Caracterización Código CA-GQ-01

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A. IDENTIFICACION DEL PROCESO

1. Nombre y sigla del Proceso: Control Interno Institucional CI 2. Tipo de Proceso: Evaluación 3. Responsable del Proceso: Auditor (a) Interno (a) o Jefe de

Control Interno. Objetivo del Proceso: Verificar que las actividades establecidas en los Procesos institucionales se desarrollen de acuerdo a los requisitos legales, reglamentarios y documentación procedimental definida, con el fin de detectar desviaciones y proponer recomendaciones que permitan la consolidación de la calidad y el logro de los objetivos en la institución.

4. Alcance del Proceso: La evaluación esta dirigida a los procesos institucionales en la búsqueda de actividades de mejoramiento y su implementación.

B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO

6.1 Interrelaciones con otros

procesos y entes:

6.2 RequisitosExternos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales

Internos ( de la institución ) MECI 1000:2005

NTCGP 1000:2004

 Caracterización Código CA-GQ-01

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Los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad Entes Externos de Control Contraloría General de la Republica Contraloría General del Departamento Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de la Entidades del orden Nacional y Territorial. Contaduría General de la Nación Derechos de Autor

Constitución Política Art. 209, 269. Ley 87 de 1993, Ley 594/00 Ley 872 de 2003 Decreto 1826/94, Decreto 2145/99, Decreto 1537/01. Decreto 1599/05 Resoluciones de la Contraloría Resolución 357/08. Circulares DAFP Legales: ver normograma Oportunidad de los Informes de Auditoria Celeridad de los Informes de Auditoria Transparencia en la Evaluación de Procesos Claridad y Precisión en los Informes. Recomendaciones efectivas

* Acuerdo del Consejo Superior 088 de Octubre 30 de1997. * Acuerdo del Consejo Superior 028 de abril 8 de 1999. * Resolución de Rectoría 0524 del 31 de marzo de 1995 * Resolución de Rectoría 1294 del 17 de noviembre de 2006 * Resolución de Rectoría 0917 del 15 de agosto de 2006. *Resolución de Rectoría 0887 31 de julio de 2006 *Resolución de Rectoría 0918 del 15 de agosto de 2006

Subsistema de Control de Evaluación

Numerales 4.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5.1,8.5.2,8.5.3

 Caracterización Código CA-GQ-01

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C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )

7. Emisor 8. Entradas

9. Actividades( P_H_V_A )

10. Salidas (Productos o Resultados) 11. Receptor

Los procesos del Sistema de Gestión de la calidad. Órganos Externos de Control : Contraloría General de la Republica Contraloría General del Departamento Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y Territorial. Contaduría General de la Nación Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional Derechos de Autor.

• Informes de auditorias anteriores. • Mapa de Procesos. • Procedimientos • Mapa de Riesgos

Informe Ejecutivo Anual evaluación del sistema de control Interno (Periodos anteriores).

• Planes de Mejoramiento.

P: Diseñar Plan de Acción Anual.

• Plan de Acción Anual

Procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Órganos Externos de Control Contraloría General de la Republica Contraloría General del Departamento Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y Territorial. Contaduría General de la Nación Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional Derechos de Autor

• Mapa de Procesos • Informes de Auditorias

anteriores

P: Preparar programa de auditorias

Programa de Auditoria

 Caracterización Código CA-GQ-01

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• Mapa de Riesgos

P: planear actividades para monitoreo de riesgos.

Plan de Monitoreo de Riesgos

Ley 87 de 1993 Circulares DAFP

P: programar actividades para fortalecimiento de cultura de control.

Programa de actividades para fortalecimiento de Cultura de Control

Mapa de Procesos

P: Preparar plan para evaluación de procesos.

Plan de Trabajo para evaluación de Procesos.

Programa de Auditoria P: preparar Plan de Acción para Auditorias programadas.

Plan de Acción para la ejecución de Auditorias

• Circulares del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. • Circulares DAFP

P : establecer actividades para la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Gestión de la Calidad

Plan de Trabajo para evaluación del Sistema de Control Interno y de Gestión de la Calidad

• Programa de Auditoria • Plan de Acción para la

ejecución de Auditorias

H: Ejecutar Auditorias programadas

• Informe de Auditoria Interna.

• Recomendaciones de mejora.

• Planes de Mejoramiento

• Mapa de Riesgos • Plan de Monitoreo de

Riesgos

H: monitorear los riesgos de los procesos de la entidad.

Informe de monitoreo de riesgos

Programa de actividades para fortalecimiento de Cultura de Control

H: Desarrollar actividades para fortalecimiento de cultura de control, autocontrol y autoevaluación.

Artículos, Boletines, Talleres

 Caracterización Código CA-GQ-01

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• Manual de Indicadores • Mapa de Procesos

H: Realizar evaluación de procesos.

• Informe de evaluación de procesos

• Informe de Gestión de Procesos

• Resoluciones de la Contraloría

• Normas de la Contaduría General de la Nación.

• Plan de Trabajo para evaluación del Sistema de Control Interno y de Gestión de la Calidad

H: Realizar evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Gestión de la Calidad

• Informe Ejecutivo Anual Sobre Avance del Modelo Estándar de Control Interno

• Informe de Avance y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad

• Informe de Control Interno Contable

• Informes de Austeridad

del Gasto. • Informe de uso de

Software

Plan de Acción Anual V: Verificar cumplimiento actividades establecidas en el Plan de acción anual.

Informe de evaluación del Plan de Acción Anual

• Programa de Auditoria • Plan de Acción para la

ejecución de Auditorias

V: Verificar la ejecución del programa de auditoria

Informe de evaluación del Programa de Auditoria

Recomendaciones de mejora

V: Verificar implementación de recomendaciones de mejora

Informe de aplicación recomendaciones de mejora

 Caracterización Código CA-GQ-01

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• Informe Ejecutivo Anual Sobre Avance del Modelo Estándar de Control Interno

• Informe de Avance y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Planes de Mejoramiento

V: Verificar avance y desarrollo del Sistema de Control Interno y Calidad

Informe de avance y desarrollo del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad.

D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas

E. RECURSOS

F. Identificación de Riesgos del Proceso ( Ver mapa de riesgos asociados a cada proceso ), códigos : 1. Suministro inadecuado de información 2. Inadecuado funcionamiento del software de evaluación 3. Selección deficiente de procesos a evaluar 4. Talento Humano con escasa capacitación.

13. Tecnológicos 14. Físicos

15. Humanos

Recurso Condición Recurso Condición Cargo G. CONTROLES AL PROCESO

Hardware 4 computadores de mesa con memoria de gigas 1 computador portátil

Oficina dotada con módulos adecuados y buen sistema de ventilación

buena Un Jefe de Oficina tres (3) Auditores Internos Una Secretaria

Verificar a través de indicadores, la gestión del proceso

 Caracterización Código CA-GQ-01

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Software especial para evaluar

Módulo de verificación para el SIF, SIA, SIP, NOMINA

Sillas ergonómicas buena Realizar seguimiento a la implementación de acciones de mejora.

Microsoft Office

Actualizado con licencia.

Elementos de oficina buena Evaluar el avance y desarrollo del Sistema de Control Interno y Calidad

Impresora Multifuncional Evaluar logro de los Objetivos del Proceso.

Videobeam

H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO

Establecer un sistema eficiente de control que permita cumplir con los fines institucionales, requisitos legales y fines esenciales del estado.

I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO

NOMBRE DE INDICADOR FORMULA META

TIPO DE INDICADO

R RESPONSABL

E FRECUENCIA DE MEDICION

FUENTE DE INFORMACIO

N

16. Ver cuadro de mando de indicadores por proceso y Ficha Técnica de Indicadores ( hoja de vida )

Ejecución de

Auditorias

# de auditorias ejecutadas

# de auditorias programadas

* 100 90%

Eficacia

Auditor interno

Trimestral

Oficina

uso de tiempo programado

Tiempo usado en la realización de

auditorias

Tiempo programado para las Auditorias

* 100 100%

Eficacia

Auditor interno

Trimestral

Oficina

 Caracterización Código CA-GQ-01

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consolidación del Sistema de

C.I.

% de Avance y Desarrollo del Sistema de C.I.

20

Efectividad

Auditor interno

Semestral

Oficina

Recomendaci

ones efectivas

Recomendaciones aplicadas

Recomendaciones efectuadas

20

Efectividad

Auditor interno

Semestral

Oficina

J. DOCUMENTACION ASOCIADA

17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, Formatos, Guías, ) Procedimientos de Control Interno Institucional Guías de Auditoria, Lista de verificación de

18. Documentos Externos ( Si los hay)

( Ver listado maestro de documentos internos )

( Ver listado maestro de documentos externos )

Control de Cambios Fecha Cambio

Justificación y ¿Qué se Modifico? Versión Distribución

 Caracterización Código CA-GQ-01

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Elaboró Revisó

Aprobó

Auditora Interna

Asesor del Sistema de Gestión de Calidad

Comité de Calidad.

Comité de Calidad.

Fecha Fecha Fecha