología actual de escáner,

impresoras, computadores personales y cualquier persona con un poco de

inventiva pueden falsificar o alterar documentos importantes.

Existen diferentes formas de alterar los documentos. La forma más efectiva

contra este tipo de falsificaciones es implementar medidas de seguridad en

la manufactura del papel, impresión y sellos, que garanticen su originalidad.

De igual manera, la empresa debe dar a conocer ese tipo de seguridad al

personal de confianza y encargado para evitar posibles inconvenientes de

fraude.

Existen diferentes niveles de seguridad tales como:

RECUERDA: ESTOS DOCUMENTOS DEBEN SER CONSERVADOS

CORRECTAMENTE, CON ARREGLO A LA LEY LA CORRESPONDENCIA Y

DEMÁS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON SUS ACTIVIDADES , SEGÚN EL

ARTÍCULO 134 DEL DECRETO 2649 EN CLARA ALUSIÓN A LOS ARTÍCULOS 49

LOS ENTES

ECONÓMICOS DEBEN CONSERVAR DEBIDAMENTE ORDENADOS LOS

LIBROS CONTABILIDAD, DE ACTAS, DE REGISTRO DE APORTES,

COMPROBANTES DE CUENTAS, LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD Y LA

CORRESPONDENCIA RELACIONADA CON SUS OPERACIONES


26

Elementos en el papel

Marcas de agua

Retención en el tóner

Sensibilización química

Fibras e hilos de seguridad

Bandas de seguridad

Elementos impresos

Tintas sensible a borradores

Diseño de fondo de seguridad

Para complementar, en el siguiente link encontrará información clara sobre

la seguridad en los documentos y títulos valores

http://www.asobancaria.com/portal/pls/portal/docs/1/834048.PDF

1.3 CAJA MENOR

1.3.1 Concepto

La caja menor es un fondo que las empresas crean para gestionar los gastos

de cuantías mínimas, para el cual se asigna una persona de confianza, como

responsable de su manejo.

El monto fijo de caja menor, depende de los gastos pequeños que se

generen en la empresa, para algunas es suficiente contar con $500.000,

pero para otras es necesario disponer de varios millones.

1.3.2 Apertura

Al constituir el fondo fijo de caja menor se hace por medio de un acta

donde se establecen la políticas para el adecuado manejo, por ejemplo los

montos a desembolsar, el tipo de gastos, cada cuánto se realizará el

reembolso, las personas responsables.

En la figura 9. Se observa el ejemplo de un acta de constitución de fondo

fijo.

http://www.asobancaria.com/portal/pls/portal/docs/1/834048.PDF


27

ACTA 002

APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

CIUDAD Y FECHA: Bogotá D.C., 1 de agosto de 2014

PARTICIPANTES: Natalia Ramírez Presidenta

María Camila Perdomo Secretaria

AUSENTES: Mario Sánchez Representante de cafeteria

ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior. 3. Apertura de caja menor

4. Monto de la caja menor 5. Responsable del manejo de la caja menor 6. Valor máximo a pagar por caja menor 7. Base mínima para el reembolso de la caja menor

1. Verificación del quórum: Se ha verificado el quórum, el único faltante a la reunión es el señor Mario Sánchez (Representante de cafetería).

2. Lectura y aprobación del acta anterior: Todos los asistentes estuvieron de acuerdo con la lectura del acta Nº001, efectuada en la anterior sesión. 3. Apertura de caja menor: Se inicia la reunión para hacer apertura a la caja menor de la empresa la cual estará vigente a partir del 01 de agosto de 2014 hasta el 01 de agosto de 2015; los arqueos serán sorpresivos, para verificar el buen control de la caja. 4. Monto de la caja menor: La caja menor tendrá un monto total de $1`000.000 5. Responsable de la caja menor: La caja menor será manejada por la secretaria del departamento de tesorería; llegado el caso que esta primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro motivo no pueda hacerse cargo de ésta, la caja pasara como responsabilidad al auxiliar del departamento financiero. 6. Valor máximo a pagar por caja menor: Se ha acordado que el valor máximo a pagar por caja menor es de $250.000 que corresponde al 25% del monto total de la misma. 7. Base mínima para el reembolso de la caja menor: Se convino que el reembolso tendrá que ser exigido al haber utilizado el 70% del monto total de la caja menor, es decir al poseer tan solo $300.000. Natalia Ramírez María Camila

Perdomo

Natalia Ramírez María Camila Perdomo Presidenta Secretaria


28

1.3.3 Reembolso de caja

En el momento que el fondo de caja menor se agota, es decir, se ha gastado

el 70% del monto fijo, el responsable del fondo diligenciará una planilla

donde aparecen todos los gastos del periodo, con los respectivos soportes

y así recuperar el monto de caja menor a su monto inicial.

A continuación se muestra el modelo del documento, donde se detallará

uno a uno los pagos que ya fueron cubiertos con el dinero de caja menor.

Figura 10. Planilla reembolso de caja menor

Empresa: ____________________________

NIT: _______________________

Sucursal: __________________________

SOLICITUD REEMBOLSO PARA CAJA MENOR

Fecha de solicitud:

Valor del reembolso:

Detalle de los pagos realizados por los cuales se solicita el reembolso.

FECHA PAGADO A NIT CONCEPTO VALOR

PAGADO

CÓDIGO

PUC

ELABORADO

POR

REVISADO APROBADO TOTAL 0.00


29

1.3.4 Arqueo

El arqueo de caja se hace de manera sorpresiva y consiste en el análisis de

las transacciones de efectivo, con el objeto de comprobar si se el dinero

esta completo. El encargado del arqueo cuenta uno a uno todas

nominaciones del efectivo, totaliza con los valores que se encuentran en los

recibos de caja menor y este valor debe coincidir con el total del monto fijo;

siempre se hace en presencia del responsable del fondo de caja menor.,

como se muestra en la figura 11.

Figura 11. Planilla arqueo de caja menor


30

El formador otorgara a los estudiantes un ejercicio aplicativo de caja menor.

1.4 Flujo de caja proyectado

1.4.1 Concepto

Flujo de caja proyectado es una herramienta financiera que sirve para

estimar si se tendrá o no los recursos para cumplir cabal y oportunamente

con las obligaciones. Igualmente, se evaluara si contará con sobrantes de

dinero (que se utilizarán entre otros para enfrentar imprevistos en el

desarrollo de las operaciones de la empresa o para invertir en el

mejoramiento de las sucursales, equipos y personal); o con faltantes del

mismo (los gastos).

1.4.2 Importancia

Con esta herramienta la empresa evaluará la capacidad que posee para

generar flujos de efectivo futuros que permitan cumplir con sus

obligaciones y pagar dividendos. Igualmente, permite detectar necesidades

de obtener recursos externos, muestra el manejo del negocio en las

actividades de financiación e inversión e informa los cambios en la situación

financiera en términos de liquidez.

Además, permite saber el saldo de caja en cada momento y cuando se

presentarán situaciones del mínimo de efectivo en caja o de iliquidez

temporal. De esta manera, se resolverá oportunamente posibles

contingencias.

1.4.3 Aplicación

En la figura 12. Muestra el ejercicio de flujo de caja proyectado, quincena

por quincena con las entradas reales del efectivo y las salidas reales del

efectivo que generalmente enfrentan las empresas.


31

Procedimiento:

Subtotal de entradas del efectivo de la quincena: se suma quincena

por quincena de las entradas

Total ingreso bruto mensual: se suma las dos quincenas de la entrada,

para totalizar el ingreso de un mes.

Subtotal de salidas del efectivo de la quincena: se suma quincena por

quincena de las salidas.

Total de salidas de efectivo en el solo mes: se suma las dos quincenas

de las salidas.

Sobrante o faltante del sólo mes: se toma el valor del total ingreso

bruto mensual y luego se resta por el total de salidas del efectivo en el

sólo mes (mes a mes)

Cuánto representa dicho sobrante o faltante con respecto al ingreso

bruto mensual: se toma el valor del sobrante o falte del solo mes, se

divide por el total ingreso bruto mensual y luego se multiplica por cien

para representarlo en porcentaje.

Subtotal disponible antes de gastos: el valor del dinero líquido al

inicio de la quincena (esta en negrita, entrada) se suma con el valor de la

entradas de efectivo en la quincena.

Dinero al final de la quincena: subtotal disponible antes de gastos

menos subtotal de salidas de efectivo en la quincena; este resultado

también se registra en la entrada, siguiente quincena (dinero líquido al

inicio de la quincena).


32

Figura 12. Ejercicio Flujo de caja proyectado

El formador otorgará a los estudiantes un ejercicio aplicativo de flujo de

caja proyectado.


33

Previamente el formador creará equipos de trabajo de máximo 5

integrantes. El proyecto se desarrollará en una empresa del sector real,

donde alguno de los integrantes este laborando. Se enfocará en el

departamento de cartera y tesorería con el fin de proponer aspectos

de mejora en el área a trabajar.

LINEAMIENTOS


34

UNIDAD 2

GLOSARIO

AMORTIZACIÓN : Reducción parcial de una deuda o redención parcial

de un título, mediante pagos de naturaleza generalmente periódica

BIENES DE CONSUMO: objetos o cosas tangible que se utiliza para

satisfacer necesidades actuales.

BONOS: Son títulos que representan una parte de un crédito constituido a

cargo de una entidad emisora.

CALIFICACIÓN DE RIESGO DE CORTO PLAZO: Análisis que tiene como

objetivo el evaluar en el corto plazo, la capacidad de un establecimiento

especializado en una actividad comercial o industrial definida (venta de

alimentos, vestuario, vehículos, etc.) para servir adecuadamente sus

créditos.

CARTERA: Posesión de títulos por un individuo o por una institución. La

cartera puede incluir bonos, acciones, certificados de depósitos bancarios,

oro, entre otros. Generalmente se conoce como cartera al volumen de

créditos que otorga una institución; sin embargo el término incluye

cualquier derecho exigible sobre un activo que posea un individuo o

institución.

CRÉDITO: Es el cambio de una riqueza presente por una futura, basado en

la confianza y solvencia que se concede al deudor. En la vida económica y

financiera se entiende por crédito, por consiguiente, la confianza que

tenemos en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y

obligación contraída.


35

ESCALAS DE CALIFICACIÓN CREDITICIA: Graduación en la que se

expresan los diferentes niveles de riesgo en una calificación de valores. Para

títulos de largo plazo se encuentran indicadas por letras (AAA, AA, A, BBB,

BB, B, CCC, DD y EE) y para títulos de corto plazo por números (1, 2, 3, 4, 5 y

6)

MICROCRÉDITO: Conjunto de operaciones de crédito con destino

productivo que se otorgan a las microempresas y cuyo monto individual no

supere los 120 Salarios mínimos mensuales legales vigentes (Smmlv). Se

entiende por microempresas aquellas que tienen una planta de personal

hasta de diez (10) trabajadores y activos no superiores a 501 salarios

mínimos legales mensuales vigentes


36

CARTERA Y POLÍTICAS DE CRÉDITO

FDH

2.1 CARTERA

2.1.1 Concepto

El departamento de cartera es el encargado del estudio y otorgación de

créditos, igualmente gestiones efectivas para mantener al día los créditos,

diseñando estrategias y herramientas de recaudo efectivo de la cartera y así

evitar altos índices de morosidad.

La administración de la cartera tiene características especiales: Sus

procedimientos son específicos; en ellos se deben seguir unas etapas,

teniendo en cuenta los elementos que conforman su engranaje.

Lo anterior exige que la administración de la cartera sea eficiente, esta

eficiencia se puede lograr mediante una administración científica, en donde

se integren las funciones del proceso administrativo: Planeación,


37

organización, ejecución, dirección y control, si se descuida una de ellas los

resultados pueden ser catastróficos.

Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben

ser muy ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante

una pronta respuesta a sus inquietudes.

1.1.3 Funciones

Entre las funciones del departamento de cartera, se pueden mencionar las

siguientes:

Revisar y controlar el proceso de pagos

Gestionar el recaudo oportuno de los créditos en los plazos y

condiciones pactadas con el cliente buscando siempre su lealtad y

fidelización.

Controlar, verificar la cartera y velar por su recaudo oportuno

Elaborar informes frecuentes sobre el estado de cartera señalando los

logros en los indicadores del proceso.

Prestar servicio al cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias

del pago regular

Trasladar oportunamente las obligaciones en mora para< su cobro

jurídico.

Controlar estadísticamente la cartera, tanto vigente como vencida.

Controlar las obligaciones de cobro jurídico.

1.1.4 Perfil de director de cartera

Estas son las principales responsabilidades y cualidades:

Estimular las ventas a crédito.

Evitar las pérdidas por medio de un estudio técnico y concienzudo de

las solicitudes


38

Administrar los problemas del personal a su cargo, por medio de

liderazgo.

Conocimiento de la empresa, las cuentas y los clientes.

Buen criterio para saber otorgar los créditos.

Criterio, tacto y tenacidad.

Conocimientos contables, administrativos, financieros y psicológicos.

1.1.5 Perfil del cobrador

Las principales cualidades que debe tener un verdadero cobrador son:

Confianza en sí mismo. Par así, convencer hacia el pago oportuno.

Iniciativa. Es saber hacer en el momento indicado lo señalado, sin

esperar la decisión del superior.

Prudencia. El saber graduar lo drástico de la acción y de la estrategia a

seguir. En muchas ocasiones es saber callar lo que se vio o se oyó.

Puntualidad. Cumplir oportunamente las citas, de los contrario, se da

oportunidad a que se busquen más pretextos para no pagar o para que

se pague al que primero cobre.

Constancia. hay que saber esperar, tener paciencia y ser constantes.

Presentación personal adecuada. En el vestido, en su persona (Cabellos,

uñas, barba, zapatos, etc.) No confundir pobreza con desaseo.

Espíritu de colaboración. O lo que es lo mismo, compañerismo, que

incluye buenas maneras, consideración, respeto, ayuda y colaboración

con sus superiores y compañeros. Esta cualidad es muy importante, pues

en buena parte el éxito del departamento de cartera depende del

trabajo de equipo.


39

Conocimientos elementales de psicología. Estos conocimientos se

adquieren con el estudio permanente y especialmente con la práctica

supervisada.

Facilidad de expresión. Expresarse con poder de convicción y en forma

simpática, agradable. No es hablar mucho, sino bien, con persuasión.

Memoria. Necesita recordar nombres, direcciones, números de cuentas,

cantidades, incidentes, datos, informaciones, etc.

2.1.5 Código de ética

El Código de Ética de una institución, define los fundamentos y

comportamientos éticos de todos los funcionarios, que deben aplicar a las

relaciones que se establecen con los clientes. Toda empresa debe dar a

RECUERDA: Aprender a tratar:

Al tímido, con amabilidad.

Al impaciente, con rapidez.

Al vacilante, con seguridad.

Al irascible, con tranquilidad.

Al inteligente, con conocimientos.

Al irrazonable, con calma.

Al anciano, con simpatía.

Al joven, tratando de pensar como él.

Al extranjero, ayudándolo.

Al importante, tratándolo como tal.

Al indiferente, con argumentos.

Al silencioso, con perseverancia.


40

conocer a sus colaboradores las políticas, reglamento que maneja la

empresa y así evitar inconvenientes.

Las normas registradas en el código de ética, se aplican a todos los

funcionarios de una entidad sin excepción. Cualquier colaborador que

tenga información o conocimiento sobre desacato alguno del Código de

Conducto, está en la obligación de informar el hecho los estamentos

superiores.

Esta es una obligación constitucional, que todo ciudadano tiene de

informar a las autoridades competentes la comisión de hechos que puedan

constituir conductas punibles, de acuerdo con las leyes y demás normas

relacionadas

A continuación encontrara algunos de los valores éticos que registran las

instituciones, las cuales enmarcan todas las actuaciones que realizan los

funcionarios:

Respeto por la dignidad de las personas

Responsabilidad y honestidad en todas sus actuaciones

Transparencia en las relaciones con sus clientes

Objetividad profesional.

Se considera que la aplicación de estos valores éticos y de todos aquellos

implícitos en las normas, contribuyen al desarrollo de las entidades y a al

posicionamiento en el contexto nacional e internacional.

1.2 CRÉDITO

Es una operación por medio del cual un acreedor presta cierta cantidad de

dinero a un deudor por la garantía o confianza con el compromiso del pago

y obteniendo una ganancia.

2.2.1 Modalidades


41

Crédito hipotecario: es un préstamo en el cual está respaldando en la

hipoteca sobre el inmueble y tiene la posibilidad de escoger el sistema de

pago que mejor se acomode a la capacidad del cliente.

Crédito de consumo: préstamo que sirve para adquirir bienes o cubrir

pago de servicios, generalmente son de corto y mediano plazo y sus

tasas de interés son más elevadas debido a que no cuentan con una

garantía que lo respalde.

Crédito educativo: destinado a la financiación de estudios superiores

de pregrado y posgrado a nivel nacional

Crédito rotativo: su característica principal está constituida por la

renovación del cupo disponible a medida que se van efectuando los

pagos.

Crédito por libranza: crédito en donde el pago de la cuota acordada es

descontada de la nómina del cliente.

Crédito vehicular: está diseñado para financiar la compra se vehículos

nuevos o usados, particulares o comerciales, adquiridos directamente o

a través de un concesionario, si se tiene convenio.

Leasing: contrato mediante el cual la entidad financiera entrega al

cliente un activo para su uso, a cambio de una utilidad, durante un plazo

convenido, a cuyo vencimiento cuenta con opción de compra

1.2.2 Etapas de otorgación

FASE ACTIVIDADES

PLANEACIÓN

Solicitud de crédito

Definición de metas

Ordenar la información

Programar los contactos

Definir planes de acción

Programas alternativos


42

ORGANIZACION

Listado de beneficios

Listado de objeciones

Listado de cartera

Circular con informaciones

Recordatorios al cliente

Seguimiento cercano

ENCUENTRO

Ambientación

Diagnóstico

Análisis de razones de no pago

Estudio de alternativas de pago

Comunicación de decisiones

Motivación y exigencias

COMUNICACIONES

Registrar resultados del

encuentro

Registro de decisiones tomadas

Comunicación a áreas afectadas

ACCIONES LEGALES

Envío oportuno de cartas

Seguimiento cercano

No dudar en proceder si amerita

1.2.3 Control

Establecer un procedimiento claro a seguir en el proceso de cobro de la

cartera, que contenga las normas mínimas a seguir en la administración de

este recurso; en todas las sucursales siempre deben dirigir sus criterios


43

expuestos en la política de crédito y administración de cartera el concepto

de servicio al cliente, a continuación se presentan algunas directrices:

Todo crédito debe ser cancelado por el cliente dentro del plazo y

condiciones estipuladas en su otorgamiento, o dentro de las

condiciones especiales de crédito.(plazo adicional concedido en cada

desembolso o despacho

Es responsabilidad del área de cartera la función del cobro dentro de los

plazos establecidos a cada cliente. Para ello debe mantener un riguroso

control de los vencimientos y un contacto directo y permanente con el

cliente, a fin de poder recauda en forma oportuna el valor de sus

obligaciones o atender rápido cualquier posible reclamación que trate

de dilatar el pago.

El jefe de cartera debe vigilar constantemente el estado de la cartera

advirtiendo las irregularidades en el cobro; si existe algún reclamo del

cliente este debe ser atendido lo más pronto posible.

Además, debe suministrar semanalmente, o cuando la dirección general

lo requiera, un listado de cartera actualizado.

El área de cartera será responsable de la digitación de los recibidos

definitivos de caja, la exactitud de los registros y la exactitud de los

totales de control.

El jefe de cartea debe tener un contacto permanente con las demás

áreas de la entidad (ventas, crédito, contabilidad, tesorería y otras)

evaluando mensualmente el estado de la cartera, definiendo


44

procedimientos y programas de acción concretos, los cuales deberán

contar con el respaldo del director de crédito.

Es importante que se realice llamadas de cobro a aquellos clientes que

presenten uno o varios incumplimientos de sus obligaciones y de

compromisos de pago realizados. Esta actividad debe ser debidamente

planeada y analizados los casos que justifiquen su intervención.

Si la acción anterior no surte efecto se debe elaborar una carta con el

estado del crédito exigiendo su cancelación, firmada por el jefe de

cartera o director administrativo.

2.3 SERVICIO A CLIENTE

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece una empresa,

organización o institución, con el fin de que el cliente adquiera el producto

en el momento y lugar adecuado, el servicio al cliente es la principal

herramienta de marketing.

Muchas veces no basta con que se haya estudiado cuidadosamente un

cliente y otorgado correctamente el crédito. Es necesario cuidarlo, prestarle

una atención especial, según las circunstancias; todo esto se obtiene con la

administración de la cartera. Muchas veces, créditos correctamente

otorgados se pierden, porque no se administraron, o su administración fue

deficiente.

Actualmente el servicio, es una de las ventajas competitivas más

importantes para establecer la diferencia entre una y otra organización, y

las formas de impulsar u otorgar el servicio están limitadas solo por la

organización misma.

En la búsqueda del liderazgo, del posicionamiento en el mercado y en la

mente del consumidor, el servicio al cliente se mantiene como una

prioridad para satisfacer y exceder las expectativas de los usuarios y


45

conseguir así su preferencia, lealtad y elección de preferencia.

Lo anterior, solo es posible, cuando una organización desarrolla sistemas y

procesos de entrega de servicio, que le permitan no sólo cumplir, sino

exceder con lo que los clientes esperan y que les ayude a entender y

disfrutar de los beneficios del producto o servicios adquiridos. Las

relaciones de largo plazo se derivan de un servicio efectivo continuo lo cual

implica ser eficiente, confiable, cortés, oportuno y profesional todo el

tiempo.

En el área de cartera, se define el servicio al cliente como una medida de

actuación de todos los funcionarios de esa área, para proporcionar

información y satisfacer las inquietudes que tiene el cliente en el momento

que ingresa a la empresa hasta que culmina el ciclo de servicio.

2.3.1 Comunicación efectiva

El trabajo del líder del área transcurre en un proceso constante de

RECUERDA….

1. EL CRÉDITO NO ES UN FAVOR QUE SE HACE AL CLIENTE, SINO, UN SERVICIO QUE SE

VENDE. EL CRÉDITO ES UNA FORMA DE AUMENTAR LAS VENTAS Y LAS UTILIDADES. EL

CLIENTE, CUANDO ESCOGE NUESTRO SERVICIO DE CRÉDITO, SÍ NOS HACE UN FAVOR, YA

QUE HUBIERA PODIDO ESCOGER OTRA ENTIDAD.

2. TODO CLIENTE PUEDE CAMBIAR. LOS BUENOS CLIENTES, SI NO SE LES CUIDA, PUEDEN

CONVERTIRSE EN MALOS Y, A SU VEZ, UN CLIENTE MALO, POR ACCIÓN DE COBRANZA O

ACERCAMIENTO INSTITUCIONAL PUEDE CONVERTIRSE EN BUENO.


46

entre su entidad y el entorno, establece relaciones, facilita procesos, recibe

retroalimentación sobre la percepción que existe del trabajo de su entidad,

identifica oportunidades que puede aprovechar, así como amenazas para

las que deberá prepararse. En fin, recibe un conjunto de informaciones que

le permiten establecer estrategias, modificar decisiones, identificar nuevos

cursos de acción.

En sus comunicaciones hacia adentro, actualiza a sus integrantes sobre

nuevas situaciones y enfoques, imparte instrucciones, identifica

preocupaciones de la gente, motiva y ejerce influencia, verifica la

interpretación y ejecución de sus decisiones, educa al personal en los

valores y cultura que dan coherencia al equipo.

Los principales medios que utiliza el líder para comunicarse son; reuniones,

despachos, intercambios personales informales, el teléfono, documentos

escritos (circulares, instrucciones, cartas personales, corro electrónico). Cada

medio de comunicación tiene sus ventajas y limitaciones

2.3.2 Técnicas de negociación

Es la búsqueda, creación y definición de opciones que satisfagan los

intereses de las partes, superen la mejor alternativa por fuera de la

negociación, legitimen el acuerdo y comprometan a las partes. Quienes

negocian en diferentes escenarios, son seres humanos, impregnados de

momento de una necesidad universal que es GANAR-GANAR, donde el

método más eficaz siempre, es aquel que se constituye a la medida de las

fortalezas y debilidades del negociador, que resulte sistemático como para

ahorrar tiempo, pero a la vez suficientemente flexible como para adaptarse

al negociador y al entorno.

Se negocia cuando hay contratos mercantiles que implican observar una

serie de condiciones, como son, los créditos otorgados a los clientes para la

venta de productos o servicios; las relaciones con los proveedores o de la

empresa como proveedores, las relaciones con los distribuidores o de la

entidad como distribuidores de otras firmas.


47

Por lo anterior, siempre que se enfrenta a cualquier proceso de negociación,

es clave determinar el ámbito de relación en que se van a situar como

negociadores. Para el efecto se pueden plantear una serie de preguntas que

ayuden a clarificar el escenario:

¿Qué pasa si no hay acuerdo?

¿Existe alternativa de romper?

¿Existe alternativa de continuar negociado?

¿Cuál es el costo de no llegar a un acuerdo?

¿Quién toma la decisión?

¿Qué intereses están en juego?

¿Qué tipo de negociación es?

Adelantar un proceso de negociación implica varias cosas; en primer

término, tener ánimo negociador, y de la mano con éste ánimo identificar

cuáles deben ser las reglas que determinen el ambiente para negociar.

También, tener presente que se requiere de un criterio especial para

identificar cual es la información susceptible de intercambiar o compartir y

el nivel de divulgación que es posible dar.

Entre las estrategias de negociación hay diferentes que pueden ser usadas a

criterios de los negociadores y en conformidad con el resultado que se

pretenda y por supuesto, teniendo en cuenta el conocimiento del montaje

y habilidades que pueda tener la contraparte y que es indispensable

conocer, como: máximo y mínimos, los negociadores, las instancias,

manejo del tiempo, manejo del ritmo, manejo del clima y manejo de la

flexibilidad.

Finalmente, es preciso tener claro los siguientes aspectos ya que juegan un

papel primordial en la negociación:


48

Deseo: Es lo que se pretende obtener de una negociación, es una de las

mejores opciones

Criterios objetivos: Son elementos que sirven para legitimar un

acuerdo como justo, sabio o prudente. Los criterios generalmente son

subjetivos.

Intereses: Lo que hay detrás de las posiciones de las partes y lo que

motiva a las partes en la negociación como: deseos, ansiedades, gustos,

medios, que inducen a asumir posturas.

Posiciones: Son posturas, aspectos rígidos que asumimos los seres

humanos en el proceso de negociación

Relaciones: Son las habilidades de interacción que se desarrollan en un

proceso de negociación

Comunicación: Se trata de la habilidad de las partes para transmitir y

escuchar dentro del proceso de negociación, con claridad, flexibilidad y

exactitud.

2.3.3 Manejo de objeciones

Cuando dos personas son capaces de comunicarse empleando

procedimientos adecuados, descubren que los conflictos que se originaban

en malos entendidos desaparece, y que aquellos que subsisten es porque

las diferencias no son de forma sino de fondo, pueden solucionarse más

fácilmente o, en último caso, llegarse a una decisión sobre como de convivir

con ellos.

A continuación se enuncian ocho técnicas útiles que ayudan a las personas

y grupos a superar exitosamente situaciones conflictivas:

Entender el pensamiento y los sentimientos del interlocutor

Comunicarnos en dos direcciones

Responsabilizarnos de nuestras emociones

Usar la razón

No generalizar

No descalificar


49

Aprender a llegar a acuerdos de integración

Informar sobre comportamientos modificables

Por lo anterior, es importante tener en cuenta:

Escuche: atentamente e identifique claramente la objeción de su cliente.

Analice si la objeción es real o una simple excusa (no sincera).

Transforme: la objeción en una pregunta que trate de sintetizar en otras

palabras el planteamiento que le acaba de hacer su cliente. Ejemplo

Cliente: No sé quien solicitó ese pedido

Cobrador: ¿Usted. me quiere decir que no fue solicitado por ustedes.?

Piense siempre en el cliente y trate de colocarse en su lugar, sintiendo

como él; esto le ayudará a entenderlo.

Cada cliente y cada situación son completamente diferentes, por tanto,

cada cobrador deberá evaluar si se puede aplicar a su caso o no.

Al clasificar la objeción ayudará a encontrar su posible causa y su mejor

solución.

Casuística: En el siguiente ejercicio se presentan una serie de objeciones

que deberá resolver y argumentar según su criterio y lo aprendido.

Objeción 1

problemas.

Argumentos:

Objeción 2

deuda.

Argumentos:

Objeción 3:

Argumentos:


50

Objeción 4

Argumentos

Objeción 6:

Argumentos:

Objeción 7

Argumentos:

Objeción 8

Argumentos:

2.3.4 Toma de decisiones

La toma de decisiones se presenta en todas las actividades que se realizan

en una organización y en ocasiones se vuelve un punto critico ya que

impacta su resultado en el éxito éstas. Por tal motivo, la empresa con el

departamento de cartera formula una serie de propósitos, objetivos y

establece políticas que dirigidas con las estrategias adecuadas, tiene como

fin conducir al área hacia el logro de las metas.

2.4 PROGRAMA DE COBRANZA

2.4.1 Proceso de cobranza

Para un adecuado proceso de cobranza es primordial crear un plan con las

siguientes características:

Adaptable a las circunstancias.

Uniforme; aplicable a todos los casos.

Flexible; que permita hacer diferencias entre los deudores.

Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.


51

Existen tres clases de cobranza: administrativa, prejudicial y jurídica, y debe

existir un plan para cada una de ellas, así:

Plan para la Cobranza Administrativa:

Tiempo: Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza administrativa

y la prejudicial.

Etapas: Seleccionarlas; llamadas telefónicas, fax, cartas etc.

Número de etapas: Todo el proceso es corto y, por consiguiente, el tiempo y

las etapas también lo serán.

Ritmo: Cuál es el orden a seguir en cada una de las etapas.

Plan para la Cobranza Prejudicial:

Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza prejudicial y la jurídica.

Producir una comunicación poniendo un plazo muy corto, generalmente

de un día. Se utiliza con frecuencia el Fax, el teléfono, Se aconseja que sea

por escrito.

Si lo anterior no surte efecto, envié aviso que la deuda se pasará a cobro

judicial.

Comunicación enviada por el abogado en que informe que ha recibido la

obligación para cobrarla mediante la acción judicial. Algunas veces,

especialmente cuando el proceso de cobranza administrativa ha sido corto,

se ofrece un plazo muy limitado para hacer el pago de la deuda.

Iniciación de la demanda. Este proceso generalmente es realizado por

funcionarios de la compañía, pero se puede realizar contratando los

servicios de entidades que ofrecen estos servicios.


52

Plan para la Cobranza Jurídica:

Generalmente ya está dado por la ley. La realizan abogados externos y

puede comprender las siguientes fases: Presentación de la demanda.

Embargo preventivo de bienes. Notificación. Mandamiento de pago.

Conciliación. Remate de bienes.

2.4.2 Políticas de cobranza

La política de cobranza debe ser coherente, ajustada a las necesidades de la

empresa y preferencialmente adecuada a las necesidades económicas

existentes en el panorama nacional.

A continuación se presentan los factores básicos a tener en cuenta:

Determinar las normas eficaces que una empresa adopte para cumplir

una inteligente política de cobranza es algo que depende de las

circunstancias sociales y políticas del país y, particularmente, del sector

empresarial, de la situación financiera, la competencia, entre otros.

El primer objetivo que debe inspirar toda política de cobranza debe ser

que no sea necesario cobrar, lo cual naturalmente es imposible de lograr

en su totalidad. Sin embargo, este objetivo será satisfecho en mayor o

menor grado según lo que la empresa esté haciendo para este fin.

Como segundo objetivo debe tenerse en cuenta que la empresa otorgue

el máximo de crédito con una rápida, segura y económica recuperación.

Para el logro de estos objetivos debe la empresa trazarse políticas de

cobranza basadas en normas que, además de ser realizables, sean

adaptables a las circunstancias.

En casos de especial complejidad será la administración superior la que

con audacia, si es necesario, resolverá la adopción de nuevas formas que

pueden ser tan variantes y eficaces, como lo es la actividad de una

sociedad organizada.


53

Una política de ventas a crédito dura se debe aplicar una política de

cobranza suave y viceversa. Lo cual es lógico, porque al ser exigentes

tanto para conceder el crédito como para cobrarlo, se perderá la

clientela. Pero si la empresa fue flexible para conceder el crédito, es decir

sin muchos requisitos, se impone una cobranza dura se perderá la

cartera.

Las políticas se deben revisar, con alguna frecuencia, para evitar

deficiencias en ellas.

Las políticas de cobranza deben ser: Claras, flexibles, dinámicas,

uniformes.

Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros que

permitan determinar qué se debe hacer en cada caso.

Deben estar orientadas a establecer un equilibrio entre los gastos de la

gestión de cobranza y los resultados de la misma; o sea, que debe

traducirse en evitar pérdidas por cuentas incobrables y buscar la mayor

rotación posible de la cartera para evitar una inversión congelada en

cuentas por cobrar que produzca efectos negativos debido a su

morosidad.

Toda política de cobranza tiene incidencia en las ventas

Establecer procedimientos claros para el manejo de promesas de pago.

Algunos ejemplos son: Créditos de 30 días de mora con promesa

incumplida: Al no cumplir la primera promesa de pago, se debe

suspender la prestación de otros servicios y realizar una gestión mas

severa: ejemplo: La entrega de una comunicación escrita citándolo a la

oficina para que realice el pago.

Créditos de 60 días de mora con promesa incumplida: Se puede enviar

una comunicación escrita requiriendo el pago inmediato de la

obligación o en su defecto se remitirá a una agencia de cobro externa o

a un departamento legal para que inicie el cobro judicial. (según riesgo)


54

Al tener las políticas establecidas se llevará un control de ésta, con el

siguiente método:

Un estricto control a las promesas de pago hechas por los deudores.

Diariamente analizar los listados de cartera vencida y el de vencimientos

del día y el siguiente.

Asignación de los créditos a los cobrados teniendo en cuenta su

experiencia y valor de las obligaciones.

A los deudores de créditos vencidos con sumas importantes, en lo

posible debe visitarlos en sus instalaciones.

Aplicar oportunamente las clases de cobranzas (administrativa,

prejurídica y judicial), además realizar un seguimiento del desarrollo de

la actividad del deudor.

Teniendo en cuenta las recomendaciones anteriores y tomando como base la siguiente base de datos

elabore un plan de cobranza para ejecutarlo durante el mes de agosto de 2014, con la siguiente base de

datos:

NOMBRE DEUDOR ACTIVIDAD VECIMIENTO VALOR

Marcos Perdomo Comerciante 15-06-2014 90.000.000

Luis Rojas Empleado 13-05-2014 15.000.000

María Castro Industrial 04-05-2014 25.000.000

Tatiana López Empleado 18-07-2014 3.000.0000

Juan Pérez Constructor 08-04-2014 45.000.000

Ana Mora Comerciante 24-04-2014 32.000.000

Alba Jiménez Independiente 03-05-2014 17.000.000

Hugo Ariza Comerciante 05-06-2014 10.000.000

Carlos Castaño Empleado 24-05-2014 8.000.000


55

Mario Forero Independiente 05-06-2014 12.000.000

2.5 GESTIÓN DEL RIESGO CREDITICIO

El riesgo crediticio es la posibilidad de que una empresa incurra en perdidas

y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que sus

deudores fallen en el cumplimiento oportuno o cumplan a medias los

términos acordados en los contratos de crédito.

Se considera importante analizar e interpretar el contenido de la circular

externa 011 de 2002

http://www.titularizadora.com/archivos/documentos/normatividad/Circulares

/Circular11.pdf

2.5.1 Criterios de evaluación

Cada entidad debe establecer sus propios métodos y criterios para llevar a cabo dichas evaluaciones, dentro de los cuales las entidades financieras deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad de pago del deudor Flujos de ingresos y egresos, así como el flujo de caja del deudor Solvencia del deudor. Información sobre el cumplimiento actual y pasado de las obligaciones

del deudor.

2.5.2 Entidades que regulan el riesgo crediticio

Estas entidades son las que almacenan y suministran la información sobre la

forma como las personas y las empresas han cumplido con sus obligaciones


56

en entidades financieras, cooperativas o con almacenes que venden a

crédito, creando así un historial de crédito de la persona natural o jurídica,

el cual sirve para que las entidades donde se solicite un crédito puedan

decidir en complemento con otros factores si otorgan el crédito o prestan

sus servicios.

En Colombia existen dos instituciones que manejan la información

crediticia delas personas y funcionan como una base de datos para el

sistema financiero: Datacrédito y CIFIN


2.6.1 Concepto

Sirve para demostrar el comportamiento del crédito a lo largo de tiempo.

Contiene información de periodo, cuota, interés, amortización y saldo final.

2.6.2 Aplicación

El ejercicio que aplicativo es de cuota fija, éste se utiliza generalmente en

crédito de vivienda, tarjeta de crédito y libre inversión.

Ejemplo:

Se financia la compra de un televisor por el valor de 5.000.000 a un plazo de

12 meses y una tasa de interés de 1.59% mensual

Se utiliza la siguiente formula:

Dónde:

P: valor presente


57

A: anualidad

i: intereses

1: es la constante

n: número de cuotas

Cuota fija: se despeja la fórmula para hallar el factor y determinar la

cuota fija.

Intereses: el interés mensual se divide en 100, es decir 1,59/ 100= 0.0159

y de esta manera se elimina el porcentaje. Ahora, 0.0159 se multiplica

por el valor a financiar, así 0.0159* 5.000.000= 79.500.

Amortización: valor de la cuota fija menos los intereses

Saldo final: Saldo anterior menos la amortización

Figura 13. Tabla de amortización de crédito cuota fija


58

El formador guiará y determinará la cantidad de ejercicios por equipode

trabajo.

TALLER DE SIMULACIÓN

2. DEPARTAMENTO DE CARTERA

2.1 MISIÓN

2.2 VISIÓN

2.3 OBJETIVOS

2.4 FUNCIONES

2.5 PLAN DE COBRANZA



59

UNIDAD 3

GLOSARIO

CARTERA EN MORA: El total de la cartera vencida y cartera en ejecución

CARTERA VENCIDA: Monto de la cartera que se encuentra en mora de

pagos.

DEUDA INCOBRABRELE: Una deuda se considere incobrable y que sea

deducible para efectos tributarios, la deuda tiene que haber estado creado

o adquirido en su ocupación o negocio, o debe haber estado

estrechamente relacionada a su ocupación o negocio cuando se determinó

que es parcial o totalmente incobrable.

PROVISIÓN, CASTIGO Y RECUPERACIÓN

DE CARTERA


60

FDH

3. PROVISIÓN, CÁSTIGO Y RECUPERCAIÓN DE CARTERA

3.1 PROVISIÓN

3.1.1 Concepto

Cartera son las deudas que los clientes tiene con la empresa, originadas en

con las ventas que se hacen a crédito. Siempre que una empresa realice

ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen

sus (por cambio de domicilio, iliquidez o por fallecimiento),

constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será

posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.

La provisión de cartera es el valor que la empresa, debido a que los clientes

no pagan a tiempo y por tanto la empresa realizar una reserva, que va de

acuerdo a las fechas de vencimiento de las facturas en mora. Según análisis

del comportamiento de la cartera, se considera que no es posible

recuperar. Entonces, el valor de las ventas a crédito no pagado por los

clientes constituye una pérdida para le empresa que debe reconocerse en

el resultado del ejercicio, por tanto se debe llevar como un gasto.

La provisión de cartera, busca prever y reconocer ese riesgo constante de

perder parte de los vendidos a crédito, de no recuperar la cartera y de no

poder cobrar las deudas.

3.1.2 Métodos

Existen dos métodos para la recuperación de cartera:

3.1.2.1 Método individual: Es para deudas de dudoso o difícil cobro y se

aplica hasta el 33% con más de un año de vencida, como se encuentra


61

establecido en el artículo 74 del decreto 187 de 1975

3.1.2.2 Método general: Se encuentra establecido el artículo 75 del mismo

decreto, y aplica diferentes porcentajes de acuerdo al tiempo de

vencimiento de la cartera de crédito.

TIEMPO DE VENCIMIENTO PORCENTAJE

0-90 DÍAS 0%

91-180 DÍAS 5%

181-360 DÍAS 10%

MÁS DE 361 DÍAS 15%

3.1.3 Aplicación

En el siguiente ejemplo se comprenderá mejor los dos métodos de

provisión. Una empresa termina su periodo 2013, con la siguiente

información del crédito:

Factura Vencimiento Valor Días mora Provisión

Individual General

4325 04-ene-2012 10.000 716 3.300 1.500

4542 13-nov-2012 20.000 407 6.600 3.000

4532 25-jun-2012 30.000 185 0 3.000

4323 11-sept-2012 40.000 109 0 2.000

4123 30-nov-2012 50.000 30 0 0

Total 150.000 9.900 9.500


62

Para la solución al anterior ejercicio, se debe tener en cuenta:

Clasificar la cartera por los días de vencimiento

Totalizar dependiendo de cada rango: todas facturas de 0-90 días de

vencidas, de 91-180, de 181-360 y que superen los 361 de vencimiento.

Luego aplicar le porcentaje de acuerdo a los rangos

Se suman los resultados y se determina la provisión general. Para la

individual solo se le aplica hasta el 33% al total de las facturas de más de

361 días de vencidas.

El formador guiara su proyecto y establecerá los para metros para la

entrega de éste.

TALLER DE SIMULACIÓN

3. PROVISIÓN DE CARTERA

3.1 DEFINICIÓN

3.2 IMPORTANCIA

3.3 MÉTODOS

3.4 APLICACIÓN


63

BIBLIOGRAFÍA

www.gerencie.com

www.asobancaria.com

www.gestiopolis.com

www.actualicese.com

www.superfinanciera.gov.co/Normativa/.../cap03bienesrec.doc)

Diplomado riesgo crediticio desarrollado por El Cesa-Banco Colpatria- Sena-

Incolda

Roberto Zuluaga Botero- gestión integral de la cartera y cobranza -material

entrega por la Universidad de la Sabana en el seminario dictado a

funcionarios Banco Popular En Abril 2008.

http://www.gerencie.com/

http://www.asobancaria.com/

http://www.gestiopolis.com/

http://www.actualicese.com/

cartera y tesorerÍabogota.sincap.co:8080/sobre5-war/upload/lms/curso/...endoso: trasladar el valor...

Documents