caracterizacion del control interno del proceso de
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CARACTERIZACION DEL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE
DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DE IMPUESTOS NACIONALES EN LA
DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS - DIAN SECCIONAL
BUENAVENTURA
INGRITH LORENA FRANCO DOMINGUEZ
ANA MARIA GONZALEZ MONTAÑO
UNIVERSIDAD DEL VALLE, SEDE PACIFICO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
BUENAVENTURA
2016
2
CARACTERIZACION DEL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE
DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DE IMPUESTOS NACIONALES EN LA
DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS - DIAN SECCIONAL
BUENAVENTURA
INGRITH LORENA FRANCO DOMINGUEZ
ANA MARIA GONZALEZ MONTAÑO
Proyecto de grado para optar al título de
Contador Público
Director Proyecto
HENRY GONZALEZ BOUCHA
Contador Público
UNIVERSIDAD DEL VALLE, SEDE PACIFICO
CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
CONTADURIA PÚBLICA
BUENAVENTURA
3
2016
Nota de aceptación
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
___________________________
Firma del presidente del Jurado
___________________________
Firma del Jurado
___________________________
Firma del Jurado
4
___________________________
Firma Asesor Trabajo de Grado
DEDICATORIA
INGRITH LORENA FRANCO DOMINGUEZ
Dedico este trabajo a mi familia por ser ejemplo de perseverancia y constancia,
por el valor mostrado para salir adelante, pero más que nada por su amor.
ANA MARIA GONZALEZ MONTAÑO
Dedico este trabajo a mi familia por el apoyo incondicional que me han brindado.
5
AGRADECIMIENTOS
Primordialmente agradecemos a Dios por permitirnos llegar hasta este punto en
nuestras vidas, siendo El quien guía nuestros pasos.
Agradecemos también a nuestras familias que han estado con nosotras apoyando
nuestro proceso de formación y respaldando cada una de nuestras decisiones.
Para terminar agradecemos a la Universidad del Valle, con todo su cuerpo
directivo y docentes por brindarnos excelentes conocimientos que nos ayudaran
en nuestra vida profesional.
6
CONTENIDO
INTRODUCCION .................................................................................................. 14
CAPITULO I PROYECTO DE INVESTIGACION .................................................. 16
1.1 ANTECEDENTES ........................................................................................... 16
1.2 EL PROBLEMA DE INVESTIGACION ............................................................ 18
1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................... 18
1.2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .............................................................. 19
1.3 OBJETIVOS ................................................................................................... 20
1.3.1 OBJETIVO GENERAL. ............................................................................... 20
1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. ....................................................................... 20
1.4 JUSTIFICACION ............................................................................................. 21
1.5 MARCO DE REFERENCIA ............................................................................ 23
1.5.1 MARCO CONTEXTUAL.............................................................................. 23
1.5.2 MARCO TEORICO ..................................................................................... 26
1.5.2.1 EL MUESTREO ESTADISTICO COMO TECNICA DE CONTROL ........... 29
1.5.2.2 METODO DE CUESTIONARIO O PREGUNTAS PARA EVALUAR EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO. .................................................................... 30
1.5.3 MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 30
1.5.4 MARCO LEGAL ........................................................................................... 34
1.5.4.1 Ley 87 del 29 Noviembre de 1993 ............................................................ 34
1.5.4.2 DECRETO 1599 DE 2005 ......................................................................... 34
1.6 ASPECTOS METODOLÓGICOS ................................................................... 35
1.6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN .......................................................................... 35
1.6.2 NIVEL DE ESTUDIO .................................................................................... 35
1.6.3 DISEÑO DE LA INVESTIGACION ............................................................... 36
7
1.6.4 POBLACIÓN Y MUESTRA .......................................................................... 36
1.6.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE DATOS ............. 37
1.6.6 TECNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE DATOS ..................... 37
CAPITULO II DESCRIPCION DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O
COMPENSACION EN LA DIRECCION DE IMPUESTO Y ADUANAS
NACIONALES. ..................................................................................................... 38
2.1 ENTIDAD OBJETO DE ESTUDIO. ................................................................. 38
2.1.1 DIAN: DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES: ............ 38
2.1.2 OBJETO ...................................................................................................... 42
2.1.3 FUNCIONES................................................................................................ 42
2.1.4 PROCESOS QUE DESARROLLA DIAN...................................................... 43
2.1.4.1 LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS ......................................................... 44
2.1.4.2 LOS PROCESOS MISIONALES ............................................................... 44
2.1.4.3 LOS PROCESOS DE APOYO .................................................................. 44
2.1.4.4 LOS PROCESOS DE EVALUACIÓN ........................................................ 44
2.1.5 VISIÓN ........................................................................................................ 45
2.1.6 MISIÓN ........................................................................................................ 45
2.1.7 FUNCIONES DE LA DIVISION RECAUDO Y COBRANZAS DIAN –
SECCIONAL BUENAVENTURA ........................................................................... 47
2.2 PROCESOS DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN DE IMPUESTO EN
LA DIVISIÓN DE RECAUDO Y COBRANZA DE LA DIAN – SECCIONAL
BUENAVENTURA ................................................................................................ 50
2.2.1 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR SALDOS A
FAVOR DE RENTA Y VENTAS. ........................................................................... 50
2.2.1.1 OBJETIVO ................................................................................................ 50
2.2.1.2 ALCANCE ................................................................................................ 50
2.2.1.3 CONDICIONES GENERALES .................................................................. 51
8
2.2.1.4 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN POR SALDO A FAVOR EN
RENTA Y VENTA. ................................................................................................ 53
2.2.1.5 PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR
SALDO A FAVOR EN RENTA Y VENTA. ............................................................. 55
2.2.2 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PARA
BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO. .................................................................. 57
2.2.2.1 OBJETIVO ................................................................................................ 57
2.2.2.2 ALCANCE ................................................................................................. 57
2.2.2.3 CONDICIONES GENERALES .................................................................. 58
2.2.2.4 DEVOLUCIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS A LAS
INSTITUCIONES ESTATALES U OFICIALES DE EDUCACIÓN SUPERIOR .... 58
2.2.2.5 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN A ENTIDADES PÚBLICAS.
............................................................................................................................. 58
2.2.2.6. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PARA
BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO ................................................................... 59
2.2.3 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DE PAGOS EN
EXCESO Y LO NO DEBIDO. ................................................................................ 61
2.2.3.1 OBJETIVO ................................................................................................ 61
2.2.3.2 ALCANCE ................................................................................................. 61
2.2.3.3 CONDICIONES GENERALES .................................................................. 61
2.2.3.4 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACION
PAGO NO DEBIDO / PAGO EN EXCESO............................................................ 62
2.2.3.5 PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PAGO EN
EXCESO / PAGO NO DEBIDO............................................................................. 63
CAPITULO III CONTROL INTERNO MECI .......................................................... 66
3.1 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI PARA LAS
ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993. .............................................. 66
9
3.2 MODULOS DE CONTROL. ............................................................................ 67
3.2.1 Control de la Planeación y Gestión: ............................................................. 67
3.2.2 Control de Evaluación y Seguimiento .......................................................... 67
3.2.3 Eje transversal: ............................................................................................ 67
3.3 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO MECI ............. 67
3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO MECI ............................................... 70
3.4.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 70
3.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................ 70
3.4.2.1 Objetivos de control de cumplimiento:....................................................... 70
3.4.2.2 Objetivos de Control de Planeación y Gestión .......................................... 71
3.4.2.3 Objetivos de Control de Evaluación y Seguimiento ................................... 72
3.4.2.4 Objetivos de Control de Información y Comunicación ............................... 73
3.5 ESTRUCTURA DE CONTROL ...................................................................... 74
3.5.1 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DEL CONTROL INTERNO .... 75
3.5.1.1 Módulo de Control de Planeación y Gestión ............................................. 75
3.5.1.1.1 Componente Talento Humano: .............................................................. 75
3.5.1.1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos ....................................... 76
3.5.1.1.1.2 Desarrollo del Talento Humano ........................................................... 76
3.5.1.1.2 Componente Direccionamiento Estratégico ........................................... 77
3.5.1.1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: ......................................................... 77
3.5.1.1.2.2 Modelo de Operación por Procesos .................................................... 78
3.5.1.1.2.3 Estructura Organizacional ................................................................... 78
3.5.1.1.2.4 Indicadores de Gestión ....................................................................... 79
3.5.1.1.2.5 Políticas de Operación ........................................................................ 79
3.5.1.1.3 Componente Administración del Riesgo ................................................ 80
10
3.5.1.1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo ............................................... 80
3.5.1.1.3.2 Identificación de Riesgos .................................................................... 81
3.5.1.1.3.3 Análisis de riesgo. ............................................................................... 81
3.5.1.1.3.4 Valoración del Riesgo ......................................................................... 82
3.5.1.2 Módulo Control de Evaluación y Seguimiento .......................................... 82
3.5.1.2.1 Componente Autoevaluación Institucional ............................................. 83
3.5.1.2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión ................................................. 83
3.5.1.2.2 Componente de Auditoría Interna .......................................................... 84
3.5.1.2.2.1 Auditoría Interna ................................................................................. 84
3.5.1.2.3 Componente Planes de Mejoramiento ................................................... 85
3.5.1.2.3.1 Plan de Mejoramiento ......................................................................... 85
3.5.1.3 Eje Transversal Información y Comunicación ........................................... 86
3.6.1.3.1 Información y Comunicación Externa ..................................................... 87
3.6.1.3.2 Información y Comunicación Interna ...................................................... 87
CAPITULO IV ANALISIS DE LOS PUNTOS DEBILES EN EL PROCESO DE
DEVOLUCION Y/O COMPENSACION ................................................................ 88
4.1 EVIDENCIAS Y NO CONFORMIDADES ....................................................... 88
4.1.1 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION SALDO A FAVOR EN
VENTA – RENTA MANUAL .................................................................................. 88
4.1.2 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION BENEFICIARIOS DEL
IVA PAGADO – ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR. .............................. 94
4.1.3 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PAGO DE LO NO
DEBIDO O PAGO EN EXCESO. .......................................................................... 97
4.2 ORGANIGRAMA DEL GRUPO INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION
Y/O COMPENSACION DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA ....................... 101
11
4.2.1 FUNCIONES DEL GRUPO INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION
Y/O COMPENSACION DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA ....................... 102
4.2.1.1 JEFE DE DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS ............................ 102
4.2.1.2 SECRETARIA DE RECAUDO Y COBRANZAS .................................. 102
4.2.1.3 CERTIFICADOR DE DEUDAS ........................................................... 103
4.2.1.4 SUSTANCIADOR .............................................................................. 103
4.3 MAPA DE RIESGO. ...................................................................................... 104
4.3 INTERPRETACION DE HALLAZGOS REFERENTE AL CONTROL
INTERNO. .......................................................................................................... 106
4.5 AJUSTES DE MEJORAMIENTO AL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO
DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION ......................................................... 115
5. RECOMENDACIONES................................................................................... 117
6. CONCLUSIONES ........................................................................................... 118
7. BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 119
ANEXOS ............................................................................................................ 120
12
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Presentación DIAN – Seccional Buenaventura ................................ 39
Figura 2. Localización geográfica DIAN – Seccional Buenaventura ............... 40
Figura 3. Logo DIAN – NACIONAL ..................................................................... 41
Figura 4. Organigrama de la entidad DIAN – Seccional Buenaventura .......... 46
Figura 5. Cumplimiento de objetivos constitucionales.................................... 74
13
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 1. FLUJO GRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DEVOLUCIÓN Y/O
COMPENSACIÓN POR SALDO A FAVOR EN RENTA Y VENTA. .................... 121
ANEXO 2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN Y/O
COMPENSACIÓN PARA BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO. ........................ 133
ANEXO 3. FLUJO GRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN Y/O
COMPENSACIÓN PAGO EN EXCESO / PAGO NO DEBIDO ........................... 138
ANEXO 4 DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS ............................................................. 146
ANEXO 5. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO ....................................................... 151
14
INTRODUCCION
El control interno es una necesidad administrativa de todo ente que contribuye a la
seguridad y cumplimiento de sus obligaciones, fijando y evaluando los
procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la
empresa realice su objetivo.
La Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales – DIAN Seccional Buenaventura,
tiene a su cargo el manejo directo de recaudo y cobranzas mediante procesos
como el de devolución y/o compensación; que de acuerdo al artículo 854 del
estatuto tributario fija el término que el contribuyente tiene para solicitar la
devolución de los saldos a favor; originados en impuestos nacionales, tributos
aduaneros, pagos en exceso, pagos de lo no debido o actos administrativos.
El presente trabajo es un estudio para caracterizar el control interno (MECI) en un
proceso. Mediante seguimiento y análisis de los procedimientos, con el fin de que
se identifique y minimice las debilidades del proceso de manera eficiente y óptima.
A través de la ley 87 de 1993 se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades de organismos de estado, con el fin de buscar mayor
eficacia para su operación, esto promovió la adopción e implementación de un
modelo de dicho control interno.
Dado los parámetros para la caracterización y evaluación del control interno
(MECI) en el proceso de devolución y/o compensación de la DIAN Seccional
Buenaventura, en el capítulo uno, se establece el planteamiento del problema, los
objetivos del trabajo, sus justificación y antecedentes así mismo se realiza el
marco de referencia que comprende el marco contextual, el marco teórico basado
en el control interno MECI y el marco conceptual.
15
En el capítulo dos, se hace la caracterización del proceso de devolución y/o
compensación de la DIAN Seccional Buenaventura; que comprende la descripción
general de la entidad y su estructura organizacional, además se describe el
proceso como tal con sus correspondientes manuales y funciones.
En el capítulo tres, se realizara la investigación del control interno en Colombia y
posteriormente la descripción del Modelo estándar de control interno (MECI) con
sus objetivos, generalidades y principios.
En el capítulo cuatro; se desarrollara la aplicación de pruebas de cumplimiento,
donde encontraremos los resultados arrojados identificando sus puntos débiles y
posteriormente se plantean los ajustes pertinentes.
16
CAPITULO I
PROYECTO DE INVESTIGACION
1.1 ANTECEDENTES
En el año 2013 se obtuvo la experiencia de pasantía en la división de recaudo y
cobranzas DIAN – seccional Buenaventura, donde se conoció de primera mano
la recaudación de impuestos (aduaneros y tributarios) de la ciudad de
Buenaventura.
En la división de recaudo y cobranzas encargada de la administración de cartera
se encuentra el proceso de devolución y/o compensación, de donde se obtuvo
información de manera fidedigna que este proceso de gestión de alta importancia
nacional presenta problemas de control interno. Por lo anterior se enfoca el
presente trabajo de investigación en el proceso de gestión de devolución y/o
compensación.
El primer indicio de investigación sobre el control interno en la DIAN –
BUENAVENTURA es DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO PARA LA DIVISIÓN DE SERVICIO AL COMERCIO
EXTERIOR DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DE
LA CIUDAD DE BUENAVENTURA – VALLE 1 con el objetivo de “Diseñar un
modelo de control interno en la división de servicio a el comercio exterior de la
dirección de impuestos y aduanas nacionales de la ciudad de Buenaventura” en
este trabajo los estudiantes recalcan la importancia del control interno en las
organizaciones ya sean públicas o privadas; Este trabajo dejo como conclusión
1 HURTADO, L & VALENZUELA, M (2004) Diseño de un programa de auditoria de control interno para la división de servicio al comercio exterior de la dirección de impuestos y aduanas nacionales de la ciudad de buenaventura – valle (Trabajo de grado) Universidad del valle, Buenaventura, Colombia.
17
que “cada proceso exige un control interno que garantice una correcta operación,
el control interno aplicado para cada operación demandara mejores resultados”
Además de la investigación anterior se encontró “EVALUACION DEL IMPACTO
DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) COMO
HERRAMIENTA DE GESTION PARA ALGUNAS ENTIDADES PÚBLICAS DE LA
CIUDAD DE PALMIRA”2 con el objetivo de “Evaluar los impactos de la
implementación del MECI, como una herramienta de gestión útil en algunas
entidades públicas de la ciudad de Palmira” con la conclusión de “El MECI es una
herramienta de gestión útil para las entidades públicas, solo se requiere de un
cambio de cultura organizacional que incluya llenar vacíos y resolver dificultades
encontradas en el diagnóstico de la entidad”
También otra investigación encontrada fue “DIAGNÓSTICO PARA EL
MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
ANIPACK LTDA EN BOGOTÁ”3 con el objetivo de “Realizar el diagnóstico de la
situación actual en el tema de control interno para la empresa ANIPACK Ltda,
tomando como base los parámetros definidos por el Informe COSO, con el fin de
proponer ajustes al mencionado sistema de acuerdo con las falencias y
necesidades del negocio.” Con la conclusión “La evaluación del Sistema de
Control Interno para ANIPACK Ltda., permitió identificar la necesidad de replantear
y documentar el mismo. La gerencia adquiere conciencia sobre la importancia del
control y los riesgos que implica no aplicar eficientemente todos los criterios
relacionados con el tema, por lo que se compromete a implementar la propuesta
de mejora y evaluar el sistema mínimo una vez al año.”
2 Cardenas, J (2012) Evaluación del impacto del modelo estándar de control interno (meci) como herramienta de gestión para algunas entidades públicas de la ciudad de Palmira (Trabajo de grado) Universidad nacional, Manizales, Colombia. 3 Acosta, D & Ariza, N (2007) Diagnóstico para el mejoramiento del sistema de control interno de la empresa anipack ltda en Bogotá (Trabajo de Grado) Universidad de la salle, Bogota, Colombia.
18
Estos antecedentes nos guiaran en la realización de nuestro trabajo de grado,
debido a que cada uno de los trabajados mencionados anteriormente logró
desarrollar con éxitos sus objetivos tomando como referencia la evaluación y
mejoramiento del control interno en las entidades públicas.
1.2 EL PROBLEMA DE INVESTIGACION
1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -
DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado
colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la
administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias,
aduaneras, cambiarias en condiciones de equidad, transparencia y legalidad4
La DIAN como entidad pública, cuenta con un sistema de control interno MECI
que proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la
evaluación en la entidad, cuyo propósito es orientar hacia el cumplimiento de sus
objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del
Estado.
En el proceso de devolución y/o compensación en la división de recaudo y
cobranzas de la DIAN Seccional Buenaventura, se realizó en el año 2013 una
auditoria interna la cual dentro del procedimiento de Gestión de las Devoluciones
y/o Compensaciones se encontraron hallazgos, como el siguiente en mención
“Algunos expedientes no cumplen lo establecido en el anexo 3 de la orden
4 http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument
19
administrativa No. 004 de Abril 30 de 2002 al no reposar pruebas de las consultas
realizadas a los sistemas de información”.
Por todo lo ante expuesto, el proceso de devolución y/o compensación en la
DIAN Seccional Buenaventura es esencial que sea regido por un control interno
integral dinámico que se adapta constantemente a los cambios que enfrenta la
entidad, efectuado por la administración y todo su talento humano,
constituyéndose en un mecanismo para establecer que las metas se cumplan
como fueron planeadas de acuerdo con los objetivos, políticas, metas, etc., fijados
para el desarrollo de su misión institucional.
Es por esta razón que se pretende dar un aporte a este proceso el cual consiste
en caracterizar el control interno en el respectivo proceso y plantear los ajustes
necesarios.
1.2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cómo la caracterización del control interno puede solucionar las fallas en el
proceso de devolución y/o compensación en la división de recaudo y cobranzas en
la Dian Seccional Buenaventura en los años 2015 – 2016?
20
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 OBJETIVO GENERAL.
Caracterizar el sistema de control interno en el proceso de gestión de devolución
y/o compensación en la división de recaudo y cobranzas de la DIAN – Seccional
de Buenaventura, con el fin de mejorar su eficiencia, eficacia y efectividad.
1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Describir el proceso de Devolución y/o compensación en la división de
Recaudo y cobranzas DIAN Seccional Buenaventura
Detallar el modelo de control interno para entidades publicas
Identificar los puntos críticos de control en el proceso devolución y/o
compensación en la división de recaudo y cobranzas de la DIAN Seccional
Buenaventura.
Plantear ajustes a control interno en el proceso devolución y/o
compensación en la división de recaudo y cobranzas de la DIAN Seccional
Buenaventura.
21
1.4 JUSTIFICACION
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de
organización el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad, con uno de sus principales objetivos el cual es garantizar la eficacia, la
eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la
correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la
misión institucional. 5
En la Administración Pública esa gestión debe regirse por los principios
constitucionales y legales vigentes; además, la rendición de cuentas
correspondientes tiene como destinatario último a la sociedad civil considerada de
manera integral, pues las instituciones públicas se crean para satisfacer
necesidades generales de la sociedad, la cual tiene el poder supremo en una
sociedad democrática.
El control interno se perfila como un mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos
de las entidades públicas con miras a garantizar razonablemente los principios
constitucionales y la adecuada rendición de cuentas
La Dirección de Impuestos y Aduana – Seccional Buenaventura recibe diariamente
solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor originados en
impuestos nacionales, tributos aduaneros, pagos en exceso, pagos de lo no
debido y acto administrativos, de personas naturales o jurídicas que tengan el
derecho de solicitar este servicio.
5 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=300
22
En el año 2013 se realizó una auditoria interna en la división de recaudo y
cobranzas, siendo el proceso de devolución y/o compensación el que más
hallazgo obtuvo en toda la Dian Seccional Buenaventura la cual se tuvo como
conclusión que el proceso de Devolución y/o compensación “no está cumpliendo
con lo establecido de la orden administrativa No. 004 de abril 30 de 2002”
evidencias de esto se encontró que en algunas de las resoluciones no es correcto
el concepto pago origen puesta incluido como pago en exceso y son originados en
declaraciones. Debido a lo anterior se ve la necesidad de tomar correctivos
necesarios para el mejoramiento de este proceso y su control interno.
Una buena aplicación del Control Interno contribuye a la seguridad del sistema
contable que se utiliza en las organizaciones, fijando y evaluando los
procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la
entidades realicen su objetivo. Detecta las irregularidades y errores y propugna
por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad y la
administración del personal.
El presente trabajo de investigación desea mediante la aplicación de la teoría de
control interno y sus conceptos, identificar las falencias y puntos débiles en el
proceso de devolución y/o compensación de la división de recaudo y cobranzas,
con la finalidad de promover las disposiciones necesarias para garantizar
razonablemente una eficiencia en funcionamiento, con el fin de que se fortalezca
el cumplimiento íntegro y oportunamente de su misión.
Debido a lo anterior, es de mucha importancia que el proceso de devolución y/o
compensación de la DIAN Seccional de Buenaventura sea eficaz y eficiente en su
servicio, al realizar un análisis a los puntos a mejorar que permitirá establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de la entidad
pública.
23
Así mismo esta investigación contribuirá en el ámbito social a que los recaudos de
la DIAN seccional Buenaventura sean transparentes y puedan cumplir su objetivo
que es retribuir al desarrollo social, además ayudará a los futuros profesionales
de la Contaduría Pública con esta investigación implementar manuales de control
interno que ayudara a reducir riesgos actuales en el proceso de devolución y/o
compensación.
1.5 MARCO DE REFERENCIA
1.5.1 MARCO CONTEXTUAL
El presente estudio se realiza en Buenaventura capital del Litoral Pacífico, siendo
el puerto más importante ubicado sobre el Océano Pacifico por donde entra y sale
el 60% de la economía del país, se convierte en una ciudad portuaria y eco
turística, cuya economía gira a través de la actividad portuaria, la explotación
forestal, el ecoturismo, la pesca marina y fluvial. 6
Es el puerto marítimo más importante sobre el Océano Pacífico y uno de los más
importantes de Colombia por el volumen de carga que mueve. Dista 115 Km. por
carretera de Cali y está separada de ella por la Cordillera Occidental de los Andes.
Aparte de esto, es la ciudad más grande en toda la región del Pacífico y el
municipio de mayor extensión del departamento del Valle del Cauca. Limita por el
Norte con el departamento del Chocó, por el Oriente con los municipios de
Jamundí, Cali, Dagua, Calima y Darién; por el Sur con el departamento del Cauca
y por el occidente con el Océano Pacifico. Un alto porcentaje de sus tierras son
selvas vírgenes e inhóspitas.
6 http://www.buenaventura.gov.co/index.php?option=content&item=19&selected=39
24
Buenaventura a nivel internacional se encuentra cerca del canal de Panamá,
equidistante entre Vancouver y Valparaíso. Es uno de los puertos del continente
americano más cercanos al Lejano Oriente. Está en el centro del mundo, cerca de
las principales rutas marítimas que atraviesan el planeta de norte a sur y de
oriente a occidente. Las condiciones geográficas le permiten ser un puerto
concentrador y de transbordo, optimizando el uso de los barcos de gran porte. Se
ubica en las coordenadas 3º 53' 47'' de latitud norte y 77º 04' 40'', longitud al oeste
del meridiano de Greenwich.7
A la entidad pública a la que se realizara esta investigación es la DIAN – Dirección
de impuestos y Aduanas Nacionales seccional Buenaventura, en el proceso de
Devolución y/o Compensación que desarrolla la división de Recaudo y Cobranzas.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se constituyó como
Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de
junio del año 1993 se fusionó la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la
Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da
una nueva reestructuración y se organiza la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)..8
La jurisdicción de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales comprende el territorio nacional, y su domicilio principal es la
ciudad de Bogotá, D.C.
DIAN – Seccional de buenaventura fue fundada en 1993, en cual empezó el
servicio y recaudación aduanera, De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por
medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa
7 http://www.sprbun.com/informacion-corporativa/buenaventura/ubicacion-geografica.php 8 http://jonathanortegadcomercio.blogspot.com.co/2010/03/institucion-educativa-julio-cesar.html
25
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ya siendo una UADE Aduanera y
de Impuestos, por el cual empezó la recaudación tributaria en la ciudad de
Buenaventura.
En la DIAN existen procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación9.
Los procesos estratégicos tienen como finalidad orientar a la entidad para que
cumpla con su misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de
las partes interesadas (organización, persona o grupo) que tengan un interés de la
entidad. Los procesos misionales tienen que ver con la razón de ser y las
responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que se refleja en su
misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado
colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la
administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias,
aduaneras y cambiarias, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior
en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.
Los procesos de apoyo proporcionan el soporte a los procesos estratégicos,
misionales y de medición, análisis y mejora.
Los procesos de evaluación permiten garantizar un ejercicio de medición,
retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados
propuestos. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna,
acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos
estratégicos, de apoyo y los misionales.
9 http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument
26
1.5.2 MARCO TEORICO
En el presente trabajo se va a utilizar como referencia el Modelo de control Interno
MECI 1000:2005, ya que es la herramienta de gestión que busca unificar criterios
de control interno para el sector público en Colombia, estableciendo una estructura
para el control a la estrategia, la gestión y evaluación.
A nivel mundial existen varios modelos, de ellos se tomaron algunos conceptos
para diseñar el MECI 1000:2005. Entre los más importantes podemos citar. 10
Modelo norteamericano
COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission (1992)
Modelo internacional de control integral, se diseñó para apoyar a la dirección en
un mejor control de su organización. Provee un estándar como fundamento para
evaluar el Control Interno e identificar las "mejores prácticas" aplicables. Se apoya
en las teorías de la auditoría, partiendo de las premisas establecidas en la Teoría
General de Sistemas y en la Teoría de la Contingencia y abandona los
presupuestos establecidos por Taylor y Fayol.
Modelo canadiense
CoCo: Criteria of Control Board
Ayuda a las organizaciones a perfeccionar los procesos de toma de decisiones a
través de una mejor comprensión del control, el riesgo y la dirección. Se apoya en
las teorías del comportamiento; al igual que el modelo COSO, parte de las
premisas establecidas en la Teoría General de Sistemas y de la Contingencia,
abandona los presupuestos de Taylor y Fayol pero le da una visión humanista a la
organización; reconoce la importancia de los factores sicológicos y sociales que
pueden afectar el comportamiento humano.
10 http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/238/html
27
Modelo australiano
ACC: Australian Control Criteria
Adopta una posición cercana al CoCo en la definición de objetivos de Control
Interno, le da importancia a que los trabajadores y otros grupos de interés asuman
un nivel apropiado de compromiso en el logro de los propósitos y los objetivos de
la organización.
El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del
Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la
evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines
esenciales del Estado.
Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado
obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento
del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas
de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.
Para ello, las entidades deberán realizar una evaluación sobre la existencia, nivel
de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de control definidos, a
fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para su
implantación y mejora
El Modelo Estándar de Control Interno permite el diseño, el desarrollo y la
operación del sistema en entidades del Estado, su base técnica y aplicativa se
fundamenta en:
La construcción de una ética institucional.
Los modelos internacionales de Control Interno (COSO, ACC, CoCo) como base.
La prevención de riesgos.
Efectividad en una organización por procesos.
28
Encauzar la organización pública hacia un control corporativo permanente.
Disponer la entidad hacia una medición de la gestión en tiempo real.
Enfatizar la generación de información suficiente, pertinente, oportuna, de utilidad
organizacional y social.
Controlar la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición de
cuentas.
Fortalecer la función de evaluación independiente de la gestión.
La estandarización de metodologías y procedimientos de evaluación del Control
Interno y de auditoría.
Otorgar alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento
El modelo se basa en los siguientes fundamentos:
Autorregulación: Capacidad institucional de la entidad pública para aplicar de
manera participativa y dentro de la organización, normas, métodos y
procedimientos que le permiten el desarrollo de su función en un entorno de
integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
Autocontrol: Capacidad de cada servidor público de controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los
resultados que se esperan en el ejercicio de su función. Lo aplica de modo que la
ejecución de los procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad se
desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución.
Autogestión: Capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar,
coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa
que le asignan la Constitución y la Ley.
El Gobierno, al expedir el MECI 1000:2005, busca unificar los Sistemas de Control
Interno en el Estado, de acuerdo con las características propias de cada entidad.
29
Cuatro aspectos en el MECI buscan fortalecer directamente el ejercicio del Control
Interno: la ética pública, el proceso de información y comunicación (organizacional
y hacia la ciudadanía y partes interesadas), la información confiable y oportuna
que facilite la toma de decisiones, y la transparencia de las actuaciones a través
de mecanismos de participación ciudadana.
Para la evaluación del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o
Entidad, tanto del sector público como privado, en un país como Colombia, a fin
de evaluar su situación actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar
los reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al
mejoramiento continuo del Sistema, que se está aplicando en la fecha de la
evaluación en la empresa, utilizando herramientas como la teoría de la calidad
total, que indiscutiblemente beneficiarán en general a los funcionarios, su jefes
de áreas así como de toda la entidad y sus usuarios externos, en el futuro
inmediato.11
1.5.2.1 EL MUESTREO ESTADISTICO COMO TECNICA DE CONTROL
En el proceso de la evaluación del sistema de Control Interno, así como en
aplicaciones de las distintas auditorías, interventorías y monitorias, etc. el
evaluador debe revisar altos volúmenes de documentos, por esto se hace
necesario y es de obligatorio cumplimiento la utilización del método selectivo,
usando técnica y científicamente, las estadísticas según el caso, para lo cual se
deberá preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el
sistema propiciado por la ciencia Estadística, logrando que los resultados de la
evaluación sea confiable y oportuna con unas que conclusiones lógicas y reales,
dentro de la determinadas operaciones de control, con criterio analítico y
profesional.
11 http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/238/html
30
• La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser
representativa frente al total del conjunto.
• El tamaño de la muestra varía de manera proporcional e inversa respecto a
la calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos.
• El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y
profundo para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables.
1.5.2.2 METODO DE CUESTIONARIO O PREGUNTAS PARA EVALUAR EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas
por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de
las respuestas dadas, el auditor obtendrá una evidencia que deberá constatar con
procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles
operan tal como fueron diseñados.
1.5.3 MARCO CONCEPTUAL
Impuesto: Es el tributo que establece la ley a favor del sujeto activo, y a cargo de
los sujetos a quienes se les atribuye la realización del hecho imponible de la
obligación tributaria.
Saldo a favor del contribuyente: Es un valor que la Dian adeuda al contribuyente
y que surge cuando la obligación de un periodo gravable determinado, el total de
sus créditos es superior frente total de sus débitos.
31
Compensación: Acción por medio de la cual el contribuyente, responsable o
usuario aduanero cancela sus obligaciones actuales por concepto de impuestos,
anticipos, retenciones, intereses y sanciones a través de la utilización de un saldo
a favor determinado en una liquidación privada de sus declaraciones tributarias y/o
aduaneras o en una actuación oficial, siguiendo los procedimientos y cumpliendo
los requisitos establecidos para tal fin.
Devolución: Acción por medio de la cual la Dian reintegra al contribuyente los
saldos a favor, pago en exceso o pago de lo no debido determinados en una
liquidación privada de las declaraciones tributarias y/o aduaneras.
Pago de lo no debido: Se genera cuando se efectúan pagos con cargo a
impuestos no administrados por la DIAN o a impuestos que sean administrados
por ésta y se hayan efectuado sin que su cumplimiento sea exigible legalmente.
Pago en exceso: Se genera cuando se cancelan sumas mayores a las liquidadas
por el contribuyente o por la administración, en:
Una declaración tributaria de Renta, Ventas o de Retención en la Fuente.
Una liquidación oficial.
Un fallo vía gubernativa o recursos de reconsideración.
Acciones de revocatoria directa.
Sentencias o demandas.
Apelaciones ante los tribunales administrativos o Consejo de Estado
Control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo
de directores, administradores y otro personal de otra entidad12, diseñado para
proporcionar seguridad, razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las
siguientes categorías:
12 MANTILLA, Samuel, Control Interno
32
Auditoría Interna: La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva
de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una Organización.
Acto Administrativo: se identifica como acto administrativo a cualquier
manifestación de voluntad para producir efectos jurídicos, que se dicte en ejercicio
de la función administrativa, por cualquier órgano del Estado e incluso por los
particulares.
Agente de Retención: Son las personas que realizan el pago o abono en cuenta
a quienes la ley ha otorgado tal calidad sin importar si son contribuyentes o no en
el impuesto.
Auto Comisorio: Documento que facultad a un funcionario para realizar una
diligencia por determinado tiempo o a partir de cierto día.
Auto de Archivo: Decisiones a través de la cual se termina una investigación en
cualquiera de sus etapas, como consecuencia de encontrarse demostrada las
siguientes causales:
Que el hecho no existió, que la conducta no estaba prevista en la ley como
falta disciplinaria y que la acción no podía iniciarse o proseguirse.
Base Gravable: Es el valor o unidad de medida sobre cual se aplica la tarifa, con
el fin de establecer la cuantía del tributo.
CIN20: Software de captura inteligente de devolución y/o compensación y
correcciones de datos del SIAT “Sistema de información aduanero y tributario”
33
Liquidación Oficial: Es el acto mediante el cual la UAE Dian determina el valor a
pagar e impone las sanciones a que hubiere lugar cuando en el proceso se
detecte que la liquidación de la declaración no se ajusta a las exigencias legales
Control Interno: Un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de
una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías: * Eficacia y eficiencia de las operaciones * Confiabilidad de la
información financiera * Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que
sean aplicables.
Evaluación: permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia
de una determinada cosa o asunto.
Procesos de Control: Las políticas, procedimientos y actividades, los cuales
forman parte de un enfoque de control, diseñados para asegurar que los riesgos
estén contenidos dentro de las tolerancias establecidas por el proceso de
evaluación de riesgos.
Resolución: Orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene
carácter general obligatorio y permanente, y se refiere a el ámbito de
competencias del servicio.
Proceso de Gestión: Conjunto de acciones emprendidas por la dirección para
gestionar una entidad. El sistema de control interno forma parte de dicho proceso
y está integrado en él.
34
1.5.4 MARCO LEGAL
1.5.4.1 Ley 87 del 29 Noviembre de 1993: Por la cual se establecen normas para
el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se
dictan otras disposiciones:
Artículo 1º.- Definición del control interno. Se entiende por control interno el
sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes,
métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a
las metas u objetivos previstos.
1.5.4.2 DECRETO 1599 DE 2005
Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para
establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en
las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993.
El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2005 es parte integrante del presente decreto. Este Modelo se ha formulado
con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan mejorar su
desempeño institucional mediante el fortalecimiento del Control y de los procesos
de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades
de Auditoría Interna o quien haga sus veces.
35
El Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, administrará y
distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas conforme al artículo 5º de
la Ley 87 de 1993, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e
implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del
Modelo Estándar de Control Interno.
Circular No. 02 de 2005. Nuevo modelo estándar de Control Interno para
entidades del estado colombiano – MECI: 1000:2005.
Circular No. 03 de 2005. Lineamientos generales para la implementación del
modelo estándar de control interno para el estado colombiano – MECI 1000: 2005.
1.6 ASPECTOS METODOLÓGICOS
1.6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación será cualitativa, ya que se pretende realizar un análisis de
los pasos y procedimientos que se desarrollan en los procesos de devolución y/o
compensación de la DIAN Seccional Buenaventura y así plantear conclusiones
para posteriormente realizar un plan de mejora que se ajuste a sus objetivos.
1.6.2 NIVEL DE ESTUDIO
El nivel de estudio de esta investigación será descriptivo ya que esta práctica
consiste en identificar y definir las variables y puntos claves que permitan
diagnosticar las fallas del sistema de control interno en los procesos de devolución
y/o compensación de la división de recaudo y cobranza de la DIAN Seccional
Buenaventura.
36
1.6.3 DISEÑO DE LA INVESTIGACION
El diseño de esta investigación se realizara de dos maneras; la primera será
documental, ya que en el desarrollo del mismo tenemos que apoyarnos en
información documental como base para diagnosticar el problema, y la segunda
será de campo por que realizaremos nuestro proyecto de una forma práctica y
aplicable en la división de recaudo y cobranza de la DIAN Seccional
Buenaventura.
1.6.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
Para esta investigación la población constituye el universo de estudio y en este
caso en particular está conformado por la División de Recaudo y Cobranza de la
DIAN seccional Buenaventura, teniendo en cuenta que el personal que labora en
la División, puede suministrar datos muy exactos por su antigüedad.
𝑛 =𝑁𝜎2𝑍2
(𝑁 − 1)𝑒2 + 𝜎2𝑍2
Dónde:
n = el tamaño de la muestra.
N = tamaño de la población.
𝜎 = Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene su
valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no
se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96
(como más usual) o en relación al 99% de confianza equivale 2,58, valor que
queda a criterio del investigador.
37
e = Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su
valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que
queda a criterio del encuestador.
n= (231)(0,5)2(1,96)2 = 221,8524 = 40,2 40
(231-1)(0,05)2+(0,5)2(1,96)2 5,5223
N
n
Expedientes Aduanas
167
27
Expedientes tributarios
61
10
Expedientes IVA
3
3
Total expedientes
231
40
1.6.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE DATOS
Básicamente las técnicas a emplear para la recolección de datos son: el análisis
documental ya que nos arrojaría loa datos importantes para la verificación de la
información y por último la observación que consiste en observar atentamente el
fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.
1.6.6 TECNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE DATOS
La técnica de procesamiento y análisis de datos que vamos a utilizar es la
clasificación, registro y tabulación, para analizar los datos recolectados en la
encuesta, así como la información obtenida de manera documental mediante el
análisis del manual de funciones y la aplicación de los objetivos trazados, se hará
uso de herramientas de estadística descriptiva tales como la obtención de la
media de respuestas del grupo sujeto a estudio y el análisis gráfico de cada una
de las preguntas.
38
CAPITULO II
DESCRIPCION DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION EN
LA DIRECCION DE IMPUESTO Y ADUANAS NACIONALES.
2.1 ENTIDAD OBJETO DE ESTUDIO.
2.1.1 DIAN: DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES:
Unidad administrativa especial (UAE) del Gobierno colombiano. Es una entidad
gubernamental técnica y especializada de carácter nacional que goza
de personería jurídica propia, autonomía presupuestal y administrativa, adscrita
al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se constituyó como
Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de
junio del año 1993 se fusionó la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la
Dirección de Aduanas Nacionales (DAN).
Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza
la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN).
De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por medio del Decreto 4048 se
modifica la estructura de la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales.
El 26 de abril de 2011 mediante el Decreto 1321 se modificó y adicionó el Decreto
4048 de 2008, relacionado con la estructura de la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos Aduanas y Zonas Nacionales.
39
La creación de la DIAN fue para coadyuvar a garantizar las seguridad fiscal del
estado colombiano y la protección del orden público, económico nacional,
mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduanera y cambiarias, los derechos de explotación y gastos de
administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades
públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior
en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.
La jurisdicción de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales comprende el territorio nacional, y su domicilio principal es la
ciudad de Bogotá, D.C.
La DIAN hace presencia en 49 ciudades de Colombia: Arauca, Armenia,
Barrancabermeja, Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Buenaventura, Cali,
Cartagena, Cartago, Cúcuta, Florencia, Girardot, Ibagué, Inírida, Ipiales, Leticia,
Maicao, Manizales, Medellín, Mitú, Montería, Neiva, Palmira, Pamplona, Pasto,
Pereira, Popayán, Puerto Asís, Puerto Carreño, Riohacha, Santa Marta, San
Andrés, San José del Guaviare, Sincelejo, Sogamoso, Tumaco, Tunja, Tuluá,
Urabá, Quibdó, Valledupar, Villavicencio, Yopal. Mediante puntos de contacto en
Pitalito, Ocaña, Magangue, la Dorada y Buga.
Figura 1. Presentación DIAN – Seccional Buenaventura
40
DIAN – Seccional de buenaventura fue fundada en 1993, en cual empezó el
servicio y recaudación aduanera, De igual manera, el 22 de octubre de 2008, por
medio del Decreto 4048 se modifica la estructura de la Unidad Administrativa
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ya siendo una UADE Aduanera y
de Impuestos, por el cual empezó la recaudación tributaria en la ciudad de
Buenaventura.
Figura 2. Localización geográfica DIAN – Seccional Buenaventura
DIAN – Dirección seccional de impuestos y aduanas de Buenaventura se
encuentra ubicada en el Distrito especial de Buenaventura, en la zona de la isla.
Su dirección es: Calle 3 No. 2 A – 18
41
Figura 3. Logo DIAN – NACIONAL
En la DIAN - Seccional Buenaventura existen procesos: estratégicos, misionales,
de apoyo y de evaluación.
Los procesos estratégicos tienen como finalidad orientar a la entidad para que
cumpla con su misión, visión, política y objetivos y satisfacer las necesidades de
las partes interesadas (organización, persona o grupo) que tengan un interés de la
entidad. Los procesos misionales tienen que ver con la razón de ser y las
responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que se refleja en su
misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado
colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la
administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias,
aduaneras y cambiarias, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior
en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.
Los procesos de apoyo proporcionan el soporte a los procesos estratégicos,
misionales y de medición, análisis y mejora.
Los procesos de evaluación permiten garantizar un ejercicio de medición,
retroalimentación y ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados
propuestos. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna,
acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos
estratégicos, de apoyo y los misionales.
42
2.1.2 OBJETO
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -
DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado
colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la
administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias,
aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración
sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel
nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones
de equidad, transparencia y legalidad.
2.1.3 FUNCIONES
La administración de los impuestos de renta y complementarios, de timbre
nacional y sobre las ventas; los derechos de aduana; y los demás impuestos
internos del orden nacional cuya competencia no esté asignada a otras entidades
del Estado, bien se trate de impuestos internos o al comercio exterior; así como la
dirección y administración de la gestión aduanera, incluyendo la aprehensión,
decomiso o declaración en abandono a favor de la Nación de mercancías y su
administración y disposición.
El control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen cambiario en materia de
importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas,
financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones, y
subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones.
La administración de los impuestos comprende su recaudación, fiscalización,
liquidación, discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos
relacionados con el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
43
La administración de los derechos de aduana y demás impuestos al comercio
exterior, comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro,
sanción y todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las
obligaciones aduaneras.
La dirección y administración de la gestión aduanera comprende el servicio y
apoyo a las operaciones de comercio exterior, la aprehensión, decomiso o
declaración en abandono de mercancías a favor de la Nación, su administración,
control y disposición, así como la administración y control de los Sistemas
Especiales de Importación-Exportación, Zonas Francas, Zonas Económicas
Especiales de Exportación y las Sociedades de Comercialización Internacional, de
conformidad con la política que formule el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo en la materia, para estos últimos, con excepción de los contratos
relacionados con las Zonas Francas.
La administración de los derechos de explotación y gastos de administración sobre
los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional
comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, sanción y
todos los demás aspectos relacionados con el cumplimiento de estas obligaciones.
Le compete actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia tributaria,
aduanera, de control de cambios en relación con los asuntos de su competencia,
así como los atinentes a los Sistemas Especiales de Importación-Exportación,
Zonas Francas, Zonas Económicas Especiales de Exportación y las Sociedades
de Comercialización Internacional.
2.1.4 PROCESOS QUE DESARROLLA DIAN
En la DIAN existen procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.
44
2.1.4.1 LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS (Inteligencia corporativa) tienen como
finalidad orientar a la entidad para que cumpla con su misión, visión, política y
objetivos y satisfacer las necesidades de las partes interesadas (organización,
persona o grupo) que tengan un interés de la entidad.
2.1.4.2 LOS PROCESOS MISIONALES (Asistencia al cliente – Recaudación –
Comercialización - Fiscalización y Liquidación - Gestión Jurídica - Operación
Aduanera - Administración de Cartera - Gestión Masiva) tienen que ver con la
razón de ser y las responsabilidades de la DIAN como institución del Estado que
se refleja en su misión, que comprende coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal
del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional,
mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras, y cambiarias, los derechos de explotación y gastos de
administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades
públicas del nivel nacional, y la facilitación de las operaciones de comercio exterior
en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.
2.1.4.3 LOS PROCESOS DE APOYO (Gestión Humana - Recursos Físicos -
Recursos Financieros - Servicios Informáticos) proporcionan el soporte a los
procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.
2.1.4.4 LOS PROCESOS DE EVALUACIÓN (Investigación disciplinaria-
Control interno) permiten garantizar un ejercicio de medición, retroalimentación y
ajuste, de tal forma que la entidad alcance los resultados propuestos. Incluyen
procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y
preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los
misionales.
45
2.1.5 VISIÓN
En el 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia genera
un alto nivel de cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, aduaneras
y cambiarias, apoya la sostenibilidad financiera del país y fomenta la
competitividad de la economía nacional, gestionando la calidad y aplicando las
mejores prácticas internacionales en su accionar institucional.
2.1.6 MISIÓN
En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales somos responsables de
administrar con calidad el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras
y cambiarias, mediante el servicio, la fiscalización y el control; facilitar las
operaciones de comercio exterior y proveer información confiable y oportuna, con
el fin de garantizar la sostenibilidad fiscal del Estado colombiano.13
13 http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument
46
Figura 4. Organigrama de la entidad DIAN – Seccional Buenaventura
GTI DE
DOCUMENTACION
DIVISION DE
RECAUDO Y
COBRANZAS
DIVISION DE
COMERCIO EXTERIOR
DIVISION JURIDICA
DIVISION ASISTENCIA
A EL CLIENTE (RUT)
DIVISION DE
FISCALIZACION
DIVISION
ADMINISTRACION
FINANCIERA
DIVISION DE
COMERCIALIZACION
GTI DTA GTI
IMPORTACION
GTI
LIQUIDACION
DESPACHO
(CAPITAN)
GTI RECURSOS
HUMANOS
47
2.1.7 FUNCIONES DE LA DIVISION RECAUDO Y COBRANZAS DIAN –
SECCIONAL BUENAVENTURA
Son funciones de la División de Gestión de Recaudo y Cobranzas, las siguientes:
1. Controlar el recaudo de los impuestos, gravámenes y demás emolumentos
administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de acuerdo
con los programas, manuales y disposiciones que señale la Subdirección de
Gestión de Recaudo y Cobranzas;
2. Recibir y ejercer el control de los documentos y consignaciones de las
Entidades Autorizadas para Recaudar;
3. Coadyuvar en el proceso de control y capacitación a las entidades financieras y
autorizadas para recibir declaraciones y recaudar los impuestos, anticipos,
retenciones, derechos, gravámenes y sanciones tributarias, aduaneras y
cambiarias;
4. Efectuar el proceso de validación de los datos consignados en las declaraciones
tributarias y aduaneras en los sistemas diseñados para tal fin, según las
instrucciones impartidas por la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas;
5. Generar los documentos que contienen los débitos y créditos que soportan la
obligación fiscal a cargo de los contribuyentes, usuarios aduaneros y demás
responsables de obligaciones administradas por la DIAN y mantener actualizados
los saldos;
6. Efectuar los registros contables, elaborar los soportes que sean de su
competencia y conformar la cuenta mensual de los ingresos administrados por la
Entidad, de acuerdo con las normas fiscales;
48
7. Efectuar análisis a las cifras de reconocimiento y recaudo contenidas en las
cuentas de ingresos que rendidas y presentar los respectivos informes al Director
Seccional.
8. Llevar estadísticas, realizar análisis sobre el comportamiento del recaudo y
presentar los informes a que hubiere lugar a la Subdirección de Gestión de
Recaudo y Cobranzas;
9. Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de devoluciones y compensaciones
de los saldos a favor resultantes de los distintos Impuestos administrados por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de conformidad con las
disposiciones vigentes;
10. Desarrollar las acciones que garanticen la correcta radicación, su adecuada
sustanciación y la generación de las actuaciones a que haya lugar para resolver
las solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor;
11. Aplicar los parámetros y efectuar la selección de casos para compensación de
oficio, de acuerdo con los lineamientos definidos por el Nivel Central;
12. Solicitar la asignación de cupo del Fondo Rotatorio de Devoluciones a la
Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas;
13. Llevar el registro de movimientos y hacer arqueos mensuales y conciliaciones
sobre el manejo del Fondo Rotatorio de Devoluciones y sobre la expedición de los
Títulos de Devolución de Impuestos (TIDIS) y rendir los informes correspondientes
a la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas;
14. Coordinar con el Comité de Evaluación y Control de Devoluciones, la
actualización periódica de los criterios de selección de solicitudes que serán objeto
de verificación y/o investigación previa o posterior a la devolución, de acuerdo con
el diagnóstico que se haga según lo establecido en el numeral anterior;
49
15. Realizar las acciones de gestión inmediata a que haya lugar sobre las
obligaciones formales tributarias, aduaneras y cambiarias;
16. Coordinar, controlar y desarrollar los procesos de cobro persuasivo y coactivo
de los impuestos, gravámenes, anticipos, retenciones, sanciones, multas e
intereses administrados por la DIAN y de las obligaciones que a su favor se
originen en decisiones judiciales y administrativas;
17. Intervenir en los procesos especiales en lo que compete a la Entidad de
acuerdo con la legislación vigente, para garantizar y obtener el pago de las
obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como para proferir los actos
administrativos a que haya lugar;
18. Proyectar los actos administrativos necesarios para suscribir acuerdos y
demás facilidades de pago, y velar por el oportuno cumplimiento de las
obligaciones derivadas de los mismos;
19. Hacer efectivas las garantías para el cumplimiento de obligaciones legales,
cuando se incumplan,
20. Elaborar las relaciones de cartera y establecer por medio de estrategias, los
planes para iniciar las acciones de cobro pertinentes;
21. Mantener actualizada la información e inventario de los procesos de cobro
persuasivo y coactivo en coordinación con otras áreas relacionadas;
22. Proyectar los actos administrativos para declarar la extinción de las
obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como las que se originen en
decisiones judiciales y administrativas;
23. Generar y enviar los documentos que permitan la actualización de los saldos
de los contribuyentes, usuarios aduaneros y demás responsables de obligaciones
administradas por la DIAN.
50
2.2 PROCESOS DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN DE IMPUESTO EN
LA DIVISIÓN DE RECAUDO Y COBRANZA DE LA DIAN – SECCIONAL
BUENAVENTURA
En esta sección se plantea la descripción detallada de los procesos involucrados
en las operaciones de devolución y/o compensación de impuestos, caracterización
que será estratégica para el mejoramiento del control interno de este.
2.2.1 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR SALDOS A
FAVOR DE RENTA Y VENTAS.
2.2.1.1 OBJETIVO
Devolver y/o compensar los saldos a favor generados por declaraciones de
impuestos de venta y renta, previo cumplimiento de los requisitos legales
establecidos.
2.2.1.2 ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud de devolución y/o compensación y su
documentación anexa y termina con el archivo del expediente físico. El
procedimiento aplica para resolver las solicitudes de devolución y/o compensación
de saldos a favor de impuestos de renta y ventas allegadas de forma presencial
por los contribuyentes que no poseen mecanismo de firma digital y las solicitudes
radicadas a través del Servicio Informático Electrónico de Devoluciones que
debido a una contingencia, debidamente justificada, requiere trámite manual.
51
El procedimiento contempla las actividades de radicación, sustanciación,
valoración de riesgos, compensación y expedición de actos administrativos de
devolución, compensación, suspensión de términos, adición de términos,
inadmisión, improcedencia provisional, rechazo, negación y desistimiento.
El procedimiento no contempla las actividades de: investigaciones DI, AD y PD
realizadas por el área de Fiscalización, preparación y desarrollo del comité de
devoluciones y pago de las devoluciones.
Este procedimiento aplica para todas las Direcciones Seccionales y Delegadas del
País.
2.2.1.3 CONDICIONES GENERALES
Las personas naturales y jurídicas que no cuentan con el mecanismo de firma
digital presentan sus solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor
en renta y ventas en forma manual.
Cuando se presenten fallas técnicas en el Servicio Informático de Devoluciones o
cuando se presente la contingencia de que trata el artículo 6 de la Resolución 151
de 2012, las solicitudes de devolución y/o compensación se gestionarán aplicando
lo previsto en este procedimiento (A partir de la actividad No. 5).
La Dirección Seccional correspondiente deberá devolver y/o compensar el saldo a
favor solicitado previas las compensaciones a que haya lugar dentro de los
términos previstos en los artículos 855 y 860 del Estatuto Tributario y 6 del Decreto
2877 del 11 de diciembre de 2013, salvo que se ordene la suspensión que podrá
ser hasta por noventa (90) días.
Cuando se presente la solicitud de devolución y/o compensación con garantía,
dentro de los veinte (20) días siguientes se deberá hacer entrega del título o giro.
52
El Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, previa evaluación de los factores
de riesgo en las devoluciones, podrá fijar mediante resolución motivada, los
contribuyentes o sectores que se sujetarán al término general de que trata el
artículo 855 de este Estatuto.
En las declaraciones tributarias del impuesto sobre la renta que cumplan
requisitos para acogerse al beneficio de auditoría, el término para solicitar la
devolución y/o compensación será el previsto en el artículo 689-1 del Estatuto
Tributario.
Los saldos a favor determinados en liquidaciones oficiales de corrección, podrán
solicitarse dentro de los dos (2) años siguientes a la ejecutoria del acto
administrativo que determinó el saldo a favor.
Cuando la solicitud de devolución se formule dentro de los dos (2) meses
siguientes a la presentación de la declaración o de su corrección, la respectiva
Dirección Seccional dispondrá de un término adicional de un (1) mes para efectuar
la devolución.
La Dirección Seccional correspondiente efectuará oficiosamente las
compensaciones cuando se hubiese solicitado devolución de un saldo y existan
deudas fiscales de plazo vencido a cargo del solicitante. Esta exigencia se
encuentra prevista en el artículo 861 del Estatuto Tributario, excepto en los casos
contemplados en los artículos 17 de las Leyes 550 de 1999 y 1116 de 2006, el
numeral1 de artículo 565 de la ley 1564 de 2012, los artículos 293 y siguientes del
Decreto 663 de 1993, el Decreto 455 de 2004 y el Decreto 2555 de 2010, toda vez
que para efectuar compensaciones y/o devoluciones, se requiere la autorización
del juez del concurso, conciliador o funcionario competente.
Cuando el Contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios o
responsable del impuesto sobre las ventas, no indique el período fiscal e impuesto
al cual han de compensarse los saldos a favor, pagos en exceso o de lo no debido,
53
la Dirección Seccional los aplicará a la deuda más antigua con la imputación
establecida en el artículo 804 del Estatuto Tributario y demás normas
concordantes.
De acuerdo al artículo 858 del Estatuto Tributario, cuando la solicitud de devolución
o compensación no cumpla con los requisitos, el auto inadmisorio deberá dictarse
en un término máximo de quince (15) días.
Archivar en el expediente los documentos en la medida que se generen dentro
del proceso de Devolución cumpliendo la normatividad vigente.
Si en el desarrollo del procedimiento se encuentran conductas que generen
posibles infracciones tributarias, cambiarias o aduaneras se deberá informar a la
dependencia responsable para adelantar la respectiva investigación.
Contra la Resolución que rechaza la solicitud de devolución, procede el recurso de
reconsideración, ante la División de Gestión Jurídica Tributaria de la Dirección
Seccional que profirió el acto o dependencia que haga sus veces o la Subdirección
de Gestión de Recursos Jurídicos o dependencia que haga sus veces, dentro de
los dos (2) meses siguientes a la notificación del mismo, de conformidad con lo
establecido en los artículos 560 y 720 del Estatuto Tributario y La Dirección
Seccional o dependencia competente tendrá un (1) año para notificar el acto que
resuelve el recurso, contado a partir de su interposición en debida forma, de
conformidad con el Artículo 732 del Estatuto Tributario. Contra el auto inadmisorio y
el auto de suspensión de términos no procede recurso.
2.2.1.4 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN POR SALDO A FAVOR EN
RENTA Y VENTA.
Según resolución 00057 del 19 de Febrero del 2014, Art 4: Documentos soporte
para la solicitud de devolución y/o compensación: La solicitud de devolución y/o
compensación, así como los requisitos generales y especiales de que trata el
54
Decreto 2277 del 2012, modificando por el decreto 2877 de 2013, deberán
presentarse de manera virtual, o física en los eventos establecidos por la dirección
de impuestos y aduanas nacionales, utilizando los siguientes formatos que hacen
parte integral de esta resolución.
copias formato 010, solicitud de devolución y/o compensación con firmas
autógrafas cada una.
Registro información de poder o mandato.
Registro ingreso de documento físico allegado por el contribuyente.
Información de existencia y representación legal
Cámara de comercio de la persona jurídica o persona natural.
Fotocopia de la cedula del representante legal
Información de garantía (si corresponde)
Información constancia titularidad cuenta bancaria
Certificado del contador o revisor fiscal y anexos; fotocopia de la cedula,
tarjeta profesional y certificado digital.
Oficio explicando brevemente como se originó el saldo a favor, pago en
exceso o pago de lo no debido.
- Requisitos especiales de Renta:
Relación de retenciones en la fuente a títulos de renta.
- Requisitos especiales de IVA.
Relación impuesto sobre las ventas por pagar
Relación de impuestos sobre las ventas retenidos.
Relación de IVA retenido.
Nota: Solo se radica en la División de Recaudo y Cobranzas seccional de
Buenaventura.
55
2.2.1.5 PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR
SALDO A FAVOR EN RENTA Y VENTA.
1. Recibir la solicitud de devolución y documentación anexa
2. ¿La solicitud cumple con los requisitos?
3. Regresar la solicitud de devolución y documentación anexa
4. Radicar la solicitud de devolución
5. Conformar el expediente de la solicitud de devolución
6. Efectuar el reparto de expedientes
7. Sustanciar la solicitud de devolución y/o compensación
8. ¿Cuál es el resultado de la sustanciación?
9. Solicitar certificación de antecedentes
10. Solicitar perfilamiento de riesgo del contribuyente
11. Realizar reporte de perfilamiento del riesgo y responder la solicitud
12. ¿Qué curso sigue la solicitud?
13. Realizar visita de existencia
14. ¿Se evidenciaron inconsistencias durante la visita?
15. Remitir el expediente para comité de devoluciones
16. Remitir el expediente a Fiscalización
17. Recibir el expediente para iniciar investigación
18. ¿Qué curso sigue la solicitud de devolución y/o compensación?
56
19. Solicitar autorización de suspensión de términos a devolución con garantía
20. Elaborar la resolución de autorización de suspensión de términos con
garantía
21. Revisar resolución de autorización de suspensión de términos con garantía
22. Firmar resolución de autorización de suspensión de términos con garantía
23. Comunicar el acto administrativo a la Dirección Seccional
24. Elaborar auto de suspensión de términos
25. Revisar Auto de suspensión de términos
26. Aprobar el auto de suspensión de términos
27. Remitir auto de suspensión para notificar
28. Remitir el expediente para Recaudo
29. Efectuar el reparto de expedientes
30. ¿Existen valores a devolver?
31. Solicitar certificación de deudas
32. Expedir Certificación de deuda
33. Revisar y aprobar obligaciones a compensar
34. Proyectar el acto administrativo
35. ¿El acto administrativo está correctamente elaborado?
36. Aprobar el acto administrativo
37. Solicitar notificación del acto administrativo
57
39. Recibir el acto administrativo notificado
40. Incluir resoluciones de devolución en CIN 20 o aplicativo dispuesto para tal
fin
41. Archivar expediente físico
“Flujo grama de procedimientos de devolución y/o compensación por saldo
a favor en renta y venta (Ver Anexo 1)”.
2.2.2 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PARA
BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO.
2.2.2.1 OBJETIVO
Responder la solicitud de devolución y/o compensación realizada por las
Entidades de Educación Superior, Diplomáticos, Organismos Internacionales y
Misiones Diplomáticas y Consulares y Constructoras de vivienda de interés social
y de interés social prioritario, verificando el cumplimiento de requisitos y así
realizar el respectivo pago o compensación según el caso.
2.2.2.2 ALCANCE
Inicia con la radicación de la solicitud y termina con el envío del expediente al
archivo
58
2.2.2.3 CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento aplica para:
Devolución de Impuesto a las Ventas a las Instituciones Estatales u Oficiales de
Educación Superior
2.2.2.4 DEVOLUCIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS A LAS
INSTITUCIONES ESTATALES U OFICIALES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
Las Instituciones Estatales u Oficiales de Educación Superior tienen
derecho a la devolución del Impuesto a las Ventas que paguen por los bienes,
insumos y servicios que adquieran.
Las solicitudes de devolución deben ser presentadas ante la Administración de
Impuestos y Aduanas Nacionales que corresponda a su domicilio principal,
diligenciando los formatos establecidos en el artículo 8 de la Resolución 151 de
2012, modificada por el artículo 4 de la Resolución 57 de 2014 o las norma
vigentes en el momento a más tardar el último día hábil del mes siguiente al
vencimiento del bimestre respectivo, entendiéndose como períodos
bimestrales los señalados en el artículo 600 del Estatuto Tributario.
2.2.2.5 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN A ENTIDADES PÚBLICAS.
Según resolución 00057 del 19 de Febrero del 2014, Art 4: Documentos soporte
para la solicitud de devolución y/o compensación: La solicitud de devolución y/o
compensación, así como los requisitos generales y especiales de que trata el
Decreto 2277 del 2012, modificando por el decreto 2877 de 2013, deberán
presentarse de manera virtual, o física en los eventos establecidos por la dirección
59
de impuestos y aduanas nacionales, utilizando los siguientes formatos que hacen
parte integral de esta resolución.
copias formato 010, solicitud de devolución y/o compensación con firmas
autógrafas cada una.
Registro información de poder o mandato.
Registro ingreso de documento físico allegado por el contribuyente.
Información de existencia y representación legal
Cámara de comercio de la persona natural o jurídica.
Fotocopia de la cedula del representante legal
Información de garantía (si corresponde)
Información constancia titularidad cuenta bancaria
Relación impuesto sobre las ventas por pagar
Relación de impuestos sobre las ventas retenidos.
Relación de IVA retenido.
Certificado del contador o revisor fiscal y anexos; fotocopia de la cedula,
tarjeta profesional y certificado digital.
Oficio explicando brevemente como se originó el saldo a favor, pago en
exceso o pago de lo no debido.
Nota: Se radica en la División de Recaudo y Cobranzas.
2.2.2.6. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PARA
BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO
1. Recepcionar la solicitud de Devolución
2. ¿La solicitud cumple con los requisitos formales?
3. Regresar la solicitud de Devolución
4. Radicar la solicitud de devolución
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5. Conformar el expediente de la solicitud de devolución
6. Efectuar el reparto de expedientes
7. Sustanciar la solicitud de devolución
8. La solicitud cumple con los requisitos formales?
9. Solicitar certificación de antecedentes
10. Realizar visita al solicitante
11. Enviar expediente a Comité
12. Cuál es la decisión del comité?
13. Se modificó el saldo a favor?
14. Solicitar certificación de deudas
15. Proyectar el acto administrativo
16. El acto administrativo esta correcto?
17. Firmar Acto administrativo
18. Solicitar notificación del Acto administrativo
19. Remitir Copia del acto administrativo
20. Recibir notificación
21. Incluir Resoluciones de Devolución en el aplicativo CIN20
22. Enviar expediente al archivo
“Flujo grama de procedimiento de devolución y/o compensación para
beneficiarios del IVA pagado (Ver Anexo 2)”.
61
2.2.3 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DE PAGOS EN
EXCESO Y LO NO DEBIDO.
2.2.3.1 OBJETIVO
Determinar la procedencia de las solicitudes de devolución y/o compensación de
los pagos en exceso y de lo no debido originados en las órdenes tributarias,
aduaneras o cambiarias luego de verificación del cumplimiento de los requisitos
legales.
2.2.3.2 ALCANCE
El procedimiento inicia con la recepción de la solicitud de devolución y/o
compensación y finaliza con el archivo del expediente. Aplica para resolver las
solicitudes de devolución y/o compensación de pagos en exceso y de lo no debido
tributarios y aduaneros. Contempla las actividades de radicación, sustanciación,
compensación y expedición de actos administrativos.
El procedimiento no contempla las actividades de: investigaciones DI, AD y PD
realizadas por el área de Fiscalización, ni la preparación y desarrollo del comité de
devoluciones, ni el pago de las devoluciones cuando a ello hubiere lugar.
2.2.3.3 CONDICIONES GENERALES
Para aquellas actividades que impliquen vincular o iniciar actividades de otros
procesos de la Entidad (por ejemplo, Gestión Documental), se deberán tener en
cuenta los lineamientos generales y específicos establecidos en dichos procesos o
procedimientos.
62
Si en el desarrollo del procedimiento se encuentran conductas que generen
posibles infracciones tributarias, cambiarias o aduaneras se deberá informar a
la dependencia responsable de adelantar la respectiva investigación.
Tratándose de pagos en exceso o de lo no debido, el término para devolver será
el consagrado en los artículos 855 y 860 del Estatuto Tributario.
Cuando la solicitud de devolución o compensación se formule dentro de los
dos (2) meses siguientes a la presentación de la Declaración, la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales dispondrá de un término adicional de un (1) mes
para efectuar la devolución.
En el caso de pagos en exceso y de lo no debido de carácter aduanero, el
término para devolver será el consagrado en el artículo 551 del Estatuto
Aduanero contado a partir de la radicación de la solicitud en debida forma.
2.2.3.4 REQUISITOS SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACION
PAGO NO DEBIDO / PAGO EN EXCESO.
Según resolución 00057 del 19 de Febrero del 2014, Art 4: Documentos soporte
para la solicitud de devolución y/o compensación: La solicitud de devolución y/o
compensación, así como los requisitos generales y especiales de que trata el
Decreto 2277 del 2012, modificando por el decreto 2877 de 2013, deberán
presentarse de manera virtual, o física en los eventos establecidos por la dirección
de impuestos y aduanas nacionales, utilizando los siguientes formatos que hacen
parte integral de esta resolución.
copias formato 010, solicitud de devolución y/o compensación con firmas
autógrafas cada una.
Liquidación oficial de corrección para efectos de devolución.
Registro información de poder o mandato.
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Registro ingreso de documento físico allegado por el contribuyente.
Información de existencia y representación legal
Cámara de comercio del Importador
Cámara de comercio de la Agencia de aduanas.
Fotocopia de la cedula del representante legal importador
Fotocopia de la cedula del representante legal agencia de aduanas.
Información de garantía (si corresponde)
Información constancia titularidad cuenta bancaria
Certificado del contador o revisor fiscal y anexos; fotocopia de la cedula,
tarjeta profesional y certificado digital.
Oficio explicando brevemente como se originó el saldo a favor, pago en
exceso o pago de lo no debido.
Nota: solo se radica en la división de recaudo y cobranzas.
2.2.3.5 PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PAGO EN
EXCESO / PAGO NO DEBIDO
1. Recepcionar la solicitud de devolución
2. Revisar el cumplimiento de los requisitos formales
3. La solicitud cumple con todos los requisitos formales
4. Regresar la solicitud de devolución y documentación anexa
5. Radicar la solicitud de devolución
6. Conformar el expediente de la solicitud de devolución
7. Repartir expedientes
8. Sustanciar la solicitud de devolución y/o compensación
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9. ¿Qué curso sigue la solicitud devolución y/o compensación?
10. Remitir el expediente para comité de devoluciones
11. Recibir resultado del Comité de devoluciones
12. ¿Cuál fue el resultado del Comité de Devoluciones?
13. Remitir el expediente a Fiscalización
14. Recibir resultado del Comité de devoluciones
15. ¿Qué curso sigue la solicitud de devolución y/o compensación?
16. Elaborar auto de suspensión de términos
17. Revisar Auto de suspensión de términos
18. Aprobar el auto de suspensión de términos
19. Solicitar notificación del auto de suspensión de términos
20. Remitir el expediente para Recaudo
21. Recibir y repartir los expedientes
22. ¿Existen valores a devolver?
24. Recibir la certificación de deudas
25. Revisar obligaciones a compensar
26. Proyectar el acto administrativo
27. ¿El acto administrativo está correctamente elaborado?
28. Aprobar el acto administrativo
29. Solicitar notificación del acto administrativo
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30. Remitir copia del acto administrativo que ordena la devolución
31. Recibir acto administrativo notificado
32. Incluir Resoluciones de Devolución en el aplicativo dispuesto para tal fin.
33. Archivar el expediente físico
“Flujo grama de procedimiento de devolución y/o compensación pago en
exceso / pago no debido (Ver Anexo 3)”.
66
CAPITULO III
CONTROL INTERNO MECI
3.1 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI PARA LAS
ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993.
Modelo Estándar de Control Interno, en adelante MECI, brinda la estructura y los
componentes para el Control estratégico de la gestión y evaluación de las
entidades del Estado. La finalidad del MECI es orientar a dichas entidades hacia el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuir así con los fines
esenciales del Estado.
El MECI se creó con la finalidad de que las entidades públicas, lo apliquen de
manera obligatoria para que mejoren su desempeño institucional, mediante el
fortalecimiento del Control y de los propósitos de evaluación que deben llevar a
cabo las oficinas de Control Interno, unidades de auditoria interna o quien haga
sus veces El MECI, tiene como objetivo fundamental para el Control Interno de las
entidades públicas el establecimiento de las políticas, acciones, métodos,
objetivos, procedimientos, mecanismos de prevención de Control y evaluación
para el mejoramiento continuo de las entidades estatales, que garanticen una
función administrativa transparente, eficiente y ágil, de acuerdo con el
cumplimiento de las Leyes y las normas que regulan y coordinan la función
pública.
Con el desarrollo del presente trabajo buscamos contextualizar, de manera
general y práctica, el desarrollo e implementación del MECI en las entidades
públicas, y da a conocer sus principales conceptos y características.
67
La orientación de este Modelo promueve la adopción de un enfoque de operación
basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz,
numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el
control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales
que hacen parte de un Sistema conformado por procesos, así como sobre su
combinación e interacción.
3.2 MODULOS DE CONTROL.
3.2.1 Control de la Planeación y Gestión: Este módulo busca agrupar los
parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión,
misión, objetivos, principios, metas y políticas al igual que los aspectos que
permiten el desarrollo de la gestión dentro de los que se encuentran: Talento
Humano, planes, programas, procesos, indicadores, procedimientos, recursos, y
administración de los riesgos.
3.2.2 Control de Evaluación y Seguimiento: Agrupa los parámetros que
garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de
sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento.
3.2.3 Eje transversal: Información y Comunicación
3.3 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO MECI
Responsabilidad: se refiere a la capacidad de la entidad pública de cumplir con
los requisitos contraídos frente a los ciudadanos en general, en relación con los
fines esenciales del Estado y en el evento que incumpla tales fines debe
responder por dicho incumplimiento.
68
Transparencia: este consiste en hacer visible la gestión de la entidad a través de
la relación directa entre los gobernantes, los gerentes y los servidores públicos
con las personas que atienden o le brindan los servicios. Este principio se
materializa en la entrega de la información adecuada para facilitar la participación
de los ciudadanos en las acciones que la afecten. Por tanto, la información debe
permanecer abierta y los documentos públicos deben estar al alcance de los
ciudadanos, además la entidad pública debe rendir los informes y resultados de su
gestión.
Moralidad: esta se manifiesta en la orientación de las actuaciones bajo la
responsabilidad del funcionario público, hacia el cumplimiento de las normas
constitucionales y legales vigentes, y los principios éticos y morales que están
insertos en nuestra sociedad.
Igualdad: es el reconocimiento que se les hace a todos los ciudadanos, para
ejercer los mismos derechos, garantizándoles su protección, sin discriminación
alguna.
Imparcialidad: consiste en que las decisiones deben ser tomadas con objetividad.
Esto quiere decir que la persona a cargo de juzgar o dirimir una cuestión debe
mantener la imparcialidad, y no dejarse influir por prejuicios o intereses que lo
lleven a tratar de beneficiar a una de las partes, es decir, debe resolverse de
manera justa.
Este principio se concreta cuando el servidor público actúa con plena objetividad e
independencia en defensa de lo público, en los asuntos que están bajo su
responsabilidad y busca garantizar que no se afecten los intereses de ningún
ciudadano, como producto de la actuación pública.
69
Eficiencia: vela porque en condiciones de calidad y oportunidad, las entidades
públicas obtengan la máxima productividad de los recursos asignados y confiados
para el logro de sus propósitos.
Eficacia: este es el grado de impacto y consecución de los resultados de la
entidad públicas en la relación con las metas y objetivos previsto por ella,
igualmente permite determinar si los resultados obtenidos tienen relación con los
objetivos y con la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
Economía: hace referencia a la severidad y prudencia que debe tener la entidad
pública en los gastos e inversiones, para obtener los insumos en condiciones de
calidad, cantidad y oportunidad para satisfacer las necesidades de la colectiva.
Celeridad: es la prontitud, rapidez del actuar de la administración, es decir
consiste en la dinamización de la actuación pública para agilizar los procesos en la
toma de decisiones, garantizando así resultados óptimos y oportunos.
Publicidad: se refiere a aquella facultad que tiene la sociedad y los servidores
públicos de una entidad estatal a acceder de manera oportuna, plena y veraz a las
actuaciones, resultados e informaciones de las autoridades estatales.
Preservación del Medio Ambiente: consiste en que las actuaciones de las
entidades públicas deben respetar el medio ambiente, además de garantizar el
desarrolla sostenible para la comunidad en general.
70
3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO MECI
3.4.1 OBJETIVO GENERAL
El modelo de Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer; las
acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismo de prevención, control,
evaluación y mejoramiento continuo de las entidades públicas. Estos deben
permitir una autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa
transparente y eficiente, el cumplimiento de la constitución y las Leyes, la
coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona
y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del estado.
Proporcionar una estructura que especifique los elementos necesarios para
construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en las organizaciones obligadas
por la Ley 87 de 1993, a través de un modelo que determine los parámetros de
control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones,
políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y
evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.
3.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
3.4.2.1 Objetivos de control de cumplimiento: estos establecen las acciones
que permiten garantizar el cumplimiento de la función administrativa de las
entidades públicas, bajo los mandatos que impone la constitución, la Ley y los
reglamentos, definen las normas administrativas que provienen de la auto
regulación que permiten coordinar las actuaciones administrativas y diseñan los
instrumentos de verificación y evaluación los cuales garantizan que la entidad
cumpla con las normas que reglamentan su actividad.
71
Identificar, el marco legal que le es aplicable a la organización, con base en
el principio de autorregulación.
Establecer las acciones que permitan a la organización garantizar
razonablemente el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en
el marco legal que le es aplicable (principio de autogestión).
Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen
razonablemente el cumplimiento del marco legal aplicable (principio de
autogestión).
3.4.2.2 Objetivos de Control de Planeación y Gestión
Velar porque la entidad disponga de:
Objetivos, metas y planes de acción de acuerdo con la normatividad
vigente.
Procesos y procedimientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos
institucionales, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos,
procurando su simplificación y actualización de manera permanente.
Políticas operacionales y delimitación precisa de la autoridad y niveles de
responsabilidad.
Mecanismos que protejan los recursos de la organización, buscando su
adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten. Estrategias
72
que busquen crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la
importancia del control y mejora continua de un entorno favorable que
permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control
Interno.
3.4.2.3 Objetivos de Control de Evaluación y Seguimiento
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación, que faciliten en tiempo real, realizar
seguimiento a la gestión de la organización por parte de los diferentes niveles
de autoridad, permitiendo acciones oportunas de prevención, corrección y de
mejoramiento.
Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de las
Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces sobre la
organización pública, como mecanismo de verificación de la efectividad del
Control Interno.
Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la
organización, así como de su capacidad para responder efectivamente a los
diferentes grupos de interés.
Velar porque la entidad cuente con los procedimientos que permitan integrar
las observaciones de los órganos de control, a los planes de mejoramiento
establecidos por la organización.
73
Garantizar razonablemente la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
3.4.2.4 Objetivos de Control de Información y Comunicación
Velar porque la entidad cuente con procedimientos necesarios para la generación
de información y comunicación veraz y oportuna con el fin de:
Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información
y comunicación que por mandato legal, le corresponde suministrar a la
organización a los órganos de control.
Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la
organización, y que se cuente con los medios de comunicación para su
adecuada difusión.
Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de
rendición de cuentas públicas, y que ésta sea comunicada de manera
efectiva a través de los canales correspondientes.
Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de
información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el
cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; y los
mecanismos apropiados para su adecuada comunicación.
74
3.5 ESTRUCTURA DE CONTROL
El propósito del Modelo Estándar de Control Interno MECI es proporcionar una
serie de pautas o directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación
y seguimiento en las entidades de la administración pública, facilitando el
desarrollo del Sistema de Control Interno. Estructura, que permite ser adaptada de
acuerdo con la naturaleza de las mismas, organización, tamaño y particularidades,
con el fin de identificar claramente los roles y responsabilidades de quienes
liderarán y participarán activamente en el proceso. El gráfico que a continuación
se muestra permite observar la estructura del MECI:
Figura 5. Cumplimiento de objetivos constitucionales
75
3.5.1 ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DEL CONTROL INTERNO
A continuación se realizará una descripción de cada uno de los módulos,
componentes, elementos y eje transversal que conforman la estructura del Modelo
Estándar de Control Interno, mostrando sus aspectos relevantes, productos
mínimos para cada uno de los elementos5 (Comunicado del Consejo Asesor del
Gobierno Nacional en materia de Control Interno del 20 de octubre de 2008) y
consejos para su práctica basada en la metodología dispuesta por el Marco
Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna.
3.5.1.1 Módulo de Control de Planeación y Gestión: Dentro de este Módulo de
Control, se encuentran los componentes y elementos que permiten asegurar de
una manera razonable, que la planeación y ejecución de la misma en la entidad
tendrán los controles necesarios para su realización. Uno de sus objetivos
principales de este módulo es introducir en la cultura organizacional el control a la
gestión en los procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y
de evaluación. Este Módulo se estructura en tres Componentes: Talento Humano,
Direccionamiento Estratégico y Administración del Riesgo, orientados a generar
los estándares que permiten el desarrollo y afianzamiento de una cultura del
control al interior de la entidad. Así mismo, este Módulo le permite a la entidad
ejecutar la planeación bajo condiciones de control que logran evidenciar las
posibles desviaciones en el cumplimiento de los objetivos, permitiendo contar con
los elementos necesarios para asegurar razonablemente el cumplimiento de la
misión que le ha sido asignada.
3.5.1.1.1 Componente Talento Humano: Este componente tiene como propósito
establecer los elementos que le permiten a la entidad crear una conciencia de
control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al
desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación,
gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base
76
en el marco legal que le es aplicable a la entidad. Su implementación parte del
conocimiento de los fines del Estado, su función y objetivos; de las políticas de
Desarrollo Administrativo en materia de talento humano; de los parámetros de la
ética y la moral que deben primar en el ejercicio de la función pública; de los
principios y valores de la máxima autoridad o representante legal, de su nivel
directivo y de todos los servidores en general; de su cultura organizacional; de las
expectativas de la ciudadanía o de alguna de las partes interesadas a las cuales
sirve, y de las relaciones con otras entidades públicas.
3.5.1.1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos: Elemento que busca
establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad
pública. A través de él se plantean las declaraciones explícitas que, en relación
con las conductas de los servidores públicos, son acordadas en forma participativa
para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de
la gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la
finalidad social del Estado.
3.5.1.1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: Elemento que permite controlar el
compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y
prácticas de gestión humana que debe aplicar, las cuales deben incorporar los
principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección,
inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores
públicos del Estado.
77
3.5.1.1.2 Componente Direccionamiento Estratégico: Conjunto de Elementos
de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta
la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en
procura de alcanzar su visión.
El Direccionamiento Estratégico define la ruta organizacional que debe seguir una
entidad para lograr sus objetivos institucionales; requiere de revisiones periódicas
para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la
entidad; encauza su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia
requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad.
3.5.1.1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: Este elemento considera la
planeación como un proceso dinámico y sistemático que le permite a las entidades
públicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo, de modo tal que se planteen
una serie de programas, proyectos y actividades con la respectiva asignación de
responsabilidades para su ejecución, que le sirvan para cumplir con su misión,
visión y objetivos institucionales.
Este proceso plantea la necesidad de analizar desafíos y oportunidades que
entrega un entorno cambiante, al tiempo que requiere estar atento a la realidad
interna y circunstancias particulares de las entidades, con el fin de alcanzar
procesos de planeación eficaces y que puedan materializarse de la mejor manera,
permitiendo alcanzar las metas y resultados previstos.
78
3.5.1.1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
Mediante el control ejercido a través de la puesta en marcha de este elemento, las
entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias
para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación
se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o
servicios.
De esta manera se conforma el soporte de la operación de la entidad pública,
armonizando con un enfoque sistémico su misión y visión institucional, orientada
hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción,
interdependencia y relación causa-efecto garantizan razonablemente una
ejecución eficiente, y el cumplimiento de sus objetivos.
3.5.1.1.2.3 Estructura Organizacional
Se considera como aquel aspecto de control que configura integral y
articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de
responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los
procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y
legal. Se compone por la estructura u organización interna de la entidad, por su
planta de personal y por el manual específico de funciones y competencias
laborales; se define a partir de los procesos y procedimientos que conforman el
Modelo de Operación y que permiten cumplir los objetivos institucionales.
La Estructura Organizacional debe permitirle a la entidad darle cumplimiento a su
direccionamiento estratégico, a los planes, programas, proyectos y procesos, y
responder a los cambios del entorno político, económico y social que le es propio,
haciendo más flexible su organización y estableciendo niveles de responsabilidad,
79
a fin de permitir un flujo de decisiones y comunicación más directo entre los
ciudadanos y los servidores públicos.
3.5.1.1.2.4 Indicadores de Gestión
Son el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de
toda entidad pública. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o
cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las
tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los
objetivos y metas previstos. Los Indicadores son mecanismos que permiten
controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes,
programas, proyectos y de los procesos de la entidad.
Todas las actividades relacionadas con los planes, programas y proyectos pueden
medirse con parámetros que enfocados a la toma de decisiones son señales para
monitorear la gestión, así se asegura que las actividades vayan en el sentido
correcto y permiten evaluar los resultados de una gestión frente a sus objetivos,
metas y responsabilidades.
3.5.1.1.2.5 Políticas de Operación
Este elemento es fundamental para el direccionamiento dado que facilita la
ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la
implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los
límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en
cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de
administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la
entidad. A través de este elemento se espera tener unos marcos de acción con
miras a mejorar el quehacer de la Administración Pública.
80
3.5.1.1.3 Componente Administración del Riesgo
Conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar
aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o
impedir el logro de sus objetivos institucionales. Al ser un componente del Módulo
Control de Planeación y Gestión, la Administración del Riesgo se sirve de la
planeación (misión, visión, establecimiento de objetivos, metas, factores críticos de
éxito), del campo de aplicación (procesos, proyectos, sistemas de información),
del Componente Direccionamiento Estratégico y todos sus elementos. Su mirada
sistémica contribuye a que la entidad no sólo garantice la gestión institucional y el
logro de los objetivos sino que fortalece el ejercicio del Control Interno en las
entidades de la Administración Pública.
Este componente faculta a la entidad para emprender las acciones de control
necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar
negativamente el logro de los objetivos institucionales.
3.5.1.1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo
Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en
la valoración de los mismos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los
lineamientos, que van a transmitir la posición de la dirección y establecen las
guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad.
Es importante que las Políticas de Administración del Riesgo se fijen desde el
inicio del proceso, dado que estos, deberán someterse a los lineamientos y
directrices que en esta etapa se determinen. La formulación de políticas está a
cargo del Representante Legal de la entidad y el Comité de Coordinación de
Control Interno o quien haga sus veces y se basan en lo que la entidad espera de
81
la administración de los riesgos; la política señala qué debe hacerse para efectuar
el control y su seguimiento, basándose en los planes y los objetivos institucionales
o por procesos.
3.5.1.1.3.2 Identificación de Riesgos
La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de
Direccionamiento Estratégico, identificando las causas con base en los factores
internos o externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el
logro de los objetivos. La identificación implica hacer un inventario de los riesgos,
definiendo en primera instancia sus causas con base en los factores de riesgo
internos y externos (contexto estratégico), presentando una descripción de cada
uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias).
3.5.1.1.3.3 Análisis de riesgo.
El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y
sus consecuencias; éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo
con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones
que se van a implementar.
El análisis del riesgo depende de la información obtenida en la fase de
identificación de riesgos. Se han establecido dos aspectos a tener en cuenta en el
análisis de los riesgos identificados: Probabilidad e Impacto. Por Probabilidad se
entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con
criterios de Frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: número de veces en
un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de
factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se
82
haya materializado. Por Impacto se entienden las consecuencias que puede
ocasionar a la organización la materialización del riesgo.
3.5.1.1.3.4 Valoración del Riesgo
La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la
evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo
de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas.
Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de
control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener
información para efectos de tomar decisiones.
3.5.1.2 Módulo Control de Evaluación y Seguimiento
Dentro del proceso de mejoramiento continuo en la entidad, este módulo
considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la
efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y
efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y
Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones,
establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de
mejoramiento de la Organización Pública.
Los instrumentos y herramientas de gestión y de control de la entidad requieren
evaluación y seguimiento, es decir, un proceso que verifique el nivel de desarrollo
del Sistema de Control Interno y de la gestión de la entidad. Esto se consigue
83
mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una
combinación de ambas cosas.
3.5.1.2.1 Componente Autoevaluación Institucional
Es aquel componente que le permite a cada responsable del proceso, programas
y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los
resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las
metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean
necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
La autoevaluación se convierte en un proceso periódico, en el cual participarán los
servidores que dirigen y ejecutan los procesos, programas y/o proyectos, según el
grado de responsabilidad y autoridad para su operación y toma como base los
criterios de evaluación incluidos en la definición de cada uno de los elementos del
control interno, así como la existencia de controles que se dan en forma
espontánea en la ejecución de las operaciones y en la toma de decisiones.
3.5.1.2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
La Autoevaluación, comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación
de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada
proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los
indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento,
entre otros. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de
tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores,
cuyo propósito fundamental será la de tomar las decisiones relacionadas con la
corrección o el mejoramiento del desempeño.
84
3.5.1.2.2 Componente de Auditoría Interna
Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de
efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad
pública. La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces es
la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de
su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre
un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de
la administración. Igualmente, los responsables de las oficinas de control interno o
quienes hagan sus veces.
Está evaluación al Sistema de Control Interno en forma independiente debe tomar
como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema
de Control Interno, la existencia del MECI en lo referente a sus módulos,
componentes y elementos comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su
interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
3.5.1.2.2.1 Auditoría Interna
Dentro de la programación del ejercicio de auditoría interna, es importante partir
del conocimiento de la entidad y su entorno, lo cual implica comprender las
características de la operación que realiza para tener claridad sobre la formulación
estratégica, las fuentes de ingresos y recursos, los riesgos que la afectan, los
costos de sus actividades, los sistemas de información, entre otros aspectos.
Igualmente, la auditoría por parte de las Oficinas de Control Interno o quien haga
sus veces en las entidades, debe estar acorde con la planeación estratégica de la
entidad, estableciendo prioridades frente a la programación de auditorías, y su
85
alcance, en consideración de los planes de acción de cada vigencia y la
disponibilidad de recursos para el ejercicio auditor.
Para ello, los aspectos que se deben entrar a conocer por parte del auditor interno
como insumo para planear sus auditorías (programa de auditoría) son los
siguientes:
3.5.1.2.3 Componente Planes de Mejoramiento
Se caracterizan como aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones
encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de los procesos,
como resultado de la Autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la
Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga
sus veces y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de
Control.
El Plan de Mejoramiento, es el instrumento que recoge y articula todas las
acciones prioritarias que se emprenderán para mejorar aquellas características
que tendrán mayor impacto con los resultados, con el logro de los objetivos de la
entidad y con el plan de acción institucional, mediante el proceso de evaluación. El
objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos
internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través
de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación
de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.
3.5.1.2.3.1 Plan de Mejoramiento
Este tipo de plan integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el
desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros
aspectos, los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de
86
control político y con las partes interesadas, así como la evaluación de la Oficina
de control Interno y las autoevaluaciones realizadas.
El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y análisis
generados en el desarrollo del Componente de Auditoría Interna y las
observaciones del órgano de Control Fiscal. En él se deben integrar las acciones
de mejoramiento que tienden a fortalecer tanto a los procesos como a los
servidores públicos y a la institución misma, abordando de esta manera planes de
mejoramiento según sea el resultado de las evaluaciones o auditorías.
3.5.1.3 Eje Transversal Información y Comunicación
Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la
práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del
ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la
implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad.
La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por
cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus
operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de
los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los
niveles y procesos de la organización. Para su desarrollo se deben diseñar
políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y
generación de datos al interior y en el entorno de cada entidad, que satisfagan la
necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión
administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de
cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la ciudadanía y de
las partes interesadas.
87
3.6.1.3.1 Información y Comunicación Externa
La información y Comunicación Externa hace referencia a todos los datos que
provienen o son generados por el cliente y/o usuario externo. Es a través de la
cual la organización está en contacto directo con la ciudadanía, los proveedores,
los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros
organismos; o en contacto indirecto pero que afecta su desempeño, como el
ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance
tecnológico, entre otros.
Es a través de este mecanismo que se garantiza la difusión de información de la
entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y
transparente hacia los diferentes grupos de interés. Éste elemento debe garantizar
que efectivamente la interacción de la entidad con las partes interesadas y la
ciudadanía estén enfocadas a la construcción de lo público y a la generación de
confianza, mediante la definición de políticas de comunicación, participación
ciudadana, de comunicación de gestión y resultados y la formulación de
parámetros que orienten el manejo de la información.
3.6.1.3.2 Información y Comunicación Interna
Es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y
se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones
hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. Para el óptimo
funcionamiento de este eje, debe garantizarse su registro y/o divulgación
oportuna, exacta y confiable, en procura de la realización efectiva y eficiente de las
operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir a los funcionarios un
conocimiento más preciso y exacto de la entidad.
88
CAPITULO IV
ANALISIS DE LOS PUNTOS DEBILES EN EL PROCESO DE DEVOLUCION
Y/O COMPENSACION
4.1 EVIDENCIAS Y NO CONFORMIDADES
De acuerdos al manual de procedimientos, se realizó un trabajo de auditoria
tendiente a descubrir las fortalezas o debilidades del mismo para lo cual se
diseñaron papeles de trabajo con el alcance pertinente para tal fin. De acuerdo a
esto se determinaron los siguientes hallazgos
4.1.1 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION SALDO A FAVOR
EN VENTA – RENTA MANUAL
1. Los expedientes 000016, 000032, 0000100, 0000127, 0000136 se
evidenció físicamente que no se diligencio los formatos de lista de chequeo
correspondientes al tipo de solicitud.
2- Los expedientes 000016, 000032, 00090, 0000136, 0000163 se evidenció
físicamente que no se encuentra anexado los requisitos de poder o
mandato necesario para saber quién esta representación para radicar la
solicitud.
3- Los expediente 000037, 000032, 000085 se evidenció físicamente que en
estos expedientes no están anexados la documentación completa para la
radicación de la solicitud (Cámara de comercio, cedula del representante
legal, Rut, cedula y tarjeta profesional del contador.
89
4- El expediente 00032 se evidenció físicamente que no se anexo la
documentación de la relación de impuesto (relación de la retención de
renta).
5- El proceso encontramos que la planilla de reparto que se utiliza en el
proceso de devolución y/o compensación para asignar el expediente o
solicitud al debido sustanciador no se utiliza el formato que se debe
diligenciar.
6- El expediente 0000136 se evidenció que no se encuentra anexado la
solicitud de la circularización y la circularización expedida por el certificador
de deudas.
7- Físicamente los expedientes con solicitud de saldo a favor en venta y renta
se evidencio que no se encontró anexado excepto en el expediente
0000178 el formato de solicitud de perfilamiento de riesgo, importante para
el proceso ya que con base a este reporte se determina si el expediente se
remite a fiscalización o continúa con el proceso de devolución en recaudo.
8- Físicamente los expedientes 000032, 000037, 000136 encontramos que no
se anexó el formato que comprueba él envió para su estudio para
fiscalización y el informe final que esta división expide para decidir la
devolución.
9- Físicamente el expediente 000037 se encontró que no está anexado la
búsqueda de sanciones del contador papel de trabajo para la
sustanciación.
90
10- El expediente 00003 y 0000136 siendo solicitudes tributarias no se
encontró registros físicos como se está establecido que estas fueran
ingresadas al aplicativo CIN20 paso que lo exige la norma.
11- En todos los expedientes con solicitud de saldo a favor en renta o venta se
evidencio físicamente que no está anexado el formato 1728 (Dirección de
procedencia para notificar) establecido para proceder a la notificación al
GIT documentación.
12- Se evidencio físicamente que en los expedientes 000032, 000090,
0000136, 0000163 no se encuentra anexado el acuse de notificación
necesario para comprobar que el acto administrativo fue entregado al
contribuyente que realizo la solicitud.
ANALISIS:
1. No se Diligencia los formatos de lista de chequeo
correspondientes al tipo de solicitud.
Se inicia el proceso de manera equivoca, ya que este tiene establecido
formatos que ayudan a llevar a cabo cada solicitud de manera eficaz, al
utilizar otro tipo de formato no llena la información completa o
innecesaria que al final puede retrasar el desarrollo de la solicitud.
2. No se encuentra anexado poder o mandato
El poder o mandato requisito esencial para que la solicitud sea radicada no
se encuentra anexada al expediente demuestra que hay falta de control en
el momento de recibir la documentación, además este es importante para
91
verificar de manera legal que la persona que radica la solicitud sea la
encomendada por la empresa.
3. No están anexados la documentación completa para la
radicación de la solicitud
Este incidente puede significar un alto riesgo de descontrol a la hora de
aceptar la solicitud, siendo lo correcto que si el beneficiario no radica la
documentación completa esta debe ser devuelta o inadmitida. Además
este tipo de errores se prestaran para malos entendidos en el momento
de la devolución ya que no se puede verificar de manera correcta la
información del beneficiario.
4. No se anexo la relación de retención en la fuente
Sin esta relación la verificación y sustanciación del expediente se verá
retrasado y no se verifica de manera correcta la información que el
beneficiario pide a devolución.
5. No se diligencia el formato para asignar el expediente
Al no cumplir la diligencia de los formatos establecido (FT – 2199)
“Planilla reparto expediente” vemos que no hay un orden, comprobando
que se desarrolla el proceso de manera informal.
92
6. No se encuentra anexada la documentación completa para
continuar con el proceso
Este paso es de suma importancia ya que en dicha circularización se
solicitan las deudas u obligaciones pendientes que tiene el contribuyente
a nivel nacional, Se puede decir que no se comprobó si existían deudas
para el contribuyente y se le devolvió. Esto comprueba que falta orden
en el proceso.
7. No se encuentra anexado el formato de solicitud de
perfilamiento de riesgo
Este papel de trabajo importante para la sustanciación ya que en su
reporte se determina que calificación de riesgo tiene el contribuyente, si
es alta debe pasar a la división fiscalización para su debido proceso. Si
es media o baja se aplicara los criterios definidos por la dirección
seccional donde deciden si se realiza visita o continúa el proceso en
recaudo.
Cabe decir que por decisión de la seccional de buenaventura todos los
expedientes con solicitud de saldo a favor en renta o venta se envían a
fiscalización para que en esta división se realice el debido seguimiento y
verificación para poder decidir si se devuelve o compensa. Esta decisión
fue tomada por la situación que los funcionarios encargados en
sustanciar no poseen los conocimientos tributarios adecuados para la
decisión final que es en devolver, rechazar o compensar.
8. No se encuentra anexado el formato de radicación de estudio
93
Al ver que no está anexado estos papeles de trabajo se puede decir que
se saltaron procedimientos de suma importancia o no hay control de la
documentación en la división cabe resaltar que estas solicitudes se les
devolvió el dinero solicitado
9. No se encuentra anexada la investigación respectiva a el
contador
Se puede decir que se sustancia sin verificar las sanciones del contador
requisito para efectuar la devolución. Muestra que no hay control en el
proceso o la documentación.
10. No se encuentra el registro físico del aplicativo CIN20
Con esta comprobación se puede decir que no se hizo el debido el
proceso y falta de control de él, ya que el CIN20 es un aplicativo interno
en el cual se ingresa la decisión para que afecte el estado de cuenta del
beneficiario además arroja el acto administrativo que se debe notificar.
11. No se encuentra anexado el formato para Dirección de
procedencia para notificar
Con esta evidencia se puede decir que no se hizo el debido proceso y
se muestra falta de control.
12. No se encuentra anexado el acuse de notificación
94
Con esta evidencia se puede decir que no hay control de la
documentación que debe reposar en los expedientes para comprobar
que se realizó dicha acción
4.1.2 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION BENEFICIARIOS
DEL IVA PAGADO – ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR.
El contribuyente XXXXX-1 cuenta con dirección fiscal en el distrito de
Buenaventura, siendo esta la única beneficiaria del IVA pagado que radica su
solicitud en la DIAN – Seccional Buenaventura, División de recaudo y cobranzas.
En este proceso encontramos que:
1- El expediente 0000025 se evidenció físicamente que la lista de chequeo que
posee el expediente no corresponde al formato establecido por la orden
administrativa siendo el FT – DE – 2194 (Lista de chequeo devolución
entidades de educación superior)
2- El expediente 0000110 se verifico físicamente que la certificación bancaria no
se encontró anexada al expediente. Siendo unos de los requisitos para aceptar
la radicación de la solicitud.
3- Físicamente la planilla de reparto que se utiliza en el proceso de devolución
y/o compensación para asignar el expediente o solicitud al debido sustanciador
no se utiliza el formato que se debe diligenciar.
4- El expediente 0000140 físicamente se encontró que no está anexado el
formato de auto verificación o cruce.
95
5- Revisando los tres expedientes del año 2015, se pudo evidenciar que se
realiza acta visita al beneficiario de la solicitud utilizando el formato PR – DE-
XXX (Acta de visita) y en este mismo se realiza el informe de la visita.
6- El expediente 0000110, se pudo evidenciar que no se encontró anexado la
obligación financiera del beneficiario siendo este papel de trabajo fundamental
para la decisión final.
7- Revisando los tres expedientes del año 2015, se comprobó físicamente que al
momento de notificar el acto administrativo no se diligencia el FT- 1728
(Dirección de procedencia para notificar) documentos que se deben entregar a
la GIT de documentación para su debido envío.
ANALISIS:
1. No se Diligencia los formatos de lista de chequeo correspondientes al
tipo de solicitud.
Se inicia el proceso de manera equivoca, ya que este tiene establecido sus
formatos que ayudan a llevar a cabo cada solicitud de manera eficaz, al utilizar
otro tipo de formato no llena la información completa o innecesaria que al final
puede retrasar el desarrollo de la solicitud.
2. No se encuentra anexada la certificación bancaria
Este incidente puede significar un alto riesgo de descontrol a la hora de aceptar
la solicitud, siendo lo correcto que si el beneficiario no radica la documentación
completa esta debe ser devuelta o inadmitida. Además este tipo de errores se
96
prestaran para malos entendidos en el momento de la devolución ya que no se
puede verificar de manera correcta la cuenta titular del beneficiario.
3. No se diligencia el formato para el reparto del expediente
correspondiente
Al no cumplir la diligencia de los formatos establecidos (FT – 2199) “Planilla
reparto expediente” vemos que no hay un orden, comprobando que se
desarrolla el proceso de manera informal.
4. No se encuentra anexado el formato de verificación o cruce
El formato de auto verificación o cruce es que anuncia al beneficiario de la
solicitud que se realizara la visita correspondiente, al no encontrar este formato
anexo en el expediente se puede comprobar el orden que se maneja en la
división de recaudo y cobranzas.
5. No se utiliza el formato correspondiente para realizar el informe de visita
De acuerdo al PR – RE- 0126 beneficiarios del iva pagado establece que al
realizar la visita al contribuyente se realiza el acta de visita e informe de visita,
cada uno en su formato correspondiente comprobando que no se realiza de la
manera de correcta.
6. No se encontró anexada la obligación financiera del beneficiario
97
Al sustanciar el expediente se utiliza la obligación financiera como papel de
trabajo en el cual se revisa y comprueba el estado de cuenta del beneficiario
de la solicitud (obligaciones tributarias y pendientes por cancelar). Al no
encontrarse en el expediente se puede decir que no se le comprobó y se le
devolvió sin tener en cuentas las posibles deudas para compensar.
7. No se diligencia el formato de dirección de procedencia correspondiente
El envío y debida notificación del acto administrativo realizado por la GIT de
devolución y/o compensación se debe anexar el FT – 1728 en cual verifica la
dirección a la que será enviado el acto administrativo, al no realizar este
formato se comprueba falta de orden en el proceso de notificar.
4.1.3 PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION PAGO DE LO NO
DEBIDO O PAGO EN EXCESO.
1- Físicamente que en los expedientes 0000156, 000073, 000058, 000013,
000026, 000012, 000019, 000029 no se encuentra anexado el formato FT
– RE – 2195 (Lista de chequeo solicitudes de devolución pagos en exceso
o pagos de lo no debido) lista de chequeo correspondientes al tipo de
solicitud.
2- Los expedientes 0000104, 0000116,0000106, 000058, 000026, 000056,
000095, 0000177, 000012, 000049, 000031, 000055 se evidencio que
físicamente no se encontraban anexos documentos que son requisitos para
la radicación de la solicitud como es la liquidación oficial, cedula
98
representante legal, Rut, antecedentes del contador, declaración origen de
la solicitud.
3- Verificando físicamente el proceso encontramos que la planilla de reparto
que se utiliza en el proceso de devolución y/o compensación para asignar el
expediente o solicitud al debido sustanciador no se utiliza el formato que se
debe diligenciar.
4- En los expedientes 0000156, 000106, 000058, 000056, 000095, 0000169,
000012, 000049, 000031, 000068, 000055 se evidencia físicamente que no
se encuentra anexado el papel de trabajo obligación financiera del
beneficiario siendo este papel de trabajo fundamental para la decisión final.
5- Verificando físicamente en todos los expediente con solicitud de pago en
exceso o pago de lo no debido se evidenció físicamente que no se
encuentra anexado el Formato FT – RE – 2178 (Certificación de deudas
para solicitud de devolución y/o compensación) que es establecido para
fines de sustanciación por el manual de funciones.
6- En todos los expedientes con solicitud de pago de lo no debido o pago en
exceso se evidencio físicamente que no está anexado el formato 1728
(Dirección de procedencia para notificar) establecido para proceder a la
notificación al GIT documentación.
7- Se evidencio físicamente que en los expedientes 0000130, 000013,
0000169, 000008, 000029, 000031, 000003, no se encuentra anexado el
acuse de notificación necesario para comprobar que el acto administrativo
fue entregado al contribuyente que realizo la solicitud.
ANALISIS:
99
1 No se Diligencia los formatos de lista de chequeo correspondientes al
tipo de solicitud.
Se inicia el proceso de manera equivoca, ya que este tiene establecido sus
formatos que ayudan a llevar a cabo cada solicitud de manera eficaz, al
utilizar otro tipo de formato no llena la información completa o innecesaria
que al final puede retrasar el desarrollo de la solicitud.
2 No se encuentra anexos algunos documentos requisitos para radicar
la solicitud
Esto demuestra que hay falta de control en el momento de recibir la
documentación, además este es importante para verificar de manera legal
que la persona que radica la solicitud sea la encomendada por la empresa.
3 No se diligencia la planilla de asignación de expediente
correspondiente
Al no cumplir la diligencia de los formatos establecido (FT – 2199) “Planilla
reparto expediente” vemos que no hay un orden, comprobando que se
desarrolla el proceso de manera informal.
4 No se encuentra anexado la obligación financiera del beneficiario
Al sustanciar el expediente se utiliza la obligación financiera como papel de
trabajo en el cual se revisa y comprueba el estado de cuenta del
beneficiario de la solicitud (obligaciones tributarias y pendientes por
cancelar). Al no encontrarse en el expediente se puede decir que no se le
100
comprobó y se le devolvió sin tener en cuentas las posibles deudas para
compensar.
5 No se encuentra anexado el formato de certificación de dudas
Se puede decir que no hay control en el proceso, se realiza la sustanciación
de manera informal. Situación delicada debido a que son procesos que
están establecidos por un manual.
6 No esta anexado el formato de dirección de procedencia para notificar
Con esta evidencia se puede decir que no se hizo el debido proceso y se
muestra falta de control.
7 No se encuentra anexado el acuse de notificación
Con esta evidencia se puede decir que no hay control de la documentación
que debe reposar en los expedientes para comprobar que se realizó dicha
acción
“Pruebas de cumplimiento, obtención de evidencia documental (VER ANEXO
4)”
101
4.2 ORGANIGRAMA DEL GRUPO INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION DIAN –
SECCIONAL BUENAVENTURA
JEFE – DIVISION DE
RECAUDO Y
COBRANZAS
SUSTANCIADOR SECRETARIA DE
DEVOLUCIONES
CERTIFICADOR DE
DEUDAS
102
4.2.1 FUNCIONES DEL GRUPO INTERNO DEL PROCESO DE DEVOLUCION
Y/O COMPENSACION DIAN – SECCIONAL BUENAVENTURA
Durante el trabajo de campo en la oficina de recaudo y cobranzas DIAN Seccional
Buenaventura, se constató los funcionarios que conforman el grupo interno del
proceso de devolución y/o compensación y sus funciones.
4.2.1.1 JEFE DE DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS (1 PERSONA)
- Coordinar y controlar los procesos que se desarrollan en la división de
recaudo y cobranzas.
- Intervenir en los procesos, que le sean de su competencia.
- Asignar los expedientes al responsable sustanciador del proceso de
devolución y/o compensación.
- Revisar los actos administrativos que se profieren en el proceso de
devolución y/o compensación.
- Pagar las devoluciones en el aplicativo correspondiente.
- Controlar el funcionamiento del grupo interno del trabajo.
- Atención al público.
4.2.1.2 SECRETARIA DE RECAUDO Y COBRANZAS (1 PERSONA)
- Recibir y radicar la documentación que llega a la división de recaudo y
cobranzas.
- Enumerar los actos que se profieren en la división de recaudo y cobranzas.
- Notificar la documentación despachada.
- Conformar los expedientes de las solicitudes de devolución y/o
compensación.
103
- Realizar los informes de devolución y/o compensación y otros que se le han
encargado.
- Responder correspondencia electrónica.
- Atención al público.
4.2.1.3 CERTIFICADOR DE DEUDAS (1 PERSONA)
- Expedir certificaciones de deudas que se le soliciten.
- Realizar la debida circularización de los expedientes del proceso de
devolución y/o compensación.
- Radicar la correspondencia de salida y entrada en el aplicativo SIPAC.
- Responder correspondencia electrónica.
- Atención al público.
4.2.1.4 SUSTANCIADOR (2 PERSONAS)
- Verificar que las solicitudes de devolución y/o compensación cumplan con
los requisitos legales establecidos.
- Sustanciar los expedientes que se le sean delegados.
- Responder la correspondencia electrónica.
- Realizar la debida investigación correspondiente a los expedientes de
devolución y/o compensación ejemplo: solicitar la certificación de
antecedentes.
- Responder derechos de petición.
- Atención al público.
104
4.3 MAPA DE RIESGO.
N FACTOR DE RIESGO PONDERACION ACCIONES DE PREVENCION OBSERVACIONES
1
Inadecuado manejo de los formatos establecidos en el manual de procedimientos
BAJA
Verificar la pertinencia de los formatos en cada proceso. Antes de darle curso al proceso.
Asignar un funcionario capacitado para realizar esta función.
2 Múltiples funciones para el sustanciador.
ALTA
Segregar funciones que realiza el sustanciador con aquellas que generan conflictos de interés y que no son compatibles con el mismo, como archivar expedientes, atender al público etc.
Es necesario eliminar este riesgo rápidamente.
105
3
Ausencia de documentos soportes en los expedientes
ALTA
Revisión general de la documentación requerida de acuerdo al manual de procedimientos
Es necesario que el funcionario se cerciore de la documentación recibida a la hora de seguir con el proceso.
4
Omisión en el cumplimiento en las solicitudes tributarias
ALTA Se debe tomar en cuenta los pasos establecidos en el manual de procedimientos
No se toma en cuenta pasos establecidos en el manual de procedimientos como el perfilamiento de riesgos, auto verificación o cruce.
5
Perfil no adecuado del funcionario encargado del proceso.
ALTA
Es necesario una selección adecuada del personal y una actualización permanente del mismo para que los procesos sean eficientes
La estrategia de seleccionar al personal con conocimientos tributarios, aduaneras y cambiarias básicas
106
4.3 INTERPRETACION DE HALLAZGOS REFERENTE AL CONTROL
INTERNO.
El presente análisis del control interno del proceso de devolución y/o
compensación de la división de Recaudo y cobranzas DIAN- Seccional
Buenaventura, se realiza utilizando el “Modelo Estándar de Control Interno”
(MECI), el cual define el sistema de control interno como: “un conjunto de
elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad,
como responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar
razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución
de estos a los fines especiales del estado; a su vez, persigue la coordinación de
las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y
corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer
institucional”14 . Igualmente se recurrió a la aplicación de pruebas de cumplimiento
desarrolladas atreves de la obtención de evidencias documental.
En ese orden de ideas, se realizó el análisis de los aspectos al interior del
proceso, los cuales en conjunto, nos permiten emitir un concepto sobre la calidad
del control interno de este. Inicialmente hacemos una descripción general del
concepto teniendo en cuenta los módulos y componentes que conforman al control
interno MECI y posteriormente se compara con la situación actual del proceso.
MODULO DE PLANEACION Y GESTION
a. Talento Humano
b. Direccionamiento Estratégico
c. Administración del Riesgo
14https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/Manual+T%C3%A9cnico+del+Modelo+Est%C3%A1ndar+de+Control+Interno+para+el+Estado+Colombiano+MECI+2014/065a3838-cc9f-4eeb-a308-21b2a7a040bd
107
MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUMIENTO
d. Autoevaluación Institucional
e. Auditoria Interna
f. Planes de Mejoramiento
MODULO DE PLANEACION Y GESTION:
Este módulo busca agrupar los parámetros de control que orientan la entidad
hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas
al igual que los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión.
a. Talento Humano El estudio del MECI establece que este componente
tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la entidad
crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y
actividades tendientes al desarrollo del talento humano, la ética y la moral
que deben primar en el ejercicio de la función Pública. Con base en estos
factores, la entidad debe contar con unas prácticas efectivas de desarrollo
del talento humano, que favorezca el control y se oriente hacia la prestación
de un servicio público con transparencia, eficacia, eficiencia y un uso
responsable de los recursos públicos. Tiene como elementos:
Acuerdos, compromisos y protocolos éticos; elemento que busca
establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la
entidad pública. Se requiere que el parámetro de comportamiento oriente la
actuación de todos los servidores, genere transparencia en la toma de
decisiones y propicie un clima de confianza para el logro de los objetivos de
la entidad y los fines del estado.
108
Desarrollo del talento humano; elemento que permite controlar el
compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. A través de las
políticas y prácticas de gestión humana las cuales deben incorporar los
principios de justicia, equidad y transparencia.
- Situación actual:
Se observa que en los procesos de devolución y/o compensación no hay
cumplimiento a cabalidad por parte del talento humano y/o por parte del
funcionario encargado en los procedimientos que deben seguir para el logro o
finalidad de este servicio.
Para comenzar siguen el procedimiento a pesar de que los documentos no estén
completos, delicado para este ya que es un requisito obligatorio, como segunda
instancia no utilizan los formatos establecidos por el manual de procedimientos
que puede producir errores al proceso, con base en lo anterior se puede decir que
el talento humano no cumple con el elemento de compromiso y protocolo que
garanticen la eficacia y el clima de confianza para el logro de los objetivos.
Revisando y analizando el proceso, se observa la falta de actualización del
Talento Humano ya que el manual de procedimientos de dicho proceso está
establecido para la DIAN nacional; hay que reconocer que la DIAN –
Buenaventura no posee el personal capacitado y suficiente para que su
desempeño sea integral y garantice la ejecución del manual de procedimientos
como se debe.
109
b. Direccionamiento Estratégico. El segundo componente define la ruta
organizacional que debe seguir una entidad para lograr sus objetivos
institucionales y orientados hacia su complimiento; encauza su operación
bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la
ciudadanía y las partes interesadas en la entidad. Establece su
composición a través de cinco elementos:
Planes, programas y proyectos; este elemento considera la planeación
como un proceso dinámico y sistemático que le permite a las entidades
públicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo, de modo tal que se
planteen una serie de programas, proyectos y actividades con la respectiva
asignación de responsabilidades para su ejecución, que le sirvan para
cumplir con su misión, visión y objetivos institucionales.
Operación por proceso; las entidades podrán contar con una
estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su
misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera
continua, garantizando la generación de productos o servicios. De esta
manera se conforma el soporte de la operación de la entidad pública
armonizada con un enfoque sistemático y orientado hacia una organización
por procesos los cuales garantizan razonablemente una ejecución eficiente
y cumplimiento de sus objetivos.
Estructura organizacional; se compone por la estructura u organización
interna de la entidad, por su planta de personal y por el manual especifico
de funciones y competencia laborales; se define a partir de los procesos y
procedimientos que conforman el modelo de operación y que permiten
cumplir los objetivos institucionales. La parte que la dinamiza es el recurso
110
humano, por lo tanto, el diseño de los perfiles de los cargos o empleos debe
estar acorde a dicho modelo.
Indicadores de gestión; son un conjunto de mecanismos necesarios para
la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Todas las actividades
relacionadas con los planes, programas y proyectos pueden medirse con
parámetros que enfocados a la toma de decisiones son señales para
monitorear la gestión y permiten controlar el comportamiento de factores
críticos en la ejecución de los procesos de la entidad.
Políticas de operación; Este elemento facilita la ejecución de las
operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de
las estrategias de ejecución de la entidad pública. Define los límites y
parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en
cumplimiento de todo lo establecido por la entidad.
Situación Actual:
Como podemos observar cada acción que se realice en la entidad debe ir
encaminada hacia una dirección que cuenta con pautas establecidas para su
ejecución, vemos que la entidad en este proceso de devolución y/o compensación
tiene sus manuales y parámetros de funcionamiento muy bien establecidos y
claramente planteados, pero se ven afectados debido a que el recurso humano no
cumple a cabalidad con estos pasos, se puede observar que en la entidad los
funcionarios encargados, en ocasiones no son asignados a los puestos o cargos
adecuado a su perfil, cosa que puede traer un poco de deviación en el proceso ya
que dicha persona no tiene la competencia y capacidad para cumplir
completamente con el plan de trabajo y el proceso.
111
No cumplen con las políticas de operación ya que los funcionarios encargados no
siguen con los lineamientos de acción planteados por la entidad para hacer
eficiente la operación que le fue asignada.
La DIAN Seccional Buenaventura, aún es muy pequeña en el manejo contable. En
el 2008 se empezó a hacer la recaudación tributaria y esta novedad hace que la
entidad aun no tenga la experiencia, recursos físicos, capacidad de talento
humano, y autonomía para que ella misma maneje los procesos como se han
establecido; se puede decir que el proceso de devolución y/o compensación se
desarrolla incorrectamente.
c. Administración de riesgo; Le permite a la entidad identificar, evaluar y
gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que
puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales. Todas las
entidades deben no solo identificar los riesgos, sino que deben realizar el
seguimiento periódico a los mismos.
Políticas de administración de riesgos; Las políticas identifican las
opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de los
mismos y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores
de la entidad. Las políticas señalan que debe hacerse para efectuar el
control y seguimiento, basándose en los planes y los objetivos
institucionales o procesos.
Identificación de riesgo; se realiza a nivel del componente de
direccionamiento estratégico identificando las causas con base en los
factores internos o externos de la entidad. Es importante centrarse en los
riesgos más significativos para la entidad relacionados con los objetivos de
los procesos, programas y/o proyectos, y los objetivos institucionales.
112
Análisis y valoración de riesgos;
ANALISIS DE RIESGO: Busca establecer la probabilidad de ocurrencia
del mismo y sus consecuencias; este puede orientar la clasificación del
riesgo con el fin de establecer el nivel del riesgo y las acciones que se
va a implementar.
VALORACION DEL RIESGO: es el producto de confrontar los
resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados.
Situación Actual:
La DIAN Seccional Buenaventura por ser entidad pública es evaluada por la
oficina de control de interno, solo cuando se hace la auditoria cada año es la única
manera en que se analiza y se identifican los riesgos.
La entidad no tiene políticas propias para minimizar o identificar los riesgos del
proceso, ellos solamente cumplen con el manual y las políticas nacionales. Se
debe aclarar que la Dian seccional buenaventura está muy corta en funcionarios a
diferencia de otras Dian del país, esto y otras efectos hacen que los funcionarios
no cumplan con el control permanentemente
MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la
efectividad del control interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y
113
efectividad de los procesos, esto se consigue mediante actividades de supervisión
continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas.
d. Autoevaluación institucional: es aquel componente que le permite a cada
responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir
la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real,
verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo
y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento
de los objetivos previstos por la entidad.
Situación Actual:
Se encontró que el funcionario tiene sobrecarga laborar, esto ocasiona que la
autoevaluación que se debe realizar no se haga. Los funcionarios apenas
alcanzan para realizar sus funciones y estas las hacen de la manera más propia
para ellos olvidando el manual en algunos de los casos
El manual tiene pautas que ayudan a la autoevaluación del funcionario, pero si no
se cumplen, esto ocasionara riesgos que a futuro se verán reflejados.
e. Auditoria interna; busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el
grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos
de la entidad pública. Esta se constituye en una herramienta de
realimentación del sistema de control interno, que analiza las debilidades y
fortalezas del control, así como los desvíos de los avances de las metas y
objetivos trazados.
114
Situación Actual
La entidad por ser seccional está sujeta a decisiones centralizadas, una de ellas
es tener una auditoria que evalué el cumplimiento y la eficacia del proceso.
e. Planes de mejoramiento; son aquellas acciones necesarias para corregir
las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la
gestión de los procesos, como resultado de la autoevaluación realizada por
cada líder de proceso, de la auditoria interna y de las observaciones
formales provenientes de los órganos de control.
115
4.5 AJUSTES DE MEJORAMIENTO AL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO
DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION
La evaluación realizada al proceso de devolución y/o compensación, muestra que
los riesgos son altos en algunos aspectos como los niveles de incumplimiento del
manual de procedimiento. Estos riesgos latentes no solo son ante la posibilidad de
devoluciones incorrectas y no compensar las deudas, sino que afecta los niveles
de eficiencia y eficacia, por lo que es necesario que se corrijan.
A pesar de haber detectado y analizado fallas en el control interno de todos los
procedimientos de devolución y/o compensación se pudo identificar que los
ajustes a proponer son comunes en ellos, siendo los siguientes:
1. La entidad opera bajo la figura de seccional, por lo que en la práctica, los
procesos se podrían llevar bajo las condiciones de esta teniendo en
cuenta el tamaño de la entidad en recursos físicos y el volumen de trabajo
que se maneja.
2. El talento humano que desarrolla el proceso de devolución y/o
compensación, muestra la falta de capacitación y de una verdadera
inducción a cada puesto de trabajo. Se propone que la DIAN – Seccional
Buenaventura emplee a dos (2) funcionarios más que cumplan el papel de
sustanciador y posean conocimientos tributarios, aduaneros y cambiaros
básicos, que aporten al desarrollo de los procesos de devolución y/o
compensación. para que así las funciones sean más equitativas y haya
menos volumen.
116
3. Es necesario una persona de apoyo que se encargue específicamente de
trabajos mínimos como son: sacar fotocopias, archivar, responder derechos
de petición que son labores necesarias para el cumplimiento de los
procedimientos y que por muy simples que parezcan desgastan tiempo.
4. Las medidas de control y seguimiento (evaluaciones internas por parte del
funcionario encargado) se deben aplicar regularmente y no esporádica o
excepcionalmente. Se propone una revisión (trimestral) para así hacer
seguimiento de los faltantes que tiene el proceso, encontrar sus debilidades
y reaccionar antes estas para corregirlas a tiempo así evitar riesgos futuros.
117
5. RECOMENDACIONES
Siendo DIAN – Seccional Buenaventura una de las entidades del gobierno más
importantes del país, donde unos de sus objetivos es garantizar la seguridad fiscal
y recaudación del orden público económico nacional, bajo el cumplimiento de las
obligaciones tributarias, aduaneras y la facilitación de las operaciones de comercio
exterior; mediante la administración y el debido cumplimiento del control interno
que lo rige. Es necesario que la entidad tenga en cuenta el cumplimiento al
control interno MECI, a continuación se mencionan las siguientes
recomendaciones al proceso de devolución y/o compensación, para su buen
funcionamiento:
1. Es importante que La DIAN – Seccional Buenaventura cumpla a cabalidad
con los manuales de funciones, a fin de que tanto la entidad como los
funcionarios tengan clara sus responsabilidades, compromiso y limitaciones
en las actividades que realizan dentro de esta. Debido a la importancia que
esta entidad representa para la sociedad y el desarrollo económico del país.
2. El distrito de Buenaventura va en crecimiento, es de vital importancia que la
entidad esté preparada para tal desarrollo. Es necesario establecer una
revisión (semestral) para evaluar los diferentes aspectos del control interno,
a fin de detectar y corregir falencias. De lo contrario la entidad estará
expuesta al riesgo de una prestación de un mal servicio
118
6. CONCLUSIONES
Durante el proceso y desarrollo del trabajo, se logra establecer que la DIAN-
Seccional Buenaventura con respecto al proceso de devolución y/o compensación
no prevé las consecuencias que puede tener el no hacerle un buen seguimiento al
control interno y las implicaciones que se corren por falencias en este aspecto.
Uno de los principales resultados que se encuentran, es que el proceso de
devolución y/o compensación presenta falencias en aspectos importantes como el
cumplimiento de los manuales de funciones por parte del funcionario encargado,
estas fallas impiden que el resultado final se vea con eficacia.
Otras de las debilidades destacadas, es la falta de recursos físicos y talento
humano que acompañe al proceso en su buen desarrollo, por lo que dentro de la
propuesta de mejora se señala la importancia de contratar más personal adecuado
y suficiente para suplir esta necesidad.
La caracterización y evaluación del sistema de control interno MECI para el
proceso de devolución y/o compensación de la DIAN – Seccional Buenaventura,
permitió identificar la necesidad de adquirir conciencia sobre la importancia del
control y riesgos que implica no aplicar eficientemente los manuales de funciones
establecidos. Por lo cual la división de Recaudo y Cobranzas se comprometen a
implementar la propuesta y hacer los ajustes necesarios por parte de ellos.
119
7. BIBLIOGRAFIA
HURTADO, Luis Hernán & VALENZUELA, María Yante. Diseño de un programa
de auditoria de control interno para la división de servicio al comercio exterior de la
dirección de impuestos y aduanas nacionales de la ciudad de buenaventura.
Buenaventura – Valle: Universidad del valle. Facultad de Contaduría pública. 2004
CARDENAS, Johanna. Evaluación del impacto del modelo estándar de control
interno (mecí) como herramienta de gestión para algunas entidades públicas de la
ciudad de Palmira. Manizales: Universidad nacional, facultad de Comercio exterior.
2012
ACOSTA, Diana Paola & ARIZA., Néstor Fernando. Diagnóstico para el
mejoramiento del sistema de control interno de la empresa anipack ltda en Bogotá.
Bogotá: Universidad de la salle, facultad de contaduría pública. 2007
(Citado el 20 de octubre de 2015) MONTILLA, Omar de Jesús. ANÁLISIS DE LA
FUNDAMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO, MECI
1000:2005. Revista Universidad Icesi. (En línea).Jul – Sep 2007. Vol 23 No. 104
Disponible en
http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/238/ht
ml
Álvarez Niño, Hollman, Sánchez Suarez, Johanna, López Ruiz Rosemary &
Figueroa Sierra Víctor “Modelo estándar de control interno en el sector público en
Colombia: una revisión general a sus elementos constitutivos” Disponible en
http://www.unilibrebaq.edu.co/ojsinvestigacion/index.php/dictamenlibre/article/dow
nload/511/486
120
ANEXOS
121
ANEXO 1. FLUJO GRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN POR SALDO A
FAVOR EN RENTA Y VENTA.
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
ANEXO 2. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN PARA
BENEFICIARIOS DEL IVA PAGADO.
134
135
136
137
138
ANEXO 3. FLUJO GRAMA DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN PAGO EN EXCESO /
PAGO NO DEBIDO
139
140
141
142
143
144
145
146
ANEXO 4 DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS
147
Marcas de Auditoria
(₤) NO CORRESPONDE , (₦ ) NO POSEE, (x) SI CUMPLE
Abreviaturas
FT - RE – 2194: lista de chequeo devolución y/o compensación entidades de educación superior.
FT- RE- 2195: lista de chequeo solicitudes de devolución y/o compensación pagos en exceso o de lo no debido.
FT- RE- 2197: lista de chequeo solicitudes devolución y/o compensación de ventas.
FT- RE- 2198: lista de chequeo solicitudes devolución y/o compensación de rentas.
FT- DE- 2199: planilla reparto de expediente.
FT- RE- 2178: certificación de deudas para solicitud de devolución y/o compensación.
F.010: formato 010.
148
LIQ.OF: liquidación oficial de corrección para efectos de devolución.
C.R.L: cedula del representante legal.
RUT: registro único tributario.
CERT. MIN. ED: certificado del ministerio de educación. (Existencia y representación legal).
C.CIO: cámara de comercio del importador.
CERT. CONT: certificación del contador.
C.CIO A: cámara de comercio de la agencia de aduanas.
LEY U: ley de creación universidad.
P.O.M: poder o mandato.
GTIA: garantía.
149
T.B: titularidad bancaria.
C. CONT: cedula de contador.
ANT. D: antecedentes disciplinarios contadora.
T.P CONT: tarjeta profesional de la contadora.
C. IMP: cedula de importador.
ANT. CONT: antecedentes del contador.
RL. RET O PROV: relación de retenedores o proveedores.
COMP.OFACT: fotocopias de comprobantes y facturas.
EXT. B: extractos bancarios.
C.R.A: Cedula representante legal de la agencia de aduanas.
P.O.M: poder, mandato o autorización.
DEC. I: declaración de importación.
150
REL.IMP: relación de impuestos.
DEC: declaración de origen de saldo a favor
P.N: persona natural.
T.SOL: tipo de solicitud.
F. AUTO V: formato auto verificación o cruce.
ACT. VISITA: acta visita al contribuyente.
F. FUN: firma funcionario acta de visita.
FT- 1728: dirección de procedencia para notificar.
SAN. CONT: sanciones contador.
NOT: enviar notificar a GIT documentación.
151
OR.SA: origen saldo a favor
ANEXO 5. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
NO. EXPED CONTRIBUYENTE FT-DE- F. 010 P O M DEC. C.CO C.R.L RUT G (SP) T.C.B C. CONT TP CONT REL. IMP
0000-16 XXXXX-2 £ X - X X ₦ X O X ₦ X X
0000-32 XXXXX-3 £ X ₦ X X X ₦ O X ₦ ₦ ₦
0000-85 XXXXX-4 X X ₦ X PERSONA NATURAL X X O X ₦ ₦ X
0000-37 XXXXX-5 X X ₦ X ₦ X X O X ₦ ₦ X
0000-90 XXXXX-6 X X ₦ X ₦ X X O X ₦ ₦ X
0000-100 XXXXX-7 £ X X X X X X O X X X X
0000-127 XXXXX-8 £ X ₦ X ₦ ₦ ₦ O X ₦ ₦ X
0000-136 XXXXX-9 £ X ₦ X X X X O X X ₦ X
0000-163 XXXXX-10 X X ₦ X X X X O X X X X
0000-178 XXXXX-11 X X ₦ X ₦ X X O X ₦ ₦ X
1. ENTRADA - PROCESO DE DEVOLUCION Y/O COMPENSACION POR SALDOS A FAVOR EN RENTAS /VENTAS
152
50 DIAS PARA VENCER
NO. EXPED CONTRIBUYENTE COD DEL PROGRAMA ORIGEN SALDO A FAVORAÑO DEVOLUCIONAÑO ACTUAL N. DE CONSECF.D.E F.D.V
0000-16 XXXXX-2 X DI X X X X 26/01/2015 ########
0000-32 XXXXX-3 X DI X X X X 02/03/2015 ########
0000-85 XXXXX-4 X DI X X X X 30/04/2015 ########
0000-37 XXXXX-5 X DI X X X X 17/02/2015 ########
0000-90 XXXXX-6 X DI X X X X 24/04/2015 ########
0000-100 XXXXX-7 X DI X X X X 19/05/2015 ########
0000-127 XXXXX-8 X DI X X X X 25/06/2015 ########
0000-136 XXXXX-9 X DI X X X X 10/07/2015 ########
0000-163 XXXXX-10 X DI X X X X 10/08/2015 ########
0000-178 XXXXX-11 X DI X X X X 23/09/2015 ########
2. REVISION DE LA CARATULA
NO. EXPED CONTRIBUYENTE FT 2199 FECHA DE RADICACIONFECHA DE REPARTOFECHA DE RECIBONOMBRE DEL RESPONSABLE F.NOMBRE DE LA JEFEFIRMAS
0000-16 XXXXX-2 £ X X X X X X
0000-32 XXXXX-3 £ X X X X X X
0000-85 XXXXX-4 £ X X X X X X
0000-37 XXXXX-5 £ X X X X X X
0000-90 XXXXX-6 £ x x x x x x
0000-100 XXXXX-7 £ x x x x x x
0000-127 XXXXX-8 £ X X X X X X
0000-136 XXXXX-9 £ X X X X X X
0000-163 XXXXX-10 £ X X X X X X
0000-178 XXXXX-11 £ X X X X X X
3. HOJA DE REPARTO
153
NO. EXPED CONTRIBUYENTE AUTO COMISORIO - FT FT- RE- 2175 INFORMERECIBIDO DEL C.
0000-163 XXXXX-7 X X X X
4. ACTA DE VISITA
NO. EXPED CONTRIBUYENTECORRE
OS
CIRCULAR
IZACION -
CERTIFICA
CION
FECHA 2
DIAS
DESPUES
DE ENVIO
OBLIGACION
FINANCIERA
CERTIFICAC
ION DE
ANTECEDE
NTES
PERFIL DE
RIESGO
FORMAT
O ENVIO
A FISCA 8
DIAS
HABILES
RESPUES
TA FISCA.
PLANIL
LA
REPAR
TO A
RECAU
DO 5
HABIL
ES
ANTES
DE
VENCE
R
SANCIO
N
CONTAD
OR
ACTO
ADMIN.
FECHA
ROL
FECHA
DE
NOTIFICA
CION
RESOLUCIO
N CIN20
FORMATO
1728 DIR.
NOTIFICACI
ON
PAGO DE
DEVOLUCI
ON
FECHA
DE PAGO
CIERRE
DE
ASUNTO
ARCHIVA
R EXP.
FISICO
0000-16 XXXXX-2 X ₦ ₦ ₦ ₦ O ₦ ₦ ₦ X INADMISORIO ######## ######## X ₦ - - X X
0000-32 XXXXX-3 X X X X X O (8) ₦ ₦ ₦ X RSOL. DEVOL######## ₦ ₦ X X 19/03/2015 X ₤
0000-85 XXXXX-4 X X X X X O (8) X 11/05/2015X 24/06/2015X 30/06/2016 RSOL. DEVOL######## ######## X ₦ X 27/07/2015 X X
0000-37 XXXXX-5 X X X X X O (8) ₦ ₦ ₦ ₦ RSOL. DEVOL######## ######## X ₦ X 14/05/2015 X X
0000-90 XXXXX-6 ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ O (8) ₦ ₦ ₦ ₦ INADMISORIO ######## ₦ - ₦ ₦ ₦ ₦ X
0000-100 XXXXX-7 ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ O (8) ₦ ₦ ₦ ₦ INADMISORIO ######## ######## - ₦ ₦ ₦ ₦ X
0000-127 XXXXX-8 X ₦ ₦ ₦ ₦ O (8) ₦ ₦ ₦ ₦ INADMISORIO ######## ######## - ₦ ₦ ₦ ₦ X
0000-136 XXXXX-9 X ₦ ₦ X X O (8) ₦ ₦ ₦ X RSOL. DEVOL######## ₦ ₦ ₦ X 19/08/2015 X ₤
0000-163 XXXXX-10 X X X X ₦ O X 08/10/2015 ₦ ₦ ₦ DESISTIMIENTO ######## ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ ₤
0000-178 XXXXX-11 X X X ₦ X X ₦ ₦ ₦ ₦ INADMISORIO ######## ######## - ₦ ₦ ₦ ₦ X
5.PAPELES DE TRABAJO
154
NO. EXPED CONTRIBUYENTE FT-DE- F. 010 LIQ. OF C.CIO IMP C.CIO A C.IMP C. R.A T.C.B CERT.CONT C.CONT TP CONTANT. CONT P.O.M RUT DEC.
0000-104 XXXXX-12 X X X X X X X X X X X X X ₦ ₦
0000-130 XXXXX-13 X X X X ₦ X X X X X X X X X X
0000-153 XXXXX-14 ₤ X X X ₦ X ₦ X X X X X X X X
0000-120 XXXXX-15 X X ₦ X ₦ X ₦ X X X X X X X X
0000-134 XXXXX-16 X X X X ₦ X ₦ X X X X X ₦ X X
0000-150 XXXXX-17 X X ₦ X ₦ X ₦ X X X X X ₦ X X
0000-116 XXXXX-18 X X X X X X X X X X X ₦ ₦ ₦ X
0000-106 XXXXX-19 X X X X ₦ X ₦ X X X X X X X ₦
0000-73 XXXXX-20 ₤ X ₦ X ₦ X ₦ X X X X X X X X
0000-79 XXXXX-21 X X X X ₦ X ₦ X X X X X X X X
0000-58 XXXXX-22 ₤ X X X X X X X X X X X X X ₦
0000-13 XXXXX-23 ₤ X ₦ X ₦ ₦ ₦ X ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ X
0000-26 XXXXX-24 ₤ X X X ₦ X ₦ X X X X X X X ₦
0000-56 XXXXX-25 X X X X ₦ X ₦ X X X X X X X ₦
000-95 XXXXX-26 X X X X ₦ ₦ ₦ X X X X X X X ₦
0000-118 XXXXX-27 X X ₦ X ₦ ₦ ₦ X X X X X X X X
0000-177 XXXXX-28 X X X ₦ ₦ X ₦ X X ₦ ₦ ₦ ₦ X X
0000-169 XXXXX-29 X X X X ₦ X ₦ X X X X X X X X
0000-08 XXXXX-30 X X ₦ X ₦ ₦ ₦ X X X X X ₦ X X
0000-12 XXXXX-31 ₤ X X X X X X X ₦ X X X ₦ X ₦
0000-19 XXXXX-32 ₤ X ₦ ₦ X ₦ X X X X X X X X X
0000-29 XXXXX-33 ₤ X X X ₦ ₦ ₦ X X X X X X X X
0000-49 XXXXX-34 X X X X ₦ X ₦ X X X X X X X ₦
0000-31 XXXXX-35 X X X X X X X X X X X X X ₦ ₦
0000-03 XXXXX-36 ₤ X ₦ X ₦ X ₦ X X X X X X X X
0000-68 XXXXX-37 X X X X ₦ X ₦ X X X X X X X X
0000-55 XXXXX-38 ₤ X X X ₦ X ₦ X X X X X X X ₦
1. ENTRADA DE DOCUMENTACION.
155
30 DIAS PARA VENCER
NO. EXPED CONTRIBUYENTE COD DEL PROGRAMA ORIGEN SALDO A FAVORAÑO DEVOLUCIONAÑO ACTUAL N. DE CONSECF.D.E F.D.V
0000-104 XXXXX-12 X X X X X 28/05/2015 14/07/2015
0000-130 XXXXX-13 X X X X X 06/07/2015 21/08/2015
0000-153 XXXXX-14 X X X X X 14/08/2015 28/09/2015
0000-120 XXXXX-15 X X X X X 12/06/2015 29/07/2015
0000-134 XXXXX-16 X X X X X 09/07/2015 25/08/2015
0000-150 XXXXX-17 X X X X X 13/08/2015 25/09/2015
0000-116 XXXXX-18 X X X X X 11/06/2015 28/07/2015
0000-106 XXXXX-19 X X X X X 28/05/2015 13/07/2015
0000-73 XXXXX-20 X X X X X 17/04/2015 02/06/2015
0000-79 XXXXX-21 X X X X X 22/04/2015 05/07/2015
0000-58 XXXXX-22 X X X X X 19/03/2015 06/05/2015
0000-13 XXXXX-23 X X X X X 20/01/2015 03/03/2015
0000-26 XXXXX-24 X X X X X 30/01/2015 13/03/2015
0000-56 XXXXX-25 X X X X X 19/03/2015 06/05/2015
000-95 XXXXX-26 X X X X X 07/05/2015 23/06/2015
0000-118 XXXXX-27 X X X X X 12/06/2015 29/06/2015
0000-177 XXXXX-28 X X X X X 11/09/2015 26/10/2015
0000-169 XXXXX-29 X X X X X 04/09/2015 19/10/2015
0000-08 XXXXX-30 X X X X X 15/01/2015 26/02/2015
0000-12 XXXXX-31 X X X X X 21/01/2015 04/03/2015
0000-19 XXXXX-32 X X X X X 26/01/2015 09/03/2015
0000-29 XXXXX-33 X X X X X 30/01/2015 13/03/2015
0000-49 XXXXX-34 X X X X X 11/03/2015 27/04/2015
0000-31 XXXXX-35 X X X X X 02/02/2015 16/03/2015
0000-03 XXXXX-36 X X X X X 09/01/2015 23/02/2015
0000-68 XXXXX-37 X X X X X 08/04/2015 22/05/2015
0000-55 XXXXX-38 X X X X X 19/03/2015 06/05/2015
2. REVISION DE LA CARATULA
156
NO. EXPED CONTRIBUYENTE FT 2199 FECHA DE RADICACION FECHA DE REPARTOFECHA DE RECIBONOMBRE DEL RESPONSABLE F.NOMBRE DE LA JEFE FIRMAS
0000-104 XXXXX-12 ₤ X X X X X X X
0000-130 XXXXX-13 ₤ X X X X X X X
0000-153 XXXXX-14 ₤ X X X X X X X
0000-120 XXXXX-15 ₤ X X X X X X X
0000-134 XXXXX-16 ₤ X X X X X X X
0000-150 XXXXX-17 ₤ X X X X X X X
0000-116 XXXXX-18 ₤ X X X X X X X
0000-106 XXXXX-19 ₤ X X X X X X X
0000-73 XXXXX-20 ₤ X X X X X X X
0000-79 XXXXX-21 ₤ X X X X X X X
0000-58 XXXXX-22 ₤ X X X X X X X
0000-13 XXXXX-23 ₤ X X X X X X X
0000-26 XXXXX-24 ₤ X X X X X X X
0000-56 XXXXX-25 ₤ X X X X X X X
000-95 XXXXX-26 ₤ X X X X X X X
0000-118 XXXXX-27 ₤ X X X X X X X
0000-177 XXXXX-28 ₤ X X X X X X X
0000-169 XXXXX-29 ₤ X X X X X X X
0000-08 XXXXX-30 ₤ X X X X X X X
0000-12 XXXXX-31 ₤ X X X X X X X
0000-19 XXXXX-32 ₤ X X X X X X X
0000-29 XXXXX-33 ₤ X X X X X X X
0000-49 XXXXX-34 ₤ X X X X X X X
0000-31 XXXXX-35 ₤ X X X X X X X
0000-03 XXXXX-36 ₤ X X X X X X X
0000-68 XXXXX-37 ₤ X X X X X X X
0000-55 XXXXX-38 ₤ X X X X X X X
3. HOJA DE REPARTO
157
NO. EXPED CONTRIBUYENTE FTE-RE-2189 DECISION DE COMITÉ
0000-104 XXXXX-12 ₤ DEVOLVER Y RECHAZAR
0000-130 XXXXX-13 ₤ DEVOLVER Y RECHAZAR
0000-153 XXXXX-14 ₤ DEVOLVER Y RECHAZAR
0000-120 XXXXX-15 ₤ INADMITIR
0000-134 XXXXX-16 ₤ INADMITIR
0000-150 XXXXX-17 ₤ INADMITIR
0000-116 XXXXX-18 ₤ RECHAZO Y COMPENSAR
0000-106 XXXXX-19 ₤ DEVOLVER
0000-73 XXXXX-20 ₤ INADMITIR
0000-79 XXXXX-21 ₤ DEVOLUCIONN
0000-58 XXXXX-22 ₤ DEVOLUCIONN
0000-13 XXXXX-23 ₦ NO SE LLEVO A COMITÉ
0000-26 XXXXX-24 ₤ DEVOLVER
0000-56 XXXXX-25 ₤ DEVOLVER Y RECHAZAR
000-95 XXXXX-26 ₤ DEVOLVER Y RECHAZAR
0000-118 XXXXX-27 ₦ NO SE LLEVO A COMITÉ
0000-177 XXXXX-28 ₤ DEVOLUCIONN
0000-169 XXXXX-29 ₤ DEVOLVER
0000-08 XXXXX-30 ₦ NO SE LLEVO A COMITÉ
0000-12 XXXXX-31 ₦ NO SE LLEVO A COMITÉ
0000-19 XXXXX-32 ₦ NO SE LLEVO A COMITÉ
0000-29 XXXXX-33 ₤ DEVOLVER
0000-49 XXXXX-34 ₤ DEVOLVER
0000-31 XXXXX-35 ₦ NO SE LLEVO A COMITÉ
0000-03 XXXXX-36 ₤ INADMITIR
0000-68 XXXXX-37 ₤ DEVOLVER
0000-55 XXXXX-38 ₤ DEVOLVER
4. COMITÉ DE DEVOLUCIONES
158
NO. EXPED CONTRIBUYENTE CORREOS CIRCULARIZACION -
CERTIFICACION
FECHA 2
DIAS
DESPUE
S DE
ENVIO
OBLIGAC
ION
FINANCI
ERA
FT-RE-
2178
SANCION
CONTADORACTO ADMIN. FECHA ROL
FECHA DE
NOTIFICACIO
N
RESOLUC
ION CIN20
FORMAT
O 1728
DIR. NOT
PAGO DE
DEVOLU
CION
FECHA DE
PAGO
ACUSE
DE
NOTIFIC
ACION
ARCHIVA
R EXP.
FISICO
0000-104 XXXXX-12 X X X X ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO13/07/2015 17/09/2015 ₦ ₦ X 15/07/2015 X X
0000-130 XXXXX-13 X X X X ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO20/08/2015 01/09/2015 ₦ ₦ X 27/08/2015 ₦ x
0000-153 XXXXX-14 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO25/09/2015 02/10/2015 ₦ ₦ X 28/09/2015 X X
0000-120 XXXXX-15 ₦ ₦ ₦ ₦ ₤ ₦ RESOL. INADMISION25/07/2015 01/09/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ X X
0000-134 XXXXX-16 X X X ₦ ₤ X REOL. INADMISION24/08/2015 31/08/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ X X
0000-150 XXXXX-17 X X X ₦ ₦ ₦ RESOL. INADMISION26/08/2015 02/09/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ X X
0000-116 XXXXX-18 X X X X ₤ ₦ RESOL. RECHAZO Y DEVOLUCION28/07/2015 05/08/2015 X ₦ ₦ ₦ X X
0000-106 XXXXX-19 ₦ X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION 13/07/2015 21/07/2015 ₦ ₦ X 16/07/2015 X X
0000-73 XXXXX-20 X ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ RESOL. INADMISION07/05/2015 13/05/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ X X
0000-79 XXXXX-21 X X X X ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO02/06/2015 11/06/2015 ₦ ₦ X 05/06/2015 X X
0000-58 XXXXX-22 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO04/05/2015 29/05/2015 ₦ ₦ X 13/05/2015 X X
0000-13 XXXXX-23 X ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ RESOL. INADMISION09/02/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ X
0000-26 XXXXX-24 X X X X ₤ X RESOL. DEVOLUCION03/03/2015 16/03/2015 ₦ ₦ X 11/03/2015 X X
0000-56 XXXXX-25 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO04/05/2015 28/05/2015 ₦ ₦ X 07/05/2015 X X
0000-95 XXXXX-26 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO22/06/2015 01/07/2015 ₦ ₦ X 25/06/2015 X X
0000-118 XXXXX-27 ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ RESOL. INADMISION25/06/2015 01/07/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ X X
0000-177 XXXXX-28 X X X X ₤ ₦ RESOL. DEVOLUCION13/10/2015 23/10/2015 ₦ ₦ X 28/10/2015 X X
0000-169 XXXXX-29 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION16/10/2015 23/10/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ X
0000-08 XXXXX-30 X X X X ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO23/02/2015 27/02/2015 ₦ ₦ X 25/02/2015 ₦ X
0000-12 XXXXX-31 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO02/03/2015 13/03/2015 ₦ ₦ X 11/03/2015 X X
0000-19 XXXXX-32 X X ₦ ₦ ₦ ₦ RESOL. INADMISION03/03/2015 24/03/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ X X
0000-29 XXXXX-33 X X X X ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO03/03/2015 ₦ ₦ ₦ X 11/03/2015 ₦ X
0000-49 XXXXX-34 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION24/04/2015 05/05/2015 ₦ ₦ X 30/04/2015 X X
0000-31 XXXXX-35 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO13/03/2015 23/03/2015 ₦ ₦ X 19/03/2015 ₦ X
0000-03 XXXXX-36 X ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ RESOL. INADMISION06/02/2015 11/02/2015 ₦ ₦ ₦ ₦ ₦ X
0000-68 XXXXX-37 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO20/05/2015 25/05/2015 ₦ ₦ X 21/05/2015 X X
0000-55 XXXXX-38 X X X ₦ ₤ X RESOL. DEVOLUCION Y RECHAZO04/05/2015 28/05/2015 ₦ ₦ X 07/05/2015 X X
5.PAPELES DE TRABAJO
159
No. EXPEDIENTE CONTRIBUYENTE FT - DE - F. 010 C. R.L RUT CERT. MIN EDU LEY. U P.O .M GTIA T.C.B C. CONT ANT. D. T.P. CONTRL. RET O PROVCOMP. O FACT EXT. B
0000-25 XXXXX-1 ₤ X X X X X X - X X X X X X X
0000-110 XXXXX-1 X X X X X X X - O X X X X X X
0000-140 XXXXX-1 X X X X X X X - X X X X X X X
1. ENTRADA DE DOCUMENTACION.
50 DIAS PARA VENCIMIENTO
No. EXPEDIENTE CONTRIBUYENTECOD DEL
PROGRAMA ORIGEN SALDO A FAVORAÑO DEVOLUCIONAÑO ACTUAL N. DE CONSEC F.D.E F.D.V
0000-25 XXXXX-1 X X X X X 29/01/2015 14/04/2015
0000-110 XXXXX-1 X X X X X 28/05/2015 13/08/2015
0000-140 XXXXX-1 X X X X X 31/07/2015 14/10/2015
2. REVISION DE LA CARATULA
No. EXPEDIENTE CONTRIBUYENTE F. REPARTO
FECHA DE
RADICACION
FECHA DE
REPARTO
FECHA DE
RECIBO
NOMBRE DEL
RESPONSABL
E F.
NOMBRE
DE LA JEFE FIRMAS
0000-25 XXXXX-1 ₤ X X X X X X
0000-110 XXXXX-1 ₤ X X X X X X
0000-140 XXXXX-1 ₤ X X X X X X
3. HOJA DE REPARTO
No. EXPEDIENTE CONTRIBUYENTE F. AUTO V. ACT. VISITA INFORME F.FUN
0000-25 XXXXX-1 X X ₤ X
0000-110 XXXXX-1 X X ₤ X
0000-140 XXXXX-1 ₦ X ₤ X
4. ACTA DE VISITA
160
No. EXPEDIENTE CONTRIBUYENTE FORMATO DECISION DE COMITÉ
0000-25 XXXXX-1 X X
0000-110 XXXXX-1 X X
0000-140 XXXXX-1 X X
5. COMITÉ DE DEVOLUCIONES
No. EXPEDIENTE CONTRIBUYENTE CORREOS
CIRCULARIZ
ACION -
CERTIFICACI
OBLIGACION
FINANCIERA
RESPUESTA
CIRCULARIZA
CION
CERTF.
DEUDASSAN. CONT ACTO ADMIN. FIRMAS NOT.
FECHA
NOT
RSOL
CIN 20T. ROL
FECHA DE
RSOL
FT 1728 DIR.
NOTIFICACIO
N
FT
RELACION
DE
PAGO DE
DEVOLUCI
ON
ARCHIVA
R EXP.
FISICO0000-25 XXXXX-1 X X X X X X X X X 13/04/2015 X DEVOLUCION21/04/2015 ₦ X X X
0000-110 XXXXX-1 X X ₦ X X X X X X 26/08/2015 X DEVOLUCION10/08/2015 ₦ X X X
0000-140 XXXXX-1 X X X X X X X X X 20/10/2015 X DEVOLUCION13/10/2015 ₦ X X X
.PAPELES DE TRABAJO